BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Deskripsi Kasus Dengan terbitnya Surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 257.K/010/DIR/2000 tanggal 2 November 2000, tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Bisnis Strategis Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali, maka PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali yang merupakan unit pusat laba (profit center) berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan nama Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali (P3B). Terhitung sejak 2 Nopember 2000 maka organisasi PT PLN (Persero) P3B sebagai unit pusat laba (profit center) berubah status menjadi unit pusat investasi (investment center). Perubahan status organisasi ini mengharuskan dilakukannya kajian ulang visi dan misi organisasi, rekayasa ulang atas proses bisnis organisasi ke arah yang lebih efisien, serta revitalisasi strategi organisasi dalam berbagai aspek. Kajian atas perubahan organisasi telah melahirkan keputusan ini, yang disiapkan sebagai acuan seluruh komponen organisasi dalam melakukan proses migrasi. Perubahan struktur organisasi ini membuat PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali belum memiliki aturan dan prosedur baku tentang bagaimana organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali menjalankan semua aktifitasnya guna dapat mencapai target yang ditetapkan sesuai dengan yang tertera di visi dan misi PT PLN (Persero) P3B
50
Jawa Bali. Dibutukan suatu standar yang juga diakui secara internasional guna mengatur prosedur-prosedur dalam menjalankan proses bisnisnya. Standar internasional ini adalah ISO 9001:2000 tentang sistem manajemen mutu. Memiliki sertifikasi ISO 9001:2000 adalah bagian dari kerja keras yang harus ditempuh oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali, karena dengan memiliki sertifikasi ISO 9001:2000, PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali secara tidak langsung mendapat pengakuan dari dunia internasional tentang kualitas dari sistem manajemennya, sehingga dapat menjadi sebuah perusahaan yang berkelas dunia dan dapat meraih visi dan misinya.
4.1.1 Tentang Perusahaan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali merupakan salah satu unit bisnis PT PLN (Persero). PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki peran sebagai pengelola operasi sistem tenaga listrik Jawa-Bali, mengelola operasi dan pemeliharaan sistem transmisi tegangan tinggi Jawa-Bali, serta mengelola pelaksanaan transaksi tenaga listrik antara PLN Pusat selaku Single Buyer dengan perusahaan pembangkit dan unit distribusi di sistem Jawa-Bali.
4.1.1.1 Peran dan Tugas PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Peran dan tugas PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali sesuai Keputusan Direksi pembentukannya adalah mengelola operasi sistem tenaga listrik Jawa-Bali, mengelola operasi dan pemeliharaan sistem transmisi tegangan tinggi Jawa-Bali, serta mengelola
51
pelaksanaan transaksi tenaga listrik antara PLN Pusat selaku Single Buyer dengan perusahaan pembangkit dan unit distribusi di sistem Jawa-Bali. Peran ini selaras dengan peran pada masa datang yang digambarkan pada Kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan yang diluncurkan Pemerintah pada 25 Agustus 1998, kecuali bahwa pengelola transmisi juga merupakan Single Buyer, yang masih berada di PT PLN (Persero) kantor pusat.
4.1.1.2 Tata Nilai Perusahaan Tata Nilai organisasi yang dianut oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali adalah: beretika, saling percaya, peduli, sadar biaya, kerjasama, terbuka, integritas, pembelajar, kesesuaian perkataan dan perbuatan, serta selalu berikhtiar untuk menjadi lebih baik.
4.1.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi : Diakui sebagai pengelola transmisi, operasi sistem dan transaksi tenaga listrik dengan kualitas pelayanan setara kelas dunia, yang mampu memenuhi harapan stakeholders, dan memberikan kontribusi dalam peningkatan kesejahteraan masyarakat. Misi : 1. Melakukan usaha transmisi tenaga listrik yang efisien, andal, aman dan ramah lingkungan.
52
2. Melaksanakan pengelolaan operasi sistem tenaga listrik yang andal, aman, bermutu dan ekonomis. 3. Melaksanakan pengelolaan transaksi tenaga listrik yang transparan dan kredibel; 4. Melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan sumberdaya manusia (SDM) yang kompeten dan profesional. 5. Mengembangkan usaha di luar usaha pokok yang dapat memberikan kontribusi pada perolehan laba usaha.
4.1.1.4 Lingkup Perusahaan Ruang lingkup usaha PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali ada 2 jenis, yaitu; Ruang lingkup usaha pokok PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dan ruang lingkup usaha diluar usaha pokok PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali . Bidang usaha pokok yang ditangani oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya sebagai pelaksana monopoli transmisi, pengelola operasi sistem dan transaksi tenaga listrik adalah: 1. Penyaluran Tenaga Listrik, termasuk layanan penyambungan ke sistem penyaluran. 2. Perencanaan Sistem Tenaga Listrik yang terdiri dari indikasi kebutuhan pembangkitan dan pengembangan sistem penyaluran. 3. Operasi Sistem Tenaga Listrik yang meliputi manajemen energi dan pengendalian operasi.
53
4. Transaksi Tenaga Listrik yang meliputi penyediaan informasi sistem tenaga listrik dan pengelolaan transaksi tenaga listrik. 5. Setelmen Transaksi Tenaga Listrik, yaitu perhitungan dan pengelolaan tagihan transmission charges, system service charges dan transaksi tenaga listrik, termasuk pengelolaan sistem metering.
Disamping mengelola bidang usaha yang bersifat monopoli, PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memiliki peluang untuk mengembangkan usaha lain di luar usaha pokok dengan maksud untuk mengoptimalkan penggunaan sumberdaya dan investasi yang telah dilakukan agar dapat memberikan kontribusi kepada laba usaha PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali , yang secara tidak langsung pada akhirnya akan dapat memberikan manfaat kepada stakeholders. Jenis-jenis usaha yang dapat dilakukan antara lain: jasa operasi dan pemeliharaan instalasi listrik, pelaksana pengujian dan komisioning instalasi dan peralatan listrik, konstruksi/instalasi gardu induk dan transmisi, enjiniring instalasi, pelaksana operasi sistem tenaga listrik, konsultasi dan pelatihan, serta penyewaan peralatan dan properti.
4.1.1.5 Filosofi Perusahaan Filosofi Korporat : 1. Komitmen yang tinggi terhadap pencapaian visi,misi, sasaran dan target kontrak manajemen.
54
2. Mengandalkan potensi insani perusahaan dalam membangun kredibilitas unit di mata stakeholders. 3. Menyediakan pelayanan sesuai ekspektasi pelanggan dengan kualitas setara kelas dunia dan sikap pelayanan prima. 4. Memiliki tanggung jawab sosial dalam menjalankan usaha.
4.1.1.6 Struktur Organisasi Gambar dibawah ini adalah bagan susunan organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali :
Gambar 4.1 Bagan Susunan Organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali
55
4.1.2 Dilema Perusahaan Sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 257.K/010/DIR/2000 tanggal 2 November 2000, maka organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali sebagai unit pusat laba (profit center) berubah status menjadi unit pusat investasi (investment center). Perubahan ini memerlukan kajian ulang visi dan misi organisasi, rekayasa ulang atas proses bisnis organisasi ke arah yang lebih efisien, serta revitalisasi strategi organisasi dalam berbagai aspek. Perubahan struktur organisasi ini menimbulkan beberapa permasalahan dalam diri PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali , permasalahan ini timbul karena proses restrukturisasi belum berjalan secara sempurna sehingga belum memiliki aturan dan prosedur baku tentang bagaimana organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali menjalankan semua aktifitasnya guna dapat mencapai target yang ditetapkan sesuai dengan yang tertera di visi dan misi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. Dalam penulisan karya ilmiah ini, bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) memiliki paling suatu cerita menarik tentang prestasinya yang membanggakan jika dibandingkan dengan bidang yang lainnya. Bidang SDMO menarik untuk penulis kaji dalam penelitian ini, karena bidang SDMO berhasil memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 sekaligus memecahkan rekor MURI untuk perusahaan yang berhasil menset-up perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 dalam waktu yang tercepat, selain itu bidang SDMO juga berperan sangat penting di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali karena bidang SDMO lah yang mengatur semua proses yang berhubungan dengan pegawai. Peran serta SDMO merupakan yang paling
56
krusial di dalam organisasi, karena baik atau buruknya tingkat kinerja suatu organisasi dipengaruhi oleh peran serta SDMO dalam memilih dan mengatur pegawainya.
4.2 Analisa dan Pembahasan Kasus Di Bidang SDMO Setelah status PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali berubah, perubahan struktur organisasi ini menimbulkan beberapa permasalahan dalam diri PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali , terutama di bidang SDMO. Permasalahan ini timbul karena proses restrukturisasi belum berjalan secara sempurna sehingga belum memiliki aturan dan prosedur baku tentang bagaimana organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali di bidang SDMO menjalankan semua aktifitasnya guna dapat mencapai target yang ditetapkan sesuai dengan yang tertera di visi dan misi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. Suatu standar tentang bentuk sistem manajemen mutu yang dapat diakui oleh dunia internasional dan yang mengatur tentang keseluruhan aturan dan prosedur kerja saat itu belum dimiliki oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO. Belum adanya standar ini tidak sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali yang juga memiliki cita-cita menjadi perusahaan berkelas dunia tetapi tanpa memiliki suatu bentuk sertifikasi yang diakui oleh dunia internasional Melihat belum adanya suatu standar pedoman dalam menjalankan semua proses kerja di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali, maka PT PLN (Persero) Kantor Pusat mengeluarkan surat keputusan antara lain:
57
1. Keputusan Direksi PLN No. 03389/010/ DITTND/2003 tgl 21 Nov 2003 : Unit-unit di PLN tahun 2005 harus sudah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dan tahun 2004 masing-masing unit mensertifikasi salah satu unitnya sebagai pilot projek. 2. SK DIRKIT No.006/150/DIRKIT/2004 tgl 5 Feb 2004, Pembangkitan & Distribusi harus sudah bersertifikasi ISO tahun 2005
Surat keputusan yang dikeluarkan oleh PT PLN (Persero) Kantor Pusat tersebut memutuskan dan memerintahkan bahwa PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali untuk segera memperoleh sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di dalam organisasinya.
4.2.1. Tahapan Perolehan Sertifikasi ISO 9001:2000 Di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Bidang SDMO Berdasarkan keputusan direksi PT PLN (Persero) Kantor Pusat, supaya di tahun 2005 masing masing unit sudah harus memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, maka PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali melalui General Manager, menginstruksikan kepada masing-masing manajer yang memegang tanggung jawab di masing-masing unit kendali di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali untuk segera menjalankan proses sertifikasi ISO 9001:2000 disemua bidang, termasuk bidang SDMO. Bidang SDMO kemudian menjalankan perintah yang disampaikan oleh General Manager dengan mulai menjalankan tahap-tahap perolehan sertifikasi ISO
58
9001:2000. Langkah dan proses untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali di bidang SDMO secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. 2. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO 9001:2000. 3. Mempelajari sistem kualitas ISO 9001:2000. 4. Melakukan pelatihan terhadap semua staff organisasi. 5. Memulai management review. 6. Identifikasi kebijakan dan prosedur. 7. Implementasi sistem kualitas ISO 9001:2000. 8. Audit kualitas internal perusahaan. 9. Memilih registrar. 10. Registrasi.
Gambar dibawah ini akan menjelaskan bentuk diagram alur proses perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO beserta dengan rentang waktu pelaksanaannya.
1 hari : 17 Juli 2006
Komitmen Manajemen Puncak
1 hari : 18 Juli 2006
Koordinator ISO 9001:2000
5 hari : 19 – 24 Juli 2006
Mempelajari ISO 9001:2000
Pelatihan ISO 9001:2000 4 hari : 25 – 28 Juli 2006
Management Review
2 hari : 29 – 31 Juli 2006
Identifikasi Kebijakan dan Prosedur
2 hari : 1- 2 Agustus 2006
Apakah sudah sesuai ?
Perbaikan
Implementasi ISO 9001:2000 7 hari : 3 – 10 Agustus 2006 Audit Internal
3 hari : 11 – 14 Agustus 2006
Apakah Sesuai Dengan ISO 9001:2000
1 hari : 15 Agustus 2006
Memilih Registrar
1 hari : 16 Agustus 2006
Evaluasi Kesesuaian
Audit Ulang Sebagian
Kunjungan Lanjutan Apakah Sesuai Dengan ISO 9001:2000
Perbaikan
25 Agustus 2006
Perbaikan
Pemberian Sertifikat ISO 9001:2000
Gambar 4.2 Proses perolehan sertifikasi ISO 9001:2000
Perbaikan
60 Dan tabel berikut akan menjelaskan tentang proses sertifikasi ISO 9001:2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO dalam bentuk tabel waktu:
Tabel 4.1 Tabel Tahapan Proses Sertifikasi ISO 9001:2000
Keterangan tabel: •
Kotak Kuning : Hari Pengerjaan
•
Kotak Merah : Hari Minggu
•
Area Biru Muda : Bulan Juli
•
Area Abu-abu : Bulan Agustus
Gambar dibawah ini merupakan garis waktu dimulai sejak dilakukannya komitmen PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali untuk mengimplementasikan ISO 9001:2000, menjalankan proses implementasi, hingga pelaksanaan penulisan karya ilmiah.
61
Gambar 4.3 Gambar garis waktu (timeline) dalam proses penulisan karya ilmiah
Berikut ini adalah poin-poin utama yang menunjang berhasilnya proses sertifikasi ISO 9001:2000 di bidang SDMO: Proses Tahapan 1. Komitmen Manajemen
2. Pembentukan Komite
3. Mempelajari ISO
Poin-poin utama • Pelatihan ISO di kalangan manajemen. • Manajemen berkomitmen dan dibuktikan dengan perbuatan. • SDM yang kompeten • Pemilihan anggota berdasarkan kepada buku pedoman Kebutuhan Kompetensi jabatan (KKJ) • Manajemen dan Staff sudah
62
•
• 4. Melakukan pelatihan
• • • •
5. Management Review
•
• 6. Identifikasi Kebijakan dan Prosedur
• •
7. Implementasi ISO 9001:2000
•
• •
8. Audit Kualitas Internal
• •
mengerti tentang ISO melalui pelatihan-pelatihan. Prosedur yang sudah ada memiliki banyak kesamaan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, sehingga butuh sedikit waktu untuk mempelajari tentang ISO 9001:2000 Manajemen dan Staff sudah tidak asing mengenai ISO 9001:2000. Pelatihan sudah sering diadakan Pelatihan dilakukan oleh pegawai yang kompeten di bidang ISO Tidak membuang waktu dalam mencari lokasi pelatihan dan pembicara dalam pelatihan. Komitmen kuat masing-masing pegawai yang rela mengorbankan hari sabtu untuk mengikuti pelatihan. Pihak manajemen benar-benar paham dan sudah mengerti bagaimana proses review yang harus dilakukan. Sedikit perubahan yang dilakukan oleh hasil review. Arahan perlunya dilakukan penyesuaian disampaikan dengan jelas. Penyesuaian tidak banyak dilakukan. Jajaran manajemen dan pegawai sudah jelas dan paham tentang bagaimana proses implementasi yang harus dilakukan. Jajaran manajemen dan pegawai sudah terbiasa bekerja secara prosedural. Proses implementasi dilakukan oleh pegawai dengan nilai pelatihan yang menonjol dibanding dengan yang lainnya. Dilakukan dengan menggunakan pola crosscheck Dilakukan oleh pegawai di tiap
63
•
9. Memilih Registrar
• •
10. Registrasi
bidang dengan nilai pelatihan yang menonjol dibanding dengan yang lain. Dilakukan oleh PT PLN (Persero) JASER. Masih salah bagian dari unit bisnis PT PLN (Persero). PT PLN (Persero) JASER sudah terbiasa dan mengetahui pola pengecekan syarat-syarat yang dibutuhkan untuk sertifikasi ISO 9001:2000.
Tabel 4.2 Poin-poin utama penunjang keberhasilan perolehan sertifikasi ISO 9001:2000
4.2.1.1. Tahap 1 : Memperoleh Komitmen dari Manajemen Puncak Mendapatkan komitmen dari manajemen puncak adalah tahap awal dalam proses mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000, dalam hal ini di bidang SDMO yang berkomitmen adalah Manajer bidang SDMO, yang pada saat itu adalah Bapak Sutiknyo. Manajer bidang SDMO berkomitmen akan melaksanakan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar internasional ISO 9001, versi tahun 2000 atau SNI 19-9001-2001 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO. Selain itu manager bidang SDMO juga bertekad untuk terlibat aktif dalam memotivasi, melaksanakan, dan memberikan contoh dalam persiapan, implementasi, dan pengawasan dalam operasional Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Jika dikaitkan dengan salah satu prinsip dari 8 prinsip manajemen mutu, yaitu kepemimpinan, para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan
64 organisasi. Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga pimpinan dan karyawan terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Dalam tahap ini, manajer bidang SDMO sudah mendapatkan informasi dan pelatihan terkait masalah tentang sertifikasi ISO 9001:2000 sebelumnya. Sehingga disaat keputusan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dijalankan, proses komitmen dari manajemen menjadi lebih muda, karena manajemen puncak sudah mengetahui tentang apa itu ISO 9001:2000 dan semua hal yang terkait didalamnya.
4.2.1.2. Tahap 2 : Membentuk Komite Pengarah atau Koordinator ISO 9001:2000 Tahapan selanjutnya adalah membentuk komite pengarah atau koordinator ISO 9001:2000. Disini manager bidang SDMO membentuk suatu komite yang terdiri dari wakil manajemen mutu, audit internal mutu, sekretaris ISO, dan pengendali dokumen, seperti yang terlihat di gambar dibawah ini :
65 MANAGER BIDANG SDMO
STEERING COMMITTEE
WAKIL MANAJEMEN MUTU
AUDIT MUTU INTERNAL SEKRETARIS ISO
KELOMPOK KERJA
PENGENDALI DOKUMEN
DEPUTI MANAGER ADMINISTRASI SDM
DEPUTI MANAGER PENGEMBANGAN ORGANISASI
DEPUTI MANAGER KOMPETENSI
Gambar 4.4 Susunan Organisasi Koordinator ISO
Berdasarkan gambar diatas, manager bidang SDMO telah menetapkan wakil manajemen mutu, audit mutu internal, sekretaris ISO, dan pengendali dokumen. Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari wakil manajemen mutu (sesuai dengan yang tertulis dalam buku pedoman mutu PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali ): 1. Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara 2. Melaporkan unjuk kerja Sistem Manajemen Mutu kepada Manager Bidang SDMO untuk ditinjau dan sebagai dasar bagi perbaikan dan peningkatannya.
66 3. Memastikan pemahaman dan kesadaran tentang persyaratan pelanggan disebarluaskan kepada seluruh pegawai. 4. Membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.
Wakil manajemen mutu memiliki peran yang sangat penting disini, karena memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar guna menjalankan kegiatan sertifikasi ISO 9001:2000 agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Koordinator yang dibentuk oleh manajer bidang SDMO di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali adalah orang-orang yang memang sudah memiliki pengalaman dan kompetensi tentang sertifikasi ISO 9001:2000. Pemilihan koordinator ISO 9001:2000 ini didasarkan kepada dokumen penunjang uraian jabatan dan kebutuhan kompetensi jabatan (KKJ). Tentunya orang-orang yang tergabung dalam koordinator ISO 9001:2000 disini adalah para staff yang sudah mengikuti pelatihan mengenai ISO 9001:2000. Dengan memilih koordinator yang berangotakan para staf yang sudah berpengalaman, ini membuat proses di tahapan ini menjadi lebih cepat, karena manajemen tidak perlu membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dan memilih staff-staff yang akan dijadikan koordinator ISO 9001:2000 di bidangnya masingmasing. Dengan didukung oleh data serta informasi kepegawaian yang akurat dan mudah telusur, pembentukan koordinator ISO 9001:2000 di bidang SDMO menjadi lebih mudah.
67
4.2.1.3. Tahap 3 : Mempelajari Sistem Kualitas ISO 9001:2000 Pada tahap ini, koordinator ISO
yang sudah dibentuk akan mempelajari
tentang ISO 9001:2000 secara bersama-sama, melalui sebuah rapat kecil yang beranggotan dari manager bidang SDMO, Deputi Manajer bidang Administrasi SDM, Deputi Manajer bidang Pengembangan Organisasi, Deputi Manajer bidang Kompetensi, dan koordinator ISO, akan melakukan pembahasan terkait Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 termasuk membahas tentang langkah-langkah apa saja yang digunakan dalam memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000. Pada rapat ini kebutuhan akan ISO akan disesuaikan dengan kebutuhan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, sejumlah persyaratan dan klausul akan dikaji secara bersama dan disesuaikan dengan kebutuhan di bidang SDMO. Dalam pelaksanaannya, proses ini memakan waktu hingga 5 hari, yaitu dari tanggal 19 Juli 2006 hingga 24 Juli 2006. Hasil dari pembahasan ini akan terbentuk suatu draft Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Jika dilihat dari salah satu dari 8 prinsip manajemen, yaitu pendekatan sistem terhadap manajemen, pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari prosesproses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Sesuai dengan prinsip pendekatan sisten terhadap manajemen, salah satu kunci keberhasilan dalam tahap ini adalah, semua anggota rapat sudah mengerti dan memahami tentang proses sertifikasi ISO 9001:2000. Sehingga tahapan mempelajari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 tidak perlu memakan waktu hingga mingguan, melainkan cukup dalam 5 hari saja.
68 Selain itu, sebelum muncul pembicaraan mengenai sertifikasi ISO 9001:2000. Prosedur yang sudah ada di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO sudah memiliki bentuk yang serupa dengan syarat-syarat yang diperlukan dalam proses sertifikasi ISO 9001:2000. Sehingga perubahan-perubahan yang terjadi hanya sebatas perubahan minor atau kecil saja. Prosedur yang sudah ada sebelum proses sertifikasi ISO 9001:2000 sudah memiliki banyak sekali kesamaan dengan prosedur-prosedur ISO 9001:2000.
4.2.1.4. Tahap 4 : Melakukan Pelatihan Terhadap Semua Staff Organisasi Setelah terbentuk draft susunan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, langkah selanjutnya adalah melakukan pelatihan terhadap semua staff organisasi. Pelatihan diadakan selama 4 hari berturut-turut yang dimulai dari tanggal 25 Juli 2006 hingga 28 Juli 2006. Tujuan dilakukan pelatihan ini supaya semua staff organisasi mengetahui apa itu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 termasuk bagaimana upaya-upaya yang harus ditempuh guna memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 di dalam bidang SDMO. Kegiatan pelatihan-pelatihan sudah sangat sering diadakan oleh bidang SDMO guna melatih dan mendidik para karyawannya supaya dapat menjadi karyawan yang bisa bekerja dengan baik, dan selalu melakukan perubahan kearah yang lebih baik. Jika dikaitkan dengan klausul ISO 9001:2000, yaitu klausul 6, kegiatan pelatihan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya memang sudah menjadi bagian dari suatu sistem manajemen mutu, sehingga kualitas karyawan
69 menjadi lebih bermutu agar dapat menghasilkan suatu sistem dengan mutu yang bagus juga. Kekompakan dan komitmen dari semua staff organisasi sangatlah dibutuhkan pada proses ini, semua staff rela untuk tidak libur di hari Sabtu guna mengikuti pelatihan yang diadakan. Pelatihan ini sendiri diadakan oleh bidang SDMO dengan materi draft susunan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, dengan pengajar dari lingkungan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali, yaitu Bapak Supriyo. Kunci sukses bidang SDMO dalam bidang ini antara lain jika dilihat dari faktor orang yang memberikan materi disaat pelatihan adalah orang dari kalangan internal PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali yang memiliki pengalaman yang sudah cukup dalam mengenasi ISO 9001:2000, yaitu Bapak Supriyo, beliau pernah langsung ditugaskan mencari ilmu khusus ISO 9001:2000 di luar negeri oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. Karena berasal dari kalangan internal, sehingga tidak memerlukan proses yang terlalu lama dalam membuat suatu pelatihan untuk karyawan, terutama dalam hal mencari seorang pembicara dan penyampaian materi di dalam suatu pelatihan. Salah satu faktor keberhasilan yang lain yang menunjang dalam tahapan ini adalah kerelaan setiap karyawan dalam mengikuti pelatihan meskipun diadakan di hari libur, yaitu hari sabtu. Tekad para karyawan yang sama-sama ingin membuat perubahan yang lebih baik di dalam organisasinya, membuat mereka rela meninggalkan akhir pekan mereka untuk bermain bersama keluarga atau tidak menghadiri acara keluarganya. Tekad dan semangat ini yang membuat waktu pelatihan menjadi singkat, karena setiap karyawan terlihat sangat antusias dan serius disaat kegiatan pelatihan sedang dilaksanakan.
70
4.2.1.5. Tahap 5 : Memulai Management Review Pada tahap ini pihak manajemen melakukan proses review yang terdiri dari mereview sampai sejauh mana kesesuaian prosedur dan persyaratan yang ditentukan oleh ISO 9001:2000 dengan prosedur dan persyaratan yang sudah disesuaikan dengan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO. Jika pihak manajemen menemukan adanya perbedaan yang tidak sesuai antara hasil penyesuaian ISO 9001:2000 di bidang SDMO dengan syarat-syarat yang ditentukan oleh ISO 9001:2000 yang asli, maka manajemen kemudian akan melakukan sejumlah pengubahan dan penyesuaian kembali. Review yang kedua adalah mereview sampai sejauh mana tingkat pemahaman para pegawai tentang ISO 9001:2000 yang dilakukan melalui pelatihan yang sudah diadakan. Dalam pelatihan ini akan terlihat sejumlah penilaian tentang rentang nilai para pegawai terkait sejauh mana pemahaman dan pengertian mereka tentang ISO 9001:2000. Proses mereview tingkat pemahaman para pegawai tentang ISO 9001:2000 ini nantinya akan berlanjut kepada proses implementasi ISO 9001:2000, pegawai yang memiliki nilai menonjol selama mengikuti pelatihan akan diberikan tugas yang lebih dibanding dengan pegawai yang memiliki penilaian yang biasa-biasa saja, supaya proses implementasi ISO 9001:2000 nantinya akan berjalan dengan mudah karena dilakukan oleh orang-orang yang tepat dan sesuai dengan tingkat pemahamannya masing-masing. Salah satu kunci keberhasilan dalam tahap ini adalah pihak manajemen sudah mengerti dan sudah tahu apa yang akan dilakukan, proses ini hanya berjalan selama 2
71 hari. Pihak manajemen melakukan proses review dengan melihat data dan informasi yang ada dilapangan, terutama setelah adanya pembahasan dan pelatihan tentang ISO 9001:2000. Proses review dilakukan dengan sangat terfokus dan benar-benar menitik beratkan kepada perubahan manajemen kearah yang lebih baik dan berkualitas.
4.2.1.6. Tahap 6 : Identifikasi Kebijakan dan Prosedur Pada tahap ini sejumlah koreksi dilakukan terhadap perubahan yang ada, disesuaikan kembali sesuai dengan prosedur yang benar. Setelah ditemukan adanya ketidak sesuaian yang ditemukan oleh manajemen sewaktu melakukan proses management review, proses perbaikan segera dilakukan tanpa memakan waktu yang terlalu lama. Salah satu alasan kenapa tahap ini dapat berjalan dengan cepat, yaitu hanya 2 hari, adalah disaat manajemen melakukan proses management review, manajemen menjelaskan mengenai perubahan yang harus dilakukan dan dijelaskan secara detil, sehingga proses perbaikan dapat berjalan dengan mudah dan tidak menimbulkan banyak pertanyaan. Dalam kenyataannya, perubahan yang dilakukan oleh bidang SDMO setelah proses management review tidaklah banyak, hanya perubahan minor dan membutuhkan penyesuaian yang sedikit saja, diantaranya mengenai klausal 7 yang terdapat di ISO 9001:2000, karena bidang SDMO tidak melakukan pekerjaanpekerjaan seperti melakukan proses pembelian barang, proses preservasi produk, proses pembelian barang , dan proses desain dan pengembangan.
72
4.2.1.7. Tahap 7 : Implementasi Sistem Kualitas ISO 9001:2000 Pada tahapan ini, proses implementasi syarat-syarat yang diperlukan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 mulai diterapkan. Seluruh manajemen dan staff bidang SDMO semuanya bekerja keras guna mensukseskan perolehan sertifikasi ISO 9001:2000. Masing-masing staff mempunyai tugas kerja sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh wakil manajemen mutu. Kerjasama dan kekompakan antara satu dengan yang lain sangat dibutuhkan dalam proses ini, mengingat batas waktu yang diberikan kepada bidang SDMO dalam proses implementasi sangatlah sedikit, yaitu hanya 8 hari kerja, terhitung mulai tanggal 3 Agustus 2006 hingga 10 Agustus 2006. Salah satu kunci keberhasilan dalam melakukan proses implementasi ini, semua staff dan manajemen sudah benar-benar mengerti dan sudah menyiapkan semua data dan dokumen yang dibutuhkan selama proses implementasi berlangsung. Sehingga proses implementasi dapat berjalan dengan fokus dan tanpa halangan. Kunci keberhasilan yang lain yang membuat tahapan ini berjalan begitu cepat adalah para pegawai sudah terbiasa bekerja secara prosedural dan mereka semua bekerja dengan taat kepada aturan dan prosedur yang berlaku, sehingga begitu proses implementasi syarat-syarat yang diminta oleh ISO 9001:2000 dijalankan, proses ini berjalan begitu mudah tanpa halangan yang berarti. Jika dikaitkan dengan salah satu prinsip manajemen mutu, yaitu prinsip keterlibatan personel, sumberdaya manusia pada semua tingkatan adalah faktor penting dari suatu organisasi maupun perusahaan, dan keterlibatan mereka semua
73 didalam organisasi secara penuh dapat digunakan untuk mencapai keuntungan bagi perusahaan.
4.2.1.8. Tahap 8 : Audit Kualitas Internal Perusahaan Dalam tahap ini, proses audit dilakukan oleh pihak internal dalam bidang SDMO. Bidang SDMO melalui bagian audit internal yang merupakan bagian dari tim koordinator ISO 9001:2000, menentukan dan melakukan pola cross check dalam proses audit di bidang SDMO. Pola cross check dilakukan oleh masing-masing sub bidang SDMO dengan memeriksa kesesuaian dokumen dan persyaratan milik sub bidang SDMO lainnya guna layak uji sertifikasi ISO 9001:2000. Contohnya,sub-bidang Administrasi SDM memeriksa sub-bidang Pengembangan Organisasi, sub-bidang Pengembangan Organisasi memerika sub-bidang Kompetensi, dan sub-bidang Kompetensi memeriksa sub-bidang Administrasi SDM. Pola cross check ini telah berhasil membuat proses audit internal berjalan lebih cepat dari biasanya ,proses ini terbukti lebih efektif, karena proses ini hanya memakan waktu 3 hari, yaitu terhitung sejak tanggal 11 Agustus 2006 hingga 14 agustus 2006. Selain pola cross check, faktor lain yang membuat tahapan ini berjalan dengan cepat adalah faktor orang, orang-orang yang ditunjuk oleh wakil manajemen mutu dalam melakukan pola cross check adalah pegawai dari masing-masing sub bidang yang memiliki nilai yang menonjol sewaktu mengikuti pelatihan tentang sertifikasi ISO 9001:2000 diadakan. Sehingga proses audit internal tidak memakan waktu yang
74 bertele-tele karena proses pemeriksaan dilakukan secara prosedural sesuai dengan aturan-aturan yang sudah ditetapkan oleh wakil manajemen mutu.
4.2.1.9. Tahap 9 : Memilih Registrar Pada tahap selanjutnya adalah memilih registrar, pada tahap ini PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memanggil pihak PT PLN (Persero) Jasa Sertifikasi (JASER) guna melakukan proses pengkajian ISO 9001:2000 secara keseluruhan agar dapat menerima sertifikat ISO 9001:2000. PT PLN (Persero) Jasa Sertifikasi dibentuk pada tanggal 19 November 2003, diawali dengan suatu Lembaga yang disebut Laboratorium Proyek PLN pada tanggal 28 November 1961. Beberapa perubahan sebutan pernah disandang sejak berdirinya lembaga tersebut, antara lain : •
17 Juli 1964 : berubah nama menjadi Lembaga Penyelidikan Masalah Kelistrikan (Electric Research Institute)
•
25 Juni 1965 : sebagai Lembaga Masalah Ketenagaan (Electric Energy Research Institute)
•
5 September 1966 : sebagai Lembaga Masalah Ketenagaan (Electric Power Research Institute) disingkat LMK. Selanjutnya dikenal sebagai merk dagang dengan logo <> LMK <>.
•
9 September 1975 : sebagai Pusat Penyelidikan Masalah Kelistrikan (Electric Power Research Center), salah satu unit penunjang PLN.
•
20 Nopember 1996 : Seiring dengan perubahan status PLN dari Perusahaan Umum menjadi Perseroan Terbatas, maka LMK menjadi
75 sebuah unit bisnis PLN sebagai PLN (Persero) Jasa Teknik Kelistrikan (Electric Power Technical Services), disingkat PLN-JTK. •
19 November 2003 : Berdasarkan Surat Keputusan Direktur PT PLN (Persero) Nomor 292.K/010/DIR/2003 tanggal 19 November 2003, institusi ini lahir sebagai PT PLN (Persero) Jasa Sertifikasi. Namun organisasi ini baru praktis berjalan efektif pada 1 Juli 2004 dan mengalami penyempurnaan organisasi sesuai Surat Keputusan Direktur PT PLN (Persero) Nomor 018.K/010/DIR/2007 tanggal 29 Januari 2007.
PLN (Persero) JASER yang dulu dikenal dengan nama Lembaga Masalah Ketenagalistrikan - Quality System Certification (LMK-QSC), merupakan lembaga sertifikasi sistem mutu yang telah terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN), sedangkan KAN sendiri merupakan badan akreditasi nasional yang telah diakui secara international oleh International Accreditation Forum (IAF). Maka sertifikasi ISO 9001:200 dari LMK-QSC yang diterbitkan oleh LMK-QSC secara otomatis mendapat pengakuan international. Kunci keberhasilan dalam tahapan ini adalah PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali tidak memerlukan banyak waktu untuk mencari badan registrar, PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali cukup memanggil bagian dari unit bisnis PT PLN (Persero) Kantor Pusat, yaitu PT PLN (Persero) JASER untuk proses registrasi dan perolehan sertifikasi ISO 9001:2000. PT PLN (Persero) JASER sendiri sudah memiliki pengalaman dalam melakukan uji kelayakan guna mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000, terlebih lagi
76 yang ingin diuji adalah unit bisnis PT PLN (Persero) Kantor Pusat yang lain, yaitu PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali, PT PLN (Persero) JASER sudah memiliki tahapantahapan dalam melakukan uji kelayakan terutama dalam bagian internal PT PLN (Persero) itu sendiri.
4.2.1.0. Tahap 10 : Registrasi Proses ini adalah proses akhir dari tahapan untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000. Dalam tahap ini, registrar yang ditunjuk akan melakukan sejumlah kajian kesesuaian antara prosedur dan syarat yang sudah disiapkan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO dengan syarat-syarat yang ditetapkan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Pada tanggal 25 Agustus 2006, bidang SDMO mendapatkan informasi mengenai hasil Rapat Komite Pengarah Lembaga Masalah Ketenaga Listrikan Quality System Certification (LMK-QSC) yang memutuskan bahwa PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO dinyatakan memenuhi syarat untuk mendapat sertifikat ISO 9001:2000, dengan ruang lingkup pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali.
4.2.2 Kendala Proses Sertifikasi ISO 9001:2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Bidang SDMO Sebagaimana tercantum didalam uraian tugas pokoknya, Bidang SDMO bertanggung jawab didalam penerapan dan pengembangan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. Bidang SDMO memiliki target
77 supaya dapat segera dapat memperoleh sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:200, maksimal 6 bulan terhitung setelah Komitmen Manajemen PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali memerintahkan pada tanggal 3 Januari 2006. Pada prakteknya, ternyata hal tersebut sulit dilaksanakan pada saat itu, mengingat pada saat itu PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali juga sedang dalam implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) fungsi Human Resource yang cukup menyita waktu, tenaga, dan pikiran, sehingga set-up ISO 9001:2000 di Bidang SDMO baru dapat dilaksanakan setelah selesainya proses go-live ERP release III, dengan diawali penerbitan Surat Keputusan General Manager PT PLN (Persero) P3B tentang Pembentukan Tim ISO di bidang SDMO pada tanggal 17 Juli 2006. Menurut Farida, yang pada saat itu menjabat sebagai Wakil Manajemen Mutu Koordinator ISO untuk bidang SDMO, ada beberapa hambatan yang ditemui didalam upaya membangun dan mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 90012000 dalam bidang SDMO, antara lain: Pada saat proses penetapan kebijakan mutu dan sasaran tutu, serta pembuatan dokumen lainnya, belum seluruh pegawai bidang SDMO memahami dan mendalami sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, sehingga dibutuhkan lebih banyak waktu untuk konsinyering. Selain itu, kesempatan untuk berkonsultasi dengan staff ahli PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali yang menangani tentang sistem manajemen mutu, yang pada saat itu dipercayakan kepada Bapak Supriyo dari bidang Region Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta, sangatlah terbatas, karena Pak Supriyo sangat sibuk menangani proses implementasi ISO 9001:2000 di kalangan PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali yang ditargetkan selesai secara keseluruhan di tahun 2006.
78
4.2.3 Pencapaian ISO 9001:2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Bidang SDMO Pada tanggal 25 Agustus 2006, bidang SDMO mendapatkan informasi mengenai hasil Rapat Komite Pengarah Jasa Teknik Kelistrikan - Quality System Certification (LMK-QSC), LMK-QSC adalah lembaga sertifikasi sistem mutu yang telah terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN), sedangkan KAN sendiri merupakan badan akreditasi nasional yang telah diakui secara international oleh International Accreditation Forum (IAF). Maka sertifikasi ISO 9001:200 dari LMKQSC yang diterbitkan oleh LMK-QSC secara otomatis mendapat pengakuan international, yang memutuskan bahwa PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO dinyatakan memenuhi syarat untuk mendapat sertifikat ISO 9001:2000, dengan ruang lingkup pengelolaan sumber daya manusia dan organisasi di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO juga berhasil memecahkan rekor Museum Rekor Indonesia (MURI), prestasinya adalah yang tercepat dalam menset-up perolehan sertifikasi ISO 9001-2000 di Indonesia. PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO hanya membutuhkan waktu satu bulan untuk pecahkan rekor. Tepatnya 17 Juli 2006 sampai dengan 16 Agustus 2006, atau bisa ditempuh dalam jangka waktu satu bulan saja. Menurut MURI ini lebih cepat biasanya, dimana biasanya suatu organisasi maupun perusahaan lain membutuhkan waktu rata-rata 2 hinga 2.5 bulan. Penyerahan Sertifikat bernomor 2177/R.MURI/2006 dilakukan oleh Wakil MURI Eko Bimo kepada Direktur Sumber Daya Manusia dan Organisasi PT PLN
79 (Persero) Kantor Pusat, Bapak Djuanda Nugraha Ibrahim. Selanjutnya diberikan kepada General Manager PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali, Bapak Muljo Adji. Eko Bimo menyerahkan rekor MURI mewakili Bapak Jaya Surprana, ketua MURI yang berhalangan hadir karena ada kegiatan mengunjungi negeri sakura Jepang. Wakil tim manajemen mutu PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, Farida mengatakan bahwa prestasi yang diraih Bidang SDMO tidak terlepas dari dukungan penuh yang diberikan General Manager dan jajaran manajemen, dengan dideklarasikannya Komitmen Manajemen PLN P3B Jawa Bali untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang bersertifikat. Menurut Farida, terdapat 2 hal yang membantu proses sertifikasi PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO berjalan dengan cepat. Yang pertama adalah kesiapan materi yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, sehingga seluruh 10 tahapan/ langkah perolehan sertifikasi ISO 9001:2000 dapat berjalan dengan baik dan sesuai rencana. Yang kedua adalah hambatan-hambatan didalam upaya membangun dan mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO dapat diatasi berkat dukungan berbagai pihak. Yang tidak kalah pentingnya, keterlibatan, kerja sama dan komitmen seluruh staf di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, yang didalam tugasnya untuk memenuhi semua ketentuan proses sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, serta tugas dan tanggung jawab operasional sesuai fungsi pelayanan bidang SDMO, bekerja tanpa kenal lelah, dan memanfaatkan hari Sabtu dan Minggu untuk melakukan konsinyering.
80 Hambatan lainnya adalah keterbatasan ruang dan lemari arsip serta pelaksana, untuk pengaturan kembali berkas arsip kepegawaian yang sudah bertahun-tahun dalam kondisi tidak tersimpan dengan baik dan rapih sehingga saling tindih dan mempersulit proses telusur dokumen. Sedangkan salah satu syarat implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah kemudahan proses dokumentasi, harus dalam kondisi terdokumentasi secara sistematis, terkendali, dan mampu telusur. Permasalahan lain adalah tugas dan tanggung jawab operasional sesuai fungsi pelayanan bidang SDMO yang membutuhkan keberadaan pegawai ditempat tugas, mengharuskan konsinyering dilaksanakan pada hari Sabtu dan Minggu. Sedangkan disaat konsiyering dilakukan, banyak pegawai yang tidak bisa hadir dikarenakan pada hari sabtu dan minggu mereka memiliki acara untuk keluarganya masing masing. Semua hambatan itu dapat diatasi karena kerjasama tim dan komitmen yang tinggi dari seluruh staf bidang SDMO, serta bantuan dan dukungan manajemen PT PLN (Persero) P3B serta dukungan dari rekan Region, UDIKLAT sehingga Bidang SDMO dapat memenuhi target yang ditetapkan Manajemen PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali dalam memenuhi Deklarasi Manajemen yang telah disepakati bersama.
4.2.4 Pembahasan dan Evaluasi 8 Prinsip Manajemen Mutu di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO Penulis ingin melakukan pembahasan mengenai sampai sejauh mana PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang erat kaitannya dengan delapan prinsip manajemen mutu. Penulis menggunakan alat bantu yaitu ISO Checklist dalam melakukan penelitian ini.
81 Penulis akan membahas secara detil dan rinci setiap prinsip yang terdapat di dalam delapan prinsip manajemen mutu secara satu per satu, dan penulis memberikan penilaian berupa nilai yang dapat diukur di akhir evaluasi pembahasan. Evaluasi dengan bantuan ISO Checklist ini diharapkan mampu menemukan kesalahan dalam proses penerapan dan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, penulis akan mengevaluasi kesesuaian antara masing-masing prinsip dengan klausal-klausal ISO 9001:2000 yang sudah ditetapkan oleh ISO Checklist. Sehingga proses Continual Improvement dapat terus dilakukan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO secara khusus dan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali secara keseluruhan.
4.2.4.1 Evaluasi Prinsip 1 : Fokus Pada Pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen didalam suatu organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip fokus pada pelanggan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah meneliti , memahami kebutuhan dan harapan pelanggan melalui komunikasi dengan pelanggan yang syarat dan ketentuannya diatur dalam buku pedoman mutu.
82 •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah memastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Ini dibuktikan dengan adanya sasaran mutu yang sudah dibentuk dan semua berkomitmen untuk menjalankan sesuai dengan prosedur yang diatur dalam buku pedoman mutu guna memenuhi kebutuhan pelanggan.
•
PT
PLN
(Persero)
P3B
Jawab
Bali
bidang
SDMO
telah
mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi dengan cara yang sudah diatur dalam buku pedoman mutu dengan nomor dokumen P3B-SDMO/PDM/02-001 •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan dari hasil pengukuran. Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan dengan teknik statistik melalui kuesioner yang prosesnya ditetapkan dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Fokus Pada Pelanggan adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (52 / 52 ) x 100% = 100%
83 Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Fokus Pada Pelanggan adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 52 ) x 100% = 0%
4.2.4.2 Evaluasi Prinsip 2 : Kepemimpinan Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi. Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga pimpinan dan karyawan terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Berdasarkan
hasil
uji
kesesuaian
ISO
Checklist
terhadap
prinsip
kepemimpinan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menetapkan dan menjelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti akan tujuan perusahaan dengan membentuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang kemudian dipampang di dinding ruang kerja.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melengkapi semua karyawan dengan kompetensi yang diberikan melalui pelatihan dan diberi tanggung jawab untuk melaksanakan tugas yang diberikannya sesuai dengan kemampuannya di bidang masing-masing.
84 •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menciptakan nilainilai kebersamaan dan kejujuran melalui komunikasi internal yang penyampaiannya ditetapkan dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Kepemimpinan adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (62 / 62 ) x 100% = 100% Sedangkan persentase ketidaksesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Kepemimpinan adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 62) x 100% = 0%
4.2.4.3 Evaluasi Prinsip 3 : Keterlibatan Personel Sumberdaya manusia pada semua tingkatan adalah faktor penting dari suatu organisasi maupun perusahaan, dan keterlibatan mereka semua didalam organisasi secara penuh dapat digunakan untuk mencapai keuntungan bagi perusahaan.
85 Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip keterlibatan personel di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah berusaha menginformasikan setiap karyawan supaya mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka sesuai dengan kompetensinya masing-masing, dan diatur dalam dokumen penunjang uraian jabatan dan kebutuhan kompetensi jabatan (KKJ).
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh karyawannya dan memberikan motivasi untuk terus dapat melakukan yang terbaik dan semua prosedurnya diatur dalam buku pedoman mutu.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO mengupayakan memberikan kenyamanan ruang kerja supaya karyawannya dapat bekerja dengan semangat supaya dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memfasilitasi karyawannya agar setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan, pengalaman dan berinovasi.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Keterlibatan Personel adalah sebagai berikut:
86 (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (27 / 27 ) x 100% = 100% Sedangkan persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Keterlibatan Personel adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 27 ) x 100%
4.2.4.4 Evaluasi Prinsip 4 : Pendekatan Proses Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses mengubah masukan (input) terukur kedalam keluaran (output) terukur melalui sejumlah langkah berurutan yang terorganisasi. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah mengupayakan agar proses pengaturan dan pengendalian dokumen lebih singkat dan
87 efektif , sesuai dengan yang diatur dalam prosedur pengendalian rekaman nomor dokumen P3B-SDMO/PSM/02-001.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Proses adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (88 / 129 ) x 100% = 68.21% Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Proses adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (41 / 129 ) x 100% = 31.78 % Dapat dilihat pada prinsip Pendekatan Proses, bahwa implementasi kesesuaian klausul yang diharapkan hanya bernilai sebesar 68.21%namun jika kembali diteliti, ketidak sesuaian banyak ditemukan di keseluruhan klausul 7.3 yaitu Desain dan Pengembangan. Semua sub-klausul dari klausul 7.3 tidak dijalankan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dikarenakan keseluruhan proses yang menyangkut tentang desain dan pengembangan merupakan wewenang dan tanggung jawab PT PLN (Persero) Kantor Pusat, PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali hanya menerima dan menjalankan saja semua prosedur yang berkaitan dengan proses desain dan pengembangan yang sudah ditetapkan oleh PT PLN (Persero) P3B Kantor Pusat.
88 Maka dari itu, diperlakukan pengecualian untuk klausul 7.3 dan semua subklausul yang terdapat didalamnya. PT PLN (Persero) JASER disaat melakukan proses penyesuaian dokumen memberikan kebijakan untuk PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO untuk tidak mengikut sertakan proses audit pada klausul 7.3. Begitu pula dengan klausul 7.4.1 mengenai proses pembelian, dan klausul 7.5.5 mengenai pengawetan produk, semua prosedur yang terdapat di klausul tersebut semuanya tidak dilakukan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, karena bidang SDMO tidak melakukan proses pembelian serta pengawetan produk, melainkan dilakukan oleh bidang lain.
4.2.4.5 Evaluasi Prinsip 5 : Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melakukan penyusunan sistem manajemen mutu untuk mencapai sasaran perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Mengenai teknis pelaksanaan penyusunan sistem semuanya diatur dalam buku pedoman
89 rencana mutu yang ditetapkan oleh Manajer dan Deputi Manajer bidang SDMO •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah mentargetkan dan menentukan bagaimana kegiatan proses bisnis di perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melakukan upaya pencegahan, perbaikan dan tindakan korektif atas suatu permasalahan melalui sistem manajemen mutu sesuai yang diatur dalam
prosedur
tindakan
perbaikan
nomor
dokumen
P3B-
SDMO/PSM/02-005
Persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (183 / 223 ) x 100% = 82.062% Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (40 /223 ) x 100% = 17.93%
90 Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, klausul 7.3 yang berhubungan dengan desain dan pengembangan seluruhnya tidak dilakukan oleh bidang SDMO, melainkan dilakukan oleh bidang lain. Begitu pula dengan ketidaksesuaian dalam klausul 7.4.1 mengenai proses pembelian dan klausul 7.5.5 tentang pengawetan produk, bidang SDMO tidak melakukan kegiatan seperti yang dimaksud di klausul tersebut.
4.2.4.6 Evaluasi Prinsip 6 : Peningkatan Berkesinambungan Perbaikan berkesinambung dari kinerja perusahaan secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari suatu perusahaan. Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melaksanakan pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi secara konsisten.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melaksanakan perbaikan secara berkesinambungan pada produk, proses dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan yang diatur dalam buku pedoman prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.
91 •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah menetapkan tujuan dan sasaran mutu, dan mengukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Peningkatan Berkesinambungan adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (56 / 56 ) x 100% = 100% Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Peningkatan Berkesinambungan adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 /56 ) x 100% = 0%
4.2.4.7
Evaluasi
Prinsip
7
:
Pembuatan
Keputusan
Berdasarkan Fakta Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi
92 sebaiknya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya, sehingga dapat dijadikan landasan utama dalam proses pengambilan keputusan.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memberikan kemudahan dalam hal pengaksesan data dan informasi, sehingga proses pencarian data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan tidak memakan waktu yang lama, sesuai dengan yang diatur dalam prosedur pengendalian dokumen.
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses validasi terhadap data dan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan metode seperti statistik dan metode lainnya seperti yang diatur dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (65 / 65 ) x 100%
93 = 100% Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 /65 ) x 100% = 0%
4.2.4.8 Evaluasi Prinsip 8 : Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok Perusahaan dan memiliki hubungan timbal balik yang saling membutuhkan. Melakukan kerjasama yang saling menguntungkan akan dapat meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan. Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa : •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah menetapkan hubungan dengan pemasok yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang
•
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses identifikasi dan proses penyaringan terhadap semua pemasok, guna menjaga kelayakan dan kualitas jasa yang ditawarkan.
94 •
PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses verifikasi terhadap produk yang dibeli, dimana proses verifikasi dari produk yang telah dibeli akan dilakukan oleh tim pengawasan mutu barang.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok adalah sebagai berikut: (Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (6 / 11 ) x 100% = 54.54% Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok adalah sebagai berikut: (Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (5 /11 ) x 100% = 45.45% Dapat dilihat melalui ISO Checklist diatas, ketidak sesuaian terjadi di dalam klausul 7.4.1 yang mengatur tentang proses pembelian. Proses pembelian memang tidak dilakukan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO karena memang sudah menjadi tugas bidang lain. PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses verifikasi terhadap produk yang telah dibeli, dan dilakukan oleh tim pengawas mutu barang.
95 Berdasarkan prosentase kesesuaian klausul ISO 9001:2000 ditinjau dari delapan prinsip manajemen mutu, maka rata-rata kesesuaian klausul ISO 9001:2000 yang diimplementasikan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali di Bidang SDMO adalah sebagai berikut : (Total Prosentase Pemenuhan Klausul ISO 9001:2000 Pada Tiap Prinsip / 8) = (100% + 100% + 100% + 68.21% + 82.062% + 100% + 100% + 54.54%) / 8 = 704.812% / 8 = 88.1015 %
4.2.4.9 Performance Improvement and Continual Improvement Sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu, maka Performance Improvement and Continual Improvement di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO selalu melalui proses audit, yang dilakukan dalam selang waktu setiap 6 (enam) bulan sekali untuk memastikan bahwa: 1. Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan sesuai yang direncanakan, memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2000 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi. 2. Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan dan dipelihara secara efektif di semua sub bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi.
96 Manajer Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi dan Deputi Manajer secara terus-menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu dengan menggunakan acuan dan data dari : 1. Kebijakan Mutu 2. Sasaran Mutu 3. Hasil audit internal maupun audit eksternal 4. Analisis Data 5. Tindakan Koreksi dan Pencegahan 6. Rapat Tinjauan Manajemen
Langkah
langkah
seperti
yang
tersebut
diatas
diharapkan
mampu
mengeliminasi kelemahan-kelemahan yang terjadi di dalam PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO seperti permasalahan yang timbul sebelum diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di bidang SDMO.
