BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang perancangan yang meliputi pendefinisian skenario aplikasi penilaian kinerja karyawan, penyederhanaan skenario menjadi bentuk diagram alur, perancangan fitur-fitur yang akan diterapkan pada aplikasi penilaian kinerja karyawan.
3.1 Analisa Untuk mendapatkan gambaran detil tentang kebutuhan aplikasi yang dibangun, maka analisa sistem akan dibagi menjadi: 1. Deskripsi Umum Sistem. 2. Perumusan Masalah. 3. Spesifikasi Kebutuhan. 4. Parameter Keberhasilan.
3.1.1 Deskripsi Umum Sistem Sistem penilaian kinerja yang berlaku di tempat dimana penulis melakukan penelitian, masih terasa tidak memiliki pola penilaian yang jelas dan tersusun secara matang. Sehingga banyak hal yang tidak tercakup, yang dapat menimbulkan suatu masalah di kemudian hari. Aplikasi penilaian kinerja karyawan mencatatat seluruh kegiatan, yang dimulai dari persiapan Work Order yang dilakukan oleh general manager untuk diberikan kepada manager yang kemudian akan memilah Work Order tersebut
21
22
untuk di lakukan proses pelaksanaan yang akan dilakukan oleh staff. Selesai dilakukan pengerjaan maka hasilnya akan dilaporkan kembali ke manager untuk diperiksa dan kemudian dinilai oleh general manager. Penjelasan alur digambarkan dengan diagram sistem dan prosedur aplikasi penilaian kinerja karyawan dibawah ini:
Gambar 3.1 Diagram sistem dan prosedur aplikasi penilaian kinerja karyawan. 3.1.2 Perumusan Masalah Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan adalah sebuah sistem yang dapat mendukung peningkatan pola penilaian kinerja karyawan yang tersusun dan terdokumentasi dengan baik, sehingga komponen-komponen yang diperlukan
23
untuk penilaian kinerja karyawan dapat terdefinisi secara jelas. Hasil akhir yang diharapkan dari aplikasi penilaian kinerja karyawan ini adalah peningkatan kinerja karyawan dimana setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dapat dimonitor setiap saat, dan dokumentasi yang baik dari seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan itu sendiri dengan cara melakukan pencatatan kegiatan yang dilakukan keryawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
3.1.3 Spesifikasi Kebutuhan Dari deskripsi dan perumusan masalah sistem yang telah diberikan, dapat didefinisikan sistem sebagai berikut: 1. Sistem akan menerima masukan berupa Input Work Order. 2. Keluaran dari sistem berupa Laporan Kinerja Karyawan. 3. Proses yang terlibat menggunakan parameter-parameter yang telah ditentukan. Dengan ketentuan nilai sebagai berikut: a. Jumlah Pekerjaan
= Jumlah pekerjaan dalam 1 bulan kerja
b. Bobot Pekerjaan
= Nilai bobot setiap pekerjaan
c.
= Nilai yang diberikan dalam parameter
Nilai Koefisien
Jumlah Pekerjaan d. Nilai Akhir
= Jumlah Nilai Bobot / Jumlah Pekerjaan
e. Nilai Prestasi
= (Nilai Akhir + Nilai Koefisien) / 2
3.1.4 Parameter Keberhasilan Poin yang harus dicapai agar pengembangan sistem dapat dinyatakan berhasil adalah:
24
1. Proses pencatatan pekerjaan dilakukan secara realtime. 2. Sistem dapat menghitung poin kinerja karyawan yang terdaftar. 3. Sistem dapat mudah digunakan oleh pengguna.
3.2 Perancangan Perancangan di dalam pembuatan aplikasi penilaian kinerja karyawan dibagi ke dalam 3 tahap perancangan, yaitu: 1. Perancangan umum aplikasi penilaian kinerja karyawan menggunakan UML khususnya diagram use case. 2. Perancangan tabel database. 3. Perancangan Sistem. 4. Perancangan antarmuka.
3.2.1 Perancangan Umum Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Untuk mengimplementasikan algoritma aplikasi aplikasi penilaian kinerja karyawan, maka terlebih dahulu harus dilakukan perancangan program. Tujuannya adalah untuk penyederhanaan masalah sehingga memudahkan dalam implementasinya. Pada tugas akhir ini dipilih nama aplikasi penilaian kinerja karyawan. Perancangan dilakukan dengan pendekatan procedural programming. Hasil dari perancangan ini adalah fungsi-fungsi yang digunakan pada aplikasi penilaian kinerja karyawan. Aplikasi penilaian kinerja karyawan nantinya akan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MSSQL Server 2000. Adapun fungsi-fungsi yang akan dimasukkan kedalam aplikasi penilaian kinerja karyawan antara lain :
25
1. Pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan a.
Jenis tugas
b. Prioritas tugas c.
Deskripsi tugas
d. Pemberi tugas e.
Penerima tugas
f.
Tanggal penugasan
2. Pencatatan proses pekerjaan karyawan a.
Status pengerjaan tugas
b. Deskripsi pengerjaan tugas c.
Tanggal pengerjaan tugas
3. Pencatatan penyelesaian pekerjaan karyawan a.
Status penyelesaian tugas
b. Deskripsi penyelesaian tugas c.
Tanggal penyelesaian tugas
d. Pemberian bobot penilaian tugas 4. Penilaian pekerjaan karyawan a.
Pemberian penilaian pekerjaan karyawan
Berdasarkan beberapa fungsi diatas maka dapat disederhanakan menjadi 3 bagian utama program (modul) 1. Modul staff Modul yang dikhususkan untuk staff melakukan melihat daftar pekerjan yang diberikan kepadanya dan melakukan pelaporan atas pengerjaan pekerjaannya.
26
2. Modul manager Modul yang dikhususkan untuk manajer memberikan daftar pekerjaan untuk staff, mencatat laporan hasil pengerjaan pekerjaan staff 3. Modul general manager Modul yang dikhususkan untuk general manager yang akan memberikan penilaian atas hasil pengerjaan pekerjaan oleh staff yang dilaporkan oleh manajer, sehingga dihasilkan laporan kinerja karyawan. Setiap proses yang telah disebutkan diatas akan dimodelkan melalui UML diagram Use Case.
3.2.1.1 Pemodelan Diagram Use Case Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
Pencatatan kegiatan General Manager Pencatatan proses
Manager
Pencatatan penyelesaian
Pemberian nilai
Staff
Gambar 3.2 Diagram Use Case aplikasi penilaian kinerja karyawan.
27
Berdasarkan Gambar 3.2 Diagram Use Case aplikasi penilaian kinerja karyawan, maka akan dihasilkan 4 buah skenario yang akan dijabarkan sebagai berikut: 1. Skenario Use Case Pencatatan kegiatan Use Case Name
: Pencatatan kegiatan
Summary
: Menampilkan form Pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan
Actors
: General manager, Manager dan Staff
Description
: General manager, Manager dan Staff memasukkan jenis tugas, prioritas tugas, deskripsi tugas, pemberi tugas, penerima tugas dan tanggal penugasan.
2. Skenario Use Case Pencatatan proses Use Case Name
: Pencatatan proses
Summary
: Menampilkan form Pencatatan proses pekerjaan karyawan
Actors
: Manager dan Staff
Description
: Manager dan Staff memasukkan status pengerjaan tugas, deskripsi pengerjaan tugas dan tanggal pengerjaan tugas.
28
3. Skenario Use Case Pencatatan penyelesaian Use Case Name
: Pencatatan penyelesaian
Summary
: Menampilkan form Pencatatan penyelesaian pekerjaan karyawan
Actors
: Manager
Description
: Manager memasukkan status penyelesaian tugas, deskripsi penyelesaian tugas, tanggal penyelesaian tugas dan pemberian bobot penilaian tugas.
4. Skenario Use Case Pencatatan penyelesaian Use Case Name
: Penilaian pekerjaan
Summary
: Menampilkan form Penilaian pekerjaan karyawan
Actors
: General manager
Description
: General manager memasukkan pemberian penilaian pekerjaan karyawan
3.2.2 Perancangan Tabel Database Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan ini menggunakan 4 tabel utama yang digunakan untuk menyimpan daftar karyawan, work order, hasil penilaian dan hasil penilaian bulanan. Keempat
tabel
tersebut
adalah
gamt_data_pegawai_v, helptc_wo,
helptc_penilaian dan helptc_nilai_bulanan yang memiliki struktur data sebagai berikut:
29
Tabel 3.1 Struktur tabel gamt_data_pegawai_v Type Null Key Default npp char No Pri npp_tampil char Yes id_dc_struktur_organisasi int Yes ko_wil int Yes nama_pegawai varchar Yes nama_singkat char Yes pangkat varchar Yes nama_struktur varchar Yes kelompok varchar Yes id_helpdd_jabatan varchar Yes Field
Tabel 3.2 Struktur helptc_wo Field Type Null Key Default id_helptc_wo int(4) No Pri nomor_wo varchar(50) Yes nomor_wo_rujukan varchar(50) Yes tgl_wo datetime(8) Yes npp_pemberi_tugas char(6) Yes topik_tugas varchar(100) Yes deskripsi_tugas varchar(1000) Yes kode_worklevel int(4) Yes kode_prioritas int(4) Yes kode_worktype int(4) Yes npp_penerima_tugas char(6) Yes tgl_jatuhtempo datetime(8) Yes tgl_mulai_kerja datetime(8) Yes tgl_status_terakhir datetime(8) Yes status_terakhir varchar(50) Yes alasan_status varchar(1000) Yes tgl_acc datetime(8) Yes npp_pemberi_acc char(6) Yes status_acc int(4) Yes alasan_acc varchar(50) Yes kode_bobot int(4) Yes kode_nilai int(4) Yes input_id int(4) Yes input_tgl datetime(8) Yes status int(4) Yes status_tgl datetime(8) Yes status_penilaian int(4) Yes
Extra
Extra auto_increment
30
Tabel 3.3 Struktur tabel helptc_penilaian Field Type Null Key Default id_helptc_penilaian int(4) No Pri npp_pegawai char(6) Yes tanggal_penilaian datetime(8) Yes bulan_penilaian int(4) Yes tahun_penilaian int(4) Yes jum_pekerjaan int(4) Yes jum_nilaibobot int(4) Yes nilai_koefisien int(4) Yes nilai_akhir decimal(9) Yes nilai_prestasi decimal(9) Yes id_helpdd_prestasi int(4) Yes jum_pekerjaan_berbobot int(4) Yes
Tabel 3.4 Struktur tabel helptc_nilai_bulanan Field Type Null Key Default id_helptc_nilai_bulanan int(4) No Pri id_helptc_wo int(4) Yes npp_pegawai char(6) Yes bobot int(4) Yes nilai int(4) Yes nilai_rata decimal(9) Yes bulan_nilai int(4) Yes tahun_nilai int(4) Yes input_id int(4) Yes input_tgl datetime(8) Yes
Extra auto_increment
Extra auto_increment
3.2.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem aplikasi penilaian kinerja karyawan menggunakan diagram Aktivitas
3.2.3.1 Pemodelan Diagram Aktivitas Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Awal kegiatan dimulai dengan melakukan persiapan work order yang diberikan oleh general manager kepada manager untuk kemudian dipilih sebagai tugas rutin yang kemudian diberikan kepada staff untuk dilaksanakan. Manager
31
juga dapat membuat work order sebagai tugas tambahan rutin, yang kemudian diberikan kepada staff untuk dilaksanakan. Proses pengerjaan dilaksanakan oleh staff yang kedian hasilnya dilaporkan kepada manager untuk diperiksa, setelah selesai diperiksa manager melaporkan hasil pekerjaan kepada general manager untuk dilakukan penilaian.
Persiapan Work Order
Tugas rutin
Tugas tambahan rutin
Prosespengerjaan
Acc pekerjaan
Batal pekerjaan
Update pekerjaan
Gambar 3.3 Diagram aktivitas aplikasi penilaian kinerja karyawan.
3.2.4 Perancangan Antarmuka Aplikasi penilaian kinerja karyawan terdiri dari 4 buah proses yaitu proses pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan, pencatatan proses pekerjaan karyawan, pencatatan penyelesaian pekerjaan karyawan dan penilaian pekerjaan karyawan. Berdasarkan hal tersebut, maka diperlukan sebuah antar muka yang memudahkan pengguna untuk menjalankan proses-proses tersebut, Rancangan antarmuka dapat dilihat pada:
32
3.2.4.1 Rancangan Antarmuka Pencatatan Kegiatan Pekerjaan Karyawan Pada rancangan antarmuka pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan dimasukkan data-data persiapan work order. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan No Work Order Topik Deskripsi Tugas Tanggal Prioritas Worktype Penerima Tugas Bobot
SUBMIT
BATAL
Gambar 3.4 Rancangan antarmuka pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan.
3.2.4.2 Rancangan Antarmuka Pencatatan Proses Pekerjaan Karyawan Pada rancangan antarmuka pencatatan proses pekerjaan karyawan dimasukkan data-data proses pengerjaan. Pada proses ini pengguna meng-update data-data pada proses persiapan work order yang dimasukkan pada proses sebelumnya. Data-data yang akan terupdate adalah status dan rincian kegiatan, sementara data-data yang tampil merupakan data-data yang dimasukkan pada rancangan antarmuka pencatatan kegiatan pekerjaan karyawan.
33
Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan No Work Order Topik Deskripsi Tugas Tanggal Penerima Tugas Bobot Status Rincian Kegiatan
SUBMIT
BATAL
Gambar 3.5 Rancangan antarmuka pencatatan proses pekerjaan karyawan.
3.2.4.3 Rancangan Antarmuka Pencatatan Penyelesaian Pekerjaan Karyawan Pada rancangan antarmuka pencatatan penyelesaian pekerjaan karyawan dimasukkan data-data update pekerjaan. Pada proses ini pengguna meng-update data-data pada pencatatan proses pekerjaan yang dimasukkan pada proses sebelumnya. Data-data yang akan terupdate adalah status dan rincian kegiatan, sementara data-data yang tampil merupakan data-data yang dimasukkan pada rancangan antarmuka pencatatan proses pekerjaan karyawan.
34
Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan No Work Order Topik Deskripsi Tugas Tanggal Penerima Tugas Bobot Status Rincian Kegiatan
SUBMIT
BATAL
Gambar 3.6 Rancangan antarmuka pencatatan penyelesaian pekerjaan karyawan.
3.2.4.4 Rancangan Antarmuka Penilaian Pekerjaan Karyawan Pada rancangan antarmuka penilaian pekerjaan karyawan dimasukkan data-data acc pekerjaan. Pada proses ini pengguna meng-update data-data pada penyelesaian pekerjaan yang dimasukkan pada proses sebelumnya. Data-data yang akan terupdate adalah bobot, statu, keterangan dan nilai, sementara data-data yang tampil merupakan data-data yang dimasukkan pada rancangan antarmuka penyelesaian pekerjaan karyawan.
35
Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan No Work Order Topik Deskripsi Tugas Tanggal Penerima Tugas Bobot Status Keterangan Nilai SUBMIT
BATAL
Gambar 3.7 Rancangan antarmuka penilaian pekerjaan karyawan.
