BAB
IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.
Sistem yang Berjalan Berawal dari kebutuhan akan suatu informasi dalam rangka pembuatan
sistem pengukuran dengan menggunakan IT Balanced Scorecard, maka dilakukan pengkajian atas sistem yang berjalan saat ini. Pada tahap ini mulai dikumpulkan informasi mengenai tingkat keberhasilan atas kinerja yang telah dicapai selama ini. Upaya ini mengalami kendala karena laporan yang diperlukan banyak yang tidak tersedia. Hal ini dikarenakan tidak adanya bentuk laporan rutin yang diminta oleh manajemen sehingga Departemen TI tidak membuat laporan secara rutin. Bentuk laporan rutin yang ada hanya didasarkan pada Perencanaan Bisnis dari Departemen TI, yang berisi rencana-rencana operasional jangka pendek yang hendak dicapai dan hasilnya secara umum. Dengan begitu tidak ada laporan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja dari Departemen TI secara menyeluruh. Untuk itu diadakan pembagian kuesioner dengan beberapa pihak di beberapa departemen dan manajemen untuk memperoleh jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sehingga mereka dapat melihat Departemen TI secara menyeluruh berdasarkan kinerja yang telah dicapai dan dapat membandingkan dengan standar yang ada. Dari hasil pembagian kuesioner dan pengamatan di lapangan didapatkan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah:
59
60
1. Kinerja Departemen TI dalam melaksanakan operasional sehari-hari serta dalam pengembangan organisasi. 2. Tingkat kepuasan dan tanggapan para pengguna layanan Teknologi Informasi dalam perusahaan mengenai pelayanan yang diberikan oleh Departemen TI. 3. Tingkat kepuasan dan tanggapan staf TI selama bekerja pada Departemen TI
4.2. Strategi Usaha Adira Finance Fokus dan pengalaman Adira Finance selama dua dekade telah memberikan pengetahuan yang mendalam terhadap kunci sukses dalam industri pembiayaan. Dalam menjalankan usahanya, Adira Finance menitikberatkan enam strategi utamanya yang selama ini telah mengantarkan sebagai perusahaan pembiayaan konsumen yang terbaik di sektor otomotif. Strategi tersebut dipaparkan sebagai berikut: 1. High Yield Portfolio Adira Finance lebih mefokuskan pembiayaan pada sektor sepeda motor yang selama ini telah memberikan keuntungan yang lebih baik dibandingkan dengan pembiayaan mobil. 2. Prudent Risk Management Pengelolaan risiko dalam usaha pembiayaan retail merupakan kemampuan utama Adira Finance. Dalam menjalankan usahanya Adira Finance menerapkan prinsip kehati-hatian. Hal ini terbukti dengan adanya
61
survei atas kemampuan dan keberadaan calon nasabah serta kewajiban untuk memberikan uang muka dengan jumlah minimal 10% dari harga kendaraan. Kegiatan pemantauan terhadap kelancaran pembayaran dari nasabah dilakukan secara terus menerus. Jika dalam satu cabang memiliki piutang tertunggak melebihi 2% maka kegiatan pembiayaan akan dihentikan sementara untuk memfokuskan kegiatan pada usaha penagihan. Prinsip ini telah berhasil membawa Adira Finance sebagai salah satu perusahaan pembiayaan otomotif yang berhasil melewati masa krisis di waktu lalu. 3. Menjaga hubungan yang baik dengan nasabah dan relasi usaha Pembentukan
divisi
operasi
untuk
memantau
dan
menyempurnakan administrasi dari setiap cabang sehingga perusahaan dapat melayani nasabah dan mitra usaha lainnya dengan cepat, akurat dan baik. Dengan standar profesionalisme yan tinggi dan didukung dengan komitmen dan kredibilitasnya, Adira Finance dipandang sebagai mitra usaha terpercaya oleh para krediturnya. Adira Finance dianggap sebagai mitra yang baik dan strategis bagi perusahaan asuransi karena reputasinya dalam menerapkan prinsip kehati-hatian. Dalam hal ini asuransi merupakan elemen yang penting dalam usaha pembiayaan keuangan. Adira Finance juga selalu menyediakan layanan terbaiknya kepada para dealer yang ditunjukkan dengan kecepatan dalam melakukan pemrosesan kredit dan paket produk yang inovatif. Hal ini dalam rangka untuk menjaga hubungan baik dengan para dealer.
62
Di sisi lain, pelayanan terhadap para nasabah menjadi perhatian utama bagi Adira Finance. Kemudahan dalam melakukan pembayaran kredit yaitu dengan melakukan kerja sama dengan lembaga seperti bank,kantor pos dan lain-lain untuk menyediakan tempat pembayaran merupakan bukti nyata bahwa Adira Finance peduli dengan para nasabahnya. 4. Pengembangan jaringan yang meluas Untuk lebih mendekatkan dirinya kepada pelanggan serta dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik serta mudah diakses oleh setiap pelanggannya, Adira Finance terus menerus mengembangkan jaringan kerjanya di seluruh Indonesia sejak tahun 2003. 5. Penggunaan teknologi Teknologi merupakan satu hal yang terkait dan memegang peranan penting dalam sektor usaha jasa keuangan. Dalam memenuhi kebutuhan teknologi tersebut, pada bulan Agustus tahun 2003 lalu Adira Finance telah mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi terpadu Ad1Sys untuk seluruh cabang di Indonesia. Dengan adanya pelaksanaan sistem informasi terpadu ini maka semua informasi dan laporan dapat dipersiapkan dan disajikan secara tepat waktu sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan dan tindakan yang tepat bagi semua pihak. Di samping itu manajemen juga dapat lebih tanggap dalam menghadapi permintaan dari pihak yang berkepentingan dengan Adira Finance.
63
6. Pengembangan Organisasi dan Sumber Daya Manusia Dalam mengembangkan usahanya, Adira Finance tidak lepas dari kepeduliannya dalam mencari dan mengembangkan Sumber Daya Manusia. Adapun Sumber Daya Manusia yang profesional merupakan salah satu syarat yang paling mendasar dalam kemajuan perusahaan. Selain itu Adira Finance juga menyadari bahwa selain memerlukan sumber daya manusia yang profesional di bidangnya, iklim organisasi yang sehat pun menjadi salah satu syarat dan cikal bakal kemajuan dan pengembangan usaha dalam Usaha Finance.
4.3. Analisis Departemen Teknologi Informasi Adapun analisis Departement Teknologi Informasi terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:
4.3.1. Struktur Organisasi
Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. Adira Finance
64
IT General Manager •
Bertugas merencanakan aktivitas Teknologi Informasi dalam organisasi.
•
Menjalankan proses agar Visi dan Misi Departemen TI tercapai.
•
Mempertahankan kelangsungan tujuan Departemen TI.
•
Menentukan standar organisasi untuk Departemen TI.
•
Memastikan kelancaran operasional dari keseluruhan Departemen TI dalam melayani organisasi bisnis.
•
Mengendalikan keseluruhan operasional dan pengembangan Departemen TI.
•
Mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan di Departemen TI yang sudah selesai.
IT Architecture and Improvement Sub Division •
Menjaga dan memelihara rencana bisnis strategis dari Adira Finance
•
Menyediakan jasa expert konsultasi arsitektur TI, mengarahkan dan membantu System Analyst, System Engineers dan System Architects lainnya.
•
Mendokumentasikan dan membangun arsitektur TI dan infrastruktur TI Adira Finance dan portfolio teknologi.
•
Mengembangkan dan mengelola suatu infrastructure capacity plan.
•
Mengembangkan,
mendokumentasikan,
mengkomunikasikan,
dan
melaksanakan suatu kebijakan standar teknologi. •
Melakukan penelitian terhadap teknologi baru yang muncul dalam mendukung usaha pengembangan infrastruktur dan merekomendasikan
65
teknologi
yang
dapat
meningkatkan
efektivitas
pembiayaan
dan
fleksibilitas infrastruktur. •
Mengembangkan, mendokumentasikan dan merekomendasikan serta mengkomunikasikan rencana untuk investasi dalam infrastruktur TI termasuk analisa dari kemungkinan pengurangan biaya.
•
Mendesain, mengembangkan dan mengawasi implementasi dari end-toend sistem yang terintegrasi.
•
Mengembangkan dan mengeksekusi rencana test untuk memeriksa kinerja infrastruktur dan teknis sistem.
•
Membuat laporan dan memberikan rekomendasi untuk peningkatan.
IT Solutions Sub Division •
Mengidentifikasi isu-isu dan resiko-resiko terbaru
•
Membangun dan memelihara program aplikasi yang terkait dengan operasional bisnis, pemrograman dan keamanan aplikasi.
•
Mengantarkan solusi bisnis terintegrasi yang sesuai dengan fungsional, ketepatan waktu, dan standar kualitas.
•
Mengkoordinasi negosiasi, keluhan pengguna TI, dan pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer dengan vendor.
•
Menyarankan strategi mitigasi dan mengarahkan menuju solusi teknologi.
•
Menyediakan project management dan mengembangkan project charter.
•
Mengidentifikasi,
meneliti,
mengevaluasi,
mengembangkan teknologi baru.
merekomendasikan
dan
66
•
Mengevaluasi teknologi yang akan datang dan membuat rekomendasi akan kelangsungan teknologi tersebut.
•
Mengembangkan,
mengimplementasikan
dan
troubleshoot
jaringan
infrastruktur dimana termasuk firewall, routers, switches dan ISP backbone. •
Bekerja sama dengan departemen-departemen lain untuk mengembangkan bisnis dan analisa teknikal menyediakan product support.
IT Services Sub Division •
Memastikan
project
milestones
sesuai
dengan
permintaan
para
stakeholders dan selalu memberikan infomasi serta perkembangannya kepada para stakeholders. •
Menyediakan dukungan teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi yang efektif dan memastikan seluruh services yang diberikan Departemen TI sudah sesuai dengan standar pelayanan Departemen TI.
•
Memberikan saran dan demonstrasi dari kegunaan software dan hardware terhadap pengguna.
•
Melakukan instalasi TI, konfigurasi dan troubleshoot untuk hardware dan software komputer sesuai dengan standar pelayanan Departemen TI.
•
Memasukkan ke sistem database bila ada pengguna baru sistem dan menjaga serta memastikan informasi selalu ter-update dan benar.
•
Mengawasi status dari jaringan WAN dan melakukan investigasi terhadap isu-isu yang terjadi terkait dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi, kemudian membuat laporan kepada pihak manajemen.
67
•
Bekerja sama dengan pihak ketiga untuk penggantian software dan hardware.
•
Menyediakan umpan balik terhadap staff TI senior berkenaan dengan kebutuhan pelatihan TI.
•
Berpartisipasi dalam rapat Teknologi Informasi dan Komunikasi dan menyediakan umpan balik terhadap hasil dari rapat tersebut.
Region Manager •
Bertanggung jawab terhadap kinerja Departemen TI di seluruh kantor cabang.
•
Melakukan analisa kinerja seluruh kantor cabang Adira Finance dan memberikan umpan balik, pelatihan serta pengarahan.
•
Mengadakan dan menghadiri regional meeting untuk perbaikan dan peningkatan pelayanan TI di kantor cabang Adira Finance.
•
Menjaga komunikasi antara kantor pusat dan seluruh kantor cabang Adira Finance.
•
Kunjungan terhadap kantor cabang serta melakukan mentoring dan pengarahan terhadap staf-staf TI di kantor cabang.
•
Mengimplementasikan dan mensosialisasikan regulasi-regulasi terbaru dari pusat terhadap kantor-kantor cabang Adira Finance.
68
4.4.
Perumusan
Konsep Visi, Misi, dan Strategi
Dalam merumuskan konsep Visi, Misi dan Strategi maka terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:
4.4.1. Definisi Departemen Teknologi Informasi Sebelum
mengembangkan
IT
Balanced
Scorecard
kita
harus
menggambarkan Visi dan Misi dari TI. Melalui hasil analisa berdasarkan konsep IT Balanced Scorecard serta Visi dan Misi perusahaan maka didapatkanlah Visi dan Misi Departemen TI. Misi Adira Finance, “Brings tomorrow today to the nation”, adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang belum dapat dipenuhi saat ini. Selain itu ingin menjadikan Adira Finance sebagai bagian dari kehidupan masyarakat dalam solusi pemenuhan kebutuhan. Hal ini dapat disimpulkan bahwa Adira Finance sangat mengutamakan ide yang inovatif serta pandangan dan rencana yang jauh ke depan. Misi divisi TI, “Best in class technology”, adalah ingin menjadi yang terbaik dalam bidang teknologi. Misi Departemen TI selaras dan mendukung misi Adira Finance dimana TI berusaha menjadi yang terbaik dalam bidangnya sehingga dapat memberikan solusi-solusi TI yang baik serta dapat memenuhi kebutuhan Adira Finance. Contohnya antara lain adalah departemen TI mengembangkan fasilitas pembayaran angsuran melalui transfer ATM guna memenuhi kebutuhan nasabah atas proses pembayaran yang fleksibel dan mudah.
69
Visi Adira Finance, “To Be A World Class Cosumer Finance Company” adalah untuk menjadi perusahaan keuangan konsumen kelas dunia, dan melakukan ini dengan memberikan tingkat pelayanan yang tertinggi dalam industri sejenis dengan mengutamakan fitur teknologi. Jadi dapat disimpulkan bahwa Adira Finance mengandalkan TI dalam usaha peningkatan layanan jasanya. Sehingga dapat dikatakan bahwa Departemen TI berperan penting terhadap kemajuan Adira Finance. Agar dapat memberikan tingkat layanan yang tertinggi dalam industri diperlukan Departemen TI yang tidak hanya baik tetapi yang terbaik dibandingkan perusahaan kompetitor lain. Oleh karena itu visi dari Departemen TI, “Leader Factor” atau menjadi pemimpin, yang sangat menunjang visi Adira Finance. Hal ini dapat digambarkan seperti berikut: Bahwa Departemen TI yang terdepan akan dapat memberikan solusi-solusi TI yang handal dan terkini sehingga mendukung Adira Finance secara optimal yang akan memaksimalkan Added Value bagi Adira Finance. Dengan Added Value yang maksimal maka Adira Finance akan lebih mampu bersaing dalam industrinya. Tabel 4.1. menggambarkan penyelarasan Visi dan Misi Adira Finance dengan visi dan misi Departemen TI. Tabel 4.1. Penyelarasan Visi dan Misi Adira Finance dan Departemen TI
Adira Finance
Departemen TI
Visi To Be A World Class Consumer Finance Company Leader Factor Menjadi perusahaan keuangan konsumen berkelas dunia Misi Brings Tomorrow Today To The Nation Memberikan solusi masa depan menjadi hari ini kepada masyarakat
Menjadi pemimpin dalam teknologi informasi Best in class technology Menjadi yang terbaik dalam bidang teknologi
70
4.4.2. Analisa SWOT Analisa bisnis digunakan untuk memahami lingkungan internal dan ekstenal perusahaan (Analisa SWOT) dan strategi kompetitif perusahaan (analisa Competitive Strategies). Analisa lingkungan internal dan eksternal perusahaan akan menghasilkan SWOT yang akan digunakan untuk lebih memahami kondisi perusahaan dalam persaingan industri. Strengths dan Weaknesses didapat dengan melakukan analisa internal perusahaan terhadap berbagai sumber daya yang dimiliki, sedangkan Opportunities dan Threats merupakan analisa yang didapat dari lingkungan eksternal perusahaan. •
Kekuatan (Strengths) Adira Finance Adira Finance memiliki kekuatan-kekuatan yang secara umum dimiliki oleh suatu perusahaan dalam menjalankan usahanya. Adapun kekuatan-kekuatan tersebut antara lain: •
Memiliki budaya organisasi yang kuat Visi, misi dan nilai-nilai perusahaan yang ditanamkan ke pegawai Adira Finance menjadikan mereka disiplin dan dapat bekerja secara kohesif.
•
Memiliki goodwill (nama baik) Nama baik Adira Finance sebagai perusahaan pembiayaan otomotif terbesar di Indonesia .
•
Kualitas produk yang ditawarkan
71
Kemudahan dalam pembayaran yang bisa dilakukan melalui ATM. Kemasan buku angsuran pembayaran yang menarik dan desain yang terkesan modern. •
Modal yang kuat Adira Finance adalah perusahaan pembiayaan yang saat ini berfokus terhadap kendaraan roda dua, dimana sahamnya dimiliki oleh Bank Danamon. Bank Danamon sendiri dimiliki oleh Temasek Group Singapore yang sudah dapat dipastikan memiliki modal yang sangat kuat.
•
Lokasi-lokasi kantor cabang yang strategis Lokasi kantor-kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia dengan pelayanan yang berkualitas.
•
Kelemahan (Weaknesses) Adira Finance Kelemahan adalah faktor penghalang bagi perusahaan dalam mengembangkan serta melaksanakan aktivitasnya untuk pencapaian laba yang maksimum. Adapun kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: •
Sistem penagihan yang masih lambat Dalam hal ini sistem penagihan yang dilakukan oleh karyawan di lapangan (collector) kepada konsumen yang ditagih sering terjadi keterlambatan yang mengakibatkan denda bagi konsumen itu sendiri.
•
Kurangnya kantor cabang untuk daerah-daerah tertentu yang potensial
72
Masih perlu dibukanya kantor-kantor cabang baru untuk menjaring konsumen yang potensial seperti di daerah makasar, pontianak dan banjarmasin serta di beberapa tempat di sumatera.
•
Peluang (Opportunities) Adira Finance Peluang-peluang Adira Finance antara lain: •
Peluang pangsa pasar Segmentasi penjualan sepeda motor tidak memandang status sosial akan memberikan peluang yang besar untuk penjualan sepeda motor dari tahun ke tahun.
•
Kebutuhan masyarakat yang selalu berkembang Kebutuhan masyarakat akan sarana transportasi yang efektif dan efisien serta sesuai dengan pendapatan masyarakat. Permintaan kendaraan roda dua yang semakin meningkat karena sebagai kendaraan alternatif untuk menghindari macet serta efisiensi BBM dan waktu.
•
Keinginan konsumen yang tidak pernah puas Hasrat manusia untuk selalu memperbaharui dan memiliki sepeda motor baru.
•
Komunitas sepeda motor yang sedang trend Saat ini semakin banyak komunitas sepeda motor yang bermunculan, dianggap sebagai trend masa kini sehingga mendorong masyarakat membeli sepeda motor.
73
•
Ancaman (Threats) Adira Finance Adapun ancaman-ancaman terhadap Adira Finance antara lain: •
Peningkatan harga yang tidak stabil Kondisi ekonomi saat ini mengakibatkan harga kebutuhan meningkat, kenaikan harga BBM dan biaya produksi mengakibatkan harga sepeda motor naik.
•
Pelanggan yang tidak jujur / kredit macet Kondisi ekonomi yang unpredictable mengakibatkan terjadinya penunggakan angsuran sepeda motor. Ini merupakan salah satu faktor yang mengakibatkan konsumen tidak jujur dalam hal pengembalian sepeda motor yang akan ditarik dari konsumen.
•
Bertambahnya pesaing (competitor) Makin banyak tumbuh perusahaan sejenis mengakibatkan persaingan yang dapat menjadi ancaman di masa depan.
Berikut adalah Tabel 4.2. yaitu tabel Matriks Internal Factor Evaluation (IFE Matriks) dan Tabel 4.3. yaitu tabel Matriks External Factor Evaluation (EFE Matriks). Tabel 4.2. IFE Matriks. No
Faktor‐Faktor Internal Utama
1 2 3 4 5 6
Memiliki budaya organisasi yg kuat Memiliki goodwill (nama baik) Kualitas produk yg ditawarkan Modal yg kuat Lokasi kantor cabang yg strategis Cara pembayaran yg mudah
Bobot
Peringkat Rata‐Rata Tertimbang
Kekuatan
Total
0,15 0,1 0,1 0,15 0,1 0,2
4 3 3 4 3 3
0,8
0,6 0,3 0,3 0,6 0,3 0,6 2,7
Kelemahan 1 Sistem penagihan yg masih lambat Kurangnya kantor cabang untuk daerah‐ 2 daerah tertentu yg potensial Total
0,1
2
0,2
0,1
1
0,1
0,2
0,3
74
Tabel 4.3. EFE Matriks. No
Faktor‐Faktor Eksternal Utama
Bobot
Peringkat Rata‐Rata Tertimbang
Peluang 1 Peluang pangsa pasar 0,2 Kebutuhan masyarakat yg selalu 2 berkembang 0,1 Keinginan masyarakat yg tidak pernah 3 puas 0,1 Komunitas sepeda motor yg sedang 4 trend 0,15 Total
4
0,8
3
0,3
3
0,3
4
0,6
0,55
2
Ancaman 1 Peningkatan harga yg tidak stabil 2 Pelanggan yg tidak jujur / kredit macet 3 Bertambahnya pesaing (competitor)
0,2 0,15 0,1
Total
Berdasarkan
2 1 2
0,4 0,15 0,2
0,45
point-point
analisa
SWOT
0,75
tersebut
maka
penulis
merumuskan matriks analisa SWOT pada Tabel 4.4. sebagai berikut. Tabel 4.4. Matriks Analisa SWOT M
Kekuatan (Strengths ‐ S ) 1 Memiliki budaya organisasi yg kuat 2 Memiliki goodwill (nama baik)
ri at A ks lis na S a OT W Peluang (Opportunities ‐ O ) 1 Peluang pangsa pasar.
Kelemahan (Weaknessess ‐ W ) 1 Sistem penagihan yg masih lambat 2 Kurangnya kantor cabang untuk daerah‐ daerah tertentu yg potensial
3 Kualitas produk yg ditawarkan 4 modal yg kuat 5 Lokasi yg strategis 6 Cara pembayaran yg mudah Strategi SO 1 Memperluas pangsa pasar.
Strategi WO 1 Membuat sistem laporan konsumen yg telah melakukan penunggakan angsuran.
2 Kebutuhan masyarakat 2 Membuat harga yg bersaing. 2 Perluasan dengan membuka kantor yg selalu berkembang. cabang baru. 3 Keinginan masyarakat 3 Memberikan diskon khusus dan yg tidak pernah puas. hadiah kepada konsumen telah melakukan pembayaran angsuran secara baik dan yg melakukan kredit ulang. 4 Komunitas sepeda 4 Memberikan kontribusi nyata bagi motor yg sedang trend. masyarakat. Ancaman (Threats ‐ T) 1 Peningkatan harga yg tidak stabil.
Strategi ST
Strategi WT
1 Memperpanjang tenor kredit sepeda 1 Dilakukannya seleksi karyawan yg ketat motor yg sedang berjalan. dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2 Pelanggan yg tidak jujur 2 Meningkatkan pelayanan kepada 2 Melakukan analisis kredit yg baik. / kredit macet. pelanggan dan dealer. 3 Bertambahnya pesaing 3 Melakukan survey customer lebih (competitor ). selektif.
75
Dari hasil analissa yang dipeeroleh dapat dilihat padaa Gambar 4..2 dibawah ini i menunju ukkan bahw wa Adira F Finance meemiliki bobbot yang baik dalam lingkungan l internal beraada pada poosisi Strengthh dan bobot nilai yang baik b dalam lingkungan l eksternalnyaa yaitu beraada pada possisi Opportuunities, sehinngga dapat disimpulkan d n bahwa posisi persainggan Adira Finance F mennurut diagraam SWOT berada b padaa kuadran I yaitu SO, yang menuunjukkan perrusahaan inni memiliki peluang p dan n banyaknyya kekuatan yang menddorong dim manfaatkanny ya peluang tersebut. t Sittuasi ini meenyarankan strategi yanng berorientasi pada peertumbuhan (Growth ( Oriiented Strateegy / Expanssion Strategyy).
G Gambar 4.2.. Analisa SW WOT Adira F Finance Strattegi yang ditterapkan oleh Adira Finaance yang diturunkan d daari visi dan misinya m daan untuk menghadapii kondisi persaingan yang terjjadi dapat didefinisikan d n sebagai beerikut: •
Best--in-class Tecchnology
•
Bran nd Equity Establishment
76
•
Pruden Risk Management
•
Comprehensive penetration (to both demand and supply sides)
•
Ubiquitous Network Development
•
‘Leader-Manager’ Development
4.5.
Perumusan
IT Balanced Scorecard
Dalam bagian ini tujuan-tujuan strategis dari Balanced Scorecard Adira Finance diturunkan menjadi tujuan-tujuan untuk Departemen TI khususnya KPI Departemen TI. Namun tidak semua tujuan-tujuan ini akan digunakan dalam IT Balanced Scorecard, hanya yang bersifat strategis yang akan digunakan ke dalam empat perspektif IT Balanced Scorecard. Penurunan Balanced Scorecard menjadi IT Balanced Scorecard untuk Adira Finance ditunjukkan dalam Tabel 4.5. berikut ini.
77
Tabel 4.5. Penurunan BSC menjadi IT BSC di Adira Finance. Tujuan Strategis Perusahaan Ukuran Strategis Perspektif Finansial F1. Peningkatan Keuntungan Rata‐rata GP relatif ke A/R IFO net (before tax) ROA (rata‐rata asset) Penambahan nasabah Perspektif Pelanggan P1. Pangsa Pasar % Pangsa Pasar P2. Kepuasan Nasabah Diutamakan oleh nasabah Pemenuhan SLS Perspektif Proses Bisnis Internal PBI1. Pengembangan Portfolio Dealer Cakupan Dealer Kontribusi Dealer PBI2. Pengembangan Produk Fasilitas baru % biaya operasi untuk rata‐rata A/R PBI3. Perbaikan Proses % nasabah yg menunggak >60 hari Total kerugian dari Write off PBI4. Manajemen Teladan dan Manajemen Asset
Total kerugian dari Lost on Repposes ISO 9000
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan PP1. Pengembangan SDM % pemenuhan SDM Produktifitas SDM % pegawai dengan sertifikat keahlian Rata‐rata jumlah pegawai per A/R PP1. Pengembangan Organisasi Six Sigma ESI RTC Culture Index
Tujuan Strategis Divisi TI Ukuran Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan F1. Nilai bisnis TI Perspektif Orientasi Pengguna PP1. Pelatihan pengguna di luar divisi TI Perspektif Penyempurnaan Operasional P2. Sistem dan proses TI yang memungkinkan pelayanan cepat
P1 dan PBI2. Penciptaan fitur baru dengan dukungan TI PBI3. Sistem yang mempersingkat proses kerja Perspektif Orientasi Masa Depan PP1. Pelatihan pegawai divisi TI PP2. Kerjasama dengan pihak luar
Untuk Strategy Map dari masing-masing perspektif Balanced Scorecard beserta keterkaitannya di Adira Finance dapat dilihat pada Gambar 4.3. berikut ini.
78
Gambar 4.3. 4 Strategyy Map Adiraa Finance Berikut addalah analisaa dan penjelasan dari prroses penuruunan (cascad ding) Balancced Scorecard yang dilaakukan: Perspektif Finanssial F1. Peeningkatan Keuntungaan Penurunann dari tujuan ini adalah Nilai N bisnis dari fungsii TI yang beerada pada perspektif p Kontribusi Peerusahaan daalam IT Balaanced Scoreccard. Pembuuatan produkk TI yang mempunyai m n nilai bisnis, yyakni yang bermanfaat b dan memberrikan nilai taambah bagi Adira A Finan nce dan akan mempengarruhi peningkkatan keuntuungan yang didapatkann. Misalnyaa, sistem yang men ngotomasi pekerjaan akan
79
menimbulkan efisiensi tenaga, waktu, dan biaya. Infrastruktur jaringan yang baik akan memprcepat komunikasi dan proses bisnis Adira Finance serta sistem informasi yang terintegrasi akan mengefektifkan pengambilan keputusan. Kinerja Departemen TI Adira Finance mampu menghasilkan produk TI yang mempunyai nilai bisnis secara tidak langsung akan dapat meningkatkan pelayanan Adira Finance terhadap nasabahnya. Peningkatan pelayanan yang memuaskan nasabah akan dapat meningkatkan keuntungan Adira Finance. Perspektif Pelanggan P1. Pangsa Pasar Penurunan dari tujuan ini adalah Pengembangan Fasilitas TI Baru yang berada pada perspektif Penyempurnaan Operasional dan Solusi TI yang berkualitas baik yang berada pada perspektif Orientasi Pengguna dalam IT Balanced Scorecard. Pengembangan fasilitas TI dan solusi TI yang menunjang pelayanan nasabah dapat mendukung perluasan pangsa pasar. Fasilitas-fasilitas dan solusi TI ini diharapkan memberikan added value bagi Adira Finance sehingga calon nasabah tertarik dan memilih Adira Finance sebagai perusahaan pembiayaan konsumen terbaik. P2. Kepuasan Nasabah Penurunan dari tujuan ini adalah Kecepatan Pemrosesan untuk sistem pelayanan yang cepat (Operational Excellence) yang berada pada perspektif penyempurnaan
Operasional
dalam
IT
Balanced
Scorecard.
Dengan
mengembangkan proses TI yang cepat dan kurat maka dapat menunjang proses
80
bisnis Adira Finance. Dengan sistem dan proses TI yang cepat dan akurat maka pelayanan terhadap nasabah dapat lebih baik. Perspektif Proses Bisnis Internal PBI1. Pengembangan Portfolio Dealer Penurunan dari tujuan ini adalah Kecepatan Pemrosesan untuk sistem pelayanan yang cepat (Operational Excellence) yang berada pada perspektif Penyempurnaan Operasional dalam IT Balanced Scorecard. Secara langsung memang pengembangan portfolio dealer lebih erat kaitannya dengan divisi Marketing bukan departemen TI. Namun Departemen TI dapat sedikit membantu dengan cara memberikan waktu pemrosesan tagihan yang singkat. Hal ini berkaitan dengan kecepatan pembayaran ke dealer setelah menerima tagihan dari dealer. PBI2. Pengembangan Produk Penurunan dari tujuan ini adalah Pengembangan fasilitas TI baru yang berada pada perspektif Penyempurnaan Operasional dalam IT Balanced Scorecard. Dengan mengembangkan fasilitas-fasilitas baru akan memberikan nilai tambah pada produk (pelayanan) Adira Finance. PBI3. Perbaikan Proses Penurunan dari tujuan ini adalah Kapasitas sistem yang menunjang proses bisnis yang berada pada perspektif Penyempurnaan Operasional dalam IT balanced Scorecard. Dengan membangun kapasitas sistem yang mempersingkat proses kerja, seperti kapasitas transaksi kasir dalam memproses received voucher
81
(rv) maka akan mengefisiensikan penggunaan tenaga, waktu dan biaya dalam Adira Finance. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan PP1. Pengembangan SDM Penurunan dari tujuan ini adalah Keahlian dari Personil TI yang berada pada perspektif Orientasi Masa Depan dan pengguna mampu menggunakan TI dengan ukuran pelatihan pengguna luar Departemen TI yang berada pada perspektif Orientasi Pengguna dalam IT Balanceed Scorecard. Pelatihan yang diberikan bagi pegawai Departemen TI adalah memperdalam keahlian dan pengetahuan TI terbaru. Sedangkan pelatihan bagi pengguna luar Departemen TI berkaitan dengan tujuan agar pengguna mampu menggunakan sistem yang dikembangkan Departemen TI dengan baik. Misalnya Ad1Sys, HRIS dan sistem informasi lainnya. Dengan adanya pelatihan-pelatihan tersebut maka dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia Adira Finance secara keseluruhan. PP2. Pengembangan Organisasi Penurunan dari tujuan ini adalah Kerjasama dengan pihak luar, dengan kedua ukurannya yang berada pada perspektif Orientasi Masa Depan dalam IT Balanced Scorecard. Departemen TI membangun kerjasama dengan beberapa pihak luar, seperti oursourcing untuk data center dan provider link komunikasi (Frame Relay dan VSAT), outsourcing code development, kerjasama dengan vendor hardware dan lainnya. Semua kegiatan kerjasama tersebut dapat meningkatkan kualitas Departemen TI dan akan berdampak pada kesuksesan pengembangan organisasi.
82
4.6. Analisa Tujuan Strategis Dari KPI Departemen TI Departemen TI Adira Finance sudah memiliki Key Performance Indicator yang terdiri dari komponen, ukuran dan sasaran yang perlu dicapai untuk kinerja yang baik. Ukuran-ukuran yang terdiri dalam KPI Departemen TI dapat ditarik ke dalam IT Balanced Scorecard sebagai pengukuran kinerja. Tabel 4.5. menggambarkan komponen dan ukuran-ukuran KPI yang ditarik ke dalam IT Balanced Scorecard. Berikut ini adalah penjelasan mengenai penarikan komponen dan ukuran KPI ke dalam IT Balanced Scorecard Departemen TI. 1. Service Level Standard (SLS) Komponen ini perlu dicantumkan dalam IT Balanced Scorecard yang bertujuan Kecepatan Proses untuk System pelayanan yang cepat. Agar bisnis Adira Finance berhasil maka harus dapat memuaskan nasabahnya, termasuk memberikan kualitas pelayanan yang baik. Kecepatan adalah salah satu faktor layanan yang perlu dipenuhi karena seorang nasabah seperti setiap orang pada umumnya tidak suka menunggu. Bila Adira Finance mampu memberikan pelayanan yang lebih cepat dari para pesaingnya maka akan memiliki competitive advantage yang menjadikan Adira Finance dapat bersaing lebih baik di antara para pesaingnya. Dalam mendukung keberhasilan perusahaan, pelayanan yang cepat dapat dipengaruhi oleh Departemen TI melalui kemampuan kecepatan proses sistem yang dikembangkannya.
83
2. Ketersediaan Sistem Ketersediaan sistem perlu diukur dalam IT Balanced Scorecard bertujuan untuk ketersediaan jaringan, tentunya dengan dukungan kinerja jaringan yang baik. Sistem Ad1Sys merupakan pusat dari kegiatan operasional Adira Finance. Tanpa Ad1Sys yang didukung dengan ketersediaan jaringan yang baik maka Adira Finance tidak dapat melakukan proses bisnisnya. Hal yang serupa pun berlaku bagi sistem Human Resource Information System (HRIS). Tanpa sistem HRIS pekerjaan Departemen HRD & GA akan terhambat. Oleh karena itu ketersediaan sistem yang didukung ketersediaan jaringan merupakan hal yang kritis bagi operasional Adira Finance. 3. Kemudahan Akses Komponen kemudahan akses adalah kemudahan untuk mengakses sistem (log in). Kemudahan akses mendukung penggunaan TI yang tepat waktu, yakni tersedia saat dibutuhkan. TI yang sulit digunakan tidak akan mendukung proses bisnis Adira Finance, sebaliknya akan mempersulit pekerjaan dan menghambat kinerja. Jika TI tidak dapat mendukung Adira Finance maka investasi terhadap TI tersebut sia-sia. Oleh karena itu, kemudahan akses adalah salah satu komponen yang perlu diikutsertakan dalam IT Balanced Scorecard dalam tujuan Kepuasan Pengguna. 4. Hardware Komponen hardware maksudnya pengadaan hardware. Komponen ini tidak ditarik ke dalam IT Balanced Scorecard karena pengadaan hardware bukan suatu bentuk yang dihasilkan oleh Departemen TI melainkan dari vendor
84
(penyedia perangkat komputer). Sesuai dengan sasaran dalam ukuran KPI, empat hari setelah approval, maksudnya terhitung empat hari dari Departemen TI Adira Finance melakukan permintaan kepada pihak vendor tersebut. Dell, SUN, IBM, dan Wearness merupakan vendor yang bekerja sama dengan divisi TI Adira Finance beberapa tahun belakangan ini. 5. Software Departemen TI yang efektif dalam pengembangan sistem dan tepat waktu dalam penyelesaian proyek adalah Departemen TI yang baik, berarti dapat secara maksimal berkontribusi kepada Adira Finance. Oleh karena itu, tujuan mengenai efektivitas dan ketepatan waktu penyelesaian proyek TI perlu diikutsertakan dalam IT Balanced Scorecard dalam tujuan Penyelesaian proyek TI tepat waktu. 6. Training Teknologi informasi adalah salah satu bidang yang selalu berubah, sarat dengan perkembangan-perkembangan baru, maka TI perlu terus diikuti dan dipelajari. Tanpa pengetahuan mengenai TI dan trend TI terkini, Departemen TI tidak dapat memberikan solusi terbaik bagi Adira Finance. Oleh karena itu, training pegawai sangat perlu dilakukan sebagai usaha agar Departemen TI selalu dapat mendukung Adira Finance, bukan hanya saat ini tapi juga di masa yang akan datang. Dengan pemikiran ini komponen Training tersebut perlu dimasukkan dalam IT Balanced Scorecard dalam tujuan Keahilan Personil Departemen TI.
85
7. Produktivitas Komponen ini perlu dicantumkan dalam IT Balanced Scorecard dalam tujuan Kapasitas sistem penunjang bisnis. Kapasitas dari sistem yang efektif adalah yang dapat memenuhi kebutuhan proses bisnis. Kapasitas untuk pemrosesan RV, account receivable (A/R) dan perjanjian kontrak (PK) akan dijadikan ukuran dari tujuan Kapasitas sistem menunjang proses bisnis Adira Finance.
Pada Departemen TI sendiri memiliki KPI untuk pengukuran kinerjanya, dimana KPI tersebut ditarik kedalam IT Balanced Scorecard untuk standar baru pengukuran kinerja di Departemen TI Adira Finance. Untuk keterangan lebih lanjut bisa dilihat di Tabel 4.6. berikut ini.
86
Tabel 4.6. KPI Dept. TI yg ditarik ke dalam IT BSC sebagai pengukuran kinerja Key Performance Indicator Komponen
Ukuran dan Target
IT Balanced Scorecard Perspektif
Tujuan
Ukuran
1. KPI SLS (Service Level Standard)
a. Nasabah Waktu antrian kasir
3 menit/nasabah
Waktu pengeluaran PO
4 jam kerja
Rata‐rata waktu sistem untuk antrian kasir (per nasabah) Rata‐rata waktu sistem dari Penyempurnaan Kecepatan proses untuk terima order s/d pengeluaran sistem pelayanan cepat PO Operasional Rata‐rata waktu sistem dari pengeluaran PO s/d pembayaran dealer
Waktu pembayaran dealer 1 hari kerja Waktu pengambilan BPKB b. User
5 menit/nasabah
Max Down Time
2% rata‐rata/bulan
Ketersediaan
98% rata‐rata/bulan
Kemudahan akses
70% rata‐rata/bulan
Tidak ditarik ke dalam IT BSC Penyempurnaan Operasional
% ketersediaan VSAT sesuai standar (min 98% per bulan) Ketersediaan jaringan
Orientasi Pengguna Kepuasan Pengguna
% ketersediaan Frame Relay sesuai standar (min 98% per bulan)
% kemudahan penggunaan sistem
2. KPI Pemenuhan Kebutuhan User
a. Hardware
4 hari sth approval
b. Software
20% toleransi thd deadline
c. Training
2x min per tahun
Kontribusi Perusahaan Orientasi Masa Depan
Tidak ditarik ke dalam IT BSC Penyelesaian proyek TI % Proyek TI yang selesai tepat tepat waktu waktu (per tahun) Jumlah pelatihan yang Keahlian personil dept. IT diadakan untuk pegawai Dept. TI
3. Produktivitas a. Kasir
150 rv/hari
b. Data Entry User
35 pk/hari
c. Admin A/R
500 account/bulan
d. Staff BPKB
5000 account/bulan
e. Admin Kredit
50 pk/hari
Penyempurnaan Kapasitas sistem Kapasitas proses kasir (per hari) Operasional menunjang proses bisnis Tidak ditarik ke dalam IT BSC Penyempurnaan Kapasitas sistem Pemrosesan A/R (per bulan) Operasional menunjang proses bisnis Tidak ditarik ke dalam IT BSC Penyempurnaan Kapasitas sistem Kredit Admin (per hari) Operasional menunjang proses bisnis
4.7. Uji Reliabilitas Uji reliabilitas ini didapatkan nilai Cronbach’s Alpha sebesar 0,507, lebih besar dari nilai Cronbach’s Alpha standarnya yaitu 0,501, hal ini dikarenakan setelah mengeliminasi 2 butir pernyataan di perspektif Orientasi Pengguna sehingga saat ini data-data tersebut sudah memenuhi standar uji reliabilitas. Adapun pernyataanpernyataan yang dieliminasi adalah:
87
•
Sebaagai pengguuna (user) saya merassa puas terrhadap layaanan yang diberrikan dept. TI. T
•
TIK membantu pengguna p (user) dalam proses p pembelajaran.
Untuk U masing-masing nilai n Cronbaach’s Alphaa beserta maatrix korelassinya dapat dilihat d di dafftar lampirann.
88
4.8. Diagram m Sebab Akibat A
Gambar 4.4. Diaagram sebab-akibat Balaanced Scoreccard
Penjellasan hubunggan antara tuujuan-tujuann strategis daalam Diagraam Sebab Akibat adalahh sebagai berrikut:
89
Tabel 4.7 Penjelasan Sebab Akibat Balanced Scorecard Fungsi
Penjelasan
1. Investasi TI Æ Nilai Bisnis dari Fungsi TI
Investasi terhadap Teknologi Informasi dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan agar TI menghasilkan nilai bisnis (business value ) yang menguntungkan perusahaan atau disebut juga nilai tambah (added value ).
2. Pengguna Mampu Menggunakan TI Æ Investasi TI
Pengguna yang mampu mengunakan atau menerapkan TI merupakan investasi TI. Pengguna yang mampu menggunakan TI dalam pekerjaannya akan mendukung proses bisnis yang cepat dan akurat. Hal ini akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya sehingga dapat memaksimalkan keuntungan perusahaan.
Pengguna yang merasa puas karena semua kebutuhannya terpenuhi maka produktivitas kerjanya meningkat sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dan 3. Kepuasaan Pengguna Æ Investasi TI merupakan bentuk dari investasi TI dalam memaksimalkan pendapatan dan keuntungan perusahaan. Setiap keluhan yang datang dari pengguna perlu mendapatkan penanganan yang cepat, tepat dan akurat 4. Penanganan Keluhan Æ Kepuasan Pengguna sehingga pengguna merasa puas. Sistem tersentralisasi dibutuhkan terutama untuk mengurangi redundansi data dan keterlambatan informasi. Dengan sistem tersentralisasi maka perubahan data dan informasi dapat di 5. Sistem Tersentralisasi Æ Kepuasan Pengguna update secara otomatis. Hal ini akan mempermudah proses kerja dan memberikan kepuasan terhadap pengguna. Dengan menyempurnakan sistem hosting diharapkan dapat Penyempurnaan System Hosting Æ Sistem 6. memperbaiki layanan TI kepada perusahaan secara Tersentralisasi menyeluruh dan mendukung sistem tersentralisasi. Sistem hosting yang disempurnakan dalam memperbaiki layanan TI termasuk pemrosesan data, penyimpanan data 7. Penyempurnaan System Hosting Æ Kepuasan dan perbaikan infrastruktur akan memberikan kemudahan Pengguna dan kepuasan bagi pengguna dalam melaksanakan pekerjaannya. Pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara 8. Otomasi Pekerjaan dan Proses Æ Kepuasan manual oleh pengguna telah diotomasi sehingga dapat menghemat tenaga, waktu dan biaya tentunya akan Pengguna memberikan kepuasan terhadap pengguna. Dalam memberikan solusi Ti yang berkualitas dibutuhkan kinerja divisi TI yang baik sehingga dapat memberikan 9. Solusi TI yang berkualitas Æ Kepuasan Pengguna kepuasan bagi pengguna. Sistem pelayanan yang cepat dalam pemrosesan transaksi dari penerimaan order, pengeluaran PO sampai dengan 10. Kecepatan Pemrosesan Untuk Sistem Pelayanan yang pembayaran dealer merupakan bentuk dari solusi TI yang Cepat Æ Solusi TI yang Berkualitas berkualitas dalam pencapaian Service Level Standard perusahaan. Jaringan yang tersedia dan dapat diakses dengan cepat 11. Ketersediaan Jaringan Æ Kecepatan Pemrosesan sangat mendukung kecepatan pemrosesan dalam sistem pelayanan yang cepat. Jaringan yang lambat akan Untuk Sistem Pelayanan yang Cepat mengakibatkan proses bisnis menjadi lambat.
90 Fungsi
Penjelasan
Dengan terlaksananya kecepatan pemrosesan untuk sistem 12. Kecepatan Pemrosesan untuk Sistem Pelayanan yang pelayanan yang cepat maka dapat memaksimalkan pencapaian nilai bisnis dari fungsi TI yang akan memberikan Cepat Æ Nilai Bisnis dari Fungsi TI keuntungan terhadap perusahaan. 13. Ketersediaan Jaringan Menunjang Proses Bisnis
Æ
Kapasitas
Tersedianya jaringan sangat berpengaruh terhadap kapasitas Sistem sistem yang menunjang proses bisnis, apabila tidak tersedianya akses jaringan yang mudah dan cepat maka menyebabkan terdapatnya pemrosesan yang tertunda.
Terpenuhinya kapasitas sistem menunjang proses bisnis akan 14. Kapasitas Sistem Menunjang Proses Bisnis Æ Solusi memenuhi kebutuhan akan pelayanan yang cepat terhadap nasabah serta mendukung solusi TI yang berkualitas sehingga TI yang Berkualitas memberikan kontribusi yang baik terhadap perusahaan. Kapasitas sistem yang terpenuhi dalam menunjang proses 15. Kapasitas Sistem Menunjang Proses Bisnis Æ Nilai bisnis maka dapat memaksimalkan pencapaian nilai bisnis dari fungsi TI yang akan memberikan keuntungan terhadap Bisnis dari Fungsi TI perusahaan. Fasilitas TI baru terus dikembangkan untuk meningkatkan nilai bisnis dari fungsi TI. Pengembangan fasilitas TI baru 16. Pengembangan Fasilitas TI Baru Æ Nilai Bisnis dari bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan untuk Fungsi TI memaksimalkan nilai bisnis yang secara otomatis akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Proyek TI adalah bentuk lanjut dari investasi TI. Proyek TI dilakukan untuk membangun atau membuat suatu solusi TI yang mempunyai nilai bisnis dan bermanfaat bagi perusahaan. Proyek TI yang selesai dan berhasil berarti terealisasinya nilai bisnis tersebut. Proyek TI yang selesai tepat waktu memenuhi kebutuhan bisnis tepat waktu. Jika proyek TI selesai melebihi 17. Penyelesaian Proyek TI Æ Nilai bisnis dari fungsi TI deadline berarti kebutuhan tidak terpenuhi tepat waktu dan ini dapat mengakibatkan kerugian. Lebih dari itu, proyek TI yang selesai melebihi deadline berarti adanya peningkatan dalam penggunaan sumber daya, waktu dan biaya. Hal-hal ini dapat mengurangi nilai bisnis yang dihasilkan output proyek tersebut. Sistem yang tersentralisasi akan semakin mempermudah 18. Sistem Tersentralisasi Æ Penyelesaian Proyek TI proses kerja sehingga mempengaruhi penyelesaian proyek TI Tepat Waktu tepat pada waktunya. Dengan tersedianya jaringan yang mendukung maka 19. Ketersediaan Jaringan Æ Penyelesaian Proyek TI kemajuan proyek akan berjalan lancar dan proyek dapat Tepat Waktu selesai tepat waktu. Dengan tersedianya jaringan yang dapat diakses dengan cepat maka kebutuhan bisnis pengguna akan terpenuhi dan 20. Ketersediaan Jaringan Æ Kepuasan Pengguna pengguna merasa puas dalam menerapkan TI pada pekerjaannya. Perspektif Orientasi Masa Depan terdiri dari dua tujuan strategis yaitu keahlian personil departemen TI dan kerjasama dengan pihak luar. Dua tujuan ini merupakan dasar yang mempengaruhi semua perspektif, pengetahuan dan 21. Perspektif Orientasi Masa Depan Æ semua tujuan keterampilan yang dimiliki oleh personil departemen TI akan dalam semua perspektif meningkatkan produktivitas kinerja mereka dalam penyempurnaan operasional. Peningkatan penyempurnaan operasional akan menuju kepada peningkatan kepuasan pengguna dan tentunya akan meningkatkan kinerja finansial.
91
4.9. Penentuan Tujuan Serta Analisa Hasil-hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard
Berikut adalah tujuan-tujuan serta hasil pengukuran yang didapat dari pembagian kuesioner terhadap staff Adira Finance berdasarkan IT Balanced Scorecard.
4.9.1. Perspektif Kontribusi Terhadap Perusahaan
Berikut adalah Tabel 4.8. yang menjelaskan Tujuan Strategis dan Ukuran Strategis Departemen TI terhadap Perspektif Kontribusi Terhadap Perusahaan.
Tabel 4.8. Tujuan dan ukuran strategis Departemen TI terhadap Perspektif Kontribusi Terhadap Perusahaan.
Perspektif Kontribusi terhadap Perusahaan Tujuan Strategis Departemen TI Ukuran Strategis Memaksimalkan Nilai Bisnis dari fungsi TI dalam % Peningkatan produktivitas yang dipengaruhi oleh peningkatan produktivitas sistem (per tahun) Biaya per transaksi Ad1Sys (per tahun) Investasi TI % Pemenuhan kebutuhan asset Menyelesaikan proyek TI tepat waktu % Proyek TI yang selesai tepat waktu (per tahun)
•
Memaksimalkan Nilai Bisnis dari fungsi TI dalam peningkatan produktivitas Tujuan strategis ini merupakan penurunan dari tujuan Balanced Scorecard
Adira Finance yaitu tujuan Peningkatan Keuntungan pada perspektif Finansial.
92
Dengan memaksimalkan nilai bisnis TI dalam peningkatan produktivitas maka keuntungan yang diperoleh Adira Finance juga semakin maksimal. Realisasi dari peningkatan produktivitas yaitu dengan berjalannya proyek pemisahan divisi marketing dengan divisi surveyor yang bertujuan untuk menspesifikasikan pekerjaan divisi marketing dan divisi surveyor yang berguna untuk meningkatkan produktivitas Adira Finance. Pekerjaan divisi marketing khusus ke arah perluasan pangsa pasar dan pekerjaan divisi surveyor yang khusus ke arah pemrosesan transaksi berbasiskan sistem Ad1Sys. Ukuran Strategisnya: % Peningkatan produktivitas yang dipengaruhi oleh sistem (per tahun) •
Investasi TI Tujuan strategis ini penurunan dari IT plan Departemen TI yaitu
Mengefisiensikan Asset-asset Perusahaan. Asset yang dimaksud terdiri dari dana, peralatan, dan perlengkapan. Asset perusahaan merupakan investasi TI, sedangkan Pemeliharaan asset akan mengefisiensikan biaya dan penggunaan pada Adira Finance. Biaya yang dikeluarkan untuk seluruh kegiatan TI merupakan investasi yang sangat penting, begitu juga dengan pemenuhan kebutuhan asset. Ukuran Strategisnya: Biaya per transaksi Ad1Sys (per tahun) % Pemenuhan kebutuhan asset •
Menyelesaikan proyek TI tepat waktu
93
Tujuan strategis ini penurunan dari Key Performance Indicator (KPI) departemen TI yaitu komponen Software, dan IT Plan dari tujuan Memberikan Bantuan dalam Pembukaan Kantor Cabang Baru. Penyelesaian proyek TI yang tepat waktu tentunya akan memenuhi kebutuhan pengguna terhadap sistem dalam pekerjaannya, sehingga mempercepat proses kerja. Ukuran Strategisnya: % Proyek TI yang selesai tepat waktu (per tahun) Hasil wawancara di Adira Finance 1.
Berapa persentasi budget dari seluruh anggaran Departemen Teknologi
Informasi yang di setujui perusahaan? Jawaban: Dalam satu tahun departemen TI mendapat anggaran / budget sekitar 10% dari budget tahunan perusahaan. 2.
Apakah Departemen TI memberikan kontribusi terhadap perusahaan?
Jawaban: Kontribusi Departemen TI terhadap Adira Finance sangat tinggi. Masing-masing lini sudah menggunakan PC dimana setiap PC tersebut terdapat sistem yang sudah dikembangkan Departemen TI. 3.
Bagaimana pendapat anda Departemen TI dari sisi business value?
Jawaban: Dengan adanya aplikasi-aplikasi yang dibuat oleh Departemen TI sangat berguna bagi Adira Finance, terutama dari sisi efisiensi waktu.
94
Hasil survey kuesioner di Adira Finance Tabel 4.9. Hasil Survey Kuesioner Kontribusi terhadap Perusahaan. No.
Daftar Pernyataan
Kesimpulan
TIK secara langsung atau tidak langsung membantu perusahaan mencapai tujuan 1 perusahaan.
53% "sangat setuju" dan 47% "setuju" 47% "sangat setuju", 50% "setuju" dan 2 TIK memberikan kemudahan dalam melakukan pekerjaan 3% "netral" 47% "sangat setuju", 47% "setuju" dan 3 TIK membantu karyawan dengan mempercepat proses dalam berbagai pekerjaan. 7% "netral" 33% "sangat setuju", 19% "setuju" dan 4 Efisiensi pengelolaan proses setelah menggunakan TIK berhasil ditingkatkan. 3% "netral" 5 TIK penting dalam menentukan akurasi data yang digunakan untuk membuat keputusan. 50% "sangat setuju" dan 50% "setuju" 27% "sangat setuju", 60% "setuju" dan 6 TIK membuat perusahaan lebih transparan. 10% "netral" 40% "sangat setuju", 47% "setuju" dan TIK membuat keputusan dari manajemen menjadi lebih cepat, akurat dan dapat 13% "netral" 7 dipertanggung jawabkan
1. TIK secara langsung atau tidak langsung membantu perusahaan mencapai tujuan perusahaan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 16 responden (53%) memilih “Sangat Setuju” dan 14 responden (47%) memilih “Setuju”. 2. TIK memberikan kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 14 responden (47%) memilih “Sangat Setuju”, 15 responden (50%) memilih “Setuju” dan 1 responden (3%) memilih “Netral”. 3. TIK membantu karyawan dengan mempercepat proses dalam berbagai pekerjaan.
95
Jawab: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 14 responden (47%) memilih “Sangat Setuju”, 14 responden (47%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 4. Efisiensi pengelolaan proses setelah
menggunakan TIK berhasil
ditingkatkan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 10 responden (33%) memilih “Sangat Setuju”, 19 responden (%) memilih “Setuju” dan 1 responden (3%) memilih “Netral”. 5. TIK penting dalam menentukan akurasi data yang digunakan untuk membuat keputusan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 15 responden (50%) memilih “Sangat Setuju” dan 15 responden (50%) memilih “Setuju”. 6. TIK membuat perusahaan lebih transparan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 8 responden (27%) memilih “Sangat Setuju”, 19 responden (60%) memilih “Setuju” dan 3 responden (10%) memilih “Netral”. 7. TIK membuat keputusan dari manajemen menjadi lebih cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
96
Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 12 responden (40%) memilih “Sangat Setuju”, 14 responden (47%) memilih “Setuju” dan 4 responden (13%) memilih “Netral”.
4.9.2. Perspektif Orientasi Pengguna
Berikut adalah Tabel 4.10. yang menjelaskan Tujuan Strategis dan Ukuran Strategis Departemen TI terhadap Perspektif Orientasi Pengguna. Tabel 4.10. Tujuan dan ukuran strategis Departemen TI terhadap Perspektif Orientasi Pengguna
Perspektif Orientasi Pengguna Tujuan Strategis Departemen TI Mengembangkan sistem yang memuaskan pengguna
Memberikan solusi TI yang berkualitas baik
Ukuran Strategis % Kemudahan akses pengguna % Kemudahan pengguna Jumlah error sistem % Kesesuaian Ad1Sys dengan SOP Kesesuaian Ad1Sys meliputi: % Pemenuhan SLS dari terima order s/d pengeluaran PO % Pemenuhan SLS dari pengeluaran PO s/d pembayaran dealer % Pemenuhan SLS antrian kasir
Meningkatkan kemampuan pengguna dalam menggunakan TI
% Pengguna merasa pelatihan yang diberikan efektif Jumlah pelatihan yang diadakan departemen TI untuk pengguna luar dept.TI (per tahun) % Pengguna mengikuti pelatihan (min. 1 kali per tahun)
Memberikan penanganan keluhan TI dengan cepat
•
% Pemenuhan standar kecepatan penanganan keluhan jaringan (per bulan max 2 jam) % Penanganan keluhan TI (per bulan max 2 jam kerja)
Mengembangkan sistem yang memuaskan pengguna Sistem yang dimaksud adalah aplikasi-aplikasi yang dihasilkan yang
dihasilkan oleh divisi TI seperti Ad1Sys, FAMS, HRIS dan Ad1Suites. Tujuan strategis ini adalah penurunan dari KPI Departemen TI yaitu komponen Kemudahan Akses dan IT Plan dari tujuan Menerapkan Manajemen Asset yang
97
Tersentralisasi. Kebutuhan bisnis pengguna akan terpenuhi ketika seorang pengguna telah memahami dan menggunakan sistem dengan baik untuk menunjang pekerjaannya. Sistem yang baik adalah sistem yang dapat dengan mudah dipelajari oleh penggunanya dan dengan mudah masuk atau mengakses ke dalam sistem tersebut. Ukuran strategisnya: % Kemudahan akses pengguna % Kemudahan pengguna •
Memberikan solusi TI yang berkualitas baik Tujuan strategis ini penurunan dari Balanced Scorecard dari tujuan Pangsa
Pasar dalam perspektif Pelanggan. Selain itu juga berasal dari pengembangan Nilai Departemen TI Advance and Easy Solution. Sedangkan Zero complain berpengaruh pada ukuran Jumlah error sistem yang sasarannya adalah nol. Untuk dapat memberikan pelayanan yang baik terhadap pengguna tidak hanya diperlukan TI yang baik namun lebih dari sekedar baik, dimana TI dapat memberikan solusi yang berkualitas baik terhadap penggunanya, misalnya apabila terjadi error pada sistem, TI dapat menanganinya dengan cepat, tepat dan akurat. Sistem juga harus disesuaikan dengan Standard Operating Procedure (SOP) dan Service Level Standard (SLS) agar penerapannya sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Ukuran strategisnya:
98
Jumlah error sistem % Kesesuaian Ad1Sys dengan SOP Kesesuaian Ad1Sys dengan SLS meliputi: % Pemenuhan SLS dari terima order s/d pengeluaran PO % Pemenuhan SLS dari pengeluaran PO s/d pembayaran dealer % Pemenuhan SLS antrian kasir •
Meningkatkan kemampuan pengguna dalam menggunakan TI Tujuan strategis ini penurunan pengembangan Balanced Scorecard dari
tujuan Pengembangan SDM pada perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (hanya untuk ukuran Jumlah pelatihan yang diadakan Departemen TI untuk pengguna luar Departemen TI) serta IT Plan dari tujuan Meningkatkan Kemampuan Pegawai dalam Penggunaan TI. Perkembangan TI yang cepat dan selalu berubah menuntut para penggunanya untuk terus menerus mempelajari TI untuk menerapkannya. Untuk itu keefektifan pelatihan pada para pengguna TI dari seluruh departemen merupakan hal yang sangat penting dan menjadi solusi terbaik untuk mengembangkan pengetahuan di bidang TI. Ukuran strategisnya: % Pengguna merasa pelatihan yang diberikan efektif Jumlah pelatihan yang diadakan Departemen TI untuk pengguna luar divisi TI (per tahun)
99
% Pengguna mengikuti pelatihan (min. 1 kali per tahun) •
Memberikan penanganan keluhan TI dengan cepat Adanya tujuan strategis ini berdasarkan pengembangan dari Nilai
Departemen TI, yaitu Fast dan Accurate yang selalu memberikan solusi keluhankeluhan yang ada dengan cepat dan akurat, baik keluhan jaringan maupun keluhan TI. Ukuran strategisnya: % Pemenuhan standar kecepatan penanganan keluhan jaringan (per bulan, max 2 jam) % Penanganan keluhan TI (per bulan) (max 2 jam hari kerja) Hasil wawancara di Adira Finance 1.
Sejauh mana user dilibatkan dalam setiap pengembangan sistem / aplikasi
baru? Jawaban: Biasanya pengembangan sistem / aplikasi baru di develop karena ada request dari user. Maka dari itu user dilibatkan untuk persetujuan sistem requirement dan sistem design. 2.
Menurut anda apakah aplikasi yang ada saat ini dapat diandalkan saat
dibutuhkan / digunakan? Jawaban: Ketika aplikasi tersebut sudah tidak dapat diandalkan maka akan request ke Departemen TI untuk dibuatkan aplikasi barunya sesuai dengan requirement.
100
3.
Berapa kali aplikasi yang anda gunakan error dalam 1 tahun terakhir?
Jawaban: Sangat jarang, mungkin sekitar 1-2 kali dalam satu tahun. Umumnya aplikasi yang digunakan di Adira Finance sudah stabil. 4.
Berapa tingkat keterlibatan TI dalam pembuatan aplikasi strategis baru
tersebut? Jawaban: Adira Finance sendiri belum memiliki parameter yang jelas untuk mengukur indeks keterlibatan TI dalam pengembangan aplikasi sehingga pertanyaan ini belum dapat dijawab. Kemungkinan akan dilakukan penyusunan parameter tersebut. 5.
Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk menanggapi permintaan
pengguna? Jawaban: Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menanggapi permintaan pengguna dalam membuat aplikasi bisnis atau permintaan pengguna untuk membeli program aplikasi dari vendor adalah 1 bulan. Hasil survey kuesioner di Adira Finance Tabel 4.11. Hasil survey kuesioner Perspektif Orientasi Pengguna No.
Daftar Pernyataan
1 TIK memudahkan (user) dalam mendapat informasi 2 TIK membantu (user) mempercepat menyelesaikan pekerjaan 3 TIK memudahkan (user) dalam proses menganalisa data
Kesimpulan
33% "sangat setuju" dan 67% "setuju" 40% "sangat setuju" dan 60% "setuju" 50% "sangat setuju" dan 50% "setuju" 13% "sangat setuju", 80% "setuju" 4 Dengan adanya TIK menjadikan data yang diterima manajemen sudah teranalisa dengan baik dan 7% "netral" 20% "sangat setuju", 77% "setuju" 5 Dengan adanya TIK menjadikan data yang diterima manajemen dapat digali lebih mendalam dan 3% "netral" 7% "sangat setuju", 83% "setuju", 3% 6 Dengan adanya TIK maka data yang diterima manajemen tepat waktu "netral" dan 7% "tidak setuju" 7% "sangat setuju", 83% "setuju" dan 10% "netral" 7 Aplikasi dan layanan operasional Departemen TI sudah sesuai dengan SLA.
101
1. TIK memudahkan pengguna (user) dalam mendapatkan informasi. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 10 responden (33%) memilih “Sangat Setuju”, 20 responden (67%) memilih “Setuju”. 2. TIK membantu pengguna (user) mempercepat menyelesaikan pekerjaan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 12 responden (40%) memilih “Sangat Setuju”, dan 18 responden (60%) memilih “Setuju”. 3. TIK memudahkan pengguna (user) dalam proses menganalisa data. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 15 responden (50%) memilih “Sangat Setuju” dan 15 responden (50%) memilih “Setuju”. 4. Dengan adanya TIK menjadikan data yang diterima manajemen sudah teranalisa dengan dengan baik. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 4 responden (13%) memilih “Sangat Setuju”, 24 responden (80%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 5. Dengan adanya TIK menjadikan data yang diterima manajemen sudah teranalisa dengan baik.
102
Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 6 responden (20%) memilih “Sangat Setuju”, 23 responden (77%) memilih “Setuju” dan 1 responden (3%) memilih “Netral”. 6. Dengan adanya TIK maka data yang diterima manajemen tepat waktu. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 2 responden (7%) memilih “Sangat Setuju”, 25 responden (83%) memilih “Setuju”, 1 responden (3%) memilih “Netral” dan 2 responden (7%) memilih “Tidak Setuju”. 7. Aplikasi dan layanan operasional departemen TI sudah sesuai dengan SLA. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 2 responden (7%) memilih “Sangat Setuju”, 25 responden (83%) memilih “Setuju” dan 3 responden (10%) memilih “Netral”.
4.9.3. Perspektif Kesempurnaan Operasional Berikut adalah tabel 4.12. yang menjelaskan Tujuan Strategis dan Ukuran Strategis Departemen TI terhadap Perspektif Kesempurnaan Operasional.
103
Tabel 4.12. Tujuan dan ukuran strategi Departemen TI terhadap Perspektif Kesempurnaan Operasional. Perspektif Kesempurnaan Operasional Tujuan Strategis Departemen TI Kecepatan pemrosesan Ad1Sys untuk sistem pelayanan yang cepat (Operational Excellence)
Memaksimalkan ketersediaan jaringan
Mengembangkan kapasitas sistem Ad1Sys yang menunjang proses bisnis
Mengembangkan fasilitas TI baru Membangun sistem tersentralisasi Menyempurnakan sistem hosting Mengotomasi pekerjaan dan proses
•
Ukuran Strategis Rata‐rata waktu sistem dari terima order s/d pengeluaran PO Rata‐rata waktu sistem dari pengeluaran PO s/d pembayaran dealer Rata‐rata waktu sistem untuk antrian kasir % Ketersediaan VSAT sesuai standar (min 98% per bulan) % Ketersediaan Frame Relay sesuai standar (min 98% per bulan) Jumlah pemrosesan transaksi kasir yang ditunda dalam kapasitas 150rv (per hari) Jumlah pemrosesan A/R yang ditunda dalam kapasitas 5000 account (per bulan) Jumlah pemrosesan kredit admin yang ditunda dalam kapasitas 50 pk (per hari) % Pemenuhan fitur TI untuk produk marketing baru Jumlah tipe channel baru (per tahun) % Pembangunan sistem tersentralisasi % Pembangunan data center & Disaster Recovery Center % Pembangunan infrastruktur komunikasi Jumlah pekerjaan sederhana yang diotomasi (per tahun) Jumlah pekerjaan kompleks yang diotomasi (per tahun)
Kecepatan pemrosesan Ad1Sys untuk sistem pelayanan yang cepat (Operational Excellence) Tujuan strategis ini merupakan perluasan dari KPI komponen SLS, IT Plan dari tujuan pelayanan Nasabah yang Cepat dan Pembayaran. Selain itu penurunan dari Balanced Scorecard tujuan Kepuasan Nasabah pada Perspektif Pelanggan dan tujuan Pengembangan Portfolio dealer pada perspektif Proses Bisnis Internal. Salah satu faktor yang mendukung keberhasilan Adira Finance adalah
dengan adanya sistem pelayanan yang cepat demi memenuhi kebutuhan para
104
nasabah dan dealernya, sesuai dengan SLS , demi mewujudkan kepuasan nasabah dan pengembangan dealer. Ukuran strategisnya: Rata-rata waktu sistem dari terima order s/d pengeluaran PO Rata-rata waktu sistem dari pengeluaran PO s/d pembayaran dealer Rata-rata waktu sistem untuk antrian kasir •
Memaksimalkan ketersediaan jaringan Tujuan ini merupakan perluasan komponen KPI Ketersediaan Sistem dan
IT Plan dari tujuan Meningkatkan Fleksibilitas Jaringan. Dalam memberikan pelayanan cepat terhadap nasabah dan juga bentuk pekerjaan lainnya, pengguna memerlukan ketersediaan jaringan yang maksimal. VSAT dan Frame Relay merupakan jaringan utama yang menghubungkan kantor pusat dan seluruh cabang Adira Finance. Oleh karena itu ketersediaannya sangat berpengaruh dalam melaksanakan proses bisnis yang cepat. Ukuran strategisnya: % Ketersediaan VSAT sesuai standar (min 98% per bulan) % Ketersediaan Frame Relay sesuai standar (min 98% per bulan) •
Mengembangkan kapasitas sistem Ad1Sys yang menunjang proses bisnis Tujuan strategis ini penurunan Balanced Scorecard tujuan Perbaikan
Proses dan komponen Produktivitas dalam KPI. Dalam menunjang proses bisnis
105
diperlukan kapasitas sistem dimana sistem dapat menampung jumlah pemrosesan transaksi kasir, pemrosesan A/R dan pemrosesan kredit admin. Pemrosesan transaksi yang ditunda akibat kesalahan sistem berpengaruh terhadap pelayanan nasabah yang cepat dan pencapaian SLS karena pemrosesan transaksi yang tertunda menyebabkan proses selanjutnya juga tertunda. Ukuran strategisnya: Jumlah pemrosesan transaksi kasir yang ditunda dalam kapasitas 150 rv (per hari) Jumlah pemrosesan A/R yang ditunda dalam kapasitas 5000 account (per bulan) Jumlah pemrosesan kredit admin yang ditunda dalam kapasitas 50 pk (per hari) •
Mengembangkan fasilitas TI baru Tujuan ini merupakan penurunan dari tujuan Balanced Scorecard
perusahaan yaitu tujuan Pangsa Pasar dan Pengembangan Produk. Perusahaan yang ingin memperluas pangsa pasarnya harus dapat mengembangkan fasilitas TI baru agar dapat menarik nasabah dan memilih Adira Finance sebagai perusahaan pembiayaan konsumen terbaik. Di sinilah Departemen TI berperan besar. Pemenuhan fasilitas TI baru difokuskan pada departemen marketing untuk menarik nasabah. Penambahan tipe channel baru juga berdampak pada perluasan pangsa pasar. Channel adalah pintu yang menghubungkan nasabah atau calon nasabah dengan Adira Finance. Tipe channel yang sudah ada adalah Dealer dan yang paling baru adalah ATM. Tipe Channel baru yang akan berusaha direalisasikan di masa depan oleh Departemen TI adalah pembuatan kios informasi yang ditempatkan pada lokasi strategis. Dalam penambahan tipe
106
channel dibutuhkan kerjasama dengan perusahaan lain dan tentunya juga solusi TI yang menjadikan channel itu suatu bentuk nyata. Ukuran strategisnya: % Pemenuhan fitur TI untuk produk marketing baru Jumlah tipe channel baru (per tahun) •
Membangun sistem tersentralisasi Tujuan strategis ini penurunan dari IT Plan pada tujuan Membuat DSS
menjadi Tersentralisasi, Membangun Informasi Pembiayaan yang Tersentralisasi serta Membangun Sistem yang Terintegrasi dan Tersentralisasi. Sistem tersentralisasi dibutuhkan terutama untuk mengurangi redundansi data dan keterlambatan informasi. Dengan sistem tersentralisasi, perubahan data dan informasi dapat di update secara otomatis. Saat ini Departemen TI sedang dalam tahap pembangunan sistem tersentralisasi yang ditargetkan selesai dalam waktu 10 bulan. Tujuan strategis ini berguna untuk mengukur kemajuan proyek sistem tersentralisasi. Ukuran strategisnya: % Pembangunan sistem tersentralisasi (2 modul periode bulan desember) •
Menyempurnakan sistem hosting Tujuan strategis ini penurunan IT Plan dari tujuan Memperbaiki System
Hosting dan Layanan TI serta dari pengembangan tujuan Membuat DSS menjadi Tersentralisasi. Dengan menyempurnakan system hosting diharapkan dapat
107
memperbaiki layanan TI kepada perusahaan secara menyeluruh, termasuk memperbaiki pemrosesan data, penyimpanan data, dan pengaturan infrastruktur komunikasi. Pembangunan Data Center & Disaster Recovery Center (DRC) dilakukan sebagai suatu antisipasi apabila terjadi bencana alam, kebakaran dan lainnya sehingga data-data penting Adira Finance telah di back-up. Ukuran strategisnya: % Pembangunan Data Center & Disaster Recovery Center (DRC) % Pembangunan infrastruktur komunikasi •
Mengotomasi pekerjaan dan proses Tujuan strategis ini merupakan penurunan dari IT Plan pada tujuan
Mengotomasi dan Mengelola Pekerjaan Pegawai Lapangan. Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat diotomasi ke dalam sistem, misalnya untuk pencatatan pembelian yang biasa dilakukan manual sekarang dengan adanya FAMS semua pencatatan pembelian manual menjadi terkomputerisasi. Ukuran strategisnya: Jumlah pekerjaan sederhana yang diotomasi (per tahun) Jumlah pekerjaan kompleks yang diotomasi (per tahun) Hasil wawancara di Adira Finance 1.
Seberapa baik kerjasama yang terjalin antar staff TI dalam suatu proyek TI?
108
Jawaban: Kerjasama antar staff TI di Adira Finance cukup solid, disini kami juga selalu menanamkan budaya yang baik kepada karyawan termasuk nilai-nilai serta visi dan misi perusahaan. 2.
Berapa waktu yang di perlukan untuk menyelesaikan trouble shooting (help
desk) Departemen Teknologi Informasi dalam memberikan solusi TI? Jawaban: Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan trouble shooting sudah diatur dalam SLA. 3.
Berapakah frekuensi rapat Steering Committee dalam periode 1 tahun?
Jawaban: Saat ini Adira Finance belum membentuk Steering Committee dan belum bisa dilakukan pengukuran. Memang ada planning untuk membentuk Steering Committee yang terdiri dari para manajer bisnis serta manajer TI 4.
Berapa jumlah aplikasi strategis baru yang dikembangkan dalam 1 tahun
terakhir? Jawaban: Hal ini bergantung terhadap permintaan dari pengguna, namun umumnya 2-3 aplikasi baru setiap tahunnya, mengingat waktu yang dibutuhkan sekitar 4-6 bulan untuk men-develop suatu aplikasi. Hasil survey kuesioner di Adira Finance
109
Tabel 4.13. Hasil survey kuesioner Perspektif Kesempurnaan Operasional. No.
Daftar Pernyataan
Kesimpulan
17% "sangat setuju", 67% "setuju", dan 1 Saya sudah cukup puas dengan waktu penyelesaian masalah TI yang saya hadapi. 17% "netral" 2 Menurut saya ketersediaan system jaringan dan perangkat keras sudah baik. 33% "sangat setuju" dan 67% "setuju" Rata‐rata waktu yang diperlukan untuk menanggapi permintaan pengguna sudah 10% "sangat setuju", 73% "setuju", dan 3 memenuhi target. 17% "netral" Pemanfaatan sumber daya TI guna memberikan keuntungan yang kompetitif bagi 30% "sangat setuju", 60% "setuju", dan 4 perusahaan. 10% "netral" 13% "sangat setuju", 67% "setuju", dan 5 Staf TI sudah merasa puas dengan kondisi pekerjaan sekarang. 10% "netral" 20% "sangat setuju", 73% "setuju", dan 6 Aplikasi‐aplikasi yang dikembangkan sudah sesuai dengan permintaan pihak manajemen 7% "netral" Aplikasi‐aplikasi yang dikembangkan sudah sesuai dengan jadwal yang diberikan pihak 20% "sangat setuju", 73% "setuju", dan 7% "netral" 7 manajemen.
1. Saya sudah cukup puas dengan waktu penyelesaian masalah TI yang saya hadapi. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 5 responden (17%) memilih “Sangat Setuju”, 20 responden (67%) memilih “Setuju” dan 5 responden (17%) memilih “Netral”. 2. Menurut saya ketersediaan system jaringan dan perangkat keras sudah baik. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 10 responden (33%) memilih “Sangat Setuju” dan 20 responden (67%) memilih “Setuju”. 3. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menanggapi permintaan pengguna sudah memenuhi target.
110
Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 3 responden (10%) memilih “Sangat Setuju”, 22 responden (73%) memilih “Setuju” dan 5 responden (17%) memilih “Netral”. 4. Pemanfaatan sumber daya TI guna memberikan keuntungan yang kompetitif bagi perusahaan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 9 responden (30%) memilih “Sangat Setuju”, 18 responden (60%) memilih “Setuju” dan 3 responden (10%) memilih “Netral”. 5. Staf TI sudah merasa puas dengan kondisi pekerjaan sekarang. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 4 responden (13%) memilih “Sangat Setuju”, 20 responden (67%) memilih “Setuju” dan 6 responden (20%) memilih “Netral”. 6. Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan sudah sesuai dengan permintaan pihak manajemen. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 6 responden (20%) memilih “Sangat Setuju”, 22 responden (73%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 7. Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan sudah sesuai dengan jadwal yang diberikan pihak manajemen.
111
Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 6 responden (20%) memilih “Sangat Setuju”, 22 responden (73%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”.
4.9.4. Perspektif Orientasi Masa Depan Berikut adalah tabel 4.14. yang menjelaskan Tujuan Strategis dan Ukuran Strategis Departemen TI terhadap Perspektif Orientasi Masa Depan. Tabel 4.14. Tujuan dan ukuran strategis Departemen TI terhadap Perspektif Orientasi Masa Depan.
Perspektif Orientasi Masa Depan Tujuan Strategis Departemen TI
Meningkatkan keahlian personil divisi TI
Meningkatkan kerja sama dengan pihak luar
•
Ukuran Strategis % Pegawai departemen TI yang memiliki sertifikat keahlian % Pegawai yang memandang pelatihan yang diberikan efektif Jumlah pelatihan yang diadakan untuk pegawai departemen TI % Pegawai yang mengikuti pelatihan (min 1 kali per tahun) Jumlah hubungan kerja sama (per tahun) Jumlah hubungan kerja sama yang efektif (per tahun)
Meningkatkan keahlian personil divisi TI Tujuan strategis ini merupakan penurunan dari komponen KPI yaitu
Training yang diperluas serta Balanced Scorecard dari tujuan Pengembangan SDM. Pelatihan pegawai Departemen TI sangat penting karena TI terus menerus berkembang dengan pesat maka TI perlu terus menerus juga untuk dipelajari. Dengan menguasai pengetahuan TI terkini, Departemen TI dapat memberikan solusi terbaik bagi perusahaan. Besarnya peran kontribusi TI yang dirasakan pengguna pada seluruh departemen dapat terus ditingkatkan sejalan dengan
112
semakin meningkatnya kualitas Departemen TI dalam memberikan yang terbaik terhadap perusahaan. Ukuran strategisnya: % Pegawai departemen TI yang memiliki sertifikat keahlian % Pegawai yang memandang pelatihan yang diberikan efektif Jumlah pelatihan yang diadakan untuk pegawai departemen TI % Pegawai yang mengikuti pelatihan (min 1 kali per tahun) •
Meningkatkan kerjasama dengan pihak luar Tujuan strategis ini merupakan penurunan Balanced Scorecard dari tujuan
Pengembangan Organisasi pada perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan. Selain itu tujuan ini merupakan penurunan IT Plan dari tujuan Mengefisiensikan Assetasset Perusahaan serta melakukan Outsourcing Asset yang Optimal. Kerja sama dengan pihak luar dalam bentuk outsourcing asset atau sumber daya luar dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan Adira Finance yang tidak dapat dipenuhi oleh divisi TI, misalnya SIGMA dan INTEGRASI untuk pengembangan sistem. Kerjasama dengan pihak luar dalam pengadaan perangkat komputer dan provider link komunikasi dapat mendukung kegiatan operasional Departemen TI Adira Finance. Ukuran strategisnya: Jumlah hubungan kerja sama (per tahun)
113
Jumlah hubungan kerja sama yang efektif (per tahun) Hasil wawancara di Adira Finance 1.
Berapa persentase jumlah staff yang memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun?
Jawaban: 40% staff Departemen TI sudah memiliki pengalaman 3 tahun. 20% staff TI memiliki pengalaman dibawah 3 tahun. 40% staff TI memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun. 2. Berapa jumlah frekuensi pelatihan terhadap staff yang dilakukan setiap tahun? Jawaban: Rata-rata jumlah hari pelatihan staff TI dalam satu tahun adalah 10 hari kerja (2 minggu hari kalender) 3.
Apakah perusahaan menyediakan budget untuk penelitian teknologi TI
terbaru? Jawaban: Saat ini Adira Finance tidak menyediakan budget untuk penelitan teknologi terbaru. Biasanya staf TI berinisiatif sendiri untuk untuk trial teknologi baru yang dapat di-download secara gratis di internet, sehingga penelitian untuk teknologi baru.
114
Hasil survey kuesioner di Adira Finance Tabel 4.15. Hasil survey kuesioner Perspektif Orientasi Masa Depan. No.
Daftar Pernyataan
Kesimpulan
Dept. TI membantu unit‐unit bisnis lain dalam menentukan aplikasi bisnis apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan dalam pekerjaan dan mencapai tujuan 10% "sangat setuju", 70% "setuju", dan 1 mereka. 20% "netral" 33% "sangat setuju", 60% "setuju", dan 2 Perlu adanya alokasi anggaran pendidikan dari anggaran tahunan departemen TI. 7% "netral" 17% "sangat setuju", 66% "setuju", dan 17% "netral" 3 TIK membantu manajemen dalam memperkecil resiko. Pelatihan / training sangat diperlukan staf TI untuk skill & knowledge yang lebih baik di 43% "sangat setuju", 50% "setuju", dan 4 masa depan 7% "netral" Departemen TI bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengelola dan memelihara proses Teknologi Informasi dan sistem jaringan data yang menghubungkan semua kantor 13% "sangat setuju", 80% "setuju", dan 7% "netral" 5 cabang. Diperlukan ide‐ide baru secara kontinuitas yang dapat diimplementasikan TI untuk 20% "sangat setuju", 77% "setuju", dan 3% "netral" 6 meningkatkan value departemen TI
1. Departemen TI membantu unit-unit bisnis lain dalam menentukan aplikasi bisnis apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan dalam pekerjaan dan mencapai tujuan mereka. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 3 responden (10%) memilih “Sangat Setuju”, 21 responden (70%) memilih “Setuju” dan 6 responden (20%) memilih “Netral”. 2. Perlu adanya alokasi anggaran pendidikan dari anggaran tahunan departemen TI. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 10 responden (33%) memilih “Sangat Setuju”, 18 responden (60%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 3. TIK membantu manajemen dalam memperkecil resiko.
115
Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 5 responden (17%) memilih “Sangat Setuju”, 20 responden (67%) memilih “Setuju” dan 5 responden (17%) memilih “Netral”. 4. Pelatihan / training sangat diperlukan staf TI untuk skill & knowledge yang lebih baik di masa depan. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 13 responden (43%) memilih “Sangat Setuju”, 15 responden (50%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 5. Departemen TI bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengelola dan memelihara proses Teknologi Informasi dan system jaringan data yang menghubungkan semua kantor cabang. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 4 responden (13%) memilih “Sangat Setuju”, 24 responden (80%) memilih “Setuju” dan 2 responden (7%) memilih “Netral”. 6. Diperlukan ide-ide baru secara kontinuitas yang dapat diimplementasikan TI untuk meningkatkan value Departemen TI. Jawaban: Dari hasil survey kuesioner yang dibagikan kepada 30 responden dapat disimpulkan bahwa 6 responden (20%) memilih “Sangat Setuju”, 23 responden (77%) memilih “Setuju” dan 1 responden (3%) memilih “Netral”.
116
4.10. Rangkuman Hasil Analisa IT BSC Dalam tabel 4.16. berikut ini adalah rangkuman hasil analisa keempat perspektif dalam IT Balanced Scorecard. Tabel 4.16. Rangkuman hasil analisa empat perspektif IT Balance Scorecard Rangkuman Hasil Analisa empat perspektif IT Balanced Scorecard Perspektif
No.
Kontribusi terhadap Perusahaan 1 Memaksimalkan nilai bisnis dari fungsi TI, investasi TI serta menyelesaikan proyek TI tepat waktu. Kontribusi dept. TI terhadap perusahaan sangat tinggi namun dalam 1 tahun dept. TI hanya mendapat anggaran
2 sekitar 10% dari budget tahunan perusahaan.
TIK membantu perusahaan mencapai tujuan perusahaan dengan cara antara lain: memberikan kemudahan dalam melakukan pekerjaan, membantu karyawan mempercepat proses pekerjaan, efisiensi pengelolaan 3 proses, meningkatkan akurasi data, lebih transparan serta membantu manajemen membuat keputusan lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Pengguna 1 TIK memudahkan user mendapatkan informasi, menganalisa data serta mempercepat pekerjaan. TIK menjadikan data yg diterima manajemen sudah teranalisa dengan baik serta dapat digali lebih mendalam,
2 selain itu tepat waktu dan sesuai dengan SLA.
Pengguna request dibuatkan aplikasi, ketika men‐develop melibatkan pengguna untuk requirement dan design
3 aplikasi.
Dept. TI diharapkan memberikan solusi TI yg berkualitas baik, memenuhi harapan pengguna, memberikan
4 penanganan keluhan TI serta meningkatkan kemampuan penggunadalam menggunakan TI.
Kesempurnaan Operasional 1 Kecepatan pemrosesan Ad1Sys untuk pelayanan yg cepat serta untuk menunjang proses bisnis. Mengembangkan fasilitas TI baru, memaksimalkan ketersediaan jaringan serta membangun sistem yg
2 tersentralisasi. 3 Menyempurnakan sistem hosting serta mengotomasi pekerjaan dan proses.
Umumnya 2‐3 aplikasi baru dikembangkan setiap tahunnya, mengenai waktu untuk trouble shooting sudah
4 diatur dalam SLA.
Kerja sama antar staff TI udah cukup solid, namun dari pihak manajemen belum dibentuk steering committee
5 bagi dept. TI.
Waktu yg diperlukan untuk menanggapi permintaan user umumnya sudah memenuhi target selain itu aplikasi‐
6 aplikasi yg dikembangkan sudah sesuai dengan permintaan pihak manajemen.
Orientasi Masa Depan 1 Meningkatkan keahlian personil TI serta meningkatkan kerja sama dengan pihak luar. 2 80% staff TI memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun, 20% memiliki pengalaman dibawah 3 tahun. Jumlah pelatihan staff TI sekitar 10 hari kerja per tahun sedangkan untuk penelitian teknologi terbaru
3 perusahaan tidak menyediakan budget.
TIK membantu manajemen memperkecil resiko, saat ini masih diperlukan ide‐ide baru untuk meningkatkan
4 business value dept. TI.
