BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1
Karakteristik Informan Pengambilan data ini di lakukan mulai tanggal 6 Januari 2012 sampai 20
Januari 2012 melalui wawancara mendalam atau indepth interview kepada informan yang terdiri dari kepala gudang farmasi, penanggung jawab obat masuk dan keluar dan petugas gudang di IFRS RSUD Dr. M.M Dunda Kabupaten Gorontalo yang di berikan 7 pertanyaan dan 43 pertanyaan kuisioner dari 5 item yang terdiri dari keadaan fisik gudang, pengaturan gudang obat, penyusunan stok obat, pencatatan stok obat dan pengamatan mutu obat. 4.2
Hasil Penelitian
4.2.1 Keadaan Fisik Gudang 1.
Hasil Observasi Di Instalasi Farmasi RSUD BLUD Dr. M.M. Dunda sendiri, keadaan fisik
gudang hampir memenuhi standar yang di tetapkan tetapi ada beberapa hal seperti udara tidak bergerak bebas di gudang karena gudang instalasi menggunakan AC (air conditioner) sebagai pendingin ruangan. Berikut hasil observasi keadaan fisik gudang yang ada di IFRS RSUD Dr. M.M. Dunda. Tabel 2. Keadaan Fisik Gudang Penyimpanan Obat
NO
1
Dokumen Gudang cukup besar untuk menyimpan semua persediaan obat
Ketersediaan Ya
Tidak
√
Keterangan Karena
masih
ada
sedian obat yang di
32
33
simpan di apotek Pintu gudang mempunyai dua gembok; 2
masing -masing mempunyai kunci yang
√
terpisah/ berbeda. Udara bergerak bebas di gudang; kipas angin 3
Ventilasi udara sangat
√
dan kawat nyamuk dalam keadaan baik.
kecil dan menggunakan AC
4
5
6
7
Gudang bebas hama; tidak ada tanda infestasi hama. Rak dan kotak terangkat dari lantai, di atas panggung atau papan dan batu bata. Persediaan disimpan rapih di atas rak atau dalam kotak. Lemari pendingin dalam keadaan baik; tidak ada makanan pegawai di dalam.
√ √ √ √
Struktur gudang dalam keadaan baik; tidak 8
Plafon dalam keadaan
√
ada retakan, lubang atau tanda kerusakan
tidak baik
oleh air. Narkotika dan obat psikotropika disimpan 9
terpisah di tempat penyimpanan yang dikunci
Disimpan dalam lemari
√
ganda.
tetapi
masih
gudang obat
Sumber: Observasi dari Kepala Gudang (MP) 2.
Hasil Wawancara Keadaan fisik gudang sangatlah mempengaruhi proses penyimpanan obat
sehingganya haruslah memenuhi standar yang telah di tetapkan agar penyimpanan obat efektif. Berikut hasil wawancara dengan informan: a)
Informan (i) “kondisi keadaan gudang untuk saat ini memang kurang memadai namun
tetap di gunakan dengan tetap memperhatikan penataan setiap obat sesuai dengan jenisnya”(MP)
dalam
34
b)
Informan (ii) “Kondisi gudang dalam keadaan baik bebas dari hama”(FN)
c)
Informan (iii) “Kondisi gudang kurang memadai namun tetap digunakan sebab kalau
bukan di tempat ini, dimana lagi obat akan di tempatkan”. (YD) 4.2.2 Pengaturan Gudang Obat 1.
Hasil Observasi Berdasarkan hasil observasi terhadap sistem penyimpanan atau pengaturan
gudang obat maka di peroleh data sebagai berikut: Tabel 3. Pengaturan Gudang Obat
NO 1
Ketersediaan
Dokumen
Ya
Persediaan dikelompokkan di atas rak sebagai obat: luar, oral dan suntikan
Tidak
Keterangan
√
Tablet, kapsul dan obat kering lainnya
2
(seperti paket oralit) disimpan dalam wadah
√
kedap udara di rak atas.
3 4 5 6
Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak tengah.
√
-Persediaan, seperti alat bedah, kondom dan
√
label, disimpan di rak bawah. Barang untuk suhu dingin disimpan di lemari pendingin. Tidak ada obat yang kadaluarsa dalam gudang.
√ √
Obat dengan tanggal kadaluarsa yang lebih
7
pendek
ditempatkan
berkadaluarsa lebih lama.
di
depan
yang
√
Tidak ada sediaan ini dalam gudang
35
Bagi obat dengan tanggal kadaluarsa yang
8
sama, obat yang baru diterima ditempatkan
√
di belakang yang sudah berada di atas rak. Persediaan tanpa tanggal kadaluarsa tetapi
9
dengan tanggal pembuatan, penempatan tanggal yang lebih baru berada di belakang
√
yang berumur lebih pendek.
10
Tidak ada obat rusak/bermutu rendah di atas rak.
√
Ada obat rusak tetapi di sendirikan di atas rak
Sumber: Observasi Peneliti (FN) 2.
Hasil Wawancara Hasil wawancara dengan kepala gudang instalasi Farmasi tentang
Pengaturan gudang obat maka informan mengatakan bahwa: “obat yang datang di susun berdasarkan abjad dan di simpan sesuai dengan jenisnya, obat askes, regular dan umum di sendirikan” (MP) Hal ini sebanding dengan hasil wawancara dengan petugas Instalasi Farmasi yang menyatakan bahwa penyimpanan obat di Instalasi Farmasi di sesuaikan dengan jenis obat dan untuk obat askes, regular dan umum di sendirikan. Untuk obat yang memerlukan suhu tertentu
maka di simpan dalam tempat yang
mempunyai suhu tertentu juga. 4.2.3 Penyusunan Stok Obat 1.
Hasil Observasi Berdasarkan hasil observasi dalam penyusunan stok obat di gudang obat,
maka peneliti melihat bahwa penyusunan stok obat di IFRS Dr.M.M Dunda sudah sesuai standar yang di tetapkan, berikut hasil observasi dengan petugas gudang instalasi
36
Tabel 4. Penyusunan Stok Obat
NO 1
Ketersediaan
Dokumen
Ya
Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan
√
Obat di susun dalam jumlah besar di atas
2
Keterangan
Tidak
Obat
√
pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi
tidak
disusun
dalam jumlah besar
dan teratur. Obat di susun juga berdasarkan temperatur,
3
udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada
√
tempat yang sesuai. Obat di susun dalam rak dan berikan nomor
Obat hanya di susun
kode, memisahkan obat dalam dengan obat-
4
√
obatan untuk pemakaian luar.
berdasarkan
FIFO
dan
serta
FEFO
menurut Alfabetis Apabila gudang tidak mempunyai rak maka
Dus kadang di buang
dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai
5
√
tempat penyimpanan.
langsung simpan
atau di
gudang obat Barang-barang
yang
memakan
tempat
seperti kapas dapat disimpan dalam dus
6
besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan
√
untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-
7
masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada
√
bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.
8
Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok
√
di luar
37
agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.
Sumber: Observasi Peneliti (YD) Hasil observasi pada sistem penyusunan stok obat menunjukan bahwa IFRS Dr. M.M. Dunda menggunakan sistem FIFO dan FEFO dalam tata cara penyimpanan dan juga penempatannya di sesuaikan dengan alfabetis tetapi masih ada obat yang rusak didalam rak obat. 2.
Hasil Wawancara Hasil wawancara mendalam dengan kepala gudang beserta dengan petugas
gudang instalasi farmasi Dr. M.M. Dunda bahwa penyimpanan obat di Rumah Sakit ini sudah memenuhi standar berikut hasil indepth interview a)
Informan (i) “Kegiatan penyimpanan obat di lakukan berdasarkan metode penyimpanan
FIFO artinya yang pertama masuk itulah yang pertama keluar” (MP) b)
Informan (ii) “Penyimpanan obat di simpan di rak obat sesuai jenis obat masing-masing,
apabila ada obat dengan tempratur 2oC - 8oC maka di simpan di kulkas /lemari pendingin, apabila ada obat psikotropika maka obat tersebut di simpan terpisah atau di tempatkan di lemari OKT” (FN) c)
Informan (iii) “Kegiatan penyimpanan obat di lakukan berdasarkan metode penyimpanan
FIFO artinya yang pertama masuk itulah yang pertama keluar” (YD)
38
Pada saat wawancara peneliti menanyakan apakah petugas sering melakukan kesalahan dalam penyimpanan obat maka beberapa petugas mengatakan iya dan beberapa petugas lain mengatakan tidak, hal ini yang membingungkan bagi peneliti. Berikut hasil wawancara dengan peneliti: a)
Informan (i) “Kesalahan itu mutlak tapi kita berusaha tetap memperhatikan jenis obat,
dan bagaimana cara menyimpannya misalnya beberapa jenis obat injeksi di simpan di bawah suhu 30 C maka kita simpan obat tersebut di dalam lemari es” (MP) b)
Informan (ii) “Tidak ada kesalahan dalam penyimpanan obat. (FN) Dalam pengaturan gudang obat ini meskipun petugas sering melakukan
kesalahan tetapi mereka selalu menjaga agar mutu obat tetap baik. 4.2.4 Pencatatan Stok Obat 1.
Hasil Observasi Berdasarkan hasil observasi terhadap system penyimpanan atau pengaturan
gudang obat maka di peroleh data sebagai berikut: Tabel 5. Pencatatan Stok Obat
NO 1
Dokumen Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
Ketersediaan Ya
√
Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan,
2
pengeluaran,
hilang,
rusak/daluwarsa)
langsung dicatat di dalam kartu stok
√
Tidak
Keterangan
39
3 4
Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan Tiap
baris
data
hanya
diperuntukkan
mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat
√ √
Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan
5
mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang
√
berasal dari 1 (satu) sumber dana Data pada kartu stok digunakan untuk
6
menyusun laporan, perencanaan pengadaan-
√
distribusi Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan
7
Biasanya
√
kartu stok obat
pada
keluar dan stok akhir tidak sesuai
Ada catatan penyingkiran obat; catatan
8
mengandung tanggal, jam, saksi dan cara
√
penyingkiran.
Sumber: Observasi peneliti(MP) 2.
Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara mengenai pencatatan kartu stok obat bahwa
petugas sering melakukan kesalahan dalam penulisan kartu stok obat, hal ini sesuai dengan wawancara dengan informan yaitu: a)
Informan (i)
“petugas sering melakukan kesalahan dalam pencatatan kartu stok obat biasanya pada obat keluar dan stok akhir yang tidak sesuai”(MP) b)
Informan (ii)
“kami biasanya salah dalam pencatatan kartu stok obat di karenakan pihak apotek tidak memberitahukan pengambilan obat di gudang, dan pengambilan obat tersebut di beritahukan setelah sehari kemudian” (FN)
obat
40
c)
Informan (iii)
“petugas sering melakukan kesalahan dalam pencatatan stok obat” (YD) Hasil wawancara ini dapat di lihat bahwa petugas instalasi farmasi sering melakukan kesalahan di akibatkan kurangnya komunikasi di antara petugas apotek dan petugas gudang. 4.2.5 Pengamatan Mutu Obat 1.
Hasil Observasi Berdasarkan hasil wawancara mengenai pengamatan mutu obat bahwa
instalasi farmasi RSUD Dr. M.M. Dunda tidak sesuai standar yang di berikan karena masih banyak hal yang tidak terpenuhi, seperti hasil observasi berikut ini: Tabel 6. Pengamatan Mutu Obat
NO
Ketersediaan
Dokumen
Ya
Tidak
Keterangan
Selalu memantau kondisi penyimpanan untuk menjamin bahwa obat-obat yang di
1
konsumsi
oleh
pasien
benar-benar
√
terhindar dari pengaruh buruk cuaca dan lingkungan sekitar. Obat-obat dalam keadaan steril ; tidak
2
terjadi kerusakan-kerusakan
√
Beberapa obat yang di simpan berubah
3
Iya, karena kurangnya
√
menjadi toksik
pasien
yang
menggunakan obat ini
4
Sering di lakukan penilaian mutu obat
5
Pengamatan mutu obat di lakukan setiap
√ √
Pengamatan tidak tetap
41
hari
di lakukan
Ada beberapa Obat untuk Setiap bulan
6
bulannya expired
√
Sediaan oral terjadi perubahan warna setiap
7
8
harinya Ada catatan untuk pengamatan mutu obat
√ √
Tidak
mencatat
pengamatan mutu obat
Sumber : Observasi peneliti (MP) Dari hasil observasi di atas maka dapat di katakan bahwa pengamatan mutu obat di intalasi farmasi tidak di lakukan sehingganya masih banyak obat yang kadaluarsa setiap bulannya, hal ini terjadi karena tidak adanya catatan pengamatan mutu obat, di IFRS ini hanya di lakukan pengamatan secara langsung. 2.
Hasil Wawancara Hasil wawancara dengan informan mengenai pengawasan mutu obat bahwa
petugas selalu memeriksa setiap obat yang kadaluarsa tetapi tidak setiap hari dan langsung di laporkan kepada dokter untuk segera menggunakan obat tersebut dan jika obat tersebut mempunyai mutu yang kurang maka akan di kembalikan ke PBF. Seperti cuplikan indepth interview berikut ini: “Pengamatan mutu obat sering di lakukan sesering mungkin, ada obat masuk tetap di pantau/dicek dalam setiap jenis obat, kalau ada obat yang kurang mutu maka obat tersebut di kembalikan kepada PBF”(FN) “Kalau ada obat yang sudah mendekati expair maka di laporkan kepada dokter untuk cepat menggunakan obat tersebut”(YD)
42
Stok obat yang tersedia di pantau secara terus menerus dari obat masuk sampai keluar sehingga dapat di ketahui tanggal kadaluarsa, oleh karena itu selain kiat yang di lakukan melalui pernyataan informan di atas. Untuk menjaga kelangsungan persediaan obat, apabila obat akan habis maka harus di pesan dengan melihat sisa stok obat dan bekerja sama dengan pedagang besar farmasi “untuk menjaga kelangsung persediaan obat yang ada di instalasi kita harus melihat sisa stok obat kalau sudah habis maka kita membuat nota pesanan”(MP)
4.3
Pembahasan Pembahasan diuraikan sesuai dengan hasil penelitian dan indikator
penelitian yaitu, keadaan fisik gudang, pengaturan gudang obat, penyusunan stok obat, pencatatan kartu stok, dan pengamatan mutu obat. 4.3.1 Keadaan Fisik Gudang Menurut WHO untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obat, maka di perlukan pengaturan tata gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu di pertimbangkan yaitu kemudahan bergerak, sirkulasi udara yang baik serta adanya kondisi penyimpanan khusus. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap keadaan fisik gudang menunjukan bahwa beberapa kriteria untuk gudang obat belum terpenuhi. Beberapa kriteria tersebut yaitu gudang tidak terlalu cukup besar sehingganya banyak barang yang masuk, sebagiannya masih ditampung di Apotek. Menurut
43
Lachman (2008) Salah satu yang sangat mempengaruhi berfungsi atau tidaknya suatu gudang adalah kapasitas gudang itu sendiri. Udara di gudang obat tidak bergerak bebas di karenakan ventilasi udara sangatlah kecil dan juga struktur gudang dalam keadaan tidak baik, berdasarkan hasil observasi plafon gudang masih rusak. Semua persediaan disimpan rapi di atas rak dan kotak. Sehingganya dapat dikatakan keadaan fisik gudang IFRS Dr. M.M Dunda belum mencapai standar minimal serta belum efektif dalam pengaturan gudang obat dan efisien dalam kemudahan penyimpanan obat. 4.3.2 Pengaturan Gudang Obat Sistem pengaturan gudang obat adalah suatu hal yang perlu di perhatikan juga karena merupakan salah satu faktor yang mendukung mutu obat. Dalam pengaturan gudang yang harus diperhatikan adalah agar obat tidak rusak secara fisik dan kimia, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007). Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, wadah sekurangkurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluarsa. (Anonim, 2006) Di IFRS Dr.M.M. Dunda sendiri sudah memenuhi standar yang ditentukan dan sudah efisien. Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 11 januari 2012 bahwa pengaturan gudang obat disesuaikan dengan jenis jaminannya yaitu obat askes, regular dan umum di sendirikan.
44
Persediaan obat juga dikelompokkan sesuai dengan sediaan, seperti oral diletakan di atas rak, obat cair diletakan di rak tengah, obat yang memerlukan suhu tertentu diletakan di dalam lemari pendingin. Dari hal di atas tersebut dapat dikatakan bahwa pengaturan gudang obat sudah efektif dan efesien. 4.3.3 Penyusunan Stok Obat Penyusunan stok obat yang sesuai prosedur dapat memudahkan petugas dalam pencarian obat, menghitung dan mengetahui jumlah persediaan lebih akurat, mudah diawasi, serta mudah dalam pengendaliaanya. (Anonim, 2008) Hasil observasi
yang dilakukan mengenai penyusunan stok obat
menunjukan bahwa tata penyusunan stok obat di gudang obat sudah efektif dan efesien. Obat di susun menurut bentuk sediaan dan alfabetis . Menurut informan penelitian bahwa stok obat di susun berdasarkan sistem FEFO yang artinya obat yang kadaluarsa lebih awal, maka obat tersebut pertama dikeluarkan. Hal ini sebanding dengan yang di kemukakan Priyambodo (2007) bahwa Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) Penyusunan stok obat bagi obat yang mendekati ekspair menurut informan diletakan di atas rak dan diberi kode bahwa obat ini akan mendekati ekspair, begitu juga obat yang sudah rusak masih di letakan di atas rak tetapi sudah ada kode tertentu bahwa obat tersebut rusak.
45
4.3.4 Pencatatan Kartu Stok Obat Pencatatan kartu stok di RSUD BLUD Dr. M.M. Dunda Kab. Gorontalo merupakan kegiatan dalam rangka penatalaksaan obat-obatan secara tertib. Pencatatan kartu stok sendiri di gudang farmasi sudah tersedia dan sudah memadai. Penyelenggaraan pencatatan kartu stok dilakukan oleh petugas ketika obat masuk dan obat keluar. Kartu stok dilaporkan kepada kepala instalasi dan dibuat rekapan laporan bulanan. Adapun kartu stok di IFRS Dr. M.M. Dunda memuat Tabel 7. Contoh Kartu Stok Obat DI IFRS Dr. M.M Dunda Terima dari PBF
Jumlah
Tanggal terima
Keluar
Tanggal
Stok
Keluar
akhir
Ket.
Kartu stok IFRS Dr.M.M.Dunda ini sendiri tidak mencantumkan tanggal kadaluarsa obat tetapi tanggal kadaluarsa dicatat dan di input di data komputer. Kartu stok juga harus mencantumkan nomor bat agar petugas gudang dapat mengetahui obat yang tanggal kadaluarsa semakin dekat. Kemudian pada pencatatan kartu stok obat, petugas sering melakukan kesalahan biasanya pada obat keluar dan stok akhir tidak sesuai. Menurut
46
informan yang di wawancarai pada tanggal 12 Januari 2012 bahwa kesalahan ini mutlak karena kesalapahaman antara pihak apotek dan pihak gudang, pihak apotek tidak memberitahukan kepada petugas gudang ketika mengambil obat di gudang dan di beritahukan setelah sehari kemudian. Akibat dari kesalahan pencatatan kartu stok maka menurut Departemen Kesehatan RI (2007) yaitu kemungkinan perbekalan farmasi meningkat dan juga meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi. Pada pencatatan kartu stok obat di IFRS keseluruhannya belum mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan juga belum mencapai waktu pengedalian obat serta dan pencatatan kartu stok belum memenuhi standar yang di tetapkan oleh Dinkes RI. 4.3.5 Pengamatan Mutu Obat Untuk menjamin penyimpanan obat maka penyimpanan perlu dilakukan pengawasan atau pengamatan terhadap mutu obat yang dilakukan dengan cara memeriksa setiap obat berdasarkan tanggal ekspair obat yang tertera pada label atau kemasannya, bila ditemukan obat yang mendekati ekspair maka obat tersebut segera dilaporkan kepada dokter, pelaporan di maksudkan agar obat yang mendekati kadaluarsa untuk segera dimanfaatkan sesuai dengan peruntukkannya untuk menghindari keterlambatan pemakaian hingga pada akhir waktu pemakaian yang dianjurkan. Syarat mutu obat yang baik mencapup identitas, kemurnian, potensi, keseragaman dan ketersediaan hayati (Farmakope, 1997)
47
Dari hasil indepth interview dengan petugas gudang farmasi bahwa obat yang kadaluarsa pada tahun 2011 adalah 31 jenis obat yang di presentasikan sekitar 14 % dari jumlah obat regular. Menurut penelitian sebelumnya bahwa presentasi kadaluarsa di IFRS Dr. M.M. Dunda sekitar 25% pada tahun 2008, dan pada tahun 2011 sekitar 14%. Walaupun mengalami penurunan tetapi masih ada obat yang kadaluarsa sehingganya dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanannya belum efektif dan efesien tetapi ada beberapa hal yang belum di lakukan sehingganya obat masih banyak yang kadaluarsa seperti tidak ada catatan mengenai mutu obat, pengamatan tidak di lakukan setiap hari dan tidak adanya tanggal kadaluarsa di kartu stok obat. Hal tersebut di atas merupakan salah satu faktor banyaknya obat yang kadaluarsa,
yang paling penting adalah bagaimana sistem
manajemen
penyimpanan obat di IFRS itu sendiri. Baik melakukan pembicaraan dengan dokter atau memberikan informasi kepada pasien terhadap obat tersebut.
