BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Profil PT. Indo Tekhnoplus PT.Indo Tekhnoplus adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang distribusi dan perdagangan alat-alat kesehatan lingkungan, didirikan pada tahun 2004 di Tangerang.Bisnis utamanya adalah kegiatan manufaktur dan distributor, mempromosikan dan menjual barang di bidang kesehatan lingkungan. Dengan Brand : inScienPro ContFote inagenpro PT.Indo Tekhnoplus telah melayani banyak konsumen, terutama instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang kesehatan (Dinas Kesehatan) dan perusahaan-perusahaan swasta yang bererak didalam kegitatan Pusat Penelitian, Rumah Sakit, dan Laboratorium, Universitas, Indutri Vaksin dan Indutri-industri lainnya seperti Industri Pangan, Industri Farmasi dan Industri Ternak.
41
42
B. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit PT. Indo Tekhnoplus 1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur penjualan ini, calon pembeli yang berniat untuk memesan barang dapat memesan langsung melalui bagian penjualan. Calon pembeli kemudian diminta untuk mengisi data pribadi (personal record) dan melengkapi berbagai persyaratan. Setelah mendapatkan kepastian adanya pesanan barang dari pelanggan maka selanjutnya adalah bagian penjualan mengentry data pesanan pelanggan sesuai pesanan dan menerbitkan formulir pesanan barang. Setelah bagian penjualan menerima pesanan pembelian dari pelanggan kemudian copy pesanan pembelian diserahkan ke bagian keuangan untuk dibuatkan invoice. Selanjutnya, diserahkan ke bagian produksi untuk di proses. b. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman, fungsi gudang memberikan barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang kemudian mengirimkan barang dan faktur kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat pengantar yang diterima dari fungsi bagian penjualan yang sudah diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
43
c. Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan ini, fungsi akuntansi menerima faktur dari fungsi penjualan dan membuat surat penagihan secara periodik kemudian mengirimkannya kepada pelanggan dengan dilampiri kuitansi. d. Proedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang ini, fungsi akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT. Indo Tekhnoplus kepada pelanggannya. e. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur distribusi penjualan ini, fungsi akuntansi mencatat hasil transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal penjualan.
2. Fungsi yang Terkait a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan pada PT.Indo Tekhnoplus bertugas dan bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan, mengedit
order dari pelanggan,
meminta otorisasi kredit,
menentukan tanggal pengiriman barang yang dipesan oleh pelanggan. Fungsi penjualan ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan dan membuat faktur.
44
b. Fungsi Gudang Fungsi gudang pada PT.Indo Tekhnoplus ini bertugas dan bertanggung jawab untuk memproses barang pesanan yang dilakukan oleh pelanggan, berapa banyak barang yang dipesan, meneliti barang yang akan dikirim apakah barang tersebut layak untuk dikirim dan setelah itu menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. c. Fungsi Pengiriman Dalam PT.Indo Tekhnoplus ini fungsi pengiriman bertugas dan bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Sebelum barang dikirim kepada pelanggan, bagian pengiriman akan mengecek, menghitung, serta mencocokan barang pesanan dengan document. Apabila barang pesanan sudah sesuai dengan dokumen maka selanjutnya barang akan dikirim kepada pelanggan. d. Fungsi Penagihan Dalam PT.Indo Tekhnoplus fungsi ini bertugas dan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan untuk diserahkan kepada pelanggan. e. Fungsi Akuntansi Dalam PT.Indo Tekhnoplus fungsi ini bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat daftar pesanan barang, membuat
surat
penagihan
dan
membuat
kuitansi
serta
45
mengirimkan pernyataan piutang kepada para pelanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat jurnal penjualan dan mencatat piutang ke buku piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
3. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT. Indo Tekhnoplus meliputi: a. Surat Order Pembelian Surat order pembelian merupakan dokumen yang berisi tentang daftar pesanan pelanggan yang telah ditandatangani oleh bagian penjualan. b. Surat Order Pengiriman Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. c. Surat Pengantar Surat pengantar merupakan surat yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. d. Surat Penagihan Surat penagihan merupakan surat yang berisikan rincian tagihan atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan.
46
e. Faktur Faktur merupakan dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan. f. Kuitansi Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan kredit.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Indo Tekhnoplus yaitu: a. Jurnal Penjualan Dalam jurnal penjualan, terdapat informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis baik secara tunai maupun kredit. b. Kartu Piutang Dalam kartu piutang, terdapat rincian-rincian piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Dalam kartu persediaan, terdapat rincian-rincian persediaan yang tersedia. d. Kartu Gudang Dalam kartu gudang, berisi mengenai data dan jumlah barang yang tersimpan di gudang.
47
e. Jurnal umum Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
5. Unsur Pengendalian Intern PT. Indo Tekhnoplus melakukan pengendalian intern terhadap sistem penjualan kredit sebagai berikut : a. Organisasi 1) Bagian Penjualan terpisah dari bagian penagihan Bagian Penjualan di pegang oleh Bagian Penjualan dan Bagian Penagihan di pegang oleh Bagian Akuntansi. 2) Bagian akuntansi terpisah dari bagian penjualan
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Order dari pelanggan di otorisasi oleh bagian penjualan dengan menggunakan Daftar Pesanan Barang 2) Pengiriman produk di otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan menanda tangani Surat Pengantar dan faktur. 3) Pencatatan kedalam Buku Piutang dan kedalam jurnal penjualan di otorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara menanda tangani Surat Penagihan dan faktur.
48
c. Praktik yang Sehat 1) Penggunaan dokumen dengan bernomor urut tercetak. 2) Secara periodik Bagian akuntansi mengirimkan pernyataan kepada pelanggan.
6. Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT. Indo Tekhnoplus Bagan alir sistem penjualan kredit pada PT. Indo Tekhnoplus akan di uraikan perbagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit. a. Bagian Penjualan 1) Menerima order penjualan. 2) Menyetujui order dari pelanggan. 3) Membuat Daftar Pesanan Barang 2 rangkap. 4) DPB lembar 1 di simpan di bagian penjualan. 5) DPB lembar 2, ke bagain penagihan. 6) Berdasarkan DPB lembar 1 kemudian membuat Surat Pengantar rangkap 3. 7) SP lembar 1, diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 8) SP lembar 2, ke bagian gudang. 9) SP lembar 3, di berikan kepada pelanggan.
b.
Bagian Gudang 1) Menerima SP dari bagian penjualan kemudian menyiapkan barang yang dipesan pelanggan.
49
2) Menyerahkan barang dan SP ke bagian pengiriman dan dicatat di kartu gudang. c. Bagian Pengiriman 1) Menerima SP dan barang dari bagian gudang. 2) Membuat Surat Pengantar Barang rangkap 4. 3) Menyerahkan barang kepada pelanggan. 4) SPB lembar 1,2,3 dan SP, ke bagian penagihan. 5) SPB lembar 4, diarsip berdasarkan nomor. d. Bagian Penagihan 1) Berdasarkan Daftar Pesanan Barang dari bagian penjualan dan SPB serta SP dari bagian pengiriman, kemudian dibuatkan faktur rangkap 3. 2) SPB lembar 1, 2 ke bagian akuntansi, dan SP di arsip secara permanen berdasarkan nomor. 3) Faktur lembar 1, 2 di kirim ke pelanggan. 4) Faktur lembar 3, ke bagian akuntansi. e. Bagian Akuntansi 1) Menerima faktur dan SPB dari bagian penagihan. 2) Berdasarkan faktur dan SPB, kemudian membuat surat penagihan rangkap 2. 3) Surat penagihan lembar 1, dikirim ke pelanggan. 4) Suart penagihan lembar 2, di arsip berdasarkan nomor.
50
Gambar 4.1. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penjualan Kredit Pada PT. Indo Tekhnoplus. Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Mulai
Bagian Pengiriman
2
3
2
DPB Menerima Order Pelanggan
DPB
2
Membuat Surat Pengantar Barang (SPB) DPB
Menyiapkan Barang
1
2
1
SPB
1 Membuat Surat Pengantar
DPB DPB
2 DPB DPB
2
3 4
3
DPB
1
Menyerahkan Barang
Kartu Gudang
2 3
N 1
SPB
N Ke Pelanggan
DPB
2 DPB
2
3 DPB DPB 2
4
Sumber : PT. Indo Tekhnoplus
51
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi 4
4
DPB
1
SPB
2
5
Faktur 2
3 Spy SPB
3
1 2
DPB DPB 2
N
Membuat Faktur
Faktur
Membuat Surat Penagihan
1
Surat Penagihan
2 SPB
1
2
3
Di Kirim Ke Pelanggan Di Kirim Ke Pelanggan
N 5
Sumber : PT. Indo Tekhnoplus Keterangan
:
DPB
: Daftar Pesanan Barang
SP
: Surat Pengantar
SPB
: Surat Pengantar Barang
52
C. Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang PT. Indo Tekhnoplus 1. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penagihan piutang pada PT. Indo Tekhnoplus adalah sebagai berikut: a. Fungsi Sekretariat Fungsi ini pada PT. Indo Tekhnoplus bertanggung jawab untuk menerima cek dan surat pemberitahuan baik melalui pos, fax, ataupun email dari para debitur. Khususnya para debitur yang berada di luar Jawa. b. Fungsi Kas Fungsi ini pada PT. Indo Tekhnoplus bertanggung jawab untuk menerima cek ataupun giro dari fungsi sekretariat yang telah disetorkan oleh pihak debitur. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima tersebut ke bank. c. Fungsi Akuntansi Fungsi ini pada PT. Indo Tekhnoplus bertanggung jawab mencatat seluruh
penerimaan
piutang
perusahaan
serta
mencatat
berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. d. Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi ini pada PT. Indo Tekhnoplus bertanggung jawab untuk meneliti keseluruhan catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Apakah catatan tersebut sudah memenuhi syarat akuntansi yang berlaku umum serta tidak ada kesalahan material.
53
2. Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang pada PT. Indo Tekhnoplus yaitu: a. Surat Pemberitahuan Sebelum perusahaan mencatat berkurangnya jumlah piutang kedalam kartu piutang, maka surat pemberitahuan ini digunakan oleh perusahaan untuk mengetahui apakah pembayaran piutang oleh debitur sudah dilakukan. b. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan digunakan oleh perusahaan untuk merekapitulasi seluruh penerimaan kas dari penagihan piutang yang dibuat oleh fungsi secretariat karena penerimaan kas dilaksanakan melalui pos. Daftar surat pemberitahuan kemudian dikirimkan ke fungsi kas untuk pembuatan bukti setor bank dalam proses pencatatan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Bukti setor bank ini digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas yang dilakukan oleh fungsi akuntansi. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas untuk bukti bahwa penyetoran kas yang diterima dari piutang telah disetorkan ke bank.
54
d. Kuitansi Kuitansi digunakan sebagai bukti bahwa pihak debitur telah membayar utang mereka kepada perusahaan.
3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Indo Tekhnoplus yaitu: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi pada PT. Indo Tekhnoplus digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari seluruh transaksi penjualan kredit mereka terhadap pelanggan. b. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan PT. Indo Tekhnoplus untuk mencatat besarnya piutang yang tidak dapat ditagih. c. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari pembayaran piutang oleh debitur. d. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat saldo piutang yang masih harus ditagih kepada setiap debitur.
55
4. Unsur Pengendalian Intern PT. Indo Tekhnoplus melakukan pengendalian intern terhadap sistem penagihan piutangnya sebagai berikut : a. Organisasi 1) Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penerimaan kas. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 2) Debitur melakukan pembayaran dalam bentuk cek.atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet). c. Praktik yang Sehat 3) Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan di setor penuh ke bank dengan segera. 4) Kas dalam perjalanan diasuransikan.
5. Flowchart Penagihan Piutang PT. Indo Tekhnoplus Bagan alir penagihan piutang pada PT. Indo Tekhnoplus akan di uraikan perbagian yang terkait dalam penagihan piutang. a. Bagian Sekretariat 1) Menerima cek dan SP dari debitur melalui pos 2) Membuat DSP 3 rangkap 3) DSP lembar 1, ke bagian kasa disertai dengan cek 4) DSP lembar 2, ke bagian piutang dengan dilampiri SP 5) DSP lembar 3, ke bagian jurnal
56
b. Bagian Kasa 1) Menerima cek yang dilampiri dengan DSP lembar 1 dari bagian secretariat 2) Membuat bukti setor 3) Melakukan endorsement atas cek kemudian menyetorkan cek ke bank 4) DSP lembar 1, diarsipkan sesuai nomor c. Bagian Piutang 1) Menerima DSP lembar 2 dan SP dari bagian sekretariat 2) Mencatat pengurangan piutang ke dalam kartu piutang berdasarkan SP dari debitur 3) DSP dan SP diarsipkan berdasarkan nomor d. Bagian Jurnal 1) Menerima DSP lembar 3 dari bagian sekretariat dan bukti setor bank dari bagian kasa 2) Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas 3) DSP dan bukti setor bank diarsipkan secara permanen berdasarkan nomor.
57
Gambar 4.2. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penagihan Piutang Pada PT. Indo Tekhnoplus. Bagian Sekretariat
Bagian Kasa
Mulai
Bagian Piutang
1
Cek
2
Cek
Surat Pemberitahuan
DSP Bukti Setor Bank
SP
Membuat Bukti Setor
SP
3
Cek
DSP
Membuat DSP
Bagian Jurnal
Jurnal Penerimaan Kas
Kartu Piutang
Cek
Cek
DSP 3 2
DSP
Bukti Setor
1
N
N
Di Setorkan ke Bank
3
2
N
1 3
Sumber : PT. Indo Tekhnoplus SP
: Surat Pengantar
DSP
: Daftar Surat Pemberitahuan
Selesai
58
D. Pembahasan 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit PT. Indo Tekhnoplus Dalam prosedur penjualan kredit PT. Indo Tekhnoplus, otorisasi pemberian kredit dilakukan oleh bagian penjualan dengan melihat dari track record pelanggan. Perusahaan tidak memiliki bagian kredit dalam struktur organisasinya. Padahal fungsi penjualan sebaiknya terpisah dari fungsi kredit agar dapat memberikan pengawasan intern. Pemisahan ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang dari penjualan kredit karena fungsi penjualan bertujuan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya sehingga cenderung mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari penjualan kredit tersebut. Penjualan kredit kepada pelanggan yang berada di luar Jawa sering mengalami kredit macet. Hal ini disebabkan karena perusahaan kurang mengetahui bagaimana keadaan keuangan pelanggannya yang berada di luar Jawa. Pada penjualan kredit untuk pelanggan di luar Jawa, order pelanggan dapat diterima melalui purchase order yang di-fax ataupun di email pelanggan ataupun melalui telepon. Jarak tempuh yang jauh akan mengakibatkan barang sampai kepada pelanggan dalam waktu yang lebih lama dibandingkan dengan pengiriman kepada pelanggan di daerah Jawa. Oleh karena itu, perusahaan mengirim surat konfirmasi pesanan berupa mem-fax kembali purchase order pelanggan yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.
Surat
konfirmasi
pesanan
tersebut
digunakan
untuk
59
memberitahukan kepada pihak pelanggan bahwa pesanannya diterima dan barang akan segera diproses. Barang yang telah dipesan oleh pelanggan akan diproses selama 4-8 minggu, setelah selesai lalu dikirim dengan menggunakan surat pengantar barang (delivery order). Surat pengantar barang (SPB) lembar pertama (putih) yang sudah distempel oleh pelanggan pada pengiriman langsung oleh perusahaan ataupun yang sudah distempel oleh perusahaan jasa pengangkutan pada pengiriman ke luar daerah Jawa diserahkan kepada bagian order penjualan, selanjutnya baru diserahkan kepada bagian keuangan. Hal ini dimaksudkan agar bagian order penjualan juga dapat mengetahui status pesanan tiap pelanggan, apakah barang sudah terkirim atau belum. Dalam prosedur penjualan kredit pada PT. Indo Tekhnoplus, faktur penjualan diterbitkan oleh fungsi penjualan. Selanjutnya bagian piutang yang melakukan posting ke kartu piutang. Bagian persediaan dan bagian piutang menyesuaikan kartu stok dan mencatat penjualan yang dilakukan dalam jurnal penjualan berdasarkan surat pengantar barang lembar ketiga (kuning) yang diterima. Hal ini berarti penyesuaian kartu stok dan pencatatan dalam jurnal penjualan dilakukan pada saat penerimaan pesanan tetapi pengiriman barang belum dilakukan. Sebaiknya kartu stok disesuaikan dan penjualan dicatat dalam jurnal penjualan pada saat penjualan sudah benar-benar terjadi, yaitu pada saat pengiriman barang sudah dilakukan, yang dapat ditandai dengan diterbitkannya faktur
60
penjualan. Setelah barang dikirim, maka piutang langsung dicatat. Jika barang yang sudah dikirim belum dibayar, maka perusahaan mengirimkan monthly statement kepada pelanggan. Faktur yang dikirim kepada pelanggan dapat berupa faktur asli dan salinannya. Salinan faktur ini nantinya dapat dikirim kembali kepada perusahaan pada saat pelanggan melakukan pembayaran dan berfungsi sebagai surat pemberitahuan. Transaksi penjualan kredit mulai dari pemesanan sampai pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh beberapa fungsi, diantaranya fungsi penjualan yang merangkap sebagai fungsi kredit, dan fungsi pengiriman. Oleh karena itu, formulir surat pengantar barang harus menunjukkan otorisasi dari masing-masing bagian itu dalam formulirnya agar mereka dapat memberikan pertanggung jawaban dalam bentuk tertulis. Surat pengantar barang perusahaan hanya menyediakan tempat untuk otorisasi dari bagian order penjualan. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penagihan Piutang PT. Indo Tekhnoplus Dalam prosedur penagihan piutang pada PT. Indo Tekhnoplus, penagihan piutang yang dilakukan secara langsung diotorisasi oleh fungsi penagihan berada di tangan bagian akuntansi, yaitu bagian piutang, dengan memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada penagih
61
Pembayaran piutang dapat dilakukan dalam bentuk tunai, cek, ataupun giro. Pelanggan diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atau giro saja untuk menghindari penerimaan kas jatuh ke tangan pribadi karyawan. Alternatif lain apabila pembayaran piutang dilakukan dengan uang tunai adalah dengan meminta pelanggan menyertakan sejenis surat pemberitahuan pada saat melakukan pembayaran piutang kepada perusahaan. Surat pemberitahuan ini dapat berupa salinan faktur yang dibayar pelanggan, tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh pelanggan, ataupun bagian faktur yang dapat dirobek yang mengindikasikan maksud dari pembayaran yang dilakukan pelanggan. Penjualan kredit kepada pelanggan yang berada di luar Jawa sering mengalami kredit macet. Dalam kaitannya dengan penagihan piutang, perusahaan tidak dapat
sering-sering
mengunjungi pelanggan untuk
melakukan penagihan karena jarak yang jauh. Perusahaan dapat mengirimkan peringatan kepada pelanggan yang terlambat membayar tersebut dan tidak memberikan kredit lagi sampai kewajibannya telah dilunasi seluruhnya. Prosedur Penagihan atas Piutang Usaha pada PT. Indo Tekhnoplus yaitu setelah invoice dikirimkan kepada pelanggan, namun jika pada tanggal jatuh tempo invoice tersebut belum terbayar, maka pihak manajemen akan melakukan kebijakan sebagai berikut: a. Melalui telepon Jika telah melewati tanggal jatuh tempo namun pelanggan belum juga membayar tagihan, maka AR Officer menindaklanjuti melalui telepon,
62
meminta agar pelanggan dapat segera melunasi tagihan tersebut. Jika telah dibayar, maka pelanggan harus mengirimkan bukti pembayaran melalui fax. b. Melalui surat peringatan pertama Jika pelanggan belum melunasi tagihannya melebihi 1 (satu) bulan dari tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan, maka pihak manajemen akan memberikan surat peringatan pertama, yang isinya meminta agar pelanggan segera melunasi tagihannya dengan jangka waktu paling lama 15 (lima belas) hari sejak tanggal surat. c. Melalui surat peringatan kedua Jika setelah tanggal yang ditentukan dalam surat peringatan pertama namun pelanggan belum melunasi tagihnnya, maka pihak manajemen akan memberikan surat peringatan kedua yang isinya agar pelanggan segera melunasi tagihan dalam jangka waktu 15 hari setelah tanggal surat, sekaligus memberhentikan hak pemesanan barang untuk sementara hingga tagihan tersebut dilunasi. d. Pemblokiran customer di data base Setelah pihak manajemen melakukan hal-hal diatas, namun pelanggan masih belum melunasi tagihan maka dengan terpaksa pihak manajemen akan segera melakukan pemblokiran customer dalam data base, dengan sanksi tidak bisa mendapatkan penawaran harga maupun melakukan pembelian (purchase order). Jika pelanggan ingin
63
mendapatkan surat penawaran harga kembali maka pelanggan harus melunasi seluruh tunggakannya. Dalam penagihan piutang, perusahan meminta disertakannya surat pemberitahuan dari pelanggan sebagai bukti pembayaran piutang. Surat pemberitahuan dapat berupa tembusan bukti kas keluar perusahaan. Surat pengantar barang putih yang dikirim kepada pelanggan setelah dilakukan pembayaran berfungsi sebagai sebagai kuitansi. Demikian juga bukti setor bank, nota bank, dan bukti transfer dapat berfungsi sebagai bukti setor bank.
64
Flowchart Hasil Analisa Penjualan Kredit Bagian Penjualan
Bagian Kredit
Bagian Gudang
Menerima Order Pelanggan
2
DPB
2
DPB
4
3
2
Mulai
Bagian Pengiriman
2
DPB
Membuat Surat Pengantar Barang (SPB) DPB
Memeriksa Status Kredit
1
Menyiapkan Barang
2 SPB
1
DPB 1
DPB DPB
Membuat Surat Pengantar
2
2
3
DPB
4
Memberi Otorisasi Kredit 4
DPB
1
DPB
Menyerahkan Barang
2 Kartu Gudang
2 3
N
1
SPB
N
DPB
Ke Pelanggan
2 DPB
2
3
3
DPB DPB 2
4
65
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi 4
4
DPB
1
SPB
2
5
Faktur 2
3 Spy SPB
3
1 2
DPB DPB 2
N
Membuat Faktur
Faktur
Membuat Surat Penagihan
1
Surat Penagihan
2 SPB
1
2
3
Di Kirim Ke Pelanggan Di Kirim Ke Pelanggan
N 5
Sumber : Diolah Oleh Penulis Keterangan
:
DPB
: Daftar Pesanan Barang
SP
: Surat Pengantar
SPB
: Surat Pengantar Barang
