BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM
3.1 Gambaran umum Perusahaan PT. Manggala Gelora Perkasa adalah salah satu anak perusahaan dari Agung podomoro Land yang merupakan perusahaan bergerak dibidang property seperti perhotelan, apartemen, dan perkantoran. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 5 Februari 1993 dalam rangka Penanaman Modal Dalam Negeri menurut Undang – undang No 12 tahun 1970 berdsarkan akta No. 31 tanggal 5 Februari 1993 dari Agus Madjid, S.H. PT. Manggala Gelora Perkasa dipimpin oleh Bapak Handaka Santosa sebagai Chief Excutive Officer (CEO). Adapun lokasi dari perusahaan ini berada di Jl. Asia Afrika Lot 19 Jakarta Pusat. Perusahaan ini merupakan Building Management dari Mall Senayan City dan tiga (3) tower lainnya yaitu SCTV Office, Panin Tower dan Apartemen.
3.2
Sejarah berdirinya Koperasi Pada awalnya PT. Manggala Gelora Perkasa tidak mempunyai koperasi karyawan, tetapi manajemen melihat banyaknya kebutuhan karyawan yang tidak dapat ditangani langsung oleh perusahaan, terutama kebutuhan yang mendesak, maka pada bulan May 2008 didirikanlah Koperasi ini untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan dan sekaligus untuk lebih meningkatkan kesejahteraan karyawannya.
38
39
3.3
Struktur Organisasi Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi dan bentuknya tergantung pada tujuan dan operasi perusahaan. Salah satu tujuan mempelajari struktur organisasi suatu perusahaan adalah untuk mengetahui pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi juga merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dimana melalui struktur organisasi akan tercipta suatu kerjasama yang efektif antara bagian organisasi dalam mencapai tujuan masing-masing bagian serta dimungkinkan adanya pembagian tugas yang jelas dan tegas. Berjalannya suatu organisasi dengan baik tidak hanya tergantung pada susunan formal, pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada, tetapi juga harus disertai dengan adanya manajemen yang baik. Dalam suatu organisasi, terjadi hubungan antara bagian-bagian baik secara horisontal maupun vertikal harus diatur sedemikian rupa untuk mendapat suatu koordinasi yang baik dan perimbangan hubungan antara unit – unit organisasi itu.
40
Dalam hal ini Koperasi PT. Manggala Gelora Perkasa juga mempunyai struktur organisasi sebagai berikut:
Pembina Koperasi
Ketua Koperasi
Bendahara
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
Pembina Koperasi Orang yang dipercaya manajemen untuk menjadi pengawas, baik untuk operasional koperasi maupun penerimaaan dan pengeluaran Kas koperasi. Pembina koperasi ini terdiri dari GM Finance dan Manager HRD.
Ketua Koperasi Orang yang dipercaya manajemen untuk menjadi administrasi setiap kegiatan operational koperasi dan kemudian melaporkan kepada pembina Koperasi.
Bendahara Koperasi Orang
yang
menyimpan
bertugas dan
mengelola
melakukan
keuangan
pembayaran),
administrasi keuangan dan pembukuan.
(menerima, membina
41
3.4.
Use Case Diagram Sistem berjalan
Sistem Berjalan inc <<
lud
> e>
Buat Surat Kuasa
Pendaftaran Anggota
Mencatat Simpanan Anggota
Mengisi Form Pengambilan Simpanan
i <<
Mengisi Form Pinjaman
nc lu >> de
Menbuat Angsuran Pinjaman Melakukan pelunasan sisa pinjaman
te <<ex
nd>>
Karyawan
<
>
Membuat Rekap Pengambilan Simpanan
Transfer Simpanan
lu inc <<
>> de
Ketua Koperasi Membuat Daftar Peminjam
Transfer uang Pinjaman Bendahara
Membuat Rekap potongan koperasi c <
> lude>
Melakukan Pot Gaji
Membuat Laporan
Manager Keuangan
Gambar 3.2 : Use Case Sistem Berjalan
42
Tabel 3.1 Skenario Use Case Pendaftaran Anggota Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Pendaftaran Anggota Karyawan, Ketua Koperasi Pendaftaran menjadi anggota koperasi Ketua Koperasi menerima formulir pendaftaran anggota yang telah diisi oleh karyawan Membuat surat kuasa
Tabel 3.2 Skenario Use Case Membuat Surat Kuasa Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat Surat Kuasa Ketua Koperasi Pembuatan Surat kuasa Pendaftaran Anggota Ketua Koperasi menerima surat kuasa yang telah diisi oleh karyawan untuk melakukan pemotongan gaji sesuai dengan iuran pokok koperasi. Mencatat Simpanan Anggota
Tabel 3.3 Skenario Use Case Mencatat Simpanan Anggota Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Mencatat Simpanan anggota Ketua Koperasi Pencatatan Simpanan anggota Membuat surat kuasa Ketua Koperasi melakukan pencatatan simpanan anggota setiap bulannya sesuai dengan jumlah iuran yang dipotong langsung dari gaji anggotanya. -
Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengisi form pengambilan Simpanan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Mengisi form pengambilan Simpanan Karyawan Pengambilan uang simpanan anggota Ketua Koperasi menerima formulir pengambilan Simpanan sukarela yang diisi oleh Anggota Membuat Rekap Pengambilan Simpanan
43
Tabel 3.5 Skenario Use Case Membuat rekap pengambilan simpanan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Membuat rekap pengambilan simpanan Ketua Koperasi Pembuatan rekap pengambilan uang sukarela anggota Pengambilan uang sukarela Bendahara koperasi menerima rekap pengambilan uang sukarela yang diajukan oleh anggota oleh Ketua Koperasi. -
Tabel 3.6 Skenario Use Case Transfer Simpanan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Transfer Simpanan Sukarela Bendahara Transfer Simpanan uang sukarela anggota Membuat rekap pengambilan simpanan sukarela Bendahara mentranfer simpanan sukarela yang direkap oleh ketua koperasi ke rekening anggota. -
Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengisi Form pinjaman Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Mengisi Form Pinjaman Karyawan Pengisian form pinjaman Karyawan mengisi formulir pinjaman yang selanjutnya akan diserahkan kepada ketua koperasi Membuat angsuran pinjaman
Tabel 3.8 Skenario Use Case Membuat angsuran pinjaman Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat angsuran pinjaman Ketua Koperasi Pembuatan angsuran pinjaman anggota Mengisi Form pinjaman Setelah permohonan pinjaman disetujui, Ketua Koperasi melakukan pencatatan angsuran pinjaman dari anggotanya sesuai dengan jumlah angsuran yang diajukan. Membuat rekap potongan Koperasi
44
Tabel 3.9 Skenario Use Case Melakukan pelunasan sisa pinjaman Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat daftar pelunasan Pinjaman Karyawan Pelunasan sisa pinjaman anggota koperasi Membuat angsuran pinjaman Karyawan melakukan pelunasan sisa pinjaman sebelum masa angsuran berakhir dan sisa pinjaman tersebut tidak dikenakan bunga dan diserahkan uang tunai kepada Ketua Koperasi. -
Tabel 3.10 Skenario Use Case Membuat Daftar Peminjam Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat daftar peminjam Ketua Koperasi Pembuatan daftar peminjam koperasi Membuat Rekap Potongan Koperasi Ketua Koperasi membuat daftar peminjam yang akan ditransfer ke rekening anggota yang meminjam kepada bendahara koperasi. Use case Transfer Uang Pinjaman
Tabel 3.11 Skenario Use Case Transfer Uang Pinjaman Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Use Case Transfer Uang Pinjaman Bendahara Transfer Uang pinjaman anggota Ketua Koperasi membuat daftar anggota yang meminjam kepada bendahara yang kemudian akan ditransfer kemasingmasing rekening anggota. -
Tabel 3.12 Skenario Use Case Membuat Rekap Potongan Koperasi Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat Rekap Potongan Koperasi Ketua Koperasi Pembuatan Rekap Potongan Koperasi Mengisi Formulir Pinjaman Ketua Koperasi membuat rekap daftar pemotongan Gaji,baik untuk pinjaman yang diajukan anggota maupun iuran rutin simpanan anggota kepada Manager Keuangan. Melakukan potongan gaji
45
Tabel 3.13 Skenario Use Case Melakukan Potongan Gaji Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Use Case Melakukan Potongan Gaji Manager Finance Pemotongan Gaji karyawan Membuat rekap potongan koperasi Setelah menerima rekap potongan, maka manager finance akan melakukan pemotongan gaji berdasarkan jumlah yang direkap tersebut.. -
Tabel 3.14 Skenario Use Case Membuat Laporan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Membuat laporan Ketua Koperasi, Pembina Koperasi Pembuatan laporan bulanan Ketua Koperasi membuat laporan setiap bulan kepada pembina koperasi, seperti Laporan anggota baru, laporan jumlah saldo koperasi, laporan pengambilan simpanan, laporan rekap pinjaman, dan laporan . -
46
3.5
Perancangan Sistem Usulan Setelah menganalisa sistem yang berjalan pada Koperasi Simpan Pinjam PT. Manggala Gelora Perkasa, maka penulis membuat sebuah sistem usulan, untuk memperbaiki kerja dari sistem yang berjalan saat ini. Adapun dalam usulan ini penulis tidak merubah procedure ataupun aktifitas dari sistem yang berjalan, hanya mengintegrasikan semua kebutuhan koprasi kedalam suatu system untuk mencegah kesalahan perhitungan dan ketepatan serta efisiensi waktu dalam pembuatan laporan. Adapun penjelasan lebih detailnya, dapat dilihat dari perancangan usulan sebagi berikut :
47
3.5.1
Use Case System Usulan Sistem Usulan
Entry Data Jabatan
Entry Data Pengurus
Entry Data Anggota
<
de>>
Karyawan Entry Jenis Transaksi
Cetak Surat Kuasa
Cetak Daftar Peminjam
Ketua Koperasi
Cetak Daftar pengambilan Simpanan
Bendahara
Cetak Daftar Pelunasan Pinjaman
Entry Penerimaan Kas
Manager Keuangan
Proses Potongan Gaji
Cetak rekap Potongan Koperasi
Cetak Laporan
Gambar 3.3 : Use Case Sistem Usulan
Pembina Koperasi
48
Tabel 3.15 Skenario Use Case Entry Data jabatan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Entry data Jabatan Ketua Koperasi Input data nama jabatan di perusahaan Ketua Koperasi menginput nama – nama jabatan beserta besarnya iuran dari masing –masing jabatan tersebut -
Tabel 3.16 Skenario Use Case Entry Data pengurus Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Entry data pengurus Ketua Koperasi Input data nama jabatan kepengurusan koperasi Ketua Koperasi menginput nama – nama pengurus koperasi
Post Kondisi
-
Tabel 3.17 Skenario Use Case Pendaftaran Anggota Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Entry data Anggota Ketua Koperasi Pendaftaran menjadi anggota koperasi Ketua Koperasi menginput data anggota berdasarkan formulir yang diisi oleh karyawan Cetak surat kuasa
Tabel 3.18 Skenario Use Case Cetak Surat Kuasa Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak Surat Kuasa Karyawan, Ketua Koperasi Pencetakan Surat kuasa Entry Data Anggota Setelah data anggota diinput kemudian Ketua Koperasi mencetak surat kuasa sebagai bukti bahwa karyawan tersebut setuju untuk dilakukan pemotongan gaji sesuai dengan iuran yang yang diisi dalam formulir. -
49
Tabel 3.19 Skenario Use Case Entry Data Transaksi Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Entry Jenis Transaksi Ketua Koperasi Entry data jenis transaski Ketua Koperasi mengentry jenis jenis transaksi berkaitan dengan penambahan dan pengurangan simpanan anggota koperasi. -
Tabel 3.20 Skenario Use Case Cetak Daftar peminjam Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak Daftar peminjam Ketua Koperasi, Bendahara Pencetakan daftar peminjam Ketua Koperasi mengentry data pinjaman yang diajukan oleh anggota dan selanjutnya akan dicetak diawal bulan untuk diserahkan ke bendahara untuk ditransfer ke masing –masing rekening anggota. -
Tabel 3.21 Skenario Use Case Cetak Daftar pengambilan Simpanan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak Daftar pengambilan Simpanan Ketua Koperasi,Bendahara Pencetakan daftar pengambilan Simpanan Ketua Koperasi menerima formulir pengambilan simpanan sukarela dan menginput kedalam system dan mencetak daftarnya pada awal bulan untuk bendahara yg kemudian akan di transfer kerekening anggota. -
50
Tabel 3.22 Skenario Use Case Cetak daftar pelunasan pinjaman Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak daftar pelunasan pinjaman Ketua Koperasi, Bendahara Pencetakan daftar pelunasan pinjaman anggota Ketua Koperasi mencetak daftar anggota yang melakukan pelunasan pinjaman secara cash sebelum masa angsurannya berakhir kepada bendahara yang selanjutnya akan ditransfer ke rekening koperasi. -
Tabel 3.23 Skenario Use Case Entry Penerimaan Kas Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Use Case Entry Penerimaan Kas Bendahara Penginputan Penerimaan Kas koperasi Bendahara menginput data bunga bank atau penerimaan lain diluar dari transaksi pinjam meminjam Anggota. -
Tabel 3.24 Skenario Use Case proses Potongan Gaji Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan Post Kondisi
Use Case proses Potongan Gaji Ketua Koperasi Generate Jumlah total potongan gaji Ketua Koperasi memproses jumlah total potongan yang akan di berikan kepada Manager Keuangan -
51
Tabel 3.25 Skenario Use Case Cetak Rekap potongan koperasi Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak rekap potongan koperasi Ketua Koperasi, Manager keuangan Pencetakan rekap potongan koperasi Ketua Koperasi setiap awal bulan akan melakukan proses pemotongan gaji berdasarkan jumlah simpanan pokok dan jumlah pinjaman dari anggota untuk diserahkan kepada manager keuangan untuk dilakukan pemotongan. -
Tabel 3.26 Skenario Use Case Cetak Laporan Nama Use Case Author Deskripsi Pra-Kondisi Tindakan
Post Kondisi
Cetak Laporan Ketua Koperasi, Pembina Koperasi Pencetakan Laporan Daftar Anggota Baru Ketua Koperasi setiap bulan akan mencetak laporan daftar anggota baru, Laporan Simpanan Anggota, Laporan penerimaan saldo, Laporan pengeluaran saldo serta laporan daftar angsuran pinjaman kepada Pembina koperasi -
52
3.5.2 -
Activity Diagram Entry Data Jabatan User
Sistem
Pilih Menu Master data
Menampilkan Menu Master Data
Pilih Menu Entry Jabatan
Menampilkan Form Entry Jabatan
insert Data ? tdk ya Simpan data View data
Gambar 3.4 : Activity Diagram Entry Data Jabatan Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Data Jabatan
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Master Data dan kemudian memilih menu Entry Data Jabatan Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu diisi kolom kd_jabatan dan nama jabatan kemudian tekan tombol save (Ctrl S).
53
-
Entry Data Pengurus User
Sistem
Pilih Menu Master data
Menampilkan Menu Master Data
Pilih Menu Entry Pengurus
Menampilkan Form Entry Pengurus
Insert Data ? tdk ya Simpan data View data
Gambar 3.5 : Activity Diagram Entry Data Pengurus Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Data Pengurus
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Master Data dan kemudian memilih menu Entry Data pengurus Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu diisi kolom kd_pengurus dan nama pengurus kemudian tekan tombol save (Ctrl S).
54
-
Entry data Anggota User
Sistem
Pilih Menu Master data
Menampilkan Menu Master Data
Pilih Menu Entry Anggota
panggil Data pengurus
Menampilkan Form Entry Anggota
ya Insert Data ?
Tampilkan Data Jabatan
tdk Simpan data
Cetak Surat Kuasa
View data
Gambar 3.6 : Activity Diagram Entry Data Anggota Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Data Anggota
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Master Data dan kemudian memilih menu Entry Data Anggota Sebelum form ditampilkan, maka system akan memanggil data pengurus untuk dimasukkan ke dalam combo pengurus. Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu diisi textbox yang ada. Pada saat akan memilih jabatan, maka user mengklik tombol look up jabatan, maka akan muncul pilihan jabatan untuk kemudian dipilih jabatan yg diinginkan lalu nilai iuran wajib dan
55
pokok akan otomatis diambil dari data jabatan yg telah diinput, kemudian tekan tombol save (Ctrl S) Setelah Simpan berhasil lalu user memilih menu File dan pilih menu Print atau Ctrl P untuk mencetak Surat Kuasa..
-
Entry Jenis Transaksi User
Sistem
Pilih Menu Master data
Menampilkan Menu Master Data
Pilih Menu Jenis Transaksi
Menampilkan Form Entry Jenis Transaksi
Insert Data ? tdk ya Simpan data View data
Gambar 3.7 : Activity Diagram Entry Jenis Transaksi
56
Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Jenis Transaksi
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Master Data dan kemudian memilih menu Entry Jenis Transaksi Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu diisi kolom kd_transaksi dan Nama Transaksi kemudian tekan tombol save (Ctrl S).
57
-
Entry Data Pinjaman User
Sistem
Pilih Menu Transaksi
Menampilkan Menu Transaksi
Pilih Menu Entry data pinjaman
Menampilkan Form Entry Data Pinjaman
Insert Data ? tdk ya
Check Data Pinjaman
Masukkan NRK Anggota
ya View data
Ada hutang ?
tdk
Simpan data
Print Daftar Peminjam
Gambar 3.8 : Activity Diagram Entry Data Pinjaman
58
Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Data Pinjaman
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Transaksi dan kemudian memilih menu Entry Data Pinjaman Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu pada saat NRK diinput system akan mengecek apakah anggota mempunyai hutang yang belum lunas dengan mengambil data pinjaman dan pembayaran. Jika Hutang
belum
lunas
maka
system
akan
menampilkan message, tapi bila tidak ada hutang maka user mengisi textbox yg ada kemudian tekan tombol save (Ctrl S). Daftar Pinjaman akan diprint di awal bulan untuk kemudian akan diberikan ke bendara.
59
-
Entry Data Pengambilan Simpanan User
Sistem
Pilih Menu Transaksi
Menampilkan Menu Transaksi
Pilih Menu Entry Pengambilan Simpanan
Menampilkan Form Entry Pengambilan Simpanan
Insert Data ? tdk ya
Tampilkan Data Simpanan
Masukkan NRK Anggota
tdk View data
Ada simpanan ? ya
Hitung Saldo Simpanan
Simpan Data
Cetak Daftar pengambilan Simpanan
Gambar 3.9 : Activity Diagram Entry Pengambilan Simpanan
60
Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Pengambilan Simpanan
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Transaksi dan kemudian memilih menu Entry Pengambilan Simpanan Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu pada saat NRK diinput system akan mengecek jumlah simpanan anggota baik simpan sukarela maupun simpanan pokok dari tabel simpanan. Kemudian user memilih jenis transaksi yang akan diambil dan menampilkan nilai maksimal yang dapat diambil, lalu mengisi semua inputan yanga ada dan tekan tombol save (Ctrl S). Daftar pengambilan simpanan anggota akan diprint di awal bulan untuk kemudian akan diberikan ke bendaraha untuk ditransfer ke rekening anggota.
61
-
Entry Pelunasan Pinjaman User
Sistem
Pilih Menu Transaksi
Menampilkan Menu Transaksi
Pilih Menu Entry Pelunasan pinjaman
Menampilkan Form Entry Pelunasan pinjaman
Insert Data ? tdk ya
tampilkan data Pinjaman
Masukkan NRK Anggota
tdk View data
Ada Hutang ? ya
Hitung sisa pinjaman
Simpan Data
Cetak Daftar pelunasan Pinjaman
Gambar 3.10 : Activity Diagram Entry Pelunasan Pinjaman
62
Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Pelunasan Pinjaman
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Transaksi dan kemudian memilih menu Entry Pelunasan Pinjaman Jika User ingin menambah data baru maka menekan tombol New (ctrl N) lalu pada saat NRK diinput system akan mengecek jumlah sisa pinjaman yang dapat dilunasi, dan menampilkan history dari pembayaran yang sudah dilakukan, lalu mengisi semua inputan yang ada dan tekan tombol save (Ctrl S). Daftar pelunasan pinjaman anggota akan diprint dan kemudian akan diberikan ke bendahara untuk ditransfer ke rekening Koperasi.
63
-
Entry Penerimaan Kas User
Sistem
Pilih Menu Transaksi
Menampilkan Menu Transaksi
Pilih Menu Entry Penerimaan Kas
Menampilkan Form Entry Penerimaan Kas
Insert Data ? tdk ya Simpan data View data
Gambar 3.11 : Activity Diagram Entry Penerimaan Kas Nama Activity Diagram
Activity Diagram Entry Penerimaan Kas
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Transaksi dan kemudian memilih menu Entry Penerimaan Kas System akan memanggil memanggil data yang transaksi yang sudah diinput, jika user ingin menambah data dapat langsung menekan tombol New atau Ctrl N dan jika user ingin mengedit data yang pernah diinput tinggal memilih dari list transaksi yang ditampilkan kemudian tekan tombol Save atau Ctrl S untuk menyimpan.
64
-
Proses Potongan Gaji User
Pilih Menu Transaksi
Sistem
Menampilkan Menu Transaksi
Pilih Menu proses potongan gaji
Menampilkan Form proses potongan gaji
Masukkan Bulan potongan
Check data Pinjam & Pembayaran
Hitung sisa pinjaman
Check Data Anggota
Ambil data Iuran Anggota
Hitung Jumlah simpanan dan pinjaman
Simpan data Potongan dan saldo koperasi
Gambar 3.12 : Activity Diagram Entry Proses Potongan Gaji
65
Nama Activity Diagram
Activity Diagram Proses Potongan Gaji
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Transaksi dan kemudian memilih menu proses potongan gaji User memasukkan bulan yang akan diproses lalu menekan tombol Generate, lalu system akan melakukan pengecekan antara data pinjaman dan pembayaran dan menyimpan cicilan pembayaran ke dalam tabel pembayaran. Setelah itu system akan mengecek ke data anggota yang statusnya aktif dan mengambil data iuran pokok dan sukarela yang kemudian akan menyimpannya kedalam tabel simpanan. Kemudian system akan mengeksekusi store procedure yang berisi penjumlahan antara iuran simpanan dan cicilan pinjaman yang akan disimpan kedalam tabel potongan dan sekaligus menyimpan potongan dan simpanan tersebut kedalam table saldo.
66
-
Cetak Rekap Potongan Gaji User
Sistem
Pilih Menu Report
Pilih Rekap Potongan Gaji
Menampilkan Form Laporan
Masukan Periode Laporan
Cetak Rekap Potongan Gaji
Gambar 3.13 : Activity Diagram Cetak Rekap Potongan Gaji Nama Activity Diagram
Activity Diagram Cetak Laporan
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih Menu Laporan kemudian memilih menu Cetak rekap Potongan Gaji. Lalu user memasukkan periode laporan yang diinginkan dan tekan tombol ok untuk mencetak dilayar ataupun ke printer.
67
-
Cetak Laporan User
Sistem
Pilih Menu Report
Pilih Form Laporan
Menampilkan Form Laporan
Masukan Periode Laporan
Cetak Laporan
Gambar 3.14 : Activity Diagram Cetak Laporan Nama Activity Diagram
Activity Diagram Cetak Laporan
Deskripsi
Mulai (start) User Memilih menu laporan kemudian pilih Laporan yang diinginkan. Lalu user memasukkan periode laporan yang diinginkan dan tekan tombol ok untuk mencetak dilayar ataupun ke printer.
68
3.5.3. Sequence Diagram
Entry Data Jabatan
Form Menu Utama
Menu Master Data
Form Entry Jabatan
Database
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tambah Data
Simpan
Tutup
Keluar
Gambar 3.15 : Sequence Diagram Entry Data Jabatan
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi Jika ingin mengelola data jabatan maka pilih menu strip file Master data, lalu pilih Entry Data Jabatan. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan.
69
Entry Data Pengurus
Form Menu Utama
Menu Master Data
Form Entry Pengurus
Database
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tambah Data
Simpan
Tutup
Keluar
Gambar 3.16 : Sequence Diagram Entry Data Pengurus
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi Jika ingin mengelola data kepengurusan maka pilih menu strip file Master data, lalu pilih Entry Data pengurus. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan.
70
Entry Data Anggota
Form Menu Utama
Menu Master Data
Form Entry Data Anggota
Data Jabatan
Data Pengurus
Data Anggota
Database
Surat Kuasa
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tampilkan
Tampilkan
Tampilkan
Tutup
Keluar
Tambah Data
Simpan
Cetak
Gambar 3.17 : Sequence Diagram Entry Data Anggota
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi Jika ingin mengelola data Anggota maka pilih menu strip file Master data, lalu pilih Entry Data Anggota. Pada saat form diaktifkan maka data jabatan dan pengurus akan dipanggil. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan.
71
Entry Jenis Transaksi
Form Menu Utama
Menu Master Data
Form Entry Jenis Transaksi
Database
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tambah Data
Simpan
Tutup
Keluar
Gambar 3.18 : Sequence Diagram Entry Jenis Transaksi
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi Jika ingin mengelola data jenis transaksi maka pilih menu strip file Master data, lalu pilih Entry jenis transaksi. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan.
72
Cetak Daftar Peminjam
Form Menu Utama
Menu Transaksi
Form Entry Data Pinjaman
Data Anggota
data Pinjaman
Database
Daftar Peminjam
Login berhasil Pilih Buka Tampilkan
Tampilkan Tambah Data Simpan
Tutup
Keluar
Cetak
Gambar 3.19 : Sequence Diagram Cetak Daftar Peminjam
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi, Bendahara Jika ingin mengelola data pinjaman maka pilih menu strip Transaksi, lalu pilih Entry Data Pinjaman.Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N dan Masukkan nrk karyawan dan jumlah pinjaman kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan. Setelah berhasil disimpan pilih menu print atau Ctrl – P untuk mencetak daftar peminjam.
73
Cetak Daftar pengambilan simpanan
Form Menu Utama
Menu Transaksi
Form Entry Pengambilan Simpanan
Data Anggota
Data Simpanan
Database
Daftar Pengambil Simp
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tampilkan
Tampilkan Tambah Data Simpan
Tutup
Keluar
Cetak
Gambar 3.20 : Sequence Diagram Cetak Daftar pengambilan simpanan
Aktor
:
Skenario :
Ketua Koperasi, bendahara Jika ingin mengelola data pengambilan simpanan maka pilih menu strip Transaksi, lalu pilih Entry pengambilan Simpanan. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N dan Masukkan nrk karyawan dan jumlah simpanan yang akan diambil kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan. Setelah berhasil disimpan pilih menu print atau Ctrl – P untuk mencetak daftar pengambilan simpanan.
74
Cetak Daftar Pelunasan Pinjaman
Form Menu Utama
Menu Transaksi
Form Entry Pelunasan Pinjaman
Data Anggota
Data Pinjaman
Data Pembayaran
Database
Daftar Pel Pinjaman
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tampilkan
Tampilkan Tampilkan
Tambah Data
Simpan
Cetak Tutup
Keluar
Gambar 3.21 : Sequence Diagram Cetak Daftar Pelunasan Pinjaman
Aktor
:
Skenarion :
Ketua Koperasi, bendahara Jika ingin mengelola data pelunasan pinjaman maka pilih menu strip Transaksi, lalu pilih Entry pelunasan pinjaman. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N dan Masukkan nrk karyawan dan jumlah pelunasannya kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan. Setelah berhasil disimpan pilih menu print atau Ctrl – P untuk mencetak daftar pelunasan pinjaman.
75
Entry Penerimaan Kas
Form Menu Utama
Menu Transaksi
Form Entry Penerimaan Saldo
Data Transaksi
data Saldo
Database
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Tampilkan
Tampilkan Tambah Data Simpan
Tutup
Keluar
Gambar 3.22 : Sequence Diagram Entry Penerimaan Kas
Aktor
:
Skenarion :
Bendahara Jika ingin mengelola data Penerimaan Kas Koperasi maka pilih menu strip Transaksi, lalu pilih Entry Penerimaan koperasi. Untuk menginput data baru klik tombol new atau Ctrl-N dan Masukkan jenis traksaksi penerimaan dan jumlahnya kemudian tekan tombol save atau Ctrl-S untuk menyimpan. Setelah berhasil disimpan pilih menu print atau Ctrl – P untuk mencetak daftar pelunasan pinjaman.
76
Cetak Rekap Potongan Gaji
Form Menu Utama
Menu Laporan
Form laporan
Proses
Rekap Potongan Gaji
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Pilih Periode
Cetak
Tutup
Keluar
Gambar 3.23 : Sequence Diagram Entry Penerimaan Kas
Aktor
:
Skenarion :
Ketua Koperasi, Manager Keuangan Jika ingin mencetak Rekap Potongan Gaji maka pilih menu strip Report, lalu pilih Rekap Potongan Gaji kemudian masukkan periode yang diinginkan lalu tekan tombol OK.
77
Cetak Laporan
Form Menu Utama
Menu Laporan
Form laporan
Proses
Laporan
Ketua Koperasi
Login berhasil Pilih Buka Pilih Periode
Cetak
Tutup
Keluar
Gambar 3.24 : Sequence Diagram Entry Penerimaan Kas
Aktor
:
Skenarion :
Ketua Koperasi, Manager Keuangan Jika ingin mencetak Laporan maka pilih menu strip laporan lalu pilih laporan yang diinginkan, kemudian masukkan periode yang diinginkan lalu tekan tombol OK.
78
3.6 Perancangan Database 3.6.1
Entity Relationship Diagram (ERD) Simpanan
Potongan
M
*no_potongan tgl_potongan simp_wajib Simp_sukarela Tot_pinjaman
M
Transaksi
berisi *no_simpanan Tgl_trans Jml_simpan jml_ambil
*no_simpanan *kdtrans
*kd_trans Nm_transaksi
1
atas *no_trans *kdtrans *no_potongan *nrk
dapat
punya M *no_simpanan *nrk Saldo
1
1 *kd_jab nm_jabatan Iuran_pokok Iuran_wajib
1 Anggota
punya
Jabatan
M *nrk *kd_jab
*no_saldo Tgl_saldo Jml_masuk Jml_keluar
M
1 *nrk no_anggota Nama Alamat Sex status Tgl_lahir tgl_masuk Tgl_keluar set_sukarela Status_potong
M
ambil *nrk *nopinjam
Pinjaman 1
angsur jabat1
*no_pinjam tgl_pinjam Jml_pinjam Jml_angsur bunga tot_angsuran besar_angsur
*No_pinjam *no_angsur
*nrk *kd_pengurus
Pengurus *kd_pengurus Nm_pengurus
M Pembayaran
Gambar 3.25 : Entity Relationship Diagram
*no_bayar tgl_bayar jml_bayar bunga_bln angsuke Keterangan
79
3.6.2
Transformasi ERD
Simpanan
Potongan
M
*no_potongan tgl_potongan simp_wajib Simp_sukarela Tot_pinjaman
M
Transaksi
berisi *no_simpanan Tgl_trans Jml_simpan jml_ambil
*no_simpanan *kdtrans
*kd_trans Nm_transaksi
1
atas *no_trans *kdtrans dapat
*no_potongan *nrk
punya
*no_simpanan *nrk M
Saldo
1
1 *kd_jab nm_jabat Iuran_pokok Iuran_wajib
1 Anggota
punya
Jabatan
1
M *nrk *kd_jab
*no_trans Tgl_saldo Jml_masuk Jml_keluar
M
*nrk no_anggota Nama Alamat Sex status Tgl_lahir tgl_masuk Tgl_keluar set_sukarela Status_potong
M
ambil *nrk *nopinjam
Pinjaman 1
angsur
jabat1
*no_pinjam tgl_pinjam Jml_pinjam Jml_angsur bunga tot_angsuran besar_angsur
*No_pinjam *no_angsur
*nrk *kd_pengurus
Pengurus *kd_pengurus Nm_pengurus
Gambar 3.26 Transformasi ERD
M Pembayaran *no_bayar tgl_bayar jml_bayar bunga_bln angsuranke Keterangan
80
3.6.3
Logical Record Structure (LRS) Saldo
Simpanan *no_simpanan *nrk kd_trans tgl_trans jml_simpan jml_ambil
Transaksi Kd_trans
*kd_trans nm_trans
*no_trans *kd_trans tgl_saldo jml_masuk jml_keluar
Kd_trans
nrk Anggota
Jabatan *kd_jabatan nm_jabatan iuran_pokok iuran_wajib
nrk
Kd_jabatan
*nrk *kd_jabatan *kd_pengurus Nama Alamat sex no_anggota tgl_masuk tgl_keluar set_sukarela no_rek status status_potong
Pinjaman
nrk
*no_pinjam *nrk tgl_pinjam jml_pinjam bunga jml_angsur angsur_perbulan
No_pinjam
Kd_pengurus Potongan *no_potongan *nrk tgl_potong simp_wajib simp_sukarela tot_pinjaman
Pembayaran
Pengurus *kd_pengurus nm_pengurus
*no_bayar *no_pinjam tgl_bayar jml_bayar bunga_bln angsurke Keterangan
Gambar 3.27 Logical Record Structure
81
3.6.4
Struktur Tabel Perancangan struktur data pada aplikasi yang menggunakan database
sangat penting karena struktur data merupakan tahap perancangan dari tabel – tabel yang ada pada database. Tabel – tabel yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : Tabel 3.27 No
Tabel Jabatan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
*kd_jabatan
Varchar
1
Kode Jabatan
2
Nm_jabatan
Varchar
25
Nama Jabatan
3
iuran_pokok
Integer
4
Iuran Pokok
4
Iuran_wajib
Integer
4
Iuran
Tipe Data
Panjang
Tabel 3.28 No
Tabel Pengurus Nama Field
Keterangan
1
*kd_pengurus
Varchar
1
Kode Pengurus
2
nm_pengurus
Varchar
35
Nama Pengurus
Tabel 3.29 No 1
Tabel Anggota
Nama Field *nrk
Tipe Data Varchar
Panjang 4
Keterangan Nomor Reg Karyawan
2
kd_jabatan
Varchar
1
Nama Jabatan
3
kd_pengurus
Varchar
1
Iuran Pokok
4
Noanggota
Varchar
4
No Anggota
5
Nama
Varchar
35
Nama Anggota
6
Alamat
Varchar
200
Alamat
7
Sex
Varchar
1
Jenis kelamin
8
tgl_masuk
Smalldatetime 4
Tanggal masuk
82
9
Tgl_keluar
Smalldatetime 4
Tanggal keluar
10
Status
Varchar
1
Status aktif
11
Norek
Varchar
20
No rekening
12
status_potong
Varchar
1
Status terpotong simpanan sukarela
Tabel 3.30 No
Tabel Transaksi Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
*kd_trans
Varchar
1
Kode transaksi
2
nm_transaksi
Varchar
35
Nama transaksi
Tabel 3.31 No
Tabel Pinjam Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
* no_pinjam
Numeric
9
Nomor Pinjaman
2
Nrk
Varchar
4
No Reg Karyawan
3
tgl_pinjam
Smalldatetime 4
Tanggal pinjaman
4
jml_pinjam
Numeric
9
Jumlah Pinjaman
5
jml_angsur
Smallint
2
Jumlah kali Angsur
6
Bunga
Numeric
9
Bunga Pinjaman
7
tot_angsur
Numeric
9
Total angsuran
Tipe Data
Panjang
Tabel 3.32 Tabel Pembayaran No
Nama Field
Keterangan
1
* no_bayar
Numeric
9
Nomor Pembayaran
2
no_pinjam
numeric
9
Nomor Pinjaman
3
tgl_bayar
Smalldatetime 4
Tanggal Pembayaran
4
jml_bayar
Numeric
9
Jumlah Pembayaran
5
bunga_bln
Numeric
9
Bunga perbulan
6
Angsurke
varchar
2
Jumlah Angsuran
83
7
Keterangan
Tabel 3.33 No
Varchar
50
Keterangan
Tabel Potongan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
* no_potongan
Numeric
9
Nomor potongan
2
Nrk
Varchar
4
No Reg Karyawan
3
tgl_potongan
Smalldatetime 4
Tanggal Potongan
4
Simp_wajib
Numeric
9
Jumlah Simp wajib
5
Simp_sukarela
Numeric
9
Jumlah Simp Sukarela
6
Tot_pinjaman
Numeric
9
Jumlah Potongan pinjaman
Tabel 3.34 No
Tabel Saldo Nama Field
Tipe Data
Panjang
1
* no_trans
Numeric
2
tgl_saldo
Smalldatetime 4
Tanggal Saldo
3
jml_masuk
Numeric
9
Jumlah Masuk
4
Jml_keluar
Numeric
9
Jumlah Keluar
5
kd_trans
Varchar
1
Kode Transaksi
Tabel 3.35 No
9
Keterangan Nomor Transaksi
Tabel Simpanan Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
* no_simpanan
Numeric
9
Nomor Simpanan
2
kd_trans
Varchar
4
Kode Transaksi
3
Nrk
Varchar
4
No reg Karyawan
4
tgl_trans
Smalldatetime 9
Tanggal transaksi
5
jml_simpan
Numeric
9
Jumlah Simpanan
6
jml_ambil
Numeric
9
Jumlah Ambil
84
3.7
Rancangan Layar
3.7.1
Struktur Rancangan layar Menu Utama
Master Data
Transaksi
Transaksi
Pengurus
Peminjaman
Anggota Baru
Jabatan
Pengambilan Simpanan
Simpanan
Anggota
Pelunasan
Penerimaan
Jenis Transaksi
Potong Gaji
Pengeluaran
Simpanan Kas
Angsuran
Gambar : 3.28 Struktur Tampilan Layar
85
3.7.2
Rancangan layar Login System Koperasi Simpan Pinjam
User Name Gambar Password
OK
CANCEL
Gambar : 3.29 Tampilan Login
3.7.3
Rancangan layar Menu Utama
Master data - Entry Data Pengurus - Entry Data Jabatan - Entry Data Anggota - Entry Jenis Transaksi
Transaksi - Entry Data Pinjaman - Entry Pengambilan Simpanan - Entry Pelunasan Pinjaman - Proses Potongan Gaji - Entry Penerimaan Kas
Laporan - Laporan Anggota Baru - Laporan Simpanan Anggota - Laporan Penerimaan Saldo - Rekap Potongan gaji Karyawan - Laporan Angsuran Pinjaman
Gambar : 3.30 Tampilan Menu Utama
86
3.7.4 File
Rancangan layar Entry Data Pengurus Edit data
Gambar : 3.31 Tampilan Entry Data Pengurus
87
3.7.5 File
Rancangan layar Entry Data Jabatan Edit data
Gambar : 3.32 Tampilan Entry Data Jabatan 3.7.6 File
Rancangan layar Entry Jenis Transaksi Edit data
Gambar : 3.33 Tampilan Entry Jenis Transaksi
88
3.7.7 File
Rancangan layar Entry Data Anggota Edit data
Gambar : 3.34 Tampilan Entry Data Anggota
89
3.7.8 File
Rancangan layar Entry Data Pinjaman Edit data
Gambar : 3.35 Tampilan Entry Data Pinjaman
90
3.7.9 File
Rancangan layar Entry Pengambilan Simpanan Edit data
Gambar : 3.36 Tampilan Entry Pengambilan Simpanan
91
3.7.10 Rancangan layar Entry Pelunasan Pinjaman File
Edit data
Gambar : 3.37 Tampilan Entry pelunasan Pinjaman
3.7.11 Rancangan layar Proses Potongan Gaji
Gambar : 3.38 Tampilan Proses Potongan Gaji
92
3.7.12 Rancangan layar Entry Penerimaan Kas File
Edit data
Gambar : 3.39 Tampilan Penerimaan Kas
93
3.7.12 Rancangan layar Cetak Laporan
Gambar : 3.40 Tampilan Cetak Laporan
