BAB IV DESKIPSI HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1.1 Deskripsi Hasil Penelitian 1.1.1 Sejarah lahirnya kecamatan kota tengah Kecamatan kota tengah merupakan pemekaran dari kecamatan kota utara, yang telah ditetapkan dengan peraturan daerah nomor 3 tahun 2005, yang diresmikan pada tanggal 24 maret 2005. Lahirnya kecamatan kota tengah kota gorontalo, diawali dengan berkembangnya aspirasi masyarakat terutama dari kalangan tokoh agama/adat, tokoh masyarakat, generasi muda yang ditindak lanjuti dengan dibentuknya komite pemekaran kecamatan kota utara kota gorontalo melalui surat keputusan camat kota utara kota gorontalo pada tanggal 4 desember 2004. Adapun maksud dan tujuan pemekaran kecamatan dibidang pemerintahan dan pembangunan mulai dari perencanaan, pelaksanaaan, dan mengawasi sehingga diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Unsur yang terlibat dalam komite pemekaran kecamatan dari tokoh agama/adat, tokoh masyarakat, dan unsur generasi muda. Harapan kegiatan pemekaran kecamatan terdiri rapat perdana tim kerja, mengkaji pemekaran kecamatan tingkat kota gorontalo, pertemuan tim kerja dengan tim komite pemekaran, pendapatan potensi kecamatan kota utara. Seminar/pengkajian, sosialisasi oleh tim kerja pengkaji sekaligus peninjauan lapangan, pembahasan, pembuatan laporan hasil kerja pada kantor walikota gorontalo, pembahasan/pengesahan RANPERDA oleh DPRD Kota Gorontalo. Sehingga lahirnya PERDA Nomor 3 tahun 2005, tentang pembentukan kecamatan kota tengah, kepala daerah Nomor 8 tahun 2005, tentang pembentukan kecamatan kota tengah. 1.1.2 Letak Geografi
Kecamatan kota tengah kota tengah kota gorontalo dibagi menjadi 6 (enam) wilayah administatif kelurahan yaitu : -
Kelurahan paguyaman
-
Kelurahan pulubala
-
Kelurahan liluwo
-
Kelurahan dulalowo
-
Kelurahan wumialo
-
Kelurahan dulalowo timur
Luas wilayah kecamatan kota tengah 4,13 km
2
atau 6,37 % dari luas kota gorontalo
dengan posisi geografis terletak antara 0,19 - 1,15 lintang selatan dan 121,23 – 123,43 bujur timur dengan ketinggian 5m dari permukaan laut, dengan suhu rata-rata pada siang hari berkisar antara 30,9 – 34,00c , dan pada malam hari berkisar antara 20,8 – 24,40 c, sedangkan kelembaban relatif tergolong tinggi dan rata – rata 83 % .Bulan hujan dominan pada periode oktober – maret dan musim kemarau umumnya pada bulan April – September. Batas wilayah kecamatan kota tengah adalah sebagai berikut : -
Sebelah utara berbatasan dengan kelurahan tapa kecamatan kota
-
Sebelah timur berbatasan dengan kelurahan Dembe II, Wonggaditi Barat kecamatan kota
utara
utara dari kelurahan heledulaa utara kecamatan kota timur. -
Sebelah selatan berbatasan dengan kelurahan Limba U1 dan Limba U2 Kecamatan Kota Selatan
-
Sebelah Barat Berbatan dengan kelurahan Libuo, Huangobotu, Tomulobutao, Kecamatan Dungingi
1.1.3 Keadaan jumlah Penduduk
Jumlah pendududk di kecamatan kota tengah sebagai berikut : Jumlah jiwa dan kepala keluarga untuk masing – masing kelurahan adalah sebagai berikut :
Paguyaman
Pulubala
Liluwo
Dulalowo
Wumialo
Dulalowo Timur
: Laki – laki
: 1.550 Jiwa
Perempuan
: 1.532 Jiwa
Jumlah
: 3.082 Jiwa
Kepala Keluarga
:
900 KK
: Laki – laki
: 2.983 Jiwa
Perempuan
: 3.145 Jiwa
Jumlah
: 6.128 Jiwa
Kepala Keluarga
: 1.782 KK
: Laki- laki
: 2.707 Jiwa
Perempuan
: 2.699 Jiwa
Jumlah
: 5.406 Jiwa
Kepala Keluarga
: 1.522 KK
: Laki – laki
: 1.602 Jiwa
Perempuan
: 1.761 Jiwa
Jumlah
: 3.363 Jiwa
Kepala Keluarga
:
890 KK
: Laki – laki
: 2747 Jiwa
Perempuan
: 2771 Jiwa
Jumlah
: 5518 Jiwa
Kepala Keluarga
: 1645 KK
: Laki – laki
: 2.145 Jiwa
Total Kecamatan
Perempuan
: 2.134 Jiwa
Jumlah
: 4.279 Jiwa
Kepala Keluarga
: 1143 Jiwa
: Laki – laki
: 13.734 Jiwa
Perempuan
: 14.042 Jiwa
Total
: 27.776 Jiwa
Kepala Keluarga
: 7.852 K
1.1.4 Tata kerja organisasi 1) Camat Camat adalah seorang pemimpin yang mempunyai tugas pokok membantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintah, pembangunan dan pembinaan kehidupan kemasyarakatan dalam wilayah kecamatan.
Camat mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan pelimpahan sebagian kewenangan pemerintah daerah 2. Pelayanan penyelenggaraan pemerintah kecamatan 3. Pembinaan, pengawasan dan perizinan ditingkat kecamatan 2) Sekretaris Sekretaris mempunyai tugas membantu Camat, dalam pelaksanaan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh satuan organisasi kantor camat. Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan rencana pengendalian dan evaluasi 2. Penyusunan anggaran dan peneta usahaan serta penyusunan pertanggungjawaban keuangan 3. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan rumah tangga 3) Kasi Pemerintahan Melaksanakan tugas di bidang administrasi pemerintahan umum ditingkat Kecamatan berdasarkan peraturan perundang – undangan untuk tertibnya penyelenggaraan pemerintahan Fungsi : 1.
Menghimpun kebijakan teknis di bidang adminiistrasi pemerintahan kecamatan sesuai kebutuhan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2.
Menghimpun data di bidang pemerintahan secara terpadu untuk mengetahui gambaran / keadaan potensi wilayah Kecamatan.
3.
Mengelola data potensi wilayah
Kecamatan
sesuai
jenisnya untuk
mengetahui
perkembangannya. 4.
Menyususn rencana kegiatan pemerintahan Kecamatan berdasarkan kebutuhan untuk menjadi program unit.
5.
Melakukan penataan administrasi pemerintahan sesuai jenisnya untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat.
6.
Mengelola perizinan sesuai jenis peruntukkannya untuk beroleh kepastian hukum.
7.
Melakukan bimbingan teknis pengelolaan administrasi pemerintahan di tingkat kelurahan melalui pertemuan untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan.
8.
Melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggraan pemerintahan tingkat Kelurahan secara langsung / tidak langsung untuk mengetahui perkembangan.
9.
Mengkonsultasikan tugas dengan atasan secara lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut dalam pelaksanaan tugas.
10. Mengkoordinasiskan pelaksanaan tugas dengan unit terkait melalui rapat / pertemuan untuk penyatuan pendapat. 11. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi. 12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk melanjarkan tugas kedinasan.
4) Kasi Ekbang Melaksankan tugas di bidang pembangunan ekonomi kemasyarakatan di wilayah Kecamatan berdasarkan Peraturan Perundang – undangan sebagai usaha meningkatkan ekonomi masyarakat. Fungsi : 1. Menghimpun kebijakan teknis di bidang ekonomi oembangunan ekonomi kemasyarakatan sesuai kebutuhan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Mengumpulkan data potensi Kecamatan melalui profil Kelurahan untuk memperoleh gambaran pembangunan ekonomi masyarakat. 3. Mengelolah data potensi Kecamatan sesuai jenis untuk menjadi rencana kegiatan unit. 4. Menyususn rencana kegiatan pembangunan ekonomi kemasyarakatan sesuai kebutuhan untuk menjadi program unit.
5. Penyelenggaraan kegiatan pembangunan ekonomi kemasyarakatan berdasarkan skala prioritas untuk peningkatan kesejateraan masyarakat. 6. Melakukan bintek pembangunan ekonomi kemasyarakatan melalui pertemuan untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat. 7. Memonitoring penggunaan dana pembangunan Kelurahan (DPK) secara langsung / tidak langsung untuk tertibnya administrasi. 8. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut. 9. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan unit terkait melalui rapat / pertemuan untuk penyatuan pendapatan. 10. Membuat laporan hasil pelaksnaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi. 11. Melakukan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk melancarkan tugas kedinasan. 5) Kasi Kesra Melakukan tugas di bidang social dan kesejahteraan rakyat di wilayah Kecamatan berdasrkan peraturan perundang – undangan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Fungsi : 1. Menghimpun kebijakan teknis di bidang social dan kesejahteraan rakyat sesuai kebutuhan sebagai pedoman pelaksaan tugas. 2. Mengumpulkan data social dan kesejahteraan rakyat melalui format untuk memperoleh gambaran keadaan masyarakat. 3. Mengelola data social dan kesejahteraan rakyat sesuai jenisnya untuk mengetahui oerkembangannya.
4. Menyususn rencana kegiatan social dan kesejahteraan rakyat berdasarkan kebutuhan untuk menjadi program unit. 5. Menyelenggarakan kegiatan social dan kesejahteraan rakyat sesuai kebutuhan untuk meningkatkan tarif hidup masyarakat. 6. Melakukan pembinaan di bidang kesejahteraan rakyat secara terpadu untuk peningkatan peran serta masyarakat di bidang pembangunaan. 7. Memfasilitasikan bantuan social sesuai kebutuhan untuk mengatasi kesenjagan masyarakat. 8. Melakukan monitoring usaha peningkatan pendapatan keluarga (UP2K) secara langsung / tidak langsung untuk peningkatan kesejahteraan masyarakat. 9. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut. 10. Mengkoordinasikan pelaksaan tugas dengan unit terkait melalui rapat / pertemuan untuk penyatuan pendapat. 11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas dengan unit terkait melalui rapat / pertemuan untuk penyatuan pendapat. 12. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi. 13. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan. 6) Kasi Trantibum Melaksanakan tugas di bidang kententaraman dan ketertiban umum berdasarkan peraturan perundang – undangan untuk tertibnya keamanan wilayah. Fungsi : 1.
Menghimpun kebijakan teknis di bidang ketentraman dan ketertiban umum sesuai kebutuhan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2.
Mengumpulkan data rawan konflik secara langsung / tidak langsung untuk gambaran / keadaan wilayah Kecamatan.
3.
Mengelola data rawan konfik sesuai jenis untuk untuk mengetahui perkembangannya.
4.
Menyusun rencana kegiatan ketentraman dan Ketertiban Umum sesuai kebutuhan untuk menjadi program unit.
5.
Melaksanakan kegiatan Ketentraman dan Ketertiban Umum berdasarkan skala prioritas untuk terciptanya keamanan wilayah.
6.
Menyelenggaraka pembinaan Ketentraman dan Ketertiban Umum melalui pertemuan untuk peningkatan stabilitas keamanan wilayah.
7.
Melakukan penegakan pelaksanaan Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah dan Peraturan Prundang undangan di Wilayah Kecamatan sesuai jenis perlindungan hokum.
8.
Memproses masalah pertanahan sesuai jenis untuk perlindungan hokum.
9.
Mengkonsultasikan pelaksnaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut.
10. Mengkoordinasikan pelaksanan tugas dengan unit terkait melalui rapat/pertemuan untuk kesatuan pendapat. 11. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi. 12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan. 7) Kasubag Program & Keuangan Melaksanakan tugas penyusunan program dan pengelola keuangan berdasarkan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk kelancaran pelaksanaan tugas unit. Fungsi :
1. Menyiapkan kebijakan tenis penyusnan program dan pengelolaan keuangan sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksnaan tugas. 2. Melaksanakan penyusunan rencana kegiatan sesuai kebutuhan untuk menjadi program unit. 3. Melaksanakan penyusunan Rencana Kegiatan anggaran berdasarkan program untuk kelanjaran tugas unit. 4. Menjukan Rencana Kerja Angggran Tim melalui Tim Anggaran eksekutif untuk menjadi dokumen Penggunaan Anggaran. 5. Melaksanakan
pengelolaan
administrasi
keuangan
berdasarkan
petunjuk
pelaksanaan/petunjuk tenis untuk tertibnya adminstrasi keuangan. 6. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dngan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk lebih lanjut. 7. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas
dengan kepala-kepala Sub Bagian melalui
pertemuan/rapat untuk penyatuan pendapat. 8. Menyusun laporan pelaksanaan tugas secara berkala bahan evaluasi. 9. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancqaran tugas kedinasan. 8) Kasubag Kepegawaian Melaksanakan
tugas
pengelola
administrasi
kepegawaian
sesuai
petunjuk
pelaksanaan/petunjuk teknis untuk tertibnya administrasi kepegawaian. Fungsi : 1. Menghimpun kebijakan teknis di bidang kepegawaian sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanaan tugas. 2. Melakukan penyususnan rencana pengelolaan administrasi kepegawaian berdasarkan pedoman untuk kelancaran tugas unit.
3. Menyusun rencana kebutuhan pegawai sesuai formasi untuk optimalisasi pelaksanaan tugas unit. 4. Membuatan usulan permintaan pagawai sesuai kebutuhan untuk kelancaran pelaksanaan tugas unit. 5. Menyusun daftar induk kepegawaian sesuai petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis untuk tertibnya administrasi kepegawaian. 6. Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian melalui daftar urut kepangkatan dan Nominatif untuk tertibnya administrasi kepegawaian. 7. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh penyatuan pendapat. 8. Mengkoordinasikan
pelksanaan
tugas
dengan
kepela-kepala
sub
bagian
melalui
rapat/pertemuan untuk beroleh penyatuan pendapat. 9. Menyusun Laporan Pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan evaluasi. 10. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan. 9) Sub Bagian Umum dan Kearsipan Melaksanakan tuagas pengelolaan perlengkapan kearsipan Berdasarkan Pedoman Untuk Kelancaran Pelaksanaan Tugas Unit. Dalam pelaksanaan tugas sub bagian umum dan kearsipan menyelenggarakan fungsi : a. Menghimpun kebijakan teknis di bidang perlengkapan kearsipan sesuai kebutuhan sebagai dasar pelaksanakan tugas. b. Membuat rencana pengadaan barang invertaris sesuai kebutuhan untuk kelancaran kegiatan unit.
c. Melaksanakan pengelolaan invertaris berdasarkan pedoman untuk tertibnya administrasi barang milik unit. d. Melakukan pemeliharaan barang unit sesuai ketentuan untuk keutuhannya. e. Mengelola
kearsipan
sesuai
jenis/kelompok
sebagai
bahan
dokumentasi
dan
mempermudahkan pencairan. f. Menyeleksi arsip sesuai jangka waktu penyusutan. g. Membuat daftar arsip berdasarkan nilai guna arsip di usul musnahkan. h. Melakukan pemusnahan melalui mekanisme dan prosedur untuk mengetahui nilai guna arsip. i. Membuat
berita
acara
pemusnahan
arsip
sesuai
daftar
usulan
sebagai
bahan
pertanggungjawaban. j. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas dengan atasan, baik lisan maupun tertulis untuk beroleh petunjuk. k. Mengkoordinasikan
pelaksanaan
tugas
dengan
kepala-kepala
sub
bagian
melalui
rapat/pertemuan untuk beroleh penyatuan pendapat. l. Menyusun laporan secara berkala sebagai bahan evaaluasi. m. Melaksnakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran tugas kedinasan.
1.1.5 Visi dan Misi Visi Terwujudnya
penyelenggaraan
tugas-tugas
pemerintahan,
koordindsi
pelaksanaan
pembangunan dan pembinaan/kemasyarakatan serta peleyanan umum. Misi 1. Mewujudkan efesiensi dan efektivitas penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan.
2. Mewujudkan koordinasi yang baik dalam proses perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan pembangunan. 3. Mewujudkan pemberdayaan masyarakat melalui peningkatan partisipasi masyarakat berbagai bidang ekonomi, sosial, keagamaan/adat istiadat, iptek dan impak. 4. Mewujudkan penyediaan peleyanan umum yang cepat, aman, mudah dan murah. 1.2 Deskripsi Hasil Penelitian Pengelolaan kearsipan di kecamatan Kota Tengah Kota Gorontalo Istilah dari pengelolaan merupakan konsep manajemen sehingga pengelolaan tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yang ada, baik dari perencanaannya sampai dengan pengawasannya sehingga kegiatan yang dilakukan akan lebih tersusun sesuai perencanaan. Sesungguhnya dengan mengunakan cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk memcapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama yang teratur antara berbagai orang yang terlibat di dalamnya. Maka kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang pimpinan diharapkan mampu mengunakan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya. Pengelolaan arsip dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapar ditemukan kembali dengan mudah. Kunci utama agar arsip ditemukan kembali dengan mudah terletak pada ketepatan dalam mengenali arsip sesuai petunjuk. Namun yang terjadi dalam pengelolaan kearsipan di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo sudah baik tapi masih bersifat sederhana dan masih ada yang harus diperbaiki misalnya rendahnya kualitas SDM kurangnya fasilitas yang menunjang dalam pengelolaan arsip dan keterbatasan tenaga kerja yang professional dalam bidang tata arsip. Adapun prosedur pengelolaan arsip di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo masih sederhana dan prosedurnya sebagai berikut :
1. Penerimaan Arsip 2. Pencatatan Arsip 3. Pendistribusian Arsip 4. Penyimpanan Arsip 4.3
Pembahasan
4.3.1 Pengelolaan Arsip di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo Kegiatan kearsipan pada umumnya merupakan faktor penunjang penyelenggaraan tatalaksana kantor yang berujung pada pelayanan efektivitas kepada masyarakat. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan penataan serta pengelolaan yang baik terhadap arsip itu sendiri. Kantor Camat Kota Tengah adalah salah satu instansi pemerintahan yang ada di Kota Gorontalo
dimana
tujuan
dan
pencapaian
tugas
untuk
meningkatkan
pelaksanaan
penyelenggaraan pembangunan dan pelayanan masyarakat. Untuk menunjang hal tersebut, maka peran dan tugas kearsipan juga sangat diperhatikan dan diperlukan. Sebagaimanan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti bahwa penyelengaraan arsip telah dilakukan sebagaimana mestinya meskipun masih dilakukan sederhana. Hal ini dapat dilihat sebagai aktifitas yang ada pada kantor tersebut yakni setiap dokumen-dokumen yang penting dalam bentuk tulisan maupun secara lisan yang memiliki nilai dan manfaat serta bersifat penting dan rahasia dilakukan dengan penanganan yang baik. Berdasarkan hasil wawancara serta pengamatan yang dilakukan oleh peneliti pengelolaan arsip di Kantor Camat Kota Tengah Kota Goontalo sudah baik tapi masih sederhana dan masih ada beberapa permasalahan yang harus diperbaiki misalnya, rendahnya kualitas SDM, kurangnya fasilitas yang menunjang dalam pengelolaan arsip dan keterbatasan tenaga kerja yang professional dalam bidang tata arsip.
Bentuk proses arsip yang dilakukan di Kantor Camat yakni : 1.
Pengurusan surat masuk dan keluar Surat-surat masuk di terima oleh salah seorang pegawai dibagian administrasi, baik yang di
kirim melalui pos maupun kurir. Petugas penerimaan surat tersebut membuka sampul surat dan membaca isinya, bagian surat yang berkategori biasa, untuk surat yang besifat rahasia, langsung diserahkan kepada pimpinan kemudian melakukan penyortiran yaitu kegiatan memilih, memisah-misahkan serta membagi surat menurut jenis dan sifat rahasia tidak dilakukan pembukaan sampul surat tetapi langsung diserahkan kepada yang dituju, hal ini dilakukan untuk menjamin keamanan kerahasian isi surat. Surat-surat yang disortir kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk yang berada dibagian kearsipan dan dilampirkan lembar disposisi yaitu lembaran yang bertuliskan tentang isi surat sacara singkat. Kemudian diserahkan kepada pimpinan Kantor dalam hal ini Camat. Pimpinan kemudian mendisposisi surat tersebut kebagian mana surat akan diserahkan yang berkaitan dalam kepentingan isi surat, setelah surat tersebut ditindak lanjuti maka surat tersebut dikembalikan kebagian kearsipan untuk disimpan. Untuk pengurusan surat keluar diawali dengan pembuatan konsep surat oleh unit yang berkepentingan dalam pengeluaran surat, setelah surat selesai diketik, pegawai pada unit yang mengeluarkan surat meminta nomor surat dibagian kearsipan dan sekaligus dicatat di buku agenda surat keluar. Kemudian dibuat rangkap untuk asli dan tindasan. Surat yang asli diserahkan kepada pimpinan untuk diminta tanda tangan / pengesahan dan diberi stempel, sedangkan untuk disimpan dibagian kearsipan. Pekerjaan terakhir adalah memasukan surat kedalam amplop yang telah dituliskan nama dan alamat yang dituju dan kemudian dikirim kealamat yang dimaksud.
2.
Sistem penyimpanan surat Sistem penyimpanan di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo menggunakan sistem
penyimpanan berdasarkan urutan tanggal ( choronological filling system) yang dikombinasikan dengan sistem penyimpanan berdasarkan perihal atau masalah. Surat-surat yang masuk selama 2 tahun terakhir 2009- sekarang disimpan di lemari arsip pada ruangan kepala seksi pelayanan umum yang sekaligus berfungsi sebagai bagian kearsipan 3.
Pemeliharaan dan penemuan kembali Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti dan wawancara dengandibagian
kearsipan, diketahui bahwa pemeliharaan arsip di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo cukup diperhatikan secara baik karena dalam penanganan kearsipan di Kantor belum terdapat penyusutan atau pemusnahan surat. 4.
Pemindahan dan penyusutan arsip Sesuai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti dengan bagian staf/pegawai
d bagian arsip, belum ada pemindahan dan penyusutan surat yang di lakukan oleh bagian arsip. 4.3.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan kearsipan di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo Adapun yang perlu diperhatikan dalam peningkatan pelayanan administrasi di Kecamatan Kota Tengah sebagai berikut; a. Kinerja pegawai kecamatan Kinerja pegawai sangat penting untuk disusun dan direncanakan oleh pimpinan atau atasan, untuk menentukan apa saja yang harus dikerjakan oleh semua pegawai ataupun staf administrasi lainnya. Maksud dari penyususnan rencana kerja pegawai adalah untuk menghilangkan kebiasaan santai para staf administrasi. Dengan terarahnya tujuan dan sasaran kerja maka secara
otomatis semua kegiatan administrasi khususnya dalam pengelolaan kearsipan akan terlaksana dengan baik dalam pelayanan administrasi bagi masyarakat. Secara sepintas bagian administrasi dan proses kearsipan merupakan satu unit kerja yang kecil dari keseluruhan sistem dalam mekanisme pengelolaan administrasi Kantor Camat Kota Tengah, tetapi secara teknis dan administrasi kearsipan merupakan suatu unit kerja yang sangat vital. Oleh karena itu, kinerja staf administrasi harus dioptimalkan semaksimal mungkin untuk lebih mengefektifkan pengelolaan kearsipan administrasi kecamatan. b. Pendidikan staf pegawai administrasi Berdasarkan data yang ada di kecamatan kota tengah bahwa keadaan pegawai menurut jenjang pendidikan pada kantor camat kota tengah kota gorontalo masih didominasi oleh mereka yang lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA). Hal ini menunjukkan bahwa rendahnya tingkat pendidikan pegawai pada kantor Camat juga berpengaruhi pada tingkat kualitas kerja dan pelayanan pegawai kepada masyarakat. Oleh karena itu, tugas para Camat adalah bagaimana mengusahakan bawahannya agar tingkat pendidikan staf kecamatan dapat ditingkatkan. Sebab faktor sumber manusia sangat berpengaruh dalam proses pelaksanaan pelayanan administrasi pada kecamatan di masa yang akan datang. Pendidikan pada dasarnya dipandang sebagai investasi yang imbalannya dapat diperoleh beberapa tahun kemudian dalam bentuk pertambahan dan peningkatan hasil kerja. Peningkatan pendidikan menimbulkan perbaikan tingkat pelayanan administrasi dan kerja seseorang. Oleh karena itu, hubungan tingkat pendidikan dengan produktivitas kerja tercermin dalam tingkat pelayanan. Dengan demikian makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, maka akan lebih kreatif ia bekerja serta lebih tinggi pula tingkat penyadaran diri akan kecintaan profesinya serta akan membawa pengaruh pula dalam peningkatan prodiktifitas kerja pegawai.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan latihan ( diklat serta studi banding ) Pengembangan sumber daya manusia sangat dibutuhkan dalam upaya peningkatan kemampuan dan tingkat profesionalisme tenaga kearsipan. Salah satu manfaatnya adalah untuk memberikan gambaran tentang pengelolaan kearsipan yang baik dan benar, sehingga diadakanya diklat tentang pengelolaan kearsipan maka dapat memberikan pengetahuan dan keterampilan bagi tenaga kearsipan. Disamping itu, studi banding adalah salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan bagi staf dalam mengembangkan tingkat profesionalismenya. Dengan melihat bagaimana pengelolaan arsip yang baik dan benar dari instansi-instansi yang telah berhasil dalam penyelenggaraan arsip yang efektif diharapkan dapat memberikan tambahan pengetahuan dan pengalaman tenaga kearsipan dalam hal pengelolaan arsip. d. Penyediaan sarana kearsipan Penyediaan sarana khususnya untuk kearsipan sangat diperlukan, mengingat arsip merupakan sumber informasi yang dibutuhkan dalam hal pelayanan kepada masyarakat. Sarana tersebut diperlukan untuk memaksimalkan kinerja pegawai di bidang kearsipan. Penyediaan sarana ini dapat dilakukan dengan pembelian sendiri maupun bantuan dari pemerintah. Dan aspek lainnya, untuk memaksimalkan pelaksanaan kearsipan agar terkoordinir dan terpusat perlu dilakukan penempatan ruang khusus arsip agar memudahkan penemuan kembali arsip. Selain itu, penambahan peralatan kearsipan seperti lemari arsip maupun filling cabinet juga turut menunjang pengelolaan arsip yang efektif. e. Lingkungan kerja pegawai Di samping faktor-faktor yang telah disebutkan diatas, masih ada faktor lain yang juga turut mempengaruhi pengelolaan kearsipan di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo dalam melaksanakan tugasnya yaitu keadaan lingkungan kerja pegawai. Secara sepintas kita
mengatakan faktor lingkungan kerja pegawai ini, tidak memiliki peran sama sekali dalam pengaruhnya dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan kearsipan di Kecamatan. 4.3.3 Upaya untuk mengatasi kendala yang di hadapi dalam pengelolaan kearsipan di Kantor Camat Kota Tengah Kota Gorontalo Upaya yang ditempuh dalam mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip adalah dengan cara mengadakan fasilitas yang menunjang penangan arsip serta perekrutan dan penempatan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan instansi serta sesuai dengan bidang keahliannya menjadi faktor utama yang harus diperhatikan dalam menangani masalah diatas agar dalam pelaksanaan tugas pekerjaan daapat menjadi lebih baik dan benar terutama dalam pengelolaan kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis yang dilakukan dengan pegawai/staf bahwa dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dengan adanya keterbatasan tenaga kerja secara pelan tapi pasti diusahakan sampai semaksimal-mungkin terlaksana dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dengan baik.
