BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A.
Pengertian Dan Fungsi Internal Auditor 1. Pengertian Internal Audit Perkembangan suatu perusahaan ditandai dengan semakin banyaknya unit
– unit operasi perusahaan, jenis usaha, melebarnya jaringan distribusi, dan meningkatnya laba perusahaan. Sebelum perusahaan berkembang manajer masih dapat mengawasi jalannya perusahaan, tetapi setelah perusahaan berkembang maka semakin kompleks masalah yang dihadapi manajer. Salah satu masalah yang dihadapi manajer adalah masalah pengawasan. Dalam buku Manajemen 2, karya Sunarto, (2007 : 299), mendefinisikan pengawasan sebagai berikut : “Pengawasan (control) adalah pengaturan aktivitas organisasi agar elemen kinerja yang menjadi target tetap berada pada batas yang dapat diterima. Tanpa pengaturan ini, organisasi tidak memiliki petunjuk tentang seberapa baik kinerja dalam kaitan dengan tujuan yang telah ditetapkan”. Salah satu bagian yang ada hubungannya dengan pengawasan intern adalah apa yang disebut internal audit. Internal audit merupakan suatu bidang kontolakuntansi
yang
memberikan
jasanya
kepada
manajemen,
dalam
meringankan tugasnya dalam hal pengambilan keputusan. Internal auditor tidak hanya melakukan verifikasi laporan keuangan saja, tetapi juga menilai dan menganalisis operasi perusahaan. Hal ini sesuai dengan yang diuraikan oleh Messier & kawan - kawan dalam Auditing Services & Assurance a Systematic Approach, (2005 : 514), mendefinisikan audit internal sebagai berikut :
5
“Internal auditing adalah Aktivitas independen, keyakinan objektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola.” Dari uraian diatas dapat diketahui internal audit adalah alat manajemen yang merupakan unsur dari pengawasan intern yang fungsi utamanya adalah mengukur dan menilai unsur pengendalian lainnya dalam perusahaan. Personilnya disebut internal auditor yang bertugas untuk membantu semua anggota manajemen dalam tugasnya untuk memberikan analisa, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diteliti. Oleh karena itu internal auditor harus memperhatikan semua tahapan dari kegiatan perusahaan dimana ia memberikan jasanya. Internal auditor bekerjasama secara aktif dan terus menerus sepanjang operasi perusahaan dan memberikan penilaian konstruktif mengenai dasar – dasar kebijaksanaan serta keaktifan unsur – unsur pengawasan. Untuk menjamin hasil kerja bagian ini, maka perlu diperhatikan kualifikasi yang baik dari pegawai bagian internal audit yang ada. Seperti yang dinyatakan oleh Agoes Sukrisno (2004 : 50), sebagai berikut : “Auditor ( pemeriksa) diharapkan menguasai berbagai bidang ilmu, yaitu: ilmu ekonomi, manajemen, hukum, moneter, informasi, komunikasi, tehnologi dan sebagainya. Maka dari itu seyogyanya sebagai pemeriksa bertindak sebagai tim yang sifatnya disipliner”. Dari definisi diatas maka jelaslah bahwa internal auditor juga harus menguasai disiplin ilmu lain disamping ilmu auditing sendiri, karena sebagai internal auditor perusahaan, ia harus tanggap terhadap lingkungan auditnya, dimana ia adalah pemberi informasi yang tepat dan objektif untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.
6
Internal audit adalah suatu aktivitas penilaian yang independen atas data akuntansi dan aktivitas lainnya yang dilakukan oleh pegawai perusahaan itu sendiri, dengan maksud membantu manajemen dalam menyediakan informasi untuk : a. Menilai apakah kebijaksanaan, rencana dan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan benar – benar ditaati. b. Mengetahui apakah aktiva perusahaan aman dari kehilangan atau kerusakan dan penyelewengan. c. Menilai kecermatan data akuntansi dan data lainnya dalam organisasi perusahaan. d. Menilai mutu atas pelaksanaan tugas – tugas yang telah diberikan kepada masing – masing anggota manajemen.
2.
Fungsi Internal Auditor Sebelum membahas fungsi internal auditor ada baiknya penulis terlebih
dahulu menguraikan ruang lingkup internal audit. Hal ini mempunyai kaitan erat dengan internal audit. Dengan ditetapkannya ruang lingkup internal audit, maka jelaslah apa yang menjadi fungsi internal audit. Adapun yang menjadi ruang lingkup internal audit menurut Hiro Tugiman, (2001 : 47), adalah sebagai berikut : a. “Keandalan berbagai informasi finansial dan pelaksanaan pekerjaan atau operasi. b. Sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur, ketentuan perundang – undangan dan peraturan yang dimiliki. c. Peninjauan berbagai alat atau cara yang digunakan untuk melindungi harta. d. Menilai sumber daya ekonomis dan efisien. e. Menilai pekerjaan, operasi atau program untuk menilai apakah hasil yang dicapai telah sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan”.
7
Dari kutipan diatas ruang lingkup internal audit sangat luas, Oleh karenanya internal auditor perlu merencanakan audit sebaik – baiknya, sehingga seluruh hal – hal yang penting tidak terlewatkan. Rencana audit harus dapat menggambarkan secara sistematis langkah – langkah yang bagaimana yang diperlukan serta rencana audit secara menyeluruh yang akan dilaksanakan. Dengan menyusun rencana audit akan dapat ditentukan prosedur audit. Prosedur audit hendaknya dilaksanakan sesuai dengan keadaan perusahaan, jenis perusahaan dan lingkungan perusahaan, sehingga audit dapat menghasilkan apa yang menjadi tujuan perusahaan. Sedangkan kegiatan internal audit secara keseluruhan menyangkut dua hal, yaitu : a. Audit Keuangan (Financial Audit) Audit Keuangan adalah audit yang menitikberatkan pada keuangan perusahaan, yang berhubungan dengan kewajaran data keuangan yang disajikan, transaksi – transaksi yang mendukung dan ketaatan pada prinsip akuntansi yang berlaku. Kewajaran data keuangan ini meliputi kewajaran aktiva, hutang, modal, pendapatan dan biaya yang disajikan pada laporan keuangan. Kewajaran hendaknya didukung dengan pembuktian internal kontrol yang meliputi verifikasi atas keberadaan harta benda perusahaan dan meyakinkan bahwa pengamanannya (safeguarding) cukup memadai dan pencatatannya dilakukan dengan tepat. b. Audit Operasi / Manajemen (Operasional Audit) Sukrisno dalam buku Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Oleh Kantor Akuntan Publik, (2006 : 175), mendefinisikan audit operasi sebagai berikut :
8
Audit operasi adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Tujuan umum dari manajemen audit adalah : 1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan – kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengawasan intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional
perusahaan,
dalam
rangka
meningkatkan
efisiensi,
keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan. Audit operasi saat ini sudah menjadi perhatian manajemen sebagai bagian dari internal audit. Pada dasarnya audit operasi dilaksanakan pada berbagai tingkatan manajemen (level of management) dan objek yang dinilai adalah aktivitas operasi kebijaksanaan dan efisiensi usaha. Audit operasi ini bermanfaat bagi manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam hal ini keterlibatan internal auditor diperluas sehingga meliputi keseluruhan sektor atau kegiatan yang menyangkut eksistensi dan kontinuitas perusahaan.
9
Dengan demikian tugas dan tanggung jawab internal auditor meliputi audit keuangan dan audit operasi. Internal auditor yang merupakan pegawai perusahaan mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan kepada manajemen dengan berbagai cara. Pelayanan ini untuk memberi penilaian keefektifan prosedur dan kebijaksanaan operasi yang telah ditetapkan. Untuk dapat mengetahui tujuan tersebut, maka bagian internal audit pada perusahaan hendaknya dipimpin oleh seorang yang cukup berpengalaman dalam bidang audit. Dengan demikian ia akan dapat membantu memecahkan persoalan – persoalan yang ada sehingga akan memberikan pelayanan yang memuaskan pada manajemen dan pimpinan perusahaan. Fungsi internal auditor menurut Mulyadi, (2002 : 211), dapat digolongkan atas beberapa bagian, yaitu : a. “Menyelidiki dan menilai pengendalian intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi. b. Kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain, untuk memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar – komentar penting terhadap kegiatan manajemen”. Dari kutipan diatas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi pokok internal auditor adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Pengendalian Dengan adanya Pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan operasi perusahaan, maka kesalahan yang terjadi dapat ditangani dengan baik, sehingga tujuan
dan
rencana
perusahaan
dapat
dicapai.
Kegiatan
pengendalian
membutuhkan banyak waktu untuk menyediakan informasi baik per hari, per minggu, atau per bulan bahkan per tahun sesuai dengan yang dibutuhkan. Dalam
10
pendekatan masalah – masalah yang berhubungan dengan fungsi pengendalian, internal auditor harus mempunyai pandangan luas dan menentukan prestasi kerja. Dalam menentukan prestasi kerja, auditor seharusnya mempunyai pertimbangan – pertimbangan. 2. Fungsi Audit Dalam melaksanakan seluruh fungsi internal audit, internal auditor dalam fungsi pelaksanaan pekerjaannya menitikberatkan pada penilaian dan pengkajian pengendalian intern, bukan dimaksud untuk menentukan ruang lingkup audit ekstern. Akan tetapi penilaian dari pengawasan intern terutama bertujuan untuk memperoleh kepastian bahwa sistem yang ada telah dilaksanakan sebagaimana mestinya oleh pelaksana operasi, juga untuk keandalannya agar dapat mencegah atau menemukan penyelewengan maupun kerugian lainnya bagi perusahaan. Dari penilaian dan pengkajian struktur pengawasan intern akan diperoleh hasil berupa keputusan, yang seterusnya disampaikan saran – saran dan usul – usul perbaikan. Internal audit dalam pelaksanaan fungsinya, hanya merupakan fungsi staf karena ia tidak terlibat dalam aktivitas operasi perusahaan, seperti: pembelian atau penilaian persediaan, penagihan piutang, pembayaran hutang, pemasaran produksi dan lainnya. Internal audit sebagai staf yang berasal dari unit organisasi itu yang memberikan saran atau petunjuk. Akan tetapi nasehat yang diberikan itu bukan merupakan suatu keharusan yang diterima pimpinan, melainkan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Dari usulan – usulan fungsi internal audit diatas dapat diambil kesimpulan bahwa internal audit berfungsi untuk membantu pimpinan agar dapat bekerja lebih efisien, efektif, dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi
11
intenal auditor merupakan salah satu alat pimpinan yang vital untuk keberhasilan pencapaian apa yang menjadi tujuan perusahaan. Untuk mewujudkan apa yang menjadi fungsi internal audit, internal auditor haruslah memiliki sifat integritas yang tinggi. Integritas merupakan kepribadian yang didasari rasa bijaksana, berani, serta rasa penuh tanggung jawab. Apabila hal ini dimiliki setiap internal auditor, maka internal auditor akan menjadi bagian yang vital bagi keperluan pimpinan untuk kemajuan unit organisasi secara keseluruhan. Disamping memiliki integritas yang tinggi, seorang auditor dalam pelaksanaan fungsinya memiliki kriteria tertentu agar mampu melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga apa yang menjadi harapan pimpinan dapat dipenuhi. Adapun kriteria seorang internal auditor, menurut Suwardjono dalam buku Pengantar Akuntansi (2003 : 185), adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
“Sehat dan kuat, dilihat dari fisik dan mental Rajin, jujur dan penuh keingintahuan Cerdas dan tidak lambat dalam memberi respon Sopan, supel dan bisa mengendalikan emosi Minimal sarjana muda akuntansi, lebih baik berpengalaman di Kantor Akuntan Publik Mengerti, lebih baik lagi menguasai komputer dan perpajakan Selalu mengupdate pengetahuannya (continuing professional education) Bisa bersikap tegas, tidak mudah dipengaruhi orang lain Tidak mudah / cepat percaya, tidak juga terlalu / selalu mencurigai orang lain Berfikir positif Memahami Etika Profesi Bermoral tinggi Tulisan rapi dan bersih Dapat bekerja dengan cepat serta teliti Tanggo.”
3. Pelaporan Laporan internal auditor biasanya berbentuk dokumen tertulis. Laporan tersebut merupakan hasil akhir dari pelaksanaan audit keuangan maupun audit
12
operasi. Laporan hasil audit tersebut dimaksudkan untuk mengkomunikasikan hasil audit yang berupa temuan – temuan dan petunjuk – petunjuk yang dianggap perlu bagi pimpinan. Dengan penyampaian laporan kepada pimpinan, maka pimpinan akan dapat mengetahui dengan jelas sampai seberapa jauh prosedur – prosedur, peraturan – peraturan dan kebijaksanaan yang dapat dilaksanakan dan diterapkan dengan baik, berarti bahwa laporan hasil audit, menunjukkan apa yang telah dicapai, mengemukakan hal apa yang perlu diambil oleh pimpinan untuk mengetahui dan menjelaskan tindakan – tindakan yang perlu diambil oleh pimpinan. Internal auditor merupakan mata dan telinga, dalam arti alat pembantu yang dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi pimpinan. Oleh karena itu internal auditor dalam laporannya hendaknya menyajikan informasi yang cukup penting dan menghindarkan informasi yang sulit dimengerti. Selain dari informasi yang berupa data, dalam laporan harus mencakup analisis dan kesimpulan – kesimpulan serta rekomendasi mengenai temuan, sehingga pimpinan memperoleh pengertian yang cukup mengenai persoalan yang dilaporkan. Data yang dilaporkan harus didukung oleh bukti – bukti yang objektif dan tidak memihak, agar laporan itu dapat dipercaya. Dengan demikian pimpinan dapat mengambil tindakan perbaikan maupun koreksi yang lebih tepat dan objektif pula. Membuat suatu laporan yang baik dan menarik hati pimpinan adalah tidak mudah. Internal auditor haruslah memikirkan dan menjangkau pemikiran pimpinan, agar dapat mengarahkan pimpinan untuk mengambil suatu tindakan. Untuk menyusun suatu laporan, internal auditor tidak terikat pada suatu peraturan tertentu yang menjadi patokan yang harus dipenuhi.
13
Walaupun demikian internal auditor dalam menyusun laporan hendaknya memuat informasi yang sesuai dengan kebutuhan pimpinan perusahaan. Manfaat laporan harus lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk menyusun laporan tersebut. Audit yang dilakukan secara cermat dan teliti serta konstruktif akan sangat bermanfaat apabila penyusunan laporan dilakukan dengan baik. Laporan harus singkat, artinya bahwa laporan itu bukan mengabaikan perincian – perincian dan bagian – yang relevan. Tetapi mengabaikan bagian yang dianggap tidak perlu. Apabila laporan tersebut disusun panjang lebar dapat mengakibatkan gagasan yang disampaikan menjadi kabur. Laporan haruslah jelas, artinya laporan itu dapat mencerminkan pokok – pokok pemikiran yang sistematis sehingga mudah dipahami para pemakai laporan. Kejelasan suatu laporan termasuk pengungkapannya, pengaturannya dan penyusunan mengenai urutan – urutan temuan yang memerlukan tanggapan yang lebih dini dari pimpinan untuk koreksi yang perlu. Laporan disebut tepat waktu apabila data yang disajikan tersebut secepat mungkin dapat dipergunakan dalam rangka pengambilan tindakan oleh pimpinan, sehingga memungkinkan tidak tertundanya pengambilan keputusan. Laporan yang tidak disampaikan tepat pada waktunya mengakibatkan laporan tidak bermanfaat, bagaimanapun baiknya laporan tersebut.
B.
Kedudukan Internal Auditor Sejalan dengan perkembangan fungsi akuntansi dalam perusahaan
dimana terlihat peranan akuntansi yang semakin penting terutama dalam pengawasan, maka wajarlah apabila kedudukan internal auditor setingkat dengan pejabat lainnya, yaitu berada langsung dibawah pimpinan perusahaan. Pada beberapa perusahaan kedudukan internal auditor tidak diperlihatkan secara nyata
14
didalam struktur organisasi perusahaan, artinya tidak ada suatu departemen khusus yang jelas diidentifikasikan sebagai internal auditor. Fungsi internal auditor biasanya dirangkap oleh bagian – bagian yang lain, misalnya: menjadi bagian controller. Tetapi dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka diperlukan suatu bagian tersendiri untuk jabatan internal auditor. Dengan diberikannya bagian tersendiri serta kedudukan yang tinggi bagi internal auditor, maka hal ini akan membantunya dalam melaksanakan tugasnya. Ia dapat memandang persoalan yang terjadi dengan ruang lingkup yang luas, sehingga lebih mudah baginya untuk mencari jalan keluar yang dapat diterima oleh berbagai pihak. Internal auditor sering disebut auditor fungsional, dan merupakan salah satu staf di dalam perusahaan. Menurut Agoes Sukrisno, (2004 : 243), secara garis besarnya kepada siapa ia bertanggung jawab dan memberikan laporan audit dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : a. “Langsung bertanggung jawab kepada dewan komisaris. Hal ini banyak dilakukan dalam perusahaan bank dan asuransi. Internal auditor merupakan penjaga bagi dewan komisaris. Secara teoritis maka seluruh organisasi termasuk direktur utama dapat diteliti oleh internal auditor. Namun seperti dikatakan diatas, cara ini hanya terbatas pada perusahaan bank dan asuransi. b. Bertanggung jawab kepada dewan direksi (direktur utama). Cara ini agak jarang dipakai mengingat bahwa direktur utama dengan tugas – tugasnya yang berat, biasanya tidak mempunyai waktu untuk mempelajari laporan internal auditor dan melakukan tindakan koreksi berdasarkan laporan tersebut. c. Yang paling sering dilaksanakan adalah bahwa internal auditor bertanggung jawab kepada direktur keuangan. Fungsionaris tersebut mungkin berfungsi sebagai direktur keuangan, bendahara, ataupun controller. Yang penting adalah bertanggung jawab atas koordinasi dari persoalan keuangan dan akuntansi”. Dari kutipan diatas dapat dijabarkan mengenai kedudukan internal auditor tersebut, sebagai berikut :
15
ad.a. Langsung bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris Apabila dewan komisaris membawahi langsung internal auditor, maka ia mempunyai jangkauan yang sangat luas mengenai ruang lingkup audit. Dengan demikian dalam pelaksanaan tugasnya auditor secara teoritis dapat melakukan audit secara keseluruhan jenjang pimpinan perusahaan termasuk direktur utama. Tetapi dalam pelaksanaannya tidak dapat diterapkan untuk semua jenis perusahaan, karena informasi yang diberikan oleh internal auditor bukan merupakan keputusan melainkan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar : RUPS
Dewan Komisaris Satuan Pengawasan Intern Direktur Utama
Direktur Keuangan
ad.b. Langsung bertanggung jawab kepada Dewan Direksi (Direktur Utama) Dalam hal ini internal auditor memperoleh tugas dan wewenang dari dewan direksi. Dengan ini maka internal auditor akan memberi dan bertanggung jawab terhadap laporannya. Dengan keadaan ini auditor mendapatkan dukungan yang kuat dalam pelaksanaan audit, serta dapat menilai hasil pimpinan perusahaan dibawah direksi.Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar :
16
RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama Satuan Pengawasan Intern
Direktur Keuangan
Ad.c. Langsung bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan Bagan organisasi tersebut memperlihatkan internal auditor merupakan bagian dari Direktur Keuangan. Direktur Keuangan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh beberapa Senior Manajer bagian dengan cara pendelegasian wewenang. Kedudukan satuan pengawasan intern ini dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
RUPS
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Direktur Keuangan
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
Satuan Pengawasan Intern
17
Bila dilihat dari skema diatas bahwa internal auditor jelas merupakan bagian dari senior manajer. Dalam melaksanakan tugasnya menyampaikan laporannya kepada Direktur Keuangan. Apabila internal auditor dalam melaksanakan tugasnya menerima perintah dari senior manajer, maka tingkat kebebasan yang dimilikinya berkurang. Berdasarkan uraian diatas, menurut hemat penulis jika internal auditor langsung dibawah dewan komisaris dan menerima perintah dari padanya maka internal auditor mempunyai kebebasan yang cukup luas, sebab internal auditor dapat melakukan audit keseluruh bagian yang ada dalam perusahaan tanpa terlebih dahulu memperoleh izin dari pimpinan objek yang diaudit, namun mengingat luasnya apa yang dikerjakan oleh Dewan Komisaris, mengakibatkan Dewan Komisaris tidak mempunyai banyak waktu dalam memeriksa laporan hasil audit (LHP), sehingga laporan hasil audit tidak dapat diperiksa dengan cepat, yang menimbulkan lambatnya penanganan terhadap masalah yang timbul. Tetapi jika internal auditor berada langsung dibawah dewan direksi maka laporan hasil audit dapat segera diperiksa dan masalah yang ada dapat segera ditangani. Kebebasan internal auditor dalam memeriksa setiap bagian yang ada pada perusahaan terbuka dengan luas tanpa persetujuan atau dengan persetujuan dari pimpinan setiap departemen atau bagian. Namun apabila internal auditor bertanggung jawab kepada direktur keuangan maka tingkat kebebasan internal auditor dalam melakukan pemeriksaan semakin berkurang. Hal ini disebabkan karena internal auditor tidak dapat melakukan audit ke seluruh bagian dalam organisasi yang ada sebelum mendapat izin dari pejabat yang berwewenang dari setiap bagian. Namun dalam pemeriksaan hasil laporan audit direktur keuangan memiliki waktu yang cukup dan permasalahan yang timbul dapat segera ditangani.
18
C. Fungsi Dan Tanggung Jawab Internal Auditor Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap 1. Fungsi Internal Auditor Internal audit dalam satu perusahaan merupakan salah satu fungsi pengendalian atau pengawasan yang penting untuk memberikan informasi sebagai bahan masukan yang bersifat independen kepada manajemen. Untuk
itu ada
baiknya kita mengetahui fungsi internal auditor terlebih dahulu. Menurut Bambang Hartadi, (2002 : 21), dalam buku Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen, menyatakan bahwa fungsi internal auditor dalam sebuah perusahaan adalah melaksanakan kegiatan bebas, memberi saran – saran suatu fungsi pengendalian manajemen guna mengukur dan meneliti efektivitas sistem pengendalian intern. Dari fungsi internal auditor diatas dapat dijelaskan bahwa fungsi internal auditor dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian, agar fungsi internal audit menjadi efektif, adanya staf internal audit yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, melapor langsung kepada tingkat yang memiliki kewenangan yang tinggi dalam organisasi, apakah manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris sebagai tambahan atas perannya dalam lingkungan pengendalian, staf internal auditor yang cukup dapat berperan dalam mengurangi biaya eksternal auditor dengan memberikan bantuan langsung kepada eksternal auditor, jika eksternal auditor memperoleh bahan bukti yang mendukung kompetensi, integritas dan objektivitas internal auditor, eksternal auditor dalam beberapa hal dapat mengandalkan pada pekerjaan internal auditor.
19
Staf seorang internal audit harus dinamis yang mempunyai orientasi atau pandangan sekarang dan masa yang akan datang. Karena internal auditor berkedudukan sebagai penilai yang bebas, staf internal audit harus betul – betul bebas, dalam sikap dan pemikiran – pemikirannya. Disamping itu harus mampu dan tanggap akan ukuran – ukuran yang akan digunakan dalam penilaiannya. Efektif tidaknya suatu kegiatan harus didasarkan pada perbandingan atas ukuran – ukuran dan prestasi – prestasi. Ukuran yang digunakan tidak hanya terdiri dari budget, standard biaya dan standard kualitas, tetapi atas dasar pertimbangan – pertimbangan bebas yang dapat digunakan sebagai ukuran lain. Dalam hal yang terakhir, staf internal audit harus menguasai semua aspek lingkup perusahaan. Yang menjadi perhatiannya bukan hanya berhubungan dengan prosedur – prosedur,
akuntansi
dan
keuangan,
penjualan
dan
pemasaran,
tehnik,
pengembangan usaha, kinerja perusahaan, dan lain – lain. Hal ini disebabkan tugas –tugas yang dibebankan kepada internal auditor adalah untuk meneliti keseluruhan kegiatan perusahaan. Dengan demikian internal audit telah menjadi suatu alat bagi pimpinan atau bagi manajemen perusahaan, dengan jalan menilai semua aktivitas perusahaan dengan maksud untuk meningkatkan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan secara efisien. Internal audit atas aktiva tetap merupakan hal yang penting mengingat jumlah uang yang dikeluarkan cukup besar dan jangka waktu pemakaiannya didalam operasi cukup lama. Apabila aktiva tetap telah diperoleh, maka timbullah persoalan akuntansi dan pengendalian yang wajar. Dalam hal ini diperlukan pengendalian intern atas aktiva tetap tersebut. Biasanya tugas- tugas tersebut menjadi tanggung jawab internal auditor.
20
Tunggal Widjaja, (2002 : 85), dalam karyanya Struktur Pengendalian Intern, mengemukakan bahwa pengendalian terhadap aktiva dapat dititikberatkan pada tiga tahap, yaitu pada saat: a. Perolehan b. Pemilikan / penyimpanan c. Penjualan Menurut Tunggal, perusahaan harus memiliki prinsip pengendalian atas aktiva dan kewajiban dimana prinsip ini akan dilaksanakan dalam perusahaan. Prinsip pengendalian aktiva khususnya aktiva tetap, yang dilakukan perusahaan terdiri atas : a. Perolehan dari aktiva tetap harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. Jika ada anggaran pembelian, maka penyimpangan antara anggaran dengan harga perolehan harus dianalisis. b. Penjualan ataupun penarikan aktiva tetap dari operasi perusahaan harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang. c. Adanya kebijakan mengenai kapitalisasi dari pengeluaran yang berhubungan dengan aktiva tetap. d. Pencatatan yang cukup harus diadakan. e. Adakan penghitungan secara fisik paling sedikit setahun sekali. f. Aktiva yang dibuat oleh perusahaan harus secara berhati – hati ditaksir / diperkirakan terlebih dahulu dan kemudian pada setiap tingkat penyelesaian harus dibandingkan dengan jumlah biaya yang telah dikeluarkan untuk mendapatkan perbedaan maupun efisiensinya. g. Catatan aktiva tetap harus dinyatakan secara rinci untuk mengetahui berapa jumlah biaya yang tercakup didalamnya. h. Pengendalian secara teratur barang yang telah tidak dipakai lagi (usang) harus dilaksanakan. i. Penelitian secara berkala terhadap aktiva dan penelaahan terhadap asuransi harus dilakukan. Dengan adanya prinsip ini diharapkan fungsi internal auditor dalam mengawasi aktiva tetap semakin efektif dan efisien, dan aktiva tetap dapat terpelihara, dapat digunakan serta dapat diperiksa. Dengan adanya prinsip ini maka aktivitas pemakaian aktiva tetap akan tetap terkendali dan mudah diawasi
21
dalam pemantauan perkembangan aktiva tetap. Prinsip pengawasan intern atas aktiva tetap memerlukan satu sistem pengawasan intern yang efektif yang mendukung prinsip pengawasan intern yang ada dalam perusahaan. Yang menjadi tujuan sistem pengawasan intern perusahaan secara umum menurut Tunggal, antara lain : 1. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi : Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting. 2. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya : Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan catatan keuangan. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat. 3. Untuk menggalakkan efisiensi usaha : Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan – pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber – sumber dana yang tidak efisien. 4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan : Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
22
Mulyadi, (2000: 183), dalam buku auditing, berpendapat bahwa ada 5 unsur pengendalian intern, yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern yang membentuk disiplin dan struktur. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran Resiko untuk tujuan laporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di indonesia. 3. Informasi dan Komunikasi Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam laporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun diluar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi kepada pihak entitas. 4. Aktivitas Pengendalian Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
23
5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pengendalian intern yang memuaskan adalah jika orang – orang yang ada dalam perusahaan tidak dapat melakukan kesalahan secara bebas, baik kesalahan sistem, kesalahan akuntansi, atau penggelapan dan meneruskan tindakan tersebut tanpa diketahui dalam jangka waktu yang cukup lama. Tehnik pengawasan aktiva tetap ini tidak terlepas dari pengendalian intern yang ada dalam perusahaan, sebab tehnik pengendalian aktiva tetap merupakan bagian dari cara – cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan dalam mengawasi operasional perusahaan. Untuk itu internal auditor tidak hanya melakukan pengawasan aktiva tetap secara fisik tetapi juga secara administratif dengan menyelenggarakan perkiraan pengendalian untuk setiap golongan aktiva dengan perhitungan dalam buku tambahan. Aktiva tetap itu hanya boleh dibeli sesudah ada permintaan dari bagian yang memerlukannya dan sesudah diberikan persetujuan dari petugas yang berwenang. Juga pengaktifan / pengafkiran harus dikirimkan pada bagian pembukuan untuk pembukuannya. Banyak aktiva tetap harganya relatif kecil, tetapi secara individual berharga. Barang – barang harus diawasi dengan ketat terhadap pencurian dan harus sering dibandingkan dengan catatan persediaan inventaris. Dalam hal ini bagian internal audit memegang peranan penting dalam mengawasi aktiva tetap dan intenal auditor sangat penting bagi manajemen perusahaan mengingat fungsinya dalam perusahaan menjadi strategis sehingga
24
sangat dibutuhkan dalam memberi masukan – masukan kepada manajemen dalam pengambilan keputusan. Tugas – tugas yang harus dilaksanakan oleh internal auditor umumnya mengacu pada lingkungan internal perusahaan. Peristiwa atau kejadian diluar perusahaan bukan merupakan tugas pokok kegiatan internal auditor, meskipun kadang – kadang peristiwa didalam perusahaan dalam beberapa hal ada kaitannya dengan peristiwa diluar perusahaan. Manajemen tidak dapat mengambil keputusan hanya berdasarkan laporan internal auditor tetapi juga harus berdasarkan faktor – faktor eksternal perusahaan. Adapun yang menjadi tugas satuan pengawas intern adalah sebagai berikut : 1. Melakukan kegiatan pengendalian internal perusahaan sesuai dengan tahapan, bentuk, jenis, dan prosedur yang telah ditetapkan . 2. Melakukan tugasnya dengan baik, benar, independen, netral, dan tidak berkesan menjadi ‘watch dog’, serta dapat berkomunikasi dengan baik kepada karyawan lain. 3. Selalu melakukan komunikasi dengan pihak pimpinan (Direksi) tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pengendalian internal. 4. Selalu menggunakan kertas kerja dalam melakukan tugasnya. Kertas kerja tersebut diarsip dengan tertib dan baik. 5. Kertas kerja harus dilengkapi dengan tanggal, nomor, nama pengendalian, staf yang melakukan tugas, ruang lingkup pengendalian dan informasi lain yang dirasakan perlu. Kertas kerja dapat berubah formatnya sesuai dengan perkembangan perusahaan. 6. Memahami aspek – aspek pengendalian internal setiap bagian.
25
Dengan adanya tugas ini akan mempermudah internal auditor dalam melaksanakan fungsinya dalam perusahaan. Tugas ini menjadi acuan atau pedoman internal auditor dalam bekerja dan mempermudah internal auditor dalam pengawasan serta pengendalian segala aktivitas perusahaan. Dengan demikian benarlah bahwa fungsi internal auditor dalam setiap perusahaan sudah membantu pimpinan puncak dan manajemen perusahaan.
2. Tanggung Jawab Internal Auditor Bambang Hartadi, (2002 : 21), dalam bukunya, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen, menyatakan bahwa tanggung jawab internal auditor adalah sebagai berikut: 1. Menilai prosedur dan menilai hal – hal yang berhubungan, yang terdiri: a. Memberi pendapat efisiensi atau kelayakan prosedur. b. Mengembangkan atau memperbaiki prosedur. c. Menilai personalia. d. Ide – ide seperti pembuatan standart / pembuatan metode baik. 2. Verifikasi dan analisis data, yang menyangkut: a. Penelaahan data yang menghasilkan sistem akuntansi guna membuktikan bahwa laporan –laporan yang dihasilkan adalah benar (valid) dan. b. Membuat analisis – analisis lebih lanjut untuk memberi dasar/membantu penyimpulan – penyimpulannya. 3. Verifikasi kelayakan yang berguna untuk menentukan yaitu a. Prosedur akuntansi atau kebijakan lainnya yang telah dilakukan. b. Prosedur operasi/kegiatan yang telah diikuti. c. Peraturan – peraturan pemerintah telah dilaksanakan. d. Kewajiban – kewajiban, yang bersangkutan dengan kontrak telah berjalan / dipatuhi. 4. Fungsi Perlindungan yaitu mengadakan perlindungan untuk: a. Menghindari dan menemukan penggelapan, ketidakjujuran atau kecurangan. b. Memeriksa semua kelayakan perusahaan. c. Meneliti transaksi dengan pihak luar. 5. Melatih dan memberi bantuan kepada karyawan perusahaan terutama dalam bidang akuntansi 6. Jasa – jasa lainnya, termasuk penyelidikan khusus dan membantu pihak luar seperti kantor akuntan publik (yang memeriksa laporan keuangan
26
secara periodik), atau konsultan lainnya yang berkepentingan dengan data kegiatan – kegiatan perusahaan. Disamping tanggung jawab diatas masih ada tanggung jawab lain yang harus dilaksnakan oleh internal auditor dalam ruang lingkup pekerjaannya, yakni : 1. Memeriksa tingkat kepercayaan dan integritas informasi keuangan dan operasional. 2. Memeriksa ketaatan organisasi terhadap kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang ada. 3. Memeriksa usaha perlindungan terhadap aktiva, seperti metode penilaian yang digunakan oleh perusahaan, bukti keberadaan aktiva. 4. Menilai keharmonisan dan efisiensi sumber – sumber yang dipakai. 5. Memeriksa apakah operasi atau program yang ada telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang dibuat dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Selain itu tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan terhadap setiap pemeriksaan. 2. Memeriksa dan mengevaluasi informasi. 3. Mengkomunikasikan setiap hasil pemeriksaan. 4. Mengikuti dan memastikan bahwa tindakan perbaikan telah dilaksanakan terhadap temuan pemeriksaan seperti yang dikemukakan oleh internal auditor. Jika internal auditor memiliki tanggung jawab dalam perusahaan demikian juga halnya dengan manajemen internal auditor memiliki tanggung jawab pula. Adapun yang menjadi tanggung jawab manajemen internal auditor dalam perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Pimpinan internal auditor harus mengelola bagian internal auditor secara baik.
27
2. Pimpinan internal auditor harus mempunyai pernyataan tentang tujuan, wewenang, tanggung jawab terhadap bagian internal audit. 3. Pimpinan internal auditor harus membuat rencana untuk melaksanakan tanggung jawab bagian internal audit, misalnya : dengan menetapkan tujuan skedul pemeriksaan, rencana kepegawaian, anggaran keuangan, dan laporan keuangan internal audit. 4. Pimpinan internal auditor harus membuat kebijaksanaan dan prosedur secara tertulis sebagai penuntun bagi staf pemeriksa. 5. Pimpinan
internal
auditor
harus
mengadakan
program
seleksi
dan
pengembangan sumber daya manusia bagian internal audit. 6. Pimpinan internal auditor harus mengadakan usaha koordinasi antara internal auditor dengan eksternal auditor. 7. Pimpinan internal auditor harus membuat evaluasi terhadap kegiatan bagian internal audit untuk menjamin kualitas kerja yang baik. Dengan adanya tanggung jawab yang jelas yang telah didelegasikan terhadap masing – masing bagian satuan pengawasan intern diatas membawa dampak pada kinerja internal audit yang semakin meningkat. Sehingga tanggung jawab antara internal auditor dan manajemen internal audit tidak saling tumpang tindih. Dan tanggung jawab yang sudah terspesialisasi ini mendukung tugas dan fungsi internal audit dalam mengawasi jalannya aktivitas perusahaan. Khusus menghadapi berbagai kecurangan yang terjadi, internal auditor bertanggung jawab dalam membantu manajemen untuk menghadapi kemungkinan tersebut.
Pencegahan
kecurangan
tersebut
merupakan
tanggung
jawab
manajemen. Internal auditor bertanggung jawab memeriksa, menilai kehandalan
28
dan efektivitas tindakan yang dilakukan oleh manajemen dalam mencegah terjadinya kecurangan yang mungkin ada. Tindakan auditor, misalnya : memeriksa efektivitas pengawasan, sesuai dengan luasnya kemungkinan resiko yang timbul. Deteksi kecurangan meliputi pengidentifikasian indikasi kecurangan yang cukup terarah agar dapat dilakukan penyelidikan. Untuk itu internal auditor harus memiliki pengetahuan yang cukup memadai mengenai kecurangan agar mereka dapat segera mengantipasi kecurangan. Jika kelemahan pengawasan dideteksi, pengujian tambahan akan dilakukan oleh internal auditor, yang mencakup pengujian langsung terhadap identifikasi indikator kecurangan lainnya. Pengetahuan internal auditor jangan diharapkan selalu sesuai dengan orang yang tanggung jawab utamanya menemukan dan menyelidiki kecurangan. Bahkan prosedur pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan keahlian profesinya belum menjamin bahwa kecurangan dapat ditemukan. Biasanya penyelidikan atau investigasi kecurangan dilakukan oleh orang – orang yang tergabung
dalam
internal auditor, pengacara, tim penyelidik (investigator), bagian keamanan dan ahli – ahlinya yang ada dalam organisasi. Pemeriksaan intern harus menilai fakta – fakta yang relatif diketahui sehubungan dengan investigasi kecurangan dengan maksud : Menyatakan bahwa pengawasan telah dilakukan atau disempurnakan. Rancangan
audit
test
membantu
dalam
mengungkapkan
keberadaan
kecurangan yang biasa akan terjadi dimasa mendatang. Membantu internal auditor dalam menegakkan pengetahuan yang memadai atas kecurangannya.
29
Laporan tertulis harus dibuat sesuai dengan keputusan fase penyelidikan. Laporan tersebut harus memuat semua temuan, kesimpulan, rekomendasi dan tindakan perbaikan yang diambil. Draft yang diusulkan atas kecurangan harus disampaikan kepada pengacara untuk direview, pertimbangan harus disampaikan kepada pengacara yang sah, sehingga pengacara dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menangani masalah kecurangan yang telah terjadi dalam perusahaan.
D.
Kerangka Konseptual
Bagian Peralatan
Bagian Teknik
Bagian Akuntansi
Manajemen Puncak
Aktiva Tetap Satuan Pengawasan Intern Pencatatan
A.T menjadi kekecilan A.T menjadi kebesaran
Manajemen Perusahaan
Laporan Keuangan
30
