12
BAB II LANDASAN TEORI
A. Going Concern 1. Pengertian Going Concern Menurut WikipediaGoing concern atau kelangsungan usaha adalah prinsip dasar dalam penyusunan laporan keuangan. Selain itu Going Concern adalah dimana entitas (perusahaan) biasanya dilihat sebagai berkelanjutan dalam bisnis di masa mendatang. Dimana pentingnya perusahaan melakukan perlunya likuidasi, penghentian perdagangan atau mencari perlindungan dari kreditur sesuai dengan undang-undang atau peraturan untuk menjaga supaya tetap going concern..11 Sedangkan menurut SPAPGoing Concern adalah suatu keadaan di mana perusahaan dapat tetap beroperasi dalam jangka waktu ke depan, dimana hal ini dipengaruhi oleh keadaan financial dan non financial. Kegagalan mempertahankan going concern dapat mengancam setiap perusahaan, terutama diakibatkan oleh manajemen yang buruk, kecurangan ekonomis dan perubahan kondisi ekonomi makro seperti merosotnya nilai tukar mata uang dan meningkatnya inflasi secara tajam akibat tingginya tingkat suku bunga..12
11
Liestyowati, Indahnya Belajar Akuntansi, http://akuntan-si.blogspot.com
12
SPAP,PSA 30 SA Seksi 341.1, www.google.com
12
13
Jadi berdasarkan definisi – definisi tentang going concern maka dapat disimpulkan bahwa going concern adalah suatu keadaan dimana perusahaan sebagai entitas bisnis dapat beroperasi dalam jangka waktu kedepan yang dipengaruhi oleh keadaan finansial dan non finansial dan tidak akan dilikuidasi dalam jangka pendek.
B. Pengendalian Internal 1. Pengertian Pengendalian Internal Perusahaan dengan jaringan usaha yang luas serta memiliki banyak karyawan akan menimbulkan suatu kesulitan tersendiri bagi manajemen dalam menjalankan usaha yang sehat dan memiliki resiko usaha yang kecil. Oleh karena itu pengendalian internal adalah satu hal yang wajib dijalankan oleh manajemen dan semua jajaran karyawan di dalam perusahaan untuk memperkecil segala resiko yang mungkin ada dan menghindari adanya kesalahan – kesalahan ataupun penyimpangan – penyimpangan yang ditimbulkan oleh resiko tersebut.
14
COSO (the Committee of Sponsoring Organizations) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut : “Internal control is a process, affected by entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonabel assurance regarding the achievement of objectives in the following categories ; effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations.”13.
Hery dalam bukunya auditing 1 mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut : “Sistem pengendalian internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak bagi manajemen, bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen memiliki tiga tujuan umum dalam merancang pengendalian internal yang efektif, yaitu keandalan laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, serta ketaatan pada hukum dan peraturan.”14 Berdasarkan definisi – definisi pengendalian internal diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengendalian internal adalah suatu prosedur yang dijalankan oleh manajemen dan seluruh karyawan yang berada dalam suatu 13
Amin Widjaja Tunggal, Intisari Internal Auditing, Harvarindo, Jakarta, 2012, Hal.70 Hery, Auditing 1 : Dasar-dasar pemeriksaan akuntansi, Kencana, Jakarta, 2011, Hal. 87
14
15
organisasi untuk menjaga dan melindungi semua aktiva yang dimiliki organisasi dalam rangka mencapai tujuan
pengendalian internal, yaitu : efektifitas dan
efisiensi operasi, realibilitas pelaporan keuangan, dan kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada. 2. Tujuan Pengendalian Internal Menurut Elder, Beasley, Arens dan Jusuf terdapat tiga tujuan umum diselenggarakannya sistem pengendalian internal dalam suatu perusahaan, yaitu15 : a.
Keandalan laporan keuangan Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan bagi para investor, kreditor, dan para pengguna lainnya. Manajemen memiliki tanggung jawab hukum maupun profesional untuk menyakinkan bahwa informasi disajikan sesuai dalam ketentuan dalam pelaporan seperti misalnya GAAP. Tujuan pengendalian internal yang efektif terhadap laporan keuangan adalah untuk memenuhi tanggung jawab pelaporan keuangan ini.
b.
Efisiensi dan Efektifitas kegiatan operasi Pengendalian dalam suatu perusahaan akan mendorong penggunaan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan sasaran yang dituju perusahaan. Sebuah tujuan penting atas pengendalian tersebut adalah akurasi informasi keuangan dan nonkeuangan mengenai
15
Randal J.Elder, Mark S.Beasley, Alvin A.Arens dan Amir Abadi Jusuf, Op.Cit, Hal.316
16
kegiatan perusahaan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan oleh pars pengguns laporan c.
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan Perusahaan publik, perusahaan nonpublik, maupun organisasi nirlaba diharuskan untuk mematuhi beragam ketentuan hukum dan peraturan. Beberapa aturan ada yang terkait dengan akuntasi secara tidak langsung, misalnya perlindungan terhadap lingkungan dan hukum hak-hak sipil. Sedang yang terkait erat dengan akuntansi, msalnya peraturan pajak penghasilan dan kecurangan.
3. Komponen Pengendalian Internal COSO menjelaskan 5 komponen pengendalian internal yang dirancang dan diterapkan manjemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendaliannya dapat tercapai. Komponen pengendalian internal COSO terdiri dari hal-hal berikut16 : a.
Lingkungan Pengendalian ( Control Environment ) Lingkungan pengendalian merupakan payung dari keempat komponen pengendalian lainnya. Tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat
komponen
yang
lain
tidak
mungkin
menghasilkan
suatu
pengendalian internal yang efektif, tanpa mempertimbangkan kualitasnya.
16
Randal J.Elder, Mark S.Beasley, Alvin A.Arens dan Amir Abadi Jusuf, Op.Cit, Hal.321
17
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang menggambarkan keseluruhan sikap manajemen, direksi, dan pemilik dari suatu entitas atas pengendalian internal tersebut terhadap suatu entitas. Subkomponen pengendalian yang sangat penting untuk memahami dan menilai lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut : 1) Integritas dan Nilai Etika Integritas dan nilai-nilai etika merupakan produk dari standar etika dan sikap sebuah entitas, sebagaimana dengan seberapa baik hal tersebut dikomunikasikan dan diterapkan dalam praktiknya. Integritas dan nilainilai etika mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi insentfi dan godaan yang dapat mendorong personil untuk terlibat dalam perilaku yang tidak jujur, ilegal atau tidak etis. 2) Komitmen terhadap Kompetensi Kompetensi dibutuhkan
merupakan
yang
bertujuan
pengetahuan untuk
dan
mencapai
keterampilan
yang
tugas-tugas
yang
mendefinisikan tugas setiap orang. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi untuk pekerjaan
tertentu
dan
bagaimana
tingkat
kompetensi
tersebut
diterjemahkan ke dalam pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan. 3) Partisipasi Dewan Direksi dan Komisaris atau Komite Audit Keberadaan dewan direksi dan komisaris sangat penting bagi tata kelola perusahaan yang baik karena tanggung jawab utama mereka adalah
18
untuk meyakinkan bahwa manajemen telah melakukan pengendalian internal dan proses pelaporan keuangan yang tepat. Sebuah dewan komisaris yang efektif harus independen terhadap manajemen, dan anggotanya harus terus terlibat dalam mengkaji aktivitas manajemen. Meskipun dewan mendelegasikan tanggung jawab pengendalian internal pada manajemen, namun dewan harus secara berkala menilai pengendalian tersebut. Selain itu, suatu dewan yang aktif sering kali mampu mengurangi kemungkinan terjadinya pengabaian pengendalian yang ada oleh manajemen. 4) Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Manajemen
melalui
aktivitas-aktivitas
yang
dilakukannya,
memberikan sinyal yang sangat jelas kepada karyawan mengenai signifikasi pengendalian internal. 5) Struktur Organisasi Struktur organisasi suatu entitas mendefinisikan jalur tanggung jawab dan otoritas yang ada. Dengan memahami struktur organisasi suatu entitas maka kita dapat mempelajari manajemen dan elemen-elemen fungsional bisnis serta persepsi mengenai bagaimana pengendalian diterapkan. 6) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Aspek pengendalian internal yang paling penting adalah personel. Jika karyawan kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lainnya dapat ditiadakan, dan laporan keuangan yang andal masih dapat dihasilkan.
19
Orang yang tidak kompeten dan tidak jujur dapat membuat sistem menjadi kacau meskipun terdapat berbagai pengendalian yang diterapkan. Orangorang yang jujur dan efisien mampu bekerja dengan kinerja yang sangat baik meskipun hanya terdapat sedikit pengendalian yang mendukung mereka.
b.
Penilaian Risiko Penilaian risiko untuk laporan keuangan merupakan identifikasi dan analisis manajemen terhadap risiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan. Sebagai contoh, jika perusahaan sering menjual produk dengan harga dibawah biaya persediaan karena adanya perubahan teknologi yang sangat pesat, sangat penting bagi perusahaan untuk menerapkan pengendalian yang tepat untuk mengatasi salah saji persediaan.
c.
Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur, selain yang telahdimasukkan dalam keempat komponen lainnya, yang membantu untuk meyakinkan bahwa tindakan-tindakan yang penting telah dilakukan untuk mengatasi risiko dalam mencapai tujuan organisasi. Terdapat kemungkinan terdapat banyak aktivitas pengendalian pada setiap entitas, termasuk pengendalian secara manualdan pengendalian secara otomatis Aktivitas pengendalian tersebut umumnya termasuk ke dalam salah satu dari kelima jenis pengendalian berikut , yaitu :
20
1) Pemisahan Tugas yang Memadai Terdapat beberapa panduan untuk pemisahantugas yang memadai untuk mencegah kesalahan maupun kecurangan yang sangat signifikan bagi para auditor. a) Pemisahan tugas penyimpanan aset dari tugas pencatatan. Untuk mencegah terjadinya penggelapan aset perusahaan, orang yang menyimpan aset secara temporer atau permanen tidak boleh bertanggung jawag terhadap pencatatan aset tersebut. Dengan mengizinkan satu orang utnuk menlaukan kedua fungsi tersebut akan meningkatkan resiko bahwa orang tersebut akan mengambil aset untuk kepentingan pribadi dan menyesuaikan pencatatannya untuk menutupi pencurian tersebut. b) Pemisahan tugas otorisasi transaksi dari tugas penyimpanan aset. Sangat disarankan untuk mencegah orang yang melakukan otorisasi transaksi untuk memiliki kendali terhadap aset yang terkait, untuk mengurangi kemungkinan penggelapan aset. c) Pemisahan tugas sistem informasi dari departemen pengguna. Ketika tingkat kompleksitas sistem teknologi informasi meningkat, pemisahan otorisasi, pencatatan, dan penyimpanan sering kali menjadi tidak jelas. Untuk mengkompensasi potensi tumpang tindih tugas tersebut, sangat penting bagi perusahaan untuk memisahkan fungsi-fungsi utama
21
terkait informasi teknologi dengan fungsi departemen-departemen penggunanya. 2) Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas. Setiap transaksi harus diotorisasi dengan tepat jika pengendalian ingin memuaskan. Jika setiap orang dalam suatu organisasi dapat memperoleh atau pun mengeluarkan aset semau mereka, maka akan terjadi kerusuhan besar. Otorisasi dapat berupa otorisasi umum dan khusus. Pada otorisasi umum, manajemen membuat kebijakan dan para bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini dengan menyetujui semua transaksi dalam batas yang telah ditetapkan dalam kebijakan perusahaan. Otorisasi khusus diterapkan pada setiap transaksi khusus. Untuk beberapa transaksi, manajemen lebih cenderung untuk melakukan otorisasi terhadap setiap transaksi. 3) Dokumen dan catatan yang memadai. Dokumen dan catatan yang merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Hal tersebut menyangkut beragam unsur seperti faktur penjualan, faktur pembelian, catatan tambahan, jurnal penjualan, dan kartu kehadiran karyawan. Banyak diantara dokumen dan catatan yang tersebut yang disimpan dalam arsip komputer hingga dokumen tersebut dicetak. 4) Pengendalian fisik atas aset dan catatan-catatan.
22
Untuk menjaga pengendalian internal yang memadai, aset dan ctatan harus dilindungi. Jika aset dibiarkan tanpa dilindungi, aset tersebut dapat dicuri. Jika catatan tidak dilindungi dengan memadai, catatan tersebut dapat dicuri, dirusak, atau hilang, yang akan mengakibatkan gangguan yang serius dalam proses pencatatan dan operasi usaha. Ketika suatu perusahaan sudah sangat komputerisasi, maka peralatan komputer program-program, dan arsip datanya harus dijaga. Arsip data merupakan catatan mengenai perusahaan. Dan jika rusak, memakan biaya rekonstruksi yang sangat mahal atau bahkan tidak dapat direkonstruksi sama sekali.
5) Pengecekan terhadap pekerjaan secara independen. Kategori terakhir aktivitas pengendalian adalah penelaahan saksama dan terus menerus atas keempat komponen lain, yang sering kali disebut pengecekan independen atau verifikasi internal. Kebutuhan akan pengecekan independen muncul karena pengendalian internal cenderung berubah sepanjang waktu, kecuali sering dilakukan penelaahan. Personel sangat mungkin lupa atau tidak sengaja tidak mengikuti prosedur, atau mereka menjadi sembrono kecuali jika ada seseorang yang mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan mereka. Tanpa mempertimbangkan kualitas pengendalian, para personel dapat membuat kesalahan atau melakukan kecurangan.
23
d.
Informasi dan Komunikasi Tujuan dari sistem informasi dan komunikasi akuntansi suatu entitas adalah untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan transaksitransaksi yang terjadi dalam suatu entitas dan untuk menjaga akuntabilitas aset-aset yang terkait. Sebuah sistem informasi dan komunikasi akuntansi memiliki beberapa subkomponen, biasanya membentuk suatu kelompok transasksi seperti penjualan, retur penjualan, penerimaan kas, pembelian dan lain-lain. Untuk setiap kelompok transaksi, sistem akuntansi harus memenuhi keenam tujuan audit terkait. Untuk memahami rancangan sistem informasi akuntansi, auditor menentukan; 1) kelompok-kelompok transaksi utama suatu entitas. 2) bagaimana transaksi-transaksi tersebut dimulai dan dicatat. 3) catatan akuntansi apa yang muncul dan sifat mereka. 4) bagaimana sistem dapat menangkap kejadian-kejadian lain yang berpengaruh signifikan dalam laporan keuangan, seperti penurunan dalam nilai aset. 5) Sifat dan perincian proses pelaporan keuangan yang diikuti, termasuk prosedur untuk memasukkan transaksi-transaksi dan penyesuaian-penyesuaian dalam buku besar.
e.
Pengawasan
24
Aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian yang berjalan atau penilaian berkala atas kualitas pengendalian internal oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian dijalankan sesuai dengan tujuannya dan dimodifikasi jika diperlukan jika terjadi perubahan kondisi. Informasi yang dinilai berasal dari berbagai sumber, termasuk studi atas pengendalian internal yang sudah ada, laporan internal auditor, laporan pengecualian atas aktivitas pengendalian, laporan dari regulator misalnya dari regulator perbankan, umpan balik dari personel operasi, keluhan-keluhan dari pelanggan mengenai biaya penagihan. Untuk beberapa perusahan, biasanya perusahaan besar, departemen audit internal merupakan fungsi penting untuk melakukan pengawasan efektif. Agar menjadi efektif, pengendalian internal fungsi pengendalian internal harus dijalankan oleh staf yang independen dari departemen operasi maupun dari departemen akuntansi dan melaporkan langsung kepada otoritas yang lebih tinggi dalam organisasi, apakah pada manajemen puncak ataupun pada komite audit dari dewan direksi.. 4. Pengujian Pengendalian Menurut Mulyadi dalam memenuhi standar auditing kedua, perlu dibedakan antara prosedur pemahaman atau pengendalian (test of control). Dalam pelaksanaan standar tersebut pelaksanakan prosedur pemahaman pengendalian intern dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi tentang desain pengendalian intern dan informasi apakah desain tersebut dilaksanakan. Di
25
samping itu pelaksanaan standar tersebut juga harus dilakukan pengujian terhadap efektivitas pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pengujian ini disebut dengan istilah pengujian kepatuhan (compliance test) atau disebut dengan pengujian pengendalian (test of control).17
Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian internal dapat dilakukan dengan 2 macam pengujian, yaitu : a. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian internal Untuk menentukan apakah informasi mengenai pengendalian yang dikumpulkan benar-benar ada dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu, dan pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat. b. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian internal Dalam pengujian pengendalian terhadap pengendalian internal tidak hanya berkepentingan terhadap eksistensi unsur-unsur pengendalian internal namun juga berkepentingan terhadap tingkat kepatuhan terhadap pengendalian internal.
17
Mulyadi, Op.Cit, Hal. 198-200
26
5. Dokumentasi informasi tentang pengendalian internal yang berlaku Menurut
Mulyadi
ada
tiga
cara
yang
biasanya
digunakan
untuk
mendokumentasikan informasi mengenai pengendalian internal yang berlaku dalam perusahaan18 : a. Kuesioner pengendalian internal baku (standard internal control questionnaire) Kuesioner pengendalian internal baku merupakan cara yang banyak dipakai dalam mendokumentasikan informasi pengendalian internal. Kuesioner pengendalian internal baku ini disusun untuk dapat diterapkan dalam berbagai macam perusahaan dan biasanya dibuat untuk
tiap-tiap
siklus
kegiatan
perusahaan,
misalnya
siklus
pendapatan, siklus pembelian, siklus penggajian dan pengupahan, dan siklus kas. Pertanyaan-pertanyaan yang terdapat di dalamnya disusun sedemikian rupa sehingga jawaban yang diharapkan hanya terdiri dari “ya”, “tidak”, dan “tidak relevan”. Jika jawaban-jawaban yang diperoleh sebagian besar “ya” berarti pengendalian internal perusahaan berjalan dengan baik, jika jawabannya sebagian besar “tidak” berarti pengendalian internal klien lemah. Berikut adalah contoh kuesioner pengendalian internal baku (SICQ) menurut Sukrisno Agus19 : 18
Mulyadi, Op.Cit, Hal. 200-201
27
Tabel 2.1 Contoh ICQ Penjualan dan Piutang Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
PENJUALAN 1. Apakah perusahaan menggunakan daftar √ harga (price list) ? 2. Apakah penyimpangan dari daftar harga harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang
√
berwenang ? 3. Apakah perusahaan mempunyai pedoman √ pemberian potongan secara tertulis ? 4. Apakah untuk setiap penjualan diminta surat √ pesanan (purchase order) dari pembeli ? 5. Apakah order pembelian dari pembeli harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit, dan √ syarat lainnya ?
19
Sukrisno Agoes, Estralita Trisnawati, Praktikum Audit Seri Dua, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta, 2008, Hal. 43 – 48
28
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y 6. Apakah
digunakan
formulir
pesanan
penjualan yang diberi nomor urut cetak
√
(prenumbered) ? 7. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan √ pada surat jalan – SJ (delivery order – DO) ? 8. Apakah SJ : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut
√
tercetak (prenumbered) ? b. Hanya
orang
tertentu
berhak
√
yang
c. Barang yang dikirim terlebih dahulu
√
mengotorisasi?
dicocokan dengan SJ ? d. Bagian
akuntansi
cukup
mengawasi
√
pembuat
√
f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin
√
urutan SJ dan isinya ? e. Langsung
dikirim
kepada
faktur?
SJ telah dibuatkan fakturnya ?
T
TR
29
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
9. Apakah faktur penjualan : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut
√
tercetak (prenumbered) ? b. Bagian
akuntansi
cukup
mengawasi
√
urutan faktur ? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan : 1) Jumlah kuantitas yang dikirim ?
√
2) Harga ?
√
3) Perhitungan ?
√
4) Syarat kredit ?
√
10. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk √ pemeriksaan ? 11. Apakah fungsi penjualan terpisah dari : √ a. Bagian keuangan ?
√
b. Bagian akuntansi ?
√
c. Bagian penyimpanan ?
T
TR
30
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
12. Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama dengan penjualan kredit : a. Penjualan tunai ?
√
b. Penjualan cash on delivery (COD) ?
√
c. Penjualan kepada karyawan ?
√
d. Penjualan barang rusak ?
√
13. Bila
“Tidak”,
apakah
prosedur
cukup
menyakinkan bahwa : a. Hasil penjualan diterim dengan baik ?
√
b. Dibukukan sebagaimana seharusnya ?
√
14. Apakah nota kredit : a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak ?
√ √
b. Diotorisasi oleh orang tertentu ? c. Blanko yang belum digunakan terkontrol
√
dengan baik ? 15. Apakah dibuat daftar formulir – formulir : a. Pesanan penjualan
√
31
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y b. Surat jalan ?
√
c. Faktur ?
√
d. Nota kredit ?
√
16. Bila “Iya”, apakah dicatat secara mutakhir √ (up to date) ? 17. Retur penjualan : a. Apakah harus mendapatkan persetujuan pejabat perusahaan yang berwenang ?
√
b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang ? c. Apakah
barang
√ yang
dikembalikan
dibukukan dalam : 1) Kartu gudang ?
√
2) Buku persediaan ?
√
d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota
kredit
dengan
berita
acara
penerimaan kembali barang ? 18. Apakah sistem informasi penjualan meliputi :
√
T
TR
32
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y a. Anggaran penjualan ?
√
b. Grafik tren penjualan ?
√
c. Laporan tertulis penjualan ?
√
d. Penjelasan
atas
penyimpangan
–
√
penyimpangan ? 19. Apakah prosedur penjualan tampak cukup efisien ?
√
PIUTANG 20. Apakah dibuat kartu piutang ?
√
Bila “Ya” : a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan pencocokan saldo akun kontrol (buku
besar
piutang)
dengan
√
kartu
piutang ? b. Apakah pengamanan fisik kartu piutang cukup ? c. Apakah
√ hanya
orang
tertentu
yang
T
TR
33
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y memegangnya ?
T
TR
√
21. Apakah pencatatan di kartu piutang : a. Sering bergilir ?
√
b. Terpisah dari yang mengerjakan buku
√
besar ? 22. Apakah akun piutang per pelanggan secara periodik diteliti mengenai : a. Pelanggan yang sering terlambat ?
√
b. Bukti adanya salah pembebanan ?
√
c. Bukti adanya pelunasan sebagian – sebagian ?
√
d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan ?
√
e. Sesuatu ketidaklaziman ?
√
23. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening koran
(statement
pelanggan ? Bila “Ya” :
of
account)
kepada
√
34
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
a. Dicocokkan dengan kartu piutang oleh orang yang tidak berhubungan dengan
√
penerimaan uang, pengeluaran uang dan nota kredit ?
√
b. Terkontrol atas kemungkinan diubah sebelum dikirim
√
c. Diposkan/dikirim oleh orang lain dan bukan petugas administrasi piutang ? 24. Apakah
perselisihan
dengan
pelanggan
ditangani oleh bagian kredit atau atasan atau orang lain yang dikuasakan dan tidak dilakukan
oleh
kasir
atau
petugas
√
administrasi piutang ? 25. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar dari biasanya, apakah harus √ mendapatkan persetujuan khusus dari pejabat perusahaan yang berwenang ? 26. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan
35
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
piutang harus disetujui pejabat perusahaan yang berwenang ?
√
Sebutkan siapa ? Bapak Daniel 27. Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah dihapuskan selalu diamankan
√
untuk mencegah penyalahgunaan ? 28. Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang (aging analysis) dan yang sudah lama
√
jatuh tempo ditindaklanjuti ? 29. Apakah
terdapat
kebijakan
manajemen √
tentang penghapusan piutang ? 30. Apakah untuk penagihan dibuatkan kuitansi ?
√
Bila “Ya” : a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor
√
urut tercetak ? b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa
√
lebih dahulu ke masing – masing saldo piutang ?
√
36
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
c. Apakah bagian akuntansi memerhatikan urutan nomornya ? 31. Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro (post dated cheque) diberikan ke bagian
√
akuntansi ? 32. Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir dalam waktu yang tidak terlalu lama dan dalam jumlah yang seharusnya
√
diterima ? 33. Apakah pada cek mundur yang diterima telah √ dicantumkan nama perusahaan/klien ? 34. Apakah bagian akuntansi mengadakan jurnal √ khusus untuk penerimaan cek mundur ? A. Kelemahan – kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan diatas :
B. Catatan lain :
37
Y = Ya
T = Tidak
TR = Tidak Relevan Y
T
TR
C. Kesimpulan penelitian ( Baik, Sedang, Buruk ) ?
D. Revisi kesimpulan penelitian (lampirkan alasannya)
Sumber : Sukrisno Agoes, Estralita Trisnawati, Praktikum Audit Seri Dua, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta, 2008, Hal. 43 – 48
b. Uraian tertulis (written description) Informasi tentang pengendalian internal dapat dikumpulkan dengan cara membuat uraian tertulis mengenai arus transaksi, catatan-catatan yang diselenggarakan, dan pembagian tanggung jawab yang ada di perusahaan. Uraian tertulis ini biasanya berisi identitas karyawan yang melaksanakan suatu fungsi dan uraian terperinci cara pelaksanaan fungsinya. Biasanya pembuatan uraian tertulis dilakukan jika terdapat
38
pengendalian internal yang bersifat unik, yang tidak tercakup di dalam kuesioner pengendalian internal baku.
c. Bagan alir sistem (system flowchart) Dengan cara ini suatu sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Simbol-simbol tertentu yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan pengendalian internal di dalam perusahaan. Penggunaan cara ini memungkinkan untuk menilai secara cepat mengenai efektif atau tidaknya pengendalian internal dan menghindari review secara rinci terhadap uraian tulisan dan jawaban yang terdapat dalam kuesioner pengendalian internal baku. 6. Pengendalian Internal yang Baik atas Transaksi Penjualan Penjualan sebagai salah satu transaksi utama di dalam perusahaan memegang peranan yang sangat penting terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Setiap penyimpangan yang terjadi di dalam transaksi penjualan akan menimbulkan risiko yang berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan, oleh karena itu harus dilakukan pengamanan terhadap aktivitas penjualan untuk mengantisipasi risiko-risiko tersebut. Pengamanan efektif yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah dengan menerapkan pengendalian internal yang memadai untuk mengawasi transaksi penjualan tersebut. Bagan arus penjualan kredit menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Auditing adalah sebagai berikut :
39
Bagian Order Penjualan 4
Mulai
6
2
7 Surat order pengiriman
Menerima order dari customer
1 Surat order pengiriman
Surat order Mencatat tgl pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9
Membuat surat order pengiriman dan faktur
9
2
∩
8
1 Surat order pengiriman
7 5
6
4 3 2 1 Surat order pengiriman
1
Ke Customer
2
3
T A
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi,Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 44
7
40
Bagian Kredit 3
Bagian Gudang 1
5
Surat order pengiriman
2
Bersamaan dengan barang
1 Surat order pengiriman
1 7 Surat order pengiriman (credit copy)
Bagian Pengiriman
5 4 3 2 Surat order pengiriman
Menyiapkan barang
Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang
Memeriksa status kredit
Menyerahkan barang
Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum
Memberi otorisasi kredit 1 7 Surat order pengiriman (credit copy)
4
Surat order pengiriman
Ditempelkan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus
5
3 1 Surat order pengiriman
2 diserahkan kepada
4
perusahaan
Bersamaan dengan barang
Kartu gudang 5
angkutan umum N 6
Gambar 2.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit ( Lanjutan ) Sumber : Mulyadi,Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 45
41
Bagian Penagihan
Bagian Piutang
7
8
2 1 Surat order pengiriman
Surat muat 2 SOP
1
Faktur penjualan
Membuat faktur
5 4 3 2 1 Faktur penjualan Dikirim ke wiraniaga Dikirim ke Customer
9
10
8
Buku pembantu piutang
Gambar 2.3 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit ( Lanjutan ) Sumber : Mulyadi,Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 46
N
42
Bagian Akuntansi Biaya
Bagian Akuntansi Umum
9
1
3 Faktur penjualan
1
4 Faktur penjualan
RKPD Bukti memorial
Buku pembantu persediaan
Membuat rekapitulasi kos penjualan
N
Secara periodik
N Rekapitukasi kos produk yang dijual
Membuat bukti memorial
RKPD Bukti memorial
RKPD = Rekap kos produk yang dijual Jurnal penjualan
Selesai
1
Gambar 2.4 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit ( Lanjutan ) Sumber : Mulyadi,Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 47
Jurnal umum
N
43
7. Pengendalian Internal yang Baik atas Retur Penjualan Menurut Mulyadi pengendalian internal yang baik atas retur penjualan dapat dijalankan sebagai berikut20 : a.
Penggunaan formulir memo kredit yang bernomor urut tercetak
b.
Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir memo kredit yang bernomor urut tercetak tersebut
c.
Tanda tangan otorisasi atas memo kredit dari yang berwenang
d.
Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam memo kredit dengan informasi yang tercantum dalam dokumen pendukung
e.
Kelengkapan dokumen pendukung memo kredit ( laporan penerimaan barang)
f.
Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang
g.
Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam memo kredit ke dalam buku pembantu piutang dan jurnal umum
Bagan arus mengenai retur penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing adalah sebagai berikut :
20
Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 60
44
Bagian Order
Bagian Penerimaan
Penjualan
Barang
Mulai
Bagian Gudang 1
2
2 1 Memo kredit 2 LPB Menerima pemberitahuan retur penjualan
Menerima & memeriksa barang
Membuat laporan penerimaan barang
Membuat memo kredit
2 LPB
1 2
Memo kredit
LPB
1
Bersamaan dengan penyerahan barang ke bagian gudang
2 LPB = Laporan Penerimaan
1 Memo kredit
Barang
1
3
2
Gambar 2.5 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan Sumber : Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 58
Kartu gudang
N
45
Bagian Piutang
Bagian Akuntansi Biaya
3
Bagian Akuntansi Umum
4
LPB
1
LPB
2
5
1
2 Memo kredit
1 Memo kredit
LPB
1
2 Memo kredit
Mengisi kos barang
LPB
1
2 Memo kredit
Jurnal retur penjualan
Kepada
N
customer
Buku pembantu piutang
4
Buku pembantu persediaan
5
Gambar 2.6 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan ( Lanjutan ) Sumber : Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, 2009, Hal. 59
Selesai
46
8. Pengendalian Internal yang Baik atas Piutang Usaha Menurut Hery dalam bukunya yang berjudul Auditing 1 pengendalian internal terhadap piutang usaha sesungguhnya bertujuan untuk melihat pengamanan yang efektif dan efisien terhadap piutang usaha, yang terdiri dari pengamanan penerimaan kas, pemisahan tugas dan pencatatan akuntansi yang akurat.21 Semua pengendalian internal ini adalah bentuk tindakan preventif atas keselamatan nilai piutang usaha yang dimiliki perusahaan dari penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan, keterlambatan pembayaran piutang usaha dan kemungkinan piutang tidak tertagih. 9. Pengendalian Internal yang Baik atas Piutang yang Tidak Tertagih Pengendalian internal dalam transaksi atas piutang yang tidak tertagih sangat diperlukan di dalam pengelolaan piutang usaha perusahaan karena ini berhubungan dengan transaksi pencadangan kerugian piutang dan transaksi penghapusan piutang. Pengendalian internal tersebut menurut Mulyadi adalah sebagai berikut22 : a. Penggunaan formulir bukti memorial yang bernomor urut tercetak b. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti memorial yang bernomor urut tercetak tersebut c. Tanda tangan otorisasi atas bukti memorial dari yang berwenang 21
Hery, Pengantar Akuntansi 1, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2012, Hal.215-216
22
Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, Jakarta, 2009, Hal. 70
47
d. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam bukti memorial dengan informasi yang tercantum dalam dokumen pendukungnya (daftar umur piutang) e. Kelengkapan dokumen pendukung bukti memorial f. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang g. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam bukti memorial ke dalam buku pembantu biaya dan jurnal umum
Contoh bagan arus mengenai pencadangan dan penghapusan piutang tidak tertagih menurut Mulyadi adalah sebagai berikut :
48
Bagian Piutang
Bagian Akuntansi Biaya
Mulai
2
1
DUP Bukti memorial
Membuat daftar umur piutang
Bagian Akuntansi Umum
DUP Bukti memorial
DUP
Membuat bukti memorial 2
Jurnal umum
DUP = Daftar
DUP
Umur
Bukti memorial
Piutang
Buku pembantu biaya
Buku besar
1
Gambar 2.7 Bagan Alir Sistem Pencadangan Kerugian Piutang Sumber : Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, Jakarta, 2009, Hal. 72
N
49
Manager yang
Bagian
Berwenang
Bagian Kredit
Mulai
1
SKPP
Bagian Piutang
Akuntansi umum
1
3
SKPP
SKPP
Bukti memorial
Bukti memorial
Membuat SK penghapusan piutang Membuat bukti memorial
3 SKPP
Jurnal umum
Bukti memorial
SKPP
SKPP = Surat Keputusan Penghapusan Piutang
Buku pembantu piutang 1
2
Gambar 2. 8 Bagan Alir Sistem Penghapusan Piutang Sumber : Mulyadi, Auditing buku 2, Salemba Empat, Jakarta, 2009, Hal. 73
Buku besar N
50
C. Penjualan 1. Pengertian Penjualan Penjualan secara umum dapat diartikan sebagai pertukaran produk berupa barang atau jasa dari produsen ke konsumen, dimana konsumen akan menyerahkan sejumlah uang seharga dari produk barang atau jasa yang diserahkan oleh produsen yang pembayarannya bisa dilakukan secara tunai maupun kredit. Definisi penjualan menurut James M. Reeve dalam bukunya Pengantar akuntansi buku 1 menyatakan bahwa : “Penjualan (sales) adalah total jumlah yang dibebankan pada pelanggan atas barang terjual, baik penjualan kas maupun kredit. Baik retur dan potongan penjualan, maupun diskon penjualan dikurangkan dari penjualan untuk menghasilkan penjualan bersih ”23. Menurut Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr., dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Jilid 1 menyatakan bahwa definisi penjualan adalah sebagai berikut: “Jumlah yang diperoleh perusahaan dari menjual persediaan barang dagang disebut sebagai pendapatan penjualan (sales revenue) yang sering kali disingkat sebagai penjualan (sales)24”.
23
James M. Reeve, Carl S. Warren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf, dan Chaerul D. Djakman,Pengantar Akuntansi - Adaptasi Indonesia buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2009,Hal.280 24 Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr., Akuntansi jilid 1 , Edisi tujuh, Erlangga, Jakarta, 2007, Hal. 436
51
Dari definisi – definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa penjualan adalah total jumlah yang dibebankan perusahaan pada pelanggan atas persediaan barang dagang atau jasa yang terjual, baik dilakukan secara tunai maupun kredit. 2. Klasifikasi Transaksi Penjualan Ditinjau dari cara pembayarannya, penjualan dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu25 : a.
Penjualan Tunai Penjualan tunai adalah penjualan yang direalisasikan dengan penerimaan kas pada saat penjualan.
b.
Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah penjualan yang direalisasikan dengan timbulnya tagihan atau piutang kepada pihak pembeli.
3. Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Fungsi yang terkait dalam transaksi penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing adalah sebagai berikut26 : a.
Fungsi Penjualan Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pembeli untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti
25
26
L.M. Samryn, Pengantar Akuntansi , Edisi satu, Rajawali Pers, Jakarta, 2011, Hal. 245 - 246
Mulyadi, Op.cit, Hal. 40
52
spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pembeli dan memo kredit untuk retur penjualan. Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari pembeli dan yang merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status pembeli dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pembeli. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pembeli dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan direktur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman
53
d. Fungsi Pengiriman Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada pembeli yang telah melunasi harga barang. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pembeli, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi pencatatan piutang, fungsi akuntansi biaya, fungsi akuntansi umum. f. Fungsi Pencatatan Piutang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, mencatat berkurangnya piutang karena transaksi retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, penghapusan piutang yang tidak tertagih, dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para pembeli. g. Fungsi Akuntansi Biaya Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kos produk jadi yang dijual dalam buku pembantu persediaan dan mencatat kos produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli dalam transaksi retur penjualan.
54
h. Fungsi Akuntansi Umum Fungsi ini bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, dan transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang, dan penghapusan piutang dalam jurnal umum. i. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit dibagi menjadi dua golongan : dokumen sumber ( source documents ), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau dokumen penguat ), yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi. Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit sebagai berikut27 : a. Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses penjualan kredit kepada pembeli. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari :
27
Mulyadi, Op.cit, Hal. 41
55
1) Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. 2) Tembusan Kredit (Credit Copy) Merupakan dokumen yang digunakan untuk memperoleh status kredit pembeli dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi pemberi otorisasi kredit. 3) Surat Pengakuan (Acknowledgment Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pembeli untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. 4) Surat Muat (Bill of Loading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 ( tiga ) lembar, kedua lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan satu lembar disimpan oleh perusahaan setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut. 5) Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan pembeli mengidentifikasi barang – barang yang diterimanya.
56
6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi penerimaan, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 7) Arsip Pengawasan Pengiriman (Sales Order Follow up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengawasan pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengawasan pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pembeli yang belum dipenuhi. 8) Arsip Indeks Silang (Cross Index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pembeli untuk memudahkan menjawab pertanyaan – pertanyaan dari pembeli mengenai status pesanan. b. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari :
57
1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim kepada pembeli. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pembeli adalah tergantung dari permintaan pembeli. 2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan ke fungsi pencatat piutang sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam buku pembantu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Merupakan tembusan yang dikirimkan ke fungsi akuntansi umum sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisa (Analysis Copy) Merupakan tembusan yang dikirim ke fungsi akuntansi biaya sebagai dasar untuk menghitung kos produk yang dijual yang dicatat dalam buku pembantu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson) 5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dikirimkan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pembeli
yang
lewat
ditangannya
telah
dipenuhi
sehingga
memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
58
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Dalam kegiatan penjualan terdapat catatan akuntansi sebagai berikut28 : a. Jurnal Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan. akun yang didebit dan dikredit dalam pencatatan transaksi penjulan kredit adalah : Piutang Usaha
XXX
Penjualan
XXX
b. Jurnal Umum Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini digunakan untuk mencatat kos produk yang dijual berdasarkan dokumen bukti memorial. Akun yang didebit dan dikredit dalam pencatatan transaksi retur penjualan adalah : Harga Pokok Produk yang dijual Persediaan Produk
XXX XXX
c. Buku Pembantu Piutang Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat bertambahnya piutang kepada pembeli tertentu berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan. 28
Mulyadi, Op.cit, Hal. 43
59
d. Buku Pembantu Persediaan Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat kos produk jadi tertentu yang dijual berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan. e. Buku Besar Akun buku besar yang terkait dalam siklus penjualan adalah : piutang usaha, penjualan, harga pokok produk yang dijual, dan persediaan produk jadi.
6. Perlakuan Akuntansi atas Penjualan Beberapa syarat jual beli yang biasa terdapat dalam dunia usaha diuraikan Soemarso S.R dalam buku Akuntansi suatu pengantar sebagai berikut29: a. Loko Gudang Pada syarat jual beli ini pembeli menanggung biaya pengiriman barang dari gudang penjual ke gudang sendiri. Bagi penjual, begitu barang telah dipindahkan ke truk atau kereta api yang disewa pembeli untuk mengangkut barang tersebut ke gudangnya, maka penjualan dapat diakui dan dicatat dalam pembukuan.
29
Soemarso S.R, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Salemba Empat, Jakarta, 2002, Hal.175
60
b. Franco Gudang Kebalikan dari syarat loko gudang adalah franco gudang. Pada syarat ini, penjual menanggung biaya pengiriman sampai ke gudang pembeli. Penjualan diakui bila barang telah sampai di gudang pembeli.
7. Retur dan Potongan Penjualan a. Retur Penjualan Barang yang dijual dapat dikembalikan oleh pembeli karena kerusakan atau alasan – alasan lain. Apabila penjualan retur dihubungkan dengan penjualan kredit, penjual akan mengirimkan nota kredit. Nota ini menerangkan jumlah yang dikurangkan dari akun pembeli serta alasan yang menyertainya.Akibat dari retur penjualan adalah berkurangnya penjualan dan berkurangnya uang kas atau piutang usaha30. Retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pembeli. Pengembalian barang oleh pembeli harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. b. Potongan Penjualan Transaksi perdagangan selalu melibatkan dua pihak yaitu pihak pembeli sebagai pihak penerima barang dan penjual sebagai pihak yang menyerahkan barang. Sebelum transaksi terjadi kedua belah pihak harus mencapai 30
Soemarso S.R, Op.cit, Hal. 184
61
kesepakatan mengenai harga dari barang-barang yang diperjualbelikan beserta syarat-syarat lainnya, termasuk di dalamnya mengenai potongan penjualan. Potongan penjualan merupakan salah satu cara yang digunakan perusahaan untuk menarik minat pembeli untuk melakukan transaksi pembelian. Potongan penjualan adalah potongan terhadap harga penjualan yang telah disetujui apabila pembayaran dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dari jangka waktu kredit, potongan penjualan adalah potongan tunai dipandang dari sudut penjual. Ada 2 (dua) macam bentuk potongan penjualan dalam transaksi penjualan, yaitu31 : 1) Potongan Tunai Potongan tunai ( cash discount ) adalah potongan harga yang diberikan apabila pembayaran dilakukan lebih cepat dari waktu kredit. Potongan tunai dapat dinyatakan dengan 2/10, n/30 yang berarti pembayaran yang dilakukan dalam waktu 10 hari setelah penerimaan barang, diberi potongan tunai 2% dari harga faktur, sedangkan batas waktu pembayaran terakhir pada hari ke 30 setelah penyerahan barang. 2) Potongan Perdagangan Bentuk lain dalam pemberian potongan ialah potongan perdagangan. Potongan ini diberikan karena perbedaan cara penjualan atau perbedaan pembeli yang dilayani. Jadi adanya pengurangan harga jual kotor yang 31
Soemarso S.R, Op.cit, Hal. 176
62
diberikan kepada pembeli tertentu sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan. Contohnya suatu perusahaan dapat memberikan potongan sebesar 25% apabila penjualan dilakukan dengan tunai dan potongan sebesar 20% apabila penjualan dilakukan dengan kredit.
8. Fungsi yang Terkait dalam Transaksi Retur Penjualan Berbagai fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah sebagai berikut32: a) Fungsi Penjualan Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan otorisasi retur penjualan dengan dokumen memo kredit. b) Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang. c) Fungsi Piutang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat berkurangnya piutang karena transaksi retur penjualan.
32
Mulyadi, Op.cit, Hal. 56
63
d) Fungsi Akuntansi Biaya Fungsi ini bertanggung jawab mencatat bertambahnya biaya atas produk yang dijual dalam buku pembantu persediaan. e) Fungsi Akuntansi Umum Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur penjualan dalam jurnal umum. f) Fungsi Penerimaan Barang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang yang berasal dari transaksi retur penjulan.
9.
Dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Retur Penjualan Dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah33 : a) Memo Kredit Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan untuk memberikan otoriasi kepada fungsi penerimaan barang untuk menerima barang yangi penerimaan barang untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli. Dokumen ini merupakan dokumen sumber bagi pengkreditan akun piutang dan pendebitan akun retur penjualan. tembusan dokumen ini dikirimkan kepada pembeli sebagai pemberitahuan pengurangan utangnya kepada perusahaan.
33
Ibid
64
b) Laporan Penerimaan Barang Merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan barang sebagai bukti telah diterimanya kembali barang yang telah dijual dalam transaksi retur penjualan. dokumen ini merupakan dokumen pendukung memo kredit yang dibuat sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang.
10. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Transaksi Retur Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah34: a) Jurnal Umum Dalam transaksi retur penjualan, catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan berdasarkan dokumen memo kredit. Akun yang didebit dan dikredit dalam pencatatan transaksi retur penjualan adalah : Penjualan
XXX
Piutang Usaha
XXX
Akun yang didebit dan dikredit dalam pencatatan harga pokok produk yang dijual adalah : Persediaan Produk yang Dijual Harga Pokok Produk yang Dijual 34
Ibid
XXX XXX
65
b) Buku Pembantu Piutang Catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada pembeli tertentu berdasarkan dokumen sumber memo kredit. c) Buku Pembantu Persediaan Catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat kos produk tertentu yang dikembalikan oleh pembeli berdasarkan dokumen sumber memo kredit. d) Buku Besar Akun buku besar yang terkait dalam transaksi retur penjualan adalah : piutang usaha, persediaan produk, penjualan, kos produk yang dijual.
D. Piutang 1. Pengertian Piutang Usaha Piutang secara umum dianggap sebagai suatu perkiraan yang timbul akibat penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pembeli, dengan kata lain, perusahaan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk menunda pembayaran selama jangka waktu tertentu setelah transaksi sehingga menimbulkan tagihan dimasa yang akan datang. Definisi piutang menurut Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr. dalam bukunya Akuntansi jilid 1 adalah :
66
“Piutang usaha (account receivable), yang disebut juga piutang dagang (trade receivable) adalah jumlah yang harus ditagih dari pelanggan”.35 Definisi piutang menurut Reeve dan rekan-rekan dalam bukunya Pengantar Akuntasi Adaptasi Indonesi adalah sebagai berikut : “Piutang mencakup seluruh uang yang diklaim terhadap entitas lain, termasuk perorangan, perusahaan, dan organisasi lain ”.36 Dari definisi – definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Piutang usaha merupakan jumlah yang harus ditagihkan kepada pihak ketiga yang timbul dari kegiatan jual beli di perusahaan yang direalisasikan kemudian.
2. Klasifikasi Jenis – Jenis Piutang Ada beberapa jenis piutang menurut Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr, yaitu37: a. Piutang Usaha Piutang usaha (account receivable), yang disebut juga piutang dagang (trade receivable) adalah jumlah yang harus ditagih dari pelanggan. Piutang usaha berperan sebagai akun pengendali karena mengiktisarkan total piutang
b. Wesel Tagih 35
Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr., Akuntansi jilid 1 , Edisi tujuh, Erlangga, Jakarta, 2007, Hal. 436 James M. Reeve, Carl S. Warren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf, dan Chaerul D. Djakman,Pengantar Akuntansi - Adaptasi Indonesia buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2009,Hal.437 37 Charles T. Horngren dan Walter T. Harrison Jr., Akuntansi jilid 1 , Edisi tujuh, Erlangga, Jakarta, 2007, Hal. 436 36
67
Wesel tagih bersifat lebih formal ketimbang piutang usaha, karena juga memasukkan beban bunga. Dalam wesel tagih, debitor berjanji untuk membayar kreditor suatu jumlah tertentu pada tanggal tertentu di masa depan - tanggal jatuh tempo (maturity date). Sebuah dokumen tertulis yang dikenal sebagai surat promes (promiss note)berperan sebagai bukti . Wesel tagih yang jatuh tempo dalam waktu satu tahun kurang merupakan aktiva lancar, sementara yang jatuh temponya melebihi satu tahun merupakan aktiva jangka panjang. c. Piutang Lainnya Piutang lain – lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan di bawah judul investasi. Piutang lain – lain meliputi piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan perusahaan.
3. Manajemen Piutang Usaha Menurut Ahmad Syafi’i Syakur manajemen piutang yang efektif sangat diperlukan agar tidak banyak terjadi kerugian akibat piutang yang tidak dapat
68
ditagih dan kerugian yang timbul akibat penyalahgunaan piutang oleh karyawan, dan juga bagaimana pemanfaatan piutang sebagai sumber pendanaan.38 Kerugian ekonomis yang ditimbulkan piutang yang tidak dapat ditagih tidak hanya sebesar nilai nominal piutang tersebut, melainkan juga meliputi kerugian akibat hilangnya kesempatan untuk memperoleh pendapatan (opportunity cost) sebesar tingkat laba investasi dari piutang yang tidak bisa ditagih tersebut. Sedangkan kerugian ekonomis yang timbul akibat keterlambatan penerimaan piutang hanya meliputi kerugian atas hilangnya kesempatan untuk memperoleh pendapatan dari pemanfaatan ekonomis dari piutang. Hal tersebut terjadi karena piutang usaha biasanyaberupa suatu tagihan kepada pembeli yang tidak disertai dengan dokumen yang mempunyai kekuatan hukum yang dapat memaksa pembeli untuk melakukan pembayaran. Oleh karenanya piutang ini sangat riskan terhadap kemungkinan tidak terbayar dikarenakan berbagai hal. Oleh karenanya dalam melakukan penjualan secara kredit perusahaan harus memperhatikan beberapa hal yang terkait dengan pembeli, karena kesalahan dalam memutuskan dilakukannya penjualan kredit dapat menimbulkan resiko kegagalan dalam pengumpulan piutang dikemudian hari. Hal – hal penting yang harus diperhatian antara lain39 :
38
39
Ahmad Syafi’i Syakur, Intermediate Accounting,AV Publisher, Jakarta, 2009, Hal 94
Ibid
69
a. Character, karakter merupakan sifat dasar atau tabiat dari seseorang yang sangat menentukan pola pikir dan pola tindakannya. Karakter pembeli yang akan melakukan pembelian kredit harus betul – betul dijadikan referensi. b. Criterion, kriteria lebih sebagai ukuran atau skala atau golongan pembeli, apakah dia termasuk pelanggan tetap atau bukan, apakah dia termasuk pelanggan kecil, menengah atau besar. Termasuk apakah perusahaan pelanggan dalam keadaan sehat atau tidak. c. Commitment, komitmen menyangkut tanggung jawab seseorang terhadap setiap apa yang telah disepakati, pernah tidaknya seorang pembeli mengingkari suatu kesepakatan merupakan ukuran penting tingkat komitmen pembeli yang bersangkutan. d. Credibility, kredibilitas menunjukkan tingkat kepercayaan terhadap seseorang. Kepercayaan ini dapat terbentuk dari pengetahuan tentang Capital (modal) dan Capacity (kemampuan) pembeli untuk memenuhi kewajibannya. e. Credit amount, pemberian kredit kepada seorang pembeli perlu ditetapkan batas maksimumnya, pemberian kredit kepadanya tidak diperbolehkan melebihi batas maksimumnya yang dihitung dengan memperhatikan keempat karakteristik sebelumnya. 4. Piutang yang Tidak Tertagih Dari sekian banyak pembeli mungkin ada diantaranya yang mungkin tidak dapat melakukan kewajibannya untuk membayar utang – utangnya kepada
70
perusahan, misalnya pembeli yang dinyatakan pailit oleh pengadilan. Piutang kepada pembeli yang bermasalah demikian ini yang kemudian dinyatakan sebagai piutang yang tidak dapat ditagih. Terhadap piutang yang tidak dapat ditagih ini harus dihapuskan dari saldo piutang sehingga piutang dapat dilaporkan menurut nilai wajarnya, yaitu sebesar nilai piutang yang dapat ditagih. Terdapat dua metode yang dapat digunakan untuk penghapusan piutang, yaitu40 : a. Metode Penghapusan Langsung (Direct Write Off Method) Metode penghapusan ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang relatif baru berdiri, yang belum mempunyai cukup data – data historis tentang piutang – piutangnya, atau perusahaan yang sebagian kecil saja dari penjualannya yang dilakukan secara kredit. Pada perusahaan – perusahaan besar atau perusahaan yang sebagian besar penjualannya dilakukan secara kredit, yang sudah memiliki data – data historis tentang piutang – piutangnya, penggunaan metode ini dirasa kurang dapat memberikan informasi yang tepat bagi pengguna laporan keuangan. Penghapusan secara langsung tidak memerlukan dilakukannya estimasi kerugian penghapusan piutang pada setiap akhir periode. Pencatatan terhadap piutang yang dihapuskan dilakukan langsung pada saat dinyatakan suatu piutang harus dihapuskan karena suatu hal. Jurnal yang terkait dengan penghapusan piutang menurut metode ini antara lain : 40
Ahmad Syafi’i Syakur, Op.cit, Hal. 97
71
1) Jurnal saat dinyatakan suatu piutang harus dihapuskan Kerugian penghapusan piutang
XXX
Piutang usaha
XXX
2) Bila suatu piutang yang telah dihapuskan dinyatakan kembali sebagai piutang yang akan dibayar oleh pembeli, maka : a) Bila dinyatakan dapat ditagih kembali pada periode yang sama dengan saat dihapuskannya, maka jurnalnya : Piutang usaha
XXX
Kerugian penghapusan piutang
XXX
b) Bila dinyatakan dapat ditagih kembali setelah tutup buku, maka jurnalnya : Piutang usaha
XXX
Laba dari piutang diketemukan kembali
XXX
b. Metode Penyisihan atau Cadangan (Allowance Method) Metode ini lebih sesuai digunakan oleh perusahaan – perusahaan besar atau yang sebagian besar penjualannya dilakukan secara kredit, yang mempunyai data – data historis tentang piutangnya. Pemakaian metode ini mengharuskan dilakukannya estimasi pada setiap akhir periode akuntansi terhadap kemungkinan piutang – piutang yang tidak dapat ditagih dalam periode akuntansi yang akan datang. Sebesar nilai piutang yang diestimasi tidak dapat ditagih tersebut sudah boleh dianggap sebagai kerugian. Jurnal - jurnal yang terkait dengan penghapusan piutang menurut metode ini antara lain :
72
1) Jurnal saat dilakukan estimasi adanya piutang yang mungkin tidak dapat ditagih : Kerugian penghapusan piutang
XXX
Cadangan penghapusan piutang
XXX
2) Saat dinyatakan suatu piutang harus dihapuskan karena suatu hal : Cadangan penghapusan piutang
XXX
Piutang usaha
XXX
3) Bila suatu piutang yang telah dihapuskan dinyatakan kembali sebagai piutang yang akan dibayar oleh pembeli, maka jurnalnya : Piutang usaha
XXX
Cadangan penghapusan piutang
XXX
Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk melakukan estimasi dalam penghapusan piutang, yaitu41 : 1) Pendekatan Persentase Penjualan Pendekatan persentase penjualan menandingkan biaya dengan pendapatan karena hal itu mengaitkan beban pada periode di mana penjualan tercatat. Penyisihan untuk piutang tak tertagih adalah akun penilaian dan dikurangkan dari piutang usaha pada neraca. Jumlah beban piutang tak tertagih dan kredit yang berkaitan pada akun penyisihan tidak 41
Kieso Weygandt Warfield, Akuntansi Intermediate, Edisi 12, Erlangga, 2008, Hal. 352
73
dipengaruhi oleh setiap saldo yang saat ini dalam akun penyisihan. Karena estimasi beban piutang tak tertagih berhubungan dengan akun nominal (penjualan), dan setiap saldo dalam akun penyisihan diabaikan, maka metode ini sering kali disebut sebagai pendekatan laporan laba rugi. Karenanya, penandingan biaya dengan pendapatan secara tepat akan tercapai. 2) Pendekatan Persentase Piutang Berdasarkan pengalaman masa lalu, sebuah perusahaan dapat mengestimasikan persentase piutang beredarnya yang tidak akan tertagih, tanpa mengidentifikasi piutang tertentu. Proedur ini menyediakan estimasi yang cukup akurat menyangkut nilai piutang yang dapat direalisasi, tetapi tidak sesuai dengan prinsip penandingan biaya dan pendapatan. Tujuan dari metode ini adalah melaporkan nilai realisasi bersih piutang dalam neraca, oleh karena itu pendekatan ini disebut dengan pendekatan neraca.
74
E. Kerangka Pikir Penelitian Kerangka pikir dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
Teori
PT. Banjar Kencanasakti
Penjualan Kredit Piutang Usaha SOP Pengendalian Internal
Pengendalian Internal Menurut COSO
Internal Control Questionnaires (ICQ)
Analisa Skala Guttman
Pembahasan
Hasil
Kesimpulan dan Saran
Gambar 2.9 Kerangka Pikir Penelitian Sumber : Penulis
