BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan diuraikan tentang hasil penelitian dan pembahasannya. Hasil penelitian dan pembahasan merupakan jawaban atas tujuan yang telah disebutkan dalam bab satu. Pada bab ini yang akan diuraikan berkaitan dengan otomatisasi
kantor.
Otomatisasi
kantor
penunjang
efisiensisi
kerja
serta
pembahasannya berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian yang telah dilaksanakan. 4.1. Hasil Penelitian 1.1.1. Gambaran Umum UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang a. Profil Sekolah Nama Instansi
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
Alamat Instansi
Jl.Fatmawati No 76 Tuntang
Telepon/HP/Fax
(0298) 71703885
UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Dinas) Pendidikan Kecamatan Tuntang merupakan instansi pemerintahan yang bergerak di bidang pengurusan administarsi yang menaungi TK, SD, SMP dan SMA di seluruh Kecamatan Tuntang. Jam kerja di kantor UPTD Pendidikan Kecamatan di mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat mulai
47
dari pukul 07.00-15.00 WIB. Suatu organisasi tentunya harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan . Struktur organisasi UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang terdiri dari : a. Drs. Nurhadi
(Kepala UPTD)
b. Asiyasih, S.Pd
(KTU)
c. Hari Mustotiah, S.Pd.SD (Bendahara) d. Eko Puji Lestari
(Kepegawaian)
e. Sumiyatmi
(Agenda Keluar – Masuk)
f. Sutarman, S Ag
(Penilik PNFI)
g. Amelia DianEndarini, S.Si (Penilik PNFI) h. M. Yasin S.Pd
(Pengawas TK/SD)
i.
Dra. Ani Adibatin
(Pengawas TK/SD)
j.
Sungkono
(Penjaga)
k.
Kasmudi
(Penjaga Malam)
Struktur organisasi UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dalam bagan sebagai berikut:
48
digambarkan
Kepala UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas)
Kepala TU (Tata Usaha)
Pengawas TK/SD
Penilik PNFI
Bendahara
Kepega waian
Agenda KeluarMasuk
Adapun analisis pekerjaanya dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Kepala UPTD Melaksanakan sebagian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dibidang teknis operasional administrasi persekolahan dan Tenaga Pendidik Sekolah Dasar (termasuk Sekolah Dasar Luar Biasa), Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman Kanak–Kanak di wilayah Kecamatan. 2. Kepala Tata Usaha
49
Melaksanakan sebagian tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan dibidang penyusunan perencanaan, pengelolaan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan. 3. Penilik PNFI (Pendidikan Non Formal dan Informal) Melaksanakan sebagaian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di bidang Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Pendidikan Non Formal dan Informal). 4. Pengawas TK/SD Melaksanakan sebagaian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di bidang Pendidikan TK (Taman Kanak-Kanak) dan SD (Sekolah Dasar). 5. Bendahara Melaksanakan tugas dibidang pengelolaan administrasi keuangan dinas. 6. Kepegawaian Melaksanakan sebagaian tugas dibidang administrasi umum dan administrasi kepegawaian. Latar Belakang Pendidikan Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang: 1. Drs. Nurhadi
= S1
2. Asiyasih, S.Pd
= S1
3. Hari Mustotiah, S.Pd.SD
= S1
4. Eko Puji Lestari
= SMA
5. Sumiyatmi
= SMA
50
6. Sutarman, S Ag
= S1
7. Amelia Dian EEndarini, S.Si = S1
1.1.2.
8. M. Yasin S.Pd
= S1
9. Dra. Ani Adibatin
= S1
10. Sungkowo
= SMA
11. Kasmudi
= SMA
Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dilihat dari mesin kantor yang digunakan diantaranya terdapat 5 unit mesin komputer, 1 mesin ketik, 4 telepon, 1 OHP dan 1 LCD. Dengan demikian mesin kantor otomatisasi kurang terealisasi dengan sempurna. Mesin-mesin kantor secara penggunaan belum digunakan secara merata oleh para pegawai. Hal ini berdampak pada pembagaian tugas yang tidak merata. Otomatisasi kantor berkaitan dengan tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja dan mesin-mesin kantor. 1.1.3.
Tenaga Kerja
Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki jumlah tenaga kerja sebanyak 11 pegawai, diantaranya 9 Pegawai Negeri Sipil dan 2 Pegawai Wiyata. Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki kompetensi di
51
bidangnya secara teknis maupun non teknis. Dalam pengembangan kompetensi serta pengembangan di bidangnya, UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengadakan pelatihan, diklat, workshop diantaranya: a. Workshop Kepegawaian b. Workshop Penilik (Penilik TK/SD) c. Diklat Pendataan Pegawai d. Pelatihan Verval NUPTK Pelatihan yang diberikan kepada pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang tidak diberlakukan untuk semua pegawai tetapi lebih sering di berikan di bidang kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi data. Pelatihan yang mereka ikuti sebagian pegawai tidak mengalami kesulitan karena pegawai memahami keahlian di bidangnya dan sebagaian pegawai kesulitan ketika mengikuti pelatihan karena penguasaan materi yang masih sminim. Fungsi daripada pelatihan yang diberikan kepada pegawai untuk memberikan tambahan ilmu dengan tujuan pegawai memiliki keahlian di bidang masing–masing. Hasil pelatihan mempunyai dampak positif untuk pegawai dan hasil pelatihan diterapkan di bidang masing–masing.. Pengembangan ilmu dari hasil pelatihan ada yang membagikan hasil pelatihan kepada pegawai lain dan ada yang diterapkan pada diri masing–masing, karena seperti yang di uraikan bahwa tidak semua pegawi mengikuti pelatihan.
52
Adanya pelatihan, workshop dan diklat mampu meningkatkan ketrampilan pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Peningkatan pengetahuan melalui pelatihan ini menumbuhkan semangat kerja pegawai. Hubungan pegawai dengan pimpinan pun berjalan selaras. Pegawai merasa termotivasi dan semangat dalam bekerja karena pegawai mendapatkan pengawasan secara langsung oleh pimpinan melalui rapat evaluasi, selain itu pegawai terdorong akan rasa tanggung jawab dan kewajiban pekerjaan yang harus diselesaikan serta rekan kerja yang mendukung. 1.1.4. Prosedur Kerja Prosedur kerja bagi pegawai di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sudah di tunjukan dengan adanya struktur organisasi, akan tetapi
dalam pelaksanaan
pekerjaan belum sesuai dengan posisi yang telah ditentukan pada struktur organisasi, dengan kata lain belum ada job discription yang jelas. Pegawai UPTD masih kurang memahami pentingnya pembagian job description dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga tanggung jawab penyelesaian pekerjaan belum merata. Hal ini dikarenakan beberapa pegawai tidak terampil mengoperasikan komputer dan pengetahuan akan penguasaan komputer masih minim, sehingga pekerjaan diberikan dan dikerjakan kepada orang yang mampu menguasai komputer yaitu di bidang kepegawaian.
53
1.1.5. Mesin-Mesin Kantor Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang di dalam menyelesaikan pekerjaanya selalu menggunakan mesin kantor salah satunya yaitu mesin komputer. Mesin komputer yang dimiliki di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sebanyak 5 unit. Pada kenyataannya setelah melakukan penelitian dengan jumlah mesin komputer yang ada sudah memenuhi kebutuhan para pegawai akan tetapi penggunaan komputer belum efektif dan belum merata. Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang masih kurang memanfatakan sarana komputer dengan efektif, karena dari 5 mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer yang dimanfaatkan oleh pegawai yaitu di bidang TU dan di bidang Kepegawaian dan 3 komputer yang tersisa tidak digunakan dan di manfaatkan oleh pegawai. 1.1.6. Efisiensi Kerja UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengharapkan dalam setiap pekerjaan dilaksanakan secara efisien dari segi waktu, tenaga dan biaya sehingga tujuan dapat tercapai dengan maksimal. Mesin kantor dan tenaga pegawai mempunyai pengaruh di dalam penyelesaian pekerjaan di kantor. Usaha atau kerja pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dilihat dari segi tenaga belum efisiensi di dalam penyelesaian pekerjaan, hal ini dikarenakan belum ada job description dan pekerjaan hanya dikerjakan oleh pegawai tertentu saja. Segi biaya dari usaha atau kerja pegawai di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum efisiensi dikarenakan pemanfaatan
54
komputer yang belum sesuai dengan jumlah yang dimiliki. Hasil penggunaan mesin komputer dalam penyelesaian pekerjaan merasa terbantu dengan demikian pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang menyadari akan pentingnya peran otomatisasi dalam menunjang efisiensi kerja. 1.2.
Pembahasan
1.2.1. Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum terlaksana dengan merata. Hal ini dikarenakan beberapa pegawai ada yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik, sehingga berdampak kepada pelaksanaan pekerjaan yang tidak merata pula. Raymond (1996: 86) mengemukakan bahwa otomatisasi kantor sebagai bagian dari solusi efisiensi dan korporasi. Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi yang berujung pada penghematan biaya. Otomatisasi kantor mempunyai pengaruh terhadap efisiensi kerja juga berdampak pada tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja dan mesin–mesin kantor. 1.2.2. Tenaga Kerja Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki kompetensi di bidangnya secara teknis maupun non teknis. Pengembangan kompetensi serta pengembangan di bidangnya UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengadakan pelatihan, diklat, workshop diantaranya:
55
a. Workshop Kepegawaian b. Workshop Penilik (Penilik TK/SD) c. Diklat Pendataan Pegawai d. Pelatihan Verval NUPTK Pelatihan yang diberikan kepada pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang tidak diberlakukan untuk semua pegawai tetapi lebih sering di berikan di bidang kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi data. Pelatihan yang mereka ikuti, sebagaian pegawai tidak mengalami kesulitan dan sebagaian pegawai kesulitan ketika mengikuti pelatihan, hal ini dikarenakan sebagaian pegawai memahami keahlian dibidangnya dan penguasaan materi yang masih minim. Fungsi daripada pelatihan yang diberikan kepada pegawai untuk memberikan tambahan ilmu dengan tujuan pegawai memiliki keahlian di bidang masing–masing. Hal tersebut didukung dengan pendapat Simmamora (dalam Tjutju, 2009: 37) yang menyatakan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang di rancang untuk meningkatkan keahlian–keahlian atau pengetahuan tertentu. Hasil pelatihan mempunyai dampak positif untuk pegawai dan hasil pelatihan diterapkan di bidang masing–masing.. Pengembangan ilmu dari hasil pelatihan ada yang membagikan hasil pelatihan kepada pegawai dan ada yang diterapkan pada diri masing–masing, karena seperti yang di uraikan bahwa tidak semua pegawi mengikuti pelatihan.
56
Pelatihan, workshop dan diklat mampu meningkatkan ketrampilan pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang, dengan adanya peningkatan pengetahuan melalui pelatihan ini menumbuhkan semangat kerja pegawai. Hubungan pegawai dengan pimpinan pun berjalan selaras. Pegawai merasa termotivasi dan semangat dalam bekerja karena pegawai mendapatkan pengawasan secara langsung oleh pimpinan melalui rapat evaluasi, selain itu pegawai terdorong akan rasa tanggung jawab dan kewajiban pekerjaan yang harus diselesaikan serta rekan kerja yang mendukung. 1.2.3. Prosedur Kerja Prosedur kerja bagi pegawai di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sudah di tunjukan dengan adanya struktur organisasi. Menurut Maryati (2008: 21) struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukkan hubungan antar fungsifungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing-masing fungsi dalam organisasi.
Pada kenyataannya di
UPTD Pendidikan
Kecamatan
Tuntang
pelaksanaan pekerjaan belum sesuai dengan posisi yang telah ditentukan pada struktur organisasi, dengan kata lain belum ada job discription yang jelas. Hal ini didukung oleh Maryati (2008: 21) bahwa fungsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen, sedangkan personilnya cenderung berubah atau bergantiganti sesuai dengan berjalannya waktu. Para pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
belum
memahami
pentingnya
57
pembagian
job
description
dalam
menyelesaikan pekerjaan, sehingga tanggung jawab penyelesaian belum merata. Hal ini dikarenakan belum semua pegawai menguasai komputer dan pengetahuan akan penguasaan komputer masih minim, sehingga pekerjaan di pasrahkan kepada orang yang mampu menguasai komputer yaitu di bidang kepegawaian. Hasil penelitian tersebut tidak sejalan dengan teori Moekijat (1997:53) yang mengatakan bahwa salah satu prinsipi–prinsip prosedur kerja adalah pembagian tugas yang tepat. 1.2.4. Mesin-Mesin Kantor Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang di dalam menyelesaikan pekerjaanya selalu menggunakan mesin kantor salah satunya yaitu mesin komputer. Pada kenyataannya setelah melakukan penelitian dengan jumlah mesin komputer yang ada sudah memenuhi kebutuhan para pegawai akan tetapi penggunaan komputer belum efektif dan belum merata karena dari 5 mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer yang dimanfaatkan oleh pegawi yaitu di bidang TU dan di bidang kepegawaian. Seharusnya hal ini dapat dikaitkan dengan teori Moekijat (1997: 68) yang mengatakan bahwa keuntungan dari mesin kantor adalah mengurangi kelelahan pegawai kantor dengan demikian menambah mutu pekerjaan. Namun pada kenyataanya penggunaan mesin komputer tidak dapat mengurangi kelelahan pegawai kantor. Peran mesin kantor sangat dipengaruhi oleh tenaga kerja, tetapi pegawai yang belum dapat mengoperasikan komputer secara optimal.
58
Kebutuhan mesin kantor (komputer) dapat dianalis berapa jumlah yang sesungguhnya dibutuhkan (Ibnu, 2004:73). Rumus penentuan kebutuhan mesin kantor juga berdasarkan pada perbandingan antara waktu riil (waktu efektif) penggunaan mesin kantor dengan jam kerja kantor. Waktu rill didasarkan pada pengalaman dari waktu ke waktu kemudian dibuatkan rata-ratanya. Sehingga dapat dirumuskan sebagai berikut:
Kebutuhan Mesin Komputer = WE x 1 komputer JKK
Keterangan: WE
: Waktu efektif (waktu rill) pemakaian mesin kantor
JKK
: Jam kerja kantor
Analisis Kebutuhan Mesin Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dapat dianalisis sebagai berikut: Jam kerja kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang ditetapkan sebagai berikut: Hari Senin
: 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Selasa
: 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Rabu
: 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Kamis
: 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Jumat
: 07.00-15.00 = 8 jam
59
Jam kerja 1 minggu
: 40 jam
Jam kerja 1 hari rata-rata: 40 jam : 5 hari
= 8 jam
Dikantor terdapat 5 buah mesin komputer, setelah diadakan pengecekan rata-rata pemakaian mesin komputer per harinya sebagai berikut: Komputer A
= 7 jam sehari
Komputer B
= 7 jam sehari
Komputer C
= 1 jam sehari
Komputer D
= 1 jam sehari
Komputer E
= 1 jam sehari
Waktu Efektif (WE) = 17 jam sehari Jadi kebutuhan mesin komputer kantor dapat dihitung sebagai berikut:
WE
x 1 mesin komputer
JKK
17
x 1 mesin komputer
8 1,75 = 2 buah komputer Dengan hasil analisis tersebut maka mesin komputer yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang jumlahnya berlebihan karena di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang terdapat 5 unit mesin komputer sehingga banyak mesin komputer yang tidak terpakai.
60
1.2.5. Efisiensi Kerja UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengharapkan dalam setiap pekerjaan dilaksanakan secara efisien dari segi waktu, tenaga dan biaya sehingga tujuannya dapat tercapai secara maksimal. Hal ini tergantung dari pegawai yang melaksanakan pekerjaannya. Ketika pegawai mampu bekerja secara efisien maka hasil yang diharapkan dapat tercapai, sebaliknya ketika pegawai hanya bekerja apa adanya maka hasil yang diharapkan tidak tercapai tidak sesuai dengan harapan. Efisiensi kerja di UPTD Pendidkan Kecamatan Tuntang belum maksimal, ini dikarenakan dari hasil penelitian terdapat kendala sebagai berikut: 1. Sumber daya manusia terbatas dalam menguasai teknologi yang ada. 2. Kurang sosialisasi terlebih bagi pegawai yang belum mampu. 3. Belum ada job description yang tepat. Menurut Liang Gie (1996: 171) Efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan adanya perbandingan terbaik anatara usaha dan hasil
61
