BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A.
Sistem Pengendalian Internal di PTI Tata kelola perusahaan yang baik (Good Coorporate Governence) menjadi
visi yang secara umum digunakan oleh perusahaan – perusahaan global dimana salah satu upaya memuwujudkannya adalah dengan melakukan penerapan sistem pengendalian internal dalam memastikan aset perusahaan terkelola dengan baik dan tujuan perusahaan tercapai. COSO (Committee of Sponsoring Organizations) dan AICPA (American Institute of Certified Public Accountant) menjabarkan komponen pengendalian internal dalam Statement of Auditing Standart (SAS) 78 terdiri atas 5 komponen pendalian yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penilaian Risiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pengawasan.
36
Berdasarkan
analisa
yang
telah
peneliti
lakukan
terkait
sistem
pengendalian internal yang telah dilakukan oleh PTI, memperoleh hasil sebagai berikut :
1.
Unsur Lingkungan Pengendalian (Environments Control) Analisa
lingkungan
pengendalian
dilakukan
dengan
menganalisa
perspektif perusahaan terhadap elemen – elemen pengendalian lingkungan yang terdiri dari : 1.
Integritas dan Nilai Etika Manajemen Perusahaan memandang bahwa nilai – nilai integritas dan etika
dalam pengelolaan sebuah bisnis adalah nilai mutlak yang harus ada dan dijunjung tinggi dalam setiap aktivitas di lini perusahaan. Untuk itu setiap pembuatan kebijakan atau sistem operasional, perusahaan mengedepankan faktor keamanan terutama dalam hal tercegahnya seseorang untuk masuk ke dalam situasi – situasi illegal dan un-prosedural. Semua sistem yang dibuat oleh perusahaan haruslah mengandung prinsip “anti salah” dengan demikian siapapun yang menjalankan sistem tersebut akan mampu menjalankan dengan baik dan benar. Pentingnya nilai integritas dan etika bagi perusahaan juga terlihat dari kebijakan perusahaan yang menginstruksikan kepada setiap karyawan untuk tidak menerima pemberian atau hadiah apapun dari mitra kerja, 37
supplier dan sebagainya yang dapat mempengaruhi pertimbangan profesional setiap Karyawan. Punishment yang tegas ditetapkan tidak hanya bagi karyawan yang melakukan pelanggaran namun juga bagi supplier atau mitra kerja dengan tidak melanjutkan ikatan kerja sama. Pelanggaran terhadap nilai – nilai integritas menjadi pelanggaran serius di perusahaan. Hal – hal yang telah dilakukan perusahan dalam pengembangan nilai – nilai integritas dan etika yaitu : 1) Menetapkan kebijakan hubungan professional dengan mitra kerja dan supplier. 2) Membangun
prinsip
Leading
and
Coaching
dalam
mengkomunikasikan budaya kerja perusahaan. 3) Mengadakan aktivitas keagamaan, pengajian dan sebagainya. 4) Pengembangan sistem yang masif untuk menutup setiap celah dan kesempatan yang memungkinkan terjadinya kebocoran. 5) Sosialisasi dan pelatihan budaya manajemen kepada seluruh karyawan.
2.
Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Prinsip dan Filosofi manajemen yang dianut oleh perusahaan dalam
menjalankan aktivitas perusahaan mengacu pada prinsip Total Quality Management (TQM) yang mengandung 14 butir Deming yaitu : 38
1) Organisasi harus memiliki tujuan tertentu 2) Pimpinan harus dapat menjadi panutan bagi anggota organisasinya. 3) Hilangkan ketergantungan terhadap inspeksi masal 4) Jangan menyandarkan keputusan bisnis berdasarkan harga termurah saja. 5) Perbaikan proses secara terus menerus. 6) Pelatihan dan pelatihan ulang 7) Kepemimpinan 8) Hilangkan ketakutan dan kesungkanan yang menghambat komunikasi. 9) Hilangkan batas – batas antar departemen atau antar unit bisnis. 10) Hilangkan slogan – slogan kosong 11) Hilangkan ketergantungan terhadap target 12) Tumbuhkan kebanggaaan dalam bekerja 13) Tingkatkan diri terus menerus 14) Laksanakan (do it)
TQM berangkat dari pola sistem manajemen jepang dimana didalamnya
juga
terkandung
prinsip
kaizen
atau
countinously
improvement, 5-S, Horenso, Hosin Kanri, 3-Genba, dan sebagainya. Perusahaan memandang manusia/SDM sebagai aset dan bukan sebagai
39
faktor
produksi.
TQM
dipilih
karena
lebih
mendekati
prinsip
"memanusiakan manusia" dibandingkan gaya manajemen lainnya. Komitmen
dalam
menjalankan
filosofi
TQM
dibuktikan
perusahaan dengan mengkomunikasikan secara masif kultur dan filosofi Deming kepada seluruh lapisan karyawan dengan mengadakan pelatihan pelatihan mulai dari level manajerial (superior) hingga level operator (sub0rdinat). Meski perusahaan keluarga, PTI memberikan kesempatan seluas - luasnya kepada karyawan untuk mengeluarkan inisiatif dalam proses perbaikan terus menerus, dan memberikan penghargaan atas kerjasama tim dan bukan individu serta menunjukkan keyakinan yang kuat untuk menjalankannya.
3.
Struktur Organisasi Struktur organisasi di DC mengacu pada Flat Organization System
sehingga manajemen puncak DC dalam hal ini KDC (Koordinator Distribution Center) memiliki akses langsung pengendalian mulai dari awal proses hingga pada proses akhir dari sebuah aktivitas. KDC bertanggungjawab penuh dalam proses pengendalian internal dan pengelolaan titik – titik kritis dalam siklus operasional.
40
Gambar 4.1 Struktur Koordinasi DC
Setiap komponen dalam sebuah DC telah miliki wewenang dan tanggungjawab masing – masing sesuai dengan fungsi kerjanya. Dalam hal tanggungjawab kerja, KDC bertanggungjawab pada Direktur Operasional yang berada di Kantor Pusat sedangkan sedangkan KBA / BD / KM bertanggungjawab kepada Direktur Marketing, meski dalam proses aktivitasnya KBA/BD/KM diwajibkan berkoordinasi dengan KDC.
41
4.
Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) menjadi perhatian
penting bagi perusahaan. Perusahaan sangat berhati – hati dalam melakukan proses rekruitment. Perusahaan menetapkan standart tinggi bagi setiap personil yang di rekrut dengan harapan memperoleh SDM yang berkualitas, memiliki kompetensi dan integritas yang baik. Bila mengacu pada komitment terhadap kompetensi secara umum, Perusahaan sangat concern dalam hal kompetensi, proses rekruitment dan penempatan setiap personil. Hal ini terlihat dari aktivitas rekruitment yang dilakukan secara masive (2 - 3 kali dalam sepekan). Concern perusahaan dalam menjaga kompetensi dan integritas karyawan terlihat dari bagaimana perusahaan dapat membuka Distribution Center (DC) baru hanya dengan meletakkan 2 – 4 orang personil yang bertugas melakukan seluruh aktivitas bisnis DC . Perusahaan percaya bahwa aktivitas pengendalian masih dapat dilakukan, pengendalian lainnya dapat diabaikan dan laporan keuangan yang andal masih bisa dihasilkan selama dijalankan oleh karyawan yang dapat dipercaya dan kompeten. Karyawan yang jujur dan kompeten akan mampu mencapai kinerja tinggi meskipun hanya ada sedikit instrument pengendalian yang mendukung proses kerjanya.
42
2.
Penilaian Risiko (Risk Assesment) Pelaksanaan unsur penilaian risiko oleh perusahaan dilakukan dengan
menganalisa kemungkinan risiko - risiko yang terjadi dari sebuah proses pembuatan kebijakan maupun pembuatan sistem operasional. Pengendalian atas penilaian risiko atas sebuah kebijakan sepenuhnya dikendalikan oleh Kantor Pusat, DC hanya sebagai pelaksana dari kebijakan manajemen. Dalam proses kontrol terhadap risiko - risiko umum yang mungkin timbul, perusahaan memiliki coorporate secretary yang menangani semua analisa pengendalian atas kebijakan - kebijakan yang dikeluarkan dan menilai risiko risiko yang timbul dari kebijakan tersebut untuk dijadikan input kepada direksi dalam mengambil keputusan. Dalam hal proses kontrol terhadap risiko - risiko penyelenggaraan DC, perusahaan menempatkan fungsi ini pada departemen internal audit, guna melakukan analisa dan memberikan rekomendasi - rekomendasi untuk mengantisipasi risiko - risiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan aktivitas operasional sebuah DC. Evaluasi terhadap risiko penyelenggaraan DC dilakukan setiap 6 bulan sekali berdasarkan variabel - variabel yang ditetapkan, yang meliputi semua aktivitas - aktivitas vital DC yang berpengaruh pada proses pengelolaan aset. sebagaimana yang tercantum dalam tabel berikut :
43
TABEL 4.1 Variabel Penilaian Risiko Perusahaan
No.
Faktor Resiko
1
Suasana yang berhubungan dengan etika dan tekanan
2
Kompetensi, kecukupan dan integritas pegawai
3
Ukuran harta, likuiditas, atau volume transaksi
4
Kerumitan Operasi atau mudah berubahnya kegiatan operasi
5
Dampak dari konsumen dan rekanan
6
Tingkat pemanfaatan komputer untuk pengolahan informasi
7
Penyebaran operasi secara geografis
8
Kecukupan dan keefektifan pengendalian internal
9
Berbagai perubahan organisasi, operasi, teknologi, atau ekonomi Dukungan terhadap temuan pemeriksaaan atau tindakan perbaikan yang
10 dilakukan
Sumber : PT Paragon Technology And Innovation
44
TABEL 4.2 ICQ Penilaian Risiko DC - Umum No
CONTROL QUESTION UMUM
1
Tidak ada rangkap pekerjaan atau jabatan.
2
Administrasi berjumlah minimal 2 orang
3
Pembagian kerja antara 2 administrasi telah dilakukan dengan benar sesuai kaidah pengendalian.
4
Karyawan memiliki job-desk secara tertulis, mengerti dan memahami pekerjaan yang harus dilakukan.
5
Karyawan mengetahui peraturan umum perusahaan dan konsekuensinya.
6
Karyawan mematuhi jadwal kerja, jam masuk dan keluar.
7
Setiap karyawan memiliki kemampuan/kompetensi untuk menyelesaikan pekerjaan sebagaimana yang tertera dalam job-desk yang dimiliki.
Sumber : PT Paragon Technology And Innovation
45
TABEL 4.3 ICQ Penilaian Risiko DC - Administrasi No
CONTROL QUESTION SISTEM KEADMINISTRASIAN
1
Pemeriksaan record pelanggan sebelum faktur penjualan dibuat.
2
Proses serah terima faktur antara administrasi dan gudang dengan formulir standart.
3
Pembuatan surat jalan (KO) dilakukan sebelum distribusi dilakukan
4
Proses HK dilakukan maksimal 1 hari setelah pengiriman untuk pengiriman dalam kota dan maksimal 7 hari untuk pengiriman luar kota.
5
Penjurnalan penjualan dilakukan maksimal 1 hari setelah pengiriman.
6
Proses serah terima faktur piutang pelanggan antara administrasi dan kolektor dengan formulir standart.
7
Hasil penagihan diserahkan maksimal pkl. 09.00, esok hari pasca penagihan dilakukan untuk dalam kota dan atau pasca kembali dari luar kota.
8
Seluruh uang hasil penagihan diserahkan oleh kolektor kepada administrasi beserta dengan formulir laporan hasil harian penagihan dan diperiksa kesesuaiannya oleh administrasi.
9
Sisa faktur piutang pelanggan yang gagal ditagih diserahterimakan kembali
46
dengan administrasi dengan formulir standart. 10
Proses pelunasan tagihan di data komputer dilakukan setiap hari.
11
Proses pelunasan tagihan via retur di data komputer dilakukan bersamaan dengan proses barang retur diterima dan tercatat di gudang sebagai persediaan.
12
Penjurnalan buku jurnal umum dilakukan pada hari yang sama ketika proses pengolahan retur dilakukan.
13
Pembayaran giro dari pelanggan telah mencantumkan nama dan rekening perusahaan.
14
Pencatatan kas harian diselesaikan setiap hari.
15
Penjurnalan buku penerimaan kas dilakukan pada hari yang sama.
16
Penjurnalan buku pengeluaran kas dilakukan pada hari yang sama.
17
Pengajuan panjer sesuai dengan prosedur yang berlaku.
18
Bukti pengeluaran kas diarsip bersamaan dengan kas harian.
19
Semua transaksi kas keluar memiliki bukti pengeluaran kas
20
Brankas selalu terkunci dan PIN hanya diketahui oleh administrasi
21
Uang kas tidak melebihi ambang batas yang ditetapkan untuk disimpan
22
SO Kas dilakukan setiap hari dan setiap akhir bulan
23
SO faktur piutang dilakukan setiap akhir bulan
24
Sistem administrasi konsinyasi dikerjakan seluruhnya, stock opname
47
konsinyasi dilakukan dan hasil perhitungan konsinyasi dikeluarkan setiap bulannya. 25
Pengiriman dokumen kas harian, hasil harian penagihan, surat jalan dan hasil HK secara rutin ke pusat sesuai jadwal yang ditetapkan.
26
Pemeriksaan Kilometer mobil dicatat pada formulir standart dan dilaporkan setiap bulan.
27
Pengarsipan dilakukan dengan rapih dan sesuai dengan standart yang berlaku terhadap dokumen sebagai berikut ; CO, Surat Jalan,
Faktur
Piutang Pelanggan, Nota Titip Faktur, Nota retur, Hasil HK, Hasil input penagihan, Faktur merah penerimaan barang, Faktur Non Jual, Faktur Konsinyasi, Faktur Batal, Berita Acara, Slip transfer, Bukti Ekspedisi, Kas harian, Laporan bensin, Formulir NOO, Faktur Penjualan TL, Arsip Pindah Gudang, Arsip Absen Karyawan.
Sumber : PT Paragon Technology And Innovation
48
TABEL 4.4 ICQ Penilaian Risiko DC - Persediaan No
CONTROL QUESTION SISTEM PERSEDIAAN (GUDANG)
1
Proses serah terima untuk seluruh transaksi barang masuk atau keluar gudang dilakukan sesuai dengan prosedur yang di tetapkan, yaitu : proses penerimaan barang dari ekspedisi, proses penyerahan barang ke tim distribusi, proses penyerahan barang ke tim promosi. Dan semua proses menggunakan dokumen komputer sebagai proses otorisasi pengeluaran barang maupun penerimaan barang.
2
Pengarsipan dokumen serah dan terima dilakukan dengan rapih dan sesuai prosedur, meliputi dokumen : Faktur Hijau, Nota Retur, Surat Jalan, Pindah Gudang, Faktur Merah penerimaan barang, Faktur Non Jual, Faktur SJB.
3
Penataan barang dilakukan dengan rapih.
4
Kebersihan gudang terjaga.
5
SO random dilakukan setiap pekan.
6
SO Full dilakuan setiap akhir bulan.
7
Pemisahan penempatan barang retur, jual, dan non jual.
8
Sterillisasi area gudang dari pihak yang tidak berkepentingan.
49
9
Tidak ada penempatan barang diluar area gudang.
10
Serah terima barang dilakukan diluar area gudang.
Sumber : PT Paragon Technology And Innovation
TABEL 4.5 ICQ Penilaian Risiko DC - Ekspedisi No
CONTROL QUESTION SISTEM EKSPEDISI
1
Supir dalam kondisi sehat dan tidak dalam pengaruh obat-obatan dan sejenisnya.
2
Pemeriksaan kelengkapan kendaraan sebelum mulai bekerja.
3
Service kendaraan secara berkala.
4
Serah terima barang dilakukan dengan pihak gudang, baik mengambil maupun mengembalikan barang gagal/batal hantar dengan dokumen yang standar.
5
pengeluaran biaya atas proses distribusi dilaporkan setiap hari beserta dengan sisa uang panjer yang dibawa.
6
Laporan harian supir dikerjakan setiap hari.
50
Hasil evaluasi atas penilaian risiko dilaporkan kepada direksi bersamaan dengan rekomendasi - rekomendasi yang dibutuhkan, untuk selanjutnya dievaluasi dan diolah oleh direksi untuk diambil langkah - langkah strategis dan kebijakan dalam mengantisipai dan meminimalisir risiko yang ada.
3.
Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Pelaksanaan unsur aktivitas pengendalian oleh perusahaan dilakukan
melalui rangkaian aktivitas yang meliputi kategori otorisasi transaksi, pemisahan fungsi, supervisi, pencatatan akuntansi dan pengendalian akses. 1.
Pengendalian Fisik Proses pengendalian Fisik menyangkut pada pengendalian fisik
atas persediaan, dokumen dan catatan. Perusahaan melakukan beberapa aktivitas pengendalian untuk memastikan pengendalian fisik dilakukan dengan baik dan meminimalisir terjadinya kerugian karena kegagalan aktivitas maupun karena kecurangan. Aktivitas pengendalian fisik yang telah dilakukan meliputi : 1) Pengaturan tata letak barang gudang secara rapih dan tertib. 2) Menempatkan seorang penjaga untuk melakukan pengawasan terhadap gudang. 3) Proses otorisasi oleh pejabat yang berwenang atas setiap pengeluaran barang gudang. 51
4) Proses investigasi terhadap setiap selisih persediaan dilakukan oleh personil independent diluar personil gudang. 5) Setiap proses adjutment atas selisih telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang. 6) Proses control terhadap pengeluaran barang dagang konsinyasi. 7) Dokumen aktif penjualan berupa faktur penjualan, buku jurnal, hardcopy dokumen dari transaksi – transaksi penjualan yang masih dalam proses memiliki tempat penyimpanan khusus dan terlindungi. 8) Aktifitas backup data komputer dilakukan rutin setiap hari secara otomatis untuk melindungi data softcopy seluruh transaksi. 9) Serah terima dilakukan atas seluruh aktivitas perpindahan dokumen antar personil atau bagian.
2.
Sistem Otorisasi Transaksi dan Supervisi Sistem otorisasi transaksi dilakukan untuk mencegah orang yang
mengesahkan transaksi mempunyai kendali atas aset perusahaan. Otorisasi suatu transaksi dan penanganan aset terkait oleh orang yang sama meningkatkan kemungkinan kecurangan dalam perusahaan Penerapan sistem otorisasi transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan sebagai berikut :
52
1) Persetujuan atas kredit dan penangguhan pemenuhan kredit dilakukan oleh pejabat yang berwenang. 2) Otorisasi atas pengeluaran kas ditetapkan dan dibatasi pada nilai nominal tertentu berdasarkan pada tingkat jabatan. 3) Revisi atas data persediaan hanya boleh dilakukan atas persetujuan pejabat yang berwenang. 4) Penghapusan dan revisi data transaksi hanya boleh dilakukan atas persetujuan pejabat yang berwenang. 5) Proses otorisasi oleh pejabat yang berwenang atas setiap pengeluaran barang gudang diluar penjualan. 6) Otorisasi terhadap perubahan atas catatan pembukuan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
Semua proses otorisasi atas suatu transaksi yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang dilengkapi dengan pemberian paraf persetujuan atau pembuatan berita acara perubahan apabila proses yang dilakukan menyangkut perubahan terhadap data atau catatan transaksi. Proses supervisi aktivitas operasional DC dilakukan oleh KDC (Koordinator Distribution Center), KDC melakukan kontrol terhadap seluruh proses aktivitas transaksi. Evaluasi terhadap aktivitas operasional DC dilakukan setiap hari, pekanan dan bulanan oleh KDC.
Dalam 53
menjalankan fungsi kerjanya, KDC di supervisi oleh Sekretariat KDC yang berada di Kantor Pusat berdasarkan laporan rutin dan laporan dari hasil audit internal. Supervisi yang dilakukan terhadap KDC, KDC wajib membuat laporan – laporan yang terkait aktivitas DC yang dipimpinnya untuk disampaikan kepada Kantor Pusat sebagai berikut : 1) Laporan Bulanan Laporan bulanan berisi laporan aktivitas DC selama 1 bulan terkait laporan keuangan, aktivitas penjualan dan aktivitas Marketing 2) Laporan Mingguan Laporan Mingguan berisi laporan aktivitas DC selama 1 pekan terkait evaluasi terhadap aktivitas operasional yang terdiri dari 5T, yaitu : 1) Tercetak
: Semua pesanan pelanggan telah tercetak.
2) Terturunkan
: Semua pesanan pelanggan telah diturunkan
3) Terhantar
: Semua pesanan telah dihantar
4) Tertagih
: Semua Piutang yang jatuh tempo telah ditagih.
5) Terjual
: Perkembangan penjualan dalam 1 pekan
3) Laporan Harian Laporan Harian berisi laporan aktivitas DC Selama 1 hari yang hanya menyangkut data aktivitas dari 5T.
54
4) Things To Do Today Laporan rencana kerja aktivitas KDC setiap harinya.
Bila melihat dari aktivitas proses pelaporan yang dilakukan KDC, instrument untuk sistem evaluasi dan control atas rencana Kerja telah ada dan berjalan dengan baik, konsistensi dan komitmen menjadi pekerjaan selanjutnya untuk memastikan pengendalian internal ini tetap berjalan.
3.
Pemisahan Tugas dan Pengendalian Akses Pemisahan tugas dan pengendalian akses telah dilakukan
perusahaan sebagai upaya pengendalian internal atas seluruh aktivitas operasional DC. Proses pemisahaan tugas dan pengendalian akses yang telah dilakukan yaitu : 1) Pemisahan tugas antara personil yang menginput data barang masuk kedalam komputer dengan yang melakukan pencatatan pada jurnal penerimaan barang. 2) Pemisahan tugas antara personil yang membuat customer order dengan yang membuat faktur penjualan (otorisasi kredit) dan yang mencatat jurnal penjualan. 3) Pemisahan tugas antara yang bertanggungjawab membuat nota retur dan yang mencatat pada jurnal umum. 55
4) Pemisahan
tugas
antara
administrasi
yang
menerima
pembayaran dan mencatat kas harian penerimaan dengan yang mencatat jurnal penerimaan kas maupun dengan yang bertanggungjawab menyimpan uang. 5) Pemisahan tugas antara administrasi yang mencatat jurnal pengeluaran kas dan yang mengeluarkan kas, mencairkan giro dan menyimpan bukti pembayaran. 6) Pengendalian akses terhadap penyimpanan aset dan catatan akuntansi.
4.
Unsur Informasi dan Komunikasi Analisa terhadap unsur informasi dan komunikasi dilakukan terhadap
sistem informasi dan akuntansi (SIA) dalam siklus pendapatan yang meliputi proses penjualan kredit, penjualan tunai, sistem piutang usaha/penerimaan kas, sistem pengeluaran kas dan sistem retur penjualan. Tahapan yang dilakukan dalam analisa sistem informasi dan akuntansi mencakup deskripsi proses dan identifikasi kelemahan atas proses - proses tersebut .Adapun sistem informasi dan akuntansi yang berjalan pada PT Paragon Technology and Innovation - Distribution Centre (DC) Jakarta adalah sebagai berikut :
56
A.
Proses Penjualan Kredit/Tunai Proses penjualan kredit/Tunai meliputi semua aktivitas yang terjadi
dalam transaksi penjualan, mulai dari proses penerimaan pemesanan dari pelanggan hingga proses pencatatan pada sistem akuntansi. proses penjualan melibatkan bagian Salesman, Administrasi, Gudang, Ekspedisi dan Kasir. Fakta - fakta sistem terkait proses aktivitas penjualan terangkum dalam tabel sebagai berikut : Tabel 4.6 Fakta - Fakta Proses Penjualan Tunai/Kredit. No
Keterangan
Pelaksana
1
a. Menerima order dari customer b. Membuat customer order dengan computer.
Administrasi 1
2
a. Memeriksa Catatan Kredit Administrasi 2 b. Apabila tidak disetujui, pending order c. Konfirmasi ke toko d. Apabila disetujui buat Faktur Penjualan (5 rangkap) dengan komputer. e. Mendistribusikan berkas : B. FP kuning diberikan kepada administrasi 3 C. FP putih, merah, biru dan hijau diserahkan kepada gudang. f. Melakukan proses serah terima dan slip serah terima di file.
3
a. Melakukan penurunan barang dan pengemasan barang pesananan berdasarkan FP dari administrasi 2. b. Membuat Surat Jalan (4 rangkap) dan menyatukan bersama dengan FP. c. Mendistribusikan FP dan SJ. 2. SJ Hijau sebagai arsip gudang.
Gudang
57
3. SJ merah, putih, kuning dan FP putih, merah, biru, hijau diserahterimakan dengan ekspedisi. 4
a. Ekspedisi melakukan proses pengiriman barang berdasarkan dokumen FP dan SJ dari gudang. b. Penjualan kredit : barang terkirim, FP merah diserahkan ke pelanggan, FP putih, hijau, SJ putih, kuning dan merah dibawa kembali dan diserahkan ke administrasi 2. c. Penjualan tunai : barang terkirim, FP putih diserahkan ke pelanggan, FP merah, hijau, SJ putih, kuning, merah dan uang pembayaran dibawa kembali dan diserahkan ke administrasi 3. d. Barang gagal kirim baik tunai atau kredit, barang dikembalikan ke gudang dan dokumen diserahkan ke administrasi 2. Catatan : • Proses kredit ke point 5 dan 6. • Proses tunai ke point 7, 8 dan 9
5
a. Menerima FP (kredit) dan SJ dari hasil proses ekspedisi. Administrasi 2 b. Melakukan proses Hasil Kirim (HK) dengan komputer. c. Mendistribusikan dokumen : 1) FP hijau, putih, SJ merah dan putih diberikan kepada akunting. 2) Dokumen HK dan SJ kuning dikirim ke kantor pusat.
6
a. Melakukan proses pencatatan pada jurnal penjualan. b. Mendistribusikan dokumen : SJ putih dan merah diberikan kepada administrasi 2 untuk di file. FP hijau diberikan ke gudang untuk di arsip. FP putih diberikan kepada administrasi 3 untuk disatukan dengan FP kuning kemudian disimpan hingga jatuh tempo pembayaran.
7
a. Menerima FP, SJ dan uang dari ekspedisi. Administrasi 3 b. FP hijau, SJ merah, kuning dan putih diberikan kepada administrasi 2. c. FP merah dan uang dibuatkan laporan hasil harian penagihan. d. Laporan hasil harian penagihan diserahkan kepada administrasi 1.
Ekspedisi
Akuntansi
58
e. Menyerahkan uang/cek/giro ke Kasir. f. Mencatat penerimaan pada kas harian penerimaan. g. FP merah dan FP kuning (yang disimpan sebelumnya) disatukan dan diarsip. 8
a. Menerima FP hijau, SJ merah, kuning dan putih dari administrasi 3. b. Melakukan proses Hasil Kirim (HK) dengan menggunakan komputer. c. Mendistribusikan dokumen : • Dokumen HK dan SJ kuning dikirim ke kantor pusat. • SJ merah dan putih diarsip. • FP hijau diserahkan ke gudang untuk diarsip.
9
Kasir menerima uang dari administrasi 3 dan menyimpannya dalam brankas.
Administrasi 2
Kasir
59
Bagan alir (flowchart) dari sistem akuntansi penjualan kredit/tunai pada DC Jakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 Bagan Alir Proses Penjualan Kredit/Tunai (Administrasi) 60
Gambar 4.3 Bagan Alir Proses Penjualan Kredit (Gudang - Ekspedisi) 61
Gambar 4.4 Bagan Alir Proses Penjualan Tunai (Gudang - Ekspedisi) 62
Gambar 4.5 Bagan Alir Proses Penjualan Kredit (Administrasi - Akuntansi) 63
Gambar 4.6 Bagan Alir Proses Penjualan Tunai (Administrasi - Kasir) 64
Keterangan
:
CO
: Customer Order
RP
: Retur Penjualan
FP
: Faktur Penjualan
SJ
: Surat Jalan
DO
: Delivery Order
HK
: Hasil Kirim
B.
Sistem piutang usaha/penerimaan kas Sistem piutang usaha/penerimaan kas meliputi semua proses yang
terjadi dalam transaksi pengelolaan piutang usaha dan penerimaan kas hasil dari proses penjualan. Dimulai dari proses pemilahan piutang pelanggan yang jatuh tempo oleh administrasi, penagihan piutang oleh kolektor, penerimaan kas, hingga proses pencatatan penerimaan kas pada sistem akuntansi. Sistem ini melibatkan bagian administrasi, kolektor, kasir dan akuntansi. Pembayaran pelanggan bisa dilakukan melalui kolektor yang datang menagih atau proses transfer langsung melalui bank. Dalam pembahasan ini penulis melakukan proses analisa pembayaran via kolektor. Untuk instrument pengurangan piutang usaha dapat berupa pembayaran uang/cek/giro, selain itu ada instrument lain seperti retur penjualan, biaya materei, sewa counter, listing fee, partisipasi diskon dan sebagainya.
65
Fakta - fakta proses piutang usaha/penerimaan kas terangkum dalam tabel sebagai berikut : Tabel 4.7 Fakta - Fakta Proses Piutang Usaha/Penerimaan Kas No
Keterangan
Pelaksana
1
a. Menyiapkan faktur penjualan (FP) yang sudah jatuh tempo. b. Menyiapkan FP putih dan kuning, catat pada formulir serah terima faktur. c. FP putih yang telah dicatat diberikan kepada kolektor. d. FP kuning dan formulir serah terima faktur disimpan.
Administrasi 3
2
a. Melakukan penagihan kepada pelanggan berdasarkan FP putih. b. Pelanggan membayar lunas, FP Putih diserahkan kepada pelanggan. c. Uang/Cek/giro pembayaran yang diterima dibuatkan laporan hasil harian penagihan. d. Uang/Cek/giro dan laporan hasil harian penagihan diberikan kepada administrasi 3. e. Apabila pelanggan membayar tidak lunas, FP Putih diserahkan kembali ke administrasi 3.
Kolektor
3
a. Menerima uang/cek/giro,laporan hasil harian penagihan Administrasi 3 dan FP putih yang gagal tagih, dicocokkan dengan formulir serah terima faktur dan FP kuning yang disimpan sebelumnya. b. Menyatukan FP putih gagal tagih dan FP kuning untuk kemudian disimpan kembali. c. Memproses uang/cek/giro, FP kuning lunas, dan laporan hasil harian penagihan, mencatatnya pada kas harian penerimaan dan buku cek/giro d. Uang/cek/giro diserahkan ke kasir untuk disimpan dan dicairkan. e. FP kuning lunas disatukan dengan laporan hasil harian penagihan dan diserahkan ke administrasi 1.
66
4
a. Melakukan pelunasan/pembaharuan data piutang usaha Administrasi 1 dengan menggunakan komputer berdasarkan FP kuning dan laporan hasil harian penagihan dari administrasi 3. b. Dokumen pelunasan, FP kuning dan laporan hasil harian penagihan diserahkan ke akunting.
5
a. Mencatat pada jurnal penerimaan kas berdasarkan dokumen pelunasan, laporan hasil harian penagihan dan FP kuning. b. Laporan hasil harian penagihan dan FP kuning dikirimkan ke kantor pusat.
Akuntansi
67
Bagan alir (flowchart) dari sistem akuntansi piutang usaha /penerimaan kas DC Jakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Bagan Alir Proses Piutang Usaha/Penerimaan Kas (1) 68
Gambar 4.8 Bagan Alir Proses Piutang Usaha/Penerimaan Kas (2) 69
Gambar 4.9 Bagan Alir Proses Piutang Usaha/Penerimaan Kas (3) Keterangan FP
:
: Faktur Penjualan 70
C.
Sistem biaya/pengeluaran kas Sistem biaya/pengeluaran kas meliputi semua proses yang terjadi
dalam transaksi pengeluaran kas untuk biaya - biaya DC. Dalam aktivitasnya Distribution Centre hanya mencatat dan mengalokasikan pengeluaran kas sebatas penggunaan untuk biaya - biaya operasional dan marketing DC sedangkan untuk aktivitas beban dan kewajiban diproses dan dicatat oleh kantor pusat. Otorisasi pengeluaran pengeluaran kas DC ada pada KDC, setiap pengguna kas harus mengajukan kepada KDC untuk kemudian diperiksa kesesuaian dengan budget dan limit approval yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. adapun fakta - fakta terkait proses pengeluaran kas dan limit approval dari sistem pengeluaran kas terlihat pada tabel berikut : Tabel 4.8 Fakta - Fakta Proses Biaya/Pengeluaran Kas. No
Keterangan
Pelaksana
1
a. Memeriksa permintaan pengeluaran kas dan biaya yang diajukan. b. Apabila sesuai limit, memberikan persetujuan ke kasir untuk memproses. c. Apabila tidak sesuai limit, mengajukan persetujuan ke kantor pusat.
KDC
2
a. Memproses pengeluaran kas berdasarkan persetujuan dari KDC. b. Mencatat pengeluaran pada kas harian pengeluaran kas
Kasir
3
a. Mencatat transaksi pada jurnal pengeluaran kas
Akuntansi 71
Bagan alir (flowchart) dari proses pengeluaran kas DC Jakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 4.10 Bagan Alir Proses Biaya dan Pengeluaran Kas 72
Tabel 4.9 Batas Persetujuan Pengeluaran Kas Limit
Approval
≤ Rp 1.000.000
KDC
> Rp 1.000.000 ≤ Rp 15.000.000
Sekretariat
> Rp 15.000.000
Direktur Operasional
D.
Sistem Retur Penjualan Sistem retur penjualan meliputi semua proses yang terjadi dalam
aktivitas retur penjualan di DC. Perusahaan memiliki kebijakan untuk menerima semua retur penjualan yang dilakukan oleh pelanggan, apapun kondisi dari item/barang retur penjualan tersebut dan dapat digunakan untuk memotong piutang pelanggan. Retur penjualan hanya dapat dipergunakan untuk memotong piutang usaha dengan merek yang sama dan tidak berlaku pemotongan piutang usaha antar merek item, misal ; Retur Wardah untuk memotong piutang Wardah dan retur penjualan produk Putri untuk memotong piutang Putri, tidak berlaku pemotongan piutang usaha antar produk tersebut. Secara prosedur, barang retur diambil oleh ekspedisi pada saat pengantaran ke toko, namun dalam beberapa kondisi pelanggan kerap pula menitipkan barang retur kepada salesman. 73
Tabel 4.10 Fakta - Fakta Proses Retur Penjualan No
Keterangan
Pelaksana
1
a. Menerima barang retur dari pelanggan b. Membuat nota retur manual c. Mendistribusikan nota retur : • Nota merah ke pelanggan • Nota putih dan kuning diserahkan ke gudang
Ekspedisi
2
a. Menerima nota retur dari ekspedisi b. Membuat retur penjualan dengan komputer c. Mendistribusikan retur penjualan : • RP merah diserahkan ke akunting • RP putih dan kuning ke administrasi • RP hijau, nota putih dan kuning di arsip
3
Mencatat transaksi retur pada jurnal umum
4.
Menyatukan RP putih dan kuning dengan faktur penjualan Administrasi 3 yang dipotong retur, kemudian simpan.
Gudang
Akuntansi
74
Bagan alir dan tabel penjelasan dari proses retur penjualan DC Jakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 4.11 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan 75
Tabel 4.11 Tugas Personil/Bagian dalam Sistem DC No
Bagian/Personil
Tugas
1
Kasir
Mengelola kas DC, menerima dan mengeluarkan kas DC.
2
Administrasi 1
Menerima semua pesanan pelanggan dan melakukan proses pelunasan/pembaharuan data piutang pelanggan dengan komputer.
3
Administrasi 2
Memeriksa catatan kredit, membuat faktur penjualan, mendistribusikan ke pihak terkait dan melakukan proses konfirmasi pengiriman barang.
4
Administrasi 3
Mengelola faktur penjualan (piutang usaha), menerima faktur dan uang pembayaran dari kolektor, membuat laporan hasil harian penagihan tunai dan melakukan proses pencatatan pada kas harian penerimaan.
5
Akuntansi
Mencatat semua transaksi pembukuan yang meliputi ; jurnal penjualan, jurnal umum, jurnal penerimaan kas, dan jurnal pengeluaran kas.
6
KDC
Bertanggungjawab terhadap seluruh proses operasional dan pengelolaan aset DC.
7
Kolektor
Melakukan proses penagihan kepada pelanggan
8
Ekspedisi
Melakukan pengantaran barang pesanan pelanggan dan mengambil retur penjualan.
9
Gudang
Bertanggungjawab dalam pengelolaan persediaan barang dagang dan seluruh proses aktivitas penyiapan barang pesanan pelanggan.
76
5.
Unsur Pengawasan (Monitoring) Pengawasan dilakukan sebagai proses yang memungkinkan kualitas desain
dari pengendalian internal dan operasinya berjalan. Dalam mengakomodir hal ini perusahaan telah memiliki departemen internal audit yang berfungsi memastikan semua fungsi kontrol terhadap pengelolaan aset perusahaan secara umum terkendali. Internal audit bertugas untuk melakukan analisa, pemeriksaan, pengujian atas proses pengendalian operasional DC, pengelolaan aset, maupun kebijakan yang dikeluarkan dalam pengelolaan sebuah DC. Hasil analisa kemudian dijadikan rekomendasi kepada manajemen untuk dilakukan perbaikan – perbaikan sistem dan kebijakan yang diperlukan. Dalam proses pengawasan terhadap DC, internal audit perusahaan melakukan proses – proses audit reguler yang dilaksanakan 2 kali dalam setahun yang meliputi pemeriksaan audit sebagai berikut : 1. Audit persediaan 2. Audit piutang 3. Audit kas dan setara kas 4. Audit biaya 5. Audit operasional 6. Audit ketaatan
77
Selain dilakukan internal control 2 kali dalam setahun, pengawasan terhadap DC dilakukan dengan cara melakukan kontrol rutin terhadap semua proses dokumen transaksi yang terkait dengan aktivitas aset perusahaan. DC diwajibkan untuk mengirimkan dokumen – dokumen transaksi untuk kemudian diperiksa secara berkelanjutan oleh internal audit.
Tabel 4.12 Dokumen Softcopy DC dalam Pemeriksaan Rutin
Data Softcopy
Waktu Pengiriman
Pembukuan dan Jurnal
Setiap Hari
Laporan Rekonsiliasi Bank
Setiap Hari
Buku Giro
Setiap Hari
Kas Harian
Setiap Hari
Tabel 4.13 Dokumen Hardcopy DC dalam Pemeriksaan Rutin
Data Softcopy
Waktu Pengiriman
Hasil Harian Penagihan
Setiap Pekan
Dokumen Pelunasan Piutang
Setiap Pekan
Dokumen HK dan Surat Jalan Kuning
Setiap Pekan
78
Pemeriksaan audit rutin melalui aktivitas yang berjalan bagi perusahaan dinilai paling efektif untuk dilakukan bila melihat pada fakta bahwa kondisi data dan kualitas SDM yang dimiliki oleh perusahaan sangat rentan untuk terjadinya kehilangan data, unvalid data dan penghancuran data baik sengaja maupun tidak disengaja. Pengawasan secara rutin pada proses berjalan juga dapat mencegah timbulnya masalah di awal proses sehingga diharapkan dititik akhir validitas dan akurasi data dapat dicapai. Hasil pengawasan rutin oleh internal audit dilaporkan kepada direksi setiap pekan dan setiap bulannya dilaporkan progress atas perbaikan – perbaikan yang telah dilakukan.
B.
Evaluasi dan Kendala Pengendalian Internal Pelaksanaan sistem pengendalian internal di PTI Tidak luput dari kendala
atau permasalahan yang menghadang, kendala - kendala tersebut menyebabkan tidak maksimalnya fungsi pengendalian yang dilakukan, bahkan pada beberapa variabel kendala - kendala tersebut sangat signifant dan berpengaruh besar terhadap kualitas pengendalian maupun kualitas dari data yang dihasilkan. Adapun Evaluasi dan kendala - kendala yang berhasil penulis analisa dalam pelaksanaan pengendalian internal di PTI adalah sebagai berikut :
79
1.
Evaluasi dan Kendala dalam Lingkungan Pengendalian Pelaksanaan unsur lingkungan pengendalian yang telah dilakukan oleh
perusahaan secara konseptual sudah mendukung proses terciptanya pengendalian yang baik, namun dalam pelaksanaanya belum sepenuhnya mampu menghasilkan efek control maksimal sebagaimana yang diharapkan. hal ini terkait masih ada kendala - kendala yang ditemukan dalam aplikasinya sebagai berikut : a. Kemampuan kelas middle manager yang belum merata dalam hal proses leading dan coaching sebagai upaya pengembangan nilai - nilai integritas
dan
etika
sehingga
sosialisasi
kultur
perusahaan
perkembangannya tidak merata. b. Kendala dalam merubah paradigma dan kebiasaan SDM, terutama personil lama/senior yang berada wilayah transisi perkembangan perusahaan, kerap kali prosedur yang ada terkendala pelaksanaannya karena kebiasaan dan cara kerja lama yang sulit berubah. c. Sistem pengelolaan SDM yang belum terstandarisasi baik secara administratif, sistem grading, maupun aturan - aturan terkait pengelolaan SDM lainnya. d. Minimnya ketersediaan SDM di pasaran yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan sehingga perusahaan belum mampu menyediakan SDM SDM sesuai kualifikasi kompetensi pada sektor - sektor yang vital.
80
e. Belum
adanya
sistem
yang
mampu
memastikan
tercegahnya
kemungkinan kolusi antar karyawan yang merupakan keluarga. Kondisi ini terlihat dari ditemukannya personil yang merupakan 1 keluarga dalam satu lingkar proses aktivitas yang dapat memunculkan conflict of interest.
Catatan keuntungan dalam permasalahan ini adalah perusahaan sangat menyadari bahwa unsur lingkungan pengendalian sangat erat kaitannya dengan sebuah proses panjang dari pembentukan budaya kerja. Pendekatan struktur organisasi dan kebijakan terhadap sumber daya manusia bisa saja dilakukan secara cepat namun dalam hal pengembangan nilai integritas, etika, filosofi dan gaya operasi manajemen sangat bergantung pada kemampuan personil didalamnya dalam membentuk kultur, merubah paradigma dan mengembangkan cara berpikir. Secara umum perusahaan telah mampu melakukan pendekatan lingkungan pengendalian meski harus tetap diimbangi proses perbaikan yang dibutuhkan untuk antisipasi kendala yang ada.
2.
Evaluasi dan Kendala dalam Penilaian Risiko Secara teori, konsep penilaian risiko yang dilakukan oleh Perusahaan
sudah cukup mengakomodir bagi perusahaan untuk melakukan identifikasi risiko 81
- risiko yang ada, namun dalam implementasi tindak lanjut atas risiko - risiko tersebut, perusahaan belum mampu melaksanakan secara maksimal dikarenakan kendala dan keterbatasan yang ada. Proses analisa terhadap aktivitas penilaian risiko dalam proses operasional DC penulis fokuskan kepada analisa risiko - risiko yang relevan dengan aktivitas pelaporan keuangan (Financial Risk Assessment) yang umumnya terkait dengan hal - hal yang dapat memungkikan salah saji material pada laporan keuangan DC. Hasil analisa yang telah dilakukan menemukan hal – hal signifikan yang dapat menimbulkan potensi terjadinya risiko kecurangan dalam proses pelaporan keuangan sebagai berikut : 1) Sistem pencatatan masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan program open-office spreadsheet (sejenis microsoft excel) dan belum menggunakan program piranti lunak akuntansi. 2) Tidak dilakukannya penggiliran fungsi pembukuan secara periodik. Fungsi pembukuan ditangani oleh 1 orang yang telah bertugas lebih dari 15 tahun di perusahaan dan tidak dilakukan proses rotasi secara berkala. 3) Bukti – bukti pembukuan belum dilakukan proses file yang rapi dengan sistem atau aturan tertentu. 4) Tenaga akuntansi yang ada belum memadai, baik secara jumlah maupun kualifikasi kompetensinya. Kondisi ini berakibat pada banyaknya 82
temuan salah saji immaterial dan material yang pada satu kondisi dapat menyebabkan keragu-raguan dalam mengidentifikasi kecurangan. 5) Tidak adanya catatan persediaan baik dalam bentuk buku besar persediaan maupun kartu gudang sebagai alat control persediaan.
Bila melihat tingginya perkembangan perusahaan dengan tingkat pertumbuhan 70% / Tahun maka kondisi - kondisi diatas memiliki probabilitas yang cukup besar untuk dapat terjadinya risiko kecurangan apabila tidak ditangani secara cepat dan tepat. Dalam proses penanganan risiko, perusahaan terkendala pada 3 hal utama sebagai berikut : 1) Masih belum rampungnya pembuatan program piranti lunak akuntansi untuk mengakomodir semua transaksi perusahaan. Perusahaan mengambil kebijakan untuk mengembangkan sendiri program Enterprise Resource Planning (ERP) dengan pertimbangan proyeksi kemudahan dan efisiensi di masa depan bila dibandingkan mengambil solusi penggunaan piranti lunak yang tersedia di pasaran. 2) Tidak terpenuhinya kebutuhan SDM yang berakibat pada pertumbuhan jumlah personil tidak mampu menyesuaikan dengan pertumbuhan aktivitas perusahaan, efeknya banyak aktivitas – aktivitas yang seharusnya dilakukan untuk meminimalisir risiko pada akhirnya tidak dilakukan karena keterbatasan SDM. 83
3) Terjadinya pertumbuhan signifikan dan cepat tidak berimbang dengan percepatan perbaikan manajemen dan sistem operasional.
Hasil analisa penulis mengindikasikan bahwa perusahaan telah mengambil kebijakan untuk melakukan peningkatan standarisasi proses di setiap aktivitas yang selama ini belum terstandarkan dan memperketat fungsi supervisi terhadap semua aktivitas aset perusahaan sebagai upaya penanganan risiko di tengah kendala – kendala yang ada.
3.
Evaluasi dan Kendala dalam Aktivitas Pengendalian Perusahaan cukup concern dalam menilai urgensi aktivitas pengendalian,
hal ini terlihat dari upaya - upaya yang telah dilakukan dalam mengantisipasi titik - titik aktitivas yang memungkinkan terjadinya hal - hal yang dapat menyebabkan kehilangan aset atau kegagalan dalam pengelolaan aset. Pengendalian fisik dilakukan mulai dari fokus pada penataan barang gudang, memastikan keamanan penjagaan, hingga pengaturan otorisasi pada setiap perubahan - perubahan terhadap persediaan. Pengendalian fisik juga mencakup pada keamananan dokumen - dokumen pendukung baik hardcopy maupun softcopy. Kelemahan materil yang berhasil di analisa dalam proses aktivitas pengendalian fisik, diantaranya : 84
1) Tidak dilakukan proses pembuatan kartu persediaan. 2) Penjagaan yang dilakuan tidak terlalu ketat sehingga beberapa kesempatan gudang dapat diakses oleh orang – orang diluar personil gudang. 3) Proses stock opname masih dilakukan oleh personil gudang (orang yang memiliki penguasaan fisik atas barang) kondisi ini mengakibatkan validitas hasil stock opname menjadi lemah. 4) Dokumen pasif belum memiliki sistem standarisasi, baik metode pengarsipan maupun penyimpanan dokumen sehingga secara jangka panjang dokumen tersebut rentan terhadap kerusakan maupun kehilangan. 5) Tidak ada personil khusus yang menangani proses pengelolaan dokumen – dokumen transaksi. Setiap personil memproses arsipnya masing – masing yang berisiko terjadi pelenyapan data catatan untuk kepentingan tertentu.
Kelemahan materil yang terjadi dapat mengakibatkan tujuan dari aktivitas pengendalian fisik tidak dapat tercapai dan rentan terhadap terjadinya kecurangan maupun kerugian perusahaan, akibatnya operasi bisnis perusahaan dapat terganggu. Dalam hal sistem otorisasi dan transaksi, persetujuan dan penangguhan kredit telah dilakukan oleh personil yang telah ditentukan, meski dalam implementasinya ada kondisi dimana hal ini masih rentan terhadap kemungkinan penayalahgunaan wewenang, proses otorisasi kredit oleh pejabat DC (KDC) 85
hanya dilakukan pada pengajuan kredit baru, sedangkan untuk penangguhan kredit , otorisasi KDC diperlukan pada saat proses penangguhan bermasalah. Dalam hal supervisi dan kontrol terhadap aktivitas DC sudah cukup lengkap untuk memastikan pengendalian berjalan dengan baik, konsistensi dan komitmen menjadi kendala yang kerap menghambat proses supervisi. Pada proses pemisahan tugas dan pengendalian akses penulis melihat ada kelemahan pada tidak adanya fungsi pembatasan akses pada program komputer DC yang membatasi administrasi berdasarkan otoritas dan wewenangnya. kondisi ini berakibat pihak – pihak yang memiliki akses terhadap komputer program dapat melakukan aktivitas yang bukan otorisasinya.
4.
Evaluasi dan Kendala dalam Informasi dan Komunikasi Berdasarkan analisa bagan alir proses penjualan tunai dan kredit,
penerimaan dan pengeluaran kas, serta bagan alir proses retur penjualan dalam sistem informasi dan akuntansi, ada beberapa titik kelemahan dalam prosesnya adalah sebagai berikut : a.
Sistem Penjualan 1) Proses kontrol atas catatan kredit dan persetujuan kredit sepenuhnya ada pada administrasi 2, kondisi ini memungkinkan administrasi 2 memegang otoritas untuk meluluskan semua pengajuan kredit yang masuk, layak atau tidak layak. 86
2) Tidak ada catatan persediaan yang dimiliki oleh gudang, gudang juga tidak memiliki kartu stock persediaan untuk mengkontrol aktivitas tiap item barang yang keluar. 3) Sistem pengarsipan yang ada tidak berjalan dengan baik dan tidak ada proses cross-check antara administrasi dengan gudang terkait faktur – faktur penjualan yang sudah atau yang belum di proses. 4) Tidak ada dokumen serah terima antara gudang dan ekspedisi, yang memungkinkan dapat terjadi beda pengakuan jumlah barang yang diserahterimakan apabila ada permasalahan dikemudian hari. 5) Tidak ada dokumen serah terima antara gudang dan ekspedisi untuk merecord semua barang yang gagal/batal kirim oleh ekspedisi. 6) Kasir tidak memiliki catatan atas uang penjualan tunai yang masuk dari administrasi 3.
b. Sistem Penerimaan Kas 1) Uang hasil penagihan diserahkan melalui administrasi 3 terlebih dahulu untuk kemudian diserahkan ke kasir untuk disimpan, kondisi ini memungkinkan administrasi 3 untuk menggelapkan uang pembayaran dan memanipulasi data piutang. 2) Kasir tidak memiliki catatan atas uang hasil penagihan yang masuk dari administrasi 3. 87
3) Pencatatan buku giro dilakukan oleh administrasi 3, kondisi ini dapat memungkinan terjadinya penggelapan giro, terutama giro – giro yang tidak ditulis nama dan nomor rekening tujuan oleh pelanggan.
c.
Sistem Pengeluaran Kas dan Retur Penjualan Analisa terhadap sistem pengeluaran kas dan retur penjualan tidak menemukan kelemahan – kelemahan pengendalian, proses pengeluaran kas terpusat
pada
persetujuan
KDC
sehingga
meminimalisir
terjadinya
pengeluaran kas tanpa otorisasi. Pada sistem retur penjualan juga tidak ditemukan kelemahan – kelemahan pada siklus prosesnya, namun kelemahan yang mungkin terjadi dalam proses penanganan retur adalah kurangnya kontrol terhadap pengelolaan barang retur pada saat pasca proses administratif yang ada di gudang.
5.
Evaluasi dan Kendala dalam Pengawasan Fungsi pengawasan (monitoring) yang dilakukan perusahaan melalui
departemen Internal Audit secara sistem telah mengakomodir terhadap fungsi pengawasan yang dibutuhkan. Dalam suatu proses pemeriksaan reguler DC, komposisi personil audit yang bertugas terdiri atas 4 - 6 orang yang bekerja selama 2 - 3 pekan dengan diawali proses perencanaan hingga keluar laporan hasil 88
pemeriksaan, untuk proses pemeriksaan reguler seperti ini komposisi personil audit cukup memadai namun dalam proses pengolahan data pemeriksaan rutin atas data - data yang dikirimkan oleh DC ke Kantor pusat, jumlah personil audit tidak cukup mampu menangani kondisi data yang ada. Kendala dan kelemahan terkait fungsi pengawasan adalah sebagai berikut : a) Kurangnya SDM internal audit dalam melapis kebutuhan fungsi kerja pengawasan dan pengolahan data rutin. Jumlah SDM audit tidak sebanding dengan luas area dan besar aset yang dikelola. b) Tidak meratanya kompetensi internal audit yang dimiliki. c) Minimnya pelatihan - pelatihan audit sebagai pengembangan keahlian dan kompetensi. d) Masih ditemukan salah saji material maupun validitas data yang lemah dari sumber data yang berakibat juga pada lamanya proses pengolahan data di internal audit. e) Fungsi pengawasan masih sepenuhnya bertumpu pada internal audit. f) Lambatnya tindak lanjut atas rekomendasi internal audit yang dilakukan oleh DC karena berbagai faktor bawaan dari masing - masing DC.
89
