39
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM PENCETAKAN PO ONLINE PADA PT. DASS
3.1 Sejarah dan Struktur PT. DASS PT.DASS adalah industry yang bergerak untuk supplay kebutuhan dari suatu perusahaan yang memproduksi minuman kaleng didirikan pada tahun 1970. Ini adalah salah satu produsen pembuatan minuman kaleng untuk menopang perusahaan induk sebagai produsen terbesar komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepada kualitas produk, dalam menciptakan produk - kualitas tinggi, dengan harga terjangkau. 3.1.1 Visi Menyediakan minuman sehat berenergi dan mengedepankan kualitas, sehingga dapat menjadi ikon kesehatan baik dalam negeri maupun luar negeri. 3.1.2 Misi Adapun misi dari PT. DASS adalah menjadi perusahaan nomor 1 di Indonesia.
40
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. DASS 3.2 Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML Divisi purchasing di lingkungan PT. DASS banyak menggunakan kertas untuk melakukan pencetakan pemesanan raw material atau pun packaging mereka kepada supplier sehingga tidak hanya menjadi beban biaya di kertas akan tetapi di tinta dan printer sendiri untuk perawatannya sehingga perlu mendapat perhatian penuh untuk menurunkan beban biaya operasional di purchasing . Dalam bahasan ini di gambarkan dengan use-case bisnis dan diagram aktifitas yang terjadi untuk e-procurement mengunakan po online sebagai bentuk alternative pengganti kertas di perusahaan. Dalam perancangan Sistem pencetakan mengunakan po online
di PT.
Dass ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu:
41
1. Supplier , berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff purchasing, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pesanan ke supplier. 3. Manager purchasing, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan approval pesanan ke supplier. Adapun untuk sistem pembayarannya ada beberapa kebijakan sesuai dengan kesepakatan antara bagian purchasing dengan pihak supplier. Antara lain adalah : 1. Supplier akan memberikan tagihan dengan periode 1 bulan dengan penghitungan jumlah keseluruhan barang yang telah diterima purchasing. 2. Cash On Delivery (COD) ketika barang sampai saat itupula dilakukan pembayaran. 3. Supplier mengirim barang, lalu setiap pekan mengirimkan invoice serta dilampirkan surat perintah pembayaran. 3.2.1 Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu supplier PT. Dass yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari:
Use-Case staff purchasing membuat order pesanan dari hasil penawaran ke supplier
42
Use-Case purchasing manager melakukan approval PO.
Use-Case Supplier Melakukan pencetakan PO dari website.
Gambar 3.2 Use-Case Bisnis SI Pemesanan Barang Yang Berjalan Tabel 3.1 Skenario Use Case Supplier Keterangan Aktor
Supplier
Deskripsi
Fungsi Utama
Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi
Membuat Order
Membuat PO
Cetak PO & Pengiriman
3.2.2 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan ke Supplier Untuk pembuatan pesanan dari supplier , terlebih dahulu staff purchasing melakukan penawaran awal via telephone kepada supplier ,setelah itu staff purchasing akan melakukan penginputan pesanan ke supplier ke dalam sistem sesuai kesepakatan Gambar 3.3.
43
GAMBAR 3.3 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan Tabel 3.2 Deskripsi Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan Keterangan Nama
Aktifitas diagram membuat order pesanan sistem berjalan Mulai (Start) Supplier Memberikan penawaran via Phone
Deskripsi
Negoisasi Bila sepakat Purchasing melakukan penginputan order
44
3.2.3 Diagram Aktifitas order pesanan di approval Dalam aktifitas ini manager purchasing akan melakukan proses approval untuk pesanan ke supplier yang telah melewati tahap negosiasi dari
Staff
purchasing Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4
GAMBAR 3. 4 Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan Tabel 3.3 Deskripsi Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan Keterangan Nama
Aktifitas diagram order pesanan diapproval yang berjalan Mulai (Start)
Deskripsi
Memberikan penawaran via Phone Negoisasi Bila sepakat Purchasing melakukan penginputan
45
3.2.4. Diagram Aktivitas supplier Melakukan pencetakan po yang berjalan Dalam aktivitas ini supplier melakukan pencetakan po , setelah supplier masuk ke dalam situs PT. Dass Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5
GAMBAR 3.5 Diagram Aktifitas Pencetakan PO online yang berjalan Tabel 3.4 Deskripsi Diagram Aktifitas PO online yang berjalan Keterangan Diagram Aktifitas pencetakan PO online yang
Nama
berjalan Mulai (Start)
Deskripsi
Melihat status PO Mencetak PO Online
3.3 Model Use-case Bisnis Yang diusulkan Model Use-case Bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada Gambar 3.6. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff purchasing dalam beberapa paket subsistem yaitu Paket Subsistem supplier, Paket Subsistem staff purchasing sendiri.
46
Tanda panah dari paket subsistem staff purchasing yang mengarah bolak balik dengan
paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan
hubungan antara supplier dengan staff purchasing untuk pengolahan data masingmasing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya.
GAMBAR 3.6 Model Paket Bisnis Sistem Yang Diusulkan Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use-case business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut:
3.3.1 Use-Case Bisnis Subsistem Purchasing Dalam paket bisnis purchasing berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate order pesanan juga dalam menambahkan order pesanan yang baru setelah melakukan negosiasi dengan supplier. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7
GAMBAR 3.7 Use-Case Purchasing
47
3.3.2 Use-Case Bisnis Subsistem Supplier Paket Bisnis Subsistem supplier ini adalah supplier harus masuk ke situs eprocruement
dan memasukan user dan password , kemudian sistem akan
meverifikasi identifikasi supplier jika terdaftar maka akan di tampilkan po online , setelah itu supplier bisa mengeprint po tersebut. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8.
GAMBAR 3.8 Sistem Use-Case yang diusulkan
48
Berikut skenario dari Use Case Gambar 3.8 Tabel 3.5 Skenario Use case Purchasing Nama Use Case Aktor
Tugas Purchasing Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Dapat mengupdate order pesanan dan menambahkan
Deskripsi Fungsi Utama
Tabel 3.6 Skenario Use Case Manager Purchasing Nama Use Case Aktor
Tugas Manager Purchasing Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Melihat order pesanan dan menentukan status approvel tidaknya PO
Deskripsi Fungsi Utama
Tabel 3.7 Skenario Use Case Supplier Nama Use Case Aktor Deskripsi Fungsi Utama
Tugas Supplier Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Melakukan up date order pesanan dan cetak PO bila di approve
49
3.3.3 Diagram Aktifitas Supplier Dalam Diagram Aktifitas supplier ini adalah supplier
bisa langsung
melihat data po online dan melakukan pencetakan sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari purchasing (lihat Gambar 3.9)
GAMBAR 3.9 Aktifitas Melihat Data di supplier dan Mencetak PO online Tabel 3.8 Deskripsi Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online Nama
Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online Mulai (Start) User supplier membuka situs E-Procurement
Deskripsi
Masukkan User & Password Melihat tampilan PO Cetak PO online
50
3.3.4 Diagram Aktifitas Purchasing Dalam Diagram ini Purchasing melakukan Order pesanan dan input order pesanan.(lihat gambar 3.10)
Gambar 3.10 Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Tabel 3.9 Deskripsi Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Nama
Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Mulai (Start) User supplier membuka situs E-Procurement
Deskripsi
Masukkan User & Password Tampilan Menu Cek stock, update & input order, Approval PO
51
3.4 Sequence Diagram User Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah Supplier memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice. (Lihat gambar 3.11) Purchasing, Mgr Purchasing, Supplier
Data User
Aplikasi
Masuk Aplikasi
Menu Aplikasi
Masuk Username Password Validasi user type
Tampil menu aplikasi berdasar type user
Gambar 3.11 Sequence diagram User Tabel 3.10 Deskripsi Diagram User Nama
Sequence Diagram User User masuk ke aplikasi lalu memasukkan
Deskripsi
username dan password, lalu validasi user yang akan menentukan tampilan menu berdasarkan user
3.5 Sequence Diagram PO Proses detail dari gambar dibawah Purchasing login pada aplikasi. Purchasing melakukan Update order pesanan dan input data pesanan dan
52
Approval PO yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka PO tercetak yang akan dilihat oleh Supplier. (Lihat gambar 3.12)
Gambar 3.12 Sequence diagram PO Tabel 3.11 Deskripsi Sequence diagram PO Nama
Sequence Diagram PO User Purchasing Order dan input data di dalam
Deskripsi
aplikasi, lalu validasi data dan setelah itu approval dari user manager purchasing lalu user purchasing dapat melihat PO
3.6 Class Diagram Skema relasi yang dibangun adalah sebagai berikut : 1. Sk_User ( #Id, UserName, Password, Security Level ) 2. Purchasing
53
( Update, Order, Cek PO, #Security Level 1 ) 3. Mgr Purchasing ( Cek PO,Submit Status, #security Level 2 ) 4. Supplier (Supplier code, Supplier name, Total PO, # Security level 0 ) 5. Barang ( #kd_barang, nama barang, harga barang, kode stock, cek status barang ) 6. Stock barang ( kode stock, # kd_barang, jumlah stock ) 7. PO (No PO, kode barang, Cetak PO )
GAMBAR 3.13 Class Diagram
54
3.7 Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai Tiga table utama, spesifikasi file sebagai berikut: Tabel 3.12 Struktur Table Sk_User
No. 1. 2. 3. 4. 5.
Nama Field ID Username Password Datetime Security Level
Tipe Field CHAR VARCHAR VARCHAR VARCHAR TINYINT
Panjang 4 32 32 100 0
Keterangan Id User [Primary key] Nama User Kata Kunci Waktu Login Status
Tabel 3.13 Struktur Table Purchasing
No. 1. 2. 3. 4.
Nama Field
Tipe Field
Update Order Cek PO Security Level
VARCHAR VARCHAR CHAR TINYINT
Panjang 35 35 10 1
Keterangan Update Order Cek PO Security level
Tabel 3.14 Struktur Table Mgr Purchasing
No. 1. 4.
Nama Field Submit Security Level
Tipe Field TINYINT TINYINT
Panjang 2 2
Keterangan Submit Security level
55
Tabel 3.15 Struktur Table Supplier
No. 1. 2. 3. 4.
Nama Field Supp_code Supp name Total PO Security Level
Tipe Field CHAR VARCHAR CHAR TINYINT
Panjang 10 35 10 0
Keterangan Supplier kode Supplier Name Jumlah PO Security level
Tabel 3.16 Struktur Table Barang
No. 1. 2. 3. 4.
Nama Field
Tipe Field
Kd_barang Nama barang Harga barang Kode stock
CHAR VARCHAR DECIMAL CHAR
Panjang 10 35 (28,8) 10
Keterangan Kode barang Nama barang Harga barang Kode stock
Tabel 3.9 Struktur Table Stock Barang
No. 1. 2. 3.
Nama Field Kd_barang Stock kode Jumlah stock
Tipe Field CHAR CHAR CHAR
Panjang 10 10 10
Keterangan Kode barang Stock kode Jumlah stock
Tabel 3.17 Struktur Table PO
No. 1. 2.
Nama Field No PO Kd_barang
Tipe Field CHAR CHAR
Panjang 10 10
Keterangan No PO Kode barang
56
3.8 Perancangan Masukan dan Keluaran. Pada gambar 3.11. dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman supplier beserta halaman yang berkaitan dengan Po untuk supplier .
Frame Header PT. DASS INDUSTRIAL ESTATE
Frame Utama OWNER
Home Login User
GAMBAR 3.14 Perancangan halaman utama Frame Header
Frame Utama
Login User
Password
Login
Home I Contact Us
GAMBAR 3.15 Perancangan halaman login untuk autentifikasi User
57
3.8.1 Perancangan antarmuka Purchase Order Puchase Menu
Purchase Order
Master Supplier List Supplier
Supplier
Master Stoc Code List Stock Code
PO Number Item Name
Purchase Order
Qty
List Purchase Order
Value
Delivery Date Log Out SAVE
CANCEL
Home I Contact Us
GAMBAR 3.16 Perancangan halaman tampil cetakan po online
Puchase Menu
Master Supplier Master Supplier User Name
List Supplier Master Stoc Code
Password Code Supplier
List Stock Code
Nama Supplier
Purchase Order List Purchase Order
Alamat 1 Alamat 2 Alamat 3
Log Out
SAVE
CANCEL
Home I Contact Us
GAMBAR 3.17 Perancangan halaman Master Supplier
58
Puchase Menu
Master StockCode Master Supplier Stock Code
List Supplier Master Stoc Code List Stock Code
Nama Barang
SAVE
CANCEL
Purchase Order List Purchase Order
Log Out
Home I Contact Us
GAMBAR 3.18 Perancangan halaman Master Stock Code
59
Home
Login Supplier
Login Purchasing
Contact Us
User id
User id
Password
Password
Master Supplier
List Supplier
Cetak PO
Master stokcode
List stok code Purchase Order
List Purchase Order
Gambar 3.19 Bagan Struktur Navigasi
