BAB II PROFIL INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Berdirinya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara Provinsi Sumatera Utara pertama kalinya di bentuk pada tanggal 15 April 1948. Berdasarkan undang-undang No. Tahun 1948, daerah ini meliputi keresidenan aceh, Sumatera Timur, Dan Tapanuli Utara. Berdasarkan surat penetapan Panitia persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) tanggal 19 Agustus, Sumatera utara menjadi sebuah propinsi dan Daerah administrasi. Seperti halnya pulau Jawa, Berangsur-angsur di bentuk komite Nasional. Daerah yang kedudukannya di atur melalui maklumat Gubernur Sumatera utara Tertanggal 12 April 1946 No.2/MGS yang isinya sesuai dengan undang-undang No.1 Tahun 1945. Dalam maklumat tersebut di tetapkan bahwa Komite Nasional Daerah di bentuk di provinsi dan keresidenan tersebut menjadi kota otonom. Daerah-daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat yang mengatur rumah tangga sendiri. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) membentuk suatu badan eksekutif, yang terdiri dari 5 orang anggota. Berdasarkan maklumat tersebut diatas, anggota Dewan Perwakilan Daerah di sumatera Utara sejumlah 100 orang yang mewakili penduduk. a. Sub provinsi Sumatera Utara meliputi: Keresidenan Sumatera Aceh, Sumatera timur dan Tapanuli.
Universitas Sumatera Utara
b. Sub provinsi Sumatera Tengah: Keresidenan Barat, Jmbi, Riau. c. Sub Provinsi Sumatera Selatan yang Meliputi: Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung, dan Palembang. Setiap sub provinsi dikepalai oleh Gubernur muda yang bertindak sebagai koordinator dan keresidenan dan jabatan pemerintah yang ada di wilayahnya. Pemerintah Sumatera Utara di jalankan sesuai dengan maklumat Gubernur Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang menyatakan bahwa pemerintah provinsi di sesuaikan dengan pemerintah pusat. Pembentukan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara menjadi daerah otonom yang di delegasikan oleh pemerintah pusat. Di tetapkan melalui peraturan pemerintah No.8 Tahun 1974 yang menyatakan dengan tegas bahwa provinsi sumatera utara di jalankan oleh Gubernur dan di serahkan kepada Dewan Perimbangan Rakyat dan Badan Eksekutif pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubung dengan pemerintah. Pusat dan berada di bawah Menteri-menteri dan selanjutnya dalam peraturan pemerintah No.8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan daerah otonom di Sumatera keresidenan dan daerah-daerah yang di tunjuk sebagai daerah otonom. Pimpinan Gubernur muda disetiap Sub provinsi berjalan terus sebagai suatu daerah administrasi yang dalam prakteknya mengatur rumah tangganya masingmasing sehingga provinsi Sumatera Utara seolah-olah terdiri dari 3 provinsi. Pemerintah pusat menyadari hal tersebut lalu menetapkan Undang-undang No.10 Tahun 1948 tentang pembagian Sumatera Menjadi 3 provinsi yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a. Provinsi Sumatera utara b. Provinsi Sumatera Tengah c. Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya di dilantik anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggotanya berasal dari masing-masing sub provinsi terdahulu. Dengan Undang-undang No.24 1945 di bentuk provinsi Aceh dibekas Keresidenan Aceh, dengan demikian provinsi Sumatera Utara otomatis menjadi tersendiri dari keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli. Sebagai pelaksana Undang-undang No. 10 1974
dan undang-undang
tertanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintahan pusat di Sumatera yang kemudian di ubah menjadi peraturan Pemerintahan No. 42 Tahun 1948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugastugas kepada pelaksanaannya. Komisariat pusat di sumatera utara yang berkedudukan di Bukit tinggi yang di pimpin oleh Mr. Teuku Mohammad Hasan.
2.2. Struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No.2 Tahun 2001 tentang Sekretariat Perwakilan Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA UTARA
SEKRETARIS DEWAN
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KEPALA BAGIAN
KELOMPOK TENAGA AHLI
BAGIAN PERSIDANGAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN INFORMASI DAN PROTOKOL
BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANGUNDANGAN
SUBBAG. TATA USAHA
SUBBAG. PERS./PIMP.DPRD DAN PARIPURNA
SUBBAG. ANGGARAN
SUBBAG. INFORMASI
SUBBAG. PER-UU DAN RANCANGAN PERDA
SUBBAG.PERLENG KAPAN DAN PENDISTRIBUSIAN
SUBBAG. PERSIDANGAN KOMISI DAN FRAKSI
SUBBAG. VERIFIKASI
SUBBAG. PROTOKOL/ HUB. ANTAR LEMBAGA
SUBBAG. PENYUSUNAN PRODUK HUKUM
SUBBAG. RT DAN PERAWATAN
SUBBAG. RISALAH DAN PANITIA DPRD
SUBBAG. PEMBUKUAN
SUBBAG. PELAYANAN MASYARKAT
SUBBAG. PENGKAJIAN DAN EVALUASI
UMUM
Universitas Sumatera Utara
2.3. Bidang Kerja Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas dari struktur organisasi perusahaan tersebut. Maka akan di uraikan secara ringkas wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang ada di dalam perusahaan. Adapun bagian-bagian kerjanya adalah sebagai berikut: a. Kedudukan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara adalah
unsur
staf
DPRD
provinsi
Sumatera
Utara
dalam
menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Sekretariat DPRD provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara, berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan Dewan Perwakilan Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara. b. Tugas Sekretariat provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas memberikan pelayanan administrative kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara dan menyelenggarakan tugas dan kewenangannya. c. Fungsi Untuk menyelenggarakan tugas tesebut, sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
-
Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah(DPRD)
-
Menyelenggarakan urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
-
Mengolah urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daera (DPRD)
Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera utara terdiri dari :
1. Fungsi dan Tugas Seretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Sekretariat DPRD provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas pokok membentuk DPRD dalam menyelenggarakan tugas, fungsi dan kewenangan DPRD sebagai badan legislatif daerah yang memberikan layanan administrasi dan saran operasional kepada pimpinan dan anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera utara mempunyai fungsi dan tugas sebagai berikut: Menyiapkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas sekretariat DPRD. Menyusun rencana dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan perbekalan DPRD serta memelihara dan membina keamanan di dalam.
Universitas Sumatera Utara
Menyiapkan penyelenggaraan persidangan dan membuat risalah rapat serta membahas dan mendokumentasikan Peraturan Daerah yang di selengarakan oleh DPRD. Menyiapkan penyusunan rencana anggaran serta melaksanakan urusan keuangan DPRD. Menyelenggarakan penyimpanan informasi serta menangani urusan keprotokolan DPRD serta penerimaan audensi dan unjuk rasa masyarakat.
2. Fungsi dan Tugas Bagian Umum, Terdiri dari : Bagian umum mempunyai tugas menyiapkan fasilitas rapat-rapat, mengurus rumah tangga, rumah jabatan, gedung DPRD, kendaraan dinas, barang inventaris lainnya, memelihara keamanan kantor dan melakukan urusn surat menyurat serta urusan kepegawaian bila di perlukan oleh DPRD. Untuk melaksanakan tugas tersebut, bagian umum mempunyai fungsi: Melakukan urusan surat menyurat, kearsipan dan kepegawaian. Melakukan urusan rumah tangga, rumah dinas, sarana pendukung perjalanan dinas dan keamanan dilingkungan sekretariat. Melakukan analisis kebutuhan untuk penggadaan barang/peralatan dan material sesuai dengan keperluan sekretariat DPRD. Melakukan pendaataan dan pemeliharaan barang inventaris. Menyiapkan bahan pengadaan pembekalan sesuai dengan rencana kebutuhan.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Umum Membawahi
Sub bagian Tata Usaha dan Rumah tangga Mempunyai urusan surat menyurat, kearsipan dan kepegawaian.
Sub bagian perlengkapan dn pendistribusian Mempunyai tugas menyiapkan sarana pendukung perjalanan dinas pimpinan dang anggota. Menyiapkan fasilitas keperluan kantor, kendaraan dinas, akomodasi serta menyiapkan kebutuhan barang materil gedung kantor sekretariat DPRD. Sub bagian Perawatan Mempunyai tugas melakukan perawatan dan pemeliharaan rumah tangga dan rumah dinas pimpinan Dewan, Gedung DPRD, melakukan pengaturan dan memelihara/perwatan semua kendaraan dinas dan barang-barang inventaris kantor Sekretariat DPRD.
3. Fungsi dan Tugas Bagian Persidangan, Terdiri dari : Bagian persidangan, risalah mempunyai tugas merencanakan dan mengkoordinasi kegiatan persidangan, risalah dan perundang-undangan serta perjalanan dinas dalam rangka peninjauan, kunjungan kerja serta studi banding Dewan. Untk melaksanakan tugas tersebut Bagian Persidangan dan risalah mempunyai Fungsi: Menyiapkan kegiatan administrasi, tempat dan tata cara persidangan Dewan.
Universitas Sumatera Utara
Menyiapkan penyusunan sisalan Dewan Hasil Persidangan. Menyiapkan
kegiatan
pembahasan
Rancangan
peraturan
Daerah,
keputusan Dewan dan keputusan pimpinan Dewan serta melakukan pengkajian perda dan mengkodumentasikan perda. Menyiapkan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas dalam peninjauan,kunjungan kerja dan studi banding.
Bagian persidangan dan risalah membawahi : Sub bagian persidangan mempunyai tugas mempersiapkan administrasi, setempat dan tata cara persiapkan serta mempersiapkan kegiatan perjalanan dinas Dewan dalam Rangka peninjauan kerja studi banding. Sub bagian risalah Mempunyai tugas mempersiapkan laporan rapat-rapat Dewan, serta mempersiapkan Keputusn Dewan dan Keputusan Pimpinan Dewan. Sub bagian perundang-undangan Mempunyai tugas mempersiapkan kegiatan dewan dalam rangka permasalahan Ranperda dan melakukan Perda serta mendokumentasikan Perda.
4. Bagian Keuangan Bagian keuangan mempunyai tugas munyusun rencana anggaran, menyusun keuangan serta menyusun laporann keuangan Sekretariat DPRD. Untuk melaksanakan tugas tersebut, bagian keuangan mempunyai fungsi :
Universitas Sumatera Utara
Melakukan penyusunan rencana Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD. Melakukan penyusunan rencana Aanggaran Belanja pegawai dan belanja barang. Menyiapkan laporan gaji dan tunjangan. Menyusun laporan keuangan sekretariat DPRD. Bagian Keuangan Membawahi : Sub bagian Anggaran Mempunyai tugas menyusun rencana Anggaran DPRD serta laporan pelaksanaannya. Sub bagian Verifikasi Mempunyai tugas menyusun rencana pembayaran dengan ketentuan yanga ada. Sub Bagian Pembukuan Mempunyai tugas menghimpun semua bukti-bukti pembayaran dan penyusunan pertanggung jawaban Dewan.
5. Bagian Informasi dan Protokol Bagian Informasi dan Protokol mempunyai tugas menyiapkan bahan infomasi untuk di sebarluaskan dan mengatur tata upacara, tata penghormatan, tata tempat bagi Dewan DPRD dan tamu DPRD serta menerima menyampaikan aspirasi dari masyarakat tidak lanjut penangannannya. Untuk melakukan tugas tersebut, Bagian informasi dan protokol mempunyai Fungsi:
Universitas Sumatera Utara
Melaksanakan penyebaran informasi. Mempersiapkan keperluan penerimaan tamu DPRD Melaksanakan kegiatan protokoler. Menerima audensi dan unjuk rasa masyarakat.
Bagian informasi dan protokol membawahi: Sub bagian Informasi Mempunyai tugas mengumpulkan informasi serta menyebar luaskan sesuai dengan petunjuk pimpinan DPRD. Sub bagian Protokol/Hubungan Antar Lembaga Mempunyai tugas di bidang Protokol dan mempersiapkan serta mengatur tamu DPRD. Sub bagian Protokol/Aspirasi Masyarakat Mempunyai tugas mempersiapkan penerima audensi dan menyampaikan aspirasi serta mengetahui sejauh mana tindak lanjut penanganannya.
Universitas Sumatera Utara
