BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. David Roy Indonesia berdiri pada bulan agustus 2003, suatu perusahaan importir yang merupakan distributor tunggal dari Ceylon Tea Services PLC, Sri lanka . Dimana produk yang didistribusikan adalah Teh Dilmah. Awalnya Teh Dilmah hanya didistribusikan di tempat kalangan atas saja seperti hotel hotel berbintang 4 dan 5, hal tersebut dikarenakan harga teh ini relatif mahal sementara di indonesia tingkat kehidupan ekonominya masih menegah ke bawah. Namun
seiring berjalannya waktu dan hingga kini, Teh Dilmah sudah
didistribusikan di tempat tempat supermarket besar seperti Food Hall, Carefour, Hypermart, Apotik melawai
dan Seven Eleven, hal ini di dukung dengan
meningkatnya gaya hidup masyarakat indonesia dan budaya minum teh sudah terlihat di masyarakat. Selain Teh Dilmah, PT. David Roy Indonesia juga merupakan distributor tunggal dari salah satu kopi pod dari Malaysia dengan merek COFFESSO, namun produk ini belum banyak berkembang di kalangan masyarakat dikarenakan banyaknya kompetitor untuk produk kopi seperti starbucks, exelco, kopi luwak, coffe bean, bengawan dan lain sebagainya. Untuk itu diperlukan usaha yang lebih banyak untuk mempromosikan kopi tersebut.
38
39
PRESIDENT DIRECTOR
Operational Director
Finance Director
Sales Director
Head Of Operational
Accounting, Finance
Bussines
& Purchasing
Development
Customer Servise
Eksport/Import
SPG/SPB
HRD/GA
Receiptionist, Security, Driver
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. David Roy Indonesia Sumber : PT. David Roy Indonesia
Marketing
Account Executive
40
B. Dokumen dan Bagian dalam Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. David Roy Indonesia Pengendalian
intern
terhadap
pengeluaran
kas
sangat
penting
keberadaanya, karena dengan adanya pengendalian intern akan dapat mencegah terjadinya hal-hal negativ dalam perusahaan. Seperti untuk menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan oleh pegawai, penerimaan yang disalahgunakan dan pengeluaran yang tidak perlu sehingga penerimaan dan pengeluaran dilakukan benar – benar untuk kepentingan perusahaan. 1. Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. David Roy Indonesia. a. Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas 1) Bukti kas masuk Berfungsi sebagai dokumen/bukti yang dibuat bagian kasir bahwa telah menerima kas/pelunasa. 2) Cek Merupakan surat perintah melakukan pembayaran yang diberikan debitur kepada kreditur 3) Bukti setor Bergungsi sebagai bukti telah terjadi penyetoran cek/uang oleh bagian kasir ke bank. b. Dokumen yang digunakan dalam proses pengeluaran kas untuk pembayaran utang antara lain :
41
1) Bukti tanda terima Surat yang dituliskan oleh pihak lain yang berisikan suatu permohonan untuk menagih sejumlah uang keapda perusahaan. 2) Bukti pengeluaran kas/bank Merupakan dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk mencatat segala pengeluaran uang tunai. Sedangkan bank payment merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mencatat pengeluaran uang dengan mengggunakan cek atau giro bilyet dari perusahaan kepad apihak lain. 3) Bukti tanda terima Merupakan bukti bahwa telah diterima tagihan dari pihak ke tiga sebelum cek dikeluarkan. 4) Cek/Giro Bilyet Dokumen yang digunakan untuk membayar sejumlah uang tertentu yang disebutkan c. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembayaran gaji antara lain. 1) Daftar pembayar gaji Yaitu rekapan atau daftar yang memuat mengenai rincian gaji pegawai beserta potongan-potongan gaji. 2) Bukti pembayar gaji Yaitu dokumen yang merupakan tanda bukti bahwa sejumlah uang telah dibayarkan kepada karyawan bersangkutan.
42
3) Bukti pengeluaran kas/bank (cash/bank payment) Merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mencatat segala pengeluaran baik berupa uang tunai , cek atau giro bilyet dari perusahaan kepada pihak lain.
2. Bagian Yang Terlibat Dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. David Roy Indonesia. a. Bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas 1) Bagian Admnistrasi Bertanggung jawab memberikan semua faktur penjualan ke bagian Account Receipable sebagai bukti yang akan dilampirkan pada saat penagihan.. 2) Bagian Account Receipable (AR) Bertanggung jawab menerima cek dan bukti tukar faktur ke customer dari kolektor. 3) Bagian Accounting Mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti kas masuk dan bagian kasir dan daftar surat pemberitahuan untuk dibuat jurnal penerimaan kas 4) Bagian piutang Bertanggung jawab posting kartu piutang dengan bukti kas masuk dan surat pemberitahuan yang diterima dari bagian buku besar.
43
b. Bagian yang terlibat dalam prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran utang. 1) Kasir Bertanggung jawab atas seluruh transaksi pengeluran kas untuk setiap transaksi yang terjadi. Kasir juga yang membuat bukti pengeluaran kas yang akan diteliti , diproses dan diotorisasi lebih dahulu oleh manager keuangan dan akuntansi 2) Accounting Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran utang berdasarkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukung dari bagian kasir. c. Bagian yang terlibat terhadap prosedur pembayaran gaji. 1) Personalia Bertanggung jawab atas penyusunan daftar gaji seluruh staf perusahaan dan cek kebenarannya. Bagian ini juga yang akan membuat surat pengantar permintaan pembayaran gaji bulanan untuk masing-masing divisi. 2) Payroll Merupakan bagian yang bertanggung jawab atas perhitungan bersih jumlah gaji yang akan diterima oleh setiap karyawan. Dan bagian ini juga yang menyiapkan data seluruh gaji karyawan dan memberikan data tersebut kepada pihak bank, untuk dilakukannya transfer sesuai dengan data yang diberikan.
44
3. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. David Roy Indonesia. a. Prosedur penerimaan yang diterapkan 1) Bagian AR a) Menerima semua cek dari customer b) Memberikan Cek, dan diberikan ke bagian kasir. 2) Bagian kasir a) Menerima cek, b) Endormenst setiap cek c) Mencatat penerimaan uang ke dalam bukti kas masuk (BKM) d) Selanjutnya BKM diberikan kebagian piutang , bukti setor diberikan ke bagian jurnal 3) Bagian buku besar a) Menerima bukti setor (BS) bagian kasir b) Kemudian mencatat penerimaan uang ke dalam jurnal penerimaan kas c) Mengasrsip DSP dan BS sebagai file 4) Bagian Piutang a) Menerima SP dan BKM dari bagian kasir b) Kemudian SP tersebut dan BKM di posting di kartu piutang. Setelah itu SP dan BKM disimpan sebagi file. b. Prosedur pengeluaran yang diterapkan
45
1) Bagian Jurnal a) Menerima faktur pembelian (FDP) dari bagian pembelian b) Mencatat faktur pembelian ke dalam jurnal pembelian c) Sesudah dicatat ke jurnal pembelian, faktur ini dicatat ke dalam bagian utang 2) Bagian Utang a) Menerima faktur pembelian (FDP) dari bagian jurnal b) Kemudian faktur pembelian diposting ke kartu hutang atau buku besar pembantu utang c) Faktur yang sudah diposting kemudian di arsip menurut tanggal jatuh tempo d) Pada saat faktur pembelian FDP (jatuh) tempo, faktur yang ada di file diambil untuk diserahkan ke bagian kasir. 3) Bagian kasir Pengeluaran kas untuk pembayaran utang adalah : a) Menerima faktur pembelian (FDP) yang sudah jatuh tempo dari bagian utang b) Mengisi cek dan membuat otorisasi atas cek tersebut c) Menyerahkan cek ke kreditur dan menyerahkan faktur pembelian (FDP) serta dokumen pendukugnya ke bagian jurnal Pengeluaran kas untuk pembayaran gaji adalah : a) Menerima daftar gaji beserta surat pernyataan gaji dari bagian gaji dan upah
46
b) Membukti pengeluaran kas yang sekaligus merupakan cek c) Menyerahkan
bukti
pengeluaran
kas
beserta
dokumen
pendukungnya ke bagian keuangan untuk diperiksa dan diotorisasi oleh manager keuangan dan akuntansi d) Setelah di otorisasi, diserahkan kembali ke bagian bagian payroll sebagai data yang akan diserahkan ke bank untuk proses transfer. 4) Bagian Jurnal a) Menerima faktur dari pemasok beserta dokumen pendukung dari bagian kas. b) Setelah bukti-bukti transaksi tersebut dicatat ke jurnal pengeluaran kas, faktur pembelian(FDP) beserta dokumen pendukungnya diserahkan ke bagian utang 5) Bagian Utang a) Menerima
faktur
pembelian
(FDP)
beserta
dokumenpendukungnya dari bagian jurnal. b) Setelah faktur pembelian (FDP) beserta dokumen pendukung di posting ke kartu uatang ( buku besar pembantu utang), maka dokumen-dokumen
ini
akan
diurutkan berdasarkan nomor.
diarsipkan
permanen
dan
47
C. Hasil Penelitian Hasil yang diperoleh dari kegiatan penelitian pada PT. David Roy Indonesia berdasarkan hasil observasi, wawancara dan dokumentasi adalah sebagai berikut 1. Lingkungan Pengendalian a. Penegakan Integritas Integritas adalah mutu, sifat atau keadaan yang menunjukan kesatuan yang utuh. Hasil penelitian menunjukan bahwa seluruh karyawan PT. David Roy Indonesia memiliki integritas yang baik,hal ini dilihat dari system penerimaan pegawai yang dilakukan oleh perusahaan cukup ketat. Terlihat dari berbagai tes yang dilakukan baik tes yang berhubungan dengan kemampuan, kecepatan dan kepribadian. Sehingga dapat disimpulkan bahwa seluruh karyawan perusahaan sudah memiliki integritas yang baik. Disamping itu adanya tes yang dilakukan sesuai dengan bidanyanya, misalanya untuk bagian finance dan accounting dilakukan tes yang berhubungan dengan akuntansi sehingga dapat dipastikan bahwa yang berada di bagian penerimaan dan pengeluaran kas adalah yang berlatarbelakang pendidikan akuntansi. b. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Filosofi manajemen dan gaya operasi masih bersifat tradisional, dikatakan demikian karena sifat dari manajemen yang kurang terbuka
48
terhadap saran dan kritikan dari seluruh anggota perusahaan. Sebagai contoh dalam menetapkan kebijakan, pihak manajemen tidak mengkomunikasikan terlebih dahulu terhadap pihak – pihak yang terkait dari kebijakan tersebut. Memutuskan tanpa memikirkan pertimbangan dan masukan. c. Penerapan Kebijakan Yang Sehat Tentang Sumber Daya Manusia dari observasi yang dilakukan menunjukan bahwa tidak adanya kebijakan – kebijakan yang dilakukan manajemen terkait dengan pengembangan SDM, tidak adanya pelatihan, training atau kegiatan – kegiatan yang dapat membina hubungan sesama SDM. 2. Penentuan Resiko Penentuan resiko diperlukan untuk mengetahui potensi – potensi yang dapat menghambat tujuan perusahaan tercapai. Salah satu yang dapat menyebabkan timbulnya resiko adalah anggota baru dalam perusahaan. Dari hasil pengamatan, tingkat keluar masuk karyawan di perusahaan ini terbilang cukup tinggi, khususnya di bagian departemen finance dan akuntansi,
namun tidak ada tindakan dari manajemen untuk
menekan hal tersebut. Anggota baru berarti membutuhkan penyesuaian baru dan tentunya akan memperlambat proses pekerjaan. Bahkan tidak jarang pekerjaan yang seharusnya tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, tetapi dilakukan hanya oleh satu orang saja, sebagai contoh bagian piutang bertanggung jawab sebagai penerima bukti pembayaran dari dan sebagai pihak yang melakukan posting di kartu piutang, hal
49
ini tentunya berpeluang adanya manipulasi terhadap data piutang yang dimiliki perusahaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tidak adanya penentuan resiko yang dibuat oleh manajemen dalam melaksanakan kegiatannya. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. David Roy Indonesia dapat dibagi kedalam beberapa aktivitas. a. Adanya tanggung jawab dan kewenangan dalam penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh masing – masing karyawan terkait. b. Adanya aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas. Terlihat dari 1) Bagian penerimaan kas terpisah dengan bagian pengeluaran kas. 2) Bagian penerima faktur dari pemasok terisah dengan bagian pengeluaran kas 3) Bagian jurnal terpisah dari bagian kasir Hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan, baik penyimpang berupa kesalahan maupun berbentuk kecurangan atau penggelapan uang atau kas perusahaan. c. Aktivitas pendokumentasian terhadap penerimaan dan
50
pengeluaran kas. 1) Menerima Cek dan Pemberitahuan dari customer yang menunjukkan adanya proses pembayaran atau penerimaanb kas yang segera dapat diterima. 2) Adanya Bukti Kas Masuk yang menunjukkan sudah diterimanya kas dari customer. 3) Adanya Bukti Setor yang menunjukkan sudah disetornya uang yang diterima dari customer ke bank. 4) Adanya faktur dari pemansok yang menunjukkan adanya tagihan atau kas yang akan keluar. 5) Adanya Buku Pengeluaran Kas yang menunjukkan sudah dilakukannya pembayaran untuk tagihan dari pemasok atau gaji karyawan. 5) Daftar Surat Pemberitahuan yang dibuat Bagian Sekretaria merupakan
dokumen
rekapitulasi
pembayaran
dari
customer. 7) Dokumen pendukung adalah kelengkapan yang diperlukan dalam proses pengeluaran kas atau pembayaran ke pemasok. d. Rekonsiliasi.
Kegiatan
rekonsiliasi
yang
menyangkut
penerimaan dan pengeluaran kas dengan mencocokkan rekapitulasi penerimaan kas dengan setoran ke bank dan mencocokkan rekapitulasi bukti pembayaran dengan faktur dari pemasok.
51
4 . Informasi dan Komunikasi Informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. David Roy Indonesia dari setiap bagian yang membidangi penerimaan dan pengeluaran kas diantaranya: 1. Informasi dari bagian kasir mengenai pembayaran yang sudah dilakukan ke bagian hutang ini bertujuan agar bagian hutang dapat menutup perkiraan hutang pada kartu hutang. 2. Informasi dari bagian administrasi mengenai pembayaran atas cek yang sudah diterima dari customer ke bagian kasir, ini bertujuan agar bagian kasir dapat mencatat jumlah penerimaan dan menyetorkannya ke bank. 5. Pemantauan (Monitoring) Manajemen PT. David Roy Indonesia telah menggariskan tanggung jawab pada masing-masing karyawan secara jelas. Kelancaran penerimaan dan pengeluaran kas menjadi tanggung jawab bagi setiap karyawan yang membidangi penerimaan dan penerimaan kas. Misalnya Kasir bertanggung jawab untuk menyetorkan uang ke bank keesokan harinya. Bagian piutang bertanggung jawab untuk menagih tagihan yang sudah jatuh tempo. Pemantauan terhadap kelancaran penerimaan dan pengeluaran kas menjadi tanggung jawab bagian accounting. Performace setiap karyawan selalu dipantau berdasarkan laporan penerimaan dan pengeluaran kas yang diberikan setiap minggunya sehigga dapat diketahui jumlah uan
52
yang diterima dan dikeluarkan. Namun yang menjadi kekurangannya adalah tidak adanya pihak independe seperti audit internal yang membantu accounting dalam melakukan pemantauan (monitoring) terhadap seluruh aktivitas penerimaan dan pengeuaran kas.
D. Pembahasan Dari
hasil
penelitian
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
system
pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas di PT. David Roy Indonesia belum berjalan dengan efektif. Pihak manajemen perlu memberikan perhatian yang lebih untuk pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas baik dari sisi pengelolaan dan pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas tersebut. Lingkungan pengendalian terhadap penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. David Roy Indonesia dari segi penegakan integritas sudah cukup baik pelaksanaannya namun jika dilihat dari segi filosofi manajemen dan gaya operasi masih belum tepat. Dari segi penentuan resiko sama sekali tidak adanyanya tindakan yang dilakukan dalam menetapkan resiko terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, hal ini terlihat dari adanya beberapa karyawan yang bertanggung jawab terhadap dua pekerjaan yang disebabkan oleh tingkat keluar masuk karyawan dari bagian penerimaan dan pengeluaran kas yang cukup tinggi. Pemantauan hanya dilakukan oleh bagian accounting, tidak adanya bagian internal auditor yang membantu dalam melakukan penantauan sehingga
53
kemungkinan terjadinya kesalahan, kehilangan atau penggelapan dana perusahaan masih memiliki resiko yang cukup besar.
54
Bagian Administrasi
Bagian Kasir
Bagian Buku Besar
1
Mula
Meneri ma Cek dan Pember itahuan
Bagian Piutang
2
SP
3
Bukti Setor DSP
CEK
SP
BKM1
DSP
SP CEK
Kartu Piutang
Endormen st setiap cek
Memb uat daftar surat pembe
Jurnal Penerima an Kas
N
N
Selesai
SP
Menyeto r Cek Ke Bank
CEK DSP BKM1 BKM2
SP CEK
Bukti Setor
DSP
1
3
2
Gambar 4.2 Arus Dokumen Penerimaan Kas Pada PT. David Roy Indonesia
55
Bagian Jurnal
Bagian Kasir
2
3
SPG
Mulai
Daftar Gaji Faktur Dari Pemasok
DP
Dari Bagian Pembelian Faktur Dari Pemasok
Bukti Pengeluaran Kas
Faktur Dari Pemasok
1
Membuat bukti Pengeluaran kas yang sekaligus merapikan
SPG
DP FDP
Daftar Gaji
CEK
BUKTI PENGELUARAN KAS
4 DP Faktur Dari Pemasok
Membuat bukti rekapitulasi dan bukti pengeluaran kas
Bukti Pengeluaran Kas
Jurnal Pengelua ran Kas
4
1
Faktur Dari Pemsok
Mengisi Cek Dan meminta Otorisasi
Jurnal Pembe lian
Dari Bagian Gaji dan Upah
Bagian Utang
Bukti Pengeluaran Kas beserta dokumen pendukung diserahkan ke financial and accounting manager untuk diteliti, diperikasa dan diotorisasi
Diteruskan ke financial and accounting manager untuk diteliti, diperiksa dan diotorisasi
T
2
Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung
Pada Saat Jatuh Tempo
Kartu Utang
T
Kreditur Selesai
Gambar 4.3 Arus Dokumen Pengeluaran Kas Pada PT. David Roy Indonesia
