BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah Perusahaan PT Astra International, Tbk – Daihatsu Sales Operation sebagai salah satu divisi penjualan otomotif PT Astra International Tbk memulai bisnisnya pertama kali pada tahun 1973 dibawah PT Astra International Incorporated – Motor Vehicle Division. Pada tahun 1993, PT Astra International Incorporated – Motor Vehicle Division menciptakan satu merk dagang Astra Mobil yang membawahi unit penjualan Daihatsu, Isuzu, BMW, Peugeot dan Nissan Diesel. Untuk menjadi retailer distributor kendaraan Daihatsu yang terdepan dengan pertumbuhan yang berkesinambungan, AI-DSO dituntut untuk selalu memberikan performa ekstra dari seluruh jajaran – dari manajemen hingga ketingkat garda depan yang berhubungan langsung dengan konsumen. 1.
Visi dan Misi Perusahaan PT Astra International, Tbk – Daihatsu Sales Operation mempunyai visi
“To be the best automotive distribution and retail network in Indonesia in customer satisfaction supported with sound financial structure and competent people”. Dan mempunyai misi sebagai berikut:
39
40
a. To provide “ best value for money” products and services. b. To have strong and efficient distribution and retail network through development of physical facility, process and people c. To create best value for all stakeholder. Karena itu, usaha-usaha penyempurnaan sistem
manajemen, strategi
pemasaran dan penjualan terus dilakukan secara konsisten dan dibarengi dengan pembinaan kualitas sumber daya manusia, dari perekrutan sampai pembinaan, yang terencana melalui training dan workshop yang diharapkan mampu mengantisipasi perkembangan pasar yang dinamis dewasa ini. B. Struktur Organisasi Pre Delivery Center (Logistic) PT Astra International, Tbk – Daihatsu dalam melaksanakan kegiatan operasional mempunyai gudang logistik yang bernama Pre Delivery Center (PDC).Dalam setiap PDC, tugas dan peranan setiap bagian harus jelas.Jadi setiap orang memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi di Pre Delivery Center secara umum adalah sebagai berikut:
41
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Pre Delivery Center
Logistik Dept. Head
Process & Control Head
Admin Distribution
Admin Accessories
Transferman
Admin Scanner
Checker
Keterangan sebagai berikut: 1) Logistic Department Head Adapun tugas dan tanggung jawab kepada bagian logistik adalah sebagai berikut: a. Menyelenggarakan seluruh kegiatan logistik yang meliputi pergudangan, pengiriman, serta kegiatan penunjang operasional lainnya. b. Mendayagunakan aset perusahaan secara optimal efektif, dan efisien. c. Menjaga dan memelihara barang-barang inventaris peralatan kantor dan aset di perusahaan sesuai dengan catatan akuntansi. d. Menyiapkan laporan kegiatan perusahaan secara benar dan tepat waktu. 2) Process & Control Head, bertugas dan tanggung jawab kepada bagian logistik untuk mengontrol dan memastikan proses pengiriman unit berjalan dengan lancar.
42
3) Admin Distribution, bertugas dan bertanggung jawab kepada bagian process & control head untuk mengatur proses kelancaran distribusi unit yang akan dikirim ke seluruh cabang dan dealer Daihatsu diseluruh Indonesia. 4) Admin Accessories, bertugas dan bertanggung jawab untuk proses pemasangan aksesoris, order pemesanan aksesoris dan penyimpanan aksesoris. 5) Admin Scanner, bertugas melakukan scan kepada unit yang baru masuk sebelum dipasang aksesoris dan akan keluar ke gudang logistik (PDC). 6) Transferman, bertugas membawa unit yang sudah dipasang aksesoris ke stock yard.
7) Checker, bertugas mengecek unit yang akan masuk dan keluar gudang logistik (PDC). C. Pengendalian Internal Persediaan di Pre Delivery Center (PDC) 1. Persediaan di Pre Delivery Center (PDC) Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya sebagai pusat operasional logistik maka Pre Delivery Centerselainsebagai tempat penyimpanan unit, juga melakukan pemasangan parts aksesoris kedalam masing-masing unit sesuai klasifikasi sebelum dikirim ke seluruh cabang dan dealer. Di Pre Delivery Center memiliki beberapa jenis persediaan, namun penulis hanya membahas persediaan barang jadi yang siap dikirim ke Cabang maupun Dealer yakni
berupa unit
kendaraan yang merupakan produk utama yang akan dijual oleh perusahaan ke konsumen.
43
2. Sistem Pengelolaan Persediaan di Pre Delivery Center a) Prosedur permintaan pembelian unit Persediaan yang tepat antara unit kendaraan dan parts aksesorissangat diperlukan untuk melancarkan proses operasional di PDC. 1) Prosedur ini dimulai dari bagian yang membutuhkan barang, dalam hal ini adalah cabang dan dealer. Cabang dan dealer menentukan jumlah kebutuhan kendaraan dan aksesoris standarnya berdasarkan RSSP (Retail Sales and Stock Plan). RSSP berbentuk Purchase Requisition (PR) berupa data soft copy. 2) RSSP ditujukan ke Marketing Logistik Pusat untuk meminta persetujuan permintaan pembelian unit kendaraan. Setelah disetujui RSSP yang dicatat di OPK (Order Pembelian Kendaraan) diserahkan ke bagian vehicle. 3) OPK dikirim melalui email ke ATPM (PT Astra Daihatsu Motor). Setelah itu bagian vehicle juga mengirimkan email OPK ke vendor aksesorisuntuk menyiapkan aksesoris yang dibutuhkan untuk pemasangan aksesoris ke unit selama satu bulan.
44
Gambar 4.2 Flow Chart pemesanan unit dan aksesoris
MULAI
Pembuatan dan pengiriman PR oleh KACAB
Pemeriksaan oleh Marketing Logistik Pusat
Pembuatan OPK dan aksesoris melalui email
2 Email order unit (untuk 1 bulan) 1 1
Vendor ATPM
45
b) Prosedur penerimaan unit Seminggu
sebelum
kedatangan
unit
yang
dipesan,
ATPM
memberikan MDP (Monthly Delivery Plan) ke PDC untuk dikirim ke Vendorparts aksesoris sebagai acuan pengirimanparts aksesoris ke PDC agar jumlah unit yang datang sesuai dengan parts aksesorisnya. Berikut penjelasan prosedur penerimaan unit, diantaranya : 1) Unit yang sudah tiba di PDC sunter langsung masuk ke PDI (Pre Delivery Inspection) untuk dilakukan pemeriksaan oleh petugas keamanan antara NIK (Nomor Induk Kendaraan), nomor mesin, warna, buku garansi, buku manual dan buku tips berkendaradengan surat jalan atau SJKB (Surat Jalan Kendaraan Baru) yang terdiri dari tiga lembar, yaitu: •
Lembar pertama disimpan oleh keamanan PDC;
•
Lembar ke dua disimpan oleh ekspedisi untuk claim biaya pengiriman;
•
Lembar ketiga akan dikembalikanke ATPM untuk claim biaya pembelian unit.
2) Setelah NIK, nomor mesin, dan warna sesuai dengan dokumen SJKB petugas keamanan langsung memberikan stempel waktu ke dokumen tersebut sebagai tanda terima dan menyimpanya berdasarkan tanggal masuk unit. 3) Setelah itu unit langsung dibawa ke admin scanner In untuk dilakukan scan barcodedan P-Tran In untuk menandakan unit tersebut sudah masuk di PDC secara sistem.
46
4) Setelah itu secara otomatis langsung tercetak WOS (Work Order Sheet) yang terdiri dari dua lembar sebagai dasar pemasangan aksesoris yang sudah di tentukan saat pemesanan unit kendaraan. Gambar 4.3 Flow Chart Penerimaan Unit Petugas Keamanan
Admin Scanner In
Mulai unit
Ekspedisi mengirim kendaraan ke PDC P-Tran dan Scan barcode (NIK, Engine, RRN, PO) lalu unit dibawa ke stall aksesoris.
Petugas keamanan PDC melakukan pemeriksaan antara dokumen dengan NIK, No Engine, Warna yang ada barcode, lalu di stempel waktu
Proses penyimpanan unit
3 2 SJKB Unit
1 SJKB T
T
ATPM Ekspedisi
T
c) Prosedur penyimpanan unit Kendaraan Persediaan yang sudah diterima dan berada didalam PDC selanjutnya menjadi tanggung jawab bagian logistik. Berikut prosedur penyimpanan unit Daihatsu, yaitu:
47
1) Untuk unit yang sudah selesai proses receiving, lalu diberikan parking lot oleh admin Scanner Inkemudian masuk ke accessories installment untuk dilakukan pemeriksaan oleh team quality control (checker) untuk memastikan unit dalam keadaan baik. 2) Setelah itu unit langsung di proses untuk pemasangan aksesoris. Pemasangan aksesoris harus berdasarkan WOS (Work Order Sheet) yang tercetak setelah admin Scanner In melakukanscanbarcodedan P-Tran.WOS terdiri dari dua lembar, yaitu: •
Lembar pertama, untuk Vendor Mechanic untuk bukti claim pemasangan aksesoris
•
Lembar kedua, untuk petugas gudang
3) Setelah itu WOS dan unit diserahkan ke Vendor Mechanic untuk dipasang aksesoris. 4) Sebelumnya Vendor Mechanic memberikan WOS ke petugas gudang untuk disiapkan aksesoris yang dibutuhkan untuk unit tersebut berdasarkan WOS. 5) Setelah semua parts aksesoris yang dibutuhkan sudah lengkap, petugas gudang langsung mencatat semua parts aksesoris yang keluar dan menyimpan lembar kedua WOS berdasarkan tanggal keluarnya barang lalu memberikan semua parts aksesoris ke Vendor Mechanicuntuk dilakukan pemasangan aksesoris. 6) Setelah
itu
Vendor
Mechanic
melakukan
berdasarkan tipe dari unit yang tercetak di WOS.
pemasangan
aksesoris
48
7) Setelah itu unit yang sudah dipasang aksesoris juga di cek oleh checker sebagai kontrol dan memastikan kembali bahwa unit sudah benar terpasang sesuai klasifikasi. 8) Setelah dinyatakan “OK”, checker yang bertugas di accessories instalment juga melakukan paraf di AQC dan menyerahkan AQC ke checker yang bertugas di PDI out. 9) Checker yang ada di PDI out langsung melakukan GR aksesoris sebagai verifikasi di sistem bahwa aksesoris yang tertera di WOS sudah terpasang semua. Dan GR aksesoris ini juga merupakan dasar untuk finance pusat untuk melakukan pembayaran aksesoris ke vendor. 10) Setelah semua aksesoris terpasang di unit,Vendor Mechanic langsung memberi paraf di form AQC (Accessories Quality Checksheet) untuk menandai bahwa unit sudah terpasang. 11) Setelah proses GR aksesoris dan pengecekan, unit langsung dimasukkan kedalam stock yard berdasarkan parking lot yang diberikan Scanner In di awal proses.
49
Gambar 4.4 Flow Chart Penyimpanan Unit Admin Scanner In P-Tran dan Scan barcode (NIK, Engine, RRN, PO) dan pemberian parking lot lalu unit dibawa ke stall aksesoris.
Checker
Vendor Mechanic 2
2
1
1
WOS
WOS Unit
Unit
2 1 WOS Unit
Melakukan cek quality sbelum pasang aksesoris
1
Memberikan WOS ke petugas gudang untuk disiapkan parts aksesoris yang dibutuhkan
2 2
WOS
1
Unit
WOS Unit
Petugas Gudang
50
Gambar 4.5 Lanjutan Flow Chart Penyimpanan Unit Petugas Gudang 2
WOS WOS
Vendor Mechanic
AQC
1
2
1
Checker 1
WOS Acc
Menyiapkan Parts yang dibutuhkan
Mecatat barang yang keluar
Unit
Unit
Melakukan Pemasangan Aksesoris sesuai tipe yang tertera di WOS 2
1
Memberi paraf di form acc quality check sheet aksesoris yang sudah di pasang
WOS WOS Unit
WOS
Melakukan pengecekan aksesoris yang sudah dipasang dan melakukan paraf di form acc quality Checksheet
Melakukan GR WOS
T
Unit
AQC WOS 1 WOS
AQC WOS 1 WOS Unit
T T Dibawa ke stock yard
Proses pengeluaran unit
51
d) Prosedur pengeluaran unit Pelaksanaan pengeluaran persediaan dari PDC terjadi karena adanya permintaan unit dari cabang atau dealer yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.Tipe unit yang diminta untuk dikeluarkanditentukan oleh cabang atau dealer sesuai dengan trend kebutuhan konsumen.Prosesnya sebagai berikut: 1) Pertama yang dilakukan adalah menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk pengeluaran unit tersebut. Surat jalan yang digunakan oleh ekspedisi untuk membawa unit ke cabang atau dealer adalah SP-PDC (Surat Pengantar-Pre Delivery Center). SP-PDC dicetak oleh Admin Distribution yang terdiri dari lima lembar, yaitu: •
Lembar pertama berwarna putih untuk ekspedisi, sebagai bukti claim biaya pengiriman;
•
Lembar kedua berwarna kuning untuk admin scanner out;
•
Lembar ketiga berwarna merah untuk penerima (cabang atau dealer);
•
Lembar keempat berwarna biru untuk keamanan PDC;
•
Lembar kelima berwarna hijau untuk koordinator ekspedisi yang bertugas di PDC.
2) Setelah dicetak form SP-PDC diotorisasi oleh Department Head, lembar satu sampai empat diberikan ke koordinator ekspedisi dan lembar kelima dari SP-PDC diberikan ke Transferman untuk dicarikan unit yang
52
dimaksud. Di form SP-PDC sudah tertera NIK, no mesin, warna, dan parking lot
yangdisediakan untuk memudahkan Transferman dalam
pencarian unit di stock yard. 3) Setelah unit ditemukan, Transferman langsung membawa unit tersebut ke stall washinguntuk dibersihkan. Dan memberikan lembar kelima SP-PDC ke ekspedisi. 4) Setelah dibersihkan, unit dibawa ke stall persiapanuntuk dilakukan pengecekan kembali oleh checkersebelum keluar PDC. 5) Form SP-PDC yang diberikan oleh Admin Distribution dan Transferman langsung di stempel di kolom ekspedisi, tanda tangan, menuliskan nama koordinator dan tanggal pengiriman. 6) Form SP-PDC yang sudah ditandatangani dan stempel oleh koordinator lagsung diberikan ke supir yang akan membawa unit tersebut. Lalu membawa unit dari stall persiapan ke pos security out. 7) Di Pos security out unit dicek kembali antara surat jalan (SP-PDC) dengan NIK, nomor mesin, warna, buku service, buku manual, dan buku tips berkendara. Setelah proses pengecekan, petugas keamanan langsung memberikan stempel berdasarkan jam keluar unit. 8) Setelah stempel, lembar ke dua diberikan ke Scanner Out dan lembar ke empat disimpan oleh petugas keamanan berdasarkan tanggal keluar unit. 9) Admin Scanner Out melakukan rekap unit keluar di excel berdasarkan tanggal keluar unit dan melakukan P-Tran Outuntuk menandakan secara sistem bahwa unit sudah keluar dari PDC Sunter.
53
Gambar 4.6 Flow Chart Pengeluaran Unit Admin Distribution
Transferman
Mendapat permintaan pengeluaran unit untuk dikirim ke cabang dealer
Mencetak SP-PDC berdasarkan permintaan cabang / dealer
4 1
2
3
5 SP-PDC
Mencari unit di stock yard dengan membawa SPPDC dengan parking lot yang sudah tercetak 5 Membawa unit ke stall washing untuk dicuci
SP-PDC 5 SP-PDC
Unit ekspedisi
Unit dibawa ke stall persiapan untuk di cek oleh checker sebelum didistribusi ke cabang
5 SP-PDC
Unit ekspedisi
54
Gambar 4.7 Lanjutan Flow Chart Pengeluaran Unit
Ekspedisi
Petugas Keamanan
Memberi stempel dan tanda tangan pada surat jalan (SP-PDC)
Menuju stall persiapan untuk mengambil unit sesuai dengan SP-PDC dan membawanya ke pos OUT
5
1
2
3
4
2
1
3 4
Scanner Out 2
5 SP-PDC
SP-PDC Scan NIK, no mesin, warna yang ada di barcode
Unit
Pemeriksaan NIK, no mesin, warna sesuai dengan SP-PDC dan buku garansi, buku manual, tips berkendara dan stempel berdasarkan jam keluar
SP-PDC
unit Rekap keluar dan PTran OUT
2 SP-PDC
Unit
1
2
3
4
5 N
SP-PDC
T exp
T
Unit N
cabang Exp
T
Petugas keamanan PDC
Cabang
Selesai
55
D. Pembahasan Dalam menjalankan operasional perusahan PT Astra international, Tbk – Daihatsu selalu memastikan bahwa kegiatan perusahaan telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada sehingga operasi perusahaan dapat berjalan lancar. Hal ini dapat dilihat dari komponen pengendalian yang di terapkan, diantaranya adalah: 1. Kompenen Pengendalian Internal pada PT Astra International Tbk, Daihatsu (DSO) a) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan persepsi perseorangan ataupun manajemen dalam perusahaan tentang pentingnya pengendalian internal. Prinsip-prinsip mengenai pengendalian internal sudah dilaksanakan dengan baik oleh PT Astra International,Tbk - DSO berdasarkan dari Committee of Sponsoring Organization(COSO). Prinsip-prinsip tersebut yaitu: 1) Integritas dan nilai etika yang dilaksanakan di PT AI-DSO ditetapkan oleh manajemen perusahaan dengan menerapkan peraturan-peraturan yaitu tatacara kepegawaian mengenai etika dan perilaku baik lisan maupun tulisan, yang dikomunikasikan kepada pegawai dan harus dilaksanakan oleh setiap pegawai. Apabila ada yang tidak melaksanakan aturan atau kebijakan tersebut, makaakan dikenai sanksi berupa teguran lisan, teguran tertulis, sampai dengan surat peringatan. Aturan mengenai tata cara kepegawaian ditetapkan
56
dengan tujuan agar dapat mendorong pegawai bertindak jujur, berperilaku sopan, sesuai dengan etika dan peraturan perusahaan. PT Astra International, Tbk – DSO memiliki budaya dalam menjalankan operasionalnya yang disebut Catur Dharma sebagai karakteristik dari perusahaan, diantaranya sebagai berikut: •
Menjadi milik yang bermanfaat bagi bangsa dan Negara
•
Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan
•
Saling menghargai dan membina kerja sama
•
Berusaha mencapai yang terbaik
2) Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan menjalankan tugasnya untuk mengawasi seluruh kegiatan operasional agar berjalan dengan baik. Manajemen DSO menunjukkan komitmennya terhadap pelaksanaan kontrol yang ketat dan kebijakan secara sadar dan diikuti oleh para karyawan seperti datang tepat waktu sesuai peraturan yang telah diteatapkan perusahaan sehingga kegiatan operasional berjalan dengan efektif dan efisien. 3) Penetapan struktur organisasi yang tepat juga menjadi salah satu lingkungan pengendalian yang harus diperhatikan oleh manajemen PT AI-DSO. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab harus melalui surat khusus yang mendelegasikan wewenang kepada yang menerimanya.
Struktur
organisasi
yang
tegas
dan
jelas,
menunjukkan batas wewenang seseorang melalui garis komando dan menetapkan garis otoritas serta tanggung jawab, termasuk
57
sentralisasi dan desentralisasi otoritas seperti yang sudah dijelaskan pada struktur organisasi yang ada di gambaran umum perusahaan. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Sehingga terlihat adanya pemisahan tugas dan fungsi yang cukup baik yang memudahkan pekerjaan seseorang dan tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
4) Untuk menunjukkan komitmen terhadap kompetensi, manajemen merekrut karyawan dengan menerapkan kriteria-kriteria tertentu. Hal ini diadakan dengan tujuan mendapatkan karyawan yang benarbenar ahli dalam bidangnya serta memiliki kemampuan yang baik secara akademis maupun personal untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikerjakannya. Seperti petugas Quality Control (Checker), manajemen merekrut karyawan untuk tugas Quality check dari sekolah lulusan teknik dan untuk Transferman harus memiliki keahlian mengendarai mobil serta harus memiliki SIM (Surat Izin Mengemudi) yang masih berlaku sesuai dengan Undang-Undang. Agar pelaksanaan kegiatan kerja berjalan sebagaimana mestinya, pihak manajemen melaksanakan program pelatihan karyawan atau biasa disebut on job training yang dilaksanakan selama 3 bulan.
58
Tujuan pelaksanaan on job training ini adalah agar uraian tugas per departemen yang dilaksanakan oleh karyawan baru tersebut dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik. Setelah masa pelatihan kerja selesai maka pihak manajemen melaksanakan evaluasi dengan tujuan untuk menganalisa tingkat pemahaman karyawan baru tersebut
terhadap tugas dan
tanggung
jawab
yang
harus
dilaksanakan. Dari hasil analisa tersebut dapat diputuskan apakah karyawan baru tersebut layak diterima bekerja atau tidak. 5) Untuk meningkatkan akuntabilitas individu perusahaan secara khusus menetapkan bagi karyawan yang berprestasi dengan kriteriakriteria tertentu serta melihat dari hasil pemantauan dari atasan langsung (user) lalu dilaporkan ke pihak Human Resource Departement terhadap kinerja seluruh karyawan. Pemberian ini bedasarkan penilaian tengah tahun dan akhir tahun melalui program KPI ( Key Performance Individual). Penghargaan yang diberikan kepada karyawan berprestasi berupa kenaikan jabatan atau mendapatkan tiket untuk liburan ke beberapa tempat wisata dan bonus akhir tahun. b) Penilaian Risiko Penilaian risiko merupakan hal penting bagi manajemen. Dalam penentuan risiko ini, manajemen menetapkan tiga definisi risiko, yaitu; 1) Berdampak sangat besar, hal ini dapat terjadi karena kekurangan parts aksesoris saat proses pemasangan aksesoris. Sehingga
59
berdampak pada semua proses operasional perusahaan yang ada di PDC menjadi terhambat. 2) Berdampak menengah, hal ini dapat terjadi saat terbatasnya area penampungan unit yang ada di PDC. Risiko yang dapat terjadi adalah unit yang baru datang terpaksa harus parkir diluar area PDC sehingga sangat tidak aman bagi unit tersebut. 3) Berdampak kecil, hal ini dapat terjadi saat proses pengeluaran unit. Saat truk pembawa parts aksesoris datang untuk loading dan unit yang akan keluar saling crossing. Kejadian ini akan membuat unit yang akan keluar dan truk yang akan loading menjadi saling tunggu. Sehingga kegiatan operasional di PDC menjadi sedikit terhambat. Untuk meminimalkan risiko tertundanya pengiriman unit dari PDC ke cabang dan dealer maka manajemen harus memiliki strategi-strategi yang tepat untuk mengatur setiap masalah-masalah yang muncul agar proses pengiriman unit lancar dan tidak mengganggu kegiatan operasional perusahaan. c) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian di DSO meliputi adanya kebijakan dan prosedur-prosedur yang dijalankan dalam perusahaan yang dapat menjamin bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif.Aktivitas pengendalian yang dilaksanakan di DSO terdiri dari :
60
1) Pemisahan tugas yang cukup Struktur organisasi merupakan rangkaian pembagian tugas kegiatan pokok perusahaan, tujuan pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah kesalahan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. DSO telah menerapkan pemisahan fungsi pengendalian yang cukup memadai seperti fungsi pengeluaran dan pemasukan dilakukan oleh dua orang yang berbeda yaitu Admin scanner Indan Out, fungsi pengecekan dilakukan oleh quality control (checker), dan fungsi yang meletakkan unit ke stock yard dilakukan oleh Transferman. 2) Otorisasi yang pantas atas transaksi Penentuan fungsi yang memberikan otorisasi telah diterapkan di DSO.Setiap dokumen yang telah di otorisasimerupakan pedoman bahwa dokumen yang ada adalah sah. Otorisasi atas transaksi di PT AI-DSO seperti pada aktivitas pengeluaran unit diotorisasi oleh Department head, pada aktivitas penerimaan parts bukti penerimaan barang diotorisasi oleh admin accessoriesdanuntuk penerimaan dan pengeluaran setiap barang diperiksa oleh petugas keamanan. 3) Dokumen dan catatan yang memadai Formulir yang didesain dengan baik akan berfungsi sebagai informasi dan dapat meningkatkan pengendalian internal. Oleh karena itu formulir perlu
didesain
dengan
baik
agar
dapat
memenuhi
fungsi
tersebut.Penggunaan komputer telah mengubah sebagian dokumen dan
61
catatan
ke
dalam
bentuk
data
di
komputer.Pengelolaan
yang
terkomputerisasi menyediakan data yang dapat diandalkan untuk mengambil keputusan. Kelengkapan pos-pos di dalam suatu dokumen menentukan apakah dokumen tersebut telah memadai, misalnya dalam Surat Pengiriman unit terdapat kolom nomor induk kendaraan, nomor mesin, warna, alamat tujuan pengiriman, tanggal pengiriman, nama vendor, dan lain-lain. 4) Pengendalian fisik atas aset dan catatan Pengendalian fisik atas aset dan catatan merupakan faktor yang penting dalam pengelolaan persediaan barang.Pengawasan fisik atas aset dilakukan oleh logistic department head.Dilakukan stock opname secara partial setiap satu bulan sekali atau secara nasional setiap satu tahun sekali merupakan pengendalian untuk menyesuaikan data persediaan barang yang ada di gudang maupun di cabang secara fisik. Dengan adanya pengendalian
inidiharapkan
dapat
menghindari
pencurian
dan
penyelewengan terhadap persediaan barang. 5) Pengecekan independen atas pelaksanaan Pengecekan
independen
merupakan
kategori
pengendalian
yang
diperlukan untuk menguji apakah pemrosesan transaksi sudah memadai dan menguji keakuratan pemrosesan data oleh komputer.Pengecekan komputer dilakukan oleh orang yang berbeda dengan orang yang melakukan aktivitas atau prosedur yang diuji. Pengecekan independen di
62
PT AI-DSO dilakukan saat dilakukannya proses GR aksesoris. Staff yang melakukan pemasangan aksesoris,
melakukan pengecekan setelah
pemasangan aksesoris, dan memasukkan data ke sistem SAP dilakukan oleh orang-orang yang berbeda. d) Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi yang ada di DSO berjalan dengan lancar. Informasi yang diperlukan untuk pimpinan disajikan oleh pihak yang berkepentingan untuk mengidentifikasi tindakan yang akan dilakukan. Contohnya, setiap departemen melaporkan seluruh kegiatannya kepada atasan yang kemudian melakukan evaluasi atas kinerja seluruh karyawan. Informasi diberikan oleh pihak yang terkait dengan detil-detil yang cukup dan pada waktu yang tepat untuk pengambilan keputusan. Kendala-kendala
yang
dihadapi
oleh
karyawan
DSO
selalu
dikomunikasikan oleh atasan saat dilakukannya briefing setiap awal minggu dan awal bulan.Adanya komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan sehingga setiap masalah dapat didiskusikan dengan baik. Adanya komunikasi dan keterbukaan antara pihak perusahaan dengan pihak lain akan memberikan informasi dan masukan mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen. Untuk mengatasi komunikasi antar cabang dengan pusat atau antara cabang dengan cabang DSO menggunakan sistem SAP, yaitu sistem informasiinternal online berupa jaringan internet antar pusat dengan seluruh cabang DSO. Komunikasi yang dilakukan berkaitan dengan hal-hal yang
63
khusus seperti lokasi dari suatu unit, jumlah stock yang ada di gudang logistik dan status dari unit tersebut apabila masih dalam perjalanan menuju lokasi tujuan. e) Pemantauan Bagi DSO pemantauan merupakan faktor yang sangat penting bagi untuk kemajuan perusahaan. Pemantauan atau penindaklanjutan adalah suatu proses menilai kualitas pelaksanaan pengendalian internal yang dilakukan pada DSO. Proses pemantauan biasanya dilakukan oleh section head dibantu oleh bagian internal auditor dari kantor pusat dengan jalan pemantauan atas aktivitas yang terjadi, melakukan penilaian secara terpisah, serta mengadakan perbaikan yang diperlukan. Upaya yang dilakukan oleh perusahaan mengenai pelaksanaan pemantauan dalam kaitannya dengan pelaksanaan pengendalian internal persediaan dengan cara mengamati secara langsung apakah prosedurprosedur yang mempengaruhi persediaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, selain dari terpenuhinya unsur-unsur pengendalian internal yang dilaksanakan perusahaan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengendalian internal dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan. E. Hasil Analisa Berdasarkan dari pembahasan di atas, pengendalian internal di PT Astra International, Tbk - DSO sudah memadai namun masih ada beberapa pengendalian internal yang masih harus diperbaiki dan ditingkatkan.Aktivitas
64
PDC yang semakin meningkat seiring dengan berkembangnya perusahaan membuat manajemen harus terus berinovasi untuk kelancaran operasional perusahaan. Terbatasnya area penampungan unit menjadi kendala bagi perusahaan apabila proses delivery tidak berjalan dengan lancar. Proses delivery menjadi terhambat apabila unit yang datang lebih banyak dari parts aksesoris. Hal ini mengakibatkan unit tidak dapat diproses untuk pemasangan aksesoris dan proses deliveryke cabang menjadi tidak lancar. Akibat dari unit tertunda berdampak juga pada meningkatnya biaya lembur, biaya ekspedisi, dan biaya interest. Tabel 4.1 Tabel Peningkatan Biaya Akibat Tertundanya Pemasangan Parts Aksesoris kedalam Unit Bulan Oktober – Desember 2011
Dari tabel diatas dapat dilihat peningkatan biaya yang cukup besar atas tertundanya pemasangan parts aksesoris yang di alami PT Astra International, Tbk – DSO.
Pada bulan Oktober 2011 jumlah unit yang tertunda sebanyak 1753
unit. Sedangkan talk time pemasangan per satu unit adalah 10 menit. Sehingga total lamanya waktu tertunda selama satu bulan adalah (1753 unit X 10 menit) / 60 menit adalah 292 jam, dan untuk bulan november adalah 183 jam, dan untuk bulan desember adalah 426 jam. MH Rate ditentukan atas kebijakan perusahaan
65
untuk menghitung biaya lembur karyawan sebesar Rp. 50,000,-. Untuk menghitung biaya lembur MH Rate X jam yang diperlukan untuk pemasangan unit selama sebulan yaitu 292 jam X Rp. 50,000 adalah Rp. 14,608,333,- untuk bulan Oktober 2011. Sedangkan untuk bulan November 2011 adalah Rp. 9,150,000,-. Untuk bulan Desember 2011 biaya lembur mencapai Rp. 21,300,000,-. Biaya ekspedisi meliputi biaya pengiriman unit dari ATPM ke PDC sunter yang dikenakan Rp. 43,000,-/unit. Untuk mengetahui biaya ekspedisi per bulan, maka perhitungannya adalah biaya ekspedisi per unit dikali total unit tertunda di bulan Oktober 2011 adalah Rp. 43,000 X 1,753 unit = Rp. 75,379,000,-. Untuk bulan November 2011 adalah Rp. 47,429, 000,-. Sedangkan untuk bulan Desember 2011 adalah Rp. 110, 123,000,-. Biaya interest adalah biaya penyimpanan unit yang ditarifkan oleh ATPM kepada PT Astra International, Tbk - DSO selama unit tersebut belum dikirim ke cabang atau dealer.Untuk mengetahui biaya interest maka perhitungannya adalah (HPP x Hari tertunda unit x Interest rate) / 365 hari. Maka hasil yang didapatkan untuk bulan Oktober 2011 adalah Rp. 200,325,000,-. Untuk bulan November 2011 adalah 315,704,000,-. Sedangkan bulan Desember 2011 adalah Rp. 621,967,000,-. Sehingga total biaya karena tertundanya unit untuk bulan Oktober 2011 adalah Rp. 290,312,333,-. Untuk total biaya bulan November adalah Rp. 372,283,000,-. Sedangkan bulan Desember adalah Rp. 753,390,000,-.
66
Setelah melihat perkembangan yang terjadi dimana jumlah keterlambatan proses delivery yang terus meningkat seiring dengan jumlah permintaan cabang dan dealer yang juga meningkat sehingga perusahaan terus melakukan perbaikan. Penulis mencoba untuk menelusuri penyebab terjadiya penundaaan pemasangan unit,dimana diuraikan seperti dibawah ini: 1. Sistem Ordering atau Pemesanan Persediaan Hal ini menjadi salah satu penyebab terjadinya tertundanya proses delivery karenavendor aksesoris masih menggunakan forcastbulanan
sebagai
acuan dasar pengiriman parts aksesoris. Sedangkan dataforcast bulanan pengiriman parts aksesoris seringkali tidak sesuai denganrencana pengirimian unit dari ATPM, hal ini mengakibatkan unit yang sudah masuk ke PDC tidak dapat diproses karena jumlah unit yang masuk lebih banyak dari jumlah parts aksesoris. 2. Sistem Penerimaan Persediaan a) Setelah parts aksesoris diterima oleh admin aksesoris.Parts aksesoris langsung dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan tanpa adanya pengecekan kualitas dari parts aksesoris tersebut. Akibat dari kurangnya pengendalian internal ini adalah pada saat proses pemasangan parts aksesoris, beberapa parts ditemukan tidak bagus (shortage) sehingga harus menukar dengan parts aksesoris yang baru atau apabila parts yang dimaksud tidak tersedia. Kondisi ini mengakibatkan unit harus menunggu sampai parts aksesoris datang.
67
Hal ini merupakan salah satu penyebab yang dapat menghambat proses delivery. b) Area loading tidak memadai, karena dilakukan di tempat tempat terbuka dan crossing dengan unit masuk yang dapat mengakibatkan proses loading dan unloding menjadi lama. 3. Tidak ada jadwal kedatangan truk, jadwal kedatangan truk menjadi masalah yang harus diperbaiki karena apabila truk beberapa vendor datang diwaktu yang sama mengakibatkan proses loading dan unloading menjadi lama karena keterbatasan tempat yang membuat truk saling tunggu untuk melakukan loading dan unloading.
F. Pemecahan Masalah Dari
situasi
yang
telah
digambarkan
sebelumnya,
peningkatan
pengendalian internal sangat perlu dilakukan untuk memastikan bahwa setiap operasional di PT Astra International, Tbk - DSO berjalan dengan efektif dan efisien. Beberapa peningkatan pengendalian internal yang perlu dilakukan terkait dengan masalah-masalah yang telah diungkapkan sebelumnya adalah sebagai berikut: 1. Sistem Order Parts Aksesoris, dalam permasalahan ini, manajemen membuat kebijakan sebagai berikut : a) Membuat sistem penjadwalan supply parts aksesoris sesuai dengan kebutuhan pemasangan parts aksesoris harian dengan data yang dibuat
68
lebih detail oleh admin aksesoris, lalu dikirimkan melalui email ke vendor. b) Membuat schedule meeting bulanan dengan vendor untuk koordinasi dan evaluasi kebutuhan dan supply parts aksesoris.
2. Membuat Supply Parts dan Gudang Dalam masalah ini, manajemen membuat suatu kebijkan sebagai berikut: a) Mengatur area loading dan unloading yang memadai dengan relayoutareaparkir motor, lalu dibuatkan area khusus untuk loading. b) Menyusun dan membuat jadwal kedatangan truk dan waktu loading. c) Membuat SOP pengecekan barang datang. Berikut tabel analisis penurunan biaya setelah dilakukan perbaikan pada bulan oktober 2011 – Juni 2012 : Tabel 4.2 Tabel Analisis Penurunan Biaya Setelah Perbaikan bulan Oktober 2011 – Juni 2012
Dari tabel 4.2 dapat terlihat penurunan biaya yang terjadi dari ditingkatkannya pengendalian internal oleh PT Astra International, Tbk – Daihatsu Sales Operation. Peningkatan biaya terjadi pada bulan Desember 2011
69
dengan total biaya Rp. 753,390,000, dan pada bulan January 2012 mulai mengalami penurunan dengan total biaya sebesar Rp. 512,999,000. Sampai pada bulan Juni 2012 sangat terlihat penurunan total biaya menjadi Rp. 8,722,000.
