BAB III METODOLOGI
3.1. Kerangka Pikir Proses produksi pada PT. PIN khususnya proses dari bagian upper (cutting dan sewing) sampai pada bagian assembly akan diubah menjadi suatu sistem produksi yang benar-benar baru dengan menggunakan prinsip-prinsip yang ada pada rekayasa ulang proses bisnis. Penelitian ini juga akan berpengaruh kepada manajemen sistem informasi, pengolahan data pada proses produksi, kebijakan yang ada dalam perusahaan serta akan merubah struktur organisasinya, dimana tidak mungkin untuk melakukan rekayasa ulang proses produksi tanpa berdampak kepada ketiganya. Sebelum melakukan perubahan pada sistem produksi perlu ditetapkan dahulu tujuan untuk melakukan rekayasa ulang, setelah itu akan dilakukan penggambaran proses produksi yang ada sekarang secara terperinci, selanjutnya mengidentifikasi dan menganalisa masalah yang ada, selanjutnya adalah tahapan dalam membuat sistem produksi yang baru dengan menggunakan masukan dari proses yang ada dan industri terkait, setelah itu dibuat model dari sistem baru tersebut untuk menguji peningkatan efisiensi dari segi WIP, dan waktu produksi yang dihasilkan oleh rekayasa ulang ini dengan menggunakan software simulasi Process 2000, yang terakhir dilakukan adalah melakukan perbandingan antara proses yang baru dengan proses yang lama serta dibuat kesimpulan dari proses rekayasa ulang produksi ini.
17
18
Berikut akan digambarkan kerangka pikir yang akan digunakan dalam melakukan rekayasa ulang ini.
Sistem Pendukung
Proses produksi Lama
Rekayasa ulang proses produksi
Feed back
Software simulasi Process 2000
Proses Produksi Baru
Proses simulasi
Gambar 3.1. kerangka pikir rekayasa ulang di PT. PIN
3.2. Tahapan Analisis Analisa akan dilakukan dengan menggunakan metode Rapid dengan alasan jelasnya langkah-langkah yang harus dikerjakan sehingga menyebabkan kemudahan dalam melakukan rekayasa ulang. Metode ini juga dapat menganalisa pengaruh non teknis terutama sumberdaya manusia yang secara langsung atau pun tidak langsung akan terpengaruh dengan adanya rekayasa ulang ini. Metode Rapid Re yang digunakan akan mengalami modifikasi dalam beberapa tahapnya yang disesuaikan
19
dengan kondisi dan keadaan yang dihadapi pada PT. PIN. Tahapan analisis tersebut dapat dilihat pada penjelasan berikut ini : 1. Menetapkan tujuan Pada tahapan ini dilakukan penetapan tujuan dari dibuatnya sistem baru yang merupakan hasil dari rekayasa ulang. Isinya adalah tentang apa yang ingin dicapai dari adanya sistem yang baru dan apa pengaruh sistem baru ini terhadap perusahaan. Biasanya yang dicari adalah keuntungan dari sistem baru ini jika dibandingkan dengan sistem lama. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sistem baru diharapkan dapat mempercepat waktu produksi serta persediaan barang setengah jadi (WIP) yang akhirnya bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas kerja. Pada tahap ini juga dilakukan penetapan terhadap komitmen dari manajemen perusahaan khususnya General Manager Operational untuk menjalankan rekayasa ulang serta sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam kegiatan perusahaan sehari-hari pada bagian produksi. Komitmen juga perlu disetujui oleh pemilik perusahaan dan Presiden Direktur, karena harus bias melihat nilai dari dilakukannya rekayasa ulang pada perusahaan yang mereka miliki dan yang menjadi tanggung jawab mereka. 2. Menyusun model proses produksi yang sekarang Penyusunan model proses produksi yang dipakai sekarang akan dilakukan pada tahap kedua ini. Penyusunan ini diambil dari data yang telah ada pada bagian I.E (Industrial Engineering) pada perusahaan tersebut. Penyusunan ini termasuk untuk pengambilan lay out keseluruhan pabrik, peta proses operasi
20
pada semua bagian, kebijakan-kebijakan perusahaan dalam hal proses produksi, waktu bau dan waktu siklus untuk tiap proses produksi, penggunaan jumlah tenaga manusia yang ada dalam tiap proses, DTD yang dibutuhkan serta jumlah WIP yang ada saat ini untuk tiga departemen terkait; cutting, sewing dan assembly. 3. Identifikasi dan analisa masalah Identifikasi dan analisa masalah akan dilakukan pada tahapan ketiga ini. Proses produksi mana yang menyebabkan lamanya waktu produksi, bagaimana terjadinya penumpukan WIP, dimana saja WIP tersebut mengalami penghambatan proses , dimana dan kapan terjadinya “bottle neck” dalam proses produksi dan mengurangi proses produksi yang tidak memiliki nilai tambah bagi pembeli. Masalah yang mungkin dan akan diselesikan adalah: a. Mengurangi proses yang dianggap tidak memiliki nilai tambah bagi pembeli. Proses ini harus dikurangi dengan alasan untuk mengurangi biaya untuk memproduksi satu pasang sepatu. Proses yang dianggap tidak memiliki nilai tambah adalah proses yang dilakukan hanya karena adanya kesalahan dari proses sebelumnya ataupun karena adanya kelalaian dari proses sebelumnya dan proses itu tidak memiliki hasil yang nyata (tidak dapat terlihat denganjelas) didalam proses. b. Merubah kebijakan yang ada dalam proses produksi. Perubahan ini berkaitan dengan jumlah pasang sepatu dalam tiap box yang digunakan sebagai alat transportasi antar proses serta bagaimana cara meberlakukan
21
sistem buffer yang benar dalam keseluruhan proses produksi, mulai dari bagian upper sampai pada assembly. Kebijakan ini hanya sebatas pada kebijakan yang ada di proses produksi. 4. Menyusun sistem proses produksi yang baru Pada tahap ke empat ini akan ditentukan proses produksi seperti apa yang akan digunakan selanjutnya (yang baru). Perancangan sistem proses produksi yang baru ini termasuk didalamnya adalah penyusunan layout yang baru, perhitungan waktu proses yang baru, kebijakan penggunaan box yang baru, serta penetapan pengunaan buffer yang bagaimana yang optimal. Tahap ini juga memungkinkan terjadinya perubahan pada struktur organisasi yang ada. Dimana akan dilakukan penggabungan tugas dan pekerjaan yang sekiranya terkait satu sama lain atau berhubungan sangat dekat sehingga akan lebih efektif jika pengerjaannya digabung atau didekatkan. Pada tahap ini juga di gunakan prinsip-prinsip Lean Manufacturing yang memiliki prinsip hampir sama dengan rekayasa ulang proses bisnis. 5. Simulasi proses produksi baru Pada tahap kelima ini akan dilakukan simulasi terhadap rancangan proses produksi yang baru dari hasil rekayasa ulang. Simulasi dilakukan dengan menggunakan software dari Micrografx yaitu Process 2000. Dalam simulasi ini waktu proses yang digunakan adalah waktu proses dari proses produksi yang lama; khusus untuk proses yang memang sama. Alat ini digunakan untuk menjalankan rancangan proses produksi yang baru serta melihat kemungkinan masalah yang akan timbul jika proses produksi yang baru ini dijalankan. Alat
22
ini juga dapat menghitung waktu perkiraan yang dibutuhkan untuk proses yang baru serta mengukur tingkat keberhasilan dari sistem yang baru tersebut jika dibandingkan dengan sistem yang lama. 6. Kesimpulan dan perbandingan Pada tahap keenam ini akan dilakukan pengambilan kesimpulan terhadap perancangan sistem proses produksi yang baru berdasarkan hasil perhitungan dan kalkulasi yang didapat dari tahap ke-lima. Komponen yang akan dibandingkan disini adalah layout yang lama dengan yang baru, penggunaan waktu produksi antara sistem lama dengan sistem yang baru, penggunaan buffer antara sistem lama dengan yang baru, jumlah WIP sistem lama dengan sistem baru, kebijakan yang digunakan antara sistem lama dengan yang baru, biaya yang digunakan untuk membuat satu pasang sepatu pada bagian upper dan assembly dari sistem lama dan baru serta hasil produksi harian antara sistem lama dengan sistem yang baru.
3.3. Organisasi Perusahaan PT. Prima Inreksa Industries (PT. PIN) berdiri sejak tahun 1990. Perusahaan ini bergerak dalam bidang pembuatan sepatu khususnya sepatu olah raga. Sudah banyak jenis sepatu olah raga yang pernah di produksi oleh perusahaan ini seperti sepatu tennis, lari, jalan santai, basket, klasik, serta sepatu mendaki gunung. Sejak awal berdiri sampai sekarang PT. PIN telah memproduksi banyak merek sepatu seperti FILA, LAGEARS, NIKE, AIRWALK, dan ADIDAS. Perusahaan ini
23
memproduksi sepatu hanya berdasarkan order yang didapatkan dari perusahaan besar tersebut diatas. Untuk lima tahun terakhir ini PT. PIN hanya memproduksi sepatu dengan merek Adidas, karena Adidas berjanji akan memberikan order yang banyak kepada perusahaan dan akan berlanjut lama jika perusahaan tersebut tidak menerima order dari perusahaan lain. Perusahaan ini berorientasi eksport atau bergantung dari order yang diturunkan oleh Adidas. Lead time untuk melakukan proses order mulai dari penerimaan order sampai dengan eksport adalah 60 hari. Kebijakan ini baru diterapkan oleh Adidas mengingat sebelumnya adalah 90 hari yang dirasakan terlalu lama oleh counter Adidas di seluruh dunia yang akan menerima langsung dari pabrik pembuat sepatu seperti PT. PIN. Kantor dan pabrik PT. PIN terletak di daerah Tangerang - Banten dan memiliki kantor representatif di Busan - Korea untuk menangani pembelian material yang sebagian besar berasal dari korea. Perusahaan ini secara keseluruhan terbagi manjadi dua sisi organisasi yaitu operational dan accounting finance. Operational berada dibawah pengawasan Presiden Direktur secara langsung sedangkan accounting finance berada dibawah pengawasan Wakil Presiden Direktur. Pada saat ini akan lebih difokuskan kepada bagian operational yang akan lebih banyak berpengaruh kepada penulisan thesis ini. Bagian operational dijabat oleh seorang General Manager Operational yang membawahi divisi Industrial Engineering, Factory (production), Management Information System, Human Resources, General Affair, Marketing, Export - Import, dan Development. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan struktur organisasi perusahaan yang ada dan yang sedang
24
digunakan pada saat ini dan dapat dilihat juga bagian – bagian yang ada dibawahnya dengan lebih jelas.
Pres. Director
Vice Pres. Dir
Fin. & Acc. Div.
Finance
Operational Div
Factory
Import & Purchasing
MIS
HRD
Maketing & Export
GA
Maintenance
Development
PPIC
Production System
Lokal Purchasing
LAN & Hardware
Training
SOE
Marketing
Carpenter
Bottom
Raw Mtrl. W/H
Office Admin
Direct Purchasing
Automation
Personel
Legal
Costing
Electrical
Sample 1
Laboratorium
Management System
Import
Facility
Export
Mechanic
Sample 2
Payroll
Accounting
Industrial Eng.
Cutting
Operation Transport
Sample 3
Sewing
Sample 4
Rolling & Press
Production
Grinding
PDM
C.S. Assembly & Packing
Admin Office
Vulc. Assy & Packing Finish Good W/H
Quality Control
Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT. Prima Inreksa Industries
25
Saat ini yang akan dijelaskan lebih detail adalah bagian factory yang membawahi keseluruhan bagian produksi mulai dari perencanaan sampai pada gudang barang jadi (finish goods w/h). 1. Bagian PPIC Bagian ini terbagi lagi menjadi tiga sub bagian yang keseluruhannya memiliki tugas untuk melakukukan pengawasan terhadap bagian produksi, bagian ini juga kerap sekali menjadi tangan kanan dari Factory manager, sub-bagian tersebut adalah Upper part, Bottom & Assembly dan Material, Schedule & Tooling. a. Upper part bertanggung jawab atas keseluruhan kesiapan material, jadwal produksi dan hasil produksi sehari-hari untuk bagian Cutting Sewing dan Cribshoe. b.
Bottom & Assembly bertanggung jawab atas kesiapan material, jadwal produksi dan hasil produksi setiap hari untuk bagian Rolling, Press, Grinding, C.S. Assembly dan Vulc. Assembly.
c. Material, schedule & tooling bertanggung jawab atas perhitungan kapasitas produksi hari per bulan dan per tahun, perhitungan kecukupan peralatan terhadap order, perhitungan kesiapan material terhadap jadwal, pembuatan jadwal produksi secara keseluruhan selama satu bulan penuh dan penjadwalan ekspor barang setiap bulannya.
26
2. Raw Material Warehouse Bagian ini bertanggung jawab atas penyimpanan bahan-bahan mentah yang akan diproses ke bagian selanjutnya. Bagian ini terbagi menjadi tiga yaitu : a. Chemical dalam gudang ini berisi bahan – bahan kimia yang nantinya akan diproses untuk menjadi bentuk rubber, pholon ataupun lem serta bahan-bahan kimia lainnya yang diperlukan . b. Leather dalam gudang ini berisi semua bahan yang berjenis kulit, baik itu kulit, sapi, kuda ataupun kanguru. c. Acessories & Fabrique dalam gudang ini berisi bahan-bahan yang terbuat dari tekstil, metal, dan barang lainnya yang bukan termasuk kedalam category kulit atau kima. Gudang ini adalah gudang terbesar di dalam perusahaan karena menampung hampir seluruh barang yang dibutuhkan dalam perusahaan. 3. Laboratorium Bagian ini bertanggung jawab dalam kesiapan bahan kimia campuran seperti lem, primer, campuran outsole, campuran phylon dan lain sebagainya yang sifatnya mendukung kelancaran produksi. Bahan kimia campuran ini harus di konfirmasi terlebih dahulu oleh Inspector Adidas. 4. Cutting Bagian ini bertugas untuk memotong bahan mentah seperti kulit, tekstil, tekson dan lain sebagainya yang bersifat lembaran dan perlu di potong terlebih dahulu untuk mengikuti cetakan yang dibuat sesuai dengan jenis sepatu yang dibutuhkan. Bagian ini terdiri dari 10 line produksi yang setiap
27
line produksinya memiliki mesin cutting, buffing, skiving, gauge, dan tongue sew. 5. Sewing Bagian ini terdiri dari 38 line produksi yang bertugas untuk menyatukan bagian-bagian yang telah dipotong sesuai dengan cetakan dan model sepatu yang diinginkan, sampai bentuk sepatu sudah dapat terlihat dan siap dilanjutkan ke proses selanjutnya. 6. Rolling & Press Bagian ini bertanggung jawab untuk memproduksi bagian bawah dari sepatu yaitu Outsole dan Phylon. Outsole terbentuk dari penggabungan beberapa unsur kimia dan karet, begitu juga dengan phylon yang membedakan meraka adalah proses dan kadar karetnya. Dalam bagian ini terdapat mesin kneader, calendar, rolling cold press, cutting press, hot press dan trimming. Bagian ini mengerjakan order sangat tergantung dari jumlah mould yang diberikan oleh Adidas. Jika mould yang ada tidak sesuai dengan jumlah order maka dilakukan penyesuaian jumlahnya, dengan konfirmasi pihak Adidas tentunya. 7. Grinding Bagian ini bertugas untuk melakukan proses buffing dan grinding terhadap outsole dan phylon sebelum keduanya digabungkan. Bahkan proses penggabungan dua komponen ini dilakukan pada bagian grinding ini. Proses dalam bagian ini cenderung mudah untuk dilakukan karena mesin yang tersedia cukup banyak dan proses ini tidak berlaku untuk beberapa model sepatu seperti Vulcanize.
28
8. Cold Cement Assembly and Packing Bagian ini bertanggung jawab atas penggabungan komponen outsole yang sudah di proses pada bagian grinding dengan komponen upper yang telah diproses pada bagian sewing. Mereka juga bertugas untuk melakukan proses pengepakan barang kedalam boks karton. Bagian ini memiliki 8 line produksi. 9. Vulcanize Assembly & Packing Bagian ini bertugas hampir sama dengan bagian no 8, yang membedakan antara kedua bagian ini adalah proses pengerjaan dan model sepatu yang dikerjakannya. Pada bagian vulcanize ini penggabungan sepatu dilakukan seperti pada proses cold cement tetapi setelah itu sepatu jenis ini harus di panaskan lagi dan dimasukkan kedalam sebuah oven yang besar selama 1 jam, setelah itu dilakukan proses pengepakan yang sama dengan cold cement. Bagian ini memiliki 2 line produksi. 10. Finish Goods Warehouse Sesuai dengan namanya bagian ini adalah tempat penyimpanan barang jadi yang siap di eksport. Bagian ini terdiri dari dua sub-bagian yaitu; a. A-Grade yaitu barang yang berkualitas bagus dan dapat langsung di eksport. b. B-Grade yaitu barang yang kualitasnya kurang bagus tapi masih bias dieksport dengan harga jual yang akan dikurangi sesuai dengan mutu barang tersebut.
29
11. Quality Control Bagian ini bertanggung jawab terhadap kualitas barang mulai dari datangnya material sampai pada sepatu yang sudah siap di ekspor. Bagian ini adalah bagian yang akan sangat sering berhubungan dengan buyer Adidas dan Inspector Adidas.
