BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAHAN DATA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAHAN DATA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

3.1 Defenisi Komputer Banyak defenisi yang dapat dibuat untuk menjelaskan apakah komputer itu sebenarnya. Untuk itu, pada pertama sekali mari kita coba untuk menelusuri kata komputer itu sendiri. Kata komputer sebagaimana yang dikatakan di atas, berasal dari bahasa inggris., to compute yang artinya adalah menghitung. Perkembangan teknologi dan ilmu komputer telah menjadikan komputer banyak kemampuan lain pada komputer. Oleh sebab itu pengertian komputer yaitu menghitung sekarang sudah tidak relevan lagi. Komputer sebagai alat hitung sekarang

hanyanyalah

salah

satu

dari

kemampuan

komputer.

Banyak

kemamapuan lain yang dapat dilakukan oleh komputer, seperti pengolahan kata, game, database, disain grafis , pengoahan data akuntansi dan lain sebagainya. Di dalam perusahaan biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung upah; menghitung persediaan; dan mencetak faktur. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer dan penggunanya.

22 Universitas Sumatera Utara

23

3.2 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Komputer Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer. Masayarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat. 1.

Keuntungan Menggunakan Komputer

Keuntungan dari komputer yaitu karena komputer memiliki keunggulan dalam kecepatan, kepercayaan, konsistensi, penyimpanan, dan komunikasi. a.

Kecepatan

Operasi komputer terjadi melalui sirkuit elektronik. Ketika data, perintah, dan informasi mengalir melalui sirkuit ini, maka data, perintah, dan informasi tersebut berpindah dengan kecepatan yang luar biasa. Kebanyakan komputer memproses miliaran atau triliunan operasi dalam satu detik. b.

Kepercayaan

Komponen elektronik pada komputer modern dapat diandalkan dan dipercaya karena komponen tersebut jarang rusak. c.

Konsistensi

Dengan diberikan input dan proses yang sama, sebuah komputer akan memproduksi hasil yang sama secara konsisten. Komputer menghasilkan hasil yang bebas dari kesalahan, jika input dan perintah kerjanya benar.

Universitas Sumatera Utara

24

d.

Penyimpanan

Komputer menyimpan jumlah data yang banyak dan membuat data ini tersedia untuk diproses kapan pun dibutuhkan. e.

Komunikasi

Kebanyakan komputer sekarang ini dapat berkomunikasi dengan komputer lain, bahkan tanpa kabel. Komputer memungkinkan pengguna untuk dapat saling berkomunikasi. 2.

Kerugian Menggunakan Komputer

Beberapa kerugian komputer terkait dengan pelanggaran privasi, dampak terhadap tenaga kerja, risiko kesehatan, dan terhadap lingkungan. a.

Pelanggaran privasi

Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, di mana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orangorang menemukan bahwa kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri. b.

Dampak terhadap tenaga kerja

Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.


25

c.

Risiko Kesehatan

Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup. d.

Dampak terhadap lingkungan

Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai. 3.3 Komponen - Komponen Komputer Komputer memproses data (input) menjadi sebuah informasi (output). Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input, proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi (information processing cycle). Komponen-komponen Komputer Komputer memiliki komponen-komponen yang meliputi hardware, software, dan brainware. Adapun penjabaranya adalah sebagai berikut :


26

a.

Hardware

Hardware merupakan saran fisik pengolahan data elektronik pasa sistem komputer. Oleh karena itu, pemilihan hardware yang dipakai harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan ditinjau dari segi jumlah atau banyaknya data yang akan diolah serta banyaknya jenis informasi yang dibutuhkan. Hardware terdiri atas input device, computer unit, dan output device.  Input Device Input device merupakan komponen perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Input device yang digunakan secara luas adalah keyboard, mouse, scanner, dan disk driver. Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai komputer untuk mengetik, mengubah program, dan memasukkan data. Mouse merupakan alat untuk memudahkan penggunaan software yang bersifat desktop publishing. Scanner merupakan alat yang dapat mengubah materi cetak (seperti teks dan gambar) menjadi bentuk yang dapat digunakan oleh komputer.  Computer Unit Merupakan suatu rangka yang di dalamnya terdapat komponen elektronik yang digunakan untuk memproses data. Sirkuit dari computer unit ini tersambung dengan papan sirkuit yang disebut motherboard. Motherboard merupakan sirkuit utama dari suatu komputer. Motherboard terdiri atas prosesor atau yang disebut central processing unit (CPU) dan memori. CPU Merupakan central unit dari


27

komputer, berfungsi melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika serta mengawasi seluruh kegiatan komputer. CPU terbagi menjadi empat bagian utama, yaitu : •

Control

Unit,

berfungsi

untuk

mengkoordinasikan

dan

mengukur semua kegiatan dalam sistem komputer. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu, mengatur input atau output. Memasukkan dan mengeluarkan data serta tempat penyimpanan. •

Arithmetic Logic Unit, yaitu komponen yang berfungsi untuk melakukan operasi perhitungan aritmatika, perbandingan, dan operasi-operasi lainnya. Operasi aritmatika adalah perhitungan dasar seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Operasi perbandingan melibatkan perbandingan sebuah data dengan data lainnya untuk menentukan apakah bagian pertama lebih besar, sama, atau kurang dari bagian lainnya. Berdasarkan hasil perbandingan, data-data yang berbeda dapat diproses.

•

Machine Cycle, untuk setiap perintah, CPU mengulangi suatu rangkaian yang terdiri atas empat operasi dasar, yaitu pengambilan, penerjemahan kode, eksekusi, dan penyimpanan. Pengambilan adalah proses menemukan sebuah perintah program atau item data pada memori. Penerjemahan kode


28

merujuk pada proses penerjemahan perintah menjadi sinyalsinyal yang dapat dieksekusi oleh komputer. Eksekusi adalah proses pelaksanaan perintah-perintah. Penyimpanan berarti menulis hasil eksekusi pada memori. •

Clock System, CPU bergantung pada sebuah sirkuit kristal quartz yang disebut clock system untuk mengatur waktu seluruh operasi-operasi komputer. Clock system menghasilkan detakdetak elektronik secara teratur, yang mengukur kecepatan operasi dari komponen-komponen pada komputer.

•

Memori pada umumnya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu ROM (Read Only Memory) dan RAM (Random Access Memory). ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca dan tidak dapat dihapus atau diubah oleh pengguna komputer, serta isinya bersifat permanen. Fungsinya adalah untuk mengatur semua tugas pada saat komputer mulai dihidupkan. RAM merupakan bagian memori yang dapat dibaca dan diubah isinya, sifatnya hanya sementara yang dapat di ubah dan dihapus oleh penggunannya. RAM juga dapat di keluarkan dari komputer, jika suatu saat komputer tersebut dalam keadaan rusak.

 Output Unit Output unit merupakan komponen hardware yang menyampaikan informasi kepada satu atau banyak penggunanya. Media output yang


29

digunakan secara umum adalah printer, monitor, dan loudspeaker. Printer merupakan peralatan ouput yang memiliki fungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun program pada sebuah kertas baik dalam bentuk teks maupun gambar. Printer yang digunakan pada bagian tata usaha adalah printer dengan merk HP. Monitor berfungsi untuk menampilkan teks, gambar, dan video pada layar. Banyak monitor yang telah menggunakan filter yang berguna sebagai low radiator characteristic. Loudspeaker digunakan untuk mendengarkan musik, suara, dan bentuk audio lainnya. b.

Software

Software yang disebut juga dengan program, adalah seperangkat perintah yang menyampaikan kepada komputer apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya. Secara umum software yang digunakan adalah sebagai berikut :  Operating System Software Terdiri dari program-program yang mengontrol peralatan input/ouput agar dapat berfungsi sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah Windows XP.  Application Software Terdiri atas program yang dirancang untuk membuat pengguna menjadi lebih produktif dan/atau untuk membantu pengguna dalam mengerjakan pekerjaannya3. Application software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang berfungsi sebagai


30

pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan melihat halaman web c.

Brainware

Ada empat perangkat palaksana yaitu terdiri atas :  Computer Operator Adalah orang yang bertanggung jawab agar hardware dapat berfungsi sebagai mana mestinya.  Data Entry Operator Adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan data sampai dengan data tersebut direkam ke dalam media komputer.  Programmer Adalah orang yang merancang program-program komputer apa saja yang tepat dipakai perusahaan dalam menjalankan perusahaan.  System Analist dan Designer Adalah orang yang bertanggung jawab atas analisa dan rangsangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya. 3.4 Komputer sebagai Alat Sistem Informasi Akuntansi Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masingmasing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sisten yang lebih besar, tempat mereka berada. Menurut Romney/Steinbart (2006;3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu:


31

1.

Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2.

Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memperosas, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3.

Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4.

Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5.

Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Berdasarkan uraian di atas, sistem informasi merupakan salah satu sub

sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan tekhnologi komputer. Komputer terdiri dari sistem yang terbagi atas subsistem-subsistem yang saling berkaitan. Suatu sistem komputer adalah merupakan gabungan dari beberapa peralatan komputer yang saling berhubungan dan terkoordinir oleh suatu sistem operasi. Fungsi sistem informasi akuntansi akan menjadi sangat penting jika kita memperhatikan peranan komputer dalam sistem informasi secara umum. Dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, laporan keuangan, dan laporan lainnya dapat diperoleh sesuai dengan keinginan pengguna karena komputer memberikan fasilitas posting dengan segera. Lebih dari itu sistem komputer memberikan fleksibelitas yang tinggi karena informasi di tangani dengan cara yang sangat akurat.


32

Sistem informasi akuntansi yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang suatu perusahaan. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktiva-aktiva yang terjadi tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan yang telah dijalankan. Setiap perusahaan juga perlu menelusuri pengaruhpengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi tentang para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertenu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakantindakan yang diambil. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai. Pemakaian electronic data processing system dalam proses mengolah data telah memberikan manfaat yang sangat menguntungkan. Dengan sistem ini, maka data-data akuntansi dapat diolah secara cepat dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Yang hasilnya dapat menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas. Penggunaan pada electronic data processing sangat membantu dalam meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi pada saat menyusun sebuah laporan keuangan, data-data yang mengalami kesalahan penjurnalan atau kesalahan pada saat memasukkan nilai perhitungan dapat dengan segera diperbaiki tanpa harus mengulang proses perhitungan dari awal. Pada Fakultas Ekonomi USU, komputer juga berperan penting dalam sistem informasi. Setelah tahap demi tahap yang dimulai dari pengumpulan data,


33

input data, dan pengolahan data dilakukan, maka komputer pada Fakultas Ekonomi USU berperan dalam membuat informasi. Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung proses administrasi pendidikan pada sebuah perguruan tinggi merupakan suatu kepentingan yang mutlak pada era saat ini. Disamping itu mahasiswa dapat mengisi KRS secara online agar lebih memudahkan prosesnya sesuai waktu yang sudah ditentukan, dan bagi calon mahasiswa mereka juga dapat mendaftar melalui registrasi secara online. Selain itu Fakultas juga menyediakan banyak informasi yang perlu diketahui oleh mahasiswa, seperti informasi registrasi ulang untuk memasuki semester baru dan informasi penting lainnya yang akan sangat menunjang kemajuan serta kelancaran mahasiswa di dalam menuntaskan studinya. Kadangkala Fakultas juga memberikan informasi seputar dunia kerja dimana ada beberapa instasi atau perusahaan yang membutuhkan karyawan meski masih berstatus mahasiswa.

3.5

Keuntungan Menggunakan Komputer dalam Sistem Akuntansi

Keuntungan yang paling penting dari menggunakan komputer adalah kecepatan yang bisa kita dapatkan Akuntansi dilakukan. Disamping itu kita dapat dengan mudah melakukan fungsi-fungsi akuntansi seperti memposting buku besar. Dengan komputer seseorang dapat menerima neraca, laporan laba rugi atau laporan akuntansi lainnya di waktu singkat. Keuntungan utama penggunaan program akuntansi komputer meliputi:


34

* Kecepatan :seluruh pencatatan dapat dilakukan dengan lebih cepat

* Produksi dokumen otomatis : mencetak faktur catatan kredit, pernyataan berjalan, proses penggajian dengan cepat.

* Akurasi : Meminimalkan kesalahan karena hanya ada satu entriakun yang dibutuhkan untuk setiap transaksi.

* Ketersediaan informasi : data dapat tersedia untuk pengguna yang berbeda

* Informasi up-to-date : catatan akuntansi dibuat secara otomatis dan diperbarui secara up to date.

* keterbacaan data : data yang tampil di layar dan dicetak harus selalu dapat dibaca dan sesuai agar tidak menimbulkan kesalahan.

* efisiensi : meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dan selesai dengan tepat waktu.

* Staf motivasi : sistem ini sangat memerlukan staf yang akan dilatih agar memiliki keterampilan demi kelangsungan proses tersebut dikarenakan tanpa staf yang memiliki skill yang baik pemrograman ini juga tidak akan bisa terlaksana dengan baik pula.

Manfaat mengadopsi sistem komputerisasi dalam pelaksanaan sistem akuntansi adalah:


35

• Mengurangi investasi Inventaris:

Perusahaan-perusahaan tidak perlu melakukan pembelian persediaan seperti buku buku, buku akuntansi, alat tulis, dll Oleh karena penurunan investasi dan menguntungkan bagi perusahaan yang perlu untuk menghemat biaya. • Peningkatan manajemen aset:

Sistem terkomputerisasi membantu meningkatkan manajemen aset yang dapat melacak berbagai aset perusahaan dengan meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dengan efisien sehingga menghemat biaya. •

Peningkatan pengambilan keputusan:

Dengan menerapkan sistem komputerisasi, seseorang dapat memahami data dan informasi secara cepat dan nyaman dan membuat keputusan yang bijaksana yang dapat bermanfaat bagi tujuan perusahaan atau fakultas.. •

Terselesaikan redundansi data dan masalah integritas:

Dengan menerapkan sistem komputerisasi, ada peningkatan koordinasi dan integrasi yang lebih besar antara berbagai departemen. Antar departemen bisa saling berhubungan dan juga saling bekerjasama, demi meningkatkan efesiensi waktu dan juga dana perusahaan.

Penerapan komputer pada perusahaan

mempermudah para pemegang saham dalam mengkoordinasi perusahaan, Oleh karena itu ada efisiensi yang lebih besar dan bermanfaat untuk tujuan-tujuan perusahaan.


36

• Meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan:

Ada fleksibilitas yang lebih besar dan respon setelah mengadopsi sistem komputerisasi

sebagai

masing-masing

departemen

dapat

bekerja

dan

mengkoordinasikan mulus dengan kesalahan minimal dan dapat menanggapi masalah dengan cepat. • Peningkatan pelayanan dan kepuasan pelanggan:

Memiliki sistem komputerisasi di tempat, yang dapat dengan mudah dipakai pelanggan yang berbeda sehingga dapat menyelesaikan masalah yang mereka hadapi .

Oleh karena itu ada kepuasan pelanggan yang lebih besar

terhadap pelayanan ang diberikan perusahaan/fakultas.

3.6 Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU 1.

Sebagai Alat Pengolah Data

Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang berbeda, denagn demikian banyaknya, maka tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal. Oleh karena itu, tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual.


37

Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan langsung. Bagian akademik menangani segala hal yang berkaitan dengan kegiatan akademik mahasiswa. Mulai dari awal masuk kuliah mahasiswa yaitu dengan jadwal absensi mahasiswa. Kemudian jadwa ujian, mulai dari jadwal ujian tengah semester dan juga jadwal ujian akhir semester di cetak di bagian akademik. Hasil – hasil ujian mahasiswa juga dikerjakan di bagian ini, yaitu seperti KHS (Kartu Hasil Studi), KRS (Kartu Rencana Studi) , traskip nilai dan juga ijaza. Oleh sebab banyaknya hal yang harus dkerjakan di bagian akademik dan ditambah dengan banyaknya mahasiswa di fakultas ekonomi maka peranan komputer sangat di perlukan. Dari pengamatan penulis di lapangan semua kariawan bagian akademik sudah menggunakan komputer dalam mejalankan kegiatannya. Setiap pegawai menggunakan komputernya sendiri. Pada dasarnya peranan komputer sudah di bagian sudah di terapkan dnegan baik. Tetapi, melihat perkembangan jaman yang sudah semangkin maju, komputer – komputer yang digunakan di bagian ini sudah sanggat jauh ketinggalan. Di bandingkan dengan perkembangan komputer pada hari ini. 2.

Sebagai Alat Penyimpan Data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya.


38

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik. Peranan komputer sebagai alat penyimpan data sangat berguana bagi Fakultas Ekonomi, khususnya pada bagian akademik. Bagian Akademik juga melakukan tugas sebagai pengarsipan data – data mahasiswa – mahasiswa yang masih aktif kuliah di Fakultas Ekonomi dan juga alumni – alumni mahasiswa Ekonomi di simpan di bagian akademik. Setiap mahasiswa yang telah lulus atau yang disebut juga alumni ekonomi, mempunyai dublikasi ijaza yang disimpan di bagian akademik. Jika hal buruk terjadi pada ijaza asli milik mahasiswa tersebut maka mereka masih punya pertinggal di fakultas ekonomi. Tetapi duplikat ijaza tersebut tidak bisa dibawa oleh alimni tersebut, hanya boleh di foto copy atau di pinjam. 3.

Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data

Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap data transaksi. Bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari dua bagian, yaitu bagian database dan juga bagian jurusan. Bagian akdemik database dalam melaksanakan pekerjaannya mengakses portal usu. Karena bagian


39

database ini ada banyak data - data yang bersifat privasi dan juga rahasia, oleh sebab itu harus dilindungi oleh sistem pengamanan. Portal USU terhubung langsung ke bagian akademik database, pada sistem portal USU menggunakan password dimana setiap hasil akhir semester akan diupload langsung kesetiap portal mahasiswa, tetapi bukti fisik dari KRS dan KHS tersebut dicetak di bagian akademik. Oleh sebab itu data – data mahasiswa akan tetap terjaga di setiap portal mehasiswa tersebut, tetapi tetap terkendali karena KRS, KHS, dan juga transkipnilai mahasiswa yang asli akan tetap dicetak di bagian akademik. Jika KRS mahasiswa Fakultas Ekonomi hilang, maka mahasiswa itu sendiri yang akan mencetak KRS tersebut, tetapi harus dilegalisir terlebih dahulu ke bagian akademik agar dapat sah digunakan. Tetapi tidak untuk yang lain, seperti KHS,transkipnilai dan juga Ijaza. 4.

Sebagai Pembuat Informasi dan Pembuat Keputusan

Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka komputer pada bagian akademik berperan dalam membuat informasi, baik itu informasi. Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan. Peran komputer sebagai pembuat informasi juga dirasakan dibagian akademik. Kartu Hasil Studi (KHS) di proses dan di hasilkan di bagian akademik. Dari KHS mahasiswa mengetahui hasil belajar mereka selama satu semester dan


40

juga mehasiswa dapat menentukan kelanjutan kuliahnya, apakah mahasiswa tersebut dapat mendapat 24 SKS di semester selanjutnya atau hanya 20 SKS, mengulang matakuliah sebelumnya, mengambil mata kuliah semester depannya, dapat melanjutkan magang atau dapat menyusun tugas akhir, ini semua ditentukan oleh hasil belajar mahasiswa tersebut dan juga peraturan dari bagian akademik. Segala keputusan – keputusan tersebut dapat diambil jika mahasiswa tersebut mengetahui informasi – informasi yang akurat menegenai hasil studinya yang dapat dilihat mahasiswa tersebut di KHS-nya. KHS mahasiswa diproses dan dihasilkan di bagia anakademik menggunakan komputer. Bukan hanya KHS yang di hasilkan oleh bagian akademik tetapi juga traskipnilai dan juga ijaza. Suadah tidak efisien dan juga efektif lagi jika pembuatan hasil – hasil belajar mahasiswa tersebut dilakukan secara manual.maka disinilah

letak

kegunaan

komputer

sebagai

pembuat

informasi

untuk

menghasilkan suatu keputusan yang cepat dan juga tepat. 3.7 Analisa dan Evaluasi Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Penerapan Electronic Data Processing pada bagian akdemik dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer


41

akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual. Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan softwaresoftware yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagi pengolah data fakultas dalam bentuk katakata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan. “Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis”4. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :  Melalui menu program -

Klik tombol start yang terdapat di task bar

-

Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.

 Melalui short cut -

Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper

-

Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

 Memulai dengan menu New Office Document -

Klik tombol start yang ada di task bar


42

-

Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

-

Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan5

Bagian Akuntansi menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan fakultas. Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik. Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk. Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :  Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel  Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :


43

-

Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.6

-

Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Akademik menggunakan software Microsoft Excel umumnya dan sistem database

untuk

pengelolaan

data

kemahasiswaan,

seperti

KHS,

KRS,

Transkipnilai, Ijaza dan data – data mahasiswa lainnya. Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). “LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung)”.8 Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :  Mempermudah pertukaran informasi  Mempermudah perawatan perangkat lunak  Mempermudah komunikasi antar pengguna  Sebagai sarana aplikasi multi user  Menurunkan biaya dan penghematan waktu


44

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :  Virus “Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya”. Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.  Sistem Keamanan Data Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.


45

 Pengawasan Pemakaian Software Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.


BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan a. Komputer sebagai salah satu hasil karya manusia, memiliki dampak yang sangat besar bagi kehidupan manusia. b. Komputer mampu membantu dalam pengelolaan data yang bersifat rutin, karena mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan proses yang tinggi, kapasitas penyimpan data yang besar sehingga lebih efisien terhadap biaya, waktu, dan tenaga. c. Penerapan pengolahan data elektronik dapat mewujudkan kelancaran dalam

fungsi

operasional

yang

meliputi

proses

administrasi

pendidikan, maka dengan melibatkan data elektronik masalah-masalah yang timbul bisa terselesaiakan dengan baik dan mampu memberikan informasi yang bermanfaat. d. Penerapan sistem komputerisasi bukanlah pekerjaan yang kompleks dan banyak usaha yang terkadang tidak berhasil, sehingga penting bagi kita untuk mencari tahu “ apa yang merupakan faktor penentu keberhasilan yang membuat penerapan sistem komputerisasi berhasil”. Tetapi bukan berarti kita menjadi ketergantungan pada penerapan komputer ini. Oleh karena itu penting bagi kita untuk membuat pertimbangan yang cermat selama menerapkan sistem komputerisasi dalam perusahaan/fakultas ini

46 Universitas Sumatera Utara

47

begitu juga dengan rencana sedemikian rupa sehingga transisi dari sistem akuntansi manual ke sistem komputerisasi akuntansi berjalan dengan baik.

4.2 Saran Diperlukan sumber daya manusia yang berkualitas agar mampu mengaplikasikan program komputer yang semakin canggih. Tetap selalu meningkatkan keamanan dan pengawasan komputer dari berbagai ancaman.


BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAHAN DATA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Recommend Documents