BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN UNTUK GIT “GOOD IN TRANSIT” BERBASIS WEB (PHP) PADA PT XYZ
3.1. Sejarah dan Struktur PT. XYZ Berdiri sejak tahun 1942, PT. XYZ mengawali bisnisnya dari industri rumah tangga yang memproduksi produk deterjen. Namun, seiring dengan tingginya permintaan pasar atas sabun deterjen, PT. XYZ mengeluarkan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif. Tonggak sejarah baru dipancangkan ketika pada tahun 1970-an, kami menjadi perusahaan pertama yang memproduksi deterjen krim pertama di Indonesia. Inovasi yang dilakukan terus menerus telah membawa PT. XYZ menjadi salah satu perusahaan ternama di Indonesia dan juga asia. Kini, kami telah memproduksi lebih dari 80 jenis produk pembersih dan deterjen untuk pasar domestik. Keberhasilan ini ditunjang oleh beberapa faktor penting. Pertama, pabrik kami mampu menghasilkan ratusan ribu ton produk pembersih dan deterjen setiap tahunnya. Hingga kini, kami telah memiliki lima pabrik, dua di antaranya berada di luar negeri, yaitu Ghana dan Ethiopia. Kedua, kami sadar bahwa gelombang ekonomi selalu bergerak, ketiga, kami memiliki sumber daya manusia yang solid dan profesional. PT. XYZ memiliki lebih dari 1.000 (seribu) karyawan yang sangat menghargai kejujuran, kreativitas, loyalitas, integritas, dan kerja sama. Keempat, kami merencanakan strategi marketing dan promosi yang matang. Secara intensif, kami menggunakan beragam sarana promosi dalam 36
rangka memperkuat pemasaran, berupa iklan kreatif di televisi dan radio, serta poster, brosur dan iklan cetak lainnya. Hasilnya, kami berhasil mengembangkan citra produk-produk kami dan juga meningkatkan penjualan pada saat yang bersamaan. Selain itu, kami juga memperluas jaringan distribusi nasional yang memudahkan konsumen menemukan produk-produk PT. XYZ di toko-toko kecil maupun supermaket besar di seluruh Indonesia. Kami juga menjadi perintis pabrik deterjen yang mengekspor produk ke pasar global sehingga konsumen asing pun bisa menikmati beragam produk kami dengan mutu terjamin. PT. XYZ telah menjadi perusahaan pertama di Indonesia dalam industri perawatan rumah tangga yang menciptakan sabun serba guna. Penemuan modern ini diciptakan dengan menggunakan bahan-bahan alami. Sebagai produk two-in-one, sabun ini bisa dipakai sebagai sabun mandi sekaligus sabun cuci. Kami telah mulai mengekspor produk tersebut ke sejumlah negara asing. Perjalanan masih panjang. Kami akan terus mengembangkan dan memajukan perusahaan seiring dengan perkembangan pasar Indonesia dan dunia (terutama di negara-negara berkembang) dengan senantiasa memproduksi produk-produk pembersih dan deterjen berkualitas dengan harga yang pantas.
3.1.1. V i s i Menyediakan produk berkualitas di negara berkembang. 3.1.2. M i s i Adapun misi dari PT. XYZ adalah: Menyiapkan fasilitas modern dan efisien yang akan ditopang tenaga kerja terlatih yang memungkinkan PT. XYZ menyediakan produk-produk yang kompetitif. 37
Administrasi Manager
Supervisor
Staff Logistik
Staff Administrasi
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. XYZ
3.2.
Analisa Masalah Divisi Administrasi di lingkungan PT. XYZ adalah divisi yang bertugas untuk
mengeluarkan barang dari gudang finish good (gudang jadi), saat ini sudah terdapat sistem induk di perusahaan tersebut akan tetapi untuk distributor bisa melihat barang yang dikirim sudah terkirim atau belum, ini belum ada sistem yang bisa menampilkan barang dalam perjalanan atau Good in Transit. Sehingga TOP (Term And Condition) yang 14 hari sudah jatuh tempo akan tetapi barang belum diterima sehingga timbul masalah komunikasi sehingga terjadi konflik.
3.3. Analisa Sistem Berjalan Dalam perancangan Sistem Informasi distribusi PT. XYZ ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu: 38
1. Distributor, distributor adalah yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan distributor berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff Logistik, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pengiriman barang ke distributor. 3. Manager Administrasi, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan pengiriman barang ke luar . 3.3.1.
Use Case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang
ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelanggan PT. XYZ yang disebut sebagai aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use Case) terdiri dari:
Use case distributor mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada bagian administrasi
Use case staff logistik mengeluarkan barang dari gudang .
Use case distributor melihat barang dalam perjalanan.
39
Gambar 3.2 Use Case Bisnis SI Distribusi Yang Berjalan
Tabel 3.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan Nama Use Case
Use Case sistem berjalan SI distribusi
Aktor
Distributor, Logistik, Administrasi
Deskripsi
Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah di ajukan distributor, menerima pesana barang tersebut melalu sales order dan bisa langsung melihat pesanan yang akan di kirim.
3.3.2. Diagram Aktifitas Mengajukan Pesanan Untuk mengajukan pesanan, terlebih dahulu distributor melakukan pemesanan awal barang kepada staff administrasi, setelah itu staff administrasi akan melakukan 40
cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka staff logistik akan dibuatkan dokumen pesanan jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3.
DISTRIBUTOR
STAFF ADMINISTRASI
Mengajukan Order Pesanan
Konfirmasi ke Pelanggan
Tidak Tersedia
Cek Order
Barang Tersedia
Mencatat Order Pesanan
Gambar 3. 3 Diagram Aktifitas Membuat Order Sistem Berjalan
41
Tabel 3.2 Diagram Aktifitas Sistem Berjalan Nama Diagram Aktifitas
Diagram Aktifitas sistem berjalan SI distribusi
Aktor
Logistik, Administrasi
Deskripsi
Distributor mengajukan pesanan pembelian barang barang setelah itu akan di lakukan konfirmasi oleh administrasi mengenai ketersediaan barang atau ready stock, jika tersedia maka akan dibuatkan order pesanan.
3.3.3. Diagram Aktifitas Staff Logistik mengeluarkan barang Dalam aktifitas staff logistik ini setelah mendapatkan instruksi dari bagian administrasi maka bagian logistik akan mengeluarkan surat jalan kepada distributor untuk segera mengirimkan barang pesanannya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4.
STAFF LOGISTIK
DISTRIBUTOR
Menerima Instruksi
Memerima barang
Kirim Barang
Gambar 3. 4. Diagram Aktifitas Pengiriman Barang Berjalan 42
Tabel 3.3 Diagram Aktifitas Pengiriman Sistem Berjalan Nama Diagram Aktifitas
Diagram Aktifitas Pengiriman sistem berjalan SI distribusi
Aktor
Logistik, Administrasi
Deskripsi
Setelah barang ready logistik menerima instruksi pengiriman barang ke distributor dan barang akan diterima oleh distributor.
3.3.4. Diagram Aktivitas Distributor melihat GIT Yang berjalan Dalam aktivitas distributor melihat barang dalam perjalanan, Distributor harus masuk ke dalam sistem online. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5.
DISTRIBUTOR
Login
Melihat Barang dalam Perjalanan
Gambar 3.5 Diagram Aktifitas Melihat Barang yang Berjalan 43
Tabel 3.4 Diagram Aktifitas Melihat Barang Sistem Berjalan Nama Use Case
Use Case sistem berjalan SI distribusi
Aktor
Distributor
Deskripsi
Setelah Barang terkirim distributor bisa melihat barang dalam perjalanan.
3.4.
Model Use Case Bisnis Yang diusulkan Model use case bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada
Gambar 3.5. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff logistik ke dalam beberapa paket subsistem yaitu paket subsistem distributor, paket subsistem staff logistik sendiri. Tanda panah dari paket subsistem staff logistik yang mengarah bolak balik dengan paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan hubungan antara Distributor dengan staff logistik untuk pengolahan data masing-masing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya.
SUBSISTEM Distributor
SUBSISTEM Staff Logistik
Gambar 3.6 Model Paket Bisnis Sistem yang Diusulkan 44
Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use case business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut: 3.4.1. Use Case Bisnis Subsistem Staff Logistik
Dalam paket bisnis staff logistik berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate pesanan distributor juga dalam menambahkan pesanan distributor yang baru jika terdapat pesanan baru dari distributor. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Use Case Dalam Paket Bisnis Staff Logistik
45
Tabel 3.5 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan Nama Use Case
Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi
Actor
Logistik
Deskripsi
Bagian logistik melakukan update pesanan setelah menerima pesana dari pelangan dan memasukan ke dalam pencatatan sistem
3.4.2. Use Case Bisnis Subsistem Distributor Paket bisnis subsistem distributor ini adalah distributor harus masuk ke situs sistem informasi distribusi dan memasukkan user dan password, kemudian sistem akan memverifikasi identifikasi distributor jika terdaftar maka akan di tampilkan data barang dalam perjalanan distributor . Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8
Masuk ke Situs Web
<< include>
<< include>
Distributor
Identifikasi Distributor
<< include>
Menampilkan Data Distributor
Tampilkan Barang GIT
Gambar 3.8 Use Case Dalam Paket Bisnis Distributor 46
Tabel 3.6 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan Nama Use Case
Use Case sistem yang di usulkan SI distribusi
Aktor
Distributor
Deskripsi
Distributor masuk ke dalam situs website kemudian memasukan user id dan password, setelah ok maka langsung bisa dilihat view barang dalam perjalanan.
3.4.3. Diagram Aktifitas Update Pesanan Distributor Workflow dari aktifitas update pesanan distributor diawali aktor staff logistik yang berhubungan langsung dengan sistem, data pesanan yang telah diperbaharui (update) oleh sistem di minta dicek sekali lagi sebelum barang di kirim di lihat dari kode distributor dan nama pelangan serta serta jumlah pesanan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.
47
DISTRIBUTOR
STAFF LOGISTIK
SISTEM
order
Mengajukan Order Pesanan
Order
Menerima Order Pesanan
Lengkap
Menerima Order Pesanan
Tampilkan Pesanan
Cek Order Pesanan
Tampilkan Perubahan Pesanan
Gambar 3.9 Aktifitas Melengkapi dan Menambah Pesanan Tabel 3.7 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan Nama Diagram Aktifitas
Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi
Aktor
Distributor, logistik, sistem
Deskripsi
Distributor mengajukan pesanan, lalu bagian logistik menerima pesanan, dan membuatkan pesanan ke dalam sistem. 48
3.4.4. Diagram Aktifitas Distributor Dalam diagram aktifitas distributor ini adalah distributor bisa langsung melihat data barang dalam perjalanan sehingga tidak perlu mengunggu dari pihak ekspedisi lihat Gambar 3.10.
DISTRIBUTOR
SISTEM
Membuka Situs GIT
Memasukan User id dan Password Authorized
Tidak Terdaftar Terdaftar
Melihat Barang dalam Perjalanan
Tampilkan Menu GIT
Gambar 3.10 Aktifitas Melihat Data Barang Dalam Perjalanan
49
Tabel 3.8 Diagram Aktifitas Sistem yang Diusulkan Nama Diagram Aktifitas
Diagram aktifitas sistem yang di usulkan SI distribusi
Aktor
Distributor, sistem
Deskripsi
Distributor membuka situs, memasukan user id dan password, setelah ok akan bisa melihat status barang dalam perjalanan.
3.4.5 Sequence Diagram a. Diagram sequence distributor Main Page
Log in
Halaman Menu
View GIT
Masuk Hal Awal
User
Ke Log in
Ke Halaman Menu
Ke Hal View GIT
Ke Log Out
Gambar 3.11 Sequence Diagram Distributor
50
Log Out
Tabel 3.9 Deskripsi Sequence Diagram Distributor Nama
Sequence diagram distributor
Deskripsi
Distributor melakukan membuka website dengan menggunakan user name dan password setelah itu diberikan hak untuk melihat data
b. Sequence Diagram Administrator Main Page
Log in
Distributor Menu
Log Out
Masuk Hal Awal
Admin
Ke Log in
Ke Hal Distributor Menu
Ke Log Out
Gambar 3.12 Sequence Diagram Administrator
Tabel 3.10 Deskripsi Sequence Diagram Administrator
Nama
Sequence diagram administrator
Deskripsi
Administrator melakukan log in dengan user id dan password kemudian diberi akses untuk melihat dan mengubah data distributor
51
3.3.6 Class Diagram
-
Log in - User id : string - Pssword : string
Main Main Log in Saldo OS Penjualan Master Stock Master Customer
+ Add + Delete + Edit
+ Add + Delete + Edit
Saldo OS - Customer Code - Customer Name - Total SO - Total Del - Total Inv
Penjualan Customer Code Customer Name SO Inv Master Stock Unit Price Diskon
+ Add + Delete + Edit + View
Master Stock - Stock Code - Nama Barang
+ Add + Delete + Edit
Master Customer - Customer Code - Customer Name - Address
+ Add + Delete + Edit
+ Add + Delete + Edit
Gambar 3.13 Class Diagram Hubungan Antar Objek Dalam class diagram diatas distributor diperkenankan untuk memonitor barang yang didistribusikan melalui PT. XYZ. Untuk melihat data tersebut menggunakan user name dan password. User name dan password diberikan oleh PT. XYZ yang selaku administrator. Administrator dapat melakukan add, edit, delete atau mengakses semua class yang ada.
52
3.5. Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas tabel utama, spesifikasi file sebagai berikut:
Tabel 3.11 Struktur Table Penjualan No. 1.
Nama Field CUSTCODE
Tipe Field CHAR
Panjang Keterangan 10 No kode pelangan [PK]
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama Pelangan
3.
SO
CHAR
10
No Sales order
4.
Inv
CHAR
6
Nilai Tagihan
5.
Inv_Date
DATETIME 8
Tanggal Penagihan
6.
Addres1
VARCHAR
35
Alamat 1
7.
Addres2
VARCHAR
35
Alamat 2
8.
Addres3
VARCHAR
35
Alamat 3
9.
Stockname
VARCHAR
50
Nama Barang
10.
Qty
DECIMAL
(20,8)
Jumlah barang
11.
Unitprices
DECIMAL
(28,8)
Harga satuan
12.
Duedate
DATETIME 8
Tanggal jatuh tempo
13.
Diskon
VARCHAR
6
Potongan
14.
SJ
VARCHAR
20
Surat jalan
53
Tabel 3.12 Struktur Table Saldo Outstanding
No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
CUSTCODE
CHAR
10
Kode Pelangan [PK]
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama Pelangan
3
Totso
Decimal
18
Total Amount Sales Order
4
TotDel
Decimal
18
Total Delivery
5
TotInv
Decimal
18
Total Invoice
6
Category
VARCHAR
4
Kategory
7
Crlimit
VARCHAR
20
Nilai Uang deposit
Tabel 3.13 Struktur Table Login
No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
ID
CHAR
4
Id User [PK]
2.
Datetime
VARCHAR
32
Waktu Login
3.
IP_address
VARCHAR
25
Alamat User
4
Username
VARCHAR
32
Nama User
5
Password
VARCHAR
32
Kata Kunci
6
Correct
TINYINT
1
Status
Tabel 3.14 Struktur Table Master Barang
No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
Stock_code
CHAR
10
Kode barang [PK]
2.
Nm_Brg
VARCHAR
35
Nama Barang
54
Tabel 3.15 Struktur Table Master Customer No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
CustCode
CHAR
10
Kode customer [PK]
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama pelangan
3
Addres1
VARCHAR
35
Alamat1
4
Addres2
VARCHAR
35
Alamat2
5
Addres3
VARCHAR
35
Alamat3
6
CRLIMIT
TINYINT
1
Status
3.6. Perancangan Masukan dan Keluaran. Pada gambar 3.12 dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman
mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta
halaman yang berkaitan dengan pesanan pelangan, halaman barang dalam perjalanan . Untuk kemudahan desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah.
55
FRAME HEADER MAIN PAGE
|
LOGIN USER
| GUEST BOOK
| CONTACT US
DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT
FRAME UTAMA
FRAME FOOTER Gambar 3.14 Perancangan Halaman Utama
FRAME HEADER MAIN PAGE
| LOGIN USER
| GUEST BOOK
| CONTACT US
DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT USER : ……………… PASS : ……………… FRAME UTAMA
FRAME FOOTER Gambar 3.15 Perancangan Halaman Login untuk Autentifikasi User
56
3.6.1. Perancangan Antarmuka Halaman Distributor FRAME HEADER MAIN PAGE
| LOGIN USER
DISTRIBUTOR
| GUEST BOOK
| CONTACT US
No SO : ……………………………. Tgl Ord:……….
GOOD IN TRANSIT Stock Name : ……………………… Tgl Krm :…….. Qty : …………………… Unit : …………………..
Total Value :……..
Customer Code : ……………………………. Customer Name: ……………………………. Alamat1 : ………………Alamat 2 :……. Alamat3 :. No Surat Jalan :……………. FRAME FOOTER Gambar 3. 16 Perancangan Halaman Antar Muka Distributor
FRAME HEADER No SO : xxxxxxxx customer code : xxxxxxx No Sj : xxxxxxxx customer name : xxxxxxxx Stock code stock name qty unit Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxx xxxxx
total amount xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Gambar 3.17 Perancangan Halaman Tampilan Daftar Barang GIT
57
FRAME HEADER MAIN PAGE
| LOGIN USER
| BUKU TAMU
| KONTAK KAMI
DISTRIBUTOR
Code Customer :…………………….
GOOD IN TRANSIT
Customer Name : …………………… Alamat :………………
FRAME FOOTER Gambar 3.18 Perancangan Halaman Master Customer
FRAME HEADER MAIN PAGE
|
LOGIN USER
| GUEST BOOK
| CONTACT US
DISTRIBUTOR GOOD IN TRANSIT
Stock Code : ………………………. Stock Name: ……………………….
FRAME FOOTER Gambar 3.19 Perancangan Halaman Master Stock Code
58
