38
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini diuraikan tentang metode penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi, berikut uraiannya :
3.1 Metode pengumpulan Data Terdapat 3 metode dalam pencarian data, interview, observasi dan kuisioner. Namun penulisan dalam hal ini akan menggunakan metode interview, karena beberap kelebihan, seperti : Mendapatkan informasi dari nara sumber secara langsung Menimimalisir biaya dalam pengumpulan data dibanding dengan metode observasi dan kuisioner
3.1.1
Metode Interview
Pada metode ini, Penulis melakukan wawancara kepada Ibu Dian selaku koordinator lapangan dan kepada beberapa karyawan yang berada di PT. Amanah Setia Bersama untuk memperoleh data data yang diperlukan dalam perancangan dan pembuatan sistem. Selain itu Penulis juga melakukan peninjauan, pengamatan dan penelitian langsung dilapangan untuk memperoleh dan mengumpulkan data yang dibutuhkan.
39
Pengamatan dilakukan pada : Tempat
: PT. Amanah Setia Bersama Jl. Raya Sawangan no.23, Depok
Waktu
: 05 April – 18 Juli 2011
Hasil interview selengkapnya ada pada lampiran 1.
3.1.1.1 Sejarah Singkat PT. Amanah Setia Bersama PT. Amanah Setia Bersama yang sebelumnya bernama KPM (Karya Profesional Mandiri) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pendidikan, terbentuk pada tahun 2001. PT. Amanah Setia Bersama menjadi mitra Yayasan Setia Negara setelah 4 tahun berjalan. Pada awal keberadaannya, perusahaan ini hanyalah sebegai pelengkap kurikulum yang berjalan pada SMP dan SMK Yayasan Setia Negara. Namun, sejalan dengan perkembangan kurikulum, terutama bahasa inggris dan komputer serta tuntutan kopetensi yang dibutuhkan di dunia kerja, maka perusahaan ini berubah wujud menjadi ekstrakurikuler bagi para siswa-siswi SMK.
3.1.1.2 Sistem yang berjalan di PT. Amanah Setia Bersama Proses pengabsensian yang telah ada di PT. Amanah Setia Bersama dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif karena semua masih dilakukan secara manual, mulai dari pendataan dan penghitungan jam hadir, jam keluar, lama
40
waktu kerja, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan. Sedangkan di departemen personalia, pengaksesan ini belum memiliki sesuatu sistem informasi pegawai yang baik. Semua hal tersebut sering mengakibatkan hasil yang kurang teliti dan memakan waktu yang lama. Masalah yang utama yang timbul dikarenakan adanya faktor kelelahan mental akibat hanya ada seorang staff yang bertanggung jawab dalam perhitungan jam kerja.
3.2 Metode Pengembangan Sistem Metode penggunaan sistem yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini adalah dengan menggunakan model Spiral.
3.2.1
Metode Spiral
Model Spiral yang pada awalnya diusulkan oleh Boehm (1988), merupakan suatu model proses perangkat lunak yang evolusioner yang merangkai sifat iterative dari prototype dengan cara control dan aspek sistematis dari model sekuensial linear. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan perangkat lunak secara cepat. Setiap untaian pada Spiral merepresentasikan proses perangkat lunak, dengan demikian untai yang paling dalam mungkin berkenaan dengan kelayakan sistem, untai berikutnya berkenaan dengan definisi persyaratan sistem dan untai berikutnya lagi berkenaan dengan Berikut gambar permodelan Spiral :
perancangan sistem, demikian seterusnya.
41
Gambar 3.1 Permodelan Spiral
3.2.1.1 Komunikasi Pelanggan Komunikasi pelanggan ini dilakukan dengan cara mewawancarai pihak yang terkait mengenai sistem yang akan dijalankan nantinya, sehingga didapatkan gambaran awal sistem yang akan dikerjakan.
3.2.1.2 Perencanaan Pada tahap ini dilakukan suatu pendefinisian tentang sumber daya yang akan menunjang dan mendukung pengelolaan dan pemeliharaan aplikasi absensi ini
dan
informasi
lain
yang
berhubungan
dengan
pembaharuan
atau
42
pengembangan sistem secara menyeluruh yang akan berjalan ada PT. Amanah Setia Bersama.
3.2.1.3 Analisa Resiko Tahap ini merupakan tahap penelitian untuk merancang atau memperbaiki suatu sistem dan akan diimplementasikan kepada PT. Amanah Setia Bersama, dengan cara penguraian masalah dari suatu sistem informasi secara utuh kedalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang ada, kesempatan, peluang, keuntungan, hambatan dan identifikasi segala kebutuhan untuk sistem yang sedang dianalisa. Selama proses analisa resiko, setiap resiko yang teridentifikasi diperhitungkan secara bergantian dan penilaian mengenai besarnya probabilitas tersebut pun dibuat.
3.2.1.3.1
Analisa dan Deskripsi Sistem Lama
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menganalisa dan mengetahui sistem lama yang telah berjalan pada PT. Amanah Setia Bersama dan mendeskripsikan sistem lama tersebut sehingga dapat diketahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Sistem lama yang berjalan pada PT. Amanah Setia Bersama merupakan sistem manual yang kerap kali mengalami kendala :
43
1. Kurang teliti dalam mengolah data 2. Memakan waktu dalam pengolahan data 3. Kelelahan dalam mengolah data Karena alasan tersebutlah, maka penulis berusaha membuat sebuah sistem yang memudahkan dalam pengolahan data di dalam PT. Amanah Setia Bersama. Sistem ini akan membantu dalam : 1. Proses pencatatan data dan daftar hadir karyawan. 2. Memberikan laporan / laporan harian, bulanan, dan tahunan data dan daftar hadir karyawan. 3. Memberikan laporan absensi menghitung total pendapatan karyawan perbulan
3.2.1.3.2
Identifikasi Permasalahan yang Dihadapi
Tujuannya yaitu untuk mengidentifikasi jenis permasalahan yang dihadapi, mengetahui penyebab timbulnya masalah dalam sistem yang sedang berjalan, dan menciptakan suatu solusi untuk memperbaiki sistem yang ada. Masalah utama yang paling sering dihadapi adalah waktu yang terlalu lama dalam pengolahan data, jika bagian personalia memerlukan data 1 tahun mundur. Terlalu banyak hardcopy dan sedikitnya pegawai dalam melakukan pencarian data yang diinginkan. Masalah berikutnya adalah jika terjadi pembaharuan data satu atau lebih pegawai, terlalu seringnya human error yang dapat dihindari.
44
3.2.1.3.3
Alternatif Pemecahan Masalah
Tujuannya yaitu untuk memberikan usulan penyelesaian masalah yang ada pada PT. Amanah Setia Bersama dengan membuat usulan sistem yang baru dengan metode pendekatan system berorientasi objek, yakni dengan membuat : Use Case Diagram Sequence Diagram Class Diagram Flow Map Analisa masukan dan analisa keluaran
3.2.1.4 Perekayasaan Dalam tahap ini Penulis menggunakan beberapa tools dalam membuat rancangan sistem, antara lain :
3.2.1.4.1
Kebutuhan Umum Sistem
Tahapan ini bertujuan untuk merancang suatu kebutuhan/requirement dari sistem yang diharapkan mampu untuk menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan pelanggan, dalam hal ini PT. Amanah Setia Bersama. Berikut kebutuhan umum yang dibutuhkan : 1. 2 buah PC, 1 pc digunakan untuk master, 1 pc lainnya untuk pengetesan aplikasi dalam jaringan 2. 1 buah printer
45
3. 1 buah barcode scanner
3.2.1.4.2
Pengembangan Sistem
Tahap ini bertujuan untuk merancang lingkungan yang akan digunakan dalam pengembangan program, yang meliputi jenis perangkat lunak yang digunakan, sistem operasi yang digunakan dan spesifikasi perangkat keras yang digunakan.
3.2.1.4.2.1 Perangkat lunak yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan, antara lain : 1. Visual Basic 6.0 2. Microsoft Office : Access 2007 3. Crystal Report 7.01
3.2.1.4.2.2 Perangkat keras yang Digunakan Perangkat keras yang digunakan, antara lain : 1. 2 buah pc, dengan memory minimal 1,5GB 2. 1 buah printer 3. 1 buah barcode scanner
46
3.2.1.4.2.3 Sistem Operasi yang Digunakan Sistem operasi yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah SO Windows dan tidaklah harus tinggi spesifikasi perangkat keras nya. Aplikasi ini dapat berjalan dengan baik dengan SO xp 1.
3.2.1.4.3
Perancangan Sistem Baru
Dalam melakukan perancangan sistem, penulis menggunakan notasi UML dengan case tool dalam perekayasaan
sistem yang didalamnya terdapat
identifikasi objek yang terkait dalam perancangan aplikasi absensi ini.
3.2.1.4.3.1 Bagan / Diagram UML sendiri terdiri atas pengelompokkan diagram-diagram sistem menurut aspek atau sudut pandang tertentu. Diagram adalah yang menggambarkan permasalahan maupun solusi dari permasalahan suatu model. UML mempunyai 9 diagram, yaitu; Diagram Use case Diagram Use case menggambarkan apa saja aktifitas yang dilakukan oleh suatu sistem dari sudut pandang pengamatan luar. yang menjadi persoalan itu apa yang dilakukan bukan bagaimana melakukannya. Diagram Use case dekat kaitannya dengan kejadian-kejadian. Kejadian (scenario) merupakan contoh apa yang terjadi ketika seseorang berinteraksi dengan sistem. untuk lebih memperjelas lihat gambaran suatu peristiwa untuk sebuah klinik kesehatan di bawah ini :
47
Pegawai menggunakan aplikasi absensi, lalu memasukan ID Pegawai dan simpan. system Scan Barcode Actor (User)
Insert Delete
Login
Edit Cetak Laporan pegawai Cetak Laporan rekapitulasi absensi Actor (Admin)
Gambar 3.2 Diagram Use case Aplikasi Absensi Diagram Class Diagram Class memberikan pandangan secara luas dari suatu class dengan menunjukan kelas-kelasnya dan hubungan mereka. Diagram Class bersifat statis; menggambarkan hubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjadi jika mereka berhubungan. Diagram Class mempunyai 3 macam relationalships (hubungan), sebagai berikut : Association Suatu hubungan antara bagian dari dua kelas. Terjadi association antara dua kelas jika salah satu bagian dari kelas mengetahui yang lainnya dalam melakukan suatu kegiatan. Di dalam diagram, sebuah association adalah penghubung yang menghubungkan dua kelas.
48
Aggregation Suatu association dimana salah satu kelasnya merupakan bagian dari suatu kumpulan. Aggregation memiliki titik pusat yang mencakup keseluruhan bagian. Sebagai contoh : OrderDetail merupakan kumpulan dari Order. Generalization Suatu hubungan turunan dengan mengasumsikan satu kelas merupakan suatu superClass (kelas super) dari kelas yang lain. Generalization memiliki tingkatan yang berpusat pada superClass.
Pegawai
Class name
Jenis keryawan
id_pegawai
id_jen_karyawan
nama
jenis
nip alamat
Absensi Jabatan
ttl
Id_pegawai
jenis_kelamin
id_jabatan
foto
id_dept
id_jam_kerja
nama_jabatan
id_jabatan
keterangan
tgl kedatangan kepulangan getAbsenPegawai
id_jen_karyawan getInfoPegawai
generalization
attributes Jam Kerja
departemen
id_jam_kerja
id_dep*
jam_masuk
nama
operation
jam_keluar
Gambar 3.3 Diagram Class Aplikasi Absensi
49
Diagram Package adalah kumpulan elemen-elemen logika UML. Ada jenis khusus dari diagram Class yaitu diagram Object. Kegunaannya untuk penjelasan yang sedikit dengan relasi yang sulit, khususnya relasi rekursif. Diagram Sequence Diagram Class dan diagram Object merupakan suatu gambaran model statis. Namun ada juga yang bersifat dinamis, seperti Diagram Interaction. Diagram sequence merupakan salah satu diagram Interaction yang menjelaskan bagaimana suatu operasi itu dilakukan; message (pesan) apa yang dikirim dan kapan pelaksanaannya. Diagram ini diatur berdasarkan waktu. Obyek-obyek yang berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut. pegawai
HRD
aplikasi
Admin
absensi Update data Olah data
Cetak data Olah data
Cetak data
Gambar 3.4 Diagram Sequence Aplikasi Absensi
50
Diagram Collaboration Diagram Collaboration juga merupakan diagram interaction. Diagram membawa informasi yang sama dengan diagram Sequence, tetapi lebih memusatkan atau memfokuskan pada kegiatan obyek dari waktu pesan itu dikirimkan. Diagram Activity Pada dasarnya diagram Activity sering digunakan oleh flowchart. Diagram ini berhubungan dengan diagram Statechart. Diagram Statechart berfokus pada obyek yang dalam suatu proses (atau proses menjadi suatu obyek), diagram Activity berfokus pada aktifitas-aktifitas yang terjadi yang terkait dalam suatu proses tunggal. Jadi dengan kata lain, diagram ini menunjukkan bagaimana aktifitas-aktifitas tersebut bergantung satu sama lain. USER
SISTEM
Klik pada program absensi
Menampilkan program absensi
Klik pada link Absensi
Menampilkan form absensi
Lakukan scan barcode
Melakukan pengecekan data pegawai dan menampilkan
Lakukan absensi dengan klik tombol absensi Menyimpan jam kedatangan di dalam database
Gambar 3.5 Activity Diagram
51
Diagram Deployment Component adalah sebuah code module (kode-kode module). Diagram Component merupakan fisik sebenarnya dari diagram Class. Diagram Deployment menerangkan bahwa konfigurasi fisik perangkat lunak dan perangkat keras.
3.2.1.4.4
Perancangan Database
Setelah melakukan perancangan sistem, Penulis kemudian merancang database dengan menggunakan alat bantu ERD (Entity Relationship Diagram) yang menggambanrkan hubungan antar entitas yang ada. Untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan serta menghindari data yang sama, dalam basis data Penulis juga melakukan normalisasi 3.2.1.4.4.1 ERD Terdapat 8 tabel yang penulis buat untuk aplikasi ini : 1. Admin Terdiri dari : id_user, nama, password 2. Pegawai Terdiri dari : id_pegawai, nama, nip, alamat, ttl, jenis_kelamin, foto, id_jam_kerja, id_jabatan, id_jen_karyawan 3. Jam kerja Terdiri dari : id_jam_kerja, jam_masuk, jam_keluar 4. Jenis karyawan
52
Terdiri dari : id_jen_karyawan, jenis 5. Jabatan Terdiri dari : id_jabatan, nama_jabatan, keterangan 6. Fee Terdiri dari : id_fee, id_jabatan, transport, uang_makan, total_fee 7. Absensi Terdiri dari : id_pegawai, tgl, kedatangan, kepulangan
Pegawai
Jenis keryawan
id_pegawai*
id_jen_karyawan*
nama
jenis
nip alamat
Absensi Jabatan
ttl jenis_kelamin
id_jabatan*
foto
id_dep**
id_jam_kerja**
nama_jabatan
id_jabatan**
keterangan
Id_pegawai** tgl kedatangan kepulangan getAbsenPegawai
id_jen_karyawan**
Jam Kerja id_jam_kerja* jam_masuk jam_keluar
departemen id_dep* nama
Gambar 3.6 ERD aplikasi absensi karyawan
53
3.2.1.4.5
Perancangan Antarmuka
Rancangan yang penulis usulkan kepada PT. Amanah Setia Bersama, hanyalah rancangan tampilan awal sebelum login dan tampilan awal setelah login. 1. Tampilan awal sebelum login File
Master
Absen
Utility
Laporan
PT. AMANAH SETIA BERSAMA Data Pegawai
Tabel absen hari ini Nama
Data Jabatan
tgl
jam masuk
jam pulang
Data Karyawan Data Jam kerja Data Fee
Login
Gambar 3.7 Tampilan awal sebelum Login Seluruh menu akan dalam keadaan tidak aktif, kecuali menu Login. 2. Tampilan awal login Login
MASUKAN ID DAN PASSWORD ANDA ID
:
PASSWORD
:
Login Cancel
Gambar 3.8 Tampilan Login
54
3. Tampilan awal setelah berhasil login Perbedaan dengan sebelum melakukan login, adalah pada menu selain Login. Menu selain Login akan aktif semua, jika proses login telah berhasil.
File
Master
Absen
Utility
Laporan
PT. AMANAH SETIA BERSAMA Data Pegawai Data Jabatan
Tabel absen hari ini Nama
tgl
jam masuk
jam pulang
Data Karyawan Data Jam kerja Data Fee
Login
Gambar 3.9 Tampilan awal setelah Login 3.2.1.5 Konstruksi dan Peluncuran Jika objek yang dibutuhkan telah selesai didesain, maka tahap selanjutnya adalah mengkonstruksikan objek objek yang telah selesai didesain ke dalam kode bahasa pemrograman.
55
3.2.1.5.1
Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis GUI (Graphical User Interface). VB merupakan event-driven programming (program terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event/kejadian tertentu. Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event akan dijalankan.
3.2.1.5.2
Ms Access 2007
Adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer
yang
mahir
dapat
menggunakannya
untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik
56
pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
3.2.1.6 Evaluasi Pelanggan Langkah ini melakukan pengujian fungsionalitas dan efisiensi sistem pada saat sistem tersebut telah selesai dibuat dan diimplementasikan.
3.2.1.7 Menarik Kesimpulan Metode pengembangan perangkat lunak spiral ini diambil sebagai metode pengembangan sistem, karena : 1. Model ini menjadi sebuah pendekatan yang realistis bagi perkembangan sistem dan perangkat lunak berskala besar, karena perangkat lunak terus bekerja selama proses bergerak dan berkembang serta pemakai memahami dan bereaksi lebih baik terhadap resiko dari setiap tingkat evolusi. 2. Pada model spiral, didalamnya terdapat suatu fase manajemen resiko yang sangat cocok diterapkan dalam pengembangan sistem ini yang dapat mengurangi tingkat kesalahan sistem, skala dan kompleksitas dari pengerjaan sistem dapat diketahui lebih awal dan menjadi suatu acuan dalam melakukan langkah langkah pengembangan sistem selanjutnya. 3. Model spiral memungkinkan pengembang menggunakan pendekatan protipe pada setiap keadaan didalam evolusi produk, dimana model ini menjaga pendekatan langkah demi langkah secara sistematik seperti yang diusulkan
57
oleh permodelan waterfall, tetapi memasukannya ke dalam kerangka kerja iterative yang secara realistis merefleksikan dunia nyata (Pressman 1997:50)
