Bab II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Data Perusahaan 2.1.1. Identitas Perusahaan
Gambar 1. Logo PT Ekakarya Grahaflora
Nama Perusahaan
: PT Ekakarya Graha Flora
Alamat Kantor
: Jl. KH. Hasyim Ashari 125. Komplek Rukan Roxy Mas. Blok D3/8, Jakarta Pusat
2.1.2. Sejarah Singkat Perusahaan Tanah air Indonesia adalah negara yang beriklim tropis yang mempunyai lingkaran ideal yang sangat mendukung budidaya tanaman bunga.
Menyadari
hal
tersebut,
PT.
Ekakarya
Graha
Flora
mengembangkan budidaya Anggrek Phalaenopsis yang lebih dikenal dengan Anggrek bulan, juga Anggrek Dendrobium dan bunga Anthurium yang terkenal dengan keragaman warnanya. Selain itu, PT. Ekakarya Graha Flora juga membudidayakan bunga-bunga sub tropis seperti mawar, Gerbera, Lilium dengan kualitas yang baik. Sejak tahun 1996, produk PT. Ekakarya Graha Flora telah dipasarkan baik untuk pasar lokal maupun pasar internasioanal dengan menjunjung tinggi pentingnya keunggulan kompetitif dalam hal kualitas, kuantitas dan kontinuitas, maka dengan luas green house, nursery, dan labolatorium kultur jaringan yang berteknologi tinggi dan dikelola tenaga
5
ahli dari Jepang, China, Taiwan, serta staff lokal yang berpengalaman, maka Bapak Amin Supriyadi selaku pemilik perusahaan dan segenap karyawan bertekad untuk merealisasikan ambisinya untuk menjadi produsen bunga yang berkualitas tinggi. Untuk menjamin kesegaran bunga agar tetap baik hingga sampai ke tangan konsumen, PT. Ekakarya Graha Flora didukung oleh cara pengemasan dan tim yang handal, sehingga faktor jarak tidak menjadi penghalang.
2.1.3. Visi dan Misi Perusahaan Visi : Menjadi pemimpin pasar dalam industri anggrek pot tanaman di dalam negeri dan di wilayah Asia Tenggara. Misi : Menyediakan pasokan yang berkelanjutan tanaman anggrek berkualitas tinggi untuk pasar, sehingga mendorong standar anggrek di pasar atas dan mencapai kepuasan pelanggan •
Memperoleh keuntungan yang diproyeksikan untuk terus meningkatkan operasi dan R & D kami dan juga kesejahteraan stakeholder
•
Mewakili negara kita, Indonesia, dalam perannya sebagai bangsa pertanian surplus dalam arena internasional
2.2 Cakupan Bidang Usaha PT Ekakarya Perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis (Budidaya Anggrek Internasional) tanaman hias terutama tanaman Anggrek Bulan, Dendrobium dan Anthurium sebagai produsen terbesar di Asia Tenggara. 2.3. Struktur Perusahaan PT
Ekakarya
Grahaflora
adalah
sebuah
perusahaan
yang
berkomitmen dengan profesional kerja. Bentuk profesional kerja itu terbentuk dari struktur organisasi yang berjalan dengan baik. Tiap-tiap bagian menjalankan tugasnya secara optimal.
6
7
Setiap bagian / posisi di dalam suatu perusahaan memiliki tugas masing-masing dan memiliki tangggung jawab masing-masing. Pembagian tugas dan tanggung jawab ini bertujuan agar sistem di dalam perusahaan tersebut dapat berjalan secara optimal.
1. Presdir Pimpinan tertinggi ini memiliki tanggung jawab dalam memimpin dan mengarahkan perusahaan, yaitu dalam hal: •
Menyusun strategi dan visi
•
Menjalin hubungan dan kemitraan strategis
•
Mengatur investasi, alokasi dan divestasi
•
Memimpin direksi
•
Memastikan bahwa prinsip tata kelola perusahaan benar-benar diterapkan dengan baik
•
Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.
•
Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
•
Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab Presdir : •
Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan dan mengkoordinasikan selutuh kegiatan perusahaan
•
Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan
•
Melakukan hubungan dengan pihak luar baik swasta maupun pemerintah yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan.
•
Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan
8
2. Wakil Presdir Tugas: •
Mengkoordinasi Manajer-manajer bidang dalam menjalankan fungsinya.
•
Mengkoordinasi Manajer pengkaderan dalam peningkatan
kualitas dan
kuantitas anggota. •
Membantu Direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya.
•
Menjadi teladan yang baik bagi pengurus.
•
Memotivasi pengurus yang lain.
3. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur •
Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
•
Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi
(biasanya
bekerjasama dengan CEO) •
Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tatatertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
•
Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
•
Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
•
Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meetingmeeting BOD.
•
Menjalankan tanggung jawab sebagai direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.
4. General Manager Manajer umum adalah manajer yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian / fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer umum memimpin 9
beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional 5. Manager Finance dan Accounting Tugas : •
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan. Tanggung Jawab :
•
Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
•
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
•
Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
•
Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan
mengontrol
penggunaan
anggaran
tersebut
untuk
memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. •
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
•
Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan
10
dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya. •
Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.
6. Supervisor Finance Tugas Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan keuangan perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan (cash flow) perusahaan dan melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Tanggung Jawab : •
Melaksanakan kebijaksanaan (policy) perusahaan, sistem dan prosedur akuntasi serta pengawasan internal dengan baik dan benar.
•
Menyetujui dan menandatangani pengeluaran uang kas perusahaan yang bersifat umum dan rutin sesuai denga batas jumlah pengeluaran yang telah ditetapkan.
•
Memeriksa kelengkapan dan keabsahan Bukti Pengeluaran Kas/Bank sebagai media pembayaran perusahaan berikut dokumen pendukungnya sebelum diserahkan kepada Finance Manager atau Direksi untuk disetujuidan ditandatangani (authorized).
•
Menyetujui dan menandatangani Bukti Penerimaan Kas/Bank sebagai media penerimaan perusahaan.
•
Memeriksa dan menandatangani laporan harian kas /bank dan laporan Rekonsiliasi Bank sebelum diserahkan kepada Finance Manager
•
Mengkoordinasikan
,
mengarahkan,
membimbing
dan
mengawasi
pelaksanaan kegiatan pembuatan invoice/tagihan dan faktur pajak serta penagihan atas atas piutang dagang perusahaan. •
Memeriksa dan menganalisis laporan hutang dagang perusahaan.
11
7. Account Receivable (AR) Tugas, tanggung jawab dan wewenang : •
Mencatat dan mengarsip seluruh transaksi penjualan dengan benar
•
Membuat file piutang penjualan dengan benar
•
Menyiapkan piutang dagang
•
Memeriksa laporan tanda terima tagihan
•
Mengelola piutang penjualan bermasalah
•
Audit lapangan
•
Membuat performance piutang salesman
•
Memeriksa limit kredit
•
Bertanggung jawab terhadap keberadaan faktur-faktur kredit
•
Bertanggung jawab menyiapkan laporan-laporan piutang mingguan dan bulanan
•
Mengingatkan salesman terhadap faktur-faktur yang sudah over due
•
Mengingatkan salesman untuk segera menyelesaikan
faktur bermasalah.
8. Invoicing Tugas : Membuat tagihan atau faktur ke customer sesuai surat jalan yang terbit. 9. Supervisor Accounting Tugas : Menyusun laporan keuangan bulanan, triwulan, semester, dan tahunan perusahaan untuk memastikan laporan keuangan tersebut dibuat sesuai dengan prinsip-prinsip PSAK dan regulasi pemerintah yang berlaku serta dapat terlaporkan secara tepat waktu dan akurat. Tanggung Jawab : •
Menyusun laporan keuangan bulanan dengan data yang terdapat dari system sebagai bahan rapat bulanan manajer-manajer di Perusahaan.
•
Menyusun laporan keuangan bulanan (Balance Sheet, P/L Statement, Cash Flow) melalui Accounting system berdasarkan informasi keuangan yg ada di
12
system sebagai informasi/kontrol keuangan dari perusahaan induk. •
Menyusun laporan keuangan setengah tahunan (semester) untuk kepentingan pemeriksaan audit, bank, shareholder (internal & eksternal)
•
Melakukan cek dan kontrol dari data-data pendukung transaksi akuntansi dari departemen-departemen terkait untuk memastikan transaksi keuangan disusun berdasarkan data/fakta yang ada
•
Melakukan aktifitas kompilasi/analisa anggaran dari seluruh departemen untuk keperluan estimasi anggaran keseluruhan perusahaan.
10. Accounting Tugas : Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan Tanggung Jawab : •
Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang
•
Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu
•
Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif
•
Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran
•
Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar
•
Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen
•
Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan
13
11. Pajak Tugas : Memproses/membuat laporan pajak •
Membuat daftar piutang karyawan, untuk tersedianya informasi yang terkait dengan pembayaran gaji karyawan.
•
Membuat SSP dan bukti potong pajak, Laporan Pajak ( PPN ,PPH ) dan melaporkan ke Kantor Pajak, agar kewajiban pajak perusahaan dapat dipenuhi dengan baik sesuai aturan yang berlaku.
•
Melakukan pembayaran pajak ke Bank/Kantor Pos, dan koordinasi dengan bank agar kewajiban perusahaan dalam hal pajak dipenuhi dengan baik.
•
Membuat laporan Jamsostek, dan melakukan pembayarannya, agar hak karyawan dipenuhi dengan baik.
12. Sales Manager Tugas : Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama sales untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. 13. Sales Tugas : •
Menawarkan produk ke customer
•
Menjual produk ke customer
•
Devisi Eksport & Import
Tugas : •
Merencanakan dan mengatur proses ekspor barang agar dapat berjalan dengan baik.
•
Merencanakan dan mengatur proses impor barang-barang kebutuhan produksi.
•
Bertanggung
jawab
serta
berwenang
mengambil
kebijaksanaan
kebijaksanaan mengenai ekspor impor.
14
14. Desainer Grafis Membuat desain kebutuhan marketing seperti Brosur, Banner, Katalog, Company Profile, Desain Rak Bunga dan desain lainnya. Tugas lainnya yaitu sebagai fotografer tanaman hias. 15. Logistik Tugas : Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pergudangan, pengiriman, persediaan, dan pembelian agar proses permintaan dan pengadaan barang dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, efisien dan efektif. 16. MD (Merchandiser) Tugas : •
Mengatur dan mengecek stock control produk di outlet
•
Menampung semua masalah yang ada di outlet
•
Mengurus return produk
17. Manager HRD Tugas : Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan. 18. Personalia Tugas : Menyelenggarakan dengan benar dan tepat waktu kebijakan, sistem dan proses compensation & benefit kepada karyawan agar hak-hak dan kewajiban karyawan dan Perusahaan dapat dilaksanakan secara seimbang dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 19. Purchasing Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory, material, dll ) 15
Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol dan melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan 20. IT Tugas : •
Menyelenggarakan
perumusan
kebijakan
teknologi
informasi
dan
melaksanakan pengelolaan infrastruktur hardware, meliputi server, komputer dan perangkat pendukungnya •
Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan system komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan.
16
