BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1

EVALUASI DAN PENENTUAN KEBUTUHAN BISNIS

Untuk meyusun rencana strategis sistem informasi dibutuhkan sebuah analisis dan evaluasi kebutuhan bisnis terlebih dahulu agar rencana strategis sistem informasi sejalan dengan strategi bisnis. Analisa bisnis dilakukan dengan menilai dan mengevaluasi proses maupun sistem yang ada. Analisa bisnis juga dibutuhkan sebagai dasar rekomendasi maupun kesimpulan yang akan diusulkan.

4.1.1 ANALISA LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS Analisis lingkungan internal bisnis dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan maupun kelemahan yang ada dalam perusahaan. Identifikasi kekuatan dan kelemahan nantinya akan dimanfaatkan untuk membangun strategi yang akan diterapkan oleh perusahaan. 4.1.1.1

G AMBARAN U MUM

DAN

S TRATEGI P ERUSAHAAN

Untuk mengenali kekuatan maupun kelemahan dan kondisi kini dari Perusahaan yang akan diteliti berikut akan dipaparkan mengenai Perusahaan. Sejarah Perusahaan Pemerintah Republik Indonesia membentuk Perusahaan Negara (PN) Pelabuhan I hingga Pelabuhan VIII untuk mengelola pelabuhan di seluruh Indonesia, pada tahun 1960. Dalam perkembangannya, pemerintah mulai memisahkan aspek

49

50

operasional dan komersial yang ada dalam pengelolaan pelabuhan. Sejak tahun 1964, Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) yang terdiri dari PN Pelabuhan I hingga Pelabuhan VIII hanya bertanggung jawab terhadap pengelolaan aspek komersialnya saja. Adapun aspek operasional pelabuhan dikoordinasikan oleh lembaga pemerintah yang disebut Administrator Pelabuhan (Adpel). Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 1983 juncto PP No 5 tanggal 5 Februari 1985, PERUM Pelabuhan dibagi menjadi empat wilayah operasi, termasuk salah satunya Perum Pelabuhan II. Keempat Perum itu merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berada di bawah pembinaan Departemen Perhubungan Republik Indonesia. Pada tahun 1992, keempat PERUM itu diubah menjadi PT Pelabuhan Indonesia I sampai IV (Persero). Kantor Pusat Perseroan berkedudukan di Jakarta, memiliki wilayah operasi di 10 propinsi dan mengelola 12 pelabuhan yang diusahakan yaitu: Pelabuhan Teluk Bayur di Propinsi Sumatera Barat, Pelabuhan Jambi di Propinsi Jambi, Pelabuhan Boom Baru Palembang di Propinsi Sumatera Selatan, Pelabuhan Bengkulu di Propinsi Bengkulu, Pelabuhan Panjang di Propinsi Lampung, Pelabuhan Tanjung Pandan dan Pelabuhan Pangkal Balam di Propinsi Bangka Belitung, Pelabuhan Banten di Propinsi Banten, Pelabuhan Tanjung Priok dan Sunda Kelapa di Propinsi DKI Jakarta, Pelabuhan Cirebon di Propinsi Jawa Barat, serta Pelabuhan Pontianak di Propinsi Kalimantan Barat. Perseroan juga memiliki tiga anak perusahaan, satu perusahaan afiliasi, dua sub unit bisnis dan satu kerja sama operasi (KSO). Ketiga anak perusahaan tersebut adalah PT Rumah Sakit Pelabuhan (PT RSP), PT Multi Terminal Indonesia (PT MTI), dan PT EDI lndonesia. Perusahaan afiliasi yaitu PT Jakarta International

51

Container Terminal (PT JICT). Sedangkan kedua sub unit bisnis tersebut adalah Tanjung Priok Car Terminal (TPT) dan Pusat Pelatihan Kepelabuhanan (PPK). Adapun KSO adalah Terminal Petikemas Koja (TPK Koja).

Strategi Perusahaan Visi Perusahaan : Menjadi partner yang dapat diandalkan, pelabuhan terbaik dalam pelayanan logistik dengan menciptakan perusahaan yang menggembirakan dan menarik bagi pegawai serta memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan nasional. Misi Perusahaan : 1. Menjamin kualitas jasa kepelabuhanan dengan jaringan logistik prima untuk memenuhi harapan stakeholder utama (pelanggan, pemegang saham, pekerja, mitra dan regulator). 2. Menjamin kelancaran dan keamanan arus kapal dan barang untuk mewujudkan efisiensi biaya logistik dalam rangka memacu pertumbuhan ekonomi nasional. 3. Menjamin kecukupan produktivitas untuk memenuhi dinamika kebutuhan pelanggan. Komitmen Perusahaan : 5. Menyediakan dan mengoperasikan jasa pelayanan kepelabuhanan yang handal dengan mutu kelas dunia, kepada mitra dan pelanggan jasa kepelabuhanan.

52

6. Meningkatkan kesehatan perusahaan secara professional dan dapat mendorong pengembangan ekonomi nasional, kepada kepentingan nasional. 7. Mendorong terbentuknya masyarakat pelabuhan yang kooperatif dan mempunya rasa saling memiliki, kepada masyarakat pelabuhan. 8. Mewujudkan sumber daya insani yang beriman, bermutu, optimis, bersikap melayani dan ramah, bangga kepada perusahaan dan budayanya, serta mampu memberikan kesejahteraan dan kepuasan kerja kepada karyawan, kepada anggota perusahaan. 5 Nilai Perusahaan : People First, Integrity, Customer Centric, Sustainability dan Quality. Era keterbukaan dan kecanggihan teknologi informasi terbukti menjadi akselerator beragam kegiatan. Kecanggihan ini pun turut menjadi pemicu cepatnya perubahan terjadi di dalam dunia perdagangan. Semua negara kini berlomba-lomba menjadi kekuatan ekonomi dunia melalui efektivitas dan efisiensi perdagangan, yang bertumpu pada teknologi. Manajemen jasa kepelabuhanan

sebagai mata rantai logistik pun dituntut untuk melakukan

transformasi menjadi lebih modern dan efisien. IPC, begitulah PT Pelabuhan Indonesia II akan dikenal di masa depan, sebagai sebuah perusahaan penyedia layanan jasa kepelabuhanan pun bertransformasi untuk bisa memenangkan kompetisi ketat di era globalisasi sekarang ini. Perusahaan terus meningkatkan kualitas, baik di sisi hardware seperti fasilitas dan infrastruktur baru, ataupun software seperti peningkatan kemampuan operasional para karyawan. Transformasi ini menjadi bagian dari strategi jangka panjang

53

perusahaan dalam menghadapi constant change, melalui constant improvement dengan milestone yang jelas dan terarah. Sejalan dengan logo baru yang menggambarkan perubahan, optimisme, agility, focus, confident, fleksibilitas; IPC semakin siap untuk berkiprah menarik para operator kapal kelas dunia melayani perekonomian yang melesat, langsung di pelabuhan-pelabuhan Indonesia sebagai pintu gerbang negeri ini. Seperti sebuah siklus, layanan yang excellence akan semakin meningkatkan perdagangan, mendatangkan income yang lebih besar pada bangsa ini. Dan semakin banyak perdagangan langsung terjadi, berarti akan semakin murah biaya produksi yang mempengaruhi harga barang, sehingga lebih kompetitif untuk bersaing di pasar domestik, regional, maupun internasional.

Struktur Organisasi Berikut adalah bagan Struktur Organisasi Perusahaan.

Gambar 11 Struktur Orgasnisasi Perusahaan Dapat dilihat dari gambar struktur orgasnisasi di atas bahwa IT sudah cukup diperhitungkan kedudukannya diperusahaan. Walaupun posisi IT tidak memiliki

54

kedudukan di Board namun divisi IT sudah berdiri sendiri dalam sebuah biro yang berada langsung di bawah Board. Kapabilitas Perusahaan Kapabilitas yang dimiliki Pelindo sangatlah besar, Perusahaan memiliki dukungan yang cukup besar dari pemerintah, mengingat Perusahaan adalah Badan Usaha Milik Negara. Tentunya dukungan terhadap Perusahaan tersebut cukup di perhatikan terutama oleh Negara dan Organisasi-organisasi yang terlibat dengan Perusahaan dan Pemerintah. 4.1.1.2

A NALISIS SWOT

Analisis ini dilakukan untuk menggambarkan kondisi lingkungan internal maupun eksternal perusahaan. Berdasarkan data dan wawancara yang dilakukan maka berikut adalah diagram SWOT dari Perusahaan : Tabel 5 Internal Factor Analysis (IFAS) No.

Faktor Internal

S-1

Profit Perusahaan terus meningkat tiap tahunnya, mengindikasikan kondisi keuangan perusahaan yang sangat baik.

S-2

Manajemen perusahaan sangat mendukung kemajuan perusahaan.

S-3

Memiliki banyak sumber daya manusia yang cukup terlatih dan berpendidikan.

W-1 Perusahaan sedang dalam masa transisi perubahan budaya sehingga sering terjadi konflik kepentingan. W-2 Utilisasinya Sumber Daya Manusianya masih kurang optimal. W-3 Sistem Kepelabuhanan yang belum sepenuhnya terintegrasi dengan baik. W-4 Sistem dan Prosedur Operasional yang kebanyakan belum memiliki standar yang sama diseluruh cabang pelabuhan.

55

Kekuatan (Strenghts) Berdasarkan pengamatan dari laporan keuangan perusahaan 1. Keuntungan Perusahaan yang terus meningkat tiap tahunnya Berdasarkan pengamantan penulis dan data yang diperoleh dari laporan tahunan perusahaan, profit perusahaan terus meningkat tiap tahunnya. Dimulai dari tahun 2007 tingkat penjualan perusahaan mencapai 2 Trilyun Rupiah dan terus meningkat sampai tahun 2012 yang mencapai 6 Trilyun Rupiah 2. Manajemen perusahaan sangat mendukung kemajuan perusahaan. Manajmen sangat mendukung pengembangan SI/TI yang akan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Manajemen sadar betul akan perkembangan IT yang begitu pesat, sehingga memberikan dukungannya untuk mengembangkan IT perusahaan. 3. Memiliki banyak sumber daya manusia yang cukup terlatih dan berpendidikan. Berdasarkan data divisi HR Perusahaan memiliki hampir 150 Pegawai berlatar belakang pendidikan S2 dan hampir 850 Pegawai Berlatar belakang pendidikan S1. Berdasarkan data tersebut dapat diketahui bahwa cukup banyak pegawai yang berpendidikan tinggi yang bekerja untuk perusahaan, sehingga peluang untuk mengembangkan perusahaan akan sangat didukung oleh banyaknya Sumber Daya Manusia yang kompeten.

Kelemahan (Weaknesses)

56

1. Perusahaan sedang dalam masa transisi perubahan budaya sehingga sering terjadi konflik kepentingan. Perpindahan manajemen baru dari yang lama membawa banyak perubahan baik dari sisi budaya maupun kebijakannya. Salah satu tujuan manajemen baru adalah untuk merubah citra pelabuhan menjadi lebih bersahabat dan membaik dari segala aspek. Proses perubahan ini tidaklah mudah karena setiap perubahan akan menimbulkan cukup banyak pertentangan karena banyak yang harus merubah kebiasaan yang sudah ada. Proses perubahan ini cukup banyak menimbulkan pertentangan dengan manajemen baru. 2. Utilisasinya Sumber Daya Manusianya masih kurang optimal. Walau banyak SDM yang memiliki tingkat pendidikan yang tinggi, namun berdasarkan data dari HR penyebarannya kurang merata. Kebanyakan SDM yang memiliki pendidikan tinggi ini berada di kantor pusat, dan sangat sedikit yang berada di kantor-kantor cabang, sedangkan ujung tombak bisnis pelayanan jasa kepelabuhan ada ditiap kantor cabangnya. 3. Sistem Kepelabuhanan yang belum sepenuhnya terintegrasi dengan baik. Sistem yang sedang digunakan belum sepenuhnya terintegrasi, seperti belum adanya pengikat antar aplikasi core transaksi Jasa pelayanan kapal, barang, maupun petikemas. Hal ini mempersulit perusahaan untuk mendapatkan data yang akurat dan jelas. 4. Sistem dan Prosedur Operasional yang kebanyakan belum memiliki standar yang sama diseluruh cabang pelabuhan. Sistem yang berjalan masih memiliki beberapa kekurangan non teknis, salah satunya kurangnya prosedur untuk menjalankan sistem. Juga

57

kurangnya sosialiasi yang berkelanjutan mengenai sistem tersebut dikarenakan kesibukan tim IT untuk melakukan pengembangan IT nya. Tabel 6 External Factor Analysis (EFAS) No.

Faktor Internal

O-1

Perkembangan Teknologi yang sangat pesat.

O-2

Perkembangan ekonomi tiap cabang pelabuhan dan tingkat konsumsi nasional yang meningkat.

T-1

Diperbolehkannya pelabuhan-pelabuhan swasta untuk mengelola dermaga sendiri dan membangun pelabuhan-pelabuhan baru dikawasan perusahaan.

T-2

Tuntutan pengguna Jasa.

T-3

Tingkat inflasi.

T-4

Fluktuasi harga minyak mentah dunia.

Analisa Eksternal untuk SWOT menggunakan analisa PEST. Peluang (Opportunities) 1. Perkembangan Teknologi yang sangat pesat. Perkembangan teknologi yang pesat didunia saat ini dapat dilihat dari banyaknya teknologi-teknologi baru yang bermunculan. Hal ini menjadi peluang Perusahaan untuk mengembangkan IT nya dan melakukan inovasi IT. Sehingga dengan memanfaatkan teknologi-teknologi baru tersebut dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari perusahaan. 2. Perkembangan ekonomi tiap cabang pelabuhan dan tingkat konsumsi nasional yang meningkat. Berdasarkan pengamatan penulis, Indonesia adalah salah satu Negara yang memiliki tingkat konsumsi yang tinggi. Dapat dilihat juga perkembangan ekonomi Indonesia yang membaik di tiap daerahnya terutama daerah-

58

daerah cabang pelabuhan, salah satunya dapat dilihat dari bertahannya Indonesia dari krisis global kemarin. Ini adalah peluang yang cukup besar untuk perusahaan meningkatkan kapasitasnya untuk mempersiapkan kebutuhan

masyarakatnya

yang

meningkat

seiring

pertumbuhan

ekonominya juga yang meningkat. Ancaman (Threats) 1. Tuntutan pengguna jasa. Pengguna jasa adalah pelanggan yang harus diberikan layanan yang terbaik, agar selalu menggunakan jasa perusahaan. Pengguna jasa dapat menggunakan alternatif lain untuk memenuhi kebutuhannya bila dia merasa perusahaan sudah tidak mampu memberikan layanan yang memenuhi kebutuhannya, hal ini menjadi ancaman bagi perusahaan karena kehilangan pelanggan berarti perusahaan akan kehilangan sumber pendapatannya. 2. Tingkat inflasi. Tingkat inflasi tidak dapat diprediksi dengan pasti, hal ini dapat mengancam operasional dan perencanaan perusahaan. Bila inflasi terjadi seperti pada tahun 1998 maka keuangan perusahaan dapat goyah, dan operasional perusahaan mungkin dapat terhenti dan menyebabkan kebangkrutan. 3. Fluktuasi harga minyak mentah dunia. Minyak mentah adalah salah satu bahan baku utama perusahaan. Karena minyak mentah adalah bahan bakar utama dari perusahaan-perusahaan bongkar muat maupun perusahaan-perusahaan pelayaran. Kapal-kapal

59

yang digunakan serta alat berat yang beroperasi dan dimanfaatkan oleh perusahaan juga menggunakan bahan bakar minyak. Sehingga fluktuasi harga minyak yang tidak stabil dapat menjadi ancaman dalam perencanaan perusahaan untuk mengelola ataupun mengembangkan usahanya. Tabel 7 Internal Factor Analysis (IFAS) No

Faktor Strategi Internal

S-1 Keuangan Perusahaan yang Baik S-2 Dukungan Manajemen S-3 Sumber Daya Manusia yang berkualitas Total Strengths W-1 Masa Transisi Perusahaan W-2 Utilisasi Karyawan Berkualitas masih kurang W-3 Sistem Kepelabuhan kurang terintegrasi W-4 Prosedur dan kebijakan operasional yang belum seluruhnya standar Total Weakness TOTAL

Bobot % Jumlah 35 0.175 30 0.15 35 0.175

Rating

Skor

4 3 4

10 10

0.05 0.05

1 1

0.7 0.45 0.7 1.85 0.05 0.05

40 40

0.2 0.2

2 2

0.4 0.4 0.9 2.75

Tabel 8 External Factor Analysis (EFAS) No

Faktor Strategi Internal

Bobot Rating % Jumlah O-1 Pesatnya Perkembangan IT 35 0.175 3 O-2 Perkembangan ekonomi tiap cabang 65 0.325 4 pelabuhan dan tingkat konsumsi nasional yang meningkat Total Opportunity T-1 Tuntutan Pengguna Jasa 40 0.2 2 T-2 Tingkat Inflasi 20 0.1 1 T-3 Fluktuasi Harga Minyak Mentah 40 0.2 1 Total Threat TOTAL

Skor 0.525 1.3

1.825 0.4 0.1 0.2 0.7 2.525

60

Analisa EFAS dan IFAS digunakan untuk mendapatkan posisi kuadran Perusahaan yang nantinya digunakan untuk mengidentifikasi seluruh faktor yang ada untuk meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan. Bobot didapatkan dari hasil analisa pengaruh factor internal dan eksternal terhadap posisi strategi Perusahaan, sedangkan rating diperoleh dari hasil penilaian bersama dengan pihak Perusahaan. Setelah memperoleh hasil penilaian langkah berikutnya yaitu menghitung nilai totalnya dan memetakannya ke dalam diagram SWOT sehingga didapat posisi Perusahaan pada kuadran tertentu. Titik X = Total Strength – Total Weakness Titik X = 1.85 - 0.9 = 0.95 Titik Y = Total Opportunity – Total Threat Titik Y = 1.825 – 0.7 = 1.125

Opportunities Strategi Agresif Strategi Turnaround

(X,Y) = (0.9,1.125)

Weakness

Strength

Strategi Defensif

Strategi Diversifikasi

Threat

Gambar 12 Diagram SWOT PT Pelindo II Berdasarkan hasil pemetaan diatas, terlihat bahwa Perusahaan berada pada posisi positif, secara strategis posisi perusahaan sangat baik untuk meningkatkan

61

peluang bisnis secara maksimal dengan memanfaatkan kekuatan perusahaan. Beberapa strategi untuk Perusahaan menggunakan matriks SWOT sebagai berikut: Tabel 9 Matriks SWOT PT Pelindo II IFAS

EFAS Opportunities (O) O-1 : Perkembangan IT O-2 : Perkembangan ekonomi tiap cabang pelabuhan dan tingkat konsumsi nasional yang meningkat

Threats (T) T-1 : Tuntutan Pengguna Jasa T-2 : Tingkat Inflasi T-3 : Fluktuasi Harga Minyak Mentah

Strengths (S) S-1 : Keuangan Perusahaan yang Baik S-2 : Dukungan Manajemen S-3 : Sumber Daya Manusia yang berkualitas

Weakness (W) W-1 : Masa Transisi Perusahaan W-2 : Utilisasi Karyawan Berkualitas masih kurang W-3 : Sistem Kepelabuhan kurang terintegrasi W-4 : Prosedur dan kebijakan operasional yang belum seluruhnya standar Strategi WO 1. Mengintegrasikan sistem-sistem yang ada diperusahaan (W-3,O-1) 2. Penerapan IT Governance yang baik (W-4,O-1)

Strategi SO 1. Membuat sistem yang terintegrasi untuk mendukung kebutuhan manajemen (S-2,O-1) 2. Mengelola Knowledge Management (S-3, O-1) 3. Meningkatkan performa sistem Perusahaan melalui pengembangan IT nya (S-1,O-1) Strategi ST Strategi WT 1. Membuat CRM untuk 1. Perbaiki SOP, dan meningkatkan pelayanan tingkatkan Pelayanan (S-1,T-1) melalui Optimasi IT (W2. Buat sistem Predictive 4,T-1) Analytic (S-3, T-2)

Berikut adalah justifikasi untuk tiap matrik SWOT Perusahaan : 1. Strategi Strength – Opportunity (SO)

62

a. Membuat sistem yang terintegrasi untuk mendukung kebutuhan Manajemen Membangun

Sistem

yang

terintegrasi

dapat

memudahkan

manajemen untuk mengetahui kondisi bisnis perusahaan. Salah satu langkah yang diusulan untuk mengintegrasikan sistem pelabuhan yaitu dengan membangun BI karena kebutuhan manajemen untuk menganalisa perkembangan bisnis dan pesatnya perkebangan SI/TI di dunia sehingga pengambilan keputusan bisnis dapat dilakukan lebih cepat dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan. b. Mengelola Knowledge Management Untuk

mendukung

meningkatkan

salah

satu

kemampuan

strategi

karyawan,

perusahaan

yaitu

Pengetahuan

dan

pengalaman yang dimiliki oleh SDM yang ada diperusahaan perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pengetahuan ini dapat dilakukan dengan menerapkan KM serta mengimplementasikan KMS nya sehingga knowledge dapat didistribusikan dengan baik sehingga tidak tergantung pada seseorang. c. Meningkatkan performa SI Perusahaan Dengan dukungan dari manajemen dan keuangan perusahaan yang cukup baik, tim IT memiliki kesempatan untuk mengembangkan dan mengautomasi proses-proses bisnis yang masih dilakukan secara manual. 2. Strategi Weakness – Opportunity (WO)

63

a. Mengintegrasikan Sistem diperusahaan Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang semakin matang, tim IT perusahaan dapat mulai mengintegrasikan sistem yang ada dipelabuhan. b. Menerapkan IT Governance yang baik Kurangnya SOP maupun dokumentasi yang jelas dari penggunaanpenggunaan aplikasi yang ada di perusahaan menyulitkan dan cukup

menghambat

operasional

perusahaan.

Dengan

memanfaatkan perkembangan sistem informasi diharapkan tim IT dapat memperjelas SOP dan membuat dokumentasi yang lebih matang lagi agar kinerja perusahaan meningkat. 3. Strategi Strength – Threat (ST) a. Mengimplementasikan CRM Untuk menjaga agar pelanggan tetap mendapatkan layanan yang maksimal dan terpuaskan, CRM dapat dijadikan salah satu upayanya. Dengan menyimpan data-data pelanggan diharapkan dapat meningkatkan pelayanan b. Membuat Predictive Analytic 4. Strategi Weakness – Threat (WT) a. Memperbaiki Sistem dan membuat SOP

4.1.2 ANALISA LINGKUNGAN EXTERNAL BISNIS 4.1.2.1

A NALISA PEST

64

Analisa PEST digunakan sebagai analisa eksternal untuk analisis SWOT. Political 1. Diperbolehkannya pelabuhan-pelabuhan swasta untuk mengelola dermaga sendiri dan membangun pelabuhan-pelabuhan baru dikawasan perusahaan. 2. Terbukanya peluang memasuki usaha terminal pelabuhan Social 1. Tuntutan pengguna jasa 2. Tuntutan buruh ataupun ancaman-ancaman dari keluhan-keluhan dari serikat pekerja pelabuhan yang menumpuk jika tidak didapatkan solusi yang baik. Economy 1. Tingkat inflasi 2. Fluktuasi harga minyak mentah dunia Technology 1. Perkembangan IT yang sangat pesat. 2. Perkembangan ekonomi dan tingkat konsumsi nasional yang meningkat.

4.1.3 ANALISIS VALUE NETWORK Analisa ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas perusahaan yang dapat dimanfaatkan sebagai salah satu dasar dalam rencana strategi SI/TI. Value Network bertujuan untuk menciptakan manfaat kesetiap komponen yang ada pada bisnis. biasanya nilai intangibles didalam bisnis sama pentingnya dengan nilai tangiblenya sehingga keduanya harus dipelihara dan dimanfaatkan sebaik-

65

baiknya. Untuk mencapai keberhasilan, knowledge harus dapat dipergunakan untuk menciptakan peluang. Value network juga mendukung knowledge untuk terus mengalir dalam bisnis. Aktifitas Value Network dibagi menjadi dua kelompok yaitu primer dan pendukung.

Gambar 13 Diagram Value Network PT Pelindo II Aktivitas Primer / Utama : 1. Network Promotion and Contract Management Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan mengundang konsumen yang potensial untuk turut serta didalam jaringan, memilih pelanggan khusus

yang

mendapatkan

dapat

diberikan

masukan

berarti

keleluasaan dari

sehingga

konsumen

perusahaan

tersebut,

aktifitas

management, dan pemutusan kontrak yang dianggap merugikan.Dalam

66

value network, setiap konsumen akan menjadi individu yang turut serta membantu perusahaan untuk berkembang dalam suatu jaringan.

2. Service Provisioning Terdiri dari aktivititas yang berhubungan dengan membangun, memelihara dan mengakhiri suatu rantai hubungan dengan pelanggan serta nilai yang diperoleh dari konsumen tersebut. Nilai yang telah diperoleh dari konsumen dapat digunakan untuk mengukur sepenting apakah konsumen tersebut memberikan kontribusi pada perusahaan. Service Provisioning juga merupakan suatu aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan. Aktivitas penyelesaian masalah yang digunakan perusahaan di dalamnya hubungannya dengan pelanggan, sehingga hubungan yang ada dapat terjalin dengan baik serta memberikan dampak positif bagi perusahaan. 3. Network Infrastructure Operation Terdiri dari aktivitas yang berhubungan dengan bagaimana perusahaan memelihara dan menggunakan infrastrukturnya, baik infrastruktur yang berhubungan dengan informasi ataupun infrastruktur fisik dengan baik. Aktivitas ini akan membuat jaringan selalu pada kondisi yang baik untuk memberikan pelayanan sesuai dengan permintaan. Aktivitas Pendukung : 1. Infrastruktur Perusahaan

67

Aktivitas manajemen umum, termasuk perencanaan, pengaturan keuangan dan akuntansi, aktivitas pengesahan, aktivitas yang berhubungan dengan relasi dengan pemerintah.

2. Human Resource Management Aktivitas perekrutan, pelatihan, pengembangan dan pemberian kompensasi untuk sumber daya manusia dalam perusahaan. 3. Technology Development Aktivitas yang berhubungan dengan usaha-usaha yang dilakukan dalam membantu aktivitas utama dalam hubungannya dengan teknologi. 4. Procurement Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan peralatan yang mendukung aktivitas utama.

68

Gambar 14 Proses Bisnis PT Pelindo II Jika dilihat dari bisnis proses Perusahaan diatas, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Divisi Operasional (pemberi layanan jasa kepelabuhanan) secara garis besar sudah menggunakan sistem yang terautomasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Sehingga pencatatan kegiatan operasional sudah tersistemkan walau belum sempurna dan masih butuh pengembangan. Sistem aplikasi operasional ini (SIMOP) sudah terintegrasi dengan sistim aplikasi keuangan (SIMKEU) sehingga transaksi 2. Divisi Keuangan juga sudah menggunakan aplikasi sistem keuangan yaitu SIMKEU yang memiliki beberapa modul aplikasi keuangan. 3. Divisi Personalia menggunakan sistem aplikasinya yaitu SIMPER. Beberapa modul yang sudah diimplementasikan yaitu payroll, profiling karyawan pelatihan dan beberapa modul lainnya. 4. Divisi Teknik perusahaan juga sudah menggunakan sistem aplikasi yang sudah terintegrasi dengan sistem aplikasi keuangan (SIMKEU) 5. Divisi Pemasaran menggunakan sistem aplikasi SIMOP untuk mengatur pentarifan, namun belum seluruh fungsi divisi pemasaran memiliki sistem yang dapat digunakan untuk menjalankan fungsi divisinya. Salah satu fungsi yang sedang dalam tahap pengembangan aplikasinya yaitu pengelolaan

pelanggan

dengan

menggunakan

CRM

(Customer

69

Relationship

Management)

serta

sudah

terdapat

rencana

untuk

mengembangkan sistem KAM (Key Account Management). 6. Dari keseluruhan fungsi dalam perusahaan belum ada fungsi untuk menangani kebutuhan laporan kepada jajaran direksi. Seperti yang dapat dilihat seluruh laporan masih di berikan secara manual kepada jajaran direksi, sehingga kebutuhan direksi untuk mendapatkan laporan kinerja perusahaan cukup memakan waktu. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis untuk tercapainya tujuan bisnis melalui visi dan misi perusahaan perlu dilakukan beberapa inisiatif seperti implementasi CRM dan KAM, dan yang terpenting adalah menerapkan sistem untuk memenuhi kebutuhan direksi yaitu sistem DW dan BI. Berikut adalah daftar sistem aplikasi serta modul-modul yang digunakan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis yang telah dijelaskan diatas.

70

Gambar 15 Diagram Aplikasi PT Pelindo II

4.1.4 ANALISA LINGKUNGAN INTERNAL SI/TI Analisa lingkungan internal SI/TI berfungsi untuk melihat sejauh mana Perusahaan menerapkan SI/TI di internalnya sehingga dapat dianalisa strategi yang diperlukan untuk meningkatkan perfoma perusahaan.identifikasi ini juga berguna sebagai masukan untuk implementasi target bisnis Perusahaan. 4.1.4.1

IDENTIFIKASI SI/TI INTERNAL SAAT INI

Dalam menganalisa lingkungan internal SI/TI Perusahaan perlu dilakukan identifikasi yang ada dan digunakan oleh Perusahaan. Hasil identifikasi ini akan

71

digunakan untuk mendapatkan gap kondisi kini dan kondisi yang diinginkan dimasa yang akan datang berdasarkan strategi bisnis perusahaan. Berikut adalah identifikasi SI/TI Internal Perusahaan. 4.1.4.1.1 H ARDWARE Perangkat Server dan Storage Berikut adalah beberapa gambar dari fisik server dan storage yang digunakan oleh perusahaan.

Gambar 16 Gambar Perangkat Server & Storage PT Pelindo II Berikut adalah detil spesifikasi dari Server yang digunakan oleh perusahaan Tabel 10 Spesifikasi Server & Storage PT Pelindo II IBM P5 550   

Processor   Memory 

Internal Storage 

Two or four 1.65GHz 64‐bit  POWER5 processors  1GB to 64GB of 266MHz  DDR1  memory  Four standard and four  optional  hot‐swappable SCSI disk  bays for  up to 2.4TB of internal 

72

IBM P5 520   

Processor  Memory  Internal Stoage 

IBM X3650 M2 

Processor 

Memory

IBM System Storage  DS5100   

Total Storage Capacity  Physical Device 

storage  2‐way 64‐bit 1.65 GHz  POWER5 processors  1GB – 32GB ECC DDR1  SDRAM  8.2TB (with optional I/O  drawers)  Dual‐core Xeon  E5502 @1.86GHz  (‐12x)  32GB Registered PC3‐10600  DDR III ECC (Chipkill  protection with x4 DIMMs)  12 TB  5 Enclosure Disk + 1  Controller 

Spesifikasi Personal Computer maupun Laptop dari masing-masing user tidak ditampilkan karena sulitnya memperoleh data tersebut. Kebanyakan user sudah menggunakan Notebook/Laptop yang memudahkan mobilitas mereka dengan merk yang berbeda-beda sehingga cukup sulit untuk memperoleh data. Namun karena Aplikasi yang dibangun oleh IT kebanyakan berupa Web Applikasi maka kebutuhan untuk mengakses aplikasi tiap user cukup rendah, cukup install browser tertentu dengan beberapa plug-in nya seperti flash ataupun Java. Diasumsikan seluruh user yang memiliki akses ke aplikasi tidak ada kendala minimum requirement dengan Laptop/PCnya.

4.1.4.1.2 S OFTWARE

73

Gambar 17 Diagram klasifikasi aplikasi & modul PT Pelindo II ILCS Web Portal : Portal yang memberikan informasi mengenai profile perusahaan Assisted Kantor Cabang : Aplikasi untuk membantu menangani kebutuhan kantor cabang perusahaan, salah satu fungsinya juga sebagai sarana bantu penyedia layanan informasi transaksi operasional perusahaan (Kapal, barang, petikemas) Locket Delivery : Aplikasi untuk melayani pembayaran tiap-tiap kantor cabang perusahaan, pengembangannya nanti ke arah Customer Service Center (pengalokasian pembayaran ke 1 lokasi). Core Business Processing

74

SIMOP Kapal : Aplikasi Transaksi Operasional yang menangani proses bisnis pelayanan jasa kapal. Barang : Aplikasi Transaksi Operasional yang menangani proses bisnis pelayanan jasa bongkar muat Barang non Petikemas. Petikemas : Aplikasi Transaksi Operasional yang menangani proses bisnis pelayanan jasa bongkar muat Petikemas. Car Terminal : Aplikasi Transaksi Operasional yang menangani proses bisnis pelayanan jasa Dermaga Khusus Car Terminal. Rupa-rupa Usaha : Aplikasi Transaksi Operasional yang menangani proses bisnis lainnya, seperti penangangan sampah dan limbah, telepon, listrik, air, sewa alat, dll. SIMKEU Persediaan Gudang : Aplikasi untuk mengelola persediaan kebutuhan operasional internal Perusahaan (spt Oli, Bensin, Dll)

Non Core Business Processing SIMTEK Manajemen Peralatan : Modul aplikasi untuk mengelola alat-alat perkantoran

75

Manajamen Fasilitas : Modul aplikasi untuk mengelola fasilitas perusahaan termasuk didalamnya fix asset perusahaan SIMKEU Akuntansi Umum : Modul aplikasi untuk mengelola keuangan perusahaan Aktiva Tetap : Modul aplikasi untuk mengelola pencatatan aset perusahaan Anggaran : Modul aplikasi untuk mengelola anggaran perusahaan Perpajakan : Modul aplikasi untuk mengelola pajak perusahaan Hutang Piutang : Modul aplikasi untuk mengelola hutang-piutang perusahaan Penggajian : Modul aplikasi untuk mengelola penggajian karyawan perusahaan Data Transaksi : Modul aplikasi untuk mengelola data transaksi dari SIMOP ke SIMKEU SIMPER Adm. Personalia : modul aplikasi untuk mengelola administrasi Karyawan (modul HR) Data Karyawan : Modul aplikasi yang menyimpan data dan kompetensi karyawan Anggaran SDM : Modul aplikasi untuk mengelola anggaran karyawan ex : untuk pengembangan diri

76

SPPD : Modul aplikasi yang menangani biaya perjalan dinas karyawan Pelatihan : Modul aplikasi yang mencatat kegiatan pelatihan karyawan E-OFFICE EMail Notifikasi : Modul aplikasi untuk mengelola informasi keperluan internal perusahaan melalui email dan sms Filling : Modul aplikasi untuk mengelola arsip-arsip perusahaan Monitoring : Modul aplikasi untuk pemantauan administrasi internal perusahaan Tracking Dokumen : Modul aplikasi untuk melacak lokasi dokumen internal perusahaan Pengantar Berobat : Aplikasi untuk mengelola kesehatan karyawan yang berhubungan dengan obat-obatan SIM Hukum : Aplikasi untuk mengelola management hukum perusahaan SIM Kerja Sama Usaha : Aplikasi untuk mengelola administrasi dan kontrakkontrak dengan pihak luar perusahaan E-Procurement : Aplikasi untuk mengelola pengadaan dan project-project perusahaan External Link DEPO/Forwarding/CFS/CDC : Aplikasi lini 2 yang mengelola penumpukanpenumpukan dan bongkar muat diluar dermaga pelabuhan. Aplikasi ini tidak

77

dikelola oleh internal perusahaan namun memberikan feed data transaksi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Terminal Operator : Aplikasi untuk mengelola dermaga oleh pihak ke 3 (JICT dan KOJA). CMS (Bank) : Kerjasama dengan bank untuk mengelola virtual account pelanggan pelabuhan. aplikasi ini memberikan informasi ke sistem keuangan perusahaan untuk memastikan saldo yang dimiliki oleh pelanggan cukup untuk melakukan kegiatan dikawasan perusahaan. INSW : Interface untuk mengintegrasikan ke 4 perusahaan pengelola pelabuhan di Indonesia. Lebih berupa sebuah database yang dishare kepihak pemerintah untuk kebutuhan integrasi seluruh pelabuhan Indonesia. TPS Online : Sistem informasi terpadu mengenai penimbunan cargo dan container, biasanya digunakan pihak bea cukai untuk mengetahui lokasi barangbarang di tiap tempat penimbunan

4.1.4.1.3 A RSITEKTUR J ARINGAN Berikut adalah peta lokasi cabang yang masing-masing terhubung ke dalam jaringan menggunakan VPN.

78

Gambar 18 Peta Koneksi Jaringan 12 Cabang PT Pelindo II Dapat dilihat pada gambar peta lokasi dari ke 12 cabang pelabuhan yang saling terkoneksi dengan VPN. Koneksi VPN digunakan untuk mengakses aplikasi transaksi operasional pelayanan jasa pelabuhan. Beberapa aplikasi dapat diakses dari luar VPN namun untuk transaksi operasional lapangan kebanyakan harus menggunakan VPN dengan alasan keamanan data.

Berikut digambarkan detil arsitektur jaringan perusahaan.

79

Gambar 19 Topologi Jaringan PT Pelindo II Perusahaan memiliki jaringan VPN yang terhubung kesetiap cabang perusahaan. aplikasi operasional perusahaan hanya dapat diakses melalui jalur VPN tersebut sehingga keamanan data dapat dipastikan.

4.1.4.1.4 D ATA C ENTER Berikut adalah gambaran mengenai ruang data center Perusahaan. dikelola oleh pihak ke 3 dengan SLA yang telah disepakati, sehingga mengurangi risiko maintenance Data Center.

Berikut dapat dilihat gambar lokasi penempatan server Perusahaan.

80

Gambar 20 Ruang Server PT Pelindo II Berikut adalah gambar rak Co-Location tempat server dan storage serta beberapa perangkat pendukung server milik perusahaan.

Gambar 21 Detil Rak Co-Location PT Pelindo II 4.1.4.2

ANALISA COBIT DAN PENYELARASAN STRATEGI PERUSAHAAN

Berikut adalah Pemetaan Tujuan Bisnis di COBIT ke IT Goal di COBIT.

81

Gambar 22 Pemetaan Business Goal ke IT Goal pada COBIT 4.1 Misi Perusahaan yaitu “Menjamin kecukupan produktivitas untuk memenuhi dinamika kebutuhan pelanggan” dengan menggunakan kerangka COBIT maka didapatkan bisnis goal yang serupa yaitu “Improve and maintain operational and staff productivity”. Berdasarkan IT Goal yang diperoleh dari hasil pemetaan business Goal pada COBIT tadi maka langkah selanjutnya dilakukan pemataan terhadap Proses IT yang ada pada COBIT sebagai berikut

82

Gambar 23 Pemetaan IT Goal ke IT Processes pada COBIT 4.1 Pemetaan “Improve and maintain operational and staff productivity” kedalam IT Goal serta turunannya kedalam IT Processes berdasarkan COBIT yaitu : •

Acquire and maintain integrated and standardised application systems. o PO3 Determine technological direction Hasil yang diharapkan dari proses yaitu TI memiliki kestabilan, cost-efective, terintegrasi dan memiliki standar sistem aplikasi, sumber daya dan kemampuan yang memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan di masa depan o AI2 Acquire and maintain application software

83

IT menyelaraskan aplikasi yang tersedia dengan kebutuhan bisnis, dan melakukannya pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang wajar o AI5 Procure IT resources IT mampu meningkatkan efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap profitabilitas bisnis •

Acquire and maintain an integrated and standardised IT infrastructure. o AI3 Acquire and maintain technology infrastructure IT mampu memperoleh dan memelihara infrastruktur TI yang terintegrasi dan standar o AI5 Procure IT resources IT mampu meningkatkan efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap profitabilitas bisnis

•

Ensure seamless integration of applications into business processes. o PO2 Define the Information Architecture IT mampu memberikan kepuasan terhadap kebutuhan bisnis. IT diharapkan mampu merespon kebutuhan bisnis dengan gesit, agar IT mampu memberikan informasi yang reliable dan konsisten, serta proses ini mampu mengintegrasikan aplikasi dengan mulus sesuai dengan kebutuhan bisnis

84

o AI4 Enable operation and use IT mampu memastikan kepuasan kepada end user dengan layanan dan tingkat layanan yang ditawarkan, serta mampu menyatukan solusi aplikasi dan teknologi kepada proses bisnis dengan mulus o AI7 Install and accredit solutions and changes IT mampu mengimplementasikan atau merubah sistem baru yang berjalan mulus tanpa ada hambatan yang berarti setelah instalasi •

Ensure proper use and performance of the applications and technology solutions. o PO6 Communicate Management Aims and Direction IT mampu menghasilkan layanan informasi yang akurat dan tepat waktu, serta mampu memberikan informasi tanggung jawab dan risikonya. o AI4 Enable operation and use IT mampu memastikan kepuasan kepada end user dengan layanan dan tingkat layanan yang ditawarkan, serta mampu menyatukan solusi aplikasi dan teknologi kepada proses bisnis dengan mulus o AI7 Install and accredit solutions and changes IT mampu mengimplementasikan atau merubah sistem baru yang berjalan mulus tanpa ada hambatan yang berarti setelah instalasi

85

o DS7 Educate and train users. IT mampu memberikan efektifitas dan efisiensi dari penggunaan aplikasi

maupun

solusi

teknologi

yang

ditawarkan,

serta

memastikan penggunanya mematuhi prosedur dan aturan yang ditetapkan o DS8 Manage service desk and incidents IT memungkinkan efektifitas penggunaan sistem IT dengan memberikan

kepastian

dari

keputusan,

analisa

pertanyaan

pengguna, pertanyaan-pertanyaan maupun insiden yang terjadi. Tabel 11 Maturity Level Kini Perusahaan

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

IT Processes PO2 Define the Information Architecture PO3 Determine technological direction PO6 Communicate Management Aims and Direction AI2 Acquire and maintain application software AI3 Acquire and maintain technology infrastructure. AI4 Enable operation and use. AI5 Procure IT resources AI7 Install and accredit solutions and changes DS7 Educate and train users. DS8 Manage service desk and incidents

0

1 √

Maturity Level 2 3 4 √ √

√ √ √ √ √ √ √

Tingkat kematangan didapatkan dari hasil wawancara dengan tim Datin dari Perusahaan serta observasi lapangan. Pemaparan mengenai detil dari tiap-tiap kontrol yang telah diukur sebagai berikut : PO2 Define the Information Architecture

5

86

Level maturity yang ditemukan adalah 1 karena : Arsitektur Informasi sudah mulai disadari kebutuhannnya oleh manajemen, namun Penerapannya masih adhoc. Kamus-kamus mengenai Informasi yang ada pada perusahaan belum terdokumentasi dengan baik, namun pencatatatan sudah mulai dilakukan. Kebanyakan Kamus Data dituangkan dalam bentuk file presentasi (ppt) yang dimanfaatkan juga sebagai media penyimpanan knowledge. PO3 Determine technological direction Level maturity yang didapat adalah 2 karena : Manajemen menyadari pentingnya rencana infrastruktur teknologi. pengembangan rencana IT sudah mulai diselarakan dengan rencana bisnis, IT disadari kebutuhannya oleh manajemen. Rencana infrastruktur teknologi didefinisikan, tetapi belum diterapkan dengan konsisten. Perencanaan bersifat taktis dan terfokus pada solusi untuk masalah teknis, bukan pada penggunaan teknologi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. PO6 Communicate Management Aims and Direction Level maturity yang didapat adalah 2 karena : Kebijakan pengendalian, rencana dan prosedur sudah disadari kebutuhannya dan dikomunikasikan oleh manajemen namun pembangunanannya diserahkan kepada kebijaksanaan tiap-tiap manajer dimasing-masing area bisnis. Kualitas yang baik adalah hal yang diinginkan namun prakteknya diserahkan kepada kebijaksanaan tiap manajer. Training adalah salah satu hal yang diperlukan dan dilakukan pada tiap karyawan perusahaan. AI2 Acquire and maintain application software

87

Level maturity yang didapat adalah 1 karena : Sudah terdapat kesadaran akan pemeliharaan maupun akusisi IT. Tingkat keberhasilan sistem bergantung pada keahlian dan pengalaman internal IT. Pemeliharaannya masih sedikit bermasalah dan kebanyakan masih bersifat insidentil, ketika masalah timbul baru dilakukan pengecekan ulang serta tindakan perbaikannya. AI3 Acquire and maintain technology infrastructure. Level maturity yang didapat adalah 1 karena : Tanpa perencanaan yang lengkap ada perubahan infrastruktur untuk setiap aplikasi baru. Meskipun ada kesadaran bahwa infrastruktur TI penting, tidak ada pendekatan yang konsisten secara keseluruhan. Kegiatan pemeliharaan bereaksi terhadap kebutuhan jangka pendek. Lingkungan produksi adalah lingkungan tes. AI4 Enable operation and use Level maturity yang didapat adalah 2 karena : Pendekatan serupa digunakan untuk menghasilkan prosedur dan dokumentasi, tetapi tidak didasarkan pada pendekatan terstruktur atau kerangka. Tidak ada pendekatan yang seragam untuk pengembangan prosedur pengguna dan operasi. Materi pelatihan diproduksi oleh individu atau tim proyek, dan kualitas bergantung pada individu yang terlibat. Prosedur dan kualitas dukungan pengguna bervariasi dari jelek sampai sangat baik, dengan sangat sedikit konsistensi dan integrasi di seluruh organisasi. Program pelatihan untuk bisnis dan pengguna disediakan atau difasilitasi , tetapi tidak ada rencana yang lengkap untuk pelatihan rollout atau delivery. AI5 Procure IT resources

88

Level maturity yang didapat adalah 2 karena : t Ada kesadaran organisasi akan perlunya memiliki kebijakan dan prosedur dasar untuk akuisisi IT. Sebagian kebijakan dan prosedur terintegrasi dengan proses pengadaan pada bisnis. Proses pengadaan sebagian besar digunakan untuk proyek-proyek besar dan sudah jelas. Tanggung jawab dan akuntabilitas untuk pengadaan TI dan pengelolaan kontrak ditentukan oleh pengalaman kontrak masing-masing manajer. Pentingnya pengelolaan suplier dan pengelolaan hubungan diakui, namun penerapannya masih berdasarkan inisiatif tiap individu. Proses kontrak sebagian besar digunakan oleh proyek-proyek besar atau proyek yang sudah jelas. AI7 Install and accredit solutions and changes. Level maturity yang didapat adalah 2 karena : Terdapat beberapa konsistensi antara pengujian dan pendekatan akreditasi, tetapi biasanya mereka tidak didasarkan pada metodologi apapun. Tim pengembangan individu biasanya yang memutuskan pendekatan pengujiannya, dan biasanya tidak ada pengujian integrasi. Perusahaan sudah memiliki mekanisme persetujuan formal. DS7 Educate and train users. Level maturity yang didapat adalah 1 karena : Ada bukti bahwa organisasi telah menyadari kebutuhan untuk pelatihan dan program pendidikan, tetapi tidak ada proses standar. Dengan tidak adanya suatu program yang terorganisir, karyawan mengidentifikasi dan mengikuti kursus pelatihan berdasarkan kemauan mereka sendiri. Beberapa program pelatihan ini mengenai masalah kode etik, kesadaran keamanan sistem dan penerapan keamanan (security). Pendekatan manajemen secara keseluruhan tidak memiliki ikatan apapun, dan hanya ada komunikasi yang

89

sporadis dan tidak konsisten mengenai isu-isu dan pendekatannya terhadap pengadaan pelatihan dan pendidikan. DS8 Manage service desk and incidents Level maturity yang didapat adalah 1 karena : Ada kesadaran organisasi akan perlunya fungsi service desk dan proses manajemen insiden. Bantuan tersedia secara informal melalui jaringan dari individu yang memiliki ilmu. Orang-orang ini memiliki beberapa alat umum yang tersedia untuk membantu dalam penyelesaian insiden. Tidak ada pelatihan dan komunikasi formal pada standar prosedurnya, dan tanggung jawab diserahkan kepada individu. Dari seluruh tingkat kematangan dari tiap-tiap proses yang ada pada COBIT maka dapat digambarkan spider diagram untuk melihat kondisi kini proses perusahaan yang menggambarkan kinerja operasionalnya.

Gambar 24 Spider Diagram dari Business Goal “Improve and maintain operational and staff productivity”

90

4.1.4.3

ANALISA STRATEGIC GRID MCFARLAN

Analisa Strategic Grid McFarlan digunakan untuk mengetahui posisi dari sistem ataupun aplikasi yang digunakan oleh perusahaan. Posisi dari sistem ini digambarkan kedalam 4 kuadran yaitu strategic, high potential, key operational, dan support. Berdasarkan identifikasi aplikasi yang digunakan oleh perusahaan, dapat dipetakan aplikasi tersebut sebagai berikut : Tabel 12 Tabel Strategic Grid McFarlan Strategic

High Potential

Key Operational • SIMOP o Kapal o Barang o Petikemas o Car Terminal o Rupa-rupa Usaha • SIMKEU o Persediaan Gudang • Assisted o Kantor Cabang o Locket Delivery

Support • SIMKEU • SIMPER • SIMTEK • E-Office • Pengantar Berobat • SIM Hukum • E-Procurement

Hasil dari pemetaan aplikasi dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Kuadran Strategic Tidak ada aplikasi perusahaan yang masuk pada kuadran strategic karena belum terdapat aplikasi yang memiliki pengaruh kritis bagi keberhasilan perusahaan yang akan datang dengan memberikan keunggulan bersaing kepada perusahaan.

91

2. Kuadran High Potential Belum ada aplikasi perusahaan yang masuk pada kuadran High Potential karena belum ada aplikasi yang memiliki peluang untuk menciptakan keunggulan bersaing perusahaan. Belum terdapatnya aplikasi yang cukup untuk masuk ke dalam kuadran ini karena perusahaan memang tidak mengutamakan bisnisnya pada IT. Perusahaan akan dapat terus berjalan tanpa IT sekalipun, namun IT dapat membantu perusahaan mencapai target bisnisnya. 3. Kuadran Key Operational Banyak aplikasi yang berada pada kuadran ini seperti aplikasi transaksi utama yang digunakan dalam transaksi pelayanan jasa kepelabuhanan seperti aplikasi SIMOP, juga 1 modul dari aplikasi SIMKEU yang berada pada kuadran ini yaitu persediaan gudang. Beberapa aplikasi pembantu dari kantor cabang juga dipetakan pada kuadran ini karena operational perusahaan bergantung pada aplikasi tersebut. 4. Kuadran Support Cukup banyak aplikasi yang dipetakan pada kuadran support. Kebanyakan adalah aplikasi yang mendukung sistem administrasi perusahaan (EOffice), Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SIMPER) maupun sistem pengelolaan keuangan perusahaan (SIMKEU) dengan beberapa modulmodul yang ada di tiap aplikasinya.

92

4.1.5 ANALISA LINGKUNGAN EKSTERNAL SI/TI Pada tahap ini membahas mengenai kondisi SI/TI yang ada diluar lingkungan

perusahaan,

berguna

untuk

melihat

SI/TI

yang

telah

diterapkan/digunakan oleh perusahaan sejenis atau pesaing dan teknologi yang sedang berkembang saat ini. Dari hasil analisa tersebut dapat diidentifikasi SI/TI yang dapat digunakan ataupun diterapkan oleh Perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan juga untuk memberikan keunggulan kompetitif.

4.1.5.1

ANALISA PORTER FIVE FORCES

Saat ini Perusahaan bertujuan untuk menjadi Pelabuhan dengan layanan sekelas layanan International. Perusahaan yang pada dasarnya adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Memiliki hak penuh mengelola pelabuhan di sebagian kawasan di Indonesia. Perusahaan tidak memilki pesaing langsung yang berarti di dalam negeri. Selanjutnya penulis akan memberikan sekilas paparan mengenai analisa pesaing Porter Five Forces untuk Industri Pelabuhan di dalam negeri. Lima kekuatan yang menentukan daya tarik keuntungan jangka panjang dari suatu pasar atau segmen pasar, yaitu : 1.

Industry Competitors •

Perusahaan diberikan hak untuk memonopoli dermaga Indonesia sehingga intensitas kompetisi pesaing hampir dapat diabaikan.

2.

Bargaining Power of Buyers

93

•

Pelabuhan cenderung pihak yang memiliki kendali atas bisnisnya, karena Pelindo 2 menjadi gerbang utama keluar masuknya barang di Indonesia ke luar Indonesia

•

Beberapa Pelanggan yang memiliki Power yaitu perusahaan shipping line yang sudah mendunia.

3.

Bargaining Power of Suppliers •

Pelabuhan tidak memiliki pemasok utama, namun beberapa pemasok besar yang cukup berpengaruh dengan pelabuhan adalah pemasok alat-alat berat yang digunakan untuk melayani jasa bongkar muat kapal barang. Ataupun perusahaan pemasok kapal tunda maupun kapal yang digunakan untuk melayani kapal-kapal yang akan bersandar di dermaga Indonesia.

4.

Threat of New Entrants •

Pelindo 2 tidak memiliki saingan dalam bisnisnya, karena Pelindo 2 adalah salah satu BUMN yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola dermaga – dermga di Indonesia, yang terbesar di Jakarta. Yang menjadi kompetitor utama dari pelindo 2 adalah pelabuhan singapura yang berlokasi tidak jauh dari pulau batam.

•

Ancaman akan timbul dari pihak competitor jika regulasi pemerintah mengenai pengelolaan pelabuhan berubah dengan memperbolehkan pihak swasta untuk mengelola pelabuhan di Indonesia.

5.

Threat of Substitute Products

Belum ada pelayanan jasa alternatif lain yang mampu menggantikan layanan jasa kepelabuhanan, sehingga ancaman dari layanan alternatif hampir tidak ada.

94

4.1.5.2

ANALISA PESAING Analisa pesaing ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana

penggunaan SI/TI yang digunakan oleh perusahaan untuk mendukung strategi bisnisnya dibangingkan dengan pesaingnya. Data yang cukup sulit untuk didapatkan dari perusahaan pesaing dikarenakan lokasi maupun akses ke internal pesaing yang yang cukup jauh dan sulit juga kerahasiaan perusahaan pesaing dalam menyelaraskan strategi bisnis dengan IT nya. Beberapa data yang didapatkan adalah sebagai berikut : •

Pelindo 1 Kegiatan Operasional Perusahaannya kurang lebih sudah menggunakan sistem informasi yang mirip dengan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Yang membedakannya yaitu sistem yang digunakan belum centralized. Sistem keuangan yang digunakan sampai akhir 2013 masih semi manual dan belum terintegrasi dengan kantor pusatnya juga belum dapat memberikan feed data keuangan secara realtime, baru pada September 2013 mulai diterapkan ebilling sistem.

•

Pelindo 3 Berdasarkan data yang ada pada website departemen perhubungan, pelindo 3 sudah memiliki datawarehouse sendiri yang terhubung dengan beberapa sistem pada kantor pusat maupun kantor cabang perusahaan serta anak

95

perusahaannya. Pelindo 3 juga sudah membangun jaringan teleconference dan CCTV untuk area operasionalnya. Pelindo 3 juga membangun aplikasi transaksionalnya yang sudah terintegrasi dengan sistem informasi di kantor pusat, sehingga beberapa data transksi yang didapatkan nyaris realtime. Pelindo 3 juga sudah menggunakan pemograman berbasis web dan beberapa aplikasi desktop. •

Pelindo 4 Pelindo 4 sudah menerapkan sistem informasi manajemen pelabuhan terpadu (SIMPAT) dan dalam pelaksanaannya beberapa tahapan sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku, namun belum sepenuhnya sesuai. Salah satu kekurangan dari Pelindo 4 adalah dibidang tenaga ahli IT nya untuk melakukan maintenance sistem. Serta belum optimalnya pemanfaatan jaringan internet.

4.1.5.3

TEKNOLOGI YANG BERKEMBANG SAAT INI Selain teknologi yang digunakan oleh pesaing, terdapat beberapa

teknologi yang berkembang saat ini yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan antara lain sebagai berikut : •

Teknologi Hadoop Apache Hadoop merupakan framework, yang dibangun di atas bahasa Java, untuk komputasi dan pemprosesan dataset yang besar (bahkan sangat besar) secara terdistribusi.

96

Framework Hadoop terdiri dari tiga yaitu Hadoop Common, Hadoop Distributed File System (HDFS), dan Hadoop Map Reduce. HDFS dan MapReduce inspirasinya datang dari paper yang diterbitkan Google mengenai File System dan Map Reduce. Banyak sekali proyek – proyek yang menggunakan Apache Hadoop untuk melakukan komputasi data besar. Hadoop sangat cocok untuk data yang sifatnya satu kali tulis, banyak dibaca seperti melakukan data mining pada web log dan tidak menutup pada kemungkinan lain untuk melakukan OLAP. •

Teknologi GPS GPS tracking ini dapat membantu perusahaan atau pemilik kapal untuk mengetahui posisi kapalnya berupa lokasi bujur/lintang (long/lat) serta kecepatannya. GPS tracking kapal ini juga telah dilengkapi dengan fasilitas kedap air sehingga meskpun kapal karam akan dapat diketahui titik lokasinya namun tentunya dengan kedalaman tertentu. Untuk mengetahui aktivitas kapalnya maka perusahaan atau pemilik tidak perlu di hadapkan dengan layar monitor selalu karena suatu aturan wajib bahwa perusahaan penyedia layanan / Vendor GPS tracking ini telah membekali data histori perjalanan yang dapat diunduh sewaktu-waktu oleh perusahaan atau pemilik kapal ke dalam jurnal laporan secara tertulis.

97

Selain memantau posisi alat berat juga dapat mendeteksi kapan dan berapa lama alat berat bekerja atau dalam kata lain mesin menyala, di sini GPS tracking yang didesain sedemikian khusus hardware maupun aplikasi-nya dapat pulan memantau hours meter atau jam kerja pada alat berat. Gambaran benefit diaplikasikannya GPS tracking khusus alat berat adalah sebagai berikut : o Mengawasi jam kerja secara online (HM, hour meter), rute, jarak tempuh dan kecepatan armada o Meningkatkan produktifitas operator dengan sistem lembur o Melacak posisi/lokasi alat berat secara realtime o Mengontrol masa service/maintenance armada o Mencegah ketidak terpenuhinya target kerja o Menganalisa biaya penggunaan bahan bakar o Meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan •

Teknologi Radar Dalam bidang pelayaran, radar digunakan untuk mengatur jalur perjalanan kapal agar setiap kapal dapat berjalan dan berlalu lalang di jalurnya masing-masing dan tidak saling bertabrakan, sekalipun dalam cuaca yang kurang baik, misalnya cuaca berkabut. Untuk area pelabuhan radar dapat juga digunakan untuk mendeteksi posisi kapal yang akan memasuki areal pelabuhan maupun posisi kapal yang

98

sedang ada di areal pelabuhan untuk kenyamanan dan keamanan lalulintas kapal di areal pelabuhan. Konsep radar adalah mengukur jarak dari sensor ke target. Ukuran jarak tersebut didapat dengan cara mengukur waktu yang dibutuhkan gelombang elektromagnetik selama penjalarannya mulai dari sensor ke target dan kembali lagi ke sensor.

4.2

HASIL ANALISIS PERUSAHAAN Berdasarkan permasalahan yang ada di Perusahaan dan hasil analisa dari

lingkungan bisnis dan SI/TI perusahaan maka dapat dibangun sebuah target untuk SI/TI di Perusahaan yang dapat menjadi solusi bagi masalah-masalah yang ada. Solusi ini juga dapat dijadikan masukan untuk Perusahaan akan rencana SI/TI mendatang. Beberapa masalah yang muncul antara lain : 1. Kurangnya dokumentasi dan komunikasi pelaksanaan SOP sistem kepelabuhanan. Belum terdokumentasi dengan jelasnya SOP kepelabuhanan dan sistemnya menyebabkan

beberapa

implementasi

sistem

hambatan

informasi

dalam

manajemen

pencatatan operasional

data

serta

(SIMOP)

kepelabuhanan. Hal ini berdampak pada data yang dihasilkan oleh sistem menjadi jelek dan beberapa data harus dimodifikasi dengan melanggar prosedur yang sudah ditetapkan agar flow data pada sistem dapat mengalir. Solusi dari permasalah tersebut berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan adalah :

99

Gambar 25 Solusi masalah SOP kepelabuhanan 2. Kurangnya integrasi data antar sistem aplikasi transaksi. Selain masalah pada SOP kepelabuhanan, terdapat masalah pada integrasi data antar aplikasi yang digunakan oleh Perusahaan. Hal ini menyulitkan Perusahaan untuk membuat laporan konsolidasi serta breakdown dari laporan konsolidasi tersebut. Solusi dari masalah tersebut ada dengan membuat sebuah data warehouse lengkap dengan proses proses ETL nya. Kemudian data hasil Transformasi tersebut digunakan oleh sebuah aplikasi BI ataupun Business Analytic Tools untuk dijadikan sebuah laporan manajemen maupun laporan detilnya. 3. Belum terimplementasinya pengelolaan pengetahuan karyawan dengan baik.

100

Pengetahuan merupakan asset perusahaan yang bernilai tinggi, tanpa pengetahuan

perusahaan

akan

sulit

untuk

menjalankan

kegiatan

operasionalnya, sehingga dibutuhkan sebuah sistem ataupun media untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh setiap pegawai untuk mempermudah transfer pengetahuan kepada karyawan lain. Knowledge Management System adalah solusi yang tepat untuk mengelola pengetahuan perusahaan. KMS ini diharapkan juga terintegrasi dengan sistem aplikasi pengelolaan sumber daya manusia untuk memudahkan perusahaan memberikan apresiasi kepada setiap pegawainya yang banyak berkontribusi mengembangkan pengetahuan perusahaan.

4.3

USULAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI

Rencana Strategis Sistem Informasi yang diusulkan terdiri dari beberapa usulan strategis yaitu rekomendasi Strategi Bisnis SI, Strategi Manajemen SI serta Strategi TI. Seluruh strategi usulan tersebut diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta keunggulan kompetitif perusahaan. Usulan didapatkan dari hasil analisa yang dilakukan dan pada akhirnya dibangunlah portfolio aplikasi untuk tahun 2014-2016 untuk Perusahaan.

4.3.1 STRATEGI BISNIS SISTEM INFORMASI Strategi bisnis SI mencakup pemanfaatan SI/TI ditiap fungsi/unit bisnis untuk mencapai sasaran bisnis dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas Perusahaan. Berdasarkan hasil analisa yang telah diuraikan maka dapat disusun rekomendasi

101

strategi bisnis SI yang dibutuhkan oleh Perusahaan berdasarkan kebutuhan bisnis Perusahaan sebagai berikut : 4.3.1.1

P ENYELARASAN D ENGAN B ISNIS P ERUSAHAAN

Berdasarkan visi perusahaan untuk menjadi pelabuhan dengan pelabuhan terbaik dalam pelayanan logistik dengan salah satu misinya menjamin kecukupan produktivitas untuk memenuhi dinamika kebutuhan pelanggan. Berikut adalah beberapa proses IT yang dijadikan acuan untuk menyelaraskan fungsi IT dengan tujuan perusahaan berdasarkan kerangka COBIT : •

PO2 Define the Information Architecture : Membangun Informasi Arsitektur Perusahaan & Kebutuhannya

•

PO3 Determine technological direction : Membangun & mereview Rencana Infrastruktur Teknologi

•

AI5 Procure IT resources : Menerapkan SOP dan dokumentasi yang baik untuk setiap Project IT yang dilakukan

•

AI2 Acquire and maintain application software & AI3 Acquire and maintain technology infrastructure : Membuat dan mendokumentasikan SOP untuk maintenance Infrastruktur IT & Software

•

AI4 Enable operation and use : Mengintegrasikan seluruh aplikasi agar berjalan lebih mulus dan meningkatkan kualitas informasi yang ada

102

•

DS7 Educate and train users : Mengadakan training internal maupun external untuk menambah wawasan sumber daya manusia TI di perusahaan

•

DS8 Manage service desk and incidents : Membuat IT helpdesk

4.3.1.2

P ENYEMPURNAAN P ROSES B ISNIS

Selain penyelarasan IT dengan bisnis, rekomendasi untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan berdasarkan analisa Value Network maka didapatkan beberapa inisiatif untuk otomasi proses bisnis sebagai berikut :

Gambar 26 Usulan Proses Bisnis PT Pelindo II 1. Mengintegrasikan

seluruh

sistem

yang

ada

juga

yang

akan

diimplementasikan maupun yang akan dikembangkan. 2. Mengimplementasikan sistem CRM untuk meningkatkan kualitas dan kepuasan layanan pelanggan.

103

3. Mengimplementasikan sistem KAM untuk lebih meningkatkan kepuasan dan layanan pelanggan-pelanggan yang strategis. 4. Mengimplementasikan Business Intelligence (BI) untuk membantu Top Manajemen dalam mengambil keputusan. 5. Mengembangkan sistem yang ada dengan menambah modul-modul yang dibutuhkan ataupun dengan meningkatkan/memperbaiki performa modulmodul yang sudah diimplementasikan. Berikut adalah gambaran keseluruhan aplikasi beserta modulnya.

Gambar 27 Diagram Aplikasi Usulan PT Pelindo II 4.3.2 STRATEGI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Ada 2 strategi manajemen informasi yang akan direkomendasikan kepada Perusahaan. Strategi manajemen untuk meningkatkan tingkat kematangan proses-

104

proses IT yang telah diukur menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1 dan strategi manajemen untuk menghadapi kemungkinan penolakan oleh pegawai yang terjadi akibat perubahan yang akan dilakukan Perusahaan. 4.3.2.1

S TRATEGI M ANAJEMEN COBIT

Strategi Manajemen untuk meningkatkan Level kematangan dari hasil pengukuran kematangan tiap-tiap proses IT pada Cobit adalah sebagai berikut. Tabel 13 Rekomendasi Strategi Manajemen SI/TI (COBIT) Kode PO2

Rekomendasi

Temuan

Define the Information Architecture 1. Proses

arsitektur

informasi 1. Arsitektur Informasi sudah mulai

diharapkan muncul dan serupa,

disadari

kebutuhannnya

oleh

walau tidak formal dan berdasarkan

manajemen, namun penerapannya

intuisi diharapkan prosedur sudah

masih adhoc.

diikuti oleh beberapa individu yang 2. Kamus-kamus mengenai Informasi yang ada pada perusahaan belum

ada di organisasi. 2. Staff diharapkan memiliki keahlian dalam

membangun

informasi

dan

arsitektur

terdokumentasi dengan baik, namun pencatatatan sudah mulai dilakukan.

berpengalaman 3. Kebanyakan

Kamus

menggunakan aplikasi juga proses

dituangkan

ini dilakukan berulang-ulang.

presentasi (ppt) yang dimanfaatkan

3. Diharapkan sudah staff melakukan pengembangan komponen arsitektur

dalam

Data

bentuk

file

juga sebagai media penyimpanan knowledge.

informasi. PO3

Determine technological direction 1. Diharapkan menyadari

Manajemen pentingnya

infrastruktur teknologi.

sudah 1. Manajemen rencana

pentingnya

sudah

menyadari

rencana

infrastruktur

teknologi.

2. Diharapkan Proses pengembangan 2. Pengembangan rencana IT sudah

105

rencana sudah

infrastruktur selaras

Teknologi

mulai diselarakan dengan rencana

rencana

bisnis, IT disadari kebutuhannya

dengan

oleh manajemen.

Strategis TI.

3. Diharapkan Rencana infrastruktur 3. Rencana teknologi

sudah

didefinisikan,

didokumentasikan

dan

dikomunikasikan walau

tidak

infrastruktur

didefinisikan,

teknologi

tetapi

belum

diterapkan dengan konsisten.

baik 4. Perencanaan bersifat taktis dan

dengan

diterapkan

dengan

terfokus pada solusi untuk masalah teknis, bukan pada penggunaan

konsisten. 4. Arah infrastruktur teknologi sudah meliputi

pemahaman

organisasi

memimpin

dimana atau

teknologi

untuk

memenuhi

kebutuhan bisnis.

lag

dalam penggunaan teknologi dan sejalan dengan strategi organisasi. 5. Perusahaan Vendor

diharapkan utama

memilih

berdasarkan

pemahaman

teknologi

pengembangan

produk

dan rencana

jangka panjang mereka dan vendor diharapkan untuk

memiliki

konsisten

komitmen

dengan

perusahaan.Sudah

arah

terdapat

pelatihan formal dan komunikasi mengenai

peran

dan

tanggung

jawab. PO6

Communicate Management Aims and Direction 1. Perusahaan

mengembangkan informasi lingkungan

untuk 1. Kebijakan pengendalian, rencana

diharuskan sebuah

yang

lengkap

manajemen

mendokumentasikan

kontrol dan mutu, dan

mengkomunikasikan dibantu oleh

dan

prosedur

sudah

disadari

kebutuhannya dan dikomunikasikan oleh

manajemen

pembangunanannya kepada

kebijaksanaan

namun diserahkan tiap-tiap

106

manajemen

yang

mencakup

kerangka kebijakan, rencana dan

manajer

dimasing-masing

area

bisnis. 2. Kualitas yang baik adalah hal yang

prosedur. 2. Perusahaan menstrukturkan Proses pengembangan

kebijakan,

memelihara dan mengenalkannya

diinginkan

namun

prakteknya

diserahkan kepada kebijaksanaan tiap manajer.

kepada para staf, dan kebijakan 3. Training adalah salah satu hal yang rencana dan prosedur yang sudah

diperlukan dan dilakukan pada tiap

ada

karyawan perusahaan.

sudah

mencakup

solusi

masalah-masalah pokok. 3. Pihak

manajemen

membahas

pentingnya kesadaran keamanan TI dan

sudah

memulai

program

kesadaran tersebut. 4. Pelatihan formal yang ada sudah dapat

mengontrol

lingkungan

informasi walau tidak diterapkan dengan ketat. 5. Terdapat kerangka pembangunan secara keseluruhan. 6. Terdapat pula pemantauan yang konsisten sesuai dengan kebijakan dan prosedur tersebut. 7. Membakukan dan Memformalkan teknik

untuk

meningkatkan

kesadaran keamanan. AI2

Acquire and maintain application software 1. Perusahaan diharapkan memiliki 1. Sudah terdapat kesadaran akan proses

untuk

memperoleh

dan

pemeliharaan maupun akusisi IT.

memelihara aplikasi berbasis pada 2. Tingkat

keberhasilan

keahlian TI walau tidak sepenuhnya

bergantung

pada

keahlian

dijalankan.

pengalaman internal IT.

sistem dan

107

2. Diharapkan keberhasilan aplikasi 3. Pemeliharaannya

masih

sedikit

masih

bermasalah dan kebanyakan masih

bergantung kepada pengalaman dan

bersifat insidentil, ketika masalah

keterampilan staff internal IT nya.

timbul baru dilakukan pengecekan

dapat

tercapai

3. Terdapat aplikasi

walau

proses walau

pemeliharaan

bermasalah

ulang serta tindakan perbaikannya.

dan

menderita kerugian karena masih bergantung pada internal IT yang memiliki wawasan tersebut. 4. Organisasi memiliki

diharapkan sedikit

keamanan

sudah

pertimbangan

aplikasi

dan

ketersediaannya dalam desain atau akuisisi perangkat lunak aplikasi. AI3

Acquire and maintain technology infrastructure. 1. Perusahaaan harus konsisten dalam 1. Tanpa perencanaan yang lengkap memperoleh

dan

infrastruktur

TI

memelihara nya

dalam

ada perubahan infrastruktur untuk setiap aplikasi baru. 2. Meskipun ada kesadaran bahwa

pendekatan taktis perusahaan. pemeliharaan

infrastruktur TI penting, tidak ada

infrastruktur TI tidak harus berdasar

pendekatan yang konsisten secara

pada strategi yang ditetapkan dan

keseluruhan.

2. Akuisisi

dan

mungkin belum mempertimbangkan 3. Kegiatan kebutuhan

aplikasi

bisnis yang

perusahaan

sudah

paham pentingnya infrastruktur TI dan didukung oleh beberapa praktek formal. 4. Diharapkan menjadwalkan

perusahaan

bereaksi

terhadap kebutuhan jangka pendek. 4. Lingkungan tes yang digunakan

harus didukung. 3. Diharapkan

pemeliharaan

sudah beberapa

maintenance aplikasi walau tidak

adalah lingkungan production.

108

sepenuhnya

terjadwal

dan

diharapkan

sudah

terkoordinasi. 5. Perusahaan memiliki

lingkungan

tes

yang

terpisah Untuk beberapa aplikasi. AI4

Enable operation and use 1. Ada kerangka kerja yang jelas, 1. Pendekatan serupa digunakan untuk diterima

dan

dipahami

dalam

dokumentasi penggunaannya. 2. Memiliki

manual

book

pengoperasian dan materi pelatihan.

menghasilkan

prosedur

dokumentasi,

tetapi

didasarkan

pada

dan tidak

pendekatan

terstruktur atau kerangka.

3. Sudah menyimpan dan memelihara 2. Tidak ada pendekatan yang seragam prosedur

dalam

perpustakaan

formal dan dapat diakses oleh siapa dokumentasi

dan

terjadi

bencana,

prosedur

pengguna dan operasi. individu atau tim proyek, dan kualitas bergantung pada individu

prosedur secara reaktif. 5. Saat

pengembangan

3. Materi pelatihan diproduksi oleh

saja yang memerlukannya. 4. Melakukan

untuk

prosedur

yang terlibat.

sudah tersedia walau offline dan 4. Prosedur dan kualitas dukungan dapat diakses dan terus dipelihara.

pengguna

bervariasi

dari

jelek

yang

sampai sangat baik, dengan sangat

menspesifikasikan prosedur update

sedikit konsistensi dan integrasi di

dan terdapat pula materi pelatihan

seluruh organisasi.

6. Terdapat

sebuah

proses

sebagai penyampai eksplisit sebuah 5. Program pelatihan untuk bisnis dan pengguna

proyek perubahan. 7. Sudah memiliki pendekatan yang ditetapkan

walau

konten

yang

sebenarnya bervariasi karena tidak ada kontrol untuk menegakkan kepatuhan terhadap standar yang ada. 8. Sudah melibatkan Pengguna secara

disediakan

atau

difasilitasi, tetapi tidak ada rencana yang

lengkap

untuk

rollout atau delivery.

pelatihan

109

informal

dalam

proses.

Sudah

semakin menggunakan tool yang otomatis

(sistem)

dalam

menggenerasi dan mendistribusikan prosedur. 9. Sudah memiliki pelatihan bisnis dan guideline

yang

terencana

dan

terjadwal. AI5

Procure IT resources 1. Pihak

diharapkan 1. Ada kesadaran organisasi akan

manajemen

membentuk kebijakan dan prosedur

perlunya memiliki kebijakan dan

untuk akuisisi IT.

prosedur dasar untuk akuisisi IT.

2. Kebijakan

dan

prosedur

sudah 2. Sebagian kebijakan dan prosedur

dipandu oleh proses pengadaan

terintegrasi

pada bisnis.

pengadaan pada bisnis.

3. Diharapkan

proses

akuisisi

dengan

proses

TI 3. Proses pengadaan sebagian besar

sebagian besar sudah terintegrasi

digunakan

untuk

proyek-proyek

dengan sistem pengadaan bisnis.

besar dan sudah jelas.

4. Sudah memiliki standar IT untuk 4. Tanggung jawab dan akuntabilitas untuk

akuisisi sumber daya TI. 5. Diharapkan Suplier sumber daya TI sudah

terintegrasi

ke

dalam

mekanisme pengelolaan proyek di organisasi

dari

pengelolaan

kontrak

dan

ditentukan

oleh pengalaman kontrak masingmasing manajer. pengelolaan

6. Pihak Manajemen TI diharapkan mengkomunikasikan

namun

hubungan

diakui,

penerapannya

masih

berdasarkan inisiatif tiap individu.

kebutuhan untuk akuisisi yang tepat 6. Proses

AI7

TI

perspektif 5. Pentingnya pengelolaan suplier dan

pengelolaan kontrak. untuk

pengadaan

kontrak

sebagian

oleh

besar

dan pengelolaan kontrak seluruh

digunakan

proyek-proyek

fungsi IT.

besar atau proyek yang sudah jelas.

Install and accredit solutions and changes 1. Perusahaan

merancang

sebuah 1. Terdapat

beberapa

konsistensi

110

metodologi formal yang berkaitan

antara pengujian dan pendekatan

dengan instalasi, migrasi, konversi

akreditasi, tetapi biasanya mereka

dan penerimaan solusi.

tidak didasarkan pada metodologi

2. Perusahaan harus mengintegrasikan

apapun.

proses instalasi dan akreditasi TI 2. Tim kedalam

siklus

sistem

yang

terotomatisasi sampai batas tertentu.

pengembangan

biasanya pendekatan

3. Perusahaan harus membuat proses

biasanya

pelatihan, pengujian dan transisi ke

integrasi.

status

produksi yaitu

memutuskan

pengujiannya, tidak

proses 3. Perusahaan

dan

akreditasi walau masih memilki kekurangan

yang

individu

ada

dan

pengujian

sudah

memiliki

mekanisme persetujuan formal.

proses-proses

yang masih cenderung bervariasi dari proses yang ditetapkan dan walau masih bergantung keputusan masing-masing individual. DS7

Educate and train users 1. Perusahaan

harus

memiliki 1. Ada bukti bahwa organisasi telah

kesadaran akan kebutuhan terhadap

menyadari

kebutuhan

program pendidikan dan pelatihan

pelatihan dan program pendidikan,

untuk seluruh proses yang terkait.

tetapi tidak ada proses standar.

harus 2. Dengan tidak adanya suatu program

2. Perusahaan mengidentifikasikan

pelatihan-

yang

terorganisir,

pelatihan dalam rencana kinerja

mengidentifikasi

individu karyawan.

kursus

3. Proses dikembangkan ke tahap di mana

kelas

untuk

pelatihan

karyawan

dan

pelatihan

mengikuti berdasarkan

kemauan mereka sendiri.

dan 3. Beberapa program pelatihan ini

pendidikan informal diajarkan oleh

mengenai

instruktur yang berbeda, sementara

kesadaran keamanan sistem dan

yang mencakup materi pelajaran

penerapan keamanan (security).

yang sama dengan pendekatan yang 4. Pendekatan berbeda.

masalah

kode

manajemen

etik,

secara

keseluruhan tidak memiliki ikatan

111

4. Beberapa kelas mengatasi masalah

apapun, dan hanya ada komunikasi

kode etis dan kesadaran keamanan

yang sporadis dan tidak konsisten

sistem dan prakteknya.

mengenai

5. Diharapkan perusahaan melakukan komunikasi yang konsisten pada isu-isu

secara

keseluruhan

isu-isu

dan

pendekatannya terhadap pengadaan pelatihan dan pendidikan.

dan

kebutuhan untuk mengatasi isu-isu tersebut. DS8

Manage service desk and incidents 1. Diharapkan Perusahaan memiliki 1. Ada kesadaran organisasi akan kesadaran akan perlunya fungsi

perlunya fungsi service desk dan

service desk dan proses manajemen

proses manajemen insiden. 2. Bantuan tersedia secara informal

insiden. 2. Perusahaan harus membuat sebuah mekanisme

bantuan

untuk

melalui jaringan dari individu yang memiliki ilmu.

menangani insiden yang terjadi 3. Orang-orang ini memiliki beberapa walau

masih

secara

informal

alat umum yang tersedia untuk

melalui jaringan dari individu yang

membantu

memiliki ilmu.

insiden.

3. Perusahaan

diharapkan

dalam

penyelesaian

juga 4. Tidak ada pelatihan dan komunikasi

memfasilitasi individu-individu ini

formal pada standar prosedurnya,

dengan

dan tanggung jawab diserahkan

alat-alat

yang

umum

digunakan untuk membantu dalam

kepada individu.

hal penyelesaian insiden tersebut

Berikut adalah Spider Diagram dari tingkat kematangan yang direkomendasikan kepada Perusahaan.

112

Gambar 28 Target Maturity Level PT Pelindo II 4.3.2.2 C HANGE M ANAGEMENT Tahapan ini menjelaskan perkembangan tindakan yang dilakukan untuk menangani masalah perubahan organisasi. Identifikasi Tujuan Perubahan Berdasarkan usulan Rencana Strategis Sistem Informasi untuk perusahaan yang terdiri

dari

beberapa

rekomendasi

aplikasi

dan

teknologi

perusahaan.

Rekomendasi tersebut merupakan analisa juga hasil wawancara kebutuhan dari tiap kebutuhan masing-masing divisi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Akan terdapat beberapa penambahan maupun perubahan proses sehingga ada beberapa kemungkinan masalah yang akan muncul sebagai berikut : •

Pegawai akan kesulitan menggunakan aplikasi yang baru

113

Penambahan prosedur kerja mungkin akan menyulitkan pegawai dalam implementasi aplikasi tersebut. •

Pegawai tidak ingin menggunakan aplikasi yang baru Pegawai yang sudah merasa nyaman dengan kondisi kini dari penggunaan aplikasi yang sudah ada mungkin akan merasa tidak ingin menggunakan aplikasi yang baru, karena akan menambah pekerjaan dan mungkin mereka merasa dipersulit dengan adaptasi pengunaan aplikasi baru.

•

Terdapat kesalahan dalam implementasi Kesalahan yang disebabkan oleh proses implementasi yang dilakukan oleh implementor mungkin akan muncul dan dapat mempersulit proses perubahan sistem.

•

Terdapat pihak yang menolak perubahan sistem Kemungkinan terdapat pihak yang tidak merasa nyaman dengan perubahan sistem baru dan merasa dirugikan sehingga menolak perubahan ataupun penambahan sistem yang baru.

Change Management Strategy Beberapa tahapan yang akan diterapkan untuk mengatasi masalah- yang mungkin terjadi sebagai berikut : •

Communication Management Hal ini dilakukan dengan bersosialisasi dan komunikasi langsung kepada pegawai perusahaan dengan menjelaskan tujuan dari perubahan yang akan

114

dilakukan, sehingga dapat mengatasi masalah yang mungkin timbul dan penolakan karyawan. Hal ini dapat dilakukan saat meeting atau dengan mengadakan gathering pegawai sehingga komunkasi akan lebih tepat sasaran. •

Business Process Development Perbaikan

pemetaan

proses

bisnis

yang

disesuaikan

dengan

penyederhanaan sehingga memudahkan implementasi sistem baru. •

End User Training Event Management Pelatihan dilakukan untuk mengurangi kesalahan dari pengguna aplikasi. Pelatihan ini dilakukan oleh seluruh pegawai yang terlibat dengan aplikasi masing-masing sehingga teknologi yang akan diterapkan dapat digunakan dengan cepat dan mengurangi kesalahan pengguna aplikasi.

•

Technology Menggunakan suatu aplikasi untuk mengontrol, menilai maupun mengevaluasi proyek seperti Microsoft Project, sehingga implementasi akan lebih terarah dan terencana dengan lebih matang.

•

Team Building Untuk meningkatkan user awareness dan sense of ownership dari pegawai sebaiknya user dilibatkan dalam pelaksanaan proyek sebagai bagian dari tim proyek. Strategi team building ini dapat mengurangi resistensi dari pegawai dalam pelaksanaan proyek.

115

•

Stakeholder Analysis Identifikasi seluruh pihak yang terlibat dalam proyek perubahan ini, baik yang langsung maupun yang tidak terlibat langsung atau berpeluang untuk tidak menyetujui perubahan tersebut. Dengan identifikasi lebih dini maka dapat dilakukan pendekatan lebih awal kepada pihak tersebut sehingga mengurangi resistensi yang mungkin akan terjadi saat implementasi.

•

Support Pendampingan dan Support dibutuhkan selama masa perubahan sistem untuk mempercepat proses adaptasi user. Pendampingan dan support juga dibutuhkan untuk mengetahui lebih dini dari kesalahan yang mungkin terjadi pada sistem ataupun bug-bug yang luput dari proses quality control. Sehingga implementasi akan berjalan mulus dan user terpuaskan dengan delivery proyek tersebut.

4.3.3 STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI Strategi TI ini dgunakan untuk menganalisa hal-hal yang mencakup kebijakan dan strategi untuk mengelola SI/TI perusahaan. Berdasarkan analisa yang telah diuraikan diatas, berikut adalah strategi TI yang perlu dilakukan oleh Perusahaan untuk mendukung strategi bisnisnya. 4.3.3.1

R EKOMENDASI H ARDWARE

Rekomendasi Hardware terdiri dari beberapa solusi yaitu adalah pengadaan server dan storage juga pengadaan handheld untuk mengoptimalkan kinerja operasional lapangan perusahaan yang kebanyakan membutuhkan mobilitas yang tinggi.

116

Rencananya Perusahaan akan menambah 150 Unit pengadaan handheld lagi untuk kebutuhan operasional lapangannya. Berikut adalah gambar dan spesifikasi dari handheld yang diajukan Tabel 14 Spesifikasi Handheld Usulan PT Pelindo II PXA270 624 MHz Processor Operating System Microsoft Windows Mobile 6.1 Classic, (OS) Microsoft Windows Mobile 6.1 Professional Edition, Microsoft Windows CE 5.0 1 GB Flash ROM, Memory 256 MB RAM GPRS EDGE, 3G Communication HSDPA, 802.11a/b/g Compact Flash Radio / Integrated antenna operating for 2.4GHz and 5GHz band Processor (CPU) Gambar Motorola Handheld Workabout Pro 3

Perangkat keras (Hardware) yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup mumpuni, namun dalam beberapa hal diperlukan peningkatkan performa untuk memenuhi kebutuhan transaksi diaplikasi yang meningkat terutama pada peningkatan performa database. Mengganti server database menggunakan Exadata milik Oracle.

117

Tabel 15 Spesifikasi Server & Storage Usulan PT Pelindo II Server IBM X3750 M4 (ETL  Server) 

Server IBM X3750 M4 (BI  Server) 

Processor 

8‐core Intel Xeon E5‐4600  series  processors 

Number of Processor

4

Memory 

64 GB Registered PC3‐ 10600 DDR III ECC (Up to  1.5TB via 48 slots with  32GB LR‐DIMM) 

Processor

8‐core Intel Xeon E5‐4600  series  processors 

Number of Processor 

4 

Memory 

32 GB Registered PC3‐ 10600 DDR III ECC (Up to  1.5TB via 48 slots with  32GB LR‐DIMM) 

Exadata Database Machine  Disk Data Capacity (Raw)  X3‐2 (Quarter Rack)  Disk data  capacity (usable) 

21.6 TB  9.5 TB 

118

4.3.3.2

R EKOMENDASI S OFTWARE

Gambar 29 Klasifikasi Aplikasi & Modul Usulan PT Pelindo II Beberapa usulan utama yang diusulkan kepada perusahaan yaitu EDW : Sistem usulan untuk memberikan feed data yang nantinya digunakan untuk kebutuhan reporting. Data yang diolah kebanyakan digunakan untuk kebutuhan reporting dan feeding data untuk aplikasi DSS/BI DSS : Aplikasi yang diusulkan untuk membantu top manajemen mengambil keputusan bisnis. Aplikasi ini berupa dashboard yang memberikan informasi mengenai kondisi kini bisnis maupun kondisi bisnis sebelumnya.

119

Untuk kebutuhan Core bisnis perusahaan berikut adalah beberapa kebutuhan sistem yang diusulkan sesuai dari hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada pihak perusahaan. Billing System : Aplikasi penagihan yang terpusat. Waste Control : Aplikasi untuk mengelola limbah-limbah kapal Maintenance Management : Aplikasi untuk mengelola perawatan-perawatan aset operasional (seperti kapal pandu, tunda) perusahan Transport Management Info : Sistem untuk kebutuhan penangananan kendaraan operational perusahaan. VTMIS (Vessel Traffic Management Information System) : Aplikasi untuk mengelola dan mengetahui posisi kebaradaan kapal serta lalulintas kapal-kapal yang berada disekitar lingkungan pelabuhan, akan diintegrasikan dengan menggunakan radar. Container Tracking System : Aplikasi untuk melacak lokasi Container (setiap kontainer akan di tanam GPS). Card Access Control : Sistem ini adalah pengembangan dari aplikasi gate system, setiap kontainer akan diberikan sebuah kartu dengan teknologi RFID. Kontainer masuk ke dalam gerbang dengan cara tap kartu yang sudah diberikan kepada tiap container. Untuk kebutuhan non core bisnis perusahaan berikut adalah beberapa usulan yang diperoleh dari hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan. Competence Management : Penambahan modul aplikasi HR untuk mengelola kompetensi karyawan.

120

Unified Communication :

Sistem yang berfungsi sebagai pemersatu alat

komunikasi. Diharapakn dengan adanya sistem ini akan menghubungkan seluruh alat komunikasi yang digunakan oleh perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas informasi yang dilakukan pada setiap kegiatan operasional perusahaan Audit : Aplikasi untuk kebutuhan internal audit perusahaan. Selain kebutuhan yang menunjang core bisnis perusahaan beberapa improvement dari aplikasi yang sudah ada juga diusulkan sebagai berikut : Akuntansi Biaya : Modul aplikasi untuk men-generate laporan akuntansi biaya perusahaan. KPI : Modul aplikasi yang men-generate laporan pencapaian dari tiap KPI yang diberikan oleh kementrian BUMN. Perencanaan Budget : Aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses planning and budgeting perusahaan. Pengendalian Proyek : Aplikasi yang menangani kebutuhan tim Teknik untuk mengontrol proses pengerjaan proyek-proyek di perusahaan serta men generate laporan detil maupun dashboardnya

Dan beberapa aplikasi support yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mensupport kebutuhan bisnisnya. Dijabarkan sebagai berikut : Account Management : Aplikasi untuk mengelola pelanggan-pelanggan perusahaan System Monitoring Module : Sistem yang digunakan untuk memonitor modulmodul IT perusahaan.

121

IT Service Desk : Aplikasi yang digunakan untuk mengelola service desk IT di perusahaan

4.3.3.3

R EKOMENDASI A RSITEKTUR J ARINGAN

Ada sedikit improvement yang dibutuhkan perusahaan mengenai jaringannya. Berkaitan dengan kebutuhan petugas lapangan yang direncanakan akan menggunakan handheld untuk mempercepat arus informasi dilapangan maka dibutuhkan pula sebuah jaringan wireless di daerah lapangan. Rencananya seluruh kawasan pelabuhan akan dibangun sebuah jaringan nirkabel menggunakan wifi ataupun wimax. Koneksi wifi radius jauh juga dibutuhkan untuk menjangkau daerah laut dan diharapkan seluruh kawasan pelabuhan terjangkau oleh jaringan wifi ini.

Gambar 30 Topologi Koneksi Wifi Usulan PT Pelindo II

122

4.3.3.4

R EKOMENDASI D ATA C ENTER

Data center adalah tempat yang sangat penting karena data-data penting perusahaan disimpan dalam data center. Berdasarkan penilaian pada lingkungan internal IT mengenai data center Perusahaan maka berikut adalah beberapa rekomendasi yang diajukan : 1. Terapkan sistem monitoring data center untuk memonitor kondisi data center. 2. Lakukan review SOP maupun SLA data center. 4.3.3.5

IT R OAD M AP

IT Roadmap digunakan untuk memberikan target implementasi SI/TI biro IT Perusahaan sebagai alat evaluasi maupun kontrol dan monitor pencapaian target implementasi proyek-proyek IT nya. IT Roadmap ini disusun berdasarkan waktu tertentu untuk mempermudah perusahaan mengukur SI/TI yang akan diterapkan. •

IT Roadmap Tahun 2014 dimulai dengan standarisasi proses-proses IT untuk meningkatkan kinerja operasional dan produktifitas karyawan yang telah diidentifikasi oleh kerangka kerja COBIT sebelumnya. Pada tahun ini juga dimulai untuk implementasi aplikasi di kuadran strategis yaitu pembangunan Data Warehouse dan BI. Implementasi Data Warehouse dan BI juga dibarengi dengan pengadaan servernya yaitu Server IBM serta server databasenya. Beberapa aplikasi lain yang digunakan sebagai pendukung proses bisnis perusahaan mulai dilaksanakan. Pada tahun ini juga target untuk mencakup seluruh wilayah tanjung priok dengan koneksi wifi dimulai dan target penyelesaiannya juga pada tahun ini.

123

•

IT Road Map ditahun ini dimulai dengan pembangunan beberapa aplikasi pendukung pembayaran elektrinik seperti E-Payment serta billing sistem. Pada tahun ini juga perusahaan direncanakan akan membangun akses WiFi disetiap 4 cabang pelabuhan utama serta pengadaan 150 hand held untuk operasional lapangan yang dilaksanakan dalam 2 tahapan. Selain itu juga rencananya pada tahun ini akan dibangun sistem untuk pelacakan kendaraan yang beroperasi dipelabuhan menggunakan GPS serta sistem deteksi kapal menggunakan radar. Evaluasi pencapaian rencana strategis sistem informasi tahun 2014-2016 juga dilakukan untuk mengidentifikasi pencapaian target ditahun tersebut.

•

IT Roadmap Perusahaan tahun 2016 adalah melanjutkan pembangunan infrastruktur WiFi di seluruh kantor cabang pelabuhan. di tahun ini juga rencananya akan dibangun 2 aplikasi untuk menghubungkan pelabuhan dengan

perusahaan

logistik

lainnya

untuk

mempermudah

dan

memperlancar arus data logistik. Selain itu dilakukan pula evaluasi pencapaian rencana strategis sistem informasi 2014-2016 untuk mereview pencapaiannya juga sebagai bahan untuk perencanaan 3 tahun berikutnya. Setelah dianalisa menggunakan IT Roadmap, maka diperoleh hubungan antara target Perusahaan dengan target divisi IT yaitu sebagai berikut : •

Penerapan EDW dan BI di tahun 2014 untuk membantu top manajemen mengambil keputusan.

•

Mempermudah

akses

aplikasi

dilapangan

dengan

membangun

infrastruktur WiFi di lapangan operasional pelabuhan di tahun 2015.

124

•

Menyatukan sistem-sistem logistik yang ada di Indonesia untuk memperlancar arus pengiriman barang.

4.3.4 PORTFOLIO APLIKASI Berdasarkan analisa yang dilakukan pada lingkungan internal dan eksternal bisnis dengan lingkungan internal dan eksternal SI/TI Perusahaan telah dipetakan menjadi suatu strategi bisnis SI, strategi manajemen SI/TI dan strategi TI pada Perusahaan, maka portfolio aplikasi untuk tahun 2014-2016 berdasarkan McFarlan sebagai berikut : Tabel 16 Usulan Aplikasi berdasarkan Strategic Grid McFarlan Strategic • EDW • Business Intelligence • Knowledge Management

Key Operational • E-Payment • IT Service Desk • Waste Control • Maintenance Management • Transport Management Info

High Potential • Vessel Management System • Cargo & Container Management System • Intermodality Management System • VTMIS • Container Tracking System Support • Unified Communication • Competence Management • Audit System • System Monitoring Module • Government Linkage System • Account Management • Call Center • Billing System

Berdasarkan analisa diatas, maka untuk mengimplementasikan strategi bisnis SI dan strategi IT tersebut adalah sebagai berikut :

125

Knowledge Management IT Pelindo 2 : Beberapa hal yang menjadi latar belakang perlunya pengelolaan KM di pelindo 2 adalah sebagai berikut : 1. Persiapan Karyawan Menghadapi Tantangan Bisnis Kedepan Seiring dengan dibukanya kesempatan bagi pihak lain untuk membuka usaha sebagai operator pelabuhan, maka karyawan PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) harus dipersiapkan dalam persaingan dengan kompetitor. Salah satu langkahnya adalah dengan memperkuat pengetahuan karyawan terkait kepelabuhanan dari berbagai segi , yakni: operasional, teknis, bisnis dan manajemen. 2. Rekrutment Karyawan Baru PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) berencana untuk membangun sembilan anak perusahaan baru, dimana beberapa sumber daya manusia (SDM) dari PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) akan dipindah ke perusahaan-perusahaan ini nantinya, sehingga akan terjadi kebutuhan untuk rekrutmen orang orang baru. Belum ada sarana dan dokumentasi bagi karyawan baru untuk mempelajari best practice dari karyawan-karyawan lama tersebut dan cepat beradaptasi dengan lingkungan baru. 3. Regenerasi SDM Kebutuhan website manajemen website sangat dibutuhkan untuk mendokumentasi dan menangkap pengetahuan dari para karyawan senior perusahaan. Mereka telah melalui pengalaman dan pembelajaran yang berharga selama bekerja untuk

126

dipelajari karyawan generasi selanjutnya. Maka, dibutuhkan suatu sarana berbagi pengetahuan baik secara explicit maupun tacit. 4. Kebutuhan Sosial antar Pegawai Website manajemen pengetahuan tidak hanya bermanfaat untuk menembah pengetahuan bersama dan menyadarkan karyawan akan potensinya masingmasing, tetapi juga membantu untuk mengeratkan tali sosial antar karyawan sehingga juga meningkatkan rasa kebersamaan karyawan. Dan berdasarkan latar belakang tersebut maka diharapkan penerapan KM dapat memberikan solusi kepada perusahaan. Gambaran solusi KM yang diharapkan adalah sebagai berikut : 1. Dapat menangkap pengetahuan explicit dan tacit dimana user dapat mengakses pengetahuan melalui tulisan yang tertera di website dan melalui ahli langsung. 2. Terdapat halaman khusus yang berisikan pengalaman-pengalaman top level manajemen perusahaan untuk memperkaya kegiatan berbagi pengetahuan. 3. Terdapat sarana bagi karyawan untuk melakukan kolaborasi pengetahuan yang dituangkan dalam suatu tulisan dan ditayangkan di website manajemen pengetahuan. 4. Setiap karyawan mendapatkan notifikasi untuk artikel yang baru ditayangkan di website ini.

127

Berikut dipetakan juga kompetensi dan skill dari divisi IT Pelindo 2.

Manajemen Informasi

Security System

IT Governence

Programming

TEKNOLOGI INFORMASI

Database Manajemen Perawatan dan Pengembang an jaringan

Pengembang an dan Perawatan Hardware

Perawatan dan Pengembang an Software

Gambar 31 Peta Kompetensi SDM Divisi IT Pelindo 2 Berdasarkan pemetaan skill dan kompetensi dari biro IT diperusahaan terdapat 8 bagian. 1. IT Governance IT Governance atau yang biasa kita dengar sebagai tata kelola IT. IT Governance mencakup kumpulan kebijakan, proses/aktivitas dan prosedur untuk mendukung pengoperasian TI agar hasilnya sejalan dengan strategi bisnis (strategi organisasi). Ruang lingkup IT Governance di perusahaan skala besar biasanya mencakup hal-hal yang berkaitan dengan Change

128

Management, Problem Management, Release Management, Availability Management dan bahkan Service-Level Management. 2. Manajemen Informasi Yang termasuk kedalam manajemen informasi adalah wawasan mengenai pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen. 3. Security System Sasaran keamanan komputer antara lain adalah sebagai perlindungan informasi

terhadap

pencurian

atau

korupsi,

atau

pemeliharaan

ketersediaan, seperti dijabarkan dalam kebijakan keamanan. Pengetahuan dan skill mengenai keamanan sistem yang ada dan yang terbaik yang dapat di terapkan pada Perusahaan perlu dikelola dengan baik di KM Pelindo. 4. Pengembangan dan Perawatan Hardware Pengetahuan dan kompetensi mengenai Hardware yang ada pada Perusahaan

perlu

dimasukkan

kedalam

KM

untuk

kebutuhan

pengembangan hardware maupun perawatannya agar hardware IT selalu available dan mampu menunjang kebutuhan bisnis maupun aplikasi yang diterapkan oleh perusahaan. 5. Perawatan dan Pengembangan Software

129

Pengembangan dan perawatan software mencakup seluruh aplikasi yang telah diterapkan untuk menunjang kebutuhab bisnis perusahaan. dokumendokumen maupun buku panduan mengenai penggunaan ataupun arsitektur dari aplikasi yang ada. 6. Perawatan dan Pengembangan Jaringan Arsitektur jaringan IT dan seluruh pengetahuan mengenai network IT yang ada diperusahaan perlu dikelola kedalam KM IT Pelindo. 7. Database Manajemen Database sangat penting posisinya dalam pengelolaan sistem yang ada diperusahaan sehingga pengetahuannya perlu dikelola dengan baik kedalam KM IT Perusahaan. struktur data dari masing-masing aplikasi yang sudah diterapkan maupun best practice yang sebaiknya diterapkan dalam membuat sebuah rancangan database dari sistem perlu juga dijadikan salah satu referensi ke dalam KM IT Perusahaan. 8. Programing Pengelolaan wawasan mengenai Programming sangat dibutuhkan dalam membangun sebuah aplikasi maupun memelihara aplikasi tersebut. Sehingga wawasan tesrsebut perlu dikelola dengan baik untuk kepentingan keberlangsungannya sistem aplikasi perusahaan.

130

Business Intelligence (BI) dan Data Warehouse BI direkomendasikan karena dapat mempercepat pengambilan keputusan bisnis dengan menggunakan data yang ada di setiap sistem yang sudah digunakan. BI juga dapat memberikan informasi dini jika terjadi penyimpangan antara realisasi dan target perusahaan. BI juga diharapkan mampu menyediakan dan meningkatkan akses data dan informasi sesuai dengan kebutuhan top level management dengan menyediakan laporan yang dibutuhkan secara otomatis (melalui aplikasi). Berikut adalah gambaran sekilas mengenai alur data yang akan dijadikan dasar untuk membuat laporan yang dilihat oleh top management melalui aplikasi BI.

Gambar 32 Rancangan Flow Aplikasi EDW & BI PT Pelindo II BI yang berfungsi sebagai tools dan penyedia laporan yang dinamis dapat dikembangkan sesuai dengan perubahan dan perkembangan kebutuhan proses bisnis perusahaan. Yang diusulkan untuk teknologi BI menggunakan platform Windows dengan menggunakan browser Internet Explorer, dan akses ke Data

131

Warehouse dimana Data Warehousenya menggunakan produk Oracle. Hal ini akan memudahkan integrasi dengan aplikasi lainnya yang sudah menggunakan database Oracle. Berikut adalah contoh dari Dashboard Keuangan Perusahaan

Gambar 33 Mockup 1 Dashboard PT Pelindo II

Gambar 34 Mockup 2 Dashboard PT Pelindo II

132

Gambar 35 Mockup 3 Dashboard PT Pelindo II 4.3.4.1

A LUR A PLIKASI K ESELURUHAN (G RAND D ESIGN )

Gambar 36 Grand Design Usulan Aplikasi & Modul PT Pelindo II

133

Berikut adalah penjelasan mengenai Aplikasi Grand Design PT Pelindo II : EDW : Sistem usulan untuk memberikan feed data yang nantinya digunakan untuk kebutuhan reporting. Data yang diolah kebanyakan digunakan untuk kebutuhan reporting dan feeding data untuk aplikasi DSS/BI DSS : Aplikasi yang diusulkan untuk membantu top manajemen mengambil keputusan bisnis. Aplikasi ini berupa dashboard yang memberikan informasi mengenai kondisi kini bisnis maupun kondisi bisnis sebelumnya. Untuk kebutuhan Core bisnis perusahaan berikut adalah beberapa kebutuhan sistem yang diusulkan sesuai dari hasil wawancara yang dilakukan penulis kepada pihak perusahaan. Billing System : Aplikasi penagihan yang terpusat. Waste Control : Aplikasi untuk mengelola limbah-limbah kapal Maintenance Management : Aplikasi untuk mengelola perawatan-perawatan aset operasional (seperti kapal pandu, tunda) perusahan Transport Management Info : Sistem untuk kebutuhan penangananan kendaraan operational perusahaan. VTMIS (Vessel Traffic Management Information System) : Aplikasi untuk mengelola dan mengetahui posisi kebaradaan kapal serta lalulintas kapal-kapal yang berada disekitar lingkungan pelabuhan, akan diintegrasikan dengan menggunakan radar. Container Tracking System : Aplikasi untuk melacak lokasi Container (setiap kontainer akan di tanam GPS). Card Access Control : Sistem ini adalah pengembangan dari aplikasi gate system, setiap kontainer akan diberikan sebuah kartu dengan teknologi RFID.

134

Kontainer masuk ke dalam gerbang dengan cara tap kartu yang sudah diberikan kepada tiap container. Untuk kebutuhan non core bisnis perusahaan berikut adalah beberapa usulan yang diperoleh dari hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan. Competence Management : Penambahan modul aplikasi HR untuk mengelola kompetensi karyawan. Unified Communication : Sistem yang berfungsi sebagai pemersatu alat komunikasi. Diharapakn dengan adanya sistem ini akan menghubungkan seluruh alat komunikasi yang digunakan oleh perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas informasi yang dilakukan pada setiap kegiatan operasional perusahaan Audit : Aplikasi untuk kebutuhan internal audit perusahaan. Selain kebutuhan yang menunjang core bisnis perusahaan beberapa improvement dari aplikasi yang sudah ada juga diusulkan sebagai berikut : Akuntansi Biaya : Modul aplikasi untuk men-generate laporan akuntansi biaya perusahaan. KPI : Modul aplikasi yang men-generate laporan pencapaian dari tiap KPI yang diberikan oleh kementrian BUMN. Perencanaan Budget : Aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses planning and budgeting perusahaan. Pengendalian Proyek : Aplikasi yang menangani kebutuhan tim Teknik untuk mengontrol proses pengerjaan proyek-proyek di perusahaan serta men generate laporan detil maupun dashboardnya

135

Account Management : Aplikasi untuk mengelola pelanggan-pelanggan perusahaan System Monitoring Module : Sistem yang digunakan untuk memonitor modulmodul IT perusahaan. IT Service Desk : Aplikasi yang digunakan untuk mengelola service desk IT di perusahaan

4.3.4.2

R ENCANA I MPLEMENTASI

Rencana implementasi dibangun untuk menjadwalkan proyek-proyek yang harus diselesaikan. Rencana implementasi harus dibangun dengan baik agar dapat dijadikan salah satu alat evaluasi maupun alat kontrol dan monitoring progress strategi sistem informasi yang sudah direncanakan. Target Implementasi EDW & Dashboard Berikut juga adalah rencana pengerjaan Pembangunan Data Warehouse dan BI untuk Perusahaan

136

Gambar 37 Timeline Pengerjaan EDW & BI PT Pelindo II Implementasi BI Dan Data Warehouse diperkirakan akan memakan waktu 3 Kuartal. Dimulai dari analisa awal dan cakupan pekerjaan, sampai tahap implementasinya. Namun hal ini masih prediksi dari rata-rata pembangunan BI dan Datawarehouse kebanyakan, berdasarkan pengalaman penulis kemungkinan untuk implementasi BI dan DataWarehouse akan memakan waktu lebih lama lagi khususnya untuk implementasi di Perusahaan Pelayanan Jasa Kepelabuhanan ini karena bisnisnya yang cukup unik dan tidak memiliki pesaing serupa yang dekat yang sudah menerapkan aplikasi serupa.

137

Target Implementasi Aplikasi Target Implementasi Aplikasi dibuat untuk melihat rencana implementasi aplikasi yang akan dilaksanakan tahun 2014-2016. Berdasarkan prioritas maka prioritas aplikasi yang tertinggi adalah BI, lalu baru pengembangan modul-modul aplikasi pendukung operasional serta beberapa aplikasi baru yang membantu mengotomasi proses bisnis yang tadinya dilakukan secara manual seperti tracking alat berat maupun penggunaan radar untuk kelancaran lalulintas laut kawasan pelabuhan. Berikut adalah rencana implementasi sistem maupun aplikasinya.

Gambar 38 Timeline Pengerjaan Implementasi Aplikasi PT Pelindo II Target Implementasi Teknologi Target implementasi teknologi dibuat agar mempermudah perhitungan investasi yang harus dikeluarkan tiap tahun. Sehingga dapat dipersiapkan dan

138

direncanakan lebih matang lagi. Berikut adalah rencana implementasi rekomendasi teknologi yang akan diterapkan : 1. Pada tahun 2014 akan diimplementasikan sistem aplikasi Enterprise Data Warehouse dan Business Intelligence sehingga dibutuhkan server dan storage yang memadai untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 2. Pada tahun 2015 diharapkan sebagian besar wilayah operasional pelabuhan sudah terjangkau dengan koneksi Wifi untuk mempermudah dan mempercepat proses bisnis perusahaan. Sebagian besar petugas lapangan

juga

akan

difasilitasi

dengan

handheld

untuk

mengoptimalkan kinerja operasional perusahaan dan mempercepat arus informasi perusahaan. 3. Pada tahun 2016 diharapkan seluruh wilayah operasional pelabuhan sudah terjangkau oleh akses Wifi.

Gambar 39 Timeline Target Usulan TI PT Pelindo II