BAB II LANDASAN TEORI
II.1. Kerangka Teori II.1.1. Pengertian Audit Untuk mengetahui dengan jelas pengertian audit, maka berikut ini akan dikemukakan definisi – definisi pengauditan yang diambil dari beberapa sumber yaitu: 1. Menurut Sukrisno Agoes ( 2004 ), audit adalah “Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen beserta catatan – catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.” 2. Menurut Arens dan Loebbecke ( 2004 ), audit sebagai: “Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria – kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.” 3. Menurut Boynton, Johnson, & Kell ( 2001 ) audit merupakan: “Suatu proses sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan - pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataanpernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil - hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. ” Dari beberapa pendapat para ahli sebelumnya dapat disimpulkan bahwa audit merupakan suatu proses pemeriksaan secara sistematis terhadap segala aktivitas ekonomi yang bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa bukti yang diperoleh sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
11
Menurut Mulyadi ( 2002 ), berdasarkan beberapa pengertian audit sebelumnya, maka audit mengandung unsur – unsur : 1. Suatu proses sistematis, artinya audit merupakan suatu langkah atau prosedur yang logis, berkerangka dan terorganisir. Audit dilakukan dengan suatu urutan langkah yang telah direncanakan, terorganisir dan bertujuan. 2. Untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif, artinya proses sistematis ditujukan untuk memperoleh bukti yang mendasari pernyataan yang dibuat oleh individu atau badan usaha serta untuk mengevaluasi tanpa memihak atau berprasangka terhadap bukti – bukti tersebut. 3. Pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi, artinya pernyataan mengenai kegiatan dan kejadian ekonomi merupakan hasil proses akuntansi. 4. Menetapkan tingkat kesesuaian, artinya pengumpulan bukti mengenai pernyataan dan evaluasi terhadap hasil pengumpulan bukti tersebut dimaksudkan untuk menetapkan kesesuaian pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kriteria tersebut kemungkinan dapat bersifat kuantitatif, kemungkinan pula bersifat kualitatif. 5. Kriteria yang telah ditetapkan, artinya kriteria atau standar yang dipakai sebagai dasar untuk menilai pernyataan yaitu dapat berupa: a. Peraturan yang ditetapkan oleh suatu badan legislatif. b. Anggaran atau ukuran prestasi yang ditetapkan oleh manajemen. c. Prinsip Akuntansi Berterima Umum ( PABU ) di Indonesia. 6. Penyampaian hasil ( atestasi ), dimana penyampaian hasil dilakukan secara tertulis dalam bentuk laporan audit ( audit report ). 12
7. Pemakai yang berkepentingan, pemakai yang berkepentingan terhadap laporan audit adalah para pemakai informasi keuangan, misalnya pemegang saham, manajemen, kreditur, calon investor, organisasi buruh dan kantor pelayanan pajak.
II.1.2. Tujuan Audit Mulyadi ( 2002 ) menjelaskan tujuan audit spesifik berdasarkan asersi manajemen adalah sebagai berikut : 1. Keberadaan dan kejadian ( Existence and Occurrence / EO ) •
Terhadap golongan transaksi: Transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit mencerminkan produk yang akan diserahkan kepada konsumen selama periode yang diaudit.
•
Terhadap saldo akun: Piutang usaha mencerminkan jumlah yang terutang oleh konsumen yang ada pada tanggal neraca.
2. Kelengkapan ( Completeness / C ) •
Terhadap golongan transaksi: Semua transaksi penjualan dan adjustment terhadap penjualan yang terjadi selama periode yang diaudit telah dicatat.
•
Terhadap saldo akun: Piutang usaha mencakup semua klaim kepada konsumen sesuai dengan neraca. 13
3. Hak dan kewajiban ( Rights and Obligations / RO ) •
Terhadap golongan transaksi: Entitas memiliki hak atas piutang usaha dan kas sebagai hasil dari transaksi dalam siklus pendapatan.
•
Terhadap saldo akun: Piutang usaha pada tanggal neraca mencerminkan klaim resmi entitas kepada konsumen.
4. Penilaian atau alokasi ( Valuation or Allocation / VA ) •
Terhadap golongan transaksi: Semua transaksi penjualan dan adjustment penjualan telah dicatat dalam jurnal, diringkas, dan di posting ke dalam akun dengan benar.
•
Terhadap saldo akun: Piutang usaha mencerminkan klaim yang baik pada tanggal neraca dan sesuai dengan jumlah buku pembantu piutang.
5. Penyajian dan pengungkapan ( Presentation and Disclosure / PD ) •
Terhadap golongan transaksi: Rincian transaksi penjualan dan adjustment penjualan mendukung penyajian angka penjualan dan piutang usaha dalam laporan keuangan, baik klasifikasinya maupun pengungkapannya.
14
•
Terhadap saldo akun: Piutang usaha diidentifikasi dan diklasifikasi dengan semestinya dalam neraca.
II.1.3. Jenis-Jenis Pengauditan Pengauditan dapat dibagi dalam beberapa jenis. Pembagian ini dimaksudkan untuk menentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan adanya pengauditan tersebut. Menurut Sukrisno Agoes ( 2004 ), ditinjau dari luasnya pemeriksaan, maka audit dapat dibedakan atas: 1. Pemeriksaan Umum ( General Audit ), yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik ( KAP ) yang independen dengan maksud untuk memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. 2. Pemeriksaan Khusus ( Special Audit ), yaitu suatu bentuk pemeriksaan yang hanya terbatas pada permintaan auditee yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik ( KAP ) dengan memberikan opini terhadap bagian dari laporan keuangan yang diaudit, misalnya pemeriksaan terhadap penerimaan kas perusahaan.
Menurut Sukrisno Agoes ( 2004 ), ditinjau dari jenis pemeriksaan maka audit dapat dibedakan atas: 1. Audit Operasional ( Management Audit ), yaitu suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan 15
operasional yang telah ditetapkan oleh manajemen dengan maksud untuk mengetahui apakah kegiatan operasi telah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. 2. Pemeriksaan Ketaatan ( Complience Audit ), yaitu suatu pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mentaati peraturan – peraturan dan kebijakan – kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan. 3. Pemeriksaan Intern ( Internal Audit ), yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan yang mencakup laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan yang bersangkutan serta ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan. 4. Audit Komputer ( Computer Audit ) yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik ( KAP) terhadap perusahaan yang melakukan proses data akuntansi dengan menggunakan system Elektronic Data Processing ( EDP ).
II.1.4. Standar Audit yang Berlaku Umum Standar audit merupakan pedoman bagi auditor dalam menjalankan tanggung jawab profesionalnya. Ikatan Akuntan Indonesia ( IAI ) dalam Pernyataan Standar Audit ( PSA ) No. 1 telah menetapkan dan mengesahkan sepuluh standar audit yang dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu: a. Standar Umum, berfungsi untuk mengatur syarat – syarat diri auditor. Standar umum terdiri dari: 1. Audit harus dilaksanakan oleh seorang atau lebih yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai seorang auditor. 16
2. Dalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dalam sikap mental harus dipertahankan oleh auditor. 3. Dalam pelaksanaan audit dan pelaporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama.
b. Standar Pekerjaan Lapangan, berfungsi untuk mengatur mutu pelaksanaan audit. Standar pekerjaan lapangan terdiri dari: 1. Pekerjaan harus dilaksanakan sebaik – baiknya dan jika digunakan sistem harus disupervisi dengan semestinya. 2. Pemahaman memadai atas Struktur Pengendalian Intern ( SPI ) harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, cara dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. 3. Bukti audit kompeten yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi, pengamatan, permintaan keterangan dan konfirmasi sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan yang diaudit.
c. Standar Pelaporan, berfungsi sebagai panduan bagi auditor dalam mengkomunikasikan hasil audit melalui laporan audit kepada pemakai informasi keuangan. Standar pelaporan terdiri dari: 1. Laporan auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disusun sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum ( PABU ) di Indonesia atau belum. 2. Laporan auditor harus menunjukkan atau menyatakan, jika ada ketidak konsistenan penerapan prinsip akuntansi dalam menyusun laporan keuangan
17
periode berjalan dibandingkan dengan prinsip akuntansi tersebut dalam periode sebelumnya. 3. Pengungkapan informatif dalam laporan keuangan harus dipandang memadai, kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor. 4. Laporan auditor, harus memuat suatu pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara keseluruhan atau suatu asersi bahwa pernyataan demikian tidak dapat diberikan. Jika pendapat secara keseluruhan tidak dapat diberikan, maka alasannya harus memuat petunjuk yang jelas mengenai sifat pekerjaan audit yang dilaksanakan dan tingkat tanggung jawab yang dipikul oleh auditor.
II.1.4.1. Audit Internal Menurut Standar Profesi Audit Internal ( SPAI ) Audit Internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian, dan proses governance.
II.1.4.2. Tujuan Standar Profesi Audit Intern Standar Profesi Audit Internal mempunyai tujuan sebagai berikut: 1. Memberikan kerangka dasar yang konsisten untuk mengevaluasi kegiatan dan kinerja satuan audit internal maupun individu auditor internal. 2. Menjadi sarana bagi pemakai jasa dalam memahami peran, ruang lingkup, dan tujuan audit internal. 3. Mendorong peningkatan praktik audit internal dalam organisasi.
18
4. Memberikan kerangka untuk melaksanakan dan mengembangkan kegiatan audit internal yang memberikan nilai tambah dan meningkatkan kinerja kegiatan operasional organisasi. 5. Menjadi acuan dalam menyusun program pendidikan dan pelatihan bagi auditor internal. 6. Menggambarkan prinsip-prinsip dasar praktik audit internal yang seharusnya.
II.1.4.3. Standard dan Pedoman Praktik Audit Internal SPAI terdiri atas Standar Atribut, Standar Kinerja, dan Standar Implementasi : 1. Standar Atribut berkenaan dengan karakteristik organisasi, individu, dan pihak – pihak yang melakukan kegiatan audit internal. 2. Standar Kinerja menjelaskan sifat dari kegiatan audit internal dan merupakan ukuran kualitas pekerjaan audit. Standar Kinerja memberikan praktik-praktik terbaik pelaksanaan audit mulai dari perencanaan sampai dengan pemantauan tindak lanjut. Standar Atribut dan Standar Kinerja berlaku untuk semua jenis penugasan audit internal. 3. Standar Implementasi hanya berlaku untuk satu penugasan tertentu. Standar implementasi yang akan diterbitkan di masa mendatang adalah standar implementasi untuk kegiatan assurance (A), standar implementasi untuk kegiatan consulting (C), standar implementasi kegiatan investigasi (I), dan standar implementasi Control Self Assessment ( CSA ). .
19
II.1.4.3.1. Standar Atribut 1000 Tujuan, Kewenangan, dan Tanggungjawab Tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab fungsi audit internal harus dinyatakan secara formal dalam Audit Internal, konsisten dengan Standar Profesi Audit Internal ( SPAI ), dan mendapat persetujuan dari Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi. 1210.1 – Penanggungjawab Fungsi Audit Internal harus memperoleh saran dan asistensi dari pihak yang kompeten jika pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi dari staf auditor internal tidak memadai untuk pelaksanaan sebagian atau seluruh penugasannya. 1210.2 – Auditor Internal harus memiliki pengetahuan yang memadai untuk dapat mengenali, meneliti, dan menguji adanya indikasi kecurangan.
1220 Kecermatan Profesional Auditor Internal harus menerapkan kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang auditor internal yang pruden dan kompeten. 1220.1 - Dalam menerapkan kecermatan professional auditor internal perlu mempertimbangkan: a. Ruang lingkup penugasan. b. Komplesitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan. c. Kecukupan dan efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses governance. d. Biaya dan manfaat penggunaan sumber daya dalam penugasan. e. Penggunaan teknik – teknik audit menggunakan komputer dan teknik – teknik analisis lainnya.
20
1300 Program Jaminan dan Peningkatan Kualitas Fungsi Audit Internal. Penanggungjawab Fungsi Audit Internal harus mengembangkan dan memelihara program jaminan dan peningkatan kualitas yang mencakup seluruh aspek dari fungsi audit internal dan secara terus menerus memonitor efektivitasnya. Program ini mencakup penilaian kualitas internal dan eksternal secara periodik serta pemantauan internal yang berkelanjutan. Program ini harus dirancang untuk membantu fungsi audit internal dalam menambah nilai dan meningkatkan operasi perusahaan serta memberikan jaminan bahwa fungsi audit internal telah sesuai dengan standar dan Kode Etik Audit Internal.
1310 Penilaian terhadap Program Jaminan dan Peningkatan Kualitas Fungsi audit internal harus menyelenggarakan suatu proses untuk memonitor dan menilai efektivitas Program Jaminan dan Peningkatan Kualitas secara keseluruhan. Proses ini harus mencakup penilaian ( assessment ) internal maupun eksternal. 1310.1 – Penilaian Internal Penilaian Internal oleh fungsi audit internal harus mencakup: a. Review yang berkesinambungan atas kegiatan dan kinerja fungsi audit internal, dan b. Review berkala yang dilakukan melalui Self Assessment atau oleh pihak lain dari dalam organisasi yang memiliki pengetahuan tentang standar dan praktik audit internal.
1320 Pelaporan Program Jaminan dan Peningkatan Kualitas Penanggungjawab fungsi audit internal harus melaporkan hasil review dari pihak eksternal kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi.
21
1330 Pernyataan Kesesuaian dengan SPAI Dalam laporan kegiatan periodiknya, auditor internal harus memuat pernyataan bahwa aktivitasnya ‘dilaksanakan sesuai dengan Standar Profesi Audit Internal’. Pernyataan ini harus didukung dengan hasil penilaian program jaminan kualitas.
1340 Pengungkapan atas Ketidakpatuhan Dalam hal terdapat ketidak-patuhan terhadap SPAI dan Kode Etik yang mempengaruhi ruang lingkup dan aktivitas fungsi audit internal secara signifikan, maka hal ini harus diungkapkan kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi.
II.1.4.3.2. Standar Kinerja 2000 Pengelolaan Fungsi Audit Internal Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengelola fungsi audit internal secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa kegiatan fungsi tersebut memberikan nilai tambah bagi Organisasi.
2010 Perencanaan Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun perencanaan yang berdasarkan risiko ( risk-based plan ) untuk menetapkan prioritas kegiatan audit internal, konsisten dengan tujuan organisasi. 2010.1 – Rencana penugasan audit internal harus berdasarkan penilaian risiko yang dilakukan paling sedikit setahun sekali. Masukan dari Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi serta perkembangan terkini harus juga dipertimbangkan dalam proses ini. Rencana
penugasan
audit
internal
harus
mempertimbangkan
potensi
untuk 22
meningkatkan pengelolaan risiko, memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan organisasi.
2020 Komunikasi dan Persetujuan Penanggungjawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan rencana kegiatan audit, dan kebutuhan sumber daya kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Organisasi untuk mendapat persetujuan. Penanggungjawab fungsi audit internal juga harus mengkomunikasikan dampak yang mungkin timbul karena adanya keterbatasan sumberdaya.
2030 Pengelolaan Sumber Daya Penanggungjawab fungsi audit internal harus memastikan bahwa sumber daya fungsi audit internal sesuai, memadai, dan dapat digunakan secara efektif untuk mencapai rencana – rencana yang telah disetujui.
2040 Kebijakan dan Prosedur Penanggungjawab fungsi audit internal harus menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai pedoman bagi pelaksanaan kegiatan fungsi audit internal.
2050 Koordinasi Penanggungjawab fungsi audit internal harus berkoordinasi dengan pihak internal dan eksternal organisasi yang melakukan pekerjaan audit untuk memastikan bahwa lingkup seluruh penugasan tersebut sudah memadai dan meminimalkan duplikasi.
23
2060 Laporan Kepada Pimpinan dan Dewan Pengawas Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyampaikan laporan secara berkala kepada pimpinan dan dewan pengawas mengenai perbandingan rencana dan realisasi yang mencakup sasaran, wewenang, tanggung jawab, dan kinerja fungsi audit internal. Laporan ini harus memuat permasalahan mengenai risiko, pengendalian, proses governance, dan hal lainnya yang dibutuhkan atau diminta oleh pimpinan dan dewan pengawas.
2110 Pengelolaan Risiko Fungsi audit internal harus membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern
2120 Pengendalian Fungsi audit internal harus membantu organisasi dalam memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut, serta mendorong peningkatan pengendalian intern secara berkesinambungan. 2120.1 - Berdasarkan hasil penilaian risiko, fungsi audit internal harus mengevaluasi kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern, yang mencakup governance, kegiatan operasi dan sistem informasi organisasi. Hal ini harus mencakup: a. Efektivitas dan efisiensi kegiatan operasi. b. Keandalan dan integritas informasi c. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. 24
d. Pengamanan aset organisasi. 2120.2 – Fungsi audit internal harus memastikan sampai sejauh mana sasaran dan tujuan program serta kegiatan operasi telah ditetapkan dan sejalan dengan sasaran dan tujuan organisasi. 2120.3 – Auditor internal harus me-review kegiatan operasi dan program untuk memastikan sampai sejauh mana hasil – hasil yang diperoleh konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. 2120.4 – Untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern diperlukan kriteria yang memadai. 2130.1 – Fungsi auditor internal harus mengevaluasi rancangan, implementasi dan efektivitas dari kegiatan, program dan sasaran organisasi yang berhubungan dengan etika
2200 Perencanaan Penugasan Auditor internal harus mengembangkan dan mendokumentasikan rencana untuk setiap penugasan yang mencakup ruang lingkup, sasaran, waktu dan alokasi sumber daya. 2200.1 – Pertimbangan Perencanaan. Dalam merencanakan penugasan, auditor internal harus mempertimbangkan a. Sasaran dari kegiatan yang sedang di review dan mekanisme yang digunakan kegiatan tersebut dalam mengendalikan kinerjanya. b. Risiko signifikan atas kegiatan, sasaran, sumberdaya, dan operasi yang di review serta pengendalian yang diperlukan untuk menekan dampak risiko ke tingkat yang dapat diterima. c. Kecukupan dan efektivitas pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern. 25
d. Peluang yang signifikan untuk meningkatkan pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern. 2240.1 Program kerja harus menetapkan prosedur untuk mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan mendokumentasikan informasi selama penugasan. Program kerja ini harus memperoleh persetujuan sebelum dilaksanakan. Perubahan atau penyesuaian atas program kerja harus segera mendapat persetujuan.
2300 Pelaksanaan Penugasan Dalam melaksanakan audit, auditor internal harus mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan mendokumentasikan informasi yang memadai untuk mencapai tujuan penugasan.
2310 Mengidentifikasi Informasi Auditor Internal harus mengidentifikasi informasi yang memadai, handal, relevan, dan berguna untuk mencapai sasaran penugasan.
2320 Analisis dan Evaluasi Auditor internal harus mendasarkan kesimpulan dan hasil penugasan pada analisis dan evaluasi yang tepat.
2330 Dokumentasi Informasi Auditor internal harus mendokumentasikan informasi yang relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil penugasan.
26
2340 Supervisi Penugasan Setiap penugasan harus disupervisi dengan tepat untuk memastikan tercapainya sasaran, terjaminnya kualitas, dan meningkatnya kemampuan staf.
2400 Komunikasi Hasil Penugasan Auditor internal harus mengkomunikasikan hasil penugasannya secara tepat waktu.
2410 Kriteria Komunikasi Komunikasi harus mencakup sasaran dan lingkup penugasan, simpulan, rekomendasi, dan rencana tindakannya.17 2410.1 – Komunikasi akhir hasil penugasan, bila memungkinkan memuat opini keseluruhan dan kesimpulan auditor internal. 2410.2 – Auditor internal dianjurkan untuk memberi apresiasi, dalam komunikasi hasil penugasan, terhadap kinerja yang memuaskan dari kegiatan yang di-review. 2410.3 – Bilamana hasil penugasan disampaikan kepada pihak di luar organisasi, maka pihak yang berwenang harus menetapkan pembatasan dalam distribusi dan penggunaannya.
2420 Kualitas Komunikasi Komunikasi yang disampaikan baik tertulis maupun lisan harus akurat, objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu.
27
2420.1 Kesalahan dan Kealpaan Jika komunikasi final mengandung kesalahan dan kealpaan, penanggungjawab fungsi audit internal harus mengkomunikasikan informasi yang telah dikoreksi kepada semua pihak yang telah menerima komunikasi sebelumnya.
2430 Pengungkapan atas Ketidakpatuhan terhadap Standar Dalam hal terdapat ketidakpatuhan terhadap standar yang mempengaruhi penugasan tertentu, komunikasi hasil-hasil penugasan harus mengungkapkan: a. Standar yang tidak dipatuhi b. Alasan ketidakpatuhan c. Dampak dari ketidakpatuhan terhadap penugasan
II.2. Struktur Pengendalian Intern II.2.1. Pengertian Strukur Pengendalian Intern Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik dalam Standar Pekerjaan lapangan kedua ( 2002 ), menyebutkan bahwa: “Pemahaman memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan.”
Ikatan Akuntan Indonesia ( 2002 ), mendefinisikan strukur pengendalian intern sebagai: Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai.
28
Menurut Mulyadi ( 2002 ), dari definisi struktur pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep berikut ini: 1. Struktur pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur pengendalian intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan. 2. Struktur pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain. 3. Struktur pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak. 4. struktur pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Struktur pengendalian intern memegang peranan penting dalam organisasi perusahaan untuk dapat merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai atau mengontrol berbagai aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan. Pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur – prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian.
29
II.2.2. Tujuan Struktur Pengendalian Intern Berdasarkan definisi struktur pengendalian intern yang telah diuraikan sebelumnya, maka menurut Ikatan Akuntan Indonesia ( 2002 ) pengendalian internal mempunyai tiga golongan tujuan berikut ini: a. Kehandalan pelaporan keuangan. b. Efektivitas dan efisiensi operasi. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Warren, Reeve, dan Fess ( 2008 ), tujuan pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar bahwa: 1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha. 2. Informasi bisnis akurat. 3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
II.2.3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal Mengacu pada pendapat Murtanto ( 2005 ) pengendalian internal terdiri dari lima komponen. Lima komponen ini diturunkan dari cara penyelenggaraan bisnis oleh manajemen, dan terpadu dengan proses manajemen. Lima komponen tersebut adalah: 1. Lingkungan Pengendalian Inti setiap bisnis adalah personilnya atau atribut individu mereka, termasuk integritas, nilai etika dan kompetensi serta lingkungan operasi mereka. Orang – orang tersebut merupakan mesin yang mendorong entitas dan merupakan pondasi segala sesuatu. 30
2. Penilaian Risiko Entitas harus menyadari dan menangani risiko yang dihadapi. Maka entitas harus menetapkan tujuan, terpadu dengan kegiatan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan lainnya sehingga organisasi beroperasi secara serasi. Entitas juga harus menetapkan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola risiko yang berkaitan. 3. Kegiatan Pengendalian Kebijakan dan prosedur pengendalian harus ditetapkan dan dilaksanakan untuk membantu menjamin bahwa tindakan yang teridentifikasi oleh manajemen sebagai tindakan yang perlu untuk menangani risiko pada pencapaian tujuan entitas dilaksanakan secara efektif. 4. Informasi dan Komunikasi Kedua sistem ini memungkinkan orang – orang dalam entitas perolehan dan bertukar informasi yang diperlukan untuk mengadakan, mengelola dan mengendalikan operasinya. 5. Pemantauan Proses keseluruhan harus dimonitor dan modifikasi dibuat bila perlu. Dengan demikian sistem tersebut dapat bereaksi secara dinamis sambil melakukan perubahan bila kondisi memungkinkan.
31
II.3. Audit Operasional II.3.1. Pengertian Audit Operasional Banyak definisi dari audit operasional yang mencakup penyebutan efficiency ( perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya ), effectiveness ( pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan ) dan economy ( penghematan yang diperoleh antara pengeluaran dan pendapatan ). Dalam artikulasi yang berbeda, audit operasional dikenal sebagai audit manajemen. Perbedaan antara kedua istilah tersebut tidak jelas dan sering digunakan secara bergantian. Menurut Amin Wijaya Tunggal ( 2002 ), ada beberapa definisi audit operasional yang dikemukakan oleh para ahli auditing, antara lain: 1. Dale L. Flesher dan Steward Siewert ( 2001 ) “An operational audit is an organized search for ways of improving efficiency and effectiveness. It can be considered a form of constructive critism.”
( Audit operasional merupakan pencarian cara – cara untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas. Audit operasional dapat dipertimbangkan sebagai suatu bentuk kecaman yang konstruktif ).
2. Casler dan Crochet ( 1999 ) “Operational auditing is a sistematic process of evaluating and organization’s effectiveness, efficiency and economy of operation under management’s control and reporting to appropriate person the result of the evaluating along with recommendation for improvement.”
( Audit operasional adalah suatu proses yang sistematis untuk menilai efektivitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi di bawah pengendalian manajemen dan
32
melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan ).
3. Leslie R. Howard ( 2000 ) “Management audit is an investigation of a business from the highest level downword in order to ascertain whether sound management prevals throughout, this facilitating in most effective relationship with the outside world and the most efficient organization and smooth running of internal organization”.
( Audit manajemen merupakan penyelidikan suatu usaha dari tingkat yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwa manajemen yang sehat berjalan sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya ).
4. William P. Leonard ( 2002 ) “Management audit as a comprehensive and constructive examinitation of an organizational structure of a company, institution or branch of goverment or of any component there of , such as division or departement, and its plans and objectives, it means of operations, and its use of human and physical fasilities.”
( Audit manajemen sebagai suatu pengujian yang menyeluruh dan konstruktif dari struktur organisasi suatu perusahaan, lembaga atau cabang dari pemerintah atau setiap komponen dari padanya, seperti suatu divisi atau departemen, dan rencana dan tujuannya, alat operasionalnya, dan utilisasi manusia dan fasilitas fisik ).
33
Amin Wijaya Tunggal ( 2002 ) juga mendefinisikan berbagai tipe dari auditing sebagai berikut : 1. Pemeriksaan manajemen ( management auditing ), dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan ( auditee ), apakah sistem tersebut berjalan secara efektif dan resiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut telah beroperasi secara efisien. 2. Pemeriksaan operasional ( operational auditing ), dapat didefinisikan sebagai kerangka yang sama dengan pemeriksaan manajemen, kecuali bahwa pemeriksaan operasional lebih berlaku terhadap sistem operasi auditee daripada terhadap sistem operasi manajemennya. Dengan demikian untuk unit operasional tertentu seperti departemen pembelian, pemeriksaan manajemen akan berfokus pada bagaimana sebaiknya unit tersebut dikelola, sedangkan pemeriksaan operasional akan berfokus pada bagaimana unit tersebut benar-benar beroperasi. 3. Pemeriksaan komprehensif ( comprehensive auditing ), merupakan integrasi dari berbagai unsur manajemen operasional dan pemeriksaan keuangan tradisional. Pemeriksaan komprehensif ini mencakup penilaian manajemen auditee, operasi, pengendalian finansial dan sistem akuntansi untuk menentukan apakah pengendalian dan mekanisme akuntabilitas telah memadai dan dapat dipertanggungjawabkan pada pemegang sahamnya.
34
Menurut ketetapan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan dalam Pedoman Pemeriksaan Operasional, audit operasional adalah: “Audit yang sistematis terhadap program, kegiatan / aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan efisien, serta apakah tujuan program dan kegiatan / aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.”
Menurut Mulyadi dan Kanaka Punadireja ( 2001 ), pengertian audit operasional adalah: “Audit operasional merupakan suatu review secara sistematis mengenai kegiatan organisasi atau bagian dari padanya dalam hubungannya dengan tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Arens dan Loebbecke ( 2004 ), pengertian audit operasional adalah: “Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitas.”
Menurut Amin Wijaya Tunggal ( 2002 ), meskipun terdapat beberapa perbedaan dari definisi audit operasional seperti yang telah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa audit operasional merupakan: a. Proses yang sistematis Seperti dalam audit laporan keuangan, audit operasional juga mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat, mendapatkan dana secara objektif serta menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit.
35
b. Menilai operasi organisasi Penilaian operasi organisasi didasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan atau yang disetujui. Dalam audit operasional, kriteria sering dinyatakan dalam standar kinerja ( performance standards ) yang ditetapkan oleh manajemen. Namun dalam beberapa hal, standar – standar ini mungkin juga ditetapkan oleh industri. Kriteria penilaian organisasi ini sering kali kurang jelas didefinisikan dibandingkan kriteria yang digunakan dalam audit laporan keuangan. Pemeriksaan operasional mengukur tingkat korespondensi antara kinerja aktual dengan kriteria penilaian yang telah ditetapkan.
c. Efektivitas, efisiensi dan ekonomis operasi Tujuan utama dari audit operasional adalah membantu manajemen organisasi yang diaudit untuk dapat memperbaiki efektivitas, efisiensi dan ekonomis operasi organisasinya. Ini berarti bahwa audit operasional memfokuskan pada masa yang akan datang dan hal ini berlawanan langsung dengan audit laporan keuangan yang mempunyai fokus historis.
d. Melaporkan kepada orang yang tepat Penerima laporan audit operasional yang tepat adalah manajemen atau individual yang meminta diadakannya audit, kecuali kalau pelaksanaan audit tersebut diminta oleh pihak ketiga, dan pembagian laporan dilakukan tetap dalam entitas bersangkutan. Dalam kebanyakan hal, dewan komisaris atau panitia audit menerima salinan laporan audit operasional.
36
e. Rekomendasi atau perbaikan Tidak seperti audit laporan keuangan, suatu audit operasional tidak berakhir sampai dengan pelaporan hasil temuan audit, melainkan diperluas untuk dibuatkannya rekomendasi – rekomendasi yang bertujuan untuk perbaikan manajemen organisasi yang diaudit.
II.3.2. Maksud dan Tujuan Audit Operasional Audit operasional dimaksudkan terutama untuk mengidentifikasi kegiatan, program, aktivitas yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dengan bertujuan untuk menghasilkan perbaikan atas pengelolaan struktur dan pencapaian hasil dari objek yang diperiksa dengan cara memberikan saran – saran tentang upaya – upaya yang dapat ditempuh guna pendayagunaan sumber – sumber secara efektif, efisien dan ekonomis. Dalam mengadakan pemeriksaan, titik berat perhatian utama diarahkan kepada kegiatankegiatan yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang. Tujuan Audit Operasional diarahkan pada 3 sasaran, yaitu : a. Mengevaluasi kinerja b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. Tujuan audit operasional tidak hanya ingin mendorong dilakukannya tindakan perbaikan tetapi juga untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan atau kelemahan di masa yang akan datang.
37
Menurut Amin Wijaya Tunggal ( 2002 ), ada beberapa tujuan dari audit operasional: 1. Objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor dan untuk menunjukkan perbaikan apa yang dimungkinkan terjadi untuk memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan. 2. Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling efisien. 3. Mengusulkan pada manajemen cara – cara dan alat – alat untuk mencapai tujuan apabila manajemen organisasi sendiri kurang memiliki pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien. 4. Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan. 5. Untuk membantu manajemen, audit atau operasi berhubungan dengan fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan pada manajemen. 6. Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang efektif dan efisien dari tujuan dan tanggung jawab mereka. Sasaran audit operasional adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidang – bidang organisasi yang diketahui atau diidentifikasi memerlukan perbaikan atau peningkatan dalam hal efektifitas, efisiensi dan ekonomisnya.
II.3.3. Ruang Lingkup dan Sasaran Audit Operasional Ruang lingkup Audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup tersebut dapat mencakup seluruh kegiatan / program atau hanya mencakup bagian / elemen / dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program.
38
Sasaran Audit Operasional adalah kegiatan, aktivitas, program atau bidangbidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasi memerlukan perbaikan / peningkatan dalam segi kehematan, efesiensi dan efektivitasnya.
II.3.4. Jenis-jenis Audit Operasional Amin Wijaya Tunggal ( 2002 ) menyatakan bahwa jenis – jenis audit operasional terdiri dari: a. Fungsional Seperti yang tersirat dari namanya audit operasional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi, misalnya fungsi pemasaran, fungsi pembayaran, fungsi penggajian suatu divisi atau untuk perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan audit fungsional adalah memungkinkan adanya spesialisasi oleh auditor, auditor – auditor tertentu dalam staf audit intern dapat mengembangkan banyak keahlian dalam suatu bidang, seperti rekayasa produksi. Sehingga mereka dapat lebih efisien untuk memeriksa dalam bidang itu. Kekurangan audit fungsional adalah tidak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan. b. Organisasi Audit operasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Penekanan dalam suatu audit organisasi adalah seberapa efektif dan efisien fungsi - fungsi yang saling
39
berinteraksi. Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasikan aktivitas yang ada, sangat penting dalam audit jenis ini. c. Penugasan Khusus Penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen. Audit ini dapat terjadi sewaktu – waktu, dapat pula dalam suatu pelaksanaan audit operasional secara fungsional maupun organisasional, pemeriksa diminta untuk melakukan audit operasional yang bersifat khusus. Sebagai contoh, pada saat audit operasional terhadap fungsi gudang, persiapan pihak manajemen memberi penugasan khusus kepada pemeriksa untuk menjadi pengawas langsung terhadap karyawan bagian gudang dalam melakukan stock opname persediaan dan melakukan audit terhadap kuantitas barang dagangan yang direkrut oleh pembelinya, jadi audit semacam ini meliputi hal-hal yang luas.
II.3.5. Perencanaan dan Program Audit Untuk setiap audit, terutama untuk audit operasional ( performance audit ), auditor harus mengorganisir kegiatannya sehingga auditor dapat melaksanakannya secara efektif, efisien, dan ekonomis. Perencanaan dan program audit adalah perencanaan yang memadai untuk mengumpulkan informasi dan bukti – bukti atas sasaran pemeriksaan selama pelaksanaan tiap – tiap tahap fungsi audit ( persiapan
pemeriksaan, pengujian
pengendalian manajemen sampai dengan pemeriksaan lanjutan ) dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Oleh karena itu auditor harus menetapkan dengan layak / cukup hal-hal sebagai berikut : 40
1. Tipe / kualitas dan jumlah petugas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. 2. Informasi apa yang harus dikumpulkan, bagaimana memperolehnya, dan bagaimana mengevaluasi informasi tersebut agar dapat ditentukan sasaran pemeriksaannya. 3. Bukti apa dan berapa banyak yang harus diperoleh kesimpulan yang layak atas sasaran pemeriksaan. 4. Hasil apa yang diharapkan dalam rangka pembuatan laporan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakannya.
Untuk mendukung hal – hal di atas auditor harus menyusun program audit. Program Audit adalah rencana langkah kerja yang harus dilakukan selama pemeriksaan, yang didasarkan atas tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan serta informasi yang ada tentang kegiatan atau program yang diperiksa. Program audit merupakan alat pengendali setiap kegiatan audit dan tidak boleh menjadi Check list yang kaku dari langkah-langkah kerja sehingga mematikan inisiatif auditor dalam pelaksanaan tugasnya. Penyusunan program audit dimaksudkan agar pelaksanaan tugas audit dapat mencapai tujuan audit yang telah ditetapkan dengan penggunaan sumber daya yang seminimal mungkin, yang meliputi tenaga, biaya dan waktu yang dipergunakan. Disamping itu program audit agar didapat landasan dalam pembagian tugas audit diantara anggota tim audit. Semua rencana audit tidak ada yang tertinggal dan semua anggota tim audit memperoleh tugas yang jelas, sehingga akan membantu pengawas
41
audit dalam mengikuti perkembangan kemajuan audit dan pelaksanaan tugas audit tiap anggota tim. Audit operasional umumnya mencakup pada evaluasi dari kelayakan dan keefektifan pengendalian yang direncanakan untuk melaksanakan tujuan manajemen untuk organisasi atau fungsi di bawah pemeriksaan. Sehingga untuk mempermudah setiap evaluasi, program audit operasional harus mencakup konsep kunci yaitu tujuan dan pengendalian manajemen. Menurut Sawyer ( 2005 ) Pertimbangan program audit adalah menetapkan bimbingan dengan mana auditor bisa melaksanakan maksud dari penugasan pemeriksaan dan menggunakan bukti yang diperlukan untuk menyelenggarakan dasar untuk suatu pendapat audit.
II.3.6. Prosedur Pelaksanaan Audit Operasional II.3.6.1. Persiapan Audit Operasional Persiapan audit bertujuan untuk mengumpulkan informasi, penelaahan peraturan, ketentuan dan undang – undang yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit serta menganalisis informasi yang diperoleh guna mengidentifikasi hal – hal yang potensial mengandung titik kelemahan. Pada tahap ini auditor memilih bidang tertentu untuk diaudit dari seluruh bidang obyek kegiatan yang telah ditentukan pada tahap persiapan audit. Pemilihan ini diperoleh melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi atas kegiatan yang diperiksa. Dari tahap ini diperoleh latar belakang dan informasi umum atas kegiatan bersangkutan, yang mendasari pemilihan sasaran tentatif pemeriksaan melalui berbagai teknik dan pengujian terbatas. 42
Menurut Sawyer ( 2005 ) dalam tahap persiapan audit dimulai dengan auditor memeriksa struktur organisasi, tempat dari unit dan perusahaan, hubungan mereka dengan unit – unit lain, penugasan dari fungsi dan tanggung jawab. Kemudian auditor menelusuri aktivitas – aktivitas yang benar dengan flow chart penuh atau dengan mengikuti dokumen – dokumen yang dipilih dengan terus – menerus pada titik kunci pengendalian. Berikutnya auditor akan me-review kebijaksanaan dan prosedur yang menguasai unit atau fungsi yang diperiksa. Prosedur tertulis dimengerti oleh karyawan dan dihitung secara sah untuk menyusun atau membawa keluar rencana perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan. Dengan begitu akan menjadi suatu petunjuk terhadap aktivitas yang dikembalikan dengan baik. Dimana prosedur yang tidak tertulis, auditor akan menentukan dari pembicaraan dengan manajemen apa yang diharapkan dari karyawan dan bagaimana aktivitas disusun dan dilaksanakan. Akhirnya, auditor menanyakan apakah manajemen melakukan penilaian terhadap pekerjaan yang dilaksanakan.
II. 3.6.2. Tahapan Audit Operasional Menurut Rob Reider ( 2002 ) audit operasional memiliki beberapa tahap yaitu: 1. Merencanakan pelaksanaan audit operasional. 2. Menetapkan tujuan dan objek audit operasional. 3. Menganalisa struktur organisasi perusahaan. 4. Menganalisa kebijaksanaan dan prosedur perusahaan. 5. Menganalisa sistem keuangannya salah satunya adalah anggaran penjualan 6. Mengidentifikasikan area yang bermasalah.
43
7. Membuat hasil pelaporan berupa kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. 8. Membuat kesimpulan atas permasalahan yang terjadi beserta rekomendasinya. 9. Melaporkan kepada pihak manajemen perusahaan atas segala permasalahan yang terjadi dan memberikan laporan rekomendasi yang dapat membantu manajemen untuk memperbaiki permasalahan perusahaan saat itu dan di masa yang akan datang.
II. 3.6.3. Hasil Pelaporan Audit Operasional Hasil akhir dari pelaksanaan audit operasional berupa laporan tertulis yang ditujukan kepada manajemen. Laporan tersebut merupakan nasehat pemecahan masalah yang difokuskan pada usaha peningkatan prosedur dan pelaksanaan pelaksanaan operasi dan juga ditujukan nilai uang yang dapat dihemat jika dilaksanakan aktivitas yang benar serta peningkatannya. Penulisan laporan hasil audit operasional tidak banyak berbeda dari penulisan laporan bermacam – macam audit lainnya, yaitu laporan harus nyata, jelas, bersih, menyeluruh dan perspektif. Menurut Sawyer ( 2002 ) dalam beberapa situasi, laporan suatu audit operasional berbeda dari laporan aktivitas keuangan lainnya, sebab ada dua bagian yaitu pokok masalah pemeriksaan dan tingkat penerimaan bahwa operasi auditor menyenangkan dalam perusahaannya. a. Kondisi Keadaan nyata / yang sebenarnya sedang terjadi dalam perusahaan.
44
b. Kriteria. Kriteria yang menjadi panutan perusahaan dapat berupa standar operasional perusahaan atau prosedur perusahaan dimana ketentuan tersebut dibuat wajib untuk diikuti atau ditaati. Kriteria bertujuan untuk menciptakan manajemen perusahaan yang baik agar tujuan perusahaan dapat segera tercapai. c. Sebab Berbagai
faktor
penyebab
dari
suatu
tindakan,
atau
kegiatan
yang
pelaksanaannya tidak sesuai dengan kriteria. d. Akibat Hasil dari suatu tindakan atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang telah ditetapkan yang dapat diukur / dinilai dengan uang atau dapat menyebabkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang seharusnya ingin dicapai. e. Rekomendasi / Saran Setelah mendapatkan temuan atas proses audit yang telah dilakukan, maka hasil dari dilakukannya audit operasional adalah untuk memberikan rekomendasi / saran atas masalah yang sedang terjadi di dalam perusahaan, sehingga diharapkan dapat memberikan perubahan ke arah yang lebih baik di masa mendatang.
45
II.4. Pengertian Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomis Menurut Bayangkara, I. B. K. ( 2008 ), Pengertian efektif, efisien, dan ekonomis adalah sebagai berikut : 1. Efektif Yaitu tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program atau aktivitas telah mencapai tujuannya. Efektivitas merupakan ukuran dari output. 2. Efisien Berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai
optimalisasi
penggunaan
sumber
daya
yang
dimiliki.
Efisien
berhubungan dengan metode kerja. 3. Ekonomis Berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitas.
II.5. Siklus Pendapatan Menurut Dasaratha V. Rama / Frederick L. Jones ( 2008 ), siklus pendapatan adalah runtutan kejadian atau proses sistematika yang dibuat guna terciptanya manajemen yang sistematis dan berjalan baik sesuai dengan tujuan perusahaan khususnya pada bagian penjualan dan penerimaan kas perusahaan.
46
Barang
Kejadian
Agen
Pelanggan Pesanan Penjualan
Karyawan (Petugas Pencatat Pesanan)
Persediaan Pengiriman
Karyawan (Karyawan Gudang) Faktur Penjualan Karyawan (Petugas Pengiriman)
Transfer Buku Besar
Penerimaan Kas
Karyawan (Petugas Piutang Usaha)
Setoran
Karyawan
Gambar II.1 Diagram Kelas UML Siklus Pendapatan Sumber: Sistem Informasi Akuntansi Dasaratha V. Rama 0 Frederick L. Jones ( 2008 )
47
II.5.1. Penjualan Bagian yang terkait dengan adanya penjualan : 1. Bag. Penjualan 2. Bag. Kredit 3. Bag. Gudang 4. Bag. Pengiriman 5. Bag. Penagihan 6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan Bagian penjualan bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bagian Penjualan mengisi dokumen sales order ( SO ) untuk memungkinkan bagian gudang dan bagian pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit Bagian kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah konsumen yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bagian kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bagian penjualan mendistribusikan tembusan – tembusan SO ke berbagai departemen.
48
Bagian Gudang Setelah kredit disetujui, bagian penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang ( biasa disebut Order Pengiriman ) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bagian pengiriman untuk segera dikirimkan.
Bagian pengiriman Bagian pengiriman juga menerima tembusan SO dari bagian penjualan ( biasa disebut Packing Slip ) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang di kirim, bagian pengiriman akan membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bagian penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, dan tanggal pengiriman.
Bagian Penagihan Bagian penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bagian penjualan dan nota pengiriman yang diberikan oleh bagian pengiriman. Bagian penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai
49
Bagian piutang dan Buku Besar Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima ( tembusan faktur penjualan ). Bagian piutang mencatat ke dalam data pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya ke dalam buku besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
II.5.1.1. Jenis Sistem Order Penjualan 1. Sistem Pra – Penagihan Lengkap Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman ( Packing Slip ) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap ( termasuk biaya pengiriman, pajak, dll ). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan. 2. Sistem Pra – Penagihan Tidak Lengkap Pada sistem ini faktur dan nota pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bagian penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan. 3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bagian penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bagian pengiriman. 50
II.5.1.2. Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan A. Pengumpulan data Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data order penjualan dimasukkan ke dalam komputer dengan sistem batch atau online processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan ( SO ) pada sebuah on line terminal. B. Pemrosesan awal data Pada proses awal ini semua data yang dipisah ke dalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut. C. Pemrosesan lanjutan Jika SO sudah masuk ke dalam sistem, sistem kemudian menarik data dari data konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. ( tinggal enter kode barang dan kode konsumen ). Pada data konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file persediaan juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak. Setelah semua lengkap diisi, maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya. Bisa juga secara on line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
51
D. Update file yang bersangkutan File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file persediaan dan file piutang dagang. Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file persediaan, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehingga dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting. E. Tahap Pelaporan Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
II.5.2. Piutang Fungsi terkait : 1.
Penagihan
2.
Piutang Dagang dan Buku Besar
3.
Kredit
Penagihan Berdasarkan nota pengiriman uang, bagian penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan. 52
Piutang Dagang Dalam proses piutang, bagian ini mencatat / membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan ke dalam jurnal dan buku besar.
Kredit Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang 1.
Pengembalian dan potongan penjualan Pengembalian timbul jika terdapat ketidaksesuaian antara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya. Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.
2.
Penghapusan piutang Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang. Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutang tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan 53
kepada pihak independen ( untuk menjaga proses pengendalian ) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.
II.5.3. Penerimaan Kas Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bagian penerimaan kas ke bagian piutang dagang untuk dibukukan.
54
