BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Uraian Teoritis Kitchen Department (Dapur) Kitchen Department adalah tempat untuk mengolah makanan. Oleh karena itu, dapur harus bersih dan hygien. Ruang dapur perlu mendapat perhatian khusus, untuk itu para ahli merancang ruang dapur sedemikian rupa supaya orang yang bekerja merasa senang dan suka bekerja di dapur. Selain itu dapur juga harus dilengkapi dengan berbagai jenis perlengkapan. Ahli masak dari perancis lebih mengutamakan ruang dapur dari pada ruang lainnya karena menurut mereka cinta melalui makanan. Ruang dapur berfungsi untuk mengolah makanan, yang setiap pekerjannya tidak lepas dari api (Soekresno, 2001 : 21) (P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006 : 45), Sebaiknya ruangan dapur harus dibuat dari bahan yang tidak mudah terbakar, kuat dan mudah dibersihkan. Dapur hotel mempunyai luas 40% dari restoran. Untuk menanggulangi seluruh kegiatan pengolahan, dapur harus memiliki organisasi yang jelas menyangkut pembagian seksi-seksi, fungsi-fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing orang atau bagian. Perhitungan yang cermat didasarkan kepada luas arena dapur yang ada, jumlah kamar hotel, jumlah unit penjualan yang ada, serta dikaitkan pula dengan asumsi jumlah tamu yang datang secara rata-rata setiap harinya. (P.H Bartono dan Ruffino E.M, 2006: 27) mengatakan :
7 Universitas Sumatera Utara
8
Fungsi utama ruangan di dalam dapur hotel adalah: 1. Pusat kegiatan, proses bahan makanan hotel. 2. Pusat kegiatan pengolahan makanan di hotel. 3. Pusat kegiatan masak-memasak makanan di hotel. 4. Alat pengukur reputasi dan image hotel melalui kualitas makanan. Syarat-Syarat dapur hotel Internasional adalah : 1. Cukup Ventilasi Pertukaran udara sangat penting di dapur agar sisa pembakaran di dapur dapat keluar dengan sempurna misalnya dibuat jendela/ventilasi atau corong asap/penyedot diatas kompor untuk mengeluarkan sisa pembakaran. Selain itu untuk pertukaran udara, ventilasi juga berguna untuk menghilangkan bau makanan. 2. Penerangan Dapur harus cukup sinar, dapur yang gelap dan lembab akan menimbulkan bau, mempercepat kuman-kuman berkembang, dan menjadi sarang binatang seperti kecoa, lalat, semut, dan tikus. Pada malam dan siang hari bila dapur kurang sinar matahari sebaiknya memakai lampu pijar. 3. Lantai dan dinding Lantai sebaiknya yang bertanggul, agar lebih mudah dibersihkan dari kotoran dan lemak. Dinding sebaiknya dari bahan yang tidak mudah terbakar. Dinding warna putih memberi kesan bersih dan ruangan menjadi terang atau warna hijau (muda) karena warna itu tidak disukai lalat.
2.2 Section Kitchen di Hotel Di hotel terdapat beberapa bagian yang membedakan tugas dan tanggung jawab dari setiap staf, sehingga pekerjaan yang dilakukan akan beraturan sesuai standard yang telah ditentukan pihak hotel. (Soekresno, 2006: 81-83) Brigade dapur dibagi dalam beberapa seksi seperti terlihat pada lampiran ini, dengan tugas yang khusus sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
9
1. Bagian Sauce (le saucier) Bagian ini betugas menyiapkan makanan utama/pokok atau yang biasa disebut sebagai MAIN COURSE seperti masakan daging sapi, daging ayam dan ikan-ikan yang tidak dipanggang atau dimasak dalam oven, antara lain makanan yang diproses masak dengan cara stewed, braised, boiled, grilled, roasted, sauted, dan poache, juga membuat bermacam-macam saus yang panas seperti sause demiglase, sause bechamel, sause veloute, butter sauce dari masing-masing jenis. Uraian tugas dari bagian ini adalah: 1. Membuat stock (kaldu) dan sauce yang panas untuk menyertai daging (meat), ikan (fish), dan unggas (poultry) ataupun binatang buruan. 2. Menyiapkan semua jenis sauce serta jenis daging, ikan, dan binatang buruan, hingga siap untuk dihidangkan pada tamu. 2. Bagian Panggang-Panggangan (le rottisseur) Bagian ini mengerjakan semua makanan yang dipanggang serta dimasak dalam oven (grilled & roasted), dan juga makanan yang digoreng (deep fat fried food) sepeti ikan, kentang dan berbagai makanan kecil lainnya. Juga menyiapkan pendamping/pengering bahan makanan pokok seperti yang di roast, tomat, jamur, dan yorkshire pudding serta roast gravy. Uraian tugas dari bagian ini antara lain: 1. Bertanggung jawab atas semua hidangan jenis dari roast cooking. 2. Memasak semua jenis daging, unggas dan binatang buruan dengan proses roasting dan grilling. 3. Membuat atau memasak ikan dengan proses grilling dan deep fat frying. 4. Memasak sayuran dan kentang dengan proses deep fat frying. 5. Membuat sauce dan garnish untuk makanan yang di olah bagian ini, (garnish untuk classical food). 3.
Bagian Ikan (le poissonier) Kecuali ikan yang dipanggang dan dimasak di dalam oven, bagian ini menyiapkan semua makanan panas yang terbuat dari ikan berikut dengan sausnya seperti Bonne-Femme, cardinal dan sebagainya. Sedangkan tugas pembersihan dan memotong, dilakukan dalam suatu sub-bagian yang disebut dengan Fish Manger di bagian dapur dingin (butcher). Uraian tugas bagian Butcher : 1. Bidang ikan laut dan darat (tawar). Memasak ikan (fish) dan hasil laut yang lainnya dengan proses memasak kecuali grilling dan deep fat frying. 2. Membuat sauce panas dan garnish yang diperlukan untuk makanan yang dihasilkan oleh bagian ini.
Universitas Sumatera Utara
10
4.
Bagian Sayur (I’entremettier) Mengerjakan dan menyediakan semua hidangan pendamping makanan utama (side dish), antara lain nasi, sayuran, kentang (kecuali yang digoreng), telur dan makanan yang dibuat dari tepung seperti bakmi, spaghetti, raviolli, gnochi, dan lain-lain. Juga sayuran sebagai pendamping/pengering makanan pokok seperti wortel, kembang kol, bayam dan lainnya. Uraian tugas dari bagaian sayur adalah: 1. Khusus bidang sayur-sayuran. 2. Memasak semua jenis makanan dari kentang selain dari proses deep fat frying. 3. Memasak nasi dan berbagai jenis hidangan pasta (farinaseous). 4. Turut memasak telur untuk makan siang.
5.
Bagian Soup (le potager) Di dalam suatu dapur yang cukup besar biasanya bagian ini dipisahkan karena kesibukannya membuat soup, consomme, dan lain-lain, sedangkan dalam suatu dapur kecil, bagian ini biasanya disatukan dengan bagian sayur. Uraian tugas bagian ini adalah: 1. Khusus bagian kaldu (kuah) masakan. 2. Membuat semua jenis stock (kaldu) yang dibutuhkan oleh bagian soup ini. 3. Membuat atau memasak berbagai jenis soup panas. 4. Terkadang bagian ini tugas memasak untuk makanan siang.
6.
Dapur Makanan Dingin (le garde manger) Bagian ini menyiapkan aneka makanan pembuka (appetizer) dingin, seperti Russian, salad, sausage salad dan aneka saus dingin dan bagian ini merupakan bagian yang cukup banyak hubungannya dengan bagian lain baik dalam persiapan awal, menyiapkan dan juga mensupplai makanan daging dingin, ayam juga memberikan dekorasi pada makanan dingin. Selain dari itu juga membuat sandwich, canape, soup dingin, serta buah-buahan. Uraian tugas bagian ini adalah: 1. Cold Buffet : Membuat semua makanan dingin untuk buffet, sandwiches, canapes, dan makanan kecil untuk cocktail party. 2. Hor’s D’oeuvre : Membuat semua makanan pembangkit selera yaitu appetizer atau hors d’oeuvre. 3. Membuat salad, dressing, sauce dingin, soup dingin dan dresser dari buah-buah segar.
7.
Bagian Pengolahan Kue (le pattissier ) Bagian ini membuat berbagai macam kue, pudding, ice crem dan juga membuat dan menyediakan keperluan bagian lain seperti bakmi, ravioli, pastry dough, vol-au-vents, tartlette dan lain-lainnya. Tidak semua hotel memiliki bagian ini terutama hotel sedang atau kecil, tergantung kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
11
dan pertimbangan atas untung ruginya, bila lebih ekonomis membeli kue-kue, ice cram, juga roti dan sejenisnya dari luar. Di bagian ini ada sub-bagian pengolahan roti yang disebut dengan bakery, atau le boulanger. Uraian tugas dari bagian ini adalah: 1. Khusus membuat roti-roti dan sejenis (tawar). 2. Membuat semua jenis roti (dengan ragi), seperti sandwiches, bread, french bread, croissant, danish pastry. 3. Membuat kue-kue (dessert) yang dimasak melalui proses baking dan umumnya di hidangkan panas.
2.3 Perencanaan Kebutuhan Barang dan Bahan Keperluan Hotel Sebelum barang dan bahan untuk keperluan hotel yang akan di beli, terlebih dahulu dilakukan perencanaan barang dan bahan. Perencanaan kebutuhan barang dan bahan merupakan kegiatan jumlah dan jenis barang dan bahan yang akan diadakan dalam rangka menjalankan kegiatan operasional di hotel atau instansi untuk dalam jangka waktu tertentu.
2.3.1 Pembelian Persediaan Barang dan Bahan di Hotel Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan, (Suarsana, 2007: 3) (Suarsana, 2007: 81-84) Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:
Universitas Sumatera Utara
12
1. 2. 3. 4.
Temperatur ruangan. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang. Metode penyimpanan barang. Sistem ventilasi. Diadakannya persedian pada barang dan bahan di hotel cukup banyak
tujuannya, dimana untuk menjaga keawetan perusahaan dan memberikan citra yang baik dari pelanggan kepada perusahaan, (Suarsana, 2007: 86) mengatakan : 1. Menjaga kontinuitas usaha. 2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk. 3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya. 4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal. 5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang. 6. Mencegah slow moving item. Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store, (Wiyasha, 2006: 31).
2.3.2 Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan. Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang dipergunakan. Sistem atau cara pembelian barang oleh perusahaan disesuaikan pula dengan kemampuan finansial perusahaan itu sendiri. (Suarsana, 2007: 28-30) Ada beberapa sistem atau cara pembelian barang yang umum dilakukan oleh bagian pembelian pada sebuah hotel antara lain:
Universitas Sumatera Utara
13
2.3.2.1 Pembelian Barang dan Bahan dengan Sistem Kontrak. Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulitsulit mencari supplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penetapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
2.3.2.2 Pembelian barang dan bahan secara harian. Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali. Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
Universitas Sumatera Utara
14
2.3.2.3 Pembelian Barang dan Bahan Secara Kuota Mingguan. Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam groceries, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan groceries adalah sangat sesuai. Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian. Pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok (supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
2.3.2.4 Pembelian Barang dan Bahan Secara ‘Cash and Carry”. Cara ini biasanya digunakan oleh bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah. (Suarsana, 2007: 31) Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:
Universitas Sumatera Utara
15
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja. b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit. c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui catalog. d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
2.3.2.5 Pembelian Barang dan Bahan Secara Pembayaran Pesanan. Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.
2.3.3 Dokumen yang di Gunakan Di hotel untuk melakukan permintaan barang dan bahan makanan dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Agar sistem pembelian dilakukan dengan baik maka dibuat beberapa dokumen sebagai bukti bahwa telah terjadi proses pembelian. (Suarsana, 2007: 34-37) Beberapa macam dokumen yang digunakan oleh bagian pembelian dalam pengadaan barang dan bahan di hotel yaitu: 2.3.3.1 Purchase Requisition (PR) Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum
Universitas Sumatera Utara
16
stock barang. Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada: 1. Asli dikirim ke seksi cost control. 2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing. 3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang (storeroom) departemen outlet.
2.3.3.2 Purchase Order (PO) Purchase order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barangbarang untuk kebutuhan operasional hotel. Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya: 1. Harus didukung dengan purchase requisition. 2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price).
1. 2. 3. 4. 5.
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada: Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian). Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable. Copy Keempat arsip purchasing department.
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain: 1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang. 2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
2.3.3.3 Memorandum Invoice (MI) Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah
Universitas Sumatera Utara
17
diterima dengan baik. Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa memorandum invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice. Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti: 1. Quantity and Quality Approved 2. Price approved 3. Received Setelah Memorandum Invoice ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi: 1. Asli dikirim ke seksi cost control. 2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang. 3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip). 4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable. 5. Copy Keempat diberikan kepada supplier.
2.3.3.4 Daily Receiving Report (DRR) Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. Daily receiving report dapat diklasifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti: 1. 2. 3.
Daily Receiving Report Food. Daily Receiving Report Beverage. Daily Receiving Report Materials. Tujuan membuat Daily receiving report antara lain: 1. Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima. 2. Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO). 3. Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of Account. 4. Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex).
Universitas Sumatera Utara
18
2.3.3.5 Bincard Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang. Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
2.3.3.6 Cardex Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui: 1. Jumlah nilai barang yang tersisa digudang Tingkat turn over. 2. Harga alokasi per unit barang. 3. Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel. 4. Mengetahui barang yang jarang dipakai. 5. Jumlah barang masuk dan keluar.
2.4
Prosedur Pembelian Persedian Barang dan Bahan. Pembelian dilakukan melalui prosedur yang telah di tentukan agar tidak
terjadi kesalahpahaman. Prosedur dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam pembelian tersebut. (I.B.M Wiyasha, 2006: 23-30) Tata cara pembelian yang biasa dilakukan oleh hotel untuk pengadaan barang dan bahan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
19
1. Purchase requisition dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang. Purchase Requisition juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Purchase Requisition pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada: 1. Cost control, sebagai alat control. 2. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat Purchase Order. 3. Gudang atau departemen yang memerlukan. 2. Berdasarkan Purchase requisition yang dibuat, bagian pembelian akan membuat Purchase order di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. Purchase order pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada: 1. Supplier untuk ditunjuk. 2. Cost control, sebagai control. 3. Gudang, sebagai informasi pembelian. 4. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat utang. 5. Purchasing, sebagai arsip. 3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan Purchase order yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. 4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan Memorandum Invoice dan meminta persetujuan dari: 1. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya. 2. Cost control untuk persetujuan harga. 3. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang. 5.
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan memorandum invoice.
6.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan Purchase requisition, Purchase order, Memorandum invoice akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
Universitas Sumatera Utara
20
7.
Memorandum invoice setiap hari dipilih per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
2.5 Prosedur Penerimaan Barang dan Bahan Seksi ini disebut Receiving (penerimaan barang). Tugas dan tanggung jawabnya adalah menerima barang dan bahan komoditas untuk operasional perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan sesuai dengan pesanan, meliputi harga, kuantitas dan kualitas. Barang dan bahan yang secara resmi diterima oleh penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam laporan penerimaan (Receiving report). Suarsana, (2007: 48) mengatakan : 1. Menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian sebelum barang datang. 2. Barang- barang komoditas yang disampaikan oleh pemasok atau dari luar haruslah disertai oleh faktur atau invoice dan dihitung ulang oleh bagian penerimaan sesuai dengan satuannya. 3. Ditimbang ulang untuk menetapkan jumlah yang benar sesuai dengan permintaan dalam order pembelian.
2.6 Prosedur Keluar Barang dan Bahan dari Gudang Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencakup perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh aspek perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik, lokasi yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan yang
Universitas Sumatera Utara
21
cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang kepala gudang (store keeper) yang klasifikasi jabatannya supervisor mengingat tanggung jawabnya yang besar dan penting (Suarsana, 2007:130). Tujuan dari penyimpanan barang dan bahan ini adalah agar persedian barang dan bahan kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barang-barang kebutuhan dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang dan bahan adalah kegiatan pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai untuk operasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya. (Wiyasha, 2006: 87)Pergudangan untuk menyimpan barang dan bahan di hotel terbagi 2 yaitu: 1. Daily store. 2. General store.
2.6.1 Daily Store Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau aktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.
Universitas Sumatera Utara
22
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini; 1. Makanan yang cepat rusak (perishable). 2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product). 3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food). 4. Makanan jenis sembako (groceries). 5. Jenis minuman (beverages).
2.6.1.1 Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable) Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buahbuahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room. Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan sayuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar, (Suarsana, 2007: 54) mengatakan : 1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk. 2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
Universitas Sumatera Utara
23
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin. 4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut. 5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
2.6.1.2 Makanan Jenis Dairy Product Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umumnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room). Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood).
2.6.1.3 Makanan Jenis Sembako (Groceries) Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-
Universitas Sumatera Utara
24
jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius. Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.
2.6.1.4 Jenis Minuman (Beverages) (Wiyasha, 2006 :40-41) Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah: 1.
Soft Drink Soft drink seperti Coca Cola (botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.
2.
Hard Liqour Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3.
Wine/Champagne Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersamasama dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis
Universitas Sumatera Utara
25
wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat celsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.
2.6.2
Pengeluaran Bahan Makanan dari Gudang. Untuk mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang, manajemen
hotel dan restoran harus menentukan kebijakan yang mengatur pengeluaran bahan makanan itu. Wewenang untuk mengeluarkan suatu barang dari gudang harus diberikan hanya kepada pejabat tertentu. Misalnya, yang berhak mengeluarkan daging segar hanya kepala dapur (chef de cuisine) dan wakil kepala dapur (sous chef de cuisine), (Wiyasha, 2006: 60) Kewenangan untuk mengeluarkan suatu barang ini dikoordinasikan ke bagian gudang. Contoh tanda tangan pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan barang ini juga harus tersedia pada arsip gudang. Jadi bahan makanan itu hanya dapat dikeluarkan dari gudang bila melalui formulir permintaan barang gudang yang ditanda-tangani oleh pejabat yang berwenang, (Wiyasha, 2006: 63). Daging, ikan, makanan laut (seafood), atau karkas unggas segar keluar dari gudang, kartu daging bagian atas yang disertakan pada tempat bahan makanan kemudian disertakan di formulir permintaan barang gudang untuk disampaikan ke bagian pengendalian harga pokok makanan (food cost controller). Perlu dicatat bahwa petugas gudang hanya mengeluarkan sejumlah barang yang diminta oleh bagian atau departemen hotel seperti yang tercantum pada formulir permintaan barang gudang.
Universitas Sumatera Utara
26
Melengkapi formulir permintaan barang gudang untuk makanan di atas adalah departemen hotel yang memerlukan bahan makanan sesuai dengan jumlah yang tertera pada formulir tersebut. Setelah permintaan dipenuhi, petugas gudang dan yang menerima barang kemudiaan menandatangani formulir ini.
2.7 Kerjasama Pergudangan dengan Departemen Lain (Close Cooperation) (Suarsana, 2007:104-106) Dalam kegiatan sehari-hari, staf bagian gudang atau store keeper, bekerjasama yang sangat dekat dengan beberapa departemen/bagian lain diantaranya dengan :
2.7.1
Bagian Pembelian Kerjasama dengan bagian pembelian/ Purchasing dilakukan mulai sejak saat
bagian Gudang atau store membuat purchase requisition (permintaan pembelian barang). Bagian purchasing melakukan pengisian pada kolom price comparison yaitu nama dari tiga rekanan (supplier) dan lengkap dengan harganya yang diambilkan dari daftar harga para rekanan yang ikut mengajukan harga ke pihak hotel. Setelah memasukkan nama-nama rekanan dan dengan memilih harga yang paling murah, barulah purchase requisition itu dikirim ke bagian pengendalian biaya untuk dilakukan pengecekan kembali harga-harga tersebut.
Universitas Sumatera Utara
27
2.7.2
Bagian Pengendalian Biaya Setelah ditentukan nama rekanan dengan harga yang terpilih atau yang
terendah dan setelah mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager, maka purchase requisition itu dikirim kembali ke bagian pembelian untuk segera diproses menjadi purchase order. Salah satu lembaran (copy) dari Purchase Order yang sudah jadi, diberikan kepada bagian gudang (store) untuk kemudian dipakai sebagai pedoman dibagian penerima barang (receiving), pada saat barang dikirim oleh rekanan yang bersangkutan.
2.7.3 Bagian Penerimaan Barang (Receiving) Pada saat barang-barang pemesanan hotel diterima di area receiving, petugas penerima barang harus menghubungi atau memanggil staf bagian gudang dan Cheff untuk diajak bersama-sama melakukan pengecekan barang pesanan makanan dan minuman. Jika semua pencatatan dan administrasi sudah dianggap sesuai dan tidak ada masalah, maka bagian gudang dan pemakai barang/bahan ikut serta menandatangani Invoice atau nota pembelian atau pada formulir Memorandum Invoice yang dibuat oleh staf bagian penerimaan barang/ Receiving.
2.7.4
Bagian Dapur (Executive Chef) Kerjasama dengan Executive Chef yaitu dalam hal membicarakan keberadaan
barang dan spesifikasi barang. Oleh karena itu petugas bagian gudang perlu senantiasa berkoordinasi dengan pihak dapur atau dengan cheff, karena dia yang
Universitas Sumatera Utara
28
paling mengetahui tentang kualitas dan spesifikasi dari berbagai jenis bahan makanan yang tertera pada menu yang sudah dijual di restoran.
Universitas Sumatera Utara
