BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1

Identifikasi Perusahaan

4.1.1 Profile Avacs International Pengelolaan layanan IT consulting dan solution provider di AJBS Group ditangani oleh organisasi IT yang berbentuk sub bisnis unit (SBU), yaitu Avacs International. Aktivitas Avacs adalah menangani langsung perencanaan dan operasional IT di AJBS Group. Dalam prakteknya, Head of Avacs International melapor langsung kepada Chief Executive Officer (CEO) dari AJBS Group.

Gambar 4.1 Kedudukan PT. Avacs International sebagai sub bisnis unit AJBS Group

45

46

Pada penulisan IS/IT strategic planning ini, pembahasan akan difokuskan pada Avacs International sebagai core dari IT solution dan consulting bagi kebutuhan bisnis AJBS Group. Dimana segmen bisnis tersebut adalah usaha retail modern pemasaran produk houseware dan apparel AJBS Group. Avacs International didirikan pada bulan Maret 2008 sebagai sub bisnis unit yang bergerak di bidang IT consultant dan system integrator. Avacs menjadi salah satu mitra konsultasi dari salesforce.com untuk wilayah Asia Pasific. Avacs International dapat mensupport dalam implementasi salesforce dan platform force.com dengan memenuhi kebutuhan spesifik bisnis pengguna sistem. Avacs menyediakan implementasi software solution, integrasi ke back-office system, process and change management dan strategic business service dengan berfokus pada on-demand dan CRM. Avacs International memegang peranan penting dalam hal mencapai tujuan AJBS untuk menjadi tempat pilihan belanja utama bagi setiap pelanggannya dalam memenuhi kebutuhan houseware dan apparel melalui konsep one stop shopping yang andal (reliable) dan terpercaya (trustworthy). Oleh karena itu, Avacs International sebagai sub bisnis unit di bidang IT consultant dan system integrator dituntut untuk mampu mensupport bisnis retail ini dalam hal implementasi dan operasional IS/IT untuk menjadikan AJBS sebagai retail modern pilihan bagi setiap konsumen dan calon konsumennya.

47

4.1.2 Visi dan Misi Avacs International Visi Avacs Visi Avacs International adalah menciptakan produk dan jasa teknologi informasi dan komunikasi yang handal dan efektif serta menyediakan layanan yang professional, inovatif dan dinamis. Misi Avacs Misi Avacs International adalah membangun sebuah total service yang handal dan memberikan solusi bagi home industri dan kebutuhan bisnis berbasis small medium business. Sebagai penyedia total service and solutions dalam pasar yang kompetitif, goal dari Avacs adalah selalu memberikan nilai tambah, diferensiasi dalam layanan dan meningkatkan layanan kepada pengguna sistem. Hingga saat ini, Avacs International telah mencapai misi awal dan menjadi perusahaan penyedia total solution pada pangsa pasar IT di sub bisnis unit AJBS Group yang sedang berkembang pesat. Sarana infrastruktur Avacs berbasis jaringan memungkinkan setiap sub bisnis unit melakukan penghematan dalam hal IT services. Bermula dari sebuah sub bisnis unit, Avacs telah memperluas divisinya untuk menyediakan layanan internet yang aman, internet akses berbiaya rendah, linux server dan solusi-solusi lainnya. Penambahan layanan yang beragam memungkinkan Avacs untuk menawarkan paket solusi yang lengkap kepada setiap pengguna sistem dan sejalan dengan layanan customer yang baik. Misi Avacs ke depannya akan terus membangun untuk memberikan nilai kompetitif dan menjamin layanan servis terbaik kepada semua pengguna sistem

48

dengan tetap menjadi penyedia total solution untuk layanan berkualitas dan solusi inovatif. 4.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi Avacs International terbagi menjadi dua bagian utama yang mendukung bagian operasional infrastruktur dan integrasi aplikasi. Bagian operasional infrastruktur berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkungan komputer, server, jaringan dan keamanan. Sedangkan bagian integrasi aplikasi bertanggung jawab atas pengembangan dan integrasi aplikasi bisnis. Berikut merupakan penggambaran struktur organisasi Avacs International saat ini.

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Avacs International 4.1.4 Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab setiap jabatan yang ada di dalam struktur organisasi Avacs International.

49

Tabel 4.1 Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan Jabatan

Fungsi Utama -

General Manager

Sebagai Head of Avacs International yang kedudukannya langsung berada di bawah CEO AJBS Group

-

-

-

Manager

Sebagai project manager yang mendesign data model, mempersiapkan sistem prototype dan beberapa fungsi sistem analis serta mereview fungsi area untuk memfasilitasi desain dan struktural dalam pengembangan sistem informasi

-

-

IT Support Supervisor

IT Support

Mengawasi & mengkoordinasikan berbagai kegiatan operasional sistem komputerisasi dan support serta menerapkan dan mengembangkan IT dalam perusahaan.

Support operasional perusahaan yang berhubungan dengan IT, meliputi hardware, jaringan dan telekomunikasi, user support dan help desk.

-

Tugas Memberikan laporan langsung kepada CEO dari AJBS Group. Mengambil keputusan sebagaimana yang didelegasikan oleh CEO AJBS Group atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu. Melakukan analisa business processes, methodologies and operations, sehingga mendapatkan operasional efisiensi bagi bisnis Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan dan membuat perencanaan strategis perusahaan Koordinasi pengembangan dan maintenance aplikasi bisnis pada area yang ditunjuk. Koordinasi ini meliputi business requirement and analysis, project management, testing dan implementasi suatu aplikasi bisnis Menyediakan rekomendasi untuk purchase, upgrade dan usage sistem masa depan dengan panduan dari General Manager. Berpartisipasi dalam hal budgeting dan planning administrasi. Project management dari aplikasi atau sistem baru dan modifikasi. Menampung dan mengatasi keluhankeluhan berkaitan dengan dukungan IT. Melakukan koordinasi kepada tim support. Melakukan research dan development untuk aplikasi / tools.

- Maintenance terhadap peralatan IT yang ada. - Troubleshooting dan perbaikan peralatan yang rusak. - Maintenance backup data. - Memonitor performance jaringan dengan meminimalkan downtime. - Mensupport user dalam penggunaan program-program komputer dan hardware

50

Integrator

Implementasikan sistem berbasis IS/IT dengan menggabungkan hardware dan produk-produk aplikasi dari vendor. Hal tersebut mencakup persiapan desain paket software dan hardware yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.

Developer

Pengembangan dan maintenance aplikasi bisnis pada area yang ditunjuk, meliputi coding, testing, debug dan implementasi suatu aplikasi bisnis, assist dan analisis dalam business requirement, dokumentasi program sesuai spesifikasi yang diinginkan oleh project manager serta training users.

- Bertanggung jawab atas penyelesaian implementasi. - Membantu memecahkan masalah yang terjadi pada project. - Optimalisasi proses implementasi. - Membantu memecahkan masalah yang terjadi pada developer. - Memberi masukan pada perbaikan program. - Mengelola project dan bekerjasama dengan tim lain untuk mengawasi perubahan dalam infrastruktur bisnis selama proses. - Coding aplikasi sesuai spesifikasi bisnis dan tepat waktu. - Testing aplikasi secara komprehensif. - Memperbaiki bug serta modifikasi secara komprehensif. - Assist implementasi aplikasi dan user training. - Assist dalam pembuatan dokumen aplikasi. - Skillfull & terus mengembangkan teknikteknik programming terbaru serta mengusulkan teknik programming dan teknologi database bagi IT management.

4.1.5 Keragaan Sumber Daya Manusia Pengembangan sumber daya manusia merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengembangan perusahaan. Pada saat ini, Avacs International didukung dengan tenaga 9 orang dengan keragaan sebagai berikut. Tabel 4.2 Keragaan Sumber Daya Manusia Berdasarkan Posisi No

Jabatan

Jumlah (orang)

1

General Manager

1

2

Manager

1

3

IT Support Supervisor

1

4

IT Support

3

5

Integrator

1

6

Developer

2

Total

9

51

Gambar 4.3 Keragaan Sumber Daya Manusia 4.1.6 Produk dan Layanan Avacs International Sebagai sub bisnis unit dari AJBS Group, Avacs International memfokuskan usahanya dalam mendukung bisnis retail guna menjadikan AJBS Group sebagai perusahaan retail terdepan. Adapun produk dan layanan yang sekarang menjadi keunggulan Avacs International adalah. 4.1.6.1 Salesforce.com Salesforce.com

adalah

pemimpin

dunia

dalam

layanan

Customer

Relationship Management (CRM). Hal ini karena terbukti dalam on-demand terhadap layanan CRM, salesforce.com telah banyak dipakai oleh berbagai perusahaan. Bahkan lebih dari 41.000 perusahaan di seluruh dunia tergantung pada salesforce.com untuk mengelola penjualan, pemasaran, layanan pelanggan dan fungsi bisnis kritis. Avacs International memberikan layanan terintegrasi dari aplikasi enterprise yang dapat sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Solusi CRM yang

52

ditawarkan berbasis web yang mudah digunakan untuk kebutuhan penjualan, pelayanan, pemasaran dan panggilan operasi pusat yang mempermudah manajemen hubungan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Perusahaan dapat menikmati produktivitas tak tertandingi, pertumbuhan pendapatan dan intelijen bisnis dengan CRM dari salesforce.com. Modul-modul dalam aplikasi salesforce.com ini, antara lain. a. Sales force automation yang menghasilkan kontrol yang komprehensif atas data penjualan dan prosesnya. b. Marketing automation yang mengintegrasikan penjualan dan pemasaran untuk mengoptimalkan flow bisnis dan ROI. c. Customer service and support yang membangun loyalitas pelanggan dan meningkatkan produktivitas staff marketing. Tidak ada satu ukuran yang cocok untuk solusi CRM. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dalam hal bagaimana mereka melakukan bisnis dan melayani pelanggannya sehingga kebutuhan CRM berbeda-beda antar perusahaan. Mencapai sukses dengan CRM membutuhkan planning, implementasi, reinforcement dan optimalisasi dari best practices. Setiap developer harus berfokus pada pengembangan solusi yang memberikan nilai bisnis yang nyata dengan meminimalkan permasalahan-permasalahan terkait pengembangan. 4.1.6.2 Integrater Retail - Pemimpin Penyedia Solusi Retail Avacs International bekerjasama dengan Integrater Retail yang berdiri pada bulan Maret 2002 sebagai penyedia layanan konsultasi support dan operasional support untuk berbagai retailer di seluruh Asia. Melalui kombinasi layanan strategis

53

dan supportnya, Integreter Retail membantu pelanggannya untuk mencapai rencana pertumbuhannya. Dengan layanan menyeluruhnya, retailer akan mengalami pertumbuhan dan keuntungan bisnis dengan pemanfaatan IT yang maksimal. Layanan terintegrasinya memenuhi kebutuhan retailer secara komprehensif serta menghemat biaya yang berhubungan dengan beberapa vendor. Contohnya adalah aplikasi retail pro yang berhasil melibatkan beberapa retailer terkemuka termasuk Levi’s, Titan, Madura Garments, Planet M, Hindustan Lever, Food World dan ITC. Retail Pro memiliki track record terbaik di Asia dalam hal pengerapan software retail dan menjadi solusi manajeman retail Point of Sales (POS) unggulan. 4.1.6.3 Managed Service a. Systems integration System integration mengimplementasikan solusi dalam lingkungan yang kompleks dan beragam, menyelaraskan dengan aplikasi pihak ke-3 serta aplikasi in-house lainnya. b. VoIP (Voice over IP) Sebuah network tidak lagi hanya untuk membawa data, tetapi dipergunakan juga untuk "layanan suara". Ini adalah salah satu alasan mengapa banyak perusahaan sedang mempersiapkan untuk meninggalkan sistem konvensionalnya, yaitu linebased telephone system dan beralih ke Voice over IP (VoIP). c. Hardware support Memberikan layanan yang tepat dan tingkat dukungan yang ditentukan untuk kebutuhan bisnis, bertanggung jawab untuk semua dukungan hardware.

54

d. Network managed services Memastikan ketersediaan layanan jaringan komputer dengan meminimalkan downtime dan dapat melakukan support secara onsite. Kemudian mengelola memonitor segala network device dan konfigurasinya melalui koneksi yang aman dan akan segera memberitahu kepada customer jika terjadi masalah. e. Application & system software support Memiliki tim support software yang didedikasikan untuk memberikan support mengkonfigurasi software customer sesuai dengan kebutuhan dan mencari cara untuk meningkatkan atau mengoptimalkan software untuk meningkatkan operasional. f. Support and Maintenance Dapat mendukung dan memelihara operasional, memperpanjang masa lifetime atau meningkatkan efisiensi dari aplikasi yang dikembangkan oleh berbagai vendor. 4.1.6.4 IT Consultant Avacs International memiliki pengetahuan dan pengalaman untuk membantu customer dalam memilih sistem informasi yang paling cocok bisnis perusahaannya. Hal ini dilakukan dengan membantu mengevaluasi, memilih dan mengimplementasikan hardware komputer dan solusi software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis customer. Kemudian juga akan memberikan pelatihan dan dukungan secara berkelanjutan dari IT services terkait dukungan dan solusi jaringan. Value dari solusi ini dalam memanfaatkan TI adalah untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan kinerja dan data aman.

55

4.1.7 Sarana dan Prasarana Avacs International menyediakan sarana dan prasarana berupa hardware dan software dalam mensupport semua retail store yang dimiliki oleh AJBS Group. Hardware dan software merupakan sarana pendukung untuk yang memudahkan setiap karyawan agar dapat bekerja secara lebih maksimal. Interkoneksi antara kantor pusat dengan store-store retail yang ada membuat aliran transportasi data menjadi lebih cepat dan aman. Sarana dan prasarana juga dapat dengan mudah diakses bersama baik saat berada di lingkungan kantor maupun di luar kantor selama terkoneksi dengan internet. 4.1.7.1 Hardware Saat ini ketersediaan hardware yang telah disediakan oleh Avacs International adalah sebagai berikut. Tabel 4.3 Daftar Hardware AJBS Group No

Nama Hardware

Jumlah (Unit)

1

Server

6

2

Komputer PC

18

3

Notebook

15

4

Netbook

3

5

Router

2

6

Access Points

7

7

Switch / HUB

4

8

Printer

8

9

Fax

2

10

Infocus

1

11

Pesawat IP phone

20

56

Tabel berikut menjelaskan mengenai spesifikasi dari server-server yang ada saat ini. Tabel 4.4 Spesifikasi Server No 1

Nama Server Mail Server

Fungsi Server email

2

Web Server

Server website

3

Mikrotik Server

Pengaturan bandwidth, sebagai proxy dan gateway

4

Database Server

Server database aplikasi

5

Application Server (2 unit)

Server untuk aplikasi

Spesifikasi IBM blade server Xeon E5620 2 GB DDR3-1333, HDD 500 GB Linux Ubuntu IBM blade server Xeon E5620 2 GB DDR3-1333, HDD 500 GB VMWare ESX Linux Ubuntu Routerboard 532A (MIPS CPU, 64MB DDR RAM, 128MB NAND Storage HDD 50 GB) Mikrotik RouterOS IBM system x3200M3-32A Core i3-530, 1GB DDR3 PC-10600 ECC, 250GB HDD SATA Windows Server 2008 IBM blade server Xeon E5620 2 GB DDR3-1333, HDD 500 GB Windows Server 2003

Tabel 4.5 Spesifikasi Notebook dan Netbook No

Type

Jumlah (unit)

Spesifikasi

1

Toshiba Sattelite

2

Intel core i7, 8GB DDR3, 640 GB HDD

2

Lenovo Ideapad

2

Intel core i3, 2GB DDR3, 750GB HDD

3

Acer Aspire

5

Intel core i3, 2 GB DDR3, 500 GB HDD

4

Macbook

2

Apple macbook pro

5

HP Compaq

4

6

Netbook

3

AMD E300, 2 GB DDR3, 500 GB HDD Asus Eee, Atom N570, 2GB DDR3, 320GB HDD

Sedangkan untuk spesifikasi komputer PC yang diperuntukkan untuk staff diseragamkan untuk semua keperluan pemakaian. Spesifikasi komputer PC tersebut adalah processor Intel dual core 3.0 GHz, RAM 2 GB, harddisk 160 GB, CR-ROM drive dan monitor LCD 14”.

57

4.1.7.2 Software Saat ini ketersediaan software yang telah disediakan oleh Avacs International adalah sebagai berikut. Tabel 4.6 Daftar Software AJBS Group No

Nama Software

Jumlah

1

Windows Server 2003

2

2

Windows Server 2008

1

3

Linux Ubuntu

2

4

Windows XP Profesional

14

5

Windows 7 Profesional

22

6

Microsoft Office 2003

7

7

Microsoft Office 2007

11

8

Kaspersky Internet Security

10

9

Adobe Collection CS3

1

10

Adobe Collection CS4

1

11

Autocad 2007

1

4.1.7.3 Portofolio Aplikasi Untuk menunjang kegiatan operasional bisnis dan administrasi pada retail AJBS Group, maka Avacs International telah mengintegrasikan beberapa sistem aplikasi yang digunakan. Berikut adalah daftar sistem aplikasi tersebut. Tabel 4.7 Daftar Portofolio Aplikasi AJBS Group

1

Nama Sistem Aplikasi Retail Pro

8.6

Sistem inventory stock, transaksi POS

2

Accpac

5.6

Sistem yang digunakan oleh dept. accounting

3

CRM

1.0

Sistem untuk pengaturan hubungan customer

4

Attendance

2008

Sistem absensi karyawan

5

Web Company

6

IP Phone

Sistem pengaturan komunikasi dengan line telpon

7

Intranet

Sistem untuk posting informasi di area intern

No

Versi

Keterangan

Aplikasi web yang berisi informasi perusahaan

58

4.1.8 Topologi Jaringan Infrastruktur jaringan komputer yang disediakan Avacs International dalam menunjang operasional retail tersebut dapat digambarkan dalam topologi jaringan berikut.

Gambar 4.4 Topologi Jaringan Saat Ini

59

4.1.9 Core Business Retail Perusahaan 4.1.9.1 Bisnis Proses AJBS adalah perusahaan retail modern dengan menjual barang-barang seperti houseware, tool kits, maupun apparel. Berikut adalah bisnis proses yang berjalan di dalam AJBS. -

Pemesanan barang ke supplier (purchase order)

-

Pendistribusian barang dari gudang ke masing-masing outlet (transfer order)

-

Penjualan barang ke customer (sales & marketing)

-

Promotion & advertising

Gambar 4.5 Bisnis Proses di Retail AJBS

60

1. Purchase order Purchase order, yaitu proses pemesanan barang-barang ke supplier dimana barang-barang tersebut nantinya akan dijual ke customer. Ada beberapa faktor yang diperhatikan pada saat melakukan order barang ke supplier, diantaranya: jumlah stok akhir barang yang dimiliki, trend terkini dari produk tersebut, fast moving product, dll. Untuk proses pemesanan barang ke supplier digambarkan oleh state chart di bawah ini.

Gambar 4.6 State Chart Purchase Order 2. Transfer order Transfer order, yaitu proses pengiriman barang-barang dari gudang ke masingmasing store atau sebaliknya barang-barang tersebut dikirim balik dari store ke gudang. Proses pengiriman barang melibatkan devisi yang ada di head office, gudang dan store. Untuk proses pengiriman barang digambarkan oleh state chart di bawah ini.

61

Gambar 4.7 State Chart Transfer Order 3. Sales & marketing Sales dan marketing berupa proses menawarkan barang yang ditujukan untuk mempengaruhi konsumen hingga konsumen tertarik untuk mendapatkan barang tersebut. Semakin banyak barang yang didapat oleh konsumen dari AJBS, maka semakin banyak keuntungan yang akan diperoleh AJBS. Aktivitas Sales & Marketing merupakan inti dari bisnis yang dimiliki AJBS. 4. Promotion & advertising Promotion & advertising sebagai media untuk menawarkan produk dengan tujuan menarik calon konsumen untuk membelinya. Proses promotion & advertising berhubungan langsung dengan konsumen. 4.1.9.2 Bisnis Value Aktivitas bisnis perusahaan di AJBS dibagi menjadi dua kelompok aktivitas, yaitu aktivitas pendukung dan aktivitas utama yang dapat dijelaskan pada gambar dibawah ini.

62

Gambar 4.8 Value Chain AJBS

63

Aktivitas pendukung. 1. Infrastruktur AJBS didukung dengan infrastuktur yang ada, antara lain terdapat 6 store yang beroperasi, head office, gudang, departemen legal dan departemen keuangan. 2. Produk & perkembangan teknologi Berbagai macam produk yang dimiliki AJBS seperti tools kit, apparel, houseware, furniture. Dengan semakin banyaknya produk yang dimiliki maka perlu dukungan teknologi yang bisa membantu operasional maupun membantu meningkatkan bisnis perusahaan. Ada beberapa system yang sudah dikembangkan seperti inventory management, POS system, accounting system dan lain-lain. 3. Human Resource Management Departemen human resource memberikan dukungan dalam hal rekruitmen karyawan baru, training, peraturan-peraturan, penggajian, dan juga yang berhubungan dengan public. 4. Pengadaan Perusahaan tidak bisa dipisahkan dengan kebutuhan akan sarana dan prasarana. Untuk pemenuhan akan hal tersebut maka AJBS membutuhkan timbal balik peran vendor. Ada beberapa kriteria dalam pemilihan vendor oleh karena itu diperlukan: pengetahuan managemen vendor, menjalin hubungan baik dengan vendor, atau dibuatkan kontrak antar kedua belah pihak. Contoh pengadaan di AJBS, yaitu pengadaan laptop, server, printer dan lain-lain.

64

Aktivitas utama. 1. Purchase Order Aktivitas yang berhubungan dengan supplier dimulai dari pencatatan barang yang akan diorder, pengiriman dokumen PO, follow up invoice, informasi waktu kedatangan barang, hingga dilakukan pengecekan barang yang diterima yang dibandingan dengan invoice. Jika ada kesalahan dalam pengiriman barang maka dilakukan complain ke supplier. 2. Logistik Aktivitas yang menyangkut persediaan barang seperti pendataan masuknya barang dari supplier, pengendalian persediaan, penyimpanan barang yang sesuai standar, pengiriman barang ke tiap-tiap store, ataupun penarikan barang cacat yang terdapat di store. 3. Operasional Aktivitas yang menyangkut operasional store, gudang, maupun di kantor pusat seperti transportasi, internet, telekomunikasi dan lain-lain. 4. Marketing & sales Aktivitas yang berhubungan dengan customer dalam hal meningkatkan value perusahaan. Contoh aktivitas marketing dan sales, yaitu melakukan promosi terhadap produk di tiap-tiap store, pembuatan banner atau POP, pengadaan promo, memasang iklan di beberapa media cetak atau elektronik, melakukan kerjasama dengan perbankan atau dengan media cetak, hingga melakukan market research dan analysis.

65

4.1.10 Financial Anggaran belanja tahunan disusun berdasarkan Budget Planning dan Bussiness Planning di akhir tahun yang akan menunjang pelaksanaan strategi dan activity plan perusahaan, anggaran belanja ini disediakan dalam bentuk. •

Opex (Operational Expenditure) Anggaran belanja (Non Investasi) yang disediakan untuk membiayai pengeluaran operasional bisnis perusahaan, misalnya biaya gaji karyawan.

•

Capex (Capital Expenditure) Anggaran belanja investasi yang disediakan untuk menunjang keperluan investasi perusahaan dalam pengembangan bisnis perusahaan untuk mencapai target business planning yang sudah ditetapkan, misalnya pengadaaan software dan hardware. Anggaran belanja mengacu kepada besarnya budget planning yang sudah

ditetapkan dengan tujuan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Untuk melihat sejauh mana suatu perusahaan dikatakan berkembang bisa dilihat dari laporan keuangan dari tahun ke tahun. Tabel di bawah ini adalah ikhtisar keuangan AJBS selama 3 tahun dari tahun 2009 – 2011 dan pada bab lampiran dapat dilihat detail laporan keuangan dalam kurun waktu tersebut. Tabel 4.8 Laporan Keuangan AJBS Dalam Kurun Waktu 3 Tahun Tahun

Pendapatan

Pengeluaran

Laba Rugi

2009

3,773,695,454

3,209,279,895

564,415,559

2010

21,433,133,386

16,966,039,269

4,467,094,117

2011

32,557,820,244

25,300,818,301

7,257,001,943

66

Dari tabel terlihat bahwa tahun 2009 mengalami laba lebih sedikit dibandingkan dengan tahun barikutnya, hal ini disebabkan perusahaan masih fokus pada perbaikan management maupun infrastuktur. Faktor lainnya yaitu, di tahun 2009 hanya memiliki satu store sehingga pendapatan hanya diperoleh dari store tersebut. Namun pada tahun berikutnya AJBS mengalami peningkatan laba hingga tahun 2011. Hal tersebut juga bisa dilihat pada gambar di bawah.

Gambar 4.9 Grafik Laporan Keuangan AJBS Dari laporan keuangan yang ada, dapat diturunkan perincian pengeluaran yang berhubungan dengan IT oleh Avacs International bagi bisnis retail AJBS seperti pengeluaran untuk pembelian hardware atau software, pengeluaran untuk biaya software assurance. Tabel di bawah adalah alokasi keuangan yang telah dikeluarkan untuk IT di Avacs.

67

Tabel 4.9 Anggaran IT AJBS Pengerluaran di Tahun 2009 DEPRE EXP CASHIER EQUIPMENT DEPRE EXP COMP & PRINTERS DEPRE EXP SOFTWARE DEPRE EXP STORE FIXTURES DEPRE EXP WAREHOUSE EQUIPMENT MAINTENANCE TELEPHONE & FAX INTERNET

727,019 4,169,156 944,962 56,573,334 1,062,389 30,071,004 3,829,746 2,486,750 99,864,360

Pengerluaran di Tahun 2010 DEPRE EXP CASHIER EQUIPMENT DEPRE EXP COMP & PRINTERS DEPRE EXP SOFTWARE DEPRE EXP WAREHOUSE EQUIPMENT DEPRE EXP OFFICE EQUIPMENT MAINTENANCE TELEPHONE & FAX INTERNET TRAINING

1,700,197 20,728,971 66,599,211 12,213,804 199,208 150,042,701 26,744,383 19,324,923 3,250,000 300,803,398

Pengerluaran di Tahun 2011 DEPRE EXP CASHIER EQUIPMENT DEPRE EXP COMP & PRINTERS DEPRE EXP SOFTWARE DEPRE EXP WAREHOUSE EQUIPMENT DEPRE EXP OFFICE EQUIPMENT MAINTENANCE TELEPHONE & FAX INTERNET

2,473,360 34,181,529 89,633,732 14,479,430 644,914 464,409,154 28,599,687 19,551,726 653,973,532

Kebutuhan IT dari tahun 2009 hingga dua tahun berikutnya terus mengalami peningkatan seiring dengan meningkatnya pendapatan perusahaan. Berdasarkan data di atas, terlihat bahwa anggaran yang dikeluarkan untuk investasi IT dan maintenance pada tahun 2009 adalah sebesar Rp 99.864.360. Sedangkan masing-masing untuk tahun 2010 dan tahun 2011 meningkat menjadi Rp 300.803.398 dan Rp 653.973.532.

68

Dari laporan pengeluaran kebutuhan IT diatas dapat dijadikan acuan dalam membuat anggaran untuk pengeluaran IT di tahun 2012. Dengan begitu diharapkan pengeluaran untuk IT di tahun berikutnya akan lebih efektif dan efisien.

4.2

Analisis Lingkungan Internal Bisnis

4.2.1 SWOT Analysis Sebagai suatu metode analisis, SWOT dapat mendefinisikan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman dalam lingkungan internal bisnis perusahaan. Hasil analisis SWOT pada Avacs International dalam pemenuhan kebutuhan bisnis retail AJBS Group dapat dijabarkan dalam tabel berikut. Tabel 4.10 SWOT Analysis

Strength

Weakness

Opportunity

Threats

Hardware dan software yang digunakan mampu memenuhi kebutuhan Sumber daya manusia IT yang ahli di bidangnya Komitmen CEO AJBS yang tinggi terhadap dukungan IT dalam bisnis retail Adanya teknologi IP phone yang bisa menghemat sarana telekomunikasi Adanya sarana intranet sebagai media internal Kurangnya sumber daya manusia IT dalam menangani sub bisnis unit Kurangnya security atau firewall di dalam sistem Manajeman bandwidth yang masih belum tertata dengan baik Perkembangan teknologi belum diiringi dengan pemanfaatan IT yang baik dalam mendukung bagian marketing Berpeluang untuk implementasi sistem-sistem maupun teknologi terbaru Program penjualan dengan dukungan sarana teknologi informasi yang menarik minat konsumen Potensi membuka beberapa retail store baru sehingga kebutuhan IS/IT menjadi sangat penting Perkembangan teknologi sistem informasi yang mendukung Ancaman hacking dari internal maupun eksternal Jadwal backup dan maintenance semakin padat Dengan semakin berkembangannya teknologi, maka terjadi penumpukan asset Kompetitor lain yang mulai menerapkan sistem IT yang lebih baik terutama dalam bidang marketing

69

Tabel-tabel berikut di bawah ini merumuskan faktor-faktor kekuatan dan kelemahan (IFAS) serta peluang dan ancaman (EFAS). Tabel 4.11 IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) Faktor-Faktor Strategi Internal Bobot Kekuatan (Strength) Hardware dan software yang digunakan 0.13 mampu memenuhi kebutuhan Sumber daya manusia IT yang ahli di 0.09 bidangnya Komitmen CEO AJBS yang tinggi terhadap 0.04 dukungan IT dalam bisnis retail Adanya teknologi IP phone yang bisa 0.17 menghemat sarana telekomunikasi Adanya sarana intranet sebagai media internal 0.22 Total Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) Kurangnya sumber daya manusia IT dalam 0.04 menangani sub bisnis unit Kurangnya security atau firewall di dalam 0.1 sistem Manajeman bandwidth yang masih belum 0.14 tertata dengan baik Perkembangan teknologi belum diiringi dengan pemanfaatan IT yang baik dalam mendukung 0.07 bagian marketing Total Kelemahan (Weakness) Total IFAS

Rating

Bobot x Rating

3

0.39

4

0.36

4

0.16

3

0.51

3

0.66 2.08

1

0.04

2

0.2

2

0.28

1

0.07 0.59 1.49

70

Tabel 4.12 EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) Faktor-Faktor Strategi Internal Bobot Peluang (Opportunities) Berpeluang untuk implementasi sistem-sistem 0.15 maupun teknologi terbaru Program penjualan dengan dukungan sarana teknologi informasi yang menarik minat 0.1 konsumen Potensi membuka beberapa retail store baru sehingga kebutuhan IS/IT menjadi sangat 0.05 penting Perkembangan teknologi sistem informasi yang 0.2 mendukung Total Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats) Ancaman hacking dari internal maupun 0.15 eksternal Jadwal backup dan maintenance semakin 0.1 padat Dengan semakin berkembangannya teknologi, 0.2 maka terjadi penumpukan asset Kompetitor lain yang mulai menerapkan sistem IT yang lebih baik terutama dalam bidang 0.05 marketing Total Ancaman (Threats) Total IFAS

Rating

Bobot x Rating

2

0.3

4

0.4

4

0.2

1

0.2 1.1

2

0.3

2

0.2

1

0.2

4

0.2 0.9 0.2

Berdasarkan table IFAS dan EFAS, maka terdapat strategi berdasarkan hasil perkalian silang antara empat faktor tersebut. Keempat faktor tersebut, yaitu S : Strength, W : Weakness, O : Opportunity, T : Threat dirumuskan menjadi strategi SO, ST, WO dan WT yang dapat dilihat pada tabel berikut.

71

Tabel 4.13 IFAS vs EFAS  

Strength (S) 

IFAS  - Hardware dan software yang 

  digunakan mampu memenuhi    kebutuhan  - Sumber daya manusia IT yang    ahli di bidangnya    - Komitmen CEO AJBS yang tinggi    terhadap dukungan IT dalam    bisnis retail    - Adanya teknologi  IP phone yang    bisa menghemat sarana  telekomunikasi  - Adanya sarana intranet sebagai  media internal 

 

EFAS

Strategi SO  - Membangun  sistem  jaringan  Opportunity (O)  yang  handal  pada  store‐store  - Berpeluang implementasi  baru yang telah diekspansi  sistem‐sistem maupun  - Memanfaatkan  sumber  daya  teknologi terbaru  manusia  yang  handal  untuk  - Program penjualan  mengimplemantasikan  sistem  dengan dukungan sarana  atau teknologi baru  teknologi informasi yang  - Mengadopsi  perkembangan  menarik minat konsumen  teknologi  demi  peningkatan  - Potensi membuka  mutu layanan  beberapa retail store baru  - Menggunakan layanan CRM  sehingga kebutuhan IS/IT  untuk mempertahankan  menjadi sangat penting  customer yang ada dan menarik  - Perkembangan teknologi  customer baru  sistem informasi yang  mendukung 

Weakness (W)  - Kurangnya sumber daya  manusia IT dalam  menangani sub bisnis unit  - Kurangnya security atau  firewall di dalam sistem  - Manajeman bandwidth  yang masih belum tertata  dengan baik   - Perkembangan teknologi  belum diiringi dengan  pemanfaatan IT yang baik  dalam mendukung bagian  marketing 

Strategi WO  - Memperkuat promosi  dengan pemanfaatan IT  untuk memberikan inovasi‐ inovasi di setiap store yang  ada  - Mendukung layanan  promosi guna menarik  customer baru  - Menekan cost terhadap  hal‐hal yang tidak perlu  - Terus‐menerus  mempelajari  perkembangan media IT  dalam usaha  pengembangan bisnis  retail dengan melakukan  berbagai research 

Threat (T) 

Strategi ST 

Strategi WT 

- Ancaman hacking dari  internal maupun eksternal  - Jadwal backup dan  maintenance semakin  padat  - Dengan semakin  berkembangannya  teknologi, maka terjadi  penumpukan asset  - Kompetitor lain yang  mulai menerapkan sistem  IT yang lebih baik  terutama dalam bidang  marketing 

- Mendukung kegiatan atau  event‐event yang menarik minat  customer  - Mendukung layanan dalam  memberikan diskon dan promo‐ promo khusus  - Memanfaatkan  media  online  sebagai  sarana  memperkuat  hubungan dengan customer  - Melakukan improvement  terhadap produk dan layanan  yang sudah ada dengan  pemanfaatan IS/IT agar mampu  bersaing dengan kompetitor lain 

- Melakukan patch dan  update pada sistem yang  sudah diimplementasikan  - Menggunakan sistem  untuk melakukan backup  secara rutin  - Menyusun kebijakan  internal tentang keamanan  informasi secara internal  - Memberikan training IT  kepada marketing sehingga  dapat memaksimalkan  promosi dengan  pemanfaatan IT 

72

Koordinat Titik X (IFAS) :

Koordinat Titik Y (EFAS) :

Total kekuatan

Total peluang

: 1.1

Total kelemahan : 0.59

Total ancaman

: 0.9

Letak titik X

Letak titik Y

: 1.1 – 0.9 = 0.2

: 2.08

: 2.08 – 0.59 = 1.49 O Turn Around Strategy

Aggressive Strategy

• (1.49, 0.2) W

S

Defensive Strategy

Diversification Strategy T

Gambar 4.10 Diagram Posisi Analisa SWOT Berdasarkan hasil analisis posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Avacs International berada pada kuadran I. Perusahaan yang berada pada kuadran I adalah perusahaan yang kuat dan memiliki peluang yang besar untuk dapat bersaing dengan kompetitor-kompetitornya. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Aggressive Strategy, artinya perusahaan dapat terus melakukan dukungan yang maksimal dengan menyediakan sarana dan prasarana IS/IT yang handal. Hal ini dikarenakan penetrasi pasar berupa ekspansi bisnis retail terus dilakukan secara maksimal untuk menguasai target pasar yang diinginkan. Ekspansi ini dapat berupa penambahan store-store retail baru

73

sebagai penetrasi ke wilayah-wilayah yang berpotensi yang selama ini belum terjangkau sehingga dukungan sarana dan prasarana IS/IT menjadi sangat diutamakan. Karena berada pada kuadran I, maka strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan dan memanfaatkan peluang jangka panjang (SO) dengan cara aggressive. Beberapa hal ini dapat dicapai dengan memberikan layanan sebagai dukungan untuk memaksimalkan pemasaran produk, melakukan improvement terhadap layanan konsumen, memberikan value added bagi konsumen, meningkatkan skill sumber daya manusia dengan training dan membangun konsep untuk melayani semua konsumen dengan lebih baik guna kelangsungan perusahaan ke depannya. 4.2.2 Critical Success Factor Analysis Critical success factor adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Faktor-faktor ini memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu diperlukan suatu ukuran atau indikator (KPI) yang dapat memberikan informasi kepada perusahaan sejauh mana kinerja mereka di dalam mencapai faktor-faktor penentu keberhasilan tersebut. Berikut adalah hasil analisis CSF yang merupakan kunci keberhasilan Avacs International dalam mensupport bisnis retail AJBS Group beserta KPI (Key Performance Indicator).

74

Tabel 4.14 CSF Perspektif Financial CSF Kondisi keuangan yang sehat sesuai dengan budget tahunan Mengurangi pengeluaran untuk site visit Mengoptimalkan IT infrastruktur yang sudah ada Mendevelop software secara internal

Measurement Rata-rata pengeluaran per implementasi dan maintenance Site visit sesuai dengan jadwal

Target Tidak melebihi budget tahunan 1 kali sebulan

Efisiensi penggunaan IT equipment Tidak menjadi vendor driven

Cost belanja IT berkurang Cost implementasi berkurang

Tabel 4.15 CSF Perspektif Customer CSF User cepat dalam memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan konsumen Layanan IT untuk meningkatkan jumlah konsumen Layanan IT untuk meningkatkan kepuasan konsumen Layanan IT untuk menjaga hubungan baik dengan setiap konsumen

Measurement Penggunaan software retail pro sebagai aplikasi POS secara maksimal

Target 100 %

Jumlah penjualan produk

Meningkat 100 %

Index kepuasan konsumen (CSI)

90 %

Loyalitas konsumen

90 %

Tabel 4.16 CSF Perspektif Internal Business and Process CSF Implementasi sistem baru berjalan dengan baik Menganalisa proses business secara akurat Mengurangi resiko downtime Meningkatkan efisiensi support Meningkatkan dokumentasi support Maintenance backup data Memproses inventory report secara regular

Measurement Waktu implementasi sesuai jadwal Sejalan dengan visi misi retail AJBS Rata-rata waktu downtime Rata-rata waktu penyelesaian trouble Jumlah support yang terdokumentasi Backup data sesuai dengan jadwal Inventory report yang akurat

Target Ontime dan on target 100 % Maksimal 1 jam Maksimal 24 jam 99 % Setiap hari Setiap akhir bulan

75

Tabel 4.17 CSF Perspektif Learning and Growth CSF Peningkatan kompetensi dan skill sumber daya manusia Avacs Peningkatan kompetensi staff marketing AJBS terhadap layanan berbasis IT Support user dalam penggunaan aplikasi Menambah update change IT policy perusahaan ke setiap karyawan Manual dan e-learning sebagai sumber pengetahuan selflearning karyawan

4.3

Measurement Setiap karyawan Avacs akan mengikuti seminar dan training Setiap staff marketing akan mengikuti training

Target 5 kali setahun

Tingkat penguasaan user

90 %

Dokumentasi SOP dan penerapan KPI

Teratur

Memaksimalkan penggunaan layanan intranet

90 %

3 kali setahun

Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah analisis terhadap

faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang mendatangkan peluang maupun ancaman bagi perusahaan. Analisa dilakukan yang untuk mengetahui faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi stratagi bisnis perusahaan, yaitu peluang dan ancaman bagi bisnis perusahaan. Analisis lingkungan eksternal bisnis dilakukan dengan menggunakan metode Porter analysis dan analisa pemanfaatan IS/IT oleh kompetitor dalam peningkatan value bisnisnya.

76

4.3.1 Porter Analysis Pendatang baru  

Retailer baru dengan  layanan CRM yang  handal 

Pemasok  

Memaksimalkan teknologi  supply chain management  dengan sub bisnis unit lain 

Pesaing dalam industri   ‐ ACE hardware  menggunakan teknologi  management inventory  ‐ Metro dengan layanan e‐ newsletter dan e‐catalogue 

Pembeli   

Memaksimalkan teknologi  CRM guna menarik  konsumen baru dan  mempertahankan yang lama 

Produk Substitusi  

‐ ‐ ‐ ‐

Zahir POS  Ahad POS  Accurate  Independen application

Gambar 4.11 Analisis Porter 1. Pesaing dalam industri Retail dalam produk houseware dan apparel masih belum terlalu lama dikenal di Indonesia. Kemunculannya populer kurang lebih baru dua dekade ini. Pemain retailnya juga masih bisa dihitung oleh jari, tetapi pasar dari kategori ini bertambah terus. Ekspansi retailer produk houseware dan apparel yang begitu gencar akhir-akhir ini membuat animo masyarakat meningkat untuk berbelanja perkakas di pasar retail modern. Di sisi lain, pesaing seperti ACE Hardware memiliki barang-barang yang beragam dan berkualitas, pelayanan yang baik pada konsumen hingga menjadikan retail ini terus melebarkan sayap-sayap cabang usahanya. Pemanfaatan teknologi

77

yang baik telah dilakukan oleh ACE Hardware dalam pengelolaan logistik sehingga kondisi kebutuhan dan persediaan barang dapat dipantau secara online di setiap store retail melalui kantor pusat. Pesaing ini dapat dikatakan sebagai ancaman karena bersaing dalam bidang dan pasar yang sama di samping pesaing lain seperti Zara, Metro, dll. 2. Pendatang baru potensial Dengan perkembangan bisnis yang berkembang pesat saat ini, masih terbuka pasar yang besar untuk mengisi bisnis retail houseware dan apparel ini, yaitu yang berfokus pada home improvement goods. Alasan ini tepat mengingat pertumbuhan perumahan yang tinggi. Potensi tersebut menjadikan bisnis ini menjadi sangat cepat pertumbuhannya. Hal ini perlu diwaspadai terutama para retailer baru yang memiliki keunikan sendiri-sendiri di dalam menjual produk dan jasa dengan penggunaan layanan teknologi berbasis CRM (Customer Relationship Management) yang handal. Dengan konsep marketing seperti itu atau yang bisa disebut sebagai e-marketing tersebut tentu menjadi tren untuk melakukan promosi, meningkatkan jumlah konsumen baru dan mepertahankan loyalitas pelanggan lama untuk meningkatkan volume penjualan perusahaan. Sebagai contoh, retailer yang memberikan fasilitas member card kepada konsumen secara berkala apabila total belanja diatas dari lima ratus ribu rupiah.

78

3. Supplier Saluran penjualan yang dimiliki AJBS Group dalam bisnis retailnya telah berubah menjadi saluran vertikal, dimana dalam beberapa jalur distribusi barang dagangan, manufaktur dan retailer ditangani oleh sub bisnis unit independen yang bukan merupakan suatu saluran distribusi yang melibatkan sekumpulan perusahaan anggota saluran. Integrasi vertikal yang terdiri dari produsen dan retailer bertindak sebagai satu sistem yang menyatu dan terintegrasi. Oleh karena itu, hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi Avacs International guna mengkoordinasikan pengelolaan logistik kondisi kebutuhan dan persediaan barang di setiap store retail AJBS melalui supply chain management yang perlu diintegrasikan. 4. Buyer Produk retail yang dimiliki AJBS Group adalah produk houseware dan apparel yang merupakan kebutuhan sekunder setelah produk pangan. Hal ini tidak dapat disepelekan kebutuhannya karena dengan melihat pertumbuhan retail store yang dimiliki maupun milik kompetitor, maka prospek pasar ini sangat menjanjikan. Akan tetapi, salah satu kekuatan yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan retail adalah dengan meningkatkan jumlah konsumen baru dan mempertahankan konsumen yang sudah ada. Hal ini dapat terwujud dengan pemanfaatan strategi CRM yang handal dalam hal promosi dan membina hubungan baik dengan konsumen.

79

5. Produk atau jasa pengganti Produk subtansi terhadap produk yang telah diintegrasikan oleh Avacs International bagi bisnis retail AJBS Group saat ini, antara lain Zahir POS, Ahad POS, Accurate dan produk aplikasi buatan developer independen. 4.3.2 Analisis Kompetitor Keberhasilan bisnis salah satunya ditentukan oleh kemampuan memahami kompetitor. Pemahaman ini bertujuan untuk menopang manajemen dalam memutuskan dimana akan bersaing dan bagaimana posisi di antara kompetitor. Oleh karena itu, analisa dilakukan dengan cara identifikasi industri dan karakteristiknya, identifikasi bisnis di dalam industri, kemudian masing-masing bisnis pun dievaluasi, prediksi aktivitas pesaing termasuk identifikasi pesaing baru yang mungkin menerobos pasar maupun segmen pasar. Analisa persaingan merupakan sebuah usaha untuk mengidentifikasi ancaman, kesempatan atau permasalahan strategis yang terjadi sebagai akibat dari perubahan persaingan potensial, serta kekuatan dan kelemahan pesaing. Analisis persaingan bersifat dinamis. Kompetitor dideskripsikan dan dianalisis, dievaluasi serta kemudian tindakan kompetitor pun diprediksi secara tepat. Yang dimaksud dengan kompetitor termasuk di dalamnya kompetitor baru yang berpeluang hadir dalam industri. Analisis kompetitor merupakan aktivitas yang terus menerus dan memerlukan koordinasi informasi. Bisnis dan unit bisnis menganalisis competitor dapat dengan cara menggunakan sistem intelejen pesaing. Untuk kepentingan itu, beberapa teknik dilakukan seperti pencarian database, survey konsumen, wawancara dengan pemasok serta partisipan lainnya yang sesuai,

80

perekrutan karyawan kompetitor termasuk mempelajari produk pesaing. Setiap teknik tersebut adalah bersifat dinamis. Untuk mengetahui kekuatan kompetitor, maka dilakukan tinjauan dan analisa terhadap beberapa perusahaan kompetitor di bisnis retail yang berkembang dengan memanfaatkan IT dalam bisnisnya. Tabel berikut menampilkan hasil tinjauan dan analisis yang dilakukan. Tabel 4.18 Analisis Pemanfaatan IT pada Kompetitor Bisnis Retail Bisnis  Deskripsi  Zara Indonesia (apparel)  Manajemen  berorientasi  konsumen,  inventory  management dan  distribution  management 

Zara merupakan sebuah  perusahaan multinasional  yang menghasilkan  berbagai macam produk  pakaian yang memiliki 8  retail store di Indonesia.  Zara menerapkan just‐in‐ time manufacturing dan  finely‐tuned logistic yang  memungkinkan POS di  setiap retail store  terintegrasi langsung  dengan berbagai  perangkat, seperti PDA,  smartphone guna  menunjukkan rank sales  secara cepat. 

Strategi IT dalam Bisnis 

Tools 

Application  - Mengumpulkan informasi tentang  kebutuhan konsumen, seperti  informasi tren yang dimasukkan ke  database head office setiap hari.  Desainer cek database untuk berita ini  serta angka penjualan harian. Dengan  demikian, desainer memiliki akses ke  informasi real‐time dalam  pengambilan keputusan dengan tim  komersial mengenai potongan harga  dan poin dari produk baru  - Zara menyimpan informasi produk  dengan definisi umum sehingga  memungkinkan untuk mempersiapkan  desain dengan cepat dan akurat  dengan instruksi manufaktur yang jelas  - Manajemen inventory memberikan  informasi stok yang tersedia beserta  spesifikasi kepada tim sales dalam  pengambilan keputusan  - Management distribusi, misalnya  perangkat optik yang mensortir barang  pada saat distribusi untuk menjamin  barang dari pabrik Zara ke retail store  sampai pada tujuan yang benar dan  cepat 

81

Ace Hardware (home appliance) Pengelolaan  logistic 

Ace Hardware dikenal  sebagai perusahaan retail  yang menjual  perlengkapan kantor dan  perumahan. Ace  Hardware juga  bekerjasama dengan  beberapa kontraktor  untuk pemasangan pada  konsumen. 

Ace Hardware menggunakan  pemanfaatan teknologi dalam  pengelolaan logistik sehingga kondisi  kebutuhan dan persediaan barang dapat  dipantau secara online di setiap store  retail melalui kantor pusat 

Inventory  managament 

- MYC (Metro Your Card) rewards  sebagai salah satu dari banyak  manfaat bagi konsumen. Untuk setiap  pembelian dengan MYC, konsumen  akan mendapatkan 1 poin. Akumulasi  poin dapat ditukarkan dengan  berbagai hadiah langsung  - e‐Newsletter dengan layanan untuk  memberi informasi kepada tentang  event terbaru dan promo langsung ke  email konsumen  - e‐Catalogue yang dapat diupdate  secara dinamis menjadi aplikasi  komersial yang sangat interaktif dan  dirancang pada website company guna  menyediakan informasi tentang  produk dan jasa kepada konsumen 

CRM dan  website  company 

Metro Department Store (apparel) Menarik  konsumen baru  serta  mempertahankan  loyalitas  konsumen lama 

Metro Dept Store adalah  retail terkemuka di  Indonesia dengan  memiliki 7 retail store.  Fokus Metro  diprioritaskan pada  pelayanan kebutuhan  pelanggan dengan  kualitas dan lingkungan  belanja yang nyaman dan  ramah. 

Matahari Department Store (houseware & apparel) Pengembangan  infrastruktur dan  jaringan distribusi  produk 

Matahari Dept Store  adalah retail Indonesia  dengan jaringan toserba  yang dijual melalui store  yang jumlahnya mencapai  lebih dari 100 unit di  seluruh Indonesia. Salah  satu strategi Matahari  Dept Store adalah  menampilkan  pengembangan  infrastruktur IT  pendukung seperti  jaringan distribusi produk,  kerjasama yang kuat  dengan pemasok serta  membangun konsep toko  yang modern seiring  kebutuhan dan gaya  hidup modern. 

Dalam rangka meningkatkan efisiensi  dan efektifitas fungsi IT sebagai  penunjang operasional dan kebutuhan  arus informasi yang tepat waktu dan  tepat guna sebagai referensi untuk  pengambilan keputusan, maka fungsi  pengoperasian IT dioutsource dengan  menunjuk salah satu anak perusahaan,  yaitu PT. Multipolar Tbk dengan bisnis  utama di bidang jasa IT dan konsultasi.  Hal ini guna menjadikan perusahaan  lebih fokus pada bisnis retailnya dan  didukung perkembangan IT yang up to  date serta SDM professional dari PT.  Multipolar Tbk yang mempunyai  kompetensi di bidang IT, biaya  operasional yang lebih efisien dan  service level yang lebih baik. 

IT resources 

Dari tinjauan dan analisis yang dilakukan, dapat dilihat bahwa hal yang paling mendasar dari sebuah bisnis retail adalah manajeman stok dan manajeman

82

hubungan konsumen. Manajeman stok diperlukan guna menghasilkan pengelolaan yang lebih matang untuk mengetahui persediaan stok yang ada di toko termasuk barang apa saja yang hampir habis dan barang apa saja yang jarang atau bahkan tidak pernah laku sama sekali. Sedangkan manajeman hubungan konsumen adalah untuk menjaga customer loyalty dalam berkomitmen melakukan repeat order barang yang dicari di retail store langganan. Hal ini pula yang sudah banyak diterapkan oleh berbagai kompetitor, dimana kebutuhan IT cenderung difokuskan layanannya pada dua isu utama ini dalam mengintegrasikan aplikasi berbasis inventory management dan CRM. Layanan seperti ini menjadi portofolio potensial yang dapat mensukseskan strategi bisnis ke depannya. Isu-isu ini tentunya harus dipenuhi oleh Avacs International ke depannya agar bisnis retail AJBS dapat meraih konsumen dengan jumlah yang lebih banyak serta dapat mempercepat layanan kepada konsumen.

4.4

Analisis Lingkungan Internal IS/IT

4.4.1 McFarlan Strategic Analysis Analisa strategi McFarlan bertujuan mengevaluasi kontribusi bisnis dari masing-masing portofolio aplikasi berjalan yang sebelumnya dibagi menjadi empat kategori, yaitu operasional, strategis, pendukung maupun high potential. Portofolio aplikasi berjalan adalah aplikasi-aplikasi yang diintegrasikan Avacs Internasional untuk digunakan sebagai penunjang kegiatan operasional dan administrasi pada retail AJBS Group saat ini, yaitu antara lain.

83

4.4.1.1 Retail Pro Retail pro merupakan sistem inventory stock dan berguna sebagai aplikasi Point of Sales (POS). Retail pro tidak hanya berfungsi melayani POS saat penjualan di retail store saja, tetapi juga ada beberapa proses bisnis keseharian yang biasa dikerjakan manual seperti stok barang dan order barang. Data hasil transaksi POS akan langsung diupdate ke server sehingga hasil transaksi di semua store bisa terkumpul untuk mencegah hilangnya data hasil transaksi. Dalam penggunaan Retail pro, POS di sisi store (POS client) berfungsi merekam transaksi penjualan ke dalam database dan POS di sisi head office (POS server) akan berfungsi melakukan konsolidasi data dari file penjualan yang dikirimkan dari setiap store. Apabila ada penambahan produk baru maupun perubahan harga, maka item produk tersebut cukup degenerated dalam suatu file oleh POS server dan akan diimport oleh POS client sehingga proses pembaruan data dapat dilakukan dengan cepat. Versi yang digunakan oleh store-store retail AJBS adalah Retail pro versi 8.6.

Gambar 4.12 Retail Pro

84

4.4.1.2 Accpac Accpac merupakan sistem yang digunakan oleh departemen accounting AJBS Group. Walaupun bukan merupakan sistem multi platform yang terintegrasi dengan sistem lain, accpac termasuk sebuah aplikasi yang umum dalam bidang distribusi dan retail. Accpac bagi AJBS merupakan sebuah sistem ERP dalam sistem akuntasi, tetapi sistem ini juga terintegrasi dengan modul-modul lain seperti misalnya inventory yang merupakan salah satu proses yang paling penting dalam usaha retail. Dua modul utama dari accpac yang telah digunakan mencakup modul finansial dan modul operasional. Modul finansial meliputi GL, AR dan AP. Sedangkan modul operasional meliputi order entry / sales order, purchase order dan inventory control. Saat ini, Accpac yang dipergunakan oleh AJBS Group adalah Accpac versi 5.6.

Gambar 4.13 Accpac

85

4.4.1.3 CRM CRM merupakan sistem yang digunakan untuk pengaturan konsumen. Solusi CRM berbasis web sehingga mudah digunakan untuk kebutuhan penjualan, pelayanan dan pemasaran. Hal ini mempermudah manajemen dalam membangun hubungan dan meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan serta meningkatkan produktivitas staff marketing. CRM yang dipergunakan oleh ini adalah CRM versi 1.0 yang terintegrasi dengan aplikasi retail pro. Dari aplikasi CRM yang sudah berjalan ini, divisi marketing dapat mengenerate laporan bulanan untuk mengetahui tingkat intensitas dan nominal yang dilakukan oleh seorang konsumen saat berbelanja di retail store. Laporan ini nantinya berguna dalam proses pengambilan keputusan yang perlu dilakukan lebih lanjut terhadap guna meningkatkan kepuasaan dan loyalitas pelanggan.

Gambar 4.14 CRM

86

4.4.1.4 Attendance Management Aplikasi attandence management yang dipergunakan ini berfungsi untuk mengelola data absensi perusahaan. Biasanya dipergunakan oleh departeman HR untuk memperoleh laporan absensi karyawan per divisi yang dapat diolah per jam kerja maupun shift. Selain itu juga untuk mencatat dan menghitung secara otomatis kehadiran karyawan, keterlambatan, pulang cepat, lembur, sakit, izin, cuti dan total jam kerja. Laporan ini juga dapat digunakan dalam proses perhitungan payroll.

Gambar 4.15 Attandance Management 4.4.1.5 Web Company Sebagai media promosi AJBS kepada masyarakat melalui internet, maka Avacs International telah membangun sebuah portal berupa website perusahaan yang menjadikannya sebagai media pengenalan AJBS beserta produk dan bisnisnya. Dengan adanya website dapat menjadi nilai jual yang tinggi dalam memperkenalkan AJBS kepada konsumen maupun calon-calon konsumen baru. Alamatnya adalah http://www.ajbs.co.id.

87

Gambar 4.16 Website AJBS Online 4.4.1.6 IP Phone Dalam komunikasi sehari-hari antara head office dengan store retail maupun warehouse, AJBS menggunakan teknologi IP phone yang merupakan komunikasi telepon berbasis IP. IP phone dikoneksikan dengan internet melalui line telepon yang ada. Bagi AJBS sendiri, IP phone sangat cocok dipergunakan terutama dalam mengurangi biaya komunikasi konvensional yang mahal mengingat sangat perlunya komunikasi terutama dengan store-store retail yang ada dan akan terus bertambah ke depannya lagi. Selain itu juga mendukung aktivitas karyawan yang mobile karena komunikasi bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun selama terkoneksi internet. 

Gambar 4.17 Teknologi IP phone

88

4.4.1.7 Intranet Salah satu aplikasi yang digunakan dalam lingkungan perusahaan adalah sistem intranet yang dipergunakan oleh seluruh karyawan untuk posting informasi / pengumuman secara internal. Sistem ini juga berguna dalam hal misalnya IT request sehingga kebutuhan akan layanan IT menjadi lebih efisien dan hemat waktu. Selain itu juga adanya klub AJBS sebagai media forum seluruh karyawan AJBS Group. 

Gambar 4.18 Aplikasi Intranet Dari penjabaran portofolio aplikasi di atas, maka akan dilakukan pengkategorian menggunakan metode McFarlan. Pengkategorian ini dinilai melalui pertanyaan-pertanyaan terhadap portofolio aplikasi tersebut. Berikut adalah penilaiannya.

89

Tabel 4.19 Penilaian terhadap Portofolio Aplikasi No  1 

Aplikasi  Retail pro 

Pertanyaan  Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ?  Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ?  Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ? 

2 

3 

Accpac 

CRM 

Jawaban Ya  Tidak 

√ 

 

√  √ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

 

√ 

 

Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ? 

 

√ 

 

Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ? 

 

√  √ 

√ 

 

 

√ 

√ 

 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

√  √ 

 

 

√ 

√ 

 

 

√ 

Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ?  Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ?    Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ?  Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ? 

 

90

4 

Attandance  management 

Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ?    Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ? 

5 

Web  company 

Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ?  Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ?    Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ? 

6 

IP phone 

Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ?  Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ?    Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ?  Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ? 

 

√ 

√ 

 

 

√ 

   

√  √ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

√  √ 

 

 

√ 

√ 

 

 

√ 

 

√ 

√ 

 

 

√ 

   

√  √ 

√ 

 

 

√ 

√ 

 

 

91

7 

Intranet 

Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ?    Apakah  aplikasi  ini  merupakan  aplikasi  utama  yang  menghasilkan income ?  Apakah aplikasi ini memberikan nilai tambah pada bisnis ?  Apakah aplikasi ini membuat tercapainya visi dan misi ?  Apakah  aplikasi  ini  membuat  operasional  berjalan  dengan  baik ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  keunggulan  bersaing  dibandingkan dengan retailer lainnya ?  Apakah  aplikasi  ini  meningkatkan  produktifitas  dan  mengurangi biaya operasional ?  Apakah  kegagalan  aplikasi  ini  menimbulkan  resiko  bisnis  yang signifikan ?  Apakah  manfaat  aplikasi  ini  belum  terlihat  jelas  saat  ini,  namun  berpotensi  mensukseskan  strategi  bisnis  ke  depannya ? 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

   

√  √ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

 

√ 

Berdasarkan hasil penilaian terhadap portofolio aplikasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa portofolio aplikasi yang dimiliki oleh AJBS saat ini terbagi menjadi empat kategori, yaitu key operational, support, strategic dan high potential. Tabel 4.20 Portofolio Aplikasi Strategic Accpac IP phone

High Potential CRM Web company

Retail Pro

Attendance management Intranet

Key Operational

Support

Dari hasil analisa portofolio aplikasi berjalan yang sudah diimplementasikan oleh Avacs International dalam menunjang bisnis retail, terlihat bahwa ada dua aplikasi yang bersifat high potential, yaitu CRM dan web company. Sedangkan

92

aplikasi yang sifatnya menjadi pusat dari segala kegiatan operasional adalah aplikasi retail pro karena memang pemanfaatannya benar-benar menghasilkan keunggulan kompetitif. Untuk lebih mendayagunakan IS/IT bagi kebutuhan bisnis retail, perusahaan sebaiknya juga mempertimbangkan untuk lebih meningkatkan kinerja maupun fitur dari aplikasi-aplikasi yang dirasa perlu untuk ditingkatkan. Aplikasi-aplikasi yang sifatnya high potential seperti CRM dan web company perlu lebih ditingkatkan penggunaannya karena dapat memperkuat hubungan dengan konsumen dan sebagai media memperkenalkan AJBS pada masyarakat serta mempromosikan produknya secara online. 4.4.2 IT Balanced Scorecard Analysis Dalam melakukan pengukuran terhadap posisi maupun keadaan kualitas dan pemanfaatan IS/IT yang telah disupport oleh Avacs International bagi kebutuhan bisnis retail AJBS Group, maka dilakukan suatu assesment menggunakan IT Balanced Scorecard. Tabel 4.21 IT BSC Persepektif Corporate Contribution Faktor Performance Indicator Meningkatkan dukungan terhadap proses bisnis retail AJBS Group Komitmen CEO dalam memajukan Dukungan terhadap project-project IT IT Project IT yg sejalan dengan visi misi bisnis retail Budget project IT

Persentase peningkatan efektivitas

Timeline project IT

Evaluasi implementasi project

Actual vs budget expenses

Target 10 % dari revenue untuk budget IT Up to 10 % 90 % dari budget tahunan 95 % On schedule

93

Peningkatan ROI dari IT project

Persentasi dana investasi IT terhadap persentase dana operasional IT

Evaluasi financial project dan support

Efisiensi penggunaan dana operasional IT Efisiensi penggunaan dana investasi IT Kecukupan anggaran operasional dan investasi IT

Evaluasi financial support

> 20 % per tahun 95 % dari anggaran persentase operasional < persentase investasi IT 10 %

Evaluasi financial project

10 %

Efisiensi dan pengurangan cost untuk operasional

Penurunan cost 20 %

Realisasi anggaran operasional IT

Evaluasi IT project dari pengukuran financial Evaluasi financial support

Tabel 4.22 IT BSC Persepektif User Orientation Faktor Performance Indicator Memenuhi ekspektasi pengguna (user) Service level performance Response time terhadap komplain Kepuasaan pengguna sistem Reopen kasus komplain terhadap solusi masalah Kepuasaan pengguna sistem Jumlah komplain pengguna sistem (satuan/tahun) Tingkat kemudahan pengoperasian sistem Tingkat kesulitan pengoperasian sistem Tingkat kesalahan pengoperasian sistem Data & Information performance Application performance Up to date application Tingkat retensi (penolakan) user terhadap sistem

Tingkat kemudahan pemakaian sistem Tingkat kemudahan pemakaian sistem Persentase kesalahan pengoperasian sistem Persentase Jumlah data yang valid dibandingkan dengan data seluruhnya Persentase up time sistem (data dari insiden report) Research & development Evaluasi komplain

Target 1 hari kerja 50 komplain 250 komplain per year Tingkat 3 Tingkat 3 20 % 99 % data valid 95 % up 5 research per year 0 retention

94

Tabel 4.23 IT BSC Persepektif Operational Excellence Faktor Performance Indicator Meningkatkan kualitas dan sistem yang dikembangkan Application performance Persentase up time sistem (data dari insiden report) Infrastructure IT performance Persentasi up time network (data dari insiden report) Kecocokan kebutuhan user dengan User terbiasa dengan sistem baru operasional sehari-hari Tingkat efisiensi dan efektivitas Persentase peningkatan efisiensi dan pengoperasian sistem efektivitas Sistem dimanfaatkan untuk Persentase pemanfaatan sistem mendukung proses bisnis retail untuk kebutuhan bisnis retail Inovasi-inovasi baru yang muncul Banyaknya inovasi dari research & development Jaringan komputer terintegrasi Jaringan yang terintegrasi antara office dan store Jaringan office dan store Jaringan yang terintegrasi melalui terhubung melalui internet internet Backup data dan maintenance Rutinitas backup data software / hardware Security awareness Tingkat penerapan security (security awareness)

Target 95 % up 95 % up 0 complain 10 % 99 % 5 inovasi 100 % integrated 100 % 1x per hari Tingkat 3 (max 5)

Tabel 4.24 IT BSC Persepektif Future Orientation Faktor Performance Indicator Peningkatan keahlian seluruh staff / karyawan Training kepada user Training secara berkala Peningkatan skill & knowledge Training dan meeting internal Knowledge sharing Sharing knowledge antara senior dan junior SOP dalam penggunaan sistem Penggunaan sistem mengacu pada SOP yang terdokumentasi Penerapan KPI Penerapan KPI yang terdokumentasi secara baik Research development Banyaknya research baru dalam setahun Strategi IS/IT sejalan dengan visi Pemahaman staff terhadap bisnis misi bisnis retail proses Motivasi perusahaan kepada staff Motivasi untuk pengembangan kreativitas dan inisiatif Akses staff terhadap informasi Kemampuan mengakses informasi Proses pengambilan keputusan Keterlibatan staff dalam proses pengambilan keputusan

Target 5x setahun 5x sebulan 100 % share 100 % SOP based 100 % KPI based 5 new research 95 % 100 % 100 % 100 %

95

Guna mempermudah penerjemahan strategi-strategi pada empat area perspektif dan segenap sasaran sistem teknologi informasi, maka strategi-strategi tersebut dapat dirumuskan dan dipetakan guna membentuk peta strategi yang selaras, bersinergi dan mampu membantu pencapaian sasaran dari PT. Avacs International dalam mensupport bisnis retail AJBS Group dengan bentuk peta strategi IT BSC (IT Balanced Scorecard Map).

Gambar 4.19 IT Balanced Scorecard Strategic Map

96

4.5

Analisis Lingkungan Eksternal IS/IT Dalam menganalisa lingkungan eksternal IS/IT harus berupa tinjauan

terhadap tren teknologi yang paling dominan saat ini. Berdasarkan hasil analisa dan survey, maka didapatkan bahwa tren teknologi IT yang paling berkembang saat ini adalah cloud computing. Tabel 4.25 Perubahan Tren Teknologi Top 10 Strategic Technology for 2010 1. Cloud computing 2. Advanced analytics 3. Client computing 4. IT for green 5. Reshaping the data center 6. 7. 8. 9. 10.

Social computing Security – activity monitoring Flash memory Virtualization Mobile applications

Top 10 Strategic Technology for 2011 1. Cloud computing 2. Mobile application & media tablets 3. Next-generation analytics 4. Social analytics 5. Social communications & collaboration 6. Video 7. Context-aware computing 8. Ubiquitous computing 9. Storage class memory 10. Fabric-based infrastructure and computers

Gambar 4.20 Top 10 Tren Teknologi 2011

97

Berdasarkan gambar di atas, terlihat bahwa teknologi cloud computing telah menempati posisi teratas untuk tren teknologi strategi pada tahun 2010 dan 2011. Hal ini membuktikan bahwa cloud computing sangat berkembang sehingga dapat tetap bertahan selama 2 tahun ke depan. Dengan cloud computing, pengguna sistem tidak perlu lagi memikirkan kebutuhan resources sehingga aplikasi dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama ada akses internet. Untuk melihat lebih lanjut jenis produk cloud computing yang dijual di pasaran, maka dilakukan tinjauan untuk melihat jenis-jenis produk dan bisnis yang dilakukan. Tinjauan dilakukan pada dua perusahaan yang memiliki produk berbasis cloud computing yang diakses melalui website, yaitu Salesforce dan Microsoft. Tabel 4.26 Layanan dengan Teknologi Cloud Computing Perusahaan Microsoft

Layanan Microsoft 365

Salesforce

Salesforce.com

Bisnis Menjual aplikasi sebagai layanan dalam bidang CRM menggunakan teknologi cloud computing. Keunggulan yang ditawarkan melalui pemanfaatan cloud computing ini adalah kemudahan akses dan skalabilitas yang tinggi. Menjual aplikasi sebagai layanan dalam bidang Office menggunakan teknologi cloud computing. Keunggulan yang ditawarkan melalui pemanfaatan cloud computing ini adalah user dapat menggunakan aplikasi office dimana saja dan kapan saja. Microsoft memberikan keleluasaan bagi user untuk memilih sendiri kebutuhan mereka. Dengan begitu, harga dapat lebih murah menggunakan cloud daripada aplikasi untuk komputer.

Dilihat dari kemampuan teknologi cloud computing dan jika dikaitkan dengan kebutuhan bisnis retail, maka ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan.

98

1. Teknologi cloud computing memberikan manfaat bisnis dari menjalankan sistem POS dengan arsitektur terpusat. Dengan mengambil alih server dan manajeman terkait keluar dari retail store, perusahaan dapat menghemat biaya yang signifikan dalam operasional dan maintenance. Lebih lanjut dalam hal pengiriman data ke POS pusat melalui private cloud dapat memperbesar penghematan yang dilakukan. Bayangkan seorang manajer retail store yang dalam konteks melayani kebutuhan tertentu, mampu menciptakan satu set aplikasi kustom untuk penjadwalan tenaga kerja, produk dan supplier tanpa melepaskan diri dari sistem perusahaan dan pelaporan

kinerja.

Ataupun

mempertimbangkan

kemampuan

untuk

menghubungkan supplier utama ke private cloud, dimana tingkat layanan penyediaan barang dan promosi dapat dipantau dan dievaluasi dalam koordinasi yang erat dengan manajemen regional dan retail store. Kontrol lokal store dan fleksibilitas menggunakan pendekatan teknologi cloud computing dapat membuka kesempatan yang luar biasa untuk meningkatkan kinerja retail store. 2. Beberapa resiko mungkin terjadi untuk berpindah ke teknologi cloud computing. Namun, perusahaan retail harus dengan matang mempersiapkan posisi internal yang mencakup visi tentang bagaimana pendekatan dapat dilakukan guna mencapai keunggulan kompetitif. Hal ini bisa dilihat dan dianalisa dari perubahan teknologi dengan melakukan beberapa proof of concept projects.

99

4.6

Bisnis Retail dan IT Alignment Salah satu kunci keberhasilan IT bila diukur dari perspektif bisnis adalah

kemampuan manajemen IT (Avacs International) dalam mengelolah sumber daya IT dengan mengarahkan segala sumber daya dan kapabilitas IT yang dimiliki ke arah penciptaan value bagi bisnis. Value dapat diartikan sebagai hasil yang dapat meningkatkan performansi bisnis. Karena perfomansi bisnis selalu di tuangkan dalam strategi bisnis, maka ukuran value tentunya sesuai dengan arah strategi bisnis. Value yang tercipta merupakan basis sekaligus konten bagi bisnis dalam penyusunan strategi kompetitifnya. Sebagai sebuah value yang harus diciptakan secara berkesinambungan, membuat IT harus selalu aware dan meletakkan pondasi radar yang kuat untuk pemantauan perubahan konten strategi bisnis agara selalu dapat memberikan value yang sesuai. Inisiatif dan inovasi-inovasi IT yang selalu diarahkan ke tujuan atau strategi bisnis yang nantinya akan menjadi dasar dari keberhasilan Avacs International dalam mensupport bisnis retail AJBS Group. 4.6.1 Penyelarasan Strategi Bisnis Retail dan Strategi IT Dalam menyusun strategi bisnisnya, keberhasilan dari tujuan bisnis retail AJBS Group adalah diukur dalam empat perspektif yaitu financial, customer, Internal Process dan Learning and Growth. Dalam perspektif financial, perusahaan memiliki tujuan strategis pada penurunan biaya secara investasi dan operasioanal yang efektif serta pertumbuhan revenue. IT dalam penyusunan strateginya harus berawal dari sasaran utama yang sama yaitu bagaimana secara efektif membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam menciptakan solusi IT yang mengarah ke usaha

100

penurunan biaya investasi dan operasional dalam jangka panjang dan menumbuhkan revenue secara berkesinambungan. Penyelarasan (alignment) strategi bisnis retail dan strategi IT mewujudkan hal yang sama untuk aplikasi, infrastruktur, layanan dan proses manajeman yang sudah ada. Gambar berikut menunjukkan keterkaitan antara strategi bisnis retail dan strategi IT dilihat dari pemetaan visi dan misi bisnis retail AJBS Group dengan visi misi sub bisnis unit Avacs International sebagai IT solution provider. Menjadi pemimpin dalam bisnis  retail modern dengan  memfasilitasi pengalaman one‐ stop‐shopping yang paling  nyaman, paling handal (reliable)  dan terpercaya (trustworthy) bagi 

IS/IT industry,  business and  organization 

Menciptakan produk dan jasa  teknologi informasi dan komunikasi  yang handal dan efektif serta  menyediakan layanan yang  professional, inovatif dan dinamis. 

What is required ? IS Strategy  Memberikan nilai kompetitif dan  menjamin layanan servis terbaik  kepada semua pengguna sistem  dengan tetap menjadi penyedia  total solution untuk layanan  berkualitas dan solusi inovatif 

Where the business  going and why ? 

Business Strategy Menciptakan atmosfer belanja  terbaik dengan tetap  mempertahankan pelayanan  prima, memberikan harga terbaik,  memberikan informasi produk  yang baik dan peningkatan secara  terus‐menerus 

How it can be  delivered ? 

Gambar 4.21 Keterkaitan Bisnis Retail dan Strategi IT Dalam penyelarasan bisnis retail dan strategi IT, maka dapat dipisahkan dalam dua domain, yaitu yang merupakan domain bisnis dan domain IT. Domain bisnis merupakan area yang sepenuhnya merupakan tugas dari pemilik proses kerja

101

dalam hal ini bisnis retail AJBS Group. Area ini berisi tujuan, strategi, aktivitas dan kapabilitas yang diperlukan untuk mencapai misi dari bisnis retail tersebut. 1. Tujuan : menjadi pemimpin dalam bisnis retail modern 2. Strategi : menciptakan suasana belanja terbaik 3. Aktivitas : memberikan dan mempertahankan layanan prima 4. Kapabilitas : peningkatan kualitas produk secara terus-menerus Sedangkan domain IT merupakan area kerja yang berfungsi sebagai penyedia dan pengelola layanan IT. Pada domain ini, informasi organisasi atau proses kerja diterjemahkan ke dalam bentuk layanan IT yang kemudian ditentukan komponen teknologi pendukung yang sesuai. Keselarasan yang terdapat dalam domain IT secara lebih rinci terdiri dari dua sisi, yaitu layanan IT dan teknologi yang disediakan oleh Avacs International dalam mensupport bisnis retail tersebut. 1. Layanan IT : meningkatkan kompetensi dan keahlian dengan memberikan training maupun support secara terus-menerus kepada semua pengguna sistem 2. Teknologi : mengintegrasikan sistem aplikasi maupun infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis retail AJBS Group Penyelarasan domain bisnis dan domain IT dipetakan dalam bentuk strategic model alignment. Sesuai dengan model tersebut, terdapat empat kajian utama, yaitu business strategy, IT strategy, IT infrastructure dan organization infrastructure. Berikut adalah hasil pemetaan strategic model alignment.

102

Strategic Model Alignment

‐ ‐ ‐ ‐

‐ ‐ ‐ ‐

Business Strategy    Menciptakan atmosfer belanja terbaik   Mempertahankan pelayanan prima  Memberikan harga terbaik  Memberikan informasi produk yang  baik dan peningkatan secara terus‐ menerus 

Organization Infrastructure    Meningkatkan kompetensi dan keahlian  SDM  Mengembangkan research &  development  Mengembangkan SOP dan KPI  Memberikan layanan training kepada  setiap pengguna sistem ataupun dalam  bentuk e‐learning 

IT Strategy    ‐ Meningkatkan kualitas dari sistem yang  dikembangkan  ‐ Mengintegrasikan sistem yang sesuai  dengan kebutuhan bisnis retail  ‐ Meningkatkan efisiensi dan  pengembangan dokumentasi support  ‐ Meningkatkan security awareness   

‐

‐ ‐ ‐

IT Infrastructure    Menunjang  kegiatan  operasional  bisnis  dan  administrasi  pada  bisnis  retail  dengan  mengintegrasikan  beberapa  sistem aplikasi yang sesuai  Penambahan Bandwidth  Pemisahaan Jaringan  Penggunaan Switch Layer 3 

Gambar 4.22 Strategic Alignment Model 4.6.2 Pemanfaatan IT dalam Setiap Area Fungsi Pada tabel berikut ini mendeskripsikan tentang pemanfaatan IT yang disupport oleh Avacs International pada setiap area fungsi yang ada pada bisnis retail. Area fungsi yang dijelaskan adalah area divisi dimana tiap-tiap divisi memiliki tugas yang memerlukan peranan dari IT untuk menunjang kegiatannya sehari hari di dalam menjalankan proses bisnisnya masing-masing. Peran IT terlihat sangat krusial terhadap proses bisnis sehari-hari yang dijalankan pada bisnis retail tersebut.

103

Tabel 4.27 Pemanfaatan IT pada Setiap Area Fungsi dan Proses Bisnis Area Fungsional

Fungsi Bisnis Penjualan

Marketing

Pengenalan produk Analisa kebutuhan konsumen Perencanaan keuangan

Finance & Accounting Mengelola kas

Payroll Human Resources & GA

Perekrutan karyawan

Pengelolaan kantor

Purchase Order Buyer Pengaturan Cost & Price

Pengelolaan Jaringan

IT

Pengelolaan Hardware Perbaikan Proses Bisnis

Proses Bisnis

Peranan IT

Strategi penjualan Penentuan harga Point of sales Pencarian konsumen Company profile dan produk Pengumpulan data dan informasi Melihat strategi IT pesaing Menentukan anggaran untuk masing-masing divisi Analisa pertumbuhan perusahaan Membuat purchase order Membuat laporan finance Membuat invoice Mengatur cashflow keuangan Mengelola absensi

Retail Pro Retail Pro Web company -

Menghitung gaji, tunjangan dan potongan Mengatur kenaikan gaji berdasarkan KPI Mengiklankan pekerjaan Test untuk calon karyawan Pengadaan kebutuhan Membantu divisi lain untuk halhal yang bersifat umum Pemeliharaan kantor Pemesanan barang ke supplier Input master data baru ke system Pelaporan barang reject Menentukan cost & prijce untuk item barang baru Menentukan price item barang yang kurang laku Merencanakan kebutuhan untuk pembesaran Network Maintain Network Mengganti hardware yang sudah tidak layak pakai Maintain Hardware Troubleshooting masalah IT Menganalisa kebutuhan IT Mengimplementasikan IT

Accpac Accpac Accpac Accpac Attandance managament Spreadsheet Spreadsheet Retail Pro Retail Pro Retail Pro -

104

Pengelolaan inventory Inventory Manajeman distribusi

Memenuhi persediaan stok barang di retail store Pengecekan stok di retail store Mensortir barang saat distribusi Supply chain management

Retail Pro Retail Pro -

Dari tabel diatas dapat ditentukan entitas-entitas kunci atau entitas subjek data yang diidentifikasi dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis. Tabel 4.28 Subjek Data vs Entitas Data Subject Data Supplier Purchase order Produk Stock Control Distribution Stock Operational Customer Promosi & Advertising Transaksi sales Keuangan Laporan keuangan Invoice Pajak Gaji Karyawan Kompetensi karyawan Absensi Jatah cuti Jatah Claim Perlengkapan Software/Hardware Rencana penerapan SI/TI

Entitas Data Supplier Purchase order Produk Stock Control Distribution Stock Operational Customer Promosi & Advertising Transaksi sales Anggaran Kas masuk Kas keluar Laporan keuangan Invoice Pajak badan Pajak penghasilan karyawan (PPh 21) Gaji Karyawan Kompetensi karyawan Absensi Jatah cuti Jatah Claim Perlengkapan Software/Hardware Rencana penerapan SI/TI

105

4.6.2.1 Matriks Fungsi Bisnis vs Eksekutif Matriks ini bertujuan untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis yang ada dalam perusahaan dengan eksekutif serta bagaimana tanggung jawab dari pengambilan keputusan, keterlibatan secara penuh atau terbatas terhadap fungsi bisnis. Hal-hal tersebut dapat dilihat dari penjabaran tabel berikut ini.

Penjualan Pengenalan produk Analisa kebutuhan konsumen Perencanaan keuangan Mengelola kas Payroll Perekrutan karyawan Pengelolaan kantor Purchase Order Pengaturan Cost & Price Pengelolaan jaringan Pengelolaan hardware Perbaikan proses bisnis Pengelolaan inventory Manajeman distribusi

M

D D D

M

Inventory Control Supervisor

IT Support

Buyer Manager

HRD & GA Manager

Fungsi Bisnis

Finance & Accounting Manager

CEO

Eksekutif

Marketing Manager

Tabel 4.29 Matriks Fungsi Bisnis vs Eksekutif

L D D M

M M M

L D D D D D D D D

M M M

L

Keterangan. D : Decision-maker M : Major involvement in the function L : Limited involvement in the function

D D

106

4.6.2.2 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Matriks ini bertujuan untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis yang ada dalam organisasi dengan unit organisasi, dimana tiap unit organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap suatu fungsi bisnis perusahaan. Satu unit organisasi dapat memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap beberapa fungsi bisnis. Hal-hal tersebut dapat dilihat dari penjabaran tabel berikut ini. Tabel 4.30 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Unit Organisasi Fungsi Bisnis Penjualan Pengenalan produk Analisa kebutuhan konsumen Perencanaan keuangan Mengelola kas Payroll Perekrutan karyawan Pengelolaan kantor Purchase Order Pengaturan Cost & Price Pengelolaan jaringan Pengelolaan hardware Perbaikan proses bisnis Pengelolaan inventory Manajeman distribusi

Marketing

Finance & Accounting

HRD & GA

Buyer

IT

Inventory Control

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

4.6.2.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data Matriks ini bertujuan untuk memetakan hubungan antara fungsi bisnis yang ada dalam perusahaan dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan, dimana tiap subjek data dapat diakses oleh berbagai macam fungsi bisnis yang memang berkepentingan dan relevan serta sesuai dengan kebutuhan dan

107

peruntukannya. Suatu subjek data juga dapat dibuat atau dihasilkan oleh suatu fungsi bisnis. Hal-hal tersebut dapat dilihat dari penjabaran tabel berikut ini.

√ √ √ √ √

IT

Buyer

Supplier

Purchase

√ √ √ √

Technology

√ √ √

Inventory

Penjualan Pengenalan produk Analisa kebutuhan konsumen Perencanaan keuangan Mengelola kas Payroll Perekrutan karyawan Pengelolaan kantor Purchase order Pengaturan Cost & Price Pengelolaan jaringan Pengelolaan hardware Perbaikan proses bisnis Pengelolaan inventory Manajeman distribusi

Sales

Fungsi Bisnis

Salary

Subjek Data

Customer

Tabel 4.31 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

√

√ √ √

√

√ √ √ √ √

√ √ √ √

√ √

4.6.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Perusahaan ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan yang relevan dari entitasentitas kunci atau kelompok entitas / subjek data dalam perusahaan.

108

Gambar 4.23 Entity Relationship Diagram

4.7

Future Business Avacs International harus siap merencanakan strategi masa depannya

berdasarkan kebutuhan bisnis retail untuk mencapai visi misinya. Kebutuhan bisnis retail saat ini berfokus pada peningkatan loyalitas konsumen dan kekuatan manajeman stok barang dalam lingkup supply chain yang juga merupakan hal paling mendasar dari sebuah bisnis retail.

109

Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa isu yang akan menjadi kunci keberhasilan Avacs International dalam mensupport bisnis retail ini. Hal-hal tersebut meliputi pengintegrasian aplikasi baru yang sesuai dengan kebutuhan bisnis retail, integrasi aplikasi IT service management untuk peningkatan service kepada user AJBS Group termasuk layanan training kepada user dan peningkatan security awareness. Berikut disusun beberapa objektif yang kemudian ditambahkan solusi sehingga bisa menjadikan IT sebagai business enabler dalam mendukung pencapaian visi Avacs International dalam mendukung bisnis retail. Tabel 4.32 Usulan Solusi Masalah dengan Pemanfaatan IS/IT No 1

Masalah Dukungan layanan IT pada bagian marketing

2

Pengelolaan purchasing

3

Pengelolaan stok barang dalam lingkup supply chain

Deskripsi Avacs perlu mengoptimalkan layanan CRM dalam bentuk e-marketing yang kuat pada bisnis retail AJBS Group guna mendapatkan banyak konsumen baru dan menjaga komitmen konsumen lama untuk melakukan repeat order barang di retail store Dengan banyaknya item barang, maka akan memperlambat proses pemesanan barang tersebut ke supplier. Untuk itu diperlukan sebuah sistem forecasting, diharapkan dapat memperoleh data barang yang akan diorder dengan lebih akurat dan pemesanan pun akan menjadi lebih cepat. Kompleksitas dalam penyediaan barang dagangan menuntut adanya suatu supply chain management guna menghasilkan pengelolaan barang dagangan yang lebih matang. Untuk itu diperlukan suatu otomatisasi proses perencanaan stok barang dengan integrasi sistem antara store, warehouse dan sub bisnis unit AJBS yang bertindak sebagai supplier

Solusi CRM

Forecasting system

Supply chain management

110

4

Peningkatan service kepada user

5

Peningkatan security awareness

Pengembangan dokumentasi dalam support akan meningkatkan efisiensi support yang dikerjakan Avacs saat menerima report permasalahan dari user. Dengan perencanaan dan koordinasi yang baik tersebut diharapkan penggunaan teknologi akan maksimal dan menjadi alat untuk mendukung pertumbuhan bisnis retail AJBS Group. Dalam bisnis, asset terpenting adalah database karena merupakan inti dari semua kegiatan transaksi. Oleh karena itu diperlukan security awareness yang tinggi. Gambaran mengenai pentingnya security system mengindikasikan perlunya suatu security control serta mengoptimalkan manajeman backup dan recovery system yang telah dikerjakan Avacs saat ini untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan ke depannya

IT service management

IT service management

Beberapa hal tersebut di atas menjadi isu-isu penting yang harus diperhatikan Avacs International dalam menerapkan future businessnya guna memaksimalkan support pada bisnis retail AJBS Group. Sebagai contoh misalnya pengintegrasian sistem atau aplikasi yang berperan sebagai layanan IT dalam bidang marketing dapat digunakan untuk menarik lebih banyak minat konsumen baru dan mempertahankan

loyalitas

konsumen

lama

sehingga

pada

akhirnya

akan

meningkatkan revenue perusahaan dalam penjualannya. Hal-hal yang berkaitan dengan isu-isu tersebut di atas dapat digambarkan dalam suatu bentuk business model berikut.

111

Gambar 4.24 Future Business Model dengan Pemanfaatan IS/IT Untuk mewujudkan future business model tersebut, Avacs International harus mempersiapkan sistem organisasi dan sumber daya manusia yang handal guna mengintegrasikan portofolio aplikasi baru dan infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.

112

4.8

Business IS Strategy Business IS strategy bertujuan untuk memilih aplikasi dan solusi teknologi

dan sistem informasi untuk masing-masing permasalahan yang ada dalam mensupport bisnis retail perusahaan. 4.8.1 Customer Relationship Management Salah satu penerapan teknologi yang menjadi aspek penting dalam bisnis retail adalah Customer Relationship Management (CRM). Melalui pengelolaan hubungan dengan pelanggan, memungkinkan terlebih bagi divisi marketing mengenal dengan detail setiap konsumen. Dengan aplikasi CRM, profil konsumen, pola pembelian serta kebutuhan konsumen terdata secara akurat dan terupdate sehingga membantu pihak marketing untuk mengembangkan program-program loyalitas konsumen. Penerapan teknologi informasi juga dikembangkan melalui website AJBS online, catalogue online dan juga aplikasi-aplikasi yang membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhannya. Saat ini, media yang sudah diterapkan untuk membangun hubungan konsumen dengan adalah melalui website AJBS online yang digunakan dalam meningkatkan branding dan memperkenalkan produk. Akan tetapi, tidak banyak terjadi kontak langsung terhadap konsumen yang mengakses website tersebut seperti kurang maksimalnya layanan customer care. Media lain yang juga diterapkan seperti aplikasi CRM yang berguna dalam memberikan laporan loyalitas konsumen yang sudah terdaftar sebagai member. Akan tetapi, diperlukan suatu tindak lanjut terhadap laporan tersebut sehingga loyalitas konsumen tetap terjaga dan dapat terjadi peningkatan jumlah konsumen baru.

113

Berikut adalah beberapa alternatif solusi yang perlu dilakukan dalam meningkatkan layanan CRM. 4.8.1.1 Enhancement website AJBS online Peningkatkan fungsi website AJBS online dilakukan dengan penambahan artikel-artikel berbobot yang berkaitan dengan produkproduk baru AJBS dalam bentuk e-catalogue interaktif dan event-event dan promo yang sedang berlaku di suatu retail store dalam bentuk e-newsletter. Website AJBS online akan dioptimalisasi untuk searching sehingga memudahkan bagi pengguna internet yang sedang mencari produk berupa houseware dan apparel. Dengan demikian, diharapkan pengunjung pada website akan meningkat sehingga branding AJBS menjadi kuat dan dapat menarik kosumen-konsumen baru. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen yang akan melakukan belanja secara online, telah diupayakan untuk membangun suatu layanan e-commerce yang dapat dilakukan melalui pemesanan dan pembayaran secara online. Dari situ barang dapat langsung dikirimkan kepada konsumen sehingga dapat meningkatkan pangsa pasar ke daerah-daerah yang belum terdapat retail store AJBS. Kemudian untuk peningkatan layanan kepada konsumen, perlu ditingkatkan lagi pengelolaan customer care melalui website. Selain itu juga ditambahkan fitur forum AJBS guna meningkatkan hubungan komunitas antar konsumen yang selama ini belum dilakukan secara maksimal. Perkembangan social media yang cukup pesat saat ini juga menuntut sebuah website untuk dapat terhubung dengan media seperti facebook maupun twitter. Hal

114

ini dikarenakan banyaknya masyarakat yang menggunakan kedua media tersebut untuk mengakses informasi sehingga informasi bisa didapatkan dengan sangat cepat. Dengan link website AJBS online ke media facebook dan twitter diharapkan brand perusahaan akan makin dikenal oleh masyarakat luas. Tabel berikut di bawah ini menunjukkan rangkuman usulan penambahan fitur pada website AJBS online. Tabel 4.33 Usulan Fitur pada Website AJBS Online Current Feature Informasi produk Artikel Company profile Customer care online via YM Informasi lowongan

Enhancement Feature e-catalogue interaktif e-newsletter Penjualan online (e-commerce) Forum AJBS Link with social media (FB, twitter)

Kelebihan yang didapat dari proses enhancement atau peningkatan dari website ini adalah development yang cepat karena website sudah ada, tinggal ditambahkan beberapa fitur dan artikel. Dari tambahan fitur-fitur tersebut diharapkan dapat meningkatkan branding, penjualan secara e-commerce dan layanan konsumen secara online. 4.8.1.2 SMS promo integrated with CRM Melalui aplikasi CRM yang sudah berjalan saat ini, dapat dilihat data-data konsumen yang sudah menjadi member dalam suatu layanan membership AJBS. Dari database yang ada, divisi marketing dapat mengenerate laporan untuk mengetahui tingkat intensitas dan nominal yang dilakukan oleh seorang konsumen saat berbelanja di retail store. Oleh karena itu diperlukan suatu tindak lanjut dalam meningkatkan loyalitas konsumen belanja di retail store. Dengan layanan CRM yang kuat akan

115

mempererat hubungan antara perusahaan dengan konsumen. Salah satu usulan sistem yang akan diintegrasikan adalah sms promo yang terintegrasi dengan aplikasi CRM berjalan sebagai salah satu media promosi untuk meningkatkan penjualan dan menjaring pelanggan setia AJBS. SMS promo menjadi suatu layanan pengiriman sms yang dapat dikirimkan ke banyak nomor pelanggan sekaligus (blast). Implementasi sms promo pada retail AJBS digunakan untuk memberikan informasi kepada pelanggan dalam programprogram promo. Data-data yang diperoleh dari aplikasi CRM berupa data pelanggan, intensitas belanja / transaksi, nominal transaksi penjualannya dan item yang dibeli. Dari data-data tersebut bisa diberikan sms promo baik produk-produk tertentu maupun informasi produk terbaru. Jadi dengan adanya sms promo bisa menjadi suatu media promosi termasuk saat ada program promo yang dapat memperkuat loyalitas konsumen.

Gambar 4.25 Alur Proses SMS Promo bagi Pelanggan Melalui aplikasi sms promo ini, user harus mengimport database member dan membuat pesan yang akan dibroadcast. Aplikasi ini memerlukan suatu hardware

116

tambahan, yaitu sms gateway sebagai penghubung antar aplikasi dengan provider GSM / CDMA yang ada. 4.8.2 Forecasting System Dengan banyaknya item produk yang dimiliki oleh AJBS dan banyaknya store yang beroperasi maka harus diperhitungkan berapa jumlah quantity barang yang akan dipesan ke supplier. Perhitungan quantity order didasarkan pada stok yang tersedia, pergerakan item dan juga cost dari barang tersebut. Perhitungan tersebut masih dilakukan manual sehingga membutuhkan waktu lebih banyak dalam membuat purchase order. Untuk membantu departemen Buyer di AJBS dalam membuat purchase order maka diusulkan suatu aplikasi yaitu Forecasting System. Sistem Forecasting yang diusulkan ini yaitu suatu aplikasi untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang. Dibawah ini adalah beberapa requirement dari sistem forecasting. Requirement Sistem Forecasting Input : - Data stok item barang saat ini - Data transaksi penjualan - Informasi Cost barang Output : - Quantity order - Total Cost Benefit : - Pembuatan data purchase order lebih cepat -

Terhindar dari over budget

- Dapat meningkatkan penjualan User : -

Departemen Buyer Top Management

117

Ada beberapa teknik dalam forecasting, diantaranya model time series, model sebab akibat (kausal) dan model kualitatif. Dalam usulan aplikasi forecasting di AJBS, teknik yang digunakan adalah forecasting dengan model time series, yaitu teknik untuk memprediksi dengan menggunakan data historis.

Gambar 4.26 Forecasting System Forecasting system akan digunakan oleh bagian buyer dalam membuat order barang kepada supplier. Berikut merupakan gambaran alur proses forecasting system yang akan diimplementasikan.

Gambar 4.27 Alur Proses Forecasting System

118

4.8.3 Supply Chain Management Dalam upaya mencapai suatu meningkatkan laju pertumbuhan penjualan dalam bisnis retail, dibutuhkan investasi pada teknologi IS/IT. Hal ini dikarenakan meningkatnya kompleksitas dalam penyediaan barang dagangan sesuai dengan kebutuhan yang menjadi tantangan dalam pengelolaan manajeman IT pada bisnis retail. Perlu adanya suatu arus informasi dalam supply chain management dengan penekanan pada bagaimana retail AJBS berkomunikasi dengan sub bisnis unit yang bertindak sebagai supplier melalui menggunakan media internet. Analisa distribusi produk dan perencanaan inventory harus membuat sejumlah laporan yang digunakan oleh divisi pembelian dan perencanaan yang nantinya akan menentukan tingkat persediaan dengan rekomendasinya. Contohnya, suatu laporan penjualan untuk beberapa bulan, dibuat rekomendasinya untuk sebuah produk yang harus dihentikan karena bersifat slow moving. Data-data seperti ini nantinya digunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan perusahaan sehari-hari. Ketika seorang konsumen memasuki store AJBS untuk membeli sebuah produk, maka transaksi yang terjadi menghasilkan suatu informasi untuk berikutnya dalam penyediaan kembali barang dagangan. Misalnya produk yang dibeli konsumen tersebut diteliti dalam POS. Informasi kode produk secara langsung dilacak oleh sistem dan memberi informasi ke warehouse dan begitu juga bagi store. Jadi ketika sejumlah barang terjual, maka akan secara otomatis diorder dari data POS dan secara elektronik dikirim ke retail store.

119

Ada sebuah kompleksitas aliran barang dagangan dan arus informasi dalam jaringan retail store. Pada gambar di bawah ini akan menjelaskan bagaimana informasi yang akan terjadi ketika permintaan konsumen diterima di store dan kemudian muncul rangkaian tanggapan dari perencana stok, warehouse, store dan supplier yang dirancang untuk memastikan bahwa barang dagangan tersedia di toko ketika konsumen membutuhkannya. Konsumen

Perencana stok

Informasi penjualan

Retail store

Sistem respons cepat Supplier Arus informasi

Warehouse Arus barang dagangan

Gambar 4.28 Aliran Informasi dalam Sistem Proses pembelian produk di retail store akan memunculkan suatu rangkaian informasi sepanjang sistem dan dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Informasi pembelian dicatat dalam terminal POS dan dikirim ke perencana stok. Perencana stok menggunakan informasi ini untuk merencanakan pembelian tambahan dan segera membuat keputusan. 2. Informasi pembelian secara khusus dikumpulkan oleh store dan pesanan dibuat serta dikirim pada perencana stok dengan menggunakan suatu sistem pertukaran data elektronik atau Electronic Data Interchange (EDI), dimana pertukaran tersebut dapat terjadi antar komputer berupa dokumen bisnis dari store ke

120

perencana stok dan sebaliknya. Di dalam situasi dimana barang dagangan dipesan secara teratur dan dalam frekuensi yang cukup tinggi, maka proses pemesanan dapat dilakukan secara otomatis. 3. Perencana stok berkomunikasi dengan supplier mengenai pembelian dan pesanan barang dagangan. Dalam posisi ini, mereka merundingkan tanggal pengiriman, syarat pembelian maupun syarat pembayaran. 4. Perencana stok berkomunikasi dengan warehouse untuk mengkoordinasikan aktivitas pengantaran barang dari supplier ke store, sekaligus memeriksa status persediaan dan seterusnya. 5. Para manager dapat mengkoordinasikan pengantaran barang dari warehouse dan memeriksa status persediaan stok barang dengan cepat. Sistem dalam mengakomodir arus informasi di atas menjadi suatu usulan pada pengelolaan stok barang dalam lingkup supply chain management. Hal ini diharapkan menjadi suatu otomatisasi dalam proses perencanaan stok barang dengan integrasi sistem antara store, warehouse dan sub bisnis unit AJBS yang bertindak sebagai supplier sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja. Usulan dalam pengembangan supply chain management tersebut adalah sistem EDI (Electronic Data Interchange). Sistem EDI nantinya akan dipergunakan oleh unit-unit yang terlibat dalam supply chain tersebut. Dengan sistem EDI, diharapkan keakuratan data dan efisiensi dalam pengumpulan informasi melalui jaringan yang dipergunakan bersama oleh unit-unit tersebut dapat memfasilitasi dalam mempercepat transaksi, proses pemesanan barang dan proses pengiriman

121

barang ke retail store. Gambar berikut menunjukkan bentuk adopsi sistem EDI dalam supply chain management bisnis retail AJBS Group.

Gambar 4.29 Sistem Electronic Data Interchange 4.8.4 IT Service Management Dalam meningkatkan efisiensi support dan pengembangan dokumentasi support kepada AJBS, Avacs International perlu mengintegrasikan layanan manajeman berbasis IT. Layanan ini menjadi metode berbasis proses yang dimaksudkan untuk menyelaraskan pelaksanaan layanan IT dengan kebutuhan perusahaan dengan penekanan pada manfaatnya terhadap user-user yang ada pada AJBS Group berfokus pada pelayanan end-to-end dengan menggunakan model proses terbaik. Layanan yang diperlukan untuk diintegrasikan adalah service desk, problem management dan schedule maintenance.

122

4.8.4.1 Service Desk Service desk yang akan menjadi titik pusat dari semua kegiatan manajemen IT, dimana sistem akan mengelola informasi panggilan dan melakukan beberapa layanan service desk secara otomatis. Semua permintaan yang datang pada karyawan di bagian service desk, baik lewat e-mail atau telepon, akan disalurkan melalui modul ini. Dengan demikian akan memudahkan sentralisasi, penugasan, pengelolaan dan penyelesaian permasalahan secara efisien. Modul service desk akan mengelola informasi panggilan dan melakukan beberapa layanan service desk secara otomatis. Dengan perangkat dari modul ini, karyawan atau IT help desk yang menggunakannya dapat mendokumentasikan dan mengupdate status dari permasalahan yang telah dilaporkan. Dengan demikian akan memudahkan kerja staff pada bagian IT support yang dapat berkonsentrasi pada penyelesaian permasalahan.

Gambar 4.30 Modul Service Desk

123

Kemudian solusi yang dihasilkan atas permasalahan atau komplain yang diterima akan didokumentasikan dan digunakan kembali saat permasalahan kembali muncul. Pada akhirnya, kinerja keseluruhan service desk dapat dilaporkan secara komprehensif. 4.8.4.2 Problem Management Problem management yang akan mengidentifikasi permasalahan yang timbul sehingga dapat dilakukan langkah yang tepat dan dapat mengurangi kemungkinan munculnya permasalahan yang sama. Problem Management membantu proses penyelesaian dan melakukan proses dokumentasi terhadap inti permasalahan secara lebih cepat sehingga. Dengan demikian maka kemungkinan munculnya permasalahan yang sama dapat dihindari. Ketika

sebuah

permasalahan

dilaporkan

untuk

pertama

kalinya,

permasalahan tersebut akan dicatat dalam daftar permasalahan yang pernah timbul. Daftar tersebut dapat diakses oleh karyawan pada service desk dan karyawan pada technical support. Dengan demikian, masalah dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Kemudian, perubahan dapat dijadwalkan untuk menerapkan solusi telah dihasilkan sehingga didapatkan sebuah solusi yang permanen. Modul problem management dapat pula menghubungkan insiden yang terjadi dengan jenis permasalahan, permasalahan yang timbul dengan daftar permasalahan, dan menghubungkan pula daftar permasalahan dengan perubahan yang telah dilakukan.

124

Gambar 4.31 Modul Problem Management 4.8.4.3 Schedule Maintenance Schedule maintenance yang akan menyusun jadwal maintenance rutin ataupun jadwal perubahan yang harus dilakukan terhadap sistem. Modul ini dapat meningkatkan tingkat efisiensi dan mengurangi biaya yang ditimbulkan dari sebuah proses maintenance. Ini dilakukan dengan menjadwalkan proses maintenance pada waktu yang ideal. Keuntungan yang akan didapatkan dari layanan-layanan pada IT service management di antaranya adalah peningkatan efisiensi kerja tim maintenance, peningkatan waktu penyelesaian terhadap insiden yang telah dilaporkan, peningkatan tingkat availabilitas sistem yang dimiliki, optimalisasi SDM dan infrastruktur IT yang dimiliki dan peningkatan kualitas layanan yang disupport oleh Avacs International.

125

Gambar 4.32 Modul Schedule Maintenance Suatu competitive advantage yang dapat diraih dari pengimplementasian sistem berbasis IT service management ini adalah efisiensi support dan pengembangan dokumentasi support yang dilakukan Avacs kepada proses bisnis AJBS secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat dicapai dari layanan ini. 1. Penyusunan prioritas insiden dimungkinkan sehingga insiden yang lebih penting mendapat prioritas utama. 2. Solusi yang telah dihasilkan dapat digunakan kembali untuk menyelesaikan insiden yang sama yang muncul kembali. 3. Konflik saat penjadwalan maintenance dapat dihindari. 4. Peningkatan efisiensi kerja tim maintenance. 5. Fasilitas IT service management yang komprehensif berdasarkan hasil identifikasi dan diagnosa permasalahan.

126

6. Sistem yang terintegrasi antara modul service desk dan problem management sehingga informasi dapat disebarkan dengan lebih efektif. 7. Peningkatan waktu penyelesaian terhadap insiden yang telah dilaporkan. 8. Peningkatan tingkat availabilitas dari sistem yang dimiliki oleh perusahaan. 9. Peningkatan kualitas layanan yang dimiliki oleh perusahaan. 10. Manajemen dan pengawasan terhadap kinerja layanan dalam 7 x 24 jam. 11. Optimalisasi sumber daya dan infrastruktur IT yang telah dimiliki sehingga dapat lebih fokus pada kompetensi core business. 12. Pemenuhan SLA dimudahkan. 13. Pelatihan komprehensif untuk menggunakan perangkat yang telah disediakan. Gambar berikut menunjukkkan alur proses dari modul aplikasi service desk, problem management dan schedule maintenance yang terintegrasi dalam suatu IT service management.

Gambar 4.33 Alur Proses IT Service Managemant

127

Berikut adalah tabel yang menunjukkan usulan solusi atau aplikasi yang telah dibahas sesuai dengan faktor permasalahan yang ada. Tabel 4.34 Solusi Masalah dengan Pemanfaatan IS/IT No 1

Masalah Dukungan layanan IT pada bagian marketing

2 3 4

Pengelolaan purchasing Pengelolaan stok barang dalam lingkup supply chain Peningkatan service kepada user

5

Peningkatan security awareness

4.9

Usulan Aplikasi / Solusi - Enhancement website AJBS online - SMS promo integrated with CRM Forecasting system EDI (Electronic Data Interchange) - Service desk - Problem management Schedule maintenance

IT Strategy

4.9.1 Usulan Teknologi Dalam pembuatan IT strategic planning, dibuat pula usulan mengenai teknologi yang akan digunakan untuk kedepannya, sehingga semua usulan aplikasi bisa berjalan dengan baik. Usulan teknologi ini didapat dengan membuat matriks antara usulan aplikasi dengan usulan teknologi kedepannya, berikut adalah usulan teknologinya. Tabel 4.35 Usulan Teknologi yang Dibutuhkan

No 

1 

Usulan  Aplikasi 

Enhancement  website 

Requirement  1 unit Server support 20 user Hardware  Server Dual Processor Internet connection with  Network  Bandwitch 512 Kbps  Windows platform, My SQL Software  IIS Server 

Target Teknologi  Server :  5 units Server Single Processor,   QC E5405 QuadCore 2.0 GHz 12MB  L2   cache FSB 1333 Mhz,   RAM 2x2 GB  Windows Licensed Server 2008

128

1 unit server support 20 user  Server Dual Processor Network 10/100/1000 Mb connection Windows platform Software  Ms. SQL Server 1 unit server support 30 user Hardware  Server Dual Processor  Network Interconnection for each location Windows platform Software  Ms. SQL Server 1 unit server support 50 user Hardware  Server Quad Core Modem/LAN include for  Network  interconnection   each location/brach Hardware 

2 

SMS promo 

3 

Forecasting  system 

4 

EDI 

Windows platform  Ms. SQL Server 1 unit server support 15 user Hardware  Server Dual Processor Network  Interconnection for each location  Windows platform  Software  Ms. SQL Server 1 unit server support 10 user Hardware  Server Dual Processor Network Interconnection for each location Windows platform Software  Ms. SQL Server 1 unit server support 10 user Hardware  Server Dual Processor Network Interconnection for each location Windows platform Software  Ms. SQL Server Software 

5 

Service desk 

6 

Problem  management 

7 

Schedule  maintenance 

   Desktop PC :  15 units PC with specifications:  Intel Core i3 2120, 3.3 Ghz,   DDR3 2 GB sata, LCD Monitor 16"

   Notebook :  10 units (Mgr, Spv, mobile user) Printer :  3 units 

   Network :  ‐ Internet connection include IP  Public  ‐ Bandwidth upgrade on HQ ‐ 2 units Switch  ‐ 1 unit server rack 45"

      Other Hardware:  ‐ 2 units UPS Rackmount 3 KVA ‐ 1 unit KVM Switch ‐ 1 unit Rack Server ABBA 45" ‐ 2 units Access Point

Dari usulan teknologi kedepan juga dibuat suatu standarisasi spesifikasi hardware khususnya PC Desktop dan Notebook, yang direkomendasikan terdiri dari beberapa klasifikasi, yaitu. 1. Level Eksekutif : Direktur, General Manager 2. Level Managerial : Manager 3. User Biasa : Supervisor, Staff 4. User Mobile : Karyawan yang sering melakukan tugas di luar kantor

129

5. Inventory : Digunakan untuk cadangan, jika dibutuhkan Tabel 4.36 Spesifikasi Hardware User Jenis Komputer 

Spesifikasi Hardware 

Eee Pad untuk  Level Direktur:  ‐ Level Direktur                

ASUS Eee Slate EP121  Processor  :  Core i5‐470M  Memory  :  4GB DDR3  Hard Disk  :  64 GB  Other  :  EEE Pad Transoftmer,       Digitizer pen, WiFi,       Bluetooth, Win 7        Professional 64 Bit 

Notebook untuk  Level Managerial :  ‐ Semua Manager                

ASUS X42JY‐VX167D  Processor  :  Core i3‐380M  Memory  :  4GB DDR3  Hard Disk  :  500 GB HDD  Other  :  DVD±RW, NIC, WiFi, VGA       Ati Radeon HD6470 1 GB,       Camera, 14" WXGA, Win        7 Professional 64 Bit 

Notebook untuk  Level Staff :  ‐ Staff Accounting  ‐ Staff buyer  ‐ Staff Marketing  ‐ Staff HR & GA       

ASUS A42F‐VX113D  Processor  :  Core i3‐370M  Memory  :  2GB DDR3  Hard Disk  :  320 GB HDD  Other  :  DVD±RW, NIC, WiFi, VGA       Intel®GMA, Camera, 14"       WXGA, Win7        Professional 32 Bit 

Notebook untuk  Level Mobile :  ‐ Staff IT Staff 

ASUS A42F‐VX085D  Processor  :  Core i3‐350M  Memory  :  2GB DDR3 

‐ Staff Stock Control             

Hard Disk  Other          

:  :        

320 GB HDD  DVD±RW, NIC, WiFi, VGA  Intel®GMA, 4500MHD,  Camera, 14" WXGA, Win  7 Professional 32 Bit 

Budget  Rp 11.041.500    

      Rp 6.276.000    

   Rp 4.587.000    

   Rp 4.670.000    

  

130

Desktop PC Rakitan  High End untuk :  ‐ Promotion &     Advertising                      

Monitor  Processor  Memory  Hard Disk  Other                   

:  :  :  :  :              

18.5" wide ‐ BENQ LED  Core i5 2500 3.3GHz  3GB DDR3  500GB HDD  DVD±RW, Card Reader,  VGA Intel Graphic Media,  Onboard Soundcard,  Speaker 2.1 ‐ Sonic Gear  Ego3nity, Onboard GbLAN  10/100/1000Mbps, Win  7 Professional 32 Bit 

Desktop PC Rakitan  Middle End untuk :  ‐ Integrator  ‐ Programmer  ‐ Developer                

Monitor  Processor  Memory  Hard Disk  Other                

:  :  :  :  :            

15.6" wide ‐ BENQ LED  Core i3‐550M  3GB DDR3  500GB HDD  DVD±RW, Card Reader,  VGA Intel Graphic Media,  Onboard Soundcard,  Ego3nity, Onboard GbLAN  10/100/1000Mbps, Win  7 Professional 32 Bit 

Desktop PC Rakitan  Low End untuk :  ‐ Data Entry  ‐ Operator                   

Monitor  Processor  Memory  Hard Disk  Other                

:  :  :  :  :            

15.6" wide ‐ BENQ LED  Core i3‐550M  1GB DDR3  320GB HDD  DVD±RW, Card Reader,  VGA Onboard,  Onboard Soundcard,  Onboard GbLAN  10/100/1000Mbps, Win  7 Professional 32 Bit 

Operating System  Windows Server   2008                   

Bit  Bahasa  Client  License  Type  Min HD  Space  Min  Memory

:  :  :  :    :    :

32 Bit/64 Bit  English  5  Full Package Product     10 GB     512 MB RAM

Rp 6.250.000    

         Rp 5.250.000 

  

     Rp 4.530.000    

  

      Rp 15.852.000    

  

131

Blade Server 

                  Blade Server 

                 

IBM System X3650M3‐A2A  Processor  :  Xeon QC E5405  Memory  :  4 x 4GB  NIC  :  2 NIC 1000/100 Mbps  Hard Disk  :  2 x 300 GB SATA  Bandwidth  :  1.024 Kbps (Internet),        100 Mbps (Local)  IBM System X3650M3‐22A  Processor  :  Xeon QC E5606  Memory  :  4 x 4GB  NIC  :  2 NIC 1000/100 Mbps  Hard Disk  :  2 x 146 GB SATA  Bandwidth  :  1.024 Kbps (Internet),        100 Mbps (Local) 

Rp 32.050.000    

      Rp 27.500.000    

  

4.9.2 Usulan Arsitektur Jaringan Rekomendasi arsitektur jaringan yang diusulkan adalah arsitektur jaringan secara keseluruhan baik itu dari Head Office ataupun store-store yang ada, untuk menghubungkan store-store ke head office dibutuhkan koneksi Wide Area Network. Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut, khususnya pada keamanan data yang tersimpan didalamnya. Pembatasan pengaksesan dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja orang yang berhak mengakses data teretentu disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan mereka, sangat diusulkan untuk diterapkan dalam menjamin keamanan dan kerahasian data perusahaan. Selain itu, skenario backup dan recovery data juga harus diperhatikan secara seksama. Gambar dibawah adalah usulan untuk arsitektur jaringan.

132

Gambar 4.34 Usulan Arsitektur Jaringan

133

Berikut perubahan disain jaringan untuk mendukung aplikasi: 1. Penambahan Bandwidth Perlu adanya penambahan bandwidth sebesar 1 Mbps. 2. Pemisahaan Jaringan Perkembangan divisi marketing yang pesat menyebabkan jaringan yang saat ini digabung dengan divisi finance & GA akan dipisah. 3. Penggunaan Switch Layer 3 Saat ini semua jaringan yang ada di route oleh 1 router, sehingga untuk mendukung struktur organisasi dan kebutuhan aplikasi yang baru, diusulkan agar semua jaringan internal di route oleh switch layer 3.

4.10 IS/IT Management Strategy Dalam pencapaian tujuan bisnis retail AJBS Group, Avacs International menjadi salah satu bagian penting dalam hal operasional internal. Untuk membangun suatu competitive advantage, Avacs International dituntut untuk selalu inovatif dan mengelola

operasional

IT

dalam

AJBS

Group

secara

efisien

dalam

mengimplementasikan suatu infrastruktur aplikasi bisnis yang integratif. Penerapan teknologi ini harus dipandu oleh professional IT yang kompeten untuk mengembangkan keseluruhan aspek aplikasi bisnis. Kombinasi antara sistem teknologi mutakhir dan SDM yang memadai diharapkan menjadi jaminan bagi kecepatan, efisiensi, fleksibilitas proses bisnis setiap divisi sehingga mampu meningkatkan sistem layanan kepada konsumen.

134

4.10.1 Prioritas Implementasi Aplikasi Tujuan pada bagian ini adalah mengetahui target aplikasi yang akan diimplementasikan dan prioritasnya tersebut berdasarkan kepentingan strateginya. Penilaian terhadap target aplikasi dilakukan berdasarkan faktor IT BSC yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengetahui tingkat kepentingan aplikasi tersebut terhadap support bisnis retail perusahaaan. Tabel berikut memetakan antara target aplikasi dengan pembobotan pada skala prioritas high priority (3), medium priority (2) dan low priority (1). Tabel 4.37 Mapping Prioritas Usulan Aplikasi IT BSC Kondisi keuangan yang sehat sesuai dengan budget tahunan Mengurangi pengeluaran untuk site visit Mengoptimalkan IT infrastruktur yang sudah ada Mendevelop software secara internal User cepat dalam memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan konsumen Layanan IT untuk meningkatkan jumlah konsumen Layanan IT untuk meningkatkan kepuasan konsumen Layanan IT untuk menjaga hubungan baik dengan setiap konsumen Implementasi sistem baru berjalan dengan baik Menganalisa proses business secara akurat Mengurangi resiko downtime Meningkatkan efisiensi support Meningkatkan dokumentasi support Maintenance backup data

Target Aplikasi Enhancement Website

SMS Promo

Forecasting System

EDI

Service Desk

Problem Managament

Schedule Maintenance

1

2

2

2

1

1

1

1

2

3

3

3

2

2

2

3

2

3

2

2

2

3

1

2

2

1

2

2

2

2

3

3

1

1

1

3

3

3

1

1

1

1

3

3

1

1

1

1

1

3

3

1

1

1

1

1

1

2

3

3

1

1

2

2

2

3

3

1

1

1

1

1

1

1

2

3

3

1

1

1

1

3

3

2

1

1

1

1

3

3

2

1

1

1

1

2

2

3

135

Memproses inventory report secara regular

1

1

3

3

1

1

1

3

1

2

2

2

1

1

3

3

2

2

1

1

1

1

1

2

2

3

2

1

Menambah update change IT policy perusahaan ke setiap karyawan

1

1

1

1

1

2

2

Manual dan e-learning sebagai sumber pengetahuan self-learning karyawan

2

1

1

1

2

1

1

35 III

35 III

38 I

37 II

33 IV

32 V

31 VI

Peningkatan kompetensi dan skill sumber daya manusia Avacs Peningkatan kompetensi staff marketing AJBS terhahap layanan berbasis IT Support user dalam penggunaan aplikasi

Point Priority

Semakin tinggi nilai dari suatu usulan aplikasi tersebut, maka aplikasi tersebut dinilai lebih berpotensi besar membantu bisnis retail pada AJBS Group dalam mencapai visi dan misinya. Berdasarkan perbandingan IT BSC dan target aplikasi di atas, maka dapat ditentukan grafik prioritas aplikasi seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.35 Grafik Prioritas Aplikasi

136

Dari gambar grafik tersebut di atas, dapat dibuat tabel prioritas implementasi aplikasi sebagai berikut. Tabel 4.38 Prioritas Implementasi Aplikasi High Priority Forecasting system EDI

Medium Priority Enhancement website SMS promo

Low Priority Service desk Problem management Schedule maintenance

Berdasarkan usulan portofolio aplikasi yang sudah ada, maka aplikasiaplikasi tersebut dapat dikategorikan ke dalam McFarlan strategic grid. Pengkategorian akan membagi aplikasi yang sudah berjalan saat ini dan usulan portofolio aplikasi ke dalam kategori yang akan dicapai. Berikut adalah pembagiannya ke dalam kategori high potential, strategic, support maupun key operational. Tabel 4.39 Target Portofolio Aplikasi Strategic (i) Accpac (i) IP Phone (iii) SMS Promo

High Potential (i) CRM

(i) Retail Pro (ii) Web Company (iii) EDI (iii) Forecasting System

(i) Attendance Management (i) Intranet (iii) Service desk (iii) Problem Management (iii) Schedule Maintenance

Key Operational

Support

Keterangan : (i) aplikasi yang sedang berjalan (ii) aplikasi yang sedang berjalan dan telah ditingkatkan (iii) aplikasi usulan

137

4.10.2 Metode Implementasi Aplikasi Setelah didapatkan prioritas implementasi aplikasi, maka ditentukan metode implementasi target aplikasi. Beberapa pilihan yang dapat digunakan dalam implementasi target aplikasi, yaitu. 1. Package software implementation, yaitu membeli paket software yang sudah ada dan siap pakai yang sudah terbukti banyak digunakan dan dapat dipercaya kualitasnya. 2. End-user development, yaitu dengan mengembangkan sendiri software yang baru. 3. Custom software development, yaitu software yang sudah ada atau paket software yang sudah jadi dicustom sesuai dengan kebutuhan. Tabel 4.40 Metode Implementasi Aplikasi No

Target Aplikasi / Solusi

1

Enhancement website

2

SMS promo

3

Forecasting system

4

EDI

5

Service desk

6

Problem management

7

Schedule maintenance

Metode Implementasi Package Software Implementation

End User Development

Custom Software Development

√ √ √ √ √ √ √

√ √ √

Pemilihan metode package software didasarkan pada aplikasi tersebut yang telah tersedia dan tidak perlu dibuat lagi. Hal ini ditentukan atas pertimbangan waktu pengembangan dan tingkat kestabilan aplikasi tersebut. Beberapa aplikasi usulan di atas akan menggunakan package software yang sudah ada, tetapi dengan proses integrasi sistem bisa dilakukan oleh tim Avacs sendiri. Kemudian dalam pemberian

138

training kepada user dapat dilakukan oleh Avacs sendiri maupun partner yang menjadi vendor dalam pengimplementasian package software yang dibeli. Sedangkan apabila aplikasi yang dibutuhkan tidak tersedia dalam package software, maka dilakukan melalui end user development. Metode ini digunakan untuk pengembangan aplikasi kecil dengan interface yang sederhana serta kebutuhan akan tingkat layanan yang relatif kecil. Dalam enhancement website AJBS online, pengembangan dapat dilakukan oleh tim developer sendiri. Apabila tidak memungkinkan implementasikan menggunakan end user development, maka pilihan terakhir adalah custom software development yang merupakan gabungan dari metode-metode sebelumnya. Dalam custom software ini, Avacs akan melakukan customize sendiri terhadap package sistem yang ada untuk menggabungkan modul dengan aplikasi yang sudah berjalan saat ini. Aplikasi dan forecasting system dan EDI nantinya akan dilakukan customize supaya dapat terintegrasi dengan aplikasi retail pro (POS) yang sudah berjalan. Sedangkan SMS promo akan dilakukan customize juga supaya dapat diintegrasikan dengan aplikasi CRM yang sudah berjalan. Integrasi aplikasi-aplikasi tersebut akan mempermudah dalam proses migrasi data. Setelah

menentukan

metode

implementasi

aplikasi,

berikut

direkomendasikan usulan kebutuhan SDM IT yang diperlukan dalam proses implementasi, maintenance dan operasional target aplikasi tersebut.

139

Tabel 4.41 Kebutuhan SDM dengan Target Aplikasi No 1

Target Aplikasi / Solusi Enhancement website

2

SMS promo

3

Forecasting system

4

EDI

5

Service desk

6

Problem management

7

Schedule maintenance

SDM yang Dibutuhkan 1 orang developer untuk pengembangan & maintenance. 1 orang EDP untuk input data 1 orang integrator dan 1 orang IT support untuk installation, 1 orang developer untuk customize, 1 orang EDP untuk migrasi data CRM 1 orang integrator dan 1 orang IT support untuk installation, 1 orang developer untuk customize, 1 orang EDP untuk migrasi data CRM 1 orang integrator dan 2 orang IT support untuk installation, 1 orang developer untuk customize, 3 orang IT support untuk operasional EDI dan retail pro 1 orang IT help desk untuk operasional sistem dan koordinasi dengan IT support 1 orang IT help desk untuk operasional sistem 1 orang IT support untuk operasional

Target Organisasi 1 orang manager untuk penyusunan strategi, analisa dan koordinasi, project management target aplikasi. 1 orang IT support supervisor untuk supervise tim IT, activity plan dan operational lead. 1 orang integrator untuk supervise integrasi sistem, instalation dan activity plan dalam customization

4.10.3 Avacs Organization Future Berdasarkan analisa kebutuhan IT dengan usulan aplikasi, maka diusulkan untuk membentuk organisasi Avacs International ke depannya dengan struktur organisasi sebagai berikut.

140

Gambar 4.36 Usulan Struktur Organisasi Avacs International Dari usulan struktur organisasi tersebut, maka diperlukan penambahan personil sebagai berikut. Tabel 4.42 Usulan Man Power Planning Organisasi No

Jabatan

1 2 3

IT support supervisor IT support IT help desk

4 5

Entry data processing (EDP) Integrator

6

Developer

Jumlah (orang) 2012 2013 1 3

Total 1 3

1

1

1

1

1

1

2

2

Keterangan Koordinasi & supervise tim IT Support operasional IT Support user dalam pengaplikasian sistem Create database & maintenance Implementasi sistem berbasis IT (hardware & software) Pengembangan dan maintenance aplikasi

Berdasarkan susunan organisasi Avacs International yang diusulkan, maka berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab serta kualifikasi yang dibutuhkan.

141

Tabel 4.43 Kualifikasi Jabatan IT Support Supervisor Position Title : IT Support Supervisor Description  Mengawasi & mengkoordinasikan berbagai kegiatan operasional sistem  komputerisasi dan support serta menerapkan dan mengembangkan IT dalam  perusahaan  Education  S2 / S1 teknik informatika / teknik komputer Experience  1 tahun sebagai IT/MIS supervisor, system/application support  Technical  - Memahami sistem operasi, aplikasi komputer dan jaringan komputer Requirement  - Memahami konsep ERP, database & technical support  - Mampu menganalisa kebutuhan teknologi dan sistem  - Good Personality, self motivated, hard worker, initiative, willing to learn  and be responsible  Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Melaksanakan koordinasi dan supervise kepada bawahan dalam rangka pembinaan dan  konseling agar kinerja meningkat dan terjadi kondusivitas kerja.  - Mendukung perusahaan dalam mempertahankan sistem retail.  - Mengontrol pengeluaran budget IT dengan memonitor realisasi budget agar tidak melebihi  business plan.  User Orientation Responsibilities : - Melaksanakan pembelajaran dengan meningkatkan ketrampilan user dalam penggunaan standar  aplikasi bisnis perusahaan agar dapat memperlancar operasional pekerjaan.  Operational Excellence Responsibilities : - Mempersiapkan infrastruktur dan server aplikasi yang menunjang sarana komunikasi antar user  agar menunjang operasional perusahaan.  - Melakukan perancanaan aktivitas dan membuat laporan secara berkala kepada manager agar  tertib administrasi dan mendukung internal proses.  Future Orientation Responsibilities : - Melakukan dokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP dengan menyusun,  mengembangkan dan merekomendasikan kebijakan sistem dan prosedur di lingkungan IT yang  mencakup sistem dan prosedur untuk melakukan support, kebijakan‐kebijakan investasi IT guna  meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan IT perusahaan.  - Melakukan research dan development untuk aplikasi / tools. 

Tabel 4.44 Kualifikasi Jabatan IT Support Position Title : IT Support Description  Support operasional perusahaan yang berhubungan dengan IT, meliputi  hardware, jaringan dan telekomunikasi, user support  Education  S1 teknik informatika / teknik komputer Experience  Minimal 1 tahun sebagai system/application support Technical  - Memahami sistem operasi, aplikasi komputer dan jaringan komputer Requirement  - Memahami troubleshooting (hardware/software) & technical support  - Memiliki interpersonal yang baik dan social skill 

142

Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Memberikan rekomendasi dan masukan yang berhubungan dengan IT project (teknis).  User Orientation Responsibilities : - Mensupport user dalam penggunaan program‐program komputer dan hardware.  Operational Excellence Responsibilities : - Troubleshooting dan perbaikan peralatan yang rusak.  - Maintenance backup data.  - Memonitor performance jaringan dengan meminimalkan downtime.  - Maintenance terhadap peralatan IT yang ada.  Future Orientation Responsibilities : - Melakukan perawatan server, perencanaan upgrade server secara berkala untuk peningkatan  kinerja server.  - Melakukan perawatan secara berkala terhadap PC, hardware dan kunjungan maintenance agar  dapat mengurangi downtime.  - Melakukan inventaris perangkat IT, melakukan perencanaan dan rekomendasi upgrade hardware  untuk PC user sesuai dengan kebutuhan untuk mengurangi downtime. 

Tabel 4.45 Kualifikasi Jabatan IT Help Desk Position Title : IT Help Desk Description  Bertanggung jawab menerima laporan user dan mengkoordinasikannya  kepada tim IT support dalam penyelesaian masalah  Education  D3/S1 teknik informatika / teknik komputer / sistem informasi  Experience  Minimal 1 tahun sebagai system/application support, IT help desk  Technical  - Memahami sistem operasi, aplikasi komputer dan jaringan computer Requirement  - Memahami troubleshooting (hardware/software) & technical support  - Memiliki interpersonal yang baik dan social skill  Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Berkoordinasi dengan IT support dalam penanganan masalah agar cepat terselesaikan  User Orientation Responsibilities : - Menjawab dan bertanggung jawab dalam setiap laporan / keluhan user  - Memberikan panduan solusi penyelesaian masalah yang baik dan efisien kepada user  Operational Excellence Responsibilities : - Melakukan penanganan troubleshooting IT dengan support via phone agar keluhan user dapat  ditangani.  - Merencanakan, koordinasi dan support bisnis proses, sistem dan end user  Future Orientation Responsibilities : - Mendokumentasi setiap permasalahan yang muncul dan solusi penyelesaiaannya.  - Memberikan laporan aktivitas supporting secara berkala seperti weekly activity dan progress  reports kepada atasan untuk evaluasi pelaksanaan kerja. 

143

Tabel 4.46 Kualifikasi Jabatan Entry Data Processing Position Title : Entry Data Processing Description  Bertanggung jawab dalam proses entry database dan maintenance guna  menghasilkan laporan‐laporan komprehensif dan actual  Education  D3/S1 teknik informatika / sistem informasi Experience  Minimal 1 tahun sebagai EDP, fresh graduate are welcome  Technical  - Menguasai Ms. office (Word dan Excel) Requirement  - Menguasai pengoperasian web based application  - Mengerti dan memahami sistem IT dan entry data processing  - Good attitude dan mampu bekerja dengan supervise yang kurang  Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan entry database & maintenance.  - Memastikan kelancaran pelaksanaan administrasi sistem komputerisasi.  User Orientation Responsibilities : - Mengkoordinasi generate report dan pendistribusiannya kepada user dan pengarsipannya.  - Mengkoordinasi schedule pekerjaan entry data untuk memastikan bahwa proyek yang ada tidak  melewati deadline.  Operational Excellence Responsibilities : - Bertanggung jawab dalam uploading, updating dan managing data yang akan diproses ke website. - Mengawasi dan menjaga kualitas serta kuantitas data.  Future Orientation Responsibilities : - Menganalisa isu‐isu dan masalah yang terkait dengan proses entry data untuk memberikan solusi  terbaik dalam pemecahan masalah.  - Menyediakan laporan kinerja rutin untuk disampaikan kepada atasan dalam mendukung rencana  tindakan perusahaan. 

Tabel 4.47 Kualifikasi Jabatan Integrator Position Title : Integrator Description  Implementasi sistem berbasis IS/IT dengan menggabungkan hardware dan  produk‐produk aplikasi dari vendor yang mencakup persiapan desain paket  software dan hardware yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis  perusahaan  Education  S1 teknik informatika / teknik komputer / sistem informasi  Experience  Minimal 1 tahun sebagai implementer / developer Technical  - Memahami dengan Windows Server 2003, SQL Server  Requirement  - Menguasai sistem operasi linux, windows dan aplikasi ERP  - Mampu menganalisa kebutuhan teknologi dan sistem  - Memiliki pemahaman logika yang baik dan cepat belajar 

144

Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Melakukan user requirement analysis terhadap kebutuhan aplikasi dengan melakukan koordinasi  lintas fungsi / departemen.  - Mengelola project dan bekerjasama dengan tim lain untuk mengawasi perubahan dalam  infrastruktur bisnis selama proses  User Orientation Responsibilities : - Merencanakan dan melaksanakan pelatihan IT ke user sesuai dengan jadwal agar menghasilkan  empowerment user.  - Membuat standarisasi aplikasi bisnis dengan melakukan implementasi software maupun  hardware berdasarkan standar yang berlaku untuk mendukung service level dan empowering  user.  Operational Excellence Responsibilities : - Bertanggung jawab atas penyelesaian implementasi dan optimalisasi proses implementasi.  - Membantu penanganan implementasi jaringan komputer sesuai dengan kebutuhan operasional  agar dapat menunjang operasional bisnis perusahaan.  - Mendokumentasi prosedur yang ada dalam bentuk SOP.  Future Orientation Responsibilities : - Melakukan perancanaan aktivitas dan membuat laporan secara berkala kepada manager agar  tertib administrasi dan mendukung internal proses.  - Melakukan research dan development untuk aplikasi / tools. 

Tabel 4.48 Kualifikasi Jabatan Developer Position Title : Developer Description  Pengembangan dan maintenance aplikasi bisnis pada area yang ditunjuk,  meliputi coding, testing, debug dan implementasi suatu aplikasi bisnis, assist  dan analisis dalam business requirement, dokumentasi program sesuai  spesifikasi yang diinginkan oleh project manager serta training users  Education  S1 teknik informatika / sistem informasi Experience  Minimal 1 tahun sebagai developer, fresh graduate are welcome  Technical  - Memahami dengan Windows Server 2003, SQL Server  Requirement  - Menguasai java, linux, CMS dan pemrograman web (PHP, ajax, javascript)  - Memiliki pemahaman logika yang baik dan cepat belajar  Responsibilities Corporate Contribution Responsibilities : - Mengelola schedule task dan bekerja dengan timeframe yang telah ditentukan.  - Coding aplikasi sesuai spesifikasi bisnis dan tepat waktu.  User Orientation Responsibilities : - Assist implementasi aplikasi dan user training.  - Assist dalam pembuatan dokumen aplikasi.  Operational Excellence Responsibilities : - Testing aplikasi secara komprehensif.  - Memperbaiki bug serta modifikasi secara komprehensif.  Future Orientation Responsibilities : - Skillfull & terus mengembangkan teknik‐teknik programming terbaru serta mengusulkan teknik  programming dan teknologi database bagi IT management. 

145

4.11 Future Application Portfolio 4.11.1 Peta Strategi IT Dari keseluruhan penyusunan rencana dan rekomendasi usulan aplikasi maupun teknologi, maka dapat diformulasikan suatu peta strategi IT dalam kurun waktu dari 2012 sampai 2014. Dimana peta strategi ini merupakan suatu penggambaran mengenai rencana implementasi terhadap teknologi informasi yang akan dikembangkan dari tahun 2012 sampai tahun 2014.

Gambar 4.37 IT Strategic Map Strategi-strategi yang telah dijabarkan sebelumnya sudah dirumuskan dan dipetakan guna membentuk suatu peta strategi IT yang selaras, bersinergi dan mampu

146

membantu pencapaian sasaran dari PT. Avacs International dalam mensupport bisnis retail AJBS Group. Setelah pemetaan strategi-strategi dalam suatu bentuk IT strategic map, maka berikutnya adalah digambarkan secara keseluruhan dari usulan aplikasi yang ada, dari usulan supply chain management sampai IT service management dalam suatu bentuk grand design future application portofolio. Keseluruhan dari target aplikasi tersebut adalah aplikasi yang akan membantu dalam mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada sebelumnya. Portofolio aplikasi yang akan diimplementasikan mempunyai integrasi satu dengan yang lain. Keterkaitan tersebut membentuk suatu sistem yang memiliki hubungan atau link dengan masing-masing sistem akan diimplementasikan pada lokasi-lokasi yang berbeda. Berikut ada gambar hubungan dalam bentuk digram interface portofolio aplikasi sebagai grand design future application portofolio.

Gambar 4.38 Grand Design Future Portfolio Application

147

4.11.2 Rencana Implementasi Implementasi usulan aplikasi akan membutuhkan waktu dan melibatkan tim proyek dan alokasi dana yang tidak sedikit. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan yang sangat matang sehingga hasil akhir dari implementasi tersebut benar-benar dapat dirasakan sepenuhnya dan manfaat yang diinginkan dapat tercapai. Kemudian pada akhirnya menciptakan penggunaan sistem aplikasi yang optimal dan efisien. Penyusunan rencana implementasi tersebut memperhatikan beberapa hal berikut. 1. Project implementation schedule Jadwal perencanaan implementasi proyek harus jelas dan realistis sehingga dapat dijalankan dengan baik. Hambatan-hambatan yang mungkin muncul harus didefinisikan terlebih dahulu supaya mendukung kelancaran pada saat implementasi. 2. Project resources Kebutuhan SDM harus didefinisikan secara jelas dan realistis sehingga pada saat implementasi ketersediaan SDM tidak mengalami kelebihan maupun kekurangan. 3. Data migration issues Proses migrasi data juga harus diperhitungkan dalam jadwal implementasi proyek. Begitu juga dengan permasalahan yang mungkin timbul saat proses migrasi data harus didefinisikan terlebih dahulu sehingga dapat menjamin kelancaran saat implementasi.

148

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, maka berikut dapat ditentukan tingkat prioritas implementasi target aplikasi dari yang tertinggi sampai terendah sebagai berikut. Tabel 4.49 Prioritas Implementasi Usulan Aplikasi Usulan Aplikasi Forecasting system EDI (Electronic Data Interchange) Enhancement website AJBS online SMS promo Service desk Schedule maintenance Problem management

Prioritas 1 2 3 4 5 6 7

Jadwal rencana implementasi disusun dan diharapkan dapat selesai tepat waktu dalam periode 2012 – 2014. Prioritas implementasi yang telah ditentukan akan membantu dalam menentukan aplikasi mana yang paling penting dan perlu diimplementasikan terlebih dahulu. Dari prioritas implementasi usulan aplikasi di atas, dirancang sebuah jadwal rencana implementasi sebagai berikut. 1. Aplikasi forecasting system akan diimplementasikan terlebih dahulu pada kuartal pertama tahun 2012 dan akan diimplementasikan pada head office. 2. Sistem EDI (Electronic Data Interchange) akan diimplementasikan mulai kuartal ketiga tahun 2012 sampai kuartal pertama tahun 2013 dengan mengintegrasikan antara enam retail store yang ada dengan head office, warehouse dan sub bisnis unit AJBS yang berperan sebagai supplier dalam lingkup supply chain. 3. Awal tahun 2013 akan dilakukan enhancement pada website AJBS online dan seterusnya akan dilakukan maintenance berkala. Pengerjaan ini akan parallel

149

dengan dimulainya proyek implementasi aplikasi SMS promo dari kuartal pertama sampai kuartal kedua tahun 2013. 4. Terakhir dari kuartal kedua sampai kuartal terakhir tahun 2013 akan diimplementasikan secara bertahap, yaitu aplikasi service desk, schedule maintenance dan problem management.

Gambar 4.39 Rencana Implementasi Usulan Aplikasi

150

Berdasarkan usulan teknologi yang direkomendasikan, maka disusun juga rencana implementasi terhadap target teknologi sebagai berikut.

Gambar 4.40 Rencana Implementasi Usulan Teknologi

151

Kemudian berdasarkan rencana pembentukan organisasi Avacs International ke depannya yang sudah tergambarkan dalam usulan struktur organisasi, maka disusun juga rencana implementasi terhadap target organisasi tersebut, yaitu sebagai berikut.

Gambar 4.41 Rencana Implementasi Usulan Organisasi

152

4.11.3 Rencana Budget Perencanaan budget implementasi adalah rencana biaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan usulan aplikasi, usulan teknologi dan penambahan SDM baru. Tabel berikut merupakan detail dari usulan budget. Tabel 4.50 Detail Usulan Budget No  Deskripsi Pekerjaan  Qty  A. Pengembangan Network  1  Switch Layer 3  1  2  Switch  1  3  Patch Panel  2  4  Patch Cable  30 m  5  RJ45 Connection  100  6  Cable Cat5e  305 m  B. Hardware Server  1  IBM System X3650M3‐A2A  2  2  IBM System X3650M3‐22A  2  3  Rack Server ABBA 45"  1  4  UPS Rackmount 3KVA  2  C. Notebook & Desktop PC  1  Notebook Direktur  1  2  Notebook Manager  5  3  Notebook Staff  12  4  Notebook Mobile Staff  3  5  Desktop PC Rakitan High End  1  6  Desktop PC Rakitan Middle End  3  7  Desktop PC Rakitan Low End  2  D. Others  1  Laser Printer for Design  1  2  Printer Standar  2  3  Access Point  2  E. Develop Forecasting System  1  Windows Server 2008  1  2  Analyst  1  3  Developer  2  4  Quality Assurance  1  F. Develop Electronic Data Interchange  1  Windows Server 2008  1  2  SQL Server 2008  1  3  Business Analyst  1  4  Developer  3 

Occurance 

Price/unit 

Total 

1  1  1  1  1  1 

Rp20,600,000  Rp2,140,000  ‐  ‐  ‐  ‐ 

Rp20,600,000  Rp2,140,000  Rp380,000  Rp230,000  Rp150,000  Rp750,000 

1  1  1  1 

Rp32,050,000  Rp27,500,000  Rp3,700,000  Rp2,639,000 

Rp64,100,000  Rp55,000,000  Rp3,700,000  Rp5,278,000 

1  1  1  1  1  1  1 

Rp11,041,500  Rp6,276,000  Rp4,587,000  Rp4,670,000  Rp6,250,000  Rp5,250,000  Rp4,530,000 

Rp11,041,500  Rp31,380,000  Rp55,044,000  Rp14,010,000  Rp6,250,000  Rp15,750,000  Rp9,060,000 

1  1  1 

Rp6,100,000  Rp780,000  Rp600,000 

Rp6,100,000  Rp1,560,000  Rp1,200,000 

1  7  7  3 

Rp15,852,000  Rp8,600,000  Rp3,700,000  Rp2,800,000 

Rp15,852,000  Rp60,200,000  Rp51,800,000  Rp8,400,000 

1  1  15  15 

Rp15,852,000  Rp60,400,000  Rp8,600,000  Rp3,700,000 

Rp15,852,000  Rp60,400,000  Rp129,000,000  Rp166,500,000 

153

5  Quality Assurance  G. Develop SMS Promo  1  Analyst  2  Developer  3  Quality Assurance  H. Develop Enhancement website AJBS  1  Windows Server 2008  2  SQL Server 2008  3  Biaya Hosting  4  Developer  5  Design  I. Develop Service Desk System  1  Windows Server 2008  2  Analyst  3  Developer  4  Quality Assurance  J. Develop Schedule Maintenance System  1  Analyst  2  Developer  3  Quality Assurance  K. Develop Problem Management System  1  Analyst  2  Developer  3  Quality Assurance 

1 

3 

Rp2,800,000 

Rp8,400,000 

1  2  1 

5  5  2 

Rp8,600,000  Rp3,700,000  Rp2,800,000 

Rp43,000,000  Rp37,000,000  Rp5,600,000 

1  1  1  2  1 

1  1  1  3  2 

Rp15,852,000  Rp60,400,000  Rp3,000,000  Rp3,700,000  Rp2,100,000 

Rp15,852,000  Rp60,400,000  Rp3,000,000  Rp22,200,000  Rp4,200,000 

1  1  2  1 

1  2  3  1 

Rp15,852,000  Rp8,600,000  Rp3,700,000  Rp2,800,000 

Rp15,852,000  Rp17,200,000  Rp22,200,000  Rp2,800,000 

1  2  1 

2  3  1 

Rp8,600,000  Rp3,700,000  Rp2,800,000 

Rp17,200,000  Rp22,200,000  Rp2,800,000 

1  2  1 

2  3  1 

Rp8,600,000  Rp3,700,000  Rp2,800,000 

Rp17,200,000  Rp22,200,000  Rp2,800,000 

TOTAL 

Rp1,153,831,500

Perhitungan budget di atas meliputi biaya hardware, software dan manpower dalam implementasi yang akan dikerjakan oleh Avacs International untuk mendukung bisnis retail AJBS Group. Perhitungan tersebut merupakan detail budget secara keseluruhan dalam periode tiga tahun, yaitu dari tahun 2012 sampai 2014. Sedangkan untuk detail budget per tahun dapat dilihat pada lampiran. Berikut

merupakan

rekapitulasi

rencana

budget

implementasi selama periode tiga tahun, yaitu 2012 – 2014.

dari

keseluruhan

154

Tabel 4.51 Rekap Usulan Budget Tahun 2012 2013 2014 TOTAL (2012 – 2014)

Budget Rp 721.690.500 Rp 407.750.000 Rp 24.391.000 Rp 1.153.831.500

Dengan perincian detail pekerjaan dan rencana maka diharapkan ada potensial penghematan biaya dan penyederhanaan proses bisnis di AJBS. 4.11.4 Benefit Implementasi Berikut adalah pembahasan mengenai perhitungan benefit dari implementasi dengan perhitungan ROI, NPV dan payback period dari implementasi sistem yang diusulkan. Tabel 4.52 Benefit Implementasi Sistem No 1 2 3

•

Benefit POS equipment, software, computer / printer depreciation Rp 141.412.965 x 3 tahun Maintenance server & POS equipment on each retail store Rp 464.409.154 x 3 tahun Internet cost, IP phone, rent for IP public and domain Rp 19.551.726 x 3 tahun Total Benefit

NPV (Net Present Value) NPV = Total Benefit – Total Cost NPV = Rp 1.876.121.535 – Rp 1.153.831.500 NPV = Rp 722.290.035

Jumlah

Rp Rp

424.238.895 1.393.227.462 Rp

Rp

58.655.178

1.876.121.535

155

•

ROI (Return on Investment)

ROI =

TotalBenefit − TotalCost x100% TotalCost

ROI =

Rp1.876.121.535 − Rp1.153.831.500 x100% Rp1.153.831.500

ROI =

Rp722.290.035 x100% Rp1.153.831.500

ROI = 62,60 % per tahun •

Payback period

PaybackPeriod =

TotalCost TotalAnnualCashflow

PaybackPeriod =

Rp1.153.831.500 Rp722.290.035

Payback Period = 1,6 tahun atau 1 tahun 7 bulan Tabel 4.53 Perhitungan Benefit Implementasi Description Project Cost Benefits Savings for moves, adds, changes and removals Maintenance Saving Operational savings Financial Analysis Net Value Net Present Value Payback Period Return on Investment

Start Up 0

2012 721.690.500

Year Period 2013 407.750.000

2014 24.391.000

0 0 0 Total Benefits

141.412.965 464.409.154 19.551.726 625.373.845

141.412.965 464.409.154 19.551.726 625.373.845

141.412.965 464.409.154 19.551.726 625.373.845

(1.153.831.500) 722.290.035 1,6 years 62,60 %

(96.316.655)

217.623.845

600.982.845