7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis 1. Sistem Sistem memegang suatu peranan yang sangat penting dalam melaksanakan aktivitas usaha suatu perusahaan. Semakin berkembangnya perusahaan tentu kegiatannya juga semakin banyak sehingga perlu dilakukan pendelegasian tugas kepada masing-masing organisasi yang berbeda dalam perusahaan. Suatu perusahaan sangat membutuhkan sistem yang baik dan inilah yang menyebabkan kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar serta tujuan perusahaan akan tercapai. Mc Leod dan Schell (2004 : 9) mendefinisikan: “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Bodnar dan
Hopwood (2001 : 1) mendefinisikan: “Sistem adalah
kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Sistem ini berkaitan erat dengan prosedur sehingga melibatkan beberapa orang dalam suatu organisasi ataupun departemen yang dibuat untuk menjamin penerangan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulangulang.
7
8
Modul sistem digambarkan di bawah ini sebagai berikut:
Masukan
Pengolahan
Keluaran
Umpan Balik/Kontrol Gambar 2.1 Modul Sistem Sumber : Amsyah (2003 : 27)
1. 2. 3. 4.
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu: Masukan Pengolahan Keluaran Umpan Balik/Kontrol Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut :
a. Mempunyai Komponen Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata atau abstrak. b. Mempunyai Batas Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. c. Mempunyai Lingkungan Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Lingkungan menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan
9
sistem sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin bahkan jika mungkin ditiadakan. d. Mempunyai Penghubung/Antar Muka Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. e. Mempunyai Masukan Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. f. Mempunyai Pengolahan Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. g. Mempunyai Keluaran Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. h. Mempunyai Sasaran dan Tujuan Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan. i. Mempunyai Kendali
10
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. j. Mempunyai Umpan Balik Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali sehingga sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal. Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan-tujuan yang berbeda-beda, tergantung
pada kebutuhan bisnis. Transaction Processing Systems (TPS)
berfungsi pada level organisasi; Office Automation Systems (OAS) dan pendukung Knowledge Work Systems (KWS) yang bekerja pada level knowledge. Sistemsistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Decision Support Systems (DSS). System ahli menerapkan keahlian pembuatan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support Systems (ESS). Group Decision Support Systems (GDSS) dan lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaborative Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragam organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur. Purwono (2004 : 12) menyatakan “Sistem Operasi (OS, operating systems) adalah program utama untuk menjalankan fungsi perangkat keras, meliputi pengaturan kesiapan perangkat keras untuk menerima perintah, tata cara penulisan dan pembacaan data, pemanfaatan media-media operasional (harddisk, printer, modem, monitor, dan lain sebagainya), serta kemampuannya untuk berkomunikasi dengan komputer-komputer lainnya. Tanpa adanya OS, maka sebuah komputer tidak berarti apa-apa, bahkan untuk sekedar mengawali pekerjaan”.
11
Keanekaragaman sistem informasi sehingga penganalisis bisa berkembang ditunjukkan dalam gambar di atas perlu diingat bahwa gambar tersebut menampilkan sistem-sistem tersebut dari bawah ke atas, menunjukkan bahwa operasional, atau level organisasi yang paling rendah, didukung oleh TPS dan level tertinggi atau level strategis dari keputusan semi terstruktur atau tak terstruktur, didukung oleh ESS, GDSS dan CSCWS dibagian atas. Sistem informasi manajemen, sistem informasi (SI), sistem informasi terkomputerisasi, dan sistem informasi bisnis terkomputerisasi yang saling bertukar tempat untuk menunjukkan sistem informasi terkomputerisasi yang mendukung jangkauan kegiatan bisnis yang lebih luas melalui informasi yang mereka hasilkan yakni kedudukan ATM sebuah sistem. Transaction Processing Systems (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti transaksi ATM. Transaction Processing Systems merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Pada level knowledge dari organisasi ada dua kelas sistem yakni Office Automation Systems (OAS) yang mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah dikenal seperti word processing, spreadsheets, desktop publishing,
12
electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email (electronic mail), dan video conferencing. Sistem informasi manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer), dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, Sistem informasi manajemen mendukung spektrum tugastugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu
menyatukan
beberapa
fungsi
informasi
bisnis
yang
sudah
terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal. Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang tinggi adalah Decision Support Systems (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional karena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional karena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya dari pada SIM tradisional.
13
Kecerdasan Buatan (AI) bisa dianggap bidang yang arsitek tingkat tinggi untuk sistem ahli, daya tolak/dorong umum dari AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya seerta menganalisis kemampuannya untuk berpikir melalui problem sampai ke kesimpulan logiknya. Sistem
ahli
menggunakan
pendekatan-pendekatan
pemikiran
AI
untuk
menyelesaikan permasalahan serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat dari semakin banyaknya perangkat keras dan perangkat lunak seperti komputer pribadi (PC) dan shell sistem ahli. Suatu sistem ahli (disebut sebagai knowledge based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Sistem ini tidak seperti DSS, yang meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan, sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah atau suatu kelas masalah khusus. Komponen dasar suatu sistem ahli adalah knowledge base, yakni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa semacam SQL (structured query language), dan antarmuka pengguna. Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision Support Systems membuat suatu solusi. Group Decision Support Systems (GDSS), yang digunakan di ruangan khusus yang dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-
14
beda, memungkinkan anggota kelompok berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, kunsultasi, dan scenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, dominasi oleh anggota kelompok vocal dan pembuatan keputusan. Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support Systems (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan problem-problem strategis. ESS mmperluas dan mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.
2. Sistem Pemrosesan Transaksi ATM Pelayanan merupakan salah satu penentu pilihan nasabah untuk berhubungan dengan suatu bank, karena itu pelayanan merupakan aspek yang perlu diperhatikan. Pelayanan yang baik akan meningkatkan kinerja perusahaan.
15
Pelayanan yang diberikan bank kepada nasabah seharusnya tidak hanya dilihat dari sisi pelayanan teller dan customer service serta keberadaan toilet, tetapi harus dilihat secara holistik dengan hal-hal lain, seperti penganekaragaman produk bank dan peningkatan layanan ATM. “ATM memberikan kelebihan lain seperti informasi saldo serta melakukan berbagai pembayaran dalam waktu yang sangat cepat melalui pendebetan”, Kasmir (2005 : 3). Salah satu produk perbankan yang memberikan pelayanan dan kemudahan kepada nasabah perbankan adalah ATM (Anjungan Tunai Mandiri). ATM merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk menarik uang secara tunai. Ada lima kepuasan yang dapat dirasakan nasabah bila bertransaksi dengan ATM, yaitu: 1. Kemudahan penggunaan jasa perbankan. 2. Keleluasaan waktu pelayanan selama 24 jam. 3. Kecepatan dan ketepatan pelayanan. 4. Keamanan pelayanan. 5. Keanekaragaman jenis pelayanan. Penggunaan ATM bagi perbankan di negara kita boleh dikatakan baru dikenal sekitar satu dasawarsa (sepuluh tahun) yang lalu, latar belakang pembentukan ATM ini dilakukan oleh pihak perbankan bertujuan untuk menunjukkan ; 1. Keberadaan ATM sebagai pelengkap saluran distribusi transaksi perbankan (delivery channel) bagi nasabah, sedangkan ATM bagi pihak perbankan berperan sebagai;
16
Sumber pendapatan (fee generating) bagi pihak perbankan dikarenakan setiap bulan nasabah harus membayar iuran ATM.
Sarana meningkatkan daya saing (competitive advantage) dalam menghadapi dunia perbankan dan memudahkan nasabah dalam bertransaksi.
Citra sebuah bank (flag carrier)
2. Permintaan tambahan layanan ATM oleh nasabah dari berbagai wilayah / cabang cukup banyak, diantaranya untuk;
Pengembangan bisnis cabang dengan mudah dan cepat.
Peningkatan layanan bagi nasabah yang memerlukan layanan ATM perbankan.
Alternatif delivery channel
Untuk strategi peningkatan dana
3. Untuk menghadapi persaingan teknologi informasi perbankan antar bank dalam melayani kebutuhan nasabahnya. 4. Kebutuhan masyarakat / keterbatasan waktu nasabah untuk ke bank seperti hari libur nasabah ingin melakukan transaksi dapat dilakukan di ATM. 5. Sebagai sarana promosi perbankan dalam menarik minat masyarakat dalam menggunakan jasa perbankan. Secara umum fungsi ATM mungkin sudah diketahui oleh kebanyakan orang, yaitu dapat melakukan penarikan uang tunai (cash withdrawal), namun selain itu masih banyak fungsi ATM yang dapat mempermudah kepentingan kita sebagai nasabah dalam melakukan aktivitas perbankan, seperti: 1. Informasi Saldo.
17
2. Pembayaran tagihan handphone yang menggunakan SIM Card Telkomsel, Satelindo dan IM3 SMART Indosat. 3. Pembayaran kartu kredit. 4. Pembayaran telefon. 5. Pembayaran pinjaman/personal loan. 6. Pemindahbukuan (over booking). 7. Pengubahan PIN. Selain itu manfaat yang dapat dirasakan oleh nasabah dari pelayanan ATM tersebut adalah: 1. Melakukan pelayanan sendiri. 2. Waktu tidak terbatas dapat digunakan selama 24 jam. 3. Tidak perlu menyimpan uang kas terlalu banyak. Sedangkan manfaat bagi bank sendiri: 1. Kemampuan menarik nasabah baru lebih banyak. 2. Mampu membuka peluang munculnya produk dan jasa baru. 3. Mendorong nasabah agar lebih aktif menggunakan jasa perbankan. 4. Meningkatkan pelayanan. 5. Efisiensi. 6. Meningkatkan pendapatan. 7. Sebagai media promosi. 8. Mengurangi antrian di counter. 9. Mengoptimalkan jaringan komunikasi yang ada. ATM ini merupakan sebuah alat yang digunakan
nasabah
untuk
melakukan berbagai transaksi yang berhubungan dengan keuangan nasabah
18
sendiri. Dengan penggunaan ATM ini nasabah dapat mencetak data transaksi yang dilakukan pada saat itu juga. Proses pengolahan data pada ATM terjadi pada saat nasabah memasukkan kartu ATM dan melakukan transaksi sehingga data tabungan nasabah dapat menunjukkan berkurang maupun bertambah sesuai dengan transaksi yang dilakukannya. Amsyah (2003 : 118) menyatakan “ Pada umumnya EDP hanya berfungsi membantu pengolahan data, sedangkan rancangan sistemnya disusun oleh unit kerja masing-masing, karena unit kerja bersangkutan pasti lebih tahu akan jenis dan bentuk informasi yang diperlukannya”. Sutanta (2003 : 23-24) menyatakan “Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau seluruh unsur pengolahan data yakni pengumpulan data, pembacaan, pemeriksaan, perekaman, penggolongan, pengurutan, peringkasan, perhitungan, perbandingan, pemindahan, penampilan kembali, penggandaan dan penyebarluasan”. Sekarang ini telah tersedianya networked komputer, bersama-sama dengan akses ke Internet dan World Wide Web, telah menciptakan ledakan informasi di masyarakat pada umumnya dan bisnis pada khususnya. Dasar-dasar jenis-jenis informasi yang berbeda-beda, keragaman peran penganalisis sistem, dan tahaptahap dalam siklus hidup pengembangan sistem; selain itu diperkenalkan pula perangkat-perangkat Computer-Aided Software Engineering (CASE).
19
ESS GDSS CSCES Sistem ahli Decision Support Systems Sistem Informasi Manajemen Knowledge Work Systems Office Automation Systems Transaction Processing Systems
Gambar 2.2 Piramida secara Hierarki Sumber : Kenneth & Jame Kendall (2006 : 23) Berdasarkan gambar 2.2 piramida secara hierarki yang menunjukkan semua sistem informasi terkomputerisasi memiliki basisdata dasar yang menyimpan data-data yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis. Transaction processing systems (TPS) mendukung transaksi-transaksi bisnis besar dan rutin seperti upah dan inventaris. Office Automation Systems (OAS) mendukung data-data pekerja yang menggunakan word processing, spreadsheet, dan lain-lain untuk menganalisis, mentransformasikan, atau memanipulasi data. Knowledge Work Systems (KWS) mendukung pada profesional. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem informasi terkomputerisasi yang lebih berfungsi mendukung jangkauan yang lebih luas fungsi-fungsi bisnis dibanding melakukan
20
transaction processing systems. Output SIM memberi laporan kepada para pembuat keputusan. Decision Support Systems (DSS) adalah sistem informasi yang outputnya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna mereka dan membantu mendukung para pembuat keputusan dalam membuat keputusan-keputusan semiterstruktur. Sistem ahli menangkap keahlian pembuat keputusan untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah. Penganalisis bisa dipanggil berdasarkan hal itu untuk merancang berbagai jenis sistem baru, termasuk sistem-sistem rekomendasi, yang mengkombinasikan intelligent agents, sistem ahli, dan teknologi-teknologi berbasis Web lainnya yang memungkinkan interactivity dengan filtering dan polling yang canggih. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer Supported Collaborative Work Systems (CSCWS) bersama-sama membawa anggota kelompok dalam beberapa cara elektronik tertentu untuk membantu kelompok menyelesaikan problem semi-terstruktur dan problem tak-terstruktur. Executive Support Systems (ESS) membantu pihak eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan jalan menyediakan dukungan grafik dan komunikasi di lokasi-lokasi yang bisa diakses. ATM yang dipasang oleh pihak perbankan untuk mempermudah nasabah dalam menarik uang dan transaksi lain. Adapun sistem dan prosedur operasional yang dilakukan adalah sebagai berikut; a. Persiapan Restocking/Replenishment Monitoring ATM, adalah merupakan aktivitas pemantauan secara berkala kondisi ATM-ATM yang dikelola ATM Regional Center (ATM RC) melalui terminal B24, untuk mengetahui status dan saldo ATM, sebagai acuan untuk
21
menindaklanjuti EDMS (Electronic Delilens Manitoring System) permasalahan yang terkait. Adapun pemantauan dilaksanakan sebagai berikut; 1. Monitoring ATM dilakukan secara berkala pada hari kerja mulai jam 08.00 WIB sampai dengan jam 17.00 WIB. 2. Khusus di luar jam kerja atau hari libur pelaksanaanya tergantung dari kondisi ATM-ATM yang dikelola masing-masing ATM RC. 3. Monitoring dilakukan oleh Pemimpin ATM RC atau petugas yang ditunjuk. 4. Hasil monitoring ATM dicatat dalam sebuah registrasi tabulasi atau white board. b. Penyediaan uang Permintaan uang ke cabang sentra kas harus dikendalikan dengan baik atas dasar prediksi kebutuhan kurang lebih dua hari untuk masing-masing ATM Dilakukan penyortiran uang okleh petugas cash vault dan petugas restocking terhadap uang palsu, uang tidak layak pakai (lusuh) atau pecahan yang tidak sesuai untuk segera di-register dan dikembalikan ke cabang sentra kas guna mendapatkan pergantian sesuai dengan pendekatan ATM RC dengan cabang sentral kasnya. c. Pelaksanaan Restocking Restocking dilaksanakan oleh para petugas yang telah ditunjuk oleh Pemimpin ATM RC, yang terdiri dari petugas restocking, supir dan petugas keamanan, dimana dalam implementasinya melakukan sesuai dengan fungsinya. d. Hardware dan komunikasi
22
Apabila terjadi kerusakan hardware mesin ATM (berikut sarana pendukungnya) serta gangguan komunikasi maka ATM RC harus segera melaporkan kepada provider/vendor pada kesempatan pertama yakni pihak yang ditunjuk untuk melakukan perbaikan. Bentuk dari sistem jaringan kerja serta peralatan pendukung yang diterapkan suatu perusahaan merupakan faktor yang mempengaruhi bentuk dan kecepatan pengolahan data. Ada dua metode pengolahan data elektronik yang pada umumnya dapat diterapkan dalam sistem informasi akuntansi adalah: 1. Batch Processing 2. Immediate Processing (On-line Processing) Penjelasan atas masing-masing metode ini adalah sebagai berikut: Ad. 1. Batch Processing Sistem pengolahan data secara Batch atau tumpuk pada dasarnya dilakukan secara periodik atau nerkelompok, artinya data yang akan diproses dikumpulkan dan disimpan dulu sampai terkumpul dalam jumlah yang cukup banyak atau sampai pada saat ditentukan secara periodik. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar. Sistem Batch processing juga disebut sebagai delay system atau sistem tunda. Karena tidak langsung diproses, melainkan ditumpuk dulu atau ditunda dulu sampai jumlah tertentu atau sampai suatu waktu tertentu. Dengan adanya tenggang waktu antara kegiatan proses yang satu dengan kegiatan proses berikutnya, muncul istilah processing cycle, atau daur proses, yaitu istilah yang digunakan untuk tenggang waktu tersebut.
23
Pengolahan data dengan sistem batch processing pada umumnya merupakan himpunan dari beberapa jenis kegiatan atau tahapan yang disebut run. Dengan suatu program khusus, setiap run melaksanakan satu tahap atau lebih pengolahan data. Selain itu, setiap run harus diselesaikan sebelum run berikutnya dilaksankan, artinya dilaksanakan satu demi satu secara bertahap. Sesuai dengan sistemnya, proses bertahap ini dilaksanakan secara berkelompok. Jadi setelah suatu run diselesaikan, operator komputer harus mempersiapkan file yang diperlukan untuk run berikutnya. Sistem batch processing ini cocok digunakan jika transaksi yang diolah berjumlah besar, file-file tidak segera dimuktahirkan (update), dan laporan-laporan disajikan secara periodik. Kelemahan sistem batch processing ini adalah bahwa laporan yang dihasilkan bukan laporan yang benar-benar mutakhir, melainkan hanya mencerminkan posisi pada tanggal laporan terakhir. Selain itu sistem ini memiliki aplikasi-aplikasi yang terpisah antara satu dengan lainnya. Setiap aplikasi memiliki file dan master file yang berbeda dan terpisah. Antara aplikasi yang satu dengan yang lainnya tidak ada hubungan dan pembagian data. Ad. 2. Immediate Processing (On-line Processing) Sistem immediate processing atau on-line processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya, setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Dengan demikian, setiap file akan selalu menunjukkan status yang mutakhir. Pendekatan immediate processing ini sangat cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir.
24
Sebagai contoh yang paling mudah dikenali adalah sistem pencatatan tabungan pada bank. Para penabung yang ingin menyetor atau menarik tabungannya biasanya akan mendatangi petugas bank di bagian depan bank. Setiap data dimasukkan ke dalam komputer melalui terminal yang tersedia. Komputer akan mengecek kebenaran nama, nomor, jumlah tabungan yang ada, dan keabsahan jumlah penarikan. Petugas juga melakukan pengecekan atas keabsahan tanda tangan penabung melalui alat khusus. Di beberapa bank, sistem ini dilengkapi pula dengan kata sandi (password) untuk mengecek keabsahan penarikan. Apabila kata sandi itu tidak sesuai, komputer akan menolak penarikan. Selanjutnya dengan dimasukkannya data penarikan tabungan, komputer dengan seketika melakukan perubahan data tabungan pada file tabungan termasuk pada akun nasabah penabung bersangkutan. Dengan demikian, posisi akun tabungan nasabah dan juga posisi keseluruhan file tabungan akan terbaharui secara seketika. Oleh sebab itu, petugas dapat mencetakkan data akun tabungan menyajikan ruang-ruang khusus yang harus diisi dengan data input. Ruang-ruang khusus tersebut bersifat baku, sehingga setiap penyimpangan atau kesalahan pengetikan akan langsung ditolak oleh komputer. Dengan demikian, penggunaan format tersebut akan mengurangi kemungkinan kesalahan. Selain dari format baku, pemasukan data input juga dapat dilakukan dengan menggunakan model dialog atau pengajuan pertanyaan pada layar monitor terminal. Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dijawab oleh petugas operator pemasuk data. Bentuk variasi lain dari pemasukan data input adalah penggunaan menu. Bentuk ini digunakan pada sistem komputer on-line yang pada umumnya melayani lebih dari satu aplikasi. Selain output dalam bentuk hardcopy (tercetak
25
di kertas), sistem on-line juga dapat menyajikan output dalam bentuk softcopy atau tampilan yang disajikan pada layar komputer cathode-ray-tube (CRT). Pengolahan data transaksi pada ATM yang menggunakan sistem immediate processing menggunakan perangkat data yang disebut Visual Display Terminal (VDT). Perangkat input-output ini memasukkan dan menerima data secara langsung untuk menerima output digunakan monitor. Proses transaksi yang terjadi di mesin ATM ini akan diolah langsung ke dalam perangkat data tersebut sehingga data transaksi dapat ditampilkan pada layar monitor yang berada di mesin ATM pada saat itu juga.
3. Sistem Pengawasan Intern Pemrosesan Transaksi ATM Menurut AICPA semakin meningkatnya kesadaran mengenai arti pentingnya pengawasan intern dapat disebabkan oleh unsur-unsur sebagai berikut: a. Mendorong efisiensi b. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen Purwono (2004 : 121) mengatakan, “Sebuah sistem pengendalian intern tidak dibatasi pada metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi atau keuangan. Sistem pengendalian tersebut meliputi pengendalian terhadap anggaran, analisis statistik, program-program latihan untuk membantu pegawai agar mengerti dan melaksanakan pekerjaannya dengan baik, serta adanya sejumlah pegawai yang bertugasuntuk melakukan pemeriksaan internal dalam rangka memberikan tambahan keyakinan pada pimpinan bahwa prosedur yang ditetapkannya telah dijalankan dengan benar”. Pengendalian intern dalam lingkungan pengolahan data elektronik terdiri atas: 1. Pengendalian Umum. 2. Pengendalian Khusus atas aplikasi.
26
ad.1. Pengendalian Umum Pengendalian umum membuat kerangka pengendalian menyeluruh atas aktivitas SPT dan untuk memberikan tingkat keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian intern secara keseluruhan dapat tercapai. Pengendalian umum meliputi: 1. Pengendalian organisasi dan manajemen. Didesain untuk menciptakan kerangka organisasi aktivitas EDP yang mencakup: a. Kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan fungsi pengendalian. b. Pemisahan semestinya fungsi yang tidak sejalan seperti penyiapan transaksi masukan, pemrograman, dan operasi komputer. 2. Pengendalian terhadap pengembangan dan peneliharaan sistem aplikasi. Didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara dalam suatu cara yang efisien dan melalui proses otorisasi semestinya. Pengendalian ini juga didesain untuk menciptakan pengendalian atas: a. Pengujian, perubahan, implementasi, dan dokumentasi sistem baru atau sistem yang direvisi. b. Perubahan terhadap sistem aplikasi. c. Akses terhadap dokumentasi sistem. d. Pemerolehan sistem aplikasi dan listing program dari pihak ketiga. 3. Pengendalian terhadap prigram sistem.
27
Didesain untuk mengendalikan operasi sistem dan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Sistem digunakan hanya untuk tujuan yang telah diotorisasi. b. Akses ke operasi komputer dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi. c. Hanya program yang telah diotorisasi yang digunakan. d. Kekeliruan pengolahan dapat dideteksi dan dikoreksi. 4. Pengendalian terhadap perangkat lunak sistem. Didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa perangkat lunak sistem diperoleh atau dikembangkan dengan cara yang efisien dan melalui proses otorisasi yang semestinya, mencakup: a. Otorisasi, pengesahan, pengujian,
implementasi, dan dokumentasi
perangkat lunak sistem baru dan modifikasi perangkat lunak sistem. b. Pembatasan akses terhadap perangkat lunak dan dokumentasi sistem hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi. 5. Pengendalian terhadap data entry dan program. Didesain untuk memberikan keyakinan bahwa: a. Struktur otorisasi telah ditetapkan atau transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem. b. Akses ke data dan program dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapatkan otorisasi. ad.2. Pengendalian Khusus atas Aplikasi Tujuan pengendalian aplikasi adalah untuk menetapkan prosedur pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi untuk memberikan keyakinan
28
memadai bahwa semua transaksi telah diotorisasi dan dicatat, serta diolah seluruhnya, dengan cermat dan tepat waktu. Pengendalian aplikasi meliputi: 1. Pengendalian atas masukan. Didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya sebelum dioleh dengan komputer. b. Transaksi diubah dengan cermat ke dalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan dicatat dalam file komputer. c. Transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya. d. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu dimasukkan kembali secara tepat waktu. 2. Pengendalian atas pengolahan data dan file data komputer. Didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Transaksi, termasuk transaksi yang dipicu melalui sistem, diolah semestinya oleh komputer. b. Transaksi tidak hilang, ditambsh, digandakan, atau diubah tidak semestinya. c. Kekeliruan pengolahan didentifikasikan dan dikoreksi secara tepat waktu. 3. Pengendalian atas keluaran. Didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Hasil pengolahan data adalah cermat. b. Akses terhadap keluaran dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi.
29
c. Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang mendapat otorisasi semestinya. 4. Pengendalian masukan, pengolahan dan keluaran dalam sistem online. -
Pengendalian masukan pada sistem online, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Transaksi di-entry ke terminal yang semestinya. b. Data di-entry dengan cermat. c. Data di-entry ke periode akuntansi semestinya. d. Data yang di-entry telah diklarifikasikan dengan benar dan pada nilai transaksi yang sah. e. Data yang tidak sah tidak di-entry pada saat transmisi. f. Data yang di-entry tidak hilang selama masa transmisi berlangsung. g. Transaksi tidak di entry lebih dari sekali. h. Transaksi yang tidak diotorisasi tidak di-entry selama transmisi berlangsung.
-
Pengendalian pengolahan pada sistem online, didesain untuk memberikan keyakinan memadai bahwa: a. Hasil perhitungan telah deprogram dengan benar. b. Logika yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar. c. File yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar. d. Record yang digunakan dalam proses pengolhan adalah benar.
30
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Dari peneliti terdahulu dapat disajikan dalam tabel di bawah ini sebagai berikut : Tabel 2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu Peneliti Sri Dewi Yanti
Judul Proses Transaksi ATM dan Sistem Pengamannya Pada PT. BCA, Tbk Wilayah V ATM Center Medan
Vina
Aplikasi Sistem ATM Pada PT. HSBC Cabang Medan
Elis
Pengendalian Sistem informasi Keuangan Berbasis Komputer Dengan Studi Kasus Proses Transaksi ATM Pada PT. HSBC
Teknik analisa data Menggunakan metode deskriptif di mana data yang dikumpulkan, diolah, dan diinprentasikan sehingga memberi keterangan yang benar dan lengkap untuk memecahkan masalah ATM yang dihadapi. Metode deskriptif yaitu metode analisa data yang dilakukan dengan mengumpulkan data, menyusun, merumuskan dan menafsirkan serta menganalisa data yang telah sehingga memberikan gambaran yang nyata mengenai aplikasi sistem ATM Bank HSBC.
Metode deskriptif yang memberikan gambaran mengenai pengendalian sistem informasi keuangan berbasis komputer dengan proses transaksi ATM dalam penarikan uang tunai di mesin ATM PT. HSBC.
Sumber : Kumpulan Skripsi, 2009
Hasil penelitian Peranan EDP dengan pengawasan EDP terhadap proses transaksi ATM memiliki hubungan yang signifikan antara satu dengan lainnya pada saat nasabah sedang menggunakan layanan transaksi melalui ATM.
Penggunaan ATM pada Bank HSBC termasuk dalam kategori services karena ditujukan kepada pembentukan loyalitas nasabah. Pada saat ini Bank HSBC sedang berupaya untuk masuk ke dalam kategori Distribution Channell. Seiring dengan kesigapan Bank HSBC untuk berada dalam kategori distribution channel, perusahaan membentuk sentralisasi dalam pengeololaan ATM. Unit ATM yang bernama ATM Regional Center Medan mempunyai 20 orang pegawai dan 2 orang penyelia yang dibantu oleh staf-staf operasional baik yang bertugas dalam penanganan keluhan nasabah maupun untuk menjaga kebutuhan uang tunai di ATM. Pengawasan aplikasi dilakukan melalui audit trail yang cetak setiap hari guna mengecek kebenaran dari transaksi dan yang perubahan-perubahan terjadi pada parameter system, tetapi perubahan terhadap program komputer tidak dapat dideteksi segera.
