29
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Lingkungan TI Pada bagian ini dibahas sekilas mengenai sejarah dan perkembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun arsitektur TI perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mampu mempercepat penyebaran informasi ke seluruh pelosok dunia. Kondisi tersebut telah mendorong perpustakaan untuk berperan lebih optimal dalam penyediaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibutuhkan untuk pembangunan masyarakat. Aplikasi TIK dalam pengelolaan perpustakaan pada dasarnya dimanfaatkan untuk mempercepat penyediaan informasi melalui kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pencarian kembali informasi. Perpustakaan Unit Kerja dan Unit Pelaksana Teknis (UK/UPT) Badan Litbang Pertanian merupakan sumber utama pendukung tugas dan fungsi pelaku pembangunan pertanian. Namun pada saat ini keberadaan perpustakaan tersebut belum banyak dimanfaatkan oleh pelaku pembangunan pertanian. PUSTAKA sebagai unit kerja eselon II yang bertugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian, pada tahun 2006 membuat kajian Grand Design Perpustakaan Berbasis TI 2007-2010. Salah satu hasil kajian tersebut adalah diketahuinya faktor-faktor penyebab tidak optimalnya perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna, yaitu (PUSTAKA 2006): a. Jumlah tenaga yang memiliki keahlian dan keterampilan dalam penguasaan sistem informasi dan aplikasi TIK sangat terbatas b. Infrastuktur TIK dan database yang dimiliki sangat buruk c. Koordinasi antar perpustakaan dalam rangka pemanfaatan sumberdaya masih belum efektif dan efisien
30
d. Minat baca masyarakat masih rendah e. Kurangnya
dukungan
kelembagaan
yang
menyebabkan
pengelola
perpustakaan kurang termotivasi kreatifitas dan keahliannya Berdasarkan permasalahan tersebut PUSTAKA berupaya melakukan berbagai pemecahan masalah melalui langkah-langkah berikut: a. Mempercepat pengembangan perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian dengan cara membangun prototype atau model b. Sosialisasi perpustakaan model serta pemanfaatan database elektronis mendukung penelitian dan pengembangan pertanian c. Membuat rekomendasi kepada pengambil kebijakan untuk menyediakan infrastruktur perpustakaan berbasis TI di seluruh UK/UPT Badan Litbang Pertanian d. Menyelenggarakan pembinaan tenaga melalui peningkatan kapasitas sumberdaya manusia perpustakaan Pembangunan perpustakaan model sebagai percontohan dilaksanakan pada tahun 2006 di BPTP Jawa Tengah dan Biro Hukum dan Humas, Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian. Pada tahun 2007 pembangunan perpustakaan model dilanjutkan dilima lokasi BPTP yaitu di Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sulawesi Selatan, Kalimantan Selatan, dan Jawa Timur (Suryantini 2007). Pengembangan perpustakaan model menjadi perpustakaan berbasis TI dimulai tahun 2008 terhadap 50 perpustakaan UK/UPT. Pada tahun 2009 pengembangan perpustakaan berbasis TI telah dilaksanakan di 60 UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian (Maksum 2009). Implementasi perpustakaan berbasis TI di 60 UK/UPT meliputi instalasi hardware, instalasi jaringan internet dan intranet, pembuatan aplikasi buku tamu, pembuatan antarmuka perpustakaan, instalasi database, sosialisasi, pelatihan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI, serta pelatihan terhadap pengguna e-journal yang dilanggan Badan Litbang Pertanian. Agar pengelolaan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian tetap terbina, tertata dan dapat memberikan layanan informasi kepada pengguna secara
31
optimal sesuai dengan misi perpustakaan, pada tahun 2009 Badan Litbang Pertanian melalui PUSTAKA menerbitkan Modul Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan. Modul ini dibuat sebagai bahan rujukan pembinaan pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam upaya peningkatan kapasitas pengelolaan perpustakaan. Materi yang dikemas dalam modul ini terdiri atas 10 topik yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan perpustakaan berbasis TI, yaitu: manajemen perpustakaan modern, strategi pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan, pengembangan koleksi, katalogisasi, klasifikasi, pelayanan rujukan umum, layanan perpustakaan (OPAC dan sirkulasi), sistem otomasi perpustakaan, layanan multimedia dan jurnal online, serta digitasi dokumen. Modul ini merupakan penyempurnaan modul Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Untuk meningkatkan kerjasama antar perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian dalam upaya pemanfaatan bersama sumberdaya perpustakaan maupun meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan berbasis TI, sejak tahun 2009 telah dilaksanakan temu koordinasi pengembangan perpustakaan. Tujuan temu koordinasi ini adalah mendapatkan umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT terkait dengan pengembangan sistem informasi, tata kelola TI, serta permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian yang digunakan untuk perbaikan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.1.2. Sumberdaya TI Perpustakaan Badan Litbang Pertanian Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaaan berbasis TI tidak terlepas dari dukungan sumberdaya TI. Untuk mendapatkan gambaran dukungan sumberdaya TI yang ada saat ini dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian diperlukan identifikasi sumberdaya TI. Hasil yang diperoleh dari identifikasi sumberdaya TI di instansi adalah sebagai berikut.
4.1.2.1. Proses Bisnis Badan Litbang Pertanian selain memiliki proses bisnis utama sebagai lembaga pemerintah yang melaksanakan penelitian dan pengembangan dibidang
32
pertanian juga memiliki tugas untuk menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan. Salah satu unit kerja Badan Litbang Pertanian yang diberi mandat untuk menyebarluaskan informasi hasil penelitian tersebut adalah PUSTAKA. Namun demikian di setiap unit kerja juga terdapat perpustakaan. Hubungan antara unit kerja PUSTAKA dengan perpustakaan di setiap unit kerja adalah sebagai pembina. Perpustakaan di setiap unit kerja selain memberi layanan kepada pengguna internal peneliti dan litkayasa juga secara eksternal memberi layanan kepada pengguna umum. Database yang digunakan merupakan hasil kompilasi dari seluruh database penelitian yang ada di unit kerja sebagai katalog induk yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah. Kerjasama antara PUSTAKA dengan instansi terkait lainnya merupakan upaya untuk membangun koleksi bahan pustaka. Kerjasama dengan perguruan tinggi, lembaga pemerintah non departemen dan kementerian lainnya dilakukan dalam rangka pemanfaatan bersama informasi dan koleksi baik milik sendiri maupun koleksi jurnal online yang ada dalam database yang mereka langgan. PUSTAKA memiliki mandat sebagai National Node untuk database penelitian pertanian dari Food and Agriculture Organization (FAO). Informasi penelitian yang sedang berjalan (on-going research) yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian dikirim ke The International Information System for Agricultural Science and Technology (AGRIS) dan Current Agricultural Research Information System (CARIS). Sebagai timbal balik FAO mengirimkan CD-ROM yang berisi kompilasi informasi AGRIS dan CARIS dari berbagai negara anggota FAO .
4.1.2.2. Aplikasi Dalam menjalankan salah satu proses bisnisnya yaitu menyebarluaskan informasi hasil-hasil penelitian kepada pengguna melalui penyelenggaraan perpustakaan berbasis TI membutuhkan pemanfaatan aplikasi TI. Aplikasi perpustakaan yang ada terdiri dari: Katalog Sistem temu kembali bahan pustaka yang digunakan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sistem katalog online (OPAC). Sistem OPAC ini
33
dibangun dari beberapa sistem lebih kecil dan digolongkan berdasar bentuk materi dan kegunaanya yaitu : 1) Katalog Induk, merupakan katalog Induk koleksi Perpustakaan Lingkup Badan Litbang Pertanian. Katalog yang dikelola adalah Katalog Buku, Majalah, Informasi Teknologi Pertanian (IPTAN), AGRIS/CARIS dan Katalog Komoditas Pertanian (Gambar 4). 2) Indonesiana, memuat informasi bibilografis dari artikel pertanian yang berkaitan hasil penelitian dan pengkajian pertanian Indonesia yang mencakup semua subsektor dan komoditas Artikel-artikel tersebut bersumber dari publikasi terbitan instansi lingkup Kementerian Pertanian, Perguruan Tinggi maupun instansi lainnya yang terkait dengan bidang pertanian (Gambar 5). 3) Katalog Online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian (Gambar 6). Antarmuka aplikasi OPAC menggunakan platform web browser dengan melakukan proses transformasi terlebih dahulu terhadap data materi informasi/ perpustakaan hasil pengolahan agar sesuai dengan format yang berlaku. Aplikasi OPAC yang digunakan dibangun berbasis aplikasi open source IGLOO dari Diknas dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA. Permasalahan saat ini yang dihadapi aplikasi katalog online ini dapat dijabarkan sebagai berikut: 1) Fasilitas pencarian metadata yang disediakan masih belum dapat menelusur dari berbagai database yang ada sehingga pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. 2) Hasil yang diperoleh dari penelusuran masih terbatas hanya informasi detail record dari koleksi yang dimiliki sedangkan informasi ketersediaan koleksi tersebut secara elektronis belum ada. 3) Belum adanya fasilitas online fulltext sehingga pengguna harus datang langsung ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tersebut secara fulltext.
34
Gambar 4 Katalog Induk
Gambar 5 Indonesiana
Gambar 6 Katalog online UK/UPT
ISIS Olah ISIS Olah merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka. Aplikasi ini dibuat oleh United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) dan dikembangkan lebih lanjut oleh tim TI PUSTAKA. Pengguna ISIS olah ini adalah pustakawan dan pengelola perpustakaan. Aplikasi ini digunakan untuk mengolah materi perpustakaan menjadi database majalah, buku dan hasil penelitian pertanian lainnya. Sebagai National Node FAO untuk database penelitian pertanian Indonesia, struktur
35
database dalam ISIS yang digunakan oleh PUSTAKA mengacu kepada struktur yang digunakan oleh FAO yaitu: MFN, primary dan second subject category, nama penulis, judul artikel/buku dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, bahasa yang digunakan, note, nama jurnal, kata kunci, kata kunci ke 2, istilah lokal, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, komoditas, kode instansi, badan koorporasi, pengarang koorporasi, tahun publikasi, TRN, dan bibliografis. Database hasil pengolahan dengan ISIS ini selanjutnya digunakan oleh pengguna perpustakaan melalui aplikasi OPAC yang dapat diakses secara online melalui situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian maupun datang langsung ke perpustakaan UK/UPT terkait. Permasalahan saat ini yang dihadapi dalam penggunaan ISIS olah sebagai aplikasi pengolahan bahan pustaka dapat dijabarkan sebagai berikut: 1) Fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal diantaranya adalah fitur administrator. 2) Belum adanya fitur yang dapat digunakan untuk membuat link ke fulltext.
Situs Web Situs web digunakan dalam perpustakaan berbasis TI bertujuan untuk memberikan layanan terhadap pengguna dari mana saja dan kapan saja. Dengan situs web penelusuran koleksi pustaka dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Alamat URL untuk akses situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah http://digilib.litbang.deptan.go.id. Saat ini, layanan situs web yang diberikan masih terbatas pada katalog online yang terdiri dari: 1) katalog induk koleksi perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian; 2) Informasi hasil penelitian dan pengkajian pertanian di Indonesia, khusus untuk publikasi yang diterbitkan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian selain berupa data bibliografis juga dilengkapi link ke dokumen lengkap dalam format pdf; 3) Katalog online UK/UPT, berisi katalog yang dikelola UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang berisi informasi spesifik lokasi/komoditas sesuai dengan bidang penelitian/pengkajian masing-masing UK/UPT. Selain katalog online, dalam web ini memberikan informasi daftar jurnal elektronis yang dilanggan PUSTAKA serta link koleksi
36
yang dimiliki PUSTAKA yaitu pangkalan data Informasi Padi di Indonesia, koleksi brosur/leaflet Teknologi Pertanian Tepat Guna, dan kliping berita Inovasi Teknologi Pertanian di media cetak. Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Halaman depan situs web perpustakaan Badan Litbang Pertanian
Repository Badan Litbang Pertanian Saat ini tim TI PUSTAKA sedang membangun aplikasi repository Badan Litbang Pertanian. Repositroy ini nantinya akan digunakan sebagai database fulltext publikasi hasil-hasil penelitian yang telah dilakukan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian (Gambar 10). Alamat URL untuk akses repository Badan Litbang Pertanian adalah http://digilib.litbang.deptan.go.id/repository. Protokol yang digunakan aplikasi ini adalah OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting). Dalam protokol ini ada dua objek yang saling berinteraksi yaitu service provider (pengumpul data) dan data provider (penyedia data). PUSTAKA merupakan unit kerja yang bertanggungjawab mengoperasikan gateway pengumpul data. Sedangkan perpustakaan unit kerja lainnya bertugas sebagai penyedia data. Proses pengumpulan data oleh pengumpul data terhadap penyedia data dilakukan dalam interval waktu tertentu dan akan disimpan dalam server terpusat. Format metadata yang digunakan untuk pertukaran data tersebut menggunakan format standar metadata Dublin Core. Gateway pengumpul dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dan dirancang secara modular
37
sehingga memungkinan penambahan jenis protokol pertukaran data yang lain. Untuk menunjang pertukaran data antara pengumpul dan penyedia data digunakan arsitektur terpusat dimana semua data dari masing-masing perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dibaca oleh server pusat. Arsitektur pertukaran data repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 8.
Server Terpusat
Internet
Perpustakaan UK/UPT
Perpustakaan UK/UPT
Perpustakaan UK/UPT
Gambar 8 Arsitektur pertukaran data Repository Badan Litbang Pertanian
Saat ini gateway pengumpul menggunakan 12 jenis modul yang berbeda. Hal ini disebabkan karena masing-masing unit kerja menggunakan CMS yang berbeda-beda. Sembilan unit kerja menggunakan CMS Joomla dengan komponen yang digunakan adalah JoomDocs dan JoomJournal. Sedangkan tiga unit kerja yang lain menggunakan framework yang dibangun sendiri. Metadata yang akan dikumpulkan oleh gateway pengumpul terdiri atas: nama publikasi, no, vol, tahun, judul artikel, penulis 1 dan 2, kata kunci, abstrak, ISSN/ISBN, dan jurnal fulltext. Namun dalam pelaksanaan proses pengumpulan data dari UK/UPT masih mengalami kendala diantaranya adalah ada beberapa database yang tidak dapat diambil oleh gateway pengumpul. Hal ini disebabkan karena modul pengumpul tidak dapat mengakses database UK/UPT yang diberi password. Dengan adanya kendala tersebut, pengumpulan data dari UK/UPT dilakukan dengan dua jenis metode yaitu otomasi dengan gateway pengumpul dan secara manual dengan cara
38
mengentry data melalui modul manajemen yang terdapat dalam aplikasi ini. Halaman depan repository Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman depan Repository Badan Litbang Pertanian
4.1.2.3. Infrastruktur Perpustakaan berbasis TI dalam pengelolaannya membutuhkan sebuah infrastruktur yang baik. Infrastruktur tersebut terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer. Perangkat keras yang dimaksud adalah server, PC, scanner, printer, kamera digital, televisi, dan DVD/VCD player. Perangkat lunak yang dimaksud adalah perangkat lunak server, perangkat lunak pengelolaan database, perangkat lunak pengolahan bahan pustaka, dan perangkat lunak temu kembali informasi koleksi perpustakaan. Jaringan komputer yang dimaksud adalah media transmisi data baik lokal melalui jaringan LAN (Local Area Network) maupun antar unit perpustakaan melalui jaringan internet. Sejak awal pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian, infrastruktur merupakan salah satu masalah yang harus dipecahkan. Sampai dengan tahun 2011, perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 416 unit yang terdiri atas 37 unit server, 241 unit PC, 47 unit scanner, 64 unit printer, 11 unit kamera digital, 9 unit televisi, dan 7 unit DVD/VCD player yang semuanya tersebar di unit perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian (PUSTAKA 2011). Namun sarana yang sudah tersedia ini alokasinya belum tersebar secara sempurna, masih
39
ada unit perpustakaan yang belum memiliki salah satu atau lebih perangkat keras yang dibutuhkan. Secara rinci perangkat keras yang tersedia untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang dijabarkan dalam Tabel 7. Tabel 7
Inventarisasi perangkat keras yang tersedia di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian sampai dengan tahun 2011 JUMLAH PERANGKAT KERAS
No
UNIT KERJA
SERVER
PC
SCANNER
PRINTER
COMPUTER
CAMERA
TELEVISI
DVD/VCD
DIGITAL
UNIT
PLAYER
1
SEKRETARIAT BADAN
1
2
1
1
1
0
1
2
PUSLITBANGTAN
0
4
0
1
0
0
0
3
PUSLITBANGHORT
0
4
0
1
0
0
0
4
PUSLITBANGBUN
0
5
1
2
1
1
0
5
PUSLITBANGNAK
0
4
1
1
0
0
0
6
PSEKP
1
5
0
1
0
0
0
7
BB MEKTAN
1
7
0
2
0
0
0
8
BB BIOGEN
1
5
1
1
0
0
0
9
BBSDLP/BALITTANAH
0
2
0
0
0
0
0
10
BB PASCAPANEN
1
2
1
1
1
0
1
11
BB PADI
0
3
1
1
0
0
0
12
BB VETERINER
1
7
1
1
0
0
0
13
BBP2TP
0
3
1
1
0
0
0
14
BALITKABI
1
5
1
1
0
0
0
15
BALIT SEREAL
1
5
1
2
0
0
0
16
BALITSA
0
5
1
1
0
0
0
17
BALITBU
0
5
0
1
0
0
0
18
BALITHI
0
4
1
1
0
1
0
19
BALITJESTRO
1
3
1
1
0
0
0
20
BALITTRO
0
5
1
1
0
0
0
21
BALITTAS
0
2
0
0
0
0
0
22
BALITTRI
1
5
1
0
0
0
0
23
BALITNAK
1
6
1
1
0
0
0
24
BALITTRA
1
4
1
1
0
0
0
25
BALITKLIMAT
0
2
1
1
0
0
0
26
BALINGTAN
1
5
1
1
0
0
0
27
BALITKA
1
5
1
1
1
0
0
28
LOLIT TUNGGRO
0
2
1
1
1
0
0
29
1
3
1
1
1
0
0
1
2
1
1
0
0
0
31
LOLIT SAPI POTONG LOLIT KAMBING POTONG BPTP SUMUT
1
2
1
1
0
0
0
32
BPTP NAD
1
5
1
1
1
1
0
33
BPTP SUMBAR
1
5
0
1
0
0
0
34
BPTP LAMPUNG
0
4
0
0
0
0
0
35
BPTP SUMSEL
1
5
1
1
0
0
0
36
BPTP JAMBI
1
4
1
3
0
0
0
37
BPTP BANTEN
1
2
1
1
0
0
0
38
BPTP JAKARTA
1
4
1
1
0
1
0
39
BPTP JAWA BARAT
0
4
1
1
0
0
0
40
BPTP JAWA TENGAH
1
6
1
1
0
0
0
41
BPTP DIY
0
6
1
1
1
0
1
30
40
42
BPTP JAWA TIMUR
1
8
1
2
0
1
1
43
BPTP KALSEL
0
7
1
1
0
1
1
44
BPTP KALTENG
1
5
1
1
0
0
0
45
BPTP KALBAR
1
4
1
2
0
0
0
46
BPTP NTT
0
3
1
3
0
1
1
47
BPTP BALI
1
1
0
0
0
0
0
48
BPTP SULSEL
1
5
1
1
0
1
0
49
BPTP SULTENG
1
3
1
1
0
0
0
50
BPTP SULUT
1
5
1
1
1
0
0
51
BPTP MALUKU
1
3
0
1
0
1
1
52
BPTP BABEL
1
3
1
1
0
0
0
53
BPTP BENGKULU
1
3
1
1
0
0
0
54
BPTP RIAU
1
5
2
2
0
0
0
55
BPTP GORONTALO
1
3
1
1
1
0
0
56
BPTP PAPUA
0
3
1
1
1
0
0
57
BPTP PAPUA BARAT
1
1
0
1
0
0
0
58
LRPI
0
3
0
1
0
0
0
59
PPKS
0
3
1
1
0
0
0
60
BALIT KARET
0
1
0
0
0
0
0
61
BALIT SEMBAWA
0
2
0
0
0
0
0
62
P3GULA INDONESIA
0
1
0
0
0
0
0
63
PUSLIT KOPI KAKAO
0
1
0
0
0
0
0
37
241
47
64
11
9
7
Sumber: PUSTAKA, 2011 Sesuai dengan rencana strategis pengembangan perpustakaan berbasis TI yang dibuat oleh Badan Litbang Pertanian, untuk meningkatkan kinerja perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian diperlukan tambahan perangkat keras sebanyak 296 unit yang terdiri atas 26 unit server, 85 unit PC, 17 unit scanner, 8 unit printer, 52 unit kamera digital, 54 unit televisi, dan 54 unit DVD/VCD player. Alokasi tambahan perangkat keras ini harus disebar secara sempurna kepada perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian yang membutuhkan. Secara terinci sebaran perangkat keras yang dibutuhkan oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dijabarkan pada Tabel 8 berikut. Tabel 8
Tambahan perangkat keras untuk perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian TAMBAHAN PERANGKAT KERAS
No
UNIT KERJA
SERVER
1
SEKRETARIAT BADAN
0
2
PUSLITBANGTAN
3 4
PC
SCANNER
PRINTER
CAMERA
TELEVISI
DVD/VCD
3
0
0
DIGITAL
UNIT
PLAYER
0
1
1
1
1
1
0
1
1
1
PUSLITBANGHORT
1
1
PUSLITBANGBUN
1
0
1
0
1
1
1
0
0
0
0
0
5
PUSLITBANGNAK
1
6
PSEKP
0
1
0
0
1
1
1
0
1
0
1
1
1
COMPUTER
41
7
BB MEKTAN
0
0
1
-1
1
1
8
BB BIOGEN
0
0
0
0
1
1
1
9
BBSDLP/BALITTANAH
1
3
1
1
1
1
1
10
BB PASCAPANEN
0
3
0
0
0
1
1
11
BB PADI
1
2
0
0
1
1
1
12
BB VETERINER
0
0
0
0
1
1
1
13
BBP2TP
1
2
0
0
1
1
1
14
BALITKABI
0
0
0
0
1
1
1
15
BALIT SEREAL
0
0
0
0
1
1
1
16
BALITSA
1
0
0
0
1
1
1
17
BALITBU
1
0
1
0
1
1
1
18
BALITHI
1
1
0
0
1
0
0
19
BALITJESTRO
0
2
0
0
1
1
1
20
BALITTRO
1
0
0
0
1
1
1
21
BALITTAS
1
3
1
1
1
1
1
22
BALITTRI
0
0
0
1
1
1
1
23
BALITNAK
0
0
0
0
1
1
1
24
BALITTRA
0
1
0
0
1
1
1
25
BALITKLIMAT
1
3
0
0
1
1
1
26
BALINGTAN
0
0
0
0
1
1
1
27
BALITKA
0
0
0
0
0
1
1
28
LOLIT TUNGGRO
1
3
0
0
0
1
1
29
0
2
0
0
0
1
1
0
3
0
0
1
1
1
31
LOLIT SAPI POTONG LOLIT KAMBING POTONG BPTP SUMUT
0
3
0
0
1
1
1
32
BPTP NAD
0
0
0
0
0
0
0
33
BPTP SUMBAR
0
0
1
0
1
1
1
34
BPTP LAMPUNG
1
1
1
1
1
1
1
35
BPTP SUMSEL
0
0
0
0
1
1
1
36
BPTP JAMBI
0
1
0
0
1
1
1
37
BPTP BANTEN
0
3
0
0
1
1
1
38
BPTP JAKARTA
0
1
0
0
1
0
0
39
BPTP JAWA BARAT
1
1
0
0
1
1
1
40
BPTP JAWA TENGAH
0
0
0
0
1
1
1
41
BPTP DIY
1
-1
0
0
0
1
1
42
BPTP JAWA TIMUR
0
0
0
0
1
0
0
43
BPTP KALSEL
1
0
0
0
1
0
0
44
BPTP KALTENG
0
0
0
0
1
1
1
45
BPTP KALBAR
0
1
0
0
1
1
1
46
BPTP NTT
1
2
0
0
1
0
0
47
BPTP BALI
0
4
1
1
1
1
1
48
BPTP SULSEL
0
0
0
0
1
0
0
49
BPTP SULTENG
0
2
0
0
1
1
1
50
BPTP SULUT
0
0
0
0
0
1
1
51
BPTP MALUKU
0
2
1
0
1
0
0
52
BPTP BABEL
0
2
0
0
1
1
1
53
BPTP BENGKULU
0
2
0
0
1
1
1
54
BPTP RIAU
0
0
0
0
1
1
1
55
BPTP GORONTALO
0
2
0
0
0
1
1
56
BPTP PAPUA
1
2
0
0
0
1
1
57
BPTP PAPUA BARAT
0
4
1
0
1
1
1
58
LRPI
1
2
1
0
1
1
1
59
PPKS
1
2
0
0
1
1
1
30
1
42
60
BALIT KARET
1
4
1
1
1
1
1
61
BALIT SEMBAWA
1
3
1
1
1
1
1
62
P3GULA INDONESIA
1
4
1
1
1
1
1
63
PUSLIT KOPI KAKAO
1
4
1
1
1
1
1
26
85
17
8
52
54
54
Perpustakaan
UK/UPT
Badan
Litbang
Pertanian
dalam
melayani
permintaan pengguna menggunakan dua jenis server yaitu server perpustakaan unit kerja dan server utama yang terdapat di PUSTAKA. Server perpustakaan unit kerja digunakan untuk melayani permintaan pengguna internal melalui intranet. Sedangkan server utama digunakan untuk melayani pengguna melalui internet. Namun karena keterbatasan server yang dimiliki oleh perpustakaan menyebabkan ada beberapa UK/UPT belum memiliki server lokal.
Sistem operasi yang
digunakan untuk server lokal perpustakaan yang dikelola oleh UK/UPT sebagian besar menggunakan Microsoft Windows Server 2003, namun ada beberapa server lokal yang menggunakan sistem operasi lain berbasis Linux diantaranya adalah: 1) server lokal yang dikelola oleh PUSTAKA menggunakan sistem operasi CentOS; 2) server lokal yang dikelola oleh Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen Pertanian, dan Balitjestro menggunakan Ubuntu Server; dan 3) server lokal yang dikelola oleh Lolit Sapi Potong menggunakan Fedora. Konfigurasi server utama yang digunakan untuk melayani permintaan pengguna melalui situs web yang dihosting di PUSTAKA adalah dua buah server dengan perangkat lunak yang tertanam dalam mesin tersebut adalah CentOS Linux dengan aplikasi web server LAMP (Linux Apache, MySQL, dan PHP). Situs web digunakan untuk memperkenalkan sekaligus melayani pengguna layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Perangkat lunak yang tertanam dalam PC yang digunakan untuk pengolahan bahan pustaka adalah aplikasi WINISIS. Sedangkan perangkat lunak yang digunakan untuk temu kembali informasi adalah aplikasi open source IGLOO yang sudah dimodifikasi. Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian memiliki dua buah Metropolitan Area Network (MAN) yaitu Jakarta dan Bogor. Uplink internet MAN Jakarta berasal dari Sekretariat Badan Litbang Pertanian dengan host Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Puslitbang Hortikultura, dan BPTP DKI Jakarta. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik CBN. Sedangkan uplink MAN Bogor berasal dari PUSTAKA dengan host
43
Cimanggu Cyber yang terdiri dari unit kerja Badan Litbang Pertanian di daerah Cimanggu dan 2 unit kerja di luar kompleks penelitian Cimanggu yaitu Puslitbang Peternakan dan PSE-KP. Media transmisi yang digunakan adalah infrastruktur jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan MAN Jakarta maupun Bogor tidak hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan perpustakaan namun sharing koneksi dengan web server, email server, DNS server, maupun PC yang terhubung ke jaringan internet. Untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya layanan yang diberikan akibat traffic yang besar pada saat waktu sibuk, Sekretariat Badan Litbang Pertanian menyediakan bandwidth sebesar 4 Mbps melalui jaringan publik CBN. Sedangkan untuk menjaga kualitas dan mencegah terhentinya layanan yang diberikan oleh MAN Bogor yang memiliki titik akses yang cukup banyak, PUSTAKA menyediakan bandwidth sebesar 10 Mbps melalui jaringan publik Indosat. Infrastruktur jaringan yang digunakan oleh UPT yang tersebar diseluruh propinsi di Indonesia adalah infrastruktur jaringan publik Telkom Speedy dengan rata-rata penyediaan bandwidth sebesar 64 Kbps. Namun ada tiga UPT yang menyediakan bandwidth yang lebih besar yaitu Balittra dan Balitsa sebesar 128 Kbps, serta Balittas sebesar 384 Kbps.
Untuk Topologi
infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Gambar 10. Perpustakaan
UK/UPT
dalam
memberikan
layanan
perpustakaan
menggunakan akses LAN yang dikelola oleh masing-masing UK/UPT. Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT menggunakan topologi star dimana semua komunikasi ditangani langsung dan dikelola oleh host berupa Switch hub. Topologi ini dipilih karena memiliki kelebihan dalam pengelolaan komunikasi data pada jaringan yang padat dimana bila ada salah satu komputer atau perangkat yang mengalami kerusakan maka tidak akan mempengaruhi komunikasi yang lainnya. Selain itu topologi star ini memiliki cost yang rendah dan instalasi yang mudah Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT dapat dilihat pada Gambar 11.
44
Gambar 10 Topologi infrastruktur jaringan Badan Litbang Pertanian
Gambar 11 Topologi infrastruktur jaringan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian
45
4.1.2.4. Organisasi dan Manajemen Struktur organisasi unit perpustakaan dan unit TI di Unit Kerja eselon II (Pusat Penelitian dan Pengembangan/Balai Besar) Badan Litbang Pertanian saat ini berada dibawah Seksi Pendayagunaan Hasil Penelitian, di Unit Pelaksana Teknis (Balai Penelitian) berada dibawah Seksi Jasa Penelitian, sedangkan di Unit Pelaksana Teknis (Balai Pengkajian) dibawah Seksi Kerjasama dan Pelayanan Pengkajian, dengan level eselon IV. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit perpustakaan, kepala UK/UPT menetapkan penanggung jawab/koordinator perpustakaan yaitu seseorang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berlangsung di perpustakaan, namun tanpa mendelegasikan alokasi pekerjaan secara formal dan tertulis. Penanggung jawab/koordinator perpustakaan ini berada dibawah dan bertanggungjawab kepada unit eselon IV. Pada aspek manajerial memiliki
pengorganisasian, kewenangan
kompetensinya
sebagai
penanggung
untuk
jawab/koordinator
mengorganisasi
pustakawan
pekerjaan
profesional
perpustakaan
sesuai
dengan
khususnya
dalam
mengembangkan program perpustakaan Badan Litbang Pertanian. Namun untuk perencanaan anggaran pengadaan koleksi dan pembelian alat yang dibutuhkan perpustakaan maupun pemberian penilaian DP3 pustakawan yang disupervisi oleh penanggungjawab/ koordinator perpustakaan adalah kewenangan kepala unit eselon IV terkait. Penanggungjawab/koordinator perpustakaan hanya diminta memberikan daftar kebutuhan.
Dengan kewenangan yang terbatas itu
menyebabkan tidak cukup memberi ruang bagi penanggungjawab/koordinator perpustakaan untuk menerapkan prinsip manajemen dalam pekerjaannya. Unit perpustakaan di PUSTAKA terefleksi dalam Bidang Perpustakaan dengan level eselon III. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, Bidang Perpustakaan ini dibantu oleh dua Sub Bidang dengan tugasnya masing-masing yaitu: 1) Sub Bidang Pengelolaan Sumberdaya Perpustakaan yang memiliki tugas untuk mengelola sumberdaya perpustakaan dari pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, sampai dengan perawatan koleksi; dan 2) Sub Bidang Pelayanan Perpustakaan, merupakan front end dari layanan perpustakaan. Pembagian tugas di Bidang Perpustakaan sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan kompetensi sumberdaya manusia perpustakaan yang tersedia. Unit TI di PUSTAKA terefleksi
46
dalam Sub Bidang Tata Kelola Teknologi Informasi dan Promosi IPTEK dengan level eselon IV. Dalam hal ini unit TI merupakan unit TI yang sesungguhnya dan mengemban tugas-tugas TI untuk menggerakkan seluruh proses bisnis yang ada. Pembagian tugas-tugas TI seperti database admin, network admin, programmer, system analyst dan sebagainya sudah dilakukan dengan baik.
4.1.2.5. Sumberdaya Manusia Agar pelaksanaan tugas perpustakaan dapat berjalan secara optimal, perpustakaan wajib memiliki sumberdaya manusia yang proporsional sesuai dengan volume kerja perpustakaan. Sumberdaya manusia perpustakaan ini terdiri atas tenaga profesional, tenaga semi profesional, dan tenaga non profesional perpustakaan. Sampai dengan tahun 2011, UK/UPT Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya manusia pengelola perpustakaan sebanyak 162 orang dengan rata-rata 3 orang per unit kerja dengan kisaran tertinggi sebanyak 6 orang di BB Veteriner. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang. Oleh karena itu masih dibutuhkan tambahan SDM sebanyak 154 orang untuk seluruh UK/UPT. Namun jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan tidak secara langsung mencirikan berkembang tidaknya suatu perpustakaan, karena dari data yang diperoleh ada perpustakaan yang berkembang dengan baik walaupun hanya ditangani oleh satu orang pengelola. Secara rinci kondisi saat ini dan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan untuk setiap UK/UPT dijabarkan dalam Tabel 9.
Dari 162 orang tenaga pengelola
perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian tersebut tidak ada seorangpun yang menggunakan seluruh waktu yang dimilikinya untuk melaksanakan
pekerjaan
sesuai
dengan
tupoksinya
sebagai
pengelola
perpustakaan. Waktu efektif yang digunakan oleh pengelola perpustakaan untuk melakukan pekerjaan sesuai tupoksinya rata-rata hanya 89%, sedangkan sisa waktu sebesar 11% digunakan untuk melakukan pekerjaan diluar tupoksinya. Hal ini terkait dengan kebijakan di masing-masing UK/UPT yang melibatkan pengelola perpustakaan pada kegiatan non perpustakaan terutama bagi petugas yang belum menjadi pejabat fungsional pustakawan.
47
Tabel 9
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
Kondisi saat ini dan tambahan kebutuhan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT UNIT KERJA
SEKRETARIAT BADAN PUSLITBANGTAN PUSLITBANGHORT PUSLITBANGBUN PUSLITBANGNAK PSEKP BB MEKTAN BB BIOGEN BBSDLP/BALITTANAH BB PASCAPANEN BB PADI BB VETERINER BBP2TP BALITKABI BALIT SEREAL BALITSA BALITBU BALITHI BALITJESTRO BALITTRO BALITTAS BALITTRI BALITNAK BALITTRA BALITKLIMAT BALINGTAN BALITKA LOLIT TUNGGRO LOLIT SAPI POTONG LOLIT KAMBING POTONG BPTP SUMUT BPTP NAD BPTP SUMBAR BPTP LAMPUNG BPTP SUMSEL BPTP JAMBI BPTP BANTEN BPTP JAKARTA BPTP JAWA BARAT BPTP JAWA TENGAH BPTP DIY BPTP JAWA TIMUR BPTP KALSEL BPTP KALTENG BPTP KALBAR BPTP NTT BPTP BALI BPTP SULSEL
SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA PERPUSTAKAAN TAMBAHAN YANG KONDISI SAAT INI DIPERLUKAN 1 4 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 1 4 3 2 4 1 1 4 3 2 6 0 4 1 3 2 4 1 2 3 2 3 4 1 1 4 4 1 2 3 3 2 5 0 5 0 3 2 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 3 2 1 4 4 1 2 3 2 3 1 4 1 4 2 3 2 3 5 0 4 1 3 2 3 2 2 3 3 2 4 1 3 2 2 3
48
49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63
BPTP SULTENG BPTP SULUT BPTP MALUKU BPTP BABEL BPTP BENGKULU BPTP RIAU BPTP GORONTALO BPTP PAPUA BPTP PAPUA BARAT LRPI PPKS BALIT KARET BALIT SEMBAWA P3GULA INDONESIA PUSLIT KOPI KAKAO
1 2 3 1 2 3 1 2 2 1 2 1 2 1 4 162
4 3 2 4 3 2 4 3 3 4 3 4 3 4 1 154
Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah sebanyak 112 orang. Namun dalam pelaksanaannya ada 17 orang pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi di bidang TI sehingga dilibatkan dalam pengelolaan TI UK/UPT. Sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT tersebut berasal dari Puslitbang Tanaman Pangan, BB Pascapanen, Balitklimat, Balingtan, Balittas, Balitkabi, BPATP, BPTP Sumbar, BPTP Sulut, BPTP NTT, BPTP Jakarta, BPTP Jogjakarta, BPTP Papua, BPTP Babel, Lolit Sapi Potong, Lolit Kambing Potong, dan Lolit Penyakit Tungro. Secara rinci kondisi sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dijabarkan dalam Tabel 10. Tabel 10 Sumberdaya manusia pengelola TI UK/UPT Badan Litbang Pertanian NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
UNIT KERJA BPATP BALITBU BALITKLIMAT PUSLITBANGNAK BBSDLP BALITTRI BALITKABI BALITSA BBALITVET PSEKP BBP MEKTAN BALITTRA BB PASCAPANEN BALITTRO
SUMBERDAYA MANUSIA PENGELOLA TI 3 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2
49
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64
BALINGTAN BALITTAS PUSLITBANGTAN BALITSA BALITJESTRO BALITKA PUSLITBANGHORTI PUSLITBANGBUN BALITTANAH BALITNAK BB2TP BALITSEREAL BB PADI BB Biogen BPTP NAD BPTP NAD BPTP Sumatera Utara BPTP Sumatera Barat BPTP Jambi BPTP Riau BPTP Sumatera Selatan BPTP Bengkulu BPTP Lampung BPTP Bangka Belitung BPTP Banten BPTP DKI BPTP Jawa Barat BPTP DI. Yogyakarta BPTP Jawa Tengah BPTP Jawa Timur BPTP Bali BPTP NTB BPTP NTT BPTP Kalimantan Tengah BPTP Kalimantan Barat BPTP Kalimantan Timur BPTP Kalimantan Selatan BPTP Sulawesi Utara BPTP Sulawesi Selatan BPTP Sulawesi Tenggara BPTP Sulawesi Tengah BPTP Gorontalo BPTP Maluku BPTP Maluku Utara BPTP Papua BPTP Papua Barat Satker Sulawesi Barat Loka Penelitian Penyakit Tungro Loka Penelitian Sapi Potong Loka Penelitian Kambing Potong
2 2 2 2 2 1 2 2 3 2 2 2 2 2 0 2 1 2 2 2 1 2 1 2 3 2 2 2 2 2 0 2 1 2 1 2 1 2 2 1 1 1 1 1 3 0 2 2 3 1 112
50
Sumberdaya
manusia
pengelola
perpustakaan
yang
dimiliki
oleh
PUSTAKA adalah sebanyak 35 orang, sedangkan sumberdaya manusia pengelola TI adalah sebanyak 5 orang. Tenaga pengelola perpustakaan maupun pengelola TI yang dimiliki oleh PUSTAKA tersebut secara keseluruhan menggunakan waktu yang dimilikinya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tupoksinya.
4.1.2.6. Data Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak, offline, dan database. Sampai dengan tahun 2011, koleksi cetak yang dimiliki adalah sebanyak 166.528 yang terdiri atas buku sebanyak 109.902, majalah sebanyak 50.068, dan SK sebanyak 6.558. Koleksi offline yang dimiliki adalah sebanyak 2.327. Koleksi database yang dimiliki adalah sebanyak 143.664 yang terdiri atas database buku sebanyak 50.070, database majalah sebanyak 13.126, database IPTAN sebanyak 77.335, dan database lainnya sebanyak 3.134. Secara rinci koleksi perpustakaan dijabarkan pada Tabel 11. Tabel 11 Koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
UNIT KERJA SEKRETARIAT BADAN PUSLITBANGTAN PUSLITBANGHORT PUSLITBANGBUN PUSLITBANGNAK PSEKP BB MEKTAN BB BIOGEN BBSDLP/BALITTANAH BB PASCAPANEN BB PADI BB VETERINER BBP2TP LRPI BALIT SEREAL BALITSA BALITBU BALITHI BALITJESTRO BALITTRO BALITTAS BALITKABI BALITTRI BALITNAK
CETAK BUKU MJL 0 0 11000 19000 340 344 2.400 248 400 100 5892 2947 1900 250 3596 1345 137 24 500 40 4908 953 12439 864 1343 1134 1700 62 777 98 500 33 2050 203 200 10 678 12 16537 1498 1725 202 6634 388 582 3648 5062 300
SK 0 2 0 3 0 0 0 2 2 ada 5756 0 1 3 3 4 0 2 2 2 2 0 4 2
KOLEKSI PERPUSTAKAAN OFF-LINE DATABASE CDR VC/DV AVA BUKU MJL IPTAN PTTAN KPTAN FOTO EJR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1900 0 0 0 0 8 0 0 340 0 0 0 0 0 0 29 0 0 1800 0 2000 0 0 0 0 20 1 1 0 0 500 15 0 0 0 20 0 0 5892 3641 2947 0 0 0 0 90 0 0 1900 0 0 0 0 0 0 15 0 0 2129 0 2095 0 0 0 0 7 0 0 112 0 300 0 0 0 0 0 ada ada ada ada ada ada 0 0 0 34 0 0 6145 953 20244 0 0 0 100 39 0 57 2723 1070 1338 953 0 0 0 3 3 13 1343 3626 2700 0 0 0 0 0 0 0 14000 0 200 0 0 0 0 0 0 0 820 0 0 0 0 0 0 10 1 0 30 178 2828 3 0 0 0 0 0 0 473 0 39 56 15 0 5 17 1 0 53 0 0 0 0 0 0 0 0 0 705 49 314 0 0 0 807 10 0 0 2522 0 14810 0 0 0 0 0 0 3 1752 306 1877 0 0 0 0 0 0 0 3284 388 13238 0 0 0 0 0 0 0 582 235 3648 0 0 0 0 10 25 0 0 0 0 0 0 0 0
51
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
BALITTRA BALITKLIMAT BALINGTAN BALITKA LOLIT TUNGGRO LOLIT SAPI POTONG LOLIT KAMBING POTONG PPKS BPTP SUMUT BPTP NAD BPTP SUMBAR BPTP LAMPUNG BPTP SUMSEL BPTP JAMBI BPTP BANTEN BPTP JAKARTA BPTP JAWA BARAT BPTP JAWA TENGAH BPTP DIY BPTP JAWA TIMUR BPTP KALSEL BPTP KALTENG BPTP KALBAR BPTP NTT BPTP BALI BPTP SULSEL BPTP SULTENG BPTP SULUT BPTP MALUKU BPTP BABEL BPTP BENGKULU BPTP RIAU BPTP GORONTALO BPTP PAPUA BPTP PAPUA BARAT
3620 230 1212 903 80 1036 2931 9646 2,042 2,354 1,500 0 870 2,621 858 2,000 1,814 3,100 2,468 5,884 2,753 380 675 1,395 1,500 2,817 1,800
815 453 377 5171 22 1023 265 197 5,368 234 150 0 575 60 577 250 148 102 96 568 228 40 569 413 33 3,636 400
3 1 2 1 1 2 5 8 4 2 3 0 85 3 12 0 0 32 2 0 1 0 0 3 2 20 1
0 3 0 0 6 3 0 14 1 0 2 0 0 28 33 14 10 3 0 0 22 10 78 0 0 17 28
0 0 0 0 2 0 5 0 1 0 4 0 50 0 9 6 20 83 0 37 16 5 0 13 13 0 0
0 0 0 0 0 310 150 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 337 0 0 0 1 0 331 0
213 350 2680 2204 465 200 15
2260 74 200 751 250 45 10
150 10 375 40 0 0 0
55 0 0 0 80 50 2
0 0 0 0 0 0 2
0 0 0 53 0 0 0
120 0 230 453 717 230 0 840 0 0 77 35 0 0 9646 0 1735 2,600 0 0 853 0 0 0 150 0 1,330 0 319 235 250 190 1,004 235 3,100 87 812 0 84 0 3 0 2,559 1,260 1 0 105 235 280 0 2,817 20 607 24 0 0 1057 2,204 137 269 0
0 0 0 38 0 54 0
1377 86 379 0 0 4 0 574 781 0 32 17 50 346 200 4 557 283 607 10,339 50 0 0 72 0 3,363 19
0 0 0 0 0 3 0 0 32 0 0 0 5 237 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 32
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 116 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23 0 0 0
0 0 0 0 0 310 0 0 0 0 0 0 250 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 58 0 2 0
0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 8 0 12 82 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 149 756 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
MJL: Majalah, SK: Surat Keputusan, AVA: Audio Visual Aids, IPTAN: Informasi Pertanian , PTTAN: Paket Teknologi Pertanian , KPTAN: Komponen Teknologi Pertanian , EJR: Elektronik Jurnal
Koleksi perpustakaan ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Secara rinci diagram alir perolehan koleksi perpustakaan dijabarkan dalam Gambar 12.
52
Gambar 12 Aliran koleksi perpustakaan Badan Litbang Pertanian (Budiarto 2010)
4.1.2.7. Anggaran Badan Litbang Pertanian sebagai instansi pemerintah, dalam memperoleh anggaran untuk pembiayaan kegiatan dilakukan melalui APBN, loan/pinjaman luar negeri, maupun kerjasama dengan pihak lain. Anggaran yang diperoleh tersebut sebagian besar digunakan oleh UK/UPT untuk gaji pegawai dan biaya kegiatan penelitian dibidang pertanian sesuai dengan mandat yang dimiliki oleh Badan Litbang Pertanian. Sehingga unit perpustakaan UK/UPT seringkali tidak mendapatkan alokasi anggaran yang dibutuhkannya. Namun dengan adanya peralihan sistem pengelolaan informasi secara konvensional ke elektronis berbasis TI yang dilakukan oleh PUSTAKA sesuai dengan hasil kajian Grand Design Perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI telah mampu meningkatkan perpustakaan sebagai unit penunjang kegiatan penelitian dan pengembangan di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta adanya perhatian pimpinan dalam bentuk alokasi anggaran untuk pengembangan perpustakaan setiap tahunnya. Hal ini memberikan peluang bagi perpustakaan UK/UPT untuk dapat meningkatkan infrastruktur dan sumberdaya manusia di perpustakaan. Dalam pengembangan perpustakaan berbasis TI, anggaran merupakan hal yang cukup penting karena dibutuhkan anggaran yang cukup besar untuk investasi peralatan TI, operasional
53
kegiatan perpustakaan, maupun untuk pengadaan bahan pustaka. Namun karena ketersediaan dan kebutuhan anggaran untuk setiap UK/UPT bervariasi menyebabkan alokasi anggaran yang diberikan untuk perpustakaan cukup bervariasi dari yang terendah sebesar Rp 14.000.000 sampai dengan yang tertinggi sebesar Rp 115.000.000 per tahun.
4.2. Analisis Pengendalian TI Berdasarkan misi pembangunan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu
untuk
memberdayakan
peran
perpustakaan
sebagai
media
untuk
mendiseminasikan hasil-hasil penelitian kepada pengguna yang terdiri dari peneliti, perekayasa, dan penyuluh pertanian dengan berbagai bidang keilmuan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan khususnya penelitian pertanian, bidang kompetensi yang harus dimiliki perpustakaan adalah memastikan kepuasan UK/UPT akan layanan-layanan yang diberikan dan kinerjanya maupun memastikan layanan-layanan tersedia saat dibutuhkan UK/UPT. Analisis pengendalian TI diperoleh dari hasil wawancara maupun hasil observasi selama penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut.
4.2.1. Plan and organise (PO) Untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian bisnis penyelenggaraan perpustakaan Badan Litbang Pertanian yaitu pelayanan prima, proses plan and organise membutuhkan strategi taktis yang dapat menentukan arah kebijakan dalam pemanfaatan dan pengelolaan TI.
4.2.1.1. Define a Strategic IT Plan Pendefinisian terhadap perencanaan strategis TI yang dibutuhkan dalam pembangunan dan pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian telah dilakukan dengan cara menyusun grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Untuk melengkapi dokumen tersebut telah disusun modul pembinaan pengelolaan perpustakaan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
54
4.2.1.2. Define the Information Architecture Pendefinisian terhadap arsitektur informasi dilakukan dengan mengadaptasi arsitektur sebelumnya yang sudah dibangun dan berjalan dalam pelaksanaan layanan perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Setiap perpustakaan di UK/UPT melayani pengguna internal yaitu peneliti, penyuluh, dan perekayasa maupun pengguna eksternal yaitu masyarakat umum. Database di setiap perpustakaan UK/UPT merupakan bagian dari katalog induk yang dikelola oleh PUSTAKA yang terdiri dari materi perpustakaan berupa katalog induk buku dan katalog induk majalah.
4.2.1.3. Determine Technology Direction Perpustakaan UK/UPT sudah lama berusaha menerapkan teknologi informasi untuk mengelola sistem perpustakaan sehari-hari. Mulai dari sistem pengembangan koleksi, pengolahan, sampai layanan kepada pengguna sudah dicoba untuk dilakukan. Dalam menerapkan teknologi informasi, perpustakaan yang dikelola UK/UPT Badan Litbang Pertanian saat ini menggunakan aplikasi free closed source software maupun free open source software untuk pengelolaan sistem otomasi perpustakaannya. Namun kemajuannya tidak merata di seluruh perpustakaan UK/UPT. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kapasitas sumberdaya manusia pengelola perpustakaan dalam penerapan teknologi informasi untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Untuk mengatasi keterbatasan ini, PUSTAKA setiap tahun telah mengadakan pelatihan bagi pengelola perpustakaan UK/UPT dalam pemanfaatan teknologi informasi.
4.2.1.4. Define the IT Processes, Organisation and Relationships Pendefinisian proses TI, organisasi, dan hubungannya sebagian besar sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian. Salah satunya adalah adanya pembagian tugas antara fungsi TI yang memiliki tugas menyediakan TI dan bagian lainnya yang memiliki tugas untuk mengelola koleksi perpustakaan.
55
4.2.1.5. Manage the IT Investment Sejak dibangunnya perpustakaan Badan Litbang Pertanian, investasi TI merupakan salah satu kebutuhan perpustakaan yang membutuhkan anggaran yang cukup besar. Investasi yang telah dilakukan diantaranya adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan koleksi e-journal yang dilanggan. Walaupun dalam pelaksanaannya investasi tersebut masih jauh dari kebutuhan ideal yang disusun dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian Berbasis TI. Namun Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait telah berusaha memperbaiki kondisi yang ada dengan cara menyediakan anggaran yang sesuai untuk pengadaan alat-alat TI yang dibutuhkan maupun menambah jumlah e-journal yang dilanggan.
4.2.1.6. Communicate Management Aims and Direction Untuk mendapatkan keselarasan antara keinginan pihak manajemen dan kebutuhan pengelola perpustakaan dibutuhkan komunikasi yang terus menerus. Sampai saat ini PUSTAKA telah cukup intens menjembatani komunikasi antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan. Dampak yang ditimbulkan dari keselarasan antara pihak manajemen dengan pengelola perpustakaan salah satunya adalah adanya perhatian pimpinan ke perpustakaan di UK/UPT dalam bentuk alokasi dana untuk pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian setiap tahunnya yang memberikan peluang bagi pustakawan untuk meningkatkan fasilitas dan kemampuan kapasitas komputer dan alat terkait lainnya di perpustakaan.
4.2.1.7. Manage IT Human Resources UK/UPT sudah memiliki pembagian tugas yang jelas terhadap sumberdaya manusia yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan yaitu sumberdaya yang bertanggungjawab mengolah dan mengelola koleksi perpustakaan maupun sumberdaya yang bertanggungjawab mengelola TI yang dibutuhkan oleh perpustakaan UK/UPK. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki oleh UK/UPT sampai saat ini masih dibawah kondisi ideal yang diharapkan. Jumlah sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang dimiliki
56
rata-rata 3 orang per UK/UPT. Kondisi ideal sumberdaya manusia pengelola perpustakaan yang diharapkan untuk setiap UK/UPT adalah dengan jumlah kisaran sebanyak 5 orang. Jumlah sumberdaya manusia pengelola TI yang dimiliki sampai saat ini sudah cukup ideal dengan kisaran 2 orang per UK/UPT. Namun ada beberapa UK/UPT yang belum memiliki pengelola TI diantaranya adalah BPTP NAD, Bali, dan Papua Barat.
4.2.1.8. Manage Quality Kondisi saat ini untuk proses pengelolaan kualitas adalah secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI dan telah mengkomunikasikan sistem tersebut kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan kepada staf dan manajemen yang terlibat. Dalam pengembangan sistem TI untuk pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menggunakan standar yang sama untuk setiap UK/UPT sehingga memudahkan pertukaran dan pemanfaatan bersama koleksi yang dimilikinya. Untuk memperbaiki dan menjaga keberlanjutan kualitas komunikasi dilakukan pertemuan rutin antara staf dan manajemen yang terlibat.
4.2.1.9. Assess and Manage IT Risks Resiko adalah segala hal yang mungkin berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Penilaian dan pengelolaan resiko IT dalam pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian adalah proses yang sangat dibutuhkan untuk memperoleh kinerja layanan yang baik. Pengelolaan resiko TI dilakukan dengan tahap-tahap identifikasi resiko, analisa resiko, respon resiko, dan evaluasi resiko. Kondisi pengelolaan resiko TI yang dilaksanakan oleh Badan Litbang Pertanian saat ini sudah mencapai tahap respon resiko dengan menerapkan kontrol objektif yang sesuai dalam melakukan manajemen resiko. Jika sisa resiko masih melebihi resiko yang dapat diterima (acceptable risks), maka diperlukan respon resiko tambahan.
57
4.2.1.10. Manage Projects Pengelolaan proyek adalah usaha terkoordinasi yang menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi, dan keuangan dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. Kondisi pengelolaan proyek TI saat ini yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian sudah dilakukan dengan cukup baik. Badan Litbang Pertanian sudah memiliki struktur organisasi proyek TI yang memiliki tugas yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga manajemen memiliki kontrol yang lebih baik dibidang keuangan, fisik, dan SDM.
4.2.2. Acquire and Implement (AI) Dalam mewujudkan pelaksanaan strategi TI yang telah ditetapkan perlu diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan solusi TI. Solusi TI ini melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada agar dapat memenuhi tujuan yang diharapkan oleh institusi.
4.2.2.1. Identify Automated Solutions Badan Litbang Pertanian dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan telah mengacu pada prinsip keintegrasian dan alur proses yang efisien. Proses identifikasi solusi otomasi yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian telah disesuaikan dengan tugas dan fungsi perpustakaan. Dalam memenuhi aplikasi untuk penyelenggaraan perpustakaan, Badan Litbang Pertanian melalui staf TI PUSTAKA membangun sendiri sebagian besar aplikasi yang dibutuhkannya berbasis aplikasi opensource.
4.2.2.2. Acquire and Maintain Application Software Aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan bisnis. Proses ini meliputi perancangan aplikasi, dimasukkannya aplikasi tepat kontrol dan persyaratan keamanan, serta pengembangan dan konfigurasi yang sesuai standar. Badan Litbang Pertanian dalam perancangan aplikasi yang dipakai untuk pengelolaan perpustakaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsi dalam memberikan layanan perpustakaan berbasis TI.
58
4.2.2.3. Acquire and Maintain Technology Infrastructure Pembangunan
infrastruktur
perpustakaan
Badan
Litbang
Pertanian
dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan mengikuti spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan standar dan layanan yang ditetapkan. Perancangan sistem disesuaikan dengan pedoman yang tercantum dalam grand design perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI dan modul pengembangan perpustakaan Badan Litbang Pertanian berbasis TI. Kondisi saat ini yang diterapkan adalah menggunakan dua jenis sistem yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sistem desentralisasi dimana setiap perpustakaan UK/UPT memiliki sumberdaya TI yang dikelola sendiri terdiri atas database koleksi, server, dan infrastruktur jaringan. Sistem sentralisasi dimana siap perpustakaan UK/UPT mengupload database koleksi yang dimilikinya kedalam server utama yang dikelola oleh PUSTAKA.
4.2.2.4. Enable Operations and Use Secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memiliki kerangka kerja yang dapat digunakan untuk membuat dokumentasi yaitu petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan dan materi pelatihan pemanfaatan TI. Badan Litbang Pertanian dalam penyusunan petunjuk teknis dan materi pelatihan telah melibatkan pihakpihak terkait diantaranya adalah manajemen, pengelola TI, maupun pengelola perpustakaan.
4.2.2.5. Procure IT Resources Kondisi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dalam memperoleh sumberdaya TI seperti pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan dilakukan berdasarkan pada standar acuan pengembangan, pembangunan, dan penyempurnaan sistem informasi. Dalam proses ini prosedur pengadaan sumberdaya TI disesuaikan dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pemilihan vendor dilakukan dengan tender dan pengaturan kontrak dengan vendor dilakukan dengan terperinci.
59
4.2.2.6. Manage Changes Badan Litbang Pertanian telah mengimplementasikan strategi change management dan risk management. Semua perubahan yang berhubungan dengan infrastruktur, aplikasi, dan perawatan darurat sudah dikelola secara terstruktur. Perubahan dicatat dan dinilai terlebih dahulu sebelum diterapkan dan ditinjau terhadap hasil pelaksanaan sistem.
4.2.2.7. Install and Accredit Solutions and Changes PUSTAKA dalam membangun sistem aplikasi baru yang menunjang pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian menerapkan konsep pengembangan bertahap. Seluruh sistem dilakukan uji terhadap fungsi masingmasing oleh tim TI PUSTAKA, tahap selanjutnya adalah pengujian sistem oleh pengelola perpustakaan di PUSTAKA. Apabila sistem tersebut sudah dianggap layak
dan
mudah
diaplikasikan
oleh
pengguna
maka
sistem
akan
diimplementasikan ke seluruh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dan dilakukan kajian pasca implementasi sistem tersebut.
4.2.3. Deliver and Support (DS) Proses Deliver and Support yang ideal dalam penyelenggaraan perpustakaan oleh UK/UPT Badan Litbang Pertanian sebenarnya didasarkan kepada kebutuhan yang terdapat dalam visi, misi, proses bisnis dan rencana strategis Badan Litbang Pertanian sendiri, apakah bisa menyesuaikan dengan kondisi lingkungan internal maupun eksternal yang mempengaruhinya.
4.2.3.1. Define and Manage Service Levels Proses pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh UK/UPT terkait berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pengadaan ini dilakukan dengan melewati suatu tahap perencanaan yang dilakukan oleh UK/UPT berdasarkan kebutuhan dan usulan alokasi ideal yang terdapat dalam rencana strategis perpustakaan Badan Litbang Pertanian yang disesuaikan dengan alokasi
anggaran yang tersedia di UK/UPT. Untuk
60
pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan dan pengelolaan koleksi perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian dilakukan oleh tim TI PUSTAKA. Sebagai penyedia TI untuk layanan perpustakaan, PUSTAKA setiap tahun mengadakan kegiatan temu koordinasi dan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendapat umpan balik dari pengelola perpustakaan UK/UPT mengenai perkembangan perpustakaan berbasis TI yang dikelolanya dibandingkan dengan Service Level Agreement (SLA) yang sudah disepakati sebelumnya.
4.2.3.2. Manage Third-party Services Proses manajemen pihak ketiga baik internal maupun eksternal dilakukan untuk memberikan kepastian efektivitas layanan yang dilakukan oleh pihak ketiga. Proses ini telah dilaksanakan oleh UK/UPT dengan cara menuangkan peran, tanggungjawab, dan ekspektasi pihak ketiga dalam SLA. Dengan adanya SLA ini diharapkan dapat mengurangi resiko bisnis yang berhubungan dengan kinerja pihak ketiga.
4.2.3.3. Manage Performance and Capacity Pengelolaan kinerja dan kapasitas sumberdaya TI saat ini sudah dilakukan secara periodik dimana proses ini meliputi prediksi kinerja masa depan berdasarkan beban kerja yang telah dituangkan dalam SLA. Pengelolaan ini dilakukan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakcukupan atau penurunan kinerja layanan perpustakaan yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.4. Ensure Continuous Service Kebutuhan untuk menyediakan pengembangan kebutuhan layanan TI yang berkelanjutan, rencana perawatan dan pengujian TI, dan rencana pelatihan dilakukan secara periodik. Sebelum diimplementasikan harus dilakukan uji logika terhadap sistem yang akan diaplikasikan dan disesuaikan dengan sistem yang sudah ada sehingga dapat meminimalisir dampak yang ditimbulkan akibat adanya interupsi layanan TI yang sedang berlangsung.
61
4.2.3.5. Ensure Systems Security Pengaturan keamanan penggunaan TI sudah dilakukan dengan baik. Password login dibutuhkan untuk mengakses sumberdaya sesuai level akses yang diberikan. Seluruh koneksi ke jaringan publik yang dilakukan oleh UK/UPT terkait diamankan oleh penggunaan firewall. Untuk menjaga server, komputer pengolahan dan layanan perpustakaan, maupun jaringan komputer dari serangan virus dan worm sudah dilengkapi perangkat lunak antivirus yang di-update dan digunakan secara berkala. Pengawasan terhadap keamanan sistem tersebut dilakukan oleh unit pengelola TI yang terdapat di UK/UPT terkait.
4.2.3.6. Identify and Allocate Costs Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT terkait setiap tahunnya mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan pengelolaan perpustakaan. Alokasi anggaran yang diberikan tersebut cukup bervariasi disesuaikan dengan ketersediaan anggaran di UK/UPT terkait. Namun dukungan anggaran tersebut dirasakan cukup memadai untuk operasional pengelolaan perpustakaan. Penggunaan anggaran selalu diawasi melalui mekanisme monitoring dan evaluasi pengelolaan anggaran belanja instansi pemerintah.
4.2.3.7. Educate and Train Users Pelatihan merupakan suatu kegiatan yang dibutuhkan oleh pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sesuai dengan bidang kerjanya. Keadaan saat ini kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian untuk meningkatkan kompetensi sumberdaya manusia sudah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya kegiatan pelatihan maupun workshop yang dilaksanakan setiap tahun dengan melibatkan tenaga pengelola perpustakaan dan pengelola TI UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian.
4.2.3.8. Manage Service Desk and Incidents Kondisi saat ini untuk penanganan insiden yang terjadi terhadap penggunaan TI di perpustakaan UK/UPT belum dilakukan secara rutin.
62
Penanganan insiden dilakukan hanya sewaktu-waktu jika terjadi keluhan dari pengguna. Proses pengelolaan service desk dan insiden ini meliputi tahap registrasi insiden yang terjadi, eskalasi insiden, analisis pola dan akar penyebab, serta penyelesaian. Tahapan-tahapan ini dilakukan sesuai dengan teknis pelayanan yang telah dituangkan dalam SLA yang disepakati antar pihak internal maupun eksternal.
4.2.3.9. Manage the Configuration Keadaan pengelolaan konfigurasi data koleksi perpustakaan saat ini sudah memiliki standar yang baku sehingga apabila ada pertukaran data antar perpustakaan UK/UPT tidak diperlukan lagi konversi data tersebut. Data ayng dimiliki oleh setiap perpustakaan UK/UPT diolah menggunakan aplikasi WINISIS sedangkan aplikasi yang digunakan untuk temu kembali koleksi menggunakan aplikasi IGLOO. Dengan manajemen konfigurasi yang baik dapat meminimalkan permasalahan yang akan timbul dalam kinerja dan penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.
4.2.3.10. Manage Problems Penanganan permasalahan yang berkaitan dengan TI dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan yang ada tersebut. Klasifikasi permasalahan dapat dilakukan berdasarkan hubungan yang terjadi yaitu apakah permasalahan berhubungan dengan perangkat keras, perangkat lunak atau perangkat lunak pendukung, dampak dari permasalahan tersebut terhadap fungsi layanan, dan tingkat
kepentingan
untuk
menentukan
prioritas
penyelesaiannya
yang
disesuaikan dengan tanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan UK/UPT. Untuk penanganan permasalahan sudah ada prosedur tersendiri yang disusun oleh PUSTAKA.
4.2.3.11. Manage Data Data yang dikelola oleh perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian adalah koleksi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan layanan kepada pengguna yang terbagi kedalam tiga kelompok yaitu cetak sebanyak 166.528,
63
offline sebanyak 2.327, dan database sebanyak 143.664. Koleksi ini diperoleh melalui pembelian, hibah, maupun pertukaran dengan instansi lainnya. Pada saat ini pengelolaan data dilakukan oleh masing-masing pengelola perpustakaan UK/UPT terkait. Pengelola perpustakaan menghimpun berbagai koleksi yang dimiliki oleh unit kerjanya dalam bentuk digital, kemudian meng-upload-nya ke dalam server perpustakaan unit kerja. Selain di-upload
dalam server lokal,
pengelola perpustakaan juga melakukan upload data terhadap server utama sehingga perpustakaan memiliki backup terhadap data yang dimilikinya.
4.2.3.12. Manage the Physical Environment Kondisi saat ini yang berkaitan dengan lingkungan fisik telah dirancang dan dikelola dengan baik. Perancangan tata letak lingkungan fisik dibuat oleh PUSTAKA yang melibatkan bagian terkait dengan mempertimbangkan regulasi keamanan kerja yang berlaku maupun memperhitungkan resiko yang bisa disebabkan bencana, baik oleh manusia maupun alam. Untuk mengakses lingkungan tertentu maupun penggunaan fasilitas TI yang ada sudah didefisinikan dan diterapkan diseluruh perpustakaan UK/UPT. Untuk menjaga peralatan TI dari kondisi lingkungan, ruangan peralatan telah dilengkapi oleh alat pengontrol lingkungan. Namun efektivitas pengendalian pelaksanaan yang sesuai standar belum dilakukan oleh pihak manajemen.
4.2.3.13. Manage Operations Perpustakaan UK/UPT sudah memiliki prosedur untuk pengoperasian TI. Dengan adanya prosedur tersebut diharapkan pengelola perpustakaan dapat terbiasa dengan penggunaan TI untuk membantu tugas sehari-harinya.
4.2.4. Monitor and Evaluate (ME) Proses monitor dan evaluasi merupakan sebuah kegiatan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan dan harus terus menerus dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apakah suatu kegiatan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan standar yang direncanakan sebelumnya.
64
4.2.4.1. Monitor and Evaluate IT Performance Proses monitoring dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa TI memberikan kontribusi untuk pelaksanaan kegiatan pengelolaan perpustakaan sesuai dengan arah dan kebijakan yang sudah ditetapkan. Proses monitoring dan evaluasi terhadap kinerja TI saat ini telah diterapkan dengan baik di perpustakaan UK/UPT. Mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja TI yang diterapkan adalah dengan menggunakan format laporan yang disampaikan oleh perpustakaan UK/UPT ke PUSTAKA maupun dengan melakukan kegiatan koordinasi pengelola perpustakaan yang dihadiri oleh para pengelola perpustakaan UK/UPT yang diselenggarakan pada setiap tahun.
4.2.4.2. Monitor and Evaluate Internal Control Dalam proses ini Badan Litbang Pertanian sudah melakukan penilaian resiko proses TI dalam kerangka kerja kontrol TI. Kegiatan penilaian penerapan kendali internal TI sudah dilakukan secara berkala. Kendali internal TI sudah didokumentasikan dan dikomunikasikan keberbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan. Penilaian kontrol internal TI dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan yang telah disediakan oleh Badan Litbang Pertanian melalui UK/UPT untuk kebutuhan penyelenggaraan perpustakaan.
4.2.4.3. Ensure Compliance With External Requirements Kondisi saat ini terhadap persyaratan eksternal sudah ada kesadaran dari Badan Litbang Pertanian untuk mengidentifikasi secara terus menerus hukum lokal dan internasional yang harus dipatuhi untuk dimasukkan kedalam kebijakan TI instansi dan mengkomunikasikannya. Prosedur persyaratan eksternal tersebut adalah regulasi dalam penyusunan anggaran, proses pengadaan alat-alat TI maupun database koleksi perpustakaan (e-journal) yang dilanggan untuk penyelenggaraan layanan perpustakaan Badan Litbang Pertanian.
4.2.4.4. Provide IT Governance Dalam proses ini didefinisikan struktur organisasi, proses, kepemimpinan, peran dan tanggungjawab organisasi untuk menjamin investasi TI selaras dengan
65
strategi dan tujuan organisasi. Kondisi saat ini secara umum Badan Litbang Pertanian sudah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI dan memiliki standar untuk melakukan pengukuran kinerja proses TI dalam pengelolaan perpustakaan. Namun dalam penerapan standar tersebut masih diserahkan pada UK/UPT masing-masing, PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian tidak ikut terlibat dalam proses pengawasannya. Hal ini menyebabkan apabila ada penyimpangan-penyimpangan dalam penerapan standar yang ada tidak dapat diantisipasi oleh PUSTAKA sehingga dibutuhkan waktu untuk
penanganan
keselarasan
antara
penyimpangan-penyimpangan tupoksi
perpustakaan
dengan
yang
terjadi.
tujuan
Tingkat
pembangunan
perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik diterapkan oleh Badan Litbang Pertanian.
4.3. Hasil Perhitungan Skala Prioritas Metode AHP digunakan untuk mendapatkan daftar skala terendah sampai tertinggi dari proses kontrol dari masing-masing domain. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan skala prioritas tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan kuesioner yang membandingkan proses kontrol yang terdapat dalam domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate dengan menggunakan skala perbandingan 1 sampai dengan 9. Kuesioner tersebut diisi oleh 12 Kepala Unit Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian sebagai pihak yang berkompeten dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan. 2. Pembuatan matrik perbandingan berpasangan antar proses kontrol sesuai dengan nilai yang didapatkan dari responden 3. Transformasi nilai pecahan hasil perbandingan matrik berpasangan tersebut menjadi nilai desimal 4. Mengkalikan matrik tersebut dengan dirinya. 5. Menghitung nilai eigenvector dengan langkah-langkah: a) menjumlahkan baris matrik hasil kuadrat, b) menghitung total hasil penjumlahan baris matrik tersebut, dan c) membuat normalisasi dengan membagi jumlah setiap baris dengan nilai total. Hasil normalisasi adalah nilai euigenvector.
66
6. Langkah selanjutnya mencari nilai iterasi dengan cara mengkalikan matrik pada langkah 4 tersebut dengan dirinya. 7. Kembali menghitung nilai eigenvector dari hasil perkalian matrik pada langkah 6 sesuai dengan langkah 5. 8. Menghitung perbedaan antara eigenvector dengan eigenvector hasil iterasi. bila perbedaan jumlah dalam dua perhitungan tersebut tidak ada atau sangat kecil maka nilai eigenvector hasil iterasi adalah nilai yang akan digunakan untuk membuat ranking. Berdasarkan langkah-langkah tersebut maka didapatkan hasil perhitungan dari masing-masing proses kontrol pada domain Plan and organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate sebagai berikut.
4.3.1. Plan and organise Plan and organise memiliki 10 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada Lampiran 3. Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 12). Dari Tabel 12 dapat terlihat bahwa proses kontrol PO8 yaitu manage quality pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden 3, responden 6, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage quality
67
dalam rangka mendukung mutu pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol PO8 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol PO6 yaitu communicate management aims and direction. Namun dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut. Tabel 12 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Plan and Organise (PO) Proses Kontrol PO1 PO2 PO3 PO4 PO5 PO6 PO7 PO8 PO9 PO10
Nilai Eigen Vector Rata-Rata Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12 0,0465 0,1260 0,1326 0,1469 0,1210 0,0974 0,1193 0,0823 0,1257 0,0791 0,1426 0,1462 0,1138 0,0304 0,0710 0,0666 0,1058 0,1398 0,1138 0,1456 0,0855 0,0809 0,0789 0,1129 0,0976 0,0941 0,2259 0,0554 0,1059 0,1020 0,0939 0,0830 0,0823 0,0824 0,0994 0,0439 0,0570 0,1045 0,0946 0,0841 0,1491 0,0661 0,0774 0,1331 0,1170 0,0851 0,1587 0,0692 0,1557 0,1092 0,0588 0,1053 0,0234 0,0803 0,1274 0,0721 0,0930 0,0918 0,0850 0,0861 0,0949 0,0692 0,1365 0,1164 0,0897 0,1298 0,1217 0,1050 0,0819 0,1167 0,0783 0,1421 0,1294 0,1634 0,1219 0,0697 0,1332 0,1161 0,1648 0,0749 0,1431 0,0995 0,0836 0,0848 0,1160 0,1001 0,1154 0,1773 0,0902 0,0943 0,1120 0,2343 0,1772 0,1715 0,0963 0,1098 0,2067 0,1242 0,1241 0,1094 0,1571 0,1473 0,1353 0,1494 0,0420 0,1055 0,0657 0,0630 0,0808 0,0776 0,0488 0,1070 0,0877 0,0822 0,0483 0,0654 0,0728 0,0189 0,0389 0,0162 0,1552 0,0283 0,0496 0,0516 0,0444 0,0540 0,0348 0,0863 0,0483 0,0522
PO1: Define a Strategic Plan; PO2: Define the Information Architecture; PO3: Determine Technological Direction; PO4: Define the IT Process, Organisation, and Relationships; PO5: Manage the IT Investment; PO6: Communicate Management Aims and Direction; PO7: Manage IT Human Resources; PO8: Manage Quality; PO9: Assess and Manage IT Risk; PO10: Manage Projects
4.3.2. Acquire and Implement Acquire and Implement memiliki 7 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada Lampiran 4. Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses
68
kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 13). Tabel 13 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Acquire and Implement (AI) Proses Kontrol AI1 AI2 AI3 AI4 AI5 AI6 AI7
Nilai Eigen Vector Rata-Rata Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12 0,1324 0,1058 0,1445 0,2971 0,1452 0,1241 0,1336 0,1346 0,1256 0,2112 0,0340 0,0818 0,1392 0,1286 0,1109 0,1840 0,0638 0,1240 0,0855 0,0753 0,0466 0,1552 0,1011 0,1287 0,0671 0,1059 0,1071 0,2728 0,1221 0,0449 0,1791 0,1791 0,1469 0,2649 0,1641 0,1050 0,1953 0,2678 0,1708 0,1135 0,1012 0,1184 0,1764 0,1924 0,2647 0,2958 0,1001 0,1948 0,3045 0,1397 0,1827 0,1820 0,1440 0,1238 0,0917 0,1968 0,0565 0,1291 0,1735 0,1914 0,1271 0,0562 0,1990 0,0964 0,1321 0,1321 0,0747 0,1574 0,0651 0,1741 0,0948 0,0631 0,1654 0,1165 0,1048 0,1494 0,2308 0,1273 0,2423 0,2108 0,1819 0,1560 0,1286 0,1227 0,1119 0,0968 0,1167 0,1172 0,1540 0,0735 0,1427
AI1: Identify Automated Solutions; AI2: Acquire and Maintain Application Software; AI3: Acquire and Maintain Technology Infrastructure; AI4: Enable Operation and Use; AI5: Procure IT Resources; AI6: Manage Changes; AI7: Install and Accredit Solution and Changes.
Dari Tabel 13 dapat terlihat bahwa proses kontrol AI4 yaitu enable operation and use pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 5, responden 6, responden 7, responden 9, dan responden 10 menilai bahwa proses kontrol enable operation and use yang terdiri atas sumberdaya perpustakaan yang mendukung pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol AI4 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol AI3 yaitu acquire and maintain technology infrastructure. Namun dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.
4.3.3. Deliver and Support Deliver and Support memiliki 13 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah
69
selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada Lampiran 5. Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 14). Tabel 14 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Deliver and Support (DS) Proses Kontrol DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS6 DS7 DS8 DS9 DS10 DS11 DS12 DS13
Nilai Eigen Vector Rata-Rata Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12 0,0850 0,0396 0,0744 0,0680 0,0662 0,0524 0,0779 0,0483 0,0799 0,0683 0,0619 0,0596 0,0651 0,0428 0,0258 0,1046 0,0662 0,0667 0,0651 0,0404 0,0475 0,0321 0,0793 0,0572 0,0537 0,0568 0,1045 0,1016 0,0633 0,0694 0,1090 0,0774 0,0556 0,0677 0,0525 0,0868 0,0741 0,0862 0,0790 0,0679 0,0799 0,0653 0,1005 0,0742 0,0522 0,0885 0,1490 0,0767 0,0793 0,0749 0,0771 0,0821 0,1181 0,0842 0,0642 0,0762 0,0980 0,0538 0,0693 0,1153 0,0875 0,0792 0,0901 0,0804 0,0847 0,0664 0,0613 0,0807 0,0848 0,0824 0,0817 0,0518 0,0703 0,0575 0,0683 0,0748 0,0821 0,0719 0,1073 0,0852 0,1113 0,0658 0,0713 0,0838 0,1122 0,0574 0,0777 0,0717 0,0650 0,0754 0,0820 0,0328 0,0701 0,0918 0,0824 0,0706 0,1069 0,0680 0,0575 0,1021 0,0711 0,0958 0,1048 0,0795 0,0705 0,0640 0,0597 0,0818 0,0741 0,0748 0,0705 0,0806 0,1090 0,0496 0,1238 0,1172 0,0813 0,0544 0,1125 0,0444 0,0617 0,0415 0,0855 0,0785 0,0832 0,0830 0,0790 0,0782 0,0670 0,0724 0,0934 0,0482 0,0497 0,0557 0,0415 0,0402 0,1189 0,0642 0,0636 0,1027 0,0739 0,0570 0,0674 0,0756 0,1159 0,0793 0,0897 0,0819 0,1193 0,0741 0,1031 0,1126 0,0848 0,0852 0,0820 0,0920 0,0813 0,1118 0,1113 0,0979 0,1225 0,1069 0,0942 0,0560 0,0656 0,0799 0,0450 0,0575 0,0858
DS1: Define and Manage Service Levels; DS2: Manage Third-party Services; DS3: Manage Performance and Capacity; DS4: Ensure Continuous Service;DS5: Ensure System Security; DS6: Identify and Allocate Costs; DS7: Educate and Train Users; DS8: Manage Service Desk and Incidents; DS9: Manage the Configuration; DS10: Manage Problems; DS11: Manage Data; DS12: Manage the Physical Environment; DS13: Manage Operations
Dari Tabel 14 dapat terlihat bahwa proses kontrol DS12 yaitu manage the physical environmet pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses kontrol yang ada. 5 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 2, responden 6, responden 9, dan responden 11 menilai bahwa proses kontrol manage the physical environment yang terdiri atas pemilihan lokasi dan penerapan prosedur keamanan fisik maupun akses peralatan TI perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol DS12 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol DS13 yaitu manage operations. Namun dalam
70
penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.
4.3.4. Monitor and Evaluate Monitor and Evaluate memiliki 4 proses kontrol, dipilih satu proses kontrol yang akan dibuatkan rekomendasi tata kelola TI berdasarkan nilai skala prioritas tertinggi dengan menggunakan metode AHP. Berdasarkan perhitungan langkah 1 sampai 3 akan didapatkan matrik bernilai desimal untuk 12 responden. Langkah selanjutnya adalah mengkuadratkan setiap matrik dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik. Untuk mendapatkan nilai eigenvector yang sesuai diperlukan setidaknya 1 kali iterasi kuadrat matrik oleh karena itu langkah selanjutnya adalah mencari nilai iterasi dan mencari nilai eigenvector dari setiap baris matrik iterasi. Nilai eigenvector hasil iterasi tersebut disajikan pada Lampiran 6. Berdasarkan hasil perhitungan sesuai dengan langkah-langkah yang dijabarkan diatas maka akan didapatkan nilai eigenvector dari setiap proses kontrol berdasarkan nilai matrik iterasi. Untuk menentukan nilai skala prioritas tertinggi setiap proses kontrol dilakukan perhitungan rata-rata nilai eigenvector yang telah didapatkan sebelumnya (Tabel 15). Tabel 15 Nilai rata-rata yang akan digunakan sebagai skala prioritas tertinggi pada Domain Monitor and Evaluate (ME) Proses Kontrol ME1 ME2 ME3 ME4
Nilai Eigen Vector Rata-Rata Resp1 Resp2 Resp3 Resp4 Resp5 Resp6 Resp7 Resp8 Resp9 Resp10 Resp11 Resp12 0,1132 0,2223 0,2869 0,3730 0,2405 0,1523 0,1368 0,1609 0,2316 0,2891 0,2224 0,2237 0,2210 0,3894 0,1489 0,2235 0,0370 0,1450 0,0660 0,1084 0,0579 0,2431 0,2302 0,2184 0,0989 0,1639 0,0463 0,3800 0,0956 0,2304 0,1693 0,2250 0,2778 0,5762 0,4293 0,2234 0,3002 0,2840 0,2698 0,4511 0,2488 0,3940 0,3597 0,4452 0,5566 0,4771 0,2049 0,0960 0,2573 0,2590 0,3934 0,3453
ME1: Monitor and Evaluate IT Performance; ME2: Monitor and Evaluate Internal Control; ME3: Ensure Compliance With External Requirements; ME4: Provide IT Governance.
Dari Tabel 15 dapat terlihat bahwa proses kontrol ME4 yaitu provide IT governance pada domain ini mendapatkan nilai rata-rata paling tinggi dari seluruh proses kontrol yang ada. 6 dari 12 responden yaitu responden 1, responden 3, responden 5, responden 6, responden 7, dan responden 12 menilai bahwa proses kontrol provide IT governance dalam rangka optimalisasi pengawasan, penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI yang sesuai dengan kebutuhan
71
pengelolaan perpustakaan Badan Litbang Pertanian perlu mendapat perhatian yang serius agar dikaji lebih lanjut. Dengan demikian proses kontrol ME4 akan dikaji lebih lanjut untuk mendapatkan perbaikan. Sedangkan proses kontrol yang mendapatkan prioritas kedua adalah proses kontrol ME3 yaitu ensure compliance with external requirements. Namun dalam penelitian ini selain proses kontrol yang memiliki prioritas pertama tidak akan dikaji lebih lanjut.
4.4. Indikator Kinerja Indikator kinerja digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan seberapa baik proses TI yang sudah dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan. Dengan indikator kinerja dapat dinilai kemungkinan pencapaian tujuan ketingkat yang lebih tinggi. Indikator kinerja dibuat berdasarkan control objectives dari masing-masing proses kontrol dalam kerangka kerja COBIT.
4.4.1. Plan and Organise Domain ini melingkupi strategi taktis yang memberikan perhatian dalam mengidentifikasi cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator kinerja adalah PO8 yaitu Manage Quality. Untuk mengelola kualitas harus memiliki unsur yang terdiri atas sistem manajemen mutu; standar dan kualitas TI; standar akuisisi; berfokus pada pengguna; perbaikan berkelanjutan; serta pengukuran kualitas, pemantauan dan review. Sistem manajemen mutu adalah suatu sistem manajemen organisasi yang mengacu pada standardisasi yang dikembangkan dari kebijakan, prosedur, manual, struktur organisasi dan aturanaturan lain untuk mengatur aktifitas-aktifitas terkait dengan mutu. Sistem manajemen mutu digunakan oleh pembuat kebijakan untuk memastikan bahwa penggunaan TI untuk pengelolaan perpustakaan dapat memberikan hasil maksimal terhadap tujuan bisnis untuk menyebarkan informasi hasil-hasil penelitian dan pengkajian kepada pengguna. Indikator kinerja untuk proses kontrol ini dapat disusun sebagai berikut.
72
1. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam penyusunan manajemen mutu. 2. Tingkat keterlibatan berbagai pihak dalam memantau dan mengukur efektivitas dari penerapan sistem manajemen mutu. 3. Tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi 4. Tingkat kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem 5. Tingkat keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas penyedia TI. Semakin selaras akan meningkatkan kinerja sistem sehingga sesuai dengan yang diharapkan. 6. Tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan untuk perbaikan 7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat kebijakan
4.4.2. Acquire and Implement Domain ini digunakan untuk mengidentifikasi, mengembangkan, dan mengimplementasikan pelaksanaan strategi TI sesuai dengan yang ditetapkan. Domain ini juga melingkupi perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada untuk memastikan solusi yang memenuhi tujuan bisnis. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator kinerja adalah AI4 yaitu Enable Operation and Use. Untuk menghasilkan nilai pengoperasian dan penggunaan yang sesuai dibutuhkan perencanaan solusi operasional dan transfer pengetahuan antar pihak yang terlibat. Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol enable operation and use. 1. Tingkat kesesuaian sumberdaya manusia. 2. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan kepada manajemen 3. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola perpustakaan dalam memberikan dukungan penggunaan sistem yang ada 4. Tingkat efektifitas transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dalam memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan infrastruktur.
73
4.4.3. Deliver and Support Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya yang meliputi service delivery, manajemen keamanan dan kontinuitas, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan manajemen data dan operasional. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan indikator kinerja adalah DS12 yaitu Manage the Physical Environment. Dalam mengelola lingkungan fisik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a) pemilihan lokasi dan tata letak harus mempertimbangkan risiko yang terkait dengan bencana alam dan buatan manusia, serta
hukum dan peraturan; b) menetapkan dan
menerapkan langkah-langkah keamanan fisik sesuai dengan kebutuhan bisnis untuk mengamankan lokasi dan aset fisik; c) menetapkan akses fisik yang diperbolehkan; d) menerapkan langkah-langkah perlindungan terhadap faktor lingkungan; dan e) mengelola fasilitas, termasuk tenaga dan peralatan komunikasi, sejalan dengan hukum dan peraturan, persyaratan teknis dan bisnis, spesifikasi vendor, dan pedoman kesehatan dan keselamatan. Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol manage the physical environment. 1. Tingkat
kesesuaian
lokasi
dan
tata
letak
peralatan
TI
yang
mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan peraturan keamanan 2. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan peralatan TI 3. Tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI 4. Tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan 5. Tingkat kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia terhadap peraturan keselamatan dan kesehatan
4.4.4. Monitor and Evaluate Domain ini memberikan perhatian terhadap proses pengawasan pengelolaan TI yang difokuskan pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam instansi, pemeriksaan internal dan eksternal. Berdasarkan hasil perhitungan skala prioritas yang telah diperoleh sebelumnya proses kontrol dalam domain ini yang dibuatkan
74
indikator kinerja adalah ME4 yaitu Provide IT Governance. Dalam menyediakan tata kelola TI yang baik perlu dipertimbangkan unsur-unsur sebagai berikut: a) pembentukan kerangka tata kelola TI yang selaras dengan tata kelola instansi; b) adanya keselarasan strategis antara TI dengan tujuan bisnis dalam strategi dan operasi sehingga memperoleh manfaat dari penggunaan TI; c) adanya optimalisasi biaya pengadaan aset TI; d) adanya manajemen sumberdaya TI yang tepat dan sejalan dengan tujuan strategis saat ini dan masa depan; e) adanya manajemen resiko; f) adanya pengukuran kinerja; g) adanya kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan, kebijakan instansi, standar dan prosedur, dan kinerja TI yang efektif dan efisien. Berikut merupakan indikator kinerja untuk proses kontrol provide IT governance. 1. Tingkat kesesuian kerangka kerja tata kelola TI dengan tujuan instansi 2. Tingkat
keselarasan
antara
tupoksi
perpustakaan
dengan
tujuan
pembangunan perpustakaan berbasis TI 3. Tingkat optimalisasi nilai tambah penggunaan TI dalam mendukung tupoksi instansi 4. Tingkat kesesuaian penggunaan dan alokasi sumberdaya TI dengan kebutuhan instansi 5. Tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut 6. Tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh 7. Tingkat kesesuaian TI dengan peraturan dan kebijakan instansi
4.5. Pemetaan Tingkat Kematangan COBIT sebagai kerangka kerja yang dikembangkan untuk proses manajemen TI dengan fokus pada kontrol memiliki alat ukur yang digunakan untuk mengetahui kondisi proses TI yang sedang berjalan dalam suatu instansi. Alat ukur dalam kerangka kerja COBIT adalah model kematangan yang digunakan untuk mengendalikan dan memonitor proses TI untuk mencapai tujuan kinerja proses TI yang diharapkan. Data yang diperlukan untuk proses pemetaan tingkat kematangan dalam model kematangan didapatkan dengan menggunakan
75
kuesioner yang dibuat berdasarkan kerangka kerja COBIT untuk proses kontrol dalam setiap domain yang telah ditentukan sebelumnya. Pemilihan responden untuk model kematangan didasari oleh keterlibatan responden tersebut dalam pengelolaan TI dan penggunaan TI instansi. Responden harus dapat memberikan pendapatnya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan tingkat pengelolaan TI di instansi sesuai dengan kondisi saat ini.
4.5.1. Karakteristik Responden Dalam penelitian ini jumlah responden yang memberikan pendapatnya mengenai hal-hal berkaitan dengan pengelolaan TI di perpustakaan Badan Litbang Pertanian sebanyak 65 orang responden yang tersebar di seluruh UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, meliputi pengelola perpustakaan berjumlah 5 orang atau sebesar 7,69%; pengelola TI berjumlah 23 orang atau sebesar 35,38%; pustakawan berjumlah 25 orang atau sebesar 38,46%; dan lainnya yang bekerja pada fungsi manajemen berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Hal ini menunjukkan bahwa secara umum jabatan pustakawan dan pengelola TI memiliki porsi yang sama banyak dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI.
7,69% 18,46% 35,38%
Pengelola Perpustakaan Pengelola TI
38,46% Pustakawan Lainnya
Gambar 13 Sebaran responden berdasarkan jabatan Berdasarkan data umum responden diketahui bahwa responden laki-laki berjumlah 35 orang atau sebesar 53,85% sedangkan responden perempuan berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%. Hal ini menunjukkan bahwa responden laki-laki memiliki ketertarikan lebih tinggi dibanding perempuan dalam pengelolaan perpustakaan berbasis TI.
76
46,15%
Laki-laki 53,85%
Perempuan
Gambar 14 Sebaran responden berdasarkan jenis kelamin Dari keseluruhan responden hampir separuhnya berpendidikan Sarjana yaitu berjumlah 30 orang atau sebesar 46,15%, sedangkan yang berpendidikan SMU berjumlah 8 orang atau sebesar 12,31%, Diploma berjumlah 15 orang atau sebesar 23,08%, dan Magister berjumlah 12 orang atau sebesar 18,46%. Secara umum pengelola perpustakaan memiliki jenjang pendidikan yang cukup baik. Hal ini menunjukkan bahwa dalam pengelolaan perpustakaan dibutuhkan tenaga yang berkompeten dibidangnya. 12,31% SMU
18,46% 23,08% 46,15%
Diploma Sarjana Magister
Gambar 15 Sebaran responden berdasarkan pendidikan terakhir
4.5.2. Uji Validitas dan Uji Reliabilitas Nilai-nilai yang didapatkan dari pengumpulan kuesioner sebelum diolah lebih lanjut perlu dilakukan uji validitas dan reliabilitas untuk mendapatkan hasil pengukuran yang konsisten mengenai pengendalian TI saat ini di instansi. Uji validitas menunjukkan ukuran yang benar-benar mengukur apa yang akan diukur. Dalam penelitian ini uji validitas yang digunakan adalah Korelasi Pearson. Tabel 16 sampai dengan Tabel 19 berikut merupakan hasil uji validitas terhadap pertanyaan pada masing masing kontrol proses dari empat domain yang diteliti..
77
Nilai koefisien korelasi itu didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan statistik SPSS versi 17. Tabel 16 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage Quality (PO8). Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7
Koefisien Korelasi 0,89 0,87 0,82 0,73 0,80 0,79 0,71
Keterangan Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid
Tabel 17 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Enable Operation and Use (AI4). Pertanyaan 1 2 3 4
Koefisien Korelasi 0,66 0,76 0,86 0,79
Keterangan Valid Valid Valid Valid
Tabel 18 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Manage the Physical Environment (DS12). Pertanyaan 1 2 3 4 5
Koefisien Korelasi 0,80 0,90 0,74 0,82 0,90
Keterangan Valid Valid Valid Valid Valid
Tabel 19 Nilai korelasi untuk masing-masing pertanyaan dalam kontrol proses Provide IT Governance (ME4). Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7
Koefisien Korelasi 0,80 0,69 0,72 0,71 0,83 0,52 0,81
Keterangan Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid
78
Berdasarkan nilai koefisien korelasi yang diperoleh untuk seluruh pertanyaan yang ada dalam kuesioner memiliki nilai > 0,30 maka dapat diambil kesimpulan bahwa pertanyaan dalam alat pengukuran tersebut valid memiliki konsistensi dalam mengukur aspek yang sama. Uji reliabilitas dilakukan untuk mendapatkan derajat keterpercayaan hasil yang diperoleh dari pertanyaan setiap proses kontrol tersebut. Dalam penelitian ini uji reliabilitas menggunakan koefisien reliabilitas alpha Cronbach. Nilai koefisien alpha didapat dengan menggunakan aplikasi pengolahan statistik SPSS versi 17. Dari hasil uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol tersebut diperoleh nilai reliabilitas disajikan pada Tabel 20. Tabel 20 Nilai reliabilitas untuk setiap proses kontrol Proses kontrol
Nilai Reliabilitas
1. PO8 – Manage Quality
0,91
2. AI4 – Enable Operation and Use
0,77
3. DS12 – Manage the Physical Environment
0,89
4. ME4 – Provide IT Governance
0,85
Berdasarkan hasil yang diperoleh dari uji reliabilitas untuk setiap proses kontrol dapat diambil kesimpulan bahwa kuesioner yang digunakan dalam penelitian ini memiliki derajat reliabilitas yang memadai.
4.5.3. Tingkat Kematangan Manage Quality Penilaian responden terhadap proses kontrol manage quality seperti disajikan pada Tabel 21. Tabel 21
Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage quality (PO8)
Jawaban 1 2 3 4 5
Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7 7 7 7 0 0 0 0 17 16 8 17 22 30 31 23 33 42 29 26 18 22 18 9 8 19 17 17 12 0 0 0 0 0 0 0
79
Berdasarkan analisis data pada Tabel 21, untuk pertanyaan PO8.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 35,38% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI dalam penyusunan sistem manajemen mutu. Untuk pertanyaan PO8.2 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 50,77% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat keterlibatan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI dalam memantau dan mengukur efektivitas dari penerapan sistem manajemen mutu. Untuk pertanyaan PO8.3 sebanyak 64,62% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat penerapan standar dan prosedur kualitas TI oleh instansi. Untuk pertanyaan PO8.4 sebanyak 44,62% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesamaan standar yang digunakan dalam pengembangan sistem. Untuk pertanyaan PO8.5 sebanyak 40% responden menyatakan “ cukup” untuk tingkat keselarasan antara kebutuhan pengguna TI dengan responsibilitas penyedia TI. Untuk pertanyaan PO8.6 sebanyak 46,15% menyatakan “kurang baik” untuk tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan untuk perbaikan. sedangkan untuk pertanyaan PO8.7 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden menyatakan “ kurang baik” untuk tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat kebijakan. Berdasarkan data pada Tabel 21, dilakukan perhitungan indeks kematangan menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada proses kontrol manage quality diidentifikasi berada pada
level 2,71 seperti
disajikan pada Tabel 22. Tabel 22 Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage quality (PO8) Pertanyaan Jawaban Terbanyak Indeks
PO8.1 PO8.2 PO8.3 PO8.4 PO8.5 PO8.6 PO8.7 Jumlah 3
3
3
3
3
2
2
19
19/7 = 2,71
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, dimana manajemen telah mengkomunikasikan sistem manajemen mutu kepada instansi secara keseluruhan
80
dengan cara memberikan pelatihan kepada manajemen dan staf yang terlibat namun evaluasi terhadap sistem masih belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur.
4.5.4. Tingkat Kematangan Enable Operation and Use Penilaian responden terhadap proses kontrol enable operation and use seperti disajikan pada Tabel 23. Berdasarkan analisis data pada Tabel 23 untuk pertanyaan AI4.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 38,46% responden menyatakan “kurang baik” untuk tingkat kesesuaian keterampilan dan kapasitas sumberdaya manusia. Untuk pertanyaan AI4.2 sebanyak 49,23% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas transfer pengetahuan kepada manajemen sebagai masukan dalam penyusunan kebijakan. Untuk pertanyaan AI4.3 sebanyak 33,85% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pustakawan/pengelola perpustakaan agar dapat memanfaatkan sistem yang ada. Sedangkan untuk pertanyaan AI4.4 sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat efektivitas transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dalam memberikan dukungan pemeliharaan sistem dan infrastruktur. Tabel 23
Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol enable operation and use (AI4)
Jawaban 1 2 3 4 5
Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no AI4.1 AI4.2 AI4.3 AI4.4 0 0 6 25 24 17 24 32 22 16 9 20 0 0 0
0 14 28 23 0
Berdasarkan data pada Tabel 23, dilakukan perhitungan indeks kematangan menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada proses kontrol enable operation and use diidentifikasi berada pada level 2,75 seperti disajikan pada Tabel 24.
81
Tabel 24
Perhitungan indeks kematangan proses kontrol enable operation and use (AI4)
Pertanyaan Jawaban Terbanyak Indeks
AI4.1
AI4.2
AI4.3
AI4.4
2
3
3
3
Jumlah 11
11/4 = 2,75
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi sudah memiliki kerangka kerja yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa dokumen petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan pemanfaatan TI.
4.5.5. Tingkat Kematangan Manage the Physical Environment Penilaian responden terhadap proses kontrol manage the physical environment seperti disajikan pada Tabel 25. Tabel 25
Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol manage the physical environment (DS12)
Jawaban 1 2 3 4 5
Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no DS12.1 DS12.2 DS12.3 DS12.4 DS12.5 7 8 2 11 10 15 7 10 3 3 24 24 30 21 32 18 25 23 30 20 1 1 0 0 0
Berdasarkan analisis data pada Tabel 25 untuk pertanyaan DS12.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 36,92% responden menyatakan “cukup” untuk
tingkat
kesesuaian
lokasi
dan
tata
letak
peralatan
TI
yang
mempertimbangkan resiko bencana alam, peraturan kesehatan, dan peraturan keamanan. Untuk pertanyaan DS12.2 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 38,46% responden menyatakan “baik” untuk tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan peralatan TI yang mampu mencegah, mendeteksi, dan mengurangi resiko yang berhubungan dengan pencurian, perusakan, suhu, api, asap, air, getaran, bahan peledak, maupun pemadaman listrik. Untuk pertanyaan
82
DS12.3 sebanyak 46,15% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI (wewenang akses yang diberikan untuk administrator, user, data entry, dan yang lainnya). Untuk pertanyaan DS12.4 sebanyak 46,15% responden menyatakan “baik” untuk tingkat kesesuaian perlindungan peralatan TI terhadap faktor lingkungan, salah satu caranya adalah dengan memasang peralatan khusus yang dapat memantau dan mengontrol lingkungan (penggunaan AC). Sedangkan untuk pertanyaan DS12.5 sebanyak 49,23% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia terhadap peraturan keselamatan dan kesehatan. Berdasarkan data pada Tabel 25, dilakukan perhitungan indeks kematangan menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level 3,40 seperti disajikan pada Tabel 26. Tabel 26
Perhitungan indeks kematangan proses kontrol manage the physical environment (DS12)
Pertanyaan Jawaban Terbanyak Indeks
DS12.1
DS12.2
DS12.3
DS12.4
3
4
3
4
DS12.5 Jumlah 3
17
17/5 = 3,40
Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi memiliki standar prosedur keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah didokumentasikan. Unit kerja dan unit pelaksana teknis telah menerapkannya dalam pengelolaan perpustakaan. Namun manajemen belum memantau efektivitas pengendalian keamanan tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan.
4.5.6. Tingkat Kematangan Provide IT Governance Penilaian responden terhadap proses kontrol provide IT governance seperti disajikan pada Tabel 27.
83
Tabel 27 Jumlah jawaban responden untuk setiap pertanyaan dari proses kontrol provide IT governance (ME4) Jawaban 1 2 3 4 5
ME4.1 11 5 34 15 0
Jumlah Jawaban Responden Pertanyaan no ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7 0 0 0 10 0 0 11 8 22 16 16 8 31 36 28 34 26 31 17 21 15 5 23 26 6 0 0 0 0 0
Berdasarkan analisis data pada Tabel 27 untuk pertanyaan ME4.1 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 52,31% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian pembentukan kerangka kerja tata kelola TI dengan tujuan instansi. Untuk pertanyaan ME4.2 sebanyak 47,69% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat keselarasan antara tupoksi perpustakaan dengan tujuan pembangunan perpustakaan berbasis TI. Untuk pertanyaan ME4.3 sebanyak 55,38% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat optimalisasi nilai tambah penggunaan TI dalam mendukung tupoksi instansi. Untuk pertanyaan ME4.4 sebanyak 43,08% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian pengawasan, penggunaan, dan alokasi sumberdaya TI dengan kebutuhan instansi. Untuk pertanyaan ME4.5 sebanyak 52,31% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut. Untuk pertanyaan ME4.6 sebanyak 40% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian dokumen laporan dalam memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh. Sedangkan untuk pertanyaan ME4.7 dapat diambil kesimpulan bahwa sebanyak 47,69% responden menyatakan “cukup” untuk tingkat kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan, kebijakan, standar dan prosedur instansi. Berdasarkan data pada Tabel 27 dilakukan perhitungan indeks kematangan menggunakan persamaan matematika 1 dapat diketahui indeks kematangan pada proses kontrol manage the physical environment diidentifikasi berada pada level 3,00 seperti disajikan pada Tabel 28.
84
Tabel 28
Perhitungan indeks kematangan proses kontrol provide IT governance (ME4)
Pertanyaan ME4.1 ME4.2 ME4.3 ME4.4 ME4.5 ME4.6 ME4.7 Jumlah Jawaban 3 3 3 3 3 3 3 21 Terbanyak 21/7 = 3,00 Indeks Dengan menggunakan skala pembulatan yang terdapat pada Tabel 5 dapat disimpulkan bahwa menurut kerangka kerja COBIT proses kontrol ini berada pada tingkat kematangan 3 yaitu telah didefinisikan, yang memiliki arti instansi telah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI. Instansi telah memiliki standar prosedur pengukuran tata kelola TI yang didokumentasikan. Namun penerapan standar tersebut masih diserahkan kepada individu. Proses evaluasi tata kelola TI belum diterapkan oleh instansi. Sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar tidak mungkin diketahui oleh instansi.
4.6. Analisis Kesenjangan Badan Litbang Pertanian dalam mendukung pencapaian tujuan pengelolaan perpustakaan berbasis TI yang sesuai dengan visi dan misi serta tantangan masa depan telah menetapkan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu pada level 4 (dikelola) dimana proses dimonitor dan diukur menggunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun berdasarkan hasil perhitungan tingkat kematangan yang berjalan diinstansi terjadi kesenjangan dengan tingkat kematangan dibawah tingkat yang diharapkan. Tingkat kematangan saat ini untuk proses kontrol manage quality, enable operation and use, manage the physical environment, dan provide IT governance adalah pada level 3. Tabel 29 Kesenjangan kondisi tingkat kematangan saat ini dengan kondisi tingkat kematangan yang diharapkan Tingkat Kematangan Saat Ini 3
Tingkat Kematangan yang Diharapkan 4
2. AI4 - Enable Operation and Use
3
4
3. DS12 - Manage the Physical Environment
3
4
4. ME4 - Provide IT Governance
3
4
Proses Kontrol 1. PO8 - Manage Quality
85
4.7. Implikasi Tingkat Kematangan Proses Kontrol Terhadap Pengelolaan Perpustakaan Badan Litbang Pertanian 4.7.1. Implikasi pada Proses Kontrol Manage Quality Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage quality menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu didefinisikan, dimana manajemen telah mengkomunikasikan sistem manajemen mutu kepada instansi secara keseluruhan dengan cara memberikan pelatihan kepada manajemen dan staf yang terlibat namun evaluasi terhadap sistem masih belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur. Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol manage quality dapat diuraikan sebagai berikut. 1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar sistem manajemen mutu dalam pengelolaan perpustakaan 2. Dalam penyusunan dan penerapana manajemen mutu, Badan Litbang Pertanian telah melibatkan pustakawan, pengelola perpustakaan, dan pengelola TI. 3. Badan
Litbang
Pertanian
dalam
pengelolaan
perpustakaan
telah
menerapkan standar dan prosedur kualitas TI. Selain menggunakan petunjuk teknis sebagai bahan rujukan dalam pembinaan pengelolaan perpustakaan, Badan Litbang Pertanian juga telah memiliki modul pembinaan pengelolaan perpustakaan. 4. Perpustakaan UK/UPT telah menggunakan standarisasi pengembangan sistem (standarisasi software yang digunakan, penamaan file, format file, antar muka, interoperabilitas, dan lainnya) 5. Dalam menyelaraskan antara kebutuhan pengguna TI dan penyedia TI telah dilakukan bimbingan teknis pengelolaan perpustakaan 6. Untuk menjaga keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI dan penyedia TI maupun dengan pembuat kebijakan, setiap tahunnya diadakan kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian namun komunikasi ini belum berjalan baik karena ada beberapa kepala UK/UPT menugaskan stafnya yang tidak berkompeten dalam pengelolaan perpustakaan untuk hadir dalam kegiatan ini.
86
7. Tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem manajemen mutu oleh pembuat kebijakan sampai saat ini masih kurang. Evaluasi yang dilakukan oleh PUSTAKA sebagai pembina perpustakaan Badan Litbang Pertanian terhadap sistem manajemen mutu masih belum dilakukan secara konsisten dan terstruktur. Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya tingkat keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan untuk perbaikan dan tingkat pengukuran, pemantauan, dan review kualitas sistem oleh pembuat kebijakan untuk proses kontrol manage quality dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu: 1. Dengan adanya penugasan staf yang tidak berkompeten dalam kegiatan temu koordinasi pengelola perpustakaan Badan Litbang Pertanian dapat menyebabkan keberlanjutan komunikasi antara pengguna TI, penyedia TI, dan pembuat kebijakan dapat terputus sehingga perbaikan sistem yang dibutuhkan tidak dapat terpenuhi 2. Pembuat kebijakan tidak dapat mengukur, memantau, dan mereview kualitas penerapan standar di perpustakaan UK/UPT sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar dibutuhkan waktu dalam penanganan insiden yang terjadi.
4.7.2. Implikasi pada Proses Kontrol Enable Operation and Use Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol enable operation and use menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi sudah memiliki kerangka kerja yang dapat diakses dengan mudah oleh staf berupa dokumen petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan maupun materi pelatihan pemanfataan TI. Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol enable operation and use dapat diuraikan sebagai berikut. 1. Dalam pembagian dan penempatan sumberdaya manusia pengelola perpustakaan UK/UPT masih belum sesuai dengan latar belakang ilmu
87
yang dimilikinya maupun pembebanan tugas tambahan yang tidak sesuai dengan tupoksinya. 2. Transfer pengetahuan kepada pembuat kebijakan telah dilakukan untuk penyusunan petunjuk teknis maupun penyusunan modul pengelolaan perpustakaan yang dapat memberikan dukungan efektif dan efisien terhadap pengelolaan perpustakaan. 3. Transfer pengetahuan pengelola TI terhadap pengelola perpustakaan dilakukan oleh PUSTAKA dengan cara menyelenggarakan berbagai macam pelatihan yang terkait dengan pemanfaatan TI dalam pengelolaan perpustakaan,
diantaranya
adalah
pemanfaatan
sumber
informasi
elektronis online maupun offline, pemanfaatan aplikasi WinISIS untuk pengolahan bahan pustaka, pengembangan pangkalan data, inputing data, dan pemanfaatan aplikasi IGLOO untuk temu kembali koleksi yang dimiliki. 4. Transfer pengetahuan pengelola perpustakaan terhadap pengelola TI dilakukan dengan cara memberikan masukan terhadap aplikasi TI yang dibangun oleh pengelola TI sehingga pengelola TI dapat melakukan kajian pasca implementasi dari aplikasi tersebut. Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa dengan rendahnya tingkat kesesuaian sumberdaya manusia untuk proses kontrol enable operation and use dapat berimplikasi buruk terhadap
pengelolaan perpustakaan yang
dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian yaitu dapat menyebabkan terhambatnya pengembangan perpustakaan baik dari sisi pengelolaan layanan maupun pengelolaan koleksi pustaka yang dimilikinya.
4.7.3. Implikasi pada Proses Kontrol Manage the Physical Environment Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol manage the physical environment menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi memiliki standar prosedur keamanan fasilitas atau peralatan TI yang telah didokumentasikan. Unit kerja dan unit pelaksana teknis telah menerapkannya dalam pengelolaan perpustakaan.
88
Namun manajemen belum memantau efektivitas pengendalian keamanan tersebut sesuai standar yang telah ditetapkan. Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol manage the physical environment dapat diuraikan sebagai berikut. 1. Secara umum Badan Litbang Pertanian telah memiliki standar prosedur untuk mengelola lingkungan fisik perpustakaan 2. Tata letak dan prosedur keamanan peralatan TI di perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian telah mengikuti standar yang telah dibuat 3. Penerapan prosedur keamanan peralatan TI telah dilakukan dengan baik diantaranya adalah dengan menempatkan peralatan TI tersebut disebuah ruang khusus yang dilengkapi oleh UPS 4. Dalam penerapan prosedur keamanan terhadap akses peralatan TI, UK/UPT telah menunjuk beberapa staf yang diberi wewenang sebagai pengelola perpustakaan dan pengelola TI. 5. Ruang peralatan TI di perpustakaan UK/UPT telah dilengkapi dengan AC sebagai sarana untuk memantau dan mengontrol lingkungan 6. Dalam pengelolaan peralatan TI dan sumberdaya manusia sejalan dengan peraturan keselamatan dan kesehatan. Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian untuk proses kontrol manage the physical environment telah memenuhi kriteria tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan Badan Litbang Pertanian.
4.7.4. Implikasi pada Proses Kontrol Provide IT Governance Berdasarkan analisis tingkat kematangan pada proses kontrol provide IT governance menggunakan kerangka kerja COBIT berada pada tingkat 3 yaitu didefinisikan, yang memiliki arti instansi telah memahami pentingnya penerapan tata kelola TI. Instansi telah memiliki standar prosedur pengukuran tata kelola TI yang didokumentasikan. Namun penerapan standar tersebut masih diserahkan kepada individu. Proses evaluasi tata kelola TI belum diterapkan oleh instansi.
89
Sehingga apabila ada penyimpangan dalam penerapan standar tidak mungkin diketahui oleh instansi. Hasil observasi yang dilakukan terhadap keadaan saat ini di instansi untuk proses kontrol provide IT governance dapat diuraikan sebagai berikut. 1. Badan Litbang Pertanian sudah membentuk kerangka kerja tata kelola TI yang sesuai dengan tujuan instansi. 2. Tingkat
keselarasan
antara
tupoksi
perpustakaan
dengan
tujuan
pembangunan perpustakaan berbasis TI sudah cukup baik. 3. Badan Litbang pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup optimal dalam pemanfaatan TI. 4. Penggunaan sumberdaya TI yang dilakukan oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan sudah cukup baik namun alokasi sumberdaya TI yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan UK/UPT belum cukup ideal kondisinya. 5. Penerapan manajemen resiko oleh instansi untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin ada dan cara mengatasi dampak dari resiko tersebut 6. Pengelola perpustakaan sudah membuat laporan bulanan, triwulan, dan tahunan yang dapat memberikan gambaran kepada pembuat kebijakan terhadap hasil yang diperoleh. 7. Pemanfaatan TI oleh Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan perpustakaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan instansi. Berdasarkan hasil pengolahan kuesioner dan hasil observasi terhadap kondisi saat ini di instansi dapat diambil kesimpulan bahwa tingkat kesesuaian untuk proses kontrol provide IT governance telah memenuhi kriteria tidak ada hal dapat berimplikasi buruk terhadap pengelolaan perpustakaan yang dilakukan Badan Litbang Pertanian.
90
