BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1 Sejarah Singkat Garuda Indonesia sebagai salah satu perusahaan penerbangan indonesia yang melayani Jasa Angkutan Udara Nasional dan Internasional, telah memiliki pusat perawatan amarda yaitu Garuda Maintanance Facility ( GMF ) AeroAsia yang berlokasi dikawasan Bandra Internasional Soekarno Hatta. Pada tanggal 19 Agustus 2002 lalu, PT. Garuda Indonesia dan PT. GMF AeroAsia melaksanakan penandatanganan perjanjian kerjasama, dimana PT. Garuda Indonesia menyerahkan masalah perawatan pesawatnya, penugasan sumber daya manusia ( SDM ) serta pengalihan Vice Precident ( VP ) dan General Manager ( GM ) kepada PT. GMF AeroAsia, berlokasi digedung management PT. GMF AeroAsia. Acara tersebut telah menjadi momentum dari rangkaian kegiatan dalam proses pembentukan Strategic Bussiness Unit ( SBU ) GMF AeroAsia menjadi anak perusahaan PT. Garuda Indonesia. Pembentukan PT. GMF AeroAsia dilaksanakan berdasarkan surat keputusan menteri negara Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) RI No.S26t1/M-BUMN/2002 tanggal 8 Maret 2002, kemudian ditindak lanjuti dengan pendirian anak perusahaan dengan akta pendirian PT. GMF AeroAsia No. 93 tanggal 26 April 2002 yang dikeluarkan oleh kantor notaris Arry Supratni SH.
62
Dalam kaitan dengan proses pendirian PT. GMF AeroAsia, saat ini telah diselesaikan aspek-aspek administratif yang meliputi antara ketentuan Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ), surat ijin usaha perdagangan, pengesahan oleh Departemen kehakiman dan HAM serta Tanda Daftar Perseroan Terbatas ( TDPT ) persetujuan tentang penetapan PT. GMF AeroAsia sebagai kawasan berikat yang telah diberikan melalui surat keputusan mentri keuangan pada tanggal 30 Agustus 2002. Perubahan SBU GMF menjadi PT. GMF AeroAsia telah dilaksanakan berbagai pihak seperti regulator kelayakan udara, pemasok, pelanggan dan pihak ketiga lainya. Demikian secara bertahap PT. GMF AeroAsia akan beroperasi an secara bertahap pula SBU GMF resmi diberhentikan. Setiap perusahaan maskapai penerbangan sebenarnya wajib untuk memiliki fasilitas sarana dan prasarana untuk melakukan perawatan pesawat terbang maskapainya masing-masing, hal ini, bertujuan untuk mengantisipasi perkembangan teknologi pesawat terbang pada masa yang akan datang. Selain itu juga mengefisiensikan waktu perawatan maskapai mereka masing-masing, pada akhirnya dapat memperlancar perusahaan maskapai penerbangan dalam mengoperasikan armada-armada dari pesawat yang dimiliki perusahaan maskapaitersebut
dan
tentunya
untuk
menekankan
biaya
perawatan
pesawatnya. Keberadaan garuda mantanance facility ( GMF ) AeroAsia sudah akui oleh dunia penerbangan internasional, dimana PT. GMF AeroAsia telah diakui oleh federal Aviation Administration ( FAA ) yaitu salah satu badan keselamatan
63
penerbangan milik negara Amerika Serikat pada tahun 1992 dan EASA badan keselamatan penerbangan Eropa pada tahun 2003 dan masih banyak.
NO
NATION
AUTORITHY
CERTIFACAT
SINCE
NUMBER 1
USA
FAA
WGFY076F
1992
2
EUROPE
EASA
EASA 145.0062
2003
3
SINGAPORE
CAAS
AWI/139
1995
4
BANGLADESH
CAAB
CAA/5525/36/AELD
1998
5
THAILAND
DCA
181/2538
2001
6
GHANA
GCAA
063
2001
7
NIGERIA
NCAA
AMO/PK/GMF
2002
8
YEMEN
CAMA
018 & 38
2003
9
SOUTH AFRICA
CAA
945
2003
10
INDIA
DGCA
5-1638/2005/A1(2)
2005
11
KENYA
KCAA
K/AMO/F/008
2005
12
ZIMBAWE
CAAZ
176/157
2005
13
MALAYSIA
DCA
AO/0120/06
2006
14
OMAN
DGCAM
AWR/AMO/GMF136/07
2007
15
UKRAINE
SAA
BP 0256
2007
( Sumber: Corporate Communication 2012 ) Tabel 4.1 Customer PT.GMF AeroAsia
64
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.1 Perusahaan Garuda Indonesia dan anak perusahaan
4.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan Visi: menjadi pemain utama di industri perawatan pesawat terbang, atau yang lebih dikenal dengan sebutan MRO ( Maintanance, Repair, and Overhaul ) Misi: menyediakan jasa solusi untuk perawatan, perbaikan, dan overhaul yang terintegrasi dan terperaya sehingga dapat tercipta rasa yang aman dan nyaman bagi semua makhluk hidup.
4.1.3 Aspek Bidang Usaha PT. GMF Aero Asia bergerak pada bidang jasa perbaikan dan perawatan pesawat, maka seluruh pelanggan atau costumer-nya pun berasal dari berbagai perusahaan maskapai penerbangan pesawat internasional maupun perusahaan
65
pesawat dan perbaikan pesawat. PT. GMF AeroAsia melakukan perawatan dan perbaikan
pesawat
tersebut
sesuai dengan
persayaratan dan
ketentuan
internasional pada umumnya. PT. GMF AeroAsia memiliki beberapa penghargaan yang diberikan oleh organisasi atau perusahaan penerbangan lain, seperti penghargaan FAA dari Amerika serta penghargaan EASA dari Eropa. Berikut daftar penghargaan lainya:
NO Year 1 2
2005
3 4
2006
5 6 7
2007
8 9
10 2008
Name of Events
Remarks
Repair Station Manual (RMS) Mendapatkan pengakuan dari DGAC & CASR/FAR Part 145-207 FAA EASA Approval untuk A330 & B 744 Line Maintenance GMF Terima Perpanjangan Sertifikat AMO dari DSKU Sertifikat 147 Aircraft Maintenance Training Organization (AMTO) dari DGCA Apresiasi dari Yemen Airways untuk On Time Performance Approval 147 dari Civil Aviation & Metrology Authority (CAMA) Yemen kepada GMF Learning Service Apresiasi dari Qantas Airlines kepada GMF Direktorat Sertifikasi Kelaikan Udara Distributor part & component (DSKU) menyerahkan Certificate 57 pesawat kepada Unit Trade & Asset Management Approval ISO 9001-2000 kepada BP Perawatan Industrial gas Turbine IGTE Engine Kategori Manajemen SDM Umum dan kategori Manajemen GMF berada di GMF Masuk Dalam 5 (Lima) Besar HR Kinerja, Excellent Award 2007 Majalah SWA di 3 peringkat keempat (Tiga) Kategori Kategori Pelatihan dan Pengembangan, GMF berada di peringkat ketiga
66
11
12
13 14 2009 15 16 17
18 2010
19 20
21
GMF Terima Ozone Award 2007
Apresiasi Japan Airlines (JAL) untuk pencapaian On Time Performance lebih dari 95% selama empat tahun berturutturut
Partisipasi aktif dan kontribusi GMF dalam mendukung program perlindungan lapisan ozon GMF terlibat aktif dalam pengelolaan halon di Indonesia dengan membentuk GMFIndonesia Halon bank
CEO GMF Richard Budihadianto CEO GMF Terima Anugerah Men & merupakan penerima Indonesian Women of The Year Award GMF AeroAsia menerima penghargaan dari PT Garuda Indonesia sebagai Best Subsidiary 2008 CEO GMF Terpilih Sebagai Ketua IAMSA periode 2009 – 2012 PT GMF AeroAsia menduduki GMF Meraih Penghargaan dalam Annual posisi ketiga untuk kategori Report Award 2009 private, non listed, dan non finance GMF Terima Sertifikat Approval AMTO 147 Kementerian Lingkungan Hidup (KLH) memberikan apresiasi kepada PT GMF AeroAsia atas diraihnya penghargaan Satu-satunya perusahaan di luar 2010 U.S. EPA Montreal Protocol Award USA yang diterima GMF AeroAsia untuk kategori perusahaan Penerimaan perpanjangan Sertifikat AMO 145 dan Distributor 57 oleh DGCA Unit IGTE GMF terima sertifikasi ISO 9001:2008 PT GMF AeroAsia telah menjadikan safety sebagai GMF AeroAsia Terima The Indonesia prioritas dalam menjalankan Aerospace Awards Safety Leadership of bisnisnya yang the Year oleh Frost & Sullivan diimplementasikan dalam berbagai program (sumber: corporate communication 2012) Tabel 4.2 penghargaan PT.GMF AeroAsia
67
Berikut costumer perusahaan PT. GMF AeroAsia dari maskapai penerbangan domestik maupun maskapai penerbangan internasional serta perusahaan perawatan dan perbaikan pesawat yang bekerjasama demgam PT. GMF A eroAsia:
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.2 Costumer International PT. GMF AeroAsia
68
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.3 Costumer Domestic PT. GMF AeroAsia
4.1.4 Aspek Sarana dan Prasarana
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.4 Area PT. GMF AeroAsia
69
PT. GMF AeroAsia berdiri diatas lahan seluas 115 ha dengan memiliki tiga buah hangar dan tiga buah workshop. Dimana pada masing-masing hangar memiliki fungsi yang berbeda. Hangar satu merupakan tempat untuk melakukan perawatan dan perbaikan pesawat berbadan besar atau istilahnya Wide Body Aircraft digunakan oleh pesawat dari International dan pesawat national. Hangar 2 digunakan untuk tempat pengecheckan dan perawatan pesawat yang berbadan kecil ( narrow body aircraft ) dan pesawat berbadan besar ( wide body aircraft ) dimana hangar 2 merupakan perawatan khusus pesawat Garuda Indonesia. Terakhir, hangar 3 merupakan tempat perawatan perbaikan khusus pesawat non garuda yang berbadan kecil. Selain itu, PT. GMF AeroAsia memiliki 2 workshop dan 1 engine shop. Engine shop yang merupakan tempat untuk melakukan perawatan khususnya untuk bagian engine shop yang merupakan tempat untuk melakukan perawatan khususnya untuk bagian engine atau mesin pesawat. Workshop pada PT. GMF AeroAsia terbagi menjadi dua dengan memiliki fungsi yang berbeda yaitu workshop 1 dan workshop , dimana workshop 1 merpakan bengkel mekanika yang terdiri dari bengkel landing gear ( peralatan mendarat ), sheet metal ( lembaran metal ), mesin pesawat, rem pesawattdan ban pesawat serta laundry and up holstry atau berupa kain pelapis. Sedangkan workshop 2 terdiri dari bengkel IERA, hidrolik, elektrik, pneumatic, bahan bakar dan perlengkapan gawat darurat. Selain itu ada gedung untuk menguji mesin atau yang disebut dengan gedung Test Cell, fasilitas lainya adalah gudang material, mesin-mesin da gedung utility sebagai pemnyedia listrik dan Air Conditioner ( AC ) untuk semua unit
70
bangunan diarea perkantoran GMF AeroAsia, gedung penyimpanan bahan bakar untuk bensin dan solar dengan kapasitas 30.000 liter dan avtur dengan kapasitas 15.000 liter, dan lapangan parkir seluas 18.500 m². PT. GMF AeroAsia juga memberikan sarana dan prasarananya yang dikhususkan untuk pegawai – pegawainya seperti mobil jemputan karyawan, mushola, kantin disetiap gedung – gedung yang ada diwilayah PT. GMF AeroAsia, koperasi karyawan seperti GMF Employee Club ( GEC ).
Hangar : 8.7 Ha Workshop : 9.7 Ha Engine Test Cell and Utility : 1.5 Ha Apron, taxy way dan run-up bay : 44.4 Ha Central store dan engine shop : 1.7 Ha Perkantoran : 0.6 Ha Pertamanan : 53.4 Ha Gedung management dan pusat olahraga : 0.95 Ha
4.1.5 Fungsi GMF Dalam Penanganan Aircraft Maintanance Setelah keluarnya surat izin pemerintah bagi perusahaan-perusahaan penerbangan yang lain untuk mendatangkan pesawat-pesawat berbadan kecil seperti Boeing 737 series, F-28 serta DC-9, PT. GMF AeroAsia melihat ada peluang besar pada pasar dalam negri terutama pesawat yang telah didatangkan tersebut dalam melakukan perawatan dan perbaikan besar.
71
Dengan adanya PT. GMF AeroAsia, diharapkan perusahaan penerbangan didalam negri dapat melakukan penghematan biaya operasional dalam perawatan dan perbaikan pesawat. Sebab biaya untuk perawatan dan perbaikan pesawat international memerlukan biaya operasional ang tidak sedikit, dan banyak administrasi dan prosedur yang wajb dilengkapi oleh masing-masing maskapai penerbangan. Dengan jaminan yang diberikan oleh PT. GMF AeroAsia dimana para tekhnisi wajib memiliki lisensi yang harus mereka dapatkan baik dari dalam negri maupun luar negri melalui beberapa training atau pelatihan dari PT. GMF AeroAsia dan telah membuktikan kepada costumer dengan melakukan penanganan pesawat F-28 dan DC-9 sejak tahun 1974 hingga tahun 1990-an. Selain itu, PT. GMF AeroAsia juga mampu melakukan overhaul pesawat Airbus 300, DC-10 dan Boeing 747. Jaminan ketepatan waktu perawatan dan perbaikanpun diberikan oleh PT. GMF AeroAsia kepada sodtumer atau pelangganya, selain ketetapan waktu dalam melakukan penyelesaian, PT. GMF AeroAsoa juga memberikan kualitas yang sangat maksimal. Karena bagi PT. GMF AeroAsia sendiri costumer merupakan denyut nadi dalam menjalankan roda perusahaan.
72
4.1.6 Struktur Organisasi
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.5 Struktur Organisasi PT. GMF AeroAsia
PT. GMF AeroAsia dipimpin oleh seorang direktur utama atau Precident and CEO, dalam menjalankan perusahaan direktur utama dibantu oleh Deputy President and COO. Selain itu, President and CEO bertanggung jawab langsung terhadap unit Quality Assurance and Safety, unit Internal Audit and Control dan Unit Corporate Secratary yang masing-masing unit dipegang oleh Vice President ( VP ).
4.1.7 Unit PT. GMF AeroAsia Unit-unit yang ada di PT. GMF AeroAsia sebagai berikut:
73
1. TQ ( quality Control ): Merupakan wakil pemerintah dari departmen perhubungan yang bergabung dengan PT. GMF AeroAsia. Departemen ini bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama ( President dan CEO ) 2. TI ( Internal Audit and Control ): Bertanggung jawab terhadap tertib administrasi perusahaan, bahwa perusahaan menjalankan bisnisnya sesuai dengan kaidah Good Coorporate Government ( GCG ). Memastikan bahwa semua rencana bisnis dapat terselenggara sesuai dengan anggaran ( tertib anggaran ) dan menjalankan fungsi pengawasan kontrol. 3. TB ( Base Maintanance ): Melakukan perawatan pesawat sesuai dengan schedule atau jadwal yang telah ditentukan oleh operator 4. TL ( Line Maintanance ) GMF AeroAsia bertanggung jawab dalam menyediakan layanan line maintanance services untuk semua pesawat Garuda dan pesawat komersial yang mendarat di Bandra International Soekarno-Hatta Cemgkareng dan bandara lainnya. 5. TE ( Engine Maintanance ) Melakukan perawatan pesawat terbang dari berbagi tipe. 6. TC ( Corporate Maintanance ) Melakukan perawatan pesawat diluar engine. 7. TE ( Engineering service )
74
Memprogram waktu (kapan) pesawat masuk, membangun biaya program maintanance yang efektif dan fleksibel serta program kesinambungan dengan OEM ( produksi suku cadang asli ) 8. TM (trade & asset management ) -
Bertanggung jawab atas gudang/penjualan aset-aset pesawat terbang
-
Bertanggung jawab terhadap penyediaan spare part pesawat terbang
9. TS ( corporate communications ) Dinas yang mewadahi kegiatan corpoate and development. 10. TA ( corporate finance ) Bertanggung jawab atas ketersediaan dana perusahaan. 11. TP ( bussiness corporatetion and development ) Melakukan fungsi marketing dari sisi strategi maupun produk. 12. TH Pengelolaan sumber manusia. Bertanggung jawab dalam masalah kuantitas karyawan. 13. TX Treasury
Management.
Bertanggung
jawab
terhadap
pengelolaan
keuangan perusahaan. 14. TY Aiercraft Maintanance Planning and control. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan perawatan pesawat dan kapasistas komponen=komponen engine pesawat. 15. TW
75
pelatihan dan manajemen pengetahuan. Bertanggung jawab terhadap kualitas dari karyawan dan teknisi dalam mengembangkan bisnis perusahaan. 16. TD Coorporate Development and Information. Bertanggung jawab terhadap pengembangan bisnis dan informasi perusahaan.1
Corporate Secretary di GMF AeroAsia ini merupakan salah satu unit yang memiliki fungsi sebagai communicator atau mediator, pengurus arus informasi internal maupun eksternal PT. GMF Aero Asia. Dimana Corporate Secretary PT. GMF AeroAsia menaungi 3 bagian diantaranya: 1. Corporate Legal (TSL) Bertanggung jawab dalam menjalankan hukum perdata, surat perjanjian dan hukum bisnis. 2. Corporate Communication (TSC) Pada awal Oktober 2002 terbentuk satu organisasi yang disebut Dinas Corporate Communications, bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi manajemen komunikasi baik internal maupun eksternal yang dilakukan secara terstruktur, terarah dan berkelanjutan.
1
Sumber: company profile PT. GMF AeroAsia tahun 2011
76
3. Bussiness Contract (TSB) Bertanggung jawab dalam membuat kontrak, menghimpun data dan informasi selengkap mungkin dari perusahaan luar yang akan menjalin kerjasama dengan PT. GMF Aero Asia.2
Corporate Secretary
Corporate Communication
Corporate Legal
Corporate Bussiness
( sumber: Corporate Communication 2011 ) Gambar 4.6 Bagan Structure Organization Corporate Secretary
2
Ibid
77
4.2 Hasil Penelitian Setiap organisasi atau perusahaan dalam melakukan aktivitasnya tidak terlepas dari kegiatan manajemen yang pada umumnya berkaitan dengan usaha mengembangkan potensi dan memimpin suatu tim atau sekelompok orang dalam suatu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun peranan corporate communication dalam sebuah organisasi berkaitan dengan tujuan utama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan, dalam menjalankan peranya corporate communication melakukan suatu tindakan komunikasi baik itu dengan publik internal maupun eksternal. Untuk menjalin hubungan baik dengan karyawan, dibutuhkan suatu strategi komunikasi yang tentu saja dalam menjalin hubungan tersebut diperlukan strategi yang berbeda-beda. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam melakukan tindakan komunikasi yang dilakukan oleh corporate communication GMF AeroAsia. Berdsarkan hasil wawancara Proses serta langkah-langkah strategi employee relations departement corporate communication dari PT. GMF AeroAsia mencangkup langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menetapkan Tujuan program dan Fact Finding Strategi Employee Relations PT. GMF AeroAsia 2. Penyusunan Perencanaan strategi Employee relations
78
3. Programming Pelaksanaan/implementasi komunikasi Kegiatan atau program yang dijalankan. 4. Evaluasi dan kontrol Hasil Employee Relations.3 5. Kaitan Program Employee Relations dalam upaya peningkatan sense of Belonging karyawan.
4.2.1
Menetapkan Tujuan Program dan
Fact Finding Strategi
Employee Relations PT. GMF AeroAsia Fact Finding adalah tahapan awal dalam melakukan sebuah program PR, berikut pernyataan dari Sisca Tobing selaku Corporate Communication Officer: “Sebelum membentuk program kerja, terlebih dahulu kami melakukan fact finding, dengan cara: benchmark ke perusahaan lain yang juga memiliki corporate communication, melakukan bedah buku sehingga dapat memahami tugas dan tanggung jawab corporate communication sesungguhnya.”4 Menetapkan tujuan dan sasaran strategi employee relations adalah langkah dasar yang dijalankan oleh Corporate communication dalam mengelola program employee relations. Seperti yang disampaikan oleh GM Corporate Communication PT. GMF AeroAsia, Mochammad Aviv sebagai berikut: “Tujuan dari program employee relations corporate communication yang kita jalankan saat ini yaa bagimana agar karyawan dapat mengetahui informasi mengenai kegiatan perusahaan.”5 3
Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013 Wawancara dengan Saudari Sisca tanggal 15 Maret 2013 5 Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013 4
79
Tujuan dari pengelolaan kegiatan employee relations ini adalah menciptakan keserasian dan hubungan baik antara manajemen dengan karyawan sehingga terhindar dari miss communication dan miss understanding. Tahap fact finding yang dikelola oleh corporate communication GMF dilakukan apabila ada sebuah kendala dan permasalahan internal yang muncul saja, namun berikut Hal-hal yang mendasari Corporate Communication GMF melakukan fact finding dalam program employee relations adalah sebagai berikut: Bahwa pada dasarnya setiap program yang dilakukan oleh setiap dinas yang ada diperusahaan adalah mengacu kepada visi dan misi yang ada pada perusahaan tersebut. Sebagaimana
yang
telah
disampaikan
oleh
Corporate
Communication Officer, Saudari Farin Fachriza: “Unit kita memiliki program-program employee relations yang mengacu kepada komunikasi internal antara manajemen dengan karyawannya. Tahap fact finding dalam strategi employee relations. kami melakukanya dengan survey langsung kepada karyawanya, serta melakukan activity analysis. Namun tetap mengacu kepada visi dan misi perusahaan, tujuan dasar perusahaan, yaitu menjadi perusahaan MRO yang berkualitas.”6 Berdasarkan visi dan misi yang mendasari pergerakan perusahaan tersebut, maka perencanaan program kerja yang dilaksanakan oleh
6
Wawancara dengan Sdri. Farin Fariza tanggal 8 Maret 2013
80
corporate communication mengacu kepada dasar-dasar daripada visi dan misi perusahaanya.
Corporate Communication Officer PT. GMF AeroAsia, Farin Fachriza juga menyampai hal-hal mengenai fact finding strategi employee relations sebagai: “Mengenai fact finding: kita rutin setiap tahun itu ada program survey, activity analysis, serta observasi untuk merumuskan kira-kira strategi apa yang cocok untuk dilakukan pada tiap tahunnya. Guna mengetahui apa kemaun karyawan.”7 Observasi
yang
dilakukan
oleh
departement
corporate
communication PT. GMF AeroAsia ditujukan kepada seluruh karyawan, dibantu oleh divisi HRD dalam tahap pengumpulan datanya, untuk mengetahui sasaran komunikasi serta memudahkan dalam membentuk format program kegiatan tahunan yang akan dilakukan. Metode survey dilakukan kepada setiap kepala bagian divisi yang ada diperusahaan, untuk mengetahui bagaimana hubungan karyawan yang terjadi antara kepala bagian dengan karyawan. Selain itu juga Corporate Communication melakukan metode activity analysis dan juga observasi data tahunan kepada divisi HRD.8 Fact finding dalam Strategi Employee Relations adalah tahap untuk mengetahui data-data sebelum melakukan program strategi employee relations, yang mana tujuan employee relations tersebut adalah untuk 7 8
Wawancara dengan Sdri. Farin Fariza tanggal 8 Maret 2013 Wawancara dengan Farin Fachriza tanggal 8 Maret
81
meningkatkan hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya, agar terhindarnya noise/distorsi komunikasi, maka keberhasilan fact finding menyangkut kesuksesan program tersebut. 4.2.2
Penyusunan Perencanaan strategi Employee relations Perencanaan program merupakan hal yang sangat penting
dilakukan di awal sebelum perusahaan/organisasi melakukan atau membuat suatu kegiatan. Karena dengan membuat perencanaan program kita dapat mengetahui, suatu keberhasilan dari kegiatan yang akan kita lakukan. Perencanaan program juga dapat dijalankan sebagai tolak ukur sejauhmana keberhasilan yang telah kita lakukan. Dalam proses program employee relations tentunya corporate communications PT. GMF AeroAsia
perlu
membuat
beberapa
perencanaan
program
kerja
sebelumnya, agar dapat realisasinya menjadi jelas dan memudahkan tim corporate
communication
dalam
pengelolaan
employee
relations
communication internalnya. Berikut pernyataan yang disampaikan Saudari Sisca Tobing selaku Corporate Communication Officer: “Setelah ada program kerja atau strategic plan yang diajukan oleh dinas, dibuatlah balance scorecard corporate communication. Dalam balance scorecard terdapat priority action, activity plan, control point, check point dan bahkan due datenya. Dari activity plan, dibuat break down seluruh akitivas corporate communication menjadi sub aktivitas..”9
9
Wawancara dengan Saudari Sisca Tobing tanggal 15 Maret 2013
82
Program employee relations yang dilakukan oleh corporate communication tidak dilakukan sendiri dengan divisinya saja, namun juga dibantu oleh beberapa divisi lain sepeti Human Resourches Departement. Berikut pernyataan Bapak Hadi selaku karyawan Unit Human Resourches Departement: “Hal yang membedakan sistem pengelolaan employee relations di HRD dan corporate communication itu adalah programnya. HRD juga mengatur mengenai employee relations, namun kita lebih kepada team-building dan pelatihan. Berbeda dengan corporate communication yang lebih mengelola internal komunikasinya.”10 Dalam tahap perencanaan, corporate communication memisahkan beberapa kegiatan, yang mana yang menjadi prioritas, yang mana yang menjadi kegiatan tambahan. Apabila kegiatan yang diturunkan oleh direksi corporae secretary lebih banyak mengenai pengelolaan motivating dan pelatihan, maka dilakukan penyaringan dan penyusunan dengan team lain, berikut pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Hadi selaku karyawan Human Resourches Specialist: “Kami tidak bekerja sendiri, kami selaku divisi HRD juga bekerja sama dengan unit lain untuk pengelolaan employee relations. Tahap pengerjaan yang dilakukan oleh corporate communication juga hampir sama dengan unit kami. Hanya saja bebeda jenis tugasnya.”11
10 11
Wawancara dengan Bapak Hadi tanggal 15 Maret 2013 Wawancara dengan Bapak Hadi tanggal 15 Maret 2013
83
Pernyataan tersebut memberikan pandangan mengenai perbedaan dalam pengelolaan employee relations yang dilakukan antara corporate comunication dengan HRD. Untuk itu, dalam tahap pengelolaan strategi employee relations yang dilakukan oleh corporate communication GMF harus dapat dimilah-milah, yang manakah porsi tugas corporate communication, dan yang mana porsi tugas HRD, termasuk dalam tahap perencanaan tersebut. Perencanaan program dilakukan agar pelaksanaan manajemen lebih efektif sehinga dapat menghasilkan atau mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebagaimana mestinya. Membuat perencanaan program kerja merupakan bagian dari proses kerja corporate communication, yang nantinya dapat membantu untuk mengetahui apakah perencanaan program tersebut dapat efktif untuk diterapkan. Berikut seperti yang dijelaskan oleh GM Corporate Communication PT. GMF AeroAsia, Mochammad Aviv: “Proses kerja yang kita alami tentunya sesuai dengan program perencanaan kita sebelumnya. Tapi dalam menjalani memang diperlukan cara kerja juga dalam mengelolanya. Intinya bagaimana agar dalam kinerja corporate communication tetap terjalin hubungan dan suasana kerja tetap kondusif dan berjalan baik dengan karyawanya. Yang mana perlu kita ingat, bahwa peran dan fungsi kami didalam corporate comunication adalah sebagai fasilitaror dan komunikator perusahaan”12 Seperti proses kerja pada umumnya, dalam membuat program employee relations, corporate communication PT. GMF AeroAsia juga perlu membuat program pengelolaan kegiatan internal karyawan yang
12
Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013
84
efektif. Seperti yang dikatakan oleh Corporate Communication Officer PT. GMF AeriAsia, Farin Fachriza: “Semua program yang kita laksanakan itu pasti ada planning-nya di awal tahun, sebelum melakukan kegiatan, apapun itu pasti ada planning. Setiap perusahaan, pasti kan ada turunan. Direksi menurunkan PDCA (Plan Do a Check and Action) kepada setiap dinas yang ada di perusahaan, maka semua perencaan diawal tahun itulah yang menjadi acuan kita dalam bekerja.”13 Strategi
komunikasi
yang merupakan
paduan perencanaan
komunikasi (communication planning) dengan manajemen komunikasi (communication management) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Strategi komunikasi ini harus mampu menunjukan bagaimana oprasionalnya secara praktis harus dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) bisa berbeda sewaktu-waktu bergantung pada situasi dan kondisi.
4.2.3
Programming/Communicating Strategi Employee Relations Langkah selanjutnya adalah mengimlementasikan rencana dan
program yang telah dibuat. Dalam hal ini Corporate Communication PT. GMF AeroAsia menerapkan perencanaan proses kerja humas dalam pengelolaan program employee relations untuk memberikan informasi dan komunikasi internal yang baik mengenai perkembangan perusahaan terhadap karyawan.
13
Wawancara dengan Sdri. Farin Fariza tanggal 8 Maret 2013
85
Berikut pernyataan yang dijelaskan oleh salah Sisca Tobing Selaku Corporate Communication Officer GMF: “Dalam implementasi program kegiatan employee relations, bidang corporate communication berkoordinasi dengan beberapa dinas terkait, seperti Human Capital, Acounting /Finance dan juga Serikat pekerja. Untuk setiap program, mencari data terlebih dahulu ke dinas Human Capital, terutama untuk melihat jumlah pegawai per dinas atau per bidang. Data pegawai juga dapat dilihat dari program GMF portal. Program tersebut dilaporkan terlebih dahulu ke Direksi untuk meminta persetujuan. Setelah itu, dibentuklah panitia atau tim untuk penyelenggaraan program tersebut.”14 Dalam mengimplementasikan perencaan proses kerja corporate commmunication dalam pengelolaan program
employee relations,
corporate communication tidak bekerja sendiri. Mereka juga bekerja sama dengan divisi lain. Karna team corporate communication yang ada di GMF hanya segelintir saja, sebagaimana yang dijelaskan oleh GM Corporate Communication, Mochammad Aviv: “Kami bekerja dengan kerja cerdas, bukan kerja keras, tim corporate communication terdiri dari empat orang dan saya sendiri selaku General Manager. Kami mengelola keseluruhan program employee relations, namun bekerja sama dengan divisi lain untuk memaksimalkan kegiatan-kegiatan tersebut”15 Selain media internal karyawan, corporate communication GMF juga mengelola event corporate. Berikut penjelasan hasil dari wawancara dari key informan yang didapat:
14 15
Wawancara dengan saudari Sisca Tobing tanggal 15 Maret 2013 Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013
86
Beberapa kegiatan internal communication antara lain: mid year, kick off, GMF Birthday, buka puasa bersama, halal bihalal, monthly ceremony, domestic exhibition, internal meeting, serta protocoler activities. Media Internal Corporate adalah salah satu tools corporate communication dalam mengembangkan fungsi program employee relations. Fungsi ini dijalankan oleh Corporate Communications untuk menjaga dan membentuk sikap serta perilaku yang positif dari para karyawan PT. GMF AeroAsia, sehingga menciptakan suasana lingkungan kerja yang kondusif. Berdasarkan hasil wawancara dengan seorang karyawan PT. GMF AeroAsia yang menjadi salah satu khalayak pembaca majalah bulanan yang dikelola Corporate Communication, berikut pernyataan dari Dimas selaku karyawan IT: “Peran media komunikasi sangat membantu karyawan untuk mengetahui kondisi perusahaan. Sehingga informasi dan penyampaian dari manajemen dapat diserap melalui media internal yang dikelola Corporate Communication”16 Saudari Anisa selaku karyawan Legal and Contract bussiness juga menjelaskan mengenai media internal perusahaan, berikut pendapatnya: “Saya pribadi selaku karyawan sangat merasakan dampak positif sehari-harinya. Dengan adanya media internal seperti GMF News dan juga GMF daily report di internet, 16
Hasil wawancara dengan saudara Dimas tanggal 15 Maret 2013
87
membuat saya menjadi semakin mengetahui keinginan dan kebutuhan karyawan mengenai Bussiness dan kontrak perusahaan pesawat ini.”17 Corporate Communications mendistribusikan informasi kepada setiap karyawan tentang hal-hal tertentu atau informasi yang penting baik melalui email atau dalam bentuk pengumuman, misalnya adanya informasi di GMF Today (sarana internet) tentang segala hal yang terjadi di PT. GMF AeroAsia yang hars di update setiap hari. Berikut pernyataan dari Saudara Hadi selaku Human Resourches Specialist mengenai media internal perusahaan: Saya mengetahui mengenai media internal, antara lain upacara Bendera tiap Bulan, PDCA Cascading Communication, Portal (intranet), email to everyone, GMF News (Bulletin), Line Coops (Technical Buletin area Line Maintenance), Penity (Pengetahuan dan Informasi Safety), Front Line (Leadership management bulletin).18 Selain
media
internet,
Corporate
Communications
juga
mendistribusikan informasi kepada karyawan tentang perusahaan melalui media cetak yang dikelola oleh Corporate Communications yaitu GMF News. Majalah internal tersebut diterbitkan setiap sebulan sekali. Berikut
penjelasan GM
Corporate Communication, Bapak
Mochammad Aviv: “Program-program tersebut adalah bentuk communication internal kami (corporate communication) sebagai mediator guna 17 18
Hasil wawancara dengan saudari Anisa tanggal 8 Maret 2013 Hasil wawancara dengan Bapak Hadi tanggal 15 Maret 2013
88
menjalin hubungan karyawan yang baik, antara manajemen dan karyawanya.”19 Kematangan mempengaruhi
tahap
fact
kesempurnaan
findng tahap
dan
perencanaan
programming.
Dalam
tersebut tahap
emplementasi ini corporate communication PT.GMF tidak bekerja sendiri, berikut tanggapan dari Farin Fachriza selaku corporate communication GMF: “Event-event corporate yang dilaksanakan adalah sematamata untuk keberlangsunganya strategi employee relations. Event yang dilaksanakan corporate tersebut dibutuhkan tenaga kerja yang lain, kami bekerja sama dengan divisi lain, divisi tersebut tiap event nya berbeda-beda. Tergantung kebutuhan dan jenis event yang dilaksanakanya.”20 Setelah pengelolaan perencanaan dan pemetaan program kegiatan employee relations, corporate communication memetakan dua jenis kegiatan yang dilakukan stiap tahunnya, berikut penjelasan dari Mochammad Aviv selaku GM Corporate Communication: “Media adalah salah satu aplikasi yang menjadi penghubung komunikasi antara manajemen dan karyawan. Mediatornya adalah corporate communication/TSC. Media yang disajikan adalah media cetak dan media internet.”21 Selain media cetak dan media internet, program employee relations yang disajikan oleh divisi corporate communication adalah kegiatan event tahunan.
19
Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013 Wawancara dengan Sdri Farin Fachriza tanggal 8 Maret 2013 21 Wawancara dengan Bapak Mochammad Aviv tanggal 8 Maret 2013 20
89
Saudari Anisa selaku karyawan Legal and Contract bussiness juga menjelaskan mengenai media internal perusahaan, berikut pendapatnya: “Menurut saya, dari sekian banyak kegiatan employee relations yang dilakukan oleh corporate communication, yang paling efektif kegiatanya adalah acara upacara bulanan. Karena kegiatan tersebut terjadi langsung dan tatap muka langsung dengan karyawannya.22 Event corporate yang dilaksanakan tiap tahun sebagian besar adalah event employee relations. Event tersebut termasuk kedalam action plan corporate yang telah direncanakan diawal tahun kepada divisi corporate communications. Program-program internal komunikasi yang dilaksanakan oleh Corporate Communication adalah program employee relations, corporate communication sebagai mediator manajemen agar terjalin hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya. Media-media yang disediakan tersebut adalah salah satu contoh strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia dalam menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, yang mana bertujuan untuk menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, berupaya untuk meningkatkan sense of belonging karyawan.
22
Hasil wawancara dengan saudari Anisa tanggal 8 Maret 2013
90
4.2.4
Evaluasi dan kontrol Hasil Employee Relations. Langkah akhir dalam proses kerja program employee relations
corporate communications adalah mengevaluasi, hal ini mencangkup bagaimana hasil dari penelolaan kegiatan employee relations yang telah dilakkukan oleh tim corporate communication PT GMF. Dari evaluasi kita dapat mengetahui sudah sejauh mana keberhasilan atau dalam proses pengelolaan program employee relations. Dalam mengevaluasi sebuah program, biasanya dibutuhkan metode khusus untuk melakukanya. Evaluasi proses program biasanya dilakukan diakhir pelaksanaan kegiatan tersebut. Berikut pernyataan Saudari Sisca Tobing selaku Corporate Communication Officer mengenai tahap evaluating: “Untuk evaluasi, diundanglah seluruh coordinator tim. Dalam rapat tersebut, dibuatlah kekurangan ataupun kelebihan dalam penyelenggaraan tersebut. Keseluruhan hasil rapat evaluasi tersebut dibuatkan dalam laporan pertanggungjawaban kepada manajemen. Dari segi financial juga demikian. Dibuatkan laporan penggunaan dana dan dibandingkan dengan penyelenggaraan tahun lalu. Apakah penyelenggaraan tahun ini lebih efisien atau tidak. Baru juga dibuatkan laporan pertanggungjawaban keuangannya.”23 Farin Fachriza Selaku Corporate Communication menambahkan mengenai tahap evaluating tersebut: “Didalam rapat evaluasi program tersebut, ada seorang notulen dari corproate communication. Hasil rapat-rapat tersebut 23
Wawancara dengan saudari Sisca Tobing tanggal 15 Maret 2013
91
menjadi data mengenai kesuksesan/keberhasilan program employee relations. Yang kemudian akan dibuat sebuah laporan kepada direksi.”24 Evaluasi yang dilakukan oleh tim corporate communication PT GMF yaitu dengan melakuakan pengelompokan antara kekurangan dan kelebihan,
dengan
demikian
dapat
memudahkan
Corporate
Communication mengevaluasi proses kerja yang telah dilaksanakan. Dengan begitu dapat terlihat apa saja yang harus ditingkatkan, dan apa saja yang harus dirubah, dan apa saja yang harus dipertahankan. Seluruh tahapan strategi PR tersebut adalah sebuah tujuan strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia dalam menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, yang mana bertujuan untuk menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, berupaya untuk meningkatkan sense of belonging karyawan.
4.2.5
Kaitan Program Employee Relations dalam upaya peningkatan sense
of Belonging karyawan. Sense Of Belongin didalam perusahaan GMF sudah diterapkan didalam setiap program employee relations yang telah berjalan selama ini. Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Farin selaku Corporate Communication Officer GMF: “Ya, tentu. Kami melakukan tahap-tahap dari strategi PR yang ada, yaitu dengan cara melaksaakan kegiatan komunikasi 24
Wawancara dengan Farin Fachriza tanggal 8 Maret 2013
92
internal perusahaan, menjalin komunikasi antara dengan karyawan, menjalin hubungan baik, dan informasi tentang apapun yang beroperasi didalam termasuk mengadakan special event, dll. Dengan memiliki akan meningkat”.25
manajemen memberikan perusahaan, begitu rasa
Strategi Employee Relatons yang selama ini berjalan merupakan kegiatan komunikasi internal perusahaan, yang mana bertujuan untuk menciptakan sense of belonging perusahaan melalui informasi yang telah disampaikan oleh manajemen, karna dengan memberikan informasi manajemen kepada karyawan akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya. Berikut pernyataan yang disampaikan Farin terhadap hasil dari upaya Program Employee Relations dalam peningkatan Senses of Belonging persuahaan: “Sejauh ini sebagian karyawan GMF telah menunjukan apreasiasinya dalam setiap kegiatan Employee Relations yang kami laksansakan. Hal tersebut memberikan dampak positif terhadap kemajuan sense of belonging karyawan kami. Dan kami akan terus meningkatkanya.”
Empat Langkah Strategi Employee Relations Department Corporate Communications PT. GMF AeroAsia Tangerang, Indonesia. No. 1.
25
Langkah-langkah Fact Finding
Proses kerja public relations Dalam proses identifikasi masalah, corporate comunication PT. GMF AeroAsia melakukan survey.
Wawamcara dengan saudari Farin tanggal 1 April 2013.
93
Hasil dari proses kerja Public Relations PT. GMF AeroAsia Dengan hasil survey yang dijalankan pada awal tahun tersebut, maka corporate communication
Target khalayak penelitian survey tersebut adalah seluruh karyawan. Didukung oleh setiap kepala dinas yang ada didalamnya. Survey tersebut dilakukan setiap awal tahun, yang mana dipegang oleh tim direksi.
2
Planning program
Setelah proses fact finding selanjutnya corporate communication memuat perencanaan program employee relations yang disusun mencangkup penentuan tujuan program, kemudian juga strategi utama, taktik dan program untuk menjangkau keberhasilan program.
94
menerima action plan yang diutus oleh direksi menjadi action list, dan bentuk itulah yang menjadi kunci utama tim corporate communication mengerjakan perencanaan dan program tiap tahunnya. Tahap fact finding yang dikelola oleh corporate communication GMF dilakukan apabila ada sebuah kendala dan permasalahan internal yang muncul saja. Corporate communication melakukan fact finding dengan metode activity analysis, observasi, benchmark, serta survey kepada kepala divisi perusahaan. Hal tersebut untuk mengetahui datadata serta identifikasi masalah mengenai employee relations GMF. Pada proses perencanaan program ini corporate communication PT. GMF AeroAsia membuat perencanaan untuk pengelolaan media internal, mengenai hal apa saja yang akan dilakukan dan dibuat sebelum melakukan pembuatan media internal yaitu seperti: 1. Membuat media internal karyawan menjadi lebih efektif serta
3. Programming
proses kerja yang lebih baik lagi. 2. Menetapkan tujuan pengelolaan media internal karyawan dan event corporate emloyee relations untuk memudahkan tim corporate communication dalam memberikan informasi pada karyawannya dan menciptakan keserasian informasi antar unit maupun dengan atasan. 3. Menetapkan khalayak atau sasaran pesan dari pengelolaan media internal karyawan dan event corporate. 4. Mendata event corporate yang dilaksanakan pada tahun tersebut. 5. Mendata budgeting yang diajukan oleh corporate communication dalam program employee relations. Tahap selanjutnya Mekanisme tugas dan mengimplementasikan tanggung jawab dalam program, tindakan, dan tahap implementasi komunikasi yang telah dijalankan sesuai dengan
95
dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dalam menyelesaikan tujuan programnya dimana mencangkup tindakan apa saja yang akan dilakukan, dan psan apa saja yang ingin disampaikan, serta jenis media apa saja yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan yang dimaksud.
4. Evaluating
Proses PR selalu dimulai dari mengumpulkan fakta dan diakhiri dengan
96
perencanaan proses kerja sebelumnya. Dalam proses implementasi ini, corporate communication melakukan beberapa perencanaan programnya, antara lain yaitu seperti: 1. Pembagian tugas dan tanggung jawab pada karayawan corporate communication dalam pelaksanaan kegiatan employee relations. 2. Media internal menjadi sebuah fasilitas karyawan dalam menerima pesan dari manajemen. Media cetak yang dimiliki perusahaan adalah GMF News, dan Bulletin Peniti. 3. Event corporate komunikasi internal yang menjadi salah satu aplikasi corporate communication dalam mengelola employee relations. Berdasarkan hasil yang dilihat dari implementasi, pada proses kerja akhir
pengumpulan fakta, untuk mengetahui apakah prosedurnya sudah selesai atau belum, seorang praktisi PR perlu melakukan evaluasi atas langkahlangkah yang telah diambil. Maka, tahap ini akan melibatkan pengukuran atas hasil tindakan dimasa lalu. Penyesuaian dapat dibuat dalam program yang sama, atau setelah suatu masa berlalu.
97
corporate communication GMF melakukan evaluasi terhadap program yang telah dijalankan, yaitu: 1. Corporate communication menggunakan metode survey dan wawancara didalam evaluasi rapat akhir. 2. Mereka melakukan evaluasi fact finding sebelum dan setelah menjalankan sebuah rencana program 3. Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah tim corporate communcation sendiri, dan juga sebagian dinas yang ikut bekerja sama dalam program employee relations. 4. Evaluasi akhir biasanya dilakukan setelah program yang ada pada action plan satu per satu telah dilakukan. 5. Diakhir kegiatan tiap akhir tahunnya dilakukan evaluasi akhir, dimulai dari budgeting-
concepting, sampai tahap Lembar Pertanggung Jawaban dan di masukan kedalam Annual report. (sumber: hasil wawancara terhadap corporate communication PT. GMF AeroAsia 2013) Tabel 4.1 Empat Langkah Strategi Employee relations
4.3 Pembahasan Setelah melakukan penelitian, penulis dapat melihat bagaimana Komunikasi internal yang dikelola oleh corporate communication GMF, bahwa komunikasi antar manajer dan komunikasi (khalayak/karywan dari top management, middle management dan lower management) yang berada didalam organisasi dilakukan secara timbal balik. Organisasi perusahaan merupakan bagian dari manajemen yang harus berjalan secara bersama sama dalam mencapai tujuan perusahaan. Corporate communication GMF mengelola komunikasi internal tersebut demi terciptanya timbal balik komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawanya. Pemimpin yang berhasil adalah pemimpin yang mampu mengelola atau mengatur organisasi secara efektif dan mampu melaksanaakan kepemimpinan secara efektif pula. Untuk itu pemimpin harus betul-betul dapat menjalankan fungsinya sebagai seorang pemimpin.
98
Tercapainya tujuan dari organisasi, tentunya harus diiringi dengan manajemen perusahaan yang baik, karyawan yang baik, atau dengan kata lain dalam organisasi harus tercipta kualitas hubungan yang baik (good relationship quality) dalam manajemen dan juga karyawannya. Untuk menciptakan good relationship quality, diperlukan sebuah strategi employee relations yang baik dalam proses penyampaian informasi terhadap karyawannya. Komunikasi internal termasuk komunikasi organisasi yang penting dalam keberlangsungan pembentukan mutual understanding diantara anggota organisasi, agar tercipta suatu kondisi yang sinkron dan budaya serta iklim organisasi yang penting dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Komunikasi internal disa dilakuakan dengan lisan, melalui media elektronik, visual dan tulisan. Strategi employee relations yang dikelola oleh departement corporate communication PT. GMF AeroAsia, untuk terciptanya program eployee relations yang baik diperlukan empat tahap strategi PR, yaitu: fact finding, planning, programming, dan evaluating. Tujuan
dari
kegiatan
employee
relations
sebagai
sarana
komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan,
untuk
menghilangkan
kesalahpahaman
atau
hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam
99
sebuah organisasi/perusahaan, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan). Pelaksanaan kegiatan employee relations, program media internal dan special event memiliki tujuan yang amat baik yaitu dapat meningkatkan kualitas dan keterampilan karyawan. Selain itu juga bertujuan sebagai motivasi kerja dan prestasi kerja karyawan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. Tahap fact finding yang dikelola oleh corporate communication GMF dilakukan apabila ada sebuah kendala dan permasalahan internal yang muncul saja. Karna pada dasarnya identifikasi masalah adalah untuk kegiatan
program
kerja
yang
sifatnya
memperbaiki.
Corporate
Communication PT.GMF AeroAsia melakukan survey tiap awal tahunnya, namun dilakukan sebatas untuk mengetahui keinginan karyawan seperti apa. Fact finding dalam Strategi Employee Relations adalah tahap untuk mengetahui data-data sebelum melakukan program strategi employee relations, yang mana tujuan employee relations tersebut adalah untuk meningkatkan hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya, agar terhindarnya noise/distorsi komunikasi, maka keberhasilan fact finding menyangkut kesuksesan program tersebut.
100
Langkah-langkah Fact finding yang dikelola oleh Corporate Communication GMF adalah pertama-tama dengan menentukan tujuan dari setiap kegiatan tersebut, lalu setelah itu Corporate Communication GMF melakukan survey-survey terhadap karyawannya jika diperlukan. Survey yang dilakukan corporate communication tersebut dibantu oleh perwakilan setiap dinas, karena karyawan yang dimiliki oleh perusahaaan tersebut tidak sedikit. Program employee relations PT.GMF AeroAsia tidak seluruhnya dipegang oleh departement corporate communication. Ada beberapa divisi lain yang mengelola program employee relations tersebut. Antara lain adalah divisi HRD. Divisi HRD mengelola seluruh employee relations yang sifatnya team-building, education, dan pelatihan. Perbedaan pengelolaan employee relations Departement corporate communication dengan Human Resourches Departement adalah: a) Departement Corporate communication: mengelola keseluruhan mengenai internal communication perusahaan. b) Human Resourches Departement: mengelola keseluruhan program building, educating, dan pelatihan karyawan. Corporate communication melakukan fact finding dengan metode activity analysis, observasi, benchmark, serta survey kepada kepala divisi perusahaan. Hal tersebut untuk mengetahui data-data serta identifikasi masalah mengenai employee relations perusahaan tersebut.
101
Corporate communication menjadi mediator komunikasi antara management dan karyawannya, maka dari itu tahap perencanaan adalah tahap yang penting sebelum merealisasikan program-program kerja tersebut. Mediator manajemen perusahaan adalah hal yang penting dalam tugas seorang corporate communication, dengan adanya employee relations didalam strategi corporate tersebut, maka akan menghasilkan hubungan yang baik antara manajemen dengan karyawannya. Corporate communication melakukan tahap perencaaan program kerja employee relations pada awal tahun. Mereka tidak mengelola perencanaan tersebut dengan bebas dan terbuka. Tetapi dikelola dan melalui persetujuan oleh direksi corporate secretary. Dinas corporate secretary adalah induk management daripada corporate communication. Bentuk perencanaan tersebut di turunkan kepada divisi corporate communication dengan action-plan-list. Action-plan-list tersebut sudah terdata program kerja setiap hari, bulan, dan tahunya, dan program employee relations termasuk didalamnya. Tahap planning program kerja melibatkan persetujuan dari pihak lain, antara lain dengan divisi keuangan. Budgeting program tahunan yang dikeluarkan oleh corporate communication PT.GMF AeroAsia berbedabeda.
Khusus
program
employee
relations
tersebut,
corporate
communication harus melkukan ajuan budgeting terlebih dahulu, yang
102
kemudian akan diproses oleh direksi dan management corporate secretary. Lalu kemudian akan diturunkan melalui divisi keuangan. Semua program yang dikelola oleh corporate communication didasari oleh kelangsungan dan keberhasilan program corporate. Apabila perencanaan tersebut terjadi hambatan, maka tahap programming dan evaluating akan tidak berjalan sempurna. Programming/communicating
program
kerja
corporate
communication PT.GMF AeroAsia berjalan dengan tim kerja yang terdiri dari empat orang corporate communication officer. Untuk melaksanakan kegiatan employee realtions yang dilakukan rutin setiap tahun tersebut membutuhkan bantuan divisi lain. Antara lain, tim redaksi. Salah satu employee
program
relations
yang
dilakukan
oleh
corporate
communication adalah pengelolaan media internal, yang kedua adalah special events. Pengelolaan media internal tersebut dibagi menjadi dua, yaitu ; a) media cetak, pengelolaan
media
cetak
yang
dikelola
corporate
communication adalah sebagai berikut: -
GMF News (Bulletin),
-
Line Coops (Technical Buletin area Line Maintenance),
-
Penity (Pengetahuan dan Informasi Safety),
-
Front Line (Leadership management bulletin).
b) Media sosial internet.
103
Media sosial internet dikelola oleh corporae communication dalam
menyampaikan
berita
dan
informasi
mengenai
perusahaan. Media tersebut antara lain: -
PDCA Cascading Communication,
-
Portal (intranet),
-
email to everyone
Seluruh pengelolaan media internal tersebut bertujuan untuk penyampaian informasi antara manajemen dengan karyawan. Segala hal mengenai kegiatan yang dilaksanakan management corporate akan dipublish dan diberitakan didalam media internal tersebut. Seluruh media tersebut adalah sebagai tools yang digunakan oleh corporate communication GMF, seluruh program beserta tahapan strategi PR yang dijalankan tersebut adalah bentuk dari strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia, yang bertujuan untuk menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, kemudian akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, sehingga upaya-upaya tersebut sematamata untuk meningkatkan rasa memiliki (sense of belonging) karyawannya Selain program media internal, corporate communication juga mengelola program employee relations melalui special events dan kegiatan protocoler. Kegiatan special event tersebut antara lain: -
Mid year communication
-
Kick Off
Kegiatan protocoler tersebut antara lain:
104
-
Halal Bihalal Ramadhan
-
Buka Puasa bersama
-
Upacara Bulanan
Sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh corporate communication adalah program kerja employee relations. Hal tersebut dikarenakan corporate communication PT.GMF AeroAsia berdiri dibawah divisi corporate secretary, dimana corporate secreatry adalah sebuah dinas yang mengelola seluruh kegiatan-kegiatan corporate, lalu kemudian diturunkan kepada divisi corporate communication. Program-program internal komunikasi yang dilaksanakan oleh Corporate Communication adalah program employee relations, corporate communication sebagai mediator manajemen agar terjalin hubungan baik antara manajemen dengan karyawannya. media-media yang disediakan tersebut adalah salah satu contoh strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia dalam menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya. Langkah
keempat
yaitu
memasuki
tahap
evaluating,
corporate
communication melakukan evaluasi diakhir setiap selesainya kegiatan tersebut berlangsung. Dengan melakukan rapat internal divisi corporate communication dan sebagian dinas corporate secretary. Berdasarkan hasil yang dilihat dari implementasi, pada proses kerja akhir corporate communication GMF melakukan evaluasi terhadap program yang telah dijalankan.
105
Corporate communication menggunakan cara atau teknik khusus dalam melakukan evaluasi, yaitu survey dan wawancara. Mereka melakukan evaluasi sebelum dan setelah menjalankan sebuah rencana program. Pihak yang terlibat dalam evaluasi adalah tim corporate communcation sendiri, dan juga sebagian dinas yang ikut bekerja sama dalam program employee relations. Evaluasi akhir biasanya dilakukan setelah program yang ada pada strategic action plan satu per satu telah dilakukan. Employee relations atau hubungan karyawan merupakan asset penting dalam suatu perusahaan, dan karyawan itu sendiri secara praktiknya banyak terkait erat dengan organisasi. Oleh sebab itu dengan adanya kegiatan employee relations diharapkan dapat membina suatu hubngan yang baik dan harmonis antara manajemen dengan karyawan, begitu juga sebaliknya. Dengan adanya hubungan baik dengan karyawan, penyampaian infromasi mengenai operasional perusahaan akan berjalan baik, serta sense of belonging karyawan akan meningkat. Seluruh program beserta tahapan strategi PR yang dijalankan tersebut adalah bentuk dari strategi employee relations Corporate Comunication PT. GMF AeroAsia, yang bertujuan untuk menghubungkan komunikasi atasan dengan bawahannya, kemudian akan menciptakan hubungan baik antara manajemen dan karyawannya, sehingga upaya-upaya tersebut semata-mata untuk meningkatkan sense of belonging karyawannya. Tingkat rasa memiliki (Sense of Belonging) karyawan akan meningkat dan stabil apabila hubungan baik manajemen dengan karayawan terjalin baik. Sense of belonging karyawan GMF terlihat dari bentuk
106
apresiasi karyawan selama ini yang sebagian besar selalu mengikuti setiap kegiatan employee relations yang dilaksanakan oleh Corporate communication.
107
