BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Peranan Dalam menjalankan usahanya, pimpinan perusahaan memerlukan alat
bantu yang mempunyai peranan dalam mengarahkan dan mengendalikan setiap aktivitas perusahaan. Pengertian tentang peranan yang dikemukakan oleh Soerjono Soekanto (2003:244) adalah sebagai berikut : 1. Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan kemasyarakatan. 2. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi. 3. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat. 2.2
Pengertian Audit Internal Audit internal merupakan fungsi penilaian independen yang didirikan
dalam suatu organisasi untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatan organisasi secara menyeluruh yang bertujuan membantu dan memperbaiki kinerja semua tingkatan manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Aktivitas audit internal menjadi pendukung utama untuk tercapainya tujuan
8
9
pengendalian internal. Ketika melaksanakan kegiatannya auditor internal harus bersifat objektif dan kedudukannya dalam perusahaan adalah independen. Menurut Sawyer (2005:10) mengemukakan pengertian audit internal sebagai berikut : “Audit internal is a systematic, objective appraisal by auditor internal of the operation and control within organization to determine whether: 1. Financial and operating information is accurate and reliable, 2. Risk to the enterprise are identified and minimized. 3. External regulation and acceptable internal policies and procedure and followed, 4. Satisfactory operating criteria are met, 5. Resources are used effectively achieved all for the purpose of as sitting members of the organization in the effective discharge of their responsibilities.” Dari pengertian diatas dapat diartikan bahwa audit internal adalah suatu fungsi penilaian yang objektif dan sistematis dalam menilai pengendalian dan kegiatan operasi dalam suatu organisasi yang dilakukan oleh auditor internal untuk meyakinkan bahwa : 1. Informasi keuangan dan operasi harus akurat dan reliabel 2. Risiko bisnis dapat diidentifikasi dan diminimalisasi 3. Peraturan, kebijakan dan prosedur telah ditaati 4. Tercapainya kriteria kegiatan operasional organisasi
10
5. Meyakinkan bahwa sumber daya telah digunakan secara efektif serta penempatan para anggota organisasi berjalan secara efektif sesuai dengan tanggung jawabnya. Definisi baru mengenai audit internal menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:9)adalah : “Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan objektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian, dan proses governance.” Definisi baru tersebut tidak hanya mereflesikan perubahan yang telah terjadi dalam profesi, definisi tersebut juga mengarahkan auditor internal menuju peran yang lebih luas dan berpengaruh pada masa yang akan datang. Berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa auditing merupakan : 1. Suatu aktivitas independen objektif 2. Aktivitas pemberian jaminan keyakinan dan konsultasi 3. Dirancang untuk memberikan nilai tambah serta meningkatkan kegiatan operasi organisasi 4. Membantu organisasi dalam usaha mencapai tujuannya 5. Memberikan suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses pengaturan dan pengelolaan organisasi. 2.2.1
Fungsi Audit Internal Fungsi audit internal adalah membatu manajemen dengan jalan memberi
landasan tindakan manajemen selanjutnya.
11
Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:19) menyatakan bahwa : “Penanggung jawab fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi organisasi.” Fungsi audit internal dijelaskan oleh Abdul Halim (2003:10) menyatakan bahwa: “Auditor internal bertanggungjawab terhadap pengendalian intern perusahaan demi tercapainya efisiensi , efektivitas dan ekonomis serta ketaatan pada kebijakan yang di ambil oleh perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab untuk selalu memberikan rekomendasi atau saran kepada pihak manajemen. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi auditor internal adalah membantu manajemen dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan”. Dari uraian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa fungsi audit internal adalah sebagai alat bantu bagi manajemen untuk menilai efisien dan keefektifan pelaksanaan struktur pengendalian intern perusahaan, kemudian memberikan hasil yang serupa berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai tambah bagi manajemen yang akan dijadikan landasan untuk mengambil keputusan atau tindakan selanjutnya. 2.2.2
Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal Audit internal merupakan salah satu fungsi pada perusahaan yang juga
mendukung pencapaian tujuan perusahaan, yaitu dengan membantu anggota organisasi dan membentuk pertanggungjawaban yang efektif, dalam hal ini audit internal memberi bantuan berupa aktivitas perencanaan, audit dan mengevaluasi informasi, mengkomunikasikan hasil aktivitas yang telah disertai tindak lanjut.
12
Audit internal memberikan jasa assurance (memberikan keyakinan) kepada manajemen melakukan perbaikan atas sistem pengawasan perusahaan secara keseluruhan. Secara umum tujuan audit internal adalah membantu manajemen menjalankan tugasnya, yaitu dengan menyediakan informasi tentang kelayakan dan keefektifan dari pengendalian intern perusahaan dan kualitas pelaksanaan aktivitas perusahaan. Dengan demikian audit internal akan melakukan analisis, penilaian dan mengajukan saran. Menurut Hiro Tugiman (2006:99) tujuan dari audit internal adalah sebagai berikut: “Tujuan audit internal adalah membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Tujuan audit internal mencakup pula usaha mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar.” Tujuan
audit
internal
juga
dikemukakan
oleh
Sukisno
Agoes
(2004:222)sebagai berikut : “Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor internal auditor adalah membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggungjawab dengan memberikan analisa,penilaian,saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksa” Tujuan audit internal juga dikemukakan oleh Chumbers (1998:128) sebagai berikut: “General objective of most audit are arguably (i) reassurance to management that effective system of control are inplice and operating satisfactorily, and (ii) improved system of controls where necessary”. Adapun ruang lingkup audit internal mencakup pengujian dan penilaian atas kelayakan dan efektifitas dari pengendalian intern perusahaan serta kualitas
13
pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Jadi, ruang lingkup auditor internal meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Reliabilitas dan integritas informasi 2. Menelaah sistem-sistem yang ada untuk menjamin ketaatan terhadap kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur, hukum-hukum, dan peraturan-peraturan yang dapat mempengaruhi operasi dan laporan, serta dapat menentukan apakah organisasi mematuhinya atau tidak. 3. Menilai keekonomisan dan efisiensi dari sumber-sumber yang digunakan. 4. Menelaah operasi atau program untuk memastikan apakah operasi dan program dilaksanakan sesuai rencana. 5. Standar kerja ruang lingkup audit internal dalam penugasan. Lingkup pekerjaan audit internal haras meliputi pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian intern yang dimiliki oleh organisasi dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab menurut Hiro Tugiman (2006:41). Yang mengandung arti bahwa : 1. Lingkup pekerjaan audit internal meliputi pemeriksaan apa saja yang harus dilaksanakan. 2. Tujuan peninjauan terhadap kecukupan suatu sistem pengendalian intern adalah menentukan apakah sistem yang ditetapkan telah memberikan kepastian yang layak atau masuk akal bahwa tujuan dan sasaran organisasi akan dapat dicapai secara ekonomis dan efisien. 3. Tujuan peninjauan terhadap efektifitas sistem pengendalian intern adalah memastikan apakah sistem tersebut berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
14
4. Tujuan peninjauan terhadap kualitas pelaksanaan kegiatan adalah memastikan apakah tujuan dan sasaran organisasi telah dicapai. 5. Tujuan utama pengendalian intern adalah meyakinkan : 1) Keandalan informasi 2) Kesesuaian dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur, dan ketentuan perundang-undangan 3) Perlindungan terhadap harta organisasi 4) Tercapainya berbagai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. 6. Pengendalian adalah berbagai tindakan yang dilakukan manajemen untuk mempertinggi kemungkinan tercapainya berbagai tujuan dan sasaran, manajemen akan merencanakan untuk menyusun dan mengatur pelaksanaan berbagai tindakan yang tepat untuk memberikan kepastian yang layak atau masuk akal bahwa berbagai tujuan dan sasaran organisasi dapat dicapainya. Karenanya, pengendalian merupakan hasil dari perencanaan penyusunan dan pengaturan yang dilakukan secara tepat oleh manajemen. 7. Manajemen bertugas merencanakan, menyusun, dan mengatur sedemikian rupa untuk memberikan kepastian yang layak dan masuk akal bahwa berbagai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai. 8. Auditor
internal
harus
menguji
dan
mengevaluasi
berbagai
proses
perencanaan, penyusunan, dan pengaturan untuk menentukan apakah terdapat kepastian bahwa berbagai tujuan dan sasaran dapat tercapai. Evaluasi terhadap seluruh proses tersebut akan menghasilkan berbagai informasi yang dapat digabungkan untuk menilai sistem pengendalian intern secara keseluruhan.
15
2.2.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Audit Internal Mengenai wewenang dantanggung jawab audit internal, menurut
Konsorsium Oganisasi Profesi Audit Internal (2004:15)menyebutkan bahwa : “Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam charter audit internal, konsisten denganStandar Profesi Audit Internal dan mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi”. Jadi dimaksudkan agar tujuan, kewenangan dan tanggung jawab audit internal harus dinyatakan dalam dokumen tertulis secara formal. Ikatan Akuntan Indonesia(2001:322) menyatakan secara terperinci mengenai tanggung jawab audit internal sebagai berikut : “Audit internal bertanggung jawab untuk menyediakan data analisis dan evaluasi, memberi keyakinan dan rekomendasi, menginformasikan kepada manajemen satuan usaha dan dewan komisaris atau pihak lain yang setara dengan wewenang dan tanggung jawab tersebut. Audit internal mempertahankan objektifitasnya yang berkaitan dengan aktivitas yang diauditnya”. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa wewenang dan tanggung jawab auditor internal adalah sebagai berikut : 1. Memberikan saran-saran kepada manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab dengan cara-cara yang tidak bertentangan dengan kode etik yang berlaku agar tercapai tujuan organisasi. 2. Audit internal bertanggung jawab untuk memperoleh persetujuan dari manajemen dan dewan terhadap dokumen tertulis yang formal untuk bagian audit internal, menegaskan lingkup pekerjaan yang tidak dibatasi, dan menyatakan bahwa bagian audit internal tidak memiliki kewenangan atau tanggung jawab kegiatan yang mereka periksa.
16
2.2.4
Unsur-unsur Audit Internal Dalam melaksanakan tugasnya audit internal mempunyai batasan lingkup
yang akan dilaksanakan. Oleh sebab itu, menurut Cashin (1988:8-11) mengemukakan ruang lingkup audit internal sebagai berikut : “Other than for special assignments, the elements of internal audiing may be grouped under 1) compliance, 2) verification, 3) evaluation”. 1. Kepatuhan (Compliance) Merupakan salah satu unsur audit internal yang bertujuan untuk menentukan dan mengawasi apakah pelaksanaan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Verifikasi (Verification) Merupakan suatu aktivitas penilaian dan pemeriksaan atas kebenaran datadata informasi yang dihasilkan dari suatu system akuntansi sehingga dapat dihasilkan laoiran akuntansi yang akurat, cepat dan dapat dipercaya catatan yang telah diverifikasi dapat ditentukan oleh audit internal tertentu apakah terdapat kekurangan dan ketentuan dalam proses pencatatan untuk dijadikan saran-saran perbaikan. 3. Evaluasi (Evaluation) Setelah melakukan verifikasi, tahap selanjutnya adalah melaksanakan evaluasi atau penilaian untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan yang terdapat dalam pengendalian intern yang ada. Dalam melakukan evaluasi audit internal memerlukan pemikiran yang lebih matang dan
17
cermat untuk dapat menentukan apakah pengendalian intern yang ditetapkan memadai dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 2.2.5
Standar dan Pedoman Praktik Audit Internal Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal, yang terdiri atas : The
Institute of Internal Auditor (IIA), Forum Komunikasi Satuan Pengawasan Intern BUMN/BUMD (FKSPI BUMN/BUMD), Yayasan Pendidikan Intern Audit (YPIA), Dewan Sertifikasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) dan Perhimpunan Auditor Internal Indonesia (PAII) dengan ini perlu memandang untuk menerbitkan Standar Profesi Audit Internal (SPAI). Standar yang ditetapkan secara bersamasama ini diharapkan dapat menjadi pedoman bagianauditor internal dalam melaksanakan kegiatannya. Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:5), tujuan Standar Profesi Audit Internal adalah sebagai berikut : 1. Memberikan kerangka dasar yang konsisten untuk mengevaluasi kegiatan dan kinerja satuan audit internal maupun individu auditor internal. 2. Menjadi sarana bagi pemakai jasa dalam memahami peran, ruang lingkup dan tujuan audit internal. 3. Mendorong peningkatan praktik audit internal dalam organisasi 4. Memberikan kerangka untuk melaksanakan dan mengembangkan kegiatan
audit
internal
yang memberikan
nilai
meningkatkan kinerja kegiatan operasional organisasi
tambah
dan
18
5. Menjadi acuan dalam menyusun program pendidikan dan pelatihan bagia auditor internal 6. Menggambarkan prinsip-prinsip dasar praktik audit internal yang seharusnya (International Best Practice)”. Standar Profesi Audit Internal terdiri dari 3 standar, yaitu : 1. Standar Atribut Standar atribut berkenaan dengan karaketristik organisasi, individu, dan pihakpihak yang melakukan kegiatan audit internal. 2. Standar Kinerja Standar kinerja menjelaskan sifat dan kegiatan audit internal dan merupakan ukuran kualitas pekerjaan audit, juga memberikan praktik-praktik terbaik pelaksanaan audit mulai dari perencanaan sampai dengan pemantauan tindak lanjut. 3. Standar Implementasi Standar implementasi hanya berlaku untuk satu penugasan tertentu. Standar implentasi yang akan diterbitkan di masa mendatang adalah standar implementasi untuk kegiatan assurance, standar implementasi untuk kegiatan consulting, standar implemnetasi untuk kegiatan investigasi, dan standar implemenatsi Control Self Assessment. 2.2.6
Kualifikasi Audit Internal yang Memadai Audit internal yang memadai memiliki kualifikasi sebagai berikut :
1. Independensi
19
Independen menurut The Institute of Internal Auditors (IIA) yang dikutip oleh Boynton.,et al(2001:183) adalah : “Independence, Internal Auditors should be independent of the activities the audit. 1) Organizational Status The organizational status of internal auditing department should be sufficient to permit the accomplishment of its audit responsibilities. 2) Objectily Internal Auditors should be objective to performing audits.” Independen memungkinkan audit internal untuk melakukan pekerjaan audit secara bebas dan objektif, juga memungkinkan audit internal membuat pertimbangan penting secara netral dan tidak menyimpang. Independen dapat dicapai melalui status organisasi dan objektivitas. Independensi menyangkut dua aspek : 1) Status organisasi, haruslah berperan sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugas dengan baik serta mendapat dukungan dari pimpinan tingkat atas, status yang dikehendaki adalah bahwa bagian audit internal harus bertanggung jawab pada pimpinan yang memiliki wewenang yang cukup untuk menjamin jangkauan audit yang luas, pertimbangan dan tindakan yang efektif atas temuan dan saran perbaikan. 2) Objektifitas, yaitu bahwa audit internal dalam melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya harus memperhatikan sikap mental dan kejujuran dalam melaksanakan tugasnya. Agar dapat mempertahankan sikap tersebut hendaknya audit internal dibebaskan dari tanggung jawab operasionalnya. Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:15), menyatakan :
20
“Fungsi audit internal harus ditempatkan pada posisi yang memungkinkan fungsi tersebut memenuhi tanggung jawabnya. Independensi akan memungkinkan jika fungsi audit internal memiliki akses komunikasi yang memadai terhadap Pimpinan dan Dewan pengawas Organisasi.” Status organisasi unit audit internal haruslah memberikan keleluasaan untuk memenuhi atau menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang diberikan. Audit internal haruslah memperoleh dukungan dari manajemen senior atau dewan, sehingga mereka akan mendapatkan kerjasama dari pihak yang diperiksa dan dapat menyelesaikan pekerjaannya secara bebas dari campur tangan pihak lain. 2. Kompetensi Agar tujuan perusahaan dapat tercapai seperti yang telah direncanakan, seorang auditor internal harus mempunyai kompetensi yang baik. Adapun menurut Mulyadi (2002:213) mengemukakan tentang kompetensi auditor internal sebagai berikut : 1) Tingkat pendidikan dan pengalaman professional auditor internal 2) Ijasah professional dan pendidikan professional berkelanjutan 3) Kebijakan, program, dan prosedur audit 4) Praktik, yang bersangkutan dengan penugasan auditor internal 5) Mutu dokumentasi dalam kertas kerja, laporan, dan rekomendasi 6) Penilaian atas kinerja auditor internal 3. Manajemen Bagian Audit Internal Pimpinan internal audit harus mengelola bagian auditor internal secara tepat. Menurut SPAI (2004:19), manajemen bagian audit harus menetapkan :
21
1) Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab : Pimpinan audit internal harus memiliki pernyataan tujuan, kewenangan dan tanggung jawab bagi bagian audit internal. 2) Perencanaan : Pimpinan audit internal harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan tanggung jawab bagian audit internal. 3) Kebijakan dan prosedur : Pimpinan audit internal harus membuat berbagai kebijaksanan dan prosedur-prosedur secara tertulis yang akan dipergunakan sebagai pedoman oleh staf pemeriksa. 4) Manajemen personil : Pimpinan harus menetapkan program untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit internal. 5) Eksternal auditor : Pimpinan audit internal harus menetapkan dan mengembangkan
pengendalian
mutu
(jaminan
kualitas)
untuk
mengevaluasi berbagai kegiatan bagian audit internal. 4. Program Audit Internal Untuk dapat melakukan audit yang sistematis dan terarah maka pada saat audit dimulai, audit internal terlebih dahulu menyusun suatu perencanaan atau program audit yang akan dilakukan. Program audit ini dapat dipergunakan sebagai alat perencanaan dan pengawasan yang efektif atas pekerjaan audit secara keseluruhan. Program audit mempunyai rencana tindakan-tindakan yang terperinci atau kerangka pekerjaan auditor meliputi pengalokasian waktu setiap prosedur bagi setiap orang yang melakukan audit dengan tujuan untuk membatasi ruang lingkup
22
audit dan sebagi petunjuk serta sebagai bahan pengawasan terhadap para asisten. Program audit ini sangat penting karena sebagai landasan atau pedoman mengenai pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan. Pengertian program audit menurut Mulyadi dan Puradiredja (2002:104) adalah sebagai berikut : “Program audit adalah daftar prosedur audit untuk seluruh audit unsur tertentu” Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa program audit diperlukan sebagai berikut : 1) Pedoman dalam melaksanakan audit 2) Alat untuk pengawasan dan pengaruh audit 3) Alat untuk mendeteksi terhadap kemungkinan adanya prosedur yang terlewat 4) Alat untuk memperoleh efisiensi dan efektivitas audit yang dilakukan Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam tahap perencanaan audit terdapat pembuatan program audit. Untuk mencapai hasil yang memuaskan dalam melaksanakan fungsi audit internal, perlu dibuat program audit yang sistematis dan terarah. 5. Pelaksanaan Audit Internal Empat langkah kerja dalam pelaksanaan pemeriksaan internal adalah : 1) Perencanaan audit (Planning the Audit) yang mencakup : a. Menetapkan tujuan dan ruang lingkup pekerjaan b. Mendapatkan informasi mengenai aktivitas yang diperiksa c. Menentukan sumber-sumber penting dalam melaksanakan pemeriksaan
23
d. Mengkomunikasikan dengan pihak-pihak terkait e. Melakukan survey langsung f. Menilai program pemeriksaan g. Menentukan kapan, kepada siapa saja hasil pemeriksaan dikomunikasikan h. Mendapatkan persetujuan untuk perencanaan pekerjaan pemeriksaan 2) Menguji
dan
Mengevaluasi
Informasi
(Examining
And
Evaluation
Information) yang mencakup : a. Seluruh informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup dan tujuan dikumpulkan b. Prosedur pemeriksaan, termasuk teknik pengujian dan sampel harus dipilih c. Proses pengumpulan, analisis dan interpretasi serta dokumentasi harus diawasi untuk memelihara objektivitas d. Kertas kerja dibuat oleh pemeriksa intern 3) Melaporkan Hasil Pemeriksaan (Communicating Result) a. Laporan tertulis setelah pekerjaan pemeriksaan selesai b. Laporan objektif dan jelas, singkat, konstruktif dan tepat waktu c. Laporan menyatakan tujuan dan ruang lingkup dari hasil pemeriksaan d. Laporan mencakup rekomendasi untuk pemeliharaan dan pernyataan keberhasilan pelaksanaan disertai tindakan koreksi 4) Tindak Lanjut (Following Up) dimana : Pekerjaan audit internal tidak berakhir hanya sampai dikeluarkannya laporan tetapi harus berlanjut dengan memonitor untuk menentukan apakah tindakan
24
yang tepat telah diambil dan dilaksanakan sebagaimana diungkapkan dalam temuan-temuan dan saran-saran audit di dalam laporan akhir audit. 6. Komunikasi Hasil Penugasan Audit Internal Penyusunan akhir audit merupakan tahap yang paling penting dari seluruh proses audit internal karena dalam laporan ini auditor internal menggolongkan seluruh hasil pekerjaannya dan merupakan realisasi dari tanggung jawab auditor untuk menginformasikan hasil pengukuran aktivitas peusahaan. Adapun kriteria laporan audit yang dikemukakan oleh Hiro Tugiman (2005:193) adalah sebagai berikut : “Pengawasan internal yang baru menekuni profesinya atau belum pernah mendapat pelatihan. Penulisan laporan pemeriksaan perlu menyadari bahwa suatu laporan pemeriksaan akan dianggap baik apabila memenuhi empat kriteria mendasar yaitu 1) objektifitas; 2) kewibawaan; 3) keseimbangan; 4) penulisan yang professional”. Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (SPAI) (2004:24-25) menyatakan bahwa audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat yang meliputi : 1) Kriteria Komunikasi Komunikasi harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindakannya. 2) Kualitas Komunikasi Komunikasi yang disampaikan baik secara tertulis maupun lisan harus akurat, objektif, jelas, ringkas, lengkap, dan tepat waktu. 3) Pengungkapan atas Ketidakpatuhan terhadap Standar
25
Dalam
hal
terdapat
ketidakpatuhan
terhadap
standar
yang
mempengaruhi penugasan tertentu, komunikasi hasil-hasil penugasan mengungkapkan : a. Standar yang tidak dipatuhi b. Alasan ketidakpatuhan c. Dampak dari ketidakpatuhan terhadap penugasan 4) Penyampaian Hasil-hasil Penugasan Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan hasil penugasan kepada pihak yang berhak. 7. Pemantauan Tindak Lanjut Audit Internal Tindak lanjut yaitu tindakan yang dilaksanakan oleh objek yang diperiksa sesuai rekomendasi yang dikemukakan audit internal dalam laporan hasil audit dengan tujuan guna memperbaiki kekurangan yang tercantum di dalamnya. (Konsorsium
Organisasi
Profesi
Audit
Internal
SPAI,
2004:26)
menyatakan bahwa : “Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun dan menjaga sistem untuk memantau tindak lanjut hasil penugasan yang telah dikomunikasikan kepada manajemen.” Penyusunan prosedur tindak lanjut pada penanggungjawab fungsi audit internal untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah melaksanakan tindak lanjut secara efektif, atau menanggung risiko karena tidak melakukan tindak lanjut.
26
2.3
Pengertian Efektivitas Banyak pengertian yang diberikan oleh para ahli mengenai efektivitas,
untuk memperjelas pengertian tersebut penulis akan memberikan beberapa pengertian dari efektivitas : Pengertian efektivitas menurutSawyer’s (2005:211) adalah sebagai berikut: “Menekankan hasil aktual dari dampak atau kekuatan untuk menghasilkan dampak tertentu.” Sedangkan menurut Mardiasmo (2001:4) efektivitas diuraikan sebagai berikut : “Efektivitas adalah tingkat pencapaian hasil program dengan target yang ditetapkan. Secara sederhana efektitas merupakan perbandingan outcome dengan output”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan derajat keberhasilan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif pula unit tersebut. Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi, suatu perusahan dapat dikatakan telah beroperasi dengan efektif apabila dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.4
Pengertian Pengelolaan MenurutKamus Besar Bahasa Indonesia (2001:534) pengelolaan adalah :
27
“Suatu proses kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga orang lain dalam membantu merumuskan segala kebijaksanaan dan tujuan organisasi yang telah diterapkan”. Berdasarkan
definisi
sebelumnya
dapat
dijelaskan
bahwa
tujuan
pengelolaan adalah terlaksananya kelancaran dan keterkaitan kegiatan dalam suatu aktivitas untuk dapat lebih jauh lagi dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan secara lebih efektif dan efisien. 2.5
Gaji Dalam suatu perusahaan terutama yang bergerak dalam bidang industri
balas jasa, gaji merupakan masalah yang mendapat perhatian cukup besar dari manajemen. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan sangat tergantung pada pegawai perusahaan tersebut. Agar terjadi keseimbangan antara kebutuhan pegawai dengan kebutuhan perusahaan, maka diperlukan kesatuan antara pegawai dan perusahaan. Salah satu cara yang dilakukan bagi perusahaan untuk meningkatkan aktivitas kerja, motivasi dan kepuasan adalah dengan memperhatikan balas jasa para pegawai. Jika masalah jasa ini diatur dengan baik maka pegawai akan mendapat kepuasan sehingga dapat memacu motivasi dalam mencapai tujuan perusahaan. 2.5.1
Pengertian Gaji Setiap perusahan mempunyai unsur sumber daya manusia yang bekerja
dan menjalankan kegiatan perusahaan. Salah satu faktor penting yang mempengaruhi kegiatan usaha suatu perusahaan adalah karyawan baik yang bekerja langsung maupun tidak langsung dalam kegiatan operasi perusahaan dan
28
mereka tentunya mengharapkan imbalan atas jasa pekerjaan yang mereka lakukan. Oleh karena itu, dalam melangsungkan usahnya mereka perlu diberikan perhatian yang layak agar efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahan dapat tercapai. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut yaitu dengan jalan memberi jasa yang semestinya. Hal ini terwujud dalam bentuk pemberian gaji. Menurut Mulyadi (2002:285) pengertian gaji didefinisikan sebagai berikut: “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa-jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang manajer. Umumnya gaji diberikan secara tetap per bulan”. Pengertian gaji menurut Winarni (2008)adalah sebagai berikut : “Gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin, pengawas-pengawas, pegawai tata usaha dan pegawai-pegawai kantor serta para manajer lainnya, dan biasanya gaji dibayarkan bulanan”. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pembayaran jasa kepada karyawan tetap mulai dari jenjang manajer tingkat bawah sampai ke tingkat yang lebih tinggi yang dibayarkan secar berkala yang jumlahnya relatif konsisten. 2.5.2
Pengelolaan Gaji Pengelolaan gaji merupakan struktur dan prosedur mengenai pengumpulan
data, perhitungan pencatatan, pembuatan daftar pembayaran gaji dan pengawasan atas gaji serta terhadap gaji yang diambil oleh yang berhak atas gaji serta terhadap gaji yang belum diambil oleh yang berhak atas gaji tersebut. Pengelolaan gaji yang memadai dapat dilaksanakan dan berjalan dengan baik jika terdapat pemisahan tugas. Pemisahan tugas dari bagian yang terlibat
29
dalam prosedur gaji merupakan faktor yang sangat penting untuk menjamin efektivitas pengelolaan gaji. Hal ini disebabkan dengan adanya pemisahan tugas dapat mencegah persekongkolan. Prosedur pengelolaan gaji dalam suatu perusahaan melibatkan keputusankeputusan dan proses yang diperlukan dalam rangka mempertahankan tenaga kerja yang ada dengan menciptakan suatu kondisi akhir dimana gaji untuk masingmasing karyawan dibayar tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat kepada orangorang yang berhak. Prosedur-prosedur yang ada dalam pengelolaan gaji menurut Arens dan Loebbecke (2008:559-562) adalah sebagai berikut : 1. Personnel and Employment (Prosedur Kepegawaian dan Penempatan Pegawai) 2. Time Keeping and Payroll Preparation (Prosedur Penentuan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji) 3. Payment and Payroll (Prosedur Pembayaran Gaji) 4. Preparation of Payroll Tax Return and payment of Taxes (Prosedur Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran Pajak) Adapun penjelasannya sebagai berikut : 1. Personnel and Employment (Prosedur Kepegawaian dan Penempatan Pegawai) Prosedur pegawai meliputi : 1) Penempatan pegawai meliputi
30
a. Membuat catatan mengenai pegawai yang berhenti atau diberhentikan dan pelamar-pelamar baru b. Memelihara hubungan dengan kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, universitas, dan sumber pegawai lainnya c. Memasang iklan 2) Mengadakan interview Menginterview calon pegawai untuk meyakinkan kepandaian, kecakapan, dan pendidikan calon pegawai. 3) Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru sebagai berikut : a. Mencari data pribadi karyawan b. Menyelenggarakan tes kesehatan c. Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan daftar pegawai dalam daftar gaji 4) Melakukan macam-macam fungsi sebagai berikut : a. Membuat catatan potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar b. Membuat catatan mengenai sebab berhentinya pegawai c. Membuat catatan mengenai riwayat hidup pegawai d. Membuat catatan mengenai cuti pegawai Prosedur kepegawaian biasanya dilaksanakan oleh bagian personalia. Pengelolaan yang paling penting dalam masalah personalia meliputi metode formal untuk memberikan informasi mengenai pegawai-pegawai baru kepada pencatat waktu dan petugas penyiap gaji. Selain itu penting
31
sekali adanya pemisahan tugas antara pegawai yang mempunyai akses terhadap waktu kartu pembuat daftar gaji serta pegawai yang mempunyai akses terhadap catatan pegawai. Pengelolaan penting lainnya adalah penyelidikan dengan seksama terhadap kemampuan dan kejujuran pegawai baru dan adanya arsip pegawai yang memadai. 2. Time Keeping and Payroll Preparation (Prosedur Penentuan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji) Terdiri dari dua kegiatan pencatatan waktu kerja yaitu: a) Pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) Yaitu pencatatan atas waktu kehadiran karyawan di pabrik atau kantor sejak masuk sampai dengan pulang yang tercantum pada kartu kehadiran (clock card) b) Pencatatan waktu kerja (shoptime keeping atau jobtime keeping) Yaitu pencatatan waktu kerja sesungguhnyabdalam setiap pekrjaan atau setiap depatemen. Tujuan sistem dan prosedur pencatatan waktu adalah sebagai berikut: a) Untuk memperoleh suatu alat interval check terhadap waktu kehadiran. Agar dapat mencegah karyawan mencatat absensi tetapi tidak bekerja karena pergi atau menyuruh temannya mencatat absensi tetapi dia tidak hadir. b) Untuk memperoleh data mengenai produk dan jenis kerja yang diperlakukan,
untuk
menetapkan
jumlah
gaji
insentif,
perhitungan biaya, juga untuk kepentingan akuntansi biaya
untuk
32
3. Payment and Payroll (Prosedur Pembayaran Gaji) Prosedur pembayaran gaji adalah fungsi bagian pembuatan daftar gaji pegawai, diminta untuk menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada masing-masing pegawai. Adapun perincian kegiatan penetapan gaji adalah sebagai berikut: 1) Mengumpulkan catatan waktu kehadiran masing-masing pegawai dari kartu jam kehadiran. Waktu yang diperoleh terdiri dari dua bagian yaitu : a. Waktu kerja biasa b. Waktu kerja lembur 2) Selanjutnya menyusun daftar gaji dan mencantumkan nama, pangkat, dan bagian, susunan keluarga dan gaji pokok. 3) Mengumpulkan data untuk pembayaran. Umumnya didasarkan pada banyaknya prestasi yang telah dihasilkan, setelah itu dihitung tunjangantunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan istri dan anak, tunjangan transportasi, dan lain-lain. 4) Menghitung semua pajak penghasilan. Pengurangan untuk holding tax, pinjaman pegawai, asuransi, dan lain-lain. Kemudian dicatat dalam daftar gaji. 4. Preparation of Payroll Tax Return and Payment of Taxes (Prosedur Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran Pajak). Prosedur pembayaran gaji dilakukan setelah prosedur pembuatan daftar gaji dijalankan sesuai dengan proses di atas, kemudian dilanjutkan dengan mencatat hal-hal yang berhubungan dengan pembayaran gaji, membuat
33
formulir dan laporan yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan, membuat catatan (jurnal entry) dan berbagai formulir dan laporan dilakukan dengan tahap sebagai berikut : 1) Membuat daftar gaji 2) Membuat cek pembayaran atau amplop gaji pembayaran atau cek gaji. Jika pembayaran gaji dilakukan secara tunai, maka disusun kebutuhan bermacam uang logam dan uang kertas yang akan dimasukan ke dalam amplop gaji. 3) Membuat daftar earning statement yaitu suatu penjelasan tentang perhitungan gaji yang diberikan kepada masing-masing pegawai yaitu setelah dihitung gaji kotor, allowance dan potongan. 4) Membuat employee’s earning record yaitu daftar gaji pada suatu masa yang dibayarkan pada pegawai tersebut. 5) Membuat formulir yang digunakan untuk berbagai laporan sesuai dengan ketentuan. 6) Membuat statistik tentang gaji. 2.5.3
Kriteria Pengelolaan Gaji Simpulan yang dapat ditarik mengenai kriteria-kriteria pengelolaan atas
gaji yang memadai adalah sebagai berikut : 1. Adanya pegawai kompeten yang dapat diandalkan 2. Adanya prosedur yang jelas, lengkap, dan dapat dimengerti sehingga dilaksanakan oleh petugas yang menangani gaji 3. Adanya formulir, dokumen, dan catatan yang memadai
34
4. Adanya peraturan yang ditetapkan dan dipahami oleh semua pegawai 5. Adanya pemisahan fungsi antara pencatatan, perhitungan, dan pembayaran gaji kepada karyawan 6. Adanya auditor internal yang independen yang melakukan audit terhadap pengelolaan atas gaji. 2.5.4
Proses Pengelolaan Gaji Menurut Hery(2010:4), proses manajemen terdiri dari lima langkah, yaitu : 1. Perencanaan (Planning) 2. Pengorganisasian (Organizing) 3. Pengarahan (Leading) 4. Pengkoordinasian (Coordinating) 5. Pengawasan (Controling)
Adapun penjelasannya sebagai berikut: 1. Perencanaan (Planning) Sebelum
seorang
manajer
dapat
mengorganisasi,
mengarahkan
dan
mengawasi, mereka haruslah membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan kegiatan, selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan; rencana haruslah diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana
mungkin
memerlukan
perbaikan
agar
tetap
berguna.
"Perencanaan kembali" kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.
35
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu : 1) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan 2) Merumuskan keadaan saat ini 3) Mengindentifikasikan segala peluang dan hambatan 4) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan dalam pencapaian tujuan Ada dua alasan mengapa perencanaan diperlukan yaitu untuk mencapai: 1) "Protective bennefits" merupakan hasil dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. 2) "Positive benefit" peningkatan pencapaian tujuan organisasi. Ada beberapa manfaat perencanaan antara lain: 1) Membantu manajemen dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan. 2) Perencanaan terkadang cenderung menunda kegiatan 3) Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individu dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi. 2. Pengorganisasian (0rganizing) Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan
36
lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses susunan struktur organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu pada organisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Ada beberapa pengertian organisasi antara lain yaitu : 1) Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya yang ada. 2) Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dan pada tiap kelompok diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok. 3) Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan. 4) Cara para manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas tersebut.
37
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien. Ada beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu : 1) Bagan organisasi formal 2) Pembagian kerja 3) Departementalisasi 4) Rantai perintah atau kesatuan perintah 5) Tingkat-tingkat hirarki manajemen 6) Saluran komunikasi 7) Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan. Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi. 2) Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logika dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 3) Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensian dan konflik.
38
Bentuk struktur organisasi bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staff organization), organisasi fungsional (functional organization), dan organsasi matriks. 3. Pengarahan (Leading) Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusiamanusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu : 1) Prinsip mengarah kepada tujuan 2) Prinsip keharmonisasian dengan tujuan 3) Prinsip kesatuan komando Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas. Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa : 1) Orientasi Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
39
2) Perintah Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. 3) Delegasi wewenang Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya. 4. Pengkoordinasian (Coordinating) Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien Syarat-syarat koordinasi : 1) Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per bagian. 2) Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlombauntuk kemajuan. 3) Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai. 4) Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat. Sifat-sifat koordinasi : 1) Koordinasi adalah dinamis, bukan statis. 2) Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran. 3) Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan. Koordinasi dibedakan atas :
40
1) Koordinasi vertikal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. 2) Koordinasi horisontal, tindakan-tindakan atau kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat. Cara mengadakan Koordinasi : 1) Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaansaja tidak cukup, karena tindakan yang tepat harusdiambil untuk menciptakan,menghasilkan koordinasi yang diharapkan. 2) Mensosialisasikan tujuan kepada para anggota, agar tujuan tersebut berjalan secarabersama, tidak sendiri-sendiri. 3)
Mendorong anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, dll.
4)
Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
5. Pengawasan (Controling) Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yangdiperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
41
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuantujuan perusahaan. Ada tiga tipe pengawasan, yaitu : 1) Pengawasan pendahuluan Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuandan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. 2) Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan. Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3) Pengawasan umpan balik Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain: 1) Penetapan standar kegiatan 2) Penentuan pengukuran kegiatan 3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4) Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan. 5) Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu Permasalahan yang dihadapi oleh eksekutif dalam pengawasan karena harus melakukan koordinasi terhadap tiga komunikasi, koordinasi, dan kerjasama
42
sangatlah vital, sehingga diperlukan sekali perhatian terhadap masalah orang dan cara pengawasan terhadapnya (cara kerja dan sikapnya). Ada beberapa kendala yang dihadapi oleh dunia usaha dalam bidang manajemen yaitu antara lain: 1) Kurang informasi mengenai data produktivitas terutama melakukan perbaikan, dan acap kali terdapat kekurangan kemampuan untuk merincikan hasil yang dicapai oleh manajemen. 2) Bidang tanggung jawab kurang cukup jelas dirumuskan, sehingga tidak jelas pula bentuk dan lingkungan pelimpahan tugas itu. 3) Penyampaian petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini memperlihatkan adanya komunikasi yang tidak wajar. 4) Meningkatkan lingkup dan kegiatan usaha masing-masing. 5) Jabatan-jabatan dalam manajemen makin memerlukan spesialisasi dan tentunya memerlukan koordinasi. 6) Berkembangnya manajemen partisipatif sehingga menghendaki adanya tukar menukar informasi antara pimpinan dan unsur-unsur manajemen formal dan informal untuk dapat memelihara industrial peace dan antar perusahaan. 7) Pertumbuhan jaminan komunikasi memerlukan koordinasi secara intern dan antar perusahaan. 8) Cepatnya terjadi perubahan sehingga menghendaki kecepatan adaptasi bagi tenaga baru. Kemampuan adaptasi ini bergantung dari sistem komunikasi manajemen.
43
2.5.5
Tujuan Pengelolaan Gaji Menurut Hasibuan (2002:85) tujuan pengelolaan gaji antara lain yaitu:
a) Ikatan kerja sama Dengan pembeerian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara atasan dan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau atasan wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepekati. b) Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egostiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. c) Pengadaan efektif Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, pengadaan karyawan untuk perusahaan akan lebih mudah. d) Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah mmotivasi bawahnnya. e) Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil.
44
f) Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka displin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturanperaturan yang berlaku. g) Pengaruh serikat buruh Dengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya. h) Pengaruh pemerihtah i) Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. Menurut Komarudin (2004:154) tujuan pengelolaan gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada tujuan-tujuan yang lain yaitu: a) Untuk menarik pekerjaan
yang mempuyai kemampuan ke dalam
organisasi b) Untuk mendorong pekerja agar menunjukan prestasi yang tinggi. c) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode panjang. 2.6
Peranan Audit Internal terhadap Efektivitas Pengelolaan Gaji Semakin besarnya perusahaan, maka semakin besar disadari pula bahwa
pimpinan perusahaan tidak lagi dapat melaksanakan fungsi pengawasan terhadap setiap kegiatan usaha secara langsung. Tetapi walaupun demikian, agar perusahaan berjalan sesuai pada kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, pimpinan perusahaan harus melimpahkan sebagian wewenang dan tanggung
45
jawab kepada bawahannya. Agar pendelegasian ini dapat berjalan dengan baik diperlukan suatu bagian atau departemen yang dapat membantu manajemen dalam fungsi pengawasan yaitu bagian atau direktorat audit internal. Agar pelaksanaan yang dilakukan oleh auditor internal efektif maka auditor internal memiliki sikap yang independen serta dapat menjaga kompetensinya. Audit internal yang efektif akan berperan dalam hal: penilaian terhadap efektivitas pengelolaan dan mendorong penggunaan pengelolaan yang efektif dengan biaya yang minimum, menentukan sampai seberapa jauh pelaksanaan kebijakan manajemen puncak dipatuhi, menentukan sampai seberapa jauh kekayaan perusahaan dipertanggungjawabkan, dan dilindungi dari segala macam kerugian, menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian dalam perusahaan, memberikan rekomendasi perbaikan kegiatan-kegiaan perusahaan. Masalah gaji merupakan masalah yang cukup kritis karena seringkali terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan, misalnya adanya pegawai fiktif, jam kerja yang tidak benar, atau pembayaran gaji yang melebihi jumlah yang seharusnya. Untuk mengurangi dan mengatasi kemungkinan-kemungkinan tersebut di atas, maka diperlukan pengelolaan yang memadai. Agar pengelolaan yang ada di perusahaan memadai harus ditunjang pula oleh adanya kegiatan pemeriksaan yang dilaksanakan oleh auditor internal. Peranan audit internal dalam mendukung aktivitas pengelolaan gaji menduduki posisi yang penting dalam laju perkembangan perusahaan karena
46
dengan adanya pengelolaan yang memadai dan dengan adanya sistem yang baik atas gaji dapat membantu dalam meningkatkan operasi perusahaan secara efektif juga
mencegah
dan
mengurangi
kemungkinan
adanya
kesalahan
dan
ketidakberesan dalam pemberian gaji. 2.7
Kerangka Pemikiran Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:15) semakin
besarnya perusahaan, maka disadari pula bahwa pimpinan perusahaan tidak lagi dapat melaksanakan fungsi pengawasan terhadap setiap kegiatan usaha secara langsung. Tetapi walaupun demikian, agar perusahaan berjalan sesuai pola kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, pimpinan perusahaan harus melimpahkan sebagai wewenang dan tanggungjawab kepada bawahannya. Agar pendelegasian ini dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu bagian atau departemen yang dapat membantu manajemen dalam fungsi pengawasan yaitu bagian atau direktorrat audit internal. Oleh karena itu pengaruh audit internal sangatlah penting dalam membantu manajemen dalam meneliti dan mengawasi apakah prosedur, metode, dsan teknik yang menjadi alat dari pengendalian intern itu sudah dilaksanakan. Dalam kedudukannya yang bebas dari aktivitas kegiatan operasional, auditor internal dapat memberikan informasi yang benar dan objektif yang menyangkut keakuratan data yang akan dijadikan dasar bagi manajemen dalam mengambil keputusan (Mulyadi, 2005:181). Audit internal juga dapat dikatakan sebagai mata dan telinga bagi pimpinan perusahaan. Agar pelakasanaan yang dilakukan oleh auditor internal
47
efektif maka auditor harus memeliki sikap yang independen serta dapat menjaga kompetensinya. Laporan audit yang tepat waktu, akurat dan lengkap dibutuhkan untuk dapat menunjang efektivitas operasi dan aktivitas yang diauditnya (Mulyadi, 2002:204). Gaji upah dan pajak penghasilan pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kemudian beban tenaga kerja merupakan pertimbangan penting dalam menilai persediaan dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi yang bahwa klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba secara material. Terakhir penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya oerusahaan karena inefisiensi atau pencurian melalui fraud (Amir Abadi Yusuf, 2003:52). Masalah gaji merupakan masalah yang cukup kritis karena seringkali terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan. Misalnya adanya pegawai yang fiktif, jam kerja yang tidak benar, atau pembayaran gaji yang melebihi jumlah yang seharusnya. Untuk mengurangi dan mengatasi kemungkinan-kemungkinan tersebut, maka diperlukan pengelolaan yang memadai dan harus ditunjang pula oleh adanya kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor internal (Narihot Tua Efendi Hariandja, 2002:245). Pengelolaan ini bersifat preventif, yang berarti mempunyai tindakan koreksi bila terjadi hal-hal yang tidak menguntungkan bagi perusahaan. Pimpinan perusahaan juga menyadari, bahwa pentingnya pengelolaan yang dilakukan perusahaan dan terselenggaranya pengelolaan yang baik dalam perusahaan
48
merupakan tanggungjawab untuk kepentingan perusahaan dan juga dalam mencapai tujuan perusahaan (Sukisno Agoes,2004:116). Menurut Sawyer (2005:67) Kontrol preventif dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena itu mencegah timbulnya biaya yang tidak diperlukan dal hai ini biaya gaji. Kontrol preventif bisa mencakup, misalnya: perbaikan melalui komputer untuk mendeteksi dan mencegah transaksi yang tidak semestinya: dokumentasi dan catatan yang memadai serta prosedur untuk mencegah transaksi yang tidak semestinya, dan kontrol fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atas pencurian. Menurut Valery G. Kumaat (2011:116) audit pengelolaan gaji yang bersifat administrative dan berbagai alasan lain (verifikasi gaji pasti dilakukan oleh setiap karyawan dan penggajian termasuk data yang aksesnya pantang diberi kepihak luar internal), urusan payroll dan benefits kerap dianggap tidak penting di mata sebagai auditor. Namun karena aktivitasnya berkaitan langsung dengan “hajat hidup orang banyak” atau hak seluruh karyawan ( sesuai Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama), dimana ada risiko terhadap Susana kerja yang kondusif, maka sudah sewajarmya untuk mendorong internal audit agar memasuki kawasa insentif. Yang harus menjadi concern internal audit setidaknya harus berpihak pada dua isu, seperti transparanci atau keterbukaan informasi terkait persyaratan, hak, dan prmotongan hak terkait payroll & benefits fan accuracy atau ketepatan perhitungan hak dan pemotongan hak terkait payroll& benefits.
49
Menurut Mulyadi (2005:178) pengaruh audit internal dalam mendukung aktivitas pengelolaan gaji menduduki posisi penting dalam laju perkembangan perusahaan karena gaji merupakan daerah yang rawan untuk terjadinya pemborosan ataupun pencurian karena menyangkut pada sejumlah uang milik perusahaan. Oleh karena itu audit internal berperan sebagai alat bantu di dalam perusahaan
untuk
meningkatkan
pengendalian
intern
penggajian
dalam
perusahaan apabila fungsi audit internal telah memadai, artinya telah memenuhi kriteria yang terdapat dalam standar audit yang didukung oleh program audit yang telah ditetapkan dan tindak lanjut terhadap laporan audit internal yang dilaporkan oleh kepada manajemen, audit internal juga memerlukan saran-saran dan rekomendasi perbaikan atas temuan-temuan audit yang berkaitan dengan pengelolaan gaji, melaksanakan tindak lanjut atas hasil audit internal yang telah dilakukan oleh manajemen. Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran
Audit Internal (X)
(hgjjjj (sumber: sawyer’s (2005), KPAI (2004), Abdul Halim (2003), IAI (2001), Boyton., et al (2001), Mulyadi (2004)
Pengelolaan gaji (Y) Mulyadi (2005) (sumber: Mulyadi (2004), Winarni (2008), Arens & Lobbecke (2000), Henry (2010), Amir Abadi Yusuf (1999)
50
2.8
Hipotesis Penelitian Berdasarkan uraian di atas, penulis mencoba untuk mengemukakan suatu
hipotesis sebagai berikut : Dapat disimpulkan bahwa “Audit internal yang dilaksanakan dengan memadai akan berpengaruh terhadap efektivitas pengelolaan gaji”. 2.9
Penelitian Terdahulu Dalam melakukan penelitian ini, peneliti memperoleh rujukan penelitian
sebelumnya yaitu penelitian yang dilakukan oleh Kwang Bu (2006) pada PT Organ Jaya dan Claresta (2014) pada PT Yakin Jaya Indonesia, dalam penelitiannya yang berjudul “Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Gaji” yang mengatakan bahwa variable X (audit internal) terbukti berperan terhadap Y (pengelolaan Gaji).
