9
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Teknologi Informasi Teknologi informasi: mengacu pada teknologi secara umum, dapat bersifat nyata dan tidak nyata yang memfasilitasi akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pengiriman dan berbagi informasi dan konten digital lainnya (Ward, 2007). 2.2. Pengertian Perencanaan Strategis IT Definisi dari perencanaan strategi teknologi informasi menurut Ward, J. & Peppard, J. (2007) adalah “merencanakan untuk manajemen yang efektif dalam semua bentuk sistem informasi dan teknologi; baik manual maupun sistem yang terkomputerisasi; teknologi komputer dan telekomunikasi yang termasuk aspek aspek organisasi dari manajemen teknologi informasi di seluruh bisnis Tugas utama dari perencanaan Strategis IT ini adalah mengidentifikasi proyek-proyek inovatif IT yang akan mendukung daya saing organisasi dan meningkatkan nilai dan Menggunakan IT sebagai enabler untuk bisnis Buchta , Dirk., Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg , Helmut. ( 2007) 2.3.Pengertian Perencanaan Strategis IT terhadap kampus
10
Merupakan suatu perencanaan strategis IT yang berisi Visi IT , petunjuk prinsip dasar dan tujuan dan strategi untuk seluruh bagian kampus. Sebuah rencana strategis IT adalah cara terbaik untuk memfasilitasi keputusan tentang IT sehingga kampus dapat terus menerima nilai dari penggunaan IT Elemen-elemen penting dari Strategis IT Kampus menurut Universitas Ohio State ( 2007) : 2.3.1. Akses Ke Informasi Mengembangkan
IT
infrastruktur,
pelayanan
dan
dukungan
untuk
memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. 2.3.2.
Nilai Memberikan nilai yang terukur dalam memenuhi misi Universitas pengajaran,
penelitian dan layanan melalui proyek-proyek dan jasa erat selaras dengan dan dalam dukungan kuat dari tujuan departemen, perguruan tinggi dan Universitas. 2.3.3. Penggunaan teknologi Memberikan dukungan diakses, pendidikan dan pelatihan untuk dosen, staf dan siswa sehingga mereka secara efektif dapat menggunakan teknologi dalam mengejar individu, perguruan tinggi dan tujuan Universitas. 2.3.4. Komunitas IT
11
Berbagi dan mempromosikan visi IT dalam Komunitas IT dan seluruh Universitas, dan bekerja bersama-sama melintasi batasan organisasi untuk menyediakan infrastruktur IT yang efektif, pelayanan dan dukungan ke Universitas. 2.3.5. Pemerintahan Membangun jelas peran, tanggung jawab dan akuntabilitas dalam proses pengambilan keputusan. Ketika konsensus vs otoritatif menyeimbangkan proses pengambilan keputusan, preferensi yang kuat akan diberikan kepada melibatkan konstituen terpengaruh dalam arti luas, mengumpulkan masukan benar dan memastikan semua pihak memiliki kesempatan untuk didengar. Menggunakan sebuah proses yang transparan dan yang menumbuhkan dukungan luas akan menghasilkan keputusan yang terbaik. 2.3.6. Perencanaan Mengembangkan, menerapkan dan mengikuti proses perencanaan tahunan yang secara terbuka tinjauan kemajuan tujuan tujuan masa lalu dan set di berbagai tingkatan (misalnya, departemen, universitas, divisi, kampus). Luas berbagi, dan kolaborasi pada kegiatan yang direncanakan akan agresif mengejar. Rencana ini akan mengenali nilai lebih baik dan menggabungkannya sedapat mungkin. 2.3.7.
Infrastruktur Menyediakan handal dan aman infrastruktur IT yang memfasilitasi
penyebaran layanan IT sesuai dengan kebutuhan kampus-lebar. infrastruktur akan
12
biaya-efektif dan akan bekerja untuk mengaktifkan layanan lainnya daripada membatasi mereka. 2.3.8. Efektivitas biaya Mengakui bahwa IT merupakan enabler dari kegiatan Universitas lain dan bukan kepada tujuan itu sendiri. Layanan akan efektif biaya, dan investasi IT dan keputusan, baik satu kali dan terus-menerus, akan dilakukan dengan analisis lengkap. 2.3.9. Eksekusi Rata operasional kegiatan dengan rencana strategis dan taktis dalam cara-cara yang efisien memberikan kemajuan, langkah-demi langkah, menuju tujuan. Keberhasilan pelaksanaan strategi IT memerlukan melaksanakan kegiatan sehari-hari dengan fokus dan efisiensi
2.4.Pengertian Manajemen IT Menurut Menurut Buchta ,
Dirk., Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg ,
Helmut. ( 2007) Teknologi Informasi Manajemen adalah berkaitan dengan eksplorasi dan pemahaman Teknologi Informasi sebagai sumber daya perusahaan yang menentukan baik strategis dan kemampuan operasional perusahaan dalam merancang dan mengembangkan produk dan layanan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan, produktivitas perusahaan, profitabilitas dan daya saing
13
IT Management adalah subjek yang berbeda dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen merujuk pada metode pengelolaan informasi terkait dengan otomatisasi atau mendukung pengambilan keputusan manusia. IT Management, seperti yang dinyatakan dalam definisi di atas, mengacu pada kegiatan-kegiatan manajemen IT terkait dalam organisasi. Manajemen Sistem Informasi(MIS) seperti yang dimaksud adalah berfokus pada aspek bisnis dengan input yang kuat ke dalam fase teknologi bisnis / organisasi. Sebagian besar program-program manajemen teknologi informasi dirancang untuk mendidik dan mengembangkan manajer yang dapat secara efektif mengelola perencanaan, desain, seleksi, pelaksanaan, penggunaan, dan administrasi yang muncul dan konvergensi teknologi informasi dan komunikasi dan proses bisnis dalam mendukung tujuan strategis organisasi
2.4.1. Pengertian Manajemen IT Kampus Definisi dari management IT kampus menurut University of wisconsin, Madison (2008) adalah Manajement IT yang mengidentifikasikan inovasi IT yang relevan untuk perusahaan dan diimplementasikan dalam strategy universitas/kampus Tujuan dari perencanaan IT dan manajemen IT adalah diimplementasikan setiap inovasi yang direncanakan.
14
Perencanaan strategi IT dalam manajemen IT Kampus dapat dianalisis dalam 3 bagian utama dengan sub-sub bagian dari bagian utama tersebut, antara lain : 1. Peningkatan Nilai 2. Pengelolaan Kinerja 3. Pengurangan Biaya
2.5.Pengertian Peningkatan nilai, Pengelolaan kinerja dan Pengurangan biaya Manajemen IT 2.5.1 Pengertian Peningkatan Nilai Manajemen IT Menurut Buchta , Dirk., Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg , Helmut. (2007) Peningkatan nilai manajemen IT merupakan suatu pengelolaan yang dilakukan dalam bidang IT dalam peningkatan nilai/mutu dari suatu aplikasi IT, sistem IT dan infrastruktur IT dari suatu perusahaan atau organisasi sesuai dengan visi dan misi dari perusahaan/organisasi itu sendiri. Karena sebagian besar perusahaan mulai menggunakan internet pada akhir 1990-an, telah terjadi perubahan fokus dari hanya memanfaatkan IT untuk menciptakan dan menambahkan nilai. Mengatur kekuatan di balik investasi tidak hanya menjadi potensi pemotongan biaya IT, tetapi juga potensi untuk menambah nilai: IT memungkinkan pasar baru untuk ditemukan dan memungkinkan perusahaan untuk mengatasi tantangan globalisasi. Melalui IT produk baru diciptakan dan IT menjadi penjualan-bagian yang relevan dari produk yang ada. Karena IT juga mulai
15
berdampak langsung secara operasional, hal itu telah menjadi nilai kemudi untuk perusahaan. Namun, paradoks IT tetap: nilai riil IT tidak diproduksi dimana biaya yang dikeluarkan. Dampak dari pemotongan biaya dan meningkatkan kualitas proses internal dan direkam oleh pengendali. operasi bisnis, semakin banyak perusahaan itu sendiri akan berubah. Dalam suatu proses peningkatan nilai terdapat transformasi perusahaan , tugas transformasi perusahaan adalah mensukseskan pertumbuhan eksternal dan membuat portofolio permintaan penyesuaian komprehensif IT. Proses peningkatan nilai melalui beberapa tahap 1. Strategi IT-menggunakan IT dalam menciptakan Nilai Bagaimana mereka bisa mengetahui investasi IT yang sepadan dengan biaya? Ini adalah salah satu yang paling banyak diperdebatkan di kongres dan isu dalam IT pers dan juga antara manajer IT dan eksekutif senior. Dan jawabannya sederhana: investasi IT yang membuat kontribusi terbesar terhadap pelaksanaan tujuan dari perusahaan pada biaya serendah mungkin adalah orang-orang yang membuat pengertian paling ekonomis. Berorientasi pada masa depan investasi IT harus erat selaras dengan tujuan-tujuan strategi perusahaan. Oleh karena itu tugas strategi IT adalah untuk mengidentifikasi proyek-proyek inovatif yang akan mendukung daya saing perusahaan dan meningkatkan nilai bawah baris. Menggunakan IT dalam hal ini arti sebagai enabler untuk bisnis berarti:
16
1. Mengurangi biaya : biasanya untuk perusahaan, tetapi tidak hanya biaya IT , sebagai contoh misalnya dengan dioptimalkan perencanaan produksi (dalam industri otomotif), transparansi yang lebih besar dan lebih baik pendapatan dengan meningkatkan ikatan pelanggan melalui CRM (Customer Relationship Manager) untuk informasi lebih lanjut tentang pelanggan dan kontak lebih dekat dengan mereka atau melalui yang lebih baik manajemen rantai pasokan melalui pasar. 2.
Meningkatkan penjualan : melalui bisnis baru bidang-bidang seperti pelayanan informasi atau manfaat pelanggan yang lebih tinggi melalui produk tambahan fitur dan layanan tambahan
untuk produk dan
'produk cerdas', dengan demikian ikatan pengguna produk lebih erat dan permanen untuk perusahaan dan memperkuat hambatan pelanggan untuk beralih ke pemasok lain. Hari ini sebagian besar perusahaan dilengkapi berbagai criteria peningkatan Nilai IT, hal ini sangat berguna untuk pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik. 2. Transformasi dari Organisasi/perusahaan - memastikan keuntungan dari IT dapat tercapai Nilai IT diukur dengan hasil yang dapat dicapai perusahaan dengan menggunakan IT dalam bisnis utama. Banyak perusahaan telah memiliki pengalaman yang luas dengan inovatif teknologi. Sungguh luar biasa bahwa pelopor dalam penggunaan teknologi baru termasuk tidak hanya berorientasi IT
sektor,
seperti
bank
atau
industri
otomotif,
tetapi
juga
sektor di mana konsep penciptaan nilai dengan IT tidak jelas pada pandangan
17
pertama, untuk
contoh wadah perusahaan logistik atau produsen mesin
pertanian. Namun, tidak setiap aplikasi IT memiliki dampak yang sama pada setiap perusahaan. Kemungkinan efek IT dipengaruhi oleh sejumlah faktor internal dan eksternal. Potensi keuntungan dari menggunakan data pergudangan, misalnya, tergantung antara lain pada tingkat standarisasi IT di perusahaan. Dalam banyak kasus, pelanggan dan pemasok harus juga dapat dibujuk untuk menyelaraskan interface mereka sendiri ke sistem IT baru dari perusahaan, misalnya ketika sistem manajemen rantai pasokan digunakan. Untuk itu perlu diadakannya transformasi IT terhadap perusahaan yang dapat menjamin terciptanya nilai yang lebih, dan tentu saja hal ini akan berdampak pada perusahaan secara umum dan karyawan secara khusus, perubahan antara lain adalah penggunaan sistem yang baru, pemanfaatan sistem informasi yang lebih baik, dan pengguanaan aplikasi-aplikasi IT yang lebih efesien tetapi membutuhkan
2.5.2
pembelajaran
yang
lebih.
Pengertian dari Pengelolaan Kinerja Manajemen IT Pengertian dari Pengelolaan Kinerja Manajemen IT Menurut Buchta , Dirk.,
Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg , Helmut. ( 2007) adalah suatu strategi/cara untuk mengelola kinerja dari Aplikasi dan sistem IT dalam suatu perusahaan atau organisasi disesuaikan dengan kebutuhan dan strategi dari perusahaan dan organisasi.
18
Pengelolaan kinerja dalam suatu organisasi dibagi beberapa tahap strategi, antara lain ; 1. Membuat kerangka organisasi ( Framework ) Pengertian dari pembuatan kerangka organisasi adalah menentukan apa yang proses rencana pengembangan yang akan dilakukan, hal ini dilakukan agar supaya tiap tahap dari kinerja dapat dikelola berdasarkan dari framework yang dibuat. 2. Integrasi rencana IT sesuai dengan rencana Organisasi Integrasi dari Rencana IT harus disesuaikan dengan rencana Organisasi, perusahaan akan mengalami kerugian yang besar dalam pengelolaan kinerja apabila terjadi kesalahpahaman dalam perencanaan IT dengan rencana dari Perusahaan, resiko yang didapat tidak dapat diukur, proses perencanaan akan gagal dalam tahap-tahap tertentu, untuk itu sangat diperlukan adanya integrasi rencana IT dan rencana Organisasi, Menurut Buchta , Dirk., Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg , Helmut. ( 2007) perencanaan dengan kesesuaian visi dan misi perusahaan akan memberikan kemudahan pada pengelolaan kinerja dan membantu dalam pengurangan biaya. 3. Pengelolaan kinerja Pengelolaan kinerja dapat dilakukan apabila dua proses diatas telah terjadi, pengukuran dapat dilakukan, dengan demikian dampak positif dari pengelolaan kinerja dapat diketahui.
19
2.5.3. Pengertian dari pengurangan biaya Manajemen IT Pengurangan biaya manajement IT Menurut Buchta , Dirk., Eul , Marcus., Schulte-Croonenberg , Helmut. ( 2007) adalah suatu rencana dan strategi dalam mengurangi biaya IT dalam IT system dan Aplikasi dalam ruang lingkup manajemen IT suatu organisasi atau perusahaan. Proses pengurangan biaya di bagi dalam 3 tahap, antara lain : 1. Optimasi IT-Mengurangi Biaya, tanpa Berkurangnya Pengembalian ; Dalam Optimasi ini memiliki pengertian adanya optimasi terhadap Aplikasi, infrastruktrur dan Konsolidasi dari keduanya sehingga bisnis proses dapat diharmonisasikan Dari Optimisasi Aplikasi diperlukan adanya suatu rangkaian yang dapat menyatukan beberapa aplikasi dalam perusahaan ke dalam satu bentuk aplikasi, dalam prakteknya memerlukan dana yang besar karena menyatukan bisnis proses tetapi keuntungan akan datang pada tahun berikutnya dan dari Aplikasi yang telah dioptimalisasikan akan membuat kinerja dari perusahaan lebih efesien, Dari Optmisasi Infrastrukur akan sangat berguna dalam pengurangan biaya, dengan melakukan standar perangkat infrastruktur dalam bentuk jaringan dan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
20
memudahkan pengelolaan kinerja dan membuat waktu lebih efektif untuk pemeliharan dan penelusuran kerusakan yang dapat terjadi sehingga dapat mengurangi biaya-biaya IT .
2. Memanfaatkan potensi IT dari dari segi efesiensi yang berhubungan dengan Penyedia IT Sebagai contoh adalah dengan menggunakan Internet Service Provider yang tepat dalam pengembangan perusahaan, dan menyesuaikan kondisi dari lingkungan luar serta kecepatan data. Dari pemilihan ini pengurangan biaya dapat dilakukan sehingga biaya dapat dimanfaatkan ke pengembangan yang lain, apakah untuk outsorcing atau offshoring Kualitas sumber daya manusia merupakan faktor kunci keberhasilan bagi penyedia IT. Akibatnya, staf IT dari departemen perlu untuk mengalihkan fokus mereka dari teknologi IT orientasi pelanggan ke arah yang lebih baik. Sementara mereka biasanya sangat termotivasi di saat perputaran layanan, mereka mungkin akan perlu waktu untuk benar-benar mengadopsi. Langkahlangkah yang cocok dalam kepemimpinan dan sistem manajemen SDM, serta perubahan organisasi (seperti memperkenalkan manajemen key account atau mendirikan solusi tim lintas fungsional '') dapat membantu mempercepat perubahan kebiasaan dari Pengguna layanan. Perangkat pendukun seperti
21
evaluasi proyek evaluasi kinerja, kompensasi kinerja terkait sistem, pelatihan, dan transparansi organisasi antara penyedia IT individu departemen akan memberikan keuntungan dan akan sangat diperlukan
Gambar 2.1 contoh Penyedia IT dalam pengurangan biaya
3. Memanfaatkan
IT
yang
ada
dengan
menggunakan
Offshoring
ataumenggunakan jasa luar negeri sebagai pembentuk sistem Sebagai contoh : layanan Bersama “ pengumpulan proses bisnis” digunakan terutama untuk proses kerja-intensif dengan kontak pelanggan (misalnya, call centre). Perusahaan dapat mencapai keunggulan biaya besar melalui penggunaan bersama, tetapi karena proses ini dapat terdiri dari
22
pengetahuan spesifik dalam beberapa industri, pro dan kontra dari outsourcing harus dievaluasi secara cermat berkaitan dengan risiko kerugian yang besar. 1. Proses bisnis outsourcing : Sub proses bisnis kepada pihak luar di pasar - mungkin bagi proses internal, termasuk seperti kontak pelanggan (seperti call center dan membantu helpdesk). 2. proses bisnis offshoring - Mentransfer proses bisnis untuk lokasi dengan biaya lebih rendah - Cocok khususnya untuk proses internal padat karya yang sangat standar dan tidak terlalu kritis dalam hal perusahaan, dan bagaimana administrasi dijalankan (seperti SDM, akuntansi, transportasi). Biaya pengurangan ini akan didapatkan 3. IT outsourcing - Mentransfer (dominan) layanan infrastruktur IT untuk eksternal penyedia di pangsa pasar - sangat cocok terutama untuk proses standar. 2.6.
Efektivitas Kinerja Perusahaan merupakan hasil suatu kinerja suatu perusahaan. Kinerja
perusahaan merupakan suatu yang dihasilkan oleh suatu perusahaan dalam periode tertentu dengan mengacu pada standar yang ditetapkan. Kinerja perusahaan hendaknya merupakan suatu yang dapat diukur dan dapat menggambarkan kondisi empirik suatu perusahaan dari berbagai ukuran yang telah disepakati Untuk dapat mengetahui apakah kemampuan dari suatu perusahaan meningkat atau tidak kinerjanya maka harus dilakukan pengukuran atas kinerja tersebut. Secara
23
umum kinerja merupakan refleksi dari pencapaian keberhasilan dari suatu perusahaan tersebut. Keberhasilan ditemukan oleh seberapa baik perusahaan memanfaatkan keuntungan yang diperoleh dari ruang lingkup ekonomis. Menurut Atmoseoprapto ( 2001 ) produktifitas merupakan hasil dari penilaian manajemen yang efesien dan pencapaian tujuan yang efektif. Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi 2.7.
Analisis kinerja dengan COBIT 4.0 Cobit dirancang sebagai alat penguasaan IT yang membantu dalam
pemahaman dan memanage resiko, manfaat serta evaluasi yang berhubungan dengan IT COBIT yaitu Control Objectives fo Information and Related Technology yang merupakan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992, meliputi (Johnson dkk, 2007) : 1. Business information requirements, terdiri dari : Information : effectiveness (efektif), efficiency (efisien), (keyakinan), integrity (integritas), availability (tersedia), (pemenuhan), reliability(dipercaya). 2.
Confidentiality compliance
24
3.
Information Technology Resource, terdiri dari : People, applications,
technology, facilities, data. 4.
High - Level IT Processes.
.
