BAB III OBYEK PENELITIAN
III.1. Gambaran Umum Perusahaan III.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Multi Megah Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri garmen. Perusahaan ini memiliki dua kegiatan utama, yaitu memproduksi dan menjual hasil produksi. PT. Multi Megah Mandiri memproduksi kaos kaki dengan berbagai merek, salah satunya yang cukup dikenal masyarakat luas adalah “Mundo”. Perusahaan ini didirikan sebagai sebuah industri kaos kaki berskala kecil pada tahun 1976 oleh Eric Susanto berdasarkan Akta Notaris Laden Mering, S.H. No. 206 tanggal 23 Juni 1976, dan disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No. C2-3964.HT.01.01.Thn 1980. Seiring perkembangannya, perusahaan terebut berkembang menjadi suatu Perseroan Terbatas pada tanggal 30 Agustus 1990. PT. Multi Megah Mandiri berlokasi di jalan Kamal Muara IX No. 26 - Jakarta Utara 14470, sebagai kegiatan produksi dan perkantorannya. PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa kantor cabang pemasaran yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia selain Jakarta seperti Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, dan kota-kota lainnya. Saat ini perusahaan memilliki total +/- 1400 karyawan dan memiliki beberapa supplier untuk mendukung dalam melakukan pemesanan bahan baku secara langsung. PT. Multi
43
Megah Mandiri bekerja sama dengan supplier yang dianggap telah memenuhi standard perusahaannya seperti PT. Surya Barutama Mandiri. PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa saluran distribusi yang tersebar di seluruh Indonesia, yaitu: •
37 oultet “Sox Galeri” retail shop di shopping mall
•
310 outlet Sock & Underwear counter di Department Store
•
3000 outlet di supermarket, hypermarket, shoe shop Tujuan utama perusahaan adalah memberikan pelayanan yang maksimum
kepada setiap pelanggan dengan berusaha memenuhi keinginan pelanggan sesuai dengan perkembangan mode, kualitas dan harga yang kompetitif. Dalam hal ini, perusahaan tentunya juga ingin berpartisipasi dalam pembangunan Nasional dengan menyediakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat sekitar. Kegiatan produksi PT. Multi Megah Mandiri adalah memproses bahan baku menjadi barang jadi. Perusahaan ini menghasilkan produk kaos kaki dengan empat macam merek yang berbeda yang pada masing-masing merek memiliki kualitas yang baik. Keempat merek tersebut adalah seperti tabel berikut ini: Tabel 3.1 Daftar merek yang dimiliki oleh PT. Multi Megah Mandiri No.
Merek
1
Mundo
2
Biosil
3
Arabina
4
Sock House
5
Zahara
Sumber : PT Multi Megah Mandiri. 44
Semakin berkembangnya PT. Multi Megah Mandiri maka sangat dibutuhkan audit operasional terhadap pembelian dan persediaan, untuk menguji apakah system pengendalian yang terdapat dalam perusahaan telah berfungsi secara efektif, efisien, dan ekonomis. Berikut adalah visi dan misi perusahaan:
Visi Perusahaan Visi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menjadi perusahaan industri garmen yang terdepan dalam memproduksi kaos kaki.
Misi Perusahaan Misi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menghasilkan sebuah produk kaos kaki yang berkualitas tinggi dengan harga yang sesuai.
III.1.2. Stuktur Organisasi Struktur
organisasi
adalah
suatu
system
yang
mengatur
dan
mengkoordinasi pembagian tugas dan wewenang dalam suatu rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan seiring kemajuan dan perkembangan suatu perusahaan diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur pembagian kerja atau spesialisasi dan koordinasi agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Struktur organisasi dapat dipandang sebagai suatu susunan dan hubungan antara bagian komponen dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi formal sering digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Struktur organisasi merupakan pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi yang baik harus memperlihatkan 45
dengan jelas uraian tugas (job description) termasuk didalamnya rincian tugas, wewenang, hubungan kerja, tanggung jawab masing-masing departemen, dan fungsi-fungsi yang ada di dalam suatu perusahaan. Bentuk struktur organisasi harus disesuaikan dengan jenis usaha, besarnya perusahaan, kepentingan, serta aktifitas yang dilakukan perusahaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang suatu struktur organisasi yang baik, adalah sebagai berikut: 1. Mempertimbangkan tujuan struktur perusahaan yang telah ditentukan. 2. Aktivitas atau kegiatan utama perusahaan. 3. Sistem pengendalian intern perusahaan. 4. Arus komunikasi vertikal yang efisien. 5. Desentralisasi pengambilan keputusan. 6. Pendelegasian wewenang dan kesatuan komando di mana satu karyawan hanya menerima dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. 7. Fleksibilitas penyesuaian dengan perkembangan organisasi di masa yang akan datang. PT. Multi Megah Mandiri menerapkan struktur organisasi fungsional dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab dengan fungsi para karyawan dengan jelas dan bertanggung jawab langsung kepada atasannya.
III.1.3. Kegiatan Produksi PT. Multi Megah Mandiri Kegiatan produksi adalah kegiatan yang paling penting dalam sebuah perusahaan manufaktur karena tanpa adanya kegiatan produksi maka perusahaan 46
tidak akan berjalan. PT Multi Megah Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha produksi kaos kaki. Bahan baku utama yang digunakan oleh perusahaan dalam memproduksi kaos kaki adalah benang, karet dan spandex. Semua bahan baku yang digunakan oleh PT Multi Megah Mandiri untuk proses produksi berasal dari dalam negeri. Berikut ini adalah beberapa contoh jenis benang yang digunakan beserta ukuran ketebalannya masing-masing: Jenis Benang
Ukuran
Acrylic
1/22
Bucle
1/20
Cotton Combed
23/1
Cotton Misty
20/1
Tetoran Cotton 20/1, 30/1 Sumber: PT Multi Megah Mandiri Kegiatan produksi PT Multi Megah Mandiri terbagi atas empat proses, yaitu: Knitting, Obras (Sewing), Celup, Setting. Proses produksi dimulai dari bagian knitting. Pada bagian ini benang yang diambil dari bagian gudang diperiksa jenis dan kualitasnya lalu dipasang pada mesin knitting sehingga menghasilkan kaos kaki setengah jadi. Setelah proses perajutan selesai, langkah selanjutnya adalah mendistribusikan kaos kaki setengah jadi tersebut ke bagian penjahitan untuk proses sewing. Sewing merupakan proses menjahit bagian atas kaos kaki dengan bahan baku karet menggunakan mesin obras. Setelah proses sewing selesai, kemudian kaos kaki tersebut dicelup atau yang biasa disebut dengan proses pemberian warna sesuai permintaan bagian pemasaran. Tidak semua kaos kaki melewati proses pencelupan, tetapi hanya untuk merek tertentu
47
saja seperti arabina. Setelah kaos kaki tersebut selesai dijahit dan diberi warna, dilakukan proses setting yaitu pengepresan pada kaos kaki sesuai temperatur yang sudah ditentukan agar kaos kaki menjadi rapi dan tidak kasar. Dan yang terakhir adalah proses pengepakan (packing) seluruh kaos kaki yang telah jadi untuk kemudian dikirim ke gudang barang jadi.
III.1.4. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur organisasi PT. Multi Megah Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris Dewan Komisaris memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengarahkan penyusunan garis besar kebijaksanaan dan rencana perusahaan. b. Menyelenggarakan RUPS. c. Memberi nasihat dan petunjuk kepada Presiden Direktur untuk masalah yang tidak terpecahkan dalam melaksanakan tugasnya. d. Mempertimbangkan dan mengambil keputusan atas usul-usul investasi demi kemajuan dan pengembangan perusahaan. 2. Direktur Utama Direktur Utama memiliki tugas sebagai berikut: a. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan. b. Menetapkan, memimpin dan mengarahkan kebijaksanaan perusahaan sesuai pengarahan Dewan Komisaris. c. Mengatur pembagian tugas dalam perusahaan. 48
d. Menerima serta menindak lanjuti laporan manager. e. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan. f. Bertindak sebagai pemimpin dalam perusahaan dan mempunyai hak untuk membuat keputusan akhir atas keseluruhan kegiatan perusahaan sesuai dengan kebijaksanaan umum yang telah ditetapkan. g. Mengadakan rapat dengan manajemen perusahaan untuk membahas kegiatan perusahaan setiap periode tertentu. 3. Manager Pemasaran Manager Pemasaran memiliki tugas sebagai berikut: a. Merumuskan strategi dan kebijakan pemasaran yang meliputi target penjualan, daftar harga dan penjualan produk yang tepat untuk memenangkan persaingan dengan kompetitor. b. Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan. c. Menyusun rencana penjualan secara periodik dan target penjualan yang akan dicapai. d. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran produksi. e. Menyusun laporan hasil penjualan secara menyeluruh dan bertanggung jawab kepada Direktur. 4. Manager Ekspor/Impor Manager Ekspor/Impor memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengatur penjualan ekspor. b. Mengatur pembelian impor 49
5. Manager Produksi Manager Produksi memiliki tugas sebagai berikut: a. Menetapkan strategi dan kebijakan pabrik yang dapat menunjang strategi dan kebijakan umum perusahaan dan mendiskusikannya dengan Direktur. b. Memberikan pengarahan mengenai penyusunan program-program kerja masing-masing bagian yang ada di pabrik. c. Menyusun rencana produksi secara menyeluruh dengan memperhatikan kapasitas produksi. d. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan semua bagian sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien. e. Mengadakan rapat dengan para bawahan secara berkala untuk membahas masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan di pabrik. f. Menjaga disiplin kerja dan melakukan penilaian atas prestasi kerja bawahan secara berkala. g. Melaporkan kepada direksi atas aktivitas, kesulitan-kesulitan yang dihadapi, dan mengusulkan jalan keluarnya. 6. Manager Keuangan Manager Keuangan memiliki tugas sebagai berikut: a. Membuat anggaran perusahaan. b. Mengatur keuangan perusahaan. c. Membuat laporan keuangan dan memberikan laporan kepada Direktur. d. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas tiap bulannya. 50
e. Membuat rencana pembayaran dan penagihan atas kegiatan operasi perusahaan. 7. Manager HRD (Human Resource Development) Manager HRD memiliki tugas sebagai berikut: a. Menangani hal-hal yang berhubungan dengan kepegawaian yaitu: perekrutan pegawai, penempatan pegawai, pelatihan pegawai, promosi, mutasi, dan pemutusan hubungan kerja. b. Mengadakan catatan jam kerja pegawai. c. Memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai. d. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian. e. Memberikan pelatihan (training) yang memadai bagi karyawan baru ataupun karyawan yang dipindahkan ke divisi lain. f. Memberikan penjelasan dan pengarahan kepada semua karyawan mengenai pentingnya ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang ditentukan dalam melakukan kegiatan perusahaan. g. Menyelesaikan permasalahan yang terjadi di antara karyawan dengan perusahaan ataupun yang berhubungan dengan Departemen Tenaga Kerja. h. Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai hal penempatan dan pengembangan
karyawan
sesuai
dengan
prosedur
dan
kebijakan
perusahaan. 8. Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Produksi memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran produksi. b. Merencanakan kapasitas normal dari mesin-mesin produksi. 51
c. Merencanakan kebutuhan akan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja untuk melaksanakan produksi pada kapasitas normal. d. Bertanggung jawab atas tersedianya produk sesuai dengan permintaan. e. Melakukan
permintaan
bahan
baku
pada
bagian
gudang,
untuk
memproduksi yang rutin dapat dilakukan secara lisan. f. Melaksanakan kegiatan produksi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan spesifikasi pesanan baik secara kualitas maupun kuantitas dan penyelesaian produksi tepat waktu. g. Melaporkan kegiatan produksi dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. 9. Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengkoordinasi
aktivitas
pembukuan
terhadap
semua
transaksi
yang
termasuk
perusahaan. b. Menyiapkan
dan
menganalisis
laporan
keuangan
didalamnya neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan laporan arus kas secara periodik. c. Melakukan pengarsipan dokumen atas seluruh transaksi perusahaan. d. Meneliti dan memeriksa laporan keuangan sebelum diserahkan kepada Manager Keuangan untuk diperiksa lebih lanjut. 10. Bagian Keuangan Bagian Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:
52
a. Mengadakan perencanaan keuangan dengan memperhatikan sumbersumber dan penggunaan dana yang ada agar dapat menambah laba serta memperlancar jalannya operasi perusahaan. b. Mengawasi prosedur pengeluaran dan penerimaan uang. c. Mengatur penagihan piutang dan pembayaran utang. d. Membuat anggaran tahunan perusahaan. e. Bertanggungjawab kepada Manager Keuangan. f. Memberikan laporan kepada Manager Keuangan. 11. Staf Marketing Staf Marketing memiliki tugas sebagai berikut: a. Menerima setiap keluhan dari customer dan menyampaikannya kepada manager marketing. b. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada customer. c. Menjaga hubungan baik dengan para customer. 12. Staf Penjualan Staf Penjualan memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengatur kegiatan penjualan. b. Mencari order penjualan baik di Jakarta maupun luar daerah. c. Menyusun laporan penjualan secara lebih terperinci dan periodik sebagai pertanggungjawaban kepada Manager Pemasaran. 13. Staf Export Staf Export memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengurus administrasi penjualan export. b. Membuat laporan hasil export kepada manager export/import. 53
14. Staf Import Staf Import memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengurus administrasi pembelian import. b. Membuat laporan hasil import kepada manager export/import. 15. PPIC PPIC memiliki tugas sebagai berikut: a. Menyusun kegiatan produksi bersama Manager Produksi berdasarkan product requirement dari marketing. b. Memantau tingkat efisiensi mesin dengan menganalisa dari hasil produksi dan tingkat BS yang dihasilkan. c. Merencanakan penghitungan pengadaan bahan baku sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. d. Mengontrol pemasukan bahan baku sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. e. Membuat laporan bulanan untuk seluruh aktivitas bagian produksi. f. Merencanakan dan mengawasi standar pemakaian bahan untuk order produksi yang telah ditentukan. g. Mengevaluasi rencana dengan realisasi dalam pemakaian bahan baku dengan standar pemakaian yang telah ditetapkan. h. Memantau kebutuhan bahan baku, keadaan persediaan, menyusun rencana persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan, bersama dengan Manager Produksi menentukan tingkat persediaan bahan baku dan embalasi yang optimal.
54
i. Memberikan
saran
pada
bagian
produksi
dalam
menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam proses produksi. j. Membuat laporan-laporan kepada atasan yang berhubungan dengan pekerjaannya. 16. Supervisor Produksi Supervisor Produksi memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengatur, merencanakan dan mengendalikan produksi agar efektif, efisien, dan ekonomis. b. Memberikan laporan hasil produksi dan laporan output yang dihasilkan kepada Kepala Bagian Produksi. c. Menyusun rencana produksi dan mengawasi mutu produksi. d. Memberitahukan kepada Manager Produksi untuk melakukan pemesanan persediaan yang dibutuhkan. 17. Bagian Perajutan Bagian Perajutan memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap proses perajutan dan hasil rajutan (knitting) yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya. b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi. 18. Bagian Teknik Bagian Teknik memilliki tugas sebagai berikut: a. Melakukan perbaikan pada mesin-mesin produksi yang mengalami gangguan atau kerusakan. b. Melakukan pengawasan dan pemeliharan maintenance yang rutin terhadap mesin-mesin yang digunakan dalam pabrik. 55
c. Memberikan laporan hasil pengawasan dan pemeliharan kepada Supervisor Produksi. 19. Bagian Setting Bagian Setting memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepresan dan hasil produksi berupa kaos kaki yang rapi dan tidak kasar yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya. b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi. 20. Bagian Obras Bagian Obras memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap proses penjahitan dan hasil penjahitan kaos kaki yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya. b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi. 21. Bagian Packing Bagian Packing memiliki tugas sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepakan kaos kaki yang telah jadi. b. Memberikan laporan kepada Supervisor Produksi. 22. Supervisor Gudang Supervisor Gudang memiliki tugas sebagai berikut: a. Mencatat administrasi bahan baku di gudang. b. Menerima dan mencocokkan barang yang diterima dari supplier dengan purchase order. c. Mengawasi bahan baku yang masuk maupun yang keluar dari gudang.
56
23. Kasir Kasir memiliki tugas sebagai berikut: a. Melakukan penerimaan dan pengeluaran kas. b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas pada buku kas harian. c. Membuat nota bukti bank keluar untuk pembayaran pembelian barang dari supplier. d. Memegang kas kecil untuk pengeluaran kas pabrik setiap hari. e. Menerima cek/bilyet giro dari konsumen. f. Membuat tanda terima penerimaan uang/cek/bilyet giro. g. Menerima tagihan atas pembelian barang-barang pembelian dari supplier. h. Membuat cek untuk penambahan kas kecil/gaji staff. i. Membuat nota bukti penerimaan kas. 24. Logistik Logistik memiliki tugas sebagai berikut: a. Mengelola persediaan bahan baku. b. Bertanggung jawab atas kehilangan bahan baku. c. Membuat laporan persediaan bahan baku. d. Melakukan pengendalian atas persediaan bahan baku. e. Meningkatkan sistem penjagaan fisik bahan baku. 25. Security Security memiliki tugas sebagai berikut: a. Menjaga keamanan mesin-mesin, barang dan kendaraan yang ada di pabrik. b. Menjaga pabrik dan kantor dari berbagai gangguan. c. Mengawasi barang yang keluar masuk dari pabrik. 57
d. Melakukan kegiatan pemeliharaan untuk menghindari kecelakaan yang membahayakan keselamatan karyawan.
III.2. Prosedur Operasional Pembelian dan Pengelolaan Persediaan pada PT. Multi Megah Mandiri Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena fungsi pembelian ini menyediakan persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk kegiatan produksi perusahaan. Ketidakefisienan dalam fungsi pembelian akan mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan produksi barang sangat tergantung pada fungsi pembelian. PT. Multi Megah Mandiri memiliki kebijaksanaan dalam fungsi pembelian sebagai berikut: a. Bagian Pembelian hanya membuat purchase order berdasarkan surat pengajuan barang dari Bagian Gudang. b. Bagian Pembelian tidak diizinkan mengirimkan purchase order kepada pemasok tanpa persetujuan dari direktur. c. Sebelum mengirimkan purchase order, Bagian Pembelian harus melakukan survey harga terlebih dahulu kepada para pemasok. d. Jika bahan baku dibutuhkan dalam waktu yang cepat, Bagian Pembelian diijinkan membeli bahan baku dari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan bahan baku walaupun tidak dengan harga yang murah. 58
Pengelolaan persediaan bahan baku yang baik sangat menentukan kinerja perusahaan. Perusahaan selalu mengupayakan agar penyelesaian produksi dan pengiriman barang kepada pelanggan tepat waktu karena hal tersebut menentukan kepuasan pelanggan dan berdampak pada kinerja perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan persediaan bahan baku adalah dalam hal penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku, perawatan bahan baku, penjagaaan bahan baku, pencatatan bahan baku, pengeluaran bahan baku untuk kegiatan produksi hingga menghasilkan barang jadi, penyimpanan barang jadi serta pengeluaran barang jadi untuk dikirimkan kepada pelanggan. Adapun kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan bahan baku yaitu: a. Untuk metode pencatatan atas persediaan barang jadi yang digunakan adalah metode perpetual (Perpetual Inventory Method). Penggunaan metode ini memudahkan perusahaan dalam memantau persediaan, karena setiap terjadi transaksi akan langsung dicatat pada kartu persediaan. b. Untuk metode penilaian atas persediaan barang jadi yang digunakan perusahaan adalah metode FIFO (First In First Out).
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian bahan baku, yaitu: 1. Prosedur permintaan pembelian a. Pembelian dilakukan setelah adanya pemeriksaan oleh bagian gudang bahwa kuantitas persediaan sudah mencapai batas safety stock. Kemudian
59
bagian PPIC akan membuat permintaan pembelian yang nantinya akan diserahkan ke bagian pembelian. b. Form permintaan pembelian dibuat menjadi 3 rangkap. Adapun rangkap pertama ditujukan untuk bagian pembelian, rangkap kedua untuk bagian gudang, dan rangkap ketiga dijadikan arsip oleh bagian PPIC. c. Form permintaan pembelian akan diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala gudang, kepala bagian PPIC dan admin bagian PPIC. 2. Prosedur permintaan harga dan pemilihan pemasok a. Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga dari beberapa supplier. b. Bagian pembelian akan melakukan pemilihan supplier dengan kualifikasi berdasarkan harga, tingkat potongan harga, lama pengiriman dan kualitas dari barang yang akan dibeli. c. Untuk pembelian barang bernilai besar seperti mesin-mesin dan alat berat lainnya, pemilihan supplier dilakukan langsung oleh direksi yang nantinya akan menyampaikan daftar supplier kepada bagian pembelian. 3. Prosedur pembuatan purchase order a. Setelah memilih pemasok, bagian pembelian akan membuat form PO (purchase order) sesuai dengan permintaan pembelian tersebut. b. Bagian pembelian terlebih dahulu akan menyerahkan form PO kepada bagian PPIC untuk diotorisasi kemudian diteruskan kepada direksi untuk meminta persetujuan direksi. Setelah mendapatkan persetujuan direksi maka PO tersebut akan diproses dan dikirimkan kepada supplier.
60
c. Form order pembelian (PO) dibuat menjadi 4 rangkap yang mana nantinya rangkap pertama akan diserahkan kepada supplier, rangkap kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk arsip oleh bagian pembelian dan rangkap keempat untuk bagian gudang. d. Rangkap terakhir diberikan kepada bagian gudang karena pada perusahaan ini tidak terdapat bagian penerimaan barang yang terpisah dari bagian gudang. Bagian gudang juga merangkap sebagai bagian penerimaan barang. e. PO diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala bagian PPIC, persetujuan direksi dan kepala bagian pembelian. f. Lama proses dari permintaan pembelian sampai pada pembuatan PO memakan waktu 2-3 hari, sedangkan untuk sampai pada penerimaan barang ke gudang memakan waktu 5-6 hari tergantung dari pembuatan PO nya. 4. Prosedur penerimaan barang a. Bagian gudang menerima barang yang dikirim oleh supplier beserta surat jalan dan mencocokkannya dengan purchase order rangkap 4 yang diterimanya dari bagian pembelian beserta form PP dari bagian PPIC. b. Bagian gudang menyesuaikan jenis dan kuantitas barang yang dipesan dengan yang diterima dan untuk kualitasnya terkadang pemeriksaan dilakukan oleh bagian produksi. c. Bagian gudang menandatangani surat jalan dan memberikan stempel resmi dari perusahaan sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima.
61
d. Surat jalan rangkap 2 dari supplier diterima oleh bagian gudang yang nantinya akan diserahkan kepada bagian akuntansi. e. Setelah menerima barang, bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 yang akan diserahkan kepada bagian akuntansi dan sebagai arsip. f. Apabila terjadi retur terhadap barang ataupun kekurangan jumlah kuantitas barang yang diterima atau tidak sesuai dengan yang tertera di PO, maka akan dibuat Note Return kepada supplier. 5. Prosedur pencatatan hutang a. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, bagian akuntansi memposting secara komputerisasi dan mencatatnya sebagai hutang dagang ke dalam kartu utang sesuai dengan laporan penerimaan barang. b. Bagian akuntansi kemudian menerbitkan slip pembelian berdasarkan laporan penerimaan barang.
Prosedur-prosedur yang terkait dengan pengelolaan persediaan bahan baku, yaitu: 1. Prosedur pengeluaran bahan baku a. Bagian produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang, kemudian bagian gudang menerbitkan bon pengeluaran barang dari gudang 2 rangkap, rangkap pertama untuk dokumen di bagian gudang, rangkap kedua diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dilakukan pencatatan di pembukuan perusahaan. 62
b. Setelah bon pengeluaran barang ditandatangani oleh bagian produksi, bagian gudang akan mengirimkan bahan baku tersebut kepada bagian produksi untuk diolah menjadi barang jadi berupa kaos kaki. 2. Prosedur penerimaan barang jadi a. Bahan baku yang telah selesai diproduksi menjadi barang jadi, dikirimkan oleh bagian produksi beserta laporan produk selesai yang telah diotorisasi ke bagian gudang. b. Setelah menerima barang jadi dari bagian produksi, bagian gudang kemudian mencocokkan jumlah, merek dan jenis bahan pada laporan produk selesai dengan barang fisik serta memeriksa kualitas barang. c. Setelah memeriksa, bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian produksi, rangkap kedua untuk bagian accounting, dan rangkap ketiga sebagai arsip bagian gudang. d. Barang yang talah selesai diperiksa dan dibuat laporan penerimaan barang, disimpan didalam gudang persediaan barang jadi. e. Petugas
gudang
menyimpan
persediaan
di
dalam gudang
dan
menempatkannya sesuai dengan tipe dan jenis agar mudah dicari. f. Petugas gudang mencatat seluruh barang yang diterima kedalam kartu gudang. 3. Pemeriksaan fisik persediaan barang jadi a. Pemeriksaan fisik barang jadi dilakukan oleh bagian akuntansi. Pemeriksaan fisik ini dilakukan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. 63
b. Bagian akuntansi memeriksa dan membandingkan jumlah persediaan fisik dengan kartu gudang dan kartu persediaan apakah telah sesuai. c. Jika tidak sesuai maka bagian akuntansi akan melakukan penelusuran pencarian selisih persediaan tersebut. d. Setelah itu bagian akuntansi membuat laporan hasil pemeriksaan fisik ang dilakukan. 4. Prosedur pengeluaran persediaan barang jadi a. Pelanggan akan memesan barang dengan kuantitas dan kualitas yang diinginkan dengan mengisi Sales Order, maka bagian sales melihat kartu stock untuk memeriksa persediaan barang apakah tersedia atau tidak. Apabila tersedia bagian sales mencatat ke kartu stock sejumlah persediaan yang akan dikeluarkan. Lalu bagian sales akan membuat surat jalan rangkap empat untuk diberikan ke bagian gudang untuk mengirimkan barang tersebut. Bagian sales juga akan membuat Delivery Order rangkap empat dimana rangkap pertama diberikan ke bagian gudang, rangkap kedua untuk bagian akuntasi, rangkap ketiga untuk pelanggan, dan rangkap keempat diberikan kepada bagian sales. b. Bagian gudang setelah menerima Delivery Order rangkap pertama dari bagian sales, maka bagian gudang menyiapkan dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Setelah Delivery Order rangkap pertama dicatat dalam kartu gudang, maka Delivery Order tersebut diserahkan ke bagian keuangan. c. Setelah bagian pengiriman menerima surat jalan rangkap empat dari bagian sales, maka bagian pengiriman mengambil barang dan 64
mencocokkan surat jalan dengan barang yang dimuat. Apabila sesuai, barang lalu dikirim serta diserahkan ke pelanggan dan meminta pelanggan untuk menandatangani surat jalan rangkap empat sebagai bahan bukti bahwa barang telah diterima dengan kuantitas yang sesuai dengan pesanan.setelah ditandatangani maka surat jalan rangkap pertama diberikan ke pelanggan, rangkap kedua diserahkan ke bagian keuangan, rangkap ketiga sebagai arsip bagian penjualan, dan rangkap keempat sebagai arsip bagian pengiriman. d. Setelah bagian keuangan menerima Delivery Order rangkap pertama dari bagian gudang serta surat jalan dari bagian pengiriman, maka bagian keuangan membuat faktur rangkap empat untuk rangkap pertama diserahkan kepada pelanggan untuk menagih dan apabila telah dibayarkan, maka faktur rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, rangkap kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk bagian penjualan, dan rangkap keempat sebagai arsip bagian keuangan.
65
COMMISSIONER
DIREKTUR UTAMA
SEKRETARIS
MARKETING & SALES MANAGER
MANAGER EXPORT/IMPORT
MANAGER PRODUKSI
MANAGER KEUANGAN
MANAGER HRD
KABAG PRODUKSI KABAG AKUNTANSI
STAF MARKETING
STAF SALES
STAF EXPORT
STAF IMPORT
KABAG KEUANGAN
Bag. SDM
PPIC
RESEPSIONIS
SPV PRODUKSI
KNITING
TEKNIK
SETTING
OBRAS
PACKING
CELUP
KASIR
LOGISTIK
SECURITY
STAF
STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI MEGAH MANDIRI SPV GUDANG
Sumber: PT Multi Megah Mandiri
66
