BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Kebutuhan Dalam perancangan sistem aplikasi ini, informasi yang sangat diperlukan adalah analisis kebutuhan sistem. 3.1.1 Kebutuhan Hardware Hardware minimum untuk pembuatan sistem Pengarsipan Surat adalah dengan spesifikasi sebagai berikut : 1.
Komputer dengan processor Intel Pentium 4 1800 MHz (1,6 GHz)
2.
Memori RAM 256 MB atau lebih.
3.
Kapasitas Hardisk minimal 10 GB.
3.1.2 Kebutuhan Software Aplikasi Pengarsipan Surat di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun ini dibuat dengan menggunakan software sebagai berikut : 1.
Adobe Dreamweaver berfungsi untuk membuat dan mendesain situs web Pengarsipan Surat.
2.
MySQL disini berfungsi untuk menyimpan database dalam Sistem Pengarsipan Surat.
3.2 Deskripsi Umum Sistem Aplikasi Pengarsipan Surat dirancang untuk membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh petugas tata usaha khususnya di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun saat melakukan pengolahan data surat diantaranya yaitu mempercepat dalam melakukan pencatatan data surat yang masuk dan surat yang keluar, mempermudah dalam pencarian data surat dan laporan surat.
Fungsi umum aplikasi ini yaitu melakukan Pengarsipan surat yang terdiri dari data surat masuk dan data surat keluar. Dalam Aplikasi Pengarsipan Surat ini dilengkapi dengan fasilitas Input data, Edit, Pencarian data, dan Cetak. Aplikasi ini terdapat menu Login. Menu Login digunakan untuk membedakan antara Admin (Petugas Tata Usaha) , Bidang-bidang dan Pimpinan. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru atau dikembangkan yang akanpenulis buat.Untuk perancangan sistem kali ini dengan penggambaran pemodelan sistem yaitu menggunakan metode terstruktur berupa Diagram Konteks (Context Diagram), DFD(Data Flow Diagram), ERD (Entity Realationship Diagram), dan Normalisasi. 3.3.1 ERD ERD dari perancangan sistem informasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun sebagai berikut :
Gambar 3.1 Entity Relationship Diagram
Pada Entity Relationship Diagram diatas bahwa petugas_tu memiliki hak untuk mengisi data, mengubah dan mengakses data surat_masuk dan surat_keluar. Pada tabel Surat_masuk memanggil tabel sub_bidang untuk proses berikutnya. 3.3.2 Diagram Konteks Berikut ini adalah Diagram Konteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun : 0 ADMIN
data surat info data surat
APLIKASI PENGARSIPAN SURAT
konfirmasi surat
BIDANG
laporan konfirmasi surat
+ laporan data surat pencarian data surat
PIMPINAN
Gambar 3.2 DFD Level 0 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar melibatkan Admin atau petugas Tata Usaha, Bidang-bidang, dan Pimpinan. Admin menginputkan data surat, setelah itu mendapatkan informasi data surat. Pimpinan melakukan proses pencarian dan mendapat laporan data surat, bidang menerima surat dari admin dan bidang dapat mengkonfirmasi surat yang masuk ke bidang bahwa status surat sudah diterima.
3.3.3 Data Flow Diagram (DFD Level 1) Berikut ini adalah Diagram Konteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun : 5
data konfirmasi
laporan konfirmasi surat
BIDANG
KONFIRMASI
info data konfirmasi
konfirmasi surat
1 data login LOGIN validasi data login
login
data login
konfirmasi data login
data surat masuk surat_masuk 2
info data surat masuk
data surat ADMIN
surat_masuk info data surat
data surat keluar
3
surat_keluar
info data surat
data surat surat_keluar info data surat
4 info data surat data surat
laporan data surat keluar CETAK
data surat keluar data surat masuk laporan data surat masuk
PIMPINAN
6 data surat keluar pencarian data surat
PENCARIAN DATA SURAT
info data surat keluar data surat masuk
laporan data surat
info data surat masuk
Gambar 3.3 Diagram DFD Level 1
Penjelasan 1.
:
Pada proses Login, admin mengisi data login lalu menerima validasi login dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data login ke database dan database mengirimkan konfirmasi data login ke sistem untuk diberikan kepada admin.
2.
Proses Input Surat Masuk, admin mengisi data surat masuk lalu menerima info surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.
3.
Proses Input Surat Keluar, admin mengisi data Surat Keluar lalu menerima info surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat Keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.
4.
Pada proses cetak laporan surat masuk, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima laporan data surat yang di kirim oleh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.
5.
Pada proses cetak laporan surat keluar, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima laporan data surat yang di kirim oleh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.
6.
Pada proses konfirmasi, Bidang mengambil data konfirmasi, lalu sistem mengirimkan informasi data konfirmasi. Setelah itu sistem mengirimkan data konfirmasi ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada bidang. Selanjutnya bidang menerima info data konfirmasi.
7.
Pimpinan mengambil data surat melalui proses pencarian surat, lalu sistem mengirimkan data surat. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke
database surat masuk dan surat keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada Pimpinan. 3.3.4 CDM Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. surat_masuk # o o o o o o o o o
memiliki petugas_tu # o o o o o
id_petugas nama_petugas alamat telp user_petugas password_petugas
Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (20) Integer
no_agenda pengirim_surat tgl_surat no_surat perihal tgl_diterima ditujukan_kepada isi status_surat file ...
Variable characters (10) Variable characters (100) Date Variable characters (100) Variable characters (100) Date Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50)
bidang memanggil
# o o o
id_bidang nama_bidang user_bidang password_bidang
Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (20) Integer
surat_keluar
mempunyai # o o o o o
id_surat no_surat_keluar tgl_surat_keluar alamat_surat_keluar perihal_surat_keluar file_surat_keluar ...
Variable characters (10) Variable characters (100) Date Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50)
Gambar 3.4 Diagram CDM Penjelasan : 1.
Tabel petugas_tu berelasi one to many dengan tabel surat_masuk.
2.
Tabel petugas_tu berelasi one to many dengan tabel surat_keluar.
3.
Tabel bidang berelasi one to many dengan tabel surat_masuk.
3.3.5 PDM Berikut ini adalah Physical Data Model (PDM) dari sistem Pengarsipan Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun : surat_masuk
FK_SURAT_MA_MEMILIKI_PETUGAS_
no_agenda id_bidang id_petugas pengirim_surat tgl_surat no_surat perihal tgl_diterima ditujukan_kepada isi status_surat file
varchar(10)
varchar(10) varchar(10) varchar(100) date varchar(100) varchar(100) date varchar(50) varchar(100) varchar(20) varchar(50)
petugas_tu id_petugas nama_petugas alamat telp user_petugas password_petugas
FK_SURAT_MA_MEMANGGIL_BIDANG
bidang id_bidang nama_bidang user_bidang password_bidang
varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(15) varchar(20) integer
varchar(10) varchar(100) varchar(20) integer
surat_keluar
FK_SURAT_KE_MEMPUNYAI_PETUGAS_
id_surat id_petugas no_surat_keluar tgl_surat_keluar alamat_surat_keluar perihal_surat_keluar file_surat_keluar
varchar(10) varchar(10) varchar(100) date varchar(100) varchar(100) varchar(50)
Gambar 3.5 Diagram PDM Penjelasan : 1.
Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key no_agenda sehingga id_petugas menjadi foregn key di tabel surat_ masuk.
2.
Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_keluar dengan primary key id_surat sehingga id_petugas menjadi foregn key di tabel surat_keluar.
3.
Tabel bidang dengan primary key id_bidang berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key no_agenda sehingga id_bidang menjadi foregn key di tabel surat_masuk.
3.4 Perancangan Desain Database Perancangan Desain Database merupakan tampilan tabel pada database yang akan digunakan untuk menyimpan dan menampilakan data. 3.4.1 Tabel Surat Masuk Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data surat masuk yang akan ditampilkan pada halaman surat masuk. 3.4.1 Tabel Surat Masuk Field no_agenda
Type
Width
Keterangan
int
10
Nomor surat masuk yang ada di instansi yang menerima surat
pengirim_surat
varchar
tgl_surat
date
no_surat
varchar
100
Nama pengirim surat Tanggal yang ada di surat
100
Nomor surat yang tercantum di surat
perihal tgl_diterima
varchar
100
date
Maksut pengiriman surat Tanggal surat diterima
ditujukan_kepada
varchar
100
Yang menindak lanjuti surat
isi
varchar
50
Maksut isi surat
status_surat
varchar
10
Status
konfirmasi
surat
bidang file
varchar
20
File scan/gambar surat
pada
3.4.2 Tabel Surat Keluar Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data suratkeluar yang akan ditampilkan pada halaman surat keluar. 3.4.2 Tabel Surat Keluar Field Id_surat
Type
Width
Keterangan
varchar
10
Id surat yang ada di instansi yang mengirim surat
No_surat
varchar
100
Nomor surat yang tercantum di surat
tgl_surat
date
Tanggal yang ada di surat
alamat_tujuan
varchar
100
Alamat yang akan di kirim surat
perihal
varchar
100
Maksut pengiriman surat
file
varchar
20
File scan/gambar surat
3.4.3 Tabel Bidang Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data bidang yang akan ditampilkan pada halaman bidang. 3.4.3 Tabel Bidang Field id_bidang
Type
Width
Keterangan
varchar
20
Id masing_masing bidang yang ada di Dinas PU
nama_bidang
varchar
50
Nama-nama bidang yang ada di instansi
3.4.4 Tabel Tetugas TU Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data petugas yang akan ditampilkan pada halaman petugas_tu. 3.4.4 Tabel Petugas TU Field
Type
Width
Keterangan
id_petugas
varchar
10
Id masing-masing petugas tu
nama_petugas
varchar
100
Nama-nama
petugas
yang
melakukan proses pengarsipan data surat alamat
varchar
100
Alamat petugas tu
telp
varchar
20
Nomor telepon petugas tu
3.5 Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka merupakan gambaran rancangan sistem berupa gambar-gambar menu login admin, menu login bidang, menu login pimpinan, halaman menu admin, halaman menu bidang, halaman menu pimpinan dan proses berjalannya sistem. 3.5.1 Halaman Login Halaman login berfungsi sebagai deteksi pengguna sistem dan pengamanan terhadap data arsip surat. Pengguna menginputkan username dan password untuk selanjutnya dicocokkan dengan database.
SISTEM PENGARSIPAN SURAT
LOGO LOGIN SISTEM Username Password LOGIN FOOTER
Gambar 3.6 Halaman Login 3.5.2 Halaman Utama Admin Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya utama yaitu Home, Input Data, Data Surat Masuk dan Surat Keluar, Pencarian, Cetak Laporan Surat, maps dan Logout. Logout
LOGO HOME
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Selamat Datang ..!
Input Data Data Cetak Laporan Surat
Pencarian Maps footer
Gambar 3.7 Halaman Utama Admin
3.5.3 Halaman Tabel Surat Masuk Halaman ini berisi data surat masuk yang ditampilkan dengan tabel , Menu tabel Surat Masuk ini digunakan untuk melihat daftar surat yang masuk ke Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun. Logout
LOGO HOME
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Data Surat Masuk
Input Data Data Cetak Laporan Surat
Pencarian Maps footer
Gambar 3.8 Halaman Tabel Surat Masuk 3.5.4 Halaman Input Surat Masuk Form Input Surat Masuk ini berisi tentang proses input data surat yang akan dikendalikan oleh admin. Menu Input Surat Masuk yang di kendalikan oleh admin ini tidak menampilkan status surat. Status Surat akan hanya akan di konfirmasi oleh bidang yang sudah menerima surat masuk dari admin.
Logout
LOGO HOME Input Data Data Cetak Laporan Surat
Pencarian Maps
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Masukkan data surat masuk ! No Agenda Pengirim Surat Tanggal Surat No Surat Perihal Tanggal Diterima Ditujukan Kepada Isi File
: M0001 : : : : : : : : Simpan
Batal
footer
Gambar 3.9 Halaman Input Surat Masuk 3.5.5 Halaman Pencarian Surat Halaman ini berisi tentang Pencarian data surat masuk dan surat keluar pada Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun. Pada menu ini pengguna dapat dengan mudah untuk mencari berkas surat dan tidak membutuhkan waktu lama. Logout
LOGO HOME Input Data
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Data Surat Masuk Cari
Data Cetak Laporan Surat
Pencarian Maps footer
Gambar 3.10 Halaman Pencarian Surat
3.5.6 Halaman Cetak Laporan Surat Form cetak Laporan Surat Masuk ini berisi tentang proses pengambilan data surat menggunakan filter bulan untuk menampilkan laporan data surat masuk per bulan yang akan dikendalikan oleh admin. Logout
SISTEM PENGARSIPAN SURAT
LOGO
Cetak Laporan Surat
HOME Input Data
Masukkan bulan :
januari
Data Cetak
Cetak Laporan Surat
Batal
Pencarian Maps footer
Gambar 3.11 Halaman Cetak Laporan Surat Hasil cetak laporan surat : LOGO
LAPORAN SURAT MASUK Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun
Gambar 3.12 Hasil Cetak Laporan Surat
3.5.7 Halaman Utama Pimpinan Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Home, Data Surat Masuk, Surat Keluar, Cetak Laporan Surat, Pencarian data surat, maps, dan Logout. Logout
LOGO HOME
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Selamat Datang ..!
Data Cetak Laporan surat
Pencarian Maps footer
Gambar 3.13 Halaman Utama Pimpinan 3.5.8 Halaman Utama Bidang Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Home, Data Surat Masuk yang belum di terima bidang, Pencarian data surat, maps, dan Logout.
Logout
LOGO HOME
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Selamat Datang ..!
Data Gallery Maps
footer
Gambar 3.14 Halaman Utama Bidang 3.5.9 Halaman Tabel Surat Masuk Bidang Halaman ini berisi tentang Tabel surat yang masuk ke bidang, dan selanjutnya bidang dapat mengkonfirmasi surat yang masuk ke bidangnya. Logout
LOGO HOME
SISTEM PENGARSIPAN SURAT Data Surat Masuk
Data
Proses
Pencarian
Diterima
Maps
footer Gambar 3.15 Halaman Tabel Surat Masuk Bidang
