BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 1
1.1. Kondisi Perusahaan Saat Ini
Dari beberapa variabel yang berhubungan dengan produktivitas seperti tenaga kerja, bahan baku, mesin dan permodalan, maka berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian di lapangan penulis berkesimpulan untuk menggunakan variabel tenaga kerja dan bahan baku sebagai faktor yang mempengaruhi tingkat produktivitas pada bagian produksi di P.T. Semasi. Berikut akan ditampilkan grafik tingkat defect, repair dan juga tingkat produktivitas pada departemen assembly yang dihasilkan oleh bagian produksi sehingga mampu menunjukkan keadaan saat ini yang dihadapi oleh pihak perusahaan. Oleh sebab itu dengan adanya pengolahan data dalam bentuk grafik ini mampu mengintrepretasikan penurunan atau kenaikan produktivitas khususnya pada bagian produksi P.T. Semasi.
1
SUMMARY DEFECT BAGIAN PRODUKSI 14000
13039
12000
11181
11001
10000
8865
Defects
8030 8000
6969
6000 4000 2000 0 Nov-04
Dec-04
Jan-05
Feb-05
Mar-05
Apr-05
Month
Gambar 4.1. Summary Defect Bagian Produksi (Nov’04 – Apr ’05)
AVERAGE DEFECT BAGIAN PRODUKSI 600.00 482.93
500.00 423.12
Defects
400.00
422.14
414.11
Feb-05
Mar-05
334.58
331.86
300.00 200.00 100.00 0.00 Nov-04
Dec-04
Jan-05
Apr-05
Month
Gambar 4.2. Rata-rata Defect per Hari Bagian Produksi (Nov’04 – Apr’05)
Sesuai pada Gambar 4.1, maka berdasarkan hasil pengolahan data output per hari yang dilakukan secara kuantitatif, dapat disimpulkan bahwa dijumpai adanya peningkatan jumlah defect yang dihasilkan oleh bagian produksi per bulannya dengan jumlah rata-rata sebesar 28%. Apabila dihitung rata-rata defect per hari yang dihasilkan oleh bagian produksi, ternyata mengalami kenaikan yang signifikan sebesar 23% tiap bulannya seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.2. Peningkatan jumlah defect ini menunjukkan
2
adanya beberapa hambatan atau bottleneck yang menyebabkan proses produksi menjadi tidak efektif dan efisien. SUMMARY REPAIR BAGIAN PRODUKSI 55982
60000
Repairs
50000 40000
35062
30000
31738
28600
26444
Jan-05
Feb-05
20000 10000 0 Dec-04
Mar-05
Apr-05
Month
Gambar 4.3. Summary Repair Bagian Produksi (Dec ’04 – Apr’05) AVERAGE REPAIR BAGIAN PRODUKSI ( REPAIRS / DAY ) 2500
2153.15
Repairs/Day
2000 1500
1348.54
1361.90
Dec-04
Jan-05
1469.11
1322.42
1000 500 0 Feb-05
Mar-05
Apr-05
Month
Gambar 4.4. Rata-rata Repair per Hari Bagian Produksi
Gambar 4.3 menunjukkan bahwa proses repair yang terjadi di bagian produksi, tiap bulannya berjumlah rata-rata lebih besar dari 25000, dimana peningkatan tertinggi terlihat pada bulan April 2005. Apabila data repair ini dihitung secara rata-rata per hari, maka akan didapat proses repair yang berjumlah lebih dari 1300 (dapat terlihat pada Gambar 4.4). Angka ini diperoleh berdasarkan data output per jam yang diolah secara
3
kuantitatif. Peningkatan jumlah proses repair yang terjadi menunjukkan adanya bottleneck yang mengakibatkan proses produksi menjadi tidak efektif dan efisien. Productivity Dept.Assembly 1.10
Productivity
1.05 Ass A
1.00
Ass B
0.95
Ass C Ass D
0.90
Ass E
0.85
ei '0 5 M
pr il' 05 A
5 ar et '0 M
05
i '0 5 Fe bu ar
ri' Ja nu a
N
ov em be r'0 D 4 es em be r'0 4
0.80
Month
Gambar 4.5. Produktivitas pada Departemen Assembly
Berdasarkan Gambar 4.5, dapat disimpulkan bahwa produktivitas antara tiap lini produksi dalam hal ini lini A sampai dengan lini E pada departemen assembly tidak sama untuk setiap bulannya. Pada grafik dapat dilihat bahwa beberapa lini assembly memiliki tingkat produktivitas dibawah 1.00 dan bahkan untuk beberapa bulan ada yang melebihi 1.00, hal ini dikarenakan lini tersebut dipergunakan untuk mengerjakan proses produksi tambahan yang jadwalnya tidak sesuai dengan yang sudah direncanakan. Faktor ini juga merupakan salah satu yang menjadi pembahasan penulis dalam melakukan penelitian ini. Secara umum, berdasarkan fakta-fakta yang diintrepretasikan dengan grafik-grafik tersebut, maka penulis menyimpulkan bahwa terdapat adanya penurunan produktivitas pada bagian produksi yang meliputi departeman tertentu yaitu departemen cutting, stitching dan assembly. Alasan ini diperkuat oleh data-data yang menunjukkan 4
peningkatan jumlah defect dan proses repair tiap bulannya. Oleh sebab itu proses sisipan seperti proses repair ini akan menyebabkan cycletime produksi menjadi lebih lama sehingga otomatis output yang dihasilkan akan menjadi berkurang. Penulis juga menemukan ketidaksesuaian produktivitas antara tiap lini produksi dan tentu saja kelima grafik tersebut belum dapat menggambarkan bagaimana atau apa penyebab penurunan produktivitas dan mengapa ketidaksesuaian produktivitas antara tiap lini dapat terjadi, oleh sebab itu penulis akan membahasnya secara detail pada sub bab berikutnya. Dapat disimpulkan bahwa grafik-grafik ini cukup memberikan sebuah gambaran secara umum bahwa diperlukan sebuah proses improvement untuk meningkatkan produktivitas pada bagian produksi dari P.T. Semasi.
1.2. Identifikasi Masalah
Perumusan permasalahan akan dilakukan berdasarkan metodologi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, dimana pertama kali penulis melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan untuk melihat proses produksi dan setelah itu melakukan brainstorming tentang faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi produktivitas di P.T. Sepatu Mas Idaman secara umum dengan memperhatikan variable-variabel yang mempengaruhi produktivitas seperti tenaga kerja, material, mesin dan capital. Dengan menggunakan alat bantu analisa yaitu Problem Tree Diagram, maka akan memudahkan penulis untuk mengelompokkan beberapa penyebab potensial dari masalah atau issue tersebut secara sistematis dan mengidentifikasi apa yang menjadi penyebab utamanya berdasarkan variabel-variabel yang sudah ditentukan. Pada gambar problem
5
tree dibawah ini dirangkum mengenai rincian beberapa penyebab terjadinya penurunan produktivitas. Mengenai penjelasan rinci tentang beberapa penyebabnya dapat dilihat pada sub bab 4.2.1 (faktor tenaga kerja) dan sub bab 4.2.2 (faktor bahan baku).
Kapasitas
Waktu kedatangan
Dokumentasi
Supplier
Pembayaran
Komunikasi
BAHAN BAKU
PRODUKTIFITAS BAGIAN PRODUKSI PT.SEMASI
Seleksi bahan baku
Minimum order
Pelatihan Teknis
Proses Rekrutmen
TENAGA KERJA
Waktu Kerja
Pembagian Shift
Gambar 4.6. Problem Tree Produktivitas Faktor Produktivitas Tenaga Kerja Secara historikal, menurut penelitian sekitar 10 % peningkatan produktivitas pertahun dipengaruhi oleh kualitas dari pekerja itu sendiri. Pada umumnya peningkatan produktivitas pekerja diukur dari kualitas pekerjaan, kemampuan teknikal yang dimiliki, waktu bekerja dan kondisi kesehatan dari pekerja itu sendiri. Variabel pertama objek pengukuran produktivitas adalah tenaga kerja, dimana yang dapat menjadi penyebab penurunan produktivitas yaitu salah satunya karena proses rekrutmen yang tidak tepat
6
(wrong person in the wrong place). Karyawan yang dipekerjakan itu tidak mempunyai pengetahuan dan kemampuan teknikal yang memadai tentang proses kerja di tempat karyawan tersebut dialokasikan, sehingga menghasilkan output yang kurang berkualitas atau menjadikan proses produksi menjadi terhambat. Kebutuhan akan tenaga kerja yang berkualitas sangatlah diperlukan, hal ini terlihat pada proses QC (Quality Control) terhadap bahan baku ataupun finished good dimana membutuhkan kejelian dan keahlian didalam melakukan proses kontrol terhadap kondisi hasil produk atau material yang datang agar sesuai dengan kualifikasi atau persyaratan yang sudah ditentukan. Selain itu waktu kerja yang mencakup pembagian shift dan overtime serta besarnya kompensasi juga dapat mempengaruhi produktivitas dan motivasi pekerja, sehingga penyebab-penyebab inilah yang akan berpengaruh secara tidak langsung pada kualitas produk yang dihasilkan.
Faktor Ketersediaan Material Ketersediaan material juga merupakan faktor yang sangat krusial karena tanpa bahan baku, maka proses produksi tidak akan berjalan dengan lancar. Begitu pula dengan P.T. Semasi, dimana ketersediaan bahan baku berupa kulit dan bahan pelengkap lainnya menjadi hal yang utama, sehingga faktor keterlambatan kedatangan material menjadi indikator yang mempengaruhi penurunan produktivitas. Implikasi dari penyebab ini akan berakibat secara langsung pada penurunan kuantitas atau jumlah output produksi yang dihasilkan serta akan menimbulkan idle time atau waktu tunggu pada lini tertentu, sehingga pemanfaatan sumber daya yang tersedia menjadi tidak efektif. Keterlambatan
7
material dapat disebabkan oleh beberapa faktor antara lain pemasok, material yang datang tidak memenuhi standard yang diinginkan dan terkadang banyak yang cacat sehingga ada sejumlah bahan baku yang harus ditolak (reject) bahkan diklaim kembali, atau jika memungkinkan dilakukan proses repair dengan pengecatan (rebrush), dimana untuk melakukan hal-hal tersebut membutuhkan waktu tambahan untuk prosesnya sehingga akan mengakibatkan keterlambatan dari jadwal produksi yang sudah direncanakan. Dari sisi pemasok dapat dipengaruhi oleh kapasitas produksi dari pemasok itu sendiri, sehingga akhirnya permintaan dari pembeli tidak dapat terpenuhi karena tidak dapat disediakan oleh pemasok dan juga pemasok tidak dapat mengirimkan material sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama, hal ini dikarenakan oleh faktor internal dari pemasok tersebut. Penyebab-penyebab yang terjadi ini sebenarnya saling berkaitan satu sama lain sehingga apabila ada satu faktor yang tidak produktif, maka akan mengganggu faktor lainnya. Misalnya kurangnya ketelitian proses QC (Quality Control) pada saat inspeksi bahan baku yang berakibat hasil produk yang diproses selanjutnya tidak sesuai dengan standar mutu perusahaan, hal ini dikarenakan cacat material dari input departemen sebelumnya sehingga menyebabkan tingkat defect dan repair yang tinggi di setiap departemen produksi. Dan faktor lain juga dikarenakan adanya perbedaan kapasitas kerja pada tiap lini (line balancing) dari masing-masing departemen produksi, hal ini disebabkan kemampuan berproduksi atau menghasilkan output pada tiap lini berbeda-beda sehingga proses yang satu dengan lainnya terkadang menjadi saling menunggu dan hal ini
8
mengakibatkan kurang produktifnya beberapa departemen, sehingga dampaknya secara langsung akan terlihat pada keterlambatan pengiriman barang ke pembeli dan akan mengurangi competitive advantage dari perusahaan tersebut.
1.3. Hasil Pengolahan Data
Setelah menemukan beberapa penyebab masalah yang akan diteliti, maka selanjutnya dilakukan model penelitian secara deskriptif untuk memperkuat identifikasi masalah. Model deskriptif adalah model penelitian dengan menyajikan permasalahan berdasarkan data-data yang berhasil didapat dari perusahaan melalui diagram, tabel dan akan disimpulkan dengan grafik lengkap dengan penjelasannya. Pada sub bab ini penulis mengolah data berdasarkan penyebab yang paling berpengaruh terhadap penurunan produktivitas, hal ini diamati dari hasil penelitian di lapangan dan juga atas data-data sekunder yang berhasil didapatkan. Dibawah ini merupakan hasil pengolahan data yang disusun oleh penulis yang disajikan dalam bentuk tabel dan grafik untuk mempermudah proses analisa atas suatu pengamatan.
Data Produktivitas Tenaga Kerja Pengolahan data produktivitas tenaga kerja ini diperoleh berdasarkan data output perjam per departemen produksi dan data absensi karyawan per departemen. Hasil akhir dari perhitungan produktivitas ini adalah menggunakan satuan pairs per man. Rumusan mengenai jumlah pairs per man yaitu merupakan rata-rata output yang dihasilkan dalam satu hari dimana merupakan hasil pembagian dari total output masing-masing departemen
9
dari shift satu dan dua ditambah dengan overtime dibagi dengan total jumlah karyawan yang bekerja. Berikut adalah hasil dari pengamatan penulis :
Average Labour Productivity ( Jan'05 - May'05 ) Januari
Febuari
Maret
April
Mei
100.00
Pairs / Man
80.00 60.00 40.00 20.00 0.00 CUTTING
SKIVING
STICHING
RAJUT
ASSEMBLY
PREPARATION
Gambar 4.7. Produktivitas Rata-rata Tenaga Kerja per Bulan (Jan’05 – Mei’05) Pada Gambar 4.7 menunjukkan produktivitas tenaga kerja tiap departemen bagian produksi P.T. Semasi, dimana grafik tersebut merepresentasikan jumlah rata-rata tenaga kerja per bulan mulai periode January 2005 sampai dengan bulan Mei 2005. Grafik tersebut didapat dari hasil pengolahan data output per jam per bagian produksi antara lain pada departemen Cutting, Skiving, Sticthing, Rajut, Assembly dan Preparation. Berikut penjelasan detail mengenai Gambar 4.7. ! Untuk departemen Cutting produktivitas maksimum mencapai 15 pairs/man pada bulan April dan minimum mencapai 10 pairs/man pada bulan Januari, dengan rata-rata labour productivity selama waktu 5 bulan (Januari – Mei 2005) adalah sebesar 13 pairs/man. Jadi dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan labour productivity pada bagian cutting ini meningkat dengan range yang tidak besar.
10
! Untuk departemen skiving apabila dilihat pada grafik terjadi kenaikan produktivitas setiap bulannya dengan titik maksimal pada bulan Mei sebesar 89 pairs/man dan minimum sebesar 52 pairs/man pada bulan Januari, sehingga untuk labour productivity rata-rata hasil produksi per 5 bulan (Januari-Mei 2005) adalah sebesar 67 pairs/man. Jadi secara keseluruhan labour productivity pada bagian skiving ini meningkat dengan range yang signifikan. ! Untuk departemen Stitching terjadi kenaikan setiap bulannya dengan range yang sempit, titik minimal terjadi pada bulan Januari sebesar 6 pairs/man dan maksimal pada bulan Mei sebesar 8 pairs/man sehingga rata-rata labour productivity untuk kurun waktu 5 bulan (Januari – Mei 2005) adalah sebesar 7 pairs/man. ! Untuk departemen Rajut, labour productivity relatif stabil pada kisaran output produksi sejumlah 5 pairs/man untuk setiap bulannya selama kurun waktu 5 bulan untuk data periode bulan Januari sampai dengan Mei 2005. ! Sedangkan
untuk
departemen
Assembly,
penulis
menyimpulkan
labour
productivity cenderung menurun dengan titik maksimal pada bulan Januari dan Mei sebesar 10 pairs/man dan minimal pada bulan April sebesar 7 pairs/man dengan rata-rata labour productivity per 5 bulan (Januari – Mei 2005) adalah sebesar 8 pairs/man. ! Untuk departemen Preparation, dirumuskan bahwa labour productivity cenderung menurun dengan titik maksimal pada bulan Januari sebesar 57 pairs/man dan minimal pada bulan Mei sebesar 38 pairs/man, dengan rata-rata per 5 bulan (Januari – Mei 2005) labour productivity sebesar 48 pairs/man.
11
Pada Gambar 4.8 menunjukkan tingkat produktivitas tenaga kerja per hari dari tiap departemen pada setiap bagian produksi untuk periode Januari – Mei 2005. Tingkat produktivitas ini didapat dari jumlah output per jam tiap departemen per hari (shift 1 dan shift 2 ) dibagi dengan jumlah tenaga kerja yang bekerja (shift 1 dan shift 2) pada departemen yang bersangkutan.
Productivity Labour Dept Skiving
30.00 25.00 20.00 15.00 10.00 5.00 0.00
200.00 Pairs / Man
Pairs / Man
Productivity Labour Dept Cutting
150.00 100.00 50.00 0.00 1
1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85
Productivity Labour Dept Rajut 15.00
20.00 15.00 10.00 5.00 0.00
Pairs / Man
Pairs / Man
Productivity Labour Dept Stitching
10.00 5.00 0.00
1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89
1 9 17 25 33 41 49 57 65 73 81 89
Januari - Mei 2005
Januari - Mei 2005
Productivity Labour Dept Assembly
Productivity Labour Dept Preparation
Pairs / Man
20.00 Pairs / Man
8 15 22 29 36 43 50 57 64 71 78 85 Januari - Mei 2005
Januari - Mei 2005
15.00 10.00 5.00 0.00
100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 0.00 1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85
1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85
Januari - Mei 2005
Januari - Mei 2005
12
Gambar 4.8. Produktivitas Tenaga Kerja per Hari per Departemen (Jan’05 – Mei’05)
Berikut ini penjelasan detail mengenai Gambar 4.8. ! Untuk departemen Cutting produktivitas maksimum sebesar 27 pairs/man dan minimum sebesar 6 pairs/man dan secara per hari terjadi peningkatan produktivitas seperti yang terlihat pada grafik. ! Untuk departemen Skiving produktivitas maksimum sebesar 154 pairs/man dan minimum sebesar 32 pairs/man dan secara per hari terjadi peningkatan produktivitas. ! Untuk departemen Stitching produktivitas maksimum sebesar 14 pairs/man dan minimum sebesar 3 pairs/man dan secara per hari terjadi peningkatan produktivitas seperti yang terlihat. ! Untuk departemen Rajut produktivitas maksimum sebesar 11 pairs/man dan minimum sebesar 1 pairs/man dan secara per hari terjadi penurunan produktivitas seperti yang terlihat pada grafik. ! Untuk departemen Assembly produktivitas maksimum sebesar 16 pairs/man dan minimum sebesar 4 pairs/man dan secara per hari terjadi peningkatan produktivitas seperti yang terlihat pada gambar 4.8.
13
! Untuk departemen Preparation produktivitas maksimum sebesar 93 pairs/man dan minimum sebesar 21 pairs/man dan secara per hari terjadi penurunan produktivitas.
Labour Usage ( Jan - May 2005 )
700
600
Labour Amount
500
400
300
200
100
0 1 Cutting
5
9 13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Work Day Skiving Stitching Rajut Assembly Preparation
Gambar 4.9. Penggunaan Tenaga Kerja per Hari per Departemen (Jan’05 – Mei’05)
Pada Gambar 4.9 menunjukkan tingkat penggunaan tenaga kerja per hari kerja setiap departemen pada bagian produksi, berikut penjelasan untuk Gambar 4.9 : ! Untuk departemen Cutting (terlihat pada garis kuning) pengunaan sumber daya tenaga kerja maksimal sebesar 407 orang dan minimal sebesar 322 orang.
14
Penggunaan sumber daya tenaga kerja yang besar terjadi pada awal Januari dan pada akhir Januari 2005 mengalami penurunan yang signifikan kemudian kecendrungan naik secara perlahan di dalam penggunaan tenaga kerja untuk periode kerja Januari – Mei 2005. ! Untuk departemen Skiving (terlihat pada garis hitam) penggunaan sumber daya tenaga kerja relatif stabil pada kisaran maksimal 76 orang dan minimal 62 orang. Penggunaan sumber daya yang tinggi terjadi pada bulan Januari dan pertengahan Februari setelah itu mengalami menurun secara perlahan. ! Untuk departemen Stitching (terlihat pada garis hijau) penggunaan sumber daya tenaga kerja cukup fluktuatif, maksimal terjadi pada akhir bulan Mei sebesar 550 orang dan minimal sebesar 480 orang untuk periode kerja Januari – Mei 2005. ! Untuk departemen Rajut (terlihat pada garis biru muda) penggunaan sumber daya tenaga kerja cukup stabil pada kisaran maksimal 175 orang dan minimal 143 orang. Penggunaan sumber daya yang tinggi terjadi pada awal Januari dan yang rendah untuk periode Mei. ! Untuk departemen Assembly (terlihat pada garis garis merah) penggunaan sumber daya tenaga kerja cukup fluktuatif dan mengalami peningkatan dari bulan Januari sampai dengan akhir periode April, kemudian menurun secara signifikan yaitu maksimal sebesar 624 orang dan minimal sebesar 506 orang. ! Untuk departemen Preparation (terlihat pada garis biru tua) penggunaan sumber daya tenaga kerja relatif stabil dan meningkat secara perlahan dengan jumlah maksimal sebesar 109 orang dan minimal sebesar 89 orang.
15
Cutting Dept Output ( Jan - May 2005 ) 10000 9000 8000
Output
7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
Skiving De pt Output ( Jan - May 2005 ) 12000 10000
Output
8000 6000 4000 2000 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
Stitching Dept Output ( Jan - May 2005 ) 8000 7000 6000
Output
5000 4000 3000 2000 1000 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
16
Rajut De pt Output ( Ja n - Ma y 2005 ) 2000 1800 1600 1400
Output
1200 1000 800 600 400 200 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
Asse mbly De pt Output ( Ja n - Ma y 2005 ) 12000 10000
Output
8000 6000 4000 2000 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
Pre pa ra tion De pt Output ( Ja n - Ma y 2005 ) 10000 9000 8000
Output
7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 1
5
9
13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 Wor k Day
Gambar 4.10. Output per Hari per Departemen ( Jan’05 – Mei’05 )
Gambar 4.10 menjelaskan output yang dihasilkan per hari untuk setiap departemen pada bagian produksi. Berikut adalah penjelasannya : ! Untuk departemen Cutting output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah peningkatan dengan output maksimum sebesar 9135 dan minimal sebesar 2283.
17
! Untuk departemen Skiving output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah peningkatan dengan output maksimum sebesar 9718 dan minimal sebesar 2100. ! Untuk departemen Stitching output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah peningkatan dengan output maksimum sebesar 7125 dan minimal sebesar 1404. ! Untuk departemen Rajut output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah penurunan dengan output maksimum sebesar 1849 dan minimal sebesar 0. ! Untuk departemen Assembly output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah peningkatan dengan output maksimum sebesar 10106 dan minimal sebesar 1721. ! Untuk departemen Preparation output yang dihasilkan berfluktuatif menuju ke arah penurunan dengan output maksimum sebesar 8850 dan minimal sebesar 2266.
Data Keterlambatan Material Pengolahan data terhadap tingkat availability dari bahan baku ini diperoleh berdasarkan data Material Status Weekly Report dimana di dalam report tersebut terdapat data-data mengenai pemasok, domisili pemasok, jenis bahan baku yang dipesan, jumlah material, waktu order dan waktu kedatangan material ke pabrik. Didalam perhitungan ini penulis menggunakan batasan toleransi maksimal 2,5 bulan untuk waktu tenggang atau lead time kedatangan material sampai ke gudang P.T. Sepatu Mas Idaman, sehingga jika material datang lebih dari 2.5 bulan setelah PO (Purchase Order) dikeluarkan, maka penulis mengkategorikannya sebagai material yang terlambat dan mengalami delay. Hal ini disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan yang menggunakan perhitungan masa tenggang yaitu dengan kurun waktu 3,5 bulan
18
pemesanan dari pihak pembeli sampai dengan pengiriman. Pada Gambar 4.11 dilampirkan data yaitu mengenai informasi masa tenggang material yang dipesan, masa tenggang proses produksi sampai dengan produk siap didistribusikan ke pembeli. Keterangan informasi mengenai rata-rata waktu kedatangan material dari beberapa pemasok melalui transportasi laut dan udara dapat dilihat pada Tabel 4.1 dan Tabel 4.2. MARKETING BUKA PO DARI BUYER
3 HARI
PPIC BUAT MRS
2 HARI
PURCHASING BUKA PO PEMBELIAN MATERIAL
3 HARI (LOKAL) 2 HARI (IMPORT)
PURCHASING KONFIRMASI ETD SUPPLIER
LIHAT TABEL KEDATANGAN SUPPLIER
PPIC & PRODUKSI PROSES PRODUKSI
3 MINGGU
PPIC & PRODUKSI PENGIRIMAN
Gambar 4.11. Lead Time Pemesanan Material, Produksi, dan Pengiriman
19
Berikut ditampilkan daftar tabel yang berisikan informasi tentang rata-rata waktu kedatangan material dari beberapa supplair luar negeri baik melalui transportasi udara maupun laut sampai material tersebut tiba di pabrik.
Tabel 4.1. Daftar Waktu Pengiriman Import melalui Udara (hari) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Negara Asal Amerika Argentina Guang Zhou Hong Kong India Inggris Italy Jerman Korea Malaysia Portugal Shanghai Singapore Taiwan Belgia
Perjalanan 7 7 3 3 3 6 6 6 3 2 4 4 1 2 4
Proses 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Lainnya 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Total 10 10 6 6 6 9 9 9 6 5 7 7 4 5 7
Tabel 4.2. Daftar Waktu Pengiriman Import melalui Laut (hari) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Negara Asal Amerika Argentina Guang Zhou Hong Kong India Inggris Italy Jerman Korea Malaysia Portugal Shanghai Singapore Taiwan Belgia
Didalam
Perjalanan 31 35 16 10 14 28 30 36 12 6 36 16 3 10 35
melakukan
observasi
Proses 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
mengenai
Lainnya 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
kedatangan
Total 35 39 20 14 18 32 34 40 16 10 40 20 7 14 39
material,
penulis
menggunakan data acuan sebanyak 88 PO (Purchase Order), dimana diantaranya
20
sejumlah 41 PO untuk kebutuhan produksi dengan merek dagang Rockport dan sebanyak 47 PO untuk kebutuhan produksi merek dagang Lacoste. Material ini dipesan melalui 22 pemasok luar negeri dan sebagai informasi tambahan bahwa material ini juga yang kemudian akan digunakan untuk kebutuhan produksi periode Januari – Mei 2005. Pada Gambar 4.12 berikut, akan ditunjukkan mengenai status kedatangan material yang dijelaskan dalam bentuk pie chart dan prosentase angka.
Prosentase Keterlambatan Material Rockport
Prosentase Keterlambatan Material Lacoste Telat 13%
Telat 41%
On Tim e 59%
Telat
Telat
On Tim e 87%
On Time
On Time
Gambar 4.12. Status Kedatangan Material Merek Rockport dan Lacoste
Sesuai Gambar 4.12, ternyata untuk merek dagang Rockport sejumlah 59% dari bahan baku yang dipesan datang tepat waktu dan 41% mengalami keterlambatan, sedangkan untuk merek dagang Lacoste sejumlah 87% bahan baku yang dipesan datang tepat waktu dan 13% mengalami keterlambatan.
1.4. Analisa dan Pembahasan
21
Berdasarkan hasil pengolahan data pada sub bab sebelumnya dirumuskan suatu analisa dan pembahasan sesuai faktor-faktor yang berkaitan dengan produktivitas dan ditelaah mengenai hal-hal apa yang menjadi penyebab penurunan produktivitas di P.T. Sepatu Mas Idaman. Dengan bantuan alat analisa problem tree, penulis mencoba untuk mempersempit ruang lingkup dengan menggunakan cause-effect diagram untuk tiap-tiap faktor yang mempengaruhi produktivitas dikarenakan luasnya cakupan produktivitas itu sendiri.
Penurunan Produktivitas Tenaga Kerja Tabel 4.3 berikut merupakan hasil summary dari tiap departemen produksi yang berisi tentang jumlah output maksimum dan minimum yang dihasilkan pada tiap bagian dengan menggunakan sejumlah tenaga kerja tertentu. Dapat dilihat output maksimal dan minimal jumlahnya sangat beragam, hal ini disebabkan karena tiap proses produksi memiliki kapasitas dan tingkat kesulitan proses yang berbeda-beda pula.
Table 4.3. Summary Produktivitas Tenaga Kerja per Departemen Department
Productivity
Cutting
Max : 27
9135
331
Min : 6
2297
371
Max : 54
9718
63
Min : 32
2100
65
Max : 14
7125
496
Min : 3
1404
495
Max : 11
1849
171
12
149
10.106
611
Min : 4
2367
601
Max : 93
8850
95
Skiving Stitching Rajut
Min : 1 Assembly Preparation
Max : 16
22
Output
Labour
Min : 21
2266
109
Berdasarkan pada Tabel 4.3, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu : -
Antara tiap departemen memiliki kecepatan produksi (tingkat produktif) yang berbeda-beda, ada departemen yang bekerja sangat cepat dan ada yang lambat, sehingga dengan situasi seperti ini sewaktu-waktu dapat terjadi proses produksi yang saling menunggu dan menyebabkan keterlambatan di dalam melakukan produksi.
-
Terdapat suatu hubungan antara output yang dihasilkan masing-masing departemen dengan keterampilan tenaga kerja pada tiap departemen, dimana output yang dihasilkan oleh tiap departemen sangatlah bervariasi sehingga pergerakan output yang dihasilkan juga berfluktuatif (lihat Gambar 4.10).
-
Terdapat penurunan produktivitas tenaga kerja secara keseluruhan, dimana hasil produktivitas yang minimum menggunakan tenaga kerja lebih banyak dari produktivitas yang maksimum sehingga keadaan ini menyebabkan tenaga kerja dalam keadaan menganggur atau menunggu (lihat Tabel 4.3). Hal ini merupakan salah satu faktor yang tidak efisien karena sumber daya yang tersedia tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal sehingga sangatlah merugikan perusahaan khususnya dalam hal membayar upah tenaga kerja yang mengganggur tersebut.
Berdasarkan beberapa analisa dan pembahasan tersebut, penulis mencoba untuk mencari penyebab dari penurunan produktivitas dengan menggunakan alat bantu analisa berupa cause and effect diagram.
23
Insentif tidak sesuai
Pelatihan teknis tidak ada
Proses Rekrutmen tidak selektif
Penurunan produktifitas tenaga kerja
Pembagian Shift secara acak
Waktu Kerja + overtime
Gambar 4.13. Cause Effect Diagram Penurunan Produktivitas Tenaga Kerja
Berikut adalah penjelasan detail mengenai faktor-faktor yang menyebabkan penurunan produktivitas tenaga kerja : 1. Proses rekrutmen Proses
rekrutmen
yang
dilakukan
perusahaan
tidak
selektif
sehingga
menyebabkan orang yang dipekerjakan tidak memiliki keterampilan sesuai dengan bidangnya sehingga dengan keadaan seperti ini pekerjaan menjadi terhambat dan lebih jauhnya akan menyebabkan produksi menjadi terlambat. 2. Pelatihan teknis Tidak adanya pelatihan teknis yang diberikan kepada karyawan dan jika pihak pembeli mengajukan variasi produk dengan cara meminta model baru, maka hal ini akan menimbulkan permasalahan. Dengan adanya pelatihan teknis diharapkan masing-masing tenaga kerja memiliki keterampilan dan keahlian yang sama, sehingga sebagai value added karyawan tersebut sewaktu-waktu memungkinkan untuk dialokasikan ke bagian proses lain yang membutuhkan atau siap dirotasi apabila proses yang terkait mengalami kekurangan sumber daya tenaga kerja yang mungkin disebabkan karena ketatnya deadline pengiriman yang dituntut oleh pihak pembeli. 24
3. Pembagian shift Tidak ada metode yang baik di dalam melakukan pembagian shift, karena dengan adanya pembagian shift yang baik diharapkan simpangan produktivitas antar shift (shift pagi dan malam) tidak akan berbeda jauh, selain itu tenaga kerja produktif seharusnya dibagi secara merata dengan yang non produktif. 4. Insentif Insentif diberikan dengan jumlah yang sama dan tidak jauh berbeda antara shift pagi dengan shift malam, sehingga tidak mendorong karyawan untuk bekerja pada malam hari, dimana pekerjaan malam hari tentulah sangat berat dan tingkat kecekatannya akan berbeda jika dibandingkan dengan bekerja pada shift pagi hari. 5. Waktu kerja Waktu kerja selama 8 jam ditambah dengan overtime 5 jam tentu saja akan menguras tenaga bagi pekerja sehingga akan mengurangi produktivitas bagi pekerja tersebut ketika bekerja keesokan harinya.
Ketersediaan Material (Material Availability) Berdasarkan Gambar 4.12 yaitu mengenai status kedatangan material untuk merek dagang Rockport dan Lacoste, terlihat bahwa secara keseluruhan dari total PO (Purchasing Order) yang dipesan sebanyak 88 PO untuk kebutuhan produksi periode bulan Januari sampai dengan Mei 2005, terdapat sebanyak 26% atau sekitar 23 PO mengalami keterlambatan. Hal ini memperlihatkan bahwa perlunya perusahaan melakukan seleksi yang ketat terhadap para pemasok dikarenakan hal keterlambatan seperti ini akan sangat mengganggu di dalam merencanakan jadwal produksi, sehingga
25
akhirnya akan mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang ke pihak pembeli. Berikut ini merupakan penjabaran mengenai informasi keterlambatan dari para pemasok tersebut. Tabel 4.4. Summary Supplier dan Status Pemesanan Merek Rockport
Lokasi Italy Mexico USA
China
Taiwan
Malaysia Korea Hongkong Merek Lacoste
Lokasi Malaysia Korea
Taiwan
Thailand Unknown
Nama Supplier Vibram Waitomo Robus Lamindo Textille Rubbe Tailian YC Tanaway Young Chang Vibram Sun Lots Sun Horse Kaspac Seolin Op Seho Unipac Nama Supplier Op Seho Wonjin Sadesa Sunhorse MingChen Tyche Sanguan Kit Stan policky
Jumlah PO 3 3 3 2 1 4 2 2 1 2 3 2 1 1 6 4 1 Jumlah PO 14 11 9 1 4 2 1 2 1
Telat 3 2 1 1
2 1
Tepat waktu 1 2 1 1 4 1 1 2
3
3 1
Telat 6
2 1 1 3 3 1 Tepat waktu 8 11 9 1 4 2 1 2 1
(%) 0 33 67 50 100 100 0 50 100 100 0 100 100 100 50 75 100
57 100 100 100 100 100 100 100 100
Berdasarkan dari keterangan tabel ini dapat ditentukan pemasok manakah yang reliable dan mana yang tidak, hal ini dapat dilihat dari prosentase antara jumlah kedatangan material yang tepat waktu dengan jumlah pemesanan (Purchase Order). Untuk lebih detailnya, berikut penulis akan mencoba menjabarkan beberapa faktor yang mengakibatkan keterlambatan bahan baku dari pemasok.
26
Force Major
Komunikasi terhambat
Kapasitas supplier
Material terlambat
Pembayaran
Dokumentasi terlambat / ada kesalahan
Minimum order
Gambar 4.14. Cause Effect Diagram Penyebab Keterlambatan Material
Penjelasan detail mengenai faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan material pada Gambar 4.14, yaitu sebagai berikut : 1. Kapasitas Pemasok Keterlambatan material dapat dikarenakan jumlah pesanan melebihi kapasitas produksi dari pemasok itu sendiri, sehingga mereka juga mengalami hambatan di dalam proses produksi dan mengakibatkan pengiriman material yang dipesan tersebut menjadi terlambat. 2. Dokumentasi Hal ini dapat menjadi penyebab keterlambatan pula dikarenakan dokumentasi yang tidak lengkap atau adanya kesalahan pada berkas tersebut sehingga akan memperlambat proses pengecekan barang di pelabuhan dan jika ini terjadi tentu saja secara tidak langsung akan menghambat proses produksi. 3. Minimum order Minimum order menjadi hal yang dapat menjadi penyebab keterlambatan karena untuk menghindari pemborosan biaya pengiriman, maka pihak pemasok terkadang menunda proses pengiriman material dan menunggu pesanan-pesanan
27
yang lain agar dapat dikirimkan secara bersama-sama. Hal ini juga dapat memperlambat proses produksi. 4. Komunikasi Komunikasi merupakan salah satu hal yang penting bagi kedua belah pihak yaitu antara pembeli dengan pemasok khususnya dalam melakukan negoisasi harga, konfirmasi spesifikasi, dan konfirmasi Estimate Time Delivery. Oleh sebab itu jika ada kesalahan konfimasi informasi tersebut antara keduanya, maka akan berakibat terhambatnya kedatangan material sampai ke pabrik sehingga akan mengganggu kelangsungan proses produksi. 5. Force Major Hal-hal yang tidak dapat dihindari dan sifatnya tidak terduga juga dapat menghambat proses pengiriman material seperti bencana alam atau hilangnya sejumlah material pada saat inspeksi barang di pelabuhan, sehingga ada prosedur tambahan yang harus dilalui ataupun adanya prosedur bea cukai yang berbelitbelit sehingga hal ini secara tidak langsung juga akan berdampak pada keterlambatan proses produksi.
6. Pembayaran Proses pembayaran harus dilakukan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan bersama sehingga hubungan antara pemasok dapat terjalin dengan baik dan saling menguntungkan. Oleh sebab itu hal pengunduran proses pembayaran dan aturan yang berbelit-belit akan mengakibatkan terhambatnya proses pengiriman material dari pemasok.
28
29
