BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Objek Penelitian III.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Early Swensen’s membuka sebuah toko ice cream kecil didaerah Russian Hill, San Fransisco pada tahun 1950. Early Swensen’s menggunakan bahan-bahan dengan kualitas terbaik dalam pembuatan ice creamnya agar para konsumennya puas. Sampai saat ini Swensen’s Ice Cream telah menjadi jaringan usaha ice cream yang telah mendunia, sehingga seluruh penjuru dunia bisa menikmati ice cream ini. PT.Aneka Satwitra Sarifood didirikan pada tanggal 7 Agustus 1983. PT.Aneka Satwitra Sarifood yang sebelumnya bernama PT.Aneka Food ini berada dalam satu naungan Gelael Group bersama Kentucky Fried Chicken (KFC) dan Gelael Supermarket yang secara tunggal dimiliki oleh Dick Gelael. Perusahaan ini mengelola franchise Swensen’s Ice Cream serta Kantin Murah dan Baik. PT. Aneka Satwitra Sarifood merupakan pelopor penjualan ice cream dalam bentuk restaurant di Indonesia. Restaurant pertama didirikan di Jalan Cikini Raya 119, Jakarta Pusat sedangkan Kantin Murah dan Baik pertama didirikan di Jalan Melawai Raya no.16 Blok M Jakarta Selatan pada tanggal 12 Februari 1984. Bahan baku ice cream 80% diimpor langsung dari San Fransisco, Swensen’s Ice Cream tidak menggunakan bahan campuran air pada proses pembuatan ice creamnya, melainkan menggunakan susu murni. Jadi bisa dipastikan bahwa ice cream yang dihasilkan adalah sehat.
25
Kantin Murah dan Baik memiliki konsep tray service yaitu pelayanan dengan menggunakan baki. Disini tamu dapat melihat dan memilih makanan sendiri secara langsung. Kantin Murah dan Baik (KMB) menjual makanan Indonesia dengan harga yang terjangkau, selain itu KMB juga menjual makanan asia juga eropa. III.1.2 Perkembangan perusahaan Pada akhir tahun 2008 total outlet yang tersebar di seluruh Indonesia berjumlah 29 outlet diantaranya Pulau Jawa, Sumatera, Bali, Kalimantan dan Batam dengaan komposisi Store Swensen’s 24 outlet, Swensen’s Restaurant 2 outlet dan Kantin Murah dan Baik sebanyak 3 outlet. PT.Aneka
Satwitra
Sarifood
terus
berusaha
untuk
meningkatkan
penjualannya dengan mengandalkan sumber daya manusia yang ada. Pada tahun 2009 PT.Aneka Satwitra Sarifood mengalami perampingan jumlah karyawan dari 225 karyawan pada tahun 2008 menjadi 210 karyawan. Pengembangan produk terus dilakukan, yang tadinya hanya menjual ice cream sekarang diubah menjadi semi cafe. Dalam menciptakan/berinovasi tentang rasa baru atau menu baru, perusahaan mengandalkan bagian bussiness development yang bekerja sama dengan bagian marketing serta manufacturing untuk mengetahui selera pasar yang sedang berkembang. Seiring dengan perkembangan produksi bahan baku di Indonesia yang mempermudah untuk mendapatkan bahan baku pembuatan ice cream juga dikarenakan biaya impor bahan baku yang terlampau tinggi, maka PT.Aneka Satwitra Sarifood pelan-pelan mulai melepas franchise-nya dari Swensen’s Ice Cream sehingga berubah nama menjadi Gelael Cafe & Ice Cream yang merupakan satu kesatuan dari Swensen’s Ice Cream dan Kantin Murah dan Baik. Keberadaan 26
Gelael Café & Ice Cream yang sudah 28 tahun di Indonesia menjadikannya restaurant 3 generasi yang bisa dinikmati oleh semua jenis kalangan masyarakat.
III.1.3 Produk-produk Adapun berbagai menu yang diproduksi oleh PT. Aneka Satwitra Sarifood: Ice Cream Flavor: •
Vanilla
•
Avocado
•
Chocolate
•
Marble Avocado
•
Strawberry
•
Durian
•
Turkish Coffe
•
Nangka
•
CNC
•
Vanilla Strawberry
•
Chocolate Chip
•
Vanilla Chocolate
•
Chocolate Choc Chip
•
Strawberry & Choc
•
Mocca Chip
•
Strawberry & Cookies
•
Marble Fudge
•
Mocca Fudge
•
SCC
•
Mockies
•
Strawberry Topping
•
Mosin
•
Vanilla Raisin
•
Marble
Berry
Ice Cream Fountain : •
Hot Fudge Sundae
•
Banana Split 27
•
Chocolate Sundae
•
Strawberry Sundae
•
Strawberry Banana and Cream
•
Milk Shake
•
Root Beer Float
•
Juice Float
•
Gold Rush
•
Black Barf
•
Mr. San Fransisco
Menu Kantin Murah dan Baik : •
Nasi Goreng
•
Sirloin Steak
•
Capcay
•
Tenderloin Steak
•
Siomay
•
Chicken Steak
•
Soto Ayam
•
Martabak
•
Pempek
•
Donat
•
Gado-gado
•
Soto
Mie
28
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas III.2.1 Uraian Tugas General Manager Manajer umum bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh Manajer Umum mempunyai tanggung jawab utama sebagai berikut :
1. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara
menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal 2. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan
kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat 3. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh
masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya 4. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta
mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul 5. Mengarahkan
fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi
perusahaan
Assistant General Manager Tanggung jawab dari Assistant General Manager adalah membantu General Manager dalam melaksanakan tugasnya. Menggantikan peran manajer umum dalam mengawasi kinerja karyawannya jika manajer sedang berhalangan hadir. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Merevisi semua dokumen sebelum di setujui oleh manajer, sehingga lebih efisien dan efektif. 29
General affair (bagian umum) : Kepegawaian/penerimaan karyawan : •
Menerima surat lamaran dari personalia untuk diseleksi.
•
Hasil seleksi diserahkan kembali ke personalia untuk dibuat surat panggilan
•
Seleksi calon karyawan secara wawancara
•
Hasil wawancara langsung diumumkaan untuk diterima sebagai karyawan masa percobaan
•
Membuat pengantar ke personalia untuk penandatanganan perjanjian kerja
Logistik: •
Bertanggung jawab atas penyediaan bahan
•
Memiliki daftar barang dari seluruh barang yang digunakan rutin dan keterangan lain tentang barang-barang tersebut
•
Bekerja sama dengan bagian gudang untuk membuat rencana pesanan untuk minggu berikutnya
•
Bersama GM/AGM menentukan supplier dan pesanan
•
Membuat laporan pembelian periodik yang ditujukan kepada GM/AGM dan accounting/finance
•
Segera melapor perubahan harga kebagian accounting/finance untuk perubahan harga pokok
Bagian Gudang/Storage: •
Menerima seluruh barang hasil pesanan bagian pembelian secara sistematis
•
Mengirim bon penerimaan ke bagian logistik pusat paling lambat satu hari setelah barang diterima. Mengatur gudang seefisien mungkin tanpa
30
mengurangi kepentingan lainnya baik dalam tata letak maupun penggunaan peralatan •
Kehilangan/kerusakan akibat kesalahan/kelalaian petugas gedung menjadi resiko bagian penyimpanan
•
Bagian penyimpanan tidak dapat mengeluarkan barang-barang tanpa sepengetahan bagian pengiriman
•
Segera membukukan keluar masuknya barang (stock card up to date)
•
Barang/peralatan
yang
rusak
harus
segera
dilaporkan
untuk
diperbaiki/dimusnahkan •
Membuat laporan periodik dan insidentil sesuai dengan masalah yang timbul.
Pengiriman: •
Menyelesaikan semua administrasi pengiriman, sementara kendaraan dimuati barang-barang yang akan dikirim
•
Tidak diizinkan menjalankan kendaraan tanpa bukti pengiriman/surat jalan
•
Bertanggung jawab penuh atas segala kerusakan kehilangan akibat transportasi
•
Bukti pengeluaran uang, karena pengiriman diserahkan kepada controller paling lambat satu hari setelah pengeluatan uang dilakukan
•
Akan mendapat sanksi kondite apabila memperlambat pekerjaan untuk keuntungan pribadi hingga menimbulkan lembur
•
Menjalankan dengan tekun seluruh peraturan bagian pool kendaraan
•
Kendaraan harus siap selalu/siap pakai
31
Head Operational Tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepala cabang perusahaan secara umum antara lain: 1. Mewakili Direksi Pusat menjalankan perusahaan di cabang itu. 2. Memberikan laporan kemajuan cabang kepada Direksi Pusat termasuk keuangannya. 3. Mengambil semua tindakan yang diperlukan agar cabang berjalan lancar. 4. Menjalankan Program Perusahaan untuk cabang itu/mengejar target. 5. Berhak atas promosi dan bonus jika cabang maju melebihi target Perusahaan Area manager Sebagai petugas lapangan, area manager harus mampu mengamati mutu produk maupun system restoran pihak lain. Area Manager dituntut untuk kreatif dan informat terhadap segala aspek perusahaan. Manufacturing manager •
Bertanggung jawab atas kualitas ice cream yang diproduksi dan cara pembuatan sesuai dengan standar Swensen’s Internasional
•
Selalu mengecek kualitas persediaan bahan baku dan cara memesannya
•
Mengatur jadwal produksi yang efisien dan menjaga safe level persediaan ice cream
•
Mencatat semua hasil produksi, pengeluaran barang & pemakaian bahan.
Adimistrasi manufacturing •
Mengetahui proses distribusi bahan baku
32
•
Mampu menerapkan cara-cara menjalankan administrasi
•
Mengirimkan laporan ke pusat paling lambat 3 hari sejak tanggal bulan bersangkutan habis
Store Manager •
Mengkoordinir pekerjaan untuk karyawan setiap cabang
•
Mempersiapkan laporan harian, pertengahan bulan dari pengoperasian dan mengirimkannya ke pusat.
•
Bertanggung jawab atas keadaan kualitas barang dagangan pembuatan menu sesuai dengan resep
•
Bertanggung jawab atas masalah yang timbul dari keluhan pembelian dan masalah lain dengan baik dan ramah.
•
Bertanggung jawab atas pemasukan/pengeluaran uang
•
Memeriksa kebenaran harga/jumlah order sebelum ditandatangani
Assistant store manager •
Bertanggung jawab kepada manajer
•
Berfungsi menggantikan manager store
•
Melaksanakan semua amanat dan perintah store manager
Staff Staff bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Account Receivable yang mencakup, sales invoice, sales journal, AR journal, outstanding balance, AR aging report dan AR reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.
33
III.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
DIREKSI GM SEKERTARIS
GENERAL AFFAIR
ADM. KEPEGAWAIAN
FINANCE MANAGER
OPERATIONAL MANAGER
TRANSPORTASI
LOGISTIK
PEMBELIAN
ADM. UMUM Paid Out
AREA MANAGER
MARKETING MANAGER
MANUFACTURING MANAGER
WAKIL MARKETING MANAGER
Control Adm. PEM
STORE MANAGER
Aktiva Harga PK Pembayaran
ASS. STORE MANAGER
KEPALA PRODUKSI ADM. PRODUKSI
PRODUKSI
III.1 Struktur Organisasi PT. Aneka Satwitra Sarifood
34
III.2.3 Flowchart Penjualan
Pelanggan
Bag.Penjualan
Gudang
Keuangan
III.2 Flowchart Penjualan Perusahaan
35
III.3 Prosedur Operasional atas Penjualan III.3.1 Prosedur Permintaan Penjualan Bagian penjualan melakukan penawaran produk kepada costumer (catering) lewat telepon, setelah melakukan penawaran produk dan costumer tertarik akan penawaran produk tersebut maka dibuat perjanjian antara bagian penjualan dengan bagian catering dengan membawa sample dan price list. III.3.2 Prosedur Penerimaan Pesanan Jika sudah terjadi kesepakatan mengenai harga antara costumer dan pihak penjualan, maka dibuat sales order (SO) sesuai dengan permintaan costumer lalu faktur penjualan 4 rangkap (untuk bagian marketing, logistic, costumer dan finance). Mengenai kesepakatan harga apabila pembelian ice cream <5 can akan dikenakan biaya pelayanan dan jika pembelian >5can bebas biaya pelayanan. III.3.3 Prosedur Pengiriman Barang/Pelayanan Pengiriman barang dilakukan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan sebelumnya biasanya dilakukan pada hari sabtu/minggu. Pada saat pengiriman barang disertai dengan dokumen-dokumen seperti faktur penjualan dan surat jalan sebagai tanda bukti pesanan pelanggan agar bisa diperiksa ketika barang sudah sampai ke costumer apakah sesuai dengan permintaan pesanan baik jumlah maupun kualitasnya. III.3.4 Prosedur Pencatatan Piutang Pada waktu pengiriman barang kepada costumer disertai dengan faktur penjualan serta kwitansi. Ketika pembuatan faktur penjualan, maka otomatis piutang tersebut tercatat dalam sistem.
36
III.3.5 Prosedur Penagihan dan Pembayaran Piutang Penagihan piutang dilakukan oleh bagian keuangan (finance) yang sebelumnya sudah mempunyai dokumen berupa faktur penjualan serta kwitansi dari bagian penjualan. Biasanya jangka waktu piutang 1 minggu setelah proses pengiriman barang/pelayanan dilaksanakan. Pembayaran yang biasa dilakukan oleh costumer berupa uang
cash atau giro. Setelah
mendapatkan giro, bagian keuangan menyetorkannya ke bank, lalu dibuatkan dokumen berupa bukti penerimaan bank dengan rincian sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Setelah dilakukan rekonsiliasi secara keseluruhan tentang pembayaran yang telah dilakukan pada suatu bulan, maka otomatis dalam sistem mencatat piutangnya telah terbayar.
III.4 Metodologi Penelitian III.4.1 Jenis Data Dalam menyusun penelitian ini penulis menggunakan data primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari perusaahaan, berupa data-data hasil transakasi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
III.4.2 Metode Pengumpulan Data Berikut adalah cara penulis memperoleh data melalui peninjauan langsung ke perusahaan : a. Observation (pengamatan) Penulis melakukan pengamatan bagaimana proses terjadinya transaksi penjualan pada perusahaan, mulai dari penawaran penjualan ke costumer, pembuatan SO, pengiriman barang, hingga pencatatan penjualan. 37
b. Inquiries the client (wawancara dan diskusi) Untuk mendapatkan informasi, penulis melakukan tanya jawaba secara lisan dengan bagian penjualan serta staf-staf terkait untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan dan proses bisnis yang terjadi. Penulis juga akan memberikan kuesioner yang berisi daftar pertanyaan yang berkaitan dengan penjualan untuk menilai pelaksanaan pengendalian internal dari sistem yang ada di perusahaan. c. Confirmation (konfirmasi) Data yang diperoleh akan dikonfirmasikan kepada manajer penjualan untuk diperlihatkan hasilnya. d. Documentation (dokumentasi) Penulis akan melakukan penelusuran ulang terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan seperti Sales Order, kwitansi, bukti terima bank, surat jalan dll. III.4.3 Analisis Data Data-data yang telah diperoleh penulis akan diolah dan dianalisis secara mendalam melalui beberapa prosedur audit berikut : a. Tracing Penelusuran informasi dokumenter yang dilakukan oleh penulis dalam prosedur penjualan yang berjalan, apakan telah berjalan sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan, tidak melakukan kegiatan yang menyimpang dalam sistem penjualanya dan apakah bukti-bukti terkait telah dicatat lengkap dan benar dalam catatan akuntansi. 38
b. Vouching Melakukan pemeriksaan terhadap bukti-bukti pendukung transaksi penjualan, dokumen-dokumen apa saja yang dibuat saat transaksi dilaksanakan, bagian-bagian mana saja yang berwenang untuk mengotorisasi dokumen tersebut, serta apakah pencatatan akuntansi memang benar didasarkan atas dokumen-dokumen yang benarbenar ada.
c. Observing Penulis mengamati pelaksanaan kegiatan penjualan di perusahaan yang meliputi bagian sales, marketing, bagian logistik, bagian accounting hingga bagian finance yang akan melakukan penagihan ke costumer. Apakah pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan prosedur yang ada dan tidak ada pelanggaran dari standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
39
