BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN
Sesuai dengan metodologi dan sistematika 10 steps KM road map, dalam bab ini akan dilakukan pengolahan data beserta analisis data yang telah dikumpulkan dalam membuat rancangan mula Knowledge Management System (KMS) di SMKN 1 Kotabaru. Data seluruhnya diambil dari unsur-unsur yang terlibat dalam kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru. 4.1 Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi Tujuan mengidentifikasi “peta infrastruktur teknologi informasi” ini adalah agar dapat memahami peran dari infrastruktur yang ada, untuk kemudian menganalisis dan memanfaatkan infrastruktur tersebut dalam pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru. Saat ini SMKN 1 Kotabaru telah memiliki suatu Local Area Network (LAN) yang menghubungkan antar PC di Laboratorium Komputer. LAN ini telah dimanfaatkan untuk Intranet dan Internet. Skema atau struktur jaringan komputer seperti terlihat pada Gambar 3.2 menggambarkan topologi jaringan komputer atau keterhubungan antar komputer yang termasuk dalam jaringan sekolah pada kondisi saat ini. Juga dipetakan letak atau lokasi tiap komputer yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru (peta berdasarkan lokasi ini dapat dilihat di LAMPIRAN A) untuk melihat apakah komputer yang ada sudah termasuk ke dalam jaringan SMKN 1 Kotabaru atau belum. Dari kedua peta jaringan tersebut, terlihat bahwa belum semua komputer berada dalam jaringan dan bahkan tidak semua guru/instruktur mendapatkan akses komputer, terutama perpustakaan dan ruang guru, hal ini dikarenakan komputer lebih dipusatkan di ruang self access center dan laboratorium. Dengan kata lain sistem intranet SMKN 1 Kotabaru masih belum terdistribusi dan terintegrasi, sehingga ada beberapa bagian yang belum dapat mendapatkan akses data dan informasi secara mudah dan cepat. Keberadaan jaringan ini seharusnya dapat meningkatkan kenyamanan dan efisiensi dari penggunaan resource. Resource yang dimaksud disini dapat berupa hardware (CPU, printer, memory), program aplikasi (e-mail, www), 65
bahkan data, informasi dan knowledge, untuk itu sebaiknya semua komputer yang berada dalam jaringan sekolah (terintegrasi) dan perlu dipertimbangkan akses komputer kepada pengguna yang memang membutuhkan di dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. SMKN 1 Kotabaru telah memiliki intranet yang berbasiskan web, kemudian infrastruktur KMS yang akan dikembangkan nantinya dapat menggunakan jaringan yang sudah ada, namun fungsinya harus lebih dimanfaatkan dan ditingkatkan. Perangkat keras yang telah digunakan oleh SMKN 1 Kotabaru telah mencukupi untuk pengembangan KMS. Demikian pula halnya dengan perangkat lunak, beberapa perangkat lunak yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru dapat menjadi komponen KMS yang akan dikembangkan, untuk itu perlu pemanfaatan secara optimal dan penambahan sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi, yaitu sebagai berikut. •
Sistem intranet yang terintegrasi dengan KMS.
•
Penambahan sistem untuk pengelolaan dokumen.
•
Penambahan sistem untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, seperti pemberdayaan
berbagai
fungsi
pada
Microsoft
Exchange/Microsoft
Netmeeting. •
Pembuatan penyimpanan data, informasi dan knowledge serta dilengkapi dengan nama experts dan lokasinya bekerja pada sistem basis data. Tabel 4.1 Infrastruktur teknologi informasi. No
Nama Infrastruktur TI
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Local area network Intranet Internet Widows XP Microsoft Office XP 1 PC Server 49 PC desktop 1 Modem Robotic 1 Scanner Epson 3 Saluran Telepon 2 Switch (16 & 8 port) Router Access Point
100 Mbps Terbatas Terbatas
Masih kurang 6 PC
Kurang 4 switch 24 port Belum ada Belum ada
66
Dalam Tabel 4.1 ditunjukan perangkat keras dan lunak yang diperlukan LAN SMKN 1 Kotabaru. Saat ini di SMKN 1 Kotabaru telah dibuka satu kelas bidang keahlian Multimedia. Hal ini jelas merupakan keuntungan tersendiri untuk pengembangan KMS yang akan dibuat, karena akan tersedia calon-calon SDM di bidang teknologi informasi.
4.2 Meluruskan KM dan Strategi Bisnis KMS yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi agar benarbenar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang diadaptasi dari model Michael Zack[11] pada Gambar 4.1.
Analisis eksternal Organisasi
Analisis Internal Organisasi
Penyusunan Strategi Organisasi
Faktor Kunci Sukses Peluang dan Ancaman
Kekuatan dan Kelemahan
Strategi Organisasi
Analisis Knowledge Gap
Apa yang harus dilakukan organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjangan strategi
Kesenjangan knowledge
Apa yang dapat dilakukan organisasi
Apa yang sudah diketahui organisasi
Gambar 4.1 Penyelarasan KMS dengan strategi organisasi.
67
Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT (lihat Tabel 4.2) pada SMKN 1 Kotabaru dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi, sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran tersebut. Faktor kunci sukses SMKN 1 Kotabaru adalah sebagai berikut. •
Kurikulum sudah divalidasi.
•
Adanya Asosiasi Profesi pada Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI) yang relevan.
•
Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI/ISO dengan menggunakan TOEIC.
•
Adanya motivasi dan inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian DU/DI dengan kebutuhan SMK.
•
Koordinasi antar anggota SMK.
Tabel 4.2 Analisis Lingkungan Strategik. Lingkungan Strategik Internal No
Komponen
Strenght •
1
KBM • • •
Adanya Kurikulum 2004 dan SKNI semua bidang keahlian Adanya jadwal pembelajaran Internet Relasi dengan luar
Weakness •
•
Belum semua guru memahami jabaran kurikulum dan SKNI Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya
Lingkungan Strategik Eksternal No
Komponen
Opportunity •
KBM •
Adanya Du/Di sejenis dengan program sekolah Adanya Perguruan Tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen
Threats •
•
Banyak lemdiklat yang sejenis Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
68
Tabel 4.3 Strategi analisis.
A L Internal Komponen
1
2 AL Eksternal
S Adanya kurikulum 2004 dan SKNI semua bidang keahian yang sudah divalidasi Adanya jadwal pembelajaran yang fleksibel
1
2
SO KBM
1. 2.
3.
1. 2.
Adanya Du/Di yang sejenis dengan program Sekolah Adanya perguruan tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen Internet
Banyaknya lemdiklat yang sejenis Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
1 2
1.
2.
Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du/Di Menyusun program pembelajaran secara bersama antara SMK Du/Di dan asosiasi propesi
1
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk melaksanakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di
1
2
2.
W Belum semua guru memahami jabaran kurikulum 2004 dan SKNI Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya WO Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi Memberikan motivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan melibatkan lemdiklat yang sejenis Memberikan motivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuai Du/Di dengan kebutuhan SMK
69
Tabel 4.4 Faktor Penentu Keberhasilan. KOMPONEN
STRATEGI
VISI
MISI
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
SO KBM
1. 2.
Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du / Di Menyusun Program pembelajaran secara bersama antara SMK, Du/Di dan asosiasi profesi
WO 1. 2.
Menjadikan lemdiklat yang dapat menghasilkan tenaga kerja tingkat menengah yang propesional mampu bersaing dipasar kerja baik Nasional maupun Internasional.
Mengembangkan dan menerapkan sistem diklat agar tamatan menjadi tenaga kerja terampil/professional tingkat menengah
2.
2.
2.
Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI / ISO (CBT) dengan menggunakan TOEIC
3.
Adanya asosiasi profesi dalam Du/Di yang relevan
4.
Adanya motivasi dan inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk mengadakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di
WT 1.
Kurikulum sudah divalidasi
Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi
ST 1.
1.
Memberikan motivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan melibatkan lemdiklat yang sejenis Memberikan motivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK
Tabel 4.5 Tujuan, Sasaran dan Kebijakan. TUJUAN KBM Mengembangkan kegiatan belajar mengajar SMK menuju ke standar Nasional dan Internasional
SASARAN ¾
Kegiatan belajar mengajar menggunakan SKN / SKNI
KEBIJAKAN •
•
Mewujudkan pembelajaran sesuai standar Nasional / Internasional dengan sistem CBT Mewujudkan pembelajaran dengan pengantar bahasa Inggris
70
Hasil dari analisis SWOT yang telah dilakukan, maka terdapat sejumlah tantangan nyata yang harus dihadapi sekolah sebagai berikut. ¾ Banyaknya lemdiklat yang sejenis. ¾ Asosiasi profesi makin kritis terhadap SMK. ¾ Banyaknya tenaga guru yang profesional. ¾ Banyaknya prasyarat dari dunia usaha dan industri. ¾ Banyaknya SMK sejenis yang mempunyai program pengembangan profesi secara konsisten. ¾ Banyak dunia usaha dan industri yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK. ¾ Masyarakat makin kritis terhadap dunia pendidikan, ¾ Berlakunya era pasar bebas (globalisasi). ¾ Jumlah SMU lebih banyak dari SMK. ¾ Perubahan pola pikir siswa akibat reformasi/gesekan nilai. ¾ Derasnya arus informasi tentang perkembangan IPTEK. ¾ Banyaknya lemdiklat yang mempunyai fasilitas yang lengkap. ¾ Adanya peraturan dan perundang-undangan yang mengikat. ¾ Belum semua bidang keahlian punya asosiasi profesi. ¾ Banyaknya perguruan tinggi dan swasta yang sesuai dengan SMK. Dengan mempertimbangkan hasil-hasil analisis SWOT yang telah dilakukan, maka strategi SMKN 1 Kotabaru untuk mencapai sasarannya adalah sebagai berikut. •
Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya dan network yang dimiliki, baik di dalam maupun di luar sekolah, nasional, dan global untuk pengembangan SDM sekolah.
•
Memiliki sistem informasi strategik sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
•
Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi perubahan.
71
Strategi tersebut harus diterjemahkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh sekolah.
4.3 Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi Untuk meningkatkan knowledge SDM yang dimiliki SMKN 1 Kotabaru, maka teknologi informasi memegang peran yang sangat strategis sebagai pendukung atau fasilitator dalam menerapkan proses KM. Perencanaan LAN yang terintegrasi dengan KMS dapat dilihat pada Gambar 4.2. Kekurangan infrastruktur harus terpenuhi agar tidak menghambat proses. Dengan menggunakan teknologi berbasiskan web, enterprise knowledge portal merupakan suatu pendekatan baru dalam menyediakan akses ke berbagai informasi dan kemampuan untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan knowledge yang penting bagi organisasi, menjadikannya memiliki kontribusi yang sangat penting dalam mengimplementasikan strategi KM. Beberapa keuntungan Enterprise Knowledge Portal (EKP) meliputi hal-hal berikut. •
Gambaran yang konsisten mengenai organisasi.
•
Kemampuan mengelola dan mencari informasi.
•
Akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi.
•
Hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan.
•
Hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang.
•
Identitas
individu
dan
akses
ke
isi/subyek
(content)
yang
dapat
dipersonalisasi. Setelah mendapatkan kebutuhan pengguna terhadap KMS yang akan dikembangkan di SMKN 1 Kotabaru, selanjutnya ditentukan teknologi informasi apa yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna tersebut agar proses KM dapat berfungsi secara efektif. Berikut adalah kebutuhan pengguna jika KMS akan dikembangkan di SMKN 1 Kotabaru, yang dibagi menjadi enam kategori, yaitu sebagai berikut.
72
Internet
Laboratorium dengan 20 client
Switch 24 port
Router
Server
Switch 16 port Laboratorium dengan 20 client
Perpustakaan dengan 3 client
Switch 24 port
Switch 24 port
Kantin Access Point Ruang Guru dan Kepsek dengan 10 client
Laptop
Switch 24 port
Self Access Center Switch 8 port dengan 3 client
Laboratorium Bahasa dengan 1 client
Gambar 4.2 Rencana LAN yang terintegrasi dengan KMS. 1. Proses kerja yang terorganisir. •
Meningkatkan efektivitas guru.
•
Mengambil keputusan yang lebih baik dengan cepat.
•
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi.
•
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan.
•
Menerapkan aktivitas KM.
•
Meningkatkan penggunaan kembali informasi.
73
2. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi. •
Meningkatkan komunikasi antara guru.
•
Meningkatkan kepedulian terhadap peran dan tanggung jawab.
•
Meningkatkan keselarasan dengan tujuan sekolah.
•
Meningkatkan keahlian guru sesuai dengan tututan keadaan.
•
Meningkatkan efisiensi kerja melalui penggunaan kembali informasi.
3. Fokus ke depan. •
Meningkatkan perbaikan pada proses kerja.
•
Memperbaiki proses persiapan, pelaksanaan dan analisis mengajar.
•
Meningkatkan strategi mengajar dan peluang pembelajaran interaktif.
4. Mendukung sasaran sekolah. •
Meningkatkan keselarasan individu dengan strategi organisasi.
•
Menerapkan pembelajaran.
•
Menggerakkan terciptanya nilai organisasi.
5. Meningkatkan inovasi. •
Memperkaya pengalaman kerja guru melalui On Job Training di Industri.
•
Meningkatkan peluang pengembangan karir.
•
Meningkatkan kemandirian guru.
•
Meningkatkan integrasi dengan stakeholders.
6. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi. •
Meningkatkan strategi organisasi berbasis web.
•
Meningkatkan pengelolaan data dan informasi (content management).
•
Meningkatkan fungsi pencarian (search) knowledge organisasi.
•
Meningkatkan kemudahan penggunaan knowledge.
•
Meningkatkan proses kerja lintas program studi.
Dengan menggunakan konsep Enterprise Knowledge Portal, maka teknologi informasi dan fitur-fitur yang terdapat di dalamnya, yang dapat diaplikasikan di SMKN 1 Kotabaru sebagai penunjang untuk memfasilitasi kebutuhan pengguna tersebut adalah seperti Tabel 4.6 berikut.
74
Tabel 4.6 Fitur-fitur dalam EKP untuk memenuhi kebutuhan pengguna. No. 1
Fungsi Knowledge Portal Enterprise Portal
Fitur-Fitur Presentation Knowledge Organization System Search, Plug and Play Functions, Access and Integration, Profiling and Personalization
2
Business Intelligence
Decision Support Performance, Based Metrics Process Management, Balaced Scorecard, Data Mining Information Mining Information Management
3
Collaboration and Communities
Electronic Messaging Management, Discussion Groups Team-Based Collaboration, Real-Time Collaboration Communities, Information Retrieval
4
Content Management
Structured Content, Unstructured Content Data Integration Services, Document Management, Web Content Management
5
Learning
Electronic Performace Support System (EPSS) Learning Management Systems Interactivity
Pemetaan hubungan antara kebutuhan pengguna dengan fitur-fitur teknologi knowledge portal harus dilakukan. Semua fitur-fitur tersebut adalah kesatuan yang membentuk Enterprise Knowledge Portal dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain dalam implementasinya. Walaupun demikian, beberapa fitur lebih berperan dibandingkan fitur lain untuk memenuhi kebutuhan pengguna tertentu. Digunakan skala Likert 1 sampai 5 untuk menyatakan seberapa penting tiap-tiap fitur knowledge portal dalam memenuhi kebutuhan pengguna, dengan penjelasan sebagai berikut[2] : •
bila pencapaian nilai skalanya berada < 3, maka fitur tersebut belum akan diprioritaskan,
•
bila pencapaian nilai skala berada ≥ 3, maka fitur tersebut diprioritaskan untuk dibuat.
Dasar yang digunakan dalam memetakan kebutuhan pengguna tersebut adalah dengan mengacu pada definisi dan fungsi tiap fitur-fitur knowledge portal dan hasil diskusi dengan pengguna di dalam SMKN 1 Kotabaru, dimana sistem akan dikembangkan. Definisi dan fungsi fitur-fitur yang terdapat dalam lima fungsi utama Enterprise Knowledge Portal, yaitu sebagai berikut.
75
1. Enterprise portal; memiliki fitur-fitur sebagai berikut. •
Presentation. Suatu graphical user interface untuk menyampaikan, memperoleh dan membagi informasi tanpa memperhatikan aplikasi yang digunakan.
•
Knowledge organization system. Pengkategorian informasi sehingga informasi tersebut sampai ke pengguna yang membutuhkannya. Contoh aplikasi adalah Autonomy dan Sonio. Tabel 4.7 Fungsi fitur-fitur Enterprise portal.
Enterprise Portal Presentation
Fungsi Caching, Cascading Portals, Federated Portals, Abstraction Layers.
Knowledge Organization System
Term Lists, Relationship Lists, Taxonomies, Semantic Representations, Ontologies, Federated Search.
Search Plug and Play Functions
Federated Search Process and Action, Intelligent Agents, Component Libraries.
Access and Integration
Multiple-Repository Support, Application Integration, Application Hosting Services, Process Integration, Web Services, Peer To Peer, Multi-Language Support.
Profiling and Personalization
Metadata Dictionary, Roles, Subscription, Context Personalization.
•
Search. Memenuhi kebutuhan pengguna dengan memberikan informasi yang diinginkan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Ms SharePoint Portal Server, Autonomy, mamboCMS.
•
Plug and play functions. Sekumpulan fungsi-fungsi khusus yang dapat menyediakan layanan seperti workflow, agen intelligent, dan pemberitahuan/peringatan. Contoh aplikasi adalah sebagai berikut : Ms Office dan Ms Outlook
76
•
Access and integration. Suatu perencanaan, metoda dan alat bantu untuk menggabungkan dan mengkoordinasikan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Mercator Integration Broker, Groove Networks
•
Profiling and personalization. Akses ke isi/subyek yang spesifik pada tanggungjawab pengguna. Contoh aplikasi sebagai berikut : BroadVision Command Center, Personify Essentials
2. Bussiness intelligence, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. •
Decision support. Aplikasi untuk menganalisis data perusahaan sehingga pengguna dapat mengambil keputusan perusahaan yang lebih baik. Contoh aplikasi: Crystal Decisions, Cognos, Business Objects
•
Performance based metrics. Sebuah teknik menganalisis untuk menerjemahkan strategi organisasi ke dalam tujuan/sasaran yang dapat diukur untuk memonitor kinerja organisasi. Contoh aplikasi adalah Cognos dan CorVu EBPM.
•
Process management. Aplikasi terstruktur yang digunakan untuk menerjemahkan sekumpulan tujuan/sasaran ke dalam visi, strategi, kegiatan/program, dan ukuran. Contoh aplikasi adalah QPR ProcessGuide.
•
Balanced scorecard. Menganalisis kinerja organisasi dari empat perspektif, keuangan, kepuasan konsumen, produksi dan inovasi, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Contoh aplikasinya adalah QPR Scorecard, CorVu Rapid Scorecard.
•
Data mining. Aplikasi yang dapat mengelompokkan data untuk mengidentifikasi pola dan membuat keterkaitan hubungan. Contoh aplikasinya adalah SAS dan Vignette.
77
•
Information mining. Integrasi antara informasi yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan data secara tradisional dengan informasi yang dikumpulkan melalui internet dan organisasi. Contoh aplikasi SAS dan Vignette. Tabel 4.8 Fungsi fitur-fitur Business intelligence.
Business Intelligence Decision Support
Fungsi Executive Information System, Object-Oriented Database Management System, Relational Database Management System, Online Analytical Processing, Multi-Dimensional Analysis, Query Tools.
Performance-Based Metrics
Business Model, Business Structures, Quality Control, Forecasting, Change Management, trategic Planning.
Process Management
Business Process Reengineering, Project Management.
Balanced Scorecard Data Mining
Key Performance Indicators Data Collection, Profiling, Data Management, Data Pattern Discovery, Market Analysis, Direct Marketing, Data Warehouse Architecture.
Information Mining
Indexing System, Full-Text Databases, Text Mining Systems.
Information Management
Information Standards, Libraries and Archives.
•
Information management. Aplikasi untuk menyusun daftar dan petunjuk tempat penyimpanan data/informasi untuk mengelola dan menyampaikan isi. Contoh aplikasi: Vignette.
3. Collaboration and communities, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. •
Electronic messaging management. Penciptaan, penyimpanan, penukaran dan pengelolaan dari teks, gambar, suara, fax, e-mail, dan halaman (paging) melalui sebuah jaringan komunikasi. Contoh aplikasi adalah Ms Outlook, Ms Share dan Point Portal Server.
•
Discussion groups. Sebuah forum dimana sekumpulan pengguna yang termasuk dalam suatu jaringan saling memberikan dan menunggu respon atas masalah, pertanyaan,
78
umpan balik, dan saran-saran. Contoh aplikasi: eRoom Digital Workplace, Lotus Quick Place. •
Team-based collaboration. Aplikasi yang memungkinkan orang-orang bekerja bersama secara kolektif walaupun lokasi mereka berbeda satu sama lain. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place, Groove Networks .
•
Real-time collaboration. Kemampuan untuk menempatkan dan mengorganisir hubungan antara isi, orang, topik, dan proses kerja. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place, Lotus Sametime.
•
Communities. Sekumpulan orang-orang yang tergabung dalam suatu jaringan saling membagi minat dan ide melalui dokumen yang dikirim dan real-time chat. Contoh aplikasinya adalah Lotus Sametime, eRoom Digital Workplace, Ms SharePoint Portal Server. Tabel 4.9 Fungsi fitur-fitur Collaboration and communities.
Collaboration and Communities Electronic Messaging Management
Fungsi e-Mail, Extranets, Intranets, Wireless Communication Systems.
Discussion Groups Team-Based Collaboration
List Servers, Newsgroups Process and Action, Calendering and Scheduling, Task Management.
Real-Time Collaboration
Video Conferencing, Internet Chat, Insant Messaging.
Communities Information Retrieval
Virtual Communities, Business-to-Business. Natural Language Processing, Push Technology, Text Processing, WAIS.
•
Information retrieval. Sebuah direktori informasi mengenai dimana tempat untuk menemukan dan mengakses kumpulan data, file, dan lainnya; beberapa katalog berisi metadata mengenai dimana letak entity, bagaimana mengaksesnya dan rincian lainnya. Contoh aplikasinya adalah Autonomy, Semio. 79
4. Content management, memiliki fitur-fitur sebagai berikut. •
Structured content. Sebuah kumpulan data yang telah diatur dalam kumpulan tabel-tabel dimana data dapat diakses tanpa harus mengatur ulang tabel database melalui query. Contoh aplikasi: Ms Access, My SQL, Ms analysis Server, IBM DB2, Oracle, mamboCMS .
•
Unstructured content. Kumpulan informasi dari seluruh internet dan organisasi yang tidak diatur sebagai suatu sistem database dan meliputi juga dokumen individu serta informasi yang disimpan dalam aplikasi-aplikasi. Contoh aplikasinya adalah Ms Office, Ms Outlook, Ms Sharepoint Portal Server, Ms Web Content Management, Adobe Acrobat, mamboCMS.
•
Data integration services. Aplikasi programming yang digunakan untuk memindahkan, mengisi, menyaring, memperluas, dan mentransformasikan data dari satu aplikasi ke aplikasi lain. Contoh aplikasinya adalah mamboCMS dan Aura.
Tabel 4.10 Fungsi fitur-fitur Content management. Content Management Structured Content
Fungsi Application Databases, Operational Data Store, Data Warehouses, Data Marts.
Data Integration Services Unstructured Content
Extract, Purify, Transform, Extend, Move, Load. Content Management Application, Content Delivery Application.
Document Management Web Content Management
Repositories Caching, Search, Integration, Analysis, Publishing, Syndication, Transformation, Profiling and Personalization.
•
Document management dan web content management. Aplikasi yang mampu memelihara penciptaan, modifikasi, dan pemindahan informasi
menggunakan
penerbitan
(publishing), pengelolaan format,
kontrol revisi/perbaikan, petunjuk (indexing), mencari, dan mengambil
80
(retrieval). Contoh aplikasinya adalah Ms Web Content Management, Hummingbird Document Management, mamboCMS. 5. Learning; memiliki fitur-fitur sebagai berikut. •
Electronic performance support systems. Aplikasi yang menyediakan kemampuan untuk belajar melalui definisi menggunakan informasi petunjuk, saran para ahli, alat pengukur kinerja kegiatan, online job aids, dan aplikasi help. Contoh aplikasi WBT Systems Top Class.
•
Learning management systems. Aplikasi
yang
mengajarkan
digunakan
suatu
proses
untuk
merencanakan,
tertentu
melaksanakan,
menggunakan
teknologi
dan untuk
menyampaikan isi, memonitor partisipasi peserta, forum diskusi, dan mengakses kinerja peserta. •
Interactivity. Teknologi yang digunakan untuk menyediakan informasi dan merespon ke pengguna saat melakukan pekerjaan; contoh seorang pengguna webblog dapat mengisi dan memesan serta meng-update berita. Contoh aplikasi Otang Wearable Computers. Tabel 4.11 Fungsi fitur-fitur Learning.
Learning Fungsi Electronic Performance Support Systems Reference Information, Expert Advice, Online Job Aids, Application Help, Online Analytical Processing, Integration Tracking and Reporting. Learning Management Systems Interactivity
Web-Based Education Systems, ComputerBased Training. Wearable Computers
Hasil pemenuhan kebutuhan pengguna oleh knowledge portal dapat dilihat pada Tabel 4.12. Dari hasil pemetaan tersebut, dapat dilihat fitur mana dari sebuah EKP yang penting dikembangkan di organisasi SMKN 1 Kotabaru dalam upaya memenuhi kebutuhan pengguna, karena peran suatu fitur untuk menyelesaikan
81
masalah tergantung pada kebutuhan di tempat dimana sistem akan dikembangkan. Untuk lebih lengkap pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna dapat dilihat pada LAMPIRAN H.
Content Management
Structured Content
Unstructured Content
Data Integration
Document Management
Web Document Manag.
Learning
5 4 5 4 5 5
Collaboration and Comm
2 2 2 2 2 2
Bussiness Intelligence
Proses kerja yang terorganisir Meningkatkan efektivitas guru Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi Memperbaiki waktu siklus pekerjaan Menerapkan aktivitas KM Meningkatkan penggunaan kembali informasi Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi Fokus ke depan Mendukung sasaran bisnis organisasi Meningkatkan inovasi Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi
Search
KM objective/ user requirements
Enterprise Portal
Tabel 4.12 Pemetaan EKP.
2 2 2 2 2 2
2 2 2 2 2 2
5 5 5 5 5 5
5 5 5 4 4 5
4 5 5 4 5 5
5 5 5 5 5 5
4 3 3 3 3 3
5 5 5 4 4 5
2 2 2 2 2 2
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
2 2 2
5 5 5
2 2 2
2 2 2
5 5 5
5 5 5
5 5 5
5 5 5
5 5 5
5 5 5
2 2 2
2
5
2
2
5
5
5
5
5
5
2
Jadi, EKP yang merupakan pengembangan dari Enterprise Information Portal, tidak hanya menyediakan akses ke informasi, tetapi juga memiliki kemampuan untuk menciptakan,
memperoleh,
menyimpan,
menyebarkan
dan
memanfaatkan
pengetahuan di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru, melalui fungsi-fungsi sebagai berikut. 1. Enterprise portal, yaitu sebagai platform yang menghubungkan informasi dan knowledge organisasi untuk guru, masyarakat dan stakeholders. 2. Business intelligence, yaitu untuk menganalisis data yang digunakan untuk mengambil keputusan yang bersifat strategik seperti penentuan indikator kinerja. 3. Collaboration and communities, yaitu untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, saling berbagi ide, knowledge dan pengalaman. Terutama jika ada kegiatan Ulangan Bersama, maka antar panitia atau Dinas Pendidikan dapat saling berkolaborasi.
82
4. Content management, yaitu untuk mengelola dan mempublikasikan seluruh informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, notulen, e-mail, dsb), sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan dokumen yang dibutuhkan. 5. Learning, yaitu sebagai pendukung proses belajar di SMKN 1 Kotabaru, melalui pendekatan learning by doing. 4.4 Analisis dan Audit Knowledge Knowledge yang diperlukan pada kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris untuk bidang keahlian bisnis dan manajemen ini terdiri dari 10 buah. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada LAMPIRAN F. 4.4.1 Pengolahan Data dan Analisis K-Gap Dilakukannya proses penilaian kesenjangan knowledge (K-Gap) di dalam suatu organisasi akan dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dan knowledge yang sekarang tersedia. Dengan mengetahui keadaan knowledge tersebut, diharapkan tidak akan ada lagi kesenjangan knowledge, karena kesenjangan knowledge yang ada menunjukkan langkah apa yang harus dilakukan organisasi untuk menghilangkan kesenjangan knowledge tersebut. Setelah kuisioner K-Gap terkumpul, selanjutnya data diolah dengan menghitung ratarata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap knowledge yang dibutuhkan oleh guru-guru mata pelajaran bahasa Inggris. Rumus perhitungan (IV.1) nilai kepentingan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut. NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4)
... ( IV.1)
R dengan : NKi = nilai kepentingan terhadap knowledge i K1 = jumlah responden dengan jawaban "A" K2 = jumlah responden dengan jawaban "B" K3 = jumlah responden dengan jawaban "C" 83
K4 = jumlah responden dengan jawaban "D" R = total responden Rumus perhitungan (IV.2) nilai penguasaan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut. NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4)
... (IV.2)
R dengan : NPi = nilai penguasaan terhadap knowledge i P1 = jumlah responden dengan jawaban "A" P2 = jumlah responden dengan jawaban "B" P3 = jumlah responden dengan jawaban "C" P4 = jumlah responden dengan jawaban "D" R = total responden Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting knowledge yang dibutuhkan oleh guru untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Tingkat penguasaan menyatakan seberapa jauh penguasaan guru yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap knowledge yang dibutuhkan. Dengan demikian, dapat dilihat kesenjangan knowledge antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan. Kesenjangan ini akan menunjukkan arah peningkatan/pengembangan yang seharusnya dilakukan atau batas minimal peningkatan kondisi saat ini sehingga kesenjangan knowledge tidak ada lagi. Dengan meningkatnya knowledge dari guru yang dimiliki, maka diharapkan kinerjanya akan meningkat, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja sekolah. Nilai kesenjangan knowledge (knowledge gap) diperoleh dari selisih antara tingkat kepentingan dan tingkat penguasaan. Nilai positif menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih rendah dari tingkat kepentingan sedangkan nilai negatif menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih tinggi dari tingkat kepentingan. Hasil pengolahan data dan analisis kesenjangan knowledge guru mata pelajaran Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru dapat dilihat pada Tabel 4.13 (lebih lengkap pada LAMPIRAN I). Terlihat ada dua knowledge dengan K-Gap tertinggi, yaitu Oral knowledge dan Listening knowledge. Sementara terdapat K-Gap dengan nilai nol, 84
yaitu Time management dan English cultures. Untuk knowledge yang lain berada pada kisaran 0,25 hingga 0,5. Tabel 4.13 Analisis Knowledge Gap. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Knowledge
Tingkat Kepentingan 1 2 3 4 Nki 0 0 3 1 3.25 0 0 2 2 3.5 0 0 2 2 3.5 0 0 3 1 3.25 0 0 3 1 3.25 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3
oral listening reading structure written TL methods time management english culture mastery topics debate
Tingkat Penguasaan A B C D Npi 0 2 2 0 2.5 0 1 3 0 2.75 0 1 2 1 3 0 1 3 0 2.75 0 1 2 1 3 0 1 3 0 2.75 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75
K-Gap Nki - Npi 0.75 0.75 0.5 0.5 0.25 0.5 0 0 0.25 0.25
Keterangan: Nki = Tingkat kepentingan knowledge i Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
Tabel 4.14 Knowledge dengan K-Gap Tertinggi. No
Knowledge
1
Listening
2
Oral
Definisi Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
Tabel 4.15 Knowledge dengan K-Gap Nol. No
Knowledge
1
Cultures of English
2
Time Management
Definisi Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen Pengaturan waktu didalam presentasi
4.4.2 Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Guru Bahasa Inggris Setelah didapatkan nilai kesenjangan tiap knowledge yang dibutuhkan, kemudian dapat ditentukan mana yang termasuk knowledge wajib dan knowledge pilihan untuk tiap bidang. Knowledge wajib didefinisikan sebagai knowledge yang perlu dan harus dimiliki oleh guru untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Adapun 85
kriteria yang termasuk dalam knowledge wajib adalah knowledge yang memiliki nilai kepentingan antara 3 sampai 4 dan/atau memiliki nilai kesenjangan knowledge tertinggi. Knowledge pilihan didefinisikan sebagai knowledge pelengkap yang dapat membantu dalam pelaksanaan tugas guru. Kriteria yang termasuk dalam knowledge pilihan adalah knowledge dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain knowledge dengan nilai kesenjangan tertinggi. Dari hasil analisis didapat 9 knowledge wajib bagi guru-guru Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru. Lihat Tabel 4.16. Hal ini menandakan bahwa knowledge yang dibutuhkan berdasarkan hasil pemilihan dari expert mempunyai ketepatan hampir 100 %. Untuk pengembangan KMS ini, pengembangan kemampuan guru pada knowledge wajib ini harus segera ditingkatkan. Peningkatan dapat melalui diklat, workshop, seminar dan lainnya. Tabel 4.16 Knowledge Wajib bagi guru Bahasa Inggris. No
Knowledge
Definisi
2
Teaching & Learning Methods Mastery The Topics
3
Listening
4
Oral
5
Reading
6
Written
7
Structures
8
Time Management
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris Pengaturan waktu didalam presentasi
9
Debate
1
Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris
Tabel 4.17 Knowledge Pilihan bagi Guru Bahasa Inggris. No 1
Knowledge Cultures of English
Definisi Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang Bisnis dan Manajemen
86
4.4.3 Analisis Data dan Knowledge yang Dimiliki Melalui CV Hasil kesenjangan knowledge yang diperoleh dari kuisioner K-Gap berupa data kuantitatif. Untuk melengkapi hasil penilaian kesenjangan knowledge dari kuisioner K-Gap, juga dianalisis knowledge yang sekarang dimiliki oleh Guru-guru Bahasa Inggris melalui data dari CV saat ini, dengan alasan data yang terdapat di dalam CV merupakan aktivitas-aktivitas yang menunjukan knowledge seseorang (knowledge generating activities), seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan, seminar/lokakarya yang pernah diikuti. Dari data CV yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru saat ini dan seminar/lokakarya yang diperoleh dari CV, dapat diturunkan knowledge yang dimiliki oleh masingmasing guru, yang selanjutnya disebut sebagai knowledge yang sekarang dimiliki tiap guru. Sebagai perbandingan antara hasil perhitungan kesenjangan knowledge dari kuisioner K-Gap dan dari CV, dilakukan perbandingan knowledge yang sekarang dimiliki dengan knowledge wajib tiap bidang, dengan cara menghitung prosentase knowledge yang sudah memenuhi knowledge wajib di bidangnya. Kemudian juga dihitung prosentase hasil dari CV yang tidak mendukung hasil dari Kuisioner K-Gap, untuk menunjukkan apakah CV cukup dapat dipercaya (reliable) dalam menunjukkan knowledge yang dimiliki seseorang. Hasilnya adalah sangat sedikit sekali data dan informasi yang didapat dari CV para guru. Umumnya hal ini disebabkan CV tidak diperbaharui secara berkala sehingga kurang memberikan informasi yang diinginkan. CV hanya berisi data-data awal sebagai calon pegawai dan SK kenaikan pangkat serta kenaikan gaji. Sementara datadata pelatihan, seminar, program up-grading yang telah diikuti tidak tercantumkan, oleh karena itu data-data pelatihan didapat melalui wawancara. Untuk jelasnya dapat dilihat pada LAMPIRAN D.
4.4.4 Analisis Aset Data, Informasi dan Knowledge Berdasarkan kebutuhan knowledge yang telah didapat dari kuisioner K-Need, kemudian dilakukan analisis aset data, informasi dan knowledge yang sudah dimiliki 87
dan belum dimiliki oleh guru-guru bahasa Inggris. Selain itu juga dianalisa status dari aset tersebut, apakah sudah terdokumentasi secara elektronik maupun non elektronik (hard copy) ataupun belum terdokumentasi (tacit knowledge) dan lokasi yang menunjukkan letak data, informasi dan knowledge tersebut. Hasil pengumpulan datanya dapat dilihat pada LAMPIRAN B dan LAMPIRAN C. Analisis ini digunakan untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan terhadap sumber data, informasi dan knowledge yang mengacu pada knowledge yang dibutuhkan oleh guru-guru bahasa Inggris. Dari data yang telah terkumpul, terlihat bahwa sekitar 52,25 % aset tersimpan dalam bentuk hard copy (dari jumlah tersebut yang sudah tersimpan dalam bentuk soft copy baru 32,25 %) dan 47,75 % masih dalam bentuk tacit di kepala guru, experts, dan widyaiswara PPPGK. Lihat Gambar 4.3.
explicit , 52.25
tacit, 47.25
Gambar 4.3 Keadaan aset knowledge yang ada. Hal ini berarti SMKN 1 Kotabaru masih mengandalkan sumber data, informasi dan knowledgenya dalam bentuk hard copy. Bentuk hard copy ini sulit untuk dicari dan disimpan karena akan berupa tumpukan yang tidak tertata rapi, dan tiap pengguna tidak dapat langsung menggunakannya (kesulitan mengakses), sehingga akan menjadi tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.
88
Apabila aset masih belum terdokumentasi, maka aset tersebut dapat dibagi melalui diskusi atau pertemuan dan apabila memungkinkan langsung didokumentasikan. Apabila berlokasi di luar sekolah, maka harus diupayakan untuk memasukkannya ke dalam sistem di sekolah. Dengan demikian, KMS yang akan dikembangkan harus dapat mengakomodasi kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Yang ideal adalah apabila aset tersebut telah terdokumentasi secara elektronik dan terintegrasi sehingga akan memudahkan penggunaan. Karena sekitar 52,25 % aset atau referensi knowledge tersebut terdapat di Self Access Center, maka dengan mengoptimalkan fungsi perpustakaan, seperti dengan dibuatnya perpustakaan digital yang terintegrasi sistem intranet sekolah, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan menggunakan informasi dan knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Perpustakaan digital ini mengelola indeks buku, publikasi, hasil penelitian, manual, informasi dan dokumen-dokumen lainnya sebagai sumber referensi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi guru bahasa Inggris.
4.4.5 Analisis Strategi KM Strategi KM yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi SMKN 1 Kotabaru dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi, agar sistem benar-benar sesuai dengan kemampuan inti organisasi dan apa yang diperlukan oleh organisasi, untuk itu analisis strategi KM yang sesuai untuk diterapkan di SMKN 1 Kotabaru, dimulai dengan hasil pembobotan kedua strategi KM yaitu Kodifikasi dan Personalisasi, yang diperoleh dari kuisioner KM Strategy. Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %). Dengan hasil ini, maka strategi yang menjadi fokus pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru adalah kodifikasi, artinya guru lebih mengandalkan explicit knowledge (dokumen, manual, laporan, SAP, dsb) daripada tacit knowledge dalam 89
melaksanakan tugasnya. Selain itu, strategi ini sesuai untuk organisasi yang memberikan pelayanan berupa solusi generik kepada kelompok pelanggan tertentu karena menangani permasalahan dan keputusan yang berulang-ulang. Dengan demikian, teknologi informasi digunakan untuk pengelolaan dokumen dalam mendukung aktivitas SMKN 1 Kotabaru. Dengan memfokuskan pada pengelolaan dokumen, berarti KMS harus memiliki kriteria sebagai berikut. •
Basis data yang lengkap.
•
Mudah digunakan untuk pencarian dan penggunaan dokumen.
•
Terintegrasi sistem intranet sekolah.
Walaupun demikian, proses personalisasi yang meliputi berbagi tacit knowledge juga penting, karena pada beberapa kasus juga memerlukan pendapat, pikiran, dan knowledge dari orang-orang yang ahli dalam bidang tertentu. 4.5 Membentuk Tim KM Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini. Sementara para guru yang lain diberi penekanan untuk mendukung dan memberikan knowledge (sharing) kepada tim ini. Disamping tim tersebut, juga diperlukan konsultan, dalam hal ini expert dalam bidang Bahasa Inggris dan Teknologi Informasi, untuk itu perlu ditentukan konsultan tersebut. Dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan serta diskusi yang dilakukan dengan pihak sekolah, maka sesuai dengan uraian keterangan pada Tabel 4.18, dapat ditentukan ketua tim KM adalah Muhammad Ramlie. Sementara dua anggota yang bertugas mengumpulkan knowledge dan memasukan knowledge ke dalam sistem adalah Drs. Bahrudin dan Raswan (administrator). Untuk konsultan, sesuai dengan status sekolah yang merupakan English Testing Center (sesuai SK dari Direktur Dikmenjur), maka konsultannya adalah widyaiswara Departemen Bahasa pada PPPGK Sawangan.
90
Tabel 4.18 Manajer Pengetahuan (Chief Knowledge Officer). Apa yang dikerjakan manajer pengetahuan?
• • • •
Adakah model manajer pengetahuan?
Apakah ada profil khas seorang manajer pengetahuan?
• • • • • •
Belum ada spesifikasi pekerjaan yang baku Menerjemahkan visi pimpinan Menciptakan dan berinovasi sendiri tentang programprogram manajemen pengetahuan Mengkoordinasi pihak-pihak yang dianggap memerlukan pengetahuan dalam pekerjaan mereka Mereka adalah teknolog sekaligus pengamat lingkungan yang baik Mereka berciri pemimpin sekaligus ahli strategi Mereka juga konsultan untuk organisasinya sendiri Memiliki pandangan yang luas Punya reputasi dan kredibilitas di dalam organisasinya Penuh entusiasme dan percaya diri
4.6 Perancangan Cetak Biru KMS Perancangan cetak biru KMS di SMKN 1 Kotabaru ini meliputi sumber daya manusia, dalam hal ini para guru, dan teknologi informasi dalam hal penciptaan knowledge dan tujuannya untuk mencapai suatu kegiatan belajar mengajar yang terstandar untuk meningkatkan kinerja sekolah dalam mencapai sekolah standar nasional. Dari hasil pengolahan data dan analisa yang telah dilakukan, maka rancangan pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna adalah seperti terurai berikut.
4.6.1 Pengembangan Sumber Daya Manusia (Guru) Guru adalah sumber daya manusia yang sangat memegang peranan penting di sekolah. Dengan jam wajib mengajar di kelas sebanyak 24 jam per minggunya, sudah cukup membuat kerepotan dalam membagi waktunya. Disamping itu, dalam kehidupan sosialnyapun guru sebagai aset masyarakat dituntut untuk dapat memperbaharui ilmunya. Untuk meningkatkan kinerjanya, maka perlu direncanakan pelatihan, diklat, seminar dan kegiatan up grading bagi guru. Sesuai dengan hasil analisa K-Gap dan CV yang ada, maka perlu dilakukan pelatihan bagi guru-guru
91
yang masih mempunyai tingkat penguasaan yang belum cukup pada setiap knowledge. Pada Tabel 4.19 dapat dilihat rencana pelatihan bagi guru. Tabel 4.19 Rencana Pelatihan/Workshop bagi Guru Bahasa Inggris. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Knowledge oral listening reading structure written TL methods time management debate mastery topics english culture
Guru 2 3 v v v v v v v v v v
1 v v
v v
v
4 v v v v v v v v v v
Pelatihan/workshop Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal English First (EF) English First (EF) English First (EF) English First (EF) English First (EF) metoda mengajar LIA English First (EF) debate yang benar LIA British Council, EF
Keterangan: 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani
Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui
kerja sama dengan PPPGK
selaku lembaga penanggung jawab peningkatan guru kejuruan juga dapat menjalin kerja sama dengan pihak luar, seperti Lembaga Indonesia Amerika (LIA), British Council, English First (EF), dan lainnya. Materi yang diberikan harus berkaitan dengan bidang Bisnis dan Manajemen. Khusus untuk kegiatan dengan British Council, sekolah dapat mengikuti program Montage yaitu program sejenis dengan Sister School. Program ini awalnya adalah pertukaran pelajar kedua negara, tetapi dengan berkembangnya waktu, bagi guruguru yang berprestasi dan berhasil melewati tes yang dilakukan oleh pihak kedutaan, maka yang bersangkutan berhak mendapatkan bea siswa untuk melanjutkan pendidikannya di Inggris.
92
Untuk program dengan Lembaga Indonesia Amerika (LIA) dan EF, umumnya pelatihan bersifat khusus. Guru yang ditunjuk diwajibkan untuk mampu merekam seluruh elemen pelatihan dan mengaplikasikannya di sekolah. 4.6.2 Struktur Database Sesuai dengan Tabel 4.12, fitur yang diutamakan adalah Content Management, maka diambil freeware mamboCMS. Database pada mamboCMS yang akan digunakan dalam perancangan ini, terdiri dari beberapa tabel dan ditambah dengan 4 tabel yang disesuaikan dengan sistem. Masing-masing tabel menyimpan data yang telah dikelompokkan sedemikian rupa, sehingga dapat diakses dengan cepat. Struktur keempat tabel database KMS di SMKN 1 Kotabaru digambarkan sebagai berikut. 4.6.2.1 Tabel User Tabel ini berisi record IDUser, Nama, Password dan Tingkat/Level User. IDUser berisi tentang ID setiap User, Nama berisi tentang Nama User, Tingkat menyatakan tingkatan hak akses dari setiap User. Tabel 4.20 User. No
Nama
1 2 3 4 5
IDUser (pk) NAMA PASSWORD TINGKAT TELPON
Type Varchar(10) Varchar(50) Varchar(32) Varchar(10) Varchar(18)
Null No No Yes Yes Yes
4.6.2.2 Tabel Knowledge Tabel 4.21 Knowledge. No
Nama
Type
Null
1
IDKnowledge (pk)
Varchar(4)
No
2
Nama
Varchar(50)
Yes
Tabel ini berisi record IDKnowledge dan Nama. ID berisi tentang ID setiap knowledge, Nama berisi tentang Nama Knowledge.
93
4.6.2.3 Tabel Dokumen Tabel ini berisi record ID, Judul, Abstrak, IDKnowledge, Tanggal, File, IDExperts, dan IDUser. ID berisi tentang ID setiap dokumen, Judul merupakan judul modul/dokumen, Abstrak berisi uraian singkat dokumen, IDKnowledge berisi ID knowledge, Tanggal berisi tanggal di up load, File berisi tentang file yang akan disertakan, IDExperts berisi tentang ID experts yang sesuai dengan knowledge, dan IDUser berisi ID user yang melakukan login. Tabel 4.22 Dokumen. No
Nama
Type
Null
1 2
ID JUDUL
Int(10) unsigned Varchar(50)
No Yes
3
ABSTRAK
Mediumtext
Yes
4
IDKnowledge
Varchar(4)
Yes
5 6 7 8
TANGGAL FILE IDExperts IDUser
Date Tinitext Varchar(10) Varchar(10)
Yes Yes Yes No
4.6.2.4 Tabel Experts Tabel 4.23 Experts. No 1 2 3 4
Nama IDExperts (pk) NAMA TELPON INSTANSI
Type Varchar(10) Varchar(50) Varchar(18) Varchar(50)
Null No Yes Yes Yes
Tabel ini berisi record IDExperts, NAMA, TELPON, dan INSTANSI. IDExperts berisi tentang ID experts suatu knowledge, NAMA merupakan nama experts, TELPON berisi nomor telepon experts, INSTANSI berisi kantor/tempat experts bekerja.
94
4.6.2.5 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.4 Relasi antar tabel. 4.6.3
Konfigurasi Sistem
Untuk dapat berjalannya sistem yang di deploy dibutuhkan konfigurasi sistem yang meliputi spesifikasi teknis hardware komputer dan kelengkapannya. Spesifikasi teknis hardware Server (minimal) sebagai berikut. • Komputer dengan Processor Pentium IV/2 GHz. • RAM 512 MB. • Harddisk 80 GB. • Network Interface Card. • Sistem Operasi Server. • Web Server. • DBMS. • Browser Tools. Spesifikasi teknis hardware Client (minimal) sebagai berikut. • Komputer dengan Processor penthium II/400 MHz atau AMD Duron /500 MHz. • RAM 32 MB. • Harddisk 5 GB. • Ethernet Card. • Sistem Operasi. • Browser tools.
95
4.6.4 Proses Penciptaan Knowledge Profesor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge, melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi. Saat ini, SMKN 1 Kotabaru menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana komunikasi antar sumber daya manusia yang ada di sekolah dan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu sebagai berikut. 1. Rapat secara berkala. 2. Apel secara berkala. 3. Pertemuan Bulanan Keluarga. 4. Intranet. 5. Surat Edaran/Surat Keputusan. 6. Papan Pengumuman. 7. Internet/media massa. Untuk mendukung proses aktifitas dan pengembangan sumber daya manusia SMKN 1 Kotabaru yang merupakan perwujudan dari model SECI Nonaka, digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di SMKN 1 Kotabaru. •
Sosialisasi. Proses sosialisasi antar SDM di SMKN 1 Kotabaru salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, apel, dan pertemuan keluarga). Melalui pertemuan tatap muka ini, SDM SMKN 1 Kotabaru dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya, sehingga tercipta knowledge baru bagi mereka. Rapat dan apel yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian yang menjadi bentuk eksplisit (dokumentasi) dari knowledge. Di dalam KMS yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration seperti email, diskusi elektronik, komunitas praktis (communities of practice) memungkinkan pertukaran tacit knowledge (informasi, pengalaman, dan keahlian) yang dimiliki seseorang, sehingga organisasi semakin mampu belajar, melahirkan ide-ide baru yang kreatif dan inovatif. Saat ini, SMKN 1 Kotabaru telah mendorong penggunaan e-mail kepada seluruh guru dan staf. 96
Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan menumbuhkan budaya belajar. Proses sosialisasi juga dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan (training) dengan mengubah tacit knowledge para trainer menjadi tacit knowledge para pegawai. •
Eksternalisasi. KMS akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Untuk mendukung
proses
eksternalisasi
ini,
dapat
dilakukan
dengan
mendokumentasikan notulen rapat yang merupakan bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang berkepentingan. SMKN 1 Kotabaru telah mendatangkan beberapa expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru. Dengan menyewa expert, maka akan terdapat knowledge baru di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru yang dapat dipelajari, dikembangkan
dan
dimanfaatkan
untuk
meningkatkan know-
ledge/kompetensi sumber daya manusia sekolah, untuk itu semua tacit knowledge yang diperoleh dari expert dan hasil pekerjaan expert yang antara lain berwujud konsep-konsep, sistem dan prosedur, manual, laporan pelaksanaan uraian pekerjaan, dan sebagainya harus didokumentasikan untuk kemudian dimanfaatkan oleh SDM SMKN 1 Kotabaru dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Diskusi secara elektronik juga dapat mendukung proses ini. Melakukan diskusi secara elektronik mengenai topik tertentu untuk kemudian didokumentasikan hasil diskusinya, disimpan dalam suatu repository dan dapat dipublikasikan melalui sistem.
97
•
Kombinasi. Proses konversi knowledge melalui kombinasi yaitu mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam KMS. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur Enterprise portal seperti knowledge organization system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), fungsi pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Business intelligence sebagai fungsi penganalisa data secara matematis yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Dimana data yang telah tersimpan dalam sistem (data warehouse), dianalisa terutama untuk analisa data kondisi daerah, keuangan, operasional, serta yang bersifat strategik, seperti pembuatan indikator-indikator kinerja. Demikian pula, Content management yang memiliki fungsi untuk mengelola informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi ini.
Socialization
Externalization
• • • • •
Face to face communications Collaboration features Training/diklat Telepon Portal
• • • • • • • •
Intranet Internet/media masa Content management Learning feature Surat edaran/SK Papan pengumuman Pelatihan Portal
S
E
I
C
Combination • • • • • • • •
Intranet (forum diskusi) Aplikasi database Internet Enterprise portal feature Business intelligent feature Content management feature MS Office Portal
Explicit →Explicit
Explicit → Tacit
Internalization
• • • • • •
Dokumen pertemuan Dokumen experts Reflective peer to peer network Intranet Discussion Platforms MS Office Scanner File video & audio Portal
Tacit → Explicit
• • •
Tacit → Tacit
Gambar 4.5 Pemetaan infrastruktur teknologi informasi ke dalam proses SECI. 98
•
Internalisasi. Semua
dokumen
data,
informasi
dan
knowledge
yang
sudah
didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database organisasi), Surat Edaran/Surat Keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses intemalisasi. Pemicu untuk proses ini adalah dengan menerapkan "learning by doing". Fitur-fitur yang terdapat pada fungsi Learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu, melalui pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge para pegawai. Untuk dapat menerapkan KM ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas (memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan) dan teknologi informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya dalam berbagi knowledge. 4.6.5 Knowledge Management System Untuk merancang KMS yang dapat membantu sekolah untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu sebagai berikut. 1. Manusia, sekolah telah menunjuk/memperkerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola KMS dengan cara mendorong para guru untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment. 2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya. 3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya KMS yang efektif.
99
4. Content (isi), telah dirancang content dari KMS yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan guru untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya melalui Enterprise Knowledge Portal. Pada Gambar 4.6 dapat dilihat elemen KMS.
1. 2.
Knowledge Manager/ Document Control Guru.
1. 2.
Manusia
Knowledge Gap Database
Content
KM System Proses
1.
Teknologi
Aturan Penunjang KMS
1. 2.
Infrastuktur yang diperlukan Prioritas Kebutuhan User pada Fitur-fitur KM
Gambar 4.6 Elemen KMS.
Guru Melihat knowledge Memasukkan knowledge Mencetak knowledge Mengubah knowledge
DBMS Siswa
Server/Client
Melihat data/bahan belajar Mencetak data tersebut.
Admin/Manajer Mengelola data dan memelihara data Mengelola user Backup data dan restore data.
Gambar 4.7 Diagram blok sistem yang dikembangkan.
100
Untuk diagram blok sistem yang dibangun dapat dilihat pada Gambar 4.7. Jelas tergambar keberadaan dan tugas dari masing-masing elemen sistem serta peran siswa yang hanya dapat membaca dan mencetak bahan pelajaran. 4.7 Mengembangkan KMS Sesuai dengan hasil pada pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna, maka yang dikembangkan pertama kali adalah Content management dengan keempat fiturnya serta Enterprise portal dengan fitur search (lihat Tabel 4.12 dan LAMPIRAN H). Juga diputuskan untuk menggunakan software yang bersifat freeware yang memenuhi persyaratan dimaksud, untuk itu berdasarkan software untuk Content management yang bersifat freware dan tersedia, maka digunakan mamboCMS. MamboCMS adalah sebuah Content Management System (CMS). CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan kemampuan nonteknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola dan mem-publish sejumlah isi website, seperti teks, gambar, animasi, suara dan lainlain dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat terlihat sesuai keinginan. MamboCMS mampu menyederhanakan pembuatan isi dan tampilan website. MamboCMS juga dapat diubah atau ditambah sesuai keinginan tapi bukan itu tujuannya melainkan untuk membuat situs yang tampak lebih profesional, dapat digunakan mulai dari situs pribadi, organisasi nirlaba sampai perusahaan besar. Menu utama yang terdapat pada mamboCMS adalah sebagai berikut. •
Home. Adalah tampilan awal dari mamboCMS sebagai tempat menunjukan fasiltas apa yang terdapat pada web.
•
News. Berisi informasi terkini. Juga dapat digunakan untuk menampilkan ide-ide baru.
•
Blog. Forum diskusi yang akan membahas ide, informasi, dan hal lainnya.
101
•
Links. Sambungan langsung ke alamat experts.
•
Contact Us. Untuk melakukan hubungan dengan administrator.
•
Search Fasilitas untuk melakukan pencarian.
•
FAQ’s Berisi pertanyaan dan jawaban yang umumnya muncul di antara anggota.
Gambar 4.8 Tampilan website KM. Pada Gambar 4.8 dapat dilihat tampilan awal website KM SMKN 1 Kotabaru, yang dibangun dengan menggunakan mamboCMS. Sesuai dengan sifatnya yang freeware dan open source, maka dapat dilakukan penambahan dan penyempurnaan menu ataupun tampilannya sesuai dengan yang diharapkan. 4.8 Menyebarkan KMS Sesuai dengan rencana pengembangan yang telah dilakukan, maka penyebaran sistem ini dilakukan melalui intranet dan langkah-langkah yang merupakan proses general. 102
Berdasarkan hasil analisa dengan mempertimbangkan model SECI dapat disusun sebuah proses general untuk menjalankan KMS yang baik adalah sebagai berikut. •
Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu knowledge yang akan diajarkannya dengan cara mencari knowledge tersebut pada database.
•
Apabila knowledge tersebut tidak terdapat pada database, maka guru tersebut harus menghubungi experts, untuk kemudian berdiskusi.
•
Hasil dari diskusi tersebut kemudian didokumentasikan untuk kemudian dipublikasikan di database KM.
•
Pada saat pelaksanaan kegiatan belajar mengajar, guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan yang terjadi dan solusi dari permasalahan tersebut.
•
Pada saat kegiatan belajar mengajar telah selesai, maka guru tersebut wajib membuat lesson learned. Kemudian dipresentasikan dihadapan rekanrekannya dan diserahkan ke document control untuk dipublikasikan di database KM agar dapat menjadi referensi kegiatan belajar mengajar selanjutnya.
Produktifitas guru meningkat, dengan adanya langkah-langkah knowledge sharing tersebut diatas. 4.9 Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward Faktor budaya memegang peran yang sangat penting di dalam mendukung proses penciptaan knowledge organisasi dan keberhasilan KM di SMKN 1 Kotabaru. Berbagi knowledge berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya knowledge bagi organisasi, bersama-sama ingin membangun knowledge organisasi, serta rela membagi ilmunya dengan anggota lain, oleh karena itu untuk membangun budaya knowledge sharing di dalam diri SDM SMKN 1 Kotabaru, maka strategi yang dapat ditempuh yaitu sebagai berikut. •
Merumuskan budaya knowledge sharing SMKN 1 Kotabaru, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge kepada semua pegawai.
103
•
Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1 Kotabaru, terlepas dari kedudukan, kecerdasan, dan kinerjanya.
•
Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktivitas berbagi dan memanfaatkan knowledge. Pegawai yang banyak melakukan aktivitas berbagi knowledge melalui kegiatan yang ada di sekolah (aktif dalam membentuk kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan sekolah, menjadi pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi guru dalam berbagi knowledge.
•
Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran tingkatan kelas mengajar, dilakukan secara teratur sesuai dengan perencanaan karir guru tersebut, yang memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge.
•
Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagi knowledge. SMKN 1 Kotabaru dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi knowledge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas Collaboration, Content management, Learning maka guru akan lebih mudah mengakses informasi dan knowledge, bertukar informasi dan knowledge melalui diskusi suatu topik secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowledge akan tumbuh dengan sendirinya di SMKN 1 Kotabaru.
•
Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.
4.10 Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran Dalam melakukan evaluasi dan pengukuran KMS dapat menggunakan berbagai cara, diantaranya dengan menggunakan Balance Score Card (BSC) yang dikembangkan oleh Steven Kaplan. Ini dapat dilakukan jika sistem telah dijalankan selama periode tertentu. 4.10.1 Pengujian Software mamboCMS Untuk memperoleh kevalidan dari software yang telah dipilih, maka perlu diadakan pengujian. Pengujian merupakan tahapan penting yang dapat mewujudkan dalam bentuk kajian pokok dari spesifikasi dan implementasi. 104
Secara umum pengujian software dapat dilakukan secara bertahap, yaitu sejak programer merancang software sampai selesai program tersebut dibuat, dan kemudian mengimplementasikan di dalam sistem. 4.10.1.1 Konfigurasi Perlengkapan untuk Pengujian Komputer yang digunakan untuk pengujian software menggunakan Laptop Benq dengan spesifikasi Processor Intel Centrino 1,5 MHz, Memori DDRAM 512 MB. Harddisk 30GB HDD 720 rpm, Operating System Microsoft Windows Xp profesional, PHP Triad 2.1.1. Pengujian dilakukan pada tingkat aplikasi client individual dengan cara yang tak terhubung, yaitu tidak memperhatikan pengoperasian server. 4.10.1.2 Strategi Pengujian Strategi pengujian software adalah langkah-langkah apa saja yang harus dipenuhi dalam rangka melakukan pengujian software. Untuk mengawali strategi pengujian software, dapat dilaksanakan dengan pembuatan tabel-tabel pengujian yang berisi beberapa komponen sebagai aspek yang akan diuji. Realisasi tabel ini memuat tentang cara pengujian, kriteria yang diharapkan, hasil uji dan keterangan, sedangkan pengujian software yang baik adalah yang dapat mencari kesalahan yang ada dalam software tersebut. Secara garis besarnya, strategi pengujian software dapat dilaksanakan sebagai berikut. a. Membuka layar sistem. b. Memasukkan data ke dalam sistem. c. Memberikan perintah pada sistem. d. Melihat keluaran yang dapat diberikan oleh sistem. Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk menguji apakah software yang dimaksud dapat mengolah data dan memberikan keluaran yang diinginkan. 105
4.10.1.3 Aspek-Aspek yang Diuji Aspek-aspek yang diuji pada software sistem ini dilaksanakan dengan mengunakan cara pengujian tes fungsi aplikasi; tes database yaitu
menguji keakuratan atau
ketepatan dan integritas data yang disimpan server yang diuji. Aspek-aspek yang diuji pada sistem ini terdiri dari hal-hal sebagai berikut : a) instalasi perangkat lunak ke komputer, b) mengelola database, c) keamanan login, d) mencetak. 4.10.1.4 Instalasi Perangkat Lunak ke Komputer Pengujian Instalasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah software mamboCMS ini dapat digunakan untuk komputer yang berbeda. Hasil pengujiannya dapat dilihat pada Tabel 4.24 Tabel 4.24 Hasil pengujian instalasi perangkat lunak ke komputer.
No 1 2
Cara pengujian Melakukan instalasi mamboCMS versi 4.5.2 Menjalankan aplikasi sistem mencoba koneksi ke-server database.
Kriteria yang diharapkan MamboCMS dapat terinstalasi Aplikasi dapat diaplikasikan
Hasil uji Memenuhi Memenuhi
4.10.1.5 Mengelola Database Pengujian aspek mengelola database untuk menguji keakuratan atau ketepatan dan integritas data yang disimpan server yang diuji. Transaksi yang dilakukan oleh aplikasi diperiksa untuk memastikan data sudah disimpan dengan benar, diperbarui, dan dipanggil kembali. Fungsi-fungsi yang diuji meliputi fungsi submit news, fungsi hapus, fungsi edit, dan fungsi search. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.25.
106
Tabel 4.25 Hasil pengujian mengelola database. No 1
Cara pengujian Melakukan aplikasi penambahan data. ⇒ Mengisi data isian ⇒ Mengeksekusi penyimpanan.
2
Melakukan aplikasi edit data dengan dilakuan perubahan data. Menentukan data akan diedit. Mengubah data, Menyimpan data yang diedit.
3
Melakukan aplikasi edit data dengan tanpa melakuan perubahan pada record data. Memilih data dilanjutkan dengan mengeksekusi simpan data Melakukan aplikasi hapus. Mencari/menentu kan data yang akan dihapus. Melakukan eksekusi penghapusan.
Kriteria yang diharapkan Windows pada program aplikasi menampilkan perubahan penambahan yang terjadi. Pada folder server mysql sub folder mamboCMS di tabel yang datanya ditambah telah terjadi pemabahan data, dengan kriteria data yang sesuai. Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data yang diubah ditampilkan windows dengan kondisi telah berubah. Data pada server basis data akan berubah sesuai dengan kriteria perubahannya. Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data ditampilkan windows dengan kondisi tidak berubah. Data pada server basis data tidak berubah sesuai. Windows pada program aplikasi menampilkan data yang akan dihapus. Program aplikasi mengirim pesan konfirmasi penghapusan. Data tidak ditampilkan pada windows aplikasi bila terjadi eksekusi penghapusan. Data pada basis data akan terhapus.
Hasil uji Memenuhi
Memenuhi
Memenuhi
Memenuhi
4.10.1.6 Keamanan Login Pengujian login befungsi untuk membuktikan apakah mekanisme perlindungan sistem yang ada dapat melindungi penetrasi yang tidak benar. Fungsi login pada sistem ini untuk membuka hak askses dan pembagian hak akses.
107
Ketentuan dari login yang diterima adalah “Login sebagai” berdata benar dan “ID User” berdata benar dan “Password” berdata benar. Hasil pengujian seperti terlihat pada Tabel 4.26 Tabel 4.26 Hasil pengujian login. No 1
2
3
4
Cara pengujian Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : benar. Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : salah/kosong, ID Pemakai : benar, dan Password : benar. Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : salah/kosong, dan Password : benar. Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : salah/kosong.
Kriteria yang diharapkan Menu menu pada sistem aplikasi akan aktif sesuai dengan hak pemakai.
Hasil uji Memenuhi
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
4.10.1.7 Mencetak Knowledge Pengujian mencetak news/knowledge bertujuan mengetahui kemampuan aplikasi dalam mencetak data. Hasil pengujian seperti terlihat pada Tabel 4.27. Tabel 4.27 Hasil pengujian mencetak knowledge. No 1
Cara pengujian Melaksanakan pencarian data (view). Melaksanakan eksekusi cetak. Pilihan Cetak. Eksekusi cetak.
Kriteria yang diharapkan Windows aplikasi menampilkan data. Data ditampilkan pada windows aplikasi sesuai dengan format. Data tercetak.
Hasil uji Memenuhi
Untuk melihat tampilan-tampilan hasil pengujian ini dapat dilihat pada LAMPIRAN G.
108
4.10.2 Kelebihan KMS Dibandingkan Sistem Manual Dari hasil analisa dan pengujian yang dilakukan mulai Januari 2006 sampai dengan akhir bulan Maret 2006 (untuk lengkapnya lihat pada LAMPIRAN J), maka KMS menghasilkan hal-hal pada Tabel 4.28 berikut. Tabel 4.28 KMS dibandingkan dengan sistem manual bulan Maret 2006. No
Parameter
KMS 1
1
2
3
Manual 4
1
2
3
4
Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan •
Menyediakan informasi terdahulu
•
•
Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi Otomasisasi perhitungan manual
•
Memudahkan akses on line
•
2
V
V V
V V
V V
V
V
V
Sistem dapat menyajikan informasi • •
Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya) Tampilan dapat dimengerti
• Adanya komunikasi antar pengguna • Dapat menampilkan gambar Jumlah
V V V V 18
V V V 4
4
3
V 4
Keterangan : •
Skala yang dipergunakan adalah sebagai berikut.
1 : Belum memuaskan. 2 : Cukup memuaskan. 3 : Memuaskan. 4 : Sangat Memuaskan.
Pada bulan ketiga KMS berhasil mencapai nilai kepuasan sebesar 18 sementara sistem manual tetap 15, sehingga hal ini menandakan KMS yang telah dirancang semakin memberikan keuntungan kepada pengguna sebagai berikut.
109
•
Produktifitas guru meningkat dengan adanya knowledge sharing tersebut, maka Kepala Sekolah dapat dengan mudah mengatur target mereka.
•
Waktu mengajar lebih efektif karena masalah dapat diatasi dengan cepat.
•
Adanya pengawasan materi pembelajaran yang diberikan oleh penanggung jawab kurikulum.
•
Terjadinya proses penciptaan knowledge melalui spiralisasi, yaitu suatu knowledge akan diperkaya dan disempurnakan melalui pengalaman orang yang menggunakannya.
•
Laporan bulanan dapat dengan mudah diperoleh dengan langkah yang mudah dan tepat.
•
Timbul trend baru yaitu ketergantungan dengan sistem yang ada.
110
