29 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
3.1.1
Gambaran Umum Perusahaan
Percetakan Paperindo Harsa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakan kertas yang memproduksi segala macam jenis pencetakan. Mulai dari produksi cetak bon perusahaan, pencetakan brosur, poster, kartu nama, dan lain-lain. Perusahaan berdiri pada tahun 2000. Bidang produksi utama dari Percetakan Paperindo Harsa adalah pencetakan separasi untuk pembuatan poster, flyer, brosur, dan kartu nama. Dengan mempekerjakan 10 orang pegawai tetap dengan 14 orang pegawai tidak tetap, perusahaan dapat mencetak hingga 750 rim kertas per bulannya. Produksi dari perusahaan hampir 90 persen merupakan pesanan langsung dari pelanggan. Hal ini membuat pihak perusahaan lebih aman dalam bidang penyimpanan karena hasil produksi akan langsung dikirim kepada pelanggan. Sedangkan sisa produksi merupakan produksi untuk hasil-hasil cetakan yang biasa dicetak untuk umum, seperti buku tulis, buku kas, buku bon, dan lain-lain. Saat ini, perusahaan sedang melakukan komputerisasi didalam perusahaan untuk mengikuti perkembangan jaman agar tidak ketinggalan dengan perusahaan yang sejenis. Hal ini dilakukan dengan tidak merubah sistem yang telah berjalan selama ini didalam perusahaan. Komputerisasi dilakukan dalam beberapa bidang, seperti bidang pemesanan, pemesanan on-line (dalam tahap pengembangan), produksi, arus kas perusahaan.
30 3.1.2
Proses Produksi Perusahaan
Secara umum proses produksi cetak pada percetakan dapat dibagi menjadi 4 tahap yaitu dimulai dari tahap pengesetan cetakan, pembuatan film untuk dasar cetakan, kemudian masuk kedalam tahap pencetakan, terakhir adalah tahap akhir penyelesaian cetakan. Proses produksi cetak pada Percetakan Paperindo Harsa untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tahap-tahap sebagai berikut : 1.
Tahap pengesetan cetakan Dalam tahap ini perusahaan sudah mendapatkan gambaran dari produk yang akan dicetak. Hal itu dapat berupa contoh jadi ataupun dalam bentuk file. Dalam tahap ini, gambar hasil cetakan akan diset menjadi 4 (empat) layer warna, yaitu layer cyan, layer magenta, layer kuning, layer hitam.
2.
Tahap pembuatan film Tahap ini adalah tahap paling penting dalam pencetakan. Dalam tahap ini pihak perusahaan akan membuat master untuk cetakan dalam bentuk film. Film inilah yang mendasari gambar yang akan dihasilkan dari cetakan.
3.
Tahap pencetakan Ditahap ini pencetakan dimulai dan dilakukan sebanyak 4 (empat) kali. Masing-masing 1 (satu) kali untuk setiap layernya.
31 4.
Tahap penyelesaian cetakan Tahap terakhir merupakan tahap yang paling menentukan karena harus disesuaikan dengan permintaan dari pelanggan. Permintaan dari pelanggan dapat berupa : •
Laminating Untuk laminating sendiri terdiri dari 3 (tiga) jenis laminating, yaitu laminating gloss, laminating doft, dan laminating furnish.
•
Pencacahan
•
potong
•
Lipat
•
Penomoran
•
Packing Packing untuk masing-masing hasil cetak berbeda. Untuk poster, flyer akan dikemas dengan kertas. Sedangkan untuk kartu nama dengan kotak.
3.1.3
Masalah yang Dihadapi Perusahan
Pada saat ini, Percetakan Paperindo Harsa menerima cetakan dari berbagai perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perusahaan yang ingin mencetak
memiliki gambaran tersendiri dalam hal biaya untuk pencetakan bagian
promosi mereka. Sedangkan untuk Percetakan Paperindo Harsa, biaya untuk mencetak sesuatu sangat didasarkan dari keinginan pelanggan.
32 Perhitungan biaya untuk biaya cetak sangat tergantung pada jumlah kertas yang akan dicetak, pemotongan, serta bagian penyelesaian cetakan. Perbedaan sedikit saja dapat menghasilkan total biaya yang jauh berbeda. Semuanya tergantung dari pelanggan yang akan mencetak. Oleh karena itu, biaya yang harus disediakan oleh pelanggan sulit sekali diperkirakan karena harus disesuaikan dengan permintaan masing-masing. Masalah utama yang muncul adalah apabila pelanggan datang untuk menanyakan total biaya yang dibutuhkan untuk mencetak dan ternyata biaya yang dibutuhkan diluar dari total biaya yang telah dianggarkan oleh pelanggan. Hal ini membuat pihak pemasaran dari Percetakan Paperindo Harsa kehilangan calon pelanggan secara total apabila pihak yang ingin mencetak tidak jadi mencetak. Oleh karena itu Pimpinan dari Percetakan Paperindo Harsa merasa kepuasan dari pelanggan belum sepenuhnya terpenuhi. Hal ini dirasa masih bisa ditingkatkan untuk kemajuan perusahaan di masa depan.
3.1.4
Analisa Permasalahan
Penulis melakukan wawancara dengan Ibu Priscilla selaku Marketing Manager dari Percetakan Paperindo Harsa tentang masalah yang dihadapi perusahaan seperti dituliskan oleh penulis di atas. Penulis menanyakan tentang masalah tersebut dalam transaksi sehari-hari dalam perusahaan. Ibu Pris mengatakan bahwa memang banyak dari pelanggan yang menanyakan harga terlebih dahulu. Namun karena perhitungan dengan harga terlebih dahulu lebih sulit dari perhitungan biasa yang berdasarkan jumlah kertas yang akan dicetak, maka biasanya ibu pris akan menanyakan kembali kepada pelanggan berapa banyak pelanggan ingin mencetak. Tak jarang pelanggan tidak jadi mencetak karenanya.
33 Pelanggan biasanya telah mempunyai jumlah dana tersendiri yang telah disediakan untuk mencetak. Penulis menanyakan juga langkah apa yang biasa diambil apabila pelanggan menanyakan harga terlebih dahulu kepada Ibu Pris. Langkah yang diambil oleh Ibu Pris biasanya adalah menghitung secara manual berdasarkan jumlah kertas, serta kebutuhankebutuhan lainnya yang dibutuhkan untuk produksi cetak. Penulis menanyakan juga tentang kebutuhan yang biasa dibutuhkan oleh pelanggan yang dijawab oleh Ibu Pris, kebutuhan tersebut tidak bisa ditetapkan karena kebutuhan masing-masing berbeda. Akan tetapi biaya masing-masing tambahan kebutuhan bisa dihitung. Ibu Pris merasa bahwa apabila terdapat suatu perhitungan otomatis untuk menghitung biaya produksi cetak berdasarkan dana yang tersedia, akan memudahkan bagian penjualan perusahaan untuk mengantisipasi kemauan dari pelanggan.
3.1.5
Usulan Pemecahan Masalah
Melihat permasalahan yang ada pada Percetakan Paperindo Harsa, maka Percetakan Paperindo Harsa membutuhkan suatu program yang dapat membantu untuk menghitung jumlah optimal yang dapat diproduksi berdasarkan total biaya yang telah disiapkan oleh pelanggan. Untuk itu penulis, dengan menggunakan metode pendekatan mundur merancang program aplikasi yang dapat digunakan secara langsung oleh pihak perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dari perusahaan. Adapun dalam perhitungan biaya agar menghasilkan hasil yang optimal pada program nantinya akan dipakai data-data yang didapatkan dari Percetakan Paperindo Harsa.
34 Untuk menggunakan program aplikasi tersebut dibutuhkan input berupa : •
Total biaya yang telah direncanakan
•
Ukuran kertas yang diinginkan
•
Sumber gambar berupa gambar dikertas atau dalam bentuk file
•
Kebutuhan lain yang ingin ada dihasil produksi
Setelah data-data tersebut dimasukkan, maka program aplikasi akan memproses data tersebut dan menghasilkan output berupa berat kertas yang dapat dipilih dan banyaknya kertas yang dapat dihasilkan. Diharapkan dengan adanya program aplikasi optimalisasi ini, dapat membantu Percetakan Paperindo Harsa untuk memenuhi kepuasan dari pelanggan.
3.2
Perancangan Program Aplikasi
Program aplikasi ini akan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi mudah (simple) dimana satu layar dapat mengakses dan memuat semua informasi yang diperlukan. Hal ini juga diharapkan dapat memudahkan pengguna untuk melihat dan memperoleh semua informasi selama menjalankan program.
3.2.1
Perancangan Struktur Menu
Untuk perancangan struktur menu program secara umum dapat dijabarkan sebagai berikut :
35 Menu Awal
Analisa
Tambah data
Data
Rubah Data
Simpan data
Exit
Hapus data
kembali
Gambar 3.1 Struktur Menu Program
Pada gambar 3.1, gambar struktur menu program, pengguna langsung dapat memilih beberapa menu yaitu menu analisa, menu data, dan menu keluar. Adapun dalam menu data, pengguna dapat memilih beberapa menu pilihan yaitu menu tambah data, menu rubah data, menu simpan data, menu hapus data, dan menu kembali ke menu utama. Adapun masing-masing menu memiliki kegunaan fungsi masing-masing : -
Menu Utama merupakan layar utama dari program yang memuat menu-menu dasar yang ada pada program.
-
Menu Analisa merupakan analisa yang dilakukan untuk menghitung hasil kertas dari rencana cetak yang akan dilakukan. Perhitungan dalam menu ini menggunakan metode pendekatan mundur.
-
Menu Data merupakan isi dari hal-hal yang diperlukan dalam menu analisa untuk perhitungannya. Adapun data-data awal yang tilah dimasukkan kedalamnya.
-
Menu Keluar adalah menu untuk keluar dari program.
36 -
Menu Tambah merupakan menu untuk menambah data apabila dibutuhkan untuk menambah suatu proses dalam pencetakan.
-
Menu Rubah Data untuk merubah data-data yang telah ada agar dapat terus diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.
-
Menu Simpan Data digunakan untuk menyimpan segala penambahan ataupun perubahan yang terjadi dalam database.
-
Menu Hapus Data merupakan menu yang digunakan untuk menghapus data yang telah ada di basis data.
-
3.2.2
Menu Kembali untuk kembali ke menu utama.
Perancangan Proses
Program optimalisasi biaya cetak ini adalah program sederhana, namun diharapkan dapat memberikan hasil yang optimal. Pertama-tama, user menginput biaya yang disediakan untuk cetak dan keinginan dari user untuk cetakannya, secara manual. Program ini mengunakan database untuk menyimpan semua harga / biaya dari kebutuhan yang ada pada program serta menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam perhitungan. Kemudian input dari user akan diproses. Setelah user meekan tombol “Analisa’, maka proses produksi akan disimulasikan dengan menggunakan model optimalisasi pendekatan mundur. Pertama-tama akan dianalisa terlebih dahulu input dari user akan pilihan kebutuhannya. Kemudian proses perhitungan kebelakang dimulai hingga nilai jumlah kertas yang diinginkan dihasilkan dan dibulatkan. Setelah jumlah kertas berdasarkan jenisnya telah dihasilkan, user dapat memilih keinginan untuk cetakan user sesuai dengan kebutuhannya.
37 3.2.3
Perancangan Diagram Alir (Flowchart)
Diagram alir merupakan alat pantau pemrograman yang umum digunakan. Diagram alir membantu programmer dalam mengorganisasikan pemikiran mereka dalam pemrograman, terutama bila dibutuhkan penalaran tajam dalam logika prosedur suatu program. Secara garis besar flowchart untuk menggambarkan jalannya program aplikasi ini adalah sebagai berikut (lihat gambar 3.2) : Mulai
Input Budget
Input Kebutuhan
Hitung untuk kertas 120gr
Hitung untuk kertas 150gr
Hitung untuk kertas 190gr
Output Jumlah Kertas
Selesai Gambar 3.2 Flowchart perhitungan optimalisasi biaya produksi cetak
38 3.2.4
Algoritma 1. Flowchart A Start y=0 Input Budged
y=y+1
Input Kebutuhan
f(x)=f(x)-(y*biaya cetak)
f(x)=(100/130*budget)biaya film
d=2e
h=harga kertas
A3 ? yes no
Lipat ?
e=0
yes A4 ? f(x)=f(x)-biaya lipat yes no
no
e=1 h=h + (harga lipat/jmlh lbr * d) A5 ? Nomor ? yes
no
yes
e=2
f(x)=f(x)-biaya nomor card ?
no h=h + (harga nomor/jmlh lbr * d)
yes e=7
Cacah ?
yes
f(x)=f(x)-e*biaya potong
f(x)=f(x)-biaya cacah
soft copy ?
h=h + (harga cacah/ jmlh lbr * d)
no
f(x)=f(x)-biaya setting
yes
1
A
Gambar 3.3 Flowchart Algoritma bagian 1
no
39 1
Gambar 3.4 Flowchart Algoritma Bagian 2
40 2. Pseudocode Modul Hitung
Isi numerik Budget Isi Kebutuhan F(x)=(100/130*Budget)-biaya film Jika pilihan kertas = ‘A3’ maka e=0 Akhir Jika Jika pilihan kertas = ‘A4’ maka e=1 Akhir Jika Jika pilihan kertas = ‘A5’ maka e=2 Akhir Jika Jika pilihan kertas = ‘Card’ maka e=7 Akhir Jika F(x)=F(x)-e*biaya potong Jika softcopy = false maka F(x)=F(x)-biaya setting Akhir Jika Y=0 Lakukan Y=Y+1
41 F(x)=f(x)-(Y*biaya cetak) D=2e H=harga kertas Jika lipat = true maka F(x)=F(x)-biaya lipat H=H+(harga lipat/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika nomor = true maka F(x)=F(x)-biaya nomor H=H+(harga nomor/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika cacah = true maka F(x)=F(x)-biaya cacah H=H+(harga cacah/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika bungkus = true maka F(x)=F(x)-biaya bungkus H=H+(harga bungkus/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika lipat = gloss maka F(x)=F(x)-biaya gloss H=H+(harga gloss/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika doff = true maka
42 F(x)=F(x)-biaya doff H=H+(harga doff/jmlh lmbr*d) Akhir Jika Jika furnish = true maka F(x)=F(x)-biaya furnish H=H+(harga furnish/jmlh lmbr*d) Akhir Jika X=F(x)/H ////pendekatan mundur deret taylor Sampai (X
3.2.5
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram menjelaskan aliran data yang terjadi dalam program. Aliran data yang terjadi dapat dilihat dalam gambar 3.5. Data kebutuhan dan data kertas
Admin Analisa
Jumlah Kertas Gambar 3.5 Context Diagram
43
D2
Data kebutuhan dan Data kertas
Job
Admin D1 Kertas
Pengumpulan data
Jumlah Kertas
Data Inputan
Proses
Gambar 3.6 Level 0 Diagram
3.2.6
State Transition Diagram (STD)
Diagram transisi memberikan keterangan kepada sistem tentang apa yang harus dikerjakan (action) dan kondisi (state) tertentu. Kondisi adalah suatu event pada external environment yang dapat dideteksi oleh sistem misalnya sinyal, interupt atau data. Action adalah hal yang akan dilakukan oleh sistem bila terjadi perubahan state atau data. Action akan menghasilkan output, message display pada layar, menghasilkan kalkulasi dan lainlain. Gambar 3.4 berikut adalah gambar State Transition Diagram dari rancangan program aplikasi secara keseluruhan.
44
Klik ‘Master’
Halaman Menu Utama Klik ‘Keluar’ Klik ‘Analisa’
Klik ‘Keluar’
Analisa
Klik ‘Keluar’ Klik ‘Hitung’
Layar Master Barang Melakukan Perhitungan
Layar Windows
Gambar 3.7 State Transition Diagram Program Aplikasi Optimalisasi Biaya Produksi Cetak Dengan Menggunakan Metode Pendekatan Mundur
3.2.7
Rancangan Layar
Berikut adalah rancangan tampilan layar pada program aplikasi yaitu tampilan menu awal, tampilan database, dan tampilan analisa
45 1. Tampilan Layar Awal
Data
Analisa
Keluar
Logo Perusahaan
Gambar 3.8 Rancangan Tampilan Layar Awal
Tampilan layar menu awal diatas merupakan tampilan yang akan muncul pertama kali ketika program dijalankan. Di sini pemakai dapat memilih menu data, menu analisa, atau menu keluar.
46 2. Tampilan Layar Menu Data
Data Baru
Data Kertas
Data Pekerjaan Lain
Rubah data Simpan Data Hapus Data Keluar
Gambar 3.9 Rancangan Tampilan Menu Data
Layar menu data ini berisikan data-data pendukung untuk menghasilkan perhitungan untuk hasil yang diinginkan. Berisikan dua buah database untuk masingmasing data kertas dan data kebutuhan. Layar menu ini lebih ditujukan untuk staff perusahaan.
47 3. Tampilan Layar Analisa Budget
Permintaan Kertas Design Softcopy Kebutuhan Lipat Nomor Cacah Bungkus
Laminating
Gloss Doft Furnish
Kotak
None Hitung
Hasil
Keluar
Gambar 3.10 Rancangan Layar Analisa
Layar menu analisa ini merupakan layar utama dari program. Pada layar ini dibuat untuk membantu user untuk menentukan hasil dari perhitungan untuk memutuskan pilihan dari user. Layar ini terhubung dengan file database yang memuat informasi-informasi untuk perhitungannya.
48 3.2.8
Rancangan Database
Database yang digunakan dalam program hanya merupakan pendukung dari program yang digunakan untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan untuk perhitungan. Database yang akan digunakan dalam program ada dua buah, yaitu : •
Tabel Job Rancangan untuk tabel Job Tabel 3.1 Field untuk Tabel Job
Column Name Kode Job Per Harga
Data Type Varchar Varchar Varchar Varchar
Length 20 50 10 10
-
Kode digunakan untuk menomorkan banyaknya kebutuhan
-
Job adalah field untuk menyimpan jenis kebutuhan
-
Per digunakan untuk menentukan berapa lembar kertas per sekali dilakukan kegiatan kebutuhan
-
Harga untuk menyimpan biaya yang dibutuhkan per kegiatan kebutuhan
•
Tabel Kertas Tabel 3.2 Field untuk Tabel Kertas
Column Name Jenis Harga
-
Data Type Varchar Varchar
Length 20 50
Jenis berisi informasi tentang jenis kertas
49 -
3.2.9
Harga adalah harga per kertas
Pseudocode Program Aplikasi
Modul Menu Utama
Tampilkan menu utama Jika ditekan tombol ‘Master’ maka Masuk ke modul Master Barang Akhir Jika Jika ditekan tombol ‘Analisa’ Masuk ke modul Analisa Akhir Jika Jika ditekan tobol ‘Keluar’ Keluar program Akhir Jika Akhir Modul Menu Utama
Modul Master Barang
Tampilkan layar modul master barang Hubungkan modul dengan database data barang Tampilkan data barang dalam modul master barang Jika ditekan tombol ‘New’ maka Field data barang tambah satu Akhir Jika Jika ditekan tombol ‘Edit’ maka
50 Field data barang dapat diubah Akhir Jika Jika ditekan tombol ‘Save’ maka Field data barang yang diubah disimpan Akhir Jika Jika ditekan tombol ‘Delete’ maka Field data barang dapat dihapus Akhir Jika Jika ditekan tombol ‘Exit’ maka Masuk ke modul menu utama Akhir Jika Akhir Modul Master Barang
Modul Menu Analisa
Tampilkan layr modul menu analisa Isi numerik Budget Pilih koefisien kertas Pilih design setting Pilih kebutuhan Jika ditekan tombol ‘Analisa’ maka Lakukan pembacaan koefisien data yang dimasukkan Lakukan perhitungan Bdgt, Krts, Sttng, Kbth Tampilkan hasil analisa Akhir Jika
51 Jika ditekan tombol ‘Keluar’ maka Masuk ke modul menu utama Akhir Jika Akhir Modul Menu Analisa
