59
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi Peraturan Menteri Sekretaris Negara RI Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara Republik Indonesia. Sekretariat Negara adalah lembaga pemerintah yang dipimpin oleh Menteri Sekretaris Negara, berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Tugas Sekretariat Negara memberikan dukungan teknis dan administrasi kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan Negara. Dalam
melaksanakan
tugas
tersebut,
Sekretariat
Negara
menyelenggarakan fungsi: a. Pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam pelaksanaan tugasnya menyelenggarakan kekuasaan Negara; b. Penyiapan naskah-naskah Presiden dan Wakil Presiden; c. Koordinasi pemberian pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada Presiden dan Wakil Presiden; d. Koordinasi pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas Angkatan Darat, Angkatan Laut dan Angkatan Udara;
59
60
e. Penyelenggaraan
administrasi
pengangkatan,
pemindahan
dan
pemberhentian dalam dan dari jabatan dan atau pangkat Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat Negara dan Pejabat Negara; f. Pemberian dukungan teknis dan administrasi, serta analisis dalam rangka penyiapan izin prakarsa dan penyelesaian rancangan UndangUndang,Peraturan
Pemerintah
Pengganti
Undang-Undang
dan
Peraturan Pemerintah, serta pemberian pertimbangan kepada Sekretaris Kabinet dalam penyusunan rancangan Peraturan Presiden; g. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh peraturan perundang-undangan.
Susunan organisasi Sekretariat Negara terdiri dari: a. Rumah Tangga Kepresidenan; b. Sekretariat Wakil Presiden; c. Sekretariat Militer; d. Sekretarriat Menteri Sekretariat Negara; e. Deputi Menteri Sekretaris Negara Bidang Dukungan Kebijakan; f. Deputi Menteri Sekretaris Negara Bidang Sumber Daya Manusia; g. Deputi Menteri Sekretaris Negara Bidang Hubungan Kelembagaan; h. Deputi Menteri Sekretaris Negara Bidang Perundang-undangan; i. Deputi Menteri Sekretaris Negara Bidang Pengawasan; j. Staf Ahli.
61
VISI Terwujudnya Sekretariat Negara yang profesional, transparan dan akuntabel dalam rangka memberikan pelayananan prima kepada Presiden dan Wakil Presiden.
MISI a. Memberikan dukungan pelayanan teknis dan administrasi yang prima kepada
Presiden
dan
Wakil
Presiden
dalam
pengambilan
kebijakanpenyelenggaraan kekuasaan Negara; b. Memberikan pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan yang optimal kepada Presiden dan Wakil Presiden; c. Memberikan dukungan tenis dan administrasi secara efektif kepada Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas Angkatan Darat, Angkatan Laut dan Angkatan Udara; d. Menyelenggarakan pelayanan yang efektifdan efisien di bidang pengawasan,
admnistrasi
umum,
informasi
dan
hubungan
kelembagaan; e. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, sarana dan prasarana Sekretariat Negara.
62
STRATEGI a. Meningkatkan dukungan teknis dan administrasi secara efektif b. Meningkatkan pelayanan kerumahtanggaan Presiden dan Wakil Presiden c. Meningkatkan pelayanan keprotokolan Presiden dan Wakil Presiden d. Meningkatkan pelayanan teknis dan administrasi personil Perwira TNI Angkatan Darat, Angkatan Laut dan Angkatan Udara e. Meningkatkan penyelenggaraan pengawasan f. Meningkatkan penyelenggaraan administrasi umum dan dukungan informasi g. Meningkatkan hubungan kelembagaan h. Meningkatkan kualitas dan pembinaan sumber daya manusia i. Meningkatkan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat Negara serta pengelolaan museum dan benda-benda seni budaya koleksi Istana Kepresidenan.
Rumah Tangga Kepresidenan merupakan satuan unit kerja yang berada di bawah naungan Sekretariat Negara. Berdasarkan Peraturan Menteri Sekretaris Negara RI Nomor 1 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretaris Negara, Rumah Tangga Kepresidenan dipimpin oleh Kepala Rumah Tangga Kepresidenan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan secara administratif dikoordinasikan oleh Menteri Sekretaris Negara.
63
Rumah Tangga Kepresidenan mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan dan keprotokolan Presiden. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, Rumah Tangga Kepresidenan menyelenggarakan fungsi yaitu: a. Penyiapan dan pelaksanaan acara kenegaraan dan acara lainnya yang dipimpin dan dihadiri Presiden, dan acara lain yang dihadri Presiden dan atau istri/suami Presiden; b. Penyiapan dan pelaksanaan acara perjalanan Presiden dan atau istri/suami Presiden baik di dalam maupun di luar negeri; c. Penyelenggaraan urusan keprotokolan Presiden dan istri/suami Presiden; d. Pengkoordinasian kegiatan pers dan media di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan; e. Pengelolaan istana-istana Presiden beserta Museum dan Sanggar Seni; f. Penyelenggaraan
pelayanan
kerumahtanggaan
Presiden
dan
istri/suami Presiden; g. Perencanaan program dan anggaran serta pengelolaan keuangan di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan; h. Pengelolaan Anggaran khusus Presiden; i. Pelayanan administrasi umum di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan;
64
j. Pemberian petunjuk-petunjuk teknis di bidang kerumahtanggaan kepada para Ajudan Presiden dan Ajudan Istri/Suami Presiden serta Dokter Pribadi istri/suami Presiden; k. Koordinasi dengan Tim Dokter Kepresidenan dalam rangka pemberian layanan kesehatan Presiden dan atau istri/suami Presiden.
Adapun struktur yang dimiliki oleh Rumah Tangga Kepresidenan adalah sebagai berikut: a. 1 (satu ) Kepala Kantor b. 2 (dua) Deputi c. 7 (tujuh) Biro d. 25 (dua puluh lima) Bagian e. 71 (tujuh puluh satu) Subbagian Dengan penjabaran sebagai berikut: Kepala Rumah Tangga Kepresidenan membawahi 2 (dua) kedeputian, yaitu: 1. Deputi
Kepala
Rumah
Tangga
Kepresidenan
Bidang
Kerumahtanggaan dan Pengelolaan Istana; 2. Deputi Kepala Rumah Tangga Kepresidenan Bidang Protokol, Pers dan Media
65
Masing-masing kedeputian membawahi beberapa Biro. Adapun biro-biro tersebut adalah sebagai berikut. Deputi Kepala Rumah Tangga Kepresidenan Bidang Kerumahtanggaan dan Pengelolaan Istana membawahi 4 (empat) biro, antara lain: a. Biro Administrasi b. Biro Umum c. Biro Pelayanan Kerumahtanggaan d. Biro Istana-istana Deputi Kepala Rumah Tangga Kepresidenan Bidang Protokol, Pers dan Media membawahi 3 (tiga) biro, antara lain: a. Biro Protokol b. Biro Pers dan Media c. Biro Dokumentasi dan Pelayanan Informasi Pers dan Media Masing-masing biro dipimpin oleh seorang Kepala Biro. Biro-biro tersebut membawahi bagian-bagian dan subbagian-subbagian. Biro Administrasi memiliki 4 (empat) bagian dengan tugas, pokok dan fungsi (TUPOKSI) yang berbeda-beda. Adapun bagian tersebut adalah sebagai berikut: a. Bagian Perencanaan dan Pelaporan; b. Bagian Keuangan; c. Bagian Kepegawaian; d. Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan.
66
Bagian-bagian tersebut dipimpin oleh seorang Kepala Bagian. Masingmasing bagian memiliki subbagian yang dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian. Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi perencanaan program dan anggaran, evaluasi dan pelaporan, serta urusan ketatalaksanaan dan penetapan kinerja di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Perencanaan dan Pelaporan menyelenggarakan fungsi, antara lain: a. pelaksanaan koordinasi perencanaan program dan anggaran; b. pelaksanaan koordinasi penyusunan Rencana Stratejik (Renstra); c. pelaksanaan koordinasi penyusunan Rencana Kerja Tahunan dan Penetapan Kinerja; d. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program/kegiatan; e. pelaksanaan koordinasi penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), dan Laporan Tahunan; f. pelaksanaan koordinasi penyusunan ketatalaksanaan. Bagian Perencanaan dan Pelaporan, terdiri dari: a. Subbagian Perencanaan Program dan Anggaran; b. Subbagian Ketatalaksanaan; c. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan.
Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan administrasi keuangan yang meliputi penelitian dan verifikasi, pembukuan, pembayaran/kas, dan
67
penyelenggaraan akuntansi instansi di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan urusan penelitian dan verifikasi; b. pelaksanaan urusan pembukuan yang meliputi urusan penatausahaan, pembukuan, penggajian, dan pertanggungjawaban keuangan; c. pelaksanaan urusan kas yang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pembayaran uang; d. pelaksanaan
urusan
akuntansi
instansi
yang
meliputi
pertanggungjawaban, perhitungan anggaran, dan pelaporan keuangan; e. pelaksanaan bimbingan teknis administrasi keuangan di lingkungan Istana-istana Presiden
Bagian Keuangan terdiri dari: a. Subbagian Penelitian dan Verifikasi; b. Subbagian Pembukuan; c. Subbagian Kas.
Bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi kepegawaian yang meliputi tata usaha kepegawaian, kepangkatan, mutasi, pension dan pengembangan pegawai di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:
68
a. pelaksanaan urusan tata usaha kepegawaian yang meliputi penyusunan formasi, daftar urut kepangkatan, penempatan, penggajian, dan pengurusan cuti atau izin bagi pejabat dan pegawai; b. pelaksanaan urusan kepangkatan, mutasi dan pensiun pegawai; c. pelaksanaan urusan pengembangan pegawai, yang meliputi pendidikan dan pelatihan, kursus-kursus, kesejahteraan pegawai serta kegiatan pengembangan pegawai lainnya; d. pemberian bimbingan dan pembinaan kepegawaian di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan
Bagian Kepegawaian terdiri dari: a. Subbagian Tata Usaha Kepegawaian; b. Subbagian Kepangkatan, Mutasi dan Pensiun; c. Subbagian Pengembangan Pegawai.
Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan pimpinan, persuratan, kearsipan dan reproduksi di lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan. Dalam melaksanakan tugas, Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan
kegiatan
ketatausahaan
Kepala
Rumah
Tangga
Kepresidenan dan para Deputi; b. pelaksanaan
kegiatan
persuratan
yang
meliputi
pengagendaan, pengetikkan dan pendistribusian surat;
penerimaan,
69
c. pelaksanaan kegiatan reproduksi dan penggandaan dokumen; d. pelaksanaan kegiatan kearsipan.
Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan terdiri dari: a. Subbagian Persuratan; b. Subbagian Arsip dan Reproduksi; c. Subbagian Tata Usaha Kepala Rumah Tangga Kepresidenan; d. Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Kerumahtanggaan dan Pengelolaan Istana; e. Subbagian Tata Usaha Deputi Bidang Protokol, Pers dan Media
Rumah Tangga Kepresidenan berada di wilayah Istana Kepresidenan Jakarta dan menaungi 5 (lima) Istana Kepresidenan, yaitu: a. Istana Jakarta; b. Istana Bogor; c. Istana Cipanas; d. Istana Yogyakarta; e. Istana Tampaksiring, Bali.
Rumah Tangga Kepresidenan memiliki sekitar 800 orang pegawai yang ditempatkan di masing-masing istana. Pelayanan kepada Presiden RI beserta keluarga merupakan prioritas jasa yang dihasilkan oleh Rumah Tangga Kepresidenan.
70
4.2. Hasil Penelitian Penelitian dilakukan melalui pendekatan kualitatif. Pada penelitiannya peneliti tidak menyebutkan nama para nara sumber melainkan hanya menyebutkan inisialnya atau jabatannya saja. Hal ini dikarenakan untuk menjaga privasi dan menghindari pandangan subyektif para nara sumber. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis melalui wawancara secara mendalam kepada para nara sumber, antara lain: Bapak DSS, selaku Kepala Biro Administrasi pada tanggal 15 Januari 2010 di Ruang Kepala Biro Administrasi, Bapak AT, selaku Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan pada tanggal 19 Januari 2010, di Ruang Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan dan Ibu TYI SMP, selaku Kepala Subbagian Persuratan tanggal 19 Januari 2010 di Komp. Setneg. Peneliti juga melakukan wawancara kepada pegawai atau staf sebagai bahan pembanding. Pegawai tersebut antara lain: DS, selaku staf Kepala Biro Administrasi pada tanggal 15 Januari 2010 di Ruang Staf Kepala Biro Administrasi, EDL, selaku staf Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan pada tanggal 19 Januari 2010 di Ruang Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, SP, selaku staf Kepala Subbagian Persuratan tanggal 19 Januari 2010 di Ruang Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Bapak SD, selaku cleaning service di Ruang Kepala Biro Administrasi tanggal 15 Januari 2010. Peneliti meneliti gaya komunikasi pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi pada masa jabatan Bpk. DSS selaku Kepala Biro Administrasi, Bpk. AT selaku Kepala Bagian Persuratan dan Tata
71
Usaha Pimpinan serta Ibu TYI SMP selaku Kepala Subbagian Persuratan periode tahun 2006-2010. Berikut ini adalah hasil penelitian di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan melalui tehnik wawancara secara mendalam (indepth interview) dan observasi. Peneliti mereduksi data dengan menggunakan penggolongan beberapa kategori atau aspek untuk mengetahui gaya komunikasi yang digunakan oleh pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan. Untuk lebih detilnya, akan dijelaskan di bawah ini. The Controlling Style Mengatur tindak laku pegawai Seorang pimpinan harus dapat mengawasi kinerja pegawainya. Dengan adanya pengawasan maka hambatan – hambatan dapat segera diketemukan, untuk dipecahkan sehingga semua kegiatan dapat kembali terlaksana. Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, mengatur perilaku pegawainya dengan berbagai cara. “Menurut Bapak DSS, apabila ada pegawainya yang melakukan beberapa hal yang menyimpang dari aturan, beliau akan menegur pegawai tersebut dengan caranya. Misalkan ketika pegawai dinilai sering tidak hadir atau maka beliau akan menegur pegawai tersebut, baik secara langsung dengan komunikasi informal (menyindir) ataupun secara tidak langsung melalui atasan langsungnya.” “Menurut Ibu TYI SMP, apabila pegawainya belum kembali melewati waktu istirahat atau makan siang, beliau akan menghubungi pegawai tersebut untuk segera kembali ke kantor.”
72
Pimpinan melakukan pengaturan tingkah laku atau sikap pegawai agar pegawai tetap dapat bekerja dalam koridornya. Sehingga tujuan awal sebuah organisasi dapat tercapai. Namun, berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti pimpinan hanya mengatur pegawai dari segi kinerja saja. Sedangkan, untuk mengembangkan diri dan kemampuan pegawai, pimpinan tidak membatasi pegawainya. Hal ini terlihat adanya pegawai pada bagian tersebut yang dapat meneruskan pendidikannya ke jenjang yang lebih tinggi, ataupun pegawai yang sedang melaksanakan pelatihan. Pegawai juga masih dapat berinteraksi dengan pegawai lainnya menggunakan beberapa fasilitas seperti, instant message atau internet. Peneliti mencoba membuktikan pengamatannya dengan mewawancarai pegawai yang berada di bagian tersebut. Adapun hasil wawancara tersebut adalah sebagai berikut: “menurut DS, pimpinan tidak melarang pegawai untuk menggunakan fasilitas yang berupa internet, misalkan chatting. DS mengatakan dirinya masih bisa menggunakan internet untuk browsing. Tetapi, jika ada pekerjaan yang bersifat segera DS akan menyesuaikan.” “menurut EDL pimpinan tidak pernah melarang pegawainya dalam melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Pimpinan sangat mendukung jika ada pegawai yang ingin maju. Namun, menurut EDL pimpinan akan menghubunginya apabila EDL belum kembali dari jam istirahat, sementara ada pekerjaan atau tamu yang sudah menunggu.” The Equalitarian Style 1. Kesamaan dan Persamaan Pegawai Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, dalam mengkomunikasikan perintah atau masukan berlandaskan kesamaan terhadap pegawai.
73
“Menurut Bapak DSS selaku Kepala Biro Administrasi menjelaskan bahwa apabila pegawai menemui permasalahan dalam menyelesaikan tugas ataupun informasi yang berkaitan dengan urusan kantor demi kelancaran tugas dan demi kesuksesan organisasi.Pegawai diberikan kebebasan untuk bicara, namun informasi yang akan disampaikan sebaiknya sudah ‘matang’ jadi tidak harus mengadakan penelitian lagi.” “Menurut Bapak AT selaku Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan menerangkan bahwa apabila staf memiliki masalah atau kendala dalam menyelesaikan tugasnya dapat menyampaikannya kepada beliau secara langsung walaupun hanya melalui telepon.” “Menurut Ibu TYI SMP selaku Kepala Subbagian Persuratan menjelaskan bahwa beliau sangat menerima apaabila ada pegawai yang menghubunginya dan menyampaikan permasalahan yang menjadi kendala, sehingga dapat mencarikan solusi yang mungkin dapat diambil” “Bapak AT dan Ibu TYI SMP menambahkan bahwa beliau bersedia menerima telepon dari pegawainya yang ingin menyampaikan informasi ataupun permasalahan kepada mereka, walaupun hari libur. Bapak AT juga menjelaskan bahwa beliau menginginkan stafnya berani dalam menyampaikan berbagai informasi yang ada.” Pimpinan menyampaikan
sangat kendala
menghargai ataupun
pegawai
permasalahan
yang yang
mau
dan
berani
dihadapi
dalam
menyelesaikan tugas-tugas. Dengan harapan, pimpinan dapat mencarikan solusi yang terbaik. Pernyataan para pimpinan tersebut didukung oleh pegawai yang berada di bawah pimpinannya. Berikut hasil wawancara dengan para pegawai. “Menurut DS, staf Kepala Biro Administrasi, memang sebaiknya kalau terjadi permasalahan dalam menyelesaikan pekerjaan dilaporkan kepada pimpinan untuk mencari solusi.” “Menurut EDL dan SP, staf Bagian Persuratan, pimpinan selalu mengingatkan bila terjadi masalah dalam menyelesaikan tugas yang telah diberikan untuk segera melaporkannya kepada pimpinan.”
74
Pimpinan memahami jika dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tidak selamanya baik-baik saja. Adakalanya, tugas tersebut menemui kendalanya. Maka, pimpinan bersedia memberi masukan ataupun mencarikan jalan keluar dari permasalahan tersebut. Dalam melaporkan permasalahan yang ada, pegawai dapat menyampaikan kepada pimpinan baik melalui media komunikasi telepon atau tatap muka langsung. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, pimpinan dapat membuat pegawai merasa dihargai. Hal ini terlihat, setiap pimpinan bertemu dengan pegawai, baik sedang di jalan atau bertemu di dalam sebuah kesempatan. Beliau sering menanyakan kabar pegawai tersebut dan keluarganya. Seperti berikut ini, “Bagaimana kabarnya?” atau “Salam untuk keluarga”. Hal tersebut dibuktikan oleh hasil wawancara dengan Bapak SD selaku cleaning service. “Menurut Bapak SD, selaku cleaning service menjelaskan bahwa Bapak DSS juga pernah menanyakan kabar dirinya. Jika setelah beberapa hari libur bekerja.” Pimpinan tidak membedakan komunikasi dengan pegawai ataupun dengan cleaning service. Sehingga, dalam bekerja terdapat adanya landasan kesamaan. Hal ini sangat baik untuk diterapkan, pimpinan mencoba memahami bawahannya dengan menyentuh rasa kekeluargaan yang dimiliki setiap individu.
2. Pengambilan Keputusan Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan melibatkan pegawai dalam mencari
75
informasi yang berhubungan dengan suatu permasalahan dan menjadikannya sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. “Menurut Bapak DSS menerangkan bahwa tidak ada salahnya apabila seorang pimpinan meminta informasi kepada pegawai dalam memutuskan suatu hal. Walaupun, hasil akhir dari keputusan itu tetap menjadi kebijakan pimpinan. Beliau juga pernah melakukan hal tersebut dengan berdiskusi dengan pegawai yang dianggap kompeten.” “Menurut Bapak AT menjelaskan bahwa dalam membuat suatu keputusan yang berkaitan dengan nasib pegawai, dapat mengajak pegawai itu sendiri. Sehingga, pegawai juga dapat mengambil sikap menyangkut keputusan tersebut.” “Menurut Ibu TYI SMP mengungkapkan bahwa jika keputusan yang harus diambil menyangkut keseluruhan pegawai, maka akan melibatkan seluruh pegawai dalam mencari informasinya. Tetapi jika hanya keputusan yang diambil menyangkut personal atau perorangan maka tidak perlu semua pegawai ikut dalam memberikan informasi.” Pimpinan dapat mengajak pegawai ikut serta dalam menyumbangkan informasi sebagai bahan wacana dan menambah wawasan dalam mengambil suatu keputusan. Pimpinan terbuka dalam mencari berbagai informasi yang berkaitan dengan pegawai. Pegawai juga beranggapan bahwa pimpinan terkadang meminta informasi dalam mengambil sebuah keputusan. Berikut hasil wawancara dengan pegawai. “Menurut DS, Bapak DSS beberapa kali pernah bertanya mengenai suatu informasi. Misalkan beliau akan mengadakan rapat. Maka beliau akan menanyakan ruang rapat mana yang dapat digunakan. Beliau tidak memaksakan harus menggunakan ruang rapat tertentu.” “Menurut EDL dan SP, Bapak AT dan Ibu TYI SMP, juga sering menanyakan informasi yang dapat membantunya menentukan keputusan. Terutama bila menyangkut nasib seluruh pegawai.” Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, dalam melibatkan pegawai dalam
76
mencari informasi tetap melihat pada keputusan apa yang akan diambil. Jika melibatkan pegawai akan disampaikan permasalahan yang ada dan mencari informasi lebih lanjut untuk pengambilan sebuah keputusan. Selain hal tersebut, dengan mengikutsertakan pegawai dalam suatu permasalahan, merupakan suatu hal yang positif bagi pegawai sendiri. Adanya pembelajaran tentang rasa memiliki pegawai terhadap organisasi atau kantor.
3. Suasana Kerja Komunikasi yang baik pada suatu organisasi dapat menghasilkan suasana kerja yang kondusif. Kinerja pegawai dapat meningkat dengan lingkungan dan suasana kerja yang nyaman. Pimpinan memahami suasana kerja dapat mempengaruhi kinerja pegawainya. Sehingga, pimpinan menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman bagi pegawainya. Sebagaimana hasil wawancara peneliti dengan pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan. “Menurut Bapak DSS menjelaskan bahwa beliau ingin dalam bekerja semua dapat berjalan lancar. Seluruh pegawai merasa nyaman dan bekerja tanpa ada tekanan. Suasana dalam bekerja tidak harus selalu serius, beliau mengistilahkan ‘sersan’ serius tapi santai. Beliau juga berpendapat bahwa setiap permasalahan dapat diselesaikan dengan syarat dikerjakan dengan serius.” Dalam situasi atau suasana kerja yang tidak terlalu serius pimpinan dapat menyampaikan berbagai perintah dengan lebih mudah dan dapat dimengerti oleh pegawai. Pegawai juga dapat lebih memaksimalkan kinerjanya tanpa paksaan.
77
Dengan suasana kerja dan komunikasi pimpinan yang baik, dapat membuat pegawai lebih mempercayai pimpinannya. Sehingga dalam pelaksanaan tugas pimpinan juga dapat mengetahui apakah pegawai dapat menyelesaikan pekerjaan yang sudah diberikan tepat waktu. “Bapak DSS mengungkapkan bahwa tidak banyak yang ‘curhat’ masalah pribadi. Tetapi, ada beberapa pejabat atau pegawai yang menceritakan masalah tersebut kepada beliau. Beliau menghargai hak atau pendapat dari semua staf. Apabila pejabat atau pegawai ingin berbagi cerita atau curhat, beliau akan mengimbangi dengan kemampuannya.” ”Bapak AT menjelaskan bahwa tidak semua pegawai mau membagi ceritanya, tetapi sebagian besar membaginya kepada beliau. Menurut beliau, hal tersebut tidak menjadi masalah. Beliau jadi lebih tahu bila ada seseuatu yang terjadi dengan pegawai.” “Menurut Ibu TYI SMP menjelaskan kadang pegawai juga mau membagi cerita permasalahan yang sedang dihadapinya. Beliau beranggapan bahwa pegawai yang bercerita kepadanya tentang permasalahan yang sedang dihadapinya dapat membuat pimpinan lebih maklum dan memberikan toleransi. Baginya, apabila dengan permasalahan yang jelas dan memang sifatnya penting sekali bagi pegawai tersebut dan pekerjaan yang ada tidak terlalu banyak maka pimpinan masih bisa memberikan toleransi.” Pimpinan sifatnya terbuka kepada pegawainya. Dengan pendekatan atau situasi informal yang diciptakan oleh pimpinan, pegawai dapat menceritakan permasalahan yang sedang dihadapi. Walaupun, permasalahan yang sifatnya pribadi. Hal ini sudah cukup baik, pimpinan mau mengerti apa yang sedang dialami oleh pegawainya. ”Menurut DS, Bapak DSS sudah menciptakan suasana kerja yang nyaman, santai tetapi juga serius. Beliau sering memberikan candaan-candaan yang ringan dan cukup untuk memecahkan suasana yang hening. Namun, beliau juga cukup serius dalam menghadapi suatu permasalahan yang menuntutnya harus serius.” “EDL menjelaskan bahwa dirinya tidak terlalu bisa menceritakan hal-hal pribadi kepada pimpinan, tapi beberapa pegawai memang pernah menceritakan permasalahannya kepada pimpinan.”
78
“SP juga menjelaskan bahwa dirinya tidak pernah menceritakan permasalahan pribadinya kepada pimpinan, biasanya dia hanya menceritakan masalah pribadinya kepada teman kerjanya. Mungkin teman kerjanya yang menceritakan masalahnya kepada pimpinan. SP hanya menceritakan permasalahan kepada pimpinan ketika ibunya sakit. Menurutnya, pimpinan cukup terbuka dalam menerima ceritanya dan bijaksana.” Pimpinan juga berperan dalam menciptakan suasana kerja yang kondusif. Pegawai dengan sendirinya akan menceritakan kepada pimpinan masalah yang sedang dihadapinya apabila suasana kerjanya mendukung. Suatu hal yang positif jika pegawai mau mempercayai pimpinannya. Pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan menjadikan kebersamaan sebagai landasan dalam menyelenggarakan tugas-tugas yang harus diselesaikan. Pimpinan tidak membeda-bedakan antara pegawai yang satu dengan yang lain. Ada toleransi terhadap pegawai, selama alasannya masih bisa dipertanggungjawabkan. Dalam memberikan perintah atau arahan, juga mempertimbangkan segi kemanusiaan. Adanya keterbukaan pimpinan kepada pegawai pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi, Rumah Tangga Kepresidenan. Pimpinan mengharapkan pegawai dapat berkomunikasi secara dua arah, sehingga pimpinan dapat mengetahui permasalahan apa yang sedang terjadi dan mencarikan solusi terbaik. Dalam pengambilan keputusan pimpinan melibatkan pegawainya sebagai bahan pertimbangan, walaupun hasil akhir keputusan tetap menjadi hak pimpinan. Hal ini dikarenakan, seorang pimpinan tetap harus memiliki ketegasan dan komitmen dalam memutuskan suatu permasalahan.
79
Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan memiliki sikap kepedulian yang tinggi terhadap pegawai. Pimpinan mengamati pegawai, sehingga dapat terlihat ketika pegawai mengalami penurunan atau peningkatan kinerja. Pegawai dapat membagi cerita kepada pimpinan menunjukkan bahwa pimpinan bersedia untuk mendengarkan dan memberi masukan bila diperlukan. Namun, pimpinan tetap menjaga koridor atau batasan masalah pribadi pegawai. Pimpinan beranggapan bahwa suatu nilai positif jika pegawai mau menceritakan atau membagi cerita dengan pimpinan. Pimpinan dapat memanfaatkan suasana informal untuk memberikan masukan ataupun perintah secara halus. Suasana informal yang tercipta menimbulkan perasaan kekeluargaan di antara masing-masing pegawai. Hal ini meningkatkan rasa memiliki pegawai terhadap kantor atau organisasi. Peneliti mengamati bahwa pimpinan dalam memerintahkan pegawainya menggunakan nada atau intonasi suara dan bahasa yang sopan. Pegawai menjadi merasa lebih dihargai oleh pimpinannya.
The Structuring Style 1. Pembagian Tugas Kerja Pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan pembagian tugas kerja sudah mengacu pada tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing pegawai.
80
“Menurut Bapak DSS menjelaskan bahwa selama ini beliau melihat hampir semua pegawai di lingkungan Biro Administrasi sudah menguasai bidangnya masing-masing sesuai dengan tupoksinya.” “Menurut Bapak AT menjelaskan bahwa masing-masing pegawai memiliki tugas sesuai dengan job description/ pembagian tugas. Sehingga tugas yang beliau berikan kepada masing-masing pegawai juga akan berbeda.” “Ibu TYI SMP mengatakan bahwa pegawai pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan sudah dapat bekerja sesuai dengan tupoksinya masingmasing.” Pembagian tugas kepada pegawai melalui tugas, pokok dan fungsi masingmasing. Walaupun pegawai sudah memiliki tupoksi masing-masing, tapi pimpinan juga tetap mengarahkan agar pegawai menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik. Pegawai pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi juga menjelaskan bahwa masing-masing pegawai sudah memiliki tupoksi masing-masing. Pembagian tugas pegawai tersebut sudah sesuai dan dapat berjalan dengan benar. “Menurut DS, EDL dan SP menjelaskan masing-masing pegawai sudah memiliki tupoksi atau job description. Pimpinan memberikan perintah biasanya sesuai dengan tupoksi yang dimiliki oleh pegawai.” Oleh
karena
Rumah
Tangga
Kepresidenan
merupakan
lembaga
kepresidenan yang acara atau kegiatannya sering tiba-tiba (insidentil), maka pegawai diminta untuk dapat bekerja melewati jam kerja. Pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi dibuat jadwal lembur atau piket bulanan. Dalam pembagian tugas lembur atau piket tersebut disusun atas kesepakatan bersama.
81
“Bapak AT menjelaskan bahwa penjadwalan tugas berdasarkan kesepakatan, hampir semua pegawai mendapatkan penugasan lembur atau piket. Tetapi ada beberapa pegawai yang meminta untuk tidak lembur sebanyak yang lain. Namun, hal tersebut berdasarkan dari kesepakatan pegawai yang lain, sehingga tidak ada kecemburuan diantara pegawai. Sebagai pimpinan beliau akan setuju.” “Menurut Ibu TYI SMP menjelaskan bahwa untuk pekerjaan yang sifatnya harus dikerjakan di luar jam kerja seperti, standby jika sewaktu-waktu diperlukan, biasanya tiap bulan dibuat jadwal piket. Dari jadwal piket tersebut, pegawai sudah tahu apa yang harus mereka kerjaan pada saat piket. Biasanya pekerjaan yang dilaksanakan bersifat insidentil. Bukan pekerjaan baku tapi harus tetap dikerjakan.” Pembagian tugas di luar tupoksi, karena hal-hal atau pekerjaan yang sifatnya di luar dugaan. Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada staf atau pegawai. Pembagian tugas disusun berdasarkan kesepakatan di antara pegawai. “Ibu TYI SMP menambahkan misalkan pada saat tutup anggaran, Bagian Keuangan akan menginfokan kepada Bagian ini untuk menugaskan petugas yang standby. Karena ada kuitansi atau berkas yang memerlukan stempel atau harus di-fotocopy. Saya akan menanyakan siapa yang bertugas piket pada hari ini. Saya hanya akan mengingatkan kembali bahwa nanti ada pekerjaan”. Pembagian tugas yang diserahkan sepenuhnya kepada pegawai dan disusun berdasarkan kesepakatan bersama diantara pegawai menjadikan salah satu pembelajaran diantara pegawai tentang musyawarah untuk mufakat.
2. Penyampaian Informasi Dalam menyampaikan informasi Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan melihat pada jenis informasi yang akan disampaikan. “Menurut Bapak DSS, dalam menyampaikan suatu informasi baik berupa peraturan ataupun ketentuan yang baru. Beliau akan melihat peraturan tersebut terlebih dahulu, apabila aturan tersebut bersifat umum, beliau akan
82
menyampaikannya melalui prosedur yang ada. Beliau akan menyerahkannya kepada Bagian Kepegawaian untuk diedarkan kepada seluruh unit kerja termasuk para pegawai. Kalau hanya peraturan yang sifatnya intern, beliau akan mengundang beberapa pejabat untuk menyampaikan kepada staf tentang peraturan tersebut. “Menurut Bapak AT, apabila terdapat peraturan atau ketentuan baru, beliau akan menginformasikan kepada pegawai. Terutama yang berhubungan dengan pegawai. Tetapi, karena Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan merupakan tempat keluar masuknya surat, maka pegawai lebih proaktif jika ada pengumuman atau peraturan baru. Petugas pengagenda surat akan dengan sendirinya meng-copy pengumuman tersebut dan menempelkannya pada papan pengumuman yang ada di bagian ini. Jadi sebelum Bagian Kepegawaian mengumumkan atau mengedarkannya. Atau sebelum Kepala Biro Administrasi memberikan arahan untuk mengedarkan pengumuman tersebut. Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan sudah mengetahui peraturan tersebut. Sehingga beliau sebagai pimpinan hanya mengingatkan kembali bahwa ada peraturan baru dan meminta feedback penafsiran dari pegawai. Bila penafsiran tersebut berbeda, beliau akan menjelaskannya. Selama penafsiran pegawai benar, mereka bisa langsung menjalankannya”. “Menurut Ibu TYI SMP, apabila terdapat kebijakan baru beliau akan berkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan beliau yaitu Kabag Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, bahwa ada peraturan baru yang berkaitan dengan pegawai. Apakah perlu disampaikan kepada pegawai. Kalau arahan dari pimpinan beliau untuk tidak disampaikan dulu karena peraturan tersebut akan menimbulkan keresahan diantara pegawai, maka beliau tidak akan menyampaikannya. Karena, mungkin peraturan tersebut belum pasti adanya.” Pegawai membenarkan hal tersebut. Berikut hasil wawancara dengan pegawai: “Menurut DS, EDL dan SP, pimpinan lebih sering tidak menyampaikan informasi jika belum pasti. Tapi apabila sudah pasti, maka akan disampaikan kepada pegawai. Informasi tersebut, biasanya disampaikan melalui lisan ataupun tertulis” Pimpinan menseleksi terlebih dahulu, bagaimana sifat dari informasi yang akan disampaikan. Bila informasi tersebut menyangkut kebijakan tentang seluruh
83
pegawai. Maka akan diinformasikan kepada pegawai melalui bagian yang menangani permasalahan yang berkaitan dengan pegawai. Namun, apabila informasi tersebut sifatnya intern dan tidak perlu seluruh pegawai mengetahuinya, maka pimpinan hanya akan memanggil para pejabat untuk kemudian menginformasikan kepada bawahannya. Pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan kembali menyerahkan penyampaian informasi baru yang diterima kepada pegawainya. Pimpinan hanya akan mengingatkan pegawai bahwa ada peraturan atau kebijakan baru. Apabila terdapat informasi yang berkaitan dengan peraturan atau kebijakan baru, pimpinan akan berkoordinasi terlebih dahulu dengan pimpinan di atasnya, apakah informasi tersebut dapat disampaikan kepada pegawai. “Menurut Bapak AT dan Ibu TYI SMP, penyampaian perintah atau informasi disampaikan melalui lisan maupun tulisan. Hal ini mengantisipasi jika pegawai sedang tidak ada di tempat, setelah pegawai kembali, dia akan ingat kembali bahwa ada perintah atau arahan yang belum terselesaikan.” Berikut hasil wawancara pegawai yang menyepakati hal tersebut: “Menurut EDL dan SP, biasanya setelah kembali di tempat ada memo kecil di atas meja dan pimpinan akan mengingatkan kembali.” Dalam menyampaikan informasi, pimpinan tetap melalui jenjang hierarki atau struktur yang ada dalam organisasi. Hal ini juga membuktikan bahwa Rumah Tangga Kepresidenan sebagai lembaga kepresidenan yang berpedoman pada birokrasi dan prosedur. Aspek kepemerintahan masih melekat pada tubuh organisasi ini.
84
Rumah
Tangga
Kepresidenan
merupakan
salah
satu
lembaga
kepresidenan. Pada pelaksanaan kegiatannya tetap menggunakan struktur organisasi yang ada, sehingga, faktor formal tidak mungkin dapat terpisahkan. Pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan menggunakan pesan lisan dan tertulis kepada pegawai atau bawahannya. Pesan lisan dinilai lebih cepat dan dapat mencapai persepsi yang sama. Selain itu, informasi, pesan atau perintah yang akan disampaikan pimpinan dapat langsung diterima oleh pegawai. Perintah tersebut dapat segera dilaksanakan. Pesan lisan dilihat dari sisi positif, sangat efektif dan efisien, pekerjaan atau perintah dapat selesai cepat, tepat waktu dan ekonomis. Namun, bila dilihat dari sisi negatif, jika pimpinan memerintahkan pegawai dengan lisan, terdapat kemungkinan pegawai tersebut lupa dan tidak menyelesaikan dengan baik. Pegawai tidak memiliki dasar kuat untuk menyelesaikan pekerjaan, begitupula sebaliknya, pimpinan tidak dapat menuntut pegawainya jika pekerjaan yang diperintahkan belum atau tidak selesai karena pimpinan tidak memberikan bukti tertulis sebagai pengingat pesan. Pesan tertulis bentuknya dapat berupa memorandum, catatan kecil yang dibuat pimpinan pada kertas, atau disposisi tertulis. Pesan tertulis ini dapat berfungsi sebagai pengingat jika pegawai lupa atau belum menyelesaikan perintah yang sudah diberikan. Untuk beberapa hal, pesan tertulis dapat dijadikan sebagai dasar bagi pegawai untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Jika pegawai sedang tidak ada di tempat, pimpinan sudah memberikan catatan yang berisi perintah. Apabila, pegawai tersebut sudah kembali dapat membaca pesan tersebut
85
dan dapat langsung mengerjakan tugas atau perintah yang telah diberikan oleh pimpinan. Dilihat dari segi positifnya, pesan atau arahan dapat tercatat, sebagai pengingat pesan dan dijadikan sebagai acuan pegawai dalam bertindak. Namun sebaliknya dari sisi negatif, pesan yang disampaikan tidak langsung dapat diterima oleh pegawai, terkadang bahasa tulisan lebih membingungkan daripada lisan dan dinilai tidak efektif dan efisien. Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan menggunakan cara penyampaian perintah kepada pegawai melalui lisan dan tulisan. Dengan demikian, informasi atau perintah yang akan disampaikan dapat diterima dengan persepsi yang sama, sesuai dan tetap ada catatan pengingat perintah yang telah disampaikan. Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan membagi tugas pekerjaan dengan menggunakan tupoksi jabatan yang sudah dimiliki oleh masing-masing pegawai. Namun, bila terdapat suatu situasi dimana, petugas yang seharusnya bertugas tidak masuk karena sakit, maka Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan akan membagi tugas kepada pegawai lain untuk menggantikan. Penjadwalan tugas secara terstruktur dengan membuat daftar lembur atau piket bagi pegawai untuk standby, jika sewaktu-waktu diperlukan, berdasarkan kesepakatan seluruh pegawai pada bagian tersebut. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan dalam
86
memberi perintah, biasanya dengan menyampaikan berbagai informasi tentang tujuan, aturan dan prosedur yang berlaku, tujuannya untuk mempengaruhi pegawai. Hal seperti ini, pernah dilakukan oleh Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, pada awal tahun. Pegawai dikumpulkan, disampaikan beberapa informasi yang dapat mempengaruhi
pegawainya
kemudian
pimpinan
memerintahkan
untuk
menindaklanjuti informasi yang sudah disampaikan. Berdasarkan pengamatan, pimpinan akan memberikan perintah melalui lisan kemudian disusuli oleh tertulis. Pimpinan juga memberikan arahan melalui disposisi-disposisi secara hierarki, dari pejabat eselon I sampai dengan eselon IV.
The Relinquishing Style Kesempatan Berpendapat dan Kritik Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan dalam menjalankan tugasnya mempunyai prinsip setiap pegawai memiliki hak yang sama dalam berpendapat. “Menurut Bapak DSS mejelaskan bahwa beliau bersedia untuk menerima masukan ataupun gagasan tentang organisasi dari pegawai. Namun, dalam penyampaiannya harus benar-benar sudah yakin dan valid sehingga tidak menyebabkan ambiguitas. Dalam memberi masukan pegawai sebaiknya menginformasikan kepada atasan langsungnya terlebih dahulu. Sehingga atasannya dapat mengerti jika terjadi suatu hal ” “Menurut Bapak AT selaku Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan menerangkan bahwasanya beliau menginginkan staf dapat berani dalam menyampaikan pendapat yang membangun ataupun suatu permasalahan yang sedang dihadapi dalam menjalankan tugas-tugasnya.”
87
Pimpinan menyadari bahwa kebebasan berpendapat sangatlah penting bagi pegawai untuk mengembangkan kreatifitas dan inovasi, sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai. Namun, karena Rumah Tangga Kepresidenan merupakan lembaga birokrasi, maka pendapat-pendapat yang dimiliki oleh pegawai sebaiknya tetap diketahui oleh pimpinan langsungnya terlebih dahulu. “Menurut Ibu TYI SMI menjelaskan bahwa terkadang beliau menanyakan bagaimana menurut pendapat pegawai terhadap suatu permasalahan yang sedang terjadi.” Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan bersedia menerima pendapat, saran, gagasan ataupun kritik dari pegawainya tentang organisasi. “Menurut Bapak DSS, beliau mempersilakan pegawai untuk memberi pendapat. Pegawai dapat menyampaikan gagasan, pendapat ataupun saran dan kritik melalui tertulis ataupun lisan. Namun,lebih baik bila dengan tertulis dan lisan atau tatap muka. Agar dapat langsung berdiskusi ataupun tanya jawab, karena menurut beliau bahasa tulisan terkadang tidak jelas maksudnya.” “Bapak AT menjelaskan bahwa beliau akan menerima aspirasi para pegawai dan mencoba untuk mengkomunikasikannya kepada atasan langsung beliau yaitu Kepala Biro Administrasi.” “Ibu TYI SMP menuturkan bahwa pegawai menyampaikan pendapat atau kritik karena suatu ketidaknyamanan. Namun, beliau menjadikan semua masukan pegawai sebagai hal yang baik. Selama pendapat atau kritik tersebut bersifat membangun organisasi menjadi lebih maju dan lebih baik.” Pernyataan pimpinan di atas berbeda dengan apa yang dirasakan oleh pegawai. Berikut sanggahan dari pegawai yang menjadi narasumber pembanding. “SP mengatakan bahwa dirinya tidak berani untuk menyampaikan baik saran ataupun ide-ide. Ketika pimpinan mengadakan briefing dengan seluruh pegawai. SP hanya mengikuti apa yang menjadi keputusan pimpinan. Menurutnya, apalah artinya dirinya. SP memberikan penjelasan untuk beberapa pegawai berani dalam menyampaikan ide ataupun pendapat. Dalam briefing ibu TYI SMP, memang sering menanyakan pendapat dari pegawainya. ”
88
Namun, pegawai lain yang menjadi narasumber membenarkan apa yang telah disampaikan oleh pimpinan, sebagai berikut. “EDL, menjelaskan untuk beberapa hal yang dirasa dapat menunjang kinerja pegawai, bapak AT berkenan menerima pendapat atau kritik. Bila pendapat, gagasan atau kritik tersebut memang bisa dipertahankan beliau akan melaporkannya kepada atasannya, bapak Kepala Biro Administrasi.” “DS memaparkan bahwa bapak DSS memang sering menerima gagasan ataupun kritik dari berbagai lapisan, baik dari pejabat lain ataupun pegawai. DS tidak dapat mengetahui dengan jelas apakah semua gagasan atau kritik itu digunakan atau tidak oleh beliau. Menurut DS, bapak DSS bersifat terbuka terhadap gagasan ataupun kritik.” Pegawai dalam menyampaikan gagasan atau kritik tetap harus memiliki alasan yang kuat tentang hal apa yang membuatnya ingin menyampaikan gagasan ataupun kritik tersebut dan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Kebebasan atau salah satu hak yang dimiliki oleh setiap manusia adalah hak kebebasan berpendapat. Pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan sudah dapat memberikan hal tersebut kepada pegawainya. Pimpinan bersedia mendengarkan dan menerima kritik dan saran dari pegawai. Meskipun, keputusan tetap ada pada pimpinan untuk menggunakan pendapat atau kritik tersebut atau tidak. Pegawai dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada organisasi atau kantor. Pimpinan Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan sudah menjalankan gaya komunikasi dengan baik. Walaupun, ada beberapa pegawai yang masih belum berani untuk menyampaikan aspirasinya. Hal tersebut dimungkinkan karena organisasi yang bersifat pelayanan, sehingga pegawai juga merasa sedang melayani. Pemikiran yang
89
tertanam pada diri pegawai tersebut adalah seorang pelayan tidak diperkenankan untuk memberikan usul atau gagasan. Peneliti mengamati bahwa pimpinan juga sering meminta pertimbangan atau konsideran kepada pejabat atau pegawai yang berada di bawahnya dengan menggunakan disposisi yang menyatakan mohon pertimbangan atau telaahan. Pimpinan juga sering menggunakan kalimat, “ayo, apa ada masukan?”, kepada pegawai atau bawahannya.
The Dynamic Style Permasalahan Kritis Rumah Tangga Kepresidenan merupakan lembaga pemerintahan yang sifat pekerjaannya sering dihadapkan pada saat-saat kritis. Banyak pekerjaan yang sifatnya segera. Sehingga membutuhkan penanganan yang lebih efektif. “Menurut Bapak DSS, beliau akan menyampaikan kepada pegawai bahwa masalah ini kritis dan harus cepat selesai. Beliau juga akan menunggui, dan menjelaskan bagaimana cara mengerjakannya. Sehingga, pegawai tidak perlu harus melakukan perbaikan berkali-kali, karena beliau dapat langsung membimbing dan menyelesaikannya secara bersama-sama.” “Menurut Bapak AT, permasalahan yang bersifat kritis sudah biasa terjadi. Beliau mencontohkan seperti pendistribusian undangan, terkadang sifatnya dadakan. Sementara petugas pendistribusian undangan hanya ada 2 orang. Misalkan mengantar undangan pelantikan menteri yang akan dilaksanakan siang hari, ternyata ada undangan baru untuk pelantikan Duta Besar yang akan dilaksanakan sore hari. Terkadang beliau mengambil langkah, jika peserta yang diundang sama, petugas pendistribusian dipanggil kembali untuk membawa undangan yang lain. Sehingga pendistribusian undangan tersebut bisa selesai dan terkirim secara bersamaan. Ketika terjadi masalah kritis seperti ini Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan memerlukan strategi, agar dalam bekerja dapat lebih efektif dan efisien.” “Ibu TYI SMP mengutarakan permasalahan yang sama dengan Bapak AT. Beliau akan menyampaikan kepada petugas pendistribusian untuk mendahulukan
90
pengiriman undangan tersebut. Untuk surat-surat intern akan ditangani oleh pegawai lain yang sedang piket. Keadaan kritis lainnya, ketika undangan tersebut tidak diterima oleh satpam yang bertugas karena takut terlambat menyampaikan kepada orang yang diundang tersebut. Sementara undangan tersebut harus segera diterima. Maka beliau memerintahkan petugas pendistribusian untuk mencatat nama orang yang tidak mau menerima undangan itu dan menyebutkan alasan kenapa tidak mau terima. Hal ini untuk menekan agar satpam itu mau menerima undangan tersebut untuk disampaikan kepada menteri atau pejabat yang diundang. Atau untuk mengantisipasi permasalahan kritis tersebut undangan-undangan tersebut dikirim terlebih dahulu menggunakan mesin fax.” Pada situasi kritis pimpinan harus dapat mengambil langkah atau tindakan yang cepat dan cermat. Pimpinan harus bisa menggerakkan dan mendorong pegawainya untuk dapat menjalankan dan menyelesaikan tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya. “SP menuturkan bahwa memang sering terjadi pengiriman undangan yang harus segera karena acaranya sudah akan berlangsung. Bapak AT dan Ibu TYI SMP, selalu menekankan untuk menjadikan pengiriman undangan tersebut sebagai prioritas.” “DS mengungkapkan bahwa Bapak DSS akan membimbing dan mengarahkan langsung stafnya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang sifatnya segera.” Pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi, Rumah Tangga Kepresidenan sudah memiliki kemampuan untuk menstimuli pegawai untuk bekerja lebih cepat dan lebih baik. Hal ini cukup baik, karena pegawai juga dapat mengimbangi pimpinan yang menuntut untuk dapat bergerak. Pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi
Rumah
Tangga
Kepresidenan
menempatkan
permasalahan-
permasalahan kritis sebagai prioritas dalam melaksanakan tugas. Pimpinan juga sudah mampu menjalankan fungsinya sebagai penggerak dari sebuah organisasi.
91
Pimpinan mengambil langkah atau tindakan dengan menginformasikan kepada bawahan bahwa tugas tersebut merupakan suatu hal yang sifatnya sangat segera, mendesak dan penting. Faktor
sumber
daya
manusia
yang
bertugas
sebagai
petugas
pendistribusian surat dan undangan jumlahnya terlalu sedikit jika dibandingkan dengan jumlah surat atau undangan yang harus didistribusikan. Hal ini akan menghambat jalannya administrasi, akan banyak surat yang terlambat atau undangan yang tidak sampai pada waktunya. “Menurut Bapak DSS menjelaskan bahwa setiap pekerjaan yang beliau tugaskan kepada pegawai membutuhkan waktu yang berbeda-beda. Bila tugas tersebut tidak ada masalah, dengan sendirinya staf sudah menyelesaikan tugas sebelum waktunya. Tapi bila terjadi keterlambatan beliau akan menanyakan kepada pegawai tersebut. Tapi kalau salah beliau akan menyampaikan lain kali caranya begini, atau misalkan terlambat lain kali lapor kepada pimpinannya, sehingga beliau tahu sudah sejauhmana tugas tersebut terlaksana.” “Menurut Bapak AT menjelaskan bahwa beliau selalu memberikan target waktu. Jika beliau memberikan tugas pagi hari, maka siang hari beliau sudah menanyakan hasilnya. Tapi bila agak berat, beliau akan menanyakannya besok.” “Menurut Ibu TYI SMP menjelaskan bahwa beliau menekankan pada batas waktu pekerjaan. Beliau memberi contoh, misalkan, ada bahan dari kantor Menteri Kesra yang harus disampaikan kepada Presiden untuk acara besok pagi. Beliau selalu menekankan kepada petugas pendistribusian bahwa surat ini segera untuk bahan acara Presiden besok, jangan sampai telat.” Pimpinan melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap kinerja pegawai dengan menggunakan batas waktu. Pimpinan harus lebih aktif dalam mengawasi dan memonitor pelaksanaan tugas-tugasnya. “Menurut DS, Staf Kepala Biro Administrasi, memang benar jika dalam pemberian tugas sifatnya segera atau khusus, maka bapak Kepala Biro Administrasi akan menyampaikan terlebih dahulu kapan harus diselesaikan.”
92
“Menurut EDL dan SP, staf Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan dan Kepala Subbagian Persuratan juga menjelaskan bahwa pimpinan sering menekankan tentang batas waktu penyelesaian pekerjaan.” Pimpinan di Rumah Tangga Kepresidenan harus bisa memprioritaskan pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan. Agar tugas-tugas yang bersifat segera dapat ditangani dengan cepat dan cermat. Sehingga, dapat mencapai pelayanan prima kepada pimpinan tertinggi. Pimpinan Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, mengendalikan pegawai dengan menggunakan batas waktu penyelesaian pekerjaan. Ada target sasaran yang harus dicapai. Hal ini merupakan tolak ukur sejauhmana pelayanan prima yang telah dilaksanakan pada bagian tersebut. Jika berkaitan dengan kegiatan atau acara yang akan dihadiri oleh Presiden, maka pimpinan akan memberikan perintah yang bersifat memaksa dan mengatur perilaku, perilaku dan tanggapan pegawai. Pada situasi seperti ini perintah juga lebih cenderung dengan menggunakan komunikasi satu arah. Peneliti mengamati bahwa dalam memberikan arahan atau perintah yang bersifat kritis, pimpinan mengubah intonasi suara, kecepatan berkomunikasi dan lebih agresif terhadap pegawainya. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti seluruh pimpinan yang menjadi nara sumber dalam penelitian merupakan warga Negara Indonesia dengan suku bangsa Jawa. Karakter setiap pimpinan masih mengandung unsur budaya dari Jawa. Karakter dasar dari para pimpinan tersebut adalah menghindari konflik, halus, tertutup, tidak mau terus terang, lebih sopan dan tidak membantah apabila
93
terjadi perbedaan pendapat. Namun, karakteristik ini berubah setelah pimpinan menerima pendidikan yang lebih tinggi, berinteraksi dengan berbagai kalangan suku bangsa, maupun tuntutan pekerjaan yang mengharuskannya untuk mengubah karakteristik pribadi. Pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan menjadi lebih cenderung fleksible dalam menjalankan tugasnya atau memerintahkan pegawainya. Hal ini cukup baik dalam usaha membina pegawai untuk bekerja lebih baik dan tidak terlalu kaku terhadap peraturan ataupun ketentuan karena bagian tersebut berhubungan dengan unit kerja lain. Namun, banyak yang beranggapan bahwa pimpinan tidak dapat mengambil tindakan yang lebih tegas terhadap suatu permasalahan yang berkaitan dengan pegawai. Berdasarkan pada penelitian yang dilakukan oleh peneliti terhadap para pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi, Rumah Tangga Kepresidenan didapatkan hasil penelitian bahwa masing-masing pimpinan memiliki gaya komunikasi yaitu: controlling style, equalitarian style, structuring style, dynamic style dan relinquishing style. Namun, masing-masing pimpinan memiliki kecenderungan gaya komunikasi, antara lain: 1. Bapak DSS, Kepala Biro Administrasi Gaya komunikasi yang cenderung diterapkan oleh Kepala Biro Administrasi yaitu structuring style.
94
Terlihat dari setiap tindakan yang diambil akan disampaikan tidak secara langsung kepada pegawai yang bersangkutan melainkan melalui atasan langsung pegawai tersebut atau pejabat yang berada di bawahnya. 2. Bapak AT, Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan Gaya komunikasi yang cenderung diterapkan oleh Kepala Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, yaitu equalitarian style. Terlihat dari tindak komunikasi yang dilakukan kepada pegawai membuat lingkungan atau suasana kerja menjadi lebih terasa nuansa kekeluargaan dan kondusif. 3. Ibu TYI SMP, Kepala Subbagian Persuratan Gaya komunikasi yang cenderung diterapkan oleh Kepala Subbagian Persuratan, yaitu dynamic style. Terlihat dari tindak komunikasi yang dilakukan membuat pegawai atau bawahannya bekerja dengan lebih cepat, sehingga pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya. Komunikasi lebih aktif. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi, Rumah Tangga Kepresidenan, peneliti melihat pimpinan tidak menerapkan gaya komunikasi withdrawal kepada pegawainya. Pimpinan menciptakan nuansa kebebasan dalam berpendapat, pimpinan juga mengharapkan pegawai berani dalam mengemukakan pendapat atau gagasan yang dapat meningkatkan kinerja pada bagian tersebut.
95
4.3. Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan, bahwa dalam bagian tersebut telah tercipta hubungan gaya komunikasi pimpinan dengan pegawainya. Dalam studi PR, terdapat dua publik yang berhubungan dengan organisasi, terdiri dari public internal (dalam) dan public eksternal (luar). Pegawai merupakan salah satu publik internal suatu organisasi yang memiliki peranan penting dalam mencapai tujuan bersama organisasi. Pimpinan bertugas untuk mengarahkan, membina dan membimbing pegawai dalam melaksanakan tugastugas yang diberikan. Seorang pimpinan harus dapat melaksanakan fungsi-fungsi PR yang bertujuan guna mengefektifkan dan mengefisiensikan upaya-upaya pencapaian tujuan organisasi. Gaya komunikasi pimpinan adalah perilaku komunikasi yang dilakukan atasan terhadap bawahannya, dengan kata lain cara atau bagaimana seorang atasan berkomunikasi dalam suatu kelompok atau organisasi tertentu. Gaya komunikasi pimpinan di Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan memiliki tujuan untuk mengarahkan, membina dan membimbing pegawai dalam mencapai tujuan bersama organisasi. Secara keseluruhan, komunikasi yang terjalin sudah pada komunikasi dua arah. Komunikasi ke bawah antara pimpinan ke pegawai atau sebaliknya, dari komunikasi ke atas, pegawai ke pimpinan sudah dapat dilihat. Pesan atau perintah
96
yang disampaikan pimpinan sebagai pertukaran makna dapat diterima dengan baik. Sehingga, terjadi kesamaan makna atau persepsi. Pemimpin juga bersedia menerima masukan, gagasan dan kritik dari pegawainya. Pegawai juga dapat berkomunikasi secara horizontal kepada sesama pegawai, komunikasi diagonal juga sudah terjalin baik dengan unit kerja lain. Gaya komunikasi yang dilakukan pimpinan kepada bawahannya tidak bersifat kaku, tetapi lebih kepada fleksible dengan menyesuaikan situasi dan kondisi yang sedang berlangsung. Masing-masing pimpinan memiliki gaya sendiri-sendiri dalam berkomunikasi, tetapi gaya tersebut dapat berubah apabila keadaan menuntut untuk menggunakan gaya komunikasi tertentu. Pengamatan yang telah dilakukan digunakan sebagai pendukung penetapan gaya komunikasi yang diterapkan oleh masing-masing pimpinan. Pimpinan sudah mampu menerapkan gaya komunikasi sesuai dengan kebutuhannya. Gaya komunikasi dapat menunjang suatu organisasi dalam perkembangannya menuju ke arah yang lebih positif dan meningkat apabila diterapkan sesuai situasi. Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, komunikasi adalah suatu proses melalui mana seorang komunikator menyampaikan stimulus dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya. Dengan komunikasi, pimpinan pada Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan sudah membuktikan teori tersebut. Pimpinan memberi perintah sebagai stimuli dengan tujuan agar pegawai dapat bekerja lebih
97
baik, dengan mengubah atau membentuk perilaku pegawai yang cepat, tepat, cermat dan cerdas. Sebagaimana tersebut pada bab sebelumnya, suatu organisasi juga dipengaruhi oleh faktor karakteristik organisasinya sendiri. Setiap organisasi memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Karakteristik yang dimiliki Rumah Tangga Kepresidenan merupakan dinamis, memerlukan informasi, mempunyai tujuan, terstruktur, sumber daya manusia dan lingkungan. Dengan dinamis, Rumah Tangga Kepresidenan mengalami perubahan menyesuaikan dengan keadaan yang sedang terjadi di Indonesia baik dari segi kondisi sosial, ekonomi maupun teknologi. Dalam menjalankan organisasi, Rumah Tangga Kepresidenan memerlukan informasi, baik dari dukungan anggaran sampai dengan teknis pelaksanaan. Ada kebutuhan informasi, sehingga semua kegiatan yang berhubungan dengan organisasi dapat berjalan dengan baik. Seperti organisasi lain pada umumnya, Rumah Tangga Kepresidenan, memiliki tujuan yang akan dicapai. Hal ini terbukti dari visi dan misi yang dimiliki oleh Rumah Tangga Kepresidenan yaitu pelayanan prima kepada Presiden RI beserta keluarga. Rumah Tangga Kepresidenan merupakan lembaga pemerintah yang terstruktur. Hierarki yang dimiliki menjadi salah satu batasan-batasan dan kontrol terhadap aturan dan perilaku organisasi yang berjalan. Organisasi dapat berjalan dengan adanya sumber daya manusia yang menggerakkan organisasi tersebut. Sama halnya dengan Rumah Tangga
98
Kepresidenan, sumber daya manusia yang ada terus ditingkatkan kemampuannya dengan beberapa pendidikan dan pelatihan yang dapat menunjang pelaksanaan kegiatan sehingga kinerja pegawai semakin meningkat dan tujuan organisasi dapat tercapai sesuai yang diharapkan. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, Rumah Tangga Kepresidenan juga dipengaruhi oleh keadaan kondisi lingkungan, baik dari segi politik, ekonomi maupun teknologi. Banyak kebijakan atau aturan baru seiring dengan pergantian Presiden RI, keadaan ekonomi yang sedang tidak baik juga mengharuskan Rumah Tangga Kepresidenan menyesuaikan dengan melaksanakan penghematan pada beberapa hal. Teknologi yang semakin berkembang mengharuskan Rumah Tangga Kepresidenan mengadakan perubahan pada beberapa system yang ada, misalkan sistem pencatatan kehadiran yang sudah menggunakan elektrik dan terhubung dengan internet. Rumah Tangga Kepresidenan merupakan sebuah lembaga kepresidenan yang bertugas untuk memberikan pelayanan prima kepada Presiden secara administratif dan teknis. Hal ini menyebabkan para pegawai yang bekerja di dalam lingkungan Rumah Tangga Kepresidenan harus bekerja mengikuti rythme pergerakan yang dilakukan oleh Presiden. Sehingga, banyak pekerjaan yang sifatnya tiba-tiba (insidentil) dan segera. Pimpinan Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan mengkombinasikan gaya komunikasi yang ada dalam mengarahkan, membimbing dan membina pegawai. Pimpinan juga dapat melihat situasi dan kondisi, dimana harus menggunakan gaya komunikasi
99
controlling style, equalitarian style, structuring style, dynamic style ataupun relinquishing style. Pimpinan Bagian Persuratan dan Tata Usaha Pimpinan, Biro Administrasi Rumah Tangga Kepresidenan tidak bisa hanya menggunakan salah satu gaya komunikasi saja. Hal ini disebabkan oleh adanya tuntutan waktu, kecepatan dan ketepatan dalam melayani pimpinan tertinggi yaitu Presiden. Namun, dalam pelaksanaannya penggunaan gaya komunikasi tersebut tetap melihat pada situasi dan kondisi yang ada. Namun, gaya komunikasi withdrawal tidak dapat diterapkan pada bagian tersebut. Hal ini dikarenakan, setiap tindakan yang akan diambil dalam instansi tersebut mengharuskan untuk berkoordinasi baik antara atasan kepada bawahan, bawahan kepada pimpinan, pegawai kepada pegawai atau unit kerja satu dengan yang lain. Selain hal tersebut, gaya komunikasi ini dapat menghambat kelancaran penyelesaian tugas-tugas dan dapat menyebabkan kekacauan dalam sistem organisasi yang sedang berjalan. Walaupun, Rumah Tangga Kepresidenan merupakan sebuah instansi yang bertanggung jawab secara administratif maupun teknis kepada Presiden, pimpinan menjadikan keterbukaan sebagai salah satu aspek penting dalam organisasi tersebut. Pimpinan dapat menghargai pegawai baik dari segi hasil tugas ataupun pribadi pegawai. Meskipun tetap ada batasan antara pimpinan dan pegawai, namun keduanya saling menghormati, pegawai menghormati pimpinan dan pimpinan menghormati pegawai. Pimpinan sudah dapat melaksanakan peran dan fungsinya sebagai pembimbing, pembina, pengarah, pendorong dan penggerak sebuah organisasi
100
melalui komunikasi. Dengan berkomunikasi pimpinan menentukan arah dan tujuan serta bimbingan dalam melaksanakan pekerjaan. Keberhasilan seorang pemimpin yang berwibawa hanya dapat diukur melalui prestasi kerjanya terutama dalam memperoleh partisipasi sukarela dari pegawainya.
