BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1 Sekilas Mercycorps Mercy Corps merupakan lembaga swadaya masyarakat internasional nirlaba yang bekerja di tengah bencana, konflik, kemiskinan serta ketidakstabilan kronis dengan tujuan untuk melepaskan potensi masyarakat yang dapat memenangkan perjuangan melawan sesuatu yang sulit untuk di lalui. Sejak tahun 1979, Mercy Corps telah memberikan bantuan uang sebesar $1 milyar guna membantu 100 bangsa. Dengan dibantu oleh staff dari kantor pusat di Amerika Utara, Eropa serta Asia, organisasi sosial tersebut memperkerjakan sekitar 3.400 tenaga kerja dari seluruh dunia dan mencakup lebih dari 14.400 juta orang di lebih dari 35 negara. Sejak lebih dari lima tahun yang lalu, lebih dari 90 persen sumber daya dari organisasi tersebut telah dialokasikan secara langsung pada program-program untuk menolong orang-orang yang membutuhkan. Sejak beroperasi pada tahun 1999 di Indonesia, Mercy Corps telah berjuang memusatkan perhatian pada penyebab akar terjadinya kemiskinan, dengan meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat akibat korban bencana dan konflik, masyarakat perkotaan serta penduduk tepi pantai. Berdasarkan Nota Kesepahaman (MOU) dengan Departement Sosial, dan berdasarkan legilitas dari Sekretaris Negara pada tahun 1999, Program terkini Mercy Corps adalah promosi
pengembangan perekonomian yang berkesinambungan melalui program terpadu, pelatihan keterampilan menuju kemandirian dan program yang bertujuan untuk meningkatkan kondisi kehidupan masyarakat yang rawan, khususnya dengan memusatkan perhatian pada kesehatan, gizi dan pengembangan lingkungan bagi masyarakat golongan bawah. Mercy Corps telah melaksanakan beberapa program di beberapa daerah kantong kemiskinan perkotaan di Jakarta, Pulau Jawa (Yogyakarta), Sumatera Barat serta Riau, Bengkulu dan Lampung dan juga Kepulauan Maluku di Ambon, Haruku dan Kepulauan Saparua serta Pulau Seram. Sebagai tindak lanjut dari bantuan tanggap darurat Mercy Corps terhadap masyarakat korban bencana Tsunami pada tahun 2005, program bantuan dan rehabilitasi tersebut telah berubah menjadi program perkembangan ekonomi dan masyarakat dalam jangka panjang pada beberapa kelurahan pilihan di Aceh bagian Utara, Barat dan Pusat. Pada tahun 2006 dan 2007, usaha pertolongan darurat telah berkembang dengan tujuan untuk membantu masyarakat korban bencana gempa yang terjadi di Jawa Tengah dan korban bencana banjir di wilayah kota Jakarta pada tahun 2007, serta tim Mercy Corps memberikan bantuan kepada korban bencana gempa alam di Sumatera Barat pada bulan Maret 2007. Tujuan Strategis Program Mercy Corps untuk periode tahun 2007 sampai dengan 2009 yaitu pertama meningkatkan investasi dari pemerintah, masyarakat, dan sektor swasta (dalam bentuk uang dan barang/jasa) yang merupakan hasil usaha secara langsung dari Mercy Corps (dalam bentuk uang dan barang/jasa), kedua meningkatkan dan memperbaiki usaha ekonomi bagi kelompok masyarakat
sasaran, ketiga meningkatkan status kesehatan, nutrisi, dan kebersihan dari target grup dengan cara memperkuat kemampuan pemerintah, lembaga publik dan swasta, serta komunitas untuk menanggapi prioritas masalah kesehatan tersebut, keempat meningkatkan kapasitas organisasional dan staf Mercy Corps untuk memberikan kepemimpinan yang kuat, mendesain dan mengimplementasikan, mengatur, memantau dan mengevaluasi, serta belajar dari program. Pada saat ini Mercy Corps memiliki beberapa kantor utama (dengan beberapa kantor perwakilan setempat) yang tersebar di bagian barat, pusat dan timur wilayah Indonesia yakni Jakarta (DKI Jakarta), Banda Aceh (Nanggroe Aceh Darussalam), Meulaboh (Nanggroe Aceh Darussalam), Ambon (Maluku), Padang, Riau, Bengkulu dan Lampung (Sumatra) dan Yogyakarta (Jawa Tengah). Lebih dari 400 staf nasional dan internasional Mercy Corps menerapkan program dengan obyektif tersebut, yang telah membantu lebih dari 1.000.000 orang Indonesia. Mercy Corps berada di Indonesia untuk menangani akar permasalahan dari kemiskinan, yang dengan demikian meningkatkankan mutu kehidupan masyarakat perkotaan, pantai dan yang terkena dampak bencana dan konflik. Program Mercy Corps di Indonesia yang dimulai pada tahun 1999 mengupayakan kesinambungan pengembangan ekonomi melalui program usaha mandiri dan pelatihan keahlian; dan meningkatkan kondisi kehidupan masyarakat rentan dalam krisis, dengan penekanan pada bidang keamanan pangan, kesehatan dan gizi untuk masyarakat miskin.
Mercy Corps bekerja di tengah bencana, konflik, kemiskinan dan penderitaan untuk menampilkan potensi manusia dalam menghadapi kesempatan yang sangat terbatas. Sejak tahun 1979, Mercy Corps telah menyediakan dana sebesar $1 milyar untuk bantuan terhadap masyarakat di 81 negara. Pada saat ini, organisasi dengan 2100 stafnya di seluruh dunia membantu 7 juta jiwa di 35 negara. Lebih dari 92% dari sumber daya organisasi ini memberikan bantuan secara langsung kepada program-program yang membantu mereka yang membutuhkan. Program tengah dilaksanakan di daerah-daerah Jakarta dan sekitarnya, beberapa daerah di Jawa, Sumatra Barat disamping Riau, Bengkulu dan Lampung selain kepulauan Maluku yaitu Ambon, kep. Haruku dan Seram. Sebagai bagian dari upaya pemulihan dan bantuan untuk daerah yang terkena dampak tsunami pada akhir tahun pada bulan Desember 2004, sebuah program lain dimulai di daerah Aceh Utara dan Barat. Baru-baru ini bantuan darurat juga telah disediakan untuk kabupaten Bantul di Jawa Tengah yang terkena dampak terbesar gempa bumi pada akhir Mei 2006. Akhir-akhir ini, bantuan darurat juga meliputi: bantuan bagi korban banjir di Jakarta pada Februari 2007 dan gempa bumi yang melanda beberapa wilayah di Sumatera Barat.
4.1.2 Visi, Misi dan Logo Mercycorps Visi dan Misi
Mercy Corps hadir untuk meringankan penderitaan, kemiskinan dan penindasan dengan membantu membangun masyarakat yang aman, produktif dan adil. Logo
4.1.3 Nilai Dasar Mercycorps •
Kami menjunjung hak asasi dan harga diri dalam hidup manusia.
•
Kami
mengagumi
ketahanan ketahanan
manusia
dan
percaya
pada
kemampuan masyarakat untuk berkembang dan tidak hanya bertahan hidup. •
Nilai-nilai nilai spiritual dan kemanusiaan kami mendorong kami untuk bertindak
4.1.4 Kegiatan Mercycorps Di seluruh dunia, jutaan manusia yang tidak berdaya terjebak dalam keadaan-keadaan keadaan yang tidak layak. Akan tetapi mereka bukan merupakan korban masa kini; merekalah pahlawan hari esok yang memiliki kekuatan untuk mengubah masyarakat mereka sendiri. Mercy Corps bekerja di tengah konflikkonflik konflik dan bencana tersulit di dunia untuk membebaskan potensi mereka untuk melawan kesulitan yang tidak terbayangkan. Yang kami kerjakan adalah pemulihan bencana, pengembangan engembangan ekonomi dan inisiatif masyarakat madani. m
Berikut merupakan pelaksanaan program Mercy Corps berikut fokusnya di Indonesia: 1. Kesehatan: Nutrisi dan Lingkungan Hidup Fokus program adalah meningkatkan
kesehatan dan status gizi ibu anak
dengan mengubah perilaku kesehatan, pilihan makanan dan meningkatkan keadaan
lingkungannya. Program seperti SEhat NYaman Untuk Masyarakat
(SENYUM), Healthy Start/ Keselamatan Anak dan Healthy People Prosperous Places (HP3)
atau Lingkungan Sehat Masyarakat Mandiri (LESTARI)
bermaksud untuk meningkatkan ekonomi dan keadaan lingkungan perkotaan; sementara Healthy Schools Program memerangi penyakit anemia pada 170.000 siswa dan guru di empat propinsi Sumatra , Aceh dan DI Yogyakarta dengan mendidik mereka mengenai perilaku sehat, meningkatkan kondisi lingkungan dan gizi mereka 2. Dukungan dan Pengembangan Ekonomi Fokus utama program adalah upaya pengembangan, pengadaan akses dan layanan ekonomi untuk masyarakat miskin dan terlantar. Program meliputi Financial Access Program di Aceh, Maluku Economic Recovery Program (MERP) dan MICRA di Jakarta. MICRA atau Microfinance Innovation Center for Resources and Alternatives, merupakan sebuah penyedia bantuan untuk sektor keuangan mikro di Indonesia yang waralaba, mandiri berjangka panjang. Fokusnya merupakan pemberian garansi pinjaman bagi LKM melalui proses pengukuran dan bantuan teknis untuk meningkatkan kapasitasnya dan mengurangi resiko pembayaran kembalinya.
3. Bantuan Darurat dan Dukungan Pemulihan Tim ini berlanjut menyediakan bantuan darurat dan dukungan untuk pemulihan cepat daerah yang terkena dampak konflik and bencana alam di Indonesia. Kami telah menangani daerah Aceh pasca tsunami 2004 yang berkembang menjadi Program Aceh dan ikut serta dalam Emergency Capacity Building di Sumatra, juga proyek terkini seperti bantuan darurat untuk Jawa Tengah dan beberapa daerah di Sumatera yang terkena gempa bumi, banjir dan bencana alam lainnya. Bagian ini diperuntukkan bagi mereka yang hendak mempelajari kerja Mercy Corps melalui beberapa dokumen laporan tertulis. Berikut adalah publikasi-publikasi terkini yang dihasilkan oleh Mercy Corps di Indonesia (beberapa di antaranya bekerjasama dengan institusi-institusi lain) yang melaporkan tema spesifik dalam menjalankan berbagai program. Program-program dari Mercy Corps Indonesia adalah sebagai berikut : a. Program Sehat dan Nyaman untuk Masyarakat (SENYUM) Kekurangan gizi (Malnutrisi) dan kesehatan ibu dan anak yang tidak memadai merupakan masalah kronis di Indonesia, dimana pertumbuhan lebih dari 30 persen anak balita terhambat dan 40 persen dari mereka tidak memiliki berat badan yang sesuai di daerah miskin. Kesehatan dan pola makan yang buruk disamping lingkungan yang tercemar dan kekurangan air bersih dan fasilitas terkait mengarah kepada angka kekurangan gizi, diare dan penyakit lain yang tinggi di daerah-daerah kumuh perkotaan.
Serangkaian survei baseline di 17 kelurahan oleh Mercy Corps di daerah intervensi di Jakarta Utara, Pusat dan Barat lebih jauh mengungkapkan besarnya kebutuhan akan sebuah pendekatan berbasis masyarakat menyeluruh dalam mengatasi akar permasalahan malnutrisi anak balita di Jakarta. Survey Mercy Corps tersebut menemukan bahwa jumlah anak antara umur 6 hingga 59 bulan yang pertumbuhan tingginya terganggu adalah 23.5% dan jumlah anak di bawah usia lima tahun yang berat badannya di bawah ideal adalah 24.6%. Mercy Corps melaksanakan sebuah Program yang disebut (SEhat dan NYaman Untuk Masyarakat). Mercy Corps SENYUM Jakarta menerapkan sebuah model intervensi terpadu yang bernama Kampoeng Hijau untuk menggarap masalah malnutrisi dan kesehatan buruk pada anak balita melalui perubahan perilaku pada perorangan, masyarakat dan tingkatan sistem kesehatan. Model ini bertujuan untuk menambah kesadaran perorangan/ masyarakat dan kegiatan untuk menanggapi akar permasalahan malnutrisi seperti pemberian makan, pengamalan kebersihan dan kesehatan sementara menambah akses pada fasilitas sanitasi. Kampoeng Hijau dimaksudkan untuk menimbulkan kesadaran akan kesehatan secara menyeluruh. Disamping menandakan kesehatan seorang anak pada pemetaan pertumbuhan anak Indonesia, kata “hijau” juga melambangkan masyarakat sehat dan sejahtera. Kata “kampoeng” penting untuk menciptakan kebanggaan terhadap tempat dimana mereka hidup dan mempergunakannya untuk menaruh perasaan besaing antara masyarakat untuk menuju status Kampoeng Hijau.
Program SENYUM juga menyediakan bantuan makanan kepada 100 panti asuhan dan membangun kapasitas pengelolaan lembaga tersebut. Usaha pembangunan kapasitas Mercy Corps terfokus pada berbagai permasalahan setiap tahun seperti pengembangan kapasitas organisasi dan pengumpulan dana. Komponen terakhir adalah pendokumentasian dari model Penyimpangan Positif (PD) Hearth yang menggarisbawahi pelajaran yang diterima dan hasil yang dicapai melalui kegiatan bersama Mercy Corps dan pemerintah setempat di perkotaan Jakarta. Pada akhir 5 tahun masa program (2005-2009) kegiatan SENYUM akan berjalan di 11 kelurahan Jakarta dengan jumlah yang melebihi 555.000 jiwa dan akan melayani 100.000 penerima bantuan langsung. Dampak akan diukur melalui survei pertama, menengah dan akhir yang akan dilaksanakan oleh sebuah lembaga berkualifikasi, disamping pemeriksaan berkala oleh staf Mercy Corps. b. Program Pemulihan Pasca Tsunami Pada tanggal 26 Desember 2004, sebuah gempa bumi dahsyat berskala sekitar 9.0 yang bersumber di daerah pantai bagian barat Sumatra menghasilkan gelombang tsunami yang menghancurkan sebagian besar pantai di propinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) mengambil korban setidaknya 124.000 jiwa, dimana lebih dari 100.000 orang dinyatakan hilang dan mengakibatkan setidaknya 550.000 orang kehilangan tempat tinggalnya. Mercy Corps yang telah segera beroperasi di Aceh sejak tanggal 28 Desember 2004 ini tengah menjalankan berbagai program senilai kurang lebih $21 juta melalui program tunai untuk kerja (Cash for Work), program-program
dukungan terhadap kepulangan dan pemulihan setiap desa, rehabilitasi penghidupan, akses keuangan dan revitalisasi sosial. Sejak bulan Januari 2005, Mercy Corps telah mempekerjakan penduduk 87 desa di Aceh melalui proyek Tunai Untuk Kerja (Cash-for-Work) yang menekankan pembersihan dan rekonstruksi fasilitas infrastruktur dan penghidupan masyarakat. Walaupun telah behasil menambah pemasukan bagi penerima bantuannya, CfW telah perlahan dikurangi untuk kembali memberikan ruang kepada mata pencaharian yang tradisional. Strategi Mercy Corps digerakkan oleh filosofi dimana seluruh upaya rekonstruksi dan pemulihan harus menjawab kebutuhan masyarakat sesungguhnya yang dikemukakan oleh pribadi dan masyarakat itu sendiri. Berdasarkan prinsip ini, berikut adalah program-program yang tengah dijalankan di kedua daerah konsentrasi kerja kami, yaitu di Kecamatan Aceh Besar berikut kota Banda Aceh dan kecamatan Aceh Barat dan Meulaboh: Pada mulanya Mercy Corps mengidentifikasi segmen masyarakat yang segera dapat dipulangkan dengan fasilitas yang terbaik untuk membantu proses pemulangannya. Program Pemulihan atau Recovery menyediakan bantuan untuk keluarga yang kembali dalam bentuk peralatan, hibah tunai kepada masyarakat dan keluarga-keluarga pribadi pada periode Januari hingga Agustus. Program kini telah mengalami trasnsisi menjadi Program Pembangunan Masyarakat atau Community Development Program, yang bekerja melalui struktur desa dan perencanaan partisipatif untuk menolong masyarakat mengidentifikasi dan memprioritaskan proyek-proyek infrastruktur, fasilitas masyarakat yang baru,
perbaikan sarana kebersihan dan air dan inisiatif yang mendukung pemulihan sosio-ekonomi di tingkat desa dan kecamatan. Mercy Corps tengah bekerjasama dengan masyarakat untuk membangun kemampuan mereka dalam mengidentifikasi kebutuhan mereka di berbagai sektor (dengan fokus kepada wanita dan anak-anak), menciptakan jaringan dengan pemerintah setempat yang aktif terlibat dalam usaha rekonstruksi, pengutamaan transparansi dan akuntabilitas dan menaruh dasar sebuah masyarakat madani yang kuat. Program Penghidupan atau Livelihoods Program melaksanakan beberapa jalur aktivitas untuk membantu para keluarga, masyarakat, perkumpulan dan usaha kecil yang terdiri dari pemberian hibah tunai, penyediaan perlengkapan dan peralatan dan dukungan teknis. Sektor-sektor yang dibantu terdiri dari: pertanian, kehutanan, budidaya perairan dan perikanan yang merupakan sumber penghasilan dari sekitar 70% dari masyarakat pantai di Aceh yang terkena dampak tsunami. Tujuan program adalah untuk menyediakan kesempatan perekonomian informal, pemulaian kembali usaha berbasis masyarakat dan pemulihan penghidupan. Program Revitalisasi Sosial atau Social Revitalization mendukung mekanisme upaya pemulihan sosial dan budaya di masyarakat yang kembali. Mercy Corps bekerjasama dengan lembaga pendidikan dan keagamaan, liga olahraga pemuda, kelompok seni dan budaya, dan struktur kesehatan ibu dan anak. Pembagian peralatan olah-raga dan masjid, antara lain, mendukung pemulihan struktur sosial dan kehidupan masyarakat.
Program Akses Keuangan atau Financial Access bertujuan untuk mendukung pemulihan ekonomi Aceh dengan membantu sektor usaha kecil, jadi mendorong pengadaan lapangan kerja jangka panjang dan memperkuat pelaku ekonomi setempat. Pada mulanya program memfasilitasi akses terhadap pinjaman komersial untuk usaha yang terkena dampak tsunami yang membutuhkan dana untuk memulihkan atau mengembangkan usaha mereka. Program bermaksud untuk mengembangkan aktivitas kami dalam memberikan pelatihan dan bantuan teknis terhadap bank komersil setempat dan lembaga keuangan mikro untuk membantu mereka melayani usaha masyarakat kecil sampai ke masa depan. Kami juga berencana untuk memberikan bantuan lebih besar terhadap usaha di sektor kunci ekonomi. Program Pemulihan Tsunami beroperasi di dua kantor program yaitu di Banda Aceh dan Meulaboh serta mendapat bantuan dari kantor pendukung di Medan, Sumatra Utara. Masih banyak program-program baru yang dilakukan oleh Mercy Corps Indonesia untuk membantu Masyarakat di Indonesia yang kekurangan maupun terkena musibah seperti Banjir, Gempa, tsunami dan lain-lain. c. Program Pengembangan Aceh Yakni
Meningkatkan
kemakmuran
ekonomi,
kemakmuran
sosial,
pemerintahan di masyarakat target. Pada tanggal 26 Desember 2004, gempa bumi besar dengan pusat gempa di Samudera India, hanya 150 kilometer dari provinsi Aceh, menimbulkan terjadinya tsunami dahsyat yang menghantam Indonesia di bagian utara pulau Sumatra. Tsunami menghancurkan populasi masyarakat di pesisir pantai provinsi Aceh dan
menghancurkan institusi dan asosiasi penting bagi kebutuhan utama masyarakat baik dalam aspek keagamaan, budaya, dan ekonomi, dan membuat proses pemulihan menjadi panjang dan sulit. Untuk itu, Mercy Corps memusatkan kegiatan programnya untuk mendukung mereka yang selamat dari bencana agar kembali ke desa asal, memulihkan kegiatan ekonomi, dan menguatkan kepemimpinan lokal serta jaringan pemerintrahan bagi masyarakat ini. Setelah tiga tahun bekerja di Aceh, Mercy Corps memiliki harapan ke depan, beralih dari bantuan tanggap darurat dan memusatkan kegiatan pada program pengembangan ekonomi, menguatkan kapasitas lokal yang lebih baik dan meningkatkan kesehatan anak-anak baik dalam konteks paska-bencana maupun paska-konflik. Program Pengembangan Masyarakat memberikan penguatan kapasitas bagi masyarakat dan para pemimpin lokal dengan membangun infrastruktur sosial dan ekonomi melalui proses prioritisasi masyarakat yang partisipastif dan mobilisasi. Program Ekonomi menciptakan lapangan kerja, meningkatkan produktifitas dan memperlengkapi badan usaha untuk mengetahui kebutuhan setempat di Aceh. Inisiarif yang dilakukan saat ini meliputi terciptanya sistem pasar-beras bagi produsen lokal dari Aceh, prosesor dan penjual; meningkatkan persaingan pasar di kalangan badan usaha setempat melalui informasi pasar; dan memperluas akses keuangan bagi usaha mikro, kecil dan menengah yang belum tersentuh. Program Inisiatif Pemerintah Lokal bermitra dengan pemerintah lokal, LSM dan Organisasi Kemasyarakatan untuk melaksanakan pelatihan dan kegiatan pengembangan kapasitas bagi pemerintah lokal untuk keberlanjutan program agar
meningkatkan perencanaan alokasi biaya guna menunjang penyediaan pelayanan umum dan perubahan positif di masyarakat sasaran. Sejak 2007, Mercy Corps juga melaksanakan Program Sekolah Sehat Aceh untuk meningkatkan perilaku sehat dan bersih dari 20,000 anak-anak di 150 Sekolah Dasar yang tersebar di Nagan Raya dan Aceh Tengah. Akar permasalahan dari anemia diketahui melalui serangakaian intervensi yang meliputi pembagian susu kedelai, peningkatan infrastruktur air bersih dan sanitasi di sekolah, dan pelatihan para guru untuk bisa memeberikan pelajaran seputar pendidikan kesehatan. Mercy Corps telah bekerja di Aceh sejak 28 Desember 2004 dan akan terus melaksanakan kegiatan hingga 2010. Program Mercy Corps telah membantu lebih dari setengah juta orang di Banda Aceh, Aceh Besar, Aceh Barat, Nagan Raya dan Aceh Tengah di provinsi Aceh. Hingga kini, program Mercy Corps di provinsi Aceh, bekerja sama dengan masyarakat, pemerintah, badan usaha dan LSM lainnya untuk terus membantu masyarakat yang terkena dampak bencana tsunami serta konflik yang terjadi selama 30 tahun. d. Program Sekolah Sehat Aceh Meningkatkan kondisi kesehatan anak-anak dengan menurunkan tingkat anemia serta mengurangi angka infeksi kecacingan. Saat ini, sekitar dua milyar orang di dunia menderita akibat anemia, yang sebagian besar disebabkan oleh kekurangan zat besi, yang menjadikan ini sebagai penyimpangan nutrisi yang lazim terjadi baik di negara yang sedang berkembang maupun yang berkembang. Anemia memiliki dampak yang sangat besar termasuk
menurunnya produktifitas, tingginya morbidity dan kematian dan bagi anak-anak dapat menyebabkan berkurangnya fungsi kesadaran serta daya piker. Di provinsi Aceh pengumpulan data awal menunjukan tingkat anemia pada anak-anak sekolah dasar sebesar 29% di beberapa daerah sample. Tinkgat infeksi kecacingan sebesar 24% dan disertai anemia serta status masalah kesehatan lainnya. Program Sekolah Sehat Aceh Mercy Corps menjawab akar penyebab anemia melalui rancangan program yang terintegrasi guna meningkatkan kesehatan anak-anak: 1. Distribusi susu kedelai dengan kandungan zat besi dan nutrisi penting lainnya. untuk penanganan langsung akan penyakit anemia 2. Perubahan perilaku untuk memperkenalkan pentingnya cuci tangan, penggunaan toilet, jajanan sehat, sarapan di pagi hari dan pencegahan kecacingan secara rutin. 3. Peningkatan infrastrultur air bersih dan sanitasi sekolah untuk mendukung perubahan perilaku dan kondisi kesehatan yang baik secara umum. Pertemuan Sekolah Sehat: Suatu pertemuan telah dilaksanakan guna meninjau kembali hal-hal yang bisa dipelajari dari pengalaman proyek Mercy Corps serupa yaitu “Sekolah Sehat Sumatra” untuk membantu membentuk program Sekolah Sehat Aceh ini.
Merancang kembali materi-materi yang sudah ada:
Kelompok fokus siswa
memberikan masukan terhadap materi-materi yang sudah ada dan disesuaikan dengan aturan serta kearifan lokal Aceh. Pemetaan Sekolah: Titik koordinat untuk tiap sekolah yang ada dalam proyek ini telah ditetapkan. Penandatanganan perjanjian: 72 sekolah di Nagan Raya dan Aceh Tenggah telah menandatangaini perjanjian untuk tahap pertama dari program Sekolah Sehat Aceh. Pengkajian Air dan Sanitasi: Tim Engineering Mercy Corps melakukan pengkajian secara menyeluruh di tiap sekolah target dan membuat rancangan serta kerangka kerja untuk membangun fasilitas cuci tangan dan toilet. Pembentukan komite Kebersihan Sekolah: Tiap sekolah telah membentuk komite Kebersihan Sekolah yang telah dilatih untuk mengatur dan mengawasi infrastruktur air bersih & sanitasi; baik pendanaan dan rencana kerja sehubungan dengan proyek ini. Program ini akan mencapai 200.000 siswa di Aceh. Tahap pertama akan bekerja di 72 sekolah di Aceh Tengah dan Nagan Raya. Program Sekolah Sehat Aceh ini bekerja sama dengan masyarakat, pemerintah setempat, pihak swasta dan organisasi non pemerintah lainnya guna meningkatkan kondisi kesehatan anakanak dengan menurunkan tingkat anemia serta mengurangi angka infeksi kecacingan.
e. Proyek Banyu Biru Yakni Meningkatkan akses penyediaan air bersih yang lebih baik dan terjangkau bagi masyarakat miskin perkotaan. Saat ini, keluarga miskin di masyarakat dengan penghasilan rendah tidak bisa mendapatkan akses penyediaan air bersih dengan biaya murah di Jakarta – air dari city’s centralized network. Akibatnya keluarga miskin harus membayar biaya termahal untuk mendapatkan air, karena mereka akhirnya menjadi tergantung pada sumber air bersih termahal (vended air). Keluarga miskin terpinggirkan karena: 1. Biaya koneksi, walaupun pembayarannya tiap bulan (12 bulan), tetap saja Connection fees, even though when paid in 12 month installments, still present a considerable financial investment for households with a low income. 2. Keluarga yang tidak memiliki status legal tidak bisa mendapatkan koneksi yang legal pula. 3. Keluarga yang menyewa sangat reluctant untuk make significant investments, atau tidak dapat koneksi tanpa persetujuan pemilik rumah. Mercy Corps bekerja sesuai tujuan proyek GPOBA dan merefleksi misi ini, terutama untuk membuat sebuah model penyediaan pelayanan perkotaan yang efektif dan terjangkau melalui kemitraan antara masyarakat berpenghasilan rendah, pihak swasta, lembaga donor internasional, dan pemerintah DKI Jakarta termasuk lembaga penyediaan layanan umum (PAM Jaya). Proyek Banyu Biru memusatkan kegiatan untuk meningkatkan akses guna menyediakan sumber air bersih yang terjangkau bagi masyarakat miskin
perkotaan. Selama beberapa bulan pertama, Banyu Biru menjangkau masyarakat dan lembaga-lembaga terkait melalui presentasi dan sosialisasi. Serangkaian kegiatan telah dan akan dilaksanakan: •
Pembuatan profil masyarakat / pemetaan.
•
Identifikasi tokoh dan pelaku utama/organisasi dan kelompok nonformal, dan bentuk keuangan-mikro di masyarakat.
•
Rencana
Pengembangan
Proyek
yang
Partisipatif
termasuk
peran/tanggung jawab dan rencana yang berkelanjutan. •
Dokumentasi formal dari kesepakatan bersama.
•
Pelaksanaan kegiatan.
•
Pelatihan mengenai pegaturan perbaikan biaya / sistem pembayaran.
•
Evaluasi.
Melalui kegiatan pengembangan masyarakat, Banyu Biru: • Sosialisasi keuntungan kesehatan dan ekonomi dari sistem sumber air pipa bagi masyarakat miskin, menciptakan adanya kebutuhan akan air pipa untuk mencapai 10m3/bulan per keluarga. • Membuat profil masyarakat di tingkat RW - sebagai dokumentasi akan lingkungan, sosial-ekonomi, dan kesehatan di tiap area untuk menyediakan informasi yang lebih baik bagi Palyja mengenai kondisi, kebutuhan dan tanggapan masyarakat miskin perkotaan sehubungan dengan sumber air pipa. • Melaksanakan pengkajian kebutuhan partisipatif dengan masyarakat setempat untuk mengetahui kebutuhan akan sistem pembayaran iuran
(mingguan – bulanan). Pengkajian akan kesediaan keluarga untuk pembayaran (harian, mingguan, bulanan), dan pembuatan mekanisme baru untuk pengumpulan iuran akan dilaksanakan untuk memastikan ensure high rates of bill payment in these GPOBA communities. • Mendukung terbentuknya organisasi berbasis masyarakat (panitia air) untuk memastikan operasi sistem jaringan air pipa yang berkelanjutan dengan mencegah adanya sambungan ilegal dan memastikan terciptanya komunikasi dengan KPAM. Mercy Corps bekerja sama dengan PAM Lyonnaise des Eaux (Palyja) untuk mendukung pelaksanaan GPOBA tahap 1 di daerah Jakarta Barat. Poryek ini dijalankan sejak Juni 2008 dan akan berakhir Maret 2009. Proyek ini dilaksanakan di area kerja yang diidentifikasi oleh Palyja sebagai penerima bantuan dari GPOBA: mencakup 10 RW, di 7 kelurahan, di Jakarta Barat dan Jakarta Utara. Jumlah total penerima bantuan dari proyek Banyu Biru adalah sebanyak 4,886 keluarga. Dalam pelaksanaan kegiatan pengembangan masyakarat, proyek Banyu Biru mendukung pelaksanaan infrastruktur dan pendampingan teknis yang dilakukan Palyja. Seluruh keputusan teknis dibuat oleh pihak Palyja. Namun untuk memastika berjalannya pelaksanaan GPOBA dengan baik, Banyu Biru dan Palyja berkoordinasi dan bekerja sama sebagai satu tim di masyarakat berdasarkan tujuan yang sama yaitu meningkatkan akses air pipa kepada masyarakat miskin. f. Lingkungan Sehat Masyarakat Mandiri / Lestari Yakni Meringankan beban lingkungan sembari meningkatkan keuntungan
ekonomi melalui pengujian proyek percobaan yang menguntungkan lingkungan dengan menyediakan pelayanan air, sanitasi dan pengolahan limbah padat. International Development Research Centre (IDRC) mendanai sebuah proyek untuk merespons kondisi ini di kota-kota di Indonesia melalui sebuah proyek yang berupaya untuk mencari manfaat ekonomi dari pengembangan jasa penyediaan air, sanitasi dan pengelolaan limbah padat yang lestari bagi lingkungan. Proyek ini dilaksanakan oleh sebuah Tim Kota yang meliputi keluarga berpenghasilan rendah di tiga daerah pinggiran Jakarta, pemerintah lokal, lembaga pemerintahan, LSM lokal, lembaga pengembangan internasional, institusi penelitian dan Mercy Corps. Tim ini terdiri dari Mercy Corps Indonesia, Urban and Regional Development Institute (URDI), Environmental Services Program (ESP) yang didanai USAID, dan SwissContact-sebuah yayasan nirlaba swasta untuk pengembangan kerjasama. Tim Fokus Kota Jakarta menerapkan sebuah program untuk membantu membangun kapasitas pemerintah, masyarakat dan sektor swasta untuk bekerjasama meningkatkan peluang ekonomi dan mengurangi beban lingkungan di daerah kumuh perkotaan Jakarta. Proyek HP3 berupaya untuk: •
Memahami pengetahuan dan kondisi yang terkait dengan praktek lingkungan saat ini, pelayanan serta pemasaran di bidang air bersih, limbah padat dan sanitasi pada beberapa lingkungan masyarakat miskin di Penjaringan.
•
Mengadakan
pengujian
dan
mengembangkan
intervensi
proyek
percontohan partisipatif yang menunjukkan bagaimana manfaat ekonomis dapat diraih pada tingkat rumah tangga di beberapa lingkungan miskin di Penjaringan, melalui pelaksanaan praktik lingkungan yang bermanfaat. •
Mempengaruhi meningkatkan
kebijakan, praktik
praktek
dan
perekonomian
perencanaan
yang
yang
bermanfaat
dapat
sehingga
meringankan beban lingkungan bagi masyarakan miskin Jakarta Utara. •
Meningkatkan kapasitas tim dan mitra terhadap rencana keikutsertaan, penelitian serta komunikasi dengan melibatkan berbagai aspek proyek HP3 Jakarta. Proyek ini dimulai bulan Juni 2006 dan akan diimplementasikan hingga
Desember 2009 yang memusatkan kegiatannya di tiga RW di Penjaringan, Jakarta Utara. Sebagai pemimpin dari kelompok yang disebut “Tim Kota”, Mercy Corps bekerja sama dengan organisasi lokal dan internasional guna mendukung membangun kapasitas pemerintah daerah dan nasional, masyarakat dan sektor swasta untuk bekerja sama dalam mengidetifikasi dan melaksanakan kegiatan peningkatan peluang ekonomi. g. Proyek Pengurangan Resiko Banjir Yakni Mengurangi permasalahan masyarakat miskin perkotaan di DKI Jakarta melalui dukungan persiapan dan mitigasi, meningkatkan kapasitas mereka dalam menanggapi banjir, dan memperkenalkan perubahan iklim dan pengelolaan sampah. .
DKI Jakarta rawan akan beragam bahaya bencana, terutama banjir, yang memiliki dampak kerusakan bagi kehidupan dan mata pencaharian masyarakat. Banjir yang biasanya merusak kesehatan dan ekonomi di daerah ini disebabkan baik oleh faktor alam maupun akibat ulah manusia, termasuk kondisi geografis Jakarta; kurangnya sistem pengelolaan sampah di masyarakat; dan bertambahnya jumlah daerah kumuh ilegal di sepanjang sungai disebabkan banyaknya masyarakat miskin yang berpindah dari desa. Pemerintah DKI Jakarta sudah melakukan beberapa inisiatif untuk mengurangi dampak banjir, seperti membangun proyek kanal dan saluran pembuangan, termasuk membentuk kelompok pengolahan banjir, namun masih banyak yang harus dilakukan, dan masyarakat sebagai kelompok yang terkena dampak jarang dilibatkan. Mercy Corps membentuk proyek Pengurangan Resiko Banjir ini untuk mendukung mekanisme yang lebih baik di tingkat masyarakat, termasuk menguatkan kapasitas pemerintah setempat. Pengurangan Resiko Banjir merupakan proyek uji yang dirancang berdasarkan pengalaman tanggap darurat ketika terjadinya banjir Jakarta 2007. •
Mengembangkan pendekatan berbasis masyarakat untuk mengurangi resiko
banjir
dan
memperkenalkan
pengelolaan
sampah
yang
berkelanjutan, efektif, dan aman terhadap lingkungan. •
Mendidik dan meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap masalah banjir, penyebabnya, dan dampaknya, termasuk pula perubahan iklim.
•
Menguatkan kapasitas pemerintah setempat dalam mengatur pencegahan dan tanggap terhadap banjir
•
Melakukan advokasi mengenai masalah-masalah yang berhubungan dengan pengurangan resiko bencana dengan mendukung Kerangka Kerja Hyogo untuk Aksi dan Tujuan Pengembangan Milenium (MDG). Untuk melaksanakan kegiatan, Pengurangan Resiko Banjir ini memusatkan
proyek ini pada: •
Melakukan penelitian dan studi terhadap masyarakat sasaran dan lebih spesifik pada dampak banjir yang mereka alami.
•
Memberikan pelatihan kepada masyarakat dan pemerintah setempat.
•
Membuat modul pengembangan kapasitas dan peningkatan kesadaran, termasuk panduan dan dokumentasi.
•
Mobilisasi dan pemberdayaan masyarakat melalui pembentukan komite masyarakat.
•
Memperkenalkan keterlibatan pemerintah, tanggapan, dan keterbukaan.
•
Kegiatan mitigasi skala kecil untuk mengurangi dampak banjir. Melalui kegiatan ini masyarakat diberdayakan untuk membuat rencana
strategi dan aksi mereka sendiri mengenai pengurangan resiko dan dampak banjir serta melaksnakan pengolahan sampah di lingkungan sekitar. Program ini bekerja sama dengan pemerintah agar kesuksesan dari proyek ini bisa ditingkatkan dan direplikasikan di kelompok masyarakat lainnya. Sejak Juni 2008, proyek Pengurangan Resiko Banjir menargetkan 6 RW di Kotamadya Jakarta Barat (Cengkareng Barat dan Rawa Buaya), dengan total penerima bantuan sebanyak 1,000 keluarga atau sekitar 5,000 orang. .
Proyek ini dilaksanakan melalui kerja sama dan kemitraan dengan pemerintah, institusi serta organisasi lain yang memiliki proyek Pengurangan Resiko Bencana di provinsi DKI Jakarta, dan masyarakat sasaran. Kemitraan diciptakan melalui kegiatan di tingkat masyarakat. h. Healthy Start Project Yakni Menciptakan lingkungan layanan kesehatan, kebijakan, dan sosial yang mendukung inisiasi menyusu dini dan pemberian ASI secara eksklusif kepada bayi sejak lahir hingga enam bulan di wilayah urban Jakarta Utara. Di Indonesia, di mana kematian neonatal mewakili lebih dari 75% total kematian anak di bawah lima tahun (balita), satu bayi baru lahir meninggal setiap lima menit (UNICEF statistics, 2006). Salah satu faktor penyebab utama adalah semakin berkurangnya perilaku pemberian air susu ibu (ASI) secara dini dan eksklusif dalam enam bulan pertama kehidupan bayi. Penelitian-penelitian ilmiah di seluruh dunia membuktikan bahwa inisiasi menyusu dalam satu jam pertama setelah bayi lahir dapat mencegah 22% kematian bayi baru lahir (Pediatrics, 2006) dan bahwa 13% kematian anak balita dapat dicegah hanya dengan pemberian ASI secara eksklusif sejak lahir hingga enam bulan (The Lancet, 2003). Data tahun 2006 menunjukkan hanya 40% bayi di bawah usia enam bulan di Indonesia disusui secara eksklusif.
Kondisi di Jakarta Utara lebih buruk dengan hanya 18% bayi mulai disusui dalam satu jam pertama setelah lahir dan hanya 28% bayi di bawah usia enam bulan mendapatkan ASI saja dalam 24 jam terakhir sebelum survei (Mercy Corps
KPC Survey, 2006). Proyek-proyek pengembangan yang pernah dilaksanakan di Indonesia telah berupaya menangani masalah-masalah tersebut namun, biasanya hanya sebagai salah satu komponen dari program promosi gizi secara umum, sehingga gagal mewujudkan peningkatan cakupan perilaku menyusui. Proyek Healthy Start bertujuan membentuk sebuah model perlindungan dan promosi pemberian ASI yang efektif dan berkelanjutan, yang dapat dikembangkan di seluruh Indonesia, dengan: 1. Meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan pelaksanaan inisiasi menyusu dini dan pemberian ASI secara eksklusif di lingkungan pemberi layanan kesehatan; baik milik pemerintah maupun swasta serta di lingkungan rumah tangga dan masyarakat. 2. Menciptakan/memperkuat/melaksanakan
kebijakan-kebijakan
yang
mendukung dan melindungi inisiasi menyusu dini dan pemberian ASI secara eksklusif. Di tingkat pemberi layanan kesehatan, Mercy Corps memfasilitasi pelatihan manajemen dan konseling menyusui untuk para bidan, dan juga membangun kapasitas pemerintah dan Ikatan Bidan Indonesia untuk membangun dan melaksanakan program promosi pemberian ASI yang komprehensif dan berkelanjutan. Di tingkat rumah tangga dan masyarakat, Mercy Corps memfasilitasi pembentukan kelompok-kelompok pendukung untuk ibu menyusui (KPIM) yang dapat dibina secara mandiri oleh masyarakat setempat. Mercy Corps juga
memfasilitasi
kegiatan-kegiatan
kampanye
masal
yang
ditujukan
untuk
membangun dukungan yang lebih besar dari berbagai elemen masyarakat untuk inisiasi menyusu dini dan pemberian ASI secara eksklusif. Di tingkat kebijakan, Mercy Corps bekerja bersama dengan pemerintah lokal
dan
nasional
menciptakan/memperkuat
serta dan
badan-badan mengkomunikasikan
internasional
untuk
kebijakan-kebijakan
pendukung / pelindung pemberian ASI, yang meliputi kebijakan untuk diterapkan di fasilitas layanan kesehatan dan regulasi yang lebih kuat untuk pemasaran produk pengganti ASI. Proyek Healthy Start telah dilaksanakan sejak bulan Oktober 2006 dan akan berakhir pada bulan September 2010. Proyek ini meliputi 270 RW di 4 Kecamatan di Kota Administratif Jakarta Utara, Indonesia. Lebih dari 700,000 jiwa di area pelaksanaan proyek, termasuk 33,000 bayi 0 – 12 bulan dan 237,000 wanita usia subur (WUS), akan mendapatkan manfaat langsung dari pelaksanaan proyek ini. Mercy Corps bekerja sama erat dengan Kementrian Kesehatan Indonesia, Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta, Suku Dinas Kesehatan Kota Administratif Jakarta Utara, dan Ikatan Bidan Indonesia dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek Healthy Start. i. Maluku Economic Recovery Program Yakni Membangun kembali ekonomi dan pemulihan perdamaian di Maluku. Pada awal 1999, kerusuhan masyarakat menyebar cepat dari Ambon,
ibu kota provinsi Maluku ke daerah-daerah lain termasuk ke pulau – pulau sekitarnya. Dari jumlah total populasi penduduk, 2 hingga 2,5 juta orang, diperkirakan sekitar 500,000 orang harus mengungsi akibat konflik ini. Kini, situasi di Maluku membaik dan menuju keadaan normalisasi. Tingkat interaksi antara kelompok masyarakat yang terpisah semakin meningkat dan kini masyarakat berpikir dan berencana untuk perbaikan jangka panjang. Tingkat konsumerisasi dan bidang usaha telah mencapai level tertinggi sejak 1999. Banyak masyarakat pengungsi telah kembali ke daerah asal mereka tapi sebagian besar masih menunggu saat yang tepat bahwa daerah mereka sudah membaik dan kini adalah waktu yang baik untuk kembali di sebagian besar daerah dimana Mercy Corps bekerja. Program yang sedang berjalan, Program Pemulihan Ekonomi Maluku berfokus pada bantuan bagi masyarakat tertinggal, yang menargetkan para pengungsi yang telah kembali dan yang berpindah ke daerah baru termasuk juga masyarakat lokal. Sasaran utama MERP adalah:
Mata pencaharian ekonomi bagi setidaknya 10,000 keluarga di sekitar 40 desa meningkat sebanyak 25% pada akhir program.
Adat-budaya dan hubungan tradisional serta pemimpin antar masyarakat menguat dan mampu menggunakan teknik pemulihan perdamaian sebagai resolusi konflik dalam dan antar desa. Program ini menyatukan inisiatif ekonomi dan pemulihan perdamaian yang
berkelanjutan melalui: infrastruktur ekonomi (jalan setapak, pelabuhan, rumpon
ikan, struktur pengeringan, pasar, dll), pendampingan untuk kelompok masyarakat (peralatanXX, pelatihan Jasa Pengembangan Usaha (BDS) dan pembukuan, akses pasar yang potensial dan/atau lembaga keuangan mikro (MFI), pendampingan teknis (pelatihan, biasanya dinerikan oleh staf pemerintah dan universitas); dan pemulihan perdamaian (kegiatan olah raga, pelatihan fasilitasi dan mediasi, kegiatan yang berhubungan dengan sistem tradisional untuk resolusi konflik). Mercy Corps telah berada di Maluku sejak 2001 dan saat ini sedang melaksanakan program pemulihan ekonomi dan pemulihan perdamaian dua tahun yang didanai oleh Komisi Eropa (European Commission) dan New Zealand Aid. Program ini bertujuan untuk membantu sekitar 10,000 keluarga dan mencakup tujuh kecamatan di empat pulau: Ambon, termasuk ibu kota provinsi; Seram, yang lebih besar dari pulau Ambon; dan pulau kecil Lease yaitu Haruku dan Saparua. Kantor utama ada di kota Ambon dengan satu kantor cabang di Masohi, kota utama di pulau Seram. Pada tahun 2007, Mercy Corps secara konsisten dan aktif berkoordinasi dengan beragam dinas pemerintah untuk memastikan terciptanya proses berbagi informasi,
pengembangan
kapasitas
bagi
staf
pemerintah,
dan
jika
memungkinkan, bekerja sama dengan dinas terkait untuk memaksimalkan dampak yang positif bagi masyarakat target. Mercy Corps telah menandatangani kesepakatan (MOU) dengan pemerintah Maluku Tengah, Seram bagian Timur, dan kotamadya Ambon. Mercy Corps juga bekerja sama dengan dinas terkait seperti perikanan, pertanian, perdagangan termasuk Universitas Pattimura untuk menggabungkan sumber daya bagi peningkatan kepada masyarakat target.
4.1.5 Struktur Organisasi Mercycorps 4.2. Hasil Penelitian 4.2.1. Manfaat dan Fungsi Sharepoint Bagi Lembaga Secara umum didapat bahwa Sharepoint sangat bermanfaat sebagai media komunikasi internal dalam penyebaran informasi dan dapat di fungsikan dengan baik oleh lembaga dan juga karyawan Mercy Corps. Lembaga melihat bahwa sistem komunikasi ini sangat berperan besar bagi kemajuan Mercy Corps. Kenapa? Karena
di rancang sedemikian rupa supaya semua karyawan bisa
mengakses dan mengupload setiap informasi yang berguna untuk kebutuhan dan pengembangan progam. dibuat di setiap field office Mercy Corps sehingga bisa dipastikan semua karyawan Mercy Corps Indonesia bisa memanfaatkan akses ini demi kepentingan Lembaga. Adapun manfaat dan fungsi itu sendiri: 1. Untuk akses informasi semua kegiatan program dan juga kebijakan lembaga 2. Untuk memasukkan hasil data (data entry) yang didapat dari lapangan yang berupa progres report. lesson learned, finding dan juga biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan program beserta kebutuhannya. 3. Untuk melihat progress atau pencapaian program secara keseluruhan. 4. Sebagai akses sharing informasi dan ruang diskusi singkat (local chat room) bagi sesama karyawan terkait dengan kegiatan program dan kebijakan lembaga, atau bisa dikatakan berbagi dokumen antar program 5. Pemutakhiran kegiatan yang telah dilakukan Akses yang mudah selama ada koneksi INTERNET dan selama pengguna terdaftar untuk mengakses .
6. Mempermudah pekerjaan bagi sebagian orang seperti M&E. Dimana mereka harus membuat laporan-laporan. 4.2.2. Email dan Common folder Sebelum Sharepoint menjadi bagian media komunikasi internal Mercy Corps Indonesia maka email dan common folder yang menjadi media komunkasi internalnya, keduanya jelas sangat membantu aktifitas seluruh karyawan Mercy Corps Indonesia karena dapat memberikan informasi yang sangat cepat menembus batas dan waktu. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi muncul produk baru yang lebih lengkap dibanding email dan common folder dalam penggunaannya sebagai media komuniasi internal dalam penyebaran informasi di Mercy Corps Indonesia, yaitu Sharepoint. Namun demikian email dan common folder tidak ditinggalkan tapi hanya dikhususkan penggunaannya, disamping itu lingkungan kerja juga semakin nyaman dengan penggunaan Sharepoint. Email adalah singkatan dari electronic mail atau surat elektronik, yaitu suatu metode untuk membuat, mengirim dan menerima pesan dalam suatu sistim elektronik. Electronic mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di INTERNET. Hal ini karena email merupakan alat komunikasi yang cepat dan murah dengan kata lain email adalah media komunikasi yang digunakan oleh banyak orang dalam berkomunikasi ke seluruh dunia dengan biaya yang sangat murah. Adapun fungsi dari email adalah : 1. Sebagai alat komunikasi untuk pribadi maupun organisasi/perusahaan.
2. Media untuk membangun komunitas on line. 3. Sebagai media penyebaran informasi kebijakan di dalam organisasi. 4. Sebagai media untuk membangun reputasi organisasi. 5. Sebagai media umpan balik sebagai dasar evaluasi organisasi.
Common folder adalah sebuah folder yang ada dalam server Mercy Corps, yang dibuat untuk dapat di akses oleh orang-orang tertentu yang telah mendapat persetujuan si pemilik data yang telah ditempatkan dalam common folder. Common folder sangat bermanfaat sebagai pertukaran data sehingga dapat mengurangi arus lalu lintas yang sering menggunakan email, sehingga kelancaran arus lalu lintas data tetap lancar. Pengguna data hanya perlu mengirim email kepada pengguna lainnya yang berisi nama dan lokasi file di dalam common folder, dan pengguna yang dituju dapat langsung mengambil data tersebut di alamat yang telah ditentukan. 4.2.3 Kelebihan dan kekurangan Email dan Common folder di banding Sharepoint
Sebagai media komunikasi internal, khususnya email, common folder dan Sharepoint
pastinya
mempunyai
kelebihan
dan
kekurangan
dalam
penggunaanya sesuai dengan dasar pengembangan dan perkembangannya, antara lain : 1. Email dan Common folder ditujukan hanya kepada orang tertentu yang terkait dengan informasi yang disampaikan.
2. Email dan Common folder sangat rahasia sifatnya, sehingga tidak dapat di akses kecuali telah mendapat persetujuan dari pemilik data atau pengirim data. 3. Email dan Common folder nilai datanya belum teruji dari evaluasi pihak lainnya terutama orang tertentu yang terkait dengan data tersebut. 4. Email dan Common folder tidak memiliki tampilan yang semenarik seperti INTERNET. 5. Email dan Common folder tidak dapat menimbulkan perasaan kepemilikan yang lebih atas kepemilikan bersama, karena sifatnya yang pribadi dan rahasia, artinya sebagai pengguna secara langsung juga turut membangun keberadaan Sharepoint. 4.2.4. Sharepoint digunakan oleh karyawan Karyawan di Mercy Corps bisa mengakses
dan mereka dengan aktif
menggunakannya dari programatik maupun non programatik. Misalnya untuk kebutuhan laporan, kita bisa mendapatkan informasi dasar hanya dengan membuka tidak perlu bersusah payah mencari Program Managernya ataupun informasi kebijakan-kebijakan yang di buat juga dimasukan dalam . Bagi Staff M&E manfaat sangatlah besar. Mereka bisa dengan tepat waktu menginformasikan laporan kegiatan dari setiap program seperti: 1. Jumlah Masyarakat Layanan pada setiap program yang sudah tercapai 2. Program yang sudah dan sedang dilaksanakan 3. Rencana-rencana kegiatan program
Bagi operasional, kebijakan-kabijakan lembaga di masukan didalam sehingga setiap karyawan bisa melihat atau mengetahui kebijakan-kebijakan terbaru. Ataupun dari HR bisa memasukan form-form baru yang segera efektif digunakan oleh staff. Kebijakan-kebijakan lembaga yang dimasukan dalam
oleh bagian
operasional menunjukan fungsi dan peranannya sebagai arus komunikasi dalam organisasi dengan istilah Downward Communication atau komunikasi kepada bawahan yang pada umumnya komunikasi ini berisi pesan yang berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijakan umum.28 Begitu pula bagian HR sangat terbantu dengan adanya karena bisa memasukan form baru yang langsung bisa digunakan oleh staff, termasuk juga kebijakankebijakan yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan dalam menjalankan tugasnya, sehingga tidak ada lagi alasan belum mengetahui karena sudah dimasukan kebijakan tersebut dalam . Hal ini dapat terlihat dari pernyataan Ibu Farah dalam kesehariannya menjalankan tugas-tugas sebagai Compilance Officer “Akses informasi dari Departemen lain, upload data compliance untuk bisa diakses oleh dept lainnya, semua prosedur keuangan yg ada, procurement, admin dan HR29.
28
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta 2005, hal 108
29
Hasil Wawancara dengan Farah, Desember 2008
Salah satu manfaat dari informasi atasan kepada bawahan ini juga dapat terlihat dari pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Eldo ”mendapatkan informasi mengenai Admin, HR, ProcLog (untuk mendapatkan form2, policy).”30
Begitu pula laporan-laporan hasil kegiatan yang dimasukan dalam oleh karyawan setelah menyelesaikan tugasnya, biasanya laporan yang dimasukan dalam telah terlebih dahulu mendapatkan pengesahan atau persetujuan dari atasan agar tidak salah informasi dan dapat menjadi acuan bagi yang lainnya jika mendapatkan tugas yang sama, komunikasi ini menunjukan fungsi dan peranan arus komunikasi dalam organisasi dengan istilah Upward Communication atau Komunikasi kepada atasan.31 Hal lain yang dapat menunjukan terjadinya Upward Communication atau Komunikasi kepada atasan adalah tentang pengunaan itu sendiri semua karyawan mengatakan sangat penting dan sangat membantu pekerjaannya dengan adanya, namun terdapat banyak kelemahan dalam penggunaan dan pengoperasiaan, kelemahan inilah yang disampaikan oleh karyawan kepada atasan agar
lebih ditingkatkan kemampuannya yang akan
meningkatkan pula kinerja karyawannya, penyampaian inipun juga menggunakan media . Hal ini dapat dilihat dari apa yang dinyatakan oleh Bapak Triyono dalam menjalankan tugasnya ”memasukan hasil data (data entry) yang didapatkan dari lapangan berupa progress report, lessons learned, findings, dan juga biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan program beserta kebutuhannya.” 32 30
Hasil Wawancara dengan Eldo Soplantila, Desember 2008 Ibid,hal 108 32 Hasil Wawancara dengan Triyono, Desember 2008 31
Demikian pula yang dinyatakan oleh Bapak Arianto setiap selesai menjalankan tugasnya dilapangan maka langsung melakukan “Meng-upload photo kegiatan, meng up-load document.” 33 Manfaat dan fungsi yang paling besar dalam penggunaan sebagai salah satu media komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi sesama karyawan dengan istilah Komunikasi Horisontal.34 Hal ini bisa dilihat dari apa yang dikatakan oleh Bapak Triyono dalam menanggapi tujuannya menggunakan :
“Memasukan hasil data (data entry) yang didapatkan dari lapangan berupa progress report, lessons learned, findings, dan juga biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan program beserta kebutuhannya, disamping itu juga untuk melihat progress dan hasil pencapaian program secara keseluruhan dan sebagai akses sharing informasi dan ruang diskusi singkat (local chat room)”35
Demikian pula yang dikatakan oleh Bapak Eldo tentang Manfaat dan fungsi: “Berdasarkan pengalaman di Aceh, Sharepoint cukup membantu saya dalam mendukung pekerjaan saya. Informasi (dasar/umum) yang saya butuhkan bisa didapatkan secara cepat tanpa harus menemui langsung rekan-rekan kerja lainnya; terutama menyangkut M&E dan Program activitiy. Ketika teman-teman program sedang di lapangan, dan informasi yang kita butuhkan harus segera didapatkan, bisa jadi ‘tool’ yang sangat membantu”. 36 Begitu pula dengan apa yang dikatakan oleh Ibu Usye “Mendapatkan data dan informasi yang disimpan di dalam Sharepoint, meng-up-load data dan informasi program ke dalam agar dapat diketahui oleh seluruh Mercy Corps Indonesia”.37
33
Hasil Wawancara dengan Arianto, Desember 2008 Ibid,hal 108 35 Triyono, Ibid 36 Eldo Soplantila, Ibid 37 Hasil Wawancara dengan Usniati Umayah, Desember 2008 34
Lain hal lagi bagi staff Government Liason, akses sangat membantu dalam mempresentasikan kegiatan program Mercy Corps ke stake holder seperti Pemerintahan.”Banyak membantu, apabila Pemerintah Indonesia meminta kemajuan pekerjaan suatu program, pekerjaan saya terbantu dengan adanya Sharepoint.” 38 Demikian pula beberapa tanggapan yang ringan namun sarat makna tentang manfaat dan fungsi antara lain : Ibu Tri dalam tanggapannya menyatakan: “Untuk mencari informasi program dan perkembangan program Mercy Corps yang ada di Jakarta.” 39 Begitu pula Ibu Dewi juga menyatakan “Untuk memasukan data, melihat perkembangan program, mengetahui isyu-isyu seputar program.” 40 Tidak jauh berbeda juga apa yang dinyatakan oleh Ibu Rini “Mengakses data, mengunduh data dan mengunggah data untuk disebarluaskan kepada pengguna.” 41 (Rini) Lain halnya apa yang disampaikan oleh Ibu Ida dengan sisi lainnya yang unik namun masih pantas dan mengena “Untuk mendapatkan informasi terbaru tentang Mercy Corps Aceh..Dan supaya bisa menang undian dan dapat hadiah (disini MEI selalu melakukan undian sekitar 2 bulan sekali, siapa staff yang paling sering buka ).” 42
38
Hasil wawancara dengan Ibu Tri widiaastuti, Desember 2008 Tri Widyaastuti, Ibid 40 Hasil Wawancara dengan Dewi, Desember 2008 41 Hasil Wawancara dengan Rini W. Palupy, Desember 2008 42 Hasil Wawancara dengan Ida Apriani, Desember 2008 39
Hal yang sama juga dinyatakan oleh Ibu Retno ”kita bisa mendapatkan tambahan ilmu hanya tinggal meng - klik Common.” 43 Yang artinya bahwa kedudukan sangat berperan besar bagi karyawan yang jarang ke lapangan untuk melihat kegiatan program, tapi tetap harus tahu dan mengerti sehingga jika ada orang atau lembaga lain yang bertanya maka bisa akan di jawab. Apakah sharepoint bisa menjadi media komunikasi dalam penyebaran informasi? Ya tentu saja hal ini sangat dirasakan oleh karyawan dan management Mercy Corps. Sabagi contoh informasi yang ada didalamnya dapat diniduh oleh karyawan dan digunakan sebagai modul training dan laporan-laporan bulanan. Hal ini diperkuat oleh Eldo yang menyatakan bahwa ” Sangat bisa jika memang digunakan secara aktif oleh semua staff. Untuk saya sebagai communictaion officer, media ini saya manfaatkan untuk membuat modul-modul training dan laporan-laporan internal yang nantinya juga akan digunakan atau dipakai dalam laporan tahunan. Saya juga sangat terbantu dalam pengampilam gambar-gambar kegiatan dilapangan dimana saya tidak bisa mengunjungi semua kegiatan di masyarakat.44 Sebagi Moonitroing and evaluation officer Triyono dituntut untuk berperan aktif dan cepat dalam memberikan informasi kepada rekan-rekan kerjanya, karena hasil yang ia berikan kepada teman-teman harus segera digunakan dilapangan dan begitu pula dengan management sehingga triyono melihat bahwa menngunakan shrepoint dalam penyebaran informasi berlangsung dengan baik dan cepat. Hal ini dinyatakan beliau sebagai berikut:
43 44
Hasil Wawancara dengan Retno, Desember 2008 Eldo Soplantila, Ibid
” Absolutely YES. Bisa menjadi media yang baik dalam menyembarkan informasi programatik yang berguna bagi keberlangsungan program. Jadi teman-teman program bisa tahu informasi terkini mengenai program lainnya.”45
Pernyataan Triyono juga diperkuat oleh dody ” Ya, karena sharepoint menawarkan akses dari satu point of access ke berbagai macam aplikasi atau informasi cukup dalam satu halaman browser. Apapun yang ingin ditampilkan dalam satu portal itu bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Baik dalam bentuk situs intranet, ekstranet, maupun internet.”46
Jadi sharepoint ini cukup baik digunakan oleh organisasi sebagia media komunikasi
internal
dalam
penyebaran
informasi
didalam
lingkunngan
organisasai. Semua informasi yang terkait baik itu program dan non program seperti kebijakan-kebijakan atau pengumuman-pengumunan dapat tersebar dengan baik dan setiap karyawan bisa mengunduh informasi tersebut dengan mudah dan tujuan organisasi bisa tercapai dan juga kebutuhan informasi karyawan bisa terjawab. Namun Sharepoint juga mempunyai kelemahan seperti: 1. Sangat tergantung dengan server. Jika servernya tidak bagus maka tidak bisa digunakan dan akan menjadi “useless”. ” Harus ditunjang dengan system server yang baik agar bisa diakses setiap saat. System server yang buruk membuat Sharepoint sama sekali tidak bisa diakses. Sehingga pada akhirnya menjadi useless”.47
45
Triyono, Ibid Hasil Wawancara dengan Dody, pada Desember 2008 47 Eldo Soplantila, Ibid 46
2. Keamanan informasi dalam belum terjamin sehingga setiap orang bisa sewaktu-waktu mengganti data atau informasi di dalamnya yang menyebabkan pengguna lain sering tersesat dalam mencari informasi yang diinginkan.” belum mempunyai pengaman untuk data yang telah disimpan, sehingga seringkali beberapa data yang telah di unduh, tanpa sadar telah tertimpa dengan simpanan yang terbaru. Setiap orang bisa megunggah dokumen ke folder yang diinginkan, sehingga seringkali pengguna tersesat untuk mencari dokumen tersebut, terlebih bila dokumen tersebut sudah banyak tersimpan dan Belum ada fasilitas ”search”.”48
3.
Seharusnya bisa diakses semua karyawan.”Ada beberapa akses
yang hanya diperuntukkan orang-orang tertentu saja, sedangkan kita tahu namanya aja jadi harus diperuntukkan bagi semua staff tanpa kecuali, bahkan kalo perlu team support yang paling terkecilpun (Office boy)dapat mengakses juga”.49 4. Faktor External juga sangat berpengaruh sehingga terkadang tidak bisa diakses dengan baik. Seperti Pasokan listrik di daerah kemang yang over blast yang membuat sistem server yang ”On and Off” atau turun naik sehingga mempengaruhi proses loading dan uploading data atau informasi. ”Masalah Listrik (black out) dan Konektivitas (up and down conectivity)
48 49
Rini W. Palupy, Ibid Triyono, Ibid
paling sering menjadi kendala yang cukup menggangu, sangat berpengaruh dengan proses loading, down loading, uploading dan save document”. 50 5. Belum adanya moderator yang secara khusus bekerja untuk mengelola . Moderator yang mengatur lalu lintas data yang masuk dan mengamankannya, serta memberikan masukan baik secara teknis maupun non teknis kepada karyawan lainnya dalam memanfaatkan
secara
maksimal. Disamping itu moderator juga akan dapat menyelesaikan kendala yang sifatnya teknis, sehingga dapat meminimalkan kendala yang biasanya terjadi jika masalah listik (black out) dan konektifitas (up and down connectivity) terjadi, moderator pula yang akan didengar oleh pengambil keputusan untuk meningkatkan kemampuan server yang sangat dibutuhkan dalam operasional
dalam peningkatan kemampuan lembaga. “Dalam
Sharepoint harus ada moderator yang menjadi pengatur lalu lintas data dan dokumen yang masuk, sehingga data dan dokumen tersimpan dengan rapi dan tidak membingungkan ketika mengakses”.51 Terkait dengan pentingnya mengangkat moderator yang bekerja secara khusus mengelola Sharepoint, dengan moderator yang mempunyai kemampuan teknis yang khusus pula maka kendala yang timbul akibat kelemahan server akan teratasi. Oleh sebab itulah suatu keharusan dalam mengelola
“Memperbaiki atau meningkatkan kemampuan sistim server
agar lebih mudah diakses”.52
50
Triyono, Ibid Rini W.Palupy, Ibid 52 Eldo Soplantila, Ibid 51
6.
Sangat diperlukan latihan khusus yang dapat menimbulkan
kemampuan
menggunakan
secara
maksimal.
Jika
kemampuan
menggunakan Sharepoint secara maksimal sudah timbul akan dengan sendirinya pemutakhiran data akan terjadi sesuai dengan kebutuhan kerja yang jadi tanggung jawabnya. ”Mendorong karyawan untuk secara aktif dan terus menerus memutakhiran isi”.53 Hal ini dibutuhkan kebijakan khusus yang akan mendorong semua karyawan tanpa kecuali akan meningkatkan kemampuannya untuk dapat memaksimalkan Sharepoint dalam mejalankan tugasnya ”Berikan kebijakan khusus untuk menggunakan Sharepoint”.54 Dari hasil wawancara tersebut diatas ada pertentangan yang sangat tajam antara pengguna secara umum yaitu seluruh karyawan kecuali Made Agustavia, data dan Web Administration. Di satu pihak menyatakan harus adanya moderator yang bekerja secara khusus mengelola untuk mengelola data dan mengamankan serta meningkatkan kemampuan secara berkala, di lain pihak menyatakan bahwa selama ini sudah cukup dalam pengelolaannya bahkan cenderung mudah karena sudah tersedia layanan secara otomatis dalam mengelola dan meningkatkan kemampuan dari pembuat itu sendiri yaitu microsoft. Namun demikian, ada kekurangan dalam mengkomunikasikan dalam upaya penggunaan maksimal baik untuk lembaga maupun karyawan.
53 54
Eldo Soplantila, Ibid Arianto, Ibid
secara
4.3. Pembahasan Sebelumnya Mercy Corps menggunakan media konvensional dalam menyimpan dokumen-dokumennya di share di server ataupun komputer-komputer Pengguna. Permasalahan yang sering dialami bila menggunakan media konvensional seperti email dan common folder adalah kita harus mempunyai dokumentasi dimana dokumen-dokumen tersebut berada, bagaimana cara memberikan sekuriti karena dokumen-dokumen tersebut sangat penting, ataupun bila komputer Pengguna yang ternyata harus di format kita harus membackup dokumen-dokumen dia tersebut, dan masih banyak lainnya yang akan kita alami dengan menggunakan cara sharing konvensional ini. Contohnya: dokumen yang berkaitan dengan formulir monitoring atau panduan-panduan kegiatan. Dulu MERCY CORPS punya common folder, dimana setiap orang bisa akses. Tetapi, common folder itu ada keterbatasan. Semakin lama filenya semakin banyak. Orang-orang bisa memasukan data tanpa kita tahu siapa yang memasukan. Bahkan dokumen yang sudah disimpan hilang atau berubah. Selain itu, common folder tidak memungkinkan sebagai sarana untuk mempercepat pemasukan data rutin (monitoring). Dan sudah saatnya untuk semua data masuk kedalam sebuah database. Jadi data tersebut tersimpan dengan baik di suatu tempat, dan setiap orang yang terdaftar (mempunyai akses) dapat mengakses data atau informasi yang dibutuhkan.
Selain itu, seringkali waktu mengerjakan dokumen secara berkolaborasi berarti dokumen itu harus selalu terbarukan oleh beberapa orang, dan biasanya untuk memberikan perubahan terbaru, dokumen dipertukarkan melalui email.
Beberapa hal kelemahan dari solusi email sebagai komunikasi untuk pertukaran dokumen adalah besarnya bandwith network yang harus dikorbankan karena harus mengirim dokumen-dokumen besar tersebut kedalam email sebagai attachment, dan juga perpindahan dokumen-dokumen mungkin sudah tidak jelas dengan siapakah dokumen terakhir sebenarnya berada. Dengan menggunakan Sharepoint bisa mengetahui versi mana yang paling terakhir dari dokumen-dokumen tersebut, ataupun kita ingin mengetahui perubahan yang dilakukan oleh Pengguna A, setelah itu Pengguna B , ataupun Pengguna Lain yang telah membuat perubahan terakhir.
Selain itu juga, merupakan salah satu media komunikasi yang dipergunakan dalam keberlangsungan aktifitas Mercy Corps Indonesia dalam menjembatani komunikasi antar karyawan dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Sebagai
media
internal
komunikasi
yang
dipergunakan
dalam
keberlangsungan aktifitas Mercy Corps Indonesia dalam menjebatani komunikasi antar karyawan dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Berbagi informasi dalam sebuah organisasi akan digunakan untuk sesuatu yang baik untuk memiliki, dimana penyebaran informasi tersebut menjadi kebutuhan dalam memenuhi tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan dari pembuatan Sharepoint ini adalah untuk menyediakan suatu media sebagai tempat seluruh informasi yang dibutuhkan karyawan untuk kebutuhan program dan laporan dan juga untuk mempercepat proses pekerjaan yang berkaitan dengan pengaksesan dokumen kerja dan penyebaran informasi termasuk didalamnya mempercepat proses data dari mulai dimasukan sampai
dikeluarkan dalam bentuk informasi. Selain itu dengan Sharepoint juga mempermudah dan mempercepat yang bersifat kolaborasi, tidak hanya informasi mengenai perusahaan dan kegiatan masing-masing program melainkan infromasi mengenai kebijakan dan juga sebagai media hiburan dalam hal ini contohnya sesama karyawan bisa ”chating” atau berinteraksi satu sama lain dalam mengomentari suatu data atau informasi atau gambar-gambar yang dimasukan atau ditaruh oleh karyawan lainnya. Maka dapat diharapkan bahwa media ini juga menjadi media interaksi antar sesama karyawan dan akan terjalin koumikasi yang terbuka dengan sesama karyawan dan tentunya seputar pekerjaan. Bagaimana Sharepoint bisa bermanfaat bagi organisasi dalam menyebarkan informasi, yaitu: Pertama Sharepoint sangat penting bagi organisasi dalam hal pengelolaan informasi dan penyebaranya sehingga tujuan akhir dapat tercapai. Melalui Sharepoint di harapkan bahwa semua komponen organisasi bisa menaruh semua informasi yang dinilai penting ataupun kebijakan-kabijakan yang harus diketahui oleh karyawan dengan sangat mudah, sehingga komunikasi bisa terjalin dengan baik Kedua Sharepoint juga merupakan media yang dapat meningkatkan kerjasama dilingkungan kerja, dimana organisasi perlu memastikan bahwa saluran komunikasi berjalan dua arah. Misalnya, ketika memasukan data atau informasi yang perlu untuk diketahui oleh karyawan lain maka mereka akan saling berdiskusi sehingga terjadilah komunikasi dua arah dan juga terjalin kerjasama (diskusi) siapa yang akan memasukan data dan tentang apa yang akan dimasukan.
Ketiga Sharepoint sebagai media komunikasi internal dalam penyebaran informasi dapat memasukan semua dokumentasi dari semua peristiwa yang terjadi di lapangan, tanggal-tanggal dari kegiatan Mercy Corps atau jadwal kunjungan Donor untuk satu tahun sehingga karyawan bisa merencanakan kegiatan yang berhubungan dengan kunjungan tersebut, jadwal pertemuan di masyarakat serta hasil-hasil kegiatan di masyarakat bisa segera dimasukan sehingga semua karyawan baik yang programatik dan non programatik bisa mengetahui informasi terkini. Inilah salah satu fungsi dalam menyebarkan informasi dalam organisasi. Keempat dalam Sharepoint Pihak Manajemen juga dapat memasukan pengumuman dan juga kebijakan-kebijakan organisasi yang terbaru baik nasional maupun internasional. Disamping itu juga bahwa dalam prakteknya manfaat Sharepoint sangat dirasakan oleh seluruh karyawan Mercy Corp dimana yang sebelumnya hanya menggunakan fasilitas email dan common folder. Perbandingan antara Sharepoint dengan email dan common folder pun terlihat jelas terlebih setelah peneliti mengajukan beberapa pertanyaan kepada karyawan yang sudah menjalani semua fasilitas yang ada selama ini. Kebutuhan akan fasilitas Sharepoint tidak hanya diperlukan oleh karyawan yang bekerja dalam perusahaan tapi juga bagi karyawan yang bekerja di lapangan. Mereka dengan mudah mengakses semua data yang diperlukan untuk kepentingan di lapangan melalui Sharepoint. Kemudahan informasi yang didapat oleh seluruh karyawan dan pihak terkait dengan perusahaan menjadikan hubungan dan komunikasi yang baik di perusahaan. Semua pihak dalam perusahaan pada dasarnya mendukung kemajuan teknologi
komunikasi di perusahaan khususnya Sharepoint. Adanya pro dan kontra terhadap perubahan dengan Sharepoint, namun seluruh bagian tetap menginginkan perkembangan Sharepoint ke arah yang lebih baik. Organisasi
akan
mengupayakan
semaksimal
mungkin
penggunaan
Sharepoint bagi semua bagian di organisai karena dengan kemudahannya sebagai fungsi media komunikasi internal dapat memperlancar jalannya aktifitas organisasi. Kelancaran komunikasi yang terjadi antar lini atau bagian dengan fasilitas Sharepoint memperlihatkan pula pemerataan penyebaran informasi dalam perusahaan sehingga tidak terdapat kesimpang siuran terhadap informasi yang diperlukan bagi seluruh bagian organisasi Berdasarkan data primer dan sekunder yang telah diperoleh peneliti selama penelitian, maka dapat terlihat bahwa Sharepoint yang ada di Mercy Corps merupakan salah satu media komunikasi internal yang tepat untuk digunakan dan ditingkatkan kemampuannya. Hal ini karena Sharepoint merupakan media komunikasi internal di Mercy Corps yang sebelumnya hanya menggunakan email dan common folder, disamping itu juga berfungsi sebagai bank data bagi semua aktifitas lembaga dalam menjalankan segenap aktifitasnya, serta dapat juga digunakan untuk berbagi informasi dan ruang diskusi singkat (local chat room). Disamping itu Sharepoint juga berfungsi sebagai tempat informasi perkembangan program, pencapaiannya (qualitative dan quantitave data), informasi terkini (update) dari project area yang lain, Informasi mengenai program activity, Informasi seputar M&E, Informasi mengenai Admin, HR, ProcLog (untuk mendapatkan form2, policy,SOP). Pada tingkat manajemen
sebagai media penyampaian kebijakan-kebijakan lembaga yang harus dijalankan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan tugasnya. Sedangkan pada tingkat karyawan Sharepoint dapat membantu seluruh karyawan dalam menjalankan pekerjaannya karena Sharepoint seperti tempat penyimpanan data yang besar dan setiap pengguna mempunyai akses untuk masuk ke dalamnya. Beberapa dokumen penting dapat disimpan di tempat ini dan dapat diakses kapan saja selama ada koneksi INTERNET. Kemudahan ini yang membuat waktu untuk mengakses data semakin mudah tanpa harus menghubungi pihak yang bersangkutan. Sharepoint juga dapat memotivasi untuk lebih cepat mengembangkan kemampuan karyawan karena semua hasil kerja akan terdokumentasi dengan baik, sehingga jika karyawan tidak selalu meningkatkan kemampuan maka akan terlihat jika karyawan tersebut tidak cukup mampu dalam menjalankan tugas yang dipercayakan. Sharepoint dapat memperlancar arus komunikasi dalam perusahaan yakni upward dan downward communication sehingga mempermudah semua bagian
perusahaan
dalam
menjalankan
tugasnya
masing-masing.
Dapat
menambah ilmu dan wawasan, sehingga seluruh karyawan akan dapat dengan mudah untuk dapat pindah ke program lain yang membutuhkan keahlian barunya. Disamping beberapa manfaat dan kelebihannya, Sharepoint juga memiliki beberapa kelemahan, kekurangan dan kendala yang bersifat teknis, artinya akan cepat dapat diatasi atau diselesaikan jika terpenuhi standar teknis yang ideal sebagai sebuah Sharepoint lembaga. Disamping itu juga masalah keamanan data pada Sharepoint juga disampaikan oleh beberapa nara sumber kepada peneliti dan menjadi catatan khusus bagi perusahaan untuk memperbaiki menjadi lebih baik.
Sharepoint sebaiknya harus dikelola oleh seorang karyawan yang memang ahlinya, dia bertugas juga sebagai moderator yang mengatur lalulintas informasi dan dapat cepat mengatasi jika terjadi gangguan teknis. Sharepoint sebagai media komunikasi internal dalam penyebaran informasi di Mercy Corps dapat berperan dengan baik. Seluruh informasi yang ada dalam Sharepoint dapat membantu pekerjaan karyawan, disamping sebagai media interaktif dalam berkomunikasi. Hal ini akan dapat mengurangi kesalahan komunikasi dan jalinan komunikasi menjadi lancar. Namun terlepas dari itu sebuah
teknologi
juga
mempunyai
kekurangan
atau
hambatan
dalam
penggunaannya, yaitu koneksi intranet dan INTERNET, sangat tergantung dengan jaringan INTERNET yang ada dan juga aliran listrik yang overblast di lingkungan organisasi sehingga tidak bisa memaksimalkan penggunannya. Terkadang karyawan frustasi dengan hal ini karena sudah capek-capek menaruh informasi tiba-tiba INTERNETnya down atau listrik padam sehingga mereka mengulang untuk memasukan data. Penggunaan membutuhkan penyalur yang membawa data dari computer pengguna ke server penyimpan. Ini berkaitan dengan seberapa cepat “penyalur” itu berjalan. Kalau koneksinya tidak stabil atau kecepatannya masih minim, seringkali terjadi kegagalan dalam memasukkan data atau dokumen, atau bahkan membutuhkan proses yang lama dalam meng-upload. Permasalahan klasik manusia terutama pada tahap awal pengenalan butuh kesabaran dalam menjelaskan media ini dan belum ada moderator yang bisa mengendalikan jaringan informasi yang di taruh atau dimasukan, sehingga ketika informasi baru dimasukan informasi yang lama hilang ataupun informasi yang tidak perlu
seringkali dimasukan oleh karyawan. Disinilah moderator bisa berperan dalam memilah atau mengingatkan karyawan untuk menaruh atau memasukan data atau informasi yang diperlukan saja. Secara keseluruhan adalah media internal yang baik dalam penyebaran informasi di lingkungan Mercy Corps. Bila dikaitkan dengan kegiatan Public Relations fasilitas Sharepoint merupakan salah satu sarana yang disebut Cyber PR dimana keberadaannya dapat menunjang kegiatan seorang Public Relations. Walaupun di Mercy Corps tidak memiliki seorang PR tapi tugas dan fungsi beberapa bagian tertentu menjalankannya selayaknya seorang PR. Maka dari itu kebutuhan akses informasi juga sangat penting bagi lembaga ini. Melihat kondisi demikian, semua karyawan dituntut untuk selalu dapat menerobos segala tantangan yang dihadapi dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga. Dengan Cyber PR atau E-PR, Mercy Corps dapat melewati batas penghalang dan langsung dapat menyampaikan pesan-pesan lembaga kepada target publik, internal dan eksternal tanpa bergantung kepada media cetak saja demi membangun citra perusahaan. Sedangkan untuk pasar global, INTERNET secara otomatis telah menutup jurang pemisah geografis (kecuali psikologis) setelah terhubung ke dunia online. Konkretnya, semua karyawan Mercy Corps bisa berkomunikasi langsung dengan Mercy Corps di Negara lain biaya yang sangat minim. Keuntungan lain yang akan didapatkan yakni terciptanya komunikasi dua arah. Komunikasi antara organisasi dan publik merupakan tujuan utama aktivitas E-PR karena aktivitasnya ini akan membantu dalam membangun hubungan yang
kuat dan saling bermanfaat yang tidak dapat dilakukan langsung oleh media offline. Di sisi lain, biaya yang dikeluarkan pun tergolong lebih hemat bila dibanding penggunanaan media komunikasi elektronik lainnya seperti telepon atau fax. Hal lainnya yakni dapat langsung memperoleh feedback dari pihak-pihak terkait dengan lembaga. Dengan demikian, kita bisa tahu keinginan dari publik sehingga tidak perlu lagi menebak-nebak. Bila semua kemudahan telah dimiliki oleh lembaga maka semua kegiatan dapat terlaksana dengan lancar dan apa diinginkan oleh lembaga dapat tercapai dengan baik sehingga menciptakan citra positif lembaga di lingkungan masyarakat dan stake holder.
