BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan dilakukannya penelitian ini. Adapun tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dan mengetahui faktorfaktor yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Berikut ini akan diuraikan dan dianalisis hasil-hasil dari penelitian yang telah dilakukan. 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1.Visi Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga a. Visi Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai Pusat Informasi, Pengetahuan, dan Kebudayaan yang Mendukung Visi Kota Salatiga. b.Misi 1. Meningkatkan sarana dan prasaran Perpustakaan dan Kearsipan. 2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. 3.Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai sarana informasi utama. 4. Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam hasil budaya bangsa, khususnya karya budaya daerah Kota Salatiga.
35
4.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga a. Tugas Pokok Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah. b.Fungsi 1. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah. 2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah. 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan arsip daerah. 4. Pelaksanaan pelayanan kesekretariatan kantor. 5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan walikota. 4.1.3. Struktur Organisasi KEPALAKANTOR
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KASI PERPUSTAKAAN
KASUBAG TATA USAHA
KASI ARSIP DAERAH
KASI BINA PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
36
4.1.4. Tugas Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga 1. Tugas Pokok Sub Bagian Tata Usaha Memberikan pelayanan teknis administratif meliputi pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, umum, kerumahtanggaan, perlengkapan, kearsipan, perpustakaan, ketatalaksanaan, kehumasan, dan penyusunan rencana kegiatan, melaksanakan monitoring dan laporan pelaksanaan kegiatan unit kerja serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. 1. Tugas Pokok Seksi Perpustakaan Menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi, pengorganisasian bahan pustaka, pelayanan perpustakaan dan pelestarian bahan pustaka serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. 2. Tugas Pokok Seksi Arsip Daerah (Pengelolaan Arsip Dinamis) Menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan, penyimpanan, penilaian, penyelamatan, pemusnahan, dan penyusunan jadwal retensi serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi. Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga ditanganni oleh seksi arsip daerah. 3. Tugas Pokok Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan Menyiapkan bahan rencana dan melaksanakan kegiatan bimbingan teknis perpustakaan dan kearsipan serta menyajikan data sebagai bahan evaluasi.
37
4.1.5. Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Arsip-arsip yang disimpan di Kantor Perpuatakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. a. Penggolongan Surat: 1) Berdasarkan Asal dan Tujuan a. Surat Interen adalah yang berasal dari dan untuk bagian lain dalam unit organisasi yang sama (lingkup Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga) b. Surat Eksteren adalah yang berasal dari dan untuk instansi lain di luar Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 2) Berdasarkan Status a. Surat Dinas adalah surat yang ditunjukan kepada pejabat atau yang disertai nama dan jabatan yang bersangkutan. b. Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada nama orang. 3) Berdasarkan Sifat a. Surat Penting adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi. b. Surat Biasa adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan cukup untuk diketahui saja. c. Surat Rahasia adalah surat yang isinya dirahasiakan dan hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk. b. Penggolongan Arsip 1. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Terdiri dari:
38
a. Arsip Dinamis Aktif, masih diperlukan sehari-hari. b. Arsip Dinamis Inaktif, sudah jarang dan hampir tifak diperlukan sehari-hari. c. Arsip Statis, yakni arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Pada umumnya mempunyai nilai sejarah dan menjadi dokumen pada Lembaga Arsip Nasional. c. Nilai Guna Arsip 1.
Primer, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip bagi kepentingan intern kantor (nilai guna administrative, organisatoris, manajemen, hukum, keuangan, ilmiah, dan sejarah)
2.
Sekunder, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar pencipta/ Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga (nilai guna kebuktian dan informasi).
d. Pengelompokan Jenis Arsip 1. Arsip Vital/Permanen (usia simpan selamanya) 2. Arsip Sangat Penting/Semi Permanen (usia s/d 75 tahun) 3. Arsip Penting (usia simpan s/d 30 tahun) 4. Arsip Biasa (usia simpan s/d 3-5 tahun) 5. Arsip Tidak Penting (usia simpan s/d 0,5-1,5 tahun) Arsip yang disimpan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah arsip dinamis aktif (semua surat-surat masuk), arsip yang sering digunakan dan arsip dinamis inaktif (surat-surat yang sudah tidak dipakai lagi dan disimpan di Ngawen Kelurahan Mangun sari Sidomukti).
39
e. Arsip Dinamis yang ada pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga macamnya: 1. Arsip Tekstual 2. Arsip Audio 3. Arsip Audiovisual 4. Koleksi Wayang Suluh 5. Peta 4.1.6. Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga adalah: 1.
Pengurusan surat
2.
Sarana prasarana
3.
Teknis tata berkas
4.1.7. Sistem Penciptaan Arsip Dinamis Dari SKPD masing-masing seksi ditandatangani oleh pimpinan dan sudah di cap dengan meminta nomor surat keluar kepada tata usaha. Surat asli dikirim ke alamat pembuat surat dan pertinggal surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan akan menjadi arsip dan di simpan serta di tata dalam filling kabinet sesuai pola klasifikasi. 4.1.8. Filling Sistem Kearsipan yang Digunakan Dalam Menyimpan Arsip Dinamis Arsip dinamis yang disimpan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga menggunakan sistem menurut surat atau kode surat dan permasalahannya.
40
Bagian pengelolaan arsip dalam penyimpanan semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip. Arsip disimpan dalam doos sesuai pokok masalah yang sama sesuai wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada filling kabinet. Daftar klasifikasi nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor, setiap masalah diberi nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberi kode surat, dan sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat. 4.1.9. Pemeliharaan Arsip Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis pada Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dilaksanakan secara rutin. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah: 1.
Memberi kapur barus agar serangga tidak masuk keruang arsip.
2.
Menghilangkan debu dengan Vacum kliner.
3.
Pelaksanaan putmigasi (serangga atau hama yang menyerang arsip dengan cara menyemprotkan dengan obat).
4.
Termit control (mencegah rayap agar arsip tetap terjaga).
5.
Roden control (membasmi serangga khususnya tikus).
6.
Membersihkan depo arsip secara rutin.
41
4.1.10. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain: 1.
Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas.
2.
Tidak boleh menambah atau mengurangi isi.
3.
Setiap perpanjangan harus mendapatkan ijin.
4.
Harus
dikembalikan
dalam
keadaan
utuh
dan
tepat
waktu
pengembalian. Penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga masih dikerjakan secara manual. Pencarian kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung pada himpunan berkas arsip. Penemuan kembali arsip terdapat beberapa tindakan yang perlu dilakukan meliputi: 1.
Memahami atau menelaah materi yang akan dicari.
2.
Menemukan
tempat
penyimpanan
arsip
yang
berpegang
pada
penggolongan arsip meliputi pola klasifikasi. 3.
Dan mencari arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun.
4.1.11. Penyusutan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Penyusutan arsip adalah kegiatan dalam upaya mengurangi volume arsip di suatu tempat penyimpanan yang erat sekali dengan kegiatan memilih dan memisahkan arsip untuk menentukan arsip aktif, arsip inaktif, dan non arsip (lembar lebih, tak terpakai, dll).
42
Tata cara penyusutan arsip sebaga kegiatan mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan pada bagian Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dengan cara: 1.
Membuat tim penyusutan
2.
Pemindahan Arsip Arsip yang ada di unit pengolah yang habis masa retensinya harus
segera dipindahkan ke Unit kearsipan, dengan tata cara sebagai berikut: a. Tata usaha unit pengolahan mengadakan penelitian untuk menentukan arsip yang sudah mencapai masa inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke unit kearsipan. c. Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan. d. Unit
pengolah
sekurang-kurangnya
enam
bulan
sekali
memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan. e. Pemindahan arsip ini dilakukan dengan berita acara disertai dafar pertelaan rangkap 2 (dua). 3.
Pemusnahan Arsip Langkah-langkah pemusnahannya adalah sebagai berikut: 1) Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan 2) Menyampaikan
daftar
tersebut
kepada
pimpinan
untuk
memperoleh persetujuan. 3) Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap 1 (satu).
43
4) Pemusnahan arsip diunit pengolahan dilaksanakan sekurangkurangnya enam bulan sekali.
4.2. Pembahasan Pembahasan hasil penelitian ini akan dilakukan dengan memadukan teoritis yang menjadi dasar penelitian dilapangan dengan hasil penelitian di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 4.2.1. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis pada 4.2.1.1. Filling Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Filling sistem penyimpanan arsip dinamis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga menggunakan filling sistem menurut surat atau kode surat dan permasalahannya. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh (Sukoco, Munir Badri 2000 hal: 89) berikut ini: “Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Filling sistem penyimpanan arsip dala Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor,sistem tanggal, dan sistem wilayah.” Dalam
filling
sistem
penyimpanan
arsip
harus
benar-benar
diperhatikan, agar penyimpanan arsip dinamis tidak terjadi kesalahan.
44
A. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Pegawai kearsipan setelah melakukan prosedur penyimpanan arsip dinamis, maka selanjutnya adalah melakukan cara pengerjaan atau metode penyimpanan dari beberapa prosedur tersebut. Metode pengarsipan dikerjakan secara berurutan dan hanya 1 (satu) pegawai saja yang melakukan penyimpanan arsip dinamis, agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip dinamis dan mempermudah dalam penemuan kembali arsip. Akan tetapi ada kelemahannya juga yaitu apabila pegawai yang melakukan kerasipan itu tidak masuk kerja makan akan menghambat kegiatan pengarsipan. Metode adalah cara mengerjakan lebih lanjut dari salah satu langkah (atau beberapa langkah) yang telah ditetapkan dalam prosedur, selanjutnya disusun teknik pelaksanaannya. (Gundo, Sulistari Entri :1) Metode penyimpanan arsip dinamis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga antara lain : pemeriksaan ada 3 (tiga) langkah yaitu membaca/meneliti surat, menyimpan surat yang sudah ditandai “ARSIP”, dan memisah-misahkan surat sesuai masalahnya. B. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis Peralatan yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dalam pengelolaan arsip dinamis adalah folder/tap map atau map gantung, doos arsip, almari besi, Chart Cabinet, filling cabinet/almari arsip, sedangkan Perlengkapan yang digunakan adalah kartu kendali, lembar disposisi, buku agenda Surat Masuk dan Surat Keluar, daftar klasifikasi nomor, daftar pertelaan, register arsip, berita acara penyerahan dan pemusnahan.
45
Menurut (Sukoco, Munir Badri 2000 hal:100-101) “Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis,dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari : Spindle file, Vertikal filing cabinet, Open-self file, Lateral File, Unit box lateral file, Card file”. 4.2.2. Penemuan Kembali Arsip Peminjaman arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sangat jarang sekali bahkan tidak pernah ada yang meminjam arsip dinamis yang sudah diarsipkan. Pegawai kearsipan di Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga setiap memerlukan kembali arsipnya membuat bon pinjam rangkap 2 (dua) yaitu: lembar pertama sebagai simpanan arsiparis dan pengganti arsip, lembar kedua beserta arsip yang diperlukan pada Unit Pengolah sebagai pengamatan atau peringatan bahwa arsip tersebut nantinya harus kembali ke arsiparis. Arsip dinamis inaktif yang ingin digunakan dapat diminta melalui telepon, surat, atau datang sendiri. Apa pun bentuk permintaan yang digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut : nomor boks, judul folder, nama bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis, dan perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis, sehingga waktu penagihan dapat dicatat pada formulir. Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian menjajarkan formulir menurut tanggal pengembalian. Lazimnya berkas arsip dinamis inaktif
46
dipinjakan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang. (Basuki, Sulistyo 2003 hal:305-306) Pegawai Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis karena tidak ada pegawai di Unit Kearsipan yang meminjam arsip dinamis. Tetapi formulir Bon Pinjam ada pada kantor. Tata cara penemuan kembali arsip yang dijelaskan oleh (Wiyasa, Thomas, 2003hal:72-74) meliputi :“peminjaman, pencarian berkas, dan mengembalikan arsip” . Pegawai kearsipan jarang melakukan penemuan kembali arsip, karena jarangya arsip dipinjam oleh pengguna arsip. Disamping itu pegawai kearsipan dalam penemuan kembali arsip sering lupa arsip ditempatkan karena pewagai tidak terlalu menghafalkan pola klasifikasi penyimpanan arsip. Keterbatasan personil juga menjadi kendala dalam penemuan kembali. 4.2.3. Penyusutan Arsip Dinamis Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit pengelolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-asip dari aktif ke arsip inaktif karena jarang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah habis jadwal retensinya segera dipindahkan ke unit kerasipan setelah itu baru dimusnahkan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh (Sulistyo, Basuki 2003 hal:310) bahwa: “Adanya jadwal retensi arsip dinamis, maka bdan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis
47
secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya”. Kegiatan penyusutan arsip dinamis tersebut sudah dijalankan dengan baik. Metode pemusnahan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan danArsip Daerah Kota Salatiga menggunakan metode pembakaran, dan pencacahan. Hal ini mendukung teori yang dikemukakan oleh (Sulistyo, Basuki, 2003hal: 320)
bahwa:“metode pemusnahan arsip dinamis inaktif
meliputi metode pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan”. Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga menggunakan metode pembakaran, dan pencacahan. Metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal. 4.2.4. Syarat-syarat Pegawai Kearsipan Syarat-syarat pegawai kearsipan tidak begitu diperhatikan, karena pegawai di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang mengelola arsip dinamis lulusan S1 dengan konsentrasi bukan lulusan perkantoran, karena sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya. ( The Liang Gie, 2002 : 39) Menurut Agus Sugiarto bahwa “Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian”. 4.2.5. Sistem Kearsipan yang baik Sistem kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sudah berjalan dengan baik sesuai aturan dan struktur tetapi belum maksimal. Karena SDM yang kurang memadai.Perlengkapan yang digunakan
48
juga tidak ada penambahan padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga arsip dinamis banyak yang disimpan di doos-doos arsip. Pegawai yang mengelola arsip bukan dari lulusan program perkantoran, jadi kadang mengalami kesulitan apabila ada perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Direksi Umum Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, jadi harus ada seminar atau pelatihan dahulu agar mahir dalam melakukan kegiatan pengarsipan. Menurut (Wiyasa, Thomas 2003 hal:44) bahwa “sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip)”. Kepala bagian sering melakukan pengawasan dalam kegiatan kearsipan, sehingga arsip-arsip tertata dalam filling cabinet sesuai dengan kode klasifikasi dan bila arsip akan dibutuhkan lagi maka dalam penemuan kembali arsip dengan cepat. Pegawai dalam mengikuti seminar secara bergantian agar semua pegawai kearsipan mahir dalam melakukan kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip dinamis, penambahan filling cabinet agar arsip dinamis dapat ditata lebih rapi dalam filling cabinet, melakukan penyusutan dan pemusnahan secara teratur karena terbatasnya gudang pemyimpanan arsip dan peralatan penyimpanan arsip, dan melakukan pelaporan kagiatan secara teratur agar Kepala Bagian Umum mengetahui arsip dinamis yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
49
