BAB IV ANALISIS & DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Analisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan wawancara. Wawancara dilakukan oleh dua orang dengan bagian Stafkurikulum . Staf kurikulum memberikan informasi tentang mekanisme penilaian dan kehadiran siswa, pendataan koleksi kelas. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langka – langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi agar terorganisasi dengan baik. Pada bab ini akan dibahas mengenai analisa serta desain dari Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi pada Sma Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.Hasil dari wawancara dengan bagian pelayanan, digambarkan oleh dua penganalisa melalui dokumen flow lama. Penganalisa mendapatkan beberapa permasalahan yang dapat diambil melalui dokumen flow lama. Permasalahan tersebut antara lain, proses yang dilakukan masih tergolong manual. Pendataan siswa, koleksi siswa perkelas, Pembayaran Siswa tiap kelas dimasukkan ke dalam buku. Prosedur yang dilakukan cukup banyak, sehingga membutuhkan banyak waktu untuk menyelesaikannya. Dokumen Flow merupakan hasil analisi yang dibuat derdasarkan hasil survey ke Sma Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. Dokumen flow
31
32
menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan Pembayaran sebelum menggunakan sistem informasi akademik. A. Document Flow Siswa Merupakan dokumen flow untuk menyimpan data siswa. Pencatatan secara manual ini yang man astaf kurikulm dapat membuat laporan data siswa untuk di berikan kepada kepala sekolah SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. B. Document Flow Menentukan Wali Kelas Merupakan Document Flow menentukan wali kelas sisiwa disetiap kelas. Pencatatan secara menua lini yang mana staf kurikulum membut data ruangan perkelas kemudaian menyesuaikan data pegawai utuk di jadikan wali kelas. C. Document Flow Alokasi Siswa Merupakan Document Flow
alokasi sisiwa. Diawali dari bagian staf
kurikulum yang menyesuaikan ada kelas dan siswa. Kemudian bagian staf kurikulum membuat daftar siswa perkelas rangkap dua. Daftar siswa perkelas diberikan kepada kepala sekolah untuk disetujui, jika telah disetujui diberikan kepada bagian staf kurikulum untuk diarsip dan kepada guru wali kelas. D. Document Flow Pembayaran SPP Pada Gambar4.4 merupakan Document Flow
Pembayaran SPP Siswa.
Diawali dari Siswa Menyerahkan kartu pembayaran kemudian Bagian TU mengecek kartu pembayaran siswa, sesuai bagian TU akan mencetak kwintansi pembayaran dan diserahkan kesiswa lalu bagian TU aka nmencetak laporan kemudian diserahkan kekepala sekolah SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
33
4.2 Desain Sistem Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem dilakukan melai dari merancang sistem flow, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur table.Kemudian mendesain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya. 4.2.1 System Flow Dokumen flow baru merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam sistem flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi. Proses yang dikembangkan meliputi, proses penilaian, dan kehadiran siswa. a. System Flow Siswa System Flow untuk menyimpan data sisw adan pembuatan user id yang di gunakan untuk mendapatkan hak akses Pembayaran. Dengan adanya sistem informasi dapat membuat laporan data siswa dengan akuran, cepat dan tidak memerlukan banyak waktu untuk di berikan kepada kepala sekolah laporan data siswa tersebut pada Gambar 4.1.
34
Gambar 4.1SistemFlow Siswa
b. System Flow Menentukan Wali Kelas Menjelaskan tentang proses penentuan wali kelas. Staf kurikulum menentukan Kelas, Guru bidang studi yang akan menjadi wali kelas yang kemudian disimpan dalam Tabel Wali Kelas Pada Gambar 4.2.
35
Gambar 4.2 System Flow Menentukan Wali Kelas
36
c. System Flow Alokasi Siswa
Gambar 4.3 System Flow Alokasi Siswa Proses alokasi siswa diawali dari staf kurikulum yang melakukan pendataan kelas. Dari data kelas dan data siswa bagian staf kurikulum melakukan penyimpanan di tabel alokasi siswa keudian proses mencetak laporan siswa perkelas kemudian diberikan kepada kepala sekolah utuk minta persetujuan seperti Gambar 4.3.
37
d. System Flow Pembayaran SPP
Gambar 4.4 System Flow Pembayaran SPP Proses pembayaran Spp siswa diawali menyerahkan kartu atau data siswa ke bagian TU, Kemudian Bagian TU mengimputkan data Siswa mengecek data Pembayaran SPP siswa, setelah di cek bagian TU melakukan Transaksi Pembayaran dan Mencetak Kwintasi pembayaran SPP dan membuat Laporan yang akan diserahkan kepada Kepala Sekolah SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya seperti Gambar 4.4
38
e. System Flow Pembayaran Uang Gedung.
Gambar 4.5 System Flow Pembayaran Uang Gedung Proses pembayaran Uang Gedung siswa diawali menyerahkan kartu atau data siswa ke bagian TU, Kemudian Bagian TU mengimputkan data Siswa mengecek data Pembayaran Unag Gedung Sudah berapa kali atau tingal berapa Angsuran yang harus dibayar oleh siswa, setelah di cek bagian TU melakukan Transaksi Pembayaran dan Mencetak Kwintasi pembayaran Uang Gedung dan membuat Laporan yang akan diserahkan kepada Kepala Sekolah SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya seperti Gambar 4.5
39
f. Sytem Flow Pembayaran Per item
Gambar 4.6 System Flow Pembayaran Per Item Proses pembayaran Uang Per Item siswa diawali dengan siswa menyerahkan kartu pembayarn ke bagian TU, Kemudian Bagian TU mengimputkan data Siswa mengecek data Pembayaran apa yang dilakukan entah pembayaran Seragam sekolah, Buku paket, Dasi dll. Setalah memilih pembayaran Bagian TU mencetak kwintasin Pembayaran dan membuat Laporan yang akan diserahkan kepada Kepala Sekolah SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya seperti Gambar 4.6
40
4.2.2 Diagram Berjenjang DFD
merupakan
perangkat
yang
digunakan
pada
metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
Gambar 4.7 Diagram Berjenjang
4.2.3 Context Diagram Pada Context Diagram Sistem Informasi Akademik ini terdiri dari 5 entitas (bagian), yaitu staf kurikulum, Siswa, wali kelas Bagian TU dan Kepala Sekolah. Kelima entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan.
41
kwintansi Pembayaran Siswa
Data Guru Data Siswa Perkelas
Staf Kurikulum
Data Wali Kelas Perkelas 0 Data Siswa Data siswa Perkelas Wali Kelas
Data Siswa Perkelas
Sistem Informasi Administrasi
Tunggakan Perbulan Data Pembayaran Siswa
Laporan Pembayaran
+
Data Kelas Bagian TU No Induk Siswa Data Siswa Laporan Data Wali kelas Kepala sekolah Laporan Data Siswa Laporan Siswa Perkelas
Gambar 4.8 Context Diagram System Informasi Administrasi
4.2.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
42
a. DFD Level 0 DFD level 0 ini, berisi tiga proses. Proses tersebut antara lain, Pemeliharaan File alokasi siswa, Pembayaran dan Laporan.
Data Siswa
Siswa
Wali Kelas
1 Data Siswa Perkelas Staf Kurikulum
Proses Alokasi Siswa
Data Siswa Perkelas
+ Baca Dan Simpan
Data siswa Perkelas Baca Dan SImpan
Staf Kurikulum Siswa
kwintansi Pembayaran
1
Data Siswa
5
Data Kelas
Membaca Data Siswa Data Kelas
Bagian TU
2
Bagian TU
Proses Pembayaran
No Induk Siswa
Membaca Data Kelas membaca dan menyimpan membaca dan menyimpan
Data Siswa
2
Data Guru
Membaca Data guru
Bagian TU Tunggakan Perbulan Membaca dan menyimpan Bagian TU
4
Data Pembayaran Siswa
Bagian TU
4
Alokasi Wali kelas
Data Guru
Data Pembayaran Data Wali Kelas Perkelas
Kepala sekolah
membaca dan menyimpan Staf Kurikulum
membaca dan menyimpan Simpan Data Wali kelas Laporan Data Wali kelas 3
Kepala sekolah
Laporan Pembayaran Proses Laporan Laporan Data Siswa
Kepala sekolah
membaca dan menyimpan 3
Data Wali Kelas
Laporan Siswa Perkelas Kepala sekolah
Gambar 4.9 DVD Level 0
Staf Kurikulum
43
b. DFD Level 1 DFD Level 1 terdapat 2 transaksi yang sering terjadi di dalam SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. Tiga transaksi diantaranya, transaksi mengelola data siswa dan mengelola data kelas. Transaksi tersebut membutuhkan file untuk memasukkan data, seperti file siswa dan kelas.
1 Mengelola Data Siswa
Data Siswa Siswa
Baca Dan SImpan
1
Staf Kurikulum
Data Siswa
membaca dan menyimpan Data Siswa Perkelas
2 Staf Kurikulum Data siswa Perkelas
Wali Kelas
Mengelola Baca Dan Simpan Data kelas
5
Data Kelas
Data Siswa Perkelas
Gambar 4.10 DFD Level 1 4.2.5 Entity Relational Diagram Entity Relational Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database dari Sistem Informasi Perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD
44
dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik. a. Conceptual Data Model Pada Conceptual Data Model yang tertera diatas, terdapatempat belas buah tabel yang saling terintegrasi secara logik. Dua belas tabel terdiri dari sepuluh tabel master dan empat tabel transaksi sepaerti Gambar 4.11 Tb_Ruang Kode_Ruang Nama Kapasitas
Tb_Kelas
Detail_ Angsuran No_Transaksi Telah_Dib ayar Kurang Status
Tb_Tingkat Terdapat
Kode_Tingkat Tingkat
memiliki
Kode_Kelas Nama_Kelas
memiliki
Mempunyai
Tb_Jurusan Kode_Jurusan Nama_Juru san
Mempunyai
Tb_Jenis _Biaya
Tb_Siswa No_Induk No_Transaksi Nis n Nama_Lengkap Nama_Panggila n Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jk No_Telp Sta tu s Pic tu re Ala mat
Mempunyai
Transaksi No_Transaksi Tanggal
TB_Pribadi Id_Pribadi Anak_Ke Jum_Surabaya Nama_Ayah Pendidikan_A Pekerjaan_A Alamat_A Nama_Ibu Pendidikan_I Pekerjaan_I Alamat_I
Kode_Biaya Nama_Bia ya Besar_Bia ya Kategori_Biaya
Detal_Transaksi No_transaksi Bulan Potongan Keterangan
Terdapat
melakukan Terdapat
Tb_Guru
Tb_Thn_Pelajaran Tahun Tahun_Pelajaran Status Diskri psi Relation_145 Memiliki
Tb_Wali_Kelas Id_Wali
Mempunyai
Memiliki
mempunyai
Gambar 4.11 CDM Sistem Informasi Administrasi
Terdapat
Nig Nip Nama_Lengkap Nama_Panggilan Tempat_Lahir Tgl_Lahir Jk No_Telp Status Jabatan Alamat Password Email Picture
Terdapat
45
b. Physical Data Model Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling memberikan informasi berupa identitas untuk mengenali tabel yang lain seperti Gambar 4.12
TB_RUANG
DETAIL_ANGSURAN
KODE_RUANG char(3) NAMA varchar(50) KAPASITAS integer
TRA_NO_TRANSAKSI KODE_BIAYA NO_TRANSAK TELAH_DIBAYAR KURANG STATUS
TB_TINGKAT KODE_TINGKAT char(3) TINGKAT varchar(50)
NO_TRANSAKSI = TRA_NO_TRANSAKSI
char(10) char(5) char(10) integer integer varchar(12)
KODE_BIAYA = KODE_BIAYA
TB_KELAS KODE_KELAS KODE_RUANG KODE_TINGKAT NAMA_KELAS
char(4) char(3) char(3) varchar(40)
KODE_RUANG = KODE_RUANG KODE_TINGKAT = KODE_TINGKAT KODE_KELAS= KODE_KELAS
TB_PRIBADI TB_SISWA NO_INDUK ID_PRIB ADI TAHUN TB_JURUSAN NO_T RANSAKSI KODE_JURUSAN char(4) KODE_KELAS NO_INDUK char(10) NO_INDUK = NO_INDUKNISN ID_WALI char(3) NAMA_LENGKAP NAMA_JURUSAN varchar(20) NAMA_PANGGILAN TEMPAT_LAHIR TGL_LAHIR JK NO_T ELP STATUS PICTURE ALAMAT
KODE_JURUSAN ID_WALI =ID_WALI KODE_JURUSAN
TB_JENIS_BIAYA KODE_BIAYA char(5) NAMA_BIAYA varchar(50) BESAR_BIA YA integer KATEGORI_BIAYA varchar(15)
TRANSAKSI
char(10) char(10) char(4) char(10) char(4) char(10) varchar(100) varchar(100) varchar(50) timestamp varchar(15) varchar(15) varchar(12) long binary long varchar
ID_PRIBADI = ID_PRIBADI
ID_PRIB ADI ANAK_KE JUM_SURABAYA NAMA_AYAH PENDIDIKAN_A PEKERJAAN_A ALAMAT_A NAMA_IBU PENDIDIKAN_I PEKERJAAN_I ALAMAT_I
char(10) integer integer varchar(100) varchar(50) varchar(50) long varchar varchar(100) varchar(50) varchar(50) long varchar
NO_TRANSAKSI char(10) NO_INDUK char(10) TANGGAL timestamp
DETAIL_TRANSAKSI
NO_TRANSAKSI = TRA_NO_TRANSAKSI
TRA_NO_TRANSAKSI KODE_BIAYA NO_TRANSAKS BULAN POTONGAN KETERANGAN
char(10) char(5) char(10) timestamp integer long varchar
NO_INDUK = NO_INDUK
TAHUN =TAHUN
TB_THN_PELAJARAN TAHUN char(4) TAHUN_PELAJARAN char(9) STATUS varchar(12) DISKRIPSI long varchar
TB_GURU
TAHUN =TAHUN
TB_WALI_KELAS ID_WALI KODE_JURUSAN KODE_KELAS NIG
char(3) char(4) char(4) char(10) NIG = NIG
Gambar 4.12 PDM System Informasi Administrasi
NIG TAHUN NIP NAMA_LENGKAP NAMA_PANGGILAN TEMPAT_LAHIR TGL_LAHIR JK NO_TELP STATUS JABATAN ALAMAT PASSWORD EMAIL PICTURE
char(10) char(4) char(18) varchar(100) varchar(100) varchar(50) timestamp varchar(15) varchar(15) varchar(12) varchar(20) long varchar varchar(7) varchar(100) long binary
KODE_BIAYA = KODE_BIAYA
46
4.2.6 Struktur Tabel Program Sistem Informasi Akademi SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya ini, memiliki database yang terdiri dari beberapa tabel. Tabel – tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel: a.
Tabel Pegawai
Primary key
: NIP
Foreign key
:-
Fungsi : Menyimpan data pegawai Tabel 4.1 TBPegawai No 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Field NIG Nama_pegawai Jenis Kelamin Tgl Lahir Agama Pend Akhir Awal Masuk Telp Email Kota Alamat Picture
b. Tabel Siswa Primary key
: NIS
Foreign key
: Id_User
Fungsi : Menyimpan data siswa
Data Type Char varchar Char Date Varchar varchar Date varchar varchar varchar Text Image
Length 9 100 1 12 50 15 100 50
Constraint Primary Key
47
Tabel 4.2 TabelSiswa No 01 02
Field NIS Tahun Pelajaran
Data Type Char Char
Length 9 9
03
Nama_Siswa
varchar
100
04
Jenis Kelamin
Char
1
05
Tgl Lahir
Date
06
Agama
varchar
12
07
Telp
varchar
15
08
Email
varchar
100
09
Anak ke
Int
10
Saudara
Int
11
Kota
varchar
12
Alamat
Text
13
Asal SMP
varchar
60
14
No Ijaza
varchar
40
15
Picture
Image
c.
Constraint Primary Key
50
Tabel User
Primary key
: Id User
Foreign key
: User id
Fungsi : Sebagai login user Tabel 4.3 TabelUser No 01 02 03 04 05
Field Id_User User id Password Level User Status
Data Type Char Char Char Varchar Varchar
Length 9 9 9 15 12
Constraint Primary Key Foreign key
48
d. Tabel Tahun Pelajaran Primary Key : Id_Tahun_pelajaran Foreign Key : Fungsi : Menampung data tahun Pelajaran . Tabel 4. 4Tabel Tahun Pelajaran NO
Field
Type Data
Length
Constraint
01 02 03 04
Id_Tahun_pelajaran Status Keterangan Tahun_Pelajaran
Char Varchar Text varchar
4 12
Primary Key
e.
9
Tabel Kelas
Primary Key : Id_Kelas Foreign Key : NIG Fungsi : Menampung data kelas. Tabel 4. 5 Tabel Kelas NO 01 02 03 04 05
f.
Field Kode_Kelas Tingkat Kelas Ruang NIG
Type Data Char varchar varchar Char Char
Length 5 10 20 2 9
Constraint Primary Key
Foreign key
Nama Tabel Detail Transaksi
Primary Key :Id_DetilTransaksi Foreign Key :No_Detail_Transaksi Fungsi : Untuk menampung data Pembayaran Tabel 4. 6 Detail Transaksi NO 01 02
Field Type Data Id_Detail_Transaksi Char No_datail_transaksi Char
Length 5 9
Constraint Primary Key Foreign key
49
03 04 05 05 06 g.
No_induk Kode_biaya Tahun Bulan Keterangan
Char Char char varchar varchar
5 10 4 20 30
Foreign key Foreign key Foreign key
Nama Tabel Jenis Biaya
Primary Key : Kode_biaya Foreign Key : Nama_biaya dan Tahun pelajaran Fungsi : Untuk input pembayaran Tabel 4.7 Jenis Biaya NO 01 02 03 04 05 05
Field Kode Biaya Nama Biaya Besar_biaya Katagori_Biaya Jumlah_angsuran Biaya_Angsuran
Type Data Char Varchar Int Varchar int Int
Length 5 50 5 15
Constraint Primary Key Foreign key Foreign key Foreign key Foreign key
h. Nama Tabel Transaksi Primary Key :No_transaksi Foreign Key :Fungsi : Untuk menampung tangal Transaksi Tabel 4. 8 Transaksi NO 01 02
Field Type Data No_Transaksi Char Tanggal_Transaksi Varchar
Length 8 50
Constraint Primary Key Foreign key
50
4.2.7 Desain Input/Output Desain input/ouput dari Sistem Informasi Akademik pada SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.dibagi menjai 3 login level yaitu 1) level staf kurikulm 2) level guru matapelajaran, 3) level siswa. a. Desain Form Login
Gambar 4. 13Desain Form Login Gambar 4.13 merupakan desain form login yang digunakan user untuk masuk kedalam system. b. Desain Form Halaman Utama
Gambar 4. 14 Desain Form Halaman Utama
51
Gambar 4.14 merupakan desain form tampilan halaman awal setelah user melakukan login. c. Desain From Kontrol Tahun Pelajaran
Gambar 4. 15 Desain Form Kontrol Tahun Pelajaran Gambar 4.15 form ini digunakan untuk menambah tahun pelajaran baru yang diaktifkan supaya tidak terjadi kesalah dalam input data dan data tersebut dapat dikelompokan tahun. d. Desain Form Kontrol Semseter
Gambar 4. 16 Desain Form Kontrol Semseter Gambar 4.16 form ini fungsinya sama dengan form tahun pelajaran tetapi hanya menentukan semester ganjil atau genapyang akan dikatifkansupaya data pertahun dapat di persempit dalam pencarian untuk dibuatkan laporan.
52
e. Desain Form Master Pembayaran
Gambar 4.17 Desain Form Master Pembayaran Gambar 4.17 form ini fungsinya untuk input Pembayaran yang ada Di SMA Intensf Taruna Pembangunan Surabaya dengan disertai. f. Desain Form Master Jurusan
Gambar 4.18 Desain Form Master Jurusan Gambar 4.18 form ini fungsinya untuk input Jurusan yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya
53
g. Desain Form Master Kelas
Gambar 4.19 Desain Form Master Kelas Gambar 4.19 form ini fungsinya untuk input Kelas yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. h. Desain Form Master Ruangan
Gambar 4.20 Desain Form Master Ruangan Gambar 4.20 form ini fungsinya untuk input Ruangan yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
54
i. Desain Setting Kelas
Gambar 4.21 Desain Form Setting Kelas Gambar 4.21 form ini fungsinya untuk input Setting Kelas yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. j. Desain Setting Wali Kelas
Gambar 4.22 Desain Form Setting Kelas Gambar 4.22 form ini fungsinya untuk input Setting Wali Kelas yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
55
k. Desain Setting Angsuran
Gambar 4.23 Desain Form Setting Kelas Gambar 4.23 form ini fungsinya untuk input Setting Angsuran Siswa yang ada Di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
l. Desain Form Pegawai
Gambar 4. 24 Desain Form Pegawai Gambar 4.24 merupakan form yang digunakan untuk input pegawai yang ada di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
56
m. Desain Form Siswa
Gambar 4. 25 Desain Form Siswa Gambar 4.25 merupakan form yang digunakan untuk input siswa yang ada di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya. n. Desain Pembayaran Angsuran
Gambar 4. 26 Desain Form Angsuran Gambar 4.26 merupakan form yang digunakan untuk input Pembayaran Angsuran yang ada di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
57
o.
Deasin From Bulanan
Gambar 4. 27 Desain Form Bulanan Gambar 4.27 merupakan form yang digunakan untuk input Pembayaran Bulanan yang ada di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
p. Desain Form Per Item
Gambar 4. 28 Desain Form Per Item Gambar 4.28 merupakan form yang digunakan untuk input Pembayaran Per Item yang ada di SMA Intensif Taruna Pembangunan Surabaya.
