BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

35

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1

Gambaran Umum Perusahaan PT. Alam indomegah didirikan oleh Buyung dan Honggo Susetio pada tahun

1990.

Perusahaan ini adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak di bidang

industri rokok dengan produk yang diberi nama Saritoga. PT. alam indomegah telah menghasilkan 14 macam jenis rokok yang diklasifikasikan kedalam 3 jenis rokok yaitu SKT, SKM dan Mild. PT. Alam Indomegah memiliki 2 pabrik yang berlokasi di kecamatan Pasuruan (Jawa Timur) dan kabupaten Bojonegoro (Jawa Timur). Selain itu, perusahaan ini memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar di beberapa daerah seperti Bandung, Pekalongan, dan Jakarta. Tetapi distribusi rokok tidak tersebar secara merata di beberapa kantor perwakilan, dikarenakan mereka sedang memfokuskan dalam memenuhi permintaan pelanggan di daerah Jawa Timur dimana sampai sekarang masih tidak dapat dipenuhi. Dalam mendukung proses bisnisnya, PT. Alam Indomegah memiliki 4 mesin proses tembakau, 1 mesin ranjang tembakau, 5 mesin ranjang cengkeh, 1 oven tembakau, 1 mesin silo dan 1 mesin blanding. Mesin-mesin tersebut dapat memproduksi tiga juta batang perhari. Selain itu, perusahaan ini memiliki 1500 karyawan kontrak dan 4500 karyawan kontrak dan borongan.

30

31

Beberapa langkah yang sudah dilakukan oleh PT. Alam Indomegah dalam memperbaiki proses bisnisnya, antara lain: •

Merekrut tenaga kerja professional sesuai dengan bidangnya (product development, marketing, production dan tobacco processing)

•

Penyempurnaan suatu sistem pengadaan stok bahan baku yang dibutuhkan agar tidak terjadi hambatan jika terjadi lonjakan permintaan dari konsumen

•

Melakukan penyempurnaan sarana dan prasarana produksi termasuk sarana pemrosesan tembakau

4.2

Visi dan Misi Visi

•

Menjadi perusahaan yang disegani dan mampu menghadapi pasar global dengan produk-produk berkualitas.

Misi ● Memberikan produk berkualitas dengan terus meningkatkan mutu dan rasa yang disukai konsumen dengan terus melakukan riset dan pengembangan. ● Meningkatkan kesejahteraan karyawan, lingkungan sekitar dan membantu pemerintah dengan padat karya yang menyerap banyak tenaga kerja.

32

4.3

Struktur Organisasi Direktur Utama

Manufacturing Manager

Production Manager SKT Production Manager Mild Production Manager SKM

Accounting and Finance Manager

Sales and Marketing Manager

Sales & Distribution Manager

Regional Sale Mgr

Marketing Manager

Human Resource Development Manager

Cost Accounting

Payroll Officer

Bookeeping

Personal Officer

Product Group Manager

Area Sales Manager Area Sales Supervisor Sales Forces

Promotion Supervisor

Event Supervisor

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

Product Development Manager Tobacco Processing Manager

Clove Manager

33

Berikut adalah tugas dan wewenang dari masing-masing bagiannya, antara lain: 1.

Direktur Utama •

Memimpin, mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan secara keseluruhan

•

Merancang proses bisnis dan pembagian divisi-divisi untuk kemajuan perusahaan

•

Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan

•

Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang berkaitan dengan perusahaan

2.

Manufacturing Manager •

Mengevaluasi kinerja dari setiap buruh yang memiliki peran dalam proses produksi

•

Memastikan ketersediaan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi

•

Melakukan perencanaan atas kapasitas pembuatan rokok terkait dengan dana dan karyawan yang tersedia

•

Melakukan pengawasan atas kualitas produk berdasarkan standar yang sudah ditetapkan

•

Melakukan pengawasan atas mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi rokok

34

3.

Sales and Marketing Manager

A.

Sales and Distribution Manager •

Melakukan perencanaan atas strategi penjualan berdasarkan data yang diperoleh pada bulan sebelumnya

•

Mengelola hubungan dengan intermediary seperti swalayan, distributor

•

Mendistribusikan rokok ke beberapa daerah di Indonesia

•

Berusaha keras dalam memenuhi target penjualan pada setiap daerah.

B.

Marketing Manager •

Melakukan penelitian atas produk dan harga yang diinginkan oleh masyarakat

•

Merencanakan promosi rokok Saritoga melalui media cetak dan media elektronik

•

Merencanakan event-event tertentu di beberapa daerah hiburan seperti mall, pameran.

• 4.

Bertanggung jawab terhadap pengenalan produk baru

Accounting and Finance Manager •

Membuat laporan keuangan perbulan dimana laporan tersebut diserahkan pada direktur utama

•

Mendokumentasikan transaksi yang terjadi baik itu penjualan dan pengeluaran perusahaan

35

5.

Human Resource and Development Manager •

Bertanggung jawab atas perekruitan dan pelatihan karyawan

•

Bertanggung jawab dalam mengelola pembayaran bagi karyawan tetap dan kontrak

•

Bertanggung

jawab

terhadap

pengalokasian

karyawan

berdasarkan kemampuan yang dimiliki oleh masing-masing karyawan •

Bertanggung jawab atas data karyawan sebagai salah satu asset perusahaan

6.

Product Development Manager •

Mengembangkan berbagai macam jenis produk rokok yang sudah ada menjadi produk rokok yang baru

•

Melakukan pengujian atas berbegai macam jenis rokok yang akan di pasarkan.

4.4

Analisa Perusahaan

4.4.1 SWOT level industri Berdasarkan teori pada Bab 2 penulis dapat menganalisa dengan SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) pada perusahaan sebagai berikut :

36

● Strength PT.

Alam

Indomegah

memiliki

14

macam

jenis

rokok

yang

diklasifikasikan menjadi 3 kelompok yaitu SKM. SKT dan Mild. Hal ini menunjukkan perusahaan ini selalu melakukan inovasi untuk dapat bersaing dengan kompetitornya seperti Gudang Garam dan Sampoerna. Selain itu, Harga jual dari setiap jenis rokok lebih murah dibandingkan kompetitornya, harga berkisar antara Rp. 5500 – Rp.7000 (SKT = 5000, SKM = 6000, dan Milld= 7000). Walaupun harga jual murah, PT. Alam Indomegah tetap menjaga kualitas dari rokok tersebut. PT. Alam Indomegah mengeluarkan rokok Saritoga alami pada tahun 1994, rokok tersebut mendapat sambutan yang baik dari masyrakat Jawa Timur. Sampai saat ini, permintaan rokok terus meningkat setiap tahunnya. Hal ini membuktikan PT. Alam Indomegah memiliki pangsa pasar yang cukup tinggi di daerah Jawa Timur. PT. Alam Indomegah dengan memiliki modal yang berlebih terbukti dengan memiliki 12 mesin pengepakan rokok untuk masing-masing produk rokok. PT. Alam Indomegah selalu berusaha untuk mengeluarkan produk rokok yang sesuai dengan keinginan konsumen dan kualitas yang tinggi, hal ini terbukti dari pengujian rokok yang membutuhkan waktu 1 sampai 3 tahun sebelum dipasarkan.

37

● Weakness Dengan tingginya permintaan konsumen di daerah Jawa Timur, PT. Alam Indomegah tidak dapat memenuhi permintaan pasar sehingga hal ini dapat merugikan

perusahaan

karena

konsumen

dapat

kecewa

karena

ketidaktersediaan rokok di toko sehingga konsumen dapat saja beralih ke rokok merk lain. Distribusi rokok di beberapa kantor perwakilan tidak tersebar secara merata, hal ini disebabkan PT. Alam Indomegah masih fokus dalam memenuhi permintaan konsumen Jawa Timur. Oleh karena itu, merk rokok Saritoga tidak terlalu dikenal oleh masyarakat Indonesia. Moral pekerja kurang dikarenakan mayoritas pendidikan buruh hanya sampai tingkat sekolah menengah pertama. •

Opportunity Dengan tingginya permintaan konsumen di Jawa Timur, membuktikan bahwa PT. Alam Indomegah memiliki kesempatan untuk memasarkan rokok di seluruh daerah Indonesia, tidak hanya di Jakarta, Bandung, dan Pekalongan. Sehingga PT. Alam Indomegah dapat bersaing dengan kompetitornya yang telah memiliki pangsa pasar yang cukup tinggi sepeti Gudang Garam dan Sampoerna. PT. Alam Indomegah memiliki peluang untuk meningkatkan produksinya dikarenakan permintaan pasar yang meningkat 20% setiap tahunnya.

38

● Threats Ancaman potensial adalah kesadaran masyarakat atas bahaya merokok, dimana banyak slogan, spanduk atau iklan mengenai bahaya merokok. Selain itu, Rancangan Peraturan Pemerintah (RPP) dapat membahayakan industri rokok seperti kenaikan tarif bea cukai, pembatasan iklan rokok di media, dan pencantuman kadar komponen rokok dan simbol bahaya rokok dalam setiap bungkus rokok.

Tabel 4.1 SWOT level industri Weakness :

Strength :

-

Kapasitas produksi tidak

-

Memiliki banyak inovasi

-

Permintaan rokok meningkat

mencukupi

setiap tahunnya

pasar

-

Memiliki modal berlebih

-

Harga jual rokok murah

-

Produk

berkualitas

-

Pendidikan buruh tidak terlalu

tinggi

yang

berpengaruh pada moral

dengan -

pengujian 1 – 3 tahun

permintaan

Penjualan masih berfokus di 1 daerah

Opportunity : -

Threats :

Bisa melebarkan pangsa pasar ke

beberapa

Indonesia

daerah

di

-

Peraturan

pemerintah

mengenai kenaikan bea cukai

39

-

20 % pertumbuhan permintaan

-

pasar pertahun

Kesadaran

masyarakat

atas bahaya rokok -

Pencantuman

kadar

nikotin rokok

4.4.1.1

Strategi SWOT level industri

● Strength-Opprotunity PT. Alam Indomegah melakukan analisa pasar di beberapa daerah Indonesia dengan mengindentifikasi konsumen karena selera masyarakat daerah Jawa Timur dapat berbeda dengan selera masyarakat di daerah lain. Selain itu, PT. Alam Indomegah dapat memperluas target konsumen, tidak hanya fokus pada masyarakat dikalangan menengah ke bawah, hal ini dapat dicapai dengan melakukan pengembangan produk baik itu dari segi kualitas dan rasa rokok yang berbeda dari produk rokok yang sudah ada. ● Weaknes-Opportunity PT. Alam Indomegah memiliki 2 mesin roolling yang dapat menghasilkan 1500 batang per menit. Dalam menangani permintaan konsumen Jawa Timur yang terus meningkat setiap tahunnya, PT Alam Indomegah dapat menambahkan mesin roolling yang dapat menghasilkan 5000 batang rokok permenit.

40

● Strength-Threat Kesadaran masyarakat atas bahaya rokok merupakan ancaman yang dapat merugikan PT. Alam Indomegah, Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan penelitian atas tembakau dan cengkeh dalam mengurangi kadar nikotin rokok.

● Weakness-Threats Sebagian besar karyawan di PT. Alam Indomegah kurang memiliki pengalaman sehingga PT. Alam Indomegah harus merekrut sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam pemasaran sehingga dapat memperbaiki strategi pemasaran yang sudah ditetapkan.

Tabel 4.2 Strategi SWOT level industri SWOT Opportunity

Strength -

Weakness

Strategi SO : Segmentasi

-

Strength

:

Permintaan

pasar meningkat -

WO

produksi. -

Weakness:

Tidak

Opportunity : Masuk ke

dapat

beberapa

permintaan pasar.

Indonesia

:

Menambah mesin

Pasar -

Strategi

wilayah

di -

memenuhi

Opportunity: Permintaan

pasar

41

yang meningkat 20 % setiap tahun. Threats

-

Strategi ST : Membuat inovasi

dengan

kadar

nikotin rendah -

Strength : Banyak Inovasi

-

Threats

:

-

WT

:

Strategi pemasaran -

Pencantuman

kadar nikotin rokok

Strategi

Weakness

:

Penjualan

harus

melalui distributor. -

Threats

:

Kesadaran masyarakat

atas

bahaya rokok.

4.4.2 SWOT level sistem informasi ● Strength PT Alam Indomegah menyediakan 60 komputer dan 15 notebook yang dapat digunakan karyawan dalam menyelsaikan pekerjaannya dengan aplikasi yang tersedia seperti pemrosesan pesanan, pembuatan laporan keuangan. Hal ini menunjukkan setiap departemen sudah difasilitasi oleh komputer sehingga mengurangi biaya operasional dan dokumentasi pelaporan yang lebih baik seperti proses pencatatan penjualan dan

42

pembelian tidak menggunakan kertas sehingga menghindari hilangnya data pembelian dan penjualan dalam pembuatan laporan keuangan. Untuk mendukung transaksi penjualan, divisi finance disediakan aplikasi yang dapat digunakan untuk mendukung dokumentasi laporan keuangan. Selain itu, divisi manufacturing disediakan sistem pengadaan bahan baku untuk menangani peningkatan permintaan setiap tahunnya. Hal ini menunjukkan, PT. Alam Indomegah menyadari bahwa teknologi informasi dan sistem informasi dapat memberikan dukungan dalam proses bisnis PT. Alam Indomegah. ● Weakness Walaupun setiap divisi telah memiliki komputer dalam mendukung aktivitas karyawan sehari-hari, tidak semua divisi memiliki sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan dari setiap divisi tersebut, dimana sebagian besar divisi menggunakan Microsoft Office & VB.net dalam melakukan dokumentasi dan pencatatan. Dikarenakan tidak ada sistem informasi yang dapat mengintegrasikan data dan proses dari setiap divisi, maka setiap data yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan, karyawan dari setiap divisi harus melakukan penginputan ulang, sehingga hal ini dapat menyebabkan kesalahan input sehingga menghambat jalannya proses bisnis seperti divisi sales harus menginput data konsumen (Nama dan alamat) dan data produk (kode produk, nama produk, harga) yang dilihat dari data yang terdapat dalam aplikasi Microsoft Excell.

43

Sumber daya manusianya pun masih kurang memiliki pengetahuan dalam hal TI. ● Opportunity Dengan memanfaatkan IT, PT Alam Indomegah dapat mengembangkan sistem

informasi

dalam

mendukung

proses

bisnis

seperti

mengintegrasikan data dari setiap divisi sehingga memudahkan pertukaran data dan data yang ada dapat digunakan kembali oleh divisi lain yang membutuhkan data tersebut. Contohnya, data sales order dapat digunakan oleh divisi finance dalam membuat invoice. Selain itu, PT. Alam Indomegah dapat melakukan pengelolaan supplier dan distributor sehingga memudahkan dalam komunikasi seperti pemasaran rokok Saritoga melalui distributor di beberapa daerah Indonesia. ● Threats Lokasi kantor pusat PT. Alam Indomegah berdekatan dengan pabrik, sehingga dapat menyebabkan hal-hal yang merugikan bagi perusahaan seperti kebakaran di pabrik dapat menyebabkan hilangnya data penting yang dapat menyebabkan terhentinya proses bisnis (data distributor, data supplier, data produk). Selain itu, dapat menyebabkan kerusakan pada asset TI sehingga tidak dapat digunakan kembali. Oleh karena itu diperlukan perencanaan disaster recovery . Sebagian besar perusahaan yang bergerak di industri rokok telah memanfaatkan TI dalam mendukung proses bisnisnya seperti Sampoerna.

44

Selain itu, memiliki sumber daya manusia yang berpengalaman di bidang TI. Ancaman yang umum yang biasanya ada adalah virus.

Tabel 4.3 SWOT level sistem informasi Strength :

Weakness :

-

Sudah memiliki hardware sendiri.

-

Memiliki

-

kesadaran

-

untuk

Data tidak terintegrasi sehingga

terjadi

investasi IT

banyak

Sudah memiliki beberapa sistem

penginputan

yang belum terintegrasi

duplikasi data -

salah dan

Sumber daya manusia kurang

memiliki

pengetahuan

dalam

hal TI Opportunity : -

Threats :

Dapat membuat peluang bisnis melalui

fasilitas

-

teknologi

Mengembangkan

kantor sistem

beberapa departemen

kebakaran

dikarenakan

informasi. -

Resiko

untuk

lokasi

berdekatan

dengan lokasi pabrik -

Virus

yang

dapat

menyerang sistem -

Industri rokok lain

45

sudah memanfaatkan TI untuk mendukung proses

bisnis

perusahaan

4.4.2.1

Strategi SWOT level sistem informasi

● Strength-Opprotunity Dikarenakan sistem informasi tidak mengintegrasikan setiap divisi, maka PT. Alam Indomegah membutuhkan sistem informasi yang dapat mengintegrasikan data dan proses setiap departemen sehingga mendukung dalam pembuatan perencanaan dan menjadikan proses bisnis efesien dan efektif seperti pemrosesan pesanan distributor lebih cepat, dimana divisi sales tidak harus melakukan input ulang data distributor dan produk. Selain itu, jika stok tidak tersedia, divisi sales dapat langsung mengkonfirmasikan dengan distributor. ● Weaknes-Opportunity PT. Alam Indomegah mengembangkan TI dalam memudahkan pertukaran data sehingga informasi up to date dan tepat waktu dalam membuat perencanaan pemasaran seperti analisa permintaan pasar.

46

● Strength-Threat Lokasi kantor pusat yang berdekatan dengan pabrik dapat membahayakan asset IT yang telah dimiliki oleh PT. Alam Indomegah. Oleh karena itu, dibutuhkan backup server yang ditempatkan di kantor perwakilan. Selain itu, dibutuhkan kebijakan dalam pengelolaan IT seperti melakukan maintenance pada hardware secara periodik dan melakukan back up data setiap jam operasi kantor selesai.

● Weakness-Threats PT. Alam Indomegah sebaiknya merekruit sumber daya manusia di bidang TI dan membentuk departemen TI dalam mengelola TI yang dimiliki oleh perusahaan seperti konfigurasi jaringan yang dapat mengintegrasikan setiap divisi. Selain itu, mengembangkan aplikasi untuk setiap divisi

Tabel 4.4 Strategi SWOT level sistem informasi SWOT Opportunity

Strength -

Weakness

Strategi SO : Sistem

-

yang terintegrasi (ERP) -

Strength : Kesadaran

teknologi informasi -

investasi TI -

Opportunity

Strategi WO : Inovasi

Weakness hanya

:

tidak terintegrasi

Data

:

Sistem

ada

pada

beberapa departemen -

Opportunity : dapat

47

membuat

peluang

bisnis melalui fasilitas TI Threats

-

Strategi ST : Membuat

-

Strength

:

Memiliki

kesadaran

Threats

mengelola TI -

:

:

berpengalaman dalam

untuk

investasi TI -

WT

Merekrut SDM yang

back up server -

Strategi

Resiko

kebakaran

Weakness

:

kurang

memiliki

pengetahuan

SDM

dalam

bidang TI -

Threats : Kompetitor memanfaatkan TI dan memiliki SDM yang berpengalaman dalam TI

4.4.3 Boston Consulting Group Pada tahun 1994, PT. Alam Indomegah memasarkan rokok Saritoga alami, dimana mendapat sambutan yang sangat baik dari masyrakat Jawa Timur. Oleh karena itu, permintaan rokok terus meningkat setiap tahunnya. Sampai saat ini, PT. Alam Indomegah berusaha untuk memenuhi permintaan dari konsumen Jawa Timur

48

sehingga distribusi rokok tidak merata di beberapa daerah Indonesia. Hal ini menyebabkan, PT. Alam Indomegah memiliki pangsa pasar yang rendah dibandingkan dengan kompetitornya seperti Sampoerna telah menguasai pangsa pasar di seluruh Indonesia. Oleh karena itu, PT. Alam Indomegah terdapat dalam kuadran tanda tanya (question mark) Berikut ini diberikan contoh pendapatan perusahaan yang mengalami peningkatan sebesar 4.90 % dari Rp 232.626.000 pada tahun 2008 menjadi Rp 244.025.000 pada tahun 2009.

250,000 200,000 150,000 Pendapatan

100,000 50,000 0 2007

2008

2009

Gambar 4.2 Pendapatan bersih 2007 – 2010

 

Untuk dapat meningkatkan pangsa pasar, PT. Alam Indomegah membutuhkan

sistem informasi yang mengintegrasikan data dan proses dari setiap fungsi bisnis sehingga memudahkan setiap divisi dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan seperti pemrosesan pesanan yang cepat, dimana divisi sales tidak harus

49

mengkonfirmasikan ketersedian stok setiap terjadi penjualan dan divisi sales dapat segera mengkonfirmasikan pada distributor stok yang habis. Dengan tersedianya data yang dibutuhkan, manajer dapat melakukan perencanaan strategi pemasaran yang lebih baik.

4.4.4 Strategic Grid McFarlan Berikut ini aplikasi yang digunakan PT.Alam Indomegah dalam mendukung proses bisnisnya, antara lain: •

Aplikasi finance Aplikasi ini digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan seperti account receivable, account payable, cash flow, dan laporan keuangan.

•

Aplikasi pengadaan bahan baku Aplikasi ini digunakan untuk mendukung pembelian bahan baku dalam produksi rokok, dimana aplikasi ini digunakan oleh divisi manufacturing dalam membuat daftar bahan baku yang dibeli (purchase order)

•

Aplikasi monitoring Aplikasi ini digunakan oleh manajer dalam melakukan melakukan monitoring seperti review atas penjualan, review atas pengeluaran perusahaan.

50

•

Aplikasi Microsoft office Aplikasi ini digunakan oleh sebagian besar divisi yang ada diperusahaan,

dimana

excell

paling

sering

digunakan

dalam

mendukung kegiatan penjualan rokok, seperti pencatatan pesanan dari setiap distributor, penjadwalan pengiriman pesanan pada distributor. Dari setiap aplikasi yang digunakan oleh PT. Alam Indomegah, dapat disimpulkan bahwa setiap aplikasi dikelompokkan dalam kuadran support karena setiap aplikasi hanya mendukung kegiatan transaksi dalam perusahaan sehingga tidak meningkatkan kinerja dari kegiatan operasional perusahaan.

4.5 •

Proses Bisnis Proses transaksi Ketika distributor melakukan pemesanan rokok, divisi sales melakukan

pengecekan terhadap history kredit distributor, dimana mereka menghubungi divisi finance untuk mengetahui status kredit distributor. Jika distributor telah di blacklist atau pembelian melebihi limit kredit maka divisi sales menghubungi distributor untuk segera melunasi transaksi yang telah dilakukan. Sebelum melakukan penginputan kuantitas pembelian rokok, divisi sales harus memeriksa ketersediaan stok rokok dengan menghubungi divisi manufacturing. Jika produk tidak tersedia, maka divisi sales mengubungi divisi gudang untuk segera memproduksi rokok yang dipesan distributor. Dalam membuat sales order, divisi sales melakukan penginputan secara

51

manual berdasarkan data yang tersedia, seperti nama distributor, alamat, dan produk yang dipesan. Ketika divisi finance menerima sales order, divisi ini akan membuat invoice dengan melakukan penginputan ulang terhadap pesanan distributor dan data distributor. Invoice dan sales oder akan dikirimkan ke divisi manufacturing sebagai dasar pembuatan surat jalan. Ketika invoice mendekati jatuh tempo, divisi finance segera melakukan penagihan pada distributor. Terkadang penagihan sering terlambat, karena divisi finance tidak melakukan pengecekan terhadap piutang distributor secara periodik. •

Proses retur barang Ketika distributor mengirimkan komplain rokok yang rusak melalui email,

divisi sales harus mencari data sales order distributor dan menyesuaikan sales order dengan invoice dan surat jalan. Oleh karena itu, divisi sales menghubungi divisi finance dan divisi manufacturing dalam menyesuaikan sales order dengan invoice dan surat jalan. Setelah menemukan sales order yang terkait dengan invoice dan surat jalan, divisi sales akan mengisi form retur barang yang diserahkan ke divisi finance dan divisi manufacturing. Divisi manufacturing akan mengirimkan penggantian rokok yang rusak pada distributor. •

Proses produksi Ketika produk rokok tidak yang dipesan distributor tidak tersedia, divisi

manufacturing segera memproduksi rokok tersebut. Sebelum memulai proses produksi, divisi manufacturing mengecek ketersediaan bahan baku. Jika bahan baku

52

tidak tersedia, divisi manufacturing akan membuat purchase order dimana melakukan penginputan atas material yang dibutuhkan. Apabila bahan baku yang digunakan tersedia di gudang, Bagian manufaktur memulai proses produksi rokok dengan memasukkan cengkeh atau tembakau ke dalam mesin perangjangan dan pembersihan. Setelah dibersihkan, tembakau akan dicampur dengan flavor untuk memberikan rasa atau aroma pada rokok tersebut. Rokok yang sudah diberi flavor, akan dilakukan proses pelintingan, jika di dalam proses pelintingan tersebut terjadi kegagalan, maka rokok tersebut akan diproses dari awal. Rokok yang berhasil dilinting akan dilakukan pengemasan dan pengeboxan. Setiap rokok yang sudah dilakukan pengeboxan disimpan dalam gudang, dimana bagian gudang melakukan update stok barang.

53

Gambar 4.3 Proses Bisnis

4.5.1 Fungsi Bisnis Dalam menjalan kegiatan, PT. Alam Indomegah memiliki divisi-divisi yang menjalankan fungsinya masing-masing, antara lain:

54

1. Divisi sales & distribution Tugas utama dari divisi sales yaitu memproses pesanan distributor dan menjawab pertanyaan distributor mengenai produk rokok yang dipesan seperti barang yang dikembalikan karena rusak, jadwal pengiriman barang. Dalam melakukan pemrosesan pesanan, divisi sales mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk mendukung kelancaran proses transaksi. Informasi yang dibutuhkan oleh divisi sales, antara lain: •

Data history kredit distributor Sebelum

memproses

menanyakan

pada

pesanan

divisi

distributor,

finance

divisi

mengenai

sales

sejarah

harus

transaksi

pembayaran seperti apakah distributor sudah melunasi pembayaran, berapakah limit kredit dari distributor dalam melakukan pembelian. •

Data ketersediaan barang Pada saat melakukan pemrosesan pesanan distributor, divisi sales membutuhkan infomasi mengenai katersediaan stok, dimana informasi ini hanya dimiliki oleh divisi gudang. Seringkali, informasi yang terdapat pada divisi gudang tidak akurat karena tidak dilakukan perhitungan stok secara periodik.

•

Data perencanaan produksi Jika produk rokok yang dipesan tidak tersedia, divisi sales harus menghubungi divisi manufacturing untuk mengetahui perencanaan

55

produksi, dimana divisi manufacturing harus melakukan pengecekan terlebih dahulu. Oleh karena itu, proses pesanan tidak dapat langsung diproses. •

Data invoice dan surat jalan (retur barang) Jika terjadi pengembalian barang dari distributor, divisi sales membutuhkan waktu yang cukup lama dalam memproses komplain distributor karena harus menyesuaikan data invoice dan surat jalan dengan data sales order, dimana data yang dibutuhkan terdapat pada divisi manufacturing dan finance. Selain kesulitan

mendapatkan informasi, divisi sales tidak dapat

menggunakan data yang tersedia dalam menyelesaikan pekerjaannya seperti divisi sales harus melakukan penginputan ulang terhadap data distributor dan data produksi dalam membuat sales order. Sehingga hal ini dapat menyebkan kesalahan yang dapat menghambat kelancaran proses transaksi. 2. Divisi marketing Tugas utama divisi marketing yaitu melakukan pemasaran rokok saritoga yang baru dan perubahan harga rokok pada distributor melalui email sehingga distributor dapat mengetahui informasi yang terbatu mengenai rokok saritoga. Selain itu, divisi marketing berhubungan langsung dengan media dalam memasarkan rokok saritoga melalui radio dan surat kabar sehingga konsumen dapat mengetahui informasi mengenai rokok saritoga seperti jenis rokok terbaru, dan promosi yang terbaru.

56

Dalam

mendukung

strategi

pemasaran,

manajer

marketing

membutuhkan data penjualan yang up to date sehingga manajer marketing dapat mengetahui setiap produk yang paling sering dibeli oleh konsumen dan mengetahui apakah penjualan dapat mencapai target penjualan yang telah ditentukan. Dalam memperoleh data yang dibutuhkan untuk membuat strategi pemasaran, manajer marketing harus meminta data penjualan pada divisi sales. 3. Divisi finance & accounting Divisi ini bertugas untuk mengelola keuangan perusahaan seperti pendapatan dari penjualan rokok, pengeluaran biaya operasional, dan perencanaan dan pengalokasian budget untuk biaya operasi. Beberapa permasalahan terkait dengan ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh divisi finance & accounting dalam mendukung aktivitasnya, antara lain: •

Pengawasan terhadap account payable Dikarenakan tidak adanya monitoring terhadap utang PT. Alam Indomegah terhadap supplier, sehingga pembayaran sering terlambat. Hal ini menyebabkan terhambatnya pasokan bahan baku yang dibutuhkan jika terjadi peningkatan demand.

•

Pengawasan terhadap account receivable Dikarenakan tidak adanya pengawasan terhadap utang distributor, sehingga PT. Alam Indomegah sering terlambat dalam menagih piutang sehingga informasi tidak tersedia pada saat manajer

57

menganalisa data history kredit distributor seperti melakukan perubahan limit kredit jika distributor sering terlambat membayar piutang. •

Pencatatan terhadap setiap transaksi yang terjadi setiap bulan, divisi ini diharuskan untuk membuat laporan keuangan, dimana laporan keuangan sering terlambat karena mereka harus mencari data yang diperlukan seperti data pembelian bahan baku, data pembayaran gaji, data penjualan, dan lain-lain.

4. Divisi human resource development Divisi ini berfungsi untuk untuk mengelola sumber daya manusia seperti merekrut karyawan, memberikan pelatihan, dan menempatkan karyawan sesuai dengan skill karyawan tersebut. Dalam mendukung aktivitasnya, divisi human resource membutuhkan informasi terhadap aktivitas yang dilakukan oleh setiap karyawan dalam mengevaluasi kinerja karyawan, dimana informasi ini tidak tersedia karena tidak adanya sistem yang melakukan pengawasan terhadap aktivitas karyawan. 5. Divisi manufacturing Divisi manufacturing bertugas dalam memproduksi rokok, melakukan pembelian bahan baku, dan membuat perencanaan produksi rokok terkait dengan jumlah permintaan konsumen. Dalam menjalankan aktivitasnya, divisi manufacturing kesulitan dalam mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga permintaan dari konsumen tidak dapat terpenuhi. Berikut ini

58

informasi yang dibutuhkan oleh divisi manufacturing dalam mendukung aktivitasnya, antara lain: •

Data ketersediaan produk Dalam memproduksi rokok, divisi manufacturing perlu mengetahui ketersediaan stok rokok di gudang, dimana informasi ini tidak akurat karena tidak dilakukan pemeriksaaan stok secara periodik. Oleh karena itu dibutuhkan sistem informasi yang dapat melakukan pengawasan terhadap ketersediaan stok barang.

•

Data perencanaan produksi Divisi manufacturing melakukan perencanaan produksi berdasarkan estimasi dari manajer, dimana manajer kesulitan untuk mendapatkan informasi mengenai history produksi dan history penjualan, sehingga sering kali perencanaan yang sudah dibuat tidak dapat mengatasi permintaan konsumen yang meningkat setiap tahunnya.

•

Data bahan baku Sama halnya seperti data ketersediaan produk, divisi gudang tidak melakukan pemeriksaan stok bahan baku secara periodik sehingga pada saat terjadi peningkatan permintaan dari konsumen, stok bahan baku tidak tersedia sehingga divisi manufacturing harus melakukan pemesanan bahan baku pada supplier. Selain itu dalam melakukan pemesanan bahan baku, divisi manufacturing membuat purchase order secara manual, dimana

59

mereka harus mencari data supplier yang memasok bahan baku yang dibutuhkan. •

Data penggunaan mesin Divisi manufacturing tidak melakukan pengawasan secara periodik terhadap mesin yang digunakan dalam produksi. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan mesin pada saat dibutuhkan dalam proses produksi, terutama pada saat terjadi peningkatan permintaan dari konsumen.

6. Divisi product development Divisi ini bertugas untuk mengembangkan produk rokok saritoga melalui pemrosesan kombinasi tembakau sehingga menghasilkan jenis rokok yang baru. Inovasi rokok tidak hanya dari segi rasa dan aroma rokok, tetapi dapat diperoleh dari perubahan package rokok dan penambahan jumlah rokok dengan harga yang sama. Dalam mengembangkan produk, divisi product development membutuhkan informasi mengenai produk yang sudah ada seperti produk yang paling sering dibeli oleh konsumen, dimana produk tersebut akan dikembangkan baik itu perubahan package, dan perubahan aroma. Desain dan komponen terhadap produk yang baru akan dikirimkan ke divisi manufacturing untuk diproduksi.

60

Gambar 4.4 Fungsi Bisnis

4.5.2 Matriks Fungsi Bisnis dan Subjek Data Matriks ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitasnya. Setiap fungsi bisnis dapat melakukan perubahan terhadap data seperti update, membuat file baru, dan menghapus. Data dari setiap divisi hanya dapat digunakan oleh divisi masing-masing, tidak dapat di share dengan divisi lain sehingga hal ini menyulitkan setiap divisi dalam melakukan aktivitasnya.

Tabel 4.5 Matrix Fungsi Bisnis Divisi Sales

Subjek Data •

Data distributor

•

Data penjualan

•

Data jenis rokok dan harga

61

•

Data keluhan distributor

Marketing

•

Data penelitian pasar

Finance & accounting

•

Data keuangan

•

Data pembelian (biaya operasi)

•

Data penjualan

•

Data account receivable

•

Data account payable

•

Data penggajian

•

Data karyawan dan buruh pabrik

•

Data absensi

•

Data pelatihan

•

Data produk

•

Data bahan baku

•

Data supplier

•

Data perencanaan produksi

•

Data pengembangan produk

Human resource development

Manufacturing

Product development

4.5.3 Dukungan Sistem Informasi Dalam mendukung aktivitas karyawan, PT. Alam Indomegah memiliki aplikasi VB.net, tetapi hanya digunakan untuk divisi manufacturing dan divisi finance & accounting dalam pengelolaan transaksi. Sebagian besar divisi masih

62

menggunakan aplikasi Microsoft Office dalam mendukung aktivitasnya, seperti Microsoft excel digunakan untuk membuat sales order dan surat jalan, Microsoft office digunakan untuk membuat dokumentasi keluhan pelanggan. Divisi manufacturing menggunakan aplikasi VB.net hanya sebatas pada pemesanan bahan baku, dimana karyawan menggunakan aplikasi ini untuk membuat purchase order pada supplier. Sedangkan, divisi finance & accounting menggunakan aplikasi VB.net untuk mengelola transaksi keuangan, seperti pencatatan pembayaran distributor. Dapat disimpulkan bahwa sistem infomasi digunakan masih sederhana dimana digunakan untuk membantu dalam pengelolaan transaksi. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung pengendalian terhadap produksi dan proses transaksi dimana setiap informasi yang dihasilkan oleh setiap divisi dapat dishare pada divisi lain dalam mendukung aktivitasnya.

4.6

Perangkat Keras & Perangkat Lunak Berdasarkan wawancara yang kami lakukan kepada pemilik perusahaan,

diperoleh informasi daftar perangkat keras dan perangkat lunak (aplikasi) yang digunakan untuk seluruh proses bisnis yang digunakan oleh PT. Alam Indomegah sampai saat ini. PT. Alam Indomegah masih belum menggunakan IT dengan maksimal dalam menjalankan proses bisnisnya. Perangkat keras dan aplikasi yang digunakan masih sangat sedikit sekali sehingga menyebabkan banyak proses bisnis yang masih lambat. Berikut adalah daftar perangkat keras dan aplikasi pada PT. Alam Indomegah:

63

Tabel 4.6 Daftar Perangkat Keras Jenis Server

Spesifikasi •

Fungsi Intel® Untuk

Processor:

mengintegrasikan

Xeon® Processor E5620 departemen (Quad-Core 2.4GHz) •

finance

dan

pengadaan stok barang.

Memory: 4GB DDR3 RAM (1x4GB)

•

Hard Drive: Hot-swap SAS/SATA (2.5")

•

RAID:

Controller

ServeRAID M1015 •

Disk Bays: 16/16

•

Disk Drive: Up to ^16 x 2.5"

Client

Intel Dual Core E2160 1.8 GHz

Untuk pekerjaan sehari-

RAM 2GB DDR2

hari seperti input data,

Harddisk160 Gb SATA

melakukan perhitungan.

Network Card 100Mbps Switch

Cable Modem

3 Accton switches; 10/100Mbps Untuk

menghubungkan

24 ports

antar computer klien

D-link DSL

Koneksi kabel internet ke

64

Telkom vision Router

TP-Link ADSL

Koneksi internet ADSL.

UPS

HP Smart, 750VA

Daya cadangan.

Mesin Absensi

Time Clock Coper

Evaluasi

jam

kerja

karyawan

untuk

penggajian.

Tabel 4.7 Daftar Aplikasi Aplikasi Microsoft

Platform Office Windows XP

2007

Fungsi Digunakan

untuk

membuat

dokumen,

pembuatan jurnal.

VB.Net

Windows XP

Digunakan

untuk

aplikasi

finance

dan

pengadaan bahan baku

4.7

Infrastruktur Jaringan Infrastruktur jaringan yang ada masih sangat sederhana dikarenakan proses

bisnis yang belum menggunakan IT dengan maksimal. Mengacu kepada wawancara yang telah dilakukan, diinformasikan bahwa hanya ada 60 komputer klien dan 15 laptop yang saling terhubung dengan switch, scanner, modem dan multi-function devices yang digunakan untuk melakukan proses bisnis dan memudahkan mentransfer informasi-informasi penting ke kantor cabang di Jakarta, Bandung dan Pekalongan.

65

Gambar 4.5 Infrastruktur Jaringan

66

4.8

Rekomendasi Strategi SI

4.8.1 Portfolio Masa Depan

Gambar 4.6 Portfolio Masa Depan Keterangan : (*) : Applikasi yang sedang berjalan ($) : Rekomendasi aplikasi yang mendukung kegiatan operasional PT. Alam Indomegah •

Support Dalam

mendukung

kegiatan

operasional,

PT

Alam

Indomegah

menggunakan beberapa aplikasi seperti aplikasi finance, pengadaan bahan baku, VB.net dan Microsoft Office Setiap aplikasi hanya memudahkan pengelolaan transaksi yang terjadi

67

•

Factory ERP dapat meningkatkan daya saing dari PT. Alam Indomegah, dimana dapat mengintegrasikan data dan proses dari setiap divisi sehingga dapat mengakses data secara real time seperti mengetahui ketersediaan produk tanpa harus menghubungi divisi gudang, selain itu, memproses pesanan pelanggan dengan cepat, dimana divisi sales tidak harus melakukan penginputan data yang dibutuhkan dari awal, mereka dapat memilih data yang sudah tersedia. Selain peningkatan dari kinerja operasional, ERP memberikan dukungan dalam pengelolaan informasi yang dapat digunakan untuk melakukan perencanaan bisnis seperti manajer produk dapat mengetahui berapa jumlah rokok yang harus diproduksi dari data penjualan yang terjadi, selain itu manajer penjualan dapat merubah strategi pemasaran dari data penjualan di daerah untuk meningkatkan penjualan rokok Saritoga.

4.8.2 ERP ERP adalah suatu proses mengintegrasikan semua fungsi bisnis dan proses – proses di dalam organisasi untuk mencapai beberapa macam manfaat, seperti pengentrian data hanya dimasukkan satu kali, hal ini dapat mengurangi data ganda, menghemat waktu sehingga mengurangi biaya gaji karyawan dan overhead.

68

4.8.2.1

Isu

Penting

yang

harus

diperhatikan

sebelum

Implementasi ERP Sebelum mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang ada di PT Alam Indomegah, manajer sebaiknya mempertimbangkan beberapa permasalahan penting yang dapat membantu mereka dalam memutuskan apakah integrasi ERP dengan proses bisnis mereka merupakan pilihan yang tepat. Beberapa permasalahan tersebut akan dikategorikan menjadi beberapa kelompok seperti permasalahan fundamental, proses perubahan dalam PT. Alam Indomegah, karyawan, dan perbedaan pendekatan yang digunakan untuk implementasi ERP. •

Permasalahan Fundamental Manajer

harus

mempertimbangkan

permasalahan

yang

bersifat

fundamental dari integrasi ERP dengan menganalisa visi dan tujuan PT. Alam Indomegah. Contohnya, Manajemen memiliki pemahaman yang jelas atas proses bisnis yang sedang berjalan, Apakah manajemen siap dalam melakukan perubahan proses bisnis secara drastik untuk menghasilkan manfaat yang signifikan bagi PT. Alam Indomegah, apakah manajemen siap dalam melakukan perubahan struktur, operasi, dan budaya

untuk

mendukung

konfigurasi

sistem

ERP

yang

akan

diimplementasi, dan apakah perusahaan memiliki keinginan untuk menginvestasikan dana yang cukup besar dalam implementasi ERP. ERP tidak cocok untuk perusahaan yang mengalami pertumbuhan dan perubahan yang sangat cepat atau melakukan merger dan likuidasi di masa

69

depan. Seperti kita ketahui, akan terdapat beberapa permasalahan integrasi jika PT. Alam Indomegah melakukan menger dengan perusahaan lain, PT. Alam Indomegah akan menghadapi masalah seperti skalabilitas, infrastruktur IT yang baru, dan perbedaan budaya organisasi. Selain itu, integrasi ERP tidak disarankan apabila PT. Alam Indomegah membutukan fleksibilitas untuk sukses atau proses produksi yang sering berubah. PT. Alam Indomegah perlu mengeksploitasi teknologi komputer dan komunikasi untuk mengintegrasikan sistem ERP dengan aplikasi Ebusiness. Seringkali, penambahan hardware yang baru dan spesialis yang berpengalaman dalam ERP dibutuhkan untuk menjalankan sistem ERP. Tergantung dari ukuran besarnya perusahaan dan modules yang di install, Biaya implementasi ERP dapat mencapai 10 milliar dan implementasi ERP membutuhkan waktu 2 tahun.

•

Sumber Daya Manusia Seperti kita ketahui, sistem ERP yang diimplementasikan digunakan oleh karyawan dalam menjalankan kegiatan PT. Alam indomegah, sehingga filosofi dan gaya kepemimpinan karyawan tersebut neniliki peran penting dalam proses implementasi ERP. Berdasarkan penelitian yang ada, dukungan dan komitmen dari top manajemen sangat penting dalam kesuksesan implementasi ERP. Seringkali, dewan eksekutif dan komite yang terdiri dari top manajemen melakukan pengembangan perencanaan dan pengelolaan IT.

70

Pada umumnya, karyawan waspada terhadap perubahan dalam proses bisnis, dimana karyawan yang menolak terhadap implementasi ERP menunjukkan karyawan tersebut memiliki kinerja yang tidak terlalu baik. Oleh karena itu, untuk meningkatkan tingkat kesuksesan implementasi ERP, dan untuk mengurangi penolakan perubahan, karyawan yang paham terhadap kegiatan proses bisnis PT. Alam Indomegah harus dilibatkan dalam semua tahap implementasi ERP. Selain itu, karyawan juaga harus diberikan pelatihan menganai instalasi ERP sepeti pengenalan dasar tehadap ERP meliputi modul yang terdapat di ERP, arsitektur ERP dan cara kerja dari sistem ERP. Selama sesi pelatihan, penting untuk membahas masalah-masalah manajerial yang dihadapi dan untuk membentuk suatu pemahaman dasar mengenai integrasi sebelum pelaksanaan implementasi ERP.

•

Perubahan Proses di PT. Alam Indomegah Terdapat 8 proses yang dapat digunakan manajer untuk melakukan perubahan, antara lain: 1. Membuat visi perubahan yang dapat dicapai dan dijalankan oleh PT. Alam Indomegah. 2. Mendefinisikan strategi perubahan untuk menilai kesiapan perubahan yang akan terjadi di PT. Alam indomegah, untuk memilih konfigurasi perubahan yang terbaik, dan pengelolaan terhadap perubahan tersebut.

71

3. Mengembangkan kepemimpinan, dalam rangka untuk memimpin program

perubahan

dan

mengembangkan

keampuan

kepemimpinan setiap manajer. 4. Komitmen dari tim perubahan dibentuk melalui komunikasi, mengelola

penolakan,

dan

mentransfer

pengetahuan,

dan

ketrampilan. 5. Mengelola kinerja karyawan dan stakeholder dengan menentukan kebutuhan perusahaan, dan implementasi manajemen kinerja. 6. Manfaat bisnis yang diperloleh dari pemahaman kasus atau permasalahan bisnis yang terjadi, mengukur, dan mempertahankan manfaat tersebut 7. Mengembangkan budaya dengan memahami budaya yang dijalankan perusahaan pada saat ini. Kemudian merancang budaya yang ingin dicapai dan melakukan implementasi budaya perubahan tersebut. 8. Mendesain struktur organisasi yang diinginkan dengan memahami bentuk struktur organisasi pada saat ini dan melakukan implementasi perubahan organisasi.

•

Perbedaan Pendekatan dalam Implementasi ERP Manajer perlu mempertimbangkan berapa biaya yang dibutuhkan untuk implementasi ERP. Tergantung dari tugas dan proses yang terlibat dalam proses instalasi, terdapat beberapa pendekatan implementasi ERP.

72

Contohnya Apakah organisasi sangat ambisius dalam melakukan perubahan perusahaan secara menyeluruh akan menggunakan integrasi secara menyeluruh atau apakah organisasi menggunakan strategi franchise dari integrasi parsial melintasi beberapa divisi dengan proses yang sama. Pada umumnya, pendekatan franchise digunakan pada perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis dimana setiap unit bisnis memiliki proses bisnis yang berbeda. Setiap unit bisnis memiliki paket software ERP dan database masing-masing sehingga mereka dapat salaing berbagi informasi. Hal ini merupakan strategi yang baik bagi perusahaan yang ingin kemudahan dalam implementasi ERP dengan memulai dari instalasi pilot dan perlahan-lahan berpindah ke unit bisnis lain. Pendekatan lain dapat digunakan uleh perusahaan kecil yang ingin mengimplementasi ERP, dimulai dengan beberapa proses inti atau modul tertentu. Prosesproses tersebut membutuhkan sedikit perubahan, sehingga tidak menggagu aktivitas perusahaan sehari-hari. Tetapi pendekatan tersebut jarang memberikan hasil yang maksimal pada perusahaan. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks proses bisnis yang

dimilikinya

dan

tingkat

kesulitan

yang

tinggi

dalam

mengimplementasi ERP di perusahaan tersebut. Untuk menjaga kelancaran proses transisi dari proses bisnis dan operasi, sebaiknya perusahaan menggunakan integrasi simultaneous.

73

4.8.3 Modul ERP Berdasarkan permasalhan pada bab I, ERP dapat mengintegrasikan data dan proses dari setiap divisi sehingga memudahkan karyawan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan menggunakan informasi tersebut dalam mendukung aktivitasnya. Berikut ini, beberapa modul yang dibutuhkan PT. Alam Indo Megah dalam mengatasi permasalahan, antara lain: 1. Modul sales and distribution Modul ini digunakan oleh divisi sales untuk memproses pesanan distributor dan menangani komplain distributor seperti retur barang. Pada saat distributor melakukan pemesanan rokok, divisi sales tidak perlu mengecek history kredit pelanggan, karena modul ini akan memberikan warning jika distributor sudah di blacklist atau pembelian melebihi limit kredit. Selain itu, modul ini akan memberikan warning jika divisi sales memasukkan kuantitas barang melebihi stok yang tersedia.

Ketika produk yang dipesan tidak

tersedia, divisi sales dapat melihat list barang yang ingin diproduksi dan mengupdate list tersebut. Dengan penggunaan ERP, divisi sales tidak perlu melakukan penginputan manual dalam mengisi form sales order, dimana divisi sales dapat memilih data yang tersedia sehingga hal ini dapat mengurangi kesalahan karyawan yang dapat menghambat proses transaksi. Selain itu, jika terdapat komplain dan pertanyaan dari distributor, divisi sales dapat memperoleh informasi secara cepat. Contoh, jika distributor mengeluh mengenai rokok

74

yang rusak, divisi sales dapat melihat list sales order dari distributor tersebut dimana di list tersebut terdapat invoice dan surat jalan atas sales order tersebut, sehingga komplain distributor dapat langsung diproses tanpa perlu menanyakan pada divisi finance yang membuat invoice dan divisi manufacturing yang membuat surat jalan. 2. Modul marketing Modul ini digunakan divisi marketing untuk menginformasikan mengenai produk terbaru dan perubahan harga melalui direct mailing sehingga divisi marketing tidak perlu menanyakan data distributor pada divisi sales. Selain itu, dalam mendukung perencanaan pemasaran, manajer marketing dapat melihat informasi penjualan sehingga dapat mengetahui apakah penjualan sudah mencapai target penjualan. 3. Modul finance & accounting Modul ini digunakan oleh divisi finance dalam mengelola keuangan PT. Alam Indomegah. Berikut ini beberapa fungsi yang terdapat dalam modul ini antara lain: •

Monitoring terhadap account payable Sistem akan memberikan warning jika utang sudah mendekati tanggal jatuh tempo, sehingga divisi finance dapat segera memproses pembayaran pada supplier sehingga tidak menghambat proses pembelian bahan baku.

75

•

Monitoring terhadap account receivable Sistem akan memberikan warning jika piutang distributor sudah mendekati tanggal jatuh tempo sehingga divisi finance dapat segera memproses penagihan pada distributor. Data ini digunakan oleh manajer finance dalam menganalisa kredit dari setiap distributor seperti melakukan blacklist pada distributor yang melebihi limit kredit dan merubah limit kredit jika distributor tersebut sering telat melakukan pembayaran. Data kredit distributor tersebut dapat digunakan oleh divisi sales dalam memproses transaksi distributor.

•

Pencatatan transaksi terjadi Setiap transaksi yang diinput ke dalam sistem, akan dimasukkan ke dalam general ledger secara otomatis dimana manajer finance & accounting dapat memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhannya.

•

Budgeting Modul ini juga dapat membantu divisi finance & accounting dalam menyusun budget yang akan digunakan PT. Alam Indomegah dalam menginvestasikan IT/IS di masa depan.

4. Modul human resource Modul ini digunakan oleh divisi human resorce untuk mengelola sumber daya manusia, dimana divisi human resource development dapat mengetahui aktivitas dari setiap karyawan yang berkerja sehingga karyawan yang memiliki kinerja kurang baik dapat ditingkatkan. Selain itu, modul ini

76

dapat memonitoring terhadap absensi karyawan sehingga data tersebut dapat digunakan oleh divisi finance dalam mengkalkulasikan pembayaran gaji pada karyawan dan buruh. 5. Modul manufacturing Modul ini digunakan oleh divisi manufacturing untuk membantu aktivitasnya dalam mengendalikan proses produksi. Berikut ini beberapa fungsi dari modul ini antara lain: •

Monitoring terhadap bahan baku dan persediaan stok Modul ini akan melakukan pengawasan terhadap bahan baku dan persediaan produk, jika sudah mencapai critical level, sistem akan memberikan warning mengenai jumlah persediaan yang ada. Selain itu, persediaan bahan baku akan disesuaikan dengan rencana produksi, jika terjadi peningkatan produksi sistem akan memberikan warning bahwa stok bahan baku tidak dapat mencukupi rencana produksi yang sudah ditentukan

•

Monitoring terhadap lead time produksi dan biaya (Bill of Material) Modul ini dapat digunakan untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan untuk memproses setiap jenis rokok dan biaya karyawan yang dikeluarkan dalam memproduksi rokok tersebut, sehingga manajer manufacturing dapat mengetahui jumlah rokok yang dapat diproduksi dalam 1 hari dan biaya buruh yang harus dibayar. Selain itu, BOM dapat digunakan untuk memproses purchase order secara otomatis

77

sehingga divisi manufacturing tidak perlu mencari data material dari setiap jenis produk rokok yang dipesan dan mencari data supplier yang menjual material tersebut. •

Monitoring terhadap penggunaan mesin Modul ini akan memberikan informasi mengenai penggunaan mesin produksi dan akan memberikan warning jika mesin tersebut akan rusak. Berdasarkan informasi tersebut, divisi manufacturing dapat melakukan maintenance terhadap mesin tersebut sehingga proses produksi tidak terhambat jika terjadi peningkatan permintaan dari konsumen.

•

Perencanaan produksi rokok Modul ini digunakan untuk mengoptimalkan kapasitas produksi terkait dengan demand yang ada. Perencanaan produksi akan diestimasi berdasarkan history jumlah produksi dan penjualan yang terjadi, jika terdapat deficit, divisi manufacturing akan menambahkan kapasitas jumlah produksi berdasarkan selisih sales dan jumlah produksi. Selain itu, juga akan memberikan informasi terhadap peningkatan demand di masa

depan

berdasarkan

data

yang

ada

sehingga

manajer

manufacturing dapat menyusun rencana produksi dalam mengatasi demand tersebut.

78

6. Modul product life cycle management Modul ini digunakan oleh divisi product development dalam mengembangkan jenis rokok yang baru. Dengan modul ini, divisi product development dapat memonitoring siklus hidup dari setiap jenis produknya terkait dengan permintaan konsumen. Selain itu dapat mempercepat proses pengembangan rokok dan biaya yang digunakan dalam proses pengembangan rokok.

4.8.4 Manfaat ERP untuk perusahaan Keuntungan-keuntungan dengan menggunakan ERP bagi perusahaan antara lain : • Menghilangkan input data duplikasi yang selama ini biasa dilakukan secara manual oleh perusahaan. • Menyediakan informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan. • Lebih cepat dalam pencarian data yang sudah lama apabila diperlukan. • Dengan pelayanan yang cepat dapat memberi kepuasan kepada supplier dan distributor. • Sistem informasi menjadi berfungsi untuk membantu proses bisnis. • Meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan pembelian stok bahan baku. • Memberikan hak akses kepada pihak yang berkepentingan untuk setiap departemen.

79

• Mempercepat Return of investment pada implementasi TI. Dari manfaat ERP diatas dapat dilakukan pengukuran efektifitasnya dengan menggunakan IT balance scorecard. Berdasarkan batasan ruang lingkup yang ditulis pada Bab I, hanya dibahas cara bagaimana IT balance scorecard dapat mengukur efektifitas. Berikut

adalah

langkah-langkah

bagaimana

pengukuran

efektifitas

menggunakan IT balance scorecard menurut Matison et al (1999), antara lain:

Penyusunan IT Balance scorecard •

Analisis Critical Success Factor (CSF) Rockart mendefinisikan CSF sebagai jumlah terbatas dari area, dimana hasil yang diharapkan akan memastikan performa kompetitif yang sukses dari organisasi. Oleh karena itu, CSF merupakan aktivitas yang selalu menerima perhatian yang konstan dan hati-hati dari pihak manajemen. Critical success factor dari PT. Alam Indomegah dapat berdasarkan analisa value chain dan five forces. Output dari CSF akan dijadikan tolak ukur dalam mengukur 4 perspektif dalam IT balance scorecard.

•

Proses penyusunan IT Balance scorecard IT balance scorecard terdiri dari 4 perspektif, dimana menjelaskan beberapa hal berikut ini: ¾ Perspektif orientasi pengguna

80

Perspektif yang menjelaskan penilaian pengguna terhadap ERP seperti penyediaan informasi yang akurat dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan departemen penjualan dalam memberikan respon terhadap pelanggan. ¾ Perspektif kontribusi organisasi Perspektif yang menangkap nilai bisnis dari investasi ERP yang telah dilaksanakan oleh PT. Alam Indomegah. ¾ Perspektif keunggulan Operasi Perspektif yang menjelaskan efektifitas dan efesiensi dari ERP yang digunakan dalam mendukung proses bisnis PT. Alam Indomegah. ¾ Perspektif orientasi di masa depan Perspetif

yang

berkelanjutan

menjelaskan

terhadap

ERP

pengembangan dan

antisipasi

yang atas

permasalahan yang dapat terjadi di masa depan.

Tabel 4.8 IT Balance Scorecard Orientasi Pengguna

Kontribusi Organisasi

Misi

Misi

ERP dapat memberikan nilai ERP

memiliki

kontribusi

tambah terhadap produk bagi terhadap proses bisnis PT. pengguna akhir (pelanggan)

Alam Indomegah

81

Sasaran

Sasaran

•

Kepuasan pengguna

•

•

Performa

bisnis

dan

kontribusi

tingkat •

layanan

Nilai

Pengedalian

investasi

ERP Keunggulan Operasi

Orientasi di masa depan

Misi

Misi

ERP dapat menjadikan proses mengembangkan

kapabilitas

bisnis berjalan secara efesien internal untuk pembelajaran, dan efektif

inovasi

dan

Sasaran

terhadap peluang yang ada di

•

Efektifitas dan efesiensi masa depan

•

Mengurangi permasalahan

Sasaran dalam

•

Keamanan

Pengelolaan

sumber

daya manusia

transaksi •

eksploitasi

•

Riset

teknologi

terkait dengan ERP

baru

82

•

Proses penyusunan matriks IT balance scorecard Tabel 4.9 Scorecard orientasi pengguna Objektif Kepuasan pengguna

Pengukuran -

Kemudahan dalam memahami setiap fungsi yang terdapat di ERP

-

Kepuasan

pengguna

terhadap

efektifitas ERP Perfoma tingkat layanan

-

Respon

terhadap

penanggulangan

masalah -

Layanan operasional sesuai dengan Service Level Agreement

Tabel 4.10 Scorecard kontribusi organisasi Objektif Nilai bisnis dan kontribusi

Pengukuran -

Nilai tambah terhadap bisnis

-

Evaluasi berdasarkan pengukuran yang bersifat financial seperti ROI, payback period. Selain itu, dapat juga mengunakan metode information economics.

Pengendalian investasi ERP

-

Perbandingan antara biaya yang dikeluarkan dan budget yang telah

83

direncanakan -

Perbandingan antara cost recovery dan expenses

Tabel 4.11 Scorecard keunggulan operasional Objektif Efektifitas dan efesiensi

Pengukuran -

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

dari

order

konsumen -

Sumber daya yang diperlukan dalam

menyelesaikan

order

konsumen -

Ketersediaan

sistem

ERP

(availability) Mengurangi masalah dalam

-

Kesalahan dalam data entry

transaksi

-

Pengawasan atas penyelesaian permasalahan

Keamanan

-

Tidak ada kehilangan data

-

Tidak

ada

kegagalan

vital,

dimana tidak dapat direcovery

84

Tabel 4.12 Scorecard orientasi di masa depan Objektif Pengelolaan

sumber

Pengukuran daya

-

manusia

Pelatihan terhadap peningkatan skill karyawan

-

Evaluasi perencanaan program pelatihan pegawai sesuai dengan kebutuhan

Riset teknologi baru terkait

-

Peningkatan kinerja karyawan

-

Persentase

dengan ERP

budget

dikeluarkan

yang dalam

pengembangan ERP

4.9

Perkiraan Waktu, Sumber Daya Manusia

dan Biaya

Implementasi Tabel 4.13 Perkiraan Waktu dan Sumber Daya Manusia Aktivitas

Waktu

Tahap 1 – Analisa Kebutuhan

10 Hari

perusahaan Analisa proses bisnis perusahaan

10 Hari

menyiapkan desain dan prototype

10 Hari

Mengindentifikasi

hardware

dan

5 Hari

Jumlah Orang

85

software yang dibutuhkan Total Analisa Kebutuhan Perusahaan : 35 Hari

10 Orang

Tahap 2 – Pengembangan Identifikasi data yang dibutuhkan

5 Hari

Mengumpulkan data perencanaan dan

20 Hari

procurement Mengumpulkan data sumber daya

20 Hari

produksi Melakukan input dan upload data

5 Hari

Memverifikasi data

5 Hari

Total Pengembangan : 55 Hari Tahap 3 – pengujian dan pelatihan Memverifikasi hasil akhir dan jadwal

10 Hari

yang sudah ditetapkan Memverifikasi

modul

procurement

10 Hari

dan biaya yang dibutuhkan Melakukan pengujian ERP

10 Hari

Melakukan pengujian integrasi

10 Hari

Melakukan

pengendalian

dan

10 Hari

pengawasan terhadap ruang lingkup kualitas dan waktu Mengatasi permasalahan yang ada

10 Hari

20 Orang

86

Melakukan pelatihan karyawan

90 Hari

Total Pengujian dan Pelatihan : 150 Hari

15 Orang

Tahap 4 – dokumentasi Melakukan dokumentasi proses

15 Hari

kegiatan Melakukan dokumentasi atas kegiatan

15 Hari

pelatihan karyawan Total Dokumentasi: 30 Hari

5 Orang

Tahap 5 – Penggunaan Sistem ERP Melakukan pemeriksaan atas integritas

60 Hari

data secara periodik Mengawasi kinerja sistem

60 Hari

Total Penggunaan Sistem ERP: 120 Hari

10 Orang

Pada perencanaan untuk mengimplementasikan ERP pada PT. Alam Indomegah dibutuhkan waktu dan jumlah sumber daya manusia yang cukup banyak. Total waktu yang dibutuhkan kurang lebih 1 tahun dan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengimplementasian ERP sebanyak 60 orang dan berikut adalah kategori sumber daya manusia yang dibutuhkan :

87

•

1 Orang konsultan dan 1 orang project manager yang berfungsi untuk menganalisa kebutuhan perusahaan, menganalisa proses bisnis perusahaan, desain sistem, dan mengidentifikasikan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan.

•

20 Orang untuk mengumpulkan dan menginput data perusahaan yang sebelumnya dicatat secara manual ke dalam database yang baru. Data tersebut berguna untuk mencoba sistem running well atau ada yang perlu diperbaiki.

•

23 Orang pelatih untuk membuat modul-modul pada perusahaan dan untuk mengajarkan menggunakan aplikasi tersebut. Para pelatih tersebut juga melakukan monitoring kerja sistem setelah running dan kerja sumber daya manusia.

•

5 Orang dokumentasi untuk merecord semua kegiatan yang dilakukan pada masa implementasi ERP.

•

10 Orang berfungsi untuk melakukan evaluasi sistem selama sistem dijalankan Tabel 4.14 Perkiraan Biaya Implementasi ERP

Biaya tetap

Dollar ( $ )

Server

Server

Maintenance - hardware

12% per tahun

4.800

Maintenance - software

Lisensing

2.200

Operating System

Linux – Open Source

ERP Open Source

40.000

Free Free

88

Pelatihan

3.300

Jasa konsultan

12.000

Project Manager

12.000

Implementator per month

58 * 400

Total biaya tetap

23.200 97.500

Implementasi ERP, baik dari yang produk lokal maupun import, memiliki beberapa komponen biaya sebagai berikut: 1. Investasi Hardware (OS, Database) Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya diperlukan Hardware Server khusus mengingat ERP adalah aplikasi kelas berat yang tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server yang kemampuannya kurang memadai. Jenis server harus disesuaikan dengan teknologi yang dipakai oleh aplikasi ERP yang anda pilih. Apabila aplikasi hanya bisa jalan diatas platform UNIX, maka anda harus membeli server berbasis UNIX. Pemilihan server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh terjadi gangguan yang bisa menyebabkan proses implementasi secara keseluruhan menjadi terganggu. Selain server biasanya perlu untuk mengupgrade infrastruktur jaringan agar lebih maksimal, ERP biasanya digunakan oleh hampir seluruh

89

departemen diperusahaan, sehingga apabila performa jaringan buruk, akan berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Kebutuhan hardware lain bisa berupa Storage, VSAT, Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan tergantung dari konfigurasi dan rancangan yang akan diterapkan. 2. Software pendukung (OS, Database) Software pendukung biasanya berkaitan erat dengan jenis Hardware yang

digunakan

serta

apliaski

ERP

yang

bersangkutan.

Misalnya

menggunakan Server Unix Based, maka akan dimerlukan lisensi OS Unix. Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user, sehingga semakin banyak user akan semakin bertambah harganya. Sebagai gambaran untuk jumlah 10 user akan dimerlukan dana sekitar USD 2000 untuk OS Windows Server, dan sekitar USD 5000 untuk OS Unix. Sebagai

alternatif

untuk

OS

yang

bisa

menghemat

dengan

menggunakan Linux, dimana saat ini banyak distro yang cukup handal baik yang free. Bisa juga menggunakan Linux yang berbayar Seperti RedHat dengan kisaran harga USD 1000 (unlimited user). Kemudian Untuk Database, harus dibeli lisensinya sesuai jenis database yang didukung oleh aplikasi ERP. Lisensi ini biasanya dihitung per user, sehingga semakin banyak user, maka harus mengeluarkan investasi yang lebih besar. Misalnya untuk jumlah 10 user perlu menyediakan dana berkisar antara USD3000 - USD5000. Sebagai alternatif bisa dimilih database yang berbasis Open source, yang digunakan secara free atau dengan budget yang lebih murah.

90

3. Investasi Lisensi Software ERP Harga sebuah software ERP propietary umumnya ditentukan berdasarkan jumlah user serta banyak nya modul yang akan anda gunakan. Semakin banyak modul yang anda gunakan maka semakin besar harga lisensinya. Demikian juga dengan jumlah user nya. Harga software ERP ini sangat bervariasi, mulai dari puluhan juga rupiah hingga lebih dari USD 200.000,- (sekitar 1,8M) hanya untuk harga Softwarenya saja. Selain harga aplikasi ERP tersebut, Vendor ERP propietary umumnya juga menerapkan biaya lisensi tahunan, dimana setiap tahun harus membayar/memperpanjang lisensi. Besarnya kurang lebih antara 16% s/d 20% dari harga software. Jadi misalnya harga software ERP adalah 100 juta, maka selama memakai software tersebut harus membayar sekitar 20 juta pertahun. Sebagai alternatif bisa menggunakan ERP open source seperti Compiere, Adempier, Openbravo, Web ERP, dan lain lain. Kelebihan dari open source ERP selain free juga mendapatkan semua modul yang ada. Juga dapat dipilih ERP open source yang berbayar seperti Compiere Proffesional Edition, dengan harga sekitar USD 3000 per tahun. Kelebihan lain dari ERP open source adalah dapat mempelajari benarbenar dan memastikan bahwa ERP open source tersebut dan memenuhi kebutuhan perusahaan, tanpa harus mengeluarkan dana terlebih dahulu. Juga dapat diikuti salah satu trainingnya guna mencoba dan menganalisa kelebihan

91

dan kekurangan serta mencari format implementasi yang paling tepat untuk perusahaan. 4. Jasa Implementasi dan Konsultasi Berikutnya adalah investasi untuk biaya implementasi dan konsultasi. Dimana biaya ini sangat tergantung dengan jenis ERP yang digunakan, karena umumnya masing masing software ERP memiliki standard sendiri. Biasanya konsultan akan menghitung berdasarkan Man/Days. Man/Days secara kasar adalah jumlah orang konsultan yang terlibat serta jumlah hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ini juga sangat tergantung dengan jumlah modul yang akan di implementasikan pada perusahaan. Misalnya konsultan menghitung bahwa project implementasi di perusahaan memerlukan 60 Man/Days dan harga Man/Days konsultan adalah USD200, maka biaya implementasinya adalah USD 12,000 Bisa saja dilakukan implementasi sendiri tetapi tidak disarankan. Dengan melakukan implementasi sendiri, akan menghemat banyak anggaran. Namun lambatnya implementasi serta kurang fokusnya penanganan yang sering terjadi (apabila tanpa konsultan) sering menimbulkan kerugian yang bisa jadi lebih besar jumlahnya. 5. Training Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan SDM dari para usernya, oleh karena itu proses training menjadi sangat penting terhadap sukses tidaknya implementasi sebuah ERP. Selain tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari ERP

92

yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus dikeluarkan. Training yang diberikan adalah training in house dimana trainer dari luar datang ke perusahaan untuk melatih kariawan dalam menggunakan applikasi. 6. Support and Maintenance. Umumnya ERP propietary memberlakukan biaya maintenance tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance software dalam arti untuk support software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan harian, biaya retraining user, biaya helpdesk support, adalah biaya-biaya lain yang akan ditambahkan sebagai biaya tahunan. Biaya ini untuk masing-masing konsultan ERP propietary juga bisa berbeda-beda. Apabila digunakan ERP open source, maka tidak perlu membayar biaya lisensi tahunan. Sehingga cukup membeli jasa konsultan untuk perawatan harian, help-desk support dan lain-lain untuk mendukung kelancaran dan kelangsungan implementasi ERP.

4.9.1 Alasan ERP Open Source Berdasarkan perhitungan biaya, disarankan PT. Alam Indomegah untuk mengunakan ERP open source karena perusahaan dapat menghemat biaya dimana dana yang tersedia dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan yang lain seperti upgrade server. Selain dapat menghemat biaya, terdapat beberapa alasan untuk menggunakan ERP open source, antara lain:

93

•

Memudahkan karyawan dalam memahami ERP Selain biaya yang murah, ERP open source memiliki dokumentasi dan user manual yang dapat digunakan untuk mempelajari dari cara kerja ERP. Sehingga karyawan dapat menggunakan panduan tersebut, ketika mengalami kesulitan dalam menggunakan modul-modul yang tersedia.

•

Dapat melakukan modifikasi atas hardware yang dibutuhkan Dengan menggunakan ERP open source, PT. Alam Indomegah tidak terikat kontrak dengan vendor, dimana PT. Alam indomegah dapat membeli server dengan harga yang murah. Jika PT. Alam indomegah membutuhkan server dengan spesifikasi yang lebih tinggi, PT. Alam indomegah dapat mengganti server tersebut. Sehingga PT. Alam indomegah dapat mengalokasikan budgetnya untuk kebutuhan yang lain.

•

Dapat memodifikasi modul sesuai dengan kebutuhan bisnis Dikarenakan tidak terikat kontrak dengan vendor, PT Alam indomegah dapat menambahkan modul-modul sesuai dengan kebutuhan bisnis. Contohnya modul customer relationship management untuk memudahkan pengelolaan distributor dan membangun hubungan yang baik dengan distributor ketika PT. Alam Indomegahmemiliki distributor yang tersebar dibeberapa daerah Indonesia.

•

Dapat memperbaiki masalah pada software dengan cepat ERP open sorce menyediakan dokumentasi yang jelas dan user manual yang dapat digunakan untuk memperbaiki masalah terhadap software. Jika

94

PT. Alam indomegah menggunakan ERP proprietary, mereka harus menunggu vendor untuk menyelasikan masalah yang terjadi.

4.10 Spesifikasi Server •

Database Server dan Application Server : •

4U Redundant Storage Server

•

2 Server Nodes (SN)

•

24 3.5” dual ported SAS/SATA/SSD disk slots o 20x 600GB 15K RPM SAS (0-19 slot) (12 TB RAW, 4 TB Usable) o 4x 73GB STEC GEN3 SSD (20-23 slot) for redo logs

•

2 Hot-swap redundant power supplies (A249)

•

Redundant 5V and 12V disk backplane power

•

Independent power, locate buttons and status per SN

•

System : 2 node server per sistem

•

Prosesor : 2 x 6 core Intel Xeon processors per node server

•

Cache per prosesor : o Level 1 : 32 KB instruksi dan 32 KB data

95

o Level 2 : 256 KB unified o Level 3 : 12 MB shared inclusive • •

Main Memory : 96 GB per node server

Network Configuration : •

Two internal 1-Gigabit Ethernet (GbE) ports (eth0, eth1) as Private interconnect.

•

Two 1-GbE ports (eth2 and eth3 configured as bond0) for external client access (public) network

•

Two 10-GbE ports (eth8 and eth9 configured as xbond0) for external client access (public) network

•

Four 1-GbE ports (eth4 and eth5 configured as bond 1; eth6 and eth7 configured as bond2)

•

One Ethernet port (NET MGT) for connection to Oracle Integrated Lights Out Manager (ILOM) Software

•

One serial management port (SER MGT) for local ILOM interface using a terminal or terminal emulator

4.11 Rekomendasi Infrastruktur Jaringan

96

Gambar 4.7 Rekomendasi Infrastruktur Jaringan

Dari

gambar

4.7

dapat

dibuat

kesimpulan

bahwa

dalam

pengimplementasian ERP dibagi menjadi 3 tier, yakni : •

Client tier menginput data ke web server yang akan masuk ke Application tier.

•

Application tier menerima data dari client tier dan menampung data di database server.

•

Database Tier dapat menampung data yang dikirimkan dari application tier, kemudian di back up pada tape back up (SAN Storage). Keuntungan

yang

diberikan

direkomendasikan, antara lain :

dari

infrastruktur

jaringan

yang

97

•

Kecepatan dalam pengolahan data akan lebih cepat jika dibandingkan dengan tier pada infrastruktur jaringan digabung seperti pada infrastruktur jaringan yang lama.

•

Keamanan data diberikan karena adanya back up data atau disaster recovery. Ini penting dikarenakan lokasi kantor pusat PT. Alam Indomegah berdekatan dengan pabrik.

•

Data base dapat digunakan kapan saja untuk memenuhi permintaan top management dalam perolehan informasi secara cepat dan tepat serta up to date sekalipun sistem sedang mengolah data.

4.12 Identifikasi Aktor dan Use case Untuk mempermudah menemukan objek kita dapat melihat pada diagram pabrik. Gambar 4.7 merupakan diagram konteks pabrik yang merupakan pihak-pihak yang terkait dengan pabrik baik dari luar maupun dari dalam pabrik. Dari gambar terlihat bahwa supplier mempunyai hubungan dengan divisi produksi dimana divisi ini membeli bahan mentah kepada supplier. Kemudian bahan mentah tersebut dimasukkan kedalam gudang dan dicatat sebagai data dari gudang. Selain itu divisi produksi juga melihat sistem informasi untuk mendapatkan informasi bahan apa yang harus dibeli dan memberikan informasi tentang harga bahan, karakteristik bahan, jumlah yang dibeli, dan lain-lain.

98

Gambar 4.8 Diagram Konteks (Sumber : Henderson, J. C., & Venkatraman, N. (1999) IBM Systems Journal) Divisi produksi mengambil bahan mentah mengambil bahan mentah dari gudang dan memproduksinya menggunakan mesin produksi. Divisi ini melihat informasi tentang apa yang harus diproduksi dan memberi informasi produk yang telah selesai, jumlah, stok barang, dan lain-lain.

99

Gambar 4.9 Use Case Dari gambar use case diatas dapat dijabarkan dalam tabel berikut ini : Tabel 4.15 Use case Aktor Divisi Produksi

Use case 1. Mencari informasi tentang bahan baku 2. Mencari informasi tentang barang yang ingin diproduksi 3. Mencari informasi tentang stok hasil produksi 4. Memasukkan data pembelian bahan baku (jenis, jumlah, harga, dan kualitas) 5. Memasukkan data tentang rencana produksi (tanggal produksi, jumlah, jenis, dan kualitas) 6. Memasukkan data hasil produksi (tanggal produksi,

100

jumlah, jenis, dan kualitas) 7. Memasukkan data tentang pengiriman produk (tanggal pengiriman, waktu pengiriman, jenis barang, jumlah, daerah pengiriman) Divisi Penjualan

1. Memasukkan data pesanan (nama, alamat, tanggal, jenis, harga, waktu pengiriman) 2. Memasukkan data pelanggan (nama, alamat, jenis produk, harga, dan lain-lain) 3. Memasukkan data keluhan (nama, alamat, jenis, kualitas, harga) 4. Mencari informasi tentang ketersediaan produk (jenis, jumlah, harga) 5. Mencari informasi tentang pengiriman (daerah pengiriman, jenis, jumlah, harga, dan waktu pengiriman)

Divisi keuangan/ akuntansi

1. Mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan (pembelian bahan baku, pembelian alat-alat pabrik, pembayaran gaji, data penjualan, dan pemasukan serta pengeluaran lainnya) 2. Memasukkan data yang berkaitan dengan keuangan

Manager

1. Mencari informasi yang berkaitan dengan rencana-

101

rencana 2. Mencari informasi tentang modal (harga bahan mentah, perkiraan biaya produksi) 3. Mencari informasi yang berkaitan dengan pelanggan (keluhan, harga, jumlah, alamat/daerah) 4. Mencari informasi tentang keuangan 5. Mencari informasi tentang hal-hal baru Gudang

1. Memasukkan informasi tentang stok bahan baku 2. Memasukkan informasi tentang stok hasil produksi(tanggal produksi, jumlah, jenis, dan kualitas) 3. Memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar (tanggal masuk/keluar produk, jumlah, jenis, dan kualitas)

Divisi penjualan berhubungan langsung dengan pelanggan, serta mencatat informasi tentang pelanggan seperti karakteristik, pesanan, jumlah, waktu yang diinginkan, harga, dan lain-lain. Divisi keuangan membutuhkan informasi untuk mencatatnya dalam pembukuan pabrik serta memberikan laporan-laporan kepada manajer. Dan manager membutuhkan informasi untuk penerapan strategi dan mengontrol jalannya pabrik.

102

Divisi gudang memberikan request kepada divisi produksi dimana divisi gudang harus mengupdate setiap bahan yang keluar dan memasukkan data hasil produksi, jumlah, jenis, stok barang, dan lain-lain. Setelah mengidentifikasi aktor dan use case ini maka selanjutnya akan diidentifikasikan fungsi-fungsi yang ada dalam seluruh sistem.

4.13 Diagram Model Use case Setelah pembuatan model use case maka setiap use case didokumentasikan seperti tabel-tabel berikut. Tabel 4.16 Mencari Informasi tentang Bahan Baku Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Mencari informasi tentang bahan baku

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi mencari informasi tentang bahan baku

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi mencari informasi tentang bahan baku 2. Informasi ini berupa tabel atau grafik yang menampilkan jumlah bahan baku yang dipesan, jumlah ketersediaan bahan baku, dan rencana produksi 3. Data-data tersebut diambil dan diproses masingmasing divisi

103

4. Informasi ini adalah informasi terbaru yang diberikan oleh gudang Kondisi awal:

Proses pencarian informasi bahan baku

Kondisi akhir:

Tampilan informasi persediaan bahan baku

Tabel 4.17 Mencari Informasi Barang yang ingin diproduksi Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Mencari informasi barang yang ingin diproduksi

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi mencari informasi informasi barang yang ingin diproduksi

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi mendapatkan

informasi

barang

yang

ingin

diproduksi 2. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan data pesanan dan data stok hasil produksi 3. Tampilan dapat berupa tabel yang menunjukan perbandingan antara pesanan dan persediaan yang ada. 4. Data-data tersebut merupakan data terbaru yang dimasukkan oleh divisi penjualan Kondisi awal:

Proses pencarian informasi barang yang ingin diproduksi

104

Kondisi akhir:

Tampilan informasi tentang barang yang ingin diproduksi

Tabel 4.18 Mencari Informasi tentang Stok Hasil Produksi Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Mencari informasi tentang stok hasil produksi

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi mencari informasi informasi stok hasil produksi

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi mendapatkan informasi stok hasil produksi 2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama produk 3. Tampilan dapat berupa tabel ketersediaan produk atau

jika

nama

produk

yang

dicari

akan

menampilkan data mengenai produk tersebut 4. Informasi terbaru yang didapatkan segera diupdate dan dapat diakses oleh setiap divisi 5. Dapat juga melihat rencana produksi yang akan dilakukan Kondisi awal:

Proses pencarian informasi stok hasil produksi

Kondisi akhir:

Tampilan informasi tentang hasil stok produksi atau rencana produksi

105

Tabel 4.19 Memasukkan Data Pembelian Bahan Baku Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Memasukkan data pembelian bahan baku

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi memasukkan data pembelian bahan baku

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi memasukkan data pembelian bahan baku 2. Disediakan tempat untuk mengisi data pembelian bahan baku 3. Jika ada bahan baku yang dipakai maka harus mengisi data pemakaian bahan baku 4. Menyimpan data yang diinput

Kondisi awal:

Proses memasukkan data pembelian

Kondisi akhir:

Penyimpanan data pembelian

Tabel 4.20 Memasukkan Data tentang Rencana Produksi Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Memasukkan data tentang rencana produksi

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi memasukkan data rencana produksi

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi memasukkan rencana produksi

106

2. Disediakan tempat untuk mengisi data rencana produksi 3. Data dimasukkan sesuai dengan tanggal yang tertera 4. Menyimpan data yang diinput Kondisi awal:

Proses memasukkan data rencana produksi

Kondisi akhir:

Penyimpanan data rencana produksi

Tabel 4.21 Memasukkan Data Hasil Produksi Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Memasukkan data hasil produksi

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi memasukkan data rencana produksi

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi memasukkan data hasil produksi 2. Disediakan tempat untuk mengisi data hasil produksi 3. Setelah data ditulis maka ada konfirmasi akan disimpan atau dibatalkan 4. Menyimpan data yang diinput

Kondisi awal:

Proses memasukkan data hasil produksi

Kondisi akhir:

Penyimpanan data hasil produksi

107

Tabel 4.22 Memasukkan Data tentang Pengiriman Produk Aktor:

Divisi Produksi

Nama Use case:

Memasukkan data tentang pengiriman produk

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi produksi memasukkan data pengiriman produk

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi memasukkan data pengiriman produk 2. Disediakan tempat untuk mengisi data pengiriman produk 3. Data pengiriman produk sesuai dengan produk pesananan 4. Menyimpan data yang diinput

Kondisi awal:

Proses memasukkan data pengiriman produk

Kondisi akhir:

Penyimpanan data pengiriman

Tabel 4.23 Memasukkan Data Pesanan Aktor:

Divisi Penjualan

Nama Use case:

Memasukkan data pesanan

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi penjualan memasukkan data pesanan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualaan

108

memasukkan data pesanan 2. Data pesanan dimasukkan sesuai dengan ketentuan pabrik 3. Data tidak dapat diproses jika jumlah pesanan melebihi ketentuan 4. Data pesanaan tidak dapat diisi jika pelanggan belum melunasi pesanan sebelumnya 5. Data tersebut dicocokan dengan data yang diupdate oleh gudang 6. Jika produk ada maka data dapat dicatat, jika produk tidak ada maka akan dicocokkan dengan informasi stok produk yang di isi oleh gudang. Jika tidak ada juga maka produk tidak dapat dipesan 7. Data pesanan yang sudah dilunasi tidak dapat dirubah kecuali atas izin manajer 8. Setelah data pesanan dicatat dengan lengkap, data tersebut dapat disimpan dan dibatalkan 9. Data tersebut diberikan ke divisi produksi dan divisi keuangan untuk diprosesm pesanan tersebut dicetak dalam bentuk nota Kondisi awal:

Proses memasukkan data pesanan

109

Kondisi akhir:

Pencetakan nota

Tabel 4.24 Memasukkan Data Pelanggan Aktor:

Divisi Penjualan

Nama Use case:

Memasukkan data pelanggan

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi penjualan memasukkan data pelanggan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualan memasukkan data pelanggan 2. Dapat membuka file pelanggan 3. Telah disediakan tempat untuk mengisi data pelanggan 4. Dapat merubah atau menghapus data pelanggan yang sudah ada 5. Simpan data atau batalkan penyimpanan data

Kondisi awal:

Membuka file baru

Kondisi akhir:

Penyimpanan data pelanggan

Tabel 4.25 Memasukkan Data Keluhan Aktor:

Divisi Penjualan

Nama Use case:

Memasukkan data keluhan

Deskripsi:

Memasukkan

data

keluhan

pelanggan

sebagai

110

pertimbangan atau masukkan untuk pihak manajemen Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualan mencari data keluhan pelanggan 2. Pencarian dapat berdasarkan nama/alamat 3. Akan tampil data pelanggan dan tempat untuk mencatat keluhan pelanggan 4. Menyimpan data yang diinput

Kondisi awal:

Mencari data keluhan

Kondisi akhir:

Penyimpanan data keluhan

Tabel 4.26 Mencari Informasi tentang Ketersediaan Produk Aktor:

Divisi Penjualan

Nama Use case:

Mencari informasi tentang ketersediaan produk

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi penjualan dalam mencari informasi ketersediaan produk

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualan mencari informasi ketersediaan produk 2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama produk 3. Tampilan berupa grafik ketersediaan produk 4. Informasi yang didapat adalah informasi terbaru yang dimasukkan oleh divisi produksi 5. Dapat melihat rencana produksi yang akan

111

dilakukan Kondisi awal:

Proses mencari informasi ketersediaan produk

Kondisi akhir:

Tampilan informasi tentang keterserdiaan produk atau rencana produksi

Tabel 4.27 Mencari Informasi Tentang Pengiriman Aktor:

Divisi Penjualan

Nama Use case:

Mencari informasi tentang pengiriman

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi penjualan mencari informasi pengiriman

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualan mencari informasi pengiriman produk 2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama / alamat / daerah / pengiriman / tanggal pengiriman 3. Tampilan data-data mengenai pengiriman serta rencana pengiriman terbaru

Kondisi awal:

Proses mencari informasi pengiriman

Kondisi akhir:

Tampilan informasi pengiriman

Tabel 4.28 Mencari Informasi yang berkaitan dengan Keuangan Aktor:

Divisi Keuangan

Nama Use case:

Mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan

112

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi keuangan mencari informasi keuangan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi keuangan mencari informasi keuangan 2. Tampilan segala jenis informasi yang berpengaruh dengan keuangan 3. Tampilan dapat dicetak oleh divisi keuangan 4. Untuk hal seperti nota atau bon dicetak dalam format yang sudah ditentukan

Kondisi awal:

Proses mencari informasi keuangan

Kondisi akhir:

Tampilan informasi atau hasil cetakan

Tabel 4.29 Memasukkan Data yang berkaitan dengan Keuangan Aktor:

Divisi Keuangan

Nama Use case:

Memasukkan data yang berkaitan dengan keuangan

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi keuangan memasukkan data mengenai keuangan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika divisi keuangan memasukkan data mengenai keuangan 2. Disediakan aplikasi yang dapat membuat informasi mengenai likuiditas, working capital, keuntungan, pemanfaatan

asset,

cash

flow

dan

modal

113

perusahaan 3. Memilih aplikasi dan mengisi data-datanya 4. Data tersebut disimpan Kondisi awal:

Proses memasukkan data keuangan

Kondisi akhir:

Penyimpanan data keuangan

Tabel 4.30 Mencari Informasi Pelanggan Aktor:

Manajer

Nama Use case:

Mencari informasi pelanggan

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika manajer mencari informasi yang berkaitan dengan pelanggan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika manajer mencari informasi tentang pelanggan 2. Informasi pelanggan yang dicari berdasarkan nama atau alamat atau banyaknya pesanan atau harga 3. Tampilan

berupa

grafik

pencarian

dengan

banyaknya pesanan 4. Data-data tersebut didapat dari penyimpanan data terbaru yang diisi oleh divisi penjualan Kondisi awal:

Proses mencari informasi pelanggan

Kondisi akhir:

Tampilan informasi tentang pelanggan

114

Tabel 4.31 Mencari Informasi tentang Keuangan Aktor:

Manajer

Nama Use case:

Mencari informasi tentang keuangan

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika manajer mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika manajer mencari informasi tentang keuangan 2. Informasi dapat berupa likuiditas, working capital, keuntungan, pemanfaatan asset, cash flow dan modal perusahaan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh manajer 3. Informasi ini adalah informasi terbaru yang diberikan oleh divisi keuangan

Kondisi awal:

Proses mencari informasi keuangan

Kondisi akhir:

Tampilan informasi tentang keuangan

Tabel 4.32 Memasukkan Informasi tentang Stok Bahan Baku Aktor:

Gudang

Nama Use case:

Memasukkan informasi tentang stok bahan baku

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika gudang memasukkan informasi mengenai stok bahan baku

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika gudang memasukkan

115

informasi mengenai stok bahan baku 2. Tampilan dapat berupa tabel stok bahan baku yang masih ada 3. Informasi ini bisa dilihat oleh setiap divisi Kondisi awal:

Proses memasukkan informasi bahan baku

Kondisi akhir:

Tampilan informasi stok bahan baku

Tabel 4.33 Memasukkan Stok Produksi yang Masuk dan Keluar Aktor:

Gudang

Nama Use case:

Memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar

Deskripsi:

Menggambarkan proses yang dilakukan ketika gudang memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar

Keadaan normal:

1. Use case ini bekerja ketika gudang memasukkan informasi mengenai stok produk 2. Tampilan dapat berupa tabel stok produksi yang keluar dan masuk 3. Informasi ini bisa dilihat oleh setiap divisi

Kondisi awal:

Proses memasukkan informasi stok produk

Kondisi akhir:

Tampilan informasi stok produk

Untuk memahami ketergantungan dari setiap use case, dapat dilihat dari diagram berikut ini:

116

Gambar 4.10 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Pelanggan

Gambar 4.11 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Keuangan

117

Gambar 4.12 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Bahan Baku

118

Gambar 4.13 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Produksi

Untuk keadaan alternative digabungkan dengan keadaan normal. Setelah itu, dibentuk kelompok yang merupakan objek-objek potensial dan ditempatkan pada sebuah tabel objek-objek yang ditemukan dari use case yang ada.