BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian 4.1.1 Profil Yayasan Sosial Kristen Salib Putih Lahirnya Yayasan Sosial Kristen Salib Putih bermula pada kedatangan pasangan suami istri yang berbeda kebangsaan ke Indonesia pada tahun 1882 sebagai ambtenaar atau pengawai sipil pemerintah Hindia-Belanda. Pasangan suami istri tersebut adalah Abraham Theodorus Johanes van Emmerick (1858) dari Belanda dan Alice Cleverly (1871) dari Inggris. Peran mereka bermula dari tahun 1901 saat meletusnya gunung Kelut di Jawa Timur. Banyak warga disekitar gunung Kelud mengungsi. Ada sekitar 300 jiwa yang mengungsi sampai ke Salatiga. Awalnya mereka datang untuk singgah meminta makan dan minum, namun keterbatasan bekal dan tenaga membuat mereka tidak bisa melanjutkan perjalanan. Keadaan tersebut, para pengungsi sangat membutuhkan tempat penampungan untuk berteduh dan beristirahat. Melihat keadaan para pengungsi, rasa kemanusiaan pasangan suami istri ini terketuk untuk memberikan bantuan. Akhirnya mereka tinggal sementara di rumah keluarga van Emmerick di Salatiga. Keterbatasan rumah keluarga van Emmerick, membuatnya meminta tanah kepada Pemerintah Hindia-Belanda. Hasilnya Pemerintah Hindia-Belanda memberikan tanah seluas 42 Ha di Jalan Raya Salatiga Kopeng Km. 4 serta bekal uang tunai fI 300. Keluarga van Emmerick yang dibantu oleh para pengungsi
36
mendirikan barak-barak penampungan dan mulai menempatinya pada tanggal 14 Mei 1902. Inilah yang menjadi awal pelayanan Salib Putih. Perkembangan Yayasan ini melalui perluasan tanah untuk menampung para pengungsi. Semakin luasnya tanah karena adanya hibah dari seorang wedana dan juga pembelian tanah dari masyarakat sekitar oleh keluarga van Emmerick. Tanah ini dikelola dan dibangun berbagai saran prasarana untuk pelayanan banyak orang yang membutuhkan, Nama Salib Putih diberikan pada perkumpulan ini berdasarkan penemuan marmer putih berbentuk salib. Marmer ini ditemukan ketika membuka lahan untuk perkumpulan yaitu disebelah timur jalan raya (±30m). Oleh karena itu, perkumpulan ini oleh keluarga van Emmerick diberi nama Witte Kruis Kolonie (WKK). Van Emmerick meninggal pada tanggal 9 Juli 1924. Pelayanan WKK kemudian dilanjutkan oleh istrinya. Ketika Jepang masuk Indonesia, Cleverly ditangkap dan dipenjarakan, sehingga tugas pelayanan diserahkan pada orangorang pribumi kepercayaan keluarga van Emmerick. Ketika Indonesia merdeka, pimpinan WKK dipengang oleh pemerintah, yang kemudian pada tahun 1948-1952 dipimpin oleh anak Emmerick yaitu Santosa Adolt van Emmerick. Tepatnya pada tanggal 16 Januari 1952 perkumpulan ini diserahkan kepada Yayasan Amal Kristen yang berada dibawah naungan Sinode Gereja Kristen Jawa yang diketuai oleh Ds. Basuki Probowinoto dan namanya berubah menjadi Perkumpulan Rumah Perawatan Salib Putih.
37
Tahun 1959 diadakan transmigrasi besar-besaran ke Kalianda Lampung karena penghuni semakin banyak dan adanya rencana pemerintah untuk menempatkan Romusa Indonesia dari Thailand ke Salib Putih. Pada tahun 1960 sebagian rawatan diberikan tanah diarea Salib Putih yang sekarang menjadi desa Bendosari Salatiga. Adapun pelayanan panti-panti yang terdapat di Salib Putih adalah pelayanan sebagai berikut: 1. Panti Asuhan (1956), 2. Panti Wredha dan Panti Karya (1960), 3. Panti Karya Taruna (PKT) (1970), 4. Balai Pengobatan atau Rumah Sakit Bantu. Keberadaan Panti Asuhan, Panti Wredra dan Panti Karya mendapat pengesahan dari Departemen Sosial Republik Indonesia pada tanggal 19 Juli 1977 dengan surat anda pendaftaran no 376/Y/PSSM/1977. Kemudian pada 25 Febuari 1986 di daftarkan ulang dalam hal ini Menteri Sosial Republik Indonesia nomor: 066-12/KPTS/BB/II/86. Salib Putih dikukuhkan tanggal 5 April 1995 melalui Kanwil Depsos Provinsi Jawa Tenggah No. 007/ORSOS/85/95. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dalam melakukan kegiatan pelayanannya melalui dasar hukum sebagai berikut: 1. Akta Notaris No. 39 tanggal 14 Desember 1995 tentang Anggaran Dasar Yayasan sosial Kristen Salib Putih yang diperbarui dengan Akta Notaris No. 52 tanggal 26 September 2008 sesuai Undang-Undang nomor 16 tahun 2001
38
sebagaimana diubah dengan Undang-Undang no 28 tahun 2004 tentang Yayasan. 2. Surat Ijin Operasional (SIOP) dari Dinas Kesejahteraan Sosial Provinsi Jawa Tenggah No. 007/ORSOS/2007/2010 (Yang berlaku 3 tahun dan dilakukan perpanjangan kembali). Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai tugas pokok dan fungsi, yaitu: 1. Mendirikan, menyelenggarakan serta memelihara panti-panti seperti Panti Asuhan, Panti Karya dan Panti Wredha. 2. Menyelenggarakan
perawatan
kesehatan
bagi
warga
rawatan
dan
masyarakat umum yang diwujudkan dengan pendirian Balai Pengobatan Salib Putih. 3. Memberikan pelayanan papan, jasmani, pendidikan dan pembinaan baik dalam hal intelektualitas, etika moralitas, mental spiritualitas dan sosialitas bagi warga rawatan dan masyarakat umum. 4. Mengembangkan kehidupan sosial ekonomi bagi keluarga yang terlantar dan atau tertinggal yang dilakukan secara cuma-Cuma. Berkaitan dengan tujuan pokoknya, maka Yayasan Sosial Kristen Salib Putih menyediakan sarana dan prasarana sebagai berikut: 1. Papan dan fasilitas pendukung Yayasan Sosial Kristen Salib Putih menyediankan tempat tinggal bagi kalayan dalam bentuk asrama untuk panti, yang terdiri dari Asrama Panti Asuhan, Asrama Panti Wredha dan Rumah Tinggal bagi kalayan Panti
39
Karya. Tempat tinggal tersebut diberikan berbagi fasilitas seperti kebutuhan air, listrik, komunikasi, dll. 2. Pangan dan sandang Pangan dan sandang ini, meliputi dapur panti, bahan makanan, peralatan makan, pakaian, dll. 3. Kesehatan Sarana kesehatan ditunjang dengan adanya Balai Pengobatan dan peralatan kesehatan yang tersedia. 4. Pendidikan Sarana dan prasaranan pendidikan ini meliputi peralatan olahraga, hiburan, halaman dan gedung, tempat ibadah, fasilitas kerohanian, dll. 5. Usaha kemandirian Usaha mandiri meliputi kandang sapi, lahan perkebunan, bangunan untuk produksi makanan kecil, dll. 6. Managerial Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dilengkapi dengan unit pelayanan seperti kantor, peralatan kantor, gedung, dll. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih secara historis dimiliki Gereja Kristen Jawa (GKJ) Sinode, untuk itu struktur organisasi Yayasan Sosial Kristen Salib Putih tidak lepas dari GKJ Sinode. Struktur organisasi ini terdiri dari Bapelsin GKJ, Pembina, Pengawas dan Pengurus, serta Staf Pelaksana yang melaksanakan kegiatan operasional. Pelaksanaannya Yayasan ini mempunyai 4 (empat) unit pelayanan yaitu Panti Asuhan, Panti Karya, Panti Wredha dan Balai Pengobatan.
40
Struktur organisasi Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini: Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yayasan Sosial Kristen Salib Putih
BAPELSIN GKJ PEMBINA
ADM & PERSONALIA BENDAHARA PEMBUKUAN RUMAH TANGGA
PANTI ASUHAN
PANTI KARYA
PENGAWAS PENGURUS
PANTI WREDHA
BALAI PENGOBATAN
4.1.2 Sistem Pengendalian Intern Pada Yayasan Sosial Kristen Salib Putih Pengelolaan Yayasan Sosial Kristen Salib Putih harus sehat, hal ini ditujukan agar harta yang dimiliki dapat aman. Pentingnya keamanan harta, menunjukan bahwa Yayasan ini memerlukan sistem pengendalian intern yang baik. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai dua (2) sumber pendanaan yaitu pendanaan yang berasal dari sumbangan dan pendanaan yang berasal dari hasil usaha dalam panti atau yang biasa disebut dengan Unit Ekonomi Produktif. Pengelolaan kedua sumber dana ini berbeda-beda baik administrasinya maupun yang menanganinya.
41
Sumber pendanaan Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dari sumbangan, berasal dari dua (2) pihak yaitu sumbangan rutin dan sumbangan tidak rutin. Berdasarkan jenisnya, sumbangan juga dibagi menjadi 2 macam yaitu: 1. Sumbangan yang berupa uang tunai Jumlah sumbangan ini tidak ditentukan nominalnya. Sumbangan dalam bentuk uang tunai diberikan melalui Bendahara Pelaksana. Bendahara Pelaksana bertugas sebagai Kasir yaitu untuk menerima dan mengeluarkan kas. Dalam hal pembukuan, bukti transaksi yang ada akan di bukukan dan di simpan oleh bagian Pembuku. 2. Sumbangan dalam bentuk barang atau natura. Sumbangan dalam bentuk natura dapat diberikan melalui Bagian Rumah Tangga maupun diberikan langsung ke Panti. Sumbangan dalam bentuk natura ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu: a. Makanan Natura dalam bentuk makanan yaitu sumbangan berupa bahan makanan dan minuman. Adapun yang masuk dalam kategori natura dalam bentuk makanan ini adalah makanan dus, beras, gula pasir, minyak goreng, mie, kecap, saus, teh, sirup, roti, susu, kopi, minuman serbuk, krupuk, telur, sarden, kornet, permen, energen dan air mineral. b. Alat kebersihan Natura dalam bentuk alat kebersihan yaitu sumbangan yang berupa alat kebersihan untuk mandi, mencuci dan berbagai kebutuhan wanita. Adapun yang masuk dalam kategori ini adalah sampo, karbol, pembalut,
42
pempers, kapur barus, hand body, bedak
facial foam, molto, aneka
sabun, pasta gigi dan sikat gigi. Natura dalam bentuk makanan dan alat kebersihan, akan dilaporkan berdasarkan jumlahnya dan perkiraan harga yang ditentukan oleh Bagian Rumah Tangga. Pada akhir bulan, sumbangan dalam bentuk natura ini akan dilaporkan jumlah nominalnya kepada Bendahara Pelaksana. Sumber pendanaan yang berasal dari Unit Ekonomi Produktif dikelola oleh Panti Karya. Ada 2 macam Unit Ekonomi Produktif yaitu: 1. Perternakan Peternakan yang dikelola adalah perternakan sapi yang usahanya dimulai sekitar tahun 2008/2009. Jenis sapi yang dikelola merupakan sapi perah. Yayasan ini mempunyai sapi perah sebanyak 15 ekor yang terdiri dari 10 ekor sapi betina dewasa untuk sapi perahnya, 1 ekor sapi betina dara, 1 ekor sapi jantan dewasa dan 3 ekor sapi jantan pedet. Sapi perah akan diperah dua kali sehari yaitu pada pukul 05.00 WIB dan pukul 02.00 WIB. Susu hasil perahan ini disetorkan ke Kantor Unit Desa (KUD) Getasan. 2. Perkebunan Perkebunan yang ada Yayasan Sosial Kriten Salib Puih adalah perkebunan kopi dan cengkeh yang luas tanahnya sebesar 4 hektar. Perkebunan kopi ini ada sejak tahun 2007 sedangkan perkebunan cengkeh telah ada sejak tahun 1990-an. Pemilihan tanaman ini untuk perkebunan, karena keduannya merupakan jenis tanaman keras yang dapat hidup lebih dari 20 tahun dengan pemeliharaan yang mudah dan pemerolehan hasil panen setiap tahunnya.
43
Pengelolaan perkebunan akan dipupuk mengunakan pupuk Urea dan pupuk kandang. Pemberian pupuk Urea dilakukan setiap bulan Oktober sedangkan pupuk kandang diberikan setiap 4 bulan sekali dimulai dari bulan Januari. Pada tahun 2014 ini, diperkirakan perkebunan kopi akan panen pada bulan Agustus dan perkebunan cengkeh akan panen sekitar bulan Oktober. Unit Ekonomi Produktif setiap bulannya akan dilaporkan oleh Pengasuh Panti Karya yang mengelola keuangan harian kepada Bendahara Pelaksana. Pelaporannya adalah laporan global atau keseluruhan dari pembiayaan dan hasilnya selama satu bulan, jadi tidak ada rincian biaya apa saja yang telah dikeluarkan dalam pengelolaan Unit Ekonomi Produktif. Sumber dana yang ada di Yayasan Sosial Salib Putih tidak lepas dari transaksi keuangan. Pada dasarnya Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai 4 (empat) transaksi keuangan yaitu penerimaan kas, pengeluaran kas, penerimaan
barang
dan
pengeluaran
barang.
Adapun
prosedur
dalam
melaksanakan transaksi-transaksi ini adalah sbb: 1. Penerimaan Kas a. Penerimaan kas dari donatur atau sumber penerimaan lain, diotorisasi oleh Bendahara Pelaksana sebagai Kasir. b. Dengan adanya penerimaan kas, Bendahara Pelaksana akan membuat bukti kuitansi akan ditanda tanganinya. Bukti kuitansi ditunjukan oleh gambar dibawah ini:
44
Gambar 4.2 Kuitansi
c. Bukti kuitansi tersebut akan diberikan kepada Pembuku untuk dilampirkan dalam surat perintah penerimaan. d. Surat perintah penerimaan dibuat oleh Pembuku. Surat perintah penerimaan merupakan salah satu bentuk pengendalian keuangan dengan adanya 3 (tiga) orang yang menandatanganinya, yaitu Kepala Unit Panti yang bersangkutan, Bendahara Pelaksana (Mengetahui) dan Bendahara Pengurus (Menyetujui).
Bentuk dari surat
ditunjukan oleh gambar sebagai berikut:
45
perintah penerimaan
Gambar 4.3 Surat Perintah Penerimaan
2. Pengeluaran Kas a. Uang kas dikeluarkan oleh Bendahara Pelaksana sebagai Kasir yang akan membawa uang. b. Pengeluaran kas oleh Bendahara Pelaksana akan disertai dengan pembuatan kuitansi seperti pada saat penerimaan kas. c. Bukti kuitansi dari Bendahara Pelaksana akan diberikan kepada Pembuku untuk dilampirkan dalam surat perintah pembayaran. d. Pembuku akan melengkapi surat perintah pembayaran ini dengan mendapatkan tanda tangan dari yang mengotorisasinya yaitu Kepala Unit Panti yang bersangkutan, Bendahara Pelaksana (Mengetahui) dan Bendahara Pengurus (Menyetujui). Bentuk dari surat perintah penerimaan ditunjukan oleh gambar berikut:
46
Gambar 4.4 Surat Perintah Pembayaran
3. Penerimaan barang a. Penerimaan barang dalam hal ini adalah penerimaan sumbangan barang atau natura diotorisasi oleh Bagian Rumah Tangga. b. Barang yang diterima dari donatur akan disertai dengan bukti tanda terima yang ditunjukan pada gambar dibawah ini:
47
Gambar 4.5 Tanda Terima
c. Bukti tanda terima ini rangkap 3 (tiga) yaitu yang pertama asli untuk donatur, yang kedua untuk Bagian Rumah Tangga dan yang terakhir untuk Kepala Administrasi dan Personalia. Kepala Administrasi dan Personalia akan membuatkan surat ucapan terimakasih kepada donator atas sumbangan yang telah diberikan.
48
4. Pengeluaran barang a. Pengeluaran barang diotorisasi oleh Bagian Administrasi dan yang mengajukannya, dalam hal ini adalah Kepala Unit Panti. Bukti transaksi untuk pengeluaran barang adalah sebagai berikut: Gambar 4.6 Bukti Pengeluaran Barang
b. Bukti ini akan diajukan kepada Bagian Rumah Tangga untuk ditinjak lanjuti. c. Apabila barang tersedia maka Bagian Rumah Tangga akan memberikannya, namun bila tidak ada maka Kepala Unit Panti harus mengajukannya kepada Bendahara Pelaksana. Keempat transaksi dengan 5 (lima) bukti transaksi yang ada masih belum diberikan nomor urut yang terprogram. Namun bukti transaksi kuitansi, surat perintah pembayaran dan surat perintah penerimaan sudah diberikan nomor bukti yang masih manual oleh bagian Pembuku.
49
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih melaksanakan pemeriksaan keuangan untuk menjaga keamanan harta. Pemeriksaan keuangan secara rutin dilaksanakan oleh 2 bagian yaitu Bendahara Pengurus dan Pengawas. Bendahara Pelaksana memeriksa keuangan setiap 10 hari dan setiap bulan. Pemeriksaan 10 hari ditujukan untuk memeriksa anggaran dalam membuat kegiatan 10 hari yang kemudian dalam setiap bulan akan dilaksanakan pemeriksaan lagi. Pengawas melaksanakan pemeriksaan keuanga setiap semester atau 6 (enam) bulan sekali. Pengawas juga bertugas untuk verifikasi data dengan catatan, kesesuaian laporan dengan data dan saldo. Pengawas berencana untuk melakukan pengawasan yang lebih luas dari pengawasan keuangan saja, yaitu untuk mengawasi kegiatan Yayasan. Setiap tahun laporan keuangan yang telah diperiksa oleh Pengawas akan dipertanggungjawabkan oleh Pembina paling lambat 3 bulan setelah tutup buku yang biasanya jatuh di bulan Maret. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih secara periodik mencocokkan saldo kas. Pencocokkan ini dilakukan karena saldo kas bukan hanya ditangan atau dibawa oleh Bendahara Pelaksana, namun juga disimpan dibank yaitu di Giro BRI, Britama BRI, Simpedes BRI, BPD Jateng dan BCA.. Persediaan kas kecil yang dibawa oleh Bendahara maksimal Rp 250.00,00 (dua ratus lima puluh ribu rupiah). Yayasan Sosial Kristen Salib Putih pada dasarnya dibagi dalam 4 organ yang berbeda, yaitu: Pembina, Pengawas, Pengurus dan Staff
Pelaksana.
Pembina, Pengawas dan Pengurus ditentukan oleh Sidang GKJ Sinode dengan masa jabatan 4 tahun. Setelah masa jabatannya habis, Pembina, Pengawas dan
50
Pengurus dapat menjabat kembali dalam satu periode berikutnya dengan jabatan yang sama. Apabila Pembina, Pengawas dan Pengurus ingin tetap menjabat lagi, maka harus pada jabatan yang berbeda. Berbeda dengan Pembina, Pengawas dan Pengurus, untuk Staff Pelaksana terdapat perputaran jabatan yang situasional dalam hal ini apabila ada yang resign dan pensiun. Posisi kosong tersebut harus di isi, tergantung prestasi dan kemampuan pegawai yang ada. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih memberikan waktu cuti kepada Staff Pelaksana selama 12 hari per tahun. Cuti dapat diambil satu kali yaitu 12 hari langsung atau 2 kali 6 hari. Bagi Staff pelaksana yang tidak mengambil waktu cutinya, maka tidak akan mendapatkan kompensasi. Walaupun demikian masih ada Staff Pelaksana yang tidak mengambil waktu cutinya. Karyawan merupakan bagian dalam ketercapaian tujuan Yayasan. Karyawan dengan kualitas baik tentu diharapkan oleh Yayasan Sosial Kristen Salib Putih, maka dalam proses seleksi karyawan dilakukan secara bersama-sama. Pada saat ada bagian yang membutuhkan, secara bersama-sama dibuatlah kriteriakriteria yang harus dimiliki oleh calon karyawan misalnya seperti lulusan minimal, IPK, tes kesehatan dan yang paling utama adalah warga GKJ karena Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dibawah naungan dari GKJ Sinode. Perekrutan ini, yang melakukan seleksi adalah Pengurus. Proses seleksinya yaitu dengan seleksi administrasi, tes tertulis dan wawancara. Pelaksanaan perekrutan Pengawas dan Pengurus berbeda dengan perekrutan Staff Pelaksana. Perekrutan ini dilaksanakan oleh Pembina. Pembina akan menekankan pada kemampuan, kapabilitas serta waktu dalam melaksanakan pekerjaannya sebagai calon
51
Pengawas dan Pengurus untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sebagai karyawan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih. Karyawan diwajibkan beragama Kristen karena dalam pratik kegiatan Yayasan dilaksanakan berdasarkan Iman Kristen, sebab program kegiatan yang dilaksanakan di Yayasan diturunkan dari tujuan dan maksut yaitu dibidang sosial dan keagamaan. Yayasan ini menjunjung mempunyai filosofi dasar yaitu melayani dengan Kasih, sehingga dalam perawatan dan pengasuhan kalayan berdasarkan Iman Kristen dengan adanya kegiatan-kegiatan keagamaan yang menunjang seperti diadaannya renungan dan perayaan hari besar keagamaan. Renungan rutin diadakan satu minggu sekali yaitu pada hari Kamis, namun demikian pada saat diadakan pertemuan lain seperti rapat, terlebih dahulu diadakan renungan. Adanya renungan ini, merupakan upaya Yayasan unuk menguatkan dan memberikan semangat kerja yang penuh tanggungjawab. Selain itu dalam mengelola keuangan, tidak lepas dengan adanya kepercayaan dan kejujuran yang ditanamkan oleh para karyawan melalui pemaknaan Iman Kristen. Perayaan hari besar keagamaan yang wajib dilaksanakan setiap tahun adalah Paskah dan Natal. Peningkatkan kualitas karyawan, Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mengikuti pelatihan-pelatihan yang ada. Pelatihan pada pegawai berkaitkan dengan pelatihan-pelatihan yang dilakukan oleh lembaga-lembaga terkait, misalnya sesama panti dan dari Pemerintah. Sifat pelatihan ini ditekankan pada pembinaan Panti untuk peningkatkan keterampilan dan pengetahuan pengelola Panti. Pelatihan ini hanya ditujukan untuk pengelola Panti saja, untuk itu
52
karyawan yang lain belum mendapatkan pelatihan karena keterbatasan dana. Selain itu keterbatasan dana menyebabkan tidak diadakannya pendidikan lanjut untuk karyawan, karena itu Yayasan merekrut karyawan dengan pendidikan yang sesuai dengan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan. Keterbatasan dana ini juga menjadi faktor dalam kurangnya profesionalitas karyawan dalam melaksankan tugas dan kewajibannya, karena pada dasarnya orang yang bekerja menginginkan umpan balik berupa gaji yang sesuai dengan kualisi pekerjaannya, namun karyawan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih lebih menekankan pada pelayanan.
4.2 Pembahasan Sistem pengendalian intern di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih merupakan salah satu upaya untuk melindungi dan menjaga harta dari dalam (intern) Yayasan. Pengendalian ini memerlukan unsur-unsur yang menyusunnya. Yayasan mempunyai struktur organisasi yang membagian tugas dan wewenang unit-unit yang ada dalam Yayasan untuk melaksanakan kegiatan pokoknya. Sistem pengendalian intern ini lebih menekankan pada struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas terutama dalam memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan darifungsi akuntansi. Sistem pengendalian intern melaksanakan setiap transaksi dengan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang dalam bentuk penandatangan bukti transaksi.
Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab
fungsional secara tegas dan otorisasi dapat menunjang praktik yang sehat.
53
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, sistem otorisasi dan praktik yang sehat, belum cukup untuk membuat sistem pengendalian intern baik. Unsur yang paling penting dalam sistem pengendalian intern adalah karyawan. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian lain dapat dikurangi sampai batas minimum, oleh karena itu karyawan menjadi kunci dalam sistem pengendalian intern. Karyawan saja tidak dapat menjamin sistem pengendalian intern akan baik karena karyawan mempunyai kelemahan manusiawi seperti merasa jenuh dengan pekerjaan, terlibat dalam masalah pribadi, terkadang malas dan terkadang tergiur dalam urusan keuangan, untuk itu diperlukanlah ketiga unsur sistem pengendalian intern
yang
lain
untuk
menghindarkan
karyawan
dari
penyimpangan
pekerjaannya. Unsur-unsur yang ada dalam sistem pengendalian intern di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih akan dibahas sebagai berikut:
4.2.1 Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional secara Tegas Pemisahan
fungsional
secara tegas digunakan untuk
menghindari
penyimpangan keuangan, karena dilaksanakan oleh lebih dari saru orang. Pembagian tanggung jawab ini didasarkan pada prinsip bahwa fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi harus dipisahkan dan fungsi ini tidak boleh mempunyai tanggungjawab penuh.
54
Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai 2 sumber dana yang pengelolaanya berbeda-beda, sehingga dalam pemisahan fungsionalnya berbeda. Sumber dana sumbangan yang menurut bentuknya dibagi menjadi uang tunai dan barang atau natura yang pengelolaan fungsionalnya berbeda pula. Sumbangan dalam bentuk uang tunai pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi telah dipisahkan. Pemisahan fungsi ini dapat dilihat dari pemisahan fungsi akuntansi antara yang membawa uang, mencatat transaksi, membukukan transaksi dan menyimpan bukti dari transaksi yang ada. Selain itu antara fungsi operasi dan fungsi penyimpanan juga tidak memiliki tangungjawab yang penuh terhadap transaksi keuangan. Adanya pemisahan ini, akan mengurangi resiko penyimpangan keuangan karena secara tidak langsung pemisahan fungsi ini merupakan sebuah pengecekan internal diantara unit organisasi Yayasan. Sumbangan dalam bentuk natura di kelola oleh Bagian Rumah Tangga. Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dalam akuntansi semua dilaksanakan oleh Bagian Rumah Tangga. Untuk hasil dari Unit Ekonomi Produktif, dikelola oleh Panti Karya. Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dalam akuntansi semua dilaksanakan oleh Pengasuh Panti Karya. Bagian Rumah Tangga dan Pengasuh Panti Karya adalah orang yang sama, untuk itu belum ada pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dalam pengelolaan sumbangan dalam bentuk natura dan hasil Unit Ekonomi Produktif. Selain itu pelaksanaan fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dilaksanakan penuh oleh satu bagian. Tidak adanya pemisahan dari fungsi akuntansi dapat menambah resiko penyimpangan keuangan, karena
55
pemisahan fungsi akuntansi merupakan pengecekan intern. Pengecekan intern tidak dapat dilaksanakan bila hanya ada satu bagian saja yang bertidak penuh, sebab pengecekan ini mencerminkan catatan akuntansi yang diselenggarakan sebenarnya oleh fungsi operasi dan penyimpanan.
4.2.2 Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya Sistem wewenang digunakan untuk memberikan persetujuan atas transaksi keuangan
oleh
pejabat
yang
berwenang.
Adanya
sistem
wewenang
mengakibatkan tidak semua karyawan dapat menyetujui transaksi keuangan yang ada, sehingga hanya pejabat yang berwenanglah yang dapat mengesahkan bukti transaksi tersebut. Sistem wewenang tidak lepas dari prosedur pencatatan, karena sistem wewenang ini lebih menekankan pada pemberian persetujuan atau mengesahkan bukti transaksi melalui pemberian tanda tangan. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih yang mempunyai 4 transaksi keuangan memiliki sistem wewenang terhadap bukti transaksi yang ada. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, dimulai dari bukti transaksi yang berupa kuitansi. Kuitansi ini yang membuat dan menandatangani adalah Bendahara Pelaksana. Setelah itu kuitansi diberikan kepada Pembuku dan kemudian oleh Pembuku akan dibuatkan surat perintah penerimaan untuk penerimaan kas dan surat perintah pengeluaran untuk pengeluaran kas. Kedua bukti ini yang berwenang
untuk
menandatanganinya
56
adalah
Kepala
Unit
Panti
yang
bersangkutan, Bendahara Pelaksana (Mengetahui) dan Bendahara Pengurus (Menyetujui). Penerimaan barang mengunakan bukti tanda terima yang diwewenangi oleh Bagian Rumah tangga. Bukti ini rangkap 3 dengan pembagian pertama asli untuk donatur, yang kedua untuk Bagian Rumah Tangga dan yang terakhir untuk Kepala Administrasi dan Personalia. Pengeluaran barang diwewenangi oleh Kepala Unit Panti yang mengajukan dan Bagian Administrasi. Hal diatas menunjukan bahwa sistem wewenang dari penerimaan kas dan pengeluaran kas adalah Kepala Unit Panti yang bersangkutan, Bendahara Pelaksana dan Bendahara Pengurus. Penerimaan barang diotorisasi oleh Bagian Rumah Tangga dan Pengeluaran barang diotorisasi oleh Kepala Unit Panti yang mengajukan dan Bagian Administrasi. Sistem wewenang yang ada di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih menunjukan bahwa transasksi yang terjadi telah diotorisasi oleh bagian yang mempunyai wewenang untuk menyetujuinya. Pembagian wewenang ini terekam dalam
persetujuan
untuk
melaksanakan
suatu
transaksi
atau
melalui
penandatanganan bukti. Sistem wewenang yang baik akan menunjang adanya keabsahan bukti transaksi. Keabsahan bukti transaksi sangat diperlukan karena bukti transaksi merupakan dasar dari pencatatan keuangan untuk menghasilkan informasi keuangan bagi para pemakainya.
57
4.2.3 Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi Pratik yang sehat dalam menjalankan kegiatan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dapat membantu menjaga keamanan harta dan menghindari penyimpangan atau kecurangan keuangan. Praktik yang sehat menunjang tugas dan fungsi dari setiap unit organisasi. Berikut penjabaran praktik yang sehat di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih. 1. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih belum menggunakan penomoran formulir yang tercetak komputerisasi, karena masih direncanakan. Bukti transaksi kemungkinnan dapat disalah gunakan karena penomoran formulir merupakkan upaya untuk mempertanggungjawabkan bukti oleh pihak yang berwenang. Selain itu formulir merupakan sebuah alat untuk melakukan otorisasi terhadap transaksi keuangan. Adanya penomoran yang tercetak dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksannya transaksi keuangan. 2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) merupakan pemeriksaan keuangan yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dalam tenggang waktu yang tidak ditetapkan. Yayasan Sosial Kristen Salib Putih belum melaksanakan. Tujuan dari pemeriksaan mendadak ini adalah untuk mengecek kebenaran dari data keuangan dengan jangka waktu yang tidak ditetapkan, sehingga keamanan harta dapat terjaga dan menunjang adanya praktik yang sehat. Pemeriksaan mendadak perlu dilaksanakan untuk mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya dengan aturan yang telah ditetapkan.
58
3. Transaksi pengeluaran kas dan penerimaan kas yang ada di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dilaksanakan oleh Bendahara Pelaksana, Kepala Unit Panti, Bendahara Pengurus dan Pembukuan sehingga lebih dari satu unit organisasi dalam yayasan yang terlibat dalam transaksi ini. Transaksi penerimaan barang dilaksanakan oleh Bagian Rumah Tangga dan Kepala Administrasi dan Personalia sedangkan transaksi pengeluaran barang atas dasar pengajuan dari Kepala Unit Panti dengan diketahui Bagian Administrasi untuk direalisasikan oleh bagian rumah tangga. Pemisahan atau pembagian tugas dilaksanakan untuk pengecekan intern. Pengecekan intern ini melibatkan beberapa unit organisasi yang terdapat di Yayasan, sehingga menunjang adanya praktik yang sehat karena tidak satu karyawan saja yang menyetujui transaksi. 4. Perputaran jabatan (job rotation) di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih dilaksanakan pada setiap unit organ yang ada yaitu Pembinna, Pengawas, Pengurus dan Staff Pelaksana. Perputaran jabatan dilaksanakan agar karyawan tidak jenuh dengan pekerjaan yang laksanakannya. Selain itu perputaran jabatan akan menghindari persekolan antar unit organisasi sehingga akan menunjang adanya pratik yang sehat di Yayasan. 5. Waktu cuti hanya diberikan oleh Yayasan Sosial Kristen Salib Putih kepada Staff Pelaksana. Waktu cuti yang diberikan ini, tidak semua karyawan mengambilnya. Walaupun demikian tidak ada kompensasi atas waktu cuti yang tidak diambil dan waktu cuti tidak dapat diakumulasikan ke tahun berikutnya. Pemberian waktu cuti merupakan upaya yang dilakukan oleh
59
Yayasan memberikan kesempatan untuk tidak melaksanakan tugasnya dalam jangka waktu tertentu. Seharusnya waktu cuti ini dapat dimanfaatkan oleh karyawan untuk beristirahat atau sekedar berkumpul dengan keluarga karena cuti merupakan hak dari Staff Pelaksana. 6. Pencocokan fisik yang dilakukan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih hanya pada saldo kas saja, yaitu mencocokan saldo kas yang ada ditangan dan dibank dengan yang ada dicatatan. Perhitungan fisik seperti peralatan, gedung dan tanah tidak dilaksanakan, sehingga nilai sesungguhnya dari peralatan, gedung dan tanah belum diketahui. Pencocokan fisik pada kekayaan Yayasan sebenarnya harus dilakukan untuk menjaga kekayaan Yayasan dan mengecek ketelitian dan data akuntansinya terutama dalam saldo-saldo yang ada didalamnya. 7. Organ Yayasan Sosial Kristen Salib Putih mempunyai Pengawas berperan untuk verifikasi data dengan catatan, kesesuaian laporan dengan data dan saldo. Selama ini hanya meliputi aktivitas keuangan dan direncanakan untuk mengawasi aktivitas kegiatan Yayasan. Adanya unit Pengawas ini dapat menjamin efektivitas unsur-unsur pengendalian intern lainnya, sehingga kekayaan Yayasan dapat terjamin keamanannya dan data akuntansi dapat diandalkan. Penambahan tugas yang sedang direncanakan baik untuk segera dilaksanakan.
60
4.2.4 Karyawan Yang Sesuai Dengan Mutu Dan Tanggungjawabnya Karyawan merupakan unsur yang paling penting dalam Yayasan, karena bila kualitas karyawan baik maka akan menunjang pengendalian yang baik pula. Unsur yang terpenting dalam sistem pengendalian intern adalah bagaimana karyawan dapat menjalankan fungsinya dalam organisasi atau lebih tetapnya mengarah
pada karyawan yang bermutu. Karyawan yang bermutu dapat
diperoleh melalui seleksi karyawan pada saat perekrutan karyawan. Seleksi karyawan yang tepat
dapat memungkinkan Yayasan akan
mendapatkan karyawan yang berkualitas. Proses seleksi di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih untuk mendapatkan Staff Pelaksana melalui beberapa tahapan yaitu seleksi administrasi, tes tertulis dan wawancara. Proses seleksi ini dilaksanakn oleh Pengurus Yayasan, sedangkan perekrutan Pengawas dan Pengurus ditetukan atau ditunjuk oleh Pembina sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Seleksi karyawan dilaksanakana untuk menunjang kecakapan karyawan baru dalam menjalankan tanggungjawabnya pekerjaannya di Yayasan. Kesuksesan dalam seleksi karyawan dapat menjadi kunci dalam berjalannya sistem pengendalian intern yang baik karena dengan adanya karyawan baru yang sesuai dengan harapan, maka dia akan menjalankan fungsinya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sesuai tanggungjawabnya. Pemerolehan karyawan yang bermutu tidak berhenti pada proses perekrutan karyawan saja. Setelah memperoleh karyawan yang berkualitas pada saat perekrutan, maka untuk meningkatkan kualitasnya diperlukan pelatihan-pelatihan. Pelatihan yang dilaksanakan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih masih sebatas
61
pada Pengurus Panti karena keterbatan biaya. Karyawan selain Pengurus Panti belum terfasilitasi untuk meningkatkan kualitasnya. Peningkatan kualitas karyawan penting agar karyawan dapat bekerja lebih baik, karena peningkatan kualitas karyawan dapat meingkatkan hasil pekerjaannya yang akan menunjang ketercapaian tujuan dari Yayasan. Selain dengan pelatihan, untuk meningkatkan kualitas karyawan dapat dilakukan dengan pemberian pendidikan lanjut. Namun pendidikan lanjut untuk karyawan belum dapat dilaksanakan karena keterbatasan dana. Yayasan dalam melaksanakan seleksi karyawan telah memilih karyawan sesuai dengan pendidikan minimal yang harus dimiliki oleh karyawan. Pendidikan minimal ini ditujukan agar karyawan yang bekerja di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih memiliki kualifikasi minimal yang telah diharapkan. Karyawan yang bermutu menunjang adanya sistem pengendalian intern yang baik, untuk itu adanya karyawan yang bermutu dapat menjadi prioritas dalam berjalannya kegiatan di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih.
4.2.5 Komponen Sistem Pengendalian Intern Lainnya Selain 4 unsur yang melekat dalam sistem pengendalian intern di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih, masih ada satu unsur sistem pengendalian intern yang melekat di Yayasan ini yaitu lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian ini berkenaan dengan penanaman nilai-nilai etika dan Iman, komitmen akan kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, falsafat manajemen dan gaya operasinya, struktur organisasi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab, kebijakan prakting tentang SDM.
62
Penanaman nilai-nilai etika Iman Kristen berkenaan dengan peringatan hari besar keagamaan dan renungan yang diadakan setiap Kamis dan pada pertemuanpertemuan merupakan salah satu upaya yang dilaksanakan oleh Yayasan untuk menjunjung tinggi Iman Kristen sebagai landasan dalam pelaksanaan kegiatan Yayasan dalam memberikan semangat kerja yang penuh dengan tanggungjawab serta menanamkan kepercayaan dan bekerja penuh dengan kejujuran. Lingkungan keagamaan yang terbentuk di Yayasan ini, membantu berjalannya sistem pengendalian intern yang telah ada, karena lingkungan keagamaan ini senantiasa menanamkan
nilai-nilai
luhur
kepada
karyawan
dalam
melaksanakan
pekerjaannya. Komitmen akan kompetensi dijunjung dalam menjalankan pekerjaan oleh Pembina, Pengawas, Pengurus dan Staff Pelaksana. Komitmen merupkan salah satu hal yang harus dimiliki oleh setiap karyawan yaitu untuk melayani dengan Kasih berdasarkan Iman Kristen. Pembina dalam melaksanakan tugasnya bertugas sebagai dewan komisaris yang bekerja sebagai wakil dari Pemilik Yayasan. Pelaksanaan audit yang dilaksanakan oleh Pengawas lebih menekankan pada tugas Pengawas sebagai komite audit. Falsafat manajemen dan gaya operasinya berkaitan dengan maksud dan tujuan Yayasan yaitu dibidang sosila dan keagamaan dengan sloglan “Melayani dengan Kasih”. Semua pekerjaan dan kegiatan yang ada di Yayasan tidak lepas atau berdasarkan pada maksud dan tujuan tersebut. 8. Struktur organisasi yang ada di Yayasan Sosial Kristen Salib Putih seperti dijelaskan diatas terdiri dari Pembin, Pengawas, Pengurus dan Staff
63
Pelaksana.
Pelaksanaan
tugasnya,
masing-masing
jabatan
akan
melaksanakan wewenang dan tanggungjawabnya bedasarkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang dalam praktiknya hampir sama dengan unsur sistem pengendalian intern yang keempat yaitu karyawan yang sesuai dengan mutu dan tanggungjawabnya.
64
