BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1

Latar Belakang Perusahaan PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk (IKPP) didirikan di Republik Indonesia

dalam kerangka Undang-undang Penanaman Modal Asing No. 1 tahun 1967, berdasarkan Akta Notaris Ridwan Suselo No. 68 tanggal 7 Desember 1967 dengan nama CV Berkat. AnggaranDasar Perusahaan telah mendapat persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat KeputusanNo.Y.A.5/50/2 tanggal 9 Februari 1978 dan diumumkan dalam Tambahan No. 172pada Berita Negara Republik Indonesia No. 18 tanggal3 Maret 1978.Pada tanggal 6 Juli 1983, nama

Perseroandiubah

menjadi

PT.

Berkat

IndahAgungdanselanjutnyapadatahun1996menjadiPT. Indah Kiat Pulp & Paper Corporation Tbk.Sejak tahun1998, nama Perseroanmenjadi PT. Indah Kiat Pulp &Paper Tbk. Pada tahun 1990, saham Perseroan mulai dicatatkan di Bursa Efek Jakarta & Bursa Efek Surabaya (keduanya saat ini bergabung menjadi Bursa Efek Indonesia). Saat ini perseroan memiliki fasilitas produksi di tiga lokasi yaitu Perawang-Riau, Tangerang dan Serang-Banten. Perseroan memproduksi bubur kertas (pulp), berbagai jenis produk kertas yang terdiri dari kertas tulis dan cetak, kertas fotokopi, kertas industri seperti kertas kemasan yang mencakup containerboard, corrugated shipping containers, boxboard, dan kertas berwarna.

51  

52  

4.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan 4.1.2.1

Visi “Menjadi produsen bubur kertas (pulp) dan kertas nomor satu di dunia dengan standar internasional pada abad ke-21 yang berdedikasi memberikan yang terbaik bagi para pelanggan, pemegang saham, karyawan dan masyarakat.”

4.1.2.2

Misi Dalam mencapai visi diatas, PT IKPP memiliki misi yaitu: 1. Meningkatkan pangsa pasar dunia. 2. Menggunakan teknologi mutakhir dalam pengembangan produk baru serta penerapan efisiensi pabrik. 3. Meningkatkan sumber daya manusia melalui pelatihan. 4. Mewujudkan komitmen usaha berkelanjutan di semua kegiatan operasional.

4.1.3

Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini merupakan struktur organisasi yang sedang berjalan:

53  

  Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk.

4.1.4

Tugas dan Wewenang 1. Shareholder a. Menyelenggarakan

Rapat

Umum

Pemegang

Saham

(RUPS). b. Menyetujui laporan tahunan direksi dan laporan keuangan konsolidasi perusahaan per periode. c. Memberikan wewenang kepada Dewan Komisaris untuk menunjuk Akuntan Publik Independen untuk periode tahun buku. d. Mengubah susunan pengurus perusahaan. 2. BoC a. Melakukan

pengawasan

terhadap

manajemen

dalam

menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. b. Memberikan rekomendasi kepada Direksi mengenai hal-hal yang dianggap penting dalam pengelolaan perusahaan. 3. BoD

54  

a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Bertanggung jawab untuk memelihara aktiva dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. 4. Corporate Secretary a. Bertanggung jawab untuk membantu perusahaan dalam menjalankan tata kelola perusahaan yang baik dan memastikan

kepatuhan

pengungkapan

dan

perusahaan

penyampaian

terhadap informasi

aspek maupun

terhadap peraturan bursa, pasar modal dan perundangundangan lainnya yang berlaku. b. Mensosialisasikan informasi mengenai kondisi perusahaan kepada publik, bertindak sebagai penghubung antara perusahaan

dengan

Badan

Pengawas

Pasar

Modal,

Lembaga Keuangan, Bursa Efek Indonesia dan publik. c. Mengkoordinasikan kegiatan komisaris dan direksi baik secara internal maupun eksternal. 5. Komite Audit Bertugas memberikan rekomendasi dan membantu pelaksanaan tugas dan fungsi komisaris dalam melakukan pengawasan. Komite audit terdiri dari 3 (tiga) orang yang diketuai oleh seorang Komisaris Independen. 6. Internal Audit

55  

a. Bertugas untuk memastikan sistem pengendalian internal efektif dan memadai untuk menjaga aset perusahaan. b. Memverifikasi

informasi

perusahaan

baik

informasi

operasional maupun keuangan. c. Menemukan masalah, menelaah dan menginformasikan kepada manajemen dan komite audit d. Memberikan

masukan

mengenai

penerapan

strategi

perusahaan. 7. Finance & Accounting a. Bertanggung

jawab

akan

keuangan

perusahaan,

perencanaan anggaran (budget tahunan) perusahaan baik kantor pusat maupun mills. b. Memonitor pencatatan akuntansi perusahaan. c. Memastikan laporan dan catatan akuntansi keuangan lengkap dan akurat untuk laporan audit. d. Memberikan laporan keuangan ke BoD. e. Memberikan persetujuan dan menerima dokumen yang berhubungan

dengan

keuangan

(laporan,

pembelian,

penjualan, pencatatan, dan lain-lain). f. Membuat laporan keuangan dan rekonsiliasi hutan piutang setiap bulan g. Memonitor pajak 8. HRD & GA a. Memimpin program orientasi bagi karyawan baru.

56  

b. Menyusun rencana kebijakan bagi para tenaga kerja. c. Menyusun dan

menyiapkan

program pelatihan

dan

pengembangan kinerja karyawan. d. Bertanggung jawab atas dokumentasi dan pelaksanaan administrasi yang ada diperusahaan. e. Menyiapkan payroll karyawan secara periodik. f. Bertanggung jawab, mengatur, menerapkan kebijakan dan mengawasi proses HR seperti absensi, ijin, cuti, promosi, mutasi, bonus, pelatihan, dan lain-lain. 9. Sales & Marketing a. Menganalisis pasar. b. Menetapkan strategi pemasaran. c. Menganalisis dan membuat laporan penjualan. d. Menyetujui laporan dan diskusi dengan petugas penjualan. e. Menentapkan target pemasaran produk. f. Mencari pasar / pelanggan baru. 10. TI a. Bertanggung jawab penuh dalam merancang, memasang dan memelihara software, hardware dan jaringan yang digunakan agar berfungsi sesuai dengan kebutuhan user. b. Bertanggung

jawab

kepada

corporate

IT

mengenai

pengelolaan sistem perusahaan.

c. Berkoordinasi dengan Mill Head dan divisi mengenai kebutuhan akan sistem perusahaan.

57  

11. Procurement a. Bertanggung

jawab

terhadap

aktivitas

pembelian

perusahaan. b. Bertanggung jawab dalam menentukan dan membeli berbagai

macam

barang

yang

dibutuhkan

untuk

kelangsungan proses bisnis perusahaan. c. Bertanggung

jawab

dalam

memperhatikan

dan

menyesuaikan rencana anggaran belanja perusahaan. 12. Produksi a. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, target hasil produksi serta kualitas produk yang dihasilkan. b. Berkoordinasi dengan bagian marketing dalam hal penentuan jenis produkasi. c. Bertanggung jawab terhadap pemakaian-pemakaian bahan kimia serta efisiensi pada bagian produksi.

d. Bertanggung jawab mengenai perawatan dan kinerja mesinmesin produksi.

13. Logistik a. Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang mulai dari gudang hingga tujuan termasuk kondisi barang. b. Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk menangani masalah hukum. 4.1.5

Area Fungsi Bisnis Table 4.1 Area dan Fungsi Bisnis PT IKPP

Fungsi

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

58  

Area

Pembelian Bahan Baku Procurement

Persediaan Bahan Baku Pembelian Mesin Pengembangan Hardware, Software & Jaringan TI Dukungan TI Pemeliharaan sistem dan jaringan

Logistik

Pengiriman Barang Perawatan Kargo Perawatan Mesin Perencanaan Produksi

Produksi

Pemrosesan Bahan Baku

Persediaan Barang Jadi Analisis Pasar

Penjualan Tunai Sales & Marketing Penjualan Kredit

Pengecekan Barang Promosi

- Menerima Permintaan Barang - Memeriksa data suplier - melakukan negosiasi dengan suplier - membuat purchase order - menentukan suplier - menerima dokumen dari suplier - membuat permohonan pembayaran - Melakukan pengecekan barang - Memberikan laporan ke bagian purchasing bila ada barang yang dibutuhkan - Mengecek barang yang dikirim oleh suplier - Membuat bukti barang masuk - Mencatat pada kartu gudang - Menerima catatan untuk setiap mesin - Menentukan apakah perlu untuk membeli mesin baru - Menentukan vendor - Membuat sistem dan software - Pemilihan dan pengadaan hardware - Optimalisasi penggunaan hardware & jaringan - Pemeriksaan hardware & jaringan secara periode - Memberikan pelayanan USC - Menerima masukan dan pembuatan sistem - Memastikan sistem, aplikasi dan jaringan berjalan baik - Memberikan pelatihan ke user mengenai aplikasi - Meninjau dan memeriksa jaringan dan teknologi yang ada - Mengatasi kerusakan dan kesalahan yang terjadi di jaringan - Memperbaiki bug yang terjadi pada sistem / aplikasi - Membuat delivery order - Mempersiapkan kargo dan kendaraan untuk pengiriman - Membuat surat jalan - Mengecek barang - Merencanakan dan memilih rute yang efisien - Mengecek setiap kargo yang masuk dan keluar - Memeriksa availabilitas kargo - Memperbaiki kargo apabila ada kerusakan - Melakukan pemeriksaan tiap periode - Membuat laporan tentang keadaan mesin - Memperkirakan biaya produksi - Menentukan jadwal produksi - Membuat spesifikasi produk - Membuat laporan penggunaan bahan baku - Membuat laporan keluar masuknya barang jadi - Menyimpan barang yang telah diproduksi di gudang - Melaporkan ke bagian sales dan logistik untuk dikirimkan ke pelanggan - Menganalisis konsumen - Menganalisis tren - Menganalisis pesaing - Membuat penawaran - Melakukan negosiasi - Membuat kontrak penjualan - Mempersiapkan dokumen pengiriman - Membuat penawaran - Melakukan negosiasi - Membuat kontrak penjualan dan kesepakatan - Mempersiapkan dokumen pengiriman - Memeriksa apakah barang yang diminta tersedia - Memeriksa jumlah barang yang akan dikirimkan - Mencatat laporan pengecekan barang - Meminta tanda tangan pada surat jalan - Membuat strategi dan rencana promosi - Memasang iklan

59   -

Customer Service Perekrutan Karyawan HRD & GA Administrasi Karyawan Pelatihan & Pengembangan Karyawan Anggaran Arus Kas Finance & Accounting

Perencanaan Keuangan Utang Piutang

-

Memberikan penjelasan mengenai produk yang dihasilkan Melayani pertanyaan dan keluhan dari konsumen Menjaga hubungan baik dengan konsumen Menangani surat lamaran Melakukan wawancara awal Mengadakan psikotest Menilai kinerja karyawan Membuat laporan absensi Memproses pembayaran gaji karyawan via akunting Dokumentasi Membuat dokumen administrasi seperti cuti, ijin, maupun dinas Mengadakan pelatihan karyawan Memberikan pendampingan bagi karyawan baru Mengadakan acara karyawan Menganalisis biaya yang dibutuhkan perusahaan Membuat anggaran Membuat neraca dan laporan laba rugi Membuat arus kas kegiatan investasi Membuat arus kas kegiatan operasi Menganalisis seluruh kegiatan perusahaan Menganalisis modal perusahaan Membuat perencanaan dan laporan keuangan Menerima order yang telah diperiksa Menyerahkan order pada bagian akunting Mencatat sebagai utang Menerima kontrak penjualan dan data pelanggan Mencatat debitur Melakukan penagihan

Table 4.2 Matrix Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

1 Pembelian bahan baku Persediaan bahan baku Pembelian Mesin Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi Pemrosesan Bahan baku Persediaan Barang jadi Analisis Pasar Penjualan Tunai Penjualan Kredit Pengecekan Barang Perawatan Kargo Pengiriman barang Customer Service Promosi Perekrutan Karyawan Administrasi Karyawan Pelatihan Karyawan Pelaporan Administrasi

2 x x x

3

4

5

x x x x x x x x x x x x x x x x

6

7

Keterangan 1 = Logistik 2 = Procurement 3 = Produksi 4 = Sales & Marketing 5 = HRD & GA 6 = Finance & Accounting 7 = TI

60   Anggaran Arus Kas Perencanaan Keuangan Utang Piutang

x x x x x

Pengembangan Hardware, Software & Jaringan Dukungan TI

x x

Pemeliharaan sistem dan jaringan

x Table 4.3 Matrix Unit Organisasi Vs Lokasi

Unit Organisasi Komisaris Direktur General Manager Manager Logistik Staf Logistik Manager Procurement Staf Procurement Manager Produksi Manager Sales & Marketing Manager HRD & GA Manager Finance & Accounting Manager TI Staf Produksi Staf Sales & Marketing Staf HRD & GA Staf Finance & Accounting Staf TI

4.1.6

HQ x x x x x x x

Mills

x

x x x x x x x x x x

x

Profil Divisi TI Seiring dengan kebijaksanaan dari manajemen APP (Asia Pulp & Paper)

untuk menstandarisasikan sistem di segala lini yang berlaku bagi semua Mill yang berada dibawah Grup APP untuk mengimplementasikan ERP yang menggunakan sistem SAP, maka unit EDP dilebur menjadi Divisi TI yang membawahi 3 bagian yaitu: Hardware, Sistem Informasi, dan Software.

61  

4.1.6.1

Visi dan Misi Divisi TI Divisi TI dapat membantu secara proaktif dalam mewujudkan tujuan

perusahaan. Oleh karena itu, Divisi TI juga memiliki visi dan misi sebgai berikut:

Visi: “Becoming the world class business IT organization to enable APP as a Super Efficient Company by providing best practices IT Infrastructure & Operation” Misi: “Integrating Business Strategy, People, Business Process and Technology” 4.1.6.2

Struktur Organisasi Divisi TI

  Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisi TI PT IKPP

4.1.6.3 •

Fungsi Divisi TI

Divisi TI ¾ Pengadaan kontrak TI dan Vendor Management serta verifikasi pembayaran

62  

¾ IT Asset Management ¾ IT Procurement ¾ Administrasi budget internal ¾ Mengatur pengadaan pelatihan bagi staff TI ¾ Project Closing & Evaluation ¾ Update intranet & CIT homepage •

Administrasi & V-Team ¾ Mengelola catatan kantor, korespondensi dan dokumentasi ¾ Membina relasi dan hubungan baik ¾ Memudahkan pertemuan antar departemen dan aktivitas lainnya ¾ Membantu menyiapkan laporan departemen ¾ Membantu dalam persiapan penilaian dan laporan KPI ¾ Memastikan Management By Olympic System (MBOS) terimplementasi dengan baik

•

IT Service Department ¾ Memberikan dan mendukung infrastruktur TI: hardware, software, jaringan dan keamanan, di samping Basis SAP administrasi dan Helpdesk.

•

Request to Payment Business Capability Department ¾ Memberikan dan mendukung kemampuan bisnis di bidang permintaan pembayaran yang meliputi manajemen material dan pemasok sistem manajemen hubungan untuk mencapai Super Efficient Company.

•

Production Management Business Capability Department

63  

¾ Memberikan dan mendukung kemampuan bisnis di daerah, manajemen proyek, pemeliharaan mesin, manajemen mutu, perencanaan produksi dan sistem pelaksanaan, termasuk Manufacturing Execution System, dalam rangka mencapai Super Efficient Company (SEC).

•

Application Development Department ¾ Memberikan dan mendukung dalam pemrograman dan solusi alat (tools) untuk implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Manufacturing Execution System. ¾ Menganalisis alternatif-alternatif solusi untuk aplikasi bisnis. ¾ Menyediakan planning rancangan arsitektur aplikasi yang terintegrasi.

•

Forecast to Cash Business Capalility Department ¾ Memberikan dan mendukung kapabilitas bisnis dalam perencanaan daerah rantai suplai dan eksekusi seperti perencanaan demand& transportasi, order to cash, Customer Relationship Management (CRM) dan bisnis di luar negeri dalam rangka mencapai Super Efficient Company (SEC).

•

Value Service Business Capability Department ¾ Memberikan dan mendukung kemampuan bisnis di bidang Business Intelligence, Financial Accounting & Costing, Human Capital Management dan Office Application (e-Travel, e-Outside Duty, e-Memo, e-KPI, i-sugget, dan lain-lain), dalam rangka mencapai Super Efficient Company (SEC). Juga, memfasilitasi transisi proses bisnis dari negara-

64  

negara saat ini yang diinginkan berkolaborasi dengan analis proses bisnis, pengguna ahli dan agen perubahan lainnya dan dengan memanfaatkan alat dan metodologi untuk mendukung pencapaian manfaat bisnis yang ditargetkan.

4.1.6.4

Proses Bisnis Divisi TI

1. Proses Penanganan Masalah

  Gambar 4.3 Proses penanganan masalah Divisi TI PT IKPP (Sumber: PT IKPP)

1. User mengajukan komplain melalui User Call Center (USC), kemudian USC akan menentukan masalah tersebut termasuk dalam kategori hardware, software, atautelekomunikasi. 2. Apabila masalah yang dihadapi oleh user hanya masalah level 1 dan USC memiliki waktu luang maka USC sendiri yang akan menangani permasalahan user yang bersangkutan. 3. Apabila permasalahan yang dihadapi cukup berat maka USC akan mengkonfirmasikan masalah tersebut kepada departemen terkait. 4. Departemen terkait akan tanggapan terhadap permintaan penanganan masalah user tersebut dengan mengelompokkan kategori masalah dan waktu penanganan masalah yang dihadapi user kedalam 3 kelompok yakni Emergency (3 jam), Urgent (1 hari), dan Normal (3 hari).

65  

5. USC akan mengkonfirmasikan kembali kepada user mengenai jadwal penanganan masalah yang sedang dihadapi oleh user.

2. Proses Permintaan Penggantian dan Pemesanan Hardware

  Gambar 4.4 Proses permintaan penggantian dan pemesanan hardware (Sumber: PT IKPP)

1. User mengajukan permohonan melalui USC 2. USC akan mengajukan permohonan tersebut kepada bagian TI yang terkait, kemudian USC akan memberikan persetujuan kepada user. 3. USC akan mengadakan studi kelayakan (apakah user tersebut memang layak untuk mengganti software atau hardware-nya) 4. Jika penggantian hardware tersebut ternyata diperlukan, maka USC akan meminta persetujuan Division Head dan apabila disetujui maka akan dibuatkan jadwal.

66  

5. USC akan meminta persetujuan ke bagian Purchasing&Accounting. 6. Bagian Purchasing&Accounting akan memberikan jawaban. 7. Kemudian USC akan memesan spesifikasi hardware sesuai dengan kebutuhan user tersebut kepada vendor yaitu Dell atau HP. Pembayaran dilakukan sesuai dengan perjanjian antara Divisi TI dan vendor.  

3. Proses Konsultasi dan Pembelian Solusi terhadap Aplikasi Bisnis

  Gambar 4.5 Proses Konsultasi dan Pembelian Solusi terhadap Aplikasi Bisnis (Sumber: PT IKPP)

1. User mengajukan permohonan melalui USC 2. User juga dapat mengajukan permohonan langsung kepada Business Process Analyst (BPA), yaitu unit khusus yang akan memberikan konsultasi dan solusi mengenai aplikasi bisnis yang dibutuhkan oleh user. 3. Permohonan yang diajukan melalui USC akan diteruskan kepada BPA. 4. BPA akan memberikan tanggapan atas permohonan user tersebut. 5. Apabila permintaan konsultasi disetujui oleh BPA, maka USC akan meneruskan jawaban kepada user dan mengatur jadwal pertemuan user dengan unit BPA.

67  

6. BPA akan mengadakan pertemuan dengan user yang bersangkutan guna menganalisa masalah yang dihadapi oleh user. Kemudian unit BPA akan memberikan konsultasi dan solusi atas masalah yang dihadapi oleh user tersebut. 7. Apabila solusi tersebut berhubungan dengan investasi, maka Divisi TI membutuhkan persetujuan dari pihak manajemen terkait. 8. Setelah mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak terkait, maka proses pengembangan proyek akan dimulai. 4. Proses Pengembangan Proyek Pengembangan terhadap software dilakukan secara terus menerus untuk dapat mencari solusi terhadap permasalahan bisnis perusahaan dan untuk memenuhi kebutuhan user yang ada. Pengembangan atas proyek yang dilakukan

memerlukan

biaya

yang

cukup

besar

sehingga

untuk

perencanaannya perlu dilakukan dengan baik. Berikut flow pengembangan proyek PT IKPP.

68  

  Gambar 4.6 Proses Bisnis Divisi TI untuk pengembangan proyek (Sumber: PT IKPP)

1. User Request, setiap karyawan yang menggunakan aplikasi dapat meminta pengajuan terhadap sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan user kepada Divisi TI. 2. Collect Requirement, BPA akan menganalisa data dan kebutuhan yang diinginkan oleh user untuk penerapan sistem baru / perbaikan sistem yang telah ada. 3. User Requirement Analysis, setelah semua kebutuhan user terkumpul, maka BPA akan menganalisis lebih lanjut. Setelah itu, Divisi TI akan menentukan proyek apa yang akan dikembangkan sehingga sistem yang akan dibuat akan dapat berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

69  

4. System Design, sistem yang akan dibangun akan didesain terlebih dahulu baik dengan cara OOAD maupun terstruktur untuk memudahkan pembuatan sistem. Tahap ini merancang juga tampilan yang diinginkan oleh user. 5. Database Design, desain basis data dirancang dengan baik karena peranan basis data yang penting sebagai tempat penyimpanan data perusahaan. Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan dan dirancang untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi. 6. Development, pada tahap ini bila sistem yang diinginkan berbasis SAP maka BPA akan melakukan konfigurasi terlebih dahulu, bila tidak memungkinkan maka akan diberikan kepada programmer untuk melakukan kodifikasi. Jika bukan sistem berbasis SAP, maka programmer akan langsung membuat aplikasi yang diinginkan sesuai dengan desain BPA. 7. Unit Testing, BPA akan melakukan testing untuk aplikasi yang telah jadi. 8. Integration Testing, bila sistem melibatkan berbagai departemen maka tim BPA akan melakukan testing secara terintegrasi. 9. User Acceptance Test, bila aplikasi telah selesai maka user akan melakukan testing dan menentukan apakah aplikasi sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Bila tidak, maka akan diulang kembali ke proses desain (4). 10. User training, sistem akan disosialisasikan kepada user agar dapat beradaptasi dengan sistem baru.

70  

11. Konversi / data input, bila sistem yang dibangun berbeda maka akan dilakukan konversi data terlebih dahulu kemudian melakukan input data pada sistem baru. 12. Go Live, bila semua telah sesuai dengan kebutuhan maka sistem akan diluncurkan / diumumkan untuk dipergunakan secara luas/terbatas dalam menunjang proses bisnis. 13. Support & Monitoring, setelah sistem baru diluncurkan maka akan dilakukan pengawasan terhadap kinerja proyek selama kurang lebih 1-3 bulan. 14. Closing & Evaluation, sistem akan dievaluasi apakah telah berhasil atau tidak. Evaluasi tersebut dilakukan secara periodik dan mencari apakah ada potensi pengembangan lebih lanjut. Selain itu, evaluasi juga dilakukan untuk menilai benefit bagi perusahaan. 5. Proses Maintenance Proses

maintenance

terhadap

sistem

sangat

diperlukan

untuk

memaksimalkan kinerja dari sistem yang ada. Berikut ini merupakan beberapa maintenance yang dilakukan Divisi TI, yaitu: 1. Departemen ISD mengupdate anti-virus secara berkala 2. Untuk jaringan, dilakukan maintenance 2 kali dalam seminggu. 3. Untuk server, Divisi TI memiliki contigency plan: a. Planned Shutdown b.Unplanned Shutdown Selain itu, maintenance terhadap sistem juga dilakukan secara reguler, yaitu: 1. Daily, meliputi job monitoring (scheduler), performance

71  

2. Weekly, meliputi backup, performance, file defragment 3. Monthly, meliputi backup, file defragment, performance check 4.1.6.5

Strategi Divisi TI

Untuk menunjang tercapainya perencanaan TI, maka strategi yang dilakukan oleh Divisi TI adalah sebagai berikut: 1. Mengikutsertakan staf-staf TI pada program pelatihan berkala, seminarseminar dan mengirimkan staf-staf yang potensial untuk mengikuti external training. Strategi ini digunakan untuk menunjang kualitas staf TI guna memberikan pelatihan yang lebih berkualitas kepada user yang ada pada perusahaan, sehingga user tersebut dapat memberikan kontribusi yang lebih besar terhadap perusahaan. 2. Maintenance terhadap kinerja sistem yang ada pada perusahaan. Strategi ini digunakan untuk menjaga kelancaran konektivitas antar komputer yang ada pada PT IKPP, agar setiap proses didalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar. 3. Memenuhi kebutuhan user akan TI. Untuk dapat meningkatkan kinerja unit dalam memberikan kontribusi yang lebih besar bagi perusahaan maka Divisi TI berusaha memenuhi kebutuhan user akan TI yang meliputi proses penanganan masalah sampai pada proses-proses pemberian konsultasi dan solusi aplikasi bisnis yang dibutuhkan oleh unit tertentu. 4. Melakukan upgrade terhadap software dan mengganti hardware sesuai dengan kebutuhan.

72  

Strategi ini digunakan untuk menunjang kinerja masing-masing user yang menggunakan jasa TI, agar dapat memberikan kontribusi yang lebih besar lagi bagi perusahaan. 5. Mengikuti perkembangan teknologi. Sebagai Divisi TI, maka perkembangan teknologi sudah harus selalu diikuti. Strategi ini dilakukan agar dapat menunjang sistem informasi perusahaan agar “tidak ketinggalan jaman”. 4.1.7

Produk yang Dihasilkan PT IKPP memiliki 3 buah pabrik di Indonesia, pabrik Perawang di Riau

memproduksi pulp dan kertas budaya, pabrik Serang di Banten memproduksi kertas industri dan pabrik Tangerang di Banten memproduksi kertas budaya. Kategori kertas budaya terdiri dari kertas koran, kertas tulis cetak dan kertas berharga (kertas untuk saham, kertas perangko, dan lain-lain), sedangkan untuk kategori kertas industri terdiri atas sack kraft (kertas kantong semen), kraft liner, corrugating medium, board, dan kertas bungkus. Pabrik Perawang di Riau merupakan pabrik terbesar yang memproduksi bubur kayu (pulp) dan kertas dengan kapasitas produksi 2.307.760 ton/tahun dan untuk produk pulp sebesar 767.050 ton/tahun. Pabrik Tangerang merupakan pabrik terkecil yang memiliki kapasitas produksi 108.000 ton/tahun. Beberapa jenis kertas yang diproduksi PT IKPP yakni: -

Woodfree

-

Color Woodfree

-

Photocopy paper

-

Color Photocopy Paper

73  

-

Computer paper

-

Color computer paper

-

Release Base Paper/Sticker Base Paper

-

Duplicating Paper

-

Color Duplicating Paper

-

Drawing Cartridge Paper

-

Briefcard (White)

-

White Wrapping Paper

-

Watermark Paper

-

Color Briefcard

-

Qu’ran Paper

Produk-produk yang dihasilkan PT IKPP dapat dikategorikan sebagai berikut: a. Jenis Kertas Jenis-jenis kertas yang diproduksi PT IKPP berdasarkan fungsinya terdiri dari Photocopy paper, printing paper, duplicator paper, computer paper, drawing cartridge paper, card paper, rainbow paper, white wrapping paper, watermark paper, dan Qu’ran paper. b. Ukuran Kertas Ukuran kertas yang diproduksi PT IKPP adalah sebagai berikut: -

Roll: Mini Roll & Jumbo Roll

-

Big Sheet

-

Cut Size: A3, A4, B4, F4, F4A, F4B, LS

c. Gramatur Kertas

74  

Gramatur kertas yang diproduksi oleh PT IKPP berkisar antara 50 hingga 165 gram. d. Warna Kertas Warna kertas yang dihasilkan PT IKPP adalah White Paper dan Colour Paper.  e. Merek Dagang Merek dagang kertas-kertas yang diproduksi PT IKPP yang cukup terkenal antara lain: Mirage, Paperline, Sinar Spectra, Oxford, IKPP Paper, IK Duplicator. Produk kertas perusahaan terbuat dari sustainable fiber, termasuk kertas ECF (Elemental Chlorine Free). Selain itu, sebagian produk kertas dan paperboard dibuat dengan kertas daur ulang. Semua pulp yang merupakan bahan baku utama kertas yang dibeli perusahaan dari luar berasal dari suplier yang bersertifikat dan memiliki kredibilitas baik untuk standar Sustainable Forest Management (SFM). Produk akhir ini pada umumnya dipasarkan (ekspor) ke berbagai negara. 4.1.8

Strategi Bisnis PT IKPP Krisis keuangan di Amerika Serikat dan Eropa membuat ekspor pulp dan

kertas PT IKPP terpangkas pada 2009. Jika pada 2008 nilai ekspor PT IKPP mencapai US$ 2,2 miliar, pada 2009 turun menjadi US$ 1,8 miliar. Namun, pada tahun-tahun berikutnya, PT IKPP berhasil melakukan recovery, sehingga penjualan kembali naik pada 2010 menjadi US$ 2,5 miliar dan US$ 2,56 miliar pada 2011.

75  

Ada tiga produk utama ekspor PT IKPP, yaitu bubur kertas, kertas, dan kertas kemasan (packaging). Dari total seluruh produksi PT IKPP, sekitar 52% diekspor. Pada 2012 ini, PT IKPP menargetkan untuk meningkatkan porsi ekspor hingga 55%. Produk PT Indah Kiat banyak diekspor ke Asia. Penjualan ke Asia mengambil porsi 62% pada 2011. Sebesar 11% menuju ke Timur Tengah, 10% ke Amerika, 9% ke Eropa, dan sisanya lain-lain. Hal pertama yang dilakukan PT IKPP adalah menyesuaikan diri dengan permintaan pasar. Karena itu, PT IKPP selalu berpedoman pada value added product. Selain itu, produk PT IKPP diusahakan jangan sampai sama dengan pabrik-pabrik lain. Strategi lainnya adalah dengan melakukan diversifikasi pasar dengan melihat negara tujuan ekspor. PT IKPP terlebih dahulu melihat pasar lokal. Jika pasar lokal bisa mampu menyerap produk, maka produk akan dijual di pasar lokal dan juga pasar Asia di mana konsumsi kertas di pasar lokal dan Asia masih jauh dibanding konsumsi kertas di Amerika sehingga kesempatan untuk menjual sangat besar. Semua hal ini dapat dicapai dengan sumber daya yang berkualitas tinggi. 4.1.9

Proses Bisnis PT IKPP Secara garis besar, proses bisnis manufaktur PT IKPP dapat dibagi

menjadi 2 proses, yakni: 1. Proses produksi (kegiatan manufaktur) dan penjualan

76  

  Gambar 4.7 Siklus manufaktur PT IKPP

Pelanggan akan melakukan pemesanan barang melalui sales dan kemudian sales akan mendata barang-barang yang dipesan sesuai dengan jenis, merk, ukuran dan jumlahnya. Apabila jumlah pesanan dalam jumlah besar, bagian PPIC akan melakukan perencanaan produksi. Sesuai dengan perencanaan produksi, bagian produksi akan melakukan proses produksi. Hasil produksi dapat berupa roll, large sheet, photocopy paper, dan lain-lain. Kemudian bagian finishing akan mengubah barang setengah jadi menjadi barang jadi, misalnya saja bentuk roll menjadi kertas dalam bentuk lembaran. Bagian finished goods (warehouse) akan melakukan proses penyimpanan barang di gudang dan bertanggung jawab atas keluar masuknya barang. Dari sini akan dilakukan proses pengiriman pesanan kepada pelanggan. Dalam proses pembayaran, pelanggan dapat melakukan dengan berbagai cara, seperti:

77  

a. Untuk pembeli lokal biasanya melakukan pembayaran secara cash before delivery dimana pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum mendapatkan barang yang dipesan. b. Untuk ekspor, proses pembayaran dapat dilakukan dengan L/C, telegrafic transfer, Bill of Lading, dsb.

  Gambar 4.8 Rich Picture produksi (kegiatan manufaktur) dan penjualan PT IKPP

2. Proses pembelian bahan baku dan sparepart

78  

  Gambar 4.9 Flow pembelian PT IKPP

Proses pembelian bahan baku / sparepart bila bagian produksi sudah tidak memiliki stok barang lagi. Jika bagian produksi kehabisan bahan baku / sparepart maka bagian produksi akan mengajukan permintaan bahan baku / sparepart ke bagian raw material / warehouse. Apabila dibutuhkan pembelian bahan baku / sparepart maka bagian raw material / warehouse akan membuat form permintaan barang habis dan dikirimkan ke bagian Purchasing. Kemudian bagian purchasing akan memesan bahan baku / sparepart yang habis kepada suplier yang terpilih untuk memasok barangnya ke PT IKPP. Setelah itu, suplier akan mengirimkan invoice penagihan kepada Accounting via Puchasing. Kemudian bagian Accounting akan memverifikasi Invoice tersebut dengan Purchase Order. Bila sudah sesuai maka pembayaran akan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

79  

Form Perm mintaan 1 Baraang Production

Bahan Baku 2

4 Form Pembeelian

Warehouse 3 $ $

Pay to

$

$

Form Barrang habiss

Suuppliers

6 Innvoice

Purchaasing 7

8 Acccounts Payable

Bahan Baku 5

Accounting

Gambar 4.10 Proses P Bisnis pembelian bahan n baku / sparepart PT IKPP

Berikkut rangkumaan keseluruhann proses bisniis manufakturr PT IKPP:

  Gam mbar 4.11 Prosses Bisnis Manu ufaktur PT IKP PP

80  

Sedaangkan prosses bisnis H Human Resoource (HR)) di PT IK KPP adalah s sebagai berik kut:

Gaambar 4.12Hum man Resource Business B Processs

Prosees HR dimu ulai dari pereekrutan dan bila b diterimaa dilanjutkann ke proses a administrasi i (seperti pem mbuatan karrtu ID karyaawan, pembuuatan user ID D). Setelah i karyawaan baru akkan diperkennalkan dengan seorangg mentor yang itu y akan m membimbin g selama 3 bulan b masa percobaan. p Karyawan K baaru juga akann diberikan p pelatihan mengenai m orrganisasi (prrogram indu uksi karyaw wan baru) yang y pada a akhirnya ak kan diberikann assessmennt untuk meemastikan kaaryawan barru tersebut m mengerti materi yang telah t diberikkan. Pihak HRD kemuudian akan melakukan a analisis menngenai gap antara a perforrma dengan pelatihan yaang diberikan n dan akan m melakukan perbaikan apabila a dipeerlukan. Settiap hari piihak HRD juga akan m memantau a absensi karyyawan yang dilakukan secara s elektrronik dan memberikan m k kompensasi (payroll) secara periodikk.

81  

4.1.10 Pemasaran 4.1.10.1

Sasaran Pemasaran PT IKPP merupakan salah satu grup Asia Pulp & Paper (APP) dibawah grup Sinar Mas Pulp, Paper and Stationery. APP memiliki beberapa perusahaan sejenis yang saling bekerja sama diantaranya PT Pindo Deli Pulp & Paper Mills, PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk, PT Tjiwi Kimia, PT Lontar Papyrus, PT Univenus, PT Cakrawala Mega Indah dan lain-lain. Selain itu APP juga memiliki beberapa perusahaan di luar negri seperti Cina, Kanada, Singapura, Filipina, Jepang, Italy, Spanyol, Inggris, Austria, Perancis, Uni Emirat Arab dan lain-lain. Kebanyakan dari perusahaan tersebut hanya representative office / kantor cabang saja yang produknya masih di ekspor dari Indonesia. Untuk setiap perusahaan APP memiliki merk produk yang berbedabeda walaupun produknya sejenis, akan tetapi pasar mereka tetap sama dan antar perusahaan saling bekerja sama untuk dapat menguasai pasar. Produk yang dihasilkan PT IKPP dipasarkan ke dalam dan luar negri. Sekitar 60% produknya dihasilkan untuk ekspor. Pemasaran produk dilakukan ke beberapa negara seperti ke Timur Tengah, Eropa, India, ASEAN, Jepang, Cina, Afrika, Kanada, Amerika, Singapura dan Malaysia.

4.1.10.2

Sistem Pemasaran Pemasaran produk PT IKPP dilakukan melaluidistributor utama. PT IKPP

memiliki

distributorutamayang

mendistribusikan

produk

82  

perusahaan, yakni Cakrawala Mega Indah (CMI).CMI ini merupakan perusahaan

yang

tergabung

dalam

APP

sehingga

CMI

bertugasmemasarkan produk-produk APP di dalam negeri. CMI akan mendistribusikanproduk perusahaan secara langsung kepada distributordistributor dan Papershop/modern market (seperti Carrefour, Hero). Sedangkan di luar negeri, PT IKPP memiliki beberapa perwakilan kantor cabang yang masihmerupakan perwakilan APP. Kantor cabang tersebut akan membantu untukmendistribusikan produk perusahaan di luar negeri. Kantor cabang dibagi berdasarkan negara atau wilayah tertentu yang tersebar di seluruh dunia.

4.1.10.3

Persaingan Persaingan dalam industri kertas terbilang sangat kompetitif. Dari dalam negeri terdapat beberapa perusahaan kertas yang termasuk sebagai pesaing utama, 116 diantaranya adalah PT. Riau Andalan Pulp and Paper (RAPP) dan juga Leces. Untuk produk tissue, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills bersaing dengan PT. Kimberly Clark dan PT. Graha Kerindo. Sedangkan pesaing PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills di luar negeri tidak berpengaruh besar terhadap perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan APP yang tersebar luas banyak negara. Contohnya saja di Cina dengan produk yang paling terkenal yakni Golden East.

4.2 Analisis dan Evaluasi Kebutuhan Bisnis PT IKPP Salah satu indikator keberhasilan PT IKPP adalah tercapainya visi dan misi perusahaan. Dalam menyusun strategic planningdiperlukan analisis dan

83  

evaluasi kebutuhan bisnis dan sistem informasi yang ada saat ini agar dapat ditarik kesimpulan untuk rekomendasi perbaikan yang diusulkan. 4.2.1 Analisis Lingkungan Bisnis Internal PT IKPP Analisis lingkungan internal bisnis dilakukan untuk mengidentifikasi sejauh mana perusahaan dapat mengevaluasi hal-hal yang perlu diperbaiki atau dikembangkan bahkan dimanfaatkan untuk dijadikan suatu peluang dalam membangun perusahaan sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif. 4.2.1.1 Analisis SWOT Analisis

SWOT

dilakukan

untuk

menggambarkan

kondisi

lingkungan bisnis pada PT IKPP dengan mengukur faktor internal (strength dan weakness) maupun eksternal (opportunity dan threat). Tujuan dari analisis ini adalah untuk membantu dalam menentukan strategi bisnis yang tepat untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Berdasarkan data yang ada serta wawancara yang telah dilakukan dengan pihak dari PT IKPP, berikut pemaparan dan hasil analisis SWOT PT IKPP. Table 4.4 Internal Factor Analysis Summary (IFAS)

No. S-1 S-2 S-3 S-4 S-5 S-6 S-7 W-1 W-2 W-3 W-4 W-5

Faktor Internal Dukungan finansial yang kuat Kualitas bahan baku yang baik Penguasaan teknologi yang berbasis efisiensi Kerjasama dengan perusahaan SinarMas Produksi skala besar dan jaringan luas Dukungan manajemen untuk pengembangan TI Memiliki pasokan bahan baku sendiri Tata kelola TI yang belum sistematis Staffturnover yang tinggi Jumlah ‘trim loss paper’ dan ‘waste paper’ yang masih tinggi Ketergantungan bahan baku impor yang tinggi Masih tingginya ‘dead stock’ hasil produksi di gudang

84  

Dibawah ini adalah penjelasan dari masing-masing faktor internal SWOT: S-1: Dukungan finansial yang kuat. Berdasarkan data perusahaan yang diperoleh dari Laporan Tahunan 2012, tercatat bahwa laba bersih PT IKPP sebesar US$ 16.056.000 naik dari 2010 yang sebesar US$ 12.999.000. S-2: Kualitas bahan baku yang baik. Dalam setiap bagian proses produksi, perusahaan sangat memperhatikan kualitas, terutama bahan baku. Sebagai wujud nyata, PT IKPP telah berhasil mendapatkan dan menerapkan manajemen produksi berstandar ISO 9001 mengenai Sistem Manajemen Kualitas pada pemilihan bahan baku yang diawasi oleh Divisi Quality Control. S-3: Penguasaan teknologi yang berbasis efisiensi. Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajemen TI, PT IKPP telah mengintegrasikan TI dalam setiap proses produksi, mulai dari proses pengolahan bahan baku, proses produksi, hingga barang jadi. Teknologi yang telah diimplementasikan tersebut saat ini dikuasai dan dipelihara secara internal oleh PT IKPP tanpa melibatkan pihak luar. Inovasi dan perubahan proses bisnis saat ini dapat diakomodasi oleh Divisi TI secara mandiri.

85  

S-4: Kerjasama dengan perusahaan SinarMas. Saat ini PT IKPP telah menjalin kerjasama dengan PT Pabrik Kertas Tjiwi Kimia, PT Lontar Papyrus Pulp & Paper, PT Ekamas Fortuna dan PT Pindo Deli Pulp & Paper Mills yang tergabung dalam grup Sinarmas dibawah naungan APP (Asia Pulp & Paper). APP merupakan perusahaan kedua terbesar penghasil kertas di Asia setelah Asia Pacific Resource International Ltd (APRIL). Kerjasama ini dilakukan tidak hanya untuk menguasai pasar, tetapi juga untuk pemenuhan bahan baku, pemasaran produk, dan pengembangan produk (inovasi). S-5: Produksi skala besar dan jaringan luas. Berdasarkan data APKI, saat ini PT IKPP merupakan produsen kertas terbesar (52,4%) di Indonesia dan produsen kedua terbesar (30,7%) pulp. Dengan besarnya skala produksi ini, maka biaya produksi dapat ditekan secara efisien. Selain itu, jaringan pemasaran PT IKPP tidak saja di Indonesia, tetapi juga Kanada, Eropa, China, Jepang, dan Timur Tengah. Table 4.5 Kapasitas Produksi Perusahaan Pulp & Paper (APKI, 2007) Installed Capacity (tonnes) No.

Company

Pulp

Paper

INTEGRATED PULP AND PAPER 1.

PT. Kertas Bekasi Teguh

90,000

150,000

2.

PT. Eureka Aba Paper Factory

30,500

40,000

3.

PT. Indah Kiat Pulp & Paper

1,980,000

2,163,000

4.

PT. Kertas Kraft Aceh

165,000

135,000

5.

PT. Kertas Leces

72,000

195,000

701,000

352,500

3,000

7,900

6.

PT. Lontar Papyrus Pulp & Paper Industry

7.

PT. Kertas Padalarang

86   8.

PT. Pabrik Kertas Indonesia (Pakerin)

9.

PT. Pola Pulpindo Mantap

10.

PT. Riau Andalan Pulp & Paper

145,000

700,000

42,000

32,000

2,000,000

350,000

-

PULP (NON-INTEGRATED) 1.

PT. Kertas Nusantara (PT. Kiani Kertas)

525,000

2.

PT. Tanjung Enim Lestari Pulp and Paper

450,000

-

3.

PT. Toba Pulp Lestari

240,000

-

S-6: Dukungan manajemen untuk pengembangan TI. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajemen, PT IKPP sangat mendukung pengembangan SI/TI untuk meningkatkan

efisiensi

dan

efektivitas

proses

bisnis

perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif ditengah persaingan ketat dengan kompetitor domestik maupun manca negara. Selain itu juga untuk mendukung pencapaian visi perusahaan. S-7: Memiliki pasokan bahan baku sendiri. Bahan baku utama pulp dan industri kertas adalah kayu dan bahan-bahan kimia penunjang. Agar proses produksi PT IKPP tidak terhambat, maka kelangsungan bahan baku merupakan hal yang sangat penting. Berdasarkan hasil wawancara dengan manajemen, saat ini kebutuhan kayu untuk memproduksi pulp diperoleh dari Sinarmas Forestry, PT Arara Abadi, perusahaan afiliasi, dan mitra usaha lainnya yang mengelola Hutan Tanaman Industri (HTI) seluas 1.137.020,36 hektar.

87  

W-1:Tata kelola TI yang belum sistematis. Saat ini Divisi TI belum memiliki tata kelola TI (IT Governance) standarisasi

yang yang

sistematis dilakukan

karena kedalam

belum

adanya

pembuatan

dan

pemeliharaan aplikasi operasional. Hal ini terlihat dari sistem informasi yang bersifat “tambal sulam”. Ketika suatu suatu kebutuhan baru, maka akan dibuat solusi untuk kebutuhan baru tersebut. Dalam jangka pendek, sepertinya masalah teratasi, namun dalam jangka panjang, akan terlihat ketidak serasian integrasi informasi antar bagian dalam perusahaan tersebut. W-2:Staffturnover yang tinggi. Berdasarkan data perusahaan tahun 2012, total staff turnover khususnya Divisi TI cukup tinggi, yakni 15,9% resign dengan perincian 22 orang dari total 138 orang. Hal ini menurut manajemen sangat berisiko mengingat hilangnya banyak knowledge yang merupakan aset perusahaan. W-3:Jumlah ‘trim loss paper’ & ‘waste paper’ yang masih tinggi. Proses produksi yang dilakukan saat ini, kertas dapat dibuat dalam ukuran jumbo roll. Dari ukuran ini, kertas dapat dibagi lagi menjadi ukuran yang lebih kecil (proses cutting) sesuai dengan pesanan pelanggan (misalnya ukuran A4, kuarto, dll). Dalam proses pemotongan ini, masih banyak terjadi sisa kertas (trim paper) yang rata-rata 2% dari total gulungan kertas.

88  

Selain itu,kertas yang tidak memenuhi standar pesanan (waste paper) terutama kertas warna masih cukup tinggi yakni ratarata diatas 40% dari setiap roll. W-4: Ketergantungansparepart& bahan baku impor yang tinggi. Pembelian sparepart untuk mesin ditangani oleh Divisi Procurement. Berdasarkan hasil wawancara, porsi pembelian sparepart terutama untuk mesin (contoh: grill) dipasok dari luar negri yang mendapatkan porsi sekitar 60% - 70% dari total

pembelian.

Tingginya

ketergantungan

pembelian

sparepart ini karena barang-barang yang diproduksi domestik tidak memenuhi kriteria kualitas minimum. W-5: Masih tingginya ‘dead stock’ hasil produksi di gudang. Berdasarkan data dari PT IKPP, total ‘deadstock’ terakhir per Februari 2013 adalah 1.312.316 Kg. Tentunya hal ini mengurangi keuntungan perusahaan serta meningkatkan beban inventori di gudang. Pihak manajemen PT IKPP berharap adanya perbaikan pada kelemahan ini melalui penerapan sistem informasi yang baik. Table 4.6Eksternal Factor Analysis Summary (EFAS)

No. O-1 O-2

O-5

Faktor Eksternal Biaya produksi pulp & paper di Indonesia murah Industri pulp & paper ditetapkan sebagai salah satu prioritas pengembangan industri nasional Tersedianya bahan baku alternatif yang berlimpah Makin berkurangnya peran negara-negara NORSCAN dalam memasok kebutuhan pulp & paper di dunia Permintaan pulp & paper di Indonesia cukup besar

O-6

Posisi geografis Indonesia yang menguntungkan

O-3 O-4

89  

T-1 T-2 T-3 T-4 T-5 T-6

Munculnya produk substitusi yang lebih modern Bad campaign yang dilakukan oleh para aktivis lingkungan Masih ada peraturan perundang-undangan yang kontra produktif Munculnya pesaing-pesaing baru yang potensial Krisis ekonomi global yang mempengaruhi nilai valuta asing Jumlah pesaing kuat yang cukup banyak

O-1: Biaya produksi pulp & paper di Indonesia murah. Biaya produksi pulp& kertas di Indonesia relatif lebih murah dibandingkan Negara-negara pesaing. Menurut salah satu hasil riset terkemuka di dunia Research Information System Inc. (RISI) kwartal IV tahun 2005, biaya produksi (cash cost) pulp serat pendek per ton di Indonesia hanya sebesar US$ 184, di USA sekitar US$ 385, di Kanada sekitar US$ 330, dan di Brazil US$ 271. O-2: Industri pulp & paper ditetapkan sebagai salah satu prioritas pengembangan industri nasional. Berdasarkan laporan dari Departemen Perindustrian Republik Indonesia dalam ‘Roadmap Industri Kertas’, diketahui bahwa penetapan industri pulp &paper telah ditetapkan sebagai salah satu prioritas pengembangan karena di pasar global, permintaan kertas masih tumbuh rata-rata 2,17% per tahun, dimana untuk di Negara-negara berkembang pertumbuhannya rata-rata 4,1% per tahun dan di negara-negara maju rata-rata 0,5% per tahun.

90  

O-3: Tersedianya bahan baku alternatif yang berlimpah. Alam Indonesia yang sangat subur memberikan keunggulan tersendiri bagi produsen kertas Indonesia. Potensi lahan/hutan yang cukup luas untuk pengembangan HTI sebagai sumber bahan baku yang berkelanjutan. Luas areal hutan di Indonesia pada saat ini diperkirakan 133.369.684 ha, terdiri dari hutan lindung 31.604.032 ha, kawasan pelestarian alam 20.142.049 ha, hutan produksi 36.649.918 ha, hutan produksi terbatas 22.795.961 ha (sumber: Dept. Kehutanan, 2008). Disamping bahan baku kayu dari HTI, juga terdapat sumber-sumber bahan baku alternatif yang berpotensi besar antara lain dari limbah pertanian/ perkebunan, seperti: bagase, tandan kosong kelapa sawit, bambu, abaca, kenaf, dan lain-lain. O-4: Makin berkurangnya peran negara-negara NORSCAN dalam memasok kebutuhan pulp & paper di dunia. Saat ini peran Negara-negara NORSCAN sudah mulai menurun karena di negara-negara tersebut sudah tidak bisa mengembangkan lagi potensi bahan bakunya secara signifikan dan biaya produksi yang relatif lebih mahal karena harga kayu dan energi di negara-negara tersebut relatif tinggi. Di pasar global,

pada

periode

2001-2005,

peran

negara-negara

NORSCAN dalam mensuplai kertas turun 58,51% menjadi 52,96%, sedangkan peranannya dalam mensuplai kertas turun 44,84% menjadi 38,91% (sumber: Dept. Perindustrian, 2009).

91  

O-5: Permintaan pulp & paper di Indonesia cukup besar. Permintaan pulp & paper di Indonesia secara absolut cukup besar, namun kalau dilihat dari pemakaian kertas per kapitanya masih relatif kecil dibandingkan dengan negaranegara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Jepang. Berdasarkan data dari Departemen Perindustrian Republik Indonesia, kebutuhan pulp pada peride 2004-2007 meningkat menjadi 3,63 juta ton menjadi 4,20 juta ton atau naik rata-rata 4,98% per tahun. Sedangkan permintaan terhadap komoditi kertas pada periode yang sama meningkat dari 5,47 juta ton menjadi 6,0 juta ton atau naik rata-rata 3,13% per tahun. Saat ini pemakaian kertas perkapita di Indonesia sekitar 26 kg per kapita per tahun. Jauh dibawah Singapura (197,7 kg/kapita/ tahun), Malaysia (110,8 kg/kapita/tahun), Amerika Serikat (288,0 kg/kapita/tahun), Finlandia (368,6 kg/kapita/tahun) dan Jepang (245,5 kg/kapita/tahun). Hal ini berarti masih ada peluang pengembangan, karena masih berada jauh dibawah titik jenuh. O-6: Posisi geografis Indonesia yang menguntungkan. Salah satu pasar pulp& kertas yang cukup potensial yaitu negara-negara di kawasan Asia Pasifik terutama China (54,8 kg/kapita/tahun) & India (7,7 kg/kapita/tahun), letaknya relatif dekat dengan Indonesia dibandingkan dengan negara-negara Amerika Latin atau NORSCAN.

92  

T-1: Munculnya produk substitusi yang lebih modern. Munculnya teknologi modern sebagai produk pengganti kertas seperti PDA, komputer, handphone, komputer tablet dapat memberikan ancaman bagi PT IKPP. Akan tetapi ancaman tersebut tidak terlalu berpengaruh besar karena secara absolut permintaan pulp& kertas dunia terus meningkat sejalan dengan pengembangan teknologi substitusi tersebut. T-2: Bad campaign yang dilakukan oleh para aktivis lingkungan. Banyaknya isu dumping yang dilontarkan oleh negara-negara pesaing terhadap industri pulp& kertas nasional, pengkaitan perdagangan dengan masalah lingkungan dan HAM, serta isu illegal logging dimana kayu yang dihasilkan berasal dari hutan alam. T-3: Masih ada peraturan perundang-undangan yang kontra produktif. Masih adanya peraturan perundang-undangan yang kontra produktif terhadap pengembangan industri pulp & kertas, seperti: Perda dibeberapa daerah yang menyebabkan ekonomi biaya tinggi, sistem perizinan yang masih rumit dan high cost, serta Perda yang mengharuskan setiap pelaku industri untuk menyediakan areal HTI yang cukup luas (± 108.000 ha netto atau 155.000 ha gross) per perusahaan dengan kapasitas 600.000 ton/tahun yang kompak (tidak terlalu menyebar), dan clear & clean (bebas konflik).

93  

T-4: Munculnya pesaing-pesaing baru yang potensial. Pertumbuhan ekonomi global yang didominasi oleh negaranegara berkembang saat ini menghasilkan produsen pulp& kertas dari berbagai negara. Sebagai contoh adalah Negaranegara di Amerika Latin seperti Brazil, Chili, dan Uruguay. T-5: Krisis ekonomi global yang mempengaruhi nilai valuta asing. Nilai tukar mata uang asing sangat berpengaruh bagi PT IKPP karena 60% dari hasil produksinya untuk ekspor. Pembayaran bahan baku impor dan pembiayaan ekspor dilakukan dengan menggunakan mata uang asing (US$). Oleh karena itu, kondisi kurs yang tidak stabil dapat berpengaruh besar bagi perusahaan karena biaya yang dikeluarkan akan disesuaikan dengan kurs yang berlaku pada saat ini. T-6: Jumlah pesaing kuat yang cukup banyak. Pesaing dari dalam negri seperti PT Riau Andalan Pulp and Paper (RAPP) merupakan pesaing utama PT IKPP. Menurut Kepala Divisi Marketing PT IKPP, pangsa pasar grup APP dalam pasar lokal sebesar 50%. Untuk pasar luar negri, PT IKPP bersaing dengan International Paper yang saat ini merupakan produsen kertas terbesar di Dunia serta produsen lainnya dari manca negara.

94  

4.2.1.2 Hasil Evaluasi Faktor Internal Berikut ini merupakan hasil evaluasi faktor internal yang diperoleh dari melakukan pembobotan SWOT dengan menggunakan metode analisis berpasangan (Pairwise Method). Table 4.7 Matrix Evaluasi Faktor Internal (IFE Matrix)

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7

Kekuatan (Strength) Dukungan finansial yang kuat Kualitas bahan baku yang baik Penguasaan teknologi yang berbasis efisiensi Kerjasama dengan perusahaan SinarMas Produksi skala besar dan jaringan luas Dukungan manajemen untuk pengembangan TI Memiliki pasokan bahan baku sendiri Total Kekuatan (Strength)

Kelemahan (Weakness) Tata kelola TI yang belum terstruktur dan W1 sistematis W2 Staffturnover yang tinggi

BOBOT RANK AVERAGE 0.130 4 0.522 0.099 4 0.396 0.090 4 0.361 0.093 3 0.279 0.079 4 0.317 0.069 3 0.207 0.093 3 0.279 2.361

0.073 0.078

2 1

0.146 0.078

Jumlah ‘trim loss paper’ dan ‘waste paper’ W3 yang masih tinggi 0.065 1 0.065 W4 Ketergantungan bahan baku impor yang tinggi 0.079 2 0.159 Masih tingginya ‘dead stock’ hasil produksi di W5 gudang 0.050 1 0.050 Total Kelemahan (Weakness) 0.499 Total Internal Factor Evaluation (IFE) 1 2.859 Dari tabel diatas, dapat dilihat bahwa total nilai dari evaluasi faktor internal yang dilakukan sebesar 2,859. Total rata-rata tertimbang diatas 2,5 menggambarkan PT IKPP memiliki kekuatan secara internal. Hal ini mengindikasikan bahwa kelemahan yang ada masih bisa diatas dengan kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan. Kelemahan perusahaan saat ini terletak pada jumlah ‘trim loss paper’ dan ‘waste paper’ yang masih tinggi serta tata kelola TI yang belum sistematis. Tetapi dengan dukungan kekuatan yang dimiliki terutama dari sisi finansial, kualitas produksi yang

95  

baik, serta dukungan dari manajemen memberikan pengaruh potensial yang masih dapat dikembangkan kedepannya. 4.2.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal Berikut ini Berikut ini merupakan hasil evaluasi faktor eksternal yang diperoleh dari melakukan pembobotan SWOT dengan menggunakan metode analisis berpasangan (Pairwise Method). Table 4.8 Matrix Evaluasi Faktor Eksternal (EFE Matrix)

Peluang (Opportunity) O1 Biaya produksi pulp & paper di Indonesia murah Industri pulp & paper ditetapkan sebagai salah O2 satu prioritas pengembangan industri nasional O3 Tersedianya bahan baku alternatif yang berlimpah Makin berkurangnya peran negara-negara NORSCAN dalam memasok kebutuhan pulp & O4 paper di dunia Permintaan pulp & paper di Indonesia cukup O5 besar O6 Posisi geografis Indonesia yang menguntungkan Total Peluang (Opportunity)

BOBOT RANK AVERAGE 0.097 3 0.290 0.110 0.115

1 3

0.110 0.346

0.105

3

0.316

0.083 0.088

4 2

0.330 0.175 1.567

T1

Ancaman (Threat) Munculnya produk substitusi yang lebih modern

0.096

2

0.192

T2

Bad campaign yang dilakukan oleh para aktivis lingkungan

0.059

4

0.238

T3 T4

Masih ada peraturan perundang-undangan yang kontra produktif Munculnya pesaing-pesaing baru yang potensial

0.072 0.067

2 2

0.143 0.133

T5 T6

Krisis ekonomi global yang mempengaruhi nilai valuta asing 0.051 4 Jumlah pesaing kuat yang cukup banyak 0.058 1 Total Ancaman (Threat) Total Eksternal Factor Evaluation (EFE) 1 Dari tabel diatas, dapat dilihat bahwa total dari evaluasi faktor eksternal berjumlah 2,534. Total nilai tertimbang diatas 2,5 mengindikasikan bahwa PT IKPP mampu merespon dengan baik peluang dan

0.202 0.058 0.967 2.534

96  

ancaman yang ada dalam industrinya. Peluang PT IKPP sangat besar, terutama sumber bahan baku alternatif yang melimpah serta permintaan produk di Indonesia yang masih cukup tinggi. Saat ini ancaman yang patut diwaspadai oleh PT IKPP adalah bad campaign yang dilakukan oleh para aktivis lingkungan. Karena hal ini, pada tahun 2010 produk PT IKPP dihentikan (diboikot) oleh Nestle dan Unilever yang menyebabkan kerugian bagi korporasi. Selain itu, krisis finansial global yang terjadi sejak tahun 2008 memberikan dampak bagi PT IKPP yang berimbas pada kerugian perusahaan hingga lebih dari Rp 120 miliar. 4.2.1.4 Matrix SWOT Dari pengolahan faktor internal (IFE) dan faktor eksternal (EFE), selanjutnya menghitung total dari setiap faktor kemudian memetakannya ke dalam diagram SWOT sehingga akan didapat posisi PT IKPP pada kuadran tertentu. Titik X = Total Strength – Total Weakness = 2,361 – 0,499 = 1,862 Titik Y = Total Opportunity – Total Threat = 1,567 – 0,967 = 0,6

97  

Gambar 4.13 Diagram SWO OT PT IKPP

 

Matrix SWOT PT P IKPP Table 4.9 M

Opportu unity: 1. Biayya Produksi di Inndonesia murah dustri pulp & paper 2. Ind ditetapkkan sebagai priorritas 3. Teersedia bahann baku alternattif 4. Peran n NORSCAN beerkurang 5. Dem mandpulp & paper di Indonessia besar 6. Poosisi geografiss yang mengunntungkan Threatss: 1. Prooduk substitusi yang modern n 2. Bad campaign c 3. Perraturan yang kontra produkttif 4. Munccul pesaing poteensial 5. Krisiis ekonomi globaal 6. Jumlah pesaing kuat yang cukup banyak b

Strenngth: 1. Duukungan finansial yang kuat. 2. Kuualitas bahan bakku yang baik. 3. Peenguasaan teknologi yang berbassis efisieensi 4. Keerjasama dengan n perusahaan SinarrMas 5. Prroduksi Skala beesar dan jaringann luas 6. Duukungan manajeemen untuk penggembangan TI 7. Memiliki M pasokann bahan baku senndiri Strateegi SO • Fokkus pada penguaasaan pasar lokall dan luar nnegri (S1, S2, S33, S5, S6, S7, O1,O5) • Fokkus pada Qualityy Control (S2, S33, S6, O5) • Cost Leadership (S S1, S3, S4, S5, S6, O2, O6) • Bekkerja sama denggan industri terkaait seperrti industri koran n & percetakan (S4, ( S6, O1, O O5) • Meemperluas dan me-manage m hutann tanam man industri (S11, S7, O3, O4) Strategi ST • Fokkus pada penguaasaan pasar lokall dan luar nnegri (S1, S2, S33, S5, S6, S7, T11, T5) • Differensiasi produkk (S2, S5, T4, T66) • Pennciptaan produk yang ramah lingkkungan (S1, S2, S3, S6, T2, T3, T5) • Meempertahankan ISO I 9001/ manaagement quality (S2, S3, S6, T2, T3, T4, T T6) • Meenetapkan strateg gi harga (S5, S6,, T6)

Weaknness: 1. Tataa kelola TI yanng belum sistemaatis 2. Staff ff turnover yang ttinggi 3. Jum mlah ‘trim loss paaper’ dan ‘waste paper’ yangg masih tinggi 4. Kettergantungan bahhan baku yang tiinggi 5. Massih tingginya ‘deead stock’ hasil produksi di gudanng Strategi WO • Efisieensi jumlah ‘trim m loss paper’’ dan ‘waste paper’ (W3, W5, O1, O4, O5) • Meniingkatkan tingkaat produkktivitas & kesejaahteraan karyaw wan (W2, O1) • Meneerapkan IT Goveernance berbasis CoBIT 4 (W1, O3, O5) • Mem maksimalkan pennggunaan bahan baku alternatif (W4, ( O3) Strategi WT • Prosees produksi yangg lebih efisienn (W1, W3, W5, T1, T4, T5, T66) • Efisieensi penggunaann bahan baku (W W1, W3, W4, W5, W T1, T5) • Menccari pelanggan potensial p baru (W W5, T1) • Mem maksimalkan pennggunaan TI (W1 1, T1,T2, T4, T66)

98  

4.2.1.5 Matrix Internal Eksternal (IE) Total Nilai Tertimbang IFE KUAT 3,0 hingga 4,0

Total Nilai Tertimbang EFE

4 4 I TINGGI 3,0 hingga 4,0

3 II TUMBUH & KEMBANGKAN

3 IV RATA-RATA 2,0 hingga 2,99

1

LEMAH 1,0 hingga 1,99 2 III

TUMBUH & KEMBANGKAN V

TUMBUH & KEMBANGKAN 2 VII

RENDAH 1,0 hingga 1,99

RATA-RATA 2,0 hingga 2,99

JAGA & PERTAHANKAN VI

JAGA & PERTAHANKAN VIII

JAGA & PERTAHANKAN

1

TUAI ATAU DIVESTASI IX

TUAI ATAU DIVESTASI

TUAI ATAU DIVESTASI

Gambar 4.14 Matrix Internal Eksternal (IE Matrix)

Dari hasil analisis SWOT, arahan strategi PT IKPP yakni: 1. Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri Kertas merupakan produk yang sangat sensitif dan memiliki banyak spesifikasi sesuai dengan pesanan pelanggan. PT IKPP perlu fokus pada ekspansi dalam menemukan pasar baru yang potensial seperti di Timur Tengah dan Amerika. Untuk itu diperlukan mekanisme penciptaan high value product / produk bernilai tinggi dari segi kualitas, pasar, dan profit. Maksudnya adalah perusahaan mulai berfokus pada produk yang memiliki pasar yang besar dan memilki profit yang besar. PT IKPP dapat memilih portfolio investasi yang bagus serta menyesuaikan diri dengan permintaan pasar. 2. Fokus pada Quality Control Kepuasan pelanggan sangat penting untuk dijaga. Oleh karena itu, produk yang dihasilkan juga harus dapat memenuhi standar konsumen. PT

IKPP

perlu

mempertahankan

ISO

9001

tentang

Quality

Management serta mendapatkan sertifikasi internasional seperti PEFC

 

99  

(Programme for the Endorsement of Forest Certification Scemes) atau Ekolabel yang merupakan tanda atau sertifikasi pada suatu produk yang memberikan keterangan kepada konsumen bahwa produk tersebut ramah lingkungan. 3. CostLeadership Strategi Biaya Rendah (cost leadership) menekankan pada upaya memproduksi produk standar (sama dalam segala aspek) dengan biaya per unit yang sangat rendah. Produk ini (barang maupun jasa) biasanya ditujukan kepada konsumen yang relatif mudah terpengaruh oleh pergeseran harga (price sensitive) atau menggunakan harga sebagai faktor penentu keputusan. Dari sisi perilaku pelanggan, strategi jenis ini amat sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang termasuk dalam kategori perilaku low-involvement, ketika konsumen tidak (terlalu) peduli terhadap perbedaan merek, (relatif) tidak membutuhkan pembedaan produk, atau jika terdapat sejumlah besar konsumen memiliki kekuatan tawar-menawar yang signifikan. Terutama dalam pasar komoditi, strategi ini tidak hanya membuat perusahaan mampu bertahan terhadap persaingan harga yang terjadi tetapi juga dapat menjadi pemimpin pasar (market leader) dalam menentukan harga dan memastikan tingkat keuntungan pasar yang tinggi (di atas rata-rata) dan stabil melalui caracara yang agresif dalam efisiensi dan kefektifan biaya. Strategi keunggulan biaya bukanlah tanpa resiko. Peralatan produksi perusahaan yang unggul dalam hal biaya dapat usang melalui inovasi teknologi pesaingnya. Inovasi ini memungkinkan memungkinkan perusahaan

100  

pesaing memproduksi dengan biaya yang lebih rendah. Resiko lainnya adalah adanya peniruan. Pesaing terkadang mempelajari bagaimana meniru strategi biaya rendah. Ketika hal ini terjadi perusahaan akan ditantang untuk meningkatkan nilai produk yang dihasilkan. 4. Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait PT IKPP dalam mengembangkan peranannya perlu menjalin kerjasama dengan industri-industri terkait seperti industri koran, industri percetakan & penerbitan, industri kemasan, serta industri konverting. Berdasarkan data dari Pusat Grafika Indonesia tahun 2005 terdapat 7.760 perusahaan / industri jasa cetak. Hingga kini tercatat ada sekitar 35.000 pelaku industri cetak dengan omzet pasar mencapai Rp 130 triliun per tahun dengan produknya berupa buku, media cetak, dan kemasan industri. Melihat besarnya industri percetakan dalam negri, PT IKPP dapat menjalin kerjasama dengan industri percetakan dengan berkomitmen memberikan suply kertas dengan harga yang stabil. 5. Memperluas dan me-manage HTI Konsep pengembangan industri pulp& kertas dilakukan dalam skala besar dan terpadu dengan HTI. Pengelolaan HTI harus dapat memenuhi kaidah-kaidah kelestarian lingkungan. Untuk dapat memperluas HTI, PT IKPP perlu menjalin kerjasama dengan pihak terkait seperti Pemda terkait untuk mengalokasikan areal HTI dalam rangka mendukung perluasan perusahaan maupun pembangunan pabrik pulp baru. Dengan perluasan ini diharapkan suply bahan baku pulp untuk pengembangan perusahaan menjadi maksimal serta dapat melestarikan lingkungan.

101  

4.2.1.6 Arahan Strategis Berikut arahan strategis yang dapat dijadikan sebagai kerangka kerja untuk mendefinisikan tujuan dan sasaran perusahaan PT IKPP. Arahan strategis ini penting dalam memberikan target yang jelas dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Table 4.10 Arahan Strategis PT Indah Kiat Pulp & Paper Tbk

Arahan Strategis

Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri

Fokus pada Quality Control

Cost Leadership

Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait

Memperluas dan me-manage HTI

Tujuan • Penciptaan High Value Product • Memenuhi kebutuhan pasar • Menemukan pasar potensial baru • Memenuhi standar spesifikasi konsumen • Mempertahankan kualitas berstandar internasional • Mendapatkan sertifikasi dan pengakuan internasional atas produk IKPP • Menjadi pemimpin pasar & penentu harga

Bobot (%)

Metric • Profit • Pemenuhan permintaan • Jumlah konsumen baru • Jumlah komplain • Jumlah sertifikasi yang dipertahankan

10 10

30

10 10

5

20

• Jumlah sertifikasi internasional 5 • Jumlah hasil produksi

• Mengurangi biaya produksi • Memastikan suply kertas ke konsumen lancar • Meningkatkan penjualan

• Waktu pengiriman

• Memastikan suply bahan baku pulp lancar

• Ketersediaan bahan baku

• Mengembangkan kapasitas produksi pulp • Melestarikan lingkungan

• Meningkatkan penjualan • Meningkatkan penjualan

• Biaya produksi

10 5

10 • Jumlah pesanan

15

15

5 8 20 7 5

102  

Rencana strategis yang dimiliki PT IKPP yakni: 1. Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri Untuk mencapai tujuan strategis ini, diperlukan penguasaan pasar baik lokal maupun luar negri dengan menemukan pelanggan potensial baru. Selain itu, PT IKPP juga perlu memastikan bahwa pemenuhan permintaan pelanggan yang ada saat ini terpenuhi dengan baik. Dengan memastikan suply chain yang baik dan berkembangnya kinerja usaha PT IKPP akan menghasilkan profit yang bagus. 2. Fokus pada Quality Control (QC) Kualitas produk merupakan hal mutlak bagi PT IKPP. Untuk itu PT IKPP perlu untuk terus menerus mengembangkan kualitas produk. Pengukuran tersebut dapat dilihat dari jumlah komplain yang diterima PT IKPP setiap periode bulanan. Selain itu, QC diperlukan untuk menghadapi bad campaign yang dilakukan oleh LSM dan pola konsumsi dunia yang cenderung mengarah pada Green Consumerian diperlukan sertifikasi Ekolabel. Hal ini dikarenakan produk Ekolabel adalah produk ramah lingkungan yang mempertimbangkan mulai dari bahan baku yang legal dan dikelola secara lestari, pengelolaan aspek lingkungan sesuai dengan ambang batas yang ditentukan, pengelolaan limbah dan efisiensi kemanfaatan sumber daya alam untuk ruang lingkup industri kertas. 3. Cost Leadership Sesuai dengan visi PT IKPP “Menjadi produsen bubur kertas (pulp) dan kertas nomor satu di dunia dengan standar internasional pada abad ke-21 yang berdedikasi memberikan yang terbaik bagi para pelanggan,

103  

pemegang saham, karyawan dan masyarakat”, maka diperlukan pengukuran lain selain kualitas, yakni meningkatkan kapasitas produksi untuk skala internasional. Dengan kapasitas produksi yang besar dengan kualitas yang baik, maka PT IKPP dapat menjadi pemimpin pasar dan penentu harga kertas dunia serta mengurangi biaya produksi. 4. Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait Kerjasama yang baik dengan industri terkait merupakan faktor penting dalam kelancaran perusahaan baik dalam hal pemenuhan pesanan sampai pada proses kelancaran pembayaran. Sebagai contoh PT IKPP dapat memasok produk kertas ke industri percetakan yang meminta spesifikasi produk kertas tertentu. Dengan adanya kerjasama ini, sejalan dengan tumbuhnya industri percetakan maka proses produksi akan lebih efisien dan mudah karena spesifikasi produk kertas yang diminta tidak banyak perubahan dan permintaan diperkirakan akan terus tumbuh. 5. Memperluas dan me-manage HTI Penggunaan bahan baku kertas bekas untuk pembuatan kertas akan semakin meningkat seiring dengan tekanan internasional di bidang lingkungan hidup. Pengembangan bahan baku kayu akan dilakukan oleh Negara-negara yang memiliki potensi hutan cukup besar seperti Indonesia dengan sistem HTI dan penerapan Sustainable Forest Management (SFM). HTI seluas ± 108.000ha netto atau 155.000 ha gross per perusahaan dengan kapasitas 600.000 ton/tahun merupakan salah satu syarat yang diterapkan oleh Pemerintah RI untuk industri pulp &paper. Pengembangan HTI saat ini masih cukup terbuka, mengingat

104  

masih banyak hutan yang rusak dapat dikonversi menjadi HTI (sumber: Dept. Perindustrian, 2009). 4.2.1.7 Analisis Value Chain Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan menjadi suatu kesimpulan tentang teknologi yang dapat dimanfaatkan dari bisnis proses yang ada. Aktivitas value chain terbagi menjadi dua kelompok aktivitas perusahaan yakni aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Analisis value chain juga menunjukkan hubungan antara aktivitas dan fungsi yang ada pada lingkungan internal organisasi. Setiap aktivitas dalam value chain membutuhkan biaya dan penggunaan aktiva, membebankan biaya operasional serta aktiva yang digunakan untuk setiap aktivitas. Setiap aktivitas dari value chain

harus dapat diubah

menjadi kemampuan kompetitif sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif dan dapat menciptakan nilai tambah dengan integrasi pengetahuan dari setiap individu dalam perusahaan. 1. Infrastruktur Perusahaan •

Data center / server

•

Mills (Main office, mesin, warehouse, pengolahan limbah, HTI, dan lain-lain)

•

Hardware

•

Network

•

Software & License

•

ISO 9001 & ISO 14000

•

Legal, Accounting & Financial Management

105  

2. Manajemen Sumber Daya Manusia •

Personnel

•

Recruitment

•

Training

•

Payroll

•

Compensation & Benefit

•

Manpower planning

3. Pengembangan Teknologi •

Research & Development

•

Network & Communication improvement

•

Process efficiency (Business Process Reengineering)

4. Procurement •

Vendor Management & Evaluation

•

Supply Chain Management

•

Pembiayaan (funding)

5. InboundLogistic •

Impor bahan baku

•

Quality Control atas bahan baku

•

Penyimpanan (storing) bahan baku

•

Pelaporan / reporting

6. Operational •

Production planning

•

Controlling

•

Machine & sparepart maintenance

106  

•

Quality Control

7. OutboundLogistic •

Packaging & Labeling

•

Finished goods Delivery & Invoicing

•

Reporting / Pelaporan

•

Penyimpanan finished goods (warehouse)

8. Marketing &Sales •

Order Processing

•

Customer Management

•

Promosi / iklan

•

Sales Analyzes & Market Research

9. Service •

Layanan komplain

•

Retur barang & refund pembayaran

•

Corporate Social Responsibility

•

Upgrades

107  

  Gambar 4.15 Diagram Value Chain PT IKPP

Jika dilihat dari proses bisnis PT IKPP dan mengambil masukan dari analisis SWOT mengenai kelemahan PT IKPP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Divisi Produksi masih mengalami kendala tingginya jumlah ‘trim loss paper’ dan ‘waste paper’. Hal ini mengacu pada rantai nilai operasional yakni production planning dan controlling. Jumlah dari sisa pemotongan kertas atau ‘trim loss paper’ yang rata-rata 2% dari setiap roll dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan efisiensi proses produksi terhadap proses ‘cutting’ agar lebih optimal. Selain itu diperlukan SOP untuk menangani ‘trim loss paper’ tersebut agar dapat diproses kembali menjadi pulp untuk diproses kembali. Selain itu, tingginya angka ‘waste paper’

108  

yang rata-rata melebihi 40% dari setiap produksi menandakan adanya kesalahan pada pengawasan (controlling) proses produksi. 2. Tingginya ‘dead stock’ finished goods / hasil produksi di gudang dikarenakan beberapa pelanggan yang telah memesan barang membatalkan pesanan secara tiba-tiba tetapi barang sudah terlanjur diproduksi. Dilihat dari proses bisnis kegiatan manufaktur, maka diperlukan perubahan proses dan menambahkan aplikasi yang dapat melihat potensi pelanggan baru agar barang tidak tersimpan lama digudang. 3. Dari sisi rantai nilai Product & Technology Development terdapat kekurangan yakni tata kelola TI yang belum sistematis. Proses evaluasi sebuah kegiatan berbasis penggunaan TI (khususnya yang bukan berbasis SAP) di PT IKPP masih sangat jarang dilakukan atau bahkan tidak dikenali sama sekali. Sebagian besar dari proyek-proyek TI dapat dikatakan terbengkalai, kurang mencapai sasaran serta mengalami tumpang tindih. Hal ini diperlukan untuk memudahkan

monitoring,

evaluasi

dan

redevelopment

penyelenggaran TI di PT IKPP. 4.2.2 Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal PT IKPP Analisis lingkungan eksternal bisnis PT IKPP dilakukan untuk menganalisa faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis PT IKPP yang hasilnya akan menciptakan sebuah peluang ataupun ancaman bagi PT IKPP. Analisis dilakukan dengan pendekatan kuantitatif menggunakan metode Porter’s Five Forces.

109  

4.2.2.1 Threat of New Entrant Semakin mudah bagi kompetitor untuk memasuki sebuah industri atau ada usaha untuk memperluas operasi kompetitor ke dalam industri lebih signifikan merupakan ancaman terhadap bisnis PT IKPP. Berikut kuisioner yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang relevan dengan ancaman pendatang baru (Steenberg, D. L., 2010). Table 4.11 Respon pertanyaan yang relevan dengan “Threat of New Entrant”

Threat of New Entrants Is there any government policy inhibiting new entrants from entering the industry? What degree of retaliation can be expected from existing 2 competitors in the case of new entrants entering the industry? 3 How important is it to enjoy absolute cost advantage? How difficult is it for new entrants to gain access to 4 distribution channels? 5 How significant are switching costs for buyers? 6 How important is it to achieve economies of scale? How important is product differentiation and brand 7 loyalty in the industry? Are the capital requirements for entering the industry 8 significant? TOTAL SKOR NILAI TERTINGGI PERSENTASE Berikut penjelasan mengenai detail pertanyaan: 1

Score 5 2 4 4 5 3 4 5 32 40 80%

1. Kebijakan pemerintah (point: 5) Faktor ini untuk melihat kebijakan resmi pemerintah yang mampu menghambat masuknya kompetitor baru ke industri pulp & paper. Sangat sedikit kompetitor yang mampu mempengaruhi faktor ini.

110  

2. Aspek balasan kompetitor (point: 2) Pendatang baru dapat melakukan aksi menurunkan harga (strategi harga) untuk mengimbangi pengaruh PT IKPP. 3. Keunggulan biaya (point: 4) Perusahaan telah membangun hubungan baik dengan suplier karena masih merupakan sister company dibawah grup APP. Faktor ini menjadi penting karena harga produksi yang perlu selalu ditekan seminimal mungkin. 4. Akses ke saluran distribusi (point: 4) Saat ini saluran distribusi sudah dibangun oleh grup APP dengan adanya distributor yang menjual produk PT IKPP. Hal ini menjadi keunggulan tersendiri bagi PT IKPP karena kompetitor tidak mudah dalam mendistribusikan produknya untuk pasar skala besar. 5. Switching cost bagi pelanggan (point: 5) Faktor ini bertujuan untuk mengukur loyalitas pelanggan yang disebabkan oleh faktor biaya karena berpindah suplier. 6. Skala ekonomi (point: 3) Skala ekonomi terjadi ketika biaya untuk setiap produk yang dihasilkan rendah dikarenakan jumlah kapasitas produksi yang meningkat. Faktor ini sangat terkait dalam setiap industri manufaktur. 7. Diferensiasi produk dan merk (point: 4) Ancaman masuknya kompetitor baru dapat dikurangi dengan tingginya tingkat diferensiasi yang mempengaruhi loyalitas

111  

pelanggan. Hal ini mengakibatkan kompetitor akan mencari cara dengan membedakan pelayanan dari pada produk. 8. Modal yang dibutuhkan (point: 5) Faktor ini untuk melihat seberapa besar modal yang diperlukan kompetitor baru untuk memasuki industri pulp & paper. Semakin tinggi modal yang diperlukan, maka akan semakin sulit bagi pendatang baru untuk memasuki industri ini. 4.2.2.2 Threat of Substitution Products Table 4.12 Respon pertanyaan yang relevan dengan “Threat of Substitute Product”

Threat of Substitute Products Are substitutes relatively well priced and do they perform well? Are there significant switching costs involved for 2 customers in switching to substitute products? Do customers have a high propensity to use substitute 3 products? TOTAL SKOR NILAI TERTINGGI PERSENTASE Berikut penjelasan mengenai detail pertanyaan: 1

Score 5 3 5 13 15 87%

1. Harga dan performa dari produk substitusi (point: 5) Faktor ini untuk melihat apakah produk substitusi yang memiliki performa baik dan harga lebih murah memberikan dampak ancaman bagi bisnis PT IKPP. 2. Biaya untuk beralih (point: 3) Faktor yang melihat biaya yang diperlukan oleh pelanggan untuk beralih ke produk substitusi. Apakah mudah untuk beralih dari sisi aspek finansial.

112  

3. Keinginan pelanggan (point: 5) Faktor keinginan / ketertarikan pelanggan untuk beralih produk. 4.2.2.3 Power of Suppliers Table 4.13 Respon pertanyaan yang relevan dengan “Power of Suppliers” 

Power of Suppliers Score Are there significant costs involved in switching to a 1 1 different supplier? 2 Are substitute suppliers readily available? 3 3 Is the volume of purchases made important to suppliers? 4 4 Are suppliers geographically concentrated? 4 Are businesses in the industry important customers to the 5 5 suppliers? 6 How significant is the threat of forward integration? 0 Are industry products reliant on highly specialized 7 3 supplies? 20 TOTAL SKOR 35 NILAI TERTINGGI PERSENTASE 57% Berikut penjelasan mengenai faktor-faktor yang berkontribusi dalam kekuatan supplier: 1. Biaya peralihan ke suplier alternatif (point: 1) PT IKPP memiliki suply chain yang baik dengan adanya HTI. Pengadaan suply bahan baku tidak menjadi masalah bagi PT IKPP saat ini. 2. Ketersediaan barang suplier (point: 3) Dengan kondisi luas HTI saat ini yang dimiliki oleh PT IKPP, maka ketersediaan bahan baku pulp terjamin.  3. Volume pembelian bagi suplier (point: 4) Ketika volume pembelian menjadi sangat penting bagi suplier (terjadi ketika suplier berhadapan dengan high unit costs), kekuatan supliermenurun. Dalam kasus ini, ada pengecualian yang

113  

tergantung dari jenis barang yang dibeli. Contohnya, volume sangat penting untuk produk kertas A4 warna putih, tetapi tidak penting untuk produksi kertas khusus seperti Qu’ran paper. Dengan kata lain, semakin standar suatu barang diproduksi maka semakin penting volume pembeliannya. 4. Konsentrasi suplier (point: 4) Saat ini suplier PT IKPP terkonsentrasi di daerah Perawang, Riau tempat dimana HTI yang dikelola PT Arara Abadi dan partner bisnis lainnya. 5. Biaya relatif terhadap total biaya industri (point: 5) Ketika harga produksi suplier berpengaruh besar pada total harga operasi industri, suplier memiliki kekuatan untuk memasukkan faktor ini. Faktor ini dimasukkan karena adanya variasi dalam produksi. 6. Ancaman integrated forward (point: 0) Suplier dapat memberikan ancaman untuk masuk dan bersaing langsung dalam industri ini. Tingginya biaya untuk masuk dan tingkat rivalitas ke industri ini membuat suplier tidak tertarik masuk ke industri ini. 7. Dampak produk untuk cost atau diferensiasi (point: 3) Mengganti ke suplier lain merupakan hal yang sulit dan menimbulkan biaya. Bagi PT IKPP mengganti suplier bukan pilihan yang bijak karena harga, kualitas dan ketersediaan yang

114  

diberikan suplier saat ini masih dapat menjamin keberlangsungan produksi perusahaan. 4.2.2.4 Power of Buyers Table 4.14 Respon pertanyaan yang relevan dengan “Power of Buyers” 

Power of Buyers

Score

1

Are customers geographically concentrated and do they buy in large volumes?

2

2

Is industry product undifferentiated or standard?

4

Does the industry product form a component of buyer 3 product and represent a significant fraction of the cost of buyer production? 4 1 Do buyers earn low profits on their products? Is the quality of the industry product important to the 5 5 quality of the buyer product? Does the industry product provide a cost saving to the 0 6 buyer in the application thereof? Do buyers pose a credible threat of integrating 7 1 backwards into the office pulp & paper industry? 16 TOTAL SKOR 35 NILAI TERTINGGI PERSENTASE 46% Berikut penjelasan mengenai faktor-faktor yang berkontribusi dalam 3

kekuatan pembeli: 1. Pembeli terkonsentrasi atau membeli dalam jumlah besar (point: 2) PT IKPP memiliki pembeli yang secara geografis tidak terpusat / sebagian besar terpencar ke berbagai negara tetapi secara konsisten membeli dalam jumlah mengengah ke atas. Oleh karena itu, diperlukan kantor cabang (representative office) untuk membantuk pelayanan terhadap customer secara regional.

115  

2. Merupakan produk standar (point: 4) Produk PT IKPP sebagian besar merupakan produk standar yang umum digunakan, seperti kertas HVS, A4, Photocopy Paper, maupun kertas karbon. 3. Produk PT IKPP merupakan komponen produk pembeli dan mewakili sebagian besar biaya produksi pembeli (point: 3) Untuk hal ini tidak diketahui apakah produk IKPP dibeli oleh konsumen akhir atau diolah kembali menjadi barang yang lebih memiliki nilai. Tetapi khusus untuk kertas foodgrade digunakan oleh pembeli dan dikategorikan sebagai biaya produksi. 4. Pembeli mendapatkan low profit (point: 1) Profit yang diperoleh oleh customer dari produk PT IKPP tidak banyak karena bisnis pembeli rata-rata tidak mengandalkan produk kertas.  5. Kualitas produk penting bagi kualitas produk pembeli (point: 5) Bagi customer khususnya pembeli produk kertas food grade, kualitas merupakan hal utama karena menyangkut nama baik customer PT IKPP. 6. Produk PT IKPP memberikan cost saving bagi pembeli (point: 0) Tidak ada info yang dapat diperoleh dari point ini. 7. Ancaman integrated forward pembeli (point: 1) Tidak menutup kemungkinan bahwa suatu saat customer dapat membangun sendiri industri pulp & paper sebagai Strategic Business Unit yang mensupport industri utamanya. Tetapi hingga

116  

saat ini PT IKPP belum melihat potensi tersebut menjadi kenyataan. 4.2.2.5 Rivalry Between Existing Competitor Table 4.15 Respon pertanyaan yang relevan dengan “Threat of Rivalry” 

Threat of Rivalry Are there a relatively large number of competitors in the industry that are roughly of similar size? 2 Is this a fast-growing industry? 3 Does the industry product lack differentiation? Is the industry characterized by high fixed costs or 4 perishable products? 1

5

Does capacity have to be augmented in large increments?

6 How significant are the exit barriers from the industry?

Score 4 3 1 4 5 4

How diverse are competitors in their strategic approach 4 to competing in the industry? 25 TOTAL SKOR 35 NILAI TERTINGGI PERSENTASE 71% Berikut penjelasan mengenai faktor-faktor yang berkontribusi dalam 7

“Threat of Rivalry”: 1. Jumlah kompetitor dan ukurannya (point: 4) Saat ini terdapat banyak kompetitor baik besar maupun kecil yang berada di dalam negri maupun diluar negri. Bagi PT IKPP, kompetitor merupakan faktor yang dapat mengurangi tingkat keuntungan perusahaan. 2. Tingkat pertumbuhan industri (point: 3) Tingkat pertumbuhan industri ini sekitar 4% per tahun. PT IKPP perlu untuk meningkatkan kapasitas produksi dan memperluas pasar agar memperoleh benefit.

117  

3. Produk tidak memiliki diferensiasi (point: 1) Produk pulp & paper tidak memiliki banyak perbedaan dari segi bentuk. Namun dari segi kualitas, PT IKPP terus menerus menjaga dan menjamin kualitas produk yang diberikan kepada customer. 4. Tingginya fixed cost& produk mudah rusak (point: 4) Biaya tetap merupakan poin penting yang perlu diperhatikan. Selain itu, kualitas produk kertas yang tidak dapat bertahan lama dan terus menurun (sekitar 6 bulan) karena tidak terjual (dead stock) sangat perlu diperhatikan agar dapat meningkatkan keunggulan kompetitif. 5. Peningkatan kapasitas produksi (point: 5) PT IKPP terus meningkatkan kapasitas produksinya untuk mendapatkan produk yang berskala ekonomis. Dengan tingginya produksi, dapat mengakibatkan oversupply yang berujung pada penurunan harga. 6. Exir barriers (point: 4) Hambatan untuk keluar dari industri ini mengakibatkan industri mengintensifkan persaingan yang mengarah pada perang harga. Namun PT IKPP maupun kompetitor perlu memikirkan mengenai rencana keluar dari bisnis jika terjadi hal-hal yang merugikan. 7. Keragaman pesaing (point: 4) Dengan tingginya tingkat keragaman pesaing dapat semakin membuat persaingan industri semakin kompetitif. PT IKPP

118  

melakukaan diversifikkasi produk yakni di Taangerang meemproduksi kertas bu udaya, sedanggkan Perawaang memprooduksi kertass industri. 4.2.2.6 Summary S off Five Forcees Analysis

Summ mary of Threatss P e r c e n t a g e

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

87

80

71 1 57 46

TTHREAT OF  THREAT OF  SSUBSTITUTION  ENTRY PRODUCTS

POWER OFF  SUPPLIER

POWER OF  BUYERSS

RIVA ALRY  BETW WEEN  COMPETTITORS

Threats

  Gaambar 4.16 Sum mmary of Five Forces F Analysiss

Fokus

dari

analissis

lingkunngan

eksteernal

adalah

untuk

mengidentifikasi ancaman yyang relevann bagi bisniis di industrri tertentu. Untuk k penelitian ini, hasil aanalisis telahh diukur seecara kuantiitatif untuk memb berikan infoormasi menngenai ancam man yang ppaling signiifikan dari perspeektif perusaahaan (PT IKPP). Daalam perum musan strateegi tingkat komppetitif atau bisnis, b sangaat penting unntuk menangggapi ancam man dengan memp posisikan PT T IKPP untukk melindunggi diri atau mempengaru m uhi (bekerja sama)) dengan koompetitor unntuk mencap pai keungguulan kompetiitif. Dalam kasus strategi bissnis yang sudah ada dan d secara resmi diterim ma sebagai strateg gi bersaing bisnis, hasiil analisis dapat d digunaakan untuk mengambil m kesim mpulan. Sepeerti yang telaah terlihat paada summaryy diatas, tinggkat produk

119  

pengganti merupakan ancaman yang paling mendominasi, diikuti ancaman pendatang baru dan tingkat persaingan industri saat ini. 4.2.3 Analisis Lingkungan SI/TI Internal PT IKPP Analisis lingkungan internal SI/TI berfungsi untuk melihat sejauh mana PT IKPP menerapkan SI/TI pada lingkungan internal perusahaan sehingga dapat dianalisa strategi apa yang perlu dilakukan dalam meningkatkan keunggulan

kompetitif

perusahaan

dengan

menyesuaikannya

dengan

kebutuhan perusahaan. Selain itu juga untuk memberikan masukan tentang bagaimana kondisi lingkungan internal SI/TI untuk implementasi target bisnis PT IKPP. Terdapat beberapa faktor yang perlu dianalisis, yakni: 4.2.3.1 Identifikasi SI/TI Internal Saat Ini Dalam menganalisis lingkungan internal SI/TI PT IKPP perlu dilakukan assessment terhadap SI/TI yang ada dan digunakan oleh PT IKPP sehingga dapat dijadikan sebagai input untuk pencapaian target bisnis PT IKPP yakni menjadi produsen pulp&paper nomor satu di dunia dengan standar internasional, selain itu untuk mendukung pengambilan keputusan strategi lebih lanjut. 4.2.3.1.1

Hardware Sistem-sistem yang dibangun pada PT IKPP membutuhkan

hardware untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Hardware digunakan oleh seluruh Divisi yang ada di PT IKPP. Adapun rincian hardware adalah sebagai berikut:

120  

-

PC sebanyak 1611 unit, yang terdiri dari 1226 untuk PT IKPP HQ, 208 unit untuk PT IKPP Perawang, 104 unit untuk PT IKPP Serang, dan 73 unit untuk PT IKPP Tangerang.

-

Laptop sebanyak 134 unit.

-

Printer sebanyak 218 unit.

-

Scanner sebanyak 80 unit.

4.2.3.1.2

Arsitektur Jaringan Untuk memudahkan arus informasi antar karyawan PT IKPP

HQ dengan PT IKPP Tangerang, juga PT IKPP Perawang dan PT IKPP Serang maka PT IKPP membuat jaringan yang membantu memperlancar arus informasi. Berikut keterangan jaringan informasi PT IKPP: a. Antara PT IKPP HQ dengan PT IKPP Tangerang yang jaraknya berdekatan (± 1km) maka digunakan gelombang radio E1 128k. Hal ini dikarenakan radio E1 lebih efisien dan hemat biaya. b. Akan tetapi radio E1 tidak dapat mendukung komunikasi yang jauh jaraknya (Perawang – Serpong) antara PT IKPP HQ dengan PT IKPP Perawang. Maka dari itu PT IKPP menyewa jaringan untuk dapat lebih mudah melakukan komunikasi. c. Antara PT IKPP Tangerang, PT IKPP HQ, PT IKPP Serang dan PT IKPP Perawang dapat terhubung secara langsung. d. PABX

digunakan

untuk

membantu

router

memperbanyak

penyimpanan nomor-nomor ekstension, maksudnya adalah dari

121  

satu nomor telepon terdapat beberapa nomor-nomor extension yang akan dihubungkan ke semua staf perusahaan. e. Router adalah sebuah alat yang berfungsi untuk meneruskan paketpaket dari sebuah jaringan ke jaringan lainnya (LAN – LAN/ LAN – WAN) sehingga host-host yang ada pada sebuah jaringan bisa berkomunikasi dengan host yang ada pada jaringan lainnya. Router akan menghubungkan main switch dengan radio device yakni melalui microwave (gelombang mikro). f. Masing-masing PC akan terhubung dengan masing-masing switch dan setiap switch akan terhubung dengan main switch.

  Gambar 4.17 Jaringan Informasi PT IKPP (Sumber: PT IKPP)

4.2.3.1.3

Software Secara umum, aplikasi TI di PT IKPP terdiri dari ERP,

Manufacturing Execution System (MES), Office Application & Corporate Website (berbasis internet). Berikut IT Landscape PT IKPP:

122  

  Gambar 4.18 Landasan TI PT IKPP P (Sumber: PT IIKPP)

Apllikasi peranngkat lunak yang digunnakan oleh perusahaan p g guna menunjang kegiatann bisnis adallah sebagai beikut: b 1 Enterprisse Resource Planning (E 1. ERP) berbasiis SAP SAP merrupakan aplikasi utamaa yang digunnakan PT IK KPP untuk menduku ung proses bbisnis utamaa (core businness) perusaahaan. Saat ini seluru uh modul SA AP telah diintegrasikann di semua perusahaan p dibawah

grup

AP PP.

Berikuut

diimplem mentasikan pada PT IKPP P: a. Finan nce & Costinng b. Materrial Manageement c. Qualiity Managem ment d. Humaan Resourcee Managemen nt e. Sales & Distributtion f. Plantt Maintenancce g. Produuction Plannning

adalah

modul-mo odul

yang

123  

h. Suppllier Relationnship Manag gement (SRM M) i. Custoomer Relatioonship Mana agement (CR RM) Berikut implementas i si modul-moodul tersebuut pada masiing-masing departem men:

  Gambarr 4.19 Implemen ntasi Modul SA AP pada Marketting, Logistik, Accounting A &HRD (Sum mber: PT IKPP))

  Gambar 4..20 Implementaasi Modul SAP pada Productioon, Warehouse, Engineering & &Purchasing (S Sumber: PT IKP PP)

 

124  

2. Office System Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pekerjaan administratif (seperti cuti, ijin dinas, ijin pelatihan / training, permintaan listrik & air untuk keperluan overtime, ijin penggunaan kendaraan, dan lain-lain). Aplikasi ini terbagi menjadi 3 bagian yakni berbasis internet, SAP portal, dan Lotus Notes.

  Gambar 4.21 Tampilan screen aplikasi e-Office berbasis internet

  Gambar 4.22 Tampilan screen aplikasi berbasis Lotus Notes

 

125  

  Gambar 4.23 Tampilan screen aplikasi berbasis SAP Portal 

3. Officetools, seperti Microsoft Office, Adobe, Antivirus. 4. Warehouse Management System (WMS), untuk memantau alur keluar masuk barang digudang.

  Gambar 4.24 Tampilan screen aplikasi WMS

5. Customer

Relationship

Management,

untuk

meningkatkan

hubungan antara perusahaan dengan pelanggan yang telah ada dengan memberikan pelayanan yang maksimal dan memuaskan.

126  

  Gambar 4.25 Tampilan screen aplikasi CRM

6. Project Management, untuk memantau pengembangan proyek baik secara internal maupun eksternal.

  Gambar 4.26 Tampilan screen aplikasi eMPRO

7. Market Information System, untuk memantau perkembangan pasar & potensi pasar. Hal ini bertujuan untuk melihat sejauh mana potensi dan permintaan pasar terhadap produk PT IKPP.

  Gambar 4.27 Tampilan screen aplikasi MIS

127  

8. Corporate

Website,

masyarakat

global.

untuk

mrmpromosikan

Alamat

website

APP ini

kepada bernama

http://www.asiapulppaper.com/

  Gambar 4.28 Tampilan screen aplikasi Corporate Website

4.2.3.1.4

Data Center Data center merupakan tempat penyimpanan server dan

perangkat TI yang menjadi core dari berjalannya SI/TI pada PT IKPP, karena di tempat ini basis data yang sangat penting bagi perusahaan disimpan, jika sampai terjadi kerusakan atau pencurian data maka akan sangat merugikan perusahaan. Oleh karena itu seharusnya data center seharusnya merupakan tempat yang sangat aman dan terlindungi, seperti faktor keamanan saat memasuki data center maupun suhu ruangan yang cukup untuk menjaga kestabilan operasional server. Setelah dilakukan identifikasi data center PT IKPP, saat ini lokasi data center sudah memiliki ruangan sendiri. Karena faktor keamanan, lokasi tidak bisa disebutkan pada penelitian ini.

128  

4.2.3.1.5

IT Position Analisis IT Position dilakukan untuk mengidentifikasi posisi

dan fungsi TI pada PT IKPP sehingga dapat dilihat perannya. Menurut IBM Global Services (2004) terdapat 4 (empat) jenis profil TI dari perspektif perusahaan yaitu commodity, utility, partner, dan enabler. Setelah melakukan wawancara dengan manajemen TI PT IKPP maka dapat disimpulkan bahwa posisi TI di PT IKPP adalah sebagai partner karena TI sudah memberikan nilai pada level bisnis. Secara struktur organisasi Divisi TI sejajar dengan divisidivisi lainnya. Hal ini menunjukkan bahwa TI mempunyai peran sama pentingnya dengan divisi lain dalam memberikan kontribusi bagi bisnis perusahaan sehingga dapat mengajukan kebijakan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan langsung kepada direksi. 4.2.3.1.6

IT Services IT Services digunakan untuk mengidentifikasikan kualitas

layanan TI pada PT IKPP sehingga dapat diukur dan dievaluasi sejauh mana peran TI dalam melayani kepentingan pengguna SI/TI pada PT IKPP. Servis TI dianalisis berdasarkan data perusahaan dari tahun 2005 hingga 2011.

129   Tablle 4.16 Data pelayanan HelpDeesk

Jum mlah Requesst Rata-ratta Nilai Jumlah Jumllah Tidak Tahun Settahun Tahunan n Pu uas Puas 2005 1219 3.596 973 246 2006 14660 3.815 1325 135 2007 17224 3.962 1692 32 2008 1619 3.949 1578 41 17773 2009 3.9 1684 89 2010 23228 3.938 2256 72 2011 27884 3.973 2707 77

Jumlah Requ uest Tah hunan 3000 278 84 2500

2328

2000 1724

1500 1000

1773

1619

1 1460 1219

500 0 005 20

2006

2007

2008

2 2009

2010 0

2011

  Gambar 4.229 Jumlah request HelpDesk p per Tahun

Rataa‐rata Niilai Per TTahun 3.963

4.000

3.949 3.9

3.900

3.938

3.945

2010

2011

3.81 15

3.800 3.700

3.596

3.600 3.500 3.400 2005

2006 6

2007

2008

2009

  Gam mbar 4.30 Rata--rata pencapaiaan penilaian HeelpDesk pertahu un

130  

Perbandingan Kepuasan Pelanggan 3000 2707

2500 2256

2000 1692

1500 1000

1325

1578

1684

Puas Tidak Puas

973

500 0

246 2005

135

2006

41

32

2007

2008

89 2009

77

72 2010

2011

  Gambar 4.31 Perbandingan user yang puas dan tidak dalam periode Tahunan

Dari hasil analisis data diatas, diketahui bahwa permintaan pelayanan HelpDesk setiap tahunnya rata-rata mengalami peningkatan. Hal ini sejalan dengan meningkatnya jumlah users yang menggunakan jasa TI dalam menjalankan proses bisnis. Dari gambar diatas, terlihat jelas bahwa terjadi peningkatan jumlah pelanggan yang puas atas pelayanan yang diberikan oleh HelpDesk, tetapi untuk jumlah pelanggan yang kurang puas atas kinerja HelpDesk mengalami kecenderungan menurun tetapi belum memuaskan. 4.2.3.2 Analisis IT Balanced Scorecard Analisis

ITBalanced

Scorecard

digunakan

untuk

mengevaluasi kinerja dan kontribusi TI kepada bisnis PT IKPP sehingga dapat memberikan pemahaman kepada bisnis mengenai kinerja TI dan dapat mengoptimalkan SI/TI yang ada. Evaluasi ini dimulai dengan menyelaraskan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi TI. Setelah itu disusun IT Strategic Map yang dibagi menjadi 4 (empat) perspektif yang kemudian ditentukan

131  

ukuran strategis, target yang akan dicapai dan rekomendasi inisiatif untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi PT IKPP. 4.2.3.2.1

Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Divisi TI Table 4.17 Visi dan Misi Perusahaan dan Divisi TI

Visi PT IKPP

Visi Divisi TI PT IKPP

Menjadi produsen bubur kertas (pulp)

Becoming the world class

dan kertas nomor satu di dunia dengan

business IT organization to

standar internasional pada abad ke-21

enable APP as a Super Efficient

yang berdedikasi memberikan yang

Company by providing best

terbaik bagi para pelanggan, pemegang

pratices IT Infrastructure &

saham, karyawan dan masyarakat.

Operation.

Misi PT IKPP

Misi Divisi TI PT IKPP

5. Meningkatkan pangsa pasar dunia.

Integrating Business Strategy,

6. Menggunakan teknologi mutakhir

People, Business Process and

dalam pengembangan produk baru

Technology.

serta penerapan efisiensi pabrik. 7. Meningkatkan sumber daya manusia melalui pelatihan. 8. Mewujudkan komitmen usaha berkelanjutan di semua kegiatan operasional. Berikut penyelarasan visi dan misi Divisi TI dengan visi dan misi PT IKPP:

132   Table 4.18 Penyelarasan Visi Misi Perusahaan dengan Visi Misi TI PT IKPP

Visi dan Misi Perusahaan a. Menjadi produsen bubur kertas

Visi dan Misi TI PT IKPP - Menjadi organisasi TI bisnis kelas

(pulp) dan kertas nomor satu di dunia

dunia yang membawa APP sebagai

dengan standar internasional pada abad

perusahaan super efisien dengan

ke-21 yang berdedikasi memberikan

menyediakan best practices

yang terbaik bagi para pelanggan,

infrastruktur dan operasional TI.

pemegang saham, karyawan dan

- Mengintegrasikan strategi bisnis,

masyarakat.

orang, proses bisnis dan teknologi.

b. Meningkatkan pangsa pasar dunia.

Mengintegrasikan strategi bisnis,

c. Meningkatkan sumber daya manusia

orang, proses bisnis dan teknologi

melalui pelatihan.

yang berlandaskan pada best practice

d. Mewujudkan komitmen usaha

infrastruktur dan operasional.

berkelanjutan di semua kegiatan operasional. e. Menggunakan teknologi mutakhir

Membawa APP menjadi perusahaan

dalam pengembangan produk baru

super efisien dengan menyediakan

serta penerapan efisiensi pabrik.

best practice infrastruktur dan operasional TI.

Keterangan: a. Dengan menyediakan best practices infrastruktur dan operasional TI serta mengintegrasikan strategi bisnis, orang, proses bisnis dan teknologi maka dapat mendukung visi perusahaan untuk menjadi pabrik pulp & paper nomor satu yang berstandar internasional di abad 21.

133  

b. Untuk meningkatkan pangsa pasar dunia, PT IKPP perlu mengintegrasikan strategi bisnis, orang dan teknologi agar dapat berjalan dengan harmonis dalam menjalankan proses bisnis perusahaan agar tercapai keunggulan kompetitif. c. Dengan membangun organisasi TI dan infrastrukturnya berdasarkan best practice yang ada, Divisi TI dapat mendukung misi perusahaan untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan. d. Dengan mengintegrasikan strategi bisnis, orang, proses bisnis dan teknologi yang berlandaskan pada best practice infrastruktur PT IKPP dapat mendukung pencapaian misi untuk mewujudkan komitmen usaha berkelanjutan di semua kegiatan operasional. e. Untuk dapat mencapai misi penggunaan teknologi mutakhir dalam pengembangan produk baru serta penerapan efisiensi pabrik maka diperlukan dukungan TI dengan menyediakan best practice infrastruktur dan operasional. Table 4.19 Penyelarasan Strategi Divisi TI dengan Strategi Perusahaan

Strategi Perusahaan

Strategi Divisi TI

Menyesuasikan dengan

-Memenuhi kebutuhan user akan

permintaan pasar

teknologi informasi. - Melakukan upgrade terhadap software

Diversifikasi pasar

dan mengganti hardware sesuai dengan kebutuhan

134  

- Maintenance terhadap kinerja sistem yang ada pada perusahaan Peningkatan value

-Memenuhi kebutuhan user akan TI.

added product

- Mengikuti perkembangan teknologi. - Maintenance terhadap kinerja sistem yang ada pada perusahaan.

Meningkatkan kualitas

-Mengikutsertakan staf-staf TI pada

SDM

program pelatihan berkala, seminarseminar dan mengirimkan staf-staf yang potensial untuk mengikuti external training. - Mengikuti perkembangan teknologi.

Keterangan: a. Untuk

dapat

melakukan

diversifikasi

pasar

serta

menyesuaikan produk dengan permintaan pasar, maka Divisi TI harus dapat memenuhi kebutuhan user akan TI serta

melakukan

upgrade

terhadap

software

untuk

mengikuti perubahan proses bisnis maupun hardware sesuai dengan kebutuhan. b. Untuk mendukung strategi peningkatan value added product maka Divisi TI akan mendukung dengan cara memenuhi kebutuhan user akan TI

sesuai dengan

perkembangan bisnis dan melakukan maintenance secara berkala untuk menjaga performa sistem yang ada. Divisi TI

135  

juga selalu mengikuti perkembangan teknologi dan penggunaan

teknologi

tersebut

disesuaikan

dengan

kebutuhan perusahaan. c. Untuk meningkatkan kualitas SDM, maka Divisi TI akan mengikutsertakan staf-staf TI pada program pelatihan secara berkala baik yang bersifat teknis maupun non teknis, mengikuti seminar, maupun external training. Selain itu Divisi TI juga terus mengupayakan agar staf TI terus mengikuti perkembangan teknologi terkini yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 4.2.3.2.2

Analisis Tujuan dan Ukuran Strategis dari KPI Divisi TI Divisi TI pada PT IKPP sudah memiliki Key Performance Indicator yang terdiri dari beberapa komponen yang perlu dicapai untuk mendapatkan penilaian kinerja yang baik. Komponenkomponen yang terdapat dalam KPI Divisi TI dapat ditarik ke dalam IT Balanced Scorecard(IT BSC) sebagai pengukuran kinerja. Tabel dibawah menggambarkan komponen-komponen KPI yang ditarik kedalam IT Balanced Scorecard. Table 4.20 Komponen KPI dalam IT Balanced Scorecard

Komponen KPI

IT Function Contribution

IT Cost Saving

Perspektif

IT Balanced Scorecard Tujuan Ukuran Strategis Jumlah penyelesaian DR / Mengukur kontribusi tahun TI untuk IT Investment realization meningkatkan

Corporate Contribution produktivitas perusahaan

Mengurangi biaya operasional

Total suggestion by TI per total staff TI / tahun % cost saving contribution

136  

IT Service & Support

Memaksimalkan pendampingan TI kepada user

Service Level Agreement

Servis TI ke mill secara maksimal

USC solving in time

User Orientation

IT Cross Sharing Project Completion

Efektivitas Operasional

Operational Excellence

Turnaround Time

Staff Involvement Inovasi

% penyelesaian USC per tahun USC Index % pencapaian SLA

Memaksimalkan servis TI ke user Peningkatan kualitas user akan penggunaan TI Memaksimalkan penyelesaian proyek Memaksimalkan ketersediaan jaringan dan sistem Memaksimalkan development TI Memaksimalkan keterlibatan staf dalam proyek TI Mendukung misi PT IKPP

% USC yang selesai on time Jumlah cross sharing ke divisi lain / tahun % on schedule Lama waktu downtime jaringan Lama waktu downtime server % on time penyelesaian DR % staf yang terlibat dalam project TI total inovasi per tahun

Meningkatkan skill % staf yang ikut training / staf TI tahun Mengukur tingkat Kepuasan staf TI kepuasan staf TI %Total staf turnover / tahun Memaksimalkan % total suggestion Suggestion efisiensi perusahaan implemented / tahun implementation Berikut ini adalah penjelasan mengenai penarikan komponenLeaning & Growth

Future Orientation

komponen dari KPI kedalam IT Balanced Scorecard Divisi TI: a. IT Function Contribution Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur seberapa besar Divisi TI dalam memberikan kontribusi kepada perusahaan.

137  

b. IT Cost Saving Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur seberapa besar penurunan biaya perusahaan dengan penggunaan TI. c. IT Service & Support Merupakan mengukur

komponen

KPI

pendampingan

TI

yang

digunakan

terhadap

untuk

user

dalam

digunakan

untuk

menyelesaikan masalah yang dihadapi user. d. Service Level Agreement Merupakan

komponen

KPI

yang

mengukur kontribusi TI ke mills berdasarkan SLA yang telah disepakati setiap periode. e. USC solving in time Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur banyaknya penyelesaian masalah yang selesai tepat waktu. f. IT Cross Sharing Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur peranan Divisi TI dalam memberikan pelatihan kepada user mengenai penggunaan aplikasi yang ada. g. Project Completion Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur persentase penyelesaian proyek oleh Divisi TI.

138  

h. Efektivitas Operasional Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur ketersediaan jaringan di PT IKPP. i. Turnaround Time Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur penyelesaian development aplikasi TI. j. Staff Involvement Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur keterlibatan staf TI dalam setiap proyek TI. k. Inovasi Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

digunakan

untuk

mengukur total implementasi inovasi. l. Leaning & Growth Merupakan

komponen

KPI

yang

mengukur persentase staf TI yang mengikuti pelatihan setiap tahun. m. Suggestion implementation Merupakan

komponen

KPI

yang

digunakan

untuk

mengukur persentase implementasi usulan yang telah diberikan oleh staf TI. n. Kepuasan staf TI Merupakan

komponen

KPI

yang

mengukur tingkat kepuasan staf TI.

digunakan

untuk

139  

4.2.3.2.3

Strategic Map

Gambar 4.32 IT Strategy map PT IKPP

 

Gambar diatas merupakan IT Strategy Map PT IKPP yang telah dibuat berdasarkan teori yang disesuaikan dengan masukan dari Manajer TI PT IKPP serta visi dan misi PT IKPP sehingga dapat menciptakan nilai bagi bisnis, adapun penjelasan dari masingmasing perspektif adalah sebagai berikut: 1. Learning & growth -> kepuasan staf Dengan adanya pelatihan maka dapat meningkatkan skill karyawan yang berdampak pada kepuasan karyawan. 2. Learning & growth -> inovasi Dengan adanya pelatihan / training dapat meningkatkan inovasi karyawan. 3. Kepuasan staf -> Staff Involvement

140  

Dengan adanya kepuasan staf maka dapat meningkatkan keterlibatan staf dalam memberikan pelayanan maksimal. 4. Inovasi ->Turnaround time Dengan adanya inovasi, maka proses development akan menjadi semakin cepat. 5. Suggestion implementation -> efektivitas operasional Suggestion berasal dari karyawan yang memberi manfaat bagi perusahaan. Dengan diimplementasikannya usulan karyawan

tersebut

akan

menghasilkan

efektivitas

operasional. 6. Turnaround time ->project completion Dengan penyelesaian DR yang tepat waktu dapat berkontribusi

terhadap

penyelesaian

proyek

secara

keseluruhan. 7. Project completion -> SLA Bila proyek telah selesai tepat waktu akan berdampak pada terpenuhinya Service Level Agreement. 8. Staff involvement -> IT Service & Support Dengan

keterlibatan

staff

maka

Divisi

TI

dapat

menyelesaikan USC secara maksimal. 9. Efektivitas operasional -> USC Solving on time Dengan adanya efektivitas operasional maka staff dapat menyelesaikan

USC

tepat

waktu.

Selain

itu

mengurangi USC karena operasional sudah efektif.

juga

141  

10. Efektivitas operasional -> Cost saving Dengan efektifnya operasional dapat berdampak pada pengurangan biaya akibat berulangnya pekerjaan atau pemborosan waktu. 11. USC Solving on time -> IT Service & Support Dengan diselesaikannya USC tepat waktu dapat berdampak pada persentase penyelesaian masalah secara keseluruhan untuk Divisi TI. 12. SLA -> Cost saving Dengan tercapainya SLA, maka penghematan biaya dapat dicapai karena target mills terpenuhi. 13. SLA -> IT Function Contribution Dengan tercapainya SLA maka kontribusi Divisi TI akan terlihat. 14. IT Service & Support -> IT Function Contribution Dengan

penyelesaian

USC

secara

maksimal

maka

kontribusi Divisi TI akan terlihat. 4.2.3.2.4

Penentuan Bobot dan Sasaran Ukuran IT BSC

4.2.3.2.4.1 Penentuan bobot dan sasaran ukuran perspektif Corporate Contribution (25%) 1) IT Function Contribution (45%) a. Jumlah penyelesaian DR / tahun (30%)

142  

Divisi TI diharapkan mampu memberikan support bagi bisnis. Sasaran

ukuran

strategis

ini

adalah

lebih

dari

3500

Development Request (DR) per tahun. b. IT Investment realization (50%) Divisi TI diharapkan mampu merealisasikan setiap investasi yang dilakukan. Untuk itu sasaran ukuran strategis ini diharapkan 100% atau seluruh investasi dapat direalisasikan. c. Total suggestion by TI per total staff TI / tahun (20%) Divisi TI diharapkan mampu memberikan usulan perbaikan yang bermanfaat bagi perusahaan. Untuk itu sasaran ukuran strategis ini diharapkan 5 usulan per staf per tahun. 2) IT Cost Saving (30%) a. % cost saving contribution (100%) Divisi TI diharapkan mampu menghemat biaya operasional perusahaan. Untuk itu sasaran ukuran strategis ini diharapkan 100% yang artinya mencapai target periode ini yang melebihi target tahun periode sebelumnya. 3) IT Service & Support (25%) a. % penyelesaian USC per tahun (100%) Divisi

TI

diharapkan

mampu

menyelesaikan

setiap

permasalahan operasional yang dialami oleh user. Sasaran ukuran strategis ini diharapkan 100%.

143  

4.2.3.2.4.2 Penentuan bobot dan sasaran ukuran perspektif User Orientation (15%) 1) Service Level Agreement (50%) a. USC Index (25%) Divisi TI diharapkan mampu menyelesaikan masalah dengan memberikan solusi terbaik. Untuk itu ukuran sasaran strategis yang diharapkan adalah 3.9 point (dari 4). b. % Pencapaian SLA (75%) Divisi TI diharapkan mampu memberikan pelayanan maksimal untuk mills (bagian produksi). Untuk itu ukuran sasaran strategis yang diharapkan adalah 100%. 2) USC Solving on Time (30%) a. % USC on time (100%) Divisi TI diharapkan mampu menyelesaikan masalah dengan tepat waktu. Untuk itu ukuran sasaran strategis yang diharapkan adalah 99%. 3) IT Cross Sharing (20%) a. Jumlah cross sharing ke divisi lain (100%) Divisi TI diharapkan mampu memberikan pelatihan bagi user agar dapat menggunakan aplikasi dengan baik. Untuk itu ukuran sasaran strategis yang diharapkan adalah 12 cross sharing.

144  

4.2.3.2.4.3 Penentuan bobot dan sasaran ukuran perspektif Operational Excellence (40%) 1) Project Completion (30%) a. % on Schedule (100%) Divisi TI diharapkan mampu menyelesaikan setiap proyek. Ukuran sasaran strategis yang diharapkan adalah 100% / tahun. 2) Efektivitas Operasional (35%) a. Lama waktu downtime jaringan (40%) Divisi TI diharapkan mampu memberikan akses jaringan yang memadai. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah maksimal 15 menit. b. Lama waktu downtime server (60%) Divisi TI diharapkan mampu memastikan server tetap berjalan sepanjang waktu. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah maksimal 2 jam untuk server downtime. 3) Turnaround Time(25%) a. % on time penyelesaian DR (100%) Divisi TI diharapkan mampu menyelesaikan DR dengan tepat waktu. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah 100%. 4) Staff Involvement (10%) a. % staf yang terlibat dalam proyek TI (100%)

145  

Divisi TI diharapkan mampu melibatkan semua staf secara efektif dalam pengembangan proyek TI. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah 100%. 4.2.3.2.4.4 Penentuan bobot dan sasaran ukuran perspektif Future Orientation (20%) 1) Inovasi (30%) a. Total inovasi (100%) Divisi TI diharapkan mampu memberikan inovasi dalam pengembangan bisnis PT IKPP. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah 50 inovasi per tahun. 2) Learning & Growth(25%) a. % staf yang ikut pelatihan (100%) Divisi TI diharapkan mampu meningkatkan kemampuan staf TI agar mampu berkontribusi lebih pada perusahaan. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah 100% per tahun. 3) Suggestion Implementation(20%) a. % total usulan yang diimplementasi (100%) Divisi TI diharapkan mampu mengimplementasikan usulan karyawan yang dianggap bermanfaat bagi perusahaan. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah 70% per tahun. 4) Kepuasan Staf TI (25%) a. % Total staf turnover / tahun (100%)

146  

Divisi

TI

diharapkan

mampu

meningkatkan

kepuasan

karyawan. Untuk itu ukuran strategis yang diharapkan adalah maksimal 3% per tahun. Table 4.21 IT BSC Perpektif Corporate Contribution

Tujuan Strategis Corporate Contribution (25%) IT Function Contribution

Ukuran Strategis

Bobot Tujuan

IT Service & Support

Sasaran Strategis

Jumlah penyelesaian DR / tahun

30%

min. 5000

IT Investment realization

50%

min. 100%

Total suggestion by TI per total staff TI / tahun

20%

min. 5 / staf / tahun

30%

% cost saving contribution

100%

min. 100%

25%

% penyelesaian USC per tahun

100%

min. 100%

45%

IT Cost Saving

Bobot Ukuran

Table 4.22 IT BSC Perpektif User Orientation

Tujuan Strategis User Orientation (15%) Service Level Agreement

Ukuran Strategis Bobot Tujuan 50%

USC Solving Time IT Cross Sharing

30% 20%

USC Index % Pencapaian SLA % USC On Time Jumlah cross sharing ke divisi lain

Bobot Ukuran 25%

Sasaran Strategis 4 point

75% 100%

100% min. 100%

100%

min. 250 / tahun

Table 4.23 IT BSC Perpektif Operational Excellence

Tujuan Strategis Operational Excellence (40%) Project Completion

Bobot Tujuan 30%

Ukuran Strategis

% On Schedule

Bobot Ukuran 100%

Sasaran Strategis min. 100%

147  

Efektivitas Operasional 35%

Turnaround Time

25% 10%

Staff Involvement

Lama waktu unplanned downtime jaringan Lama waktu unplanned downtime server % on time penyelesaian DR % staf yang terlibat dalam proyek TI

40%

max. 30 menit

60%

max. 2 jam

100%

min. 100%

100%

min. 100%

Table 4.24 IT BSC Perpektif Future Orientation

Tujuan Strategis Future Orientation (20%) Inovasi Learning & Growth

Suggestion Implementation Kepuasan Staf TI

Ukuran Strategis

Bobot Tujuan 30% 25% 20% 25%

Bobot Ukuran Total inovasi % staf yang ikut pelatihan % total usulan yang diimplementasi % Total staf turnover / tahun

Sasaran Strategis

100%

min. 50 / tahun

100%

min. 100%

100%

min. 20%

100%

max. 3%

4.2.3.3 Analisis Portfolio Aplikasi McFarlan Analisis

Strategic

Grid

McFarlan

digunakan

untuk

mengetahui peran setiap aplikasi yang digunakan oleh perusahaan yang dipetakan kedalam beberapa kuadran untuk mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung perusahaan. Kuadran tersebut terbagi menjadi 4 (empat), yakni strategic, high potential, key operational, &support. Berdasarkan teori yang telah dikemukakan, identifikasi aplikasi yang digunakan oleh PT IKPP, maka dapat dipetakan aplikasi-

148  

aplikasi tersebut ke dalam Strategic Grid McFarlan yaitu sebagai berikut: Table 4.25PortfolioStrategic Grid McFarlan PT IKPP Saat Ini

Strategis

High Potential

•

CRM

•

Tracking Monitoring System

•

SCM

•

Sustainable Forest

•

Warehouse Management System

•

MIS

•

Office System

•

Ms Office

•

ERP

•

Attendance System

•

Service Desk

•

Communication System

•

Business Intelligence

•

e-RAM

•

Project Management System

•

Corporate Website Key Operational

Management

(V-Con, Phone line, dll)

Support

Setelah dipetakan aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT IKPP ke dalam kuadran-kuadran Strategic Grid McFarlan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kuadran Strategic Terdapat 4 (empat) aplikasi yang masuk dalam kuadran strategis yaitu Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Warehouse Management System (WMS), dan Market Information System (MIS). Aplikasi ini menempati kuadran strategic karena mampu memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan serta memungkinkan tercapainya sasaran bisnis dimasa depan.

149  

2. Kuadran High Potential Aplikasi Tracking Monitoring System (TMS) dan Sustainable Forest Management (SFM) memasuki kuadran high potential. Aplikasi ini diperkirakan dapat menciptakan keunggulan bersaing bagi perusahaan dan memberikan keunggulan kompetitif dimasa depan. 3. Kuadran Key Operational Ada 7 (tujuh) aplikasi yang masuk kedalam kuadran key operational

yaitu

e-RAM

(elektronik

Risk

Assessment

Management), office system, ERP, Service Desk, Business Intelligence, Project Management System, dan Corporate Website. Aplikasi-aplikasi ini merupakan aplikasi yang dapat menunjang kelangsungan bisnis perusahaan, menghindari resiko bisnis agar tidak muncul dalam waktu dekat dan jika terjadi masalah dapat mengganggu operasional perusahaan. 4. Kuadran Support Terdapat 3 (tiga) aplikasi yang masuk dalam kuadran support yaitu Ms Office, Attendance System dan Communication System. Aplikasi-aplikasi ini dapat meningkatkan produktifitas bisnis dan mengurangi biaya jangka panjang. 4.2.4 Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal PT IKPP Pada tahap ini akan diidentifikasi kondisi SI/TI eksternal lingkungan perusahaan, fungsinya untuk melihat SI/TI yang digunakan oleh perusahaan sejenis atau pesaing serta teknologi yang sedang berkembang saat ini sehingga

150  

dapat mengidentifikasi SI/TI yang dapat dipergunakan oleh PT IKPP untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 4.2.4.1 Analisis Pesaing Analisis pesaing ini digunakan untuk menganalisis sejauh mana penggunaan SI/TI yang digunakan oleh perusahaan dalam mendukung strategi bisnis perusahaan jika dibandingkan dengan para kompetitor. Untuk itu dibutuhkan suatu analisis pesaing yang membandingkan beberapa pesaing dalam bisnis dan SI/TI yang digunakan. Karena sulitnya mendapatkan data yang valid karena faktor konfidensial dari pesaing, maka penulis mencari data dari eksternal perusahaan yang telah dipublikasi. Berikut pemaparannya: 1. PT Riau Andalan Pulp & Paper (RAPP) RAPP merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi pulp & paper yang berada dibawah naungan PT Raja Garuda Mas (PT RGM) dan merupakan perusahaan pulp terbesar di Asia Pasifik. Saat ini RAPP menguasai 33,3% pulp dan 7,8% produk kertas atau setara 2,21 juta ton. RAPP memiliki Departemen SI/TI yang infrastrukturnya terdiri dari IT HelpDesk (melayani semua panggilan masuk dan memonitor jaringan), dan application support yang pengembangannya dibagi menjadi 2 jenis yakni packaged system dan in-house development. Terdapat juga unit kerja yang bertanggung jawab terhadap network, server dan wireless.

151  

Untuk

jaringan

komunikasi

RAPP

menggunakan

PABX

(komunikasi sentral telepon), radio HT (komunikasi 2 arah), radio pager, dan VSAT (untuk jarak jauh). RAPP juga menggunakan Product Management Information System (PMIS) yang digunakan untuk keseluruhan pabrik kertas baik untuk Sales, Production, Quality dan Dispatch System. PMIS ini merupakan packaged system yang dikembangkan oleh ABB menggunakan basis data Oracle 7 Database yang berjalan pada platform UNIX. 4.2.4.2 Teknologi yang berkembang saat ini Selain teknologi yang digunakan oleh pesaing ada beberapa teknologi yang saat ini tengah berkembang dan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan PT IKPP. 1. Cloud Computing Cloud computing merupakan teknologi yang memanfaatkan layanan internet menggunakan pusat server yang bersifat virtual dengan tujuan pemeliharaan data dan aplikasi. Keberadaan komputasi awan jelas dapat menimbulkan perubahan dalam proses bisnis perusahaan. PT IKPP memiliki peluang untuk menggunakan teknologi ini karena pelayanan komputasi awan saat ini sudah banyak disediakan. Teknologi komputasi awan menjadi salah satu teknologi yang efisien dalam penerapan SI/TI PT IKPP ke depannya.

152  

  Gambar 4.33 Could Computing

2. Blade Server

  Gambar 4.34 Blade Server

Blade server merupakan server komputer yang dipecah secara modular yang dioptimalkan untuk meminimalkan penggunaan ruang fisik dan energi. Sedangkan standar rack-mount server dapat berfungsi dengan (minimal) sebuah kabel listrik dan kabel jaringan. Blade server dibuat dengan bentuk yang lebih sederhana karena menghilangkan beberapa komponen yang dirasa kurang berguna namun masih memiliki komponen utama sebagai server dan juga sebagai komputer biasa. Karena Blade server ini sebenarnya dirancang untuk industri menengah kebawah karena

153  

harganya yang terjangkau dan bisa memenuhi kebutuhannya sebagai server. 3. Thin Client Thin

Client

adalah

jaringan

komputer

terpusat,

pemakai

menggunakan komputer dengan spesifikasi minimum menjalankan aplikasi, menggunakan data dan daya komputer server. Thin client merupakan langkah lebih lanjut di luar jaringan computer. Thin client tidak men-download kode (sistem operasi atau aplikasi) dari server namun hanya menjalankannya secara lokal. Semua kode dijalankan di server secara paralel untuk dilakukan beberapa klien. Thin client hanya berjalan pada user interface.

  Gambar 4.35 Thin Client

Thin Client dirancang untuk efisiensi dan pemanfaatan penuh kemampuan komputasi dari komputer server yang saat ini kekuatannya lebih dari cukup untuk memenuhi kebutuhan komputasi normal dan di sisi lain menurunkan biaya pemakaian,

154  

perawatan dan invesstasi perangkat secara keseluruhan k dibanding solusi fatt client. 4 Google Analytics 4. A Google Analytics adalah layanan gratiss dari Goo ogle yang menampiilkan statisttik pengunjung sebuahh situs web b. Google Analyticss dapat meenelusuri peengunjung bberdasarkan informasi halaman pengacu, terrmasuk mesiin pencari, ikklan, jaringaan pay-perclick, em mail marketiing, dan jug ga tautan yaang terkandu ung dalam dokumen n PDF. Jikaa diintegrassikan dengaan AdWordds, Google Analyticss juga berm manfaat unttuk mengannalisis efekttfitas iklan AdWordss yang dipassang di Googgle.

  Gambar 4.36 Google An nalytics

Dengan Google G Anaalytics, peng gguna dapat mengetahuii iklan dan kata kuncci apa yang paling p banyaak merujuk kke situs web pengguna. Aplikasi

Google

Analytics

dapat

di

akses

melalui

155  

alamathttp://google.com/analytics/.

Google

Analytics

juga

digunakan untuk mengetahui kepadatan trafik dari website/blog. Dengan menggunakan Google Analytics seseorang dapat membuat report tentang trafik website/blog dalam jangka waktu harian, mingguan, atau bulanan. Untuk mendaftar pada Google Analytics, seseorang hanya perlu memiliki akun Google. 5. In-Memory Technology Fenomena Big Data bisa saja mengancam pertumbuhan bisnis. Besarnya jumlah data yang dimiliki, membuat perusahaan harus mengeluarkan

dana

ekstra

untuk

membeli

infrastruktur

baru.Besarnya data yang ada saat ini ternyata banyak disumbang dari cara pengelolaan sebuah perusahaan terhadap data itu sendiri. Sekitar 80% perusahaan mengelola data dengan cara yang tidak terstruktur (sumber: Suraj Pai, Vice President - Database & Technology, SAP South Asia). Database in-memory adalah sebuah pengelolaan database yang menggunakan memori utama (RAM) dari sebuah infrastruktur komputasi untuk menyimpan data. Dibandingkan dengan proses penyimpanan data tradisional, database in-memory diterima dan diproses atau dianalisis secara real-time. Penggunaan RAM untuk melakukan proses data tersebut menjamin proses yang jauh lebih cepat dibandingkan cara yang ada selama ini. Teknologi ini menyimpan data dalam RAM sehingga memungkinkan pemrosesan data menjadi sangat cepat (hampir 1 juga kali lebih cepat dari pengolahan data dari harddisk).

156  

4.3 Hasil AnalisisPerusahaan Berdasarkan hasil analisis IT BSC, maka berikut pengukuran IT BSC pada PT IKPP saat ini. 4.3.1

Perspektif Corporate Contribution 1) IT Function Contribution Ukuran-ukurannya adalah: a. Jumlah penyelesaian DR / tahun Aktual = 3458 (per akhir tahun 2012) Target = min. 5000 Penyimpangan = (5000 – 3458) / 5000 * 100% = 30,84% TPT = 100% - 30,84% = 69,16% Bobot Ukuran = 30% Nilai Ukuran = 69,16 x 30% = 20,75 b. IT Investment realization Aktual = 90,96% (per akhir tahun 2012) Target = 100% Penyimpangan = 100% - 90,96% = 9,04% TPT = 90,96% Bobot Ukuran = 50% Nilai Ukuran = 90,96 * 50% = 45,48 c. Total suggestion by TI per total staff TI / tahun Total staf TI per akhir tahun 2012 adalah 127 orang. Sedangkan total suggestion yang di submit adalah 409. (sumber: PT IKPP) Aktual = 3,2 / staf / tahun

157  

Target = min. 5 / staf / tahun Penyimpangan = (5 – 3,2) / 5 * 100% = 36% TPT = 64% Bobot Ukuran = 20% Nilai Ukuran = 64% * 20 = 12,8 Aktual tujuan = 20,75 + 45,48 + 12,8 = 79,03 Bobot tujuan = 45% Nilai tujuan = 79,03 * 45% = 35,56 2) IT Cost Saving Ukuran-ukurannya adalah: a. % cost saving contribution Aktual 2012 = 12.650.344 US$ ( US$ 10.871.803 per tahun 2011) Target = 100% Penyimpangan = 0% TPT = 100% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 100% * 100 = 100 Aktual tujuan = 100 Bobot tujuan = 30% Nilai tujuan = 100 * 30% = 30 3) IT Service & Support Ukuran-ukurannya adalah: a. % penyelesaian USC per tahun Aktual = 100%

158  

Target = 100% Penyimpangan = 0% TPT = 100% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 100% * 100 = 100 Aktual tujuan = 100 Bobot tujuan = 25% Nilai tujuan = 100 * 25% = 25 Aktual perspektif corporate contribution = 35,56 + 30 + 25 = 90,56 4.3.2

Perspektif User Orientation 1) Service Level Agreement Ukuran-ukurannya adalah: a. USC Index Aktual = 3,970 (aktual per akhir tahun 2012) Target = 4 Penyimpangan = (4 – 3,970) / 4 * 100% = 0,75% TPT = 99,25% Bobot Ukuran = 25% Nilai Ukuran = 99,25 * 25% = 24,81 b. % Pencapaian SLA Aktual = 100% (aktual per akhir tahun 2012) Target = 100% Penyimpangan = 0 TPT = 100%

159  

Bobot Ukuran = 75% Nilai Ukuran = 100 * 75% = 75 Aktual tujuan = 24,81 + 75 = 99,81 Bobot tujuan = 50% Nilai tujuan = 99,81* 50% = 49,91 2) USC Solving Time Ukuran-ukurannya adalah: a. % USC On Time Aktual = 100 (per akhir tahun 2012) Target = 100% Penyimpangan = 0 TPT = 100% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 100 * 100% = 100 Aktual tujuan = 100 Bobot tujuan = 30% Nilai tujuan = 100 * 30% = 30 3) IT Cross Sharing Ukuran-ukurannya adalah: a. Jumlah cross sharing ke divisi lain Aktual = 197 (per akhir tahun 2012) Target = 250 Penyimpangan = (250 – 197) / 250 * 100% = 21,2% TPT = 100% - 21,2% = 78,8%

160  

Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 78,8 * 100% = 78,8 Aktual tujuan = 78,8 Bobot tujuan = 20% Nilai tujuan = 78,8 * 20% = 15,76 Aktual perspektif user orientation = 49,91 + 30 + 15,76 = 95,67 4.3.3

Perspektif Operational Excellence 1) Project Completion Ukuran-ukurannya adalah: a. % On Schedule Aktual = 91,5% (per akhir tahun 2012) Target = 100% Penyimpangan = (100 – 91,5) / 100 * 100% = 8,5% TPT = 100% - 8,5% = 91,5% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 91,5 * 100% = 91,5 Aktual tujuan = 91,5 Bobot tujuan = 30% Nilai tujuan = 91,5 * 30% = 27,45 2) Efektivitas Operasional Ukuran-ukurannya adalah: a. Lama waktu downtime jaringan Aktual = 48 menit (total per akhir tahun 2012) Target = max 30 menit

161  

Penyimpangan = (30 – 48) / 30 * 100% = 60% TPT = 100% - 60% = 40% Bobot Ukuran = 40% Nilai Ukuran = 40 * 40% = 16 b. % Pencapaian SLA Aktual = 0 menit (total per akhir tahun 2012) Target = max 120 menit Penyimpangan = 0 TPT = 100% Bobot Ukuran = 60% Nilai Ukuran = 100 * 60% = 60 Aktual tujuan = 16 + 60 = 76 Bobot tujuan = 35% Nilai tujuan = 76 * 35% = 26,6 3) Turnaround Time Ukuran-ukurannya adalah: a. % On Time penyelesaian DR Aktual = 100% (periode tahun 2012) Target = min 100% Penyimpangan = 0 TPT = 100% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 100 * 100% = 100 Aktual tujuan = 100

162  

Bobot tujuan = 25% Nilai tujuan = 100 * 25% = 25 4) Staff Involvement Ukuran-ukurannya adalah: a. % staf yang terlibat dalam proyek TI Aktual = 100% (periode tahun 2012) Target = min 100% Penyimpangan = 0 TPT = 100% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 100 * 100% = 100 Aktual tujuan = 100 Bobot tujuan = 10% Nilai tujuan = 100 * 10% = 10 Aktual perspektif operational excellence = 27,45 + 26,6 + 25 + 10 = 89,05 4.3.4

Perspektif Future Orientation 1) Inovasi Ukuran-ukurannya adalah: a. Total Inovasi Aktual = 18 inovasi (periode tahun 2012) Target = min 50 Penyimpangan = (50 – 18) / 50 * 100% = 64% TPT = 36% Bobot Ukuran = 100%

163  

Nilai Ukuran = 36 * 100% = 36 Aktual tujuan = 36 Bobot tujuan = 30% Nilai tujuan = 36 * 30% = 10,8 2) Learning & Growth Ukuran-ukurannya adalah: a. % staf yang ikut pelatihan Total staf yang pernah mengikuti pelatihan selama tahun 2012 sebanyak 94 orang (sumber: PT IKPP) Aktual = 74% (periode tahun 2012) Target = min 100% Penyimpangan = (100 – 74) / 100 * 100% = 26% TPT = 74% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 74 * 100% = 74 Aktual tujuan = 74 Bobot tujuan = 25% Nilai tujuan = 74 * 25% = 18,5 3) Suggestion Implementation Ukuran-ukurannya adalah: a. % total usulan yang diimplementasi Total usulan yang dinyatakan bermanfaat adalah sebanyak 263. Sedangkan total usulan yang diimplementasi adalah 18 suggestion (sumber: Laporan MBOS PT IKPP)

164  

Aktual = 6,8% (periode tahun 2012) Target = min 20% Penyimpangan = (20 – 6,8) / 20 * 100% = 66% TPT = 34% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 34 * 100% = 34 Aktual tujuan = 34 Bobot tujuan = 25% Nilai tujuan = 34 * 25% = 8,5 4) Kepuasan Staf TI Ukuran-ukurannya adalah: a. % total staf turnover / tahun Aktual = 15,9% (periode tahun 2012) Target = max 3% Penyimpangan = (3 – 15,9) / 3 * 100% = 430% TPT = 0% Bobot Ukuran = 100% Nilai Ukuran = 0 * 100% = 0 Aktual tujuan = 0 Bobot tujuan = 25% Nilai tujuan = 0 * 25% = 0 Aktual perspektif future orientation = 10,8 + 18,5 + 8,5 + 0 = 37,8 Aktual IT BSC didapatkan dari penjumlahan nilai empat perspektif yang ada. Rumus yang digunakan untuk mendapatkan nilai perspektif adalah:

165  

Nilai perspektif = aktual perspektif * bobot perspektif Berikut ini adalah perhitungannya: -

Nilai perspektif CC = 90,56 * 25% = 22,64

-

Nilai perspektif UO = 95,67 * 15% = 14,35

-

Nilai perspektif OE = 89,05 * 40% = 35,62

-

Nilai perspektif FO = 37,8 * 20% = 7,56

Aktual IT BSC = 22,64 + 14,35 + 35,62 + 7,56 = 81,17.

Gambar 4.37 Hasil Pengukuran IT BSC

 

Berikut ringkasan IT BSC berdasarkan hasil analisis. Pembobotan diberikan berdasarkan kriteria: -

Sangat buruk (0% - 54%)

-

Buruk (55% - 64%)

-

Cukup (65% - 74%)

-

Baik (75% - 84%)

166  

-

Sangat Baik (85% - 100%) Table 4.26 Hasil Evaluasi Performa Divisi TI

Perspektif

Corporate Contribution

User Orientation

Operational Excellence

Future Orientation

Strategic Goal Jumlah penyelesaian DR / tahun IT Investment realization Total suggestion by TI per total staff TI / tahun % cost saving contribution % penyelesaian USC per tahun Rata-rata USC Index % Pencapaian SLA % USC On Time Jumlah cross sharing ke divisi lain Rata-rata % On Schedule Lama waktu downtime jaringan Lama waktu downtime server % on time penyelesaian DR % staf yang terlibat dalam proyek TI Rata-rata Total inovasi % staf yang ikut pelatihan % total usulan yang diimplementasi % Total staf turnover / tahun Rata-rata

Rata-rata

Hasil 69.16% 90.96%

Keterangan Cukup Sangat Baik

64.00% 100.00% 100.00% 84.82% 99.25% 100.00% 100.00% 78.80% 94.51% 91.50% 40.00% 100.00% 100.00%

Buruk Sangat Baik Sangat Baik Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Buruk Sangat Baik Sangat Baik

100.00% 86.30% 36.00% 74.00%

Sangat Baik Sangat Baik Sangat Buruk Cukup

34.00% Sangat Buruk 0.00% Sangat Buruk 36.00% Sangat Buruk 75.41% Baik

 

4.4 Usulan Strategic Planning Perencanaan strategis yang diusulkan terdiri dari beberapa rekomendasi yang terdiri dari beberapa strategi yaitu strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI, dan strategi TI. Strategi tersebut bertujuan untuk mengoptimalkan kinerja SI/TI agar dapat memberikan benefit bagi bisnis.

167  

4.4.1

Strategi Bisnis SI Strategi bisnis SI mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI sehingga dapat mencapai sasaran bisnisnya dan meningkatkan keunggulan kompetitif PT IKPP berdasarkan hasil analisis lingkungan yang telah diuraikan diatas. Berikut rekomendasi strategi bisnis yang dapat dipergunakan PT IKPP untuk memaksimalkan performa bisnis: 1. Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri Inisiatif Strategi: Berdasarkan data dari Departemen Perindustrian Republik Indonesia dalam `Roadmap Industri Kertas` diperoleh data sebagai berikut: Table 4.27 Produksi pulp & paper Dunia(Dept. Perindustrian RI, 2009)

Uraian Kapasitas Dunia NORSCAN - Amerika Utara - Skandinavia Asia Amerika Selatan Lain-lain

Pulp Kertas Juta Ton (%) Juta Ton (%) 226,8 100 428,0 100 50,75 137,3 32,08 115,1 85,3 29,8 56,2 24,78 166,9 39,0 22,2 9,79 22,0 5,14 33,3 14,68 101,8 23,78

Table 4.28 Konsumsi Kertas Dunia (Dept. Perindustrian RI, 2009)

No.

Negara

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Finlandia USA Jepang Kanada Italia Taiwan Inggris Singapura Perancis

Konsumsi No. (kg/kapita/thn) 368.6 288.0 245.5 206.0 204.6 204.0 199.5 197.7 182.9

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Negara

Konsumsi (kg/kapita/thn)

Malaysia China Thailand Brazil Indonesia Mesir Philipina India Afganistan

110.8 54.8 62.1 42.2 26.0 20.0 17.4 7.7 0.2

168  

PT IKPP dapat fokus untuk ekspansi pasar luar negri seperti China yang saat ini sangat berkembang dengan rata-rata tingkat pertumbuhan industrinya (PDB) lebih dari 8 persen. Per tahun 2012 permintaan pulp & paper di China meningkat 40% (sumber: Biro Riset LM FEUI, 2012) karena dipicu pertumbuhan kapasitas manufaktur negri Tirai Bambu tersebut. Sedangkan untuk pasar lokal masih mengalami peningkatan permintaan sekitar 4,1% per tahun dengan tingkat pertumbuhan industri diatas 6 persen per tahun 2012.Selain menemukan pasar potensial yang baru, PT IKPP juga harus dapat menciptakan produk yang bernilai tinggi seperti kertas untuk uang. 2. Fokus pada Quality Control Inisiatif Strategi: Berdasarkan data perusahaan, rata-rata retur barang penjualan per tahun 2012 sekitar xx%. PT IKPP perlu mengurangi jumlah barang yang di retur dengan memenuhi standar spesifikasi konsumen. Saat ini PT IKPP telah menerapkan standar dan meiliki sertifikasi ISO 9001 : 2008 untuk Quality Management Systems, sertifikasi PEFC, sertifikasi ISO 14001:2004 mengenai Enviromental Management System. Hal ini penting untuk meyakinkan konsumen mengenai kualitas produk kertas PT IKPP sehingga sertifikasi ini perlu terus dipertahankan dan dikembangkan untuk memperoleh sertifikasi lebih lanjut dalam meningkatkan kualitas produk pulp & paper PT IKPP. 3. Cost Leadership Inisiatif Strategi:

169  

Untuk menjadi pemimpin pasar dan penentu harga, PT IKPP telah menerapkan visi menjadi produsen pulp & paper nomor 1 (satu) didunia. Sebagai langkah awal perlu ditingkatkan kapasitas produksi pabrik di Tangerang yang sekitar 108.000 ton/tahun menjadi 120.000 ton/tahun. Dengan meningkatkan kapasitas produksi akan dapat mengurangi biaya produksi. Ada faktor biaya yang tidak akan berubah banyak karena dalam biaya operasional ada biaya produksi dan biaya karyawan. Biaya yang berubah karena peningkatan produksi hanyalah biaya pembelian bahan, tetapi biaya karyawan tetap. Selain itu PT IKPP perlu juga menerapkan konsep produksi bersih (cleaner production). Secara singkat, produksi bersih memberikan dua keuntungan yaknimeminimalkan terbentuknya limbah, sehingga dapat melindungi kelestarian lingkungan hidup dan kedua adalah efisiensi dalam proses produksi, sehingga dapat mengurangi biaya produksi dan meningkatkan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan. 4. Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait Inisiatif Strategi: PT IKPP perlu memastikan supply ke industri terkait tepat waktu dengan spesifikasi yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Selain itu PT IKPP juga perlu menjalin kerjasama dengan industri produk substitusi. Sebagai contoh PT IKPP menjalin kerjasama dengan Samsung yang memproduksi ponsel pintar (smart phone) yang merupakan produk substitusi dari kertas. Dengan terjalin kerjasama ini, PT IKPP dapat mengkonversi produknya menjadi kertas kemasan

170  

(box) untuk produk-produk Samsung. Bila penjualan Samsung meningkat maka penjualan PT IKPP juga dapat meningkat yang memberikan win-win solution bagi kedua pihak. 5. Memperluas dan me-manage HTI Inisiatif Strategi: Untuk memperluas HTI diperlukan strategi khusus seperti pengunaan bibit unggul pohon Akasia (Acacia mangium dan Acacia crassicarpa) dan Eucalyptus yang dapat dipanen setiap 5 – 7 tahun. Selain itu diperlukan juga riset penelitian lebih lanjut mengenai potensi bahan baku pulp alternatif seperti Macaranga hypoleuca (mahang putih), M. gigantea (skubung), Anthocephalus cadamba (jabon),Octomelas sumatrana (benuang bini), Camnosperma coriaceum (terentang), Endospermum

diadenum

arborescens(gerunggang).

(sesendok),

Menerapkan

danCratoxylem

teknologi

Silvikultur

(pemeliharaan, pemangkasan, penjarangan, dan perlindungan dari: hama, penyakit, penjarahan dan kebakaran). Selain itu strategi lainnya dengan memilih lokasi yang sesuai untuk jenis yang akan dikembangkan / ditanam. 6. Mereduksi jumlah 'trim loss paper' dan 'waste paper' Inisiatif Strategi: Memformulasikan proses pemotongan kertas dengan kombinasi yang optimal dengan melibatkan Divisi TI dan Produksi. 7. Zero 'dead stock' finished goods Inisiatif Strategi:

171  

Mengkonsolidasikan bagian Warehouse, Sales, dan Production untuk mengurangi jumlah ‘dead stock’ di gudang. Selain itu perlu memaksimalkan peran TI dalam mengatasi masalah ini. 8. Meningkatkan pelatihan staf TI Inisiatif Strategi: PT IKPP dapat memperbanyak pelatihan karyawan. Pelatihan ini dapat berupa pelatihan internal (trainer merupakan karyawan PT IKPP sendiri) maupun external (trainer merupakan orang diluar PT IKPP). 9. Pengelolaan tata kelola TI Pengelolaan tata kelola TI akan dibahas lebih lanjut pada pemaparan StrategiTI. 4.4.2

Strategi TI Agenda strategi TI merupakan kebijakan dan strategi bagi pengelolaan SI/TI pada PT IKPP. Berdasarkan hasil analisis yang telah diuraikan diatas, berikut strategi TI yang perlu dilakukan oleh PT IKPP untuk mendukung strategi bisnis.

4.4.2.1

Rekomendasi Hardware Menurut PIC Divisi Hardware TI, hardware yang dimiliki PT IKPP saat ini sudah mampu memenuhi kebutuhan bisnis dalam melakukan pengembangan SI/TI. Tidak diperlukan perbaikan dari segi hardware karena PT IKPP menggunakan spesifikasi server HP Integrity Superdome 2 pabrikan HP (Hewlett-Packard) yang paling terbaru yang di perkenalkan tahun 2010. Server ini menggunakan prosesor Intel Itanium 93xx-series microprocessor, memiliki memory 4 TB dan

172  

berjalan pada platform LINUX. Server ini juga merupakan teknologi Blade Server. Untuk PC client direkomendasikan menggunakan prosesor

buatan

Intel.

Untuk

perakitan

(vendor)

tidak

di-

rekomendasikan 1 (satu) saja karena faktor ekonomis. Selain itu kapasitas harddisk juga disesuaikan dengan kebutuhan user. 4.4.2.2

Rekomendasi Software Berdasarkan assessment pada lingkungan internal TI PT IKPP mengenai software yang digunakan oleh PT IKPP, ada beberapa software yang perlu diupgrade, diperbaharui, maupun didevelop sesuai dengan kebutuhan bisnis PT IKPP. Berikut agenda dan rencana strategi TI untuk mengoptimalkan strategi bisnis PT IKPP: 1. Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri Inisiatif Strategi TI: Melakukan upgrade SAP ECC6 yang digunakan PT IKPP saat ini ke SAP EHP5 ECC6. Menurut laporan dari SAP, terdapat peningkatan performa untuk paket ERP ini yang terdiri dari SAP CRM, SAP Product Lifecycle Management (PLM), SAP SCM, dan SAP SRM. Terdapat juga peningkatan dalam fungsi analisis BI seperti SAP Crystal Reports dan SAP BusinessObjects Xcelcius Enterprise yang dapat digunakan untuk membuat grafis interaktif Flash dan membuat forecast. Selain itu paket EHP 5 juga dilengkapi dengan fitur pelaporan keuangan yang sesuai dengan International Financial Reporting Standards (IFRS). Paket EHP 5 juga memungkinkan SAP ERP bisa diakses melalui browser Safari

173  

dari Apple. Selain itu juga terdapat Web Dynpro ABAP Page Builder yang memungkinkan pembuatan individual user interface. Perkembangan bisnis mengakibatkan data transaksi menjadi semakin besar dan harus diolah melalui Business Intelligence (SAP BW) untuk analisis data maupun decision making. Masalah akan muncul ketika ukuran data menjadi sangat besar sehingga membuat waktu pemrosesan menjadi sangat lama. Oleh karena itu, penulis memberikan saran untuk mengupgrade dan melakukan migrasi data SAP BW menjadi data SAP BW on HANA (High Performance Analytics Appliance). SAP mengklaim bahwa dengan SAP HANA, data yang diolah bisa 3600 kali lebih cepat. Konsepnya secara singkat bahwa SAP HANA mereplikasi data di dalam RAM Server, dengan format penyimpanan baris dan kolom. Baris data sangat cepat untuk proses transaksi online, sedangkan kolom cepat untuk analisis data. Keuntungan lainnya adalah konsumen tidak perlu mengganti skema database yang sudah ada. SAP HANA akan secara otomatis melakukan sinkronisasi data secara instan, baik dari sumber SAP maupun non SAP. 2. Fokus pada Quality Control Inisiatif Strategi TI: Untuk dapat melihat kualitas barang produksi, Divisi TI perlu terlebih dahulu mereview keseluruhan komplain pelanggan. Kemudian membuat assessment report untuk implementasi sistem yang dapat memenuhi kebutuhan QC. Menerapkan Mobile Quality

174  

Control Online System (Mobile QC Online) untuk melakukan pengecekan atas hasil barang produksi yang sesuai dengan standar dan pesanan pelanggan. Aplikasi ini bisa digunakan bersama scanner dan dapat terkoneksi dengan SAP modul Production Planning. Selain itu Divisi TI juga dapat menerapkan bagian Customer Satisfaction System yang salah satunya dengan menerapkan E-Customer Satisfaction Survey untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan secara online. 3. Cost Leadership Inisiatif Strategi TI: Divisi TI perlu untuk memastikan sistem yang telah ada berjalan dengan baik untuk keperluan penambahan kapasitas produksi. 4. Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait Inisiatif Strategi TI: Mereview SCM dan CRM. Divisi TI perlu siap melakukan perubahan dan modifikasi SCM & CRM untuk kebutuhan bisnis. 5. Memperluas dan me-manage HTI Inisiatif Strategi TI: Menerapkan Sustainable Forest Management System (SFMS) untuk memantau HTI. Sistem ini akan memantau seberapa banyak luas HTI, berapa banyak pohon yang dibutuhkan untuk produksi, pohon mana saja yang sudah siap untuk diolah, area mana saja yang siap untuk ditanami, serta pengelolaan masalah yang terjadi seperti kebakaran, penebangan liar, dan lain-lain.

175  

6. Mereduksi jumlah 'trim loss paper' dan 'waste paper' Inisiatif Strategi TI: Divisi TI perlu mengetahui lebar mesin dengan jumlah pesanan berdasarkan spesifikasi pelanggan. Kemudian data dikumpulkan dan dikelompokkan sesuai dengan pesanan yang memiliki spesifikasi serupa. Dari informasi tersebut, Divisi TI perlu memperbaiki (upgrade) Trim Optimization yang ada pada Manufacturing Execution Systems (MES). 7. Zero 'dead stock' finished goods Inisiatif Strategi TI: Mereview jumlah ‘dead stock’ di gudang. Lalu dari hasil tersebut akan dikelompokkan barang yang masih bisa dijual dan yang sudah tidak bisa. Barang yang sudah tidak bisa dijual akan diolah menjadi pulp dan siap untuk diproduksi kembali. Sedangkan barang yang masih bisa terjual akan direkomendasikan ke bagian sales untuk ditawarkan kepada pelanggan yang pernah membeli produk dengan spesifikasi yang mirip. Untuk itu Divisi TI perlu mengembangkan (enhance) SAP Sales Application untuk dapat memberikan informasi ke bagian sales apakah barang yang diminta masih memiliki sisa stok atau tidak. 8. Meningkatkan Tingkat Kepuasan Karyawan TI* Inisiatif Strategi TI: Divisi TI perlu untuk melakukan online survei untuk mengetahui kepentingan perusahaan. Untuk itu diperlukan aplikasi Online

176  

Internal Survei yang dapat digunakan untuk mendapatkan data dilapangan untuk keperluan survei lainnya. Untuk meningkatkan kepedulian perusahaan kepada karyawan, maka SMS Gateway perlu diimplementasikan agar karyawan dapat sewaktu-waktu mendapatkan informasi mengenai kebijakan perusahaan. Sebagai contoh apabila terjadi bencana banjir dan karyawan tidak bisa menuju kantor, maka perusahaan dapat mengirimkan informasi kepada karyawan melalui SMS. Selain itu SMS Gateway juga bisa diterapkan pada CRM untuk kepentingan pemasaran / marketing. 9. Meningkatkan pelatihan staf TI* Inisiatif Strategi TI: Untuk dapat mendukung pelatihan karyawan, maka Divisi TI dapat membuat aplikasi E-Learning yang berisi online training material. Selain pengadaan software, rekomendasi yang diusulkan juga berupa standarisasi teknologi software. Rekomendasi yang diusulkan yakni sistem operasi Windows pada seluruh komputer client dan Windows Server 2008 untuk komputer server testing. Selain itu untuk softwaredevelopment direkomendasikan Visual Studio .NET 2008 dan untuk basis data menggunakan SQL Server karena stabil dan dapat berjalan dengan baik pada platform Windows. Untuk software lainnya tidak diperlukan standarisasi karena sesuai kebutuhan, seperti Office tidak harus buatan Microsoft tetapi bisa juga OpenOffice.

177  

4.4.2.3

Rekomendasi Jaringan Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI mengenai arsitektur jaringan maka direkomendasikan penggunaan Thin Client untuk mengefisiensi hardware.

  Gambar 4.38 Rekomendasi Arsitektur Jaringan PT IKPP

a. Antara PT IKPP HQ dengan PT IKPP Tangerang yang jaraknya berdekatan (± 1km) maka digunakan gelombang radio E1 128k. Hal ini dikarenakan radio E1 lebih efisien dan hemat biaya. b. Akan tetapi radio E1 tidak dapat mendukung komunikasi yang jauh jaraknya (Perawang – Serpong) antara PT IKPP HQ dengan PT IKPP Perawang. Maka dari itu PT IKPP menyewa jaringan untuk dapat lebih mudah melakukan komunikasi. c. Antara PT IKPP Tangerang, PT IKPP HQ, PT IKPP Serang dan PT IKPP Perawang dapat terhubung secara langsung.

178  

d. PABX

digunakan

untuk

membantu

router

memperbanyak

penyimpanan nomor-nomor ekstension, maksudnya adalah dari satu nomor telepon terdapat beberapa nomor-nomor extension yang akan dihubungkan ke semua staf perusahaan. e. Router adalah sebuah alat yang berfungsi untuk meneruskan paketpaket dari sebuah jaringan ke jaringan lainnya (LAN – LAN/ LAN – WAN) sehingga host-host yang ada pada sebuah jaringan bisa berkomunikasi dengan host yang ada pada jaringan lainnya. Router akan menghubungkan main switch dengan radio device yakni melalui microwave (gelombang mikro). f. Masing-masing PC akan terhubung dengan thin client yang terhubung dengan satu switch dan server. 4.4.2.4

Rekomendasi Kebutuhan Implementasi 1. Upgrade SAP ECC6 to SAP EHP5 ECC6 Kebutuhan sistem: PIV atau lebih Kebutuhan Software: Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN Kebutuhan Hardware: -

RAM 3GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL / Oracle / DB2 / AS400

-

DB Size : 290 GB atau lebih

-

Harddisk 250GB atau lebih

-

Motherboard : Intel 915, 945, 101 atau lebih

-

Prosesor : Intel P4 3.0 Dual Core atau lebih

179  

Saat ini kebutuhan hardware sudah terpenuhi untuk melakukan upgrade. 2. Upgrade SAP BW to SAP BW on HANA Kebutuhan sistem: SUSE Linux Enterprise Server (SLES) 11 SP1 Kebutuhan Hardware: dapat mengikuti hardware SAP R/3 ECC 6 Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN  3. Pembuatan Aplikasi QC Online Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: VS .NET 2005 atau lebih Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN / Wifi Kebutuhan Hardware: -

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL Server 2005 atau lebih

-

DB Size : 20 GB atau lebih

-

Harddisk 50GB atau lebih

-

Prosesor : Intel Core 2 Duo atau lebih

4. Pembuatan Aplikasi Customer Satisfaction System Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: VS .NET 2005 atau lebih Kebutuhan jaringan: koneksi internet Kebutuhan Hardware: -

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL Server 2005 atau lebih

-

DB Size : 20 GB atau lebih

180  

-

Harddisk 50GB atau lebih

-

Prosesor : Intel Core 2 Duo atau lebih

5. Pembuatan Aplikasi Sustainable Forest Management System Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: VS .NET 2005 atau lebih Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN Kebutuhan Hardware: -

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL Server 2005 atau lebih

-

DB Size : 50 GB atau lebih

-

Harddisk 100GB atau lebih

-

Prosesor : Intel i3 atau lebih

6. Pengembangan Aplikasi MES Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: Eclipse atau NetBeans IDE 6.0 atau sejenisnya Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN Kebutuhan Hardware: -

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MySQL 4.0 atau lebih

-

DB Size : 20 GB atau lebih

-

Harddisk 50GB atau lebih

-

Prosesor : Intel Core 2 Duo atau lebih

7. Pengembangan Aplikasi SAP Modul Sales Kebutuhan Sistem: Windows 7 atau lebih

181  

Kebutuhan Software: ABAP R/3 Workbench Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN / Internet Kebutuhan Hardware: -

RAM 2GB atau lebih

-

Basis Data Oracle atau DB2

-

DB Size : 20 GB atau lebih

-

Harddisk 250GB atau lebih

-

Prosesor : Intel i3 atau lebih

8. Pembuatan Aplikasi Online Internal Survei Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: VS .NET 2005 atau lebih Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN Kebutuhan Hardware: -

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL Server 2005 atau lebih

-

DB Size : 20 GB atau lebih

-

Harddisk 50GB atau lebih

-

Prosesor : Intel Core 2 Duo atau lebih

9. Pembuatan Aplikasi SMS Gateway Kebutuhan sistem: Windows XP SP2 64 bit atau lebih Kebutuhan software: .NET Framework 3.0 Kebutuhan jaringan: koneksi internet Kebutuhan hardware: -

RAM 2GB atau lebih

182  

-

Harddisk 500 Mb (SATA atau SCSI)

-

Port: RS232 dan/atau USB (jika menggunakan modem GSM)

-

Prosesor : Intel P4D 3Ghz

10. Pembuatan Aplikasi e-Learning Kebutuhan Sistem: Windows XP atau lebih Kebutuhan Software: VS .NET 2005 atau lebih Kebutuhan jaringan: koneksi LAN / VPN Kebutuhan Hardware:

4.4.3

-

RAM 1GB atau lebih

-

Basis Data MS SQL Server 2005 atau lebih

-

DB Size : 20 GB atau lebih

-

Harddisk 50GB atau lebih

-

Prosesor : Intel Core 2 Duo atau lebih

Strategi Manajemen SI/TI Strategi manajemen SI/TI digunakan untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan oleh PT IKPP. Dari hasil penelitian perbandingan (lihat lampiran 4) antara COBIT, ITIL, COSO, ISO 17799 dan AS 8015-2005 maka best practice tata kelola TI yang cocok diterapkan pada PT IKPP adalah COBIT. Terdapat 4 (empat) domain untuk penerapan tata kelola TI berdasarkan COBIT, yaitu: 1. Perencanaan dan Organisasi (Planning & Organization) Mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana TI dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang

183  

baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula. Saat ini Divisi TI terdiri dari 123 karyawan dan sebanyak 49 orang berada pada posisi level 8(supervisor) ke atas. PT IKPP perlu prioritas dalam mempertahankan orang-orang kunci dalam mengelola TI. Untuk itu PT IKPP direkomendasikan untuk melakukan pendampingan antara staf baru dengan minimal seorang supervisor dalam mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan TI. Tugas supervisor untuk mengontrol, mengelola, mendampingi dan menganalisis hasil pekerjaan staf baru tersebut. Hal ini diperlukan agar karyawan baru cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja PT IKPP. Table 4.29 Perencanaan dan Prioritas Implementasi Aplikasi

Tujuan Strategis

Fokus pada penguasaan pasar lokal dan luar negri

Aplikasi / Software SAP EHP5 ECC6

Cost Leadership Mengembangkan kerjasama dengan industri terkait

9 All Division

SAP HANA

Fokus pada Quality Control

Prioritas Divisi Terkait

Mobile QC Online

TI, Production, Procurement

Customer Satisfaction System

TI, Sales & Marketing, Production All Division TI, Procurement, Sales & Marketing, Production

-

9

Memperluas dan memanage HTI

Sustainable Forest Management System

Mereduksi jumlah 'trim loss paper' dan 'waste

MES

9

Upgrade from SAP ECC6 Upgrade from SAP BW

9

-

Notes

Baru

Baru

TI, Procurement, Legal

Baru

TI, Production

Upgrade

184  

paper'

Zero 'dead stock' finished goods

Meningkatkan Tingkat Kepuasan Karyawan TI Meningkatkan pelatihan staf TI

Sales Application

9

Online Internal Survei SMS Gateway

TI, Production, Sales & Marketing

Upgrade

TI, HRD & GA TI, HRD & GA

Baru Baru

TI, HRD & GA

Baru

9

E-Learning

2. Pengadaan dan Implementasi (Acquisition & Implementation) Domain ini menitik beratkan pada proses pemilihan, pengadaan dan penerapan teknologi informasi yang digunakan serta identifikasi solusi TI dan kemudian diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis untuk mewujudkan strategi TI. Pada PT IKPP direkomendasikan untuk memiliki beberapa vendor untuk pengadaan perangkat TI untuk membandingkan harga dan kualitas yang akan digunakan. Selain itu dibutuhkan perencanaan yang matang sebelum implementasi suatu proyek SI/TI agar tepat waktu dan sesuai dengan anggaran. Untuk pengadaan hardware PT IKPP saat ini menggunakan vendor HP dan Dell. Permintaan pengadaan akan diproses setiap periode tahunan apabila sudah tidak ada lagi PC yang siap untuk digunakan. Table 4.30 Pemilihan Vendor dan Target Implementasi Aplikasi

Aplikasi / Software SAP EHP5 ECC6 SAP HANA Mobile QC Online Customer Satisfaction

Sumber Vendor SAP Vendor SAP In-House In-House

2013

2014

2015

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

       

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

185   System Sustainable Forest Management System MES Sales Application Online Internal Survei SMS Gateway E-Learning

  

  

  

In-House   

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

In-House

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

In-House

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Vendor SendQuick

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

In-House

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

In-House

3. Pengantaran dan Dukungan (Delivery & Support) Domain ini berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, yang terdiri dari operasi pada sistem keamanan dan aspek kesinambungan bisnis sampai dengan pengadaan pelatihan. PT IKPP direkomendasikan untuk men-deliver proyek secara tepat waktu agar tidak mengganggu rencana implementasi proyek lainnya. Selain itu, kegiatan pendampingan terhadap user perlu terus dilakukan dengan cross sharing. Dukungan lainnya adalah dengan melakukan Backup data secara periodik baik harian, mingguan, maupun bulanan dan Recovery apabila diperlukan. 1. Upgrade SAP ECC6 to SAP EHP5 ECC6 Kebutuhan resource: tidak ada (dari vendor). Pelatihan setelah implementasi: tidak ada. 2. Upgrade SAP BW to SAP BW on HANA Kebutuhan resource: tidak ada (dari vendor). Pelatihan setelah implementasi: tidak ada.

186  

3. Pembuatan Aplikasi QC Online Kebutuhan resource: 1 orang BPA dan 3 orang programer. Pelatihan setelah implementasi: ada (± 2 minggu). 4. Pembuatan Aplikasi Customer Satisfaction System Kebutuhan resource: 2 orang BPA dan 2 orang programer. Pelatihan setelah implementasi: tidak ada. 5. Pembuatan Aplikasi Sustainable Forest Management System Kebutuhan resource: 3 orang BPA dan 5 orang programer. Pelatihan setelah implementasi: ada (± 1 bulan). 6. Pengembangan Aplikasi MES Kebutuhan resource: 1 orang BPA dan 1 orang programer. Pelatihan setelah implementasi: tidak ada. 7. Pengembangan Aplikasi SAP Modul Sales Kebutuhan resource: 1 orang BPA dan 1 orang programer. Pelatihan setelah implementasi: ada (± 1 minggu). 8. Pembuatan Aplikasi Online Internal Survei Kebutuhan resource: 1 orang BPA dan 1 orang programer. Sosialisasi setelah implementasi: ada (± 1 bulan). 9. Pembuatan Aplikasi SMS Gateway Kebutuhan resource: tidak ada (dari vendor). Pelatihan setelah implementasi: ada (± 2 minggu). 10. Pembuatan Aplikasi e-Learning Kebutuhan resource: 1 orang BPA dan 1 orang programer. Sosialisasi setelah implementasi: ada (± 1 minggu).

187  

4. Pengawasan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation) Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dan berkala bagaimana kualitas dan kesesuaiannya dengan kebutuhan PT IKPP. Evaluasi TI ini dapat dilakukan dengan pengukuran IT BSC. Selain itu diperlukan pengawasan terhadap keamanan SI/TI dengan menerapkan SOP (Standard Operational Procedure). Untuk itu diperlukan perangkat keamanan SI/TI seperti: -

Antivirus (Anti Spyware), untuk mencegah adanya penyerangan dari malicious software seperti virus, worm, trojan, spyware, dan lainnya.

-

Firewall, untuk mengatur akses terhadap jaringan. Biasanya diterapkan dalam lapisan pertama antara intranet dengan internet.

-

Autentikasi adalah komponen keamanan untuk meyakinkan keaslian data, sumber data, pengguna dan server yang sedang digunakan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan user ID, password, digital signature, maupun sidik jari.

-

Enkripsi, diperlukan untuk menjaga kerahasiaan data yang merupakan pengkodean data yang berguna untuk menjaga data / file baik didalam komputer maupun pada jalur komunikasi dari pemakai yang tidak dikehendaki.

4.4.4

Melakukan backup data secara berkala.

Penyempurnaan Proses Bisnis Berdasarkan analisis lingkungan internal PT IKPP dan arahan strategis bisnis, maka penyempurnaan proses bisnis perlu dilakukan pada proses

188  

bisnis manufaktur. Proses bisnis ini menambah pengecekan barang di gudang saat sales akan melakukan penjualan. Apabila barang masih tersisa, maka akan dialokasikan untuk dijual. Bila barang tidak tersedia, maka bagian sales akan mengirimkan perintah kerja kepada bagian PPIC (Produksi) untuk melakukan proses produksi barang yang sesuai dengan spesifikasi permintaan pelanggan. Untuk itu diperlukan penerapan aplikasi sistem informasi untuk menunjang hal tersebut. 

*

  Gambar 4.39 Rekomendasi Penambahan Proses Bisnis Manufaktur PT IKPP

   

4.4.5

Portfolio Aplikasi Masa Depan Table 4.31 Portofolio Aplikasi Usulan Masa Depan (2013-2015) PT IKPP

Strategis •

High Potential

Customer Satisfaction

•

Tracking Monitoring System(***)

System(CRM) (**)

•

Sustainable Forest Management

•

SCM (*)

•

MIS (*)

System(**) •

SMS Gateway(***)

189  

•

Office System (*)

•

Ms Office (*)

•

SAP EHP5 ECC6 (ERP) (**)

•

Attendance System (*)

•

Service Desk (*)

•

Online Internal Survei (*)

•

SAP HANA (BI) (**)

•

E-Learning(***)

•

Project Management System (*)

•

Communication System

•

e-RAM (*)

•

Corporate Website (*)

•

Warehouse Management System

(V-Con, Phone line, dll) (*)

(**) •

Mobile QC Online(***)

•

MES(**)

•

Sales Application(**) Key Operational

Support

Keterangan: (*) Sedang berjalan, (**) Akan / sedang di kembangkan, (***) Masih di pertimbangkan

4.5 ChangeManagement Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering terjadi adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu terlihat secara jelas (eksplisit) dan segera, seperti mogok kerja, demonstrasi, protes, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit) dan terakumulasi, misalnya dengan penurunan loyalitas karyawan, motivasi kerja menurun, tingkat kesalahan kerja meningkat, dan lain sebagainya. Selain itu terdapat masalah lain seperti user yang kesulitan menggunakan aplikasi / sistem baru dan

190  

kesalahan dalam proses implementasi. Berikut strategi perubahan untuk menangani masalah-masalah tersebut: •

Leading Change Dalam setiap perubahan, yang paling pertama dan paling penting adalah kepemimpinan selama durasi perubahan (pre implementasi hingga post implementasi). Dari perspektif manajemen proyek, ada resiko kegagalan yang cukup besar jika organisasi merasakan kurangnya komitmen pemimpin. Dalam kasus ini diperlukan komitmen dukungan dari Direktur PT IKPP terkait implementasi perubahan ini.

•

Mengkomunikasikan Perubahan Berikutnya adalah melakukan sosialisasi dan berkomunikasi langsung kepada user PT IKPP dengan menjelaskan tujuan dan manfaat perubahan. Hal ini dapat dilakukan pada saat sesi meeting ataupun training.

•

Pelatihan Dibutuhkan program pelatihan secara berkala untuk mengurangi kesalahan penggunaan aplikasi yang disebabkan oleh user. Program ini diberikan kepada seluruh user terkait sehingga aplikasi dan teknologi yang diusulkan dapat digunakan dengan cepat dan baik.

 

191  

•

Team Building User harus dilibatkan dalam pelaksanaan proyek menjadi bagian dari tim proyek, sehingga dapat menimbulkan user awareness dan ownership. 

•

Pendampingan dan support Pendampingan dan support dibutuhkan selama masa perubahan sistem tersebut karena mempercepat rekomendasi solusi jika terjadi kesalahan dalam penggunaan maupun implementasi perubahan tersebut. Permasalahan tersebut dapat menjadi masukan untuk pengembangan lebih lanjut hingga sistem berjalan dengan stabil.

•

Penerapan SOP Pada proses perubahan proses bisnis penjualan, tidak banyak usaha yang harus dikeluarkan oleh user untuk melakukan perubahan karena sistem secara otomatis sudah merekomendasikan produk. Dengan adanya SOP diharapkan dapat meningkatkan penerimaan user atas perubahan tersebut.

•

Negosiasi Dapat dilakukan dengan pihak-pihak yang menentang perubahan.

4.6 Innovation Proses

inovasi

membukakesempatan

dapat bisnis

menggerakkan yang

manajemen

dimungkinkan

oleh

bisnis TI

untuk

sehingga

menghasilkan peluangbisnis yang lebih kompetitif dan kuat.Proses inovasi terdiri dari 4 komponen, yakni:

192  

a. Monitoring bisnis dan teknologi, apa saja perubahan yang mempengaruhi perusahaan? 1. Penggunaan sistem terkomputerisasi mampu menghasilkan proses yang lebih efisien karena mampu mempercepat proses dan menghemat biayaoperasional perusahaan. 2. Perubahan

proses

manual

terkomputerisasimemungkinkanpeningkatan

menjadi

kinerja

SDM

karena

proses kerja lebih cepat. 3. Data dan proses yang saling terintegrasi dari setiap divisi dapatmemudahkan pengambilan data dan informasi yang dibutuhkan. 4. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan informasi yang akuratdan real time. 5. Proses

yang

cepat

keterlambatanpengiriman

dan

sistematis

kepada

pelanggan

dapat

mencegah

sehingga

kepuasan

pelanggan tetap terjaga. 6. Dengan teknologi informasi, perusahaan mampu memantau kualitas produksehingga dapat mempertahankan keunggulan kompetitif yang dimiliki. b. Visioning, Apa yang dapat dilakukan? 1. Merancang

aplikasi

yang

mampu

mensistematisasi

proses

manufaktursehingga proses bisnis yang berjalan terus dapat dipantau secara real time. 2. Mengintegrasikan sistem perusahaan dan supplier untuk dapat menekanbiaya inventori.

193  

3. Pengotomatisasian pengaturan barang di gudang melalui penerapan Warehouse Management System. 4. Integrasi data antara bagian pemesanan dengan gudang sehingga barangyang dikirimkan sesuai dengan pesanan pelanggan. 5. Merancang

sistem

yang

mampu

mengidentifikasi

kebutuhan

danpermintaanproduk sampai pada level end user. 6. Mebangun

sistem

produkdenganlebih

yang

mampu

menyederhanakan

menstandarisasi penomoran

konfigurasi

produk

yang

beraneka ragam. c. Konteks Bisnis dan pilihan, apa yang seharusnya kita lakukan? 1. Merancang aplikasi yang memberikan informasi akurat, cepat dan real time. 2. Merancang sistem yang sesuai dengan kebutuhan dari masingmasingDivisi yang mampu mempercepat proses bisnis. d. Inovasi yang dapat ditindaklanjuti apa yang akan kita lakukan? 1. Memperbaikiaplikasi

MES

(Manufacturing

Execution

Systems)

dimana semua bisnis proses yang terjadi dalam proses manufaktur dapat diefisiensi. 2. Menerapkan konsep Thin Client pada komputer user untuk menghemat biaya jaringan.

194  

4.7 Roadmap Rencana Implementasi Table 4.32 Roadmap Rencana Implementasi

Aplikasi / Software

2013 Q1

Q3   

2014 Q4   

2015

SAP EHP5 ECC6

  

Q2   

Q1   

Q2   

Q3   

Q4   

Q1   

Q2   

Q3   

Q4   

SAP HANA

  

  

  

Mobile QC Online Customer Satisfaction System Sustainable Forest Management System MES

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Sales Application Online Internal Survei SMS Gateway

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

E-Learning

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi Pemrosesan Bahan baku Persediaan Barang jadi

Perawatan Kargo

Promosi

  Sales Quotation .  Kas . 

C C R C R C

Pembelian Mesin R R C R

R

Penjualan Tunai R C

Penjualan Kredit R R R

Pengecekan Barang

Pengiriman barang

Customer Service

R

R

Analisis Pasar

R

Table 4.33 Matrix Cluster Tahap 1

R

R C

C R

C R C C

R C R R

R R R R

R

R R R

R C

R R

R R

R

Network . 

Software . 

Hardware . 

Administrasi . 

Kinerja Karyawan . 

Kreditur . 

Laporan Keuangan . 

Modal . 

Biaya . 

Calon Karyawan . 

Karyawan . 

Hasil Promosi . 

Penelitian Pasar . 

Surat Jalan . 

Debitur . 

D.O. . 

Kontrak Penjualan . 

Pelanggan . 

Jadwal Produksi . 

Laporan Produksi . 

Produk . 

Mesin . 

Payment Request . 

Pembelian bahan baku Persediaan bahan baku Kartu Gudang . 

Fungsi Data Suplier . 

Subyek Data Order Penbelian . 

 

4.8 Matrix Cluster

R

C

R

R C

R R

R

R

C

194 

 

Perekrutan Karyawan Administrasi Karyawan

C C R

Pelatihan Karyawan Pelaporan Administrasi

R R

R

R

R R

R

R R

R

C C C

C

R

R

R

C

R

R

R

R

R

R

R

C

Utang

C

Piutang Pengembangan HW/SW/NW Pemeliharaan sistem, network Dukungan TI

R

R R

Anggaran Arus Kas Perencanaan Keuangan

C

R

R

R

C

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

195   

Pembelian Mesin Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi Pemrosesan Bahan baku Persediaan Barang jadi

R

R

C

R

R

C

R

R

C

R

C R

R

Hardware . 

Software . 

Debitur .  R

Network . 

Kreditur . 

Laporan Keuangan . 

Biaya . 

Modal . 

Kinerja Karyawan . 

Karyawan . 

Administrasi . 

Calon Karyawan . 

D.O. . 

Pelanggan . 

Penelitian Pasar . 

R

R

C

R

R C

C

R

C

R

R

R

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

Pengecekan Barang

R

Customer Service Promosi

R

Perawatan Kargo

R

Administrasi

R

R

Penjualan Kredit

Pengiriman barang Perekrutan Karyawan

Hasil Promosi . 

R

C

Analisis Pasar Penjualan Tunai

Sales Quotation . 

R

Kontrak Penjualan . 

C

Produk . 

C

Table 4.34 Matrix Cluster Tahap 2

Surat Jalan . 

Kartu Gudang . 

C

Laporan Produksi . 

Order Penbelian . 

Pembelian bahan baku Persediaan bahan baku

Jadwal Produksi . 

Data Suplier . 

C

Fungsi

Mesin . 

Payment Request . 

Subyek Data

Kas . 

 

R C

R R R

R

R

R R

R R

R C C

C

196   

 

Karyawan R

Pelatihan Karyawan Pelaporan Administrasi

R

Anggaran

R

Arus Kas Perencanaan Keuangan

R R

R

R

R

R

C

R

C

R

R R

R

R

C

C

R

R

R

C

R

R

R

Piutang Pengembangan HW/SW/NW Pemeliharaan sistem, network Dukungan TI

R

R

R

C

Utang C R

R

C

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

197   

Pembelian Mesin Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi Pemrosesan Bahan baku Persediaan Barang jadi

R

R

C

R

R

C

R

R

C

R

C R

R

Hardware . 

Software . 

Debitur .  R

Network . 

Kreditur . 

Laporan Keuangan . 

Biaya . 

Modal . 

Kinerja Karyawan . 

Karyawan . 

Administrasi . 

Calon Karyawan . 

D.O. . 

Pelanggan . 

Penelitian Pasar . 

R

R

C

R

R C

C

R

C

R

R

R

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

Pengecekan Barang

R

Customer Service Promosi

R

Perawatan Kargo

R

Administrasi

R

R

Penjualan Kredit

Pengiriman barang Perekrutan Karyawan

Hasil Promosi . 

R

C

Analisis Pasar Penjualan Tunai

Sales Quotation . 

R

Kontrak Penjualan . 

C

Produk . 

C

Table 4.35 Matrix Cluster Tahap 3

Surat Jalan . 

Kartu Gudang . 

C

Laporan Produksi . 

Order Penbelian . 

Pembelian bahan baku Persediaan bahan baku

Jadwal Produksi . 

Data Suplier . 

C

Fungsi

Mesin . 

Payment Request . 

Subyek Data

Kas . 

 

R C

R R R

R

R

R R

R R

R C C

C

198   

 

Karyawan R

Pelatihan Karyawan Pelaporan Administrasi

R

Anggaran

R

Arus Kas Perencanaan Keuangan

R R

R

R

R

R

C

R

C

R

R R

R

R

C

C

R

R

R

C

R

R

R

Piutang Pengembangan HW/SW/NW Pemeliharaan sistem, network Dukungan TI

R

R

R

C

Utang C R

R

C

C

C

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

R

199   

Pembelian bahan baku

R

Hardware .

Software .

Network .

Debitur .

Kreditur .

Laporan Keuangan .

Biaya .

Modal .

Kinerja Karyawan .

Karyawan .

Administrasi .

Calon Karyawan .

D.O. .

Pelanggan .

Penelitian Pasar .

Hasil Promosi .

Sales Quotation .

Kontrak Penjualan .

Produk .

Surat Jalan .

Laporan Produksi .

Jadwal Produksi .

Kartu Gudang .

Order Penbelian .

Mesin .

R

Procurement

Persediaan bahan baku Pembelian Mesin

Data Suplier .

Kas .

Payment Request .

 

R

R

Pemeliharaan mesin Perencanaan produksi

Produksi

R

R

Pemrosesan Bahan baku Persediaan Barang jadi

R

R

Analisis Pasar Penjualan Tunai

R R

Penjualan Kredit

R

R

R

R

R

Pengecekan Barang

R

Sales & Marketing

R

Customer Service

R

Promosi

R

Perawatan Kargo

R

Pengiriman barang

R

R

Logistik

R

R

Perekrutan Karyawan Administrasi Karyawan

HRD & GA

Pelatihan Karyawan Pelaporan Administrasi Anggaran

R

Arus Kas

R

Perencanaan Keuangan

R

R

R

R

R

R R

R

Finance & Accounting

R

Utang

R

R

R

Piutang Pengembangan HW/SW/NW

R

Pemeliharaan sistem, network

R

Dukungan TI

R

TI

R R

R

R

R

Gambar 4.40 Matrix Cluster Tahap 4

R

R

R

R

 

200