BAB II TINJAUAN PUSTAKA. mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengawasan 2.1.1 Pengertian Pengawasan Berbagai fungsi manajemen dilaksanakan oleh para pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya adalah fungsi perencanaan (Planning), fungsi pengorganisasian(Organizing), fungsi pelaksanaan (Actuating) dan fungsi pengawasan (Controlling) menurut Griffin (2004: 44). Keempat fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan oleh seorang manajer secara berkesinambungan, sehingga dapat merealisasikan tujuan organisasi. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Menurut

Schermerhorn

dalam

Ernie

dan

Saefullah

(2005:

317),

mendifinisikan pengawasan merupakan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dalam pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan tersebut. Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2006: 303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para karyawan.

Universitas Sumatera Utara

Defenisi ini tidak hanya terpaku pada apa yang direncanakan, tetapi mencakup dan melingkupi tujuan organisasi. Hal tersebut akan mempengaruhi sikap, cara, sistem, dan ruang lingkup pengawasan yang akan dilakukan oleh seorang manajer. Pengawasan operasionalnya

sangat untuk

penting

dilakukan

mencegah

oleh

kemungkinan

perusahaan terjadinya

dalam

kegiatan

penyimpangan–

penyimpangan dengan melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya. Menurut Harahap (2001: 14), Pengawasan adalah keseluruhan sistem, teknik, cara yang mungkin dapat digunakan oleh seorang atasan untuk menjamin agar segala aktivitas yang dilakukan oleh dan dalam organisasi benar-benar menerapkan prinsip efisiensi dan mengarah pada upaya mencapai keseluruhan tujuan organisasi. Sedangkan menurut Maringan (2004: 61), pengawasan adalah proses dimana pimpinan ingin mengetahui hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Selain itu menurut Dessler (2009: 2), menyatakan bahwa pengawasan (Controlling) merupakan penyusunan standar - seperti kuota penjualan, standar kualitas, atau level produksi; pemeriksaan untuk mengkaji prestasi kerja aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan; mengadakan tindakan korektif yang diperlukan. Berdasarkan penjelasan para ahli diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan merupakan suatu tindakan pemantauan atau pemeriksaan kegiatan perusahaan untuk menjamin pencapaian tujuan sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan untuk


memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada sebelumnya. Pengawasan yang efektif membantu usaha dalam mengatur pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik. Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai. Dengan kata lain fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan pada fungsi perencanaan telah tercapai. Menurut G.R Terry dalam Hasibuan (2001: 242) mengemukakan hal sebagai berikut : “Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is, in conformity with the standard.” Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. Menurut Henry Fayol dalam Harahap (2001: 10) mengartikan pengawasan sebagai berikut: “Control consist in verifying whether everything occurs in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. It has objective to point out weaknesses and errors in order to rectify then prevent recurrance”.

Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan, dan prinsip yang dianut .


Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya dikemudian hari. Menurut Siagian (2003: 30), bahwa pengawasan adalah memantau aktivitas pekerjaan karyawan untuk menjaga perusahaan agar tetap berjalan kearah pencapaian tujuan dan membuat koreksi jika diperlukan. Pengawasan secara umum berarti pengendalian terhadap perencanaan apakah sudah dilaksanakan sesuai tujuan atau penyimpangan dari tujuan yang diinginkan. Jika terjadi penyimpangan, pihak manajemen yang terkait dalam pengawasan harus memberikan petunjuk untuk melakukan perbaikan kerja, agar standar perencanaan tidak jauh menyimpang dari hasil yang diperoleh pada saat pelaksanaan. 2.1.2 Sistem Pengawasan Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip pengawasan yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Rencana merupakan standar atau alat pengukur pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Rencana tersebut menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Pemberian instruksi dan wewenang dilakukan agar sistem pengawasan itu memang benar-benar dilaksanakan secara efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan. Sistem pengawasan akan efektif bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa sistem pengawasan itu tetap dapat


dipergunakan, meskipun terjadi perubahan terhadap rencana yang diluar dugaan. Menurut Duncan dalam Harahap (2001: 246) mengemukakan bahwa beberapa sifat pengawasan yang efektif sebagai berikut : a. Pengawasan harus dipahami sifat dan kegunaannya. Oleh karena itu harus dikomunikasikan.

Masing-masing

kegiatan

membutuhkan

sistem

pengawasan tertentu yang berlainan dengan sistem pengawasan bagi kegiatan lain. Sistem pengawasan untuk bidang penjualan dan sistem untuk bidang keuangan akan berbeda. Oleh karena itu sistem pengawasan harus dapat merefleksi sifat-sifat dan kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi. Pengawasan dibidang penjualan umumnya tertuju pada kuantitas penjualan, sementara pengawasan dibidang keuangan tertuju pada penerimaan dan penggunaan dana. b. Pengawasan harus mengikuti pola yang dianut organisasi. Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan dalam badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. Karyawan merupakan aspek intern perusahaan yang kegiatan-kegiatannya tergambar dalam pola organisasi, maka suatu sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip berdasarkan pola organisasi. Ini berarti bahwa dengan suatu sistem pengawasan , penyimpangan yang terjadi dapat ditunjukkan pada organisasi yang bersangkutan.


c. Pengawasan harus dapat mengidentifikasi masalah organisasi. Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Oleh karena itu, agar sistem pengawasan benar-benar efektif, artinya dapat merealisasi tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidaknya harus dapat dengan segera mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dalam organisasi. Dengan adanya identifikasi masalah atau penyimpangan, maka organisasi dapat segera mencari solusi agar keseluruhan kegiatan operasional benar-benar dapat atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya. d. Pengawasan harus fleksibel. Suatu sistem pengawasan adalah efektif, bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluar dugaan. e. Pengawasan harus ekonomis. Sifat ekonomis dari suatu sistem pengawasan sungguh-sungguh diperlukan. Tidak ada gunanya membuat sistem pengawasan yang mahal, bila tujuan pengawasan itu dapat direfleksikan dengan suatu sistem pengawasan yang lebih murah. Sistem pengawasan yang dianut perusahaan-perusahaan besar tidak perlu ditiru bila pengawasan itu tidak ekonomis bagi suatu perusahaan lain. Hal yang perlu dipedomani adalah bagaimana membuat


suatu sistem pengawasan dengan benar-benar merealisasikan motif ekonomi. Pengawasan yang efektif tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi. Tidak ada satu sistem pengawasan yang berlaku untuk semua situasi dan semua perusahaan. 2.1.3 Tujuan Pengawasan Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam

organisasi

perlu

diawasi,

bukan

mencari

kesalahannya

kemudian

menghukumnya, tetapi mendidik dan membimbingnya. Menurut Husnaini (2001: 400), tujuan pengawasan adalah sebagai berikut : 1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, dan hambatan. 2. Mencegah terulang kembalinya kesalahan, penyimpangan, pemborosan, dan hambatan. 3. Meningkatkan kelancaran operasi perusahaan. Melakukan tindakan koreksi terhadap kesalahan yang dilakukan dalam pencapaian kerja yang baik.


Menurut Griffin (2004: 163), mendeskripsikan tujuan pengendalian seperti Gambar 2.1. berikut : Beradaptasi dengan perubahan lingkungan

Membatasi akumulasi kesalahan

Pengendalian membantu organisasi

Meminimisasi biaya

Mengatasi kompleksitas i i Sumber : Griffin (2004: 163)

Gambar 2.1 : Tujuan Pengendalian

Keterangan Gambar 2.1.Tujuan Pengendalian : a. Beradaptasi dengan Perubahan Lingkungan Organisasi akan menghadapi perubahan dalam lingkungan bisnis yang tidak stabil dan bergejolak. Dalam rentang waktu antara penetapan tujuan dan pencapaian tujuan, banyak kejadian dalam organisasi dan lingkungannya yang dapat menuntun pergerakan kearah tujuan atau menyimpangkan tujuan itu sendiri. Sistem pengawasan yang baik dapat membantu para manajer mengantisipasi, memantau, dan merespon perubahan.


b. Membatasi Akumulasi Kesalahan Kesalahan-kesalahan kecil umumnya tidak menimbulkan kerusakan serius pada kinerja organisasi. Namun dari waktu ke waktu, kesalahan-kesalahan kecil dapat terakumulasi dan berdampak serius. Oleh karena itu pengawasan diperlukan untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan kecil yang dapat berulang-ulang. Dengan adanya pengawasan, manajer dapat melihat penyebab terjadinya kesalahan dan dapat mengambil keputusan untuk bekerja lebih cermat. c. Mengatasi Kompleksitas organisasi Perusahaan jika hanya menggunakan satu jenis bahan baku atau sumber daya, membuat satu jenis produk atau jasa, memiliki desain organisasi yang sederhana, dan mengalami permintaan produk yang konstan, maka para manajernya dapat membuat sistem pengawasan yang minim dan sederhana. Tetapi apabila perusahaan yang memproduksi produk dan jasa dengan memakai beragam bahan baku dan sumber daya dan memiliki area pasar yang luas, desain organisasi yang rumit, serta memiliki banyak pesaing memerlukan sistem yang canggih untuk membuat pengawasan yang memadai. d. Meminimisasi Biaya Pengawasan juga dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan output apabila dipraktekkan secara efektif. Secara filosofis dikatakan bahwa pengawasan sangat penting karena manusia pada dasarnya mempunyai sifat salah atau khilaf, sehingga manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya tetapi untuk mendidik dan membimbingnya.


Menurut Maringan (2004: 61) menyatakan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut: a. Mencegah dan memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian dalam pelaksanaan tugas yang dilakukan. b. Agar pelaksanaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perusahaan dapat tercapai, jika fungsi pengawasan dilakukan sebelum terjadinya

penyimpangan-penyimpangan

sehingga

lebih

bersifat

mencegah

(prefentive control). Dibandingkan dengan tindakan-tindakan pengawasan sesudah terjadinya penyimpangan, maka tujuan pengawasan adalah menjaga hasil pelaksanaa kegiatan sesuai dengan rencana. Ketentuan-ketentuan dan infrastruktur yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan. Sebab pengawasan yang baik akan tercipta tujuan perusahaan yang efektif dan efisien. 2.1.4 Jenis-Jenis Pengawasan Menurut Maringan (2004: 62), Pengawasan terbagi 4 yaitu: a. Pengawasan dari dalam perusahaan Pengawasan yang dilakukan oleh atasan untuk mengumpul data atau informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk menilai kemajuan dan kemunduran perusahaan. b. Pengawasan dari luar perusahaan Pengawasan yang dilakukan oleh unit diluar perusahaan . Ini untuk kepentingan tertentu.


c. Pengawasan Preventif Pengawasan dilakukan sebelum rencana itu dilaksakaan. Dengan tujuan untuk mengacah terjadinya kesalahan/kekeliruan dalam pelaksanaan kerja. d. Pengawasan Represif Pengawasan Yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan yang direncanakan. Menurut Ernie dan Saefullah (2005: 327), jenis pengawasan terbagi atas 3 yaitu: a. Pengawasan Awal Pengawasan yang dilakukan pada saat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. Ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan perkerjaan. b. Pengawasan Proses Pengawasan dilakukan pada saat sebuah proses pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan tengah berlangsung untuk memastikan apakah pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan ang ditetapkan. c. Pengawasan Akhir Pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan pekerjaan. 2.1.5 Proses Pengawasan Sistem pengawasan organisasi memiliki 4 (empat) langkah fundamental dalam setiap prosesnya (Griffin, 2004: 167). Langkah-langkah tersebut diilustrasikan dalam Gambar 2.2 sebagai berikut :


Menetapkan Standar

Mengukur Kinerja

Membandingka n Kinerja dengan Standar

Mempertahankan status quo

Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi

Mengoreksi penyimpangan

Mengubah standar

Sumber : Griffin (2004: 167)

Gambar 2.2. Langkah-Langkah Dalam Proses Pengawasan

Masing-masing langkah ini akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Menetapkan Standar. Control Standard adalah target yang menjadi acuan perbandingan untuk kinerja dikemudian hari. Standar yang ditetapkan untuk tujuan pengawasan harus diekspresikan dalam acuan yang dapat diukur. Strategi pengawasan harus konsisten dengan tujuan organisasi. Dalam penentuan standar, diperlukan pengidentifikasian indikator-indikator kinerja. Indikator kinerja adalah ukuran kinerja yang menyediakan informasi yang berhubungan langsung dengan objek yang diawasi. Standar bagi hasil kerja karyawan pada umumnya terdapat pada rencana keseluruhan maupun rencanarencana bagian. Agar standar itu diketahui secara benar oleh karyawan, maka standar tersebut harus dikemukakan dan dijelaskan kepada karyawan sehingga karyawan akan memahami tujuan yang sebenarnya ingin dicapai.


2. Mengukur Kinerja Pengukuran kinerja adalah aktivitas konstan dan kontinu bagi sebagian besar organisasi. Agar pengawasan berlangsung efektif, ukuran-ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan biasanya diukur berbasis kuantitas dan kualitas output, tetapi bagi banyak pekerjaan, pengukuran kinerja harus lebih mendetail. 3. Membandingkan Kinerja dengan Standar Tahap ini dimaksudkan dengan membandingkan hasil pekerjaan karyawan (actual result) dengan standar yang telah ditentukan. Hasil pekerjaan karyawan dapat diketahui melalui laporan tertulis yang disusun karyawan, baik laporan rutin maupun laporan khusus. Selain itu atasan dapat juga langsung mengunjungi karyawan untuk menanyakan langsung hasil pekerjaan atau karyawan dipanggil untuk menyampaikan laporannya secara lisan. Kinerja dapat berada pada posisi lebih tinggi dari, lebih rendah dari, atau sama dengan standar. Pada beberapa perusahaan, perbandingan dapat dilakukan dengan mudah, misalnya dengan menetapkan standar penjualan produk mereka berada pada urutan pertama di pasar. Standar ini jelas dan relatif mudah dihitung untuk menentukan apakah standar telah dicapai atau belum. Namun dalam beberapa kasus perbandingan ini dapat dilakukan dengan lebih detail. Jika kinerja lebih rendah dibandingkan standar, maka seberapa besar penyimpangan ini dapat ditoleransi sebelum tindakan korektif dilakukan. 4. Menentukan Kebutuhan Tindakan Korektif Berbagai keputusan menyangkut tindakan korektif sangat bergantung pada keahlian-keahlian analitis dan diagnotis manajer. Setelah membandingkan kinerja


dengan standar, manajer dapat memilih salah satu tindakan : mempertahankan status quo (tidak melakukan apa-apa), mengoreksi penyimpangan, atau mengubah standar. Tindakan perbaikan diartikan sebagai tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk melaksanakan tindakan perbaikan, maka harus diketahui apa yang menyebabkan penyimpangan. Ada beberapa sebab yang mungkin menimbulkan penyimpangan, yaitu : 1.

Kekurangan faktor produksi

2.

Tidak cakapnya pimpinan dalam mengorganisasi human resources dan resources lainnya dalam lingkungan organisasi

3.

Sikap-sikap pegawai yang apatis dan sebagainya Oleh karena itu, dalam proses pengawasan diperlukannya laporan yang dapat

menyesuaikan bentuk-bentuk penyimpangan kearah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2.1.6 Sifat dan Waktu Pengawasan Menurut Hasibuan (2001 : 247), sifat dan waktu pengawasan terdiri dari : 1. Preventive controll, adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya. Preventive controll ini dilakukan dengan cara : a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan. b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan.


c. Menjelaskan dan atau mendmonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan itu. d. Mengorganisasi segala macam kegiatan. e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap individu karyawan. f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan. g. Menetapkan sanksi-sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan. Preventive controll adalah pengendalian terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan. 2. Repressive Controll, adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan. Repressive controll ini dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Membandingkan hasil dengan rencana. b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya. c. Memberikan penilaian terhadap pelaksanaannya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya. d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada. e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana. f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training dan education.


3. Pengawasan saat proses dilaksanakan yaitu jika terjadi kesalahan langsung diperbaiki. 4. Pengawasan berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala,s misalnya per bulan, per semeter, dan lain-lain. 5. Pengawasan mendadak, adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apakah pelaksanaan atau peraturan-peraturan yang ada telah dilaksanakan atau tidak dilaksanakan dengan baik. Pengawasan mendadak ini sekalisekali perlu dilakukan, supaya kedisiplinan karyawan tetatp terjaga dengan baik. 6. Pengawasan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan operasional dilakukan. 2.1.7 Fungsi Pengawasan Menurut Ernie dan Saefulah (2005: 12), fungsi pengawasan adalah : a.

Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan indikator yang di tetapkan.

b.

Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.

c.

Melakukan berbagai alternatife solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan. Menurut Maringan (2004: 62), fungsi pengawasan adalah :

a.

Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam melaksanakan pekerjaan.


b. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. c. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan adalah mengevaluasi hasil dari aktifitas pekerjaan yang telah dilakukan dalam perusahaan dan melakukan tindakan koreksi bila diperlukan. 2.1.8 Teknik-Teknik Pengawasan Menurut Siagian (2003:112) Proses pengawasan pada dasarnya dilakukan dengan mempergunakan dua macam teknik yaitu: a. Pengawasan Langsung Yaitu pengawasan yang dilakukan sendiri oleh pimpinan. Dalam hal ini pimpinan langsung datang dan memeriksa kegiatan yang sedang dijalankan oleh bawahan. Pengawasan langsung dapat berbentuk: 1) Inspeksi langsung 2) On-the-Spot observatiton 3) On-the-spot report b. Pengawasan tidak langsung Pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Baik itu tertulis maupaun lisan.


2.1.9 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pengawasan. Fakor-faktor yang mempengaruhi pengawasan, berikut akan dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut: Menurut Mulyadi (2007: 770), mengemukakan beberapa faktor-faktor yang mempengaruhi pengawasan adalah: a) Perubahan yang selalu terjadi baik dari luar maupun dari dalam organisasi b) Kompleksitas organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi kekuasaan. c) Kesalahan/Penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan.

2.2 Efisiensi Kerja 2.2.1 Pengertian Efisiensi Kerja Menurut Sedarmayanti (2001: 112), efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. Perbandingan dilihat dari : a. Segi hasil Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersbut memberikan hasil yang maksimal mengenai hasil pekerjaan tersebut.


b. Segi usaha Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Usaha tersebut terdiri dari lima unsur yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk biaya). Menurut Sinungan (2005: 84), menyatakan bahwa efisensi kerja adalah perbandingan yang paling harmonis antara pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang diperoleh ditinjau dari segi waktu yang digunakan, dana yang dikeluarkan, serta tempat yang dipakai. Secara umum efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil yang dicapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan itu sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya. 2.2.2 Sumber-Sumber Efisiensi Kerja Menurut Sedarmayanti (2001:118) sumber utama efisiensi kerja adalah manusia. Karena akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisensi yang melekat pada manusia adalah : a. Kesadaran Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi akan banyak membantu usaha pencapaian efisiensi itu sendiri. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada


perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang diamksudakan adalah efisiensi. b. Keahlian Sesuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang yang ahli dibidangnya hasilnya akan lebih baik dan cendenrung lebih cepat daripada dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Hal ini berarti unsur keahlian yang juga melekat pada manusia merupakan bagian yang menjadi sumber efisiensi. Keahlian manusia dicapai bila ada pelatihan yang mendukung pekerjaan tersebut. Sehingga apabila suatu pekerjaan difasilitasi dengan suatu peralatan, maka peralatan tersebut menunjang pencapaian efisiensi kerja. Peralatan disediakan dengan maksud agar pekerjaan lebih mudah dikerjakan dan lebih cepat penyelesaiannya. Penyediaan peralatan atau fasilitas kerja yang tidak disertai dengan keahlian penggunanya malah akan menjadikan sumber biaya yang tidak bermanfaat. c. Disiplin Kesadaran dan keahlian seperti yang telah diuraikan sebelumnya tidak akan menjamin hasil kerja yang baik dan efisien jika tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi diperlukan standar yang akan menjadi penunjuk arah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Sehingga keseluruhan sumber daya berada dalam satu aturan yang jelas, tidak menyimpang dari apa yang diharapkan.


2.2.3 Syarat Dicapainya Efisiensi Kerja Menurut Sedarmayanti (2001: 122), syarat-syarat agar tercapainya efisiensi kerja adalah sebagai berikut : a. Berhasil guna atau efektif. b. Ekonomis. c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan. d. Pembagian kerja yang nyata. e. Prosedur kerja yang praktis. Dunia bisnis terkadang mengalami kerancuan pemahaman antara efisiensi dengan produktivitas. Efisiensi berarti menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam waktu yang sesingkat mungkin. Akan tetapi harus dipertimbangkan apakah produk tersebut dibutuhkan. Efektivitas, efisiensi, dan produktivitas ditentukan secara bersama.

2.3 Hubungan Pengawasan Dan Efisiensi Kerja Banyak cara yang dapat dilakukan dan harus ditempuh untuk meningkatkan efisiensi kerja dalam suatu perusahaan. Efisiensi dapat ditingkatkan dengan baik jika pengawasan yang di lakukan oleh perusahaan itu maksimal. Efisiensi dapat tercapai apabila hasil kerja yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Efisiensi juga dapat dicapai melalui sistem pergerakan yang dapat merangsang para bawahan bekerja dengan ikhlas, jujur, loyal. Menurut Siagian (2003: 113), salah satu sasaran pokok manajemen dalam menjalankan kegiatan-


kegiatan dalam suatu organisasi ialah efisiensi yang semaksimal-maksimalnya. Maka dari itu pengawasan harus dilaksanakan dengan seefektif mungkin, karena pelaksanaa fungsi pengawasan dengan baik akan memberikan sumbangan yang besar pula dalam meningkatkan efisiensi.

2.4 Penelitian Terdahulu Herawati Saragih (2009), melakukan penelitian dengan judul “Analisis Hubungan Pengawasan Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Pada Asuransi Bumiputera Cabang Pematangsiantar”, disimpulkan berdasarkan penghitungan uji-t bahwa thitung (2,427) > ttabel (1,69) dan berdasarkan angka koefisien korelasi antara pengawasan dan efisiensi kerja yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebesar 0,528. Nilai ini menunjukkan bahwa pengawasan berkorelasi cukup kuat dengan efisiensi kerja dengan nilai adjusted R square (R2) sebesar 0,728 atau 72,8 %. Hal ini menunjukan bahwa variabel pengawasan mempengaruhi variabel efisiensi kerja sebesar 72,8 %. Sedangkan sisanya yaitu 27,2 % dipengaruhi oleh faktor lain seperti komunikasi, struktur organisasi, kepemimpinan, teknologi, informasi dan faktorfaktor lainnya yang tidak dibahas dalam penelitian ini. Eli Sasmita (2004), dalam penelitiannya yang berjudul “Pengaruh Pengawasan Terhadap Disiplin Kerja Karyawan Pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8”, menyatakan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa pengawasan berpengaruh secara positif dan signifikan terhadap disiplin kerja karyawan pada CV. Cifa Digayo Jl. Binjai Km 13.8 Medan. Sumbangan variabel


Pengawasan terhadap variabel Disiplin Kerja Karyawan adalah sebesar 54,8% dan sisanya sebesar 45,2% merupakan kontribusi variabel lain yang tidak diteliti dalam penelitian ini, yaitu tujuan dan kemampuan, teladan pimpinan, balas jasa, keadilan, sanksi hukum, ketegasan, dan hubungan kemanusiaan.

2.5 Kerangka Konseptual Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menempati urutan paling bawah, tetapi bukan berarti bahwa fungsi ini kurang penting dari fungsi-fungsi lain karena pengawasan justru sudah ada sejak penetapan struktur perusahaan itu sendiri. Menurut Mathis dan Jackson (2006: 303), menyatakan bahwa pengawasan merupakan sebagai proses pemantauan kinerja karyawan berdasarkan standar untuk mengukur kinerja, memastikan kualitas atas penilaian kinerja dan pengambilan informasi yang dapat dijadikan umpan balik pencapaian hasil yang dikomunikasikan ke para karyawan. Menurut Sedarmayanti (2001:112),

efisiensi kerja adalah perbandingan

terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal. Jika suatu perusahaan melakukan pengawasan baik pengawasan yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung dengan maksimal maka akan semakin tinggi pula pengaruh terhadap tingkat efisiensi waktu dan juga kinerja karyawan pada perusahaan.


Berdasarkan uraian di atas maka dibuat kerangka konseptual sebagai berikut:

PENGAWASAN(X)

EFISIENSI KERJA(Y)

Sumber: Robert L.Mathis dan John H. Jackson(2006: 303) dan Sedarmayanti (2001 : 112), diolah (2011)

Gambar 2.3 Kerangka Konseptual 2.6 Hipotesis Menurut Sumarsono (2004: 30), hipotesis adalah pernyataan dugaan tentang hubungan antara dua variabel atau lebih dengan kata lain hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian berdasarkan teori yang ada. Berdasarkan rumusan masalah diatas, dapat disimpulkan bahwa hipotesis dalam penelitian ini adalah: “ Pengawasan Berpengaruh Positif Dan Signifikan Terhadap Efisiensi Kerja Pada Perum Pegadaian Kanwil 1 Medan.”


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi yang ada didalam manajemen diantaranya

Recommend Documents