BAB III FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengertian anggaran Anggaran merupakan pengembangan dari suatu rencana jangka pendek yang mencakup perbandingan kinerja aktual untuk melakukan tindakan korektif guna mencapai sasaran rencana. Dengan demikian dari gambaran tersebut dapat diketahui betapa pentingnya peranan anggaran dalam melaksanakan fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian. Aspek perencanaan dan pengendalian merupakan dua fungsi utama manajerial di dalam dunia bisnis. Perencanaan mencakup kegiatan menetapkan tujuan, menyusun kerangka dasar pikiran, memilih kegiatan untuk mencapai tujuan, dan menciptakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menerjemahkan rencana menjadi tindakan-tindakan sedangkan pengendalian menyajikan penetapan sasaran-sasaran dan standar sebagai pembanding antara prestasi yang telah dicapai dengan sasaran dan standar yang telah ditetapkan selanjutnya dilakukan perbaikan untuk itu sebelum menjalankan aktivitas operasinya, Fakultas Ekonomi USU terlebih dahulu menyusun suatu anggaran yang diproyeksikan ke dalam laporan anggaran yang dibuat per tahun. Sebagai suatu rencana, anggaran tersusun dari program kerja yang dipadukan dengan asumsi yang didasarkan pada pengalaman masa lalu serta hal-hal relevan lainnya sehingga berguna dalam tahap penilaian sebagai tolok ukur pelaksanaan rencana perusahaan/organisasi. Anggaran juga didefinisikan
Universitas Sumatera Utara
sebagai suatu rencana tindakan yang disusun sistematis dan dinyatakan secara kuantitatif mengenai apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi /perusahaan pada masa mendatang. Menurut Munandar, (2001 : 1), pengertian anggaran yaitu: “Budget (anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan. yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.” Dari definisi tersebut, ada empat unsur yang sangat penting dalam suatu anggaran yaitu rencana, meliputi seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit moneter, dan jangka waktu tertentu yang akan datang. 1. Rencana, yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yaitu mencakup seluruh kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan yaitu kegiatan pemasaran (marketing), kegiatan produksi (producing), kegiatan pembelanjaan (financing), kegiatan administrasi (administrating) serta kegiatn-kegiatan yang berhubungan dengan masalah-masalah personalia (personnel). Anggaran nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja, maka anggaran harus mencakup seluruh kegiatan perusahaan. 3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam.
Universitas Sumatera Utara
4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukkan bahwa anggaran perusahaan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu tertentu. Hal Ini berarti bahwa apa yang dimuat didalam anggaran adalah taksiran-taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang. B. Karakteristik Anggaran Menurut Robert Anthony (2002;16) Karakteristik anggaran adalah : Anggaran merupakan alat yang utama dalam perencanaan jangka pendek yang efektif dan pengendalian dalam organisasi dan anggaran mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. anggaran memperkirakan keuntungan yang potensial dari unit perusahaan, 2. anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan, walaupun satuan keuangan tersebut dibantu dengan data non keuangan (misalnya jumlah unit yang dijual atau diproduksi), 3. anggaran meliputi periode selama satu tahun, 4. anggaran merupakan komitmen manajemen, 5. usulan anggaran diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi dari pembuat anggaran, 6. anggaran yang telah disusun hanya dapat diubah jika terjadi kondisi khusus, 7. secara periodik dilakukan analisis selisih antara anggaran dengan sesungguhnya dan dijelaskan.
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Anggaran Menurut Ellen, dkk (2001;4) Tujuan penyusunan anggaran adalah : 1. Untuk menyatakan harapan sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak di capai manajemen, 2. Untuk menkomunikasikan harapan menajemen kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dimengerti,didukung dan dilaksansakan, 3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan, 4. Untuk mengkoordinasikan cara yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya, 5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang menyadari perlu tidaknya tindakan koreksi. D. Manfaat Anggaran Anggaran banyak manfaatnya sebagai alat pelaksanaan pekerjaan, apabila direvisi sesuai dengan perubahan asumsi. Adapun manfaat anggaran sebagai perencanaan terpadu, pedoman pelaksanaan kerja, alat pengkoordinasian kerja, alat pengendalian kerja, dan alat evaluasi perusahaan / organisasi. 1. Perencanaan terpadu Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian. 2. Pedoman pelaksanaan kerja Anggaran dapat memberikan pedoman yang baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat karyawan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan karyawan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. 3. Alat pengkoordinasian kerja Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, dan saling bekerja sama dengan baik untuk menuju kesasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan lebih terjamin dalam pencapaian sasaran, kebijakan, dan standar yang ditetapkan. 4. Alat pengendalian kerja Anggaran merupakan serangkaian standar prestasi yang dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarang tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal ini mengingat standar dalam anggaran yang ditetapkan secara
Universitas Sumatera Utara
sembarang tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya menjadi tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja. 5. Alat evaluasi perusahaan / organisasi Anggaran yang disusun dengan baik dan menerapkan standar yang relevan akan menjadi pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah yang ditempuh agar pekerjaan diselesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan.
Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam kegiatan
operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya. E. Hubungan anggaran dengan perencanaan Setiap perusahaan/organisasi harus membuat suatu perencanaan yang merupakan proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai dalam jangka pendek ataupun jangka panjang yang dipakai sebagai dasar dalam mengendalikan aktivitas operasinya. Fakultas Ekonomi USU membuat suatu perencanaan yang dilakukan terus - menerus karena dengan berlalunya waktu perlu dilaksanakan perencanaan kembali dan membuat rencana rencana baru. Menurut Welsch (2000:3), “Perencanaan yaitu suatu proses mengembangkan tujuan perusahaan dan memilih kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan dimasa mendatang untuk mencapai tujuan yang telah
Universitas Sumatera Utara
ditetapkan sebelumnya.” Proses perencanaan, baik perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang, adalah komponen yang paling penting dari keseluruhan sistem. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya, pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan - kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatan - kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik. Sehubungan dengan itu, perencanaan yang disusun oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi kegiatan - kegiatan operasional, tujuan dari kegiatan tersebut, dan berapa jumlah anggaran yang disediakan. Adapun kegiatan - kegiatan operasional yang dilakukan Fakultas adalah kegiatan dalam belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja perjalanan, honorarium, dan kegiatan – kegiatan lain. F. Fungsi Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Penyusunan anggaran merupakan siklus penting bagi perusahaan (dalam hal ini termasuk Perguruan Tinggi) yaitu untuk membantu pelaksana dalam merencanakan kegiatan dan memberikan gambaran awal seberapa besar dana yang akan dikeluarkan untuk mewujudkan kegiatan tersebut yang dimonitori oleh pusat pertanggungjawaban sehingga penyimpangan-penyimpangan dapat diminimalisasi. Pada Fakultas Ekonomi USU Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan pada waktu menyusun program kerja yang disusun berdasarkan
Universitas Sumatera Utara
asumsi perencanaan. Anggaran yang telah disusun menjadi pedoman kerja atau standar bagi FE USU. Apabila terjadi penyimpangan haruslah diselidiki penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan koreksi atas penyimpangan tersebut. Adapun
fungsi
anggaran
sebagai
alat
perencanaan
antara
lain
mendasarkan kegiatan pada penyelidikan studi dan penelitian, mengerahkan seluruh kegiatan tenaga dalam perusahaan, membantu atau menunjang kegiatan perusahaan, menentukan tujuan-tujuan perusahaan, membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia, dan membantu pemakaian alatalat fisik secara efektif. 1. Mendasarkan kegiatan pada penyelidikan studi dan penelitian Mungkin penganggaran bermanfaat untuk membantu manajemen meneliti dan mempelajari masalah yang berhubungan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Dengan kata lain sebelum merencanakan kegiatan manajer mengadakan kegiatan dan pengamatan terlebih dahulu. Kebiasaan membuat rencana akan menguntungkan semua kegiatan. 2. Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan Anggaran yang disusun untuk waktu panjang dan jadwal yang teratur, akan sangat membantu dalam mengerahkan secara tepat tenaga-tenaga kepala bagian dan semua tenaga operasional untuk menentukan arah atau kegiatan yang paling menguntungkan. 3. Membantu atau menunjang kebijakan perusahaan
Universitas Sumatera Utara
Pengambilan keputusan merupakan bagian dari perencanaan yang berarti menentukan atau memilih alternatif pencapaian tujuan dari beberapa alternatif yang ada. Manajer perlu mengambil kebijakan yang tepat untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan Manajemen yang dapat menentukan tujuannya secara jelas dan logis (dapat dilaksanakan) adalah manajemen yang akan berhasil. Anggaran dapat membantu manajemen dalam memilih: mana tujuan yang dapat dilaksanakan dan mana yang tidak. 5. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia Seorang pemimpin yang baik tidak akan pernah mengabaikan atau tidak memperdulikan kesejahteraan pegawainya. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang baik akan menghindari terjadinya kelebihan dan kekurangan tenaga kerja. 6. Membantu pemakaian alat-alat fisik secara efektif Dengan disusunnya perencanaan yang terperinci, dapat dihindari timbulnya biaya-biaya karena kapasitas yang berlebih. Komponen utama perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan atau tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran disiapkan, pihak manajemen terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi - strategi untuk aktivitas
Universitas Sumatera Utara
dan operasi di masa depan. Rencana strategi ini akan menjadi dasar pembuatan anggaran perusahaan atau organisasi. Adapun proses perencanaan yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: 1. mengadakan evaluasi terhadap variable-variabel eksternal dan internal seperti kondisi Fakultas Ekonomi USU selama beberapa periode agar dapat menetapkan tujuan yang realistis, 2. menetapkan tujuan yang bersifat umum dan jangka panjang, 3. menjabarkan tujuan umum ke dalam sasaran khusus, 4. menetapkan strategi untuk mencapai tujuan, 5. menetapkan financial plan sebagai penjabaran operasional dari tujuan dan strategi tersebut dimana Fakultas ekonomi USU telah membuat laporan perkiraan anggaran pendapatan dan belanja sesuai penerimaan dana yang diperoleh. G. Hubungan anggaran dengan pengendalian Menetapkan
anggaran
merupakan
salah
satu
cara
mengadakan
pengendalian dalam perusahaan/organisasi. Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapkan dijalankan dengan semestinya, maka diperlukan suatu pengendalian. Pengendalian didefinisikan sebagai proses menilai dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian organisasi suatu perusahaan, kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan. Hal ini dilakukan untuk menjamin bahwa Fakultas Ekonomi USU dapat mencapai
Universitas Sumatera Utara
sasaran, tujuan, target, kebijakan, serta standar yang telah ditetapkan dan dirancangkan secara efektif dan efisien. Dengan adanya pengendalian dapat dilihat seberapa jauh perencanaan yang telah dicapai dan seberapa banyak penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan yang terjadi akan dianalisis guna mengetahui tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaikinya yaitu dengan mengukur seberapa besar ketidaksesuaian dari tujuan ataupun target yang ingin dicapai. Menurut Welsch (2000:14) pengendalian terbagi atas tiga macam yaitu pengendalian awal, pengendalian berjalan, dan pengendalian umpan balik. 1. Pengendalian awal (preliminary control) Pengendalian yang dipergunakan sebelum kegiatan atau tindakan dilaksanakan untuk menjamin bahwa perusahaan telah siap untuk melaksanakan kegiatan. 2. Pengendalian berjalan (concurrent control) Pengendalian terhadap aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin bahwa tujuan dapat dicapai, dan kebijakan serta prosedur telah diterapkan dengan benar selama operasi perusahaan berlangsung. 3. Pengendalian umpan balik (feedback control) Pengendalian pasca operasi, memfokuskan pada hasil periode sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas dimasa datang. Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya dengan cara:
Universitas Sumatera Utara
1. mengontrol pendapatan yang diterima dan belanja yang dikeluarkan secara bulanan
yang selanjutnya diakumulasikan per tahun,
2. disesuaikan dengan keadaan baik dengan memperhatikan situasi politik dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun, 3. membandingkan realisasi pendapatan dan belanja dengan anggarannya untuk mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak yang selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut kemudian dilakukan tindakan koreksi untuk penyimpangan yang tidak menguntungkan, 4. membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dan anggaran yaitu pada bagian keuangan. H. Fungsi Anggaran sebagai Alat Pengendalian Anggaran dapat dijadikan sebagai alat untuk melaksanakan fungsi pengendalian. Dengan adanya anggaran maka standar kerja sudah ada, kemudian sistem akuntansi akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan standar atau sasaran, yaitu anggaran. Pengendalian harus dilakukan secara kontinue sepanjang periode dan bukan hanya akhir periode saja. Penilaian pada akhir periode saja akan menyebabkan keterlambatan untuk melakukan perbaikan maka sebaliknya laporan kinerja dibuat setiap bulan. Proses pengendalian dirancang untuk membantu memantau aktivitas yang sedang berjalan dari suatu unit usaha, biasanya terdiri dari beberapa tahap:
Universitas Sumatera Utara
1. membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, 2. menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual beserta hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut, 3. menganalisis
penyimpangan
antara
hasil
aktual
dan
hasil
yang
direncanakan dan mencari sebab-sebab penyimpangan tersebut, 4. mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu, 5. memilih (tindakan korektif) dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut. Tindak lanjut atas pengendalian untuk menilai efektivitas dari tindakan diterapkan dengan adanya umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya.
Perbandingan
antara
hasil
aktual
dengan
tujuan
yang
direncanakan merupakan pengukuran efektivitas pengendalian selama periode tertentu di masa lalu. Hal ini memberikan dasar untuk memberikan umpan balik yang efektif. Adapun fungsi anggaran sebagai alat pengendalian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu: a. memberikan standar yang memadai untuk mengukur prestasi, b. pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai fakultas, c. mengendalikan operasional dan belanja serta pengeluaran fakultas,
Universitas Sumatera Utara
d. mencegah terjadinya pengeluaran yang berlebihan. I.
Analisis Anggaran pada Fakultas Ekonomi USU Penganggaran merupakan sistem perencanaan dan pengendalian yang digunakan secara luas untuk menjalankan tanggung jawab manajerial. Dengan adanya anggaran maka standar kerja pada Fakultas Ekonomi USU sudah ada, kemudian sistem akuntansi atau sistem informasi lainnya akan menjadi angka realisasi yang dapat dibandingkan dengan standar atau sasaran, yaitu anggaran. Perbedaan antara anggaran dan realisasi disebut penyimpangan / variance. Penyimpangan terjadi dalam dua kemungkinan, yaitu : 1. penyimpangan yang menguntungkan, 2. penyimpangan yang tidak menguntungkan. Penyimpangan-penyimpangan
tersebut
baik
yang
menguntungkan
maupun yang tidak menguntungkan akan dievaluasi, dan hasil evaluasinya akan menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun anggaran periode berikutnya yang disusun berdasarkan pengalaman dan data aktual dari tahuntahun sebelumnya. Akan tetapi, karena Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bukan perusahaan yang berorientasi pada laba, maka tidak ada istilah laba – rugi walaupun ada mata anggaran yang realisasinya lebih besar dari yang dianggarkan semula, maka akan ditutupi dari mata anggaran lain.Untuk melihat bagaimana fungsi perencanaan dan pengendalian anggaran sudah berlangsung secara efektif dan efisien serta penyimpangan penyimpangan yang terjaadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dari hasil yang dicapai, yaitu laporan anggaran realisasi
Universitas Sumatera Utara
berupa SPJ (Surat Pertanggungjawaban) tahun 2012 yang disajikan dalam tabel 1.2 tentang laporan realisasi penerimaan dan pengeluaran dana. Tabel 1.2 Laporan Anggaran Pendapatan dan Belanja (Aktual-Realisasi ) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Anggaran Pendapatan dan Belanja Tahun Anggaran 2012 Dana yang Penerimaan Dana No
Mata Anggaran
Surplus / Defisit Dianggarkan ( 2-3 )
(1) (2) Belanja Honorarium a.Belanja uang honor tetap
337.679.896
Rp. 263.000.000
- 74.679.896
128.976.201
Rp. 125.688.000
-3.288.201
763.698.562
Rp. 624.342.800
-139.355.762
169.027.900
Rp. 80.000.000
-83.898.400
1.689.000
Rp. 10.000.000
8.479.000
--
Rp. 35.000.000
35.000.000
d.Belanja bahan
17.759.900
Rp. 5.000.000
-12.365.900
e.Belanja sewa
--
Rp. 72.500.000
72.500.000
f.Belanja jasa profesi
--
Rp. 50.000.000
50.000.000
300.580.000
Rp. 119.183.316
-181.396.684
b.Belanja uang honor tidak 1 tetap c.Belanja Vakasi 2.
Belanja Barang a.Belanja keperluan perkantoran b.Belanja pengiriman surat dinas pos pusat c.Belanja barang operasional lainnya
g.Belanja biaya
Universitas Sumatera Utara
pemeliharaan gedung &bangunan h.Belanja biaya pemeliharaan peralatan
41.375.000
Rp. 25.000.000
-16.375.000
--
Rp. 97.500.000
97.500.000
197.931.000
Rp. 66.000.000
-131.931.000
1.966.717.459
Rp. 1.573.214.116
& mesin i.Belanja perjalanan biasa (dlm negeri) Belanja 3. Modal a.Belanja Modal peralatan & mesin
+263.479.000 Jumlah
-651.290.843
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU 1. Belanja Honorarium a. Belanja uang honor tetap Untuk realisasi Honor Tetap Program Diploma III adalah sebesar Rp 337.679.896,- sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar Rp 263.000.000-, terjadi selisih Rp 74.679.896,- yang artinya realisasinya lebih tinggi daripada yang dianggarkan.Terjadi penyimpanagan yang merugikan bagi Fakultas Ekonomi USU karena dana yang dianggarkan untuk gaji honor berkurang. b. Belanja uang honor tidak tetap Anggaran yang direncanakan Program Diploma III untuk belanja uang honor tidak tetap sebesar Rp125.788.000,- dan hasil yang dicapai adalah
Universitas Sumatera Utara
sebesar
Rp 128.976.201,- yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang
tidak menguntungkan bagi fakultas sebesar Rp 3.288.201,- karena realisasi lebih besar daripada anggarannya. c. Belanja vakansi Pada Program Diploma III bagian belanja vakansi sebesar
terdapat belanja
Rp 763.698.562,-, sedangkan yang dianggarkan sebesar Rp
624.342.800,-. Terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar
Rp
139.355.762,-. 2. Belanja Barang a. Belanja keperluan perkantoran Untuk realisasi atas bagian belanja keperluan perkantoran program Diploma III sebesar Rp.163.898.400,-.,sedangkan anggaran yang direncanakan sebesar Rp.80.000.000,- ,terjadi ketidaksesuaian yang merugikan bagi fakultas sebesar Rp.83.898.400,-. b. Belanja pengiriman surat dinas pos surat Dana yang dianggarakan yang untuk belanja pengiriman surat dinas pos surat adalah Rp 10.000.000,- sedangkan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp1.521.000,-, yang artinya terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan sebesar Rp 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggarannya. Biasanya surat – surat dinas ini dibuat untuk penyelenggaraan operasional, pendidikan, dan kemahasiswaan. c. Belanja barang operasional lainnya
Universitas Sumatera Utara
Anggaran yang direncanakan untuk belanja barang operasional lainnya sebesar Rp 80.100.000,- ternyata realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian
yang
menguntungkan
sebesar
anggaran
yang
direncanakan yaitu Rp.80.1000.000. Contoh belanja operasional lainnya seperti penggantian biaya mengikuti seminar dan mengikuti kegiatan akademik. d. Belanja bahan Anggaran untuk belanja bahan sebesar Rp 5.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp.17.365.900,-. artinya terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 12.365.900,-belanja bahan tersebut meliputi : konsumsi
makanan,bahan
cetakan,spanduk,dokumentasi
untuk
keperluan penyelenggaraan kegiatan fakultas. e. Belanja sewa Dana anggaran untuk keperluan ini sebesar Rp 72.500.000,- sedangkan realisasinya
tidak
ada,
berarti
terjadi
ketidaksesuaian
yang
menguntungkan bagi fakultas. f. Belanja jasa profesi Anggaran yang direncanakan Diploma III pada untuk jasa profesi adalah Rp.50.000.000,- dan hasil yang dicapai tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada. Hal ini terjadi karena tidak ada penggunaan jasa profesi. Misalnya, jasa profesi tenaga ahli sebagai narasumber atau pakar yang berasal dari instansi lain untuk kegiatan kemahasiswaan .
Universitas Sumatera Utara
g. Belanja biaya pemeliharaan gedung dan bangunan Anggaran untuk biaya pemeliharaan gedung dan bangunan Fakultas Ekonomi sebesar Rp 119.183.316,- dan realisasinya sebesar Rp 300.580.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp. 181.396.684. Hal ini terjadi karena melihat kondisi gedung dan bangunan yang dibutuhkan instansi ini selama satu tahun berjalan masih memerlukan perawatan. h. Belanja biaya pemeliharaan peralatan dan mesin Dana yang dianggarkan untuk biaya pemeliharaan peralatan dan mesin, sebesar Rp.25.000.000,- dan realisasinya sebesar Rp 41.375.000,-, ini berarti terjadi ketidaksesuaian yang merugikan sebesar Rp 16.375.000,. Hal ini dikarenakan inventaris dan peralatan penunjang aktivitas fakultas memerlukan pemeliharaan dengan dana yang tidak sedikit dan agar fasilitas yang dibutuhkan oleh para mahasiswa dapat terpenuhi. i. Belanja perjalanan dinas (Dalam Negeri) Anggaran yang direncanakan untuk biaya perjalanan dinas (dalam negeri) sebesar Rp.97.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi ketidaksesuaian yang menguntungkan bagi fakultas. 3.
Belanja Modal a. Belanja modal peralatan dan mesin Untuk realisasi belanja modal program Diploma III sebesar Rp 197.931.000,- sedangkan anggaran yang dikeluarkan sebesar Rp
Universitas Sumatera Utara
66.000.000,- terjadi selisih sebesar Rp.43.931.000,- maka terjadi penyimpangan yang merugikan. Terjadinya surplus dalam perhitungan anggaran di FE USU karena banyaknya penerimaan SPP dari mahasiswa S1 reguler, ekstensi, Diploma III, mandiri, dan internasional sedangkan apabila terjadi defisit dalam pembuatan anggaran adalah karena banyaknya biaya belanja yang tak terduga dalam satu periode tersebut. Apabila realisasi kegiatan Fakultas Ekonomi ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi USU, sebaliknya bila penggunaan dana atau realisasinya ternyata lebih besar dari dana yang dianggarkan maka akan diserahkan ke Biro Pusat Administrasi USU untuk ditelaah. Berikut ini
tabel 1.3 tentang laporan realisasi
penerimaan dan pengeluaran dana.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.3 Laporan Anggaran Pendapatan dan Belanja (Aktual-Realisasi ) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Anggaran Pendapatan dan BelanjaTahun Anggaran 2011 Penggunaan Surplus/
Dana yang dana No
Perkiraan
Defisit
Dianggarkan (realisasi)
(1-2)
(1) ( 2) 1.
Belanja Pegawai : a. Pendidikan kuliah di kelas
2.
3.
345.744.000
337.775.000
b. Dosen pembimbing tugas akhir
4.248.000
4.790.000
- 542.000
c. Pengawas ujian/ koreksi/ panitia
88.608.000
4.790.000
+ 83.818.000
d. Tim pengembangan program pendidikan
16.000.000
10.952.311
+ 5.047.689
e. Insentif unsur akademika D III
36.450.000
27.306.053
+ 9.143.947
a. Bahan pendidikan percetakan
22.500.000
19.451.591
+ 3.048.409
b. Pengembangan pendidikan komputer
36.450.000
19.451.591
c. Kegiatan mahasiswa
22.500.000
19.365.250
+ 3.134.750
2.364.000
+ 2.628.000
Belanja Barang :
+ 16.998.409
Belanja Pemeliharaan : a. Pemeliharaan kendaraan operasi
4.
+ 7.969.000
4.992.000
b. Pemeliharaan inventaris dan peralatan
32.000.000
26.532.562
+ 5.467.438
c. Pemeliharaan gedung, instalasi, air & listrik
44.624.098
38.201.329
+ 6.422.769
a. Perjalanan tugas dinas dosen
14.763.125
12.273.600
+ 4.090.000
b. Perjalanan dinas rapat
22.500.000
18.410.000
+ 4.090.000
Belanja Perjalanan :
+151.858.411 Jumlah
691.379.223
541.663.287 - 542.000
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara
1. Belanja Pegawai a. Pendidikan kuliah di kelas Untuk realisasi pendidikan kuliah di kelas adalah Rp 337.775.000 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU sebesar Rp 345.744.000-, terjadi selisih Rp 7.969.000,- yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan karena anggarannya lebih besar daripada realisasinya. b. Dosen Pembimbing Skripsi Anggaran yang direncanakan untuk bagian dosen pembimbing adalah Rp.4.248.000 dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp 4.790.000, yang artinya terjadi penyimpangan yang tidak menguntungkan sebesar Rp 542.400 karena anggarannya lebih kecil daripada realisasinya. c. Pengawas Ujian / Koreksi / Panitia Pada bagian pengawas ujian terdapat belanja sebesar Rp 82.687.180,-, sedangkan yang dianggarkan sebesar Rp 88.608.000,-. Terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 5.920.820,-. d. Tim Pengembangan Program Pendidikan Anggaran yang direncanakan pada bagian tim pengembangan program pendidikan adalah Rp 16.000.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp 10.952.311,- yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 5.047.689,-. e. Insentif Unsur Akademi D3
Universitas Sumatera Utara
Realisasi pada bagian insentif unsur akademia D3 adalah sebesar Rp.27.306.050,- yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar Rp 36.450.000,-. Terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 9.143.947,00. 2. Belanja Barang a. Bahan Pendidikan Percetakan Anggaran untuk bahan pendidikan percetakan adalah Rp.22.500.000,sedangkan realisasinya sebesar Rp.19.451.591,-, yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 3.048.409,00 karena realisasi lebih rendah daripada anggarannya. b. Pengembangan Pendidikan Komputer Anggaran yang direncanakan untuk pengembangan pendidikan komputer adalah Rp.36.450.000,- sedangkan realisasinya sebesar Rp.22.351.000,-,
yang
artinya
terjadi
penyimpangan
yang
menguntungkan sebesar Rp 14.099.900,00. c. Kegiatan Kemahasiswaan Anggaran untuk kegiatan mahasiswa adalah Rp.22.500.000,- sedangkan realisasinya
sebesar
Rp.19.365.000,-,
yang
artinya
terjadi
penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 3.135.000,00. 3. Belanja Pemeliharaan a. Pemeliharaan Kendaraan Operasi
Universitas Sumatera Utara
Dana yang dianggarkan untuk pemeliharaan kendaraan operasi sebesar Rp.4.992.000,00 dan realisasi dana sebesar Rp.2.364.000,00 Telah terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 2.628.000,00. b. Pemeliharaan Inventaris dan Peralatan Dana yang dianggarkan untuk pemeliharaan kendaraan operasi sebesar Rp.32.000.000,00 dan realisasi dana sebesar Rp.26.532.562,00 Telah terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 5.467.438,00. c. Pemeliharaan Gedung, Instalasi, dan Listrik Dana yang dianggarkan untuk pemeliharaan kendaraan operasi sebesar Rp.44.624.098,00 dan realisasi dana sebesar Rp. 38.201.329,00 Telah terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 6.422.769,00. 4. Belanja Perjalanan a. Perjalanan Tugas Dinas Dosen Anggaran untuk perjalanan tugas dinas dosen adalah Rp.14.763.125,sedangkan realisasinya sebesar Rp.12.273.600,- yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 2.489.525,b. Perjalanan Dinas (rapat) Anggaran untuk perjalanan tugas dinas (rapat) adalah Rp. 22.500.000,sedangkan realisasinya sebesar 18.410.000,- yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 4.090.000,-. Anggaran pada Fakultas Ekonomi telah berfungsi sebagai alat perencanaan karena dari segi perencanaan angka standar yang tersaji pada laporan anggaran tahun 2008 dan 2009 berfungsi sebagai multiplier yang
Universitas Sumatera Utara
akurat, oleh karena itu anggaran dapat dengan mudah disesuaikan dengan tingkat
kegiatan
yang
sebenarnya
tanpa
perlu
khawatir
bahwa
pengubahannya akan bersifat berlebihan ataupun terlalu minim. Rata-rata anggaran pendapatan dan belanja pada tahun 2009 hanya terjadi sedikit selisih dengan realisasinya baik itu dalam penyimpangan menguntungkan maupun tidak menguntungkan dengan adanya perencanaan yang disusun berdasarkan data, informasi, serta pengalaman yang lengkap. Kesesuaian antara aktivitas yang dilakukan dengan perencanaan yang dibuat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada Fakultas Ekonomi. Dari segi pengendalian, anggaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga telah berfungsi sebagai alat pengendalian karena jumlah anggaran didasarkan atas angka standar yang sudah diperhitungkan secara cermat dan juga berfungsi sebagai alat penilai efisiensi dimana angka standar yang dipakai memang efektif sehingga realisasi biaya yang melebihi atau kurang dari jumlah uang dianggarkan dianggap merupakan pemborosan/penghematan yang sebenarnya. Dengan demikian selisih biaya (analisis variance) benar benar dapat dinilai penyimpangan dari yang seharusnya untuk kemudian dilakukan tindakan perbaikan sebelum akhir periode yaitu setiap tiga bulan.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. A. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan. 1. Anggaran yang terdapat di fakultas ekonomi merupakan anggaran yang berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengendalian, 2. Dalam penyusunan anggaran, Fakultas Ekonomi USU menggunakan data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual tahuntahun sebelumnya. 3. Walaupun fungsi anggaran telah dilaksanakan dengan baik, namun masih terdapat penyimpangan yang tidak menguntungkan yang dapat dilihat dari laporan realisasi anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yang mana terdapat beberapa anggaran belanja yang lebih besar dibandingkan realisasinya yang disebabkan oleh uncontrollable variable. 4. Peran utama anggaran sebagai alat pengendalian dan perencanaan adalah untuk mengatur seluruh aktivitas perusahaan/organisasi sehingga apa yang
Universitas Sumatera Utara
telah ditargetkan dapat tercapai dan mengetahui seberapa banyak penyimpangan yang terjadi yang selanjutnya langsung di analisis guna mengetahui
tindakan
apa
saja
yang
harus
dilakukan
untuk
memperbaikinya. B. Saran Berikut ini terdapat empat saran yang dapat penulis diberikan untuk kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 1. Fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian pada Fakultas Ekonomi USU sebaiknya tetap dipertahankan dan lebih cermat dalam menyusun anggaran agar asumsi-asumsi yang tidak sesuai yang menyebabkan
beberapa
anggaran
melebihi
realisasinya
dapat
diminimalisasi. 2. Dalam penyusunan anggaran sebaiknya Fakultas Ekonomi USU tidak hanya menggunakan data dan informasi dari data aktual tahun-tahun sebelumnya tetapi juga harus melihat keadaan atau kondisi ke depan. 3. Fakultas Ekonomi harus dapat mengendalikan variable-variable yang dapat dikontrol (controllable variable) dan merencanakan variable-variable yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable variable). 4. Analisis yang digunakan dalam memperoleh input untuk penyusunan anggaran Fakultas sebaiknya diperluas tidak hanya dari data dan informasi aktual tahun-tahun sebelumnya tetapi juga berdasarkan pengalaman terdahulu
serta terus memperhatikan perkembangan lingkungan internal
Universitas Sumatera Utara
dan eksternal sehingga perubahan yang terjadi dapat ditangani dengan cepat dan tepat.
Universitas Sumatera Utara
