BAB II TINJAUAN TEORITIS
A. Pengertian dan Arti Penting Anggaran 1. Pengertian Anggaran Menurut Munandar (2006:1), anggaran dapat disebut dengan berbagai istilah seperti budget atau business budget, profit planning atau financial planning. Pada dasarnya kesemua istilah tersebut mempunyai pengertian yang sama. Menurut Munandar, Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, organisasi yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Sedangkan fungsi anggaran menurut Horngren (2004:183), adalah selain berguna sebagai alat perencanaan, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengkoordinasian bagi kegiatan-kegiatan perusahaan, dan dapat dialokasikan kepada tiap-tiap unit kerja perusahaan di samping bagi perusahaan secara keseluruhan. Anggaran bila disusun dan dilaksanakan dengan baik akan dapat digunakan bukan saja sebagai alat perencanaan dan alat pengkoordinasian, tetapi juga bermanfaat sebagai alat pengendalian. Dari beberapa pendapat di atas, dapat penulis simpulkan bahwa anggaran yang bermanfaat sebagai alat pengendalian adalah anggaran yang tidak selalu disesuaikan (penyesuaian memerlukan persetujuan terlebih dahulu dari manajemen atas). Tetapi bukan berarti anggaran yang tidak dapat diubah akan lebih bermanfaat, karena kalau faktor-faktor estimasi yang mendasar berubah, yang mana faktor-faktor tersebut berada
5
6
di luar pengendalian perusahaan, maka mempertahankan anggaran tanpa penyesuaian adalah sama dengan membuat anggaran tersebut tidak relevan lagi dengan kenyataan yang ada. Sementara itu Hartanto (1991:135), anggaran adalah suatu bentuk rencana pengeluaran operasi atau produksi dalam suatu kurun waktu; yang secara konsekuen termasuk perkiraan atau perbandingan antara pendapatan dan pengeluaran serta penerimaan dan biaya untuk periode tertentu yang jelas, biasanya 12 bulan. Carter dan Usry (2002:15), ber pendapat bahwa ”profit planing is the development of anoperational plan to achieve a company goals and objective”profit planing disini adalah sinonim dengan budgeting (penganggaran). Dalam penyusunan anggaran, semua tingkatan manajemen harus terlibat,
baik
dalam
penyusunan
programnya
maupun
dalam
penggabungannya ke dalam satu unit yang homogen. Anggaran yang realistik dan bermanfaat tidak hanya dapat membantu mempererat kerja sama para karyawan, memperjelas kebijakan dan merealisasikan rencana saja, tetapi juga dapat menciptakan keselarasan yang lebih baik dalam perusahaan dan keserasian tujuan di antara para manajer dan bawahannya. Pada bentuk laporan budget yang terakhir akan ditampilkan beberapa hal hal yang terkait dan rencana penjualan, produksi, biaya, dan perubahan asset. Rencana ini mungkin dibuat dalam jangka waktu seminggu, perbulan, atau jangka waktu yang lebih lama. Ini merupakan bentuk pernyataan yang formal dan kuantitatif dari para manajer untuk masa yang akan datang. Hal ini tidaklah perlu merupakan rencana yang bersifat kaku, dengan kata lain dapat di tolerir atau dirubah sesuai dengan kondisi yang ada. Anggaran atau budget yang telah disusun memerlukan
7
pengawasan dan control sehingga tidaklah menimbulkan perubahan yang tidak sesuai dengan keadaan yang ada. Jadi,
anggaran
memuat
harapan-harapan
pihak
manajemen
berhubungan dengan pendapatan yang akan datang, cash flow dan posisi keuangan. Harapan-harapan tersebut timbul karena perhatian terhadap nasib perusahaan pada masa yang akan datang. Pada bentuk akhir suatu anggaran (budget) menggambarkan atau menampilkan beberapa hal dan rencana penjualan, produksi, biaya, dan perubahan kekayaan perusahaan. Rencana anggaran mungkin disusun perminggu, perbulan, atau jangka waktu yang lebih lama. Ini merupakan pernyataan kuantitatif dan formal dari rencana manajer untuk periode yang akan datang. Bukanlah merupakan hal yang penting, bahwa rencana tersebut bersifat kaku, dengan pengertian bahwa hal tersebut tidak dapat ditolerir. Budget tersebut membutuhkan pengawasan agar pelaksanaannya sesuai dengan yang direncanakan, sehingga tidak merugikan pihak manajemen. Proses penyusunan anggaran pertama kali dimulai dengan tahap persiapan penyusunan anggaran, suatu tahap di mana kebijaksanaan umum perusahaan yang ad dituangkan dalam asumsi-asumsi dan parameter umum ditetapkan, misalnya keadaan perekonomian umum, tindakantindakan dan kebijaksanaan pemerintah pada tahun mendatang, harga jual produk yang dihasilkan, kenaikan harga bahan baku, bahan penolong, dan biaya – biaya produksi tidak langsung. Selanjutnya berdasarkan asumsiasumsi dan parameter tersebut dilakukan pengkajian ulang atas tujuantujuan yang hendak dicapai perusahaan pada tahun mendatang. Bila
8
dirasakan perlu, dapat saja tujuan jangka panjang perusahaan direvisi, demi perbaikan dikemudian hari. Akhirnya semua asumsi–asumsi dan parameter yang dibuat tersebut, dikomunikasikan kepada semua pihak (unit kerja) yang berkepentingan dalam masalah penyusunan anggaran. Setiap unit kerja yang telah menerima asumsi-asumsi, parameter, dan informasi lain yang relevan, lantas menyusun anggaran bagi unit kerjanya. Tetapi sebelumnya, mereka harus membuat rencana kerja, yaitu suatu uraian yang lebih bersifat kualitatif mengenai program–program kerja dalam rangka mencapai tujuan atau sasaran yang diinginkan dan ditetapkan oleh perusahaan. Rencana kerja ini kemudian dijabarkan ke dalam nilai kuantitatif sehingga terbentuklah anggaran bagi masingmasing unit kerja. Dalam
proses
penyusunan
anggaran
haruslah
diperhatikan
koordinasi di antara unit–unit kerja yang ada. Jangan sampai terjadi setiap unit kerja yang ada membuat anggaran yang hanya
menguntungkan
pihaknya saja. Untuk mengatasi hal tersebut, hendaknya dibentuk komisi anggaran yang bertugas untuk mengkaji kepentingan dari setiap unit kerja yang ada, sehingga anggaran yang disusun dapat terkoordinir dengan baik serta dapat mewakili kepentingan masing-masing unit kerja. Penyusunan anggaran harus dimulai dari segi kegiatan yang merupakan batasan (bottle Neck), yang menjadi faktor penentu dari kegiatan–kegiatan lainnya. Kegiatan yang menjadi batasan ini dapat juga disebut sebagai faktor estimasi utama. Pada perusahaan industri pada umumnya
yang menjadi faktor estimasi adalah anggaran penjualan,
karena ada perusahaan yang menghadapi pasar yang tidak bersaing,
9
dimana penawaran produk yang dihasilkan lebih kecil dari permintaan terhadap produk itu dipasaran. Hal yang sama dapat pula terjadi pada perusahaan yang pemasaran produk yang dihasilkannya ditangani oleh perusahaan lain. Perusahaan lain ini yang akan menyalurkan dan menjual semua hasil produksi berapapun yang dihasilkan. Untuk perusahaan– perusahaaan seperti ini, faktor estimasi utamanya adalah anggaran produksi.
2. Manfaat Anggaran Bila diukur dari segi manfaat anggaran yang ingin diperoleh dari pelaksanaannya, semakin banyak persyaratan yang dituntut di dalam persiapan dan penyusunannya. Menurut Adisaputro, persyaratan yang dimaksud meliputi: a. Jenis dan mutu data yang dapat disediakan. b. Sistem akuntansi keuangan dan akuntansi biaya yang digunakan (ekstra atau intra kompatibel). c. Sikap manajemen di dalam menanggapi adanya pengubahan biaya dan harga-harga, d. Tingkat kewenangan yang diberikan pimpinan pada bawahannya (sentralisasi
atau
desentralisasi
wewenang)
untuk
mengubah
anggaran.1 Oleh karena itu manajemen perlu menentukan terlebih dahulu pilihan sasaran dan manfaat apa yang ingin diperolehnya dari penggunaan anggaran sebagai alat manajemen. 1
Gunawan Adisaputro, Anggaran Perusahaan, Buku 1, Yogyakarta: BPFE, 2003, hal. 19.
10
Di bawah ini penulis sajikan manfaat anggaran menurut Adisaputro (2003:19), seperti yang terlihat pada tabel berikut; Manfaat yang diperoleh 1.
Anggaran penaksir"
sebagai
"alat
2.
Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otori-sasi pengeluaran dana/kas
Ciri Akuntansi Ekstra komtabel
a. Ekstra komtabel
b. Intra komtabel
3.
Anggaran sebagai pengukur efisiensi
Intra komtabel
Ciri-ciri anggaran 1. Anggaran bersifat statis (anggaran fixed) 2. Tidak ada rekening selisih biaya 3. Analisa penyimpangan biaya dilakukan di luar sistem akuntansi 1. Anggaran bersifat statis 2. Diberi peluang kemungkinan pengalihan pos biaya 3. Perlu alat monitor untuk mengetahui pengeluaran dana yang sudah terjadi. 4. Analisa penyimpangan biaya dilakukan di luar sistem akuntansi 1. Anggaran bersifat dinamis 2. Biaya perlu berkorelasi dengan penghasilan penjualan atau tingkat produksi 3. Adanya rekening selisih biaya sebagai dasar analisa variance 4. Perlu adanya monitoring pengeluaran dana/kas 1. Anggaran bersifat dinamis 2. Perhitungan anggaran atas dasar angka standar 3. Biaya berkorelasi dengan penghasilan penjualan/produksi 4. Adanya rekening selisih biaya sebagai dasar analisa variance 5. Perlunya monitoring pengeluaran kas/dana 6. Dapat dilakukan analisa variance secara valid
Secara rinci penulis uraikan tahapan-tahapan manfaat anggaran, yakni; a. Anggaran sebagai alat penaksir; Dari segi manfaat yang diperoleh adalah; 1) Sebagai alat perencanaan. 2) Sebagai alat pengendali
11
Anggaran dengan manfaat yang minimal itu ternyata cukup banyak ditemui dalam praktek karena alasan-alasan berikut; 3) Keadaan data yang minimal dan kurang akurat menyebabkan sulitnya dilakukan proyeksi secara tepat 4) Tingginya kadar ketidakpastian yang dihadapi perusahaan. Dengan demikian anggaran hanya berfungsi sebagai alat penentu arah. (Alat perencanaan). b. Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi. Tahapan ini lebih dikaitkan dengan jumlah biaya keseluruhannya dan bukan pada masing-masing jenis biaya, oleh karena itu dimungkinkan adanya pengalihan pos-pos biaya selama plafon biaya keseluruhannya belum terlampaui. Tahapan ini terutama dipakai mengingat; 1) Data cukup tersedia sehingga memungkinkan dilakukannya estimasi dengan cukup akurat, 2) Manajemen tidak menghendaki diubahnya anggaran yang telah disyahkan. c. Anggaran sebagai alat penilai efisiensi Pada tahapan ini, baik fungsi perencanaan maupun fungsi pengendalian keduanya sama menonjolnya. Dari segi perencanaan angka standar berfungsi sebagai multiplier yang akurat. Anggaran dengan mudah dapat disesuaikan dengan tingkat kegiatan yang sebenarnya. Dari segi pengendalian jumlah anggaran yang didasarkan atas angka standar yang benar juga berfungsi sebagai alat penilai efisiensi, karena angka standar yang dipakai memang efektif dan feasible. Sehingga realisasi biaya yang melebihi atau kurang dari
12
jumlah
uang
dianggarkan
dianggap
merupakan
pemborosan/penghematan yang sebenarnya. Dengan demikian selisih biaya
(analisa
variance)
benar-benar
dapat
dinilai
sebagai
penyimpangan dari yang seharusnya.
Anggaran pada tahap ini membutuhkan persyaratan yang paling lengkap, antara lain: 1) Sudah tersedianya perhitungan standar untuk semua jenis biaya yang bersifat variabel. 2) Perlunya frekuensi pelaporan rugi/laba yang lebih sering, sehingga penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui akibatnya terhadap keuntungan, dan dicegah terulangnya kembali bila tidak diinginkan. Dengan adanya ketiga tahap di atas, pemilihan manfaat anggaran mana yang cocok bagi suatu perusahaan dan harus mempertimbangkan ciri-ciri industri dan persaingan yang dihadapi perusahaan serta pengaruh ciri-ciri tersebut terhadap sifat anggarannya. Ciri-ciri yang dimaksud menurut Adisaputro, antara lain: a. Sifat persaingan yang dihadapi. b. Sifat penjualan produk perusahaan. c. Sifat proses produksinya. Untuk perusahaan yang berproduksi selama 24 jam sehari terus menerus selama setahun, akan sangat sulit untuk mengubah rencana
13
produksinya dalam jangka waktu pendek. Sehingga rencana penjualan yang digunakan sebagai dasar penyusunan2
3. Jenis-jenis Anggaran Terdapat beberapa macam atau jenis anggaran. Berdasarkan jenisnya anggaran dapat dibagi ke dalam empat kelompok sebagai berikut: a. Appropriation Budget (Anggaran Appropriation) Anggaran ini memberikan batas dari pengeluaran yang boleh dilakukan. Batas ini merupakan jumlah maksimal yang dapat dikeluarkan bagi hal tertentu. Anggaran
ini biasanya digunakan
pemerintah untuk mengatur keuangan negara. b. Performance Budget (Penampilan Anggaran ) Anggaran ini pembuatannya didasarkan atas fungsi dan kegiatan yang dilakukan. Anggaran ini bertujuan untuk memberikan penilaian sampai sejauh mana rencana telah dilaksanakan. Di
dalam performance
budget ini, biaya–biaya dihadapkan pada hasil-hasil yang dicapai, sehingga akan kelihatan apakah rencana-rencana telah dilaksanakan atau tidak sebelum rencana tersebut selesai seluruhnya. c. Fixed Budget (Anggaran Tetap) Anggaran ini disusun berdasarakan tingkat kegiatan tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Jadi dalam hal ini estimasi yang dilakukan seakan-akan dapat dilaksanakan atau setidak-tidaknya tidak jauh menyimpang
2
Ibid., hal. 23
dari
keadaan
yang
sebenarnya.
Padahal
dalam
14
kenyataannya selalu berubah. Oleh karena itu jenis anggaran ini kurang tepat bila digunakan sebagai alat pengendalian. d. Flexibel Budget (Anggaran Tidak Tetap) Anggaran fleksibel disusun tidak hanya untuk satu tingkat kegiatan tertentu saja, tetapi untuk berbagai tingkat kegiatan diadakan patokanpatokan (standar)
tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Oleh
karena itu, jenis anggaran ini tepat bila digunakan sebagai alat pengendalian biaya. Penggunaan anggaran fleksibel memerlukan pemisahan biaya menjadi biaya tetap dan variabel. Dasar-dasar penganggaran adalah kondisi atau asumsi-asumsi yang harus dipenuhi demi suksesnya suatu anggaran. Adapun dasar-dasar penganggaran itu antara lain adalah : a. Adanya struktur organisasi yang baik Agar proses penganggaran dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, maka diperlukan manajemen yang baik. Untuk itu dalam suatu perusahaan perlu dibuat sturktur organisasi yang mencerminkan adanya pembagian tugas dang tanggung jawab dan diikuti dengan pembuatan uraian tugas yang menjelaskan tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi dari tingkat yang paling tinggi (top manajemen) sampai unit paling bawah, disamping itu uraian tugas juga menjelaskan sampai dimana tanggung jawab masing-masing unit organisasi dan kepada siapa bertanggung jawab. Agar anggaran yang disusun dapat lebih handal lagi, sebaiknya manajemen juga membuat komisi anggaran (budget commitee).
15
Anggota komisi ini terdiri dari semua unsur yang mewakili setiap bagian yang ada dalam perusahaan. Tugas komisi anggaran adalah membahas rencana anggaran yang akan datang, sehingga anggaran yang disusun nanti merupakan hasil kesepakatan bersama yang memperhatikan kondisi masing-masing unsur (bagian) secara terpadu. Bila konsisi ini bertugas secara terus menerus maka sudah selayaknya dimasukkan ke dalam sturktur organisasi. b. Adanya dukungan serta partisipasi dari pimpinan dan para pelaksana anggaran. Tanpa adanya dukungan dan partisipasi dari pimpinan (manajemen tingkat atas), anggaran tidak akan dapat berjalan dengan baik, bahkan mungkin tidak berguna sama sekali (karena anggaran yang disusun tidak dapat digunakan dalam operasi perusahaan). Tetapi anggaran yang tidak didukung oleh para pelaksanya akan sia-sia, karena para pelaksana anggaran tersebut tidak berusaha untuk melaksanakan anggaran dengan sebaik-baiknya. c. Pelaksana anggaran yang handal Pelaksana anggaran harus mengetahui dan mengerti dengan jelas mengenai anggaran yang menjadi tanggung jawabnya. Ia juga harus mengetahiu tujuan perusahaan yang harus dicapainya. Untuk itu para pelaksana anggaran haruslah orang yang terampil dan berkualitas baik. d. Adanya pedoman penyusunan anggaran (budget manual) Manajemen
hendaknya
membuat
suatu
pedoman
bagi
penyusunan anggaran. Pedoman ini merupakan instruksi tertulis yang dijadikan kerangka acuan bagi para penyusun anggaran. Isi dari
16
pedoman penyusunan anggaran tersebut terdiri dari apa yang harus dilakukan, bagaimana melaksanakannya, kapan harus dilakukan, bagaimana, dan formulir apa saja yang harus dibuat. e. Adanya sistem pelaporan yang baik. Pelaporan kepada manajemen berarti memberikan informasi yang berguna sebagai bahan masukkan dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem pelaporan yang baik diharapkan setiap informasi yang dibutuhkan manajemen dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
B. Anggaran Operasional 1. Pengertian anggaran operasional Menurut Munandar (1986:23), anggaran operasional adalah anggaran yang berisi taksiran-taksiran tentang kegiatan-kegiatan perusahaan dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Selanjutnya Munandar kegiatan-kegiatan perusahaan selama periode tertentu pada dasarnya meliputi dua sektor, yaitu; a. Sektor Penghasilan (revenues), ialah pertambahan Aktiva perusahaan yang mengakibatkan bertambahnya Modal Sendiri, tetapi bukan karena penambahan setoran modal baru dari para pemiliknya, dan bukan pula merupakan pertambahan Aktiva perusahaan yang disebabkan karena bertambah Utang. Sering pula dikatakan bahwa Penghasilan adalah suatu kontra prestasi yang diterima oleh perusahaan atas sesuatu yang diberikan kepada pihak lain, atau atas jasa-jasa yang diberikan kepada pihak lain.
17
Penghasilan dapat dibedakan menjadi dua sub-sektor, yaitu : 1) Sub-sektor Penghasilan Utama (Operating Revenues), ialah penghasilan yang diterima perusahaan, yang berasal dan berhubungan erat dengan usaha pokok perusahaan. 2) Sub-sektor Penghasilan Bukan Utama (Non-Operating Revenues), ialah penghasilan yang diterima perusahaan, yang tidak berasal dan tidak berhubungan erat dengan usaha pokok perusahaan, melainkan dari usaha sampingan perusahaan. b. Sektor Beaya (Expenses) ialah pengurangan Aktiva perusahaan yang mengakibatkan berkurangnya Modal Sendiri, tetapi bukan karena pengurangan (pengambilan) modal oleh para pemiliknya, dan bukan pula merupakan pengurangan Aktiva perusahaan yang disebabkan karena berkurangnya Utang. Beaya dapat dibedakan menjadi dua sub-sektor, yaitu : 1) Sub-sektor Beaya Utama (Operating Expenses), ialah beaya yang menjadi beban tanggungan perusahaan, yang berhubungan erat dengan usaha pokok perusahaan. 2) Sub-sektor Beaya Bukan Utama (Non-Operating Expenses), ialah beaya yang menjadi beban tanggungan perusahaan, yang tidak berhubungan erat dengan usaha pokok perusahaan. Selanjutnya Munandar (1986:29), didalam Akuntansi, kegiatankegiatan
yang
berhubungan
dengan
sektor
penghasilan
dan
berhubungan dengan sektor beaya ini pada akhir periode dituangkan dalam Laporan Rugi-Laba (Income Statement) perusahaan. Bilamana selama bekerja dalam periode yang bersangkutan, penghasilan yang
18
diterima lebih besar daripada beban beaya yang harus ditanggung, berarti perusahaan memperoleh keun-tungan, sedangkan bilamana selama bekerja dalam periode yang bersangkutan, penghasilan yang diterima lebih kecil daripada beban beaya yang harus ditanggung, berati perusahaan menderita kerugian. Oleh karena itu anggaran operasional (Operating Budget) sering pula disebut sebagai Anggaran Rugi-Laba (In-come Statement Budget). Atas dasar kelengkapan isinya. Income Statement Budget dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu : 1) Master Income Statement Budget (Budget Induk Rugi-Laba), ialah budget tentang penghasilan dan beaya perusahaan, yang berisi taksiran-taksiran secara garis besar (global) dan kurang dijabarkan secara
lebih
terperinci,
seperti
misalnya
taksiran-taksiran
semesteran, taksiran-taksiran tahunan dan sebagai-nya. 2) Income Statement Supporting Budget (Anggaran Penunjang RugiLaba), ialah anggaran tentang penghasilan dari biaya perusahaan, yang berisi taksiran-taksiran yang lebih terperinci, seperti misalnya terperinci menurut jenis bahan mentahnya, terperinci menurut bagian (departemen) yang ada, dan sebagainya. Dengan demikian income statement supporting budget ini merupakan penjabaran serta perincian lebih lanjut dari Master Income Statement Budget yang hanya memuat taksiran-taksiran secara garis besar saja, masih belum memungkinkan fungsinya.
budget tersebut menjalankan
19
Dari uraian di atas, telah diketahui bahwa anggaran operasi (Operating Budget) merencanakan tentang kegiatan-kegiatan perusahaan selama periode tertentu yang akan datang, baik kegiatan yang berhubungan
dengan
sektor
penghasilan
maupun
kegiatan
yang
berhubungan dengan sektor beaya.
2. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Anggaran Operasional Adapun
faktor-faktor yang mempengaruhi anggaran operasional,
tersebut menurut Adisaputro (2003:1), antara lain : a. Produk Kebijaksanaan
manajemen
dalam
perencanaan,
harus
memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan barang/jasa yang dihasilkan seperti : 1) Trend penjualan 2) Harga produk 3) Diversifikasi produk 4) Kualitas produk 5) Desain produk 6) Style produk 7) Identitas produk seperti : brand name, trade mark, bungkus dan lain-lain. b. Pasar Faktor kedua adalah pasar, di mana produk akan dijual. Berhasilnya suatu produk dipasarkan tergantung pada sifat produk itu
20
sendiri, harga produk, dan kebijaksanaan dalam pemilihan metode penjualan dan distribusi. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain : 1) Data tentang konsumen (siapa pembeli, lokasi dan lain-lain) 2) Potensi pasar 3) Kebiasaan membeli dari konsumen 4) Sifat persaingan yang dihadapi. c. Kebijaksanaan distribusi Setelah memperhitungkan faktor produk dan dasar, perlu memperhitungkan cara mencapai pasar tersebut seperti : 1) Memilih dan melatih para salesman 2) Memilih saluran distribusi yang paling tepat dan metode penjualannya 3) Memilih media promosi dan advertensi 4) Menentukan kebijaksanaan harga dan lain-lain. d. Rencana Produksi Selain memperhitungkan faktor-faktor berhubungan dengan penjualan produk, harus memperhitungkan juga faktor-faktor yang berhubungan dengan produksi seperti : 1) Bahan mentah dan bahan-bahan pembantu 2) Buruh 3) Lokasi pabrik 4) Layout pabrik 5) Kapasitas pabrik 6) Proses produksi dan lain-lain.
21
e. Rencana Penelitian dan pengembangan Program penelitian dan pengembangan suatu perusahaan ikut mempengaruhi rencana anggaran operasional perusahaan seperti : 1) Besarnya biaya yang diperlukan untuk program penelitian dan pengembangan. 2) Ada tidaknya korelasi antara kegiatan penelitian dengan tingkat penjualan. 3) Manfaat yang akan dipengaruhi dari program tersebut, dan sebagainya. f. Organisasi Perusahaan juga mempunyai pengaruh terhadap anggaran yang disusun. Organisasi/perusahaan dapat didefinisikan sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Karena itu suatu rencana kadang-kadang tidak dapat dijalankan karena kesalahan struktur organisasi perusahaan. Hal-hal yang berhubungan dengan organisasi yang perlu diperhatikan antara lain : 1) Organization chart (struktur organisasi) 2) Penempatan individu-individu yang tepat pada masing-masing jabatan 3)
Koordinasi antara masing-masing fungsi dalam organisasi.
g.
Finansial
22
Faktor ini dapat dikatakan sebagai faktor yang paling dominan pengaruhnya terhadap perencanaan yang disusun, antara lain; 1) Sumber modal kerja 2) Return yang dikehendaki dari investasi 3) Tingkat perputaran yang dikehendaki.
3. Metode Penyusunan Anggaran Operasional Sedangkan metode penyusunan anggaran, ada dua macam metode yang biasanya dipergunakan dalam menyusun anggaran perusahaan, yaitu pendekatan dari atas ke bawah (top down approach) dan pendekatan dari bawah ke atas (bottom up approach). Penyusunan anggaran dengan metode pendekatan dari atas
ke
bawah dimulai dengan adanya penetapan oleh atasan tentang program dan jumlah anggaran untuk tahun yang akan datang. Dalam penetapan besarnya anggaran ini bawahan tidak diikut sertakan, ia mungkin hanya dimintakan saran-sarannya saja. Kemudian jumlah anggaran tersebut dirinci lebih lanjut oleh bawahan serta dialokasikan pada bidang-bidang yang menjadu tanggung jawabnya. Jumlah yang dialokasikan ini kemudian dilimpahkan kepada bawahannya lagi yang lebih rendah, untuk dialokasikan lebih lanjut. Penyusunan anggaran dengan pendekatan dari bawah ke atas, dimulai dengan adanya penetapan dari manajemen tingkat atas (direksi) tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan pokok perusahaan dan asumsiasumsi umum sebagai dasar penyusunan anggaran. Kemudian bawahan membuat usulan program beserta jumlah anggarannya. Atasannya, apabila
23
memandang perlu dapat melakukan revisi atas usulan tersebut, dan meminta bawahan untuk memperbaiki usulan-usulan yang mereka ajukan. Demikian seterusnya sampai atasan dan bawahan mencapai kata sepakat. Kedua metode penyusunan anggaran tersebut di atas mempunyai kebaikan dan kelemahan. Pemilihan salah satu dari kedua metode penyusunan anggaran ini sangat tergantung dari pandangan pimpinan tertinggi perusahaan.
C. Pengendalian Biaya 1. Pengertian Pengendalian Fungsi pengendalian adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen,
karena
itu
harus
dilakukan
dengan
sebaik-baiknya.
Pengendalian ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan. Dengan demikian peranan pengendalian ini sangat menentukan baik atau buruknya pelaksanaan suatu rencana. Pengertian
pengendalian
menurut
David
Doyle
(2001:27),
mengemukakan bahwa : Pengendalian adalah suatu proses untuk menetapkan apa yang sudah dilakukan, menilainya dan mengkoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Sedangkan pengertian pengendalian menurut Ray H Garrison (2003:97), adalah; Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan
24
yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar”. Jadi menurut beberapa pengertian diatas pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan agar pelaksanaan sesuai dengan ketepatan dalam rencana. Setiap perusahaan tentunya harus memiliki fungsi manajemen, salah satunya yaitu unsur pengendalian, dimana pelaksanaannya ini dapat diwujudkan melalui suatu sistem yang disebut pengendalian intern. Pengendalian yang merupakan salah satu pokok manajemen ini, adalah proses yang digunakan manajemen agar para pelaksana pekerja dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau tujuan bagian organisasi yang telah ditentukan terlebih dahulu. Kebutuhan terhadap pengendalian intern sangat di perlukan, dimana pimpinan dengan keterbatasannya tidak akan mampu dan sanggup untuk secara langsung mengendalikan semua yang terjadi dalam perusahaan. Dapat dibayangkan jika semua kegiatan perusahaan dan transaksi yang dilakukan, tidak ada pengawasan atau pengendalian. Oleh sebab itu, untuk
memperkecil
kemungkinan
terjadinya
kecurangan
dan
penyalahgunaan yang menyangkut kinerja perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern yang baik. Pengertian pengendalian intern menurut Sukrisno Agoes (1999:57) yaitu: Internal control merupakan suatu upaya yang meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu
25
perusahaan untuk mengamankan harta kekayaannya serta menguji ketepatannya sampai sejauh mana data akuntansi dapat dipercaya, mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan Menurut
AICPA
dalam
Needles
(1986:344),
pengertian
pengendalian intern adalah: Perencanan suatu organisasi dan semua metode pelaksanaan dan pengukuran yang ditetapkan didalam usaha untuk melindungi hartanya, memeriksa ketepatan dan kebenaran data-data akuntansi, memperhatikan efisiensi pelaksanaan, dan mendorong semua pegawai untuk menaati kebijaksanaan manajemen. Tunggal (1995:1) mengatakan bahwa “Pengendalian meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan, sampai seberapa jauh data akutansi dapat dipercaya.” The Committee Of Sponsoring Organization (COSO) dalam Yusuf (2001:52) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut: Pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen daan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal berikut : a. Keandalan pelaporan keuangan b. kesesuaian dengan Undang-undang dan peraturan yang berlaku c. Efektifitas dan efisiensi operasi. Dari definisi tersebut diatas terkandung beberapa konsep dasar yaitu: a. Pengendalian intern adalah suatu proses.
26
Ini berarti bahwa pengendalian intern adalah merupakan cara untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang melekat dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan. b. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijadikan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain. c. Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, karena dengan adanya kelemahankelemahan
bawaan
yang
melekat
pada
seluruh
sistem
pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang bersangkutan dengan pengendalian tersebut. d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu : pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
2. Unsur-unsur Pengendalian Intern Fungsi manajemen pada setiap organisasi diantaranya adalah fungsi perencanaan dan pengendalian. Sedangkan inti dari proses manajemen adalah pengambilan keputusan yang merupakan dasar untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen diatas. Perencanaan mencakup penetapan tujuan, sasaran,
standar
dan
bagaimana
cara
mencapainya.
Sedangkan
pengendalian meliputi kegiatan penilaian terhadap pelaksanaan dari yang
27
telah ditetapkan sebelumnya, dan apabila terjadi penyimpangan dan kesalahan diharapkan dapat memberikan umpan balik untuk sedini mungkin segera dapat diadakan perbaikan yang diperlukan. Untuk mengadakan perbaikan tersebut pengendalian intern memiliki unsur-unsur penting sebagai berikut : a. Organisasi Langkah pertama dalam melaksanakan suatu kegiatan adalah membentuk suatu dipertimbangkan
organisasi. dalam
Beberapa pedoman
membentuk
organisasi
yang perlu agar
mampu
melaksanakan kegiatan dan memenuhi keperluan informasi perusahaan dengan baik adalah : 1) Adanya perumusan yang jelas mengenai masing-masing tanggung jawab 2) Adanya pembagian tugas dan pekerjaan secara baik, serta pemisahaan fungsi-fungsi yang jelas 3) Adanya pembagian wewenang sepadan dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan; a) Mempertimbangkan rentang kendali, dan tingkat pengawasan b) Adanya kesatuan perintah dan jelasnya tanggung jawab c) Adanya koordinasi untuk menghindari terjadinya tumpang tindih perintah dan pertikaian d) Bersifat
fleksibel,
sehingga
penyesuaian-penyesuaian
apabila
memungkinkan dipelukan
mengadakkan perubahan secara keseluruhan.
tanpa
adanya harus
28
b. Kebijakan Suatu kebijakan bisa dirumuskan setiap peraturan yang mengharuskan, membimbing atau membatasi tindakan-tindakan. Kebijakan merupakan pola perilaku yang telah ditentukan terlebih dahulu, yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Prinsip yang harus diperhatikan suatu kebijakan adalah : 1) Dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis 2) Harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang terkait dalam pencapaian tujuan perusahaan 3) Bersifat fleksibel, mudah dirubah dan diperbaiki sesuai dengan kondisi dan situasi yang berkembang 4) Harus konsisten, tidak bertentangan antara kebijakan yang satu dengan yang lain 5) Dapat diterima oleh semua orang yang berhubungan dengan kebijakan tersebut. c. Prosedur-prosedur Prosedur
adalah
metode-metode
yang
digunakan
untuk
melaksanakaan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan, yang terjadi secara berulang-ulang sejak awal sampai dengan akhir suatu kegiatan. Prinsip prosedur yang baik dan bermanfaat adalah sebagai berikut : 1) Adanya Program pemeriksaan intern yang kontinyu untuk mengevaluasi prosedur yang ada 2) Dikoordinasikan sedemikian rupa, sehingga pekerjaan seseorang otomatis di cek oleh orang lain
29
3) Prosedur harus sederhana dan semudah mungkin 4) Tidak boleh saling tumpang tindih, bertentangan, atau merupakan duplikasi dari prosedur lainnya 5) Disusun
berdasarkan
masalah-masalah
yang
dihadapi
dan
merupakan cara pemecahan terbaik dari masalah-masalah tersebut 6) Diterapkan terutama kepada kegiatan yang sifatnya berulang-ulang d. Personalia Pada dasarnya baik buruknya suatu pengendalian intern sangat tergantung kepada para pelaksananya. Oleh karena itu dalam setiap penerimaan karyawan, hal yang perlu dipenuhi adalah menentukan persyaratan yang harus dipenuhi, untuk kemudian diberikan pelatihan dan penempatan yang tepat. Untuk penerimaan karyawan hal yang perlu diperhatikan adalah : 1) Mengadakan analisa jabatan (Job Analisys) untuk mendapatkan Job Description, yaitu menentukan sifat pekerjaan yang akan diisi serta kualifikasi dan tipe pekerja yang cocok untuk jabatan tersebut. 2) Mengadakan penarikan tenaga kerja dari sumber-sumber tenaga kerja yang baik 3) Pengadaan
latihan
dan
kursus-kursus
untuk
menambah
kemampuan para karyawan 4) Diadakannya seleksi apabila tenaga kerja yang tersedia melebihi kebutuhan
30
e. Perencanaan Perencanaan adalah menetapkan terlebih dahulu suatu kegiatan dan hasil yang akan dicapai, sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Beberapa syarat yang harus diperhatikan dalam membuat suatu perencanaan adalah sebagai berikut : 1) Faktual Perencanaan harus disusun dengan faktor-faktor yang ada. dengan mempertimbangkan hal-hal yang akan timbul. 2) Rasional Perencanaan harus didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang masuk akal dan dapat dipertanggung jawabkan, serta tidak didasarkan atas keinginan yang tidak logis. 3) Fleksibel Dapat mengikuti perubahan yang terjadi sesuai dengan situasi dan kondisi yang berkembang. 4) Kontinyu Merupakan suatu dasar bagi tindakan yang bersifat terus menerus, bukan sementara. 6) Disusun dengan mempertimbangkan adanya peningkatan dan perbaikan untuk masa yang akan datang f. Akuntansi Akuntansi merupakan metode pengendalian keuangan yang penting terhadap kegiatan dan sumber dana yang ada di perusahaan. Akuntansi memberikan suatu kerangka kerja yang dapat disesuaikan untuk penerapan tanggung jawab pada bidang kegiatan tertentu, dan pada
31
waktu yang bersamaan memberikan dasar pelaporan sebagai suatu sarana
untuk
menilai
suatu
operasi.
Laporan
keuangan
menggambarkan hasil-hasil keuangan operasi yang menunjukan klasifikasi yang sesuai dengan bagian-bagian yang bertanggung jawab atas pelaksanaan operasi tersebut. g. Pelaporan Pelaporan intern diperlukan dalam setiap organisasi untuk memberikan informasi mutakhir mengenai perkembangan yang terjadi, pencapaian sasaran dan sebagai dasar bagi manajemen untuk mengambil tindakantindakan yang diperlukan. Informasi demikian perlu sekali bagi manajemen sebagai landasan untuk pengendalian. Pedoman dalam menyusun laporan adalah sebagai berikut : 1) Laporan Dibuat Sesuai dengan tanggung jawab yang ditetapkan 2) Hanya melaporkan hal-hal yang berada dibawah pengendalian si pembuat laporan 3) Harus dipertimbangkan antara biaya laporan dengan manfaat yang diperoleh 4) Laporan harus sederhana, konsisten dengan pokok permasalahan dan bermanfaat bagi si penerima laporan tersebut. 5) Dibuat tepat pada waktunya. h. Pemeriksaan Suatu mekanisme penting lainnya untuk memberikan informasi kepada manajemen adalah dengan mengadakan sistem pemeriksaan intern terhadap kegiatan, sistem, metode, prosedur dan prakteknya. Pihak manajemen memerlukan pemerikasaan intern yang independent,
32
dengan membentuk unit khusus yang disebut dengan satuan pemeriksaan intern untuk melakukan penilaian terhadap unsur-unsur pengendalian lainnya. Beberapa prinsip dan kebijakan dasar yang menyangkut pemeriksaan intern adalah : 1) Manajemen puncak harus membentuk suatu satuan pemeriksaan intern yang bebas dari kegiatan operasional, yang sesuai dengan kebutuhan yang ada 2) Pemeriksaan intern berfungsi sebagai staf atau penasehat dan tidak boleh mencakup atas kegiatan operasi 3) Tanggung jawab, tugas dan martabatnya harus ditempatkan pada posisi yang selayaknya 4) Ruang lingkup pemeriksaan sebaiknya meliputi penilaian atas ketaatan, efektifitas, efisiensi dan kehematan atas kegiatan operasional 5) Bebas dari pejabat-pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan yang diperiksa 6) Pemeriksaan intern akan efektif bila tindak lanjut temuantemuannya dilaksanakan.
3. Tujuan dan Manfaat Pengendalian Pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses dan setelah proses yakni hingga hasil akhir diketahui. Dengan
33
pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen dilakukan secara efektif dan efisien. Tujuan dari pengendalian menurut H. Malayu (1999:75) sebagai berikut: a. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. b. Melakukan tindakan jika terdapat penyimpangan c. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Manfaat yang diperoleh suatu perusahaan dengan adanya sistem pengendalian adalah : a. Melindungi harta kekayaan perusahaan b. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem yang dijalankan oleh perusahaan c. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan, sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan d. Meningkatkan kepatuhan terhadap manajemen Arti pentingnya pengendalian bagi manajemen akuntan publik sangat dirasakan sekali. Dalam suatu perusahaan yang terdiri dari seorang pemimpin dan dua orang pembantu, segala kegiatan yang dilakukan oleh para pembantu masih dapat secara langsung diikuti dan diawasi oleh pemimpin. Namun jika perusahaan tersebut berkembang dalam kegiatan dan jumlah pembantu, makin kecil kemampuan pemimpin untuk mengendalikan segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karena itu manfaat dari pengendalian adalah sebagai berikut:
34
a. Dengan adanya sistem pengendalian dapat memberikan keyakinan pada pemimpin bahwa apa yang dilaporkan bawahannya itu benar dan dapat dipercaya, sehingga aktiva perusahaan menjadi aman, maka pemimpin
tidak
perlu
langsung
mengendalikannya,
ia
dapat
melimpahkannya pada bawahanya. b. Sistem pengendalian yang baik akan dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas-batas biaya yang layak dan jika ada kesalahan dan penyelewengan yang terjadi maka hal tersebut dapat diketahui dan dapat segera diatasi. c. Ditinjuau dari segi auditor, sistem pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan sangat bermanfaat dalam membatasi besar kecilnya pemeriksaan
4. Batas-batas Pengendalian Sistem pengawasan yang diterapkan dan dilaksanakan di dalam perusahaan adalah untuk menjamin tercapainya berbagai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Namun demikian, sistem pengawasan tetap menghadapi risiko gagal. Kegagalan sistem pengawasan disebabkan karena tiga hal utama, yaitu: a. Adanya kolusi. Kolusi adalah kerjasama antara karyawan dengan karyawan lainnya di dalam perusahaan, atau antara karyawan dengan pihak luar, untuk mengadakan penyimpangan prosedur demi keuntungan pribadi. Kerjasama ini biasanya terjadi antara bagian yang bertugas mencatat dengan bagian yang bertugas mrnyimpan. Bagian yang memberi otorisasi lebih kecil kemungkinannya untuk terlibat
35
karena memiliki kedudukan yang lebih tinggi, namun tidak berarti mereka tidak mungkin melaukan kolusi. b. Penegakkan pengawasan kurang. Pihak manajemen tidak secara sungguh-sungguh
menegakan
sistem
pengawasan
di
dalam
perusahaan. Mereka sudah menyetujuiuntuk mengadakan pengawasan, tetapi manajemen tidak pernah memantau dan mengevaluasi sistem pengawasan yang ada. Sedikit demi sedikit para pemakai sistem akan mengetahui bahwa manajemen tidak bersemangat dalam menegakkan pengawasan, maka mereka pun tidak akan mematuhi lagi sistem pengawasan yang ada. c. Adanya kejahatan komputer. Pada perusahaan yang sudah menerapkan komputerisasi dalam pencatatn dan pengolahan data, biasanya akan digunakan jaringan komputer yang dapat diakses dari berbagai lokasi, termasuk dari luar perusahaan. Orang yang ingin merusak atau menggangu sistem komputer pihak lain disebut dengan hacker (yaitu orang yang suka mengutak atik suatu program atau data agar tidak seperti aslinya) atau cracker (yaitu orang yang menjebol sistem perlindungan dalam komputer). Apabila hacker dan cracker berhasil mengacak-aca data di dalam perusahaan, tidak akan segera diketahui, karena memang tidak ada tanda-tandanya. d. Kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali manajemen dan personil lain dapat salah mempertimbangkan keputusan yang diambil karena kurang memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain.
36
5. Proses Pengendalian Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkahlangkah sebagai berikut : a. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian. b. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai. c. Membandingkan
pelaksanaan
atau
hasil
dengan
standar
dan
menentukan penyimpangan bila ada. d. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
6. Sifat dan Waktu Pengendalian Sifat dan waktu pengendalian dibedakan atas: a. Preventive Control adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan dalam pelaksanaan suatu kegiatan. b. Repressive Control adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan suatu kegiatan dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan. c. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki. d. Pengendalian berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala misalnya perbulan
37
e. Pengendalian mendadak, adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui peraturan-peraturan yang ada telah dilaksanakan dengan baik. Pengertian pengendalian biaya menurut G. Siegel dan Jae K Shim (1997:110), adalah; pengendalian Biaya adalah langkah yang diambil oleh manajemen untuk memastikan bahwa tujuan biaya yang dibuat pada tahap perencanaan dapat dicapai, dan untuk memastikan bahwa semua segmen fungsi organisasi dalam perilakunya konsistensi dengan kebijakankebijakan untuk pengawasan biaya yang efektif. Sedangkan pengertian Pengendalian Biaya menurut Henry Simamora (1999:301), adalah; Pengendalian biaya adalah perbandingan kinerja aktual dengan kinerja standar, penganalisisan selisih-selisih yang timbul guna mengidentifikasikan penyebab-penyebab yang dapat dikendalikan dan pengambilan tindakan untuk dapat membenahi atau menyesuaikan perencanaan dan pengendalian di masa yang akan datang. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan pengendalian biaya adalah tindakan yang dilakukan untuk mengarahkan aktivitas agar tidak menyimpang dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian biaya ini dapat dilakukan melalui anggaran biaya yang secara
kontinu
diadakan
pengawasan
secara
analisis
terhadap
penyimpangan yang terjadi sehingga dapat diketahui penyebab terjadinya penyimpangan atas selisih tersebut kemudian dilakukan tindak lanjut agar kerugian yang terjadi, relatif kecil.
38
Tanggungjawab atas pengendalian biaya harus ditetapkan kepada orang yang membuat anggaran untuk biaya yang dikendalikannya. Tanggungjawab ini terbatas hanya pada biaya-biaya yang dapat dikendalikan, dan pelaksanaan kerja tiap individu harus diukur dengan membandingkan biaya sebenarnya dengan biaya yang dianggarkan. Jadi
pengendalian
biaya
merupakan
suatu
tindakan
dalam
membandingkan antara anggaran biaya dengan realisasi biaya, dan apabila terjadi penyimpangan harus dilakukan analisis untuk mengetahui apa penyebabnya dan kemudian dilakukan seperlunya.
D. Perencanaan Laba Proses perencanaan laba sangat penting untuk mengintegrasikan antara fungsi-fungsi planning, leading dan controlling.
Rencana laba strategis
disusun untuk jangka waktu 3, 5 dan 10 tahun dan biasanya berupa data ringkas, misalnya proyeksi rugi-laba, proyeksi neraca, proyeksi aliran kas, rencana pengeluasan modal, rencana kebutuhan karyawan, rencana penelitian, dan rencana penterasi pasa. Rencana laba ini bersifat kurang formal dan hanya menjadi ikatan sementara saja. Sedangkan rencana laba taktis hanya meliputi satu tahun yang akan datang dan menunjukkan data rinci. Komponen-komponen utama dalam perencanaan laba terdiri dari; 1. Perencanaan substantif, 2. Pernencanaan keuangan, 3. Budget-dubget biaya variabel, 4. Dadta pelengkap dan 5. Laporan-laporan pelaksanaan.
39
Komponen-komponen tersebut secara lengkap adalah sebagai berikut; 1. Perencanaan substantif a. Tujuan-tujuan umum perusahaan b. Sasaran-sasaran khusus perusahaan c. Strategi strategi perusahaan d. Instruksi-instruksi manajemen eksekutif 2. Perencanan keuangan a. Rencana laba strategi jangka panjang 1) Proyeksi-proyeksi penjualan, biaya, dan laba 2) Proyek-proyek besar 3) Aliran kas dan pembelanjaan 4) Kebutuhan sumberdaya manusia b. Rencana laba taktis jangka pendek (tahunan) 1) Rencana operasional; Proyeksi rugi-laba a) Rencana penjualan b) Rencana produksi dan pembelian c) Budget biaya administrasi d) Budget biaya distribusi e) Budget-budget
lain
yang
diperlukan
(penelitian
pengembanga, promosi, advertensi, dan lain-lain) 2) Rencana posisi keuangan; Proyeksi neraca; a) Aktiva b) Utang
dan
40
c) Modal sendiri d) Rencana aliran kas 3. Budget-budget biaya variabel; Rumus-rumus biaya 4. Data pelengkap; misalnya analisis biaya, volume, laba, analisis rasio) 5. Laporan Pelaksanaan Pada akhir setiap periode yang diinginkan 5. Tindak lanjut, koreksi, dan perencanaan ulang. Sebagai ilustrasi berikut penulis sajikan dalam tabel berikut;
Tabel 1 Budget Biaya Fleksibel Untuk Tahun 20xx, Pusat Biaya 23 (dalam ribuan rupiah) Biaya-biaya Gaji subervisor Tenaga kerja tak langsung Pemeliharaan part Supplies yang digunakan Listrik yang digunakan Biaya-biaya lain Penyusutan Jumlah
Biaya tetap Perbulan (Rp) 900,00 200,00 50 30 40 100 1.320
Biaya variabel per 100 DMH (Rp) 0,90 0.05 0.60 0.10 0.12 1.77
Rencana laba tahunan di atas meliputi estimasi output pada Pusat Biaya 23. Berdasarkan data dalam tabel di atas, dapat disusun rencana laba bulanan sebagai berikut;
41
1. Jumlah rencana laba Tabel 2 Rencana Laba Bulanan (Ouput 20.000 DMH) Biaya-biaya
Gaji subervisor Tenaga kerja tak langsung Pemeliharaan part Supplies yang digunakan Listrik yang digunakan Biaya-biaya lain Penyusutan Jumlah
Perhitungan
(900 x 1) + 0 x 200) (200 x 1)+(0,90 x 200) (50 x 1) + (0,05 x 200) (0 x 1) + (0,60 x200) (30 x 1) + (0,10 x 200) (40 x 1) + (0.12 x 200) (100 x 1) + (Rp. 0 x 200) (1.320 x 1) + (1,77 x 200)
Rencana Laba (Rp) 900,00 380,00 60,00 120,00 50,00 64,00 100,00 1.674,00
Tabel 3 Rencana Laba Tahunan (Ouput 260.000 DMH) Biaya-biaya
Perhitungan
Rencana Laba (Rp)
Gaji subervisor
(900 x 12) + 0 x 2600)
Tenaga kerja tak langsung
(200 x 12)+(0,90 x 2600)
4.700,00
Pemeliharaan part
(50 x 12) + (0,05 x 2600)
730,00
Supplies yang digunakan
(0 x 12) + (0,60 x 2600)
Listrik yang digunakan
(30 x 12) + (0,10 x 2600)
620,00
Biaya-biaya lain
(40 x 12) + (0.12 x 2600)
792,00
Penyusutan
(100 x 12) + (Rp. 0 x 2600)
1.200,00
Jumlah
(1.320 x 12) + (1,77 x
20.442,00
2600)
10.800,00
1.560,00
42
2. Perbandingan biaya Tabel 4. Perbandingan Realisasi Biaya dengan Rencana Laba Semula Bulan Januari Rencana (24.000 DMH)
Rencana (20.000 DMH)
Gaji supervisor
900
900
Jumlah -
Tenag kerja tak langsung
415
380
35*
9.2* (1)
Pemeliharaan part
65
60
5*
8.3*
Supplies yang digunakan
140
120
20*
16,7*
Listrik yang digunakan
50
50
-
-
Biaya yang lain-lain
70
64
6*
9.4
Penyusutan mesin
100
100
-
-
Biaya-biaya
Varian % budget -
Catatan: * = unfavourable (1) = Rp. 35: Rp. 380 = 9,2% dan seterusnya. 3. Perbandingan biaya Tabel 5 Perbandingan Realisasi Biaya dengan Rencana Laba Semula Bulan Januari Biaya-biaya Gaji supervisor Tenag kerja tak langsung Pemeliharaan part Supplies yang digunakan Listrik yang digunakan Biaya yang lain-lain Penyusutan mesin Jumlah
Rencana (24.000 DMH) 900 415 65 140 50 70 100 1.740
Rencana (20.000 DMH) 900 416(2) 62 144 54 68.80 100 1.744,80
Jumlah 1 3* 4 1.20 1.20* 4.80
Catatan: * = unfavourable (2) = (Rp. 200 x 1) + (0.90 x 240) = 416 dan seterusnya
Varian % budget 4.8* 2.8 7.4 0.2* 9.4 0.3
43
E. Hubungan Anggaran dengan Pengendalian Biaya Pada umumnya perusahaan berorientasikan laba. Pencapaian laba yang maksimal ditentukan oleh adanya pengendalian yang memadai. Dalam hal ini anggaran merupakan alat yang dipakai untuk mengendalikan biaya, karena dalam anggaran biaya-biaya dilaporkan menurut pusat pertanggungjawaban tertentu. Informasi akuntansi pertanggungjawaban merupakan informasi yang penting dalam proses perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi, karena informasi ini menekankan hubungan antara informasi dengan manajer yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan realisasinya. Pengendalian dapat dilakukan dengan cara memberikan peran bagi setiap manajer untuk merencanakan pendapatan dan biaya tersebut menurut manajer yang bertanggung jawab. Setiap manajer harus melaporkan hasil dari perencanaan tersebut supaya dapat dilakukan pengendalian. Laporan berisi tentang perbandingan anggaran dan realisasi yang merupakan alat bantu pengendalian. Oleh karena itu biaya ini harus dapat dikendalikan pengeluarannya, karena tanpa adanya pengendalian maka jika terjadi penyimpangan terhadap biaya dalam perusahaan akan mengakibatkan perusahaan menderita kerugian. Salah satu alat untuk mengendalikan penggunaan biaya dalam perusahaan adalah anggaran, karena dalam anggaran terdapat rencana penggunaan biaya oleh perusahaan secara terperinci sehingga memudahkan pimpinan perusahaan untuk mendelegasikan wewenang kepada manajer yang ada dibawahnya, dan apabila terjadi penyimpangan dalam penggunaan biaya
44
tersebut maka dapat dengan mudah pimpinan perusahaan untuk mencari siapa yang bertanggungjawab atas penyimpangan yang terjadi dalam biaya tersebut. Selain untuk memudahkan penyusunan anggaran biaya yang dilakukan oleh tiap-tiap departemen sehingga pihak departemen dapat mengendalikan biaya tersebut sesuai dengan anggaran yang telah dibuatnya.
1. Pengendalian Internal Terhadap Pengeluaran Kas Cara yang digunakan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya berbeda-beda dalam melakukan proses pengendalian intern terhadap pengeluaran kas. Namun berikut ada beberapa metode yang dapat dijadikan pedoman dalam melakukan pengendalian intern terhadap pengeluaran kas Pengendalian terhadap penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, merupakan hal yang terpenting. Akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atau pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting dari pada penerimaan kas. Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk mendatangi cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi.
45
2. Pengertian Kas dan Pengendalian Internal Penggeluaran kas Kas secara sempit dapat diartikan dengan uang. Didalam istilah akuntansi kas mengandung arti yang lebih luas karena meliputi, uang kertas, uang logam, cek, pos wesel, serta simpanan di bank. Menurut pengertian Akuntansi “kas adalah alat tukar yang dapat diterima untuk pelunasan utang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.”3) Menurut Drs. S. Munawir, pengertian kas ialah : “Kas adalah merupakan aktiva yang paling tinggi likuid atau merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya, berarti semakin besar jumlah kas yang dimiliki perusahaan semakin tinggi pula likuiditasnya.”4) Kemudian menurut Al Haryono Jusup dalam bukunya dikatakan :“kas meliputi uang tunai (uang kertas maupun uang logam),dan kertas-kertas berharga yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktu-waktu (misalnya rekening giro).”5) Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa kas merupakan aktiva perusahaan yang dapat tersedia dengan cepat, dapat digunakan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Sedangkan untuk pengertian pengendalian intern terhadap pengeluaran kas penulis mengutip dari buku Accouting Principles Pengantar Akuntansi, oleh
3)
Zaki Baridwan, Intermediate Accounting, Edisi 7, BPFE, Yogyakarta, 1992, hal.86 Drs. S. Munawir, Analisa Laporan Keuangan, edisi 4, liberty, Yogyakarta, 1990, hal.14 5 ) Al.Haryono Jusup., Dasar-dasar Akuntansi, edisi 5, UGM, STIE YKPN,1995, Yogyakarta, hal. 2 4)
46
Jerry J. Weygandt yang menjelaskan bahwa pengendalian atas pengeluaran kas meliputi : 1. Menegaskan
pihak
tertentu
seperti
bagian
bendahara
untuk
menandatangani cek 2. Menugaskan pihak yang menyetujui pembayaran melakukan pembayaran dan mencatat pembayaran secara terpisah. 3. Menggunakan cek yang sudah diberi penomoran sebelumnya dan menghitung seluruh cek-cek dengan mempertimbangkan dokumen faktur pendukung yang terlampir 4. Menyimpan blangko cek ditempat yang aman dan akses yang terbatas untuk pihak yang berwenang saja dan menggunakan mesin penulis cek untuk mencetak jumlah yang tertera.6) Dari pengertian pengendalian intern terhadap pengeluaran diatas maka penulis dapat menarik kesimpulan. Pengendalian intern terhadap pengeluaran kas adalah suatu cara dan metode yang ditetapkan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan tentang kebenaran data-data yang berkaitan dengan pengeluaran kas.
3. Tujuan dan Manfaat Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Dari pernyataan diatas dapat penulis simpulkan bahwa tujuan pengendalian intern terhadap pengeluaran kas adalah sebagai berikut : 1. Mendorang efisiensi dan pengehematan pengeluaran kas (petty cash) 6)
483
Jerry J. Weygandt., Accouting Principles Pengantar Akuntansi, edisi 7, Salemba4, 2007, hal
47
2. Menjaga pengeluaran kas agar tidak terpakai secara berlebihan, hilang, termasuk pencegahan terjadinya kekeliruan dalam mengalokasikannya. 3. Menjamin bahwa semua transakasi yang berkaitan dengan pengeluaran kas dapat dipertanggungjawabkan. 4. Menjamin ketepatan dan dapat diandalkannya laporan keuangan Manfaat pengendalian intern terhadap pengeluaran kas 1. Bagi Manajemen Dengan adanya pengendalian intern terhadap pengeluaran kas maka diharapkan bahwa tidak seorang pun dalam perusahaan yang berada dalam posisi
yang
menempatkanya
dapat
membuat
kecurangan
dan
meneruskannya tanpa diketahui orang lain. 2. Bagi Auditor Selain itu bagi audit ekstern, dengan adanya sistem pengendalian intern terhadap pengeluaran kas yang baik maka, dapat mengurangi lingkup pemerikasaan yang dilakukannya.
4. Pengertian Efisiensi Usaha Pencapaian tujuan yang baik dan terarah dengan hasil yang maksimal merupakan harapan bagi setiap organisasi. Pencapaian tujuan ini semata-mata bukan hanya sekedar untuk memenuhi target yang telah ditetapkan, tetapi juga proses kerja yang dilaksanakan dapat dilihat dari kemampuan memanfaatkan sumber-sumber atau potensi-potensi yang tersedia sebaik mungkin kemudian dilakukan perbandingan terhadap hasil yang dicapai.
48
Menurut James A. F. Stoner yang dimaksud dengan efisiensi adalah “kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi ( melakukan dengan tepat).”7) Dari pengertian diatas maka dapat penulis simpulkan bahwa efisiensi merupakan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi antara lain : 1. Segi hasil Suatu dapat dikatakan efisien jika sesuatu hasil tertentu dicapai dengan usaha yang sekecil mungkin. 2. Segi usaha Suatu aktivitas dapat disebut efisien jika dengan sesuatu usaha, tertentu memberikan hasil yang seoptimal mungkin baik mengenai mutu dan jumlahnya.
5. Metode Pengendalian Internal Terhadap Pengeluaran Kas Cara yang digunakan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya berbeda-beda dalam melakukan proses pengendalian intern terhadap pengeluaran kas. Namun berikut ada beberapa metode yang dapat dijadikan pedoman dalam melakukan pengendalian intern terhadap pengeluaran kas. Prosedur pengendalian intern terhadap pengeluaran kas : 1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil 2. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat
7)
James A. F. Stoner, Manajemen, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1996, hal. 9
49
3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti (dokumendokumen) yang lengkap, dengan kata lain digunakan sistem voucer 4. Dipisahkan
antara
orang-orang
yang
menggumpulkan
bukti-bukti
pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek, dan yang mencatat pengeluaran kas 5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu 6. Diharuskan membuat laporan kas harian Pengendalian terhadap penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, merupakan hal yang terpenting. Akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atau pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting dari pada penerimaan kas. Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil (Petty Cash). Jika kewenangan untuk mendatangi cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi. Dalam perusahaan kecil manajer-pemilik biasanya mendatangi semua cek yang akan dikeluarkan, dan dari kontak-kontak langsung ia mengetahui dengan pasti apa yang harus dibayar. Dalam perusahaan besar, kontak langsung semakin berkurang dan digantikan dengan prosedur-prosedur pengendalian intern. Prosedur harus dirancang untuk memberikan informasi kepada pendatang
50
cek bahwa pembayaran yang akan dilakukan adalah benar-benar kewajiban perusahaan, benar-benar terjadi, dan oleh karenanya harus dibayar. Prosedur yang banyak diterapkan pada berbagai perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut dilaksanakan adalah mengunakan sistem voucher. Sistem voucher dirancang untuk membantu pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Sistem ini menetapkan ketentuan sebagai berikut : 1. Kewajiaban perusahaan hanya terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan, 2. Prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan dan pencacatan harus ditetapkan, 3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar, 4. Kewajiban dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentuan harus dipenuhi meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dan perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktor lanilla. Untuk mempermudah prosedur pengeluaran terhadap kas biasanya perusahaan membuat Flowchart seperti contoh berikut ini. Flowchart dokumen yang rinci dari sistem pengeluaran kas disajikan dalam gambar 2.1. Tugas yang dilakukan oleh setiap proses kunci didiskusikan dibawah ini. 1. Departemen Utang Dagang Proses pengeluaran kas dimulai di departemen utang dagang. Setiap hari, petugas administrasi utang dagang mempelajari file utang voucher terbuka (atau utang dagang) untuk jatuh tempo setiap item dan mengirimkan
51
voucher dan dokumen pendukung (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke departemen pengeluaran kas. Petugas utang dagang mendebit akun pemasok di buku besar pembantu utang dagang dan mengirim rangkuman akun ke departemen buku besar. 2. Departemen Pengeluaran Kas Petugas administrasi pengeluaran kas menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan keakuratan administrasi dokumen tersebut. Untuk setiap pengeluaran, petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri dari tiga bagian dan mencatat nomor cek, jumlah dolar, nomor voucher, dan data pentinglainnya dalam register cek, juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas. Gambar 2.2 menunjukkan contoh dari register cek. Cek tersebut, bersama dengan dokumen pendukung lainnya, dikirim ke manager departemen pengeluaran kas, atau bendahara, untuk ditandatangani. Bagian yang dapat dinegosiasikan dari cek tersebut dikirimkan ke pemasok, dan petugas administrasi meletakkan satu salinan cek ke paket voucher sebagai bukti pembayaran dan menyimpan salinan cek yang ketiga. Petugas tersebut menandakan dokumen-dokumen dalam paket voucher sebagai telah dibayar dan mengembalikan mereka ke departemen utang dagang. Ketika menerima paket voucher, petugas administrasi utang dagang menutup voucher terbuku dengan mencatat nomor cek dalam register voucher dan menyimpan paket voucher tersebut dalam file voucher tertutup. Akhirnya, petugas pengeluaran kas merangkumkan jurnal yang dibuat ke register cek dan mengirim voucher jurnal dengan ayat jornal berikut ini ke departemen buku besar :DR CR Utang Dagang xxxx Kas xxxx `
`````````````````````````````````````````````
52
3. Departemen Buku Kas Petugas administrasi buku besar menerima voucher jurnal dari pengeluaran kas dan rangkuman akun dari utang dagang. Angka voucher menunjukkan total pengurangan dari kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai hasil dari pembayaran pemasok. Petugas administrasi buku besar memposkan ke akun kontrol utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan merekonsiliasi akun kontrol utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang. Tahap ini menyelesaikan prosedur pengeluaran kas.8)
Gambar 2.1 JURNAL PENGELUARAN KAS Tgl
No. Cek
No. Faktur
9/4/01
101
1867
9/4/01
102
1868
9/12/01
103
1869
9/14/01
104
1870
Kredit keterangan
Kas
Martin Motors Pen Power Acme Anto
500
Jones and Harper
3000
100 500
Dis. Pemb
BBU/PDebit
Anto Utility Purches es
Dipo skan
Pembayar an Voucher 401
James A Hall, Sistem Informasi Akuntansi, hal 276
Biaya Operasion al 509
Lain -lain
Dipo skan
500
√
500
√
100
√
Sumber: Sistem Informasi Akuntansi, James A Hall, hal 276
8)
Biaya Akun Masuk 516
3000
