BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Peranan Pengertian peranan menurut Soerjono Soekanto (2000;268) adalah sebagai berikut: “Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan”. Komarudin (1994;768) mengemukakan konsep tentang peranan sebagai berikut: 1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang di dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status. 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atsu pranats. 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya. 5. Fungsi secara variabel dalam hubungan sebab akibat. Berdasarkan definisi diketahui bahwa peranan merupakan fungsi yang di harapkan dari suatu variabel lain sehingga fungsi yang diharapkan dari sistem informasi akuntansi dapat menunjang efektivitas pemasangan sambungan air minum berbasis EDP di PDAM Kota Bandung. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi 2.2.1
Pengertian Sistem Dalam mengambil keputusan, manajemen harus benar-benar mempertimbangkan
keputusan yang diambil atau kebijakan-kebijakan yang akan diterapkan dalam perusahaan. Dalam mencapai tujuan perusahaan agar pelaksanaannya efektif dan efisien keputusannya harus lebih akurat. Keakuratan tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan yaitu informasi yang berkualitas. Informasi tersebut diorganisasikan dalam suatu sistem informasi akuntansi dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain sistem informasi memegang peranan penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001;2) yaitu: “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
8
Dari pengertian ini dapat dirinci lebih lanjut, pengertian umum mengenai sistem adalah sebagai berikut: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur. 2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian da1ri sistem lain yang lebih besar. Nugroho Widjajanto (2001;2) mengemukakan mengenai sistem sebagai berikut: “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”. Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data
input
proses
output
Sumber : Nugroho Widjajanto (2001;5) Suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga kerja sistem ini dioperasikan. Output adalah hasil dari operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output. Dari pengertian mengenai sistem tersebut, dapat diartikan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan dari unsur sumber daya (sub sistem) yang saling berhubungan satu sama lain. Artinya memiliki ketergantungan antara berbagai sub sistem yang di kembangkan dalam kegiatan input – proses – output untuk mencapai tujuan tertentu dalam melaksanakan aktivitas perusahaan. 2.2.2
Pengertian Sistem Informasi Setelah diuraikan beberapa pengertian mengenai sistem di atas, berikut ini
diuraikan pengertian mengenai sistem informasi:
9
Pengertian mengenai sistem informasi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001;29-30) adalah sebagai berikut: “1. Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas/alat, teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksitransaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. 2. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi memiliki tujuan di samping untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengambilan keputusan manajemen dalam operasi perusahaan seharihari juga untuk menyediakan informasi yang layak bagi pihak luar”. Pengertian lainnya menurut Jogiyanto Hartono (1999;11) adalah sebagai berikut: “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sumber dari sistem informasi di dalam suatu perusahaan, bersumber dari alat pemrosesan data adalah sebagai berikut: 1.
Manual Information System atau Traditional Information System, bersumber dari proses manual, dimana manusia lebih berperan.
2.
Mechanical Information System, bersumber dari proses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dimana manusia masih berperan.
3.
Computer Based Information System, bersumber dari proses electronic data processing (EDP) dimana manusia sudah kurang berperan dan diambil alih oleh komputer. Istilah sistem informasi menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam
perusahaan untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi “berbasis komputer” merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi Informasi yang bermanfaat. 2.2.3
Pengertian Akuntansi Batasan akuntansi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;10) adalah
sebagai berikut:
10
“Akuntansi adalah merupakan proses pencatatan, pengolahan, peringkasan dan penyajian dengan cara-cara tertentu atas transaksi keuangan yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran atas hasilnya”. Dari pengertian tersebut maka dapat didefinisikan sebagai berikut: 1.
Objek kegiatan akuntansi adalah transaksi keuangan, yaitu peristiwa/kejadian yang menyangkut perubahan aktiva, hutang dan modal yang dinyatakan dalam satuan uang.
2.
Kegiatan akuntansi terdiri dari pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian transaksi keuangan, meliputi juga penafsiran terhadap informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
2.2.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Mengenai Sistem Informasi Akuntansi ini ada beberapa definisi yang berbeda-
beda tetapi jika disimpulkan mempunyai arti yang sama. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;11) mengemukakan: “Sistem Informasi Akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data”. Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1993;3) mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi serta pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak di luar perusahaan (seperti kantor pajak, investor dan kreditor) dan pihak intern (terutama manajemen)”. Dari beberapa pengertian diatas dapat diartikan bahwa data yang diolah oleh Sistem Informasi Akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta kekayaan perusahaan. Dengan adanya unsur pengendalian/pengecekan dalam sistem akuntansi, berbagai kecurangan, penyimpangan dan kesalahan dapat dihindarkan atau dilacak sehingga dapat diperbaiki.
11
2.2.5
Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi sesuai dengan yang dikemukakan oleh La Midjan
dan Azhar Susanto (2001;31), terdiri dari beberapa unsur-unsur berikut: 1.
Formulir-formulir Formulir atas data akuntansi merupakan dokumen yang dicetak terlebih dahulu dengan judul dan spasi atau ruangan untuk pemasukan data. Menurut Azhar Susanto (2001:86-87) dalam mendisain suatu formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut: a. Gunakan sedikit mungkin kalimat-kalimat, gunakan kalimat-kalimat yang sederhana akan tetapi jelas dan hindari penggunan kalimat-kalimat yang tidak perlu. b. Pergunakan tembusan kopi untuk memudahkan pendistribusian data atau informasi atau instruksi. c. Hindari penggunaan data rangkap. d. Disusun sesederhana mungkin dan jelas. e. Disusun sebanyak mungkin formulir untuk mempermudah mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan untuk memperlancar kegiatan. f. Apabila untuk tujuan pengamanan, maka formulir menggunakan kodekode tertentu. g. Penggunaan kertas yang sebaik mungkin. h. Format dan bentuk formulir harus baik. i. Apabila formulir dibuat dalam beberapa rangkap, maka agar mempermudah pendistribusian sebaiknya masing-masing lembar dibedakan warnanya. j. Pre numbered yang tercetak agar mempermudah pencatatan, pencarian kembali, dan pemalsuan. k. Formulir harus menyediakan tempat untuk tanda tangan bagi yang mengisi formulir, yang memeriksa isi formulir, dan yang menyetujui atas transaksi yang diwakili oleh dokumen itu.
2.
Buku catatan Yaitu buku-buku yang melakukan pencatatan atau hasil yang bersumber dari formulir. Jenis-jenis buku catatan terdiri dari:
3.
Buku jurnal
Buku besar
Laporan-laporan Merupakan alat atau hasil yang harus dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan.
12
4.
Alat-alat Merupakan sarana yang digunakan untuk mengadakan pencatatan sehingga menghasilkan laporan yang akurat. Alat-alat tersebut terdiri dari komputer, mesin hitung, mesin tik dan sebagainya.
5.
Prosedur Yaitu sekelompok pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Jadi pelaksanaan dan pengendalian sistem informasi akuntansi yang baik adalah
apabila di dalam suatu organisasi menerapkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi seperti formulir, buku catatan, laporan, alat-alat, dan prosedur sesuai dengan standar yang ditentukan. 2.2.6
Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi mempunyai fungsi utama seperti yang dikemukakan
oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;30), adalah: “Mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang berkualitas, yaitu informasi yang tepat waktu, akurat (dapat dipercaya), relevan dan lengkap secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti dan berguna”. Informasi yang dihasilkan tepat waktu, akurat (dapat dipercaya), relevan dan lengkap dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan secara tepat. 2.2.7
Tujuan Utama Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Bagi Perusahaan Dalam perusahaan, suatu sistem informasi akuntansi itu sangat diperlukan guna
menunjang aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak perusahaan. Hal itu seperti yang dikemukakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;37), yaitu: 1.
Untuk meningkatkan kualitas informasi Informasi yang tepat guna (relevance), lengkap dan terpercaya (akurat). Dengan kata lain Sistem Informasi Akuntansi harus dengan cepat dan tepat dalam memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap.
2.
Untuk meningkatkan kualitas internal cek Sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan.
13
3.
Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk Sistem Informasi Akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yamg akan diperoleh dari penyusunan Sistem Informasi Akuntansi. Ketiga tujuan diatas harus saling berkaitan, peningkatan informasi yang
diperlukan atau sistem internal cek, baik kualitas maupun kuantitas tidak dapat dilaksanakan apabila tanpa mempertimbangkan kenaikan biaya. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam penyusunan suatu sistem informasi akuntansi untuk meningkatkan informasi harus mempertimbangkan keseimbangan antara manfaat dan biaya. 2.3 Penjualan Penjualan
merupakan
sumber
pendapatan
perusahaan
sehingga
perlu
diselenggarakan suatu sistem akuntansi agar aktivitas penjualan dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan. Transaksi penjualan terjadi apabila ada perpindahan hak kepemilikan produk dari pihak penjual kepada pihak pembeli. Sistem akuntansi berperan dalam menangani transaksi tersebut sejak awal proses terjadinya transaksi sampai pelaporannya. Pengertian penjualan menurut kamus istilah akuntansi yaitu, penerimaan dari pengiriman barang dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai bahan pertimbangan. Pertimbangan ini bisa dalam bentuk tunai peralatan kas atau harta lainnya. Pendapatan dapat diperoleh pada saat penjualan, karena terjadi pertukaran, harga jual dapat ditetapkan dan bebannya diketahui. 2.4 Pengertian Efektivitas Efektivitas merupakan ukuran keberhasilan suatu kegiatan yang dikaitkan dengan tujuan yang diterapkan. Efektivitas juga merupakan suatu kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini dapat dijelaskan sesuai pengertian efektivitas yang dikemukakan oleh Agus Maulana (1992:203), yaitu:
14
“Efektivitas adalah hubungan keluaran suatu pusat tanggung jawab dengan sasaran yang harus dicapai, semakin besar kontribusi keluaran yang dihasilkan terhadap nilai pencapaian sasaran tersebut maka dapat diketahui semain efektif pula unit tersebut”. Sedangkan pengertian efektivitas menurut Arens dan Loebbecke (2000;798) adalah sebagai berikut: “effectiveness referse to the accomplishment of the objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve those objectives” Jadi efektivitas dapat diartikan sebagai suatu tingkat sampai dimana tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dihubungkan dengan penyelesaian suatu tujuan, sedangkan efisiensi dapat dihubungkan dengan sumber daya yang digunakan untuk tercapainya suatu tujuan. 2.5 Pemasangan Sambungan Air Minum Menurut buku paduan manual pemasangan sambungan air minum PDAM Kota Bandung, pemasangan sambungan air minum adalah salah satu aktivitas penjualan jasa yang bergerak dalam bidang pendistribusian air bersih. Cara pendistribusian PDAM Kota Bandung ini adalah melalui saluran pipa tetap yang menyalurkan air bersih ke lokasi-lokasi rumah tangga, perusahaan dan instansi pemerintah yang layak dikonsumsi serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Hal ini mencakup aspek sosial, kesehatan, dan pelayanan umum serta memperoleh pendapatan yang wajar agar perusahaan mampu mengembangkan diri sesuai dengan tujuannya. 2.6 Electronic Data Processing 2.6.1
Pengertian Electronic Data Processing Pengertian Electronic Data Processing menurut Bodnar dan Hopwood yang
dialih bahasakan oleh Amir Abadi jusuf (2003;5) adalah sebagai berikut: “Electronic Data Processing adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi. Electronic Data Processing adalah aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam setiap organisasi. Karena teknologi komputer telah menjadi hal yang biasa, maka istilah data processing telah mempunyai arti yang sama dengan istilah Electronic Data Processing”.
15
Berdasarkan pengertian Electronic Data Processing merupakan salah satu sub sistem dari sistem akuntansi yang paling dasar dalam setiap organisasi. Pengertian Electronic Data Processing menurut Jogiyanto (1993;3) diartikan sebagai berikut: “Electronic Data Processing adalah manipulasi data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer”. Pernyataan tersebut mengartikan bahwa Electronic Data Processing merupakan salah satu kemajuan teknologi yang erat kaitannya dengan penyelenggaraan pengolahan data administrasi menggunakan alat elektronik seperti komputer. Komputer merupakan salah satu alternatif yang sangat diandalkan untuk penyelenggaraan sistem administrasi yang benar-benar mampu mendukung dunia usaha yang menghadapi tantangan yang semakin kuat. 2.6.2
Aspek Teknis Electronic Data Processing Untuk menjamin keberhasilan kegiatan komputerisasi, maka diperlukan
penanganan atas berbagai aspek teknis tertentu agar dapat menghasilkan performa yang dikehendak. Menurut Edi Purwono (2004;11-17) aspek teknis komputerisasi yang dimaksud adalah: 1.
Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras (Hardware) adalah semua perlengkapan fisik (bisa dilihat), yang digunakan untuk melaksanakan macam-macam fungsi dan seluruh kegiatan pengolahan data yang terdiri dari: a. CPU (Central Processing unit). b. Alat-alat masukan (Input device). c. Alat-alat keluaran (Output device). d. Media penyimpanan data (Storage).
2.
Perangkat Lunak (Software) Secara umum kelompok perangkat lunak (Software) dikenal dengan istilah program. Program adalah instruksi yang terdiri dari sekumpulan kalimat perintah pada komputer, dengan menggunakan bahasa komputer yang disusun sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah logika proses yang sesuai dengan tujuan
16
prosesnya. Program dibagi ke dalam kelompok-kelompok yang dikaitkan dengan fungsi terapannya, menurut Wilkinson (1992:179-180), yaitu: a. Sistem operasi (Operating system) Merupakan perangkat lunak yang memanajemeni sistem komputer, termasuk semua perangkat keras dan lunak. b. Program terapan/aplikasi (Application program) Program aplikasi menyangkut pemrosesan transaksi rutin dan menyangkut kegiatan analisis dan dukungan keputusan. c. Program bantu/utilitas (Utility program) Menjalankan fungsi yang diperlukan dalam operasi setiap sistem berdasarkan komputer. Operasi ini erat kaitannya dengan perangkat keras sistem dan sering kali dijumpai dalam program aplikasi. 3.
Aspek Tenaga Kerja (Brainware) Tenaga kerja yang dimaksud adalah para professional yang secara langsung terlibat di dalam pengolahan data. Tenaga-tenaga professional tersebut terdiri dari: a. Para perancang dan pengembang program aplikasi (System analyst and Programmer). b. Operator komputer. c. Petugas persiapan data (Data preparation operator). Jadi dalam pelaksanaan kegiatan komputerisasi membutuhkan perangkat
hardware, software. dan brainware yang menghasilkan performa sesuai dengan tujuan perusahaan. 2.6.3
Organisasi Electronic Data Processing 1.
Pengolahan Data Sentralisasi Pengolahan data ini ditandai dengan adanya unit pemrosesan sentral besar (Mainframe) dan database yang membentuk suatu konfigurasi pengolahan yang terdistribusi, disamping adanya pemutakhiran data yang biasanya online.
2.
Pengolahan Data Desentralisasi
17
Pengolahan data desentralisasi atau pemasukan jarak jauh (remote job entry) memungkinkan adanya beberapa fasilitas pengolahan data untuk mengirim dan menerima data melalui hubungan modem. 3.
Pengolahan Data yang Didistribusikan Pengolahan
data
yang
didistribusikan
adalah
metode
untuk
mengorganisasikan dan mengkoordinasikan pengolahan data dengan cara menempatkan pemasukan, pemrosesan dan penyimpanan data kepada para pemakai tertentu, misalnya menurut struktur organisasinya atau lokasi geografi tertentu. Masing-masing sistem pemrosesan yang ada tersebut kemudian dihubungkan melalui suatu jaringan wilayah lokal atau Local Area Network (LAN), jaringan wilayah luas atau Wide Area Network (WAN), jaringan wilayah kota atau Metropolitan Area Network (MAN). Metode pengolahan data ini dapat berupa pendistribusian pengolahannya saja, sedangkan datanya tidak didistribusikan. Datanya di bagi di antara berbagai tempat pengolahan data yang berbeda atau datanya terpisah, yaitu masingmasing tempat pengolahan memiliki database yang terpisah dan berbeda, tetapi mereka berbagi data. 4.
Komputerisasi oleh Pemakai Akhir Dalam komputerisasi oleh pemakai akhir, dijumpai banyak sekali tempat pengolahan karena peranan masing-masing pemakai dominan, yaitu mereka menggunakan komputer mikro dengan piranti lunak yang semakin mudah dioperasikan, banyaknya jumlah dan jenisnya, bahkan mudah dipindahpindahkan (portable). Selain itu para pemakai dapat mengembangkan, memelihara
dan
mengendalikan
aplikasi-aplikasi
komputer
secara
independen. Tren tersebut semakin meningkat dewasa ini dengan banyaknya penggunaan komputer personal di hampir semua perusahaan. 5.
Integrasi antara Host Computer dengan Microcomputer Dalam
integrasi
antara
host
computer
dengan
microcomputer,
microcomputer dihubungkan dengan host computer untuk memindahkan data dan file microcomputer ke host computer. 6.
Pemrosesan oleh pihak ketiga
18
Pemrosesan oleh pihak ketiga berarti suatu satuan usaha meminta satuan lainnya untuk memproses data bisnisnya. Pengorganisasian electronic data processing yang baik dan tepat dapat memberikan kemudahan bagi para penggunanya dalam melaksanakan kegiatan sistem yang terdiri dari input, proses, dan output. 2.6.4
Manfaat Electronic Data Processing Data dapat diperoleh secara manual maupun dengan bantuan komputer. Seiring
dengan meningkatnya volume dan tingkat kerumitan transaksi, penggunaan komputer untuk memproses data merupakan suatu hal yang sudah menjadi kebutuhan. Pemrosesan data yang menggunakan teknologi komputer disebut pemrosesan data elektronik. Wilkinson (2000;67) menjelaskan bahwa pemrosesan data dengan bantuan komputer memberikan banyak keuntungan bagi manusia seperti: “ 1. Faster processing of transaction and other data 2. Greater accuracy in computations and comparasions with data 3. Lower cost of processing each transaction 4. More timely preparation of reports and other outputs 5. More consise storage of data, with greater accessibility when needed 6. Wider range of choices for entering data and providing outputs 7 .Higher productivity for employees and manager, who learn to use computer effectively in their routine and decision making responsibilities”. Jadi pemrosesan data dengan bantuan komputer mampu memproses data dalam jumlah yang banyak dengan waktu yang cepat dan memiliki tingkat akurasi yang tinggi, meskipun dengan biaya yang rendah. Hal ini menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan manajemen dalam pengambilan keputusan. 2.6.5
Metode Electronic Data Processing Nugroho Widjajanto (2001;65) mengemukakan metode pengolahan data
berbasis komputer dalam uraian ini dibagi menjadi dua yaitu: 1.
Metode Pendekatan Batch Processing atau Delay Processing Pada sistem batch processing, sebelum diproses data dikumpulkan terlebih dahulu hingga mencapai suatu volume tertentu atau periode tertentu. Sistem batch
19
processing memiliki daur proses (processing cycle), yaitu tenggang waktu antara suatu kegiatan proses dengan kegiatan proses berikutnya. Sistem batch processing cocok digunakan jika transaksi yang diolah berjumlah besar dan file-file tidak perlu segera dimutakhirkan (update) dam laporan-laporan yang disajikan secara periodik. Jarak waktu daur proses tergantung pada faktor-faktor: a. Volume data yang ditangani b. Ukuran tumpukan yang diinginkan c. Kapasitas komputer yang digunakan Pengolahan data dengan sistem batch processing pada umumnya merupakan himpunan dari beberapa kegiatan atau tahapan yang disebut run. Jenis-jenis run adalah: 1) Konversi data Suatu run dalam batch processing yang mencakup kegiatan mengubah data dari bentuk tidak terbaca komputer kedalam bentuk yang terbaca komputer. 2) Editing data Pengecekan mengenai kelengkapan, kecermatan dan validitas (keabsahan) data transaksi dalam setiap batch (kelompok) dengan menggunakan program khusus untuk editing 3) Sortir data Penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau kunci sorting yang telah ditentukan, sorting data dapat dilakukan dengan tujuan untuk:
Mengurutkan data transaksi sesuai urutan pada master file
Mengurutkan data untuk menyusun laporan atau output lainnya
4) Pemutakhiran file (updating data) Data pada file transaksi dimasukan ke dalam master file sehingga data pada master file menjadi mutakhir (up-to-date). Transaksi yang menjadi unsur pengubah master file itu bisa memiliki tiga kemungkinan:
Menambah record baru
Menghapus record lama
Mengubah record lama
5) Ekstrasi file, terdiri dari:
Kegiatan mencari file
20
Menarik data yang diinginkan
Menuliskan data yang ditarik itu ke dalam pita magnetik
6) Penyusunan laporan Proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file untuk disajikan secara sistematis. 2.
Metode Pendekatan Immediate Processing atau On-line Processing Sistem Immediate Processing atau On-line Processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Pendekatan sistem immediate processing ini sangat cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam sistem immediate processing adalah: 1.
Data entry dan Editing data Data entry adalah kegiatan memasukan data yang akan diproses. Editing data adalah proses pemeriksaan terhadap keabsahan data untuk menemukan kemungkinan kesalahan.
2.
File updating atau pemutakhiran file Pada saat dilakukan entry data, petugas memberikan informasi kepada komputer mengenai jenis transaksi yang direkam dan jenis kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan informasi itu, komputer memanggil program aplikasi bersangkutan dari secondary storage yaitu tempat penyimpanan data yang belum digunakan oleh sistem yang sedang digunakan. Setelah itu diaktifkan untuk melaksanakan proses yang diinginkan. Dalam setiap on-line pada umumnya file yang terpengaruh oleh suatu transaksi berjumlah lebih dari satu.
3.
File inquiry atau permintaan informasi dari file Permintaan informasi dapat dilakukan melalui perangkat input. Informasi tersebut kemudian ditarik oleh perangkat lunak permintaan dan selanjutnya dalam hitungan detik atau menit sudah dapat ditampilkan dengan format khusus kepada peminta data.
4.
Penyusunan laporan
21
Pengolahan data secara on-line bisa dilakukan setempat, artinya operator yang mengolah data dan CPU tidak berada dalam satu lokasi geografis, sehingga antara keduanya diperlukan sistem komunikasi. Sistem real-time adalah suatu variasi dari sistem immediate processing, yaitu sistem on-line yang dapat memberikan informasi secara tepat waktu dengan tujuan untuk mengendalikan proses atau operasi. Tekanan perhatian pada sistem real-time adalah masa jawab atau response-time. Penggunaan metode pengolahan data akan memudahkan para penggunanya dalam melakukan pemrosesan data, karena dilakukan secara sistematis dan terstruktur. 2.6.6 2.6.6.1
Pengendalian Internal Electronic Data Processing (EDP) Pengertian Pengendalian Internal Menurut Edi Purwono (2004:102), pengendalian internal adalah sebagai berikut: “Seluruh kebijakan, prosedur serta praktek-praktek akuntansi yang dibuat oleh manajemen untuk membantu melindungi perusahaan dari kemungkinan salah pelaksanaan kegiatan usahanya, atau disebabkan adanya penyalahgunaan dengan tujuan negatif yang berpotensi untuk menggagalkan tujuan perusahaan”. Sedangkan menurut AICPA yang telah disadur oleh La Midjan dan Azhar
Susanto (2001:45) pengendalian internal adalah: “Meliputi sistem organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan dengan tujuan untuk mengamankan hartanya, menguji ketelitian dan kebenaran harta akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasinya, serta mendorong ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan”. Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa tujuan utama dari pengendalian internal adalah: 1. Mengamankan harta perusahaan Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan dan lain-lain, baik secara fisik maupun secara administratif. 2. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan
22
Informasi yang keluar dari catatan akuntansi dalam bentuk laporan keuangan yang berisi informasi akuntansi keuangan dan laporan manajemen yang berisi anatara lain informasi akuntansi manajemen harus dapat dipercaya, tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenarannya. 3. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur untuk mengendalikan biaya yaitu dengan menyusun budget, biaya standar, akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya dengan tujuan akhir menciptakan efisiensi. 4. Ketaatan pada kebijakan yang digariskan pimpinan perusahaan Kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, merupakan alat pengendalian yang pnting dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap
karyawan.
Dengan
surat
keputusan,
pimpinan
perusahaan
dapat
mengendalikan berbagai aktivitas perusahaan, antara lain pengeluaran dari biaya dan penerimaan dari pendapatan. Keempat tujuan ini sangat besar artinya bagi manajemen. Para manajer harus dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan yang mereka terima. 2.6.6.2
Jenis-Jenis Pengendalian Internal Berbasis Electronic Data Processing (EDP) Menurut Wilkinson yang telah dialih bahasakan oleh Marianus Sinaga
(1993:104-108), jenis pengendalian dalam sistem berbasis EDP dibagi menjadi dua golongan yaitu: 1. Pengendalian umum Pengendalian umum merupakan bagian dari berbagai alat kendali dan cara pengamanan yang terdapat dalam sistem pengendalian internal yang memadai. Terdiri dari empat pengendalian, yaitu: a.
Pengendalian organisasi Pengendalian organisasi adalah pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan logis.
b.
Pengendalian tanggung gugat atas aktiva Berbagai kendali dan cara pengamanan diperluan untuk menjaga aktiva perusahaan. Kendali dan pengamanan ini memiliki tujuan untuk memberikan
23
perlindungan fisik atas aktiva dan menggambarkan nilai seluruh aktiva dalam perkiraan secara tepat. c.
Pengendalian dokumentasi Pengendalian dokumentasi merupakan semua elemen sistem informasi, bersama-sama dengan organisasi dan kebijakan perusahaan yang terkait dengannya harus di dokumentasikan secara penuh. Dokumentasi tersebut membantu karyawan untuk menginterpretasi kebijakan secara tepat dan memvisualisasi hubungan antar fungsi organisasional.
d.
Pengendalian otorisasi Pengendalian ini merupakan alat kunci bagi manajemen dalam mengemban tanggung jawabnya untuk melindungi aktiva perusahaan dan menjamin bahwa transaksi dilakukan sebagaimana mestinya.
2. Pengendalian aplikasi Pengendalian aplikasi bertujuan untuk memberi jaminan yang memadai bahwa semua transaksi diotorisasi dengan tepat dan dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan secara akurat. Pengendalian aplikasi ini terdiri dari: a. Pengendalian masukan Transaksi harus dicatat secara akurat, lengkap dan segera sesudah transaksi terjadi. b. Pengendalian pemrosesan Data transaksi harus dimasukan ke dalam prosedur pemrosesan dan diproses secara akurat dan lengkap. c. Pengendalian keluaran Keluaran yang dihasilkan oleh sistem informasi harus lengkap, terpercaya dan disampaikan kepada pemakai yang berkepentingan. Jadi pengendalian internal memiliki kegunaan untuk mencegah, menemukan, dan membetulkan kesalahan atau penyelewengan dari aktivitas-aktivitas organisasi yang terjadi.
24
2.7 Peranan
Sistem
Informasi
Akuntansi
dalam
Menunjang
Efektivitas
Pemasangan Sambungan Air Minum Berbasis Electronic Data Processing (EDP) Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data. Rangkaian kegiatan tersebut terdiri dari input, proses dan output. Sistem informasi akuntansi perusahaan penting untuk didesain dengan berbasis komputer, karena komputer sebagai hasil perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mampu menjawab tantangan-tantangan yang dihadapi oleh perusahaan yang menyediakan kemampuan pengelolaan data yang cepat dan tepat. Karena itu pemakaian komputer sangat disarankan pada perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang, dimana bidang usahanya telah semakin luas dan menjadi sangat rumit. Pemakaian komputer dapat menghemat waktu serta memiliki ketelitian yang tinggi. Sistem
informasi
akuntansi
dalam
menunjang
efektivitas
pemasangan
sambungan air minum menghasilkan output berupa informasi laporan mengenai data pelanggan. Informasi ini meliputi banyaknya jumlah pelanggan, kode tarif, tipe meter, nomor persil dan nomor calon pelanggan Informasi tersebut dikelola dengan menggunakan media berupa komputer yang memudahkan pihak manajemen dalam memakai informasi tersebut. Dengan adanya sistem informasi akuntansi berbasis EDP dapat memudahkan bagian hubungan langganan dalam mengolah data, sehingga menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan kepada pihak manajemen. Dengan demikian peranan adanya EDP yaitu dapat memberikan sistem informasi akuntansi yang efektif dalam pemasangan sambungan air minum. Jika informasi yang diterima oleh pihak manajemen tepat waktu, akurat dan relevan maka pihak manajemen dapat memberikan keputusan yang berkualitas dan tepat pada waktunya.
25
