BAB IV IV.
4.1.
HASIL DAN PEMBAHASAN IIIII
Investigasi Sistem
4.1.1. Studi Literatur Pengguna perpustakaan pada umumnya mengharapkan layanan perpustakaan yang memiliki kualitas layanan dalam hal kecepatan, kemudahan dan kenyamanan dalam memperoleh informasi yang diperlukan.
Namun sejauh ini masih saja
dirasakan kurangnya kenyamanan yang diharapkan misalnya, pengguna masih harus datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi tercetak. Sarana internet yang disediakan berupa web site perpustakaan memang cukup memadai untuk mempercepat sampainya informasi koleksi kepada pengguna namun masih bersifat formal. Facebook memberikan peluang untuk mengembangkan aplikasi yang dapat bekerja di dalam platform Facebook yang mana aplikasi tersebut dapat melayani pengguna perpustakaan secara realtime, di mana saja, dengan tidak meninggalkan kenyamanan berinteraksi sosial di dalam halaman Facebook.
4.1.2. Studi Kelayakan 1.
Kelayakan teknis a.
Hardware: Pengembangan sistem ini tidak memerlukan hardware tambahan selain peralatan komputer yang dipergunakan sehari-hari oleh perpustakaan.
b.
Software: Dalam melakukan pengembangan sistem ini sudah tersedia dengan yaitu Facebook application yang dapat dioperasikan secara online. Software tambahan yang diperlukan adalah software yang sudah lazim dipergunakan dalam kegiatan perpustakaan berupa operating system, browser, dan database manager yang tersedia secara gratis (open source).
c.
Netware: menggunakan fasilitas jaringan yang sudah ada yaitu jaringan pertemanan Facebook yang tidak terbatas lokasi dan status namun dapat dilakukan pembatasan sesuai kebutuhan.
24
d.
Brainware: Sumber daya manusia yang terlibat dalam sistem ini cukup dengan kemampuan mengoperasikan peralatan standar saja.
e.
Dataware: Data yang diolah dan disajikan berasal dari database perpustakaan yang sudah ada.
2.
Kelayakan operasional Kelayakan opersional yang menjadi perhatian dalam penelitian ini menyangkut kemampuan sistem mengakomodasi tujuan lembaga/institusi dalam memperoleh informasi dan kemampuan sistem menghasilkan informasi sesuai proses bisnis perpustakaan a.
Pencapaian tujuan lembaga/institusi Tujuan perpustakaan adalah menjadi sarana penghimpun, pengolah dan penyebaran informasi. Sistem layanan depan melalui Facebook akan mampu memenuhi tujuan tersebut mengingat sifat dari jejaring sosial online ini yang sangat relasional dengan sendirinya membuat perpustakan terhubung dengan jaringan komunitas pengguna yang luas.
b.
Pemenuhan kebutuhan informasi Kemampuan dari aplikasi Facebook dan fitur-fitur yang tersedia sangat memungkinkan kebutuhan informasi dari pengguna dapat terpenuhi.
3.
Kelayakan organisasi Dari survey dan pengamatan yang telah dilakukan menyangkut beberapa aspek antara lain penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi, pengaruh sistem terhadap struktur organisasi serta kebutuhan pelatihan secara khusus. a.
Penerimaan orang yang terlibat dalam organisasi Didapati bahwa semua orang yang terlibat langsung dalam kegiatan layanan depan tidak menemui kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan sistem layanan depan melalui Facebook ini mengingat hampir semua pihak cukup mengenal dan terbiasa menggunakan Facebook dalam kegiatan pertemanan sehari-hari.
25
b.
Pengaruh sistem terhadap struktur organisasi Penerapan sistem baru pada layanan depan perpustakaan tidak memerlukan perubahan apa-apa dalam struktur organisasi. Setiap bidang layanan dapat tetap berjalan sebagaiumana mestinya meskipun ada sedikit penyesuaian kegiatan dimana layanan depan melalui Facebook ini merupakan sistem layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna Facebook secara real time.
c.
Kebutuhan akan pelatihan Penerapan sistem ini sangat mudah dilaksanakan sehingga tidak memerlukan pelatihan secara khusus karena semua staf perpustakaan maupun para pengguna perpustakaan pada umumnya telah terbiasa menggunakan Facebook. Hanya ada beberapa fitur dalam Facebook yang perlu sedikit waktu untuk mempelajarinya karena biasanya jarang digunakan namun menjadi fitur penting dalam sistem ini antara lain fitur notes, event, disscussion.
4.
Kelayakan Ekonomi Manfaat
secara ekonomi
diperkirakan
secara kualitatif melalui
pengamatan bahwa dengan menerapkan sistem ini akan menghemat waktu dalam menelusur informasi perpustakaan karena pengguna akan lebih tertarik mengunjungi perpustakaan melalui sistem ini. Di pihak lain secara teknis tidak diperlukan biaya pemeliharaan tambahan mengingat Facebook memang menyediakan semua fasilitas tanpa memungut biaya.
4.2.
Analisis Sistem Kegiatan analisis sistem dilaksanakan dengan mengadakan survey di empat
perpustakaan universitas yang dianggap telah memiliki kualifikasi layanan depan yang baik dan lengkap antara lain, perpustakaan Universitas Bina Nusantara, perpustakaan Universitas Indonesia, perpustakaan Universitas Pelita Harapan dan perpustakaan Institut Teknologi Bandung. Untuk mengetahui harapan pengguna perpustakaan terhadap layanan depan perpustakaan dilakukan survey dengan cara membagikan angket kepada pengguna perpustakaan dan staf perpustakaan. Selain
26
itu juga dilakukan survey terhadap web site perpustakaan dari keempat perguruan tinggi tersebut sebagai bagian dari komponen layanan depan. Analisis sistem di Perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus dilakukan terhadap aplikasi berbasis web yang sebelumnya sudah digunakan yaitu Senayan Library Management System (SLIMS).
4.2.1. Sistem yang ada Sistem layanan depan yang diterapkan pada umumnya cukup lengkap dan modern dimana pada umumnya perpustakaan sudah memiliki sarana komputer dan layanan yang sudah terotomasi.
Dari hasil angket diperoleh kesimpulan bahwa
secara umum baik pengguna maupun staf perpustakaan mengharapkan peningkatan kualitas layanan depan yang lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau, dan dapat mengakses melalui internet. Survey
terhadap
web
site
perpustakaan
dilakukan
dengan
tujuan
mengidentifikasi sejauh mana komponen layanan depan telah diakomodasi secara online oleh web site perpustakaan. Hasil identifikasi tersebut selengkapnya disajikan dalam Tabel 2. Dari hasil survey terhadap web site perpustakaan tersebut dapat disimpulkan bahwa tidak semua fungsi layanan depan terakomodasi secara lengkap. Analisis terhadap penggunaan Senayan Library Management System (SLIMS) pada Perpustakaan STAT disajikan pada Tabel 3. Analisis terhadap aplikasi SLIMS menunjukkan hanya terdapat tiga fungsi layanan depan yang dapat dilayani yaitu pencarian koleksi, reservasi dan kolaborasi.
Sedangkan keenam fungsi layanan
depan lainnya tidak terakomodasi oleh SLIMS. Setelah dilakukan analisis terhadap layanan depan perpustakaan melalui analisis web site dan menginventarisassi harapan pengguna terhadap layanan depan serta analisis terhadap penggunaan aplikasi perpustakaan berbasis web (SLIMS) di perpustakaan Sekolah Tinggi Alkitab Tiranus maka penulis melakukan evaluasi terhadap penerapan layanan depan perpustakaan. Jika sistem layanan depan dapat melaksanakan keseluruhan fungsi layanan depan secara maksimal, lebih baik, lebih cepat, lebih mudah dijangkau maka informasi yang dibutuhkan pengguna akan lebih cepat diperoleh dan pengguna perpustakaan akan merasakan manfaat yang lebih besar lagi.
Oleh karena itu penulis merekomendasikan pengembangan Sistem
27
Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) sebagai solusi untuk meningkatkan kualitas layanan depan perpustakaan.
Tabel 2 Hasil Survey Website Perpustakaan No
Fungsi Layanan Depan
1
Search
2
Reservasi
3
Konsultasi
4
Edukasi
5
Survey kepuasan
6
Kompilasi Kritik dan saran Penyebaran Informasi
7
8
Kolaborasi
Prosedur fungsi
Perpustakaan BINUS
Perpustakaan UI
Perpustakaan UPH
Perpustakaan ITB
Pencarian koleksi dengan kata kunci Pemesanan koleksi dengan form pesanan atau kontak via chat box Pertanyaan literatur via chat box atau forum diskusi Informasi berupa pengarahan meningkatkan kemampuan literasi Form isian online terdokumentasi Form isian online terdokumentasi
Search our collection
Katalog Online Database ada
Catalog
Online catalogues
Tidak ada
Tidak ada
Online Reference Service
Kontak
Contact Us
Tidak ada
Research Education
FAQ Panduan Forum diskusi
Library FAQ
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Usulan koleksi
New collection Most borrowed collections Binus Gallery What’s New on Library Jurnal online Yahoo chat box
Berita
News What’s new
Agenda perpustakaan
Link web site Katalog bersama
Tidak ada
Katalog bersama E-Journal
Kerjasama dengan pihak lain
My Reservation status
28
Tabel 3 Analisa Penggunaan SLIMS di Perpustakaan STAT No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Fungsi Layanan Depan
Prosedur fungsi
Search Reservasi
Pencarian koleksi dengan kata kunci Pemesanan koleksi dengan form pesanan Sosialisasi Sarana sosialisasi kepada pengguna perpustakaan Konsultasi Pertanyaan literatur via chat box atau forum diskusi Edukasi Informasi berupa pengarahan meningkatkan kemampuan literasi Survey kepuasan Form isian online terdokumentasi Kompilasi Kritik Form isian online terdokumenrasi dan saran Penyebaran Informasi Kolaborasi Kerjasama dengan pihak lain
SLIMS ada ada
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Ada: Berupa fasilitas UNICODE, fitur katalog bersama yang dapat menggabungkan database SLIMS
Tabel 4 Kebutuhan Informasi Berdasarkan Fungsi Layanan Depan No
Fungsi layanan depan
Informasi yang dibutuhkan Sumber
1
Search
Data koleksi perpustakaan
2
Reservasi
Data pengguna
3
Sosialisasi
Info Perpustakaan
Database perpustakaan Database Perpustakaan Staf
4
Konsultasi
Info konsultatif
Staf dan pengguna
5
Edukasi
Materi edukasi
Staf
6
Survey kepuasan
Data responden
Pengguna
7
Kompilasi
dan Data responden
Pengguna
Kritik
saran 8
Penyebaran Informasi
Info perpustakaan
Staf
9
Kolaborasi
Kegiatan kolaboratif
Staf dan pengguna
29
4.2.2. Identifikasi Kebutuhan Informasi Untuk mencapai standar kualitas layanan depan yang lebih baik diharapkan dapat memenuhi fungsi
layanan depan perpustakaan yang dapat melakukan
pencarian koleksi, reservasi, sosialisasi, konsultasi, edukasi, survey kepuasan pengguna, kompilasi kritik dan saran, penyebaran informasi dan kolaborasi. Identifikasi
kebutuhan
informasi
berkaitan
dengan
fungsi
layanan
depan
perpustakaan disajikan pada Tabel 4.
4.2.3. Kebutuhan Fungsional Dari kebutuhan informasi tersebut di atas maka dapat diketahui kebutuhan fungsional Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook (SLDPMF) dalam hubungan dengan fungsi layanan depan perpustakaan sebagaimana dijelaskan pada Tabel 5. Tabel 5 Kebutuhan Fungsional dalam Hubungan Dengan Fungsi Layanan Depan No
Kebutuhan Fungsional Sistem
Kode Fungsional Sistem SLDPMF-01 SLDPMF-02 SLDPMF-03
1 2 3
Login dan logout Manipulasi data pengguna dan staf Pencarian koleksi
4 5 6 7
Pemesanan koleksi Peminjaman/pengembalian koleksi Menampilkan kriteria laporan Manipulasi data polling/survey, kritik/saran, pertanyaan
SLDPMF-04 SLDPMF-05 SLDPMF-06 SLDPMF-07
8
Kontak pengguna dan staf perpustakaan
SLDPMF-08
Fungsi Layanan Depan
-Pencarian Koleksi -Reservasi
-Sosialisasi -Edukasi -Survey -Kompilasi kritik/saran -Konsultasi -Edukasi -Penyebaran Informasi -Kolaborasi
Untuk memperoleh gambaran umum dari sistem layanan depan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan fungsional tersebut maka dijelaskan dengan menggunakan diagram konteks pada Gambar 7.
30
Gambar 7 Diagram Konteks Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook
Gambar 8 Diagram Aliran Data Tingkat-1 (DFD level-1)
31
Sistem berinteraksi dengan pengguna dan staf perpustakaan. Staf perpustakaan harus melakukan login dengan cara memasukkan password, setelah terjadi validasi login maka staf perpustakaan diizinkan masuk ke dalam sistem. Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data koleksi, pemesanan, peminjaman/pengembalian, polling/survey,
kritik/saran,
pertanyaan,
kontak
pengguna,
pengguna,
staf
perpustakaan dan menampilkan kriteria laporan. Penjabaran dari diagram konteks tersebut dibuat berupa Diagram aliran data tingkat-1 (DFD Level-1) yang terdiri atas delapan proses yaitu: login buka/tutup, manipulasi data staf dan pengguna, pencarian koleksi, reservasi, manipulasi data koleksi dan transaksi, laporan, polling/saran/pertanyaan, kontak pengguna/staf. DFD level-1 (SLDPMF) ini dapat dilihat pada Gambar 8.
4.2.4. Rekomendasi Pengembangan Sistem Dari hasil analisis terhadap sistem yang ada, kebutuhan fungsional dan kebutuhan informasi maka diperlukan pengembangan sistem layanan depan yang dapat mengatasi kekurangan pada sistem layanan yang ada, memenuhi kebutuhan informasi dan mengakomodir semua fungsi layanan depan perpustakaan yang dalam penelitian akan dikembangkan Sistem Layanan Depan Perpustakaan Melalui Facebook.
4.3.
Desain Sistem Sistem layanan perpustakaan melalui Facebook didesain agar dapat
menampilkan informasi yang terhimpun pada database perpustakaan di web server dalam format Facebook, dimana pengguna dapat tetap berada dalam situs Facebook pada saat mencari informasi dari database perpustakaan. Berbagai fitur yang telah tersedia pada Facebook dimanfaatkan semaksimal mungkin guna melengkapi kemampuan sistem dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
Hubungan antara
database, web server, platform Facebook dan pengguna Facebook dapat dijelaskan dengan Gambar 9. Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data melalui aplikasi Facebook dan kontak dengan staf perpustakaan dengan fitur Facebook.
Staf
32
perpustakaan memasuki sistem melalui akun Facebook untuk melakukan lihat data, input data melalui aplikasi Facebook dan kontak dengan pengguna melalui fitur
Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 10.
Gambar 9 Hubungan Database Perpustakaan, Webserver Perpustakaan, Platform
Facebook dan Pengguna Facebook
Gambar 10 Desain Sistem SLDPMF
33
4.3.1. Menentukan Spesifikasi Sistem Kebutuhan sistem layanan depan perpustakaan melalui Facebook ini mencakup: -
Hardware: dibutuhkan perangkat komputer PC dengan kemampuan standar untuk melakukan menjalankan sistem.
-
Software: dibutuhkan software standar berupa Operating System dan browser internet.
-
Brainware: dibutuhkan sumber daya manusia yang mampu bekerja pada Operating System standar (Ms Windows) dan mampu mengoperasikan fiturfitur Facebook.
-
Netware: dibutuhkan akun pada jejaring Facebook.com.
-
Dataware: Dibutuhkan database koleksi perpustakaan yang berbasis web.
4.3.2. Desain Proses SLDPMF memiliki beberapa fungsi yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran, fungsi tersebut dijabarkan sebagai proses.
Deskripsi proses SLDPMF
tersebut dijelaskan pada Tabel 6. Layanan yang dapat diperoleh melalui sistem ini terbagi menjadi dua sumber yaitu: - layanan informasi yang terhimpun dalam database perpustakaan yaitu data koleksi perpustakaan, transaksi peminjaman/pengembalian dan reservasi. - layanan informasi yang diberikan langsung oleh staf perpustakaan menggunakan fitur Facebook yang tersedia yaitu: a. layanan konsultasi, menggunakan fitur chat, message, group chat b. edukasi, menggunakan fitur notes, photo, video c. survey kepuasan pengguna, menggunakan fitur polling application, notes d. kompilasi kritik dan saran, menggunakan fitur status wall, message, notes. e. penyebaran informasi, menggunakan fitur event, status wall, message, photo, video. f. Kolaborasi, menggunakan fitur group chat, likes, discussion.
34
Tabel 6 Desain Proses Pada SLDPMF No
1
Kode Fungsional Sistem SLDPMF-01
2
SLDPMF-02
3
SLDPMF-03
4
SLDPMF-04
5
SLDPMF-05
6
SLDPMF-06
7
SLDPMF-07
8
SLDPMF-08
Proses
Staf perpustakan memasukkan data berupa kode staf dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam SLDMF melalui Facebook Application. Pengguna memasukkan data berupa kode pengguna dan password untuk login terlebih dahulu ke dalam SLDMF melalui Facebook Application Staf perpustakaan dapat melakukan manipulasi data pengguna seperti menambah, mengubah, menghapus dan menyimpan data pengguna yang dilakukan melalui Facebook Application kemudian akan disimpan pada database yaitu pada tabel pengguna. Staf dapat melakukan pencarian koleksi dengan memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook Application. Pengguna dapat melakukan pencarian koleksi dengan memasukkan kata kunci pencarian melalui Facebook Application. Staf perpustakaan dapat melakukan proses pemesanan koleksi yang kemudian akan disimpan dalam tabel pemesanan pinjaman koleksi. Pengguna dapat melakukan pemesanan koleksi yang ingin dipinjam melalui Facbook Application yang kemudian akan disimpan dalam tabel pemesanan. Staf perpustakaan melakukan proses transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi melalui Facebook Application yang kemudian akan disimpan dalam database pada tabel sirkulasi. Staf perpustakaan dapat mencetak laporan melalui Facebook Application. Staf perpustakaan dapat mengelola polling, kritik/saran, pertanyaan pengguna, menyebarkan informasi dengan fitur message, chat, group chat, group doc, notes, event, link, dan informasi yang dikemas dalam bentuk foto atau video.
Pengguna dapat melakukan kontak dengan staf perpustakaan melalui fitur Facebook standar seperti chat, message, wall status, comment, dan email (@Facebook.com mail). Staf perpustakaan dapat melakukan kontak dengan pengguna melalui fitur Facebook standar seperti chat, message, wall status, comment, email (Facebook.com mail). Pengguna dapat menggunakan fitur Facebook untuk mengikuti polling, memasukkan kritik atau saran, mengajukan pertanyaan, memperoleh pengarahan dan informasi dari staf perpustakaan dengan fitur message, chat, group chat, group doc, notes, event, link, foto dan video.
Fungsi Layanan Depan
- Pencarian koleksi
- Reservasi
- Reservasi
- Konsultasi - Edukasi - Survey - Kompilasi kritik dan saran -Penyebaran Informasi - Kolaborasi - Konsultasi
- Konsultasi
- Konsultasi - Edukasi - Survey - Kompilasi Kritik dan saran -Penyebaran Informasi - Kolaborasi
35
Gambar 11 Struktur Menu
Gambar 12 Desain Tampilan Antarmuka SLDPMF
36
Tabel 7 Desain Input-Output No Form 1 Login Facebook
2
Aplikasi perpustakaan
3
Login staf (SLIMS)
4
OPAC (SLIMS)
5
Login Member (SLIMS)
6
FB Page Perpustakaan
7
Aplikasi Perpustakaan (FB Page Perpustakaan) Notes (FB Page Perpustakaan) Discussions (FB Page Perpustakaan)
8 9
10 11
12 13
links (FB Page Perpustakaan) Status (FB Page Perpustakaan) Photo (FB Page Perpustakaan) Video (FB Page Perpustakaan)
Deskripsi Login menggunakan username dan password untuk masuk ke dalam akun Facebook Tampilan aplikasi Facebook yang terkoneksi dengan aplikasi perpustakaan (SLIMS) pada web server melalui canvas IFrame. Login pada SLIMS menggunakan username dan password untuk memasuki menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS Form pencarian data koleksi dengan cara mengetikkan kata kunci untuk menampilkan daftar hasil pencarian Login pada SLIMS menggunakan username dan password untuk memasuki menu Loan Information, Reservasi, Membership status Fasilitas Facebook yang menyediakan link menuju menu: Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like Link yang menghubungkan ke form Aplikasi Perpustakaan Fasilitas Facebook guna memuat catatan berupa teks Fasilitas Facebook guna memuat teks yang dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang, sebagai sarana diskusi Fasilitas untuk mencantumkan link url tertentu Fasilitas untuk menuliskan teks yang dapat dibaca siapa saja yang membuka Page ini Fasilitas upload file image baik foto atau gambar Fasilitas untuk upload file video
Tampilan Standar Facebook Ditunjukkan pada Gambar 12 form SLIMS
form SLIMS
Form SLIMS
Form standar Facebook
Form standar Facebook Form standar Facebook Form standar Facebook
Form standar Facebook Form standar Facebook Form standar Facebook Form standar Facebook
37
14 15
16 17
18
19
Question (FB Page Perpustakaan) FB Group Perpustakaan
Fasilitas untuk membuat polling
Form standar Facebook Fasilitas kelompok dengan tiga Form standar pilihan jenis keanggotaan: open, Facebook closed dan secret. Pada form ini terdapat Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event. Post, Link, Photo, Video Beberapa fasilitas sama dengan Form standar dan Question (FB Group) yang terdapat pada FB Page Facebook Chat with group (FB Fasilitas komunikasi (chat) antar Form standar Group) sesama anggota dalam waktu Facebook bersamaan Create document (FB Fasilitas untuk membuat dokumen Form standar Group) teks yang langsung terkirim ke Facebook semua anggota dan tersimpan dalam kolom “Docs” Create Event Fasilitas untuk membuat undangan Form standar kegiatan yang terlah dijadwalkan. Facebook
4.3.3. Desain basisdata Basisdata menggunakan basisdata yang ada yang sudah digunakan sebelumnya yaitu Senayan Library Management System (SLIMS) yang akan dihubungkan dengan antarmuka Facebook melalui platform Facebook.
4.3.4. Desain antarmuka 1.
Struktur Menu Desain antar muka dilakukan dengan membuat struktur menu Sistem Layanan
Depan Perpustakaan Melalui Facebook dengan bagan pada Gambar 11.
2.
Tampilan Antarmuka Pada tampilan antarmuka ini pengguna dapat menggunakan semua perintah
pada SLIMS yang dapat dioperasikan melalui tampilan Facebook.
Rancangan
antarmuka dijelaskan pada Gambar 12.
4.3.5. Desain Proses dan input-output Dalam SLDPMF pengguna memasuki sistem melalui akun Facebook untuk selanjutnya pengguna dapat melakukan lihat data, input data dan kontak dengan staf
38
perpustakaan dengan fitur Facebook. Staf perpustakaan memasuki sistem melalui akun Facebook untuk melakukan lihat data, input data dan kontak dengan pengguna melalui fitur Facebook. Proses SLDPMF dijelaskan dengan bagan pada Gambar 8. Berikunya dilakukan desain input dan output untuk menentukan halaman apa saja yang diperlukan untuk memasukkan dan melihat data dari SLDPMF. Deskripsi desain input-output dapat dilihat pada Tabel 7.
4.4.
Implementasi Sistem
4.4.1. Pembuatan Prototipe 4.4.1.1.Perangkat keras Pembuatan prototipe SLDPMF ini memanfaatkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: -
Processor Pentium Dual Core 3.00 GHz
-
Memory 2.00 GB
-
Harddisk 300 GB
-
Monitor dengan display setting 1024x768
-
Keyboard dan mouse
4.4.1.2.Perangkat lunak Pembuatan prototipe SLDPMF ini menggunakan perangkat lunak sebagai berikut: -
Sistem operasi: Windows XP SP2
-
Internet browser (Chrome/Firefox/IE)
-
PHP untuk bahasa pemrograman web
-
PHP Expert Editor sebagai editor bahasa pemrograman PHP
4.4.1.3.Koneksi Facebook Aplikasi Facebook menyediakan fasilitas untuk menghubungkan antara aplikasi perpustakaan di web server dengan platform Facebook. Terdapat dua cara yang dapat digunakan yaitu fasilitas canvas IFrame dan canvas FBML.
39
4.4.1.3.1.
Koneksi Facebook dengan IFrame
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database di web server: 1.
Masuk ke dalam akun Facebook.
2.
Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah.
3.
Masuk ke tab Set Up New Apps. a.
Masukkan nama aplikasi yang diinginkan. Penulis memasukkan nama aplikasi tiranuslibrary.
b. 4.
5.
Masukkan kode security check.
Pada tab About, klik Basic Information a.
Massukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia
b.
Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo
c.
Masukkan user support address berupa alamat email
d.
Masukkan contact email (sama dengan support address).
Pada tab Facebook Integration a.
Telah disediakan kode Application ID
b.
Telah disediakan kode Application secret
c.
Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah dibuat, menjadi: http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/.
d.
Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database disimpan.
6. Pada canvas type pilih IFrame Jika koneksi berhasil dibuat maka tampilan SLDPMF akan tampak seperti Gambar 13.
4.4.1.3.2.
Koneksi Facebook dengan FBML
Beberapa langkah dalam membuat koneksi antara Facebook dengan database di web server: 1.
Masuk ke dalam akun Facebook.
2.
Buka tab Developer yang terletak pada bagian kanan bawah.
3.
Masuk ke tab Set Up New Apps.
40
4.
5.
a.
Masukkan nama aplikasi yang diinginkan.
b.
Masukkan kode security check.
Pada tab About, klik Basic Information a.
Masukkan deskripsi aplikasi di kotak yang tersedia.
b.
Dapat dilakukan pengubahan icon dan logo.
c.
Masukkan user support address berupa alamat email.
d.
Masukkan contact email (sama dengan support address).
Pada tab Facebook Integration a.
Telah disediakan kode Application ID.
b.
Telah disediakan kode Application secret.
c.
Pada canvas page tertera http://apps.Facebook.com/__/, isi bagian kosong pada URL tersebut dengan nama aplikasi yang sudah dibuat.
d.
Pada canvas URL isikan alamat web site di mana database disimpan.
6.
Pada canvas type pilih FBML
7.
Buka halaman Developer dilanjutkan membuka tab open source, untuk mengambil file Facebook.php yang akan dugunakan sebagai konektor.
8.
Masuk ke web server, buka CPanel.
9.
Masukkan file Facebook.php ke folder database perpustakaan.
10.
Buat koneksi dengan cara menambahkan script connection pada file php.index sebagai berikut:
41
Gambar 13 Aplikasi Facebook Dengan Fasilitas Canvas type IFrame 4.4.1.4.
Antarmuka
Ada beberapa form dalam implementasi antarmuka SLDPMF yaitu: 1.
Form Aplikasi perpustakaan Pada form ini terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas
canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam konteks Facebook.
Aplikasi Perpustakaan ini dapat langsung diakses pada
http://apps.Facebook.com/tiranuslibrary/ oleh siapa saja setelah login ke dalam akun Facebook (Gambar 14).
Gambar 14 Form Aplikasi perpustakaan
42
2.
Form Login Staf (SLIMS) Pada form ini staf perpustakaan dapat melakukan login ke dalam aplikasi
SLIMS dengan menggunakan username dan password.
Selanjutnya akan
ditampilkan form yang menyediakan pilihan menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS (Gambar 15) dan (Gambar 16).
Gambar 15 Form Login staf (SLIMS)
Gambar 16 Form Login staf (SLIMS)
43
3.
Form OPAC (SLIMS) Pada form ini staf maupun pengguna dapan melakukan pencarian koleksi
dengan menggunakan kata kunci pada kotak simple search atau advance search yang tersedia pada aplikasi SLIMS (Gambar 17).
Gambar 17 Form OPAC (SLIMS)
4.
Form Login Member (SLIMS) Pada form ini pengguna dapat melakukan login ke dalam aplikasi SLIMS
dengan menggunakan username dan password. Selanjutnya tersedia pilihan menu Loan Information, Reservasi dan Membership status (Gambar 18).
Gambar 18 Form Login Member (SLIMS)
44
5.
Form login Facebook Merupakan form standar Facebook untuk masuk kedalam akun Facebook
dengan menggunakan username dan password (Lampiran 2).
6.
Form FB Page Perpustakaan Pada form ini ditampilkan fasilitas Facebook yang menyediakan link menuju
menu: Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like (Lampiran 3).
7.
Form Aplikasi Perpustakaan (FB Page Perpustakaan) Pada form ini terdapat menu berupa tombol link menuju Aplikasi Perpustakaan
SLIMS. Selanjutnya akan terkoneksi aplikasi perpustakaan (SLIMS) dengan fasilitas canvas page IFrame dimana aplikasi yang berada di web server ditampilkan dalam konteks Facebook (Lampiran 4).
8.
Form Notes (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu yang dapat digunakan untuk membuat catatan berupa teks
yang akan secara otomatis terkirim kepada setiap anggota Page dalam bentuk notification (Lampiran 5).
9.
Form Discussions (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu yang dapat digunakan untuk sarana diskusi dengan cara
memasukkan materi diskusi dalam bentuk teks yang selanjutnya dapat dikomentari (reply) oleh pembaca yang lain (Lampiran 6).
10.
Form links (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu untuk mencantumkan link dari url tertentu yang kemudian
akan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain (Lampiran 7).
45
11.
Form Status (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu untuk menuliskan status yang dapat dilihat oleh anggota
Page yang lain, dapat pula diberi komentar atau tanggapan (Lampiran 8).
12.
Form Photo (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu untuk melakukan upload file image berupa foto atau gambar
yang dapat dilihat dan dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 9).
13.
Form Video (FB Page Perpustakaan) Merupakan menu untuk melakukan upload file video yang dapat dilihat dan
dikomentari oleh anggota Page yang lain (Lampiran 10).
14.
Form Question (FB Page Perpustakaan) Merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat pertanyaan atau
polling yang dapat melibatkan setiap anggota Page.
Disediakan fasilitas untuk
membuat opsi pilihan jawaban dari setiap responden (Lampiran 11).
15.
Form FB Group Perpustakaan Merupakan fasilitas untuk membuat halaman group kelompok komunitas
dengan tiga pilihan jenis keanggotaan: open, closed dan secret.
Pada form ini
terdapat Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event (Lampiran 12).
16.
Form Chat with group (FB Group) Merupakan fasilitas untuk berkomunikasi secara realtime dengan semua
anggota group yang sedang online (Lampiran 13).
17.
Form Create document (FB Group) Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat dokumen teks yang
langsung terkirim ke semua anggota dan tersimpan dalam kolom “Docs” (Lampiran 14).
46
18.
Form Create Event (FB Group) Merupakan fasilitas pada halaman Group untuk membuat event yaitu undangan
untuk suatu kegiatan yang telah dijadwalkan pelaksanaannya. Anggota group yang lain dapat memberikan tanggapan atas undangan tersebut (Lampiran 15).
4.4.2. Pengujian Pengujian dilakukan dengan metode black-box yang dapat dilihat hasil pengujian SLDPMF pada Tabel 8. Berdasarkan pengujian dengan menerapkan kasus uji pada SLDPMF maka penulis menarik kesimpulan bahwa sistem sudah berjalan secara fungsional dan mengeluarkan informasi sesuai dengan yang diharapkan.
Tabel 8 Hasil Pengujian SLDPMF No
Pengujian
1
Login Facebook
2
Aplikasi perpustakaan
3
Login staf (SLIMS)
4
OPAC (SLIMS)
5
Login Member (SLIMS)
6
FB Page Perpustakaan
7
Aplikasi Perpustakaan (FB
Kasus uji Memasukkan username dan password Aktifkan aplikasi Perpustakaan dengan cara klik pada link yang tersedia Masukkan username dan password staf pada aplikasi SLIM yang sudah ditampilkan dalam Facebook Melakukan pencarian data koleksi dengan memasukkan kata kunci Memasukkan username dan password pengguna Membuka Page Perpustakaan pada Facebook
Membuka Aplikasi Perpustakaan dengan
Hasil yang diharapkan Masuk ke dalam akun Facebook
Hasil Uji Ok
Aplikasi dapat diaktifkan terjadi Ok koneksi dengan web server
Ditampilkan menu Data Pengguna, Data Staf, Data Koleksi, Sirkulasi/transaksi, Reservasi dan Setting sistem SLIMS
Ok
Ditampilkan daftar koleksi perpustakaan sesuai dengan kata kunci yang diberikan
Ok
Menampilkan menu Loan Information, Reservasi, Membership status Ditampilkan halaman Page Perpustakaan yang menampilkan menu Aplikasi Perpustakaan, Notes, Discussion, links dan Share. Keanggotaan bersifat terbuka, siapa saja dapat menjadi anggota Page dengan klik tombol like Membukan halaman Aplikasi Perpustakaan pada konteks
Ok
Ok
Ok
47
Page Perpustakaan) Notes (FB Page Perpustakaan)
cara klik pada link yang telah ditampilkan Membuat catatan berupa teks
9
Discussions (FB Page Perpustakaan)
Membuat teks pada forum discussion
10
links (FB Page Perpustakaan)
11
Status (FB Page Perpustakaan)
Mencantumkan link dari alamat URL tertentu. Memasukkan teks pada kolom status
12
Photo (FB Page Perpustakaan)
Mengunggah file image
13
Video (FB Page Perpustakaan)
Mengunggah file video
14
Question (FB Page Perpustakaan) FB Group Perpustakaan
Membuat pertanyaan polling atau survey
16
Chat with group (FB Group)
17
Create document (FB Group)
Melakuan komunikasi dengan beberapa orang anggota Membuat dokumen teks
18
Create Event (FB Group)
Membuat undangan kegiatan
8
15
Membuka Group Facebook
Facebook Catatan berupa teks tersimpan pada halaman Page dan dapat diterima dilihat oleh anggota Page yang lain Teks dapat tersimpan dan dilihat oleh anggota Page yang lain dan dapat ditanggapi pada kolom yang telah tersedia Jika link diklik maka menampilkan halaman web yang dituju Teks dapat tersimpan dan dilihat, dikomentari oleh anggota Page yang lain File image dapat tersimpan pada Page dan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain serta dapat diberikan komentar atau di-download ulang File video dapat tersimpan pada Page dan dapat dilihat oleh anggota Page yang lain serta dapat diberikan komentar atau di-download ulang Pertanyaan survey dapat dilihat dan ditanggapi oleh pengguna yang lain Ditampilkan halaman yang terdapat menu Post, Link, Photo, Video, Question, Chat with group, Create document dan Create event. Terjadi komunikasi kelompok melalui fasilitas Group chat Dokumen teks dapat tersimpan dan secara otomatis terkirim kepada semua anggota Group Undangan dapat tersimpan dan dapat dilihat oleh setiap anggota Group serta anggota dapat memberikan respon atas undangan tersebut
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
Ok
ok
48
4.5.
Implikasi Manajemen Sistem Layanan Perpustakaan Melalui Facebook merupakan suatu sistem
layanan depan yang memanfaatkan teknologi jejaring sosial Facebook.com. Menurut (Seminar 2008) “Tuntutan rekayasa ulang bisnis proses perpustakaan semakin diperkuat dengan hadirnya teknologi browser (search engine) yang memungkinkan pencarian item informasi dan pengetahuan berbasis internet yang menembus kendala ruang dan waktu”. Hal ini menunjukkan pentingnya melakukan rekayasa ulang proses bisnis perpustakaan khususnya pada fungsi layanan depan mengingat tantangan utama terhadap perpustakaan adalah makin berkembang teknologi informasi dan internet namun di sisi lain kurang pemanfaatan fungsi layanan depan.
Untuk menjawab tantangan tersebut maka perpustakaan
perlu
menggunakan strategi rekayasa ulang terhadap proses bisnis, dalam hal ini rekayasa ulang akan diterapkan pada fungsi layanan depan sebagai langkah awal sebelum melakukan rekayasa ulang secara menyeluruh. Tujuan rekayasa ulang layanan depan perpustakaan adalah untuk menata ulang proses bisnis layanan sedemikian sehingga layanan depan melaksanakan fungsinya berdasarkan kebutuhan pengguna saat ini. Rekayasa ulang dilakukan dengan menggunakan konsep strategi marketing bisnis yang memandang pelanggan sebagai subyek utamanya yaitu Customer Relationship Management (CRM). Konsep CRM dianggap tepat untuk digunakan mengingat fungsi layanan depan perpustakaan berhubungan langsung dengan pelanggan. Beberapa prinsip CRM yaitu; 1.
Relationship: bertujuan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.
2.
Current and up to date: menyajikan informasi terkini bagi pelanggan mengenai produk yang tersedia.
3.
Personal: mempelajari kebutuhan pelanggan secara personal
4.
Presence: selalu “hadir” disaat pelanggan membutuhkan, mudah dihubungi oleh pelanggan.
5.
Make their live easier: Berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan semaksimal mungkin dan memberikan informasi yang dapat diakses oleh pelanggan kapan saja dengan sarana yang paling mudah dijangkau.
6.
Kompetitif: selalu berusaha meningkatkan kualitas layanan yang lebih baik, lebih cepat dan tepat sasaran.
49
Untuk mencapai tujuan CRM diperlukan sarana teknologi informasi dan informasi sebagai “kendaraan”. Dalam hal ini digunakan Facebook.com sebagai produk kemajuan teknologi internet yang berbasiskan jejaring sosial. Keuntungan bagi pengguna adalah kecepatan perolehan informasi dan sifat layanan yang relasional. Keuntungan bagi perpustakaan adalah terjalinnya hubungan yang lebih akrab dengan pengguna dan meningkatkan keterpakaian koleksi perpustakaan. Diharapkan dengan menerapkan konsep CRM tersebut dapat lebih mendayagunakan layanan depan perpustakaan yang menjadi penghubung antara fungsi layanan belakang dengan pengguna perpustakaan.
Implikasi Manajemen di Perpustakaan Tiranus Implementasi secara teknis telah dilakukan sampai pada tahap pengujian prototipe SLDPMF.
Selanjutnya perlu dilakukan strategi manajemen untuk
menyesuaikan proses bisnis layanan depan perpustakaan dengan SLDPMF. Langkah implementasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Sosialisasi: melakukan sosialisasi mengenai manfaat SLDPMF baik dalam konteks peningkatan kualitas layanan perpustakaan maupun perannya sebagai kontributor pembentuk jejaring sosial komunitas akademis.
2.
Kebijakan manajemen: melakukan penyesuaian kebijakan manajemen dalam daftar rincian tugas (job description), SOP (standard operation procedure) dan menerbitkan ketetapan secara formal oleh pimpinan institusi tentang penggunaan Facebook dalam kegiatan layanan perpustakaan.
Adapun bagi perpustakaan Tiranus implementasi pengembangan SLDPMF ini memberikan dampak perubahan dalam hal layanan depan antara lain: 1.
Hubungan dengan pengguna mulai dapat dirasakan lebih dekat, kebutuhan pengguna dapat terdeteksi lebih akurat dan staf perpustakaan dapat lebih memahami penggunanya.
2.
Layanan depan lebih efektif menyalurkan fungsi layanan belakang sehingga informasi yang dikelola dapat lebih cepat diterima oleh pengguna perpustakaan.
50
3.
Mulai terjadi kolaborasi antara perpustakaan, pengguna, penerbit, toko buku dan perpustakaan lain dalam bertukar informasi. Terjadi kegiatan bertukar informasi atau bertukar pikiran meskipun baru pada tahap pengenalan sehingga belum terlalu banyak yang terlibat.
4.
Penerapan SLDPMF di Perpustakaan Tiranus mendorong manajemen perpustakaan untuk menugaskan staf perpustakaan secara khusus bekerja dengan akun Facebook untuk melayani pengguna antara lain menjawab pertanyaan pengguna, menyebarkan informasi, berkomunikasi dengan pihakpihak yang dapat menjadi mitra kolaborasi seperti toko buku, penerbit, perpustakaan lain.
Implementasi SLDPMF secara organisasional memungkinkan institusi dan komunitas STAT dapat memperoleh manfaat peningkatan kualitas di bidang akademis dan pengetahuan. Hal ini sejalan dengan prinsip peranan modal sosial positif masyarakat sebagai pemberi kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan kualitas masyarakat. Jejaring sosial yang terbentuk di dalam masyarakat merupakan salah satu modal sosial positif. Facebook.com adalah situs jejaring sosial yang dapat dipandang sebagai media pembentuk jejaring sosial masyarakat yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk memberikan kontribusi positif dalam pembentukan modal sosial positif. Pemanfaatan situs Facebook pada SLDPMF ini dapat dipandang sebagai sumbangsih perpustakaan terhadap pembentukan modal sosial positif masyarakat dalam hal ini komunitas masyarakat yang berbasiskan pengetahuan atau masyarakat akademis. Peranan SLDPMF sebagai modal sosial bagi pengembangan komunitas akademis dapat dijelaskan pada Gambar 19.
Hasil Implementasi Implementasi SLDPMF di perpustakaan Tiranus telah dilakukan selama lebih kurang satu tahun dan diperoleh hasil sebagai berikut: 1.
Komunikasi lebih lancar dan lebih luas Fitur-fitur
komunikasi
yang
terdapat
pada
Facebook
komunikasi yang lebih lancar dan jangkauan yang lebih luas.
memungkinkan
51
2.
Efisiensi: Penghematan waktu dapat dirasakan mengingat informasi menjadi lebih cepat disampaikan.
3.
Hubungan lebih personal Staf perpustakaan dapat lebih mengenal setiap pengguna melalui data pengguna yang ada pada Facebook. Pengguna dapat lebih cepat memperoleh jawaban atas kebutuhan informasi.
4.
Hubungan dengan alumni Staf perpustakaan dapat terhubung dengan para alumni Tiranus yang tersebar di seluruh Indonesia bahkan sampai ke luar negeri dengan mudah.
5.
Diskusi Telah terjadi beberpa kali diskusi positif antara dosen, mahasiswa, maupun pihak lain dengan memanfaatkan fasilitas SLDPMF.
6.
Promosi Promosi buku baru maupun koleksi perpustakaan yang lain serta perkenalan perpustakaan dapat dilakukan melalui SLDPMF.
Program kegiatan
perpustakaan dapat diperkenalkan dengan cara yang lebih efisien. 7.
Kolaborasi Dengan SLDPMF dapat terjalin kolaborasi antara perpustakaan, penerbit dan toko buku dalam hal melakukan promosi dan penyebaran informasi buku baru.
8.
Tiranuslibrary apps -
Aplikasi perpustakaan yang diberi nama “tiranuslibrary apps” sudah melewati masa percobaan yang ditetapkan oleh pihak facebook.com sehingga statusnya telah resmi menjadi salah satu aplikasi Facebook yang telah diindeks oleh Facebook.
-
Dengan resminya “tiranuslibrary apps” sebagai aplikasi Facebook, maka dapat dilakukan koleksi data pengguna antara lain: nama, telpon, alamat, tgl lahir, email, kota, pendidikan, pekerjaan, interest, serta keanggotaan group/page dari setiap anggota SLDPMF dimana data tersebut dapat diolah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dalam mengelola data informasi pengguna.
52
Gambar 19 Peranan SLDPMF sebagai Modal Sosial Positif bagi Pengembangan Komunitas Akademis
