BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) Menurut Undang-Undang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UU UMKM) Republik Indonesia nomor 20 tahun 2008 kriteria UMKM adalah sebagai berikut : Kriteria Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah (UMKM) menurut UU ini digolongkan berdasarkan jumlah aset dan Omzet yang dimiliki oleh sebuah usaha. Kriteria No. Usaha Asset
Omzet
1
Usaha Mikro
Maks.50 Juta
Maks. 300 Juta
2
Usaha Kecil
> 50 Juta - 500 Juta
> 300 Juta - 2,5 Miliar
3
Usaha Menengah
> 500 Juta - 10 Miliar
> 2,5 Miliar - 50 Miliar
Tabel 2.1 Tabel Kriteria Usaha Mikro Kecil dan Menengah
8
9
2.2
Sistem Informasi Akuntansi 2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Berikut beberapa pengertian sistem informasi akuntansi menurut
beberapa ahli diantaranya :
Menurut Mulyadi (2008 : 3) : “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahan.”
Menurut Bodnar & Hoopwood (2006 : 1) : “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.”
Menurut Rama & Jones (2008 : 17) : “Sistem informasi akuntansi adalah subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi.”
10
2.2.2
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
(2008:19) dalam bukunya ada 4 yaitu: a. Untuk menyediakan informasi bagi pegelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya Ada kalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sitem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk
11
memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi. Untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
2.2.3
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Azhar Susanto (2008 : 8) menyebutkan bahwa ada 3 fungsi dari
sistem informasi akuntansi, yaitu : a. Mendukung Aktivitas Sehari-hari Suatu perusahaan agar tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang
12
peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan. Ada dua macam transaksi, yaitu :
Transaksi Akuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat antara sesuatu yang memilki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.
Transaksi Nonakuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tapi transaksi tersebut tidak menimbulkan dampak pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut.
b. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan Tujuan yang penting dari sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Dimana keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan. c. Membantu Manajemen dalam Memenuhi Tanggung Jawab kepada Pihak Eksternal Salah satu tanggung jawab yang penting adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada di luar perusahaan atau stakeholder.
13
2.3
Sistem Pengendaian Intern 2.3.1
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Mulyadi (2008:163) menyebutkan pengertian sistem pengendalian
intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
2.3.2
Tujuan Sistem Pengendalian Intern La Midjan & Azhar Susanto (2004:58) menyebutkan tujuan utama
dari sistem pengendalian intern yaitu: a. Mengamankan Harta Perusahaan Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan penyelewengan
dan
kecurangan
baik
secara
fisik
maupun
administratif. b. Menguji Ketelitian dan Kebenaran Data Akuntansi Perusahaan Informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi harus dapat dipercaya, tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenarannya. Data-data akuntansi harus terus-menerus diuji coba (internal cek) agar kualitas data akuntansi tersebut dapat dipertahankan.
14
c. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur pengendalian biaya melalui penyusunan budget akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya dengan tujuan akhir mencioptakan efisiensi. d. Ketaatan terhadap Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah Digariskan Pimpinan Perusahaan Kebijaksanaan pimpinan yang harus ditetapkan dalam surat keputusan, karena dengan adanya surat keputusan ini pimpinan perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktivitas perushaan khususnya pengeluaran antara lain biaya dan penerimaan antara lain pendapatan.
2.3.3
Komponen Pengendalian Intern Soekrisno Agoes (2007 : 75) menyebutkan pengendalian intern
terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini : a. Lingkungan Pengendalian Menetapkan corak suatu organisasi dan memengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan
disiplin
dan
struktur.
Lingkungan
mencakup hal-hal berikut ini: 1) Integritas dan nilai etika. 2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Partisipasi dewan komisaris atau komite audit.
pengendalian
15
4) Struktur organisasi. 5) Pemberian wewenang dan tanggung jawab. 6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. b. Penaksiran Risiko Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif memengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. c. Aktivitas Pengandalian Kebijakan dan prosedur yang membantu manjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini: 1) Review terhadap kinerja
16
2) Pengolahan informasi 3) Pengendalian fisik 4) Pemisahan tugas d. Informasi dan Komunikasi Pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap
kemampuan
manajemen
untuk
membuat
keputusan
semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. e. Pemantauan Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus-menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai
17
kombinasi dari keduanya. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.
2.3.4
Unsur-unsur Sistem pengendalian Intern Mulyadi (2008 : 164) menyebutkan unsur-unsur pokok yang
menunjang terlaksananya sistem pengendalian intern yang baik sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Cara-cara
yang
umumnya
ditempuh
oleh
perusahaan
dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah: 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak.
18
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang lain atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Sistem pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik apabila petugas yang melaksanakan tugasnya memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas sesuai dengan tugasnya. 2.4
Teknik Sistem Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan.
Pengertian Flowchart (bagan alir) menurut James A. Hall (2006 : 71) adalah : “Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas kuncinya.” Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.
19
GAMBAR 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen Simbol
Nama
Keterangan
Dokumen
Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi
Dokumen
Menggambarkan
dokumen
asli
dan
rangkap
tembusannya
Berbagai
Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang
dokumen
digabungkan bcrsama dalam satu paket
Catatan
Menggambarkan
B A
caiatan
akuntansi
yang
digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen
Penghubung pada
Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir
halaman dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol
yang sama
penghubung
yang
memungkinkan
aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.
20
Akhir
arus Mengarahkan pembaca ke simbol penghubung
dokumen
halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
1 1
Awal
arus Berasal dari simbol penghubung halaman yang
dokumen
sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
Penghubung
Untuk menggambarkan bagan alir dokumen
pada halaman suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman. yang berbeda Kegiatan
Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti :
manual
menerima
order,
mengisi
formulir,
membandingkan dll Keterangan/ko
Untuk menambahkan komentar agar pesan yang
mentar
disampaikan lebih jelas
Arsip
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
sementara
Arsip
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
permanen
secara permanen yang tidak akan diproses lagi
On-line
Menggambarkan pengolahan komputer secara
computer
on-line
21
process Keying, Typing
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal
Pita magnetic
Menggambarkan
arsip
komputer
yang
berbentuk pita magnetik
Ya
On-line
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk
storage
on-line (di dalam memori komputer)
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang
Tidak
dibuat ditulis dalam simbol
Garis alir
Menggambarkan arah proses pengolahan data
Persimpangan
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk
garis alir
menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung
Pertemuan
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan
garis alir
salah satu garis mengikuti garis lainnya
22
Mulai/berakhir
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
Dari pemasok
Masuk
ke Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk
sistem
Keluar Ke sistem penjualan
ke dalam alir sistem
ke Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar
sistem lain
dari sistem
Sumber : Mulyadi. 2008 Sistem Akuntansi. 60-63 Gambar 2.1 Flowchart
2.5
Sistem Penjualan Kredit 2.5.1
Deskripsi Kegiatan Pokok Perusahaan dalam penjualannya melakukan penjualan dengan dua cara yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit. Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. (Mulyadi, 2008 : 210)
23
2.5.2
Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai dan kredit adalah
(Mulyadi, 2008 : 211) : a. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
24
menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. e. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.5.3
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari
kegiatan penjualan tunai dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 213) : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli.
25
e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.5.4
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai dan kredit
adalah (Mulyadi, 2008 : 214) : a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 1) Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti tertera di dokumen tersebut. 2) Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
26
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. 4) Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. 5) Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. 6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
27
8) Arsip Index Silang (Cross-Index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. b. Faktur dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari: 1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. 2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung
28
harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. 5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti Memorial Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnalumum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.5.5
Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
dan kredit adalah (Mulyadi, 2008 : 218) : a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
29
b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persedian fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.5.6
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai dan
kredit adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 219) : a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan
kemudian
mengirimkannya
membuat
kepada
surat
berbagai
order
fungsi
pengiriman yang
lain
dan untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
30
b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman. d. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusukan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
31
2.5.7
Unsur Sistem Pengendalian Intern Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan
dalam sistem penjualan tunai dan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 220) : a. Organisasi 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy. 3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur
32
pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber. 7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. c. Praktik yang Sehat 1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pamakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
33
2.6
Sistem Penerimaan Kas 2.6.1
Deskipsi Kegiatan Pokok Berdasarkan sistem pengandalian intern yang baik, sistem
penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan: 1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (bilyet giro). 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. (Mulyadi, 2008 : 482)
2.6.2
Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang
adalah (Mulyadi, 2008 : 487) : a. Fungsi Sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) melaui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
34
b. Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Fungsi Kas Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau fungsi penagihan, menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. e. Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
35
2.6.3
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
piutang adalah (Mulyadi, 2008 : 488) : a. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. b. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai sebagai dokumen sumber
36
untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. d. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
2.6.4
Unsur pengendalian Intern Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan
dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008 : 490) : a. Organisasi 1) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. 2) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Penataan 1) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro). 2) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
37
c. Praktik yang Sehat 1) Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. 2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) 3) Kas dalam perjalanan harus diasuransikan (cash-in-safe dan cashin-transit insurance)
