KOMISI A
LAMPIRAN I PETUNJUK PELAKSANAAN ADMINISTRASI DAN RENCANA KERJA DEWAN RACANA PENDEGA SUNAN AMPEL DAN NYAI KARIMA GERAKAN PRAMUKA 1261-1262 PANGKALAN IAIN SUNAN AMPEL SURABAYA BAB I PENDAHULUAN 1. Umum a. Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima adalah wadah pembinaan dan pengembangan kaderisasi kepemimpinan di lingkungan Gerakan Pramuka Gugusdepan Surabaya 1261-1262 Pangkalan IAIN Sunan Ampel Surabaya yang beranggotakan Pramuka Pandega Putera dan Puteri, Bersifat kolektif dan kolegial. Oleh karena itu dukungan administrasi atau tata usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana. b. Pada dasarnya administrasi Dewan Pandega Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima mengacu pada Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 041 Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. Akan tetapi perlu diterbitkan petunjuk pelaksanaan yang lebih teknis guna kepentingan intern Dewan Pandega. 2. Maksud dan Tujuan a. Maksud Petunjuk Pelaksanaan Administrasi dan Rencana Kerja Dewan Racana Pandega Sunan Ampel dan Nyai Karima ini adalah untuk memberikan pedoman dan arahan teknis bagi Dewan Pandega dalam menjalankan tugasnya mengelola satuan sekaligus melatih dasar-dasar tata usaha kepada anggotanya. b. Tujuannya adalah untuk mendorong, mengatur dan menertibkan tata usaha Dewan Pandega. 3. Dasar a. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka b. Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan Pramuka c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka. d. Pokok-pokok Sistem Administrasi Umum Gerakan Pramuka. e. Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor 041 Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. f. Keputusan Musyawarah Pandega tahun 2011. 4. Ruang Lingkup Petunjuk penyelenggaraan ini diatur dengan tata urut sebagai berikut: a. Pendahuluan b. Pengertian dan Fungsi c. Administrasi Dewan Pandega d. Administrasi surat-menyurat
KOMISI A
e. f. g. h.
Penyusunan Laporan Rencana Kerja Dewan Pandega Analisis Kepengurusan Penutup BAB II PENGERTIAN DAN FUNGSI
1. Pengertian Administrasi Dewan Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima selanjutnya disingkat “Mindera” mencakup dua pengertian administrasi, yaitu: a. Administrasi dalam arti luas yaitu pengelolaan satuan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di racana. b. Administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan. 2. Fungsi Mindera berfungsi sebagai: a. Ukuran pembinaan dan pengawasan kegiatan tulis-menulis surat (korespondensi) di dalam racana. b. Pedoman pelaksanaan keadministrasian yang bersifat teknis. c. Acuan dan pendorong kreativitas anggota dalam tata cara tulis-menulis surat. BAB III ADMINISTRASI DEWAN PANDEGA 1. Administrasi Dewan Pandega meliputi: a. Daftar Induk Anggota b. Program Kerja Semester c. Rencana latihan mingguan d. Buku anggota e. Buku latihan mingguan f. Buku latihan anggota g. Buku Log h. Tabungan i. Iuran anggota j. Daftar hadir latihan dan rapat k. Catatan pribadi l. Buku Notula Rapat m. Buku agenda surat masuk n. Buku agenda surat keluar o. Buku Tamu p. Buku inventaris BAB IV ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT 1. Bentuk Surat a. Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh letak (layout) bagian-bagian surat.
KOMISI A
b. Bentuk yang digunakan dalam penulisan surat Dewan Racana Pandega Sunan Ampel dan Nyai Karima adalah Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style) Contoh bentuk surat dalam lampiran II 2. Jenis Kertas Jenis kertas yang digunakan dalam pembuatan surat adalah kertas HVS (houtvrij schrift) 70-80 gram. Kecuali surat-surat khusus seperti ucapan selamat, sertifikat dan lain-lain. 3. Warna kertas, tinta dan font a. Warna kertas yang digunakan adalah putih. Kecuali surat-surat khusus seperti ucapan selamat, sertifikat dan lain-lain. b. Warna tinta yang digunakan adalah hitam. c. Font surat adalah times new roman ukuran 12 spasi 1,5. 4. Amplop dan Lipatan Surat a. Amplop yang digunakan sebenarnya disesuaikan dengan keperluan. Yang biasa digunakan adalah sebagai berikut: Sampul Rekat Silang Tutup (opened), Sampul Surat Bisnis (commercial). b. Lipatan yang biasa digunakan adalah: Lipatan Ganda Sejajar (parallel Double Fold) dan Lipatan Tunggal (Single Fold) 5. Ukuran kertas Ukuran kertas yang dipakai adalah: a. Kertas folio/ F4 (21 x 33 cm) b. Kertas Quarto (21 x 28 cm atau 29,7 cm = A4) c. Untuk menulis memo dan nota digunakan kertas setengah folio atau setengah Quarto (21 x 16 cm atau 21 x 14 cm) 6. Bagian Surat Setiap surat terdiri atas bagian-bagian surat. Dari gabungan-gabungan itulah terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Bagian-bagian tersebut adalah: (1) Kepala surat (Kop) a. Pada kepala surat terdapat hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu: a) Nama organisasi b) Alamat sanggar c) Nomor telepon d) Nomor faksimili e) Nomor kode pos f) Alamat e-mail/ website g) Lambang (logo) b. Kop tersebut terdiri dari: Kop Gugusdepan, Kop Racana dan Kop Sangga Kerja Kegiatan. c. Kop sangga kerja disesuaikan dengan nama kegiatannya. d. Kop tersebut diatas dibuat untuk mempermudah pengarsipan surat keluar. Contoh kop terdapat pada lampiran III
KOMISI A
(2)
Nomor surat Cara penomoran surat yang digunakan dalam inter Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima adalah sebagai berikut: Nomor : 03/PAR/13.37.24-1261-1262/A/III/2011 03/PAR Keterangan kode nomor adalah sebagai berikut: 03 : Nomor urut PAR : Kode kegiatan 13.37.24.1261--1262 : Kode Kwarda Jatim, atim, Kwarcab Surabaya, Kwarran Wonocolo dan Gudep IAIN Sunan Ampel Surabaya A/W/B : Gugusdepan, Dewan Pandega dan Sangga Kerja III : Bulan pembuatan surat 2011 : Tahun pembuatan surat Nama kegiatan Orientasi Pendidikan Kepramukaan Pengukuhan Anggota Racana Permohonan Dana Latihan Rutin Donor Darah Pelantikan dewan racana pandega Diklat Pertolongan Pertama Hari Ulang Tahun Gugusdepan Malam Racana Pelantikan pandega Rapat Kerja Kursus mahair dasar Permohonan Dana Musyawarah Pandega
(3)
Singkatan OPK PAR PD Larut DD PDP DPP HUT MR DEGA RK KPDR PD Musdega
Catatan: Nama kegi kegiatan lain yang tidak diatur bisa di buat uat oleh Sangga Kerja. Tanggal a. Penulisan tanggal, bulan dan tahun tidak boleh disingkat b. Penulisan tanggal tidak wajib diawali oleh nama kota (Surabaya (Surabaya) c. Nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
14 Februari 2012 Nomor : 03/PAR/13.37.24-1261-1262/A/III/2011 Lampiran : 4 lembar Perihal : Undangan
KOMISI A
(4)
Lampiran a. Disamping disebutkan di dalam notasi lampiran, lampiran juga harus disebutkan dalam isi surat. b. Penulisan satuan dapat dinyatakan dengan : lembar, eksemplar atau bundel c. Penulisan lampiran tidak boleh disingkat (lamp.)
(5)
Hal/Perihal a. Bila perihal ditulis dengan huruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf kecil/ lowercase), maka huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil. b. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
(6)
Alamat tujuan a. Alamat surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejenisnya. b. Penulisan yang terhormat (Yth. atau kepada) –sebagai penghalustidak wajib digunakan. c. Pemakaian Yth. Hanya ditujukan untuk orang, sedangkan “kepada” ditujukan untuk organisasi atau lembaga. d. Pedoman penulisan alamat surat: 1) Kepada perseorangan Yth. Sdr. Iwan Hadi Jln. Jend. A. Yani No. 117 Surabaya 60237 2) Kepada Pejabat Pemerintah Yth. Kepala Studio RRI Jakarta Jln. Merdeka Barat 4 – 5 Jakarta 10110 3) Kepada Organisasi/perusahaan PT Astra-Graphia d.a. Wisma Surya Jln. Pahlawan No. 135 Palembang 24611 Sumatera Selatan 4) Kepada Pemasang Iklan Yth. Pemasang Iklan Harian Kompas (Kode: S-10) d.a. Palmerah Selatan 86 Jakarta 11480 5) Alamat yang memakai u.p. (untuk perhatian) Yth. Direksi Perum Astek u.p. Bapak Suratno, S.H. Jln. Letjen Suprapto 139 Jakarta Pusat 10530
(7)
Salam pembuka a. Hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak
KOMISI A
terasa kaku. b. Salam pembuka selalu diawali dengan: Assalamualaikum Wr. Wb., Salam Pramuka, (8)
Isi surat Isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup.
(9)
Salam penutup Salam penutup berfungsi sebagai ungkapan hormat atau akrab terhadap penerima surat. Salam penutup sebagai mana berikut: Wassalamualaikum Wr. Wb., Salam Pramuka.
(10) Nama organisasi yang mengeluarkan surat a. Penulisan nama organisasi digunakan apabila penulisan surat lebih dari satu lembar kertas. Dalam lembar ke 2 tanpa menggunakan Kop Surat. b. Apabila bidang atau Sub Bidang mengeluarkan surat, maka cukup menuliskan Bidang atau Subbidang tersebut. (11) Jabatan penanda tangan a. Apabila surat tersebut menggunakan Kop Gugusdepan maka penulisannya sebagai berikut: Ketua Gugusdepan Surabaya 1261-1262 b. Apabila surat tersebut menggunakan Kop Racana, maka penulisannya sebagai berikut: a.n. Ketua Dewan Racana Pandega Sunan Ampel dan Nyai Karima c. Apabila Surat tersebut menggunakan Kop Sangga Kerja, maka Ketua Sangga Kerja berada di margin kiri dan sekretaris kegiatan berada di margin kanan. Surat ini harus mengetahui Ketua Dewan Racana. Sangga Kerja Pengukuhan Anggota Racana Ketua
Sekretaris
Eko Budi Hartanto NTA. 13.37.06.1839.000442
A. Muwafiq Setiawan NTA. 13.37.06.1839.000441
Mengetahui, a.n. Ketua Dewan Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima
Muh. Sholeh NTA. 13.37.06.1839.000439
(12) Tanda tangan dan nama penanggung jawab a. Penulisan nama harus diikuti Nomor Tanda Anggota (NTA)
KOMISI A
b. Penanda tanganan surat dapat dilakukan oleh: 1) Ka. Mabigus, jika surat tersebut adalah : 1. Surat Keputusan Kepengurusan/Dewan racana 2. Surat Pendelegasian Tk. Daerah keatas 3. Surat Permohonan Sumbangan untuk kegiatan Tk. Daerah keatas 4. Surat untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi, contoh: dispensasi perkuliahan. 2) Pembina, jika surat tersebut adalah : 1. Surat Keputusan sangga kerja kegiatan 2. Surat Pendelegasian 3. Surat Permohonan Sumbangan 4. Surat untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi 3) KDR dan Sekretaris Dewan Racana, jika surat tersebut adalah : Undangan rapat atau kegiatan yang diadakan oleh dewan. 4) Ketua Sangga Kerja, Sekretaris sangga kerja dengan mengetahui KDR, jika surat tersebut adalah surat kegiatan yang dikeluarkan oleh sangga kerja. (13) Tembusan Digunakan apabila ada pihak ketiga yang sangkut-paut atau ada keterkaitannya dengan surat tersebut, (14) Inisial pengonsep dan pengetik Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial terdiri dari dua huruf atau lebih. Misalnya Iwan Hadi = IH, Zaenal Abidin = ZA. Mengetahui, a.n. Ketua Dewan Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima
Muh. Sholeh NTA. 13.37.06.1839.000439 Ih/Za
Keterangan: Ih/za Iwan Hadi : Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat Zaenal Abidin : Pengetik (15) Stempel a. Penggunaan stempel berdasarkan penanda tangan atau penanggungjawab yang dicantumkan dalam surat. b. Warna stempel yang digunakan adalah ungu. Contoh stampel pada lampiran IV. BAB V PENYUSUNAN LAPORAN
KOMISI A
1. Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya. 2. Laporan pertanggungjawaban disusun dalam bentuk naskah. Adapun sistematikanya sebagai berikut: a. Sangga Kerja I. Pendahuluan a. Dasar pembuatan laporan b. Maksud dan tujuan c. Garis besar kegiatan yang dilaporkan d. Isi laporan (rincian laporan secara kronologis) e. Pelaksana dan peserta f. Inventarisasi g. Tingkat keberhasilan h. Kelemahan/hambatan pelaksanaan tugas i. Evaluasi j. Penutup II. Laporan administrasi kegiatan III. Laporan keuangan IV. Lampiran-lampiran b. Laporan pendelegasian I. Pendahuluan a. Dasar pembuatan laporan b. Maksud dan tujuan c. Pelaksanaan kegiatan d. Nilai positif e. Kelemahan f. Penutup II. Lampiran-lampiran a. Materi-materi b. Surat-surat c. Laporan keuangan d. Foto kegiatan BAB VI INVENTARISASI 1. Inventarisasi adalah usaha pendataan kekayaan Racana atau Gudep. 2. Kode penomoran yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Kode A.M : Buku – buku pengetahuan Pramuka Atau non Pramuka. b. Kode A.A : berkas – berkas atau LPJ kegiatan c. Kode A.D : Album – album Foto d. Kode A.C : Cindera mata / kenang-kenangan BAB VII RENCANA KERJA A. RENCANA KERJA Uraian pelaksanaan rencana kerja Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima masa bakti 2012, adalah sebagai berikut :
KOMISI A
No
1.
URAIAN SASARAN
INDIKATOR KEBERHASILAN
Organisasi dan manajemen yang tanggap, efektif dan efisien. Menjabarkan dan mensosialisasikan petunjuk penyelenggaraan yang berkaitan dengan pembinaan Pramuka Pandega sebagai golongan dewasa muda. Penyempurnaan manajemen kegiatan.
2.
Meningkatkan Kinerja Pengurus Dewan Racana
3.
Memaksimalkan Fungsi Evaluasi
4.
Peningkatan Mutu
5.
Kaderisasi
Telah dikajinya kembali Petunjuk Pelaksanan yang berkaitan dengan pembinaan Pramuka Pandega, yang kemudian dijadikan sebuah format baru yang disesuaikan dengan kondisi di daerah tertentu. Petunjuk Pelaksanaan tersebut telah tersosialisasikan kepada anggota. Terselenggaranya sistem perencanaan dan pengelolaan kegiatan yang matang dengan adanya data kegiatan secara sistematis. Terslengaranya sistem planing, monitoring, controling dan evaluating. Terlibatnya semua pengurus Dewan dalam menetapkan kebijakan yang berkenaan dengan pembinaan dan pengembangan Pramuka Pandega. Terwujudnya kemandirian pengelolaan Racana. Mampu mengembangkan potensi diri anggota Gugusdepan. Terselenggaranya evaluasi dalam setiap kegiatan yang menghasilkan rekomendasi kegiatan berikutnya. Terlaksananya LPJ tiap kegiatan kepada Pengurus Dewan tepat waktu dan apabila terjadi keterlambatan, maka dikenai konsekuensi sesuai kesepakatan forum Mampu mendata potensi baik kekuatan, kelemahan, tantangan dan peluang. Terselenggaranya kegiatan yang lebih inovatif dan kreatif. Terselenggaranya kegiatan yang mampu memberikan peningkatan sumber daya anggota. Terselenggaranya kegiatan yang bersifat social oriented. Terselenggaranya kegiatan yang berskala daerah atau nasional. Terselenggaranya kegiatan yang dapat diminati oleh semua kalangan. Tersedianya kesempatan dan
KOMISI A
peluang kepada setiap anggota dalam mengikuti kegiatan yang berskala daerah atau Nasional. Adanya kaderisasi yang jelas dan continu di dalam Racana. Keikutsertaan anggota dalam kepanitiaan kegiatan.
BAB VIII ANALISIS KEPENGURUSAN 1. Keunggulan a. Memiliki sarana dan prasarana penunjang pembinaan, pengembangan, kegiatan, dan latihan. b. Terjalinnya hubungan koordinasi dan komunikasi dengan organisasi dan instansi/lembaga negeri dan swasta misalnya Dinkes, PMI, YKI, Djarum dll. c. Tempat yang strategis yang berada di kota Surabaya sehingga mudah untuk menjalin hubungan dengan Perti se-jatim da nacional. d. Tersedianya Sumber daya manusia dengan berbagai ketrampilan khusus, misalnya kesehatan, frusik, rebana dan paskib. 2. Kelemahan a. .Kurang maksimalnya penindak lanjutan kaderisasi yang dilaksanakan oleh pengurus Dewan Racana. b. Kurangnya koordinasi antara anggota gudep, dewan racana dan para Pembina. c. Pengurus Dewan yang kurang memahami tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) dan sistem Administrasi Satuan (sisminsat). d. Lemahnya sistem evaluasi dan monitoring di dalam kepengurusan Dewan Racana pandega. e. Kurang maksimalnya kegiatan bina diri dalam satuan f. Belum berjalannya sistem pendataan anggota secara continue. g. Kurang mengembangkan hubungan kerja sama dengan Lembaga/ Instansi negeri maupun swasta yang telah terjalin sebelumnya.Kurangnya sosialisasi Dewan terhadap anggota tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. h. Kurangnya loyalitas anggota terhadap Racana. i. Posisi sanggar yang sulit dijangkau. j. Kurangnya menejemen diri anggota. k. Sedikitnya anggota putera di Gudep. l. Kurangnya kesesuaian antara Adat Racana dengan aturan Kwarnas. 5. Peluang a. Sebagai wadah pembinaan dan pengembangan. b. Terbukanya kesempatan dalam membina hubungan kerjasama dengan Instansi/ Lembaga negeri maupun swasta. c. Adanya bakti kepramukaan kepada masyarakat. d. Pembentukan dan pembinaan potensi diri. e. Penerapan IPTEK dalam proses pembinaan dan proses pengembangan anggota pramuka.
KOMISI A
f.
Faslitas penunjang kegiatan yang memadai
6. Tantangan a. Menurunnya minat mahasiswa dalam mengikuti kegiatan Kepramukaan. b. Banyaknya organisasi dan kegiatan diluar Gerakan Pramuka yang lebih menarik. c. Adanya dampak negaif dalam kebudayaan dan moralitas di era globalisasi d. anggapan masyarakat bahwa pramuka hanya bisa tepuk dan nyanyi
a. b. c. d. e.
Dari urain di atas perlu kami berikan gambaran tentang kondisi organisasi Racana Sunan Ampel dan Nyai Karima yang akan datang, yaitu: Mengedepankan proses pembinaan Pramuka Pandega yang efektif dan efisien Meningkatkan kinerja Dewan Racana. Menningkatkan intensitas latihan bina diri dalam satuan Meningkatkan dan memfasilitasi potensi diri anggota Memfungsikan fasilitas untuk meingkatkan potensi diri anggota. BAB IX PENUTUP
1. Masa Peralihan Seluruh komponen Dewan Pandega diberikan kesempatan selama 1 (satu) bulan untuk mengadakan penyesuaian dengan Petunjuk Penyelenggaraan ini dalam masa peralihan sejak tanggal ditetapkannya petunjuk penyelenggaraan ini. 2. Lain-lain Hal lain yang belum diatur dalam petunjuk penyelenggaraan ini akan diatur kemudian oleh Dewan Kehormatan Pandega dengan mempertimbangkan masukan Dewan Pandega dan tetap memperhatikan perkembangan zaman dan kebutuhan Pramuka Pandega Gudep Surabaya 1261-1262 pangkalan IAIN Sunan Ampel Surabaya Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 15 Januari 2012 Presidium Musyawarah Pandega XXI
A . Muwafiq Setiawan Ketua
Isna Wahyuningsih Anggota
Fadila Rizki Perdana Anggota
KOMISI A
LAMPIRAN II KEPUTUSAN MUSYAWARAH PANDEGA RACANA SUNAN AMPEL DAN NYAI KARIMA GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA 1261--1262 PANGKALAN IAIN SUNAN AMPEL SURABAYA NOMOR: 20/13.37.24.1261-1262 TAHUN 2012 BENTUK SURAT
Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 15 Januari 2012 Presidium Musyawarah Pandega XXI
A . Muwafiq Setiawan Ketua
Isna Wahyuningsih Anggota
Fadila Rizki Perdana Anggota
KOMISI A
LAMPIRAN III KEPUTUSAN MUSYAWARAH PANDEGA RACANA SUNAN AMPEL DAN NYAI KARIMA GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA 1261--1262 PANGKALAN IAIN SUNAN AMPEL SURABAYA NOMOR: 20/13.37.24.1261-1262 TAHUN 2012
KEPALA SURAT GUGUSDEPAN, RACANA DAN CONTOH KEGIATAN
Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 15 Januari 2012 Presidium Musyawarah Pandega XXI
A . Muwafiq Setiawan Ketua
Isna Wahyuningsih Anggota
Fadila Rizki Perdana Anggota
KOMISI A
LAMPIRAN IV KEPUTUSAN MUSYAWARAH PANDEGA RACANA SUNAN AMPEL DAN NYAI KARIMA GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SURABAYA 1261--1262 PANGKALAN IAIN SUNAN AMPEL SURABAYA NOMOR: 20/13.37.24.1261-1262 TAHUN 2012
STEMPEL
Keterangan: Stempel Sangga Kerja disesuaikan dengan jenis kegiatannya
Ditetapkan di : Surabaya Pada tanggal : 15 Januari 2012 Presidium Musyawarah Pandega XXI
A . Muwafiq Setiawan Ketua
Isna Wahyuningsih Anggota
Fadila Rizki Perdana Anggota
