BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1

LATAR BELAKANG PERUSAHAAN

PT. Sydna Farma adalah sebuah perusahaan yang berkecimpung dalam industri farmasi. Perusahaan ini pada awalnya memproduksi obat dengan menggunakan produk dan lisensi dari PT. Organon Indonesia, namun dengan berkembangnya waktu PT. Sydna Farma telah mampu memproduksi produk obat sendiri dengan fokus memproduksi obat - obatan yang bersifat hormonal. Pangsa pasar PT. Sydna Farma tidak hanya dikawasan Indonesia saja namun sudah merambah ke negeri tetangga yaitu Singapura dan Malaysia. Dengan demikian PT. Sydna Farma sudah bisa memproduksi produk dengan lisensi dari perusahaan farmasi asing dimana juga memegang kontrak untuk produksi produk dari sepuluh besar perusahaan farmasi di Indonesia. Produk yang dihasilkan meliputi berbagai macam obat theurapeutic seperti kontrasepsi dan terapi penggantian hormon, gastrointestinal, kardiovaskular, analgetik, dan anti radang. Berikut pangsa pasar yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma :

76 

Gambar 4.1. Pie Chart Pangsa Pasar Perusahaan Farmasi khusus obat hormonal di Indonesia ( Sumber : PT. Dico Citas, 2010 )

Prosentase pangsa pasar ini berdasarkan pangsa pasar perusahaan farmasi di Indonesia yang khusus untuk keuangan obat-obatan yang bersifat hormonal. Pangsa pasar yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma adalah sebesar 13 % dari total pangsa pasar yang ada dan menduduki peringkat ketiga setelah PT. Pfizer dan PT. Schering Plough. Hal ini merupakan potensi yang patut dijaga dan dikembangkan maka hal ini juga menjadi salah satu alasan untuk pengembangan aplikasi BI di PT. Sydna Farma ini. Pada tahun 2008 PT. Sydna Farma sudah berhasil mengimplementasikan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) Microsoft Dynamics AX di kantor pabriknya. Dengan modul aplikasi yang digunakan meliputi modul General Ledger, Account

77   

Receivable, Account Payable, dan management Persediaan Barang. Dimana semua modul saling terintegrasi satu dengan yang lain. Implementasi ERP erat hubungannya dengan bisnis proses perusahaan dimana bisnis proses tersebut sejalan dengan strategi perusahaan yang sudah ditetapkan. Dilihat dari faktor untuk memperoleh pemasukan perusahaan, ada dua bisnis proses yang berjalan di PT. Sydna Farma yaitu: 1. Ketika

perusahaan

mendapat

kontrak

untuk

memproduksi

obat

berdasarkan lisensi dari perusahaan farmasi yang lain. Lisensi ini mempunyai ikatan bahwa PT. Sydna Farma tidak diperbolehkan memproduksi obat yang mempunyai zat aktif yang sama diluar kontrak kerjasama yang ada. Zat aktif adalah zat atau senyawa aktif yang terkandung didalam obat diluar bahan pelarutnya. Jadi ketika PT. Sydna Farma menyetujui kontrak untuk memproduksi obat maka proses kerja akan langsung dilakukan, produksi dijalankan sesuai dengan perintah batch produksi yang sudah ditetapkan, bahan baku dan bahan packing biasanya sudah disediakan oleh pihak pemberi lisensi namun jika belum maka PT. Sydna Farma harus mencari supplier dengan standar bahan baku dan bahan packing yang sudah ditetapkan didalam kontrak. Pihak pemberi lisensi akan sangat aktif terlibat mulai proses quality control di laboratorium sampai di proses packing dan pengiriman obat ke tujuan. 2. Jika perusahaan memproduksi obat sendiri, proses ini tidak tergantung dengan lisensi dari perusahaan lain melainkan PT. Sydna Farma dengan 78   

sendirinya memproduksi obat baru dengan nama obat sesuai dengan keinginan dari PT. Sydna Farma sendiri yang mana hal ini tidak bisa didapatkan ketika berlisensi ke perusahaan lain. Namun sertifikasi untuk membuat obat dengan jenis dan tujuan tertentu harus dipunyai terlebih dahulu. PT. Sydna Farma sudah mengantongi sertifikasi untuk memproduksi obat hormonal untuk skala internasional dimana jarang perusahaan lain mempunyainya. Proses selanjutnya yaitu melakukan riset dan development, di sini peran bagian R&D menjadi sangat vital hampir sebagian waktu akan dihabiskan dalam proses ini. Selanjutnya proses untuk mendapatkan ijin untuk mengedarkan obat ini ke masyarakat indonesia, ijin ini dikeluarkan oleh Balai POM. Sample obat akan diuji kasiatnya dan ditest kemasannya apakah layak untuk dijual belikan ataukah tidak, disini PT. Sydna Farma juga sudah mulai memikirkan cara untuk mendistribusikan obat ini, biasanya distribusi obat dilakukan oleh pihak ketiga untuk itu PT. sydna Farma sudah mempunyai beberapa calon perusahaan distributor obat yang nantinya diberikan ijin untuk mendistribusikan obat ke konsumen. Proses selanjutnya mulai untuk memproduksi obat secara massal dan mulai bernegoisasi untuk mendapat kesepakatan ke pihak distributor obat. Dari beberapa proses diatas penting perlunya sebuah aplikasi yang bisa memberikan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat khususnya ketika berhadapan dengan pihak pemberi lisensi ataupun dari perusahaan distributor obat 79   

untuk bisa menyakinkan mereka terhadap kinerja perusahaan. Hal inilah yang melatarbelakangi pemilihan aplikasi BI sebagai aplikasi untuk pengambilan keputusan di PT. Sydna Farma.

4.1.1

VISI DAN MISI PERUSAHAAN

Visi PT. Sydna Farma adalah untuk menjadi perusahaan tingkat dunia yang mempunyai basis kepada pengembangan ilmu pengetahuan dalam dunia farmasi dengan memiliki keunggulan operasional dalam memastikan kualitas tertinggi, keamanan dan efektivitas produk dengan operasi yang efisien. Sedangkan misi dari PT. Sydna Farma adalah berusaha menyediakan obat-obatan untuk meningkatkan kualitas hidup manusia. Ditopang dengan nilai – nilai dasar perusahaan yaitu : ƒ

Kualitas dari pelayanan Standar mutu produksi obat selalu dijaga oleh perusahaan sesuai dengan standar mutu nasional yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.

ƒ

Kualitas dari kehidupan bekerja Perusahaan berusaha dengan sungguh untuk selalu menyediakan lingkungan kerja yang kondusif untuk mendorong pertumbuhan pribadi, pengetahuan, dan harmoni pekerja serta kemakmuran bagi para pemegang sahamnya.

ƒ

Kemitraan

80   

Menjaga semangat kerja team dan kolaborasi dari unit usaha bisnis perusahaan dengan berusaha untuk mendorong komunikasi yang terbuka dan jujur antara semua pemilik kepentingan untuk mencapai tujuan bersama. ƒ

Integritas perusahaan Selalu mengedepankan prinsip – prinsip kebenaran, keadilan, ketekunan berdedikasi, dan loyalitas antara semua karyawan perusahaan dalam aktivitas sehari-hari.

81   

4.1.2

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

 

82   

Berikut tugas dan wewenang dari setiap jabatan yang ada di PT. Sydna Farma 1. Direktur Tugas: • Melakukan perencanaan strategi jangka menengah dan panjang perusahaan • Memberikan pelaporan ke para pemegang saham dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) terhadap performance perusahaan secara finansial ataupun secara operasional. • Memberikan

keputusan

dan

menandatangani

kontrak

kerjasama

baru,

memperpanjang kontrak yang sudah berakhir masanya dan atau menolak perpanjangan kontrak kerjasama yang sudah ada. • Melakukan evaluasi secara berkala atas kinerja para manager dan jajarannya dalam pelaksanaan operasional bisnis perusahaan. Wewenang :

• Mendelegasikan tugas kepada manager secara efisien yang disesuaikan dengan kondisi di PT.Sydna Farma.

• Menindak dan memperingatkan bawahannya yang tidak sejalan dengan visi dan misi serta komitmen perusahaan.

2. Manager Factory Tugas: • Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan Factory 83   

• Menyelesaikan masalah dan kendala di departemen Factory • Menjalankan, mengawasi dan mengontrol proses produksi • Melakukan evaluasi secara berkala atas kinerja semua staff dibawahnya sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku. • Melaporkan pencapaian target produksi secara berkala ke direktur Wewenang : • Segala aktifitas yang berhubungan dengan proses produksi, maintenance dan quality kontrol.

3. Manager Finance & Accounting Tugas: •

Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan Finance & Accounting

• Menyelesaikan masalah dan kendala di departemen Finance & Accounting. • Mengkaji semua transaksi keuangan. • Menyelesaikan tugas dari Direktur. • Memonitor laporan bulanan. • Mengkaji kembali sistem dan prosedur yang berlaku jika ditemukan masalah. • Mengkaji transaksi pengeluaran keuangan. Wewenang:

84   

• Segala aktifitas yang berhubungan dengan keuangan seperti laporan arus kas, laporan keuangan, dan lain – lain.

4. Manager Information Technology (IT) Tugas: • Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan IT • Merencanakan kebutuhan untuk maintenance hardware, pengembangan software sebagai pendukung operasional perusahaan. • Merencanakan fitur-fitur yang berhubungan dengan teknologi informasi seperti kebutuhan internet. • Mengawasi/mengontrol hardware: server, PC karyawan (anti virus, e-mail system). • Mengawasi/mengontrol keluar masuknya data/dokumen lewat e-mail dan mengawasi e-mail system . • Mengawasi/mengontrol data agar sesuai prosedur/proses bisnis yang sudah ditetapkan. Wewenang: • Pembuatan report dan modifikasi program yang tidak merubah business process dan prosedur perusahaan, seperti : penambahan report standart. • Pembelian hardware komputer baru.

85   

• Pembuatan report dan modifikasi aplikasi yang merubah proses bisnis dan prosedur perusahaan.

5. Manager Supply Chain Tugas: • Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan Supply Chain • Bertanggung jawab atas aktifitas di pabrik • Menjalankan proses produksi harian • Menjaga stok bahan baku dan bahan packing dan memastikan tidak terjadi kekurangan stok. • Mengatur dan mengawasi alur proses mulai dari R&D sampai dengan proses packing dan pengiriman. Wewenang : • Menjaga alur proses dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan dan melakukan tindakan jika terjadi kesalahan prosedur.

6. Manager TSE Tugas: • Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan maintenance 86   

• Bertanggung jawab atas semua alat produksi dan fasilitas dilingkungan pabrik • Setiap harinya melakukan pemeriksaan alat produksi serta fasilitas pendukungnya dan memastikan semuanya berjalan dengan baik • Mengatur jadwal maintenance alat dan mengawasi jalannya maintenance sesuai dengan standar dan prosedur yang sudah ditetapkan • Melakukan perbaikan alat yang rusak dan memastikan tidak mengganggu jalannya proses produksi. Wewenang : • Segala aktifitas yang berhubungan dengan aset perusahaan serta menyetujui atau tidak menyetujui pembelian atau penggantian suku cadang alat produksi.

7. Manager QA/QC Tugas: •

Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan QA/QC

• Bertanggung jawab atas standar mutu dan kualitas hasil produksi. • Mengatur dan mengawasi jalannya quality control terhadap proses produksi • Membuat prosedur quality control yang baik dan benar. • Melakukan tindakan dini dan mengatasi masalah jika terjadi kesalahan prosedur quality control. Wewenang : • Segala sesuatu yang berhubungan dengan quality control produk farmasi. 87   

8. Manager Sumber Daya Manusia (SDM) & General Affair (GA) Tugas: •

Melakukan perencanaan strategi jangka pendek yang berhubungan dengan SDM dan GA

• Membuat perencanaan untuk aktifitas: 1. Kebersihan dan pemeliharaan gedung dan peralatannya. 2. Penyedian ATK dan kebutuhan umum, pantry, dan lain-lain. 3. Pemakaian, servis, pemeliharaan kendaraan. 4. Asuransi gedung dan kendaraan. 5. Perijinan dan perpanjangan dokumen-dokumen. • Mengurus/membantu mengurus semua ijin-ijin perusahaan. • Mengurus/membantu mengurus segala hal yang berhubungan dengan pengiriman & penerimaan paket/surat dari dan ke luar negeri/dalam negeri. • Melakukan kontrol atas pelaksanaan dari perencanaan yang sudah ditetapkan apakah sesuai standar operasi perusahaan atau tidak. • Memberikan input dan output dari karyawan umum dengan mengadakan pertemuan. • Merencanakan kegiatan penerimaan dan seleksi karyawan. • Merencanakan penginformasian kebutuhan tenaga kerja baik dari dalam maupun diluar perusahaan (melalui media masa). 88   

• Merencanakan

pembuatan

maupun

perpanjangan

dokumen-dokumen

ketenagakerjaan. Wewenang: • Memilih dan mengusulkan calon karyawan untuk mengikuti proses seleksi. • Menentukan calon karyawan yang lolos dari psikotes. • Menentukan alat/instrumen yang sesuai untuk melakukan psikotes calon karyawan. • Mengusulkan jenis pelatihan yang sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. • Mengusulkan lembaga pendidikan dan pelatihan yang akan digunakan. • Pengurusan dokumen ketenagakerjaan. • Mengajukan saran/usulan dalam penyusunan Job Description.  • Perpanjangan ijin-ijin/dokumen perusahaan.  • Perbaikan-perbaikan dan pemeliharaan gedung dan kendaraan. 

9. Supervisor Finance Tugas: • Menjalankan permintaan dan tugas dari manager finance dan accounting. • Memposting jurnal transaksi pada bank. • Melakukan pelaporan secara berkala ke manager finance dan accounting terhadap kinerja dan hasil kerja staff finance. Wewenang : 89   

• Aktifitas harian proses yang meliputi semua bagian finance

10. Supervisor Accounting Tugas: • Menjalankan permintaan dan tugas dari manager finance dan accounting. • Memposting Jurnal Transaksi GL • Memposting closing akhir tahun dan pelaporan ke manager finance dan accounting terhadap closing akhir tahun • Memposting COH dan pelaporan secara berkala ke manager finance dan accounting terhadap COH • Memposting Fixed Aset perusahaan Wewenang : • Aktifitas harian proses yang meliputi semua bagian accounting.

11. Supervisor QC Tugas: • Menjalankan prosedur quality control secara baik dan benar. • Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff QC. • Melakukan pelaporan secara berkala ke manager QA/QC terhadap hasil quality control yang sudah dilakukan Wewenang : 90   

• Aktifitas harian proses quality control.

12. Supervisor QA Tugas: • Menjalankan prosedur quality asurance secara baik dan benar. • Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff QA. • Melakukan pelaporan secara berkala ke manager QA/QC terhadap hasil quality asurance yang sudah dilakukan Wewenang : • Aktifitas harian proses quality asurance.

13. Supervisor Warehouse Tugas: • Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas di dalam gudang • Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff warehouse. • Melakukan pelaporan secara berkala terhadap kondisi gudang ke manager. • Melakukan tindakan dini jika terjadi kesalahan pelaksanaan prosedur yang sudah ditetapkan Wewenang : • Segala sesuatu yang ada didalam gudang dan aktifitas didalamnya.

91   

14. Supervisor Packaging Tugas: • Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas pengepakan obat kedalam kemasannya. • Mengawasi secara seksama sterilisasi proses pengepakan • Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff packaging. • Melakukan tindakan dini jika terjadi kesalahan pelaksanaan prosedur yang sudah ditetapkan Wewenang : • Segala sesuatu dalam proses pengepakan dan aktifitas didalamnya.

15. Supervisor Production Tugas: • Mengatur dan mengawasi jalannya aktifitas produksi harian • Memberikan arahan yang benar dalam aktivitas harian staff Tabeltting. • Melakukan pelaporan secara berkala terhadap proses produksi ke manager. • Melakukan tindakan dini jika terjadi kesalahan pelaksanaan prosedur yang sudah ditetapkan Wewenang : • Segala sesuatu yang ada dalam proses produksi dan aktifitas didalamnya.

92   

16. Staff TSE Tugas: • Melakukan perbaikan alat produksi sesuai dengan perintah manager • Menggunakan sumber daya yang ada untuk maintenance alat produksi dan mengajukan penggantian alat / suku cadang jika sudah tidak bisa diperbaiki lagi. Wewenang : • Segala sesuatu tentang maintenance peralatan pabrik.

17. Staff Warehouse Tugas: • Mendata keluar masuk barang digudang • Mendata kondisi dan suhu ruangan gudang dan memberikan pelaporannya ke manager. • Menjaga peletakan dan kerapian barang serta sterilisasi ruangan gudang. • Melakukan tindakan dini jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran atau kebocoran Wewenang : • Segala sesuatu yang berkaitan dengan barang yang berada di gudang.

18. Staff Solid Packaging Tugas: 93   

• Melakukan proses pengepakan produk farmasi yang bersifat padat • Menjaga kebersihan dalam proses pengepakan Wewenang : • Segala sesuatu yang berhubungan dengan pengepakan produk farmasi yang bersifat padat.

19. R&D Pharmacist Tugas: • Melakukan proses riset dan development obat yang akan diproduksi menurut prosedur yang sudah ditetapkan • Menganalisis zat aktif obat contoh untuk dijadikan acuan pembuatan obat baru • Memberikan pelaporan secara berkala ke manager terhadap aktifitas R&D. • Menjaga keamanan dan kerahasiaan data komposisi obat yang dianalisis. • Sesekali mengikuti proses QA untuk mendapatkan analisis pengembangan obat baru. Wewenang : • Segala sesuatu yang berhubungan dengan R&D obat.

20. Staff Tabeltting Tugas: • Melakukan proses tabeltting untuk obat yang berwujud tabelt 94   

• Menjaga kebersihan dalam proses tabeltting Wewenang : • Segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tabeltting

21. Staff purchasing Tugas: • Melakukan proses pembelian terhadap permintaan dari bagian lain yang terlebih dahulu sudah disetujui proses pembeliannya. • Mengajukan beberapa permintaan penawaran dari supplier sebagai bahan pembanding. • Memastikan barang yang dibeli sampai ke orang yang melakukan permintaan pembelian. Wewenang : • Segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pembelian barang.

22. Staff QC Tugas: • Menjalankan analisis setiap hasil produksi untuk mencapai standar mutu yang diharapkan dan melaporkan hasil analisis ke manager • Menerima dan menjalankan tugas harian dari supervisor. Wewenang : 95   

• Segala alat-alat yang berhubungan dengan analisis quality control.

23. Staff Information Technology (IT) Tugas: • Menganalisis sistem yang sekarang berjalan. • Menganalisis kebutuhan-kebutuhan user dan mengembangkan / update sistem terbaru. Wewenang: • Segala aktifitas yang berhubungan dengan IT/IS pada PT. Sydna Farma dan melaporkan setiap aktifitas yang terjadi ke Manager IT.

24. Staff Accounting Tugas: • Membuat laporan keuangan konsolidasi, payroll, pengiriman dana operasional, asuransi, klaim, setoran jamsostek, dan PPH Pasal 21. • Membuat laporan SPT tahunan PPH Badan dan PPH pasal 21. • Membuat daftar upah tenaga kerja tahunan untuk jamsostek. • Mengecek dan memberikan otorisasi terhadap biaya-biaya operasional perusahaan dengan cara memeriksa dokumen. • Memeriksa laporan kas harian.

96   

Wewenang: • Membentuk mekanisme yang lebih efisien dalam mengarahkan PT. Sydna Farma untuk menguji dan menjaga integritas laporan keuangan PT. Sydna Farma. Hal ini mengharuskan PT. Sydna Farma untuk memiliki kerangka dalam melakukan penelaahan dan rancangan dalam hal otorisasi untuk menjamin kebenaran dan keabsahan dari posisi keuangan yang disajikan.

25. Staff Finance Tugas: • Mengecek dan menjadwal pembayaran kepada pelanggan. • Mengecek dan membayar klaim kepada karyawan. • Mendepositokan dana yang lebih dari jadwal pembayaran. • Melakukan setoran, transfer, deposito nota-nota ke bank. • Membuat rekapan kas kecil. Wewenang: • Segala aktifitas yang berhubungan dengan keuangan dan melaporkan setiap aktifitas yang terjadi ke Manager Finance & Accounting.

26. Staff General Affair (GA) Tugas: • Mengoperasikan AC, PABX serta pengaturan jadwal service. 97   

• Perawatan genset dan panel power. • Pengawasan line telepon PABX, instalasi air, stop contact. • Melakukan perawatan mekanik : pintu, kunci, dll. • Mengawasi dan absensi para petugas pemelihara taman dilingkungan pabrik. Wewenang: • Mengantarkan dokumen/surat-surat kepada: bank, relasi atau instansi lainnya. • Menindak dan melaporkan petugas pemelihara taman yang lalai.

27. Staff Sumber Daya Manusia (SDM) Tugas: • Menampung surat lamaran yang masuk dan menyeleksi surat lamaran tersebut sesuai dengan kualifikasi pekerjaan yang ada. • Melakukan wawancara dan psikotes untuk calon karyawan. • Membuat resume hasil psikotes dan menginformasikannya ke user terkait. • Membuat desain iklan lowongan pekerjaan di media masa dan pemasangannya di media yang sudah ditentukan. • Mengatur jadwal dengan users untuk wawancara calon karyawan. • Mengatur jadwal dan memanggil calon karyawan untuk proses seleksi dan rekrutmen. • Mengurus dokumen ketenagakerjaan ke kantor Disnakertrans. • Pembuatan laporan absensi karyawan setiap bulannya.

98   

• Input data-data administrasi personalia, seperti: data karyawan dan cuti. • Membuat offering letter karyawan baru, perpanjangan surat kontrak kerja maupun surat pengangkatan karyawan tetap. • Membuat Job Description sesuai jabatan yang ada. • Mengelola perpustakaan perusahaan. • Pengisian data karyawan. • Administrasi karyawan masuk dan keluar perusahaan. Wewenang: • Segala aktifitas yang berhubungan dengan sumber daya manusia pada PT. Sydna Farma Sydna Farma dan melaporkan setiap aktifitas yang terjadi ke Manager General Affair (GA) dan Sumber Daya Manusia (SDM).

4.2 BUSINESS INTELIGENCE FRAMEWORK Berikut merupakan skema Business Intelligence Framework yang ada di PT. Sydna Farma yang terlihat digambar berikut ini:

99   

Standart of Measurement

Axapta 2009 Extract Transform Load Manual Input

Product

Query And Analyses

General Ledger

Budget Model

Finance

Sales Inventory

Project

Meta data repository ( Definition of source, formula, etc )

Gambar 4.3 Business Intelligence Framewok PT. Sydna Farma

Dilihat dari gambar diatas proses Business Intelligence PT. Sydna Farma dimulai dengan inputan data dari Sistem ERP Microsoft Dynamic Axapta 2009 yang mempunyai modul General Ledger, Inventory Management, Bank, Account Payable, Account Receivable, dan Human Resource yang bisa di tarik datanya melalui proses ETL. Selain itu juga terdapat data input dari kegiatan manual yang tidak dicakup oleh Microsoft Dynamic Axapta 2009 seperti data project, pajak, currency, dan juga bunga bank biasanya data tersebut dihasilkan dalam berbentuk tabel. Selanjutnya dari aplikasi itu data yang ada diolah dalam tahapan ETL ( Extract transform Load ) yang akan menghasilkan data warehouse dimana data yang ada seperti finance, Inventory, project, dan sales. Data warehouse yang dihasilkan adalah product yang pernah diproduksi, anggaran yang pernah dilaksanakan, dan juga pencatatan keuangan yang pernah terjadi. Proses yang dilakukan dalam data warehouse adalah queiries and analyses yang dapat menghasilkan kebutuhan BI.

100   

4.3 BUSINESS INTELIGENCE ROADMAP Business Inteligence Roadmap adalah methodologi yang menyeluruh untuk pengembangan kerangka kerja dalam proses pengembangan dan implementasi sistem Business Inteligence, yang mana sudah dijabarkan dalam bab 3 halaman 50.

4.3.1 FASE JUSTIFICATION Inti fase justification berpusat kepada business case assessment. Dimana business case assessment adalah proses evaluasi penilaian terhadap kebutuhan bisnis yang ada dan memberikan penekanan pada tahap pengembangan awal dari proyek BI.

4.3.1.1 BUSINESS CASE ASSESSMENT Tahap – tahap yang dilalui untuk business case assessment adalah sebagai berikut: 4.3.1.1.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN BISNIS Dalam penentuan kebutuhan bisnis perusahaan harus diketahui terlebih dahulu peluang dan ancaman yang timbul dari faktor lingkungan eksternal perusahaan. Hal ini dianalisis menggunakan dua metode yaitu metode Politic, Economic, Social, Tehnology (PEST) dan metode Porter Five Force Analysis. Hasil akhirnya adalah untuk mendukung analisis kebutuhan bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut : A. Analisis metode PEST Peluang Politic (Politik) 101   

•

Berkurangnya peristiwa akhir - akhir

ini yang menimbulkan gejolak

politik yang terjadi di Indonesia telah memberikan dampak yang menguntungkan pada kegiatan bisnis di Indonesia khususnya untuk sektor farmasi. Pemerintah dapat dikatakan telah berhasil meredam gejolak politik yang ada setelah sebelumnya mengalami proses perubahan demokrasi. Contohnya dengan berkurangnya demo – demo yang ditujukan untuk mengoyahkan pemerintahan yang ada. •

Janji pemerintah untuk menghilangkan bea masuk bahan baku obat sebesar 5 % telah memberikan angin segar bagi perusahaan farmasi. Dimana kepastian tersebut dipertegas oleh menteri keuangan sebagai prioritas mereka.

•

Terbitnya

Peraturan

Pemerintah

No.81

tahun

2007,

dan

sebagai petunjuk pelaksanaannya adalah Peraturan Menteri Keuangan No.238/PMK.03/2008 yang didalamnya berisi tentang penurunan tarif pajak pertambahan nilai (PPh) bagi perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas (PT) sebesar 5 %. Kebijakan ini menguntungkan para pengusaha terkhusus pengusaha farmasi sehingga beban pengeluaran perusahaan berkurang. Peluang Economic (Ekonomi) •

Stabilnya nilai tukar mata uang rupiah terutama terhadap nilai mata uang Dollar Amerika telah memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan farmasi dimana sektor bisnisnya menyangkut didalam bidang ekspor / 102 

 

impor dalam hal ini perusahaan farmasi yang sebagian bahan bakunya harus diimpor dari luar negeri. •

Pertumbuhan ekonomi Indonesia yang signifikan berdampak positif juga terhadap pertumbuhan dunia bisnis. Juga dengan cepatnya tindakan pemerintah terhadap krisis ekonomi yang telah terjadi sehingga tidak berakibat banyak bagi perekonomian Indonesia.

Peluang Social (Sosial) •

Masyarakat Indonesia semakin sadar akan kesehatan. Dengan hidup sehat berarti masyarakat Indonesia berusaha untuk meningkatkan kualitas hidup mereka dan berpotensi untuk menjadi manusia yang lebih.

•

Semakin berkurangnya rasa percaya masyarakat terhadap pengobatan secara tradisional ataupun melalui dukun dan lebih memilih berobat ke rumah sakit ataupun puskesmas.

Peluang Technology (Teknologi) •

Kemajuan tehnologi yang begitu pesat belakangan ini berimbas pada semakin canggihnya alat-alat produksi obat yang digunakan. Hal tersebut menjadikan kualitas hasil produksi menjadi lebih baik dan kesalahan ataupun cacat produk bisa diperkecil.

•

Teknologi yang semakin berkembang telah memberikan kenyamanan dalam berinovasi. Khusus untuk perusahaan farmasi yang lebih berpusat

103   

pada R&D nya hal ini memberikan keuntungan yang lebih dimana inovasi-inovasi yang ada telah melahirkan produk farmasi baru yang belum pernah ada sebelumnya. Hasil akhirnya penyakit yang sebelumnya tidak bisa diobati sekarang menjadi bisa disembuhkan. •

Pada masa kini banyak perusahaan terbantu dengan sistem aplikasi yang semakin canggih dan user friendly. Penggunaan sistem aplikasi yang terdistribusi semisal Enterprise Resource Planning (ERP) memberikan banyak kemudahan untuk menjalankan bisnis operasional perusahaan terkhususnya di perusahaan farmasi yang mana terdiri dari berbagai divisi yang harus saling terkait satu dengan yang lainnya.

Dari analisis PEST diatas dapat disimpulkan didalam bentuk tabel sebagai berikut Tabel 4.1 analisis PEST

PEST Analysis

Politik

Ekonomi

Sosial

Implikasi terhadap perusahaan

Kondisi di PT. Sydna Farma

Penurunan bea masuk bahan baku obat dan penurunan PPh badan usaha

Pengeluaran perusahaan dapat dihemat

Memberikan keuntungan tersendiri dengan telah berjalannya renegoisasi penurunan harga bahan baku ke pihak supplier dan berkurangnya beban pembayaran pajak ke pemerintah

Kecilnya dampak dari krisis ekonomi yang terjadi dan nilai tukar mata uang yang stabil

Tidak adanya perubahan strategi jangka panjang yang mempengaruhi kondisi perusahaan

Target yang dicanangkan dalam strategi sudah mulai terlihat pencapaiannya terbukti dengan meningkatnya order produksi

Meningkatnya keuangan obat

Mulai bertambah banyak perusahaan farmasi lain yang sudah menandatangani kontrak kerjasama produksi obat dan pihak distributor yang mulai menawarkan jasanya untuk mendistribusikan obat dari PT. Sydna Farma

Faktor - faktor yang ada

Daya beli masyarakat akan obat yang semakin baik

104   

Teknologi

Majunya perkembangan teknologi dan semakin canggihnya inovasi terhadap mesin produksi

Proses produksi perusahaan lebih efektif dan efisien

Dengan mudahnya para karyawan mengakses sistem dan data untuk membantu proses kerja mereka dan pengoperasian mesin produksi yang sudah otomatis

B. Analisis metode Porter Five Force

                 

Gambar 4.4 Analisis eksternal bisnis dengan Porter “5-Competitive Force” ( Porter, 1980 )

Pendatang baru Salah satu hambatan yang mempengaruhi perkembangan PT. Sydna Farma adalah adanya perusahaan yang mempunyai produk baru sejenis dengan produk PT.

105   

Sydna Farma yang disebut sebagai ancaman pendatang baru. Faktor – faktor yang ada di pendatang baru adalah sebagai berikut : •

Adanya ancaman pendatang baru yang melakukan keuangan dengan melakukan strategi marketing yang menarik. Berikut adalah contoh marketing yang dilakukan : ¾ Menurunkan harga atau memberikan diskon tiap pembelian obat. ¾ Memberikan hadiah untuk setiap pembelian dalam jumlah besar. ¾ Melakukan kerjasama dengan perusahaan multi level marketing

•

Dalam segi kualitas produk pendatang baru mempunyai kualitas yang lebih baik hal ini disebabkan karena pendatang baru melihat kelemahan – kelemahan dari produk kompetitor yang sudah beredar dipasaran, contoh konkritnya adalah makin sedikitnya efek samping dalam obat yang pendatang baru keluarkan. Misalkan PT. Sydna Farma mengeluarkan produk obat kontrasepsi yang mempunyai zat aktif yaitu endometril dimana produk ini mempunyai efek samping seperti pendarahan, nyeri pada dada, mual, muntah, migren, retensi cairan, penambahan berat badan, penurunan toleransi glukosa dan produk ini sudah beredar dipasaran sebaliknya PT. Caprifarmindo baru saja mengeluarkan produk sejenis yang hanya mempunyai efek samping migren, mual, muntah, nyeri pada dada.

106   

Kekuatan konsumen Konsumen di PT. Sydna Farma terbagi menjadi dua jenis yang dijelaskan dalam hal berikut ini : •

perusahaan yang melakukan kontrak kerjasama dengan PT. Sydna Farma dan juga distributor obat – obatan yang menjual obat produksi PT. Sydna Farma penjelasan sebagai ke pasaran. Kerjasama kontrak yang dilakukan adalah menganai hak paten dimana PT. Sydna farma sendiri sudah mempunyai beberapa hak paten untuk obat – obatan hormonal ( untuk lebih detailnya sudah dijelaskan didalam proses bisnis).

•

Distributor yang melakukan kerja sama dalam mendistribusikan Posisi PT. Sydna Farma yang sebelumnya dilakukan kerjasama dalam masalah pendistribusian obat – obatan itu sendiri karena peraturan pemerintah NOMOR: 918/MENKES/PER/X/1993 dimana dalam peraturan tersebut memisahkan antara produsen obat dengan pedagang besar ( Distributor ) untuk keuangan produsen tidak diperbolehkan melakukan keuangan langsung ke konsumen melainkan harus melewati pedagar besar farmasi ( PBF ).

Dalam hal kekuatan pembeli tingkat tawar menawar yang rendah dikarenakan dari sisi kebutuhan mereka akan obat – obatan yang harus dipenuhi. Dan harga yang tawarkan oleh sebuah obat paten walaupun harga termasuk diatas rata – rata obat generik akan tetapi hasil yang didapatkan juga berbeda dengan obat generik yang ada dipasaran. 107   

Kekuatan Pemasok Dalam hal ini kekuatan pemasok PT. Sydna farma yang ada pada saat ini yaitu •

Pemasok bahan baku zat aktif dan obat – obatan lainya. Pemasok bahan baku yang tergolong potential Supplier karena bahan dasar yang disediakan akan berpengaruh terhadap produksi obat – obatan PT. Sydna Farma baik dari kualitas dan juga jumlah barang yang dapat memenuhi kebutuhan pasar sejauh ini. Sebagian besar pemasok PT. Sydna farma adalah perusahaan asing karena pasar domestik yang tidak mempunyai bahan dasar dan teknologi yang cukup untuk mengolahnya.

•

Pemasok penyedia packing untuk obat – obatan. Pemasok penyedia packing ini dilakukan setelah kegiatan produksi dilakukan oleh PT. Sydna Farma. Kegiatan ini dilakukan diluar PT. Sydna Farma karena PT. Sydna Farma ini fokus pada kegiatan utama bisnisnya yaitu produsen obat – obatan.

Pada kekuatan Pemasok untuk PT. Sydna farma merupakan peluang tersendiri terbukti dari diberikannya kemudahan – kemudahan, Seperti ; •

Kontrak kerjasama yang menjamin kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan PT. Sydna Farma.

•

Harga yang di tawarkan tidak fluktuatif tetapi berdasarkan kontrak, dan kontrak tersebut diperbaharuhi setelah 5 tahun.

108   

Produk Subtitusi Karena sasaran PT. Sydna farma yang banyak di daerah perkotaan dimana tingkat kesadaran masyarakat pemahaman dan tingkat pendidikan yang tinggi sehingga banyak masyarakat yang menjalani pengobatan datang ke puskesmas, rumah sakit, ataupun dokter pribadi. Lembaga – lembaga kesehatan tersebut hanya menyediakan obat – obat kimia secara tak langsung membuat obat tradisional tersingkir. Hal tersebut merupakan peluang untuk obat kimia karena masyarakat perkotaan mengunjungi lembaga kesehatan tersebut, sehingga obat tradisional yang ada bukan lagi ancaman dan juga obat tradisional hormonal variannya sangat sedikit dan juga tidak dapat menyembuhkan penyakit – penyakit berat. tetapi obat tersebut gunanya hanya membantu baik itu proses penyembuhan ataupun pencegahan, tidak seperti kegunaan obat yang dapat mengurangi rasa sakit, mempercepat proses penyembuhan, pencegahan penyakit, dan juga terapi secara berkala. Dengan demikian bisa dikatakan bahwa obat tradisional merupakan produk subtitusi selain obat kimia. Persaingan Antar industri Kompetitor dari PT. Sydna Farma sendiri terbagi menjadi 2 jenis, seperti yang dijelaskan seperti berikut ini : •

109   

Kompetitor dengan produk dengan jenis yang sama

Dalam hal produk dengan jenis yang sama yang dimaksud adalah obat yang digunakan dengan fungsi yang sama akan tetapi pengunaan zat aktifnya berbeda dengan produk yang dikeluarkan PT. Sydna Farma. •

Kompetitor dengan produk yang menggunakan zat aktif yang sama. pesaing yang menggunakan zak aktif yang sama dengan fungsi yang sama juga hal ini yang dikategorikan sebagai potential competitor, yang dilakukan oleh PT. Sydna Farma. Dalam cakupan lingkungan bisnis PT. Sydna Farma, terdapat kompetitor

yang diidentifikasi melalui pangsa pasar mempunyai kekuatan yang serupa dari penjelasan diatas yang dipaparkan oleh bagian marketing PT. Dico Citas ( salah satu distibutor obat – obatan di Indonesia) Pesaing-pesaing yang diindentifikasi yaitu terdefinisi digambar 4.1 Pie Chart Pangsa Pasar Perusahaan Farmasi khusus untuk produksi produk hormonal di Indonesia halaman 77. Ancaman – ancaman yang terdapat dari pesaing yang sudah ada sebelumnya seperti : •

Kompetitifnya harga dipasaran sehingga mengakibatkan para pembeli bisa beranjak dari produk PT. Sydna Farma. berikut adalah tabel perbandingan beberapa obat yang ada dipasaran :

110   

Tabel 4.2 List Harga obat Sumber : Guardian Pharmacy 2010

Nama Perusahaan Dan Harga Obat  Nama Obat 

Lynestrenol Desogestrel Estriol Estradiol Nandrolone dekanoat Dexamethasone

PT. Sydna Farma

430.000 69.334 88.565 150.403 139.150 18.000

PT. Schering plough

430.687 64.256 90.544 161.801 154.638 14.761

PT. Kimia Farma

72.300 171.300 19.966

Dilihat dari analisis persaingan yang ada dapat dilihat bahwa persaingan yang ada sangatlah ketat. Dari analisis yang ada di gambar 4.1 dihalaman 77 dan juga tabel 4.2 dihalaman  111 dapat mencerminkan bahwa industri obat hormonal sangatlah ketat harga – harga yang begitu kompetitif dari pesaing dan juga tingkat keuangan yang sangat besar membawa pengaruh terhadap persaingan yang ada.

Dari hasil analisis – analisis diatas disimpulkan kebutuhan - kebutuhan bisnis yang diperlukan oleh PT. Sydna Farma untuk bisa bersaing dengan kompetitornya yaitu : 1. Menaikkan posisi pangsa pasar yaitu dengan berusaha untuk mempromosikan produk yang ada terutama untuk produk buatan sendiri agar dapat lebih dikenal oleh masyarakat, mencari konsumen baru yang potensial dan meningkatkan standar mutu perusahaan. 111   

2. Menentukan produk baru. Dengan siapnya PT. Sydna Farma untuk memproduksi obat dengan lisensi sendiri maka diharapkan dapat mampu daya saing di pangsa pasar yang ada. 3. Menjamin tersedianya stok bahan untuk produksi obat dan menjaga alur distribusi obat untuk lebih baik dan efisien sehingga terjamin mutu dan keabsahan obat sampai ke konsumen untuk bisa di gunakan sesuai dengan tujuan penggunaannya. 4. Meningkatkan quality control untuk produk yang diproduksi sehingga bisa menurunkan cacat produk yang dihasilkan yang juga berimbas kepada penurunan biaya produksi. 5. Memperbaiki proses kerja untuk menjadi lebih baik yang bertujuan untuk peningkatan kinerja dan efektifitas dari perusahaan. Perbaikan bisa dimulai dengan menstrukturisasi kembali struktur organisasi menjadi lebih efisien. Setelah penjabaran kebutuhan bisnis maka dilanjutkan dengan menganalisis dan mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada pada PT. Sydna Farma. Tujuannya adalah agar pihak eksekutif dapat mengidentifikasi dan menetapkan strategi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka. Alat bantu yang mengakomodir hal tersebut adalah dengan menggunakan analisis SWOT.

C. Analisis SWOT Analisis SWOT mencakup lingkungan ekternal dan internal dari PT. Sydna Farma yang dijabarkan sebagai berikut : 112   

Lingkungan Eksternal a. Peluang (Opportunities) Analisis peluang dilakukan untuk bisa mengetahui harapan untuk mendapatkan keuntungan dan nilai tambah baru bagi perkembangan bisnis perusahaan. Berikut beberapa peluang yang ada: 1. Kesadaran dan kemampuan masyarakat yang lebih baik untuk membeli obat dan mendapatkan kesehatan. 2. Pesatnya perkembangan dunia IT yang berakibat semakin mudahnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis produk kompetitor untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. 3. Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur terutama dalam industri farmasi sehingga mempermudah dalam operasional alat – alat produksi. 4. Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak pengusaha farmasi untuk mengembangkan usaha mereka.

b. Hambatan (Threats) Faktor hambatan adalah faktor yang tidak bisa dilihat dengan sebelah mata yang bisa menghambat kemajuan perkembangan perusahaan. Berikut hambatan yang ada bagi PT. Sydna Farma :

113   

1. Semakin banyaknya bermunculan pesaing baru di dalam industri farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan kegunaan produk sejenis. 2. Persaingan harga yang kompetitif antar perusahaan sejenis yang bisa menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

Lingkungan Internal a. Kekuatan (Strength) Faktor kekuatan adalah faktor utama yang membedakan antara perusahaan terutama untuk daya saing / keunggulan dimana dengan baiknya kekuatan yang ada perusahaan akan dapat meningkatkan daya saing perusahaan terhadap para kompetitor. Berikut faktor kekuatan yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma : 1. Mempunyai pengalaman yang baik dalam memproduksi produk farmasi terutama produk yang bersifat hormonal yang didapatkan dari memproduksi produk – produk dari Organon. 2. Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional yang mana menjadi keuntungan dalam bersaing dengan perusahaan farmasi lainnya. 3. Memegang sertifikasi internasional dalam memproduksi obat hormonal. 4. Sudah

mempunyai

standar

operasional

perusahaan

di

setiap

departemennya. 5. Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan baik. 114   

b. Kelemahan (Weakness) Faktor kelemahan adalah faktor internal perusahaan yang selalu diawasi dan diatasi sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Berikut faktor kelemahan yang dimiliki oleh PT. Sydna Farma : 1. Alat – alat produksi yang sudah mulai berumur. 2. Kurangnya dedikasi dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. 3. Kurangnya pelatihan dan sertifikasi tenaga kerja.

Kemudian setelah faktor – faktor strategis internal dan eksternal perusahaan teridentifikasi, maka langkah selanjutnya menyusun tabel untuk merumuskan faktor strategis tersebut yang dituangkan dalam bentuk kerangka kekuatan dan kelemahan (Tabel IFAS) dan kerangka peluang dan ancaman (Tabel EFAS). Dengan keterangan nilai bobot skala 1 (sangat penting) hingga 0 (tidak penting), sedangkan keterangan nilai rating menggunakan skala 1 (rendah) – 4 (tinggi) untuk kekuatan dan peluang, skala 4 (rendah) – 1 (tinggi) untuk kelemahan dan ancaman.

Tabel 4.3 External Factor Analysis Summary (EFAS) Faktor - Faktor Strategi Eksternal

Bobot

Rating

Bobot x Rating

PELUANG :

1. Kesadaran dan kemampuan masyarakat yang lebih baik untuk membeli obat dan mendapatkan kesehatan. 2. Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak 115   

0.25

4

1.00

0.01

2

0.20

pengusaha farmasi untuk mengembangkan usaha mereka. 3.

Pesatnya perkembangan dunia IT yang berakibat semakin mudahnya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis produk kompetitor untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan

4. Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur terutama dalam industri farmasi sehingga mempermudah dalam operasional alat – alat produksi. TOTAL PELUANG

0.05

2

0.10

0.20

4

0.80

0.51

2.20

ANCAMAN:

1. Semakin banyaknya bermunculan pesaing baru di dalam industri farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan kegunaan produk sejenis. 2. Persaingan harga yang kompetitif antar perusahaan sejenis yang bisa menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

0.15

3

0.45

0.25

3

0.75

TOTAL ANCAMAN

0.30

1.20

TOTAL EFAS

1.20

1.00

116   

Tabel 4.4 Internal Factor Analysis Summary (IFAS) Faktor - Faktor Strategi Internal

Bobot

Rating

Bobot x Rating

KEKUATAN :

1. Mempunyai pengalaman yang baik dalam memproduksi produk farmasi terutama produk yang bersifat hormonal yang didapatkan dari memproduksi produk – produk dari Organon.

0.15

3

0.45

0.25

4

1.00

3. Memegang sertifikasi internasional dalam memproduksi obat hormonal.

0.20

3

0.60

4. Sudah mempunyai standar operasional perusahaan di setiap departmentnya.

0.15

2

0.30

5. Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan baik.

0.10

2

0.20

2. Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional yang mana menjadi faktor lebih untuk dapat bersaing dengan perusahaan farmasi yang berkembang lainnya.

TOTAL KEKUATAN

0.75

2.55

KELEMAHAN :

1. Alat – alat produksi yang sudah mulai berumur. 2. Kurangnya dedikasi dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

117   

0.15

2

0.15

3

0.30

0.45

3. Kurangnya pelatihan dan sertifikasi tenaga kerja.

0.20

2

0.40

TOTAL KELEMAHAN

0.50

1.15

TOTAL IFAS

1.25

1.40

Kemudian hasil analisis SWOT tadi juga dituangkan dalam bentuk Matrik yang dijabarkan dalam tabel dibawah ini:

Tabel 4.5 Matrik SWOT PT. Sydna Farma

1.

KEKUATAN (S) Mempunyai pengalaman yang baik 1. dalam memproduksi produk farmasi.

KELEMAHAN (W) Alat – alat produksi yang sudah mulai berumur

IFAS 2.

3. EFAS 4.

5.

Sudah mempunyai konsumen di tingkat internasional

2.

Memegang sertifikasi internasional dalam memproduksi obat hormonal. 3. Sudah mempunyai standar operasional perusahaan di setiap departmentnya.

Kurangnya dedikasi dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Kurangnya pelatihan dan sertifikasi tenaga kerja.

Sudah mengimplementasikan sistem ERP dan sudah berjalan dengan baik.

118   

PELUANG (O)

4.

5.

6.

7.

STRATEGI WO Kesadaran dan kemampuan • Meningkatkan kapasitas produksi dan • Melakukan investasi untuk masyarakat yang lebih baik untuk meningkatkan standar mutu produk pembelian alat produksi yang membeli obat dan mendapatkan mendesak (W1,O4). (S1,S3,S4,S5,O1,O2,O4). kesehatan. • Memberikan motivasi kerja Pangsa pasar yang masih terbuka • Melakukan diversifikasi produk dan melakukan restrukturisasi dengan memproduksi produk baru lebar dan kompetitor yang masih organisasi (W2,O4). (S1,S2,S3,O1,O2). sedikit. • Melakukan recruitment • Memperbesar market share dengan Pesatnya perkembangan dunia IT karyawan sesuai dengan mengakuisisi konsumen standar perusahaan yang berakibat semakin mudahnya baru(S1,S2,O1,O2). (W3,O4). untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dimana hal ini juga • Meningkatkan pendapatan perusahaan membantu pihak eksekutif dalam dengan memaksimalkan kontrak melakukan analisis produk produksi yang ada (S2,S3,O1,O2,O3). kompetitor untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan • Menetapkan target produksi sesuai dengan kemampuan keuangan yang ada(S2,S3,S4,S5,O2,O3). Semakin banyaknya peranan IT didalam dunia manufaktur • Mempersingkat alur distribusi barang terutama dalam industri farmasi (S3,S4,O3). sehingga mempermudah dalam operasional alat – alat produksi.

ANCAMAN (T) 1.

2.

3.

STRATEGI SO

Semakin banyaknya bermunculan • pesaing baru di dalam industri farmasi yang memproduksi produk yang mempunyai fungsi dan kegunaan produk sejenis. •

Persaingan harga yang kompetitif antar perusahaan sejenis yang bisa • menurunkan posisi pangsa pasar perusahaan.

STRATEGI ST Memperbesar nilai kontrak ke konsumen sebagai daya saing terhadap kompetitor baru (S2,T1). Secara dini telah menentukan strategi produksi sebelum regulasi ditetapkan (S1, S2, T3). Meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen (S1,S2,S3,S4,T1,T2).

STRATEGI WT • Melakukan efisiensi kerja mesin dan melakukan perawatan berkala (W1,T1,T2). • Melakukan training kerja ke karyawan yang terarah (W2,T1,T2,T3). • Melakukan restrukturisasi di bagian R&D. (W2,T1,T2,T3).

Regulasi pemerintah yang menguntungkan pihak pengusaha farmasi untuk mengembangkan usaha mereka.

Setelah menggunakan faktor strategis internal dan eksternal, seperti yang telah dipaparkan dalam tabel IFAS dan EFAS di atas, kemudian dibuatkan sebuah matrik 119   

SWOT yang akan menggambarkan gabungan antara peluang dan ancaman dalam PT. Sydna Farma yang dapat disesuaikan dengan kekuatan dan ancaman yang dihadapi oleh PT. Sydna Farma. Berdasarkan analisis SWOT tersebut, langkah selanjutnya dapat dikategorikan dalam 4 (empat) kelompok kemungkinan yaitu SO, WO, ST, WT. Setelah penentuan dan penyusunan alternatif strategi pada matrik SWOT, kemudian langkah selanjutnya adalah menentukan posisi PT. Sydna Farma dalam persaingan bisnis. Dengan diketahuinya posisi PT. Sydna Farma dalam persaingan bisnis maka dapat diketahui kondisi persaingan yang dihadapi oleh PT. Sydna Farma saat ini, serta dapat ditentukannya strategi yang paling sesuai dan tepat untuk diterapkan oleh PT. Sydna Farma dalam menghadapi persaingan bisnis. Posisi PT. Sydna Farma akan ditentukan dengan menggunakan diagram analisis SWOT, dengan menentukan kordinat titik X dan Y pada diagram tersebut, dimana perhitungannya akan menggunakan nilai yang dihasilkan dari IFAS dan EFAS yang telah dibahas pada pembahasan sebelumnya. Berikut ini adalah diagram analisis SWOT PT. Sydna Farma : Koordinat titik X (IFAS) Total Kekuatan = 2.55

Total Kelemahan = 1.15

Letak titik X = 2.55 – 1.15 = 1.40

Koordinat titik Y (EFAS) Total Peluang = 2.20

Total Ancaman = 1.20 120 

 

Letak titik Y = 2.20 – 1.20 = 1.00

OPPORTUNITY

(1 . 4 , 1 .0) SO WEAKNESS 

STRENGTH 

THREAT

Gambar 4.5 Diagram Analisis SWOT PT. Sydna Farma Berdasarkan analisis faktor strategi internal dan eksternal, seperti yang terlihat pada diagram analisis SWOT, diketahui bahwa PT. Sydna Farma berada pada strategi SO (Strength Opportunity), yakni perusahaan mempunyai peluang yang besar dengan kekuatan perusahaan yang ada. Dan strategi yang harus diterapkan adalah : • Meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan standar mutu produk (S1,S3,S4,S5,O1,O2,O4). • Melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi produk baru (S1,S2,S3,O1,O2). • Memperbesar

market

share

dengan

mengakuisisi

konsumen

baru

(S1,S2,O1,O2). • Meningkatkan pendapatan perusahaan dengan memaksimalkan kontrak produksi yang ada (S2,S3,O1,O2,O3). 121   

• Menetapkan target produksi sesuai dengan kemampuan keuangan yang ada (S2,S3,S4,S5,O2,O3). • Mempersingkat alur distribusi barang (S3,S4,O3). Dengan demikian untuk mendukung strategi diatas, pihak eksekutif PT. Sydna Farma membutuhkan informasi-informasi yang bisa menjadi alat bantu bagi mereka, dan berikut adalah analisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif: Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Informasi Prioritas

1

Strategi

Meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan standar mutu produk

CSFs

• Pemahaman dan penguasaan setiap proses kerja produksi dengan baik dan benar

Masalah

• Belum tersedianya informasi untuk • Adanya informasi menyeluruh menganalisis kekuatan kapasitas tentang status keuangan produksi perusahaan • Belum adanya informasi mengukur mutu produk

• Tersedianya stok bahan baku yang mencukupi.

Kebutuhan Informasi

untuk

• Adanya informasi biaya keuangan produk tertentu dari konsumen dalam periode tertentu

• Kemampuan bagian Quality Control untuk standarisasi produk.

• Adanya informasi cash flow perusahaan dalam periode tertentu

• Support dari bagian R&D

• Adanya notifikasi jika cash flow perusahaan mengalami gangguan • Adanya informasi perbandingan keuangan aktual dengan budget berdasarkan biaya produksi dengan pendapatan • Adanya informasi biaya R&D dibandingkan dengan nilai produk yang dijual • Tersedianya informasibiaya bahan baku untuk produk tertentu yang dibandingkan dengan nilai produk yang dijual

122   

2

3

Memperbesar market share dengan mengakuisisi konsumen baru

• Penambahan jumlah konsumen baru

Belum tersedianya konsumen baru

data

prospek Adanya informasi analisis prospek konsumen yang belum dilayani

• Kepuasan konsumen terhadap pencapaian produksi yang tepat waktu

Melakukan • Dukungan penuh dari diversifikasi produk pihak eksekutif dengan memproduksi perusahaan produk baru.

• Kurang tersedianya informasi histori produk yang sudah pernah diproduksi yang sukses dipasaran

• Adanya informasi histori / trend keuntungan dari prodfuk sejenis yang sukses di pasaran

• Adanya tim R&D dan tim produksi yang kompeten

• Kurang tersedianya informasi konsumen yang berpengalaman menjual produk sejenis sama dengan produk baru yang akan diproduksi

• Adanya informasi histori konsumen tertentu dengan nilai kontrak distribusi produk yang terjual

• Belum adanya informasi histori tentang kontrak konsumen dan produk nya

• Adanya informasi tentang jumlah pendapatan berdasarkan kontrak konsumen dan periode tertentu

• Pertumbuhan laba perusahaan yang cukup baik

4

Meningkatkan • Suksesnya negoisasi pendapatan kontrak konsumen perusahaan dengan untuk memproduksi memaksimalkan produknya kontrak produksi yang ada. • Surat perjanjian kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak

• Tidak ada proses notifikasi atau peringatan kepada pihak eksekutif • Adanya informasi trend besaran nilai renegoisasi kontrak jika nilai pendapatan kontrak terjadi konsumen dan supplier penurunan • Adanya fungsi peringatan jika terjadi penurunan kontrak produksi terhadap satu konsumen ataupun group konsumen juga terhadap produk tertentu.

• Suksesnya pencapaian target produksi tepat waktu untuk memberikan kesan bagus ke konsumen

5

Menetapkan target produksi sesuai dengan kemampuan keuangan yang ada

Kemampuan untuk • Belum adanya perencanaan biaya / budgeting untuk estimasi menganalisis keuangan pengeluaran yang akan dilakukan secara baik dan benar

• Adanya informasi analisis trend jumlah barang yang sudah dan sedang produksi dan kebutuhan bahan baku yang digunakan • Belum adanya informasi pendukung berdasarkan periode batch keputusan untuk menargetkan produksi dan berdasarkan produksi sesuai dengan kapasitas produksi pabrik konsumen. • Kurang tersedianya informasi histori produksi yang dapat menjadi standar dalam menentukan target produksi

123   

• Adanya informasi analisis pengeluaran kebutuhan produksi dan bahan baku

• Adanya informasi analisis keuangan balance sheet berdasarkan periode akuntan dan fixed aset • Adanya informasi analisis budgeting dan trend besarannya berdasarkan biaya produksi per produk dan bahan baku juga kebutuhan pendukung produksi

6

Mempersingkat alur • Proses kerja dari distribusi barang pengepakan barang dan pendistribusian • Koordinasi penuh antara staff warehouse dengan office untuk mengatur pendistribusian barang • Dukungan dari perusahaan jasa pengiriman yang kompeten

• Tidak adanya summary data tentang • Adanya informasi untuk barang yang keluar per batch produksi produk yang diproduksi • Tidak adanya tracking posisi barang • Adanya informasi analisis untuk tracking posisi barang produksi sekarang berada • Adanya notifikasi jika barang sudah mulai dalam masa kadaluarsa berdasarkan periode batch produksi

4.3.1.1.2 MENGEVALUASI SISTEM PENGAMBIL KEPUTUSAN YANG SEDANG BERJALAN

Pada saat implementasi BI ini berjalan sebenarnya PT. Sydna Farma sudah memiliki datawarehouse dimana datawarehouse ini berisikan informasi–informasi sebagai berikut : 1. Informasi keuangan perusahaan dari tahun 2009 sampai dengan sekarang. 2. Informasi persediaan barang perusahaan dari tahun 2009 sampai dengan sekarang. Setiap akhir hari setelah semua transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang selesai dilakukan masing-masing Staf warehouse dan Staf Accounting wajib menarik data transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang. Data transaksi 124   

keuangan dan transaksi persediaan barang ditarik dari sistem ERP dan kemudian dikirimkan oleh Staf warehouse dan Staf Accounting melalui proses file transfer ke bagian IT. Di IT data transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang tersebut kemudian ditampung di dalam sebuah folder pada server, untuk kemudian data transaksi keuangan dan transaksi persediaan barang tersebut akan melalui proses ETL dan pada akhirnya akan disimpan ke dalam datawarehouse. Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan alur proses data dari data transaksional sampai dengan ke datawarehouse :

Tarik Data Jurnal

Simpan Database

Proses cubeJurnal

Simpan ke data warehouse

 

Gambar 4.6 Activity Diagram Proses data Keuangan 125   

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan alur proses data keuangan pengolahan sampai dengan ke datawarehouse :

Tarik Data Persediaan barang

Simpan Database

Proses cube persediaan barang

Simpan ke data warehouse

 

Gambar 4.7 Activity Diagram Proses data persediaan barang

Pihak eksekutif biasanya mengakses informasi yang ada di dalam cube keuangan, dan cube persediaan barang dengan menggunakan fungsi OLAP yang ditampilkan dalam bentuk pivot tabel Microsoft Excel. Analisis yang bisa dilakukan

126   

oleh pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma terhadap informasi keuangan, dan persediaan barang saat ini terbagi menjadi beberapa segmentasi sebagai berikut:

1.

Type of Journal Informasi keuangan PT. Sydna Farma juga bisa dikategorikan per tipe jurnal

misalkan jurnal Pihak eksekutif bisa melakukan analisis keuangan menurut tipe jurnal yang diinginkan. 2.

Item Informasi persediaan barang PT. Sydna Farma juga bisa dikategorikan per item

misalkan persediaan barang Pihak eksekutif bisa melakukan analisis persediaan barang per item. 3. Periode Informasi keuangan, pelanggan, dan persediaan barang PT. Sydna Farma juga bisa dikategorikan per periode tertentu misalnya informasi keuangan dan persediaan barang untuk periode Juli sampai dengan Desember 2010. Pihak manajemen tingkat atas bisa melakukan analisis keuangan dan analisis persediaan barang per periode. Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan proses analisis data keuangan yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat atas :

127   

Pilih Cube Kuangan

Buka pivot table OLAP cube keuangan

Data dimensi yang dibutuhkan

Pilih measure yang dibutuhkan

Analisis data

Gambar 4.8 Proses Analisis Data keuangan Oleh Pihak Manajemen tingkat atas

Berikut adalah Activity Diagram yang mengambarkan proses analisis data Persediaan barang yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat atas :

128   

Gambar 4.9 Proses Analisis Data Persediaan barang Oleh Pihak Manajemen tingkat atas

Analisis pada tahapan ini dapat disimpulkan bahwa sistem pengambilan keputusan yang sedang berjalan saat ini sudah mencapai tujuan dapat sejauh ini dapat mengatasi kebutuhan – kebutuhan dari pihak manajemen tingkat atas. Yang belum terpenuhi dari sistem pengambilan keputusan yang sedang berjalan adalah bagaimana cara mempresentasikan ke hadapan manajemen tingkat atas dan bagaimana menvisualisasikan sebuah analisis data agar dapat dengan mudah dimengerti dan sifat yang tidak terlalu teknikal.

129   

4.3.1.1.3

MENGEVALUASI

SUMBER

DATA

OPERASIONAL

DAN

PROSEDUR YANG BERJALAN PT. Sydna Farma sudah memiliki sebuah datawarehouse, dimana informasi yang terdapat di dalam datawarehouse tersebut meliputi informasi produksi, informasi persediaan barang, dan informasi keuangan. Data yang terdapat di dalam data warehouse tersebut berasal dari sumber data operasional PT. Sydna Farma yang sudah mengalami proses ETL (Extract, Transform, Load).

Sumber data operasional PT. Sydna Farma itu sendiri berasal dari database transaksional yang bersifat OLTP (Online Transactional Processing), dimana database tersebut berisi informasi data yang diinput dan diproses oleh user dengan menggunakan aplikasi ERP Microsoft Dynamics AX 2009. Seperti yang sudah dijelaskan pada kegiatan mengevaluasi sistem pengambil keputusan yang sedang berjalan pada subfase 4.3.1.1.2 halaman 124, bahwa sumber data operasional PT. Sydna Farma tersebut diproses setiap hari ke dalam sebuah template file, kemudian proses data cleansing dilakukan terhadap template file tersebut sebelum disimpan ke dalam sebuah database. Selanjutnya data yang ada di dalam database tersebut dilakukan proses ETL (Extract / Transform / Load) dan dimasukkan ke dalam datawarehouse.

Untuk mengevaluasi database yang sudah ada, diperlukan sebuah model data yang bisa menggambarkan hubungan relasi antar entitas (ER diagram), dimana model

130   

data tersebut biasanya dikenal dengan istilah logical data model. Berikut adalah logical data model sebelum data ditransformasikan ke dalam datawarehouse: • Logical Data Model untuk informasi keuangan:

Gambar 4.10 Logical Data Model keuangan sistem berjalan • Logical Data Model untuk informasi persediaan barang:

131   

 

Gambar 4.11 Logical Data Model persediaan barang sistem berjalan

4.3.1.1.4

MENGEVALUASI PERANGKAT LUNAK BI KOMPETITOR.

Proses tahapan evaluasi perangkat lunak pihak kompetitor dilakukan dengan benchmarking

keperusahaan

yang

jenis

usahanya

sama

dan

sudah

mengimplementasikan BI. Benchmark yang dilakukan lebih mendalam pada saat implentasi BI di perusahaan dan dilakukan dengan cara wawancara. Dari 2 perusahaan yang berkedudukan diindonesia dan mempunyai jenis usaha yang sama, berikut review dan analisis dari benchmark yang kami lakukan : PT. UDC yang bergerak dibidang farmasi sudah menggunakan BI untuk membantu kegiatan bisnisnya. Tools yang digunakan adalah Targit BI suite dengan biaya yang di keluarkan pada saat implentasinya sebesar 25,369,50 USD dan lama pengerjaan selama 3 bulan. Alasan PT. UDC menggunakan targit ialah cost yang dikeluarkan tidak melebih budgetnya, intergrasi data yang mudah karena targit 132   

mensupport produk Microsoft karena sebagian aplikasi dari PT. UDC menggunakan produk Microsoft. PT. UDC mengunakan jasa vendor hanya pada saat training mengenai targit itu sendiri. PT. UDC puas dalam mengimplementasikan targit terbukti dari aplikasi yang berjalan baik dan juga lebih meningkatnya kinerja call plan dalam menjual produk ke konsumen. Kendala yang dihadapi oleh PT. UDC sebagian besar adalah Requirement user yang cukup tinggi, cara PT. UDC menyelesaikannya dengan Menggunakan agile development life cycle untuk memenuhi kebutuhan usernya. IPI yang bergerak dibidang farmasi sudah menggunakan BI untuk membantu kegiatan bisnisnya. Tools yang digunakan adalah SAP Business All in One dengan biaya yang di keluarkan pada saat implentasinya sebesar ± 30.000 USD dan lama pengerjaan selama 7 bulan. Alasan IPI menggunakan SAP Business All in One ialah karena proses intergrasi yang mudah dan juga sebelumya IPI sudah menggunakan produk SAP. IPI mengunakan jasa vendor hanya pada seluruh tahapannya akan tetapi pihak internal juga terlibat didalamnya IPI puas dalam mengimplementasikan SAP Business All in One dapat dilihat dari tingkat kepuasan klien dan juga kinerja mereka yang maju. Kendala yang dihadapi oleh

IPI sebagian besar adalah data yang

dibutuhkan tiap – tiap divisi berbeda dan kadang kebutuhannya sangat signifikan perbedaanya, cara IPI menyelesaikannya dengan melakukan standarisasi untuk setiap divisi dalam pemrosesan data.

133   

4.3.1.1.5

MENENTUKAN OBJEKTIF DARI APLIKASI BI.

Untuk memenuhi kebutuhan para eksekutif PT. Sydna Farma dalam menganalisis informasi – informasi yang ada, terdapat hal – hal yang harus dipenuhi oleh aplikasi perangkat lunak BI antara lain : 1. Mampu menampilkan laporan keuangan dalam periode tertentu dengan bentuk laporan yang detail maupun secara rangkuman atau garis besarnya saja. 2. Mampu menampilkan pergerakan / tren data yang berupa informasi aset, arus kas, pendapatan, keuntungan bersih, pajak, biaya produksi, dan pengeluaran lainnya. 3. Mampu memberikan analisis data berdasarkan inputan variabel yang berbeda dimana variabel tersebut berupa variabel waktu / periode, jenis jurnal maupun jenis barang. 4. Mampu memberikan analisis data dalam bentuk report keuangan dan inventory yang sistematis dan jelas sehingga para eksekutif bisa memberikan keputusan, tindakan maupun arahan dari informasi yang ditampilkan. 5. Mampu memunculkan informasi dari analisis variansi data yang ada. Contohnya variansi aktual ke budget biaya keuangan dan keuntungan yaitu analisis perbandingan dari data aktual dengan data budget berdasarkan biaya keuangan dan keuntungan.

134   

4.3.1.1.6

MENGAJUKAN SEBUAH SOLUSI BI

Sebelum pihak PT. Sydna Farma memutuskan untuk memakai sistem BI sebagai suatu solusi dalam mengatasi permasalahan mereka ada faktor-faktor yang dijadikan pertimbangan yaitu : •

Dilihat dari analisis kebutuhan bisnis, ada suatu keinginan dari pihak eksekutif untuk bisa mentransformasikan kebutuhan bisnis mereka menjadi strategi-strategi nyata yang bisa dilakukan bagi kemajuan perusahaan. Hal tersebut membutuhkan informasi-informasi yang sesuai, tepat dan akurat yang menjadi landasan mereka untuk melakukan tindakan tersebut.

• Dari hasil evaluasi sistem pengambil keputusan yang sedang berjalan, ternyata belum bisa memenuhi harapan dari pihak eksekutif. Hal-hal belum ada adalah bagaimana cara mempresentasikan informasi yang dibutuhkan ke hadapan pihak eksekutif secara baik dan benar dan bagaimana menvisualisasikan sebuah analisis data agar dapat dengan mudah dimengerti yang tidak terlalu membebani pengguna untuk memperoleh analisis data tersebut. • Dari hasil evaluasi sumber data operasional dan prosedur yang berjalan, masih ada sumber data yang belum ditransformasikan menjadi informasi yang lebih baik. Contohnya yaitu data budgeting yang semestinya menjadi faktor penting untuk bisa ditampilkan dan diproses menjadi informasi yang lebih berguna.

135   

Dari faktor diatas pihak eksekutif memandang perlu adanya sistem yang memberikan solusi yang baik dan bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada. Maka solusi yang diberikan kepada pihak eksekutif PT. Sydna Farma adalah solusi pengembangan dan implementasi sistem Business Intelligence dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak BI yang sesuai dengan kebutuhan pihak eksekutif dimana didukung dengan dilakukannya analisis perangkat lunak BI kompetitor.

4.3.1.1.7

MENAMPILKAN COST AND BENEFIT ANALYSIS

Dalam mengimplementasikan sebuah aplikasi BI memerlukan investasi mulai dari perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastuktur yang memakan biaya yang cukup besar. Dengan investasi yang besar tersebut, tentu saja benefit yang didapatkan harus sama dengan yang didapatkan. Karena itulah diperlukan adanya cost and benefit analysis yang digunakan oleh pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan perlu atau tidaknya implementasi aplikasi perangkat lunak BI tersebut dilakukan. Adapun analisis cost and benefit yang diperlukan bisa digambarkan dengan gambar berikut ini :

136   

Gambar 4.12 Komponen Cost And Benefit Analysis Biaya (costs) yang harus dikeluarkan oleh PT. Sydna Farma untuk impelementasi aplikasi perangkat lunak BI dapat dikategorikan sebagai berikut :

Gambar 4.13 Komponen Biaya Adapun biaya yang harus dikeluarkan oleh PT. Sydna Farma untuk mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI adalah sebagai berikut :

137   

Tabel 4.7 Perbandingan Biaya Aplikasi Perangkat Lunak BI

No. 1 2

Kategori Acquisition Costs Acquisition Costs Acquisition Costs

4 5 6 7 10

Acquisition Costs Acquisition Costs Operations Costs Operations Costs

Sub Kategori

Targit BI Suite (USD)

SAP Business All in one (USD)

ORACLE BI (USD)

COGNOS 8 (USD)

Software License

6,336.00

25,000.00

31,000.00

220,000.00

User License RDBMS or other back end system license : Windows Server 2008 Enterprise (64 BIT Edition) for Cognos 8 ( use DB2 IBM)

3,960.00

4,500.00

6,600.00

Include

1,929.50

1,929.50

1,929.50

1,929.50

Installation And Configuration Hardware and other infrastructure : Server BI Quad Core Model HP DL380G7

0.00

0.00

0.00

Include

2,674.00

2,674.00

2,674.00

2,674.00

Maintenance, Support, and Upgrades

2,925.00

Call

Call

Include

User Trainings

5,000.00

5,000.00

5,000.00

Include

22.824.50

39,103,50

47,203.5

224,603.5

Total Investasi (USD)

Dari hasil analisis SWOT diatas pada halaman 121 dapat digunakan untuk menganalisis peluang potensial dari sistem BI yang akan diimplementasikan sehingga bisa sejalan dengan strategi, tujuan, dan objektif bisnis perusahaan. Yang dijabarkan sebagai berikut : •

Sistem BI untuk perencanaan keuangan. Contoh perbandingan perkiraan dengan volume aktual berdasarkan pesanan dan harga dari produk Sydna dan pelanggannya, perbandingan perkiraan dengan pendapatan aktual berdasarkan wilayah, produk, pelanggan, dan penjual juga perbandingan perkiraan dengan aktual margin kotor dari produk Sydna.

•

Sistem BI untuk pengembangan produk. Contoh tren keuangan ke konsumen berdasarkan kategori produk yang ada, tren keuangan berdasarkan kontrak pelanggan, tren marjin kotor dan volume untuk produk Sydna. 138 

 

•

Sistem BI untuk supply chain management. Contoh data historical permintaan produk Sydna oleh pelanggan, para supplier bahan baku produk, dan tingkat persediaan produk yang siap didistribusikan ke pelanggan, juga metrik kinerja untuk siklus dari order sampai pembayaran, siklus pendistribusian produk dari gudang sampai ke tangan konsumen.

•

Sistem BI untuk manufaktur / produksi Contoh data historical batch produksi produk yang ada, data historical jika dibandingan dengan biaya per produk, tren mutu produk yang berhasil dan yang cacat, dan siklus produksi per produk dari bahan baku sampai produk jadi.

Sehingga jika analisis diatas dimasukkan kedalam BI Opportunities Map dibawah ini akan didapatkan hasil sebagai berikut : Tabel 4.8 BI Opportunities Map PT. Sydna Farma Sumber : The profit impact of BI oleh Steve dan Nancy William 2003 halaman 33-45

139   

Dari data diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem BI untuk perencanaan keuangan dan Sistem BI untuk supply chain management merupakan solusi terbaik untuk PT. Sydna farma.

Sedangkan keuntungan yang diperoleh PT. Sydna Farma dengan mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI dari pilihan diatas yaitu aplikasi BI Targit Suite, BI SAP Business all in one, ORACLE BI, dan COGNOS 8 dapat dikategorikan sebagai berikut :

1. Application Functionalities yang meliputi : Tabel 4.9 Application Functionalities Benefit yang diperoleh dari implementasi perangkat lunak BI Infrastructure Integration

Single Sign On karena adanya integrasi dengan Active Directory Windows Server 2008.

Reporting

Bisa membuat Reporting dalam format PDF, HTML, RTF, dan Microsoft Excel.

Dashboard

Dashboard yang ada meliputi kemampuan memberikan penampilan informasi yang intuitif termasuk gauges, traffic light, Color Element, Icon, dan background.

Ad Hoc Reporting

Bisa membuat laporan yang bersifat ac-hoc tanpa tergantung dari orang IT untuk membuat laporan.

OLAP Server

Memampukan pengguna BI untuk menganalisis data dengan query dan kalkukasi yang cepat, dan bisa memampukan analisis yang dikenal dengan teknik “slicing and dicing”.

OLAP UI

Memiliki tools interaksi manusia untuk keperluan analisis yang dikenal dengan teknik “slicing and dicing”.

140   

Alerts and Notification

Bisa memberikan notifikasi dan tanda yang bisa dikirimkan lewat email, contohnya notifikasi jika terjadi penurunan pendapatan, dll.

Security

Memampukan seorang administrator BI untuk mendefinisikan rule dan permission dari user yang berbeda berdasarkan kebutuhan bisnis.

Scheduling

Memiliki kemampuan untuk melakukan jadwal pembuatan laporan.

2.

Business Functionalities yang meliputi : • Peningkatan produksi, dimana dengan adanya aplikasi Business Intelligence, perusahaan bisa : ¾ Mengetahui secara dini peluang untuk memproduksi produk baru ¾ Meningkatkan produksi dengan lebih efektif dengan cara mengembangkan strategi timing produksi yang lebih baik. ¾ Bisa mengetahui indikasi terjadi penurunan produksi atau kenaikan produksi lebih awal karena jatuh tempo kontrak sehingga strategi bisnis bisa dibuat dengan cepat untuk mengantisipasi penurunan / kenaikan produksi tersebut. ¾ Mengetahui lebih dini stok dan harga bahan untuk produksi. • Peningkatan profit, dimana dengan adanya aplikasi Business Intelligence, perusahaan bisa : ¾ Mengetahui lebih awal jika terjadi penurunan permintaan produk. ¾ Mengetahui produk-produk mana saja yang mengalami penurunan. ¾ Mengetahui lebih dini produk yang berprofit rendah.

141   

• Peningkatan pangsa pasar melalui : ¾ Mengetahui lebih dalam perilaku konsumen dalam membeli produk ataupun perilaku pelanggan dalam melakukan pembayaran. ¾ Meningkatkan nilai kontrak ke konsumen. ¾ Meminimalkan keluhan konsumen sehingga bisa lebih meningkatkan tingkat kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan sehingga jumlah pelanggan akan bisa dipelihara dengan baik dan bisa lebih ditingkatkan.

Berikut adalah benefit yang bisa diperoleh oleh PT. Sydna Farma dengan mengimplementasikan aplikasi perangkat lunak BI secara kuantitatif sebagai berikut : Tabel 4.10 Keuntungan dari implementasi perangkat lunak BI secara kuantitatif Sumber : Forcasting Finance PT. Sydna Farma 2010 Pencapaian

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

Kenaikan angka produksi Penambahan produk baru Peningkatan Collection yang diterima dari customer Penurunan Stock Kritis Peningkatan Return On Investment ( ROI )

20% 30% 50%

30% 50% 75%

50% 75% 100%

(30%) 40%

(50%) 100%

(75%) 150%

Benefit lain yang didapatkan dari implementasi BI : •

Meningkatnya kapabilitas dari pengambilan keputusan.

•

Keseluruhan tingkat kinerja meningkat.

•

Memperbaiki sistem quality control dan proses validasi untuk setiap unit produksi.

•

Mendapatkan analisis biaya produksi yang lebih baik. 142 

 

•

memperbaiki sistem perencanaan dan menurunkan jumlah angka pesanan yang terlambat sehingga dapat memperbaiki tingkat layanan. Kesimpulan dari cost and benefit analisis yang telah dilakukan dapat

diperoleh hasil bahwa dengan mengimplentasikan BI dapat meningkatkan perusahaan dalam hal produksi, profit, dan pangsa pasar yang juga sejalan dalam visi dan misi perusahaan yang sudah di tetapkan sebelumnya.

4.3.1.1.8 MENAMPILKAN ANALISIS RESIKO Analisis resiko juga harus dilakukan oleh pihak eksekutif pada saat akan melakukan implementasi aplikasi perangkat lunak BI. Tujuan dilakukannya analisis resiko adalah : 1. Mengidentifikasi ancaman/gangguan yang mungkin terjadi baik secara internal maupun eksternal. 2. Melakukan penilaian terhadap ancaman/gangguan yang didasarkan pada probability (kecenderungan) dan impact (dampak). 3. Menentukan prioritas tingkat ancaman/gangguan berdasarkan pengukuran risk assessment. 4. Menyediakan informasi untuk penetapan strategi manajemen resiko.

Berikut adalah analisis dari Risk Assessment mengenai masing – masing perangkat lunak BI : • Targit BI Suite 143   

Tabel 4.11 Analisis Risk Assessment Targit BI Suite Variabel

Keterangan

Penjelasan

Kompleksitas

Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Integrasi

Integrasi dengan produk lain.

Perusahaan

Dukungan internal yang solid

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Dapatnya terintergrasi dengan produk – produk microsoft menyebabkan tidak banyak perubahan dalam pengimplementasian Targit BI Suite kedepannya. membutuh kan langkah yang sedikit untuk menganalis data Targit BI suite dapat terintergarsi dengan mudah dengan produk microsoft karena perangkat lunak ini menyedikan support untuk intergrasi produk microsoft. pihak manajemen tingkat atas juga mendukung adanya proyek BI ini dilihat ada antusias mereka dengan adanya pertemuan secara berkala untuk pembahasan perkembang proyek Kemampuan internal dari team proyek perusahaan yang terlibat dalam proyek ini cukup berkompeten Biaya investasi yang diperlukan 22.824.50 USD Sehingga tingkat pengembalian untuk investasi menjadi lebih kecil

• SAP bussines all in one Tabel 4.12 Analisis Risk Assessment SAP bussines all in one Variabel

Keterangan

Penjelasan

Teknologi

Aplikasi BI menggunakan teknologi yang sudah matang.

Module yang disediakan dalam SAP bussines all in one mencakup kebutuhan PT.Sydna Farma : • Operations and inventory • Finance

Kompleksitas

Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk

144   

Integrasi

Integrasi dengan produk lain.

Perusahaan

Dukungan internal yang solid

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

melakukan analisis data Intergrasi untuk SAP bussines all in one sangat sulit karena perangkat lunak ini hanya dapat terintergarsi dengan produk – produk SAP yang lainnya, sedangkan PT. Sydna farma sendiri sejauh ini tidak pernah menggunakan produk SAP pihak manajemen tingkat atas juga mendukung adanya proyek BI ini dilihat ada antusias mereka dengan adanya pertemuan secara berkala untuk pembahasan perkembang proyek Kemaampuan team proyek yang ada sangat berpengaruh besa dilihat pengalaman staff IT yang mempunyai pengalam penggunaan produk SAP. Biaya investasi yang diperlukan 39,103,50 USD Sehingga tingkat pengembalian untuk investasi menjadi lebih kecil

• Oracle BI Tabel 4.13 Analisis Risk Assessment Oracle BI Variabel

Keterangan

Kompleksitas

Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Integrasi

Integrasi dengan produk lain.

Perusahaan

Dukungan internal yang solid

145   

Penjelasan Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk melakukan analisis data Oracle BI menyediakan pendukung intergrasi data dengan produk diluar Oracle, sehingga dapat memudahkan apabila diimplementasikan di PT. Sydna Farma yang tidak menggunakan produk Oracle. pihak manajemen tingkat atas juga mendukung adanya proyek BI ini dilihat ada antusias mereka dengan adanya pertemuan secara berkala untuk pembahasan perkembang proyek

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Team proyek internal belum pernah ada yang menjalankan proyek berbasiskan produk Oracle sehingga menjadi kelemahan tersendiri untuk PT. Sydna Farma Biaya investasi yang diperlukan sangat besar yaitu 47,203.50 USD dan biaya tersebut masih ada tambahan apabila meninginkan module baru ± 1,500 USD / module

• COGNOS 8 Tabel 4.14 Analisis Risk Assessment COGNOS 8 Variabel

Keterangan

Penjelasan

Kompleksitas

Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Integrasi

Integrasi dengan produk lain.

Perusahaan

Dukungan internal yang solid

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Membutuhkan langkah – langkah yang panjang untuk melakukan analisis data Tidak ada fasilitas pendukung untuk produk diluar IBM. COGNOS 8 mengggunakan database yang terintergrasi dengan DB2 yaitu database software dari IBM itu sendiri. Sedangkan PT. Sydna Farma Menggunakan SQL server 2005 untuk software databasenya yang merupakan produk dari microsoft. pihak manajemen tingkat atas juga mendukung adanya proyek BI ini dilihat ada antusias mereka dengan adanya pertemuan secara berkala untuk pembahasan perkembang proyek Team proyek internal di PT. sydna farma sudah akrab dengan adanya produk IBM ada beberapa server yang menggunakan produk tersebut, sehingga pengalaman dan kesiapan dari team sendiri cukup baik. Biaya investasi yang diperlukan sangat besar yaitu 224,603.50

146   

USD biaya tersebut diluar biaya untuk implementasi database.

Adapun analisis resiko tersebut dapat digambarkan dalam bentuk Risk Assessment Matrix berikut ini :

Tabel 4.15 Risk Assessment Matrix implementasi perangkat lunak BI Targit BI Suite

SAP Business All in one

ORACLE BI

Variabel

Keterangan

Teknologi

Aplikasi BI menggunakan teknologi yang sudah matang.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Kompleksitas

Eksekusi cara kerja dan tingkat user friendly

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Merah (Tinggi)

Merah (Tinggi)

Integrasi

Integrasi dengan produk lain.

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Perusahaan

Dukungan internal yang solid

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Tim Proyek

Berpengalaman dalam bisnis, memiliki kemampuan, dan sikap yang baik.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Hijau (rendah)

Inventasi Keuangan

ROI dalam jangka waktu yang singkat.

Hijau (rendah)

Hijau (rendah)

Merah (Tinggi)

Merah (Tinggi)

Cognos 8

Berdasarkan Risk Assessment Matrix diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa resiko implementasi Targit BI Suite memiliki resiko yang lebih rendah. Targit BI Suite juga mempunyai kelebihan – kelebihan dibanding dengan aplikasi SAP Business All in one, Oracle BI, dan COGNOS 8 yaitu : 147   

1. PT. Sydna farma selama ini menggunakan produk dari microsoft seperti Microsoft Dynamic AX / Axapta untuk ERP nya. Dengan kelebihan yang Targit BI suite miliki yaitu dapat terintergrasi dengan produk Microsoft, sehingga dapat memudahkan PT. Sydna farma mengimplementasikan perangkat lunak ini. 2. Dari segi biaya Targit BI Suite mengeluarkan biaya yang sedikit untuk investasi didalam perangkat lunak ini dibandingkan dengan yang lainnya. Sehingga mempercepat jangka pengembalian investasi, selain itu tidak ada biaya tambahan diluar implementasi dan juga pemeliharaan ( maintenance ). 3. Dari sisi internal seluruh anggota proyek sudah berpengalaman dan terbiasa dengan produk yang dapat terintergrasi dengan microsoft.

4.3.1.1.9 MENULIS LAPORAN EVALUASI 1. Setelah dianalisis kebutuhan bisnis yang ada diatas, tidak ditemukan hambatan yang signifikan terhadap bisnis yang sudah berjalan, namun lebih kepada bagaimana caranya kebutuhan bisnis yang dirancang dijadikan sebagai alat untuk meningkatkan kemajuan perkembangan perusahaan dalam bentuk strategi – strategi yang akan dijalankan. 2.

Dapat dilihat dari segi keuangan, untuk diinvestasikan kedalam sebuah proyek Targit BI Suite memiliki biaya investasi yang rendah tetapi manfaat yang didapatkan sama dengan yang lainnya. Karena ROI dari masing masing aplikasi yang diajukan terlalu lama dikarenakan biaya yang tinggi. 148 

 

Selain itu benefit yang didapatkan dan hasil benchmark yang ada dengan jenis usaha yang sejenis maka aplikasi perangkat lunak Targit BI suite ini di PT. Sydna Farma dapat diimplementasikan. 3. Berdasarkan hasil Risk Assessment Matrix di atas, diperoleh kesimpulan bahwa resiko implementasi aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite memiliki resiko yang lebih rendah jika dibandingkan dengan aplikasi perangkat lunak SAP Business All in one, ORACLE BI, dan COGNOS 8.

4.3.2 FASE PLANNING Pada fase ini PT. Sydna Farma melakukan perencanaan untuk menjalankan evaluasi dan pembaharuan didalam sistem yang akan mereka implementasikan yang dijabarkan sebagai berikut :

4.3.2.1 ENTERPRISE INFRASTRUCTUR EVALUATION Dalam upaya pengimplementasian aplikasi BI ini PT. sydna farma menyatakan perlu adanya Evaluasi infrastruktur secara keseluruhan. Hal ini dipandang perlu supaya aplikasi BI baru mereka dapat berjalan dan terintegrasi dengan baik yang mana dijabarkan sebagai berikut :

149   

4.3.2.1.1 TECHNICAL INFRASTRUCTUR EVALUATION Ada tahap – tahap yang harus dilalui oleh PT. Sydna Farma dalam evaluasi teknikal infrastruktur mereka yang dijelaskan lebih rinci sebagai berikut : 4.3.2.1.1.1

MENILAI PLATFORM YANG SEDANG BERJALAN

Wilayah lokasi PT. Sydna Farma terbagi menjadi tiga lokasi gedung yang terpisah yaitu gedung kantor, pabrik, dan maintenance. Setiap gedung mempunyai infrastruktur jaringan tersendiri dimana setiap workstation user terkoneksi dan dipusatkan ke gedung kantor dimana sistem server berada. Berikut merupakan deskripsi teknologi yang ada di PT. Sydna Farma : Tabel 4.16 BI Server Technical Specification BI Server Technical Specification Server Type

PowerEdge(TM) SC430 with Intel(R)

Hardware

• • • • • • • • • •

PowerEdge(TM) SC430 with Intel(R) Pentium(R) D Processor 3.0 GHz/2x2MB,800MHz FSB Intel(R) E7230 Chipset Integrated Broadcom Gigabit Ethernet Controller Embedded graphics C1:SATA configuration (Non RAID, 1HDD) Chassis for PowerEdge(TM)SC430 2GB (2x1GB) DDR-2 533MHz ECC 1R Memory 1.44MB 3.5” Floppy Drive 2x80GB (7200 RPM) SATA Hard Drive CD-ROM Drive, 48x MAX, EIDE

150   

Operating System

Microsoft Windows 2003 Server

Database

Microsoft SQL Server 2000

OLAP Tools

Microsoft Dynamics AX / Axapta

Tabel 4.17 Desktop Remote Client Specification Desktop Remote Client Specification • •

Hardware

• • • •

Processor Intel Dual Core E-5400 (2,7GHz) Mainboard Asus P5KPLAM (Onboard Sound, VGA, LAN) Memory 1 GB V-Gen PC5300 Harddisk 250GB SATA (Seagate Barracuda 7200RPM) Keyboard + Mouse Scroll Logitech PS2 Casing Simbadda C Series + 380 Watt

Monitor

LCD Monitor 16” Samsung

Operating System

Microsoft Windows XP

Untuk kebutuhan komunikasi data yang ada setiap gedung menggunakan fasilitas email perusahaan

internal dan file sharing. Komunikasi data yang diterapkan oleh

menggunakan

konsep

terpusat

dengan

jaringan

intranet

yang

menyambungkan antar kawasan antar gedung. Komunikasi data jaringan yang ada digambarkan didalam gambar dibawah ini:

151   

Gambar 4.14 Komunikasi Data Sistem Yang Sedang Berjalan PT. Sydna Farma

Gambar berikut ini menjelaskan lebih detail tentang komunikasi data untuk tiap kawasan gedung yang ada :

Server ERP 192.168.1.1

Server Data 192.168.1.2

Server BI 192.168.1.3

Ruang Server

Staff Accounting

Staff Finance

192.168.1.7

192.168.1.11

Staff Purchasing 192.168.1.12

Staff Accounting

Staff Finance

192.168.1.8

192.168.1.5

Ruang Bag. Keuangan

Direktur

Sekertaris

192.168.1.13

192.168.1.15

Ruang Direktur

Manager Finance & Accounting 192.168.1.4

Sekertaris

Staff IT

Staff IT

192.168.1.17

192.168.1.14

192.168.1.9 Staff IT 192.168.1.16

Manager Supply Chain

Manager IT

192.168.1.10

192.168.1.6

Ruang Bag. IT

Ruang Manager

152   

Gambar 4.15 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Kantor

Gambar 4.16 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Pabrik  

153   

 

Gambar 4.17 Topologi Jaringan Sistem yang berjalan di Kawasan Maintenance Dari hasil evaluasi yang telah dijalankan, menerangkan bahwa PT. Sydna Farma menggunakan metode jaringan terpusat dimana semua komunikasi dan akses data menggunakan fasilitas email internal dan file sharing yang dipusatkan dalam server file dan email server. Dan sudah dapat mengatasi permasalahan yang terjadi sehingga tidak ada perubahan metode yang dilakukan 4.3.2.1.1.2

EVALUASI DAN MEMILIH PRODUK BARU

Aplikasi sistem BI yang terpilih oleh PT. Sydna Farma yaitu Targit BI memiliki sifat terpusat, dimana server akan melakukan pelayanan permintaan informasi data yang dilakukan oleh setiap user dalam waktu yang bersamaan. Maka dari itu dibutuhkan peningkatan kapasitas dari sisi server untuk implementasi aplikasi BI.

154   

Berikut ini adalah spesifikasi baru yang disarankan oleh konsultan Targit BI Suite berupa penambahan – penambahan dari : •

Hardware server : dengan penambahan aplikasi baru PT. Sydna Farma membutuhkan server baru karena dengan mengunakan server yang sudah ada kemampuan kinerja aplikasi akan terhambat, untuk itu upgrade ke server yang multicore dengan clock speed 2,3 – 2,4 GHz sangat diperlukan.

•

Sistem operasi : untuk berjalannya Targit BI suite versi terbaru secara optimal membutuhkan dukungan sistem yang lebih baik untuk itu upgrade sistem operasi windows server dari windows server 2003 ke 2008 diperlukan.

Setelah melihat dari saran – saran dari konsultan targit BI suite dan dengan melakukan konsultasi ke manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma maka memutuskan untuk menyetujui atas saran – saran tersebut dengan pertimbangan selain faktor kebutuhan untuk investasi adalah sebagai berikut : •

Penggunaan server datawarehouse yang ada pada saat ini kinerjanya tidak mencukupi untuk memproses analisis data dan menampung data historycal yang jumlahnya meningkat dari tahun ke tahun maka diperlukan kapasitas penampungan yang lebih besar dan kualitas kinerja prosessor yang lebih baik.

•

Upgrade sistem operasi dengan pertimbangan bahwa sistem operasi windows server 2003 yang ada sekarang tidak bisa lagi mendukung aplikasi Targit BI yang terbaru dimana ada fitur- fitur dari aplikasi BI yang hanya bisa berjalan dengan baik di windows server 2008.

155   

•

Upgrade sistem database dari SQL Server 2000 ke 2008 dengan pertimbangan SQL Server 2008 mempunyai sistem yang lebih baik dalam pengelolaan database terutama untuk kapasitas yang besar dan mempunyai fitur yang terbaru untuk menjadikan database lebih efisien dan efektif.

4.3.2.1.1.3

MENULIS LAPORAN EVALUASI INFRASTRUKTUR TEKNIS

Dari evaluasi yang telah dilakukan pada tahap – tahap sebelumnya tentang teknologi yang digunakan oleh PT. Sydna Farma didapatkan hasil seperti yang dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 4.18 Laporan Evaluasi Infrastruktur Teknis PT.Sydna Farma No Kategori Keterangan 1

Hardware Server

2

Operating System

3

DBMS

4

Network Infrastructure

• •

Dibutuhkan adanya penambahan server. Karena kebutuhan Targit BI Suite ini terpusat jadi transaksi yang sangat besar mungkin akan terjadi maka dibutuhkan peningkatan yang optimal menggunakan server multicore Dibutuhkan sistem operasi windows server 2008 untuk dapat menjalankan Targit BI suite versi terbaru • Dibutuhkan penggantian DBMS • Dibutuhkan upgrade SQL server 2000 ke SQL server 2008 untuk mengakomodasi kemampuan Targit BI suite versi terbaru Penggunaan fiber optic diperusahaan sudah cukup untuk proses transaksi data yang stabil

156   

4.3.2.1.1.4 MENGEMBANGKAN PLATFORM YANG BERJALAN Pada tahap ini ternyata untuk proses uji coba membutuhkan perhatian yang lebih dari pada tahap-tahap yang lainnya hal ini dikarenakan team yang ada belum memiliki pengalaman yang baik dalam implementasi infrastruktur baru khususnya pada saat uji coba di PT. Sydna Farma sehingga muncul kesalahan yang semestinya bisa di minimalisir.

4.3.2.1.2 NONTECHNICAL INFRASTRUCTURE EVALUATION Evaluasi non teknikal infrastruktur di PT. Sydna Farma dibagi menjadi subtahap yang lebih terperinci yang dijabarkan dibawah ini :

4.3.2.1.2.1

MENILAI KEEFEKTIFAN KOMPONEN INFRASTRUKTUR NON TEKNIS

Untuk dapat menjalankan Aplikasi BI dengan baik PT. Sydna Farma membutuhkan juga evaluasi di infrastruktur non teknis mereka. Berikut hal-hal yang dievaluasi dari PT. Sydna Farma : •

Memastikan bahwa standar penamaan dan singkatan yang masuk akal dan nyaman. Pada prosedur standarisasi PT. Sydna Farma sudah melakukannya sesuai dengan prosedur perusahaan yang ada, dimana standarisasi tersebut sudah dilakukan ketika perusahaan mengimplementasikan sistem ERP mereka. Berikut hasil standarisasinya :

157   

Tabel 4.19 Jenis data untuk standarisasi penamaan No

•

Kode

Jenis

1

PP

Account Receivable / Piutang Pelanggan

2

GL

General Ledger

3

PL

Profit Loss

4

COA

Chart of Account

5

COH

Cadangan Over Head

6

PB

Persediaan Barang

Menyempurnakan kualitas pengorganisasian data. Saat ini data yang ada sudah teroganisasi dengan baik, hal tersebut dikarenakan pada saat pengimplementasian sistem ERP PT. Sydna Farma juga melakukan penataan dan pengorganisasian kembali data – data mereka. Sedangkan yang kurang adalah cara untuk menjaga pengorganisasian data tetap baik dan data diakses oleh orang yang berhak akses data tersebut. Untuk itu diberikan level akses yang berbeda - beda disetiap jabatan. Contoh akses rule yang sudah disempurnakan di bagian keuangan :

158   

Tabel 4.20 akses rule bagian keuangan Level Akses No

Jabatan Posting data

1

Manager Keuangan

2

Supervisor Finance

3

Staff Finance

Supervisor Accounting

4

5

Staff Accounting

•

Input data

View data • Laporan Keuangan • COA • Budget keuangan • Laporan Keuangan • Jurnal Transaksi Bank • Budget keuangan

• COA • Budget keuangan

Jurnal Transaksi Bank

Jurnal Transaksi Bank

• Jurnal Transaksi GL • COA • Closing akhir tahun • Budget keuangan • COH • Fixed Aset • Jurnal Transaksi GL • Fixed Aset • Closing bulanan • COH

Jurnal Transaksi Bank • Laporan Keuangan • COH • Fixed Aset • Jurnal Transaksi GL • COA • Budget keuangan • Jurnal Transaksi GL • Fixed Aset • COH

Periksa standar pengujian, dan memastikan bahwa rekonsiliasi sudah dilakukan. Proses pemeriksaan standart pengujian dan rekonsiliasi data telah dilakukan oleh staff DBA ( Database Administrator ) yang dilakukan pada sejak saat implementasi ERP di PT. Sydna Farma berjalan. Contoh hasil rekonsiliasi data :

159   

¾ Pembulatan angka pecahan dengan maksimal tiga digit angka dibelakang koma. Contoh: 3,4567 -> 3,457 ¾ Nett revenue adalah hasil kalkulasi dari pengurangan setelah pajak dan diskon rate. Contoh: Rp 3.000.000 - ppn (10%) – diskon (3%) = Rp 2.650.000 •

Meninjau pedoman untuk SLA dan keamanan Revisi pedoman SLA ini tidak dilakukan karena dalam proses implementasi aplikasi BI ini sedikit melibatkan pihak luar perusahaan. Namun revisi lebih ditekankan kepada pedoman keamanan untuk proses dan data yang ada dengan lebih memperhatikan pada hak untuk mengakses analisis data dari aplikasi BI yang ada khususnya untuk analisis data yang bersifat pribadi dan sensitif bagi perusahaan contohnya data keuangan.

4.3.2.1.2.2

MEMBUAT LAPORAN EVALUASI INFRASTRUKTUR NON TEKNIS

Dari evaluasi yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya maka didapatkan hasil seperti yang dijelaskan sebagai berikut :

Tabel 4.21 Laporan Evaluasi Infrastruktur Non Teknis PT.Sydna Farma No 1

Kategori Standarisasi penamaan data

Keterangan Sudah dilakukan pada saat implementasi ERP. Hasil standarisasi ada pada tabel 4.19, halaman 158. 160 

 

•

2

Penyempurnaan kualitas organisasi data

3

Pemeriksaaan rekonsiliasi data

4

Meninjau pedoman Tidak diperlukan karena tidak mengikutkan pihak eksternal. SLA

Pengorganisasian data sudah dilakukan pada saat implementasi ERP • Dibutuhkan akses rule per jabatan untuk menjaga kualitas data. Contoh pada tabel 4.20, halaman 159. Sudah dilakukan pada saat implementasi ERP. Contoh rekonsiliasi pada halaman 159

4.3.2.1.2.3 MEMPERBAIKI INFRASTRUKTUR NON TEKNIS Perbaikan infrastruktur non teknis dipusatkan kepada pemberlakukan prosedur level akses rule di sistem ERP dan di sistem database yaitu di aplikasi SQL Server dengan lebih detail sesuai yang dijelaskan dalam tabel 4.20 halaman 159. Prosedur ini tidak mempengaruhi susunan waktu pengembangan aplikasi BI yang sudah dirancang sebelumnya.

4.3.2.2 PROJECT PLANNING Tahap Project Planning di PT. Sydna Farma dijelaskan lebih detail dalam delapan point yang ada sebagai berikut :

4.3.2.2.1 MENENTUKAN KEBUTUHAN PROYEK Dalam tahapan ini, proses pendefinisian ulang proyek dilakukan dengan mengkaji ulang kebutuhan – kebutuhan yang sudah dijelaskan dalam sebelumnya pada Business Case Assessment seperti kebutuhan data, fungsi-fungsi yang 161   

diperlukan seperti laporan atau query, dan juga dari infrastruktur baik teknikal maupun non teknikal (fase Business Case Assessment halaman 101). Proyek pengembangan dan pengembangan sistem BI pada PT. Sydna Farma ada didalam ruang lingkup yang sudah dipaparkan di Business Case Assessment sebelumnya tercantum dalam halaman 101. Beberapa kebutuhan data, fungsi – fungsi yang dibutuhkan seperti laporan dan juga infrastruktur teknikal maupun non teknikal masih sama seperti yang dijelaskan pada Business Case Assessment pada halaman 101.

4.3.2.2.2 MENENTUKAN KONDISI DARI SUMBER FILE DAN DATABASE Dari hasil analisis sistem yang berjalan pada PT. Sydna Farma yang didapatkan dari sumber file yang ada dan database, maka hasilnya adalah seperti berikut : 1.

Star Schema yang sudah diimplementasikan mencakup data-data sebagai berikut :

•

Star Schema Keuangan

162   

 

Gambar 4.18 Star schema keuangan sistem berjalan •

Star Schema Inventory Item PakcingSlip

ItemId NamaItem

Location LocationId LocationName

DataArea DataAreaId AreaName

PackingSlipId Inventory ItemId DataArea LocationId PackingSlipId RecId Qty Description BacthNoId TipeStok CreateDate CreateTime CreateBy

Rec RecID Day Month Year

BacthNo BacthNoId

Gambar 4.19 Star schema inventory barang sistem berjalan

163   

 

Dari star schema ada didapatkan kesimpulan bahwa pada bagian keuangan perlu adanya field budget untuk dapat memunculkan data budget keuangan kedalam aplikasi BI, sedangkan pada bagian inventory barang tidak ada perubahan. 2. Adapun data yang dibutuhkan didalam data warehouse kualitasnya sudah cukup baik. Proses cleansing data data keuangan dan data persediaan barang dilakukan setiap akhir bulan dengan melalui tahap pengecekan kualitas data itu sendiri juga dilakukan pembandingan dengan data yang ada di data warehouse. Berikut adalah schema data warehouse yang berjalan di PT. Sydna Farma :

164   

 

Gambar 4.20 Arsitektur data warehouse PT.Sydna Farma yang telah berjalan

Dari gambar diatas yang dimaksud dengan DBF File adalah data yang dihasilkan oleh sistem ERP ( Axapta 2009 ), sedangkan file excel adalah data yang dihasilkan dari data inputan manual yang sudah di rancang agar dapat terintegrasi dengan database.

165   

4.3.2.2.3 MENENTUKAN DAN MEREVISI PERKIRAAN BIAYA Dari evaluasi yang dilakukan dari kebutuhan proyek pada tahap ini didapatkan simpulan bahwa PT. Sydna Farma tidak perlu melakukan revisi terhadap estimasi biaya yang dilakukan pada Business Case Assessment halaman 136, dimana biaya yang dipaparkan masih sama.

4.3.2.2.4 MEREVISI MANAJEMEN RESIKO Dari evaluasi yang dilakukan dari kebutuhan proyek pada tahap ini didapatkan simpulan bahwa PT. Sydna Farma tidak perlu melakukan revisi manajemen resiko yang dilakukan pada bagian risk assesment di Business Case Assessment halaman 143. Hal ini disebabkan baiknya kompatibilitas dari aplikasi BI yang dipilih dengan sistem yang sudah ada juga terhadap ekspetasi pengguna.

4.3.2.2.5 MENGIDENTIFIKASI CRITICAL SUCCESS FACTORS Critical Success Factors sangat diperlukan untuk menentukan kesuksesan dari implentasi aplikasi BI di PT. Sydna Farma. Oleh karena itu ada beberapa Critical Success Factor yang harus menjadi perhatian penting bagi perusahaan antara lain : Tabel 4.22 Critical Success Factor No 1 2 3

Critical Success Factor Key Performance Indicator Dukungan dari manajemen Meeting mingguan dilakukan setiap hari perusahaan jumat dari jam 09:00 s.d. 11:00. Budget proyek yang relevan Budget proyek telah disetujui oleh manajemen tingkat atas. Jadwal proyek yang relevan Jadwal proyek implementasi ± 6 bulan 166 

 

4

Tim proyek yang solid

Memiliki kemampuan analisis kebutuhan bisnis yang baik untuk business user (mempunyai pengalaman sebagai sistem analis dalam develop sebuah sistem BI), dan memiliki kemampuan teknikal yang baik untuk developer (mempunyai sertifikasi training analisis database dan sistem BI dari Microsoft).

4.3.2.2.6 MEMPERSIAPKAN PROJECT PLAN Dalam tahapan ini pelaksanaan proyek implementasi aplikasi BI pada PT. Sydna Farma digambarkan dalam Project Charter ( dapat dilihat lampiran 1 ) dan Gantt Chart ( dapat dilihat lampiran 2 ) .

4.3.2.2.7 MEMPERSIAPKAN PERENCANAAN PROYEK TINGKAT TINGGI Perencanaan proyek ini dijelaskan secara detail didalam Gantt Chart pada bagian lampiran 2. Dengan fokus pelaksanaan pada tahap Business Case Assessment yang harus dijalankan sampai selesai terlebih dahulu dari semua tahap yang ada untuk mencapai sasaran yang tepat dalam implementasi aplikasi BI ini.

4.3.2.2.8 MENJALANKAN PROYEK Di tahap ini berjalan dengan baik karena hal - hal sudah dipersiapkan sebelumnya, seperti : • Persiapan source data yang tersedia. 167   

• Timeline yang cukup relevan. • Pelatihan yang dilakukan untuk seluruh anggota tim proyek. • Infrastruktur yang menunjang untuk proyek ini, contoh : Komputer untuk melakukan testing data atau aplikasi dipersiapkan sesuai spek yang dibutuhkan. Dari hal – hal yang telah dipersiapkan diatas tim yakin bahwa proyek ini bisa selesai tepat waktu ditambah dengan komitmen dari tiap anggota tim.

4.3.3 FASE BUSINESS ANALYSIS 4.3.3.1 PROJECT REQUIREMENT DEFINITION 4.3.3.1.1

MENENTUKAN

REQUIREMENTS

UNTUK

MENINGKATKAN

INFRASTRUKTUR TEKNIS Pada tahap ini, dilakukan pendefinisian kebutuhan untuk infrastruktur teknis seperti : • Penambahan perangkat keras baru. Ada penambahan perangkat keras baru dikerenakan perangkat yang lama tidak dapat mendukung implenetasi sistem BI ini. Karena perangkat yang ada seperti server sudah memiliki kinerja sendiri untuk operasional Axapta 2009 apabila kita menambahkan aplikasi ini didalam server tersbut maka kinerja server tersebut tidak dapat berkerja dengan baik dan mengalami penurunan.

168   

• Penambahan Database Management System (DBMS) baru atau melakukan proses upgrade terhadap DBMS yang sudah ada. Upgrade sistem database dari SQL Server 2000 ke 2008 dengan pertimbangan SQL Server 2008 mempunyai sistem yang lebih baik dalam pengelolaan database terutama untuk kapasitas yang besar dan mempunyai fitur yang terbaru untuk menjadikan database lebih efisien dan efektif • Penambahan development tools yang baru. Penambahan ini dilakukan karena untuk optimalisasi kinerja sistem aplikasi BI yang akan diimplementasikan. • Penambahan kebutuhan infrastruktur jaringan yang baru. Jaringan yang baru diadakan agar kualitas jaringan yang ada selama ini dapat tetap effektif begitu juga karena ada penambahaan beberapa perangkat keras, serta kebutuhan transfer data antar departemen yang cepat.

Pada tahap Enterprise Infrastructure Evalution sebelumnya, sudah dilakukan evaluasi mengenai infrastruktur teknis yang sedang digunakan oleh PT. Sydna Farma. Dari hasil evaluasi tersebut dan untuk memenuhi kebutuhan implementasi aplikasi perangkat lunak BI, maka ada beberapa hal yang harus ditambahkan / dikembangkan dari sisi infrastruktur teknis sebagai berikut :

169   

Tabel 4.23 Penambahan kebutuhan infrastruktur teknis No

Kategori

Keterangan

1

Hardware

Untuk kebutuhan server BI di kantor pusat dengan spesifikasi sebagai berikut : Quad-Core Model HP DL380G6 E5540

• • • • • • • • • • • • •

Intel® Xeon® Processor E5540 (2.53 GHz, 8MB L3 Cache, 80W, DDR3-1066, HT, Turbo 1/1/2/2). 8MB (1 x 8MB) Level 3 cache. 6GB (3 x 2GB) PC3-1060R (DDR3-1333) Registered DIMMs. Two HP NC382i Dual Port Multifunction Gigabit Server Adapters. HP Smart Array P410i/256MB Controller. Standard: 8 SFF SAS/SATA HDD Bays. 460W Hot Plug Power Supply. (N+1 redundancy standard). Rack (2U), Height 3.38-inch (8.59 cm); Width: 17.25 (44.54 cm); Depth:27.25 inches(69.98 cm). HP 4GB 2Rx4 PC3-10600R-9 Kit. HP 2GB 2Rx8 PC3-10600R-9 Kit. HP Slim SATA DVD RW Optical Drive. HP 500GB 3G SATA 7.2K 2.5 in MDL HDD.

2

Operating System

Microsoft Windows Server 2008 Enterprise Edition, yang akan diinstallkan di server BI.

3

Database System

SQL Server 2008 Enterprise Edition, yang akan diinstallkan di server BI.

Untuk kebutuhan infrastruktur jaringan baru, platform infrastruktur perangkat keras

yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi Business Intelligence adalah

sebagai berikut :

170   

Gambar 4.21 Topologi Kebutuhan Jaringan PT. Sydna Farma

Untuk

platform

infrastruktur

DBMS

penggunaan

aplikasi

Intelligence adalah sebagai berikut :

Gambar 4.22 Platform Infrastruktur DBMS Aplikasi BI Targit

171   

Business

4.3.3.1.2

MENENTUKAN

KEBUTUHAN

UNTUK

MENINGKATKAN

INFRASTRUKTUR NON TEKNIS Merujuk dari analisis yang telah dilakukan pada tahap evaluasi non teknis PT. Sydna Farma pada tabel 4.18 halaman 156. Ada yang harus diperbaiki dari evaluasi non teknis yaitu mengenai akses rule jabatan dikarenakan kebutuhan data dari setiap jabatan yang ada berbeda – beda. Berikut ini adalah hasil perbaikan dari akses rule yang telah diperbaiki :

Gambar 4.23 User group Permission Staff Accounting

172   

Gambar 4.24 User group Permission Staff Finance Dari gambar 4.23 dan gambar 4.24 terlihat akses rule untuk staff Accounting dan keuangan lebih spesifik antara No access, view, edit, create, dan Full control. Sehingga didapatkan hak akses yang lebih baik dan teratur yang dapat mempermudah dimana tiap user yang nantinya akan menjalankan data yang berbeda sehingga infrastruktur non teknis ini sangat perlu dilakukan. Dari sisi keamanan data user yang tidak mendapatkan kan hak akses ( No Access ) mengakses data tersebut, jika uer dapat akses akan tetapi tidak diberi hak untuk mengedit ataupun menambahkan data maka cukup diberik hak view, jika user dapat menambahkan data baru akan tetapi tidak dapat merubah data tersebut user cukup diberikan akses ( edit ). jika user yang

173   

dapat merubah dan juga menambahkan data maka user tersbut dapat diberi akses full control.

4.3.3.1.3 MEMBUAT LAPORAN REQUIREMENTS Dari interview yang telah dilakukan kepada manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma berkaitan dengan harapan mereka terhadap aplikasi Business Intelligence yang akan digunakan, juga dengan memperhatikan hasil analisis kebutuhan informasi yang tertampil di halaman 122. Berikut adalah kebutuhan yang dinginkan : a. Group keuangan 1.

Bisa melihat rekapitulasi status keuangan.

2.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan aktual dengan budget.

3.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan profit & loss.

4.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan General Ledger

5.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan neraca (balance)

6.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan Arus kas (cash flow)

7.

Bisa melihat rekapitulasi keuangan Per Fiskal Time.

Hal-hal yang harus ada pada masing-masing kinerja keuangan diatas adalah: • Masing-masing rekapitulasi harus bisa menampilkan tren keuangan apakah naik, turun, atau sama jika dibandingkan antara dua periode yang berbeda. • Masing-masing rekapitulasi bisa ditampilkan dalam bentuk tabular maupun grafik.

174   

• Masing-masing dimensi yang ada bisa di-set security sehingga hanya user yang memiliki otorisasi terhadap dimensi itu yang bisa melihat informasi yang ada didalamnya.

b. Group Persediaan Barang 1.

Bisa melihat Persediaan Barang secara keseluruhan.

2.

Bisa melihat Persediaan Barang Per costumer

3.

Bisa melihat Persediaan Barang Per Item.

4.

Bisa melihat Persediaan Barang yang sudah mau expired.

5.

Bisa melihat Persediaan Barang yang sudah mencapai minimum stock.

Hal-hal yang harus ada pada masing-masing informasi Persediaan Barang adalah sebagai berikut: • Masing-masing informasi Persediaan Barang harus bisa menampilkan tren Persediaan Barang apakah naik, turun, atau sama jika dibandingkan antara dua periode yang berbeda. • Masing-masing informasi Persediaan Barang bisa ditampilkan dalam bentuk tabular maupun grafik. • Masing-masing dimensi yang ada bisa di-set security sehingga hanya user yang memiliki otorisasi terhadap dimensi itu yang bisa melihat informasi yang ada didalamnya.

175   

4.3.3.1.4 MENENTUKAN KEBUTUHAN DARI SUMBER DATA Setelah dilakukan pengkajian ulang terhadap kebutuhan dari sumber data yang sudah terdefinisi pada bagian project planning di fase 4.3.2.2.2 Menentukan Kondisi Dari Sumber File Dan Database halaman 162. Maka diputuskan untuk tidak melakukan perubahan terhadap kebutuhan sumber data yang ada dengan pertimbangan bahwa data sudah baik, valid dan cocok untuk bisa langsung diterapkan.

4.3.3.1.5 MENGKAJI ULANG BATASAN PROYEK Setelah dilakukan pengkajian ulang terhadap batasan proyek dengan cara membandingkan detail kebutuhan laporan yang ada dihalaman 174 dengan jadwal yang telah ditentukan pada Project Charter ( dapat dilihat lampiran 1 ) dan Gantt Chart ( dapat dilihat lampiran 2 ) maka diputuskan tidak ada perubahan mengenai batasan proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Dikarenakan hal – hal berikut ini : • Kebutuhan user yang tidak mengalami perubahan • Hasil evaluasi yang telah dilakukan tidak ada ditemukannya kekurangan. Maka dari itu proyek ini dijalankan berdasarkan dari batasan proyek yang sebelumnya telah dilakukan.

4.3.3.1.6 MENGEMBANGKAN LOGICAL DATA MODEL Dari requirement yang didapat pada fase 4.3.3.1.3 Membuat Laporan Requirements halaman 174, maka logical data model yang terdapat di gambar 4.10 halaman 131 176   

perlu dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan. Logical data model yang mengalami pengembangan adalah Logical Data Model untuk informasi keuangan sedangkan Logical Data Model untuk informasi persediaan barang tidak mengalami perubahan. Gambar Logical Data Model untuk informasi keuangan mengalami perubahan adalah sebagai berikut :

 

Gambar 4.25 Revisi Logical Data Model keuangan Dari gambar diatas perubahan yang terjadi adalah penambahan tabel budget model yang tidak terdapat pada gambar 4.10 halaman 131.

177   

4.3.3.1.7

MENENTUKAN TAHAP AWAL SERVICE-LEVEL AGREEMENTS (SLA) Tabel 4.24 SLA aplikasi perangkat lunak BI

No 1

SLA Availibility

2

Security

3

Response time

4

Data cleanliness

5

Ongoing Support

Detail Informasi keuangan dan informasi persediaan barang harus selalu ter-update dan bisa diakses dengan toleransi 1 hari delay. Semua Informasi keuangan dan informasi persediaan barang hanya bisa dilihat oleh orangorang berkepentingan saja. Setiap query yang dilakukan oleh pihak manajemen tingkat untuk mendapatkan informasi diberikan Toleransi response time atas rata-rata 5 detik Informasi keuangan dan informasi persediaan barang harus 100% terbebas dari data sampah. Pihak manajemen tingkat atas yang menggunakan aplikasi Targit BI Suite oleh pihak IT. diberi dukungan 100% .

4.3.3.1.8 MEMBUAT LAPORAN KEBUTUHAN APLIKASI Pada tahap ini para analisis mendokumentasikan segala yang sudah dilakukan pada masing – masing bagian dan melaporkannya pada saat meeting untuk dapat dievaluasi. Hal yang terdokumentasi lebih menyorot masalah SLA yang terdapat pada tabel 4.24 halaman 178 dan juga revisi data model pada gambar 4.25 halaman 177. Dan keputusannya adalah untuk terus melanjutkan ke tahap selanjutnya.

4.3.3.2 DATA ANALYSIS 4.3.3.2.1

MENGANALISIS SUMBER DATA EKSTERNAL

Dari penjelasan pada tahap Project Requirement Definition bahwa perusahaan membutuhkan adanya tambahan informasi tentang fluktuasi mata uang yang 178   

mempengaruhi besaran nilai kontrak PT. Sydna Farma. Oleh karena itu aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite membutuhkan tambahan informasi keuangan dari pihak perbankan sebagai sumber data eksternal. Penggabungan data eksternal dan data internal membutuhkan proses datacleansing. Dalam proses data-cleansing biasa ditemukan kendala – kendala pada data eksternal seperti kurang lengkapnya data, struktur data yang berbeda, dan format yang berbeda dengan data internal. Data eksternal yang diterima berupa informasi fluktuasi mata uang , informasi ini sangat penting karena mempengaruhi investasi yang akan dilakukan oleh PT. Sydna Farma tidak hanya menggunakan satu mata uang dan juga data eksternal yang mempengaruhi besaran dari pemasukan atau pengengeluaran PT. Sydna Farma yaitu Pajak Pemerintah. Data eksternal ini biasa diterima oleh PT. Sydna Farma pada awal bulan atau tiap perubahan mata uang dan pajak terjadi, dan biasa didapat melalui pemberitahuan pihak bank dan pemberitahuan Pemerintah. Tabel dibawah ini merupakan struktur daya eksternal mata uang :

Tabel 4.25 Struktur Data eksternal PT. Sydna Farma ( Mata Uang) Data Eksternal Mata Uang Bank Nama Atribut

Format Data

Kode Mata Uang

999

Nama Bank

XXXXXXX

Harga Jual

999999.99

Harga Beli

999999.99

Periode

DD/MM/YYYY

179   

Tipe

Char (3) Varchar ( 20 ) Number ( 6,2) Number ( 6,2) DateTim e

Data Internal Mata uang PT. Sydna Farma Nama Format Data Tipe Atribut Kode Mata Uang XXX99 Char (5) Nama Varchar Bank XXXXXXX ( 20 ) Harga Number Jual 999999.99 ( 6,2) Harga Number Beli 999999.99 ( 6,2) DD/MM/YYY DateTim Periode Y e

Keterangan Perlu adanya Standarisasi dalam pencatatan kode bunga yang ada sekarang

Tanggal Masa Berlaku

Tanggal Posting

DD/MM/YYYY

DateTim e

Tanggal Experied

DD/MM/YYYY

DateTim e

Tanggal Posting Tanggal Experie d

DD/MM/YYY Y

DateTim e

DD/MM/YYY Y

DateTim e

Tabel 4.26 Struktur Data eksternal PT. Sydna Farma ( Pajak Pemerintah ) Data Eksternal Pajak Nama Atribut

Format Data

Kode Pajak

99999

Jenis Pajak

XXXXXXX

Persentasi Pajak

99.99

Periode

9999

Beban Pajak

99.99

Tanggal Posting Tanggal Experied

DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY

Data Internal Pajak PT. Sydna Farma Tipe Char ( 5 ) Varchar (8) Number ( 4,2) Char ( 4 )

Number ( 4,2) DateTim e DateTim e

Nama Atribut Kode Pajak Jenis Pajak Persentas i Pajak Periode

Beban Pajak Tanggal Posting Tanggal Experied

Keterangan Format Data

XX999 XXX 99.99 DD/MM/YYY Y

99.99 DD/MM/YYY Y DD/MM/YYY Y

Tipe

Char (5) Varchar (3) Number ( 4,2) DateTim e

Number ( 4,2) DateTim e DateTim e

Perlu adanya Standarisasi dalam pencatatan kode bunga yang ada sekarang

Perbedaan pada letak jatuh tempo Jenis persentasi dari beban pengeluaran yang ditanggung oleh perusahaan

4.3.3.2.2 MENDEFINISIKAN ULANG LOGICAL DATA MODEL Dengan adanya sumber data eksternal yaitu berupa informasi tingkat mata uang dan pajak pemerintah, oleh karena itu logical data model keuangan akan berubah menjadi :

180   

AccountNum Item ItemId ItemGroupId NamaItem

*

DataArea

Ledger_Trans

1

*

1

DataAreaId AreaName

1

Rec ItemGroup

ItemgrouId NamaItemGroup

1 Priod priodId

RecID Day Month Year Priodid

*

*

AccountNum PurchLedgerId CurrencyId PostingJournalId RecId ItemId DataAreaId TaxRefId Voucher Txt Qty PayMode Account Correct ModelId InterestId

1

*

AccountNum AccountName

PurchLedger

1

PurchLedgerId PurchLedgerName Currency

*

1

1

CurrencyId CurrencyName CurrencyRefId

* *

*

TaxRef

PostingJournal PostingJurnalId

1

BudgetModel ModelId 1 ModelName

TaxRefId TaxRefName TaxId

Gambar 4.26 Revisi ulang Logical Data Model keuangan

4.3.3.2.3 MENGANALISIS KUALITAS DARI SUMBER DATA Di tahap ini logical Data Model di analisis kembali dan disesuaikan dengan kebutuhan pihak manajemen tingkat atas yang kemudian dianalisis mengenai kualitas sumber data tersebut. Dan hasil yang didapatkan adalah sebagai berikut : •

Proses pembaharuan data dilakukan tiap ada perubahan tanpa adanya delay yang ditolerasi.

•

Sumber data yang lengkap dan juga konsisten yang dapat dipercaya karena data tersebut dari pihak yang dapat dipertanggung jawabkan dan juga perbankan yang memiliki sistem yang tertata dengan baik.

181   

•

Ditemukannya kesalahan dalam pencatatan maupun nilai tukar mata uang yang berubah begitu cepat tanpa pemberitahuan sewaktu – waktu hal tersebut menjadi kendala. Oleh karena itu harus ditemukan sebuah solusi agar data tersebut dapat diolah kedalam data warehouse.

4.3.3.2.4 MEMPERLUAS LOGICAL DATA MODEL Penggabungan logical data model dengan Enterprise logical data model yang sudah direvisi digambarkan seperti gambar yang dibawah ini : AccountNum Item ItemId ItemGroupId NamaItem BudgetModel ModelId ModelName

Priod

Rec

Inventory

RecID Day Month Year Priodid *

ItemId DataArea LocationId * PackingSlipId RecId Qty Description BacthNoId TipeStok CreateDate CreateTime CreateBy MinimumStok ExpiredDate

priodId

Location LocationId LocationName

Ledger_Trans AccountNum PurchLedgerId CurrencyId PostingJournalId RecId ItemId DataAreaId TaxRefId Voucher Txt Qty PayMode Account Correct ModelId CurrencyRefId

AccountNum AccountName

PurchLedger PurchLedgerId PurchLedgerName PostingJournal Currency

PostingJurnalId

CurrencyId CurrencyName CurrencyRefId

PakcingSlip

TaxRef TaxRefId TaxRefName TaxId

PackingSlipId

DataArea DataAreaId AreaName ItemGroup ItemgrouId NamaItemGroup BacthNo BacthNoId

 

Gambar 4.27 Enterprise Logical Data Model PT. Sydna Farma

182   

4.3.3.2.5 MEMPERBAIKI KETIDAK COCOKAN DATA Data yang ada biasa didapatkan kurang sempurna. Ada data yang tidak terisi dengan baik dan ada data yang tidak terisi dengan tepat. Hal ini dapat mempengaruhi kualitas data yang akan diolah dan tentu saja hal ini harus dihindari. Biasanya kesalahan yang ditemukan ada didata mata uang yang diterima dari pihak perbankan. contohnya : ketika pihak perbankan memberikan pemberitahuan tentang nilai mata uang yang berlaku biasanya ada tanggal yang tidak terisi dengan baik, ataupun mata uang yang dapat berubah sewaktu – waktu. Solusi yang diberikan untuk menanggulangi masalah ini adalah dilakukannya standarisasi atas mata uang yang akan diambil keseluruhan currency yang berlaku apabila akan dimasukan kedalam aplikasi di konversikan kedalam rupiah. Lalu penentuan tanggal berlaku dan tidak berlakunya. Proses tersebut harus melakukan konfirmasi ulang ke pihak perbankan.

Tabel 4.27 Tabel Standarisasi Data Eksternal Kompetitor dan Data Internal PT. Sydna Farma

183   

4.3.3.2.6 MENULIS SPESIFIKASI DATA-CLEANSING Setelah dilakukannya proses memperbaiki ketidak cocokan data, tahapan selanjutnya yaitu melakukan proses data-cleansing untuk menjaga agar kualitas dan keakuratan data tetap terjamin. Hal – hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut : • memastikan proses standarisasi yang dilakukan (kelengkapan data, tanggal berlaku, dan tidak berlakunya) sudah terisi dengan baik. •

Memperhatikan dengan baik data yang akan diolah dengan cara membaca tiap data yang ada.

•

mengecek data perbankan apakah sebelumnya sudah ada di data staging keuangan atau tidak. Jika sudah ada maka untuk baris data tersebut tidak akan disimpan kembali ke dalam data staging keuangan. Jika belum ada maka baris data tersebut akan disimpan ke dalam data staging keuangan.

4.3.3.3 APPLICATION PROTOTYPING 4.3.3.3.1 MENGANALISIS KEBUTUHAN AKSES Berdasarkan kebutuhan bisnis, kegiatan ini menentukan kebutuhan laporan dan query yang akan dibutuhkan untuk keperluan prototyping. Laporan dan query yang dibuat bersifat multidimensi sehingga bisa digunakan untuk menilai ketrampilan business user dalam kegiatan prototype ini dan yang berpartisipasi dalam aplikasi prototyping sudah ditentukan yaitu managemen tingkat atas terutama manager keuangan, analisis sistem dan juga project manager. 184   

4.3.3.3.2 MENENTUKAN RUANG LINGKUP DARI PROTOTYPE Penentuan ruang lingkup dari prototype ditentukan oleh business user dan project manager dan ruang lingkup yang ditentukan harus cukup kecil sehingga prototype bisa dibuat dan dicoba dalam waktu yang tidak terlalu lama. Prototype yang dibuat hanya memuat sebagian kecil data dimana data tersebut cukup untuk mendukung fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. Adapun ruang lingkup dari prototype yang dibuat adalah prototype yang berfokus pada laporan dan query keuangan PT. Sydna Farma. Hal ini sesuai dengan keinginan manajemen tingkat atas yang ingin melihat perbaikan dari pelaporan dari hasil analisis data warehouse mereka sebelumnya.

4.3.3.3.3 MEMILIH ALAT BANTU UNTUK PROTOTYPE Prototype yang dirancang dan dibangun menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. Sebelumnya business user diberikan pelatihan untuk menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite tersebut sehingga business user tersebut akan merasa nyaman menggunakan aplikasi tersebut. Training aplikasi perangkat lunak Targit BI Sute sudah dilakukan kepada pihak eksekutif PT. Sydna Farma dimana training tersebut dilaksanakan pada tanggal 13 Februari 2011 s.d. 14 Februari 2011.

185   

4.3.3.3.4 MEMPERSIAPKAN PROTOTYPE CHARTER Berikut adalah prototype charter yang dilakukan pada proses prototype aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite: Tabel 4.28 Prototype Charter Tujuan prototype

Ruang lingkup prototype Platform prototype Jumlah Iterasi Jadwal prototype Peserta prototype

• Memberikan gambaran kepada pihak eksekutif tentang cara penggunaan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. • Memberikan gambaran kepada pihak eksekutif tentang contoh laporan dan query yang bisa dihasilkan dari aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. Ruang lingkup terbatas pada area keuangan. Menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. 3 kali 17 Juni 2011 s.d. 30 Juni 2011 • Project Manager. • Pihak eksekutif. • IT Programmer.

4.3.3.3.5 MERANCANG LAPORAN DAN QUERY Laporan dan query yang dirancang untuk keperluan prototype adalah sebagai berikut : 1. Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

Gambar 4.28 Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

186   

2. Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

 

Gambar 4.29 Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

3. Analisis Financial Status

Gambar 4.30 Analisis Financial Status 187   

4. Analisis Variance Actual dan Budget

Gambar 4.31 Analisis Variance Actual dan Budget

5. Analisis balance aset

Gambar 4.32 Analisis balance aset 188   

4.3.3.3.6 MEMBANGUN PROTOTYPE Berdasarkan laporan dan query yang sudah dirancang, prototype dibangun. Waktu pembangunan prototype ini dilakukan dari tanggal 09 s.d. 13 Februari 2011 dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak Targit BI Suite. Dari laporan dan query yang sudah dirancang sebelumnya, maka hasil laporan dan query sebagai hasil dari prototype ini bisa ditampilkan sebagai berikut: 1. Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

Gambar 4.33 Analisis Keuangan Arus Kas Per Group, Per Balance Sheet berdasarkan periode

2. Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget

Gambar 4.34 Analisis Keuangan Profit Loss Actual dan Budget 189   

3. Analisis Financial Status

Gambar 4.35 Analisis Financial Status 4. Analisis Variance Actual dan Budget

Gambar 4.36 Analisis Variance Actual dan Budget

190   

5. Analisis balance aset

Gambar 4.37 Analisis balance aset

4.3.3.3.7 MENDEMONSTRASIKAN PROTOTYPE Setelah prototype selesai dibangun, maka hasil prototype tersebut kemudian dipresentasikan kepada pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Waktu presentasi tersebut dilakukan pada tanggal 14 Februari 2011. Hasil dari presentasi tersebut mendapatkan feedback positif dan antusias dari pihak eksekutif karena prototype yang sudah dibangun menurut mereka user friendly, memenuhi apa yang mereka butuhkan dalam membantu keperluan analisis.

191   

4.3.3.4

METADATA RESPOSITORY ANALYSIS

4.3.3.4.1 MENGANALISIS KEBUTUHAN REPOSITORY METADATA Proses repository metadata sebelumnya pernah dilakukan pada proses pengimplementasian Axapta. Pada proses tersebut kegiatan metadata yang dilakukan sudah cukup detail dan juga lengkap dalam penulisan ini hanya mengulas kembali repository metadata yang telah dilakukan. Dari analisis yang dilakukan dalam metadata tersebut ada beberapa yang perlu ditambahkan seperti hal – hal berikut ini : •

Detailnya informasi metadata diperbanyak.

•

Hasil yang akan dihasilkan HTML ( Hypertext Markup Language ) agar tidak perlu ada tambahan aplikasi untuk membacanya.

•

Query yang digunakan diperlihatkan

•

Struktur data yang ada dan kegunaannya.

4.3.3.4.2

MENGANALISIS KEBUTUHAN INTERFACE UNTUK REPOSITORY METADATA

Dalam menganalisis kebutuhan interface digunakan aplikasi Apex SQL document dimana sebelumnya PT. Sydna Farma sudah mempunyai lisensi tersebut sehingga dapat digunakan dalam tahap ini. Berikut ini interfase yang digunakan :

192   

Database Detail : Tabel 4.29 Detail Database Metadata

Tabel Detail : Tabel 4.30 Detail Tabel Metadata

Hasil analisis interface ini menghasilkan kebutuhan tampilan yang diperlukan. Informasi yang dihasilkan haruslah lengkap dan juga detail.

193   

4.3.3.4.3

ANALISIS

METADATA

MENGAKSES

REPOSITORY

DAN

PERSYARATAN PELAPORAN Dalam tahapan ini dilakukan batasan –batasan terhadap kebutuhn user akan hal metadata itu sendiri. Data yang dihasilkan berbentuk HTML ( Hypertext Markup Language ) hal ini dipilih bedasarkan agar memudahkan user agar dapat membaca metadata tersebut tanpa harus bantuan aplikasi diluar dari kebutuhan ( tidak ada penambahan aplikasi). Kemudian dalam hal level akses dari metadata ini hanya business user dalam hal ini manajemen tingkat atas yang dapat melihat metadata bisnis.

4.3.3.4.4 MEMBUAT LOGICAL DATA MODEL. Logical data model sebelumnya pernah di perlihatkan Gambar 4.27 pada halaman 182. Pada halaman tersebut tergambar secara detail logical data model yang akan digunakan.

4.3.3.4.5 MEMBUAT DATA MODEL. Data model yang dihasilkan adalah model yang akan di gunakan untuk proses pembuatan metadata pada PT. Sydna Farma. Pada saat data model dibuat harus diperhatikan bahwa database yang digunakan adalah database yang sudah bersih dan tidak tercampur dengan database yang lain. Hasil akhir proses ternyata data model sudah sangat baik untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.

194   

4.3.4 FASE DESIGN 4.3.4.1 4.3.4.1.1

DATABASE DESIGN MELIHAT ULANG KEBUTUHAN AKSES DATA

Adapun kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan review terhadap akses data dan menganalisis kebutuhan (laporan dan query) yang sudah dilakukan di kegiatan membuat laporan requirement pada tahap Project Requirement Definition di bab 4.3.3.1 halaman 168. Tugas tersebut diserahkan pada System Analyst, IT developer, dan Database Administrator yang bertanggung jawab untuk melakukan review terhadap semua kebutuhan akses data sebelum memulai merancang database BI. Dari kesimpulan laporan yang ada kebutuhan akses data sudah tercukupi dan bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya.

4.3.4.1.2

MENENTUKAN KEBUTUHAN AGREGASI / SUMMARY

Berdasarkan Enterprise Logical Data Model digambar halaman 182, maka data yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif untuk keperluan summary dan agregasi adalah sebagai berikut: Tabel 4.31 Summary / agregasi dari Measurement Fact Tabel

Measurement

Tipe

Ledger Trans

Qty

Sum

voucher

Sum

195   

Inventory

Tax_Amt

Sum

budget_Amt

Sum

Qty

Sum

CostPrice

Sum

QtyMinStock

Sum

4.3.4.1.3 MERANCANG DATABASE BI Berdasarkan review terhadap akses data dan menganalisis kebutuhan (laporan dan query) yang sudah dilakukan di kegiatan ‘membuat laporan requirement’ pada tahap Project Requirement Definition di bab 4.3.3.1 halaman 168 dan juga berdasarkan kebutuhan agregasi/summary yang sudah dilakukan di kegiatan menentukan kebutuhan agregasi/summary pada tahap Database Design di bab 4.3.4.1 halaman 195, maka diperoleh kesimpulan bahwa database BI yang dirancang nanti adalah database yang berbentuk multidimensional. Alasan tersebut diperoleh karena kebutuhan dari pihak eksekutif PT. Sydna Farma untuk bisa melakukan kemampuan analisis slice and dice terhadap informasi baik informasi keuangan dan persediaan barang.

4.3.4.1.4 MERANCANG STRUKTUR DATABASE SECARA FISIK Struktur database BI yang dirancang akan digambarkan dalam bentuk star schema dengan pengelompokan sebagai berikut : 196   

1. Star Schema untuk Informasi general ledger :

Gambar 4.38 Star Schema Informasi general ledger

2. Star Schema untuk Informasi Persediaan Barang :

Gambar 4.39 Star Schema Informasi Persediaan Barang

197   

4.3.4.1.5 MEMBUAT DATABASE BI Proses pembuatan database BI dilakukan melalui aplikasi ERP Microsoft Dynamics Ax 2009, dimana aplikasi ERP Microsoft Dynamics Ax 2009 memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan Microsoft SQL Server 2008 Analysis Services dalam membuat database BI. Adapun proses pembuatan database BI melalui aplikasi ERP Microsoft Dynamics Ax 2009 adalah sebagai berikut :

1. Tentukan terlebih dahulu database server mana yang dipakai untuk membuat database BI seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.40 Penentuan Server BI

2. Tentukan nama database BI seperti gambar di bawah ini :

198   

Gambar 4.41 Penentuan Database BI

3. Tentukan time periods data yang akan digunakan dalam database BI seperti gambar di bawah ini:

Gambar 4.42 Penentuan time periods database BI

199   

4.3.4.1.6 MEMBUAT PROSEDUR PEMELIHARAAN DATABASE Prosedur backup terhadap database BI dilakukan setiap hari oleh tim IT PT. Sydna Farma secara otomatis yaitu dijadwalkan setiap hari pukul 21: 00 WIB seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 4.43 Schedule Backup Server BI Pada gambar diatas backup database menggunakan fungsi yang sudah ada didalam SQL server 2008 yaitu di menu maintenance plans pada Microsoft SQL server management studio dimana setting proses backup dibuat per harinya sehingga otomatis jalan. Sedangkan script T-SQL yang digunakan untuk membuat proses tiap harinya terlihat pada gambar dibawah ini :

200   

Gambar 4.44 Transact-SQL Schedule Backup Server BI

4.3.4.1.7

MEMPERSIAPKAN PERANCANGAN MONITORING DAN TUNING DATABASE

Pada saat aplikasi BI selesai diimplementasi, database BI harus selalu dimonitor dan di-tuning. Proses perancangan database BI tidak bisa menjamin kinerja database secara terus menerus, karena penggunaan database BI selalu berubah-ubah setiap saat. Oleh karena itu diperlukan adanya sebuah alat bantu untuk melakukan monitoring terhadap database BI tersebut.

201   

4.3.4.1.8

MEMPERSIAPKAN PERANCANGAN MONITORING DAN TUNING QUERY

Alat bantu yang digunakan oleh PT. Sydna Farma untuk melakukan proses monitoring terhadap query menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service, dimana dengan alat bantu ini setiap query yang dijalankan bisa dimonitor dengan baik berapa response time yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap query dengan tahapan-tahapan dibawah ini : 1. Memilih tipe laporan yang dibutuhkan.

Gambar 4.45 Query Usage Analysis Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 1

2. Memilih tipe penyaringan query.

202   

Gambar 4.46 Query Usage Analysis Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 2 Alat bantu yang digunakan oleh PT. Sydna Farma untuk melakukan proses tuning terhadap query adalah fungsi yang terdapat pada Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service, dimana dengan alat bantu ini setiap query yang dijalankan bisa dituning sehingga response time yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap query bisa lebih cepat dengan tahapan-tahapan dibawah ini : 1. Memilih tipe penyaringan query.

203   

Gambar 4.47 Usage-Based Optimization Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 1

2. Memilih agregasi yang diinginkan terhadap query.

Gambar 4.48 Usage-Based Optimization Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 2 204   

3.

Proses agregasi.

Gambar 4.49 Usage-Based Optimization Wizard Microsoft SQL Server 2008 Analysis Service Step 3

4.3.4.2

EXTRACT/TRANSFORM/LOAD DESIGN

4.3.4.2.1 MEMBUAT DOKUMEN SOURCE-TO-TARGET MAPPING Dokumen source-to-target mapping sangat diperlukan untuk

melakukan

proses mapping antara sumber data dengan tabel yang ada di dalam database BI dan yang paling penting dokumen tersebut harus mendeskripsikan logika transformasi terhadap setiap kolom. Dokumen source-to-target mapping ini nantinya akan digunakan untuk membuat spesifikasi kode pemrograman bagi developer IT dalam membuat proses ETL. 205   

Tahapan ETL dibagi menjadi 2 jenis yaitu : 1. Tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging. Pada tahapan ini data yang berasal dari sumber data dibersihkan terlebih dahulu melalui proses data cleansing. Hasilnya kemudian dimasukkan ke dalam data staging. Hal ini bertujuan agar data memiliki kualitas yang akurat dan baik. Sumber data baik untuk informasi keuangan, maupun persediaan barang adalah berupa file template dengan tipe dbf, dimana file template tersebut adalah file hasil proses penarikan data melalui Microsoft Dynamics Ax 2009. 2. Tahapan ETL yang dilakukan dari data staging ke dalam data warehouse / data mart. Pada tahapan ETL ini, proses ETL dari data staging ke dalam data warehouse/ data mart dilakukan dengan menggunakan menggunakan standar proses ETL dari Microsoft Dynamics Ax 2009.

4.3.4.2.2 MELAKUKAN UJI COBA TERHADAP FUNGSI ALAT BANTU ETL Uji coba terhadap fungsi alat bantu ETL sudah dilakukan, dimana alat bantu ETL yang digunakan oleh PT. Sydna Farma adalah alat bantu ETL yang terdapat pada Microsoft Dynamics AX 2009. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa tahapan ETL dibagi menjadi 2 jenis yaitu tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging dan tahapan ETL yang dilakukan dari data stating ke data warehouse / data mart. Proses ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging akan dirancang dan dibuat dengan 206   

menggunakan bahasa pemrograman X++ yang merupakan kode pemrograman bawaan dari Microsoft Dynamics AX 2009. Sedangkan proses ETL yang dilakukan dari data staging ke data warehouse / data mart dilakukan dengan menggunakan proses ETL bawaan dari Microsoft Dynamics Ax 2009.

4.3.4.2.3

MERANCANG ARUS PROSES ETL

Arus proses ETL harus dirancang dengan sebaik mungkin, sehingga proses ETL tersebut tidak membebani server karena data yang akan masuk ke dalam proses ETL biasanya dalam jumlah yang cukup besar. Untuk itu arus proses ETL harus dibagi menjadi beberapa bagian yang bisa dijalankan secara paralel dan bisa dijadwalkan. Implementasi arus proses ETL pada PT. Sydna Farma dibagi menjadi 2 komponen dan prosesnya dijadwalkan: 1. Tahapan ETL yang dilakukan dari sumber data ke data staging. Pada tahapan ETL ini, arus proses ETL dibagi menjadi beberapa komponen sebagai berikut :

Tabel 4.32 Arus Proses ETL dari sumber data ke dalam Data Staging

207   

No

Informasi yang diproses

Jadwal Proses

1.

Keuangan :

Setiap hari jam 22:00

2.

Persediaan Barang

Setiap hari jam 22:30

3.

Keuangan Budget

Jika ada revisi budget

2. Tahapan ETL yang dilakukan dari data staging ke dalam data warehouse / data mart. Pada tahapan ETL ini, arus proses ETL dibagi menjadi beberapa komponen sebagai berikut : Tabel 4.33 Arus Proses ETL dari Data Staging ke dalam Data Mart

4.3.4.2.4

No

Informasi yang diproses

Jadwal Proses

1.

Keuangan Aktual

Setiap hari jam 00:00

2.

Keuangan Aktual vs Budget

Setiap hari jam 00:30

5.

Persediaan Barang

Setiap hari jam 01:45

MERANCANG PROGRAM ETL

Berdasarkan dokumen source-to-target mapping yang sudah dilakukan pada tahap Extract/Transform/Load Design di bab 4.3.4.2 halaman 205 selanjutnya dilakukan perancangan program ETL. Ada 4 hal yang harus dipenuhi dan yang harus menjadi perhatian developer pada saat mengembangkan program ETL antara lain: 1. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging, proses loading data haruslah bersifat incremental load, artinya data yang dimasukkan ke dalam data staging adalah data yang sesuai dengan parameter tanggal yang diinginkan oleh user misalnya data yang dimasukkan ke dalam data

208   

staging adalah data keuangan dari tanggal 1 Januari 2011 sampai dengan 31 juli 2011. 2. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging untuk informasi keuangan, tidak boleh terjadi duplikasi data. Oleh karena itu perlu dilakukan pengecekan dalam proses data cleansing, sehingga data yang masuk ke dalam data staging terjamin keakuratannya. 3. Pada saat mengembangkan program ETL dari sumber data ke dalam data staging untuk informasi persediaan barang, tidak boleh terjadi duplikasi data. Oleh karena itu perlu dilakukan pengecekan dalam proses data cleansing, sehingga data yang masuk ke dalam data staging terjamin keakuratannya. 4. Pada saat mengembangkan program ETL dari data staging ke dalam data warehouse / data mart, dimensi dan tabel fakta harus sesuai dan sama dengan yang terdapat pada dokumen source-to-mapping.

4.3.4.2.5

SET UP ETL STAGING AREA

Pada fase ini team memutuskan untuk menggunakan data staging yang terpusat pada di server, dimana database yang digunakan untuk keperluan data staging menggunakan database yang sama dengan yang digunakan oleh Microsoft Dynamics AX 2009. Adapun alasan digunakannya database tersebut dalam proses data staging adalah sebagai berikut:

209   

1. Proses ETL yang dilakukan dari sumber data ke dalam data staging menggunakan kode pemrograman X++ yang merupakan kode pemrograman bawaan dari Microsoft Dynamics AX 2009. 2. Sumber data yang berupa file template dbf dibuat dengan cara mengambil data OLTP pada database yang digunakan Microsoft Dynamics Ax 2009. Untuk memudahkan pengembangan proyek dengan menggunakan Graphical User Interface (GUI) yang sama, maka program ETL dibuat dan diintegrasikan dengan Microsoft Dynamics AX 2009 sehingga proses pemeliharaan terhadap program ETL bisa lebih mudah. 3. Telah tersedianya alat bantu standar dari Microsoft Dynamics AX 2009 yang bisa digunakan pada proses ETL seperti adanya alat bantu Batch Processing dimana proses ETL bisa dilakukan secara batch dengan jadwal tertentu.

4.3.4.3

METADATA RESPOSITORY DESIGN

4.3.4.3.1 DESAIN META DATA RESPOSITORY Desain meta data yang ada dihasilkan dari proses ini adalah sebagai berikut :

210   

Gambar 4.50 Contoh Desain Tabel Metadata.

Gambar 4.51 Contoh Desain Database Metadata.

211   

Desain meta data tersebut lanjutan dari analisis yang telah dilakukan dan juga detail – detail yang diinginkan. Proses desain meta data ini harus disetujui oleh semua pihak user agar di kemudian hari tidak ada kekurangan yang terjadi.

4.3.4.3.2

INSTALASI DAN TEST PRODUK META DATA REPOSITORY

Aplikasi – aplikasi yang disarankan ada 3 ( Tiga ) yaitu APEX SQL, SQL Server ( Add-ins ), dan SEMANTIC METADATA berikut ini adalah ulasan dari ketiga aplikasi berikut :

Tabel 4.34 Ulasan aplikasi Metadata.

Keterangan

Apex SQL

SQL Server ( Add-Ins )

Semantic Metadata

Teknologi

Aplikasi ini menggunakan teknologi versi terbaru dan fitur – fiturnya yang sangat banyak

Kompleksitas

Langkah - langkah yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini sangat mudah Intergrasi aplikasi ini ke SQL sangat mudah dan mendukung

Aplikasi ini menggunakan versi terbaru yaitu 2010 akan tetapi fitur untu kelengkapan dan detailnya data kurang. Langkah – langkah yang ada didalam aplikasi ini cukup rumit

Aplikasi yang dikeluarkan versi terbaru ini dengan fitur – fitur tambahan sebagai pelengkapnya sangat memadai Langkah – langkah yang akan dijalankan dalam aplikasi ini sangat rumit

Intergrasi dengan aplikasi SQL sangat mendukung karena memang dikeluarkan khusus untuk produk SQL

Aplikasi yang ada sebenarnya untuk mendukung ORACLE maka dari itu intergrasi untuk SQL harus dilakukan adanya adaptasi Tidak berpengalaman dengan aplikasi ini

Integrasi

Tim Proyek

Sangat familiar tetapi belum ada pengalaman dengan aplikasi ini

Sangat familiar dan juga berpengalaman dengan aplikasi ini

212   

Dengan adanya alasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi APEX SQL yang akan di implementasikan. Dalam hal ini dari sisi detailnya data yang dibutuhkan, intergrasi dengan produk lainnya, dan juga tim proyek yang terbiasa dengan aplikasi ini dan yang lebih utama lisensi untuk produk ini bisa disatukan dengan APEX SQL Doc yang sudah dipunyai oleh PT. Sydna Farma sebelumnya.

4.3.4.3.3 DESAIN PROSES MIGRASI META DATA REPOSITORY Melakukan penentuan terhadap proses yang akan dilakukan baik itu pengolahan metadata itu sendiri dan juga proses – proses yang akan dijalankan. Hal ini seharusnya sudah dijelaskan dalam langkah – langkah aplikasi APEX SQL yang dipilih, dalam aplikasi tersebut langkah – langkah sudah sangat jelas dan cukup sangat membantu.

4.3.4.3.4

DESAIN APLIKASI META DATA REPOSITORY

Desain aplikasi metadata (Gambar 4.50 dan Gambar

4.51

halaman

dilakukan setelah melakukan instalasi dan test berikut hasilnya :

213   

211)

yang

 

Gambar 4.52 Contoh desain aplikasi tampilan awal.

 

Gambar 4.53 Contoh desain aplikasi tampilan Pemilihan database. 214   

Dari hasil aplikasi ini dihasil bahwa APEX SQL memenuhi kebutuhan – kebutuhan yang diinginkan user dimana kebutuhan tersebut seperti berikut ini : •

Tampilan dari aplikasi tersebut user-friendly.

•

Intergrasi dengan data yang ada harus mudah.

•

Tools ataupun fitur yang ada dapat mendukung kegiatan meta data.

4.3.5 FASE CONSTRUCTION 4.3.5.1

EXTRACT/TRANSFORM/LOAD DEVELOPMENT

4.3.5.1.1

MEMBUAT DAN MENGUJI UNIT PROSES ETL

Proses ETL dari sumber data ke dalam data staging dibuat dengan menggunakan kode pemrograman X ++, sebuah bahasa pemrograman bawaan dari Microsoft Dynamics Ax 2009. Berikut adalah unit proses ETL yang dibuat :

1. Proses ETL informasi keuangan void UploadKeuangan()  {            DataArea            dataArea;      Str                 strZipFile;      Str                 strFileExists, strFile;      Str                 strTanggal;      Boolean             bolKetemu;      ;            //      LP = new LoginProperty();      LP.setDSN(strDSN);      LP.setDatabase(strTabelName);      //      strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";      IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile))      {          Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! ");      }      ELSE 

215   

    {          //WINAPI::shellExecute("q:\\PKUNZIP.EXE ",strZipFile + " Q:\\");          //          strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";          bolKetemu = FALSE;          IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))          {              bolKetemu = TRUE;          }          //          WHILE (!bolKetemu)          {              IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))              {                  bolKetemu = TRUE;              }          }          //          C   = new OdbcConnection(LP);          S   = C.createStatement();          RS  = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName);          bolNormal = TRUE;          ttsbegin;          //          while (RS.next())          {              try              {                  _keuangan_Temp.clear();                  _keuangan_Temp.LedgerTransNo                  = strLRTrim(RS.getString(1));                  _keuangan_Temp.InvoiceNo                = strLRTrim(RS.getString(2));                  _keuangan_Temp.InvoiceDate              = RS.getDate(3);                  _keuangan_Temp.ItemId                   = strLRTrim(RS.getString(20));                  _keuangan_Temp.CurrencyId            = strLRTrim(RS.getString(26));                  _keuangan_Temp.StatusSales              = strLRTrim(RS.getString(29));                  _keuangan_Temp.DataMilikId              = strLRTrim(RS.getString(30));                  _keuangan_Temp.Qty                      = RS.getReal(32);                  _keuangan_Temp.SalesPrice               = RS.getReal(33);                   //                  IF(!SalesGroup::find(_Customer.SalesGroupId))                  {                      _SalesGroup.clear();                      _SalesGroup.SalesGroupId          = _Customer.SalesGroupId;                      _SalesGroup.NamaSalesGroup        = strLRTrim(RS.getString(11));                      _SalesGroup.insert();                  }                  //                  IF(!CustomerGroup::find(_Customer.CustGroupId))                  {                      _CustomerGroup.clear();                      _CustomerGroup.CustGroupId        = _Customer.CustGroupId;                      _CustomerGroup.NamaCustGroup      = strLRTrim(RS.getString(13));                      _CustomerGroup.insert();                  }                  //                  IF(!Item::find(_keuangan_Temp.ItemId))                  {                      _Item.clear();                      _Item.ItemId                      = _keuangan_Temp.ItemId;                      _Item.NamaItem                    = strLRTrim(RS.getString(21));                      _Item.ItemGroupId                 = strLRTrim(RS.getString(24));                      _Item.insert();                  } 

216   

                //                  IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId))                  {                      _ItemGroup.clear();                      _ItemGroup.ItemGroupId            = _Item.ItemGroupId;                      _ItemGroup.NamaItemGroup          = strLRTrim(RS.getString(25));                      _ItemGroup.insert();                  }                  //                  IF(!DataMilik::find(_keuangan_Temp.DataMilikId))                  {                      _DataMilik.clear();                      _DataMilik.DataMilikId             = _keuangan_Temp.DataMilikId;                      _DataMilik.NamaDataMilik           = strLRTrim(RS.getString(31));                      _DataMilik.insert();                  }                  //                  IF(!Keuangan::find( _keuangan_Temp.LedgerTransNo, _keuangan_Temp.ItemId))                  {                      _Keuangan.clear();                                          _Keuangan.LedgerTransNo                                                =  (_keuangan_Temp.LedgerTransNo                                      ?  _keuangan_Temp.LedgerTransNo                   : _Keuangan.LedgerTransNo);                      _Keuangan.InvoiceNo                      = (_keuangan_Temp.InvoiceNo                 ? _keuangan_Temp.InvoiceNo                  : _Keuangan.InvoiceNo);                      _Keuangan.InvoiceDate                    = (_keuangan_Temp.InvoiceDate               ? _keuangan_Temp.InvoiceDate                : _Keuangan.InvoiceDate);                      _Keuangan.CustId                         = (_keuangan_Temp.CustId                    ? _keuangan_Temp.CustId                    :  _Keuangan.CustId);                      _Keuangan.ItemId                         = (_keuangan_Temp.ItemId                    ? _keuangan_Temp.ItemId                    :  _Keuangan.ItemId);                      _Keuangan.CurrencyId                  = (_keuangan_Temp.CurrencyId             ? _keuangan_Temp.CurrencyId             :  _Keuangan.CurrencyId);                      _Keuangan.StatusSales                    = (_keuangan_Temp.StatusSales               ? _keuangan_Temp.StatusSales                : _Keuangan.StatusSales);                      _Keuangan.DataMilikId                    = (_keuangan_Temp.DataMilikId               ? _keuangan_Temp.DataMilikId                : _Keuangan.DataMilikId);                      _Keuangan.Qty                            = (_keuangan_Temp.Qty                       ? _keuangan_Temp.Qty                       :  _Keuangan.Qty);                      _Keuangan.SalesPrice                     = (_keuangan_Temp.SalesPrice                ? _keuangan_Temp.SalesPrice                 : _Keuangan.SalesPrice);                      //                      if (_Keuangan.validateWrite())                      {                          _Keuangan.insert();                          intinsert++;                      }                      //                      IF(!AktualDanTarget::find(, _keuangan_Temp.InvoiceDate,                                                _keuangan_Temp.CustId, _keuangan_Temp.ItemId))                      {                          _AktualDanTarget.clear();                          _AktualDanTarget.TransDate            = _Keuangan.InvoiceDate;                            _AktualDanTarget.ItemId               = _Keuangan.ItemId;                          _AktualDanTarget.CurrencyId        = _Keuangan.CurrencyId;                          _AktualDanTarget.QtyAktual            = _Keuangan.Qty;                          //                          _AktualDanTarget.insert();                      }                      else                      {                          SELECT FIRSTONLY forupdate                                                                                              _AktualDanTarget.TransDate  == _keuangan_Temp.InvoiceDate && 

217   

                                                                                           _AktualDanTarget.CustId     == _keuangan_Temp.CustId &&                                                                                             _AktualDanTarget.ItemId     == _keuangan_Temp.ItemId;                          IF(_AktualDanTarget)                          {                              _AktualDanTarget.QtyAktual          += _Keuangan.Qty;                              _AktualDanTarget.SalesAmountAktual  += _Keuangan.SalesAmount;                              _AktualDanTarget.update();                          }                      }                  }              }              catch (Exception::Error)              {              }          }          //          IF(bolNormal == TRUE)          {              ttscommit;          }          ELSE          {              Info("Abnormal Invoice Date !!!");              ttsabort;          }          //          RS.close();          s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName);          S.close();          S   = null;          //          Info("File berhasil diupload!!!");      }  } 

 

2. Proses ETL informasi Budget void UploadBudget()  {            DataArea            dataArea;      Str                 strZipFile;      Str                 strFileExists, strFile;      Str                 strTanggal;      Boolean             bolKetemu;      ;      LP = new LoginProperty();      LP.setDSN(strDSN);      LP.setDatabase(strTabelName);      //      strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";      IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile))      {          Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! ");      }      ELSE      {          //WINAPI::shellExecute("q:\\PKUNZIP.EXE ",strZipFile + " Q:\\");          // 

218   

        strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";          bolKetemu = FALSE;          IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))          {              bolKetemu = TRUE;          }          //          WHILE (!bolKetemu)          {              IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))              {                  bolKetemu = TRUE;              }          }          //          C   = new OdbcConnection(LP);          S   = C.createStatement();          RS  = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName);          bolNormal = TRUE;          ttsbegin;          //          while (RS.next())          {              try              {                  _Budget_Temp.clear();                  _Budget_Temp.BudgetDate               = RS.getDate(1);                  _Budget_Temp.ItemId                   = strLRTrim(RS.getString(18));                  _Budget_Temp.Currency_Code            = strLRTrim(RS.getString(24));                  _Budget_Temp.QtyBudget                = RS.getReal(25);                  _Budget_Temp.SalesAmountBudget        = RS.getReal(26);                  //                  IF(!SalesGroup::find(_Customer.SalesGroupId))                  {                      _SalesGroup.clear();                      _SalesGroup.SalesGroupId          = _Customer.SalesGroupId;                      _SalesGroup.NamaSalesGroup        = strLRTrim(RS.getString(9));                      _SalesGroup.insert();                  }                  //                  IF(!CustomerGroup::find(_Customer.CustGroupId))                  {                      _CustomerGroup.clear();                      _CustomerGroup.CustGroupId        = _Customer.CustGroupId;                      _CustomerGroup.NamaCustGroup      = strLRTrim(RS.getString(11));                      _CustomerGroup.insert();                  }                  //                  IF(!Item::find(_Budget_Temp.ItemId))                  {                      _Item.clear();                      _Item.ItemId                      = _Budget_Temp.ItemId;                      _Item.NamaItem                    = strLRTrim(RS.getString(19));                      _Item.PrincipalId                 = strLRTrim(RS.getString(20));                      _Item.ItemGroupId                 = strLRTrim(RS.getString(22));                      _Item.insert();                  }                  IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId))                  {                      _ItemGroup.clear();                      _ItemGroup.ItemGroupId            = _Item.ItemGroupId;                      _ItemGroup.NamaItemGroup          = strLRTrim(RS.getString(23));                      _ItemGroup.insert(); 

219   

                }                  //                  IF(!Budget::find( _Budget_Temp.BudgetDate, _Budget_Temp.ItemId))                  {                      _Budget.clear();                       _Budget.BudgetDate                     = (_Budget_Temp.BudgetDate                ? _Budget_Temp.BudgetDate                :  _Budget.BudgetDate);                       _Budget.ItemId                         = (_Budget_Temp.ItemId                    ? _Budget_Temp.ItemId                    :  _Budget.ItemId);                      _Budget.Currency_Code                  = (_Budget_Temp.Currency_Code             ? _Budget_Temp.Currency_Code              : _Budget.Currency_Code);                      _Budget.QtyBudget                      = (_Budget_Temp.QtyBudget                 ? _Budget_Temp.QtyBudget                 :  _Budget.QtyBudget);                      _Budget.SalesAmountBudget                            =  (_Budget_Temp.SalesAmountBudget                  ?  _Budget_Temp.SalesAmountBudget         : _Budget.SalesAmountBudget);                      //                      if (_Budget.validateWrite())                      {                          _Budget.insert();                          intinsert++;                      }                      //                      IF(!AktualDanBudget::find( _Budget_Temp.BudgetDate,                                                _Budget_Temp.CustId, _Budget_Temp.ItemId))                      {                          _AktualDanBudget.clear();                          _AktualDanBudget. BudgetDate = _Budget.BudgetDate;                          _AktualDanBudget.CustId               = _Budget.CustId;                          _AktualDanBudget.ItemId               = _Budget.ItemId;                          _AktualDanBudget.Currency_Code        = _Budget.Currency_Code;                          _AktualDanBudget.QtyBudget            = _Budget.QtyBudget;                          _AktualDanBudget.SalesAmountBudget    = _Budget.SalesAmountBudget;                          //                          _AktualDanBudget.insert();                      }                      else                      {                          SELECT FIRSTONLY forupdate                       _AktualDanBudget.TransDate  == _Budget_Temp.BudgetDate &&                                                                                             _AktualDanBudget.CustId     == _Budget_Temp.CustId &&                                                                                             _AktualDanBudget.ItemId     == _Budget_Temp.ItemId;                          IF(_AktualDanBudget)                          {                              _AktualDanBudget.QtyBudget          += _Budget.QtyBudget;                              _AktualDanBudget.SalesAmountBudget  += _Budget.SalesAmountBudget;                              _AktualDanBudget.update();                          }                      }                  }              }              catch (Exception::Error)              {              }          }          //          IF(bolNormal == TRUE)          {              ttscommit;          }          ELSE          {              Info("Abnormal Invoice Date !!!");              ttsabort;          } 

220   

        //          RS.close();          s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName);          S.close();          S   = null;          //          Info("File berhasil diupload!!!");      }  } 

   

3. Proses ETL informasi Persediaan barang void UploadPersediaan()  {      DataArea            dataArea;      Str                 strZipFile;      Str                 strFileExists, strFile;      Str                 strTanggal;      Boolean             bolKetemu;      ;      //      LP = new LoginProperty();      LP.setDSN(strDSN);      LP.setDatabase(strTabelName);      //      strZipFile = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";      IF (!WINAPI::fileExists2(strZipFile))      {          Warning("File di q:\\" + strTabelName + ".dbf tidak ada!!! ");      }      ELSE      {          //          strFileExists = "Q:\\"+strTabelName+".dbf";          bolKetemu = FALSE;          IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))          {              bolKetemu = TRUE;          }          //          WHILE (!bolKetemu)          {              IF (WINAPI::fileExists2(strFileExists))              {                  bolKetemu = TRUE;              }          }          //          C   = new OdbcConnection(LP);          S   = C.createStatement();          RS  = S.executeQuery('SELECT * FROM ' + strTabelName);          bolNormal = TRUE;          ttsbegin;          //          while (RS.next()) 

221   

        {              try              {                  _Persediaan_Temp.clear();                  _Persediaan_Temp.TransDate                = RS.getDate(1);                  _Persediaan_Temp.ItemId                   = strLRTrim(RS.getString(2));                  _Persediaan_Temp.Transaction_Type         = strLRTrim(RS.getString(8));                  _Persediaan_Temp.WarehouseId              = strLRTrim(RS.getString(9));                  _Persediaan_Temp.BatchNoId                = strLRTrim(RS.getString(11));                  _Persediaan_Temp.Qty                      = RS.getReal(13);                  _Persediaan_Temp.CostPrice                = RS.getReal(14);                  _Persediaan_Temp.Inv_Valuation            = RS.getReal(15);                  _Persediaan_Temp.KodeTransaksi            = strLRTrim(RS.getString(16));                  _Persediaan_Temp.QtyMinStock              = RS.getReal(17);                  //                   IF(!Item::find(_Persediaan_Temp.ItemId))                  {                      _Item.clear();                      _Item.ItemId                            = _Persediaan_Temp.ItemId;                      _Item.NamaItem                          = strLRTrim(RS.getString(3));                      _Item.PrincipalId                       = strLRTrim(RS.getString(4));                      _Item.ItemGroupId                       = strLRTrim(RS.getString(6));                      _Item.insert();                  }                  //                  IF(!ItemGroup::find(_Item.ItemGroupId))                  {                      _ItemGroup.clear();                      _ItemGroup.ItemGroupId            = _Item.ItemGroupId;                      _ItemGroup.NamaItemGroup          = strLRTrim(RS.getString(7));                      _ItemGroup.insert();                  }                  //                  IF(!Warehouse::find(_Persediaan_Temp.WarehouseId))                  {                      _Warehouse.clear();                      _Warehouse.WarehouseId            = _Persediaan_Temp.WarehouseId;                      _Warehouse.NamaWarehouse          = strLRTrim(RS.getString(10));                      _Warehouse.insert();                  }                  //                  IF(!BatchNumber::find(_Persediaan_Temp.BatchNoId))                  {                      _BatchNumber.clear();                      _BatchNumber.BatchNoId            = _Persediaan_Temp.BatchNoId;                      _BatchNumber.ExpiredDate          = RS.getDate(12);                      _BatchNumber.insert();                  }                  //                  IF(!Persediaan::find(_Persediaan_Temp.TransDate, _Persediaan_Temp.KodeTransaksi, _Persediaan_Temp.ItemId,  _Persediaan_Temp.BatchNoId, _Persediaan_Temp.WarehouseId, _Persediaan_Temp.Qty))                  {                      _Persediaan.clear();                      _Persediaan.TransDate                      = (_Persediaan_Temp.TransDate                 ? _Persediaan_Temp.TransDate                  : _Persediaan.TransDate);                      _Persediaan.ItemId                         = (_Persediaan_Temp.ItemId                    ? _Persediaan_Temp.ItemId                     : _Persediaan.ItemId);                      _Persediaan.Transaction_Type                              =  (_Persediaan_Temp.Transaction_Type                    ?  _Persediaan_Temp.Transaction_Type          : _Persediaan.Transaction_Type);                      _Persediaan.WarehouseId                                        =  (_Persediaan_Temp.WarehouseId                              ?  _Persediaan_Temp.WarehouseId               : _Persediaan.WarehouseId);                      _Persediaan.BatchNoId                      = (_Persediaan_Temp.BatchNoId                 ? _Persediaan_Temp.BatchNoId                  : _Persediaan.BatchNoId); 

222   

                    _Persediaan.Qty                            = (_Persediaan_Temp.Qty                       ? _Persediaan_Temp.Qty                       :  _Persediaan.Qty);                      _Persediaan.CostPrice                      = (_Persediaan_Temp.CostPrice                 ? _Persediaan_Temp.CostPrice                  : _Persediaan.CostPrice);                      _Persediaan.Inv_Valuation                                    =  (_Persediaan_Temp.Inv_Valuation                          ?  _Persediaan_Temp.Inv_Valuation             : _Persediaan.Inv_Valuation);                      _Persediaan.QtyMinStock                                        =  (_Persediaan_Temp.QtyMinStock                              ?  _Persediaan_Temp.QtyMinStock               : _Persediaan.QtyMinStock);                      _Persediaan.KodeTransaksi                                    =  (_Persediaan_Temp.KodeTransaksi                          ?  _Persediaan_Temp.KodeTransaksi             : _Persediaan.KodeTransaksi);                      //                      if (_Persediaan.validateWrite())                      {                          _Persediaan.insert();                          intinsert++;                      }                  }              }              catch (Exception::Error)              {              }          }          //          IF(bolNormal == TRUE)          {              ttscommit;          }          ELSE          {              Info("Abnormal Invoice Date !!!");              ttsabort;          }          //          RS.close();          s.executeUpdate("DROP TABEL " + strTabelName);          S.close();          S   = null;          //          Info("File berhasil diupload!!!");      }  } 

Proses ETL dari data staging ke dalam data warehouse / data mart dibuat dengan menggunakan alat bantu ETL bawaan dari Microsoft Dynamics Ax 2009. Hal penting yang harus dilakukan sebelum proses ETL dilakukan adalah sebuah query harus dibuat terlebih dahulu, dimana query tersebut harus menghubungkan relasi antara tabel-tabel yang terdapat di dalam data staging.  

223   

Setelah query dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat kubus berdasarkan masing-masing star schema. Proses pembuatan kubus untuk masing-masing star schema meliputi pembuatan metrik / measurement dan pembuatan dimensi.   Ada metrik/measurement yang ditambahkan sebagai calculated member pada kubus keuangan aktual yang bisa membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis. ¾ Last Month Gross Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual]) ¾ Last Month Qty Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Qty Aktual])

1,

¾ Last Year Gross Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual]) ¾ Last Year Qty Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : 224   

(ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember.Level, [Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Qty Aktual])

12,

¾ YTD Gross Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai keuangan Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

Sum(Ytd([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Amount Aktual]) ¾ YTD Qty Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty barang Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

Sum(Ytd([Periode_OLAPBI1240_].CurrentMember),[Measures].[ Aktual])

Qty

¾ %Monthly Changed Gross Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan nilai keuangan per bulan. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[Amount Aktual]/[Measures].[Last Month Gross Actual])1)*100 ¾ %Monthly Changed Qty Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan qty per bulan. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : (([Measures].[ Qty Aktual]/[Measures].[Last Month Qty ])-1)*100

225   

¾ %Yearly Changed Gross Actual Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan nilai keuangan per tahun. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah : (([Measures].[ Amount Aktual]/[Measures].[Last Year Gross Actual])1)*100 ¾ %Yearly Changed Qty Actual Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan qty per tahun. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[ Qty Aktual]/[Measures].[Last Year Qty Actual])-1)*100 ¾ %YTD Changed Gross Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan nilai keuangan Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[YTD Gross Actual]/[Measures].[Last Year YTD Gross Actual])-1)*100 ¾ %YTD Changed Qty Actual. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis persentasi perubahan qty Year To Date. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah :

(([Measures].[YTD Qty]/[Measures].[Last Year YTD Qty])-1)*100 • Tentukan dimensi dari kubus yang akan dibuat kemudian tentukan tipe

dimensi yang akan digunakan apakah tipe regular ataupun tipe   226   

• Tentukan level dari masing-masing dimensi dari kubus yang akan dibuat, dan tentukan dari tabel mana dan dari field mana level tersebut dibuat. • Setelah kubus dibuat berdasarkan star schema, maka tugas selanjutnya adalah melakukan transfer kubus yang dibuat melalui alat bantu ETL Microsoft Dynamics Ax 2009 ini ke dalam Microsoft SQL Server 2008. • Proses pembuatan kubus selesai dilakukan, dan tugas selanjutnya dalah

memproses kubus tersebut sehingga informasi yang berasal dari data staging dilakukan proses ETL dan dimasukkan ke dalam data warehouse / data mart  

Ada metrik/measurement yang ditambahkan sebagai calculated member pada kubus persediaan barang yang bisa membantu pihak eksekutif dalam melakukan analisis antara lain : ¾ Last Month Qty. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty persediaan barang bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah: (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Qty])

1,

¾ Last Month Amount. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai persediaan barang bulan lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah: (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 1, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Nilai Persediaan]) 227   

¾ Last Year Qty. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis qty persediaan barang tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah: (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Qty])

12,

¾ Last Year Amount. Metrik/measurement ini digunakan untuk menganalisis nilai persediaan barang tahun lalu. Adapun query untuk metrik/measurement ini adalah: (ParallelPeriod([Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember.Level, 12, [Periode_OLAPBI1236_].CurrentMember),[Measures].[Nilai Persediaan])

• Tentukan dimensi dari kubus yang akan dibuat, dan tentukan juga tipe dimensi

yang akan digunakan apakah tipe regular ataupun tipe time.  • Tentukan level dari masing-masing dimensi dari kubus yang akan dibuat, dan tentukan dari tabel mana dan dari field mana level terebut dibuat. • Setelah kubus dibuat berdasarkan star schema, maka tugas selanjutnya adalah melakukan transfer kubus yang dibuat melalui alat bantu ETL Microsoft Dynamics Ax 2009 ini ke dalam Microsoft SQL Server 2008.

• Proses pembuatan kubus selesai dilakukan, dan tugas selanjutnya dalah memproses kubus tersebut sehingga informasi yang berasal dari data staging dilakukan proses ETL dan dimasukkan ke dalam data warehouse / data mart.

228   

4.3.5.1.2

MENCOBA INTEGRASI PROSES ETL

Pada tahapan ini, semua unit proses ETL yang sudah dibuat, dilakukan proses testing sesuai dengan arus proses ETL yang sudah ditentukan. Dari proses testing diperoleh kesimpulan bahwa setiap arus proses ETL berjalan dengan lancar sesuai dengan arus proses ETL yang sudah dirancang sebelumnya.

4.3.5.1.3

MENGUJI PERFORMA PROSES ETL

Selama proses testing dilakukan, kinerja masing-masing proses ETL diuji dengan cara menggunakan data testing dalam volume yang cukup besar. Masingmasing proses ETL diukur kinerjanya, seberapa lama proses ETL berlangsung. Dari proses testing tersebut, diperoleh kesimpulan bahwa kinerja setiap proses ETL berjalan dengan baik seperti tabel berikut ini : Tabel 4.35 Hasil pengujian performa proses ETL No

Informasi yang diproses

Waktu yang dibutuhkan

1.

Keuangan dari tanggal 1 Januari 2010 s.d. 31 Januari 2010

2 Menit

5.

Persediaan Barang dari tanggal 1 Januari 2010 s.d. 31 Januari 2010

40 Detik

4.3.5.1.4

MELAKUKAN UJI COBA QUALITY ASSURANCE PROSES ETL

Kebanyakan perusahaan tidak mengijinkan sebuah proses dipindahkan ke dalam lingkungan produksi sampai proses tersebut benar-benar sudah melewati

229   

proses test Quality Assurance (QA) yang dilakukan oleh divisi QA di perusahaan tersebut. Uji coba QA proses ETL tidak dilakukan oleh PT. Sydna Farma akan tetapi setiap proses ETL yang dipindahkan ke dalam lingkungan produksi telah dijamin keakuratan dan kebenarannya karena adanya Service Level Agreement yang sudah ditentukan dari awal seperti yang tertulis pada tabel 4.24 halaman 178.

4.3.5.1.5

MELAKUKAN UJI COBA PROSES ACCEPTANCE ETL

Jika business user secara aktif ikut terlibat sejak kegiatan integrasi proses ETL, maka uji coba accpetance seharusnya bisa dilakukan pada saat tersebut. Akan tetapi jika business user tidak ikut terlibat sejak kegiatan integrasi proses ETL, maka semua fungsi proses ETL harus bisa dijamin kelengkapan dan keakuratannya karena hal ini tentu saja akan mempengaruhi kualitas data ke depannya.

4.3.5.2 4.3.5.2.1

APPLICATION DEVELOPMENT MENENTUKAN KEBUTUHAN PROYEK FINAL

Pada tahapan ini, semua kebutuhan dari para eksekutif PT. Sydna farma di kaji ulang sampai masuk ke tahap final. Adapun hal-hal yang dikaji ulang adalah kebutuhan seperti yang sudah dijelaskan pada Project Requirement Definition di bab 4.3.3.1 dihalaman 168, dan Data Analysis di bab 4.3.3.2 dihalaman 178.

230   

Berdasarkan hasil kajian ulang terhadap kebutuhan dari para eksekutif PT. Sydna Farma, diambil kesimpulan bahwa semua kebutuhan yang sudah diuraikan pada bab 4.3.3.1 dihalaman 168 dan pada bab 4.3.3.2 dihalaman 178 sudah sesuai dengan yang diperlukan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Dengan kata lain, semua kebutuhan tersebut sudah mencapai tahap final dan sudah siap untuk dibuat.

4.3.5.2.2 MERANCANG PROGRAM APLIKASI Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 4.3.1 dihalaman 101 Fase Justification tahapan Menulis Laporan evaluasi bahwa program aplikasi yang akan digunakan untuk merancang dan memenuhi setiap kebutuhan analisis pihak eksekutif PT. Sydna Farma adalah program aplikasi Targit BI Suite. Program aplikasi Targit BI Suite dibagi menjadi 2 yaitu : 1. Targit Management Studio. Targit Management Studio digunakan untuk melakukan setup dan konfigurasi awal sebelum aplikasi Targit BI Suite ini digunakan. Untuk bisa masuk dalam proses setup dan konfigurasi ini hanya boleh dilakukan di level server yang berada di komputer server. Dimana sebelumnya dibuatkan terlebih dahulu register server untuk dijadikan sebagai server dari targit. Proses ini bisa dilihat seperti gambar di bawah ini :

231   

Gambar 4.54 Targit Management Studio Adapun proses setup dan konfigurasi awal yang harus dilakukan pada aplikasi Targit BI Suite ini antara lain : ¾ System Tahapan ini akan menampilkan informasi mengenai sistem server yang digunakan untuk aplikasi Targit Bi Suite.

Gambar 4.55 Setup dan Konfigurasi Targit BI Suite 232   

¾ Setup Digunakan untuk mengatur server properties. Salah satu alat bantu yang bisa digunakan adalah setup Alerts And Notifications,  dimana alat bantu ini bisa digunakan sebagai peringatan atau notifikasi kepada pihak eksekutif jika salah satu KPI yang terdapat pada format analisis yang sudah dibuat sebelumnya mencapai titik terendah ataupun titik tertinggi. Dengan adanya notifikasi tersebut tentu akan memudahkan

pihak eksekutif PT. Sydna Farma untuk

mengambil langkah-langkah strategi secara cepat dan tepat. Adapun tampilan setup Alerts And Notifications dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 4.56 Setup dan Konfigurasi Alerts And Notifications

¾ Connection Digunakan untuk membuat koneksi ke database BI. Aplikasi Targit BI Suite bisa melakukan koneksi ke multi-dimensional database seperti MS Analysis

233   

Services 2008, MS Analysis Services 2005, MS Analysis Services 2000, dan Prophix – MS Analysis Services 2000. Database BI yang digunakan oleh PT. Sydna Farma adalah MS Analysis Services 2008, dan koneksi yang dibuat bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.57 Setup dan Konfigurasi Koneksi Database BI ¾ License Digunakan untuk melihat dan mengubah license seperti gambar dibawah ini:

234   

Gambar 4.58 Setup dan Konfigurasi License Targit BI Suite

¾ Language Digunakan untuk menentukan bahasa apa yang akan digunakan untuk menggunakan aplikasi BI ini dan bahasa yang dipilih oleh PT. Sydna Farma adalah bahasa Inggris. Berikut adalah beberapa bahasa yang didukung oleh Targit BI Suite antara lain:

235   

Gambar 4.59 Setup dan Konfigurasi Language Targit BI Suite

¾ Resources Digunakan untuk menyimpan gambar yang digunakan untuk keperluan analisis seperti gambar peta. PT. Sydna Farma menambahkan gambar peta Indonesia untuk keperluan analisis seperti gambar di bawah ini:

236   

Gambar 4.60 Setup dan Konfigurasi Maps Resource Targit BI Suite

¾ Scheduler Digunakan untuk melakukan proses penjadwalan terhadap setiap pekerjaan yang dilakukan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Dengan adanya scheduler ini, akan sangat memudahkan pihak eksekutif PT. Sydna Farma untuk memperoleh informasi analisis secara periodik dimana setiap informasi yang dibutuhkan bisa diperoleh dan dibaca oleh pihak eksekutif melalui email. Adapun proses scheduler pada aplikasi Targit BI Suite seperti pada gambar dibawah ini :

237   

Gambar 4.61 Setup dan Konfigurasi Scheduler Targit BI Suite ¾ Security Digunakan untuk mengatur hak akses pengguna aplikasi Targit BI Suite seperti gambar dibawah ini :

Gambar 4.62 Setup dan Konfigurasi Security Targit BI Suite 238   

2. Targit BI Suite Targit BI Suite digunakan untuk melakukan proses analisis yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Untuk bisa masuk ke dalam aplikasi Targit BI Suite diperlukan proses otorisasi seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.63 Otorisasi Targit BI Suite Adapun tampilan dari Targit BI Suite pada saat proses otorisasi berhasil adalah sebagai berikut :

239   

Gambar 4.64 Tampilan Targit BI Suite

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat perancangan format analisis yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Sydna Farma. Proses pembuatan format analisis dilakukan dengan menggunakan informasi yang sudah tersedia di dalam datawarehouse / datamart.

4.3.5.2.3 MEMBUAT DAN MELAKUKAN UNIT TESTING TERHADAP PROGRAM APLIKASI Setelah semua analisis sudah dibuat, maka testing harus dilakukan terhadap semua analisis yang sudah dibuat apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum dan untuk memastikan bahwa semua analisis yang sudah dibuat tersebut sudah dikompilasi dengan tanpa error dan sudah berfungsi dengan benar. 240   

4.3.5.2.4

MELAKUKAN UJI COBA PROGRAM APLIKASI

Pada tahapan ini, lakukan uji coba terhadap semua analisis yang sudah dibuat dengan menggunakan aplikasi Targit BI Suite dengan menggunakan development database dengan “live” data yang sederhana. Lakukan test terhadap hasil aktual dari masing-masing analisis tersebut dan bandingkan dengan hasil yang diharapkan dari masing-masing analisis tersebut apakah sudah sesuai atau tidak. Berikut sample analisis yang sudah di hasilkan : 1. Analisis status finansial

Gambar 4.65 analisis status finansial PT. Sydna Farma 2. Analisis profit loss per finished item per periode 2008 s/d 2010

241   

Gambar 4.66 Analisis profit loss per finished item per periode 2008 s/d 2010PT. Sydna Farma

3. Analisis pendapatan dan biaya per item per periode 2008 s/d 2010

Gambar 4.67 Analisis pendapatan dan biaya per item per periode 2008 s/d 2010 PT. Sydna Farma 242   

4. Analisis variance budget per account

Gambar 4.68 Analisis variance budget per account PT. Sydna Farma

243   

5. Analisis kontrak customer per quantity per periode 2008 s/d 2010

Gambar 4.69 Analisis kontrak customer per quantity per periode 2008 s/d 2010 PT. Sydna Farma

Setiap proses analisis yang dibuat, bisa dilakukan proses notifikasi dimana dengan adanya alat bantu ini, pihak eksekutif bisa mendapatkan peringatan awal melalui email mengenai setiap kinerja baik itu kinerja keuangan, kinerja persediaan barang. Adapun yang harus dilakukan untuk menggunakan proses notifikasi ini sebagai berikut :

244   

1. Tentukan terlebih dahulu analisis mana yang mau ditambahkan proses notifikasi, dengan cara memilih Add Object Notification Agent.

 

Gambar 4.70 Proses Pengaktifan Notification Agent Tahap 1               245   

2. Tentukan metrik / measurement yang akan digunakan sebagai tolak ukur proses notifikasi :

Gambar 4.71 Proses Pengaktifan Notification Agent Tahap 2 3. Tentukan kondisi yang digunakan terhadap metrik / measurement yang dipilih:

Gambar 4.72 Proses Pengaktifan Notification Agent Tahap 3 246   

4. Tentukan alamat email mana saja proses notifikasi akan dikirimkan :

Gambar 4.73 Proses Pengaktifan Notification Agent Tahap 4

4.3.5.2.5

MENYEDIAKAN AKSES DATA DAN MEMBERIKAN TRAINING

ANALISIS Setelah semua analisis sudah selesai dibuat dan sudah selesai diuji coba dan hasilnya sudah sesuai dengan yang diharapkan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan training kepada para eksekutif PT. Sydna Farma. Tentukan jadwal training yang akan diberikan dan user manual dibuat sebagai pedoman bagi pihak eksekutif untuk menggunakan aplikasi Targit BI Suite.

247   

4.3.5.3 DATA MINING 4.3.5.3.1 MENGETAHUI KEADAAN DARI PERMASALAHAN BISNIS YANG ADA Kondisi pada PT. Sydna Farma saat ini adalah mereka secara tidak langsung sudah menerapkan konsep data mining dan sistem mereka dimana tujuan utamanya adalah untuk lebih banyak mendapatkan costumer dan memang hal tersebut sedikit banyak mempunyai andil yang cukup signifikan dalam hal tersebut. Kemudian setelah proses impementasi BI ini dilakukan maka ada bebarapa yang harus di selaraskan terutama pada saat analisis SWOT dimana tujuan utama bisnis berubah yaitu menjadi meningkatkan kapasitas produksi dan meningkatkan standar mutu produk dan melakukan diversifikasi produk dengan memproduksi produk baru yang ada di halaman 121. Yang juga sudah disetujui oleh managemen tingkat atas tujuan yang harus dicapai. Sehingga beberapa meeting diadakan maka diambil keputusan untuk mengikuti analisis BI yang sudah dilakukan.

4.3.5.3.2 MENGUMPULKAN DATA Data yang dikumpulkan pada proses data mining sebelumnya dibuatkan dalam suatu container database untuk menampung data tersebut sedangkan beberapa element baru agar sesuai dengan bisnis goal yang ada disertakan juga. Pengumpulan data baru pada PT. Sydna Farma menggunakan sistem kolektif dimana semua pihak diharapkan ikut berkontribusi didalamnya. 248   

Sedangkan data yang dikumpulkan sebagian besar didapat dari data operasional yang sudah ada juga didalamnya termasuk datawarehouse yang mana kekuatan historikalnya banyak berpengaruh pada baiknya data yang dihasilkan. Penginputan data dilakukan oleh team IT PT. Sydna Farma dengan menggunakan fitur yang ada di SQL Server 2008.

4.3.5.3.3 KONSOLIDASI DAN PEMBERSIHAN DATA Data yang sudah dimasukkan dalam container maka akan dilakukan proses normalisasi dan cleansing data. Ketika pengumpulan data yang terdapat di dalam database operasional ternyata terdapat banyak sekali redundansi data dikarenakan sistem ERP PT. Sydna Farma yaitu Dynamic Axapta 2009 ternyata menyimpan banyak data yang tersembunyi dan menyebabkan redudansi data ketika data tersebut di ungkapkan.Untuk itu team melakukan konsolidasi data untuk mencari mana data yang benar dibutuhkan untuk proses ini. Team juga melakukan proses cleansing data dari data – data yang sudah dikumpulkan dan ternyata data tersebut tidak perlu digunakan. Prose cleansing data dilakukan oleh staf DBA yang ahli dibidang tersebut.

4.3.5.3.4 MEMPERSIAPKAN DATA Pada tahap ini data yang ada mulai dikelompokkan berdasarkan kecocokan data tersebut misalkan tingkat pendidikan, pendapatan, kode pos, status bisa dimasukkan dalam satu variabel profile yang ada. Persiapan data dilakukan bersama 249   

– sama yaitu dengan melakukan meeting kecil untuk mencari permasalahan yang dihadapi. Hal ini dirasa perlu karena pada tahap ini banyak sekali kalkulasi dan perhitungan yang dilakukan untuk mempersiapkan data yang benar-benar bagus. Para team ternyata ada yang menemui kendala dikarenakan konsep statistik yang terlalu awam bagi mereka. Hal ini disebabkan ada beberapa perhitungan dengan nalar matematika statistik misalkan median dan mean juga dengan konsep analisis regresi yang menjadi kalkulasi dalam metode forecast data. Rumus yang digunakan juga ternyata mempunyai efek juga kepada cepat atau lambatnya tahap ini dapat diselesaikan. Dan dengan pembelajaran dan penerapan yang terkonsep team bisa menyelesaikannya. Untuk keseluruhan kerja pada tahap ini team berkesimpulan bahwa tidak ada permasalahan yang cukup berarti yang bisa menyebabkan proses tahap ini berhenti.

4.3.5.3.5 MEMBANGUN ANALITIKAL DATA MODEL Pada tahap ini merupakan inti dari fase data mining dan demikian juga dirasakan oleh team yang ada dimana untuk melakukan data model yang bisa direpresentasikan, struktur yang berkonsolidasi, terintegrasi dan mempunyai kemampuan beradaptasi terhadap perubahan waktu yang ada ternyata sangat sulit. Hal ini disebabkan karena jika sudah implementasikan maka model harus mempunyai kemampuan untuk selalu belajar yang mana walaupun berulangkali data di mining. Dengan cara melakukan meeting kecil yang berkelanjutan team bisa melalui 250   

tahap ini dengan sukses, sehingga data model dapat siap untuk digunakan dalam fase yang selanjutnya.

4.3.5.3.6 MENGIMPRETASIKAN HASIL DATA MINING Data model yang sudah siap maka dapat dilakukan proses data mining berikut contoh yang bisa dihasilkan : •

Analisis data mining Net Income

Gambar 4.74 Analisis data mining forecast Net Income •

251   

Analisis data mining forecast akumulasi

Gambar 4.75 Analisis data mining forecast akumulasi •

Analisis data mining berdasarkan periode

252   

Gambar 4.76 Analisis data mining forecast berdasarkan periode Dari hasil diatas maka bisa dibuat sebagai keputusan yang mempunyai konsep bisnis oriented oleh managemen tingkat atas.

4.3.5.3.7 MELAKUKAN HASIL VALIDASI EKSTERNAL Pada tahap ini team mencoba melakukan perbandingan terhadap data mining yang sudah dihasilkan dengan data dari perusahaan lain yang sudah terpublikasi. Mengidentifikasi dari beberapa deviasi dari statistik yang ada dan menentukan alasan dari deviasi tersebut sehingga dihasilkan analisis yang baik. 253   

Hasilnya haruslah mempunyai manfaat dan juga harus mewaspadai perubahan ataupun pergerakan statistik dari perusahaan yang lain dimana data sering kali berubah sehingga data tidak valid. Team lebih fokus pada pemilihan data perusahaan dimana data yang baik haruslah didapatkan dari data kompetitor sehingga bisa dicrosscek-kan ke data yang dipunyai oleh PT. Sydna Farma. Dan dari hasil pemrosesan data tersebut pihak managemen tingkat atas PT. Sydna Farma merasa puas karena mereka bisa melakukan analisis forecasting data sehingga bisa memperkirakan hal yang akan terjadi atas keputusan yang akan mereka ambil.

4.3.5.3.8

MELAKUKAN

MONITORING

ANALITIKAL

DATA

MODEL

SEIRING WAKTU Team merasa perlu adanya monitoring analitikal data model yang ada sehingga dibentuk suatu team kecil untuk memaintenance data yang ada agar selalu valid dan hasil yang ada bisa bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan data yang ada tidak menjadi sia-sia. Untuk itu pemilihan anggota team yang mempunyai kompetensi baik sangat diperlukan.

4.3.5.4 METADATA RESPOSITORY DEVELOPMENT 4.3.5.4.1 MEMBANGUN META DATA RESPOSITORY DATABASE Dalam membangun meta data repository database keseluruhan metadata hanya bisa diakses oleh manajemen tingkat atas karena hal ini sangat rahasia dan 254   

mempengaruhi keseluruhan kegiatan operasional. Adapun beberapa bagian yang hanya dapat melihat data seperti level akses berikut ini :

Tabel 4.36 level akses Metadata.

Metadata Keuangan Metadata Akuntansi Metadata Inventory

Manajemen Tingkat atas C,R,U,D

Bag. Finance C,R,U,D

Bag. Akuntansi R

Bag. Persediaan -

C,R,U,D

R

C,R,U,D

-

C,R,U,D

-

-

C,R,U,D

Hak akses ini diberikan sesuai persetujuan dari para user yang akan terlibat dengan aplikasi ini di kemudian harinya.

4.3.5.4.2

MEMBANGUN DAN MELAKUKAN TESTING META DATA RESPOSITORY DATABASE

Tahap ini hanya melakukan testing dari metadata yang dilakukan fungsi – fungsi dari metadata itu sendiri juga ditest apakah metadata tersebut memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Hasil dari testing ini adalah sebagai berikut : •

Metadata yang diperlukan harus lengkap dan detail

•

Hasil yang dikeluarkan harus berbentuk HTML ( Hypertext Markup Language ).

4.3.5.4.3 MEMBANGUN APLIKASI META DATA RESPOSITORY DATABASE 255   

Aplikasi yang dipilih pada tahapan sebelumnya adalag Apex SQL. Ditahap ini hanya dilakukan instalasi pada server. Tidak ada fitur yang perlu ditambahkan karena kebutuhan dengan melakukan fitur standart sudah memenuhi.

4.3.5.4.4 UJI COBA META DATA REPOSITORY

Melakukan uji coba terhadap metadata yang telah dilakukan. Hasil yang didapatkan dari uji coba ini adalah : •

Apex SQL dapat diterapkan untuk proses metadata.

•

Kebutuhan detailnya dan kelengkapan metadata yang di inginkan terpenuhi.

•

4.3.5.4.5

Tidak terdapatnya proses yang terhambat pada saat proses testing

MEMPERSIAPKAN

METADATA

UNTUK

KEGIATAN

OPERASIONAL

Melakukan instalasi di server dan testing dilakukan agar tidak ada kejadian yang tidak diinginkan. Pada tahapan ini team IT PT. Sydna Farma di bimbing dengan vendor agar dapat mengurangi kesalahan dan juga agar team IT dapat melakukan pemecahan permasalahan di masa mendatang.

Staf – staf PT. Sydna Farma yang akan menjadi user Apex SQL ini. Membuat prosedur pengolahan metadata untuk kegiatan operasionalnya yang akan dijalankan setelah implementasi ini dilakukan. 256   

4.3.5.4.6 MENGADAKAN PELATIHAN

User dilatih untuk penggunaan dan penanganan aplikasi yang akan digunakan. Pelatihan dilakukan setelah aplikasi ini terinstall dan dengan trainer dari vendor yang telah ditunjuk sebelumnya untuk aplikasi ini.

Tabel 4.37 Jadwal Pelaksanaan Pelatihaan metadata Pelatihan Metadata ( Apex SQL )

Peserta Seluruh karyawan yang akan menggunakan aplikasi ini.

Waktu & Tempat Senin – rabu, jam 15.00 – 17.00 ( ruangan meeting)

4.3.6 FASE DEPLOYMENT 4.3.6.1 IMPLEMENTATION Team melakukan tahap akhir dari proses yaitu implementasi dari aplikasi BI yang telah dilakukan ditahapan sebelumnya. Proses yang ada didalam tahapan ini adalah sebagai berikut melakukan pelatihan pada staff manajemen tingkat atas dimana mereka yang akan sering berinteraksi dengan sistem selain itu mempersiapkan bagian support yang akan membantu menyelesaikan permasalahan pada sistem ketika sistem sudah berjalan dan melakukan maintenance pada database BI, menjalankan proses ETL batch job yang akan dijalankan secara berkala, dan pengawasan kinerja aplikasi BI.

257   

4.3.6.1.1 MERENCANAKAN IMPLEMENTASI Implementasi yang dilakukan pada pengembangan aplikasi perangkat lunak BI di PT. Sydna Farma ini menggunakan langkah - langkah, sebeagai berikut : 1. Persiapan perangkat keras ( Server, dan CPU user) dan jaringan. 2. Instalasi perangkat lunak untuk mendukung aplikasi BI dan database. 3. Instalasi aplikasi BI dengan sistem data warehouse yang sudah berjalan sebelumnya pada server pusat. 4. Instalasi aplikasi BI untuk di client. 5. Pelatihan penggunaan aplikasi terhadap para business user.

4.3.6.1.2 MEMPERSIAPKAN LINGKUNGAN OPERASIONAL Dalam pengimplementasian aplikasi BI PT. Sydna farma ada beberapa yang harus dipersiapkan,seperti berikut : 1. Menyiapkan aplikasi ( seperti ETL, Meta data respository, dan aplikasi BI). 2. Mempersiapkan Database untuk kegiatan operasional 3. Mempersiapkan kewenangan akses yang sesuai pada database operasional. 4. Mempersiapkan kewenangan akses yang tepat pada setiap user dalam aplikasi BI. 5. Mempersiapkan

Standart

Operational

Procedure

(SOP)

untuk

staf

operasional yang menjalanankan proses ETL, dan juga kegiatan operasional rutin.

258   

6. Mempersiapkan acuan untuk staf help desk yang nantinya untuk mendukung kegiataan operasional aplikasi BI dan memberikan instruksi kepada user ( manajemen tingkat atas) yang nantinya akan menggunakan aplikasi BI ini. 7. Penentuan tingkat kemanan untuk tiap komponen aplikasi BI.

4.3.6.1.3 INSTALASI KOMPONEN BI Instalasi komponen aplikasi BI yang diperlukan PT. Sydna Farma melalui proses – proses seperti berikut : Instalasi yang dilakukan pada server : 1. Instalasi aplikasi Targit ANT Server. 2. Setting dan konfigurasi server, antara lain: menentukan koneksi database BI, create user, create rule masing-masing user. 3. Instalasi aplikasi Targit BI Suite Client di workstation 4. Setting dan konfigurasi Targit BI Suite Client. Instalasi yang dilakukan pada PC client : 1. Memenuhi minimum software requirement, antara lain: .NET Framework 3.5 dan Windows XP Service Pack 3 2. Instalasi aplikasi Targit BI Suite Client di workstation 3. Setting dan konfigurasi Targit BI Suite Client

259   

4.3.6.1.4 SETUP JADWAL OPERASIONAL Ditahap penjadwal ini PT. Sydna Farma melakukan beberapa tahapan untuk kebutuhan implementasi aplikasi BI seperti berikut ini : 1.

Melakukan proses pengumpulan data tiap – tiap bagian setiap 17.00

2.

Melakukan proses ETL dalam server BI yang dimulai pada 18.00.

4.3.6.1.5 LOAD DATABASE OPERASIONAL Load database operasional yang dilakukan melalui beberapa proses seperti berikut : 1. Memindahkan initial database dari fase development ke fase operasional. 2. Melakukan impor data keuangan, budgeting, transaksi, nilai kontrak dan persediaan barang dari tahun 2008-2011.

4.3.6.1.6 MEMPERSIAPKAN DUKUNGAN APLIKASI Dukungan aplikasi yang dilakukan oleh PT. Sydna farma dalam implementasi BI adalah sebagai berikut : 4. Periodical Back up back up database yang dilakukan setiap hari diluar waktu kegiatan operasional kantor. 5. Pelatihan Mengadakan pelatihan untuk user ( manajemen tingkat atas) yang akan menggunakan

aplikasi

BI

dalam

kegiatam

operasionalnya.

Dan 260 

 

memberikan pelatihan untuk para staf help desk untuk troubleshooting ( keluhan dan masalah) yang didukung penuh nantinya oleh bagian IT 6. Petunjuk penggunaan mempersiapkan petunjuk penggunaan agar para pengguna aplikasi BI dapat membaca dan memahami secara perlahan. 7. Sosialisasi Prosedur yang berjalan. Melakukan sosialisasi yang dilakukan kepada user. agar terbiasa menggunakan aplikasi BI yang telah dipersiapkan.

4.3.6.2 FASE RELEASE EVALUATION 4.3.6.2.1 MEMPERSIAPKAN REVIEW PASCA IMPLEMENTASI Review ini dilakukan dengan melakukan pembahasan strategi, rencana, dokumen, desain, prosedur, hasil akhir dan infrastruktur dari aplikasi BI dengan cara membagi quisoner atau pun wawancara kepada pihak yang terkait dalam proyek BI ini. Bertujuan untuk mengetahui apakah proyek ini berjalan dengan baik atau tidak, dan dapat mengettahui kekurangan dan kelebihan yang selanjutnya menjadi masukan dimasa mendatang. Aspek – aspek yang yang dibahas seperti penjadwalan, budgeting, kepuasan, ruang lingkup, perkerja kemampuan dan pelatihan ( Daftar pertanyaan terlampir di lampiran 3 ).

261   

4.3.6.2.2

MENGORGANISASIKAN

REVIEW

MEETING

PASCA

IMPLEMENTASI Meeting yang dilakukan setelah implementasi wajib dihadiri oleh stakeholder yang bersangkutan sehingga meeting dapat menghasilkan sesuatu yang efektif. Berikut adalah rincian dari meeting yang dilakukan oleh PT. Sydna Farma setelah implementasi. Tabel 4.38 Jadwal Meeting Pasca Implementasi Tempat

Kantor Pusat PT. Sydna Farma

Hari/Tanggal

Kamis, 28 April 2011

Waktu

Pk 08.30 - selesai

Tujuan

Peserta

• Melakukan review terhadap aplikasi BI dari tahap pengembangan hingga deliverable. • Melakukan diskusi tentang hasil dari sistem BI yang telah diimplementasi sekarang • Memberi feedback terhadap proyek BI • Pihak Eksekutif PT. Sydna Farma • Divisi IT PT. Sydna Farma

Adapun pembahasan yang dilakukan seperti berikut ini : Tabel 4.39 Review Pasca Implementasi Topik Schedule

Budget

Pertanyaan • Apakah proyek mengalami hambatan ? • Apabila Iya, Apa penyebabnya ? Bagaimana cara penyelesaian hambatan tersebut ? • Apakah tenggang waktu yang dibuat realistis ? • Cara apa yang anda gunakan untuk mencegah hal yang dapat menghambat proyek di masa depan ? • Apakah proyek ini sesuai dengan budget yang dianggarkan? 262 

 

Satisfaction

Scope

Staffing

Skills dan Training

Project Planning dan Reporting

263   

• Apabila tidak, apa penyebabnya? Bagaimanna cara menyelesaikan permasalahan tersebut ? • Apakah Budget tersebut realistis ? • Cara apa yang anda gunakan untuk mencegah Overbudget proyek di masa depan ? • Apakah keuntungan yang kita sesuai yang diharap kan? • Apakah tools dan analystic tool memenuhi kebutuhan ? • Apakah ada perubahan scope dalam proyek ? perubahan apa saja yang terjadi selama ini ? • Apakah dampak yang terjadi karena perubahan tersebut ? apakah dampak tersebut berpengaruh besar dalam proyek ini ? • Cara apa yang digunakan untuk mencegah perubahan tersebut terjadi di masa depan? • Apakah kita kehilangan staff kunci saat proyek ini berjalan ? jika ada, apa alasan staff tersebut keluar ? • Permasalahan apa yang muncul ketika staff tersebut pergi ? • Bagaimana anda mencegah hal ini terjadi lagi dimasa depan ? • Apakah tim yang dibentuk tepat ? jika tidak,apa permasalahannya ? • Apakah tanggung jawab dan wewenang yang diberikan tepat ? • Bagaimana kerja sama yang terjadi didalam tim? • Permasalahan apa saja yang muncul dalam tim tersebut ? • Bagaimana menyelesaikan dan mencegah permasalah tersebut ? • Apakah kemampuan tim yang ada memenuhi kebutuhan proyek ? jika tidak, haruskah ada pelatihan untuk memenuhi kebutuhan proyek ? jika ada, pelatihan apa yang dibutuhkan ? • Apakah pelatihan yang di sediakan tersebut efektif ? • Apakah aktivitas yang dilakukan sesuai dengan yang diperkirakan ? • Apakah prosedur untuk tracking waktu dan reporting status proyek efektif? Bagaimana kita bisa meningkatkannya?

• Apakah tahapan, aktivitas, dan tugas – tugas sudah tepat dengan Business Intelligence Roadmap ? Jika tidak mengapa ? • Adakah tahapan yang penting terlupakan? Atau tahapan yang tidak perlu sebaliknya malah dilakukan ? • Apakah konsultan dan vendor yang kita pilih sudah tepat dan efektif ? • Apakah mereka membagi ilmu kepada staff maupun tim ? • Apakah vendor mematuhi aturan yang ada ? • Bagaimana mengontrol situasi di masa depan ? • Apakah ada komunikasi yang terjadi ? • Apakah para user ada pada saat dibutuhkan ?

Development Approach

Contractors, Consultants Vendors

dan

General

4.3.6.2.3

MELAKUKAN

MEETING

UNTUK

ME-REVIEW

PASCA

IMPLEMENTASI Hasil yang didapat setalah melakukan meeting dan me-review implementasi dari daftar pertanyaan berikut adalah hasilnya : Tabel 4.40 Hasil Review Pasca Implementasi

Topik Schedule

Budget

Hasil • Proyek berjalan dengan tepat waktu tanpa ada yang melenceng dari timeline yang telah ditentukan. • Waktu yang dibuat realistis mengingat tenggang waktu yang dibuat dilakukan denga konsultasi oleh orang yang berpengalaman. • Anggaran yang telah disediakan mencukupi dan sesuai. • Budget tersebut realistis karena telah diperkirakan sebelumnya • Adanya perkiraan permasalah kenaikan mata uang dan memperkirakan dana cadangan untuk menanggulangi masalah tersebut. 264 

 

Satisfaction

Scope

Staffing

Skills dan Training

Project Planning dan Reporting Development Approach Contractors, Consultants dan Vendors

265   

• Kebutuhan user telah terpenuhi dan sesuai yang diharapkan. Karena adanya pelatihan yang dilakukan dan juga melibatkan para user disetiap perkembangan user yang terjadi. • Tidak ada perubahan scope didalam pengembangan proyek yang berjalan selama ini. • Adanya pendefinisian awal terhadap scope proyek yang akan berjalan dan pemberitahuan kepada user mengenai kekurangan – kekurangan yang akan terjadi. • Ada, dikarenakan masa kontrak anggota tim tersebut telah habis. • Tidak terlalu berpengaruh besar karena anggota tim yang pergi diwajibkan membagi pengetahuan untuk proyek ini dan juga dokumentasi yang baik membantu anggota tim yang lain atau pengganti dengan mudah dapat berjalan seperti biasa. • Tepat, karena sesuai dengan kemampuan dan keahlian masing – masing anggota tim. • Kerjasama yang terjadi cukup solid dikarenakan anggota tim sudah pernah berkerja didalam satu proyek yang sama sebelumnya. • Pelatihan yang diberikan pada staf sudah mencukupi. • Perlatihan yang efekti karena dilakukan oleh para pengajar dari konsultan dan vendor yang akan berkerja sama. Rencana proyek dan dokumentasi yan terjadi sesuai dengan metodologi yang ada untuk pengembangan proyek ini. Proyek yang ada telah mengikuti tahapan Business Intelligence Roadmap. Ada beberapa tahapan yang tidak dilakukan karena telah dilakukan pada proyek sebelumnya. • Konsultan dan vendor yang ada sudah efektif karena pengalaman yang sudah banyak dalam hal proyek implementasi BI • Tim mendapatkan banyak ilmu dari konsultan dan vendor. • Vendor selama proyek ini berjalan selalu sesuai dan mengikut peraturan yang ada.

General

• Komunikasi antar tim sangat baik, dan juga komunikasi antar tim pengembangan proyek dengan user juga sangat baik Karena waktu yang diberikan oleh user dan permintaan user sangat realistis. • User selalu terbuka mengenai permasalahan waktu. Karena jadwal yang telah diajukan telah disepakati sebelumnya. Apabila tidak bertatap muka bisa melalui fasilitas yang lain seperti video conference, melalui telepon, atau pun interaksi email.

Didalam proses review ini pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma harus mengisi quisoner yang telah disiapkan. Tujuan dari quisoner tersebut agar mengetahui apakah implementasi BI Targit suite ini sudah memenuhi kebutuhan pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma atau tidak. Quisoner yang dibagikan kepada pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma menggunakan quisoner linkert scale dengan tiga skala yaitu setuju, netral, tidak setuju ( quisoner dapat dilihat didalam lampiran di lampiran 3). Quisoner dibagikan ke 10 orang sebagai sample untuk pihak manajemen tingkat atas. Berikut adalah hasil quisoner yang telah dilakukan oleh pihak manajemen tingkat atas PT. Sydna Farma : Tabel 4.41 Hasil Kuesioner Pasca Implementasi Name  Agung  Stefanus  Sigit  Budi  Wulan  Anggi 

Sex  M  M  M  M  F  F 

Age 

Setuju  30 31 32 40 37 35

Netral  9 9 7 8 7 8

1 0 3 1 1 2

Tidak Setuju  0  1  0  1  2  0  266 

 

Ruly  Jhonatan  Andri  Tantri 

M  M  M  F 

33 30 29 32

8 9 8 6

2  1  1  3 

0 0 1 1

Dari hasil quisoner diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa pihak eksekutif PT. Sydna Farma sangat puas dengan hasil implementasi aplikasi Targit BI Suite.

4.3.6.2.4

MELAKUKAN

FOLLOW-UP

HASIL

MEETING

PASCA

IMPLEMENTASI Berikut adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan oleh PT. Sydna Farma dalam menindaklanjuti hasil dari evaluasi yang dilakukan: •

Pengembangan bagian produksi dan sistem CRM dalam pengembangan aplikasi BI di versi selanjutnya.

•

Penambahan/perubahan kebutuhan informasi untuk kepentingan BI harus terus ditindaklanjuti.

267